Manual Usuario Weboffice400

Servicio de Innovacin y Prospectiva

WebOffice

Manual de Usuario de la versin 4.0

Versin:

Fecha: 24/05/10

Queda prohibido cualquier tipo de explotacin y, en particular, la reproduccin, distribucin,

comunicacin pblica y/o transformacin, total o parcial, por cualquier medio, de este

documento sin el previo consentimiento expreso y por escrito de la Junta de Andaluca.

Consejera de Economa, Innovacin yCiencia

Servicio de Innovacin y ProspectivaWebOffice v4.0.0: Manual de Usuario

HO JA DE CONTROL

Ttulo WebOffice v4.0.0

Entregable Manual de Usuario

Nombre del Fichero MUS_WebOffice400_20100524_Manual_Usuario_v01r03.odt

Autor Guadaltel, S.A.

Versin/Edicin Fecha Versin 24/05/10

Aprobado por Fecha Aprobacin

N Total Pginas 28

REGISTRO DE CAMBIOS

Versin Causa del Cambio Responsable del Cambio Fecha del Cambio

0100

Creacin del

Documento Guadaltel, S.A. 16/03/2010

0101 Diseo corporativo Guadaltel, S.A. 14/04/2010

0101 Logotipo Guadaltel, S.A. 18/05/2010

0102 Revisin Guadaltel, S.A. 24/05/2010

CONTROL DE DISTRIBUCIN

Nombre y Apellidos

M Luisa de la Vega Royo

Jacinto Viera Molina

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NDICE

1 Descripcin del sistema ....................................................................................................................... 4

1.1 Objeto ........................................................................................................................................... 4

1.2 Alcance ......................................................................................................................................... 4

1.3 Funcionalidad ................................................................................................................................ 4

1.3.1 Funcionalidad sustituida ......................................................................................................... 4

1.3.2 Funcionalidad aportada .......................................................................................................... 4

1.4 Mapa del sistema .......................................................................................................................... 5

1.4.1 Modelo Lgico ........................................................................................................................ 5

1.4.2 Modelo de Navegacin ........................................................................................................... 5

2 Operativa del sistema .......................................................................................................................... 6

2.1 Asistente de configuracin ............................................................................................................ 6

2.1.1 Asistente de configuracin ...................................................................................................... 6

2.2 WebOffice ..................................................................................................................................... 8

2.2.1 rea del documento ............................................................................................................... 8

2.2.2 Men ...................................................................................................................................... 9

2.2.3 Barra de Herramientas e Informacin ................................................................................... 13

2.2.4 Panel de Edicin de Campos de Entrada ............................................................................. 18

2.3 Resultados de reemplazo de variables ....................................................................................... 21

2.3.1 Resultados de reemplazo de variables ................................................................................. 21

2.4 Informacin de la Configuracin actual ....................................................................................... 24

2.4.1 Informe de Configuracin Actual .......................................................................................... 24

3 ANEXOS ............................................................................................................................................ 26

4 GLOSARIO ........................................................................................................................................ 27

5 BIBLIOGRAFA Y REFERENCIAS .................................................................................................... 28

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1 Descripcin del sistema

1.1 Objeto

El presente documento pretende ser el Manual para los usuarios de WebOffice v4.

WebOffice es un Applet basado en el ncleo de OpenOffice Writer y, por tanto, su base es la de un

editor de textos avanzado. Este documento har hincapi en las funcionalidades propias de

WebOffice, profundizando menos en aquellas funcionalidades que vienen dadas por el ncleo

OpenOffice Writer, que podrn ser consultadas en el manual oficial de la suite OpenOffice

( http://es.openoffice.org/ ).

1.2 Alcance

El documento es aplicable a la versin 4 de WebOffice y va dirigido a la direccin del proyecto en la

Consejera de Economa, Innovacin y Ciencia y al colectivo de usuarios y desarrolladores de

sistemas que integran WebOffice como herramienta para la gestin de escritos dentro de

procedimientos segn el dominio semntico w@ndA.

WebOffice ha sido desarrollado dentro del marco de la Junta de Andaluca.

1.3 Funcionalidad

1.3.1Funcionalidad sustituida

N/A.

1.3.2Funcionalidad aportada

WebOffice es un editor de textos basado en el componente Writer de OpenOffice y est orientado,

esencial aunque no exclusivamente, a la gestin de escritos en procedimientos soportados por

Trew@.

La principal funcionalidad aportada por esta versin es la posibilidad de gestionar los campos de

entrada que contenga el documento. Una primera aproximacin a esta funcionalidad permite

plantearse el uso de WebOffice como una alternativa al uso de documentos pdf editables utilizando

en su lugar plantillas de OpenOffice bloqueadas que contengan campos de entrada para que sean

indicados por el usuario.

