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SYS APOLO – FACTURACION 2016 SYS SOFTWARE Y SOLUCIONES Ltda. Nit 900107246-0 01/01/2016 MANUAL SYS APOLO - FACTURACION
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SYS APOLO – FACTURACION
2016
SYS SOFTWARE Y SOLUCIONES Ltda. Nit
900107246-0
01/01/2016
MANUAL SYS APOLO - FACTURACION
SYS APOLO – FACTURACION
COMO INGRESAR AL PROGRAMA…
Se debe ingresar al programa con el usuario y la contraseña como muestra la imagen:
Realizada la conexión haga clic en el botón para ingresar al programa y
este presentará la siguiente ventana (ver imagen)
El sistema cuenta con una serie de ventanas las cuales se deben configurar para dar inicio
al funcionamiento del programa.
1. CONFIGURACIÓN En esta ventana se pueden apreciar todas las opciones que son necesarias para el
funcionamiento del módulo de Facturación.
SYS APOLO – FACTURACION
Para el funcionamiento del Módulo de Nómina se debe empezar por configurar las
siguientes opciones:
1.1 ESTRATOS Esta opción nos permite crear los estratos en que se clasifica los barrios.
Se selecciona la ventana estratos y esta muestra la siguiente ventana.
NUEVO
Para crear los estratos se da clic en la opción nuevo de la barra de herramientas y el
sistema le muestra una ventana donde se debe de ingresar la información solicitada.
MODIFICAR
Para modificar se selecciona el estrato a modificar y se ingresa el nuevo concepto.
ELIMINAR
Para eliminar un estrato se debe tener en cuenta que esta no tenga movimientos por que
el sistema restringe esta opción.
SYS APOLO – FACTURACION
1.2 USOS
NUEVO
Para crear los usos se da clic en la opción nuevo de la barra de herramientas y el sistema
le muestra la ventana donde se debe ingresar la información solicitada luego se le da
aceptar y ya queda creada.
MODIFICAR
Para modificar se selecciona el uso a modificar y se ingresa el nuevo se da clic en aceptar
ELIMINAR
Para eliminar un uso se debe tener en cuenta que esta no tenga movimientos por que el
sistema restringe esta opción.
SYS APOLO – FACTURACION
1.3 CONCEPTOS
NUEVO
Para crear los conceptos se da clic en la opción nuevo de la barra de herramientas y el
sistema le muestra la ventana donde se debe de ingresar la información solicitada luego
se le da aceptar y queda creada.
MODIFICAR
Para modificar seleccione el concepto a modificar ingrese el nuevo concepto luego se le da
aceptar para guardar la información.
ELIMINAR
Para eliminar un concepto se debe tener en cuenta que esta no tenga movimientos por
que el sistema restringe esta opción.
SYS APOLO – FACTURACION
1.4 RUTAS
Permite crear las rutas para la distribución de las facturas o sea los barrios en que está
dividida la ciudad.
Para parametrizar la opción de rutas se da clic en y el
sistema le despliega una ventana como la siguiente.
NUEVO
Se da clic en nuevo para crear las rutas de distribución luego aceptar para guardar la
información.
MODIFICAR
Seleccionar la ruta a modificar e ingresar la nueva información dar aceptar para que
guarde la información nueva.
ELIMINAR
SYS APOLO – FACTURACION
Para eliminar una ruta se selecciona y se la elimina.
1.5 SERVICIOS En esta opción se configura los servicios que la entidad prestara.
Dar clic en la opción servicios y el programa la mostrara una ventana donde se pueden
apreciar los servicios ya creados.
Nuevo
Esta opción permite crear nuevos servicios dando clic en la opción nuevo el sistema le
despliega una ventana para la digitación de la información solicitada.
SYS APOLO – FACTURACION
En esta ventana ingrese el servicio, el nombre del servicio, si afecta contabilidad se
chequea la opción se digitan las cuentas debito y las crédito (la
cuenta crédito es la que arrastra la configuración con presupuesto se da aceptar para que
guarde la información.
Modificar
Para modificar un dato seleccione el registro a modificar y haga clic en la opción
de la barra de herramientas, cambie los datos necesarios y haga clic en el
botón aceptar para guardar los cambios.
Eliminar
Para eliminar un registro selecciónelo y haga clic en la opción de la barra de
herramientas y el registro quedara eliminado.
