Manual Uso VisualFact - .para poder personalizar el formato de los reportes, como la factura, boleta

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    SISTEMA DE VENTAS-FACTURACON Y ALMACEN-CONTROL DE

    INVENTARIO

    VISUALFACT

    MANUAL DE USO PRCTICO Y AMIGABLE

    El presente es un material de aprendizaje, usado para capacitacin de clientes y alumnos.

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    El software Integrado de Ventas y Almacn VISUALFACT le permite controlar todo el proceso ventas-facturacin y almacn-control del inventario, de una manera prctica y amigable. 1.- CREACION DE EMPRESAS

    1. Ir al men utilitarios / mantenimiento de empresas

    2. Damos clic en el icono Nuevo para ingresar a la pantalla donde llenaremos los datos de la empresa. En este caso se crear una base de datos de nombre cyber (el nombre lo toma del Cdigo), en Ruta Reportes tenemos que digitar o copiar la ruta de ubicacin de los reportes, despus se puede modificar

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    Estos datos son necesarios para identificar a la empresa y su informacin Por ser el sistema multiempresa, nos pide la ubicacin del directorio Cry

    para poder personalizar el formato de los reportes, como la factura, boleta de venta, gua de remisin, etc.

    3.- Ahora que ya esta creada la empresa, salimos y entramos al sistema, dando doble clic en el icono que se encuentra en el escritorio, visualfact

    1. Luego nos aparecer la siguiente pantalla, donde seleccionamos la empresa y el

    mes que queremos trabajar, seguidamente digitamos el usuario root y contrasea 123 (ud. Lo puede modificar)

    2. Despus vemos la pantalla principal; la barra superior del men nos indica los diferentes mdulos que tiene el sistema (Mantenimiento, Administrador, Control de Inventario, Ventas-Facturacin, Compras, Ctas.x Pagar, Tesorera, Reportes)

    Creacin de Artculos Los artculos tienen que ser agrupados en Familia SubFamilia Descripcin es necesario crear primero la familia despus la subfamilia y finalmente el artculo, una familia contiene a varias subfamilias y una subfamilia contiene a varios artculos. Ejm:

    Familia Subfamilia Descripcin Artculo TELEVISOR

    PANASONIC Televisin panasonic plasma tc-p42x1l Televisin panasonic lcd tc-l26x1l

    SAMSUNG Television samsung slim cl-21b501hlmx 1.- Para crear Familias.- Dar clic a la barra de men mantenimiento / artculos / familia, tal como esta en la siguiente imagen:

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    Luego entramos a una ventana como la de abajo, aqu le damos clic en nuevo para llenar los nombres de las familias:

    Despus de dar clic en nuevo nos aparece una ventana como la vemos al costado, ah digitamos el nombre de la Familia, finalmente damos clic en Grabar. Luego de grabar las familias es necesario crear sub-familias

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    2.- Subfamilias, la creacin es similar a las familias, con la singularidad que al crearla, tiene que elegir primero la familia a la cual va pertenecer la subfamilia, ver imagen inferior como modelo. Cuando creemos el artculo, el cdigo se formar precedido del cdigo manual (digitar manualmente), para comprobar tenemos que crear el artculo cuya familia sea Televisor y subfamilia Panasonic, ah observe que el cdigo se crea precedido de la palabra TELPAN

    3.- Artculos.- Para crear los artculos, quiere decir que ya tenemos creadas nuestras familias y subfamilias.