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Adems de la funcionalidad mencionada en el prrafo anterior y de las utilidades tpicas de un editor

de texto, la principal funcionalidad que aade WebOffice (y que lo convierte en una herramienta

fundamental en la gestin de tareas documentales) es la posibilidad de utilizar variables en los

documentos y poder sustituirlas posteriormente por los valores correspondientes. Esto posibilita el

poder utilizar plantillas documentales en las que un alto porcentaje de texto es esttico para todos los

documentos, mientras que otros valores sern marcados como variables puesto que variarn en

funcin de cada caso.

1.4 Mapa del sistema

1.4.1Modelo Lgico

Se entiende WebOffice como un subsistema propio que convive en un entorno ms complejo de

soporte a la tramitacin electrnica. Por tanto no se aplicar en este documento una atomizacin del

subsistema en mdulos.

1.4.2Modelo de Navegacin

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2 Operativa del sistema

2.1 Asistente de configuracin

Descripcin del proceso

Asistente de configuracin que prepar el equipo cliente para poder utilizar

WebOffice.

Ventanas que lo componen Asistente de configuracin

2.1.1Asistente de configuracin

Descripcin de la ventana

Asistente de configuracin que permitir configurar el equipo cliente para poder utilizar WebOffice, pudiendo seleccionar la versin de OpenOffice instalada en el equipo para asociarla a la aplicacin como ncleo de su funcionamiento.

Tambin podr seleccionarse el fichero ComponentesWebOffice.jar en caso de que no haya sido descargado automticamente.

A c ciones permitidas

Seleccin de la versin de OpenOffice que se asociar a WebOffice.

Seleccin del fichero ComponentesWebOffice.jar necesario para el funcionamiento de WebOffice.

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Elementos de la ventana

Captura Nombre Descripcin funcional

Versin OpenOffice

Lista desplegable con las versiones OpenOffice que han sido

encontradas en el equipo cliente (slo se busca en las rutas por

defecto utilizadas por OpenOffice durante su instalacin).

Examinar ruta OpenOffice

Botn que permite seleccionar la ruta desde la que se buscar

el ejecutable de OpenOffice. Por tanto, bajo la ruta seleccionada

o bajo alguno de sus subdirectorios deber existir el ejecutable

de OpenOffice.

Examinar Componentes

Botn que permite seleccionar la ubicacin exacta en la que se

encuentra el fichero ComponentesWebOffice.jar.

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2.2 WebOffice


Aplicacin. Pantalla principal que muestra el documento y los mens y

herramientas disponibles.

Ventanas que lo componen

rea del documento

Men

Barra de herramientas e Informacin

Panel de edicin de campos de entrada

2.2.1rea del documento


rea proporcionada por el ncleo OpenOffice Writer, con sus mismas caractersticas de aspecto y funcionalidades bsicas que permiten la visualizacin y edicin clsica de documentos escritos. Incluye la barra de herramientas de formato propia de OpenOffice.

Para una informacin detallada sobre el uso de OpenOffice Writer y de sus funciones de edicin tanto bsicas como avanzadas, acceder a la web oficial de la suite en http://es.openoffice.org/ o a la seccin de ayuda desde OpenOffice Writer, en el men Ayuda Ayuda de OpenOffice.org F1.


Opciones de edicin de documentos escritos tpicas de editores de textos avanzados.

Opciones de formateo de texto mediante la barra de herramientas propia de OpenOffice Writer.

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2.2.2Men


Men de la aplicacin que combina funcionalidades estndar de OpenOffice con otras propias de WebOffice. Las operaciones estn agrupadas en 6 grupos de men:

Archivo

Edicin

Insertar

Herramientas

Configuracin

Ayuda


Men Archivo

Guardar

Guardar Copia ...

Exportar en formato PDF ...

Vista preliminar

Imprimir

Propiedades

Cerrar esta instancia

Terminar

Men Edicin

Deshacer

Rehacer

Copiar

Cortar

Pegar

Seleccionar todo

Men Insertar

Salto manual ...

Campos

Smbolos ...

Seccin ...

Hiperenlace

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Encabezamiento

Pie de pginaNota al pie / Nota al final ...

Marca de texto

Nota

ndice

Sobre

Marco

Tabla

Regla horizontal ..

Imagen

Video y sonido

Objetos

Marco flotante

Archivos ...

Men Herramientas

Zoom

Ortografa ...

Men Configuracin

Cambiar configuracin cliente

Configuracin actual ...

Men Ayuda

Acerca De ...



GuardarSalva el documento en la ubicacin indicada a WebOffice

mediante el fichero de configuracin.