1.6 PERÍODOS DE COBRO Permite crear los periodos de cobro del servicio
NUEVO
Para crear los periodos de cobro se seleccionar la opción nuevo y el sistema le muestra
una ventana donde se debe ingresar las fechas siempre del 01 hasta el 30 o 31 de cada
mes y la fecha límite de pago se da aceptar para guardar la información.
SYS APOLO – FACTURACION
MODIFCAR
Para modificar un periodo de cobro se da clic en la opción y se cambia la
información.
ELIMINAR
Se selecciona la sección y se da clic en .
1.7 BARRIOS Permite crear los barrios en que está dividida la ciudad.
NUEVO
Para parametrizar los barrios se da clic en la opción nuevo y el sistema le muestra una ventana
para ingresar la información solicitada dar aceptar para guardar la información.
SYS APOLO – FACTURACION
MODIFICAR
Para modificar la configuración de los barrios se da clic en el icono en la
barra de herramientas. Y se modifica las opciones necesarias.
ELIMINAR
Para eliminar se da clic en el icono de la barra de herramientas y el sistema le
muestra un mensaje donde le pregunta si está seguro de eliminar la opción seleccionada.
1.8 PUNTOS DE PAGO
Haga clic en punto de pago y el programa le despliega una ventana en la cual se debe
ingresar la información que allí solicita.
NUEVO
SYS APOLO – FACTURACION
Haga clic en el icono nuevo de la barra de herramientas para crear los puntos de pago el
nombre del punto de pago y la cuenta de banco donde se verá reflejado el recaudo. Dar
aceptar para guardar la información.
MODIFICAR
Para modificar un punto de pago ya creado se da clic en el icono y el sistema
le despliega la ventana donde se debe ingresar la nueva información.
ELIMINAR
Para eliminar se da clic en el icono y el sistema le muestra un mensaje el cual
le dice si está seguro de eliminar la opción seleccionada.
1.9 INTERES DE MORA
SYS APOLO – FACTURACION
Haga clic en opción interés de mora y el programa le despliega una ventana en la cual se
debe ingresar la información que allí solicita.
NUEVO
Haga clic en el icono nuevo de la barra de herramientas para crear los interese de mora
ingresando los datos que solicita. El mes y el % del interés a cobrar.
MODIFICAR
Para modificar un interés de mora ya creado se da clic en el icono y el
sistema le despliega la ventana donde se debe ingresar la nueva información.
ELIMINAR
Para eliminar se da clic en el icono y el sistema le muestra un mensaje el cual
le dice si está seguro de eliminar la opción seleccionada.
1.10 TIPOS DE MATRICULAS En esta opción permite crear los tipos de matriculas combinando los conceptos los estratos y usos.
SYS APOLO – FACTURACION
Haga clic en opción tipo de matriculas y el programa le despliega una ventana en la cual
se debe ingresar la información que allí solicita.
NUEVO
Haga clic en el icono nuevo de la barra de herramientas para crear los tipos de matriculas
ingresando los datos que solicita.
MODIFICAR
Para modificar un tipo de matricula ya creado se da clic en el icono y el
sistema le despliega la ventana donde se debe ingresar la nueva información.
ELIMINAR
Para eliminar se da clic en el icono y el sistema le muestra un mensaje el cual
le dice si está seguro de eliminar la opción seleccionada.
2. SUSCRIPTOR
2.1 SUSCRIPTOR
NUEVO
SYS APOLO – FACTURACION
Esta opción nos permite crear suscriptores dando clic en la opción nuevo, para que nos
muestre la ventana donde ingresaremos la información solicitada.
MODIFICAR
Para modificar se selecciona elsuscriptor a modificar y se ingresa los nuevos datos o correcciones y posteriormente damos clic en aceptar
ELIMINAR
Para eliminar seleccionamos el suscriptor, sin embargo se debe tener en cuenta que esta
no tenga movimientos por que el sistema restringe esta opción.
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2.2 MATRICULAS
Al ingresar a la opción de matrículas el sistema me permite realiza la creación,
modificación, eliminación y búsquedas de las matrículas.
NUEVO
Para crear las matriculas ingresaremos a la opción nuevo que se halla en la parte superior
izquierda y el sistema me muestra la ventana donde ingresaremos la información que ahí
se solicita, como datos del suscriptor, matricula, conceptos, descripción y observaciones
SYS APOLO – FACTURACION
MODIFICAR
Para modificar se selecciona la matricula a realizar cambios y se ingresa los nuevos datos.