    1. Ahora damos clic en Artculo y presentacin, para ello vamos a la barra de men Mantenimiento / Artculo.

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    2. Luego nos aparece el listado de artculos donde damos clic en el icono nuevo y nos aparece la imagen del punto 3

    3. Despus elegimos la familia, Subfamilia y en la opcin Artculo Vta. digitamos el

    nombre del producto que queremos que salga impreso en nuestra factura, boleta o gua de remisin en el proceso de venta

    4. Ahora grabamos y veremos que en la parte inferior de esta ventana cambia, eso

    quiere decir que podemos digitar los precios. Ingreso de precios (aparece automtico despus de crear el nombre del artculo)

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    Una vez ingresado los precios presionamos la tecla F7 o damos clic a la opcin Grabar

    5. Si queremos seguir ingresando mas artculos damos clic en cancelar

    despus en nuevo

    6. Al darle clic en cancelar nos mostrar la cantidad de artculos ingresado

    7. Ahora ya podemos ingresar el stock a los almacenes, para eso damos clic en la

    barra de men: Control de Inventario / Ingresos Almacn, seguidamente nos aparecer la siguiente pantalla:

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    Luego damos clic en nuevo y nos aparece:

    8. Despus de ingresar los stock, podremos realizar las ventas

    Doble clic o enter para

    que aparezca el listado

    de los artculos

    digitar directamente el

    artculo

    Digitar la cantidad y

    presionar enter

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    El cierre de almacn traslada el stock al mes siguiente como saldo inicial Vamos a la barra de men superior y damos clic en Cierre de almacn

    Luego nos aparece la ventana de cierre donde tenemos que dar clic en Aceptar para cerrar el mes actual, en este caso Abril.

    Para realizar transferencias de un almacn a una tienda Dar clic a Men Control De Inventarios/Transferencias, y aparece la sgte ventana

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    Ventas-Facturacin Podemos hacer ventas directamente con factura o boleta sin necesidad previa de hacer cotizacin o gua de remisin. Dar clic a la barra de men superior y ah damos clic en Ventas (facturacin) / Factura y Boleta Directa.

    Para cambiar el correlativo del N de la factura

    Doble clic o enter para

    ver el listado de los

    artculos digitar

    directamente el artculo

    Digitar la cantidad y

    presionar enter

    Clic en la flechita

    para desplegar los

    documentos

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    Nos vamos al men Administrador / Documentos Venta (ver imagen)

    Seguidamente nos aparecer el listado de todos los documentos, ah buscamos el Documento Factura, luego clic en modificar o doble clic sobre el Documento Factura-

    En esta pantalla modificamos el Nmero Secuencial, sobre escribir cualquier nmero sobre 17 para ver y luego clic en Grabar para actualizar el correlativo.

    Doble clic o clic en

    el icono Modificar

    Aqu sobre escribimos

    el nmero que

    queremos que salga en

    la Facturacin

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    Para iniciar nuestras operaciones de venta con Gua de Remisin, nos vamos a la barra de men superior y ah hacemos clic en Gua de Remisin (Directa), 1.- Gua de Remisin Directa, ah digitamos los datos y clic en grabar

    2.- Ventas (Facturacin) Luego damos clic en la barra de men superior, donde dice Ventas (Facturacin) / Factura y Boleta Directa para jalar la gua de remisin anteriormente creada, para eso

    damos clic en el icono que dice Guas Aprobados

    Dar clic para que aparezca

    el listado de guas

    pendientes de facturar

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    3.- Clic en el men Tesorera / Ingreso por Cobro a Clientes aqu vamos a realizar las cobranzas previamente provisionadas en Ventas, dar clic en nuevo y digitar las opciones para el cobro

    Canje con Letras.- Sale el saldo por cobrar neto de cobranza (tesorera), en el caso que tuviera un cobro inicial.

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    Nota de Crdito Para entrar al mdulo, dar clic en el men Ventas [Facturacin] / Nota de Crdito

    Luego en la pantalla que aparece dar clic en nuevo Despus nos aparece la ventana que vemos abajo, ah digitamos todos los datos que nos piden.

    Dar clic a la flechita y seleccionar la opcin

    si, cuando hay devolucin de mercadera Despus digitar la

    factura a la cual

    se le va aplicar la

    Nota de Crdito

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    Finalmente veremos en el Registro de Ventas, que la nota de crdito netea a las facturas, tal como lo pide el ente tributario.

    Para ver las ventas del da por vendedor y condicin de pago, damos clic en el men Reportes / Ventas / Punto de Venta / Ventas por Condi.Pago y Vendedor

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