ELIMINAR
Para eliminar una matrícula se debe tener en cuenta que esta no tenga movimientos por
que el sistema restringe esta opción.
SYS APOLO – FACTURACION
IMPRIMIR
Esta opción permite realizar la impresión del listado de las matriculas registradas, para
realizar este proceso debemos dar clic en buscar para visualizar la información y
posteriormente daremos imprimir y escogemos entre las opciones que la herramienta nos
presenta.
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2.3 HISTORIAL.
Esta opción permite visualizar el historial de los suscriptores a través de diferentes
herramientas de búsqueda que el sistema presenta, además que permite exportar la
información desde la opción
SYS APOLO – FACTURACION
2.4 Matricula Activa/Congelada
Esta opción permite realizar el cambio de estado ya sea activación o bloqueo de una
determinada matricula, el sistema presenta la siguiente ventana donde debemos ingresar
el número de la matricula a modificar su estado.
2.5 Matricula uso/estrato.
SYS APOLO – FACTURACION
Esta opción permite realizar el cambio de estrato y uso de una determinada matricula, el
sistema presenta la siguiente ventana donde debemos ingresar el número de la matricula
a modificar su estado.
3. TARIFAS Esta opción permite registrar las tarifas de cobro del servicio.
3.1 CONCEPTOS
NUEVO
Para crear los conceptos se da clic en la opción nuevo y el sistema le muestra la siguiente
ventana la cual tiene una serie de iconos los cuales se deben tener en cuenta para la
parametrizacion.
SYS APOLO – FACTURACION
MODIFICAR
Para modificar un concepto ya creado se da clic en el icono y el sistema le
despliega la ventana donde se debe ingresar la nueva información.
ELIMINAR
Para eliminar se da clic en el icono y el sistema le muestra un mensaje el cual
le dice si está seguro de eliminar la opción seleccionada.
3.2 SERVICIOS
NUEVO
Para crear un servicio se da clic en la opción nuevo y el sistema le muestra una ventana para
digitar la información solicitada. Ver imagen
SYS APOLO – FACTURACION
Modificar
Para modificar un dato seleccione el registro a modificar y haga clic en la opción
de la barra de herramientas, cambie los datos necesarios y haga clic en el
botón aceptar para guardar los cambios.
Eliminar
Para eliminar un registro selecciónelo ya haga clic en la opción de la barra de
herramientas y el registro quedara eliminado.
4. FACTURACIÓN
En esta opción se genera la facturación de los periodos después de haber configurado el sistema.
4.1 GENERAR FACTURA Para generar la factura de un periodo de da clic en generar facturación y el sistema le despliega
una ventana en la cual se escoge el periodo a facturar y se debe digitar el día de la facturación se
da acepta y el sistema le genera toda la facturación.
SYS APOLO – FACTURACION
4.2 IMPRIMIR FACTURACIÓN Después de la generación de la facturación se da clic en la opción imprimir facturación y el sistema
le muestra una ventana en la cual se puede escoger la forma de imprimir la factura como se ve en
la imagen.
Se puede imprimir por número de factura, por número de matrícula, número de ruta, por
identificación o cualquier otra opción de la pantalla se en aceptar y el sistema ya le imprime la
factura.
4.3 REFACTURAR En esta opción permite refacturar las facturas modificadas por algún concepto y el sistema toma la
misma factura y la vuelve a facturar.
SYS APOLO – FACTURACION
4.4 CERRAR PERÍODO ACTUAL Esta opción cierra el periodo el cual ya se facturo y se realizo el descargue de los pagos efectuados
por los usuarios.
Se da clic en la opción cerrar periodo actual y el sistema le muestra un mensaje el cual advierte
que este paso es irreversible por lo tanto se debe tener mucho cuidado al cerrarlo, antes de
realizar este paso siempre se debe descargar todas las facturas que hayan tenido pagos en ese
periodo.
SYS APOLO – FACTURACION
4.5 FACTURA ABONO Permite realizar los abonos a las facturas con saldos altos y que los usuarios soliciten abonar.
Se da clic en la opción factura abono y el sistema le muestra una ventana como la siguiente.
NUEVO
Para crear una factura abono haga clic en la opción de la barra de
herramientas y el programa presenta una ventana donde se debe ingresar la información
solicitada.
SYS APOLO – FACTURACION
Se debe ingresar la factura a la cual se le va hacer el abono y el sistema le muestra la
información luego se digita la fecha del pago y el valor abona haga clic en el botón aceptar
para guardar la información.
Modificar
Para modificar un dato seleccione el registro a modificar y haga clic en la opción
de la barra de herramientas, cambie los datos necesarios y haga clic en el
botón aceptar para guardar los cambios.
4.6 FACTURACIÓN INDIVIDUAL Esta opción permite facturar matriculas nuevas después de haber facturado el período o mes
actual.
SYS APOLO – FACTURACION
Nuevo
Para crear una factura nueva haga clic en la opción de la barra de
herramientas y el programa presenta una ventana donde se debe ingresar la información
solicitada luego de esto ya se genera la factura.
5. FINANCIACION.
SYS APOLO – FACTURACION
5.1 Otros Conceptos.
Esta opción permite realizar dos clases de documentos entre los que encontramos
financiación, y refinanciación (Acuerdo de Pago).
5.1.1 FINANCIACION.
NUEVO
Para crear un acuerdo de pago nos dirigimos a nuevo y desplejamos la fecha donde
encontraremos la opción financiaciones damos clic y el sistema me presenta una ventana
donde ingresaremos el concepto por el cual se realiza este documento y posteriormente
el número de la matrícula.
MODIFICAR
Para modificar realizamos la búsqueda del acuerdo y se ingresa las correcciones que la
entidad ha de realizar.
SYS APOLO – FACTURACION
Una vez realizado este procedimiento daremos clic en modificar y en la ventana nos
muestra los datos que se crearon para ser modificados.
ELIMINAR
Para eliminar una entidad se debe tener en cuenta que esta no tenga movimientos por
que el sistema restringe esta opción.
5.1.2 REFINANCIACION.
Para crear nos dirigimos a nuevo y desplejamos la fecha donde encontraremos la opción
Refinanciacion damos clic y el sistema me presenta una ventana donde ingresaremos el
número de financiación creado anteriormente e ingresaremos los datos solicitados.
SYS APOLO – FACTURACION
5.2 Recibo de Pago.
Esta opción permite realizar los recibos de pago para la cancelación de las cuotas de los
acuerdos de financiación creados
NUEVO
Para crear un Recibo de pago nos dirigimos a nuevo damos clic y el sistema me presenta
una ventana donde ingresaremos el No de financiación y posteriormente en buscar
Para visualizar la información y diligenciar los datos requeridos.
SYS APOLO – FACTURACION
MODIFICAR
Para modificar realizamos la búsqueda del recibo de pago, teniendo en cuenta que este no
tenga movimientos por que el sistema restringe esta opción.
ELIMINAR
De igual manera para eliminar un recibo de pago se debe tener en cuenta que esta no
tenga movimientos por que el sistema restringe esta opción.
IMPRIMIR
Esta opción permite realizar la impresión del listado de financiación, para realizar este
proceso debemos dar clic en buscar para visualizar la información y posteriormente
daremos imprimir.
SYS APOLO – FACTURACION
6. PROCESOS
Esta opción permite registrar las Suspensiones y las re conexiones por el servicio.
Haga clic en la opción procesos y el programa le presenta la siguiente ventana.
6.1 SUSPENSIONES
Cuando la empresa suspende el servicio, el usuario queda imposibilitado temporalmente
para disfrutar del servicio, en este caso el sistema permite generar el listado de
suspensiones como se indica a continuación:
Se selecciona por barrio y por cantidad de facturas a trazadas para la suspensión y se le
asignan a las personas encargado de las suspensiones.
6.2 IMPRIMIR SUSPENSIONES
Esta opción permite visualizar el listado de los usuarios a los cuales se les hará la
suspensión se imprime este listado y se les entrega al personal encargado de la
suspensión.
SYS APOLO – FACTURACION
7. REPORTES
Permite sacar los reportes necesarios para verificar la información que sea de utilidad en
la entidad
7.1 INGRESOS
Este reporte muestra todos los ingresos que la entidad ha recibido por los conceptos de
los servicios prestados en la facturación.
SYS APOLO – FACTURACION
7.2 FACTURAS CANCELADAS
7.3 FACTURAS CANCELADAS CONCEPTO
Este reporte le muestra todas las facturas que se han cancelado en un período por
cualquier concepto que necesiten verificar.
SYS APOLO – FACTURACION
7.4 FACTURACION
Este reporte genera el resumen de la facturación por cualquier concepto (alcantarillado,
acueducto y aseo) como se puede visualizar en la siguiente ventana.
7.5 REPORTES SUI
Este reporte lo puede generar para entrega de informes a los entes de control según los
formatos que requiera la entidad, como se puede observar en las imágenes.
SYS APOLO – FACTURACION
7.6 MATRICULAS
En este reporte se pueden consultar las matriculas por los conceptos, estratos , usos,
barrios o estado de matricula a la fecha que la entidad requiera, como se puede visualizar
en la siguiente imagen.
SYS APOLO – FACTURACION
7.7 MOROSOS
En este reporte se pueden visualizar los morosos por los conceptos, estratos, usos, barrios
o tipo de matricula a la fecha que la entidad requiera, como se puede visualizar en la
siguiente imagen.
SYS APOLO – FACTURACION
7.8 FACTURAS CANCELADAS ABONO
En este reporte se puede visualizar las facturas canceladas por concepto de abonos.
7.9 FINANCIACION RECIBOS DE PAGO
En este reporte se puede ver los pagos por las financiaciones que la empresa le hace a sus
suscriptores por conceptos de matriculas.
SYS APOLO – FACTURACION
7.10 RESUMEN FACTURACION
En este reporte se genera un resumen por cada concepto de facturación (estrato o uso)
según la fecha requerida por el usuario.
SYS APOLO – FACTURACION
7.11 RELACION Y REPORTE DE MATRICULAS
En este reporte puede generar las matriculas de todos los servicios prestados por la
entidad y a la fecha que lo requieran imprimir.
7.12 FACTURACION/INGRESOS
En este reporte genera todos los ingresos relacionados con los servicios prestados por la
entidad, lo puede imprimir por concepto, periodo, estrato y uso, como se mira en la
siguiente ventana.
SYS APOLO – FACTURACION
7.13 REPORTE CARTERA POR EDADES
En este reporte se visualiza la cartera por edades de los morosos según el periodo
solicitado por el usuario.
7.14 RELACION MATRICULAS POR SERVICIO
En este reporte se puede visualizar todas las matriculas que están registradas en la
entidad y por los servicios prestados.
SYS APOLO – FACTURACION
9. HERRAMIENTAS.
9.1 Reconectar.
Cuando falla la conexión de red o se desconecta el servidor, esta opción le permite volver a
conectarse para poder seguir trabajando.
9.2 Reversar Factura.
Esta opción permite reversar las facturas que fueron descargadas ingresando el número de dicha
factura que se desea cambiar el estado.
SYS APOLO – FACTURACION Una vez ingresemos a esta opción el sistema me presenta la ventana donde debemos diligenciar
el número de la factura a reversar y posteriormente clic en aceptar para confirmar los cambios.
9.3 Reversar Factura abono
Esta opción permite reversar las facturas de abono que fueron descargadas ingresando el
número de dicha factura de abono que se desea cambiar el estado.
Una vez ingresemos a esta opción el sistema me presenta la ventana donde debemos diligenciar
el número de la factura de abono a reversar y posteriormente clic en aceptar para confirmar los
cambios
SYS APOLO – FACTURACION
9.4 Actualizar Factura.
Esta opción permite actualizar el pago de la factura que fue ingresada, y de la cual se desea
cambiar alguno dato.
9.5 Actualizar Cupón.
Esta opción permite actualizar el cupón de la factura o abono que fue ingresada, y de la cual se
desea cambiar alguno dato.
Una vez ingresado a esta opción seleccionamos entre los dos conceptos factura o abono y
posteriormente ingresamos el número según corresponda, para generar el nuevo cupón.
SYS APOLO – FACTURACION
10. USUARIO
10.1 Modificar Datos de Usuario.
Esta opción le permite al usuario cambiar la contraseña como se observa a continuación (Ver
Imagen).
11. VENTANA.
Esta opción permite tener un acceso más práctico si se tiene varios documentos abiertos a la vez
para poderlos visualizar sin necesidad de volver a llamarlos.