Guardar copia ...

Salva una copia del documento en la ubicacin que seleccione

el usuario mediante un dilogo de exploracin de ficheros.

Tras salvar la copia, se seguir trabajando con el documento

original, no con la copia.


Muestra el dilogo que permite exportar una copia del

documento en formato PDF.

Vista preliminar Simula el modo en que quedara el documento una vez impreso.

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ImprimirMuestra el dilogo de impresin para sacar una copia impresa

del documento.

Propiedades ... Muestra las propiedades del documento.

Cerra esta instancia

Equivale al Cerrar de OpenOffice: No mata el proceso soffice.bin

por lo que debe utilizarse en caso de tener instancias de

OpenOffice Writer abiertas.

Nota: Salir de la aplicacin mediante el aspa de la ventana tiene

este efecto.

TerminarCierra la instancia de WebOffice y termina el proceso soffice.bin.

Equivale al Terminar de OpenOffice, con lo que cualquier

instancia de OpenOffice Writer se ver afectada por esta accin.

Deshacer Cancela la ltima accin realizada sobre el documento.

Rehacer Restaura el ltimo cambio deshecho.

Copiar Copia en el portapapeles el texto seleccionado.

CortarMueve al portapapeles el texto seleccionado, eliminndolo del

documento.

PegarInserta el contenido del portapapeles en la posicin actual del

cursor sobre el documento.

Seleccionar todo Selecciona el contenido completo del documento.

- Salto manual ... Permite insertar saltos de lnea, de columna y de pgina.

- Campos Permite seleccionar entre una serie de campos predeterminados

para ser insertados en el documento tales como fecha, hora,

nmero de pginas, autor, etc.

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Smbolos ...Muestra un dilogo donde poder seleccionar caracteres

especiales para insertar en el documento.

Seccin ... Muestra el dilogo de insercin de secciones.

Hiperenlace Permite insertar un hiperenlace en el documento mediante el

dilogo establecido a tal efecto.

Encabezamiento Inserta una seccin en el documento destinada a contener el

encabezado del mismo.

Pie de pginaInserta una seccin en el documento destinada a contener el pie

de pgina del mismo.

Nota al pie / Nota al final ...

Permite insertar notas al pie o notas finales numeradas de forma

automtica o mediante caracteres.

Marca de texto Inserta una marca de texto que se podr utilizar para navegar

por el documento.

Nota Inserta una nota recordatoria o aclaratoria sobre el documento.

ndice Muestra el dilogo que servir para insertar ndices y tablas de

contenidos sobre el documento.

Sobre Permite insertar sobres postales sobre el documento.

Marco Inserta marcos o frames sobre el documento.

Tabla Muestra el dilogo de creacin de tablas, pudiendo especificar

filas, columnas, etc. antes de insertarla.

Regla horizontal .. Inserta separadores horizontales de diferentes estilos.

Imagen Permite seleccionar un fichero de imagen que ser incrustada

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en el documento.

Video y sonido Inserta ficheros de video y sonido sobre el documento.

- ObjetosPermite insertar objetos OLE, Plug In, frmulas y diagramas

sobre el documento.

Marco flotante Inserta un marco flotante en el documento.

Archivos ... Inserta ficheros en el documento.

Zoom ... Permite ajustar la escala a la que se visualiza el documento.

Ortografa ... Lanza la revisin ortogrfica sobre documento.

Cambiar configuracin

cliente

Permite acceder al Asistente de Configuracin para cambiar la

configuracin actual.

Configuracin actual

Permite acceder a un informe de configuracin para conocer al

detalle la configuracin cliente actualmente establecida.

Acerca De ...Accede a la pantalla de crditos de la aplicacin donde se

puede consultar, entre otros datos, la versin de WebOffice.

2.2.3Barra de Herramientas e Informacin


Barra de herramientas de la aplicacin que contiene muchas de las opciones incluidas en el men. Se completa con otras funcionalidades y una barra de informacin sobre procesos.

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Guardar

Guardar Copia ...


Vista preliminar

Imprimir

Enviar adjunto en correo electrnico

Propiedades

Deshacer

Rehacer

Cortar

Copiar

Pegar

Seleccionar todo

Zoom

Ortografa ...

Reemplazar variables

Mostrar / ocultar campos

Mostrar / ocultar edicin de campos

Cambiar configuracin cliente


Acerca de



GuardarSalva el documento en la ubicacin indicada a WebOffice

mediante el fichero de configuracin.

Guardar copia ...

Salva una copia del documento en la ubicacin que seleccione

el usuario mediante un dilogo de exploracin de ficheros.

Tras salvar la copia, se seguir trabajando con el documento

original, no con la copia.


Muestra el dilogo que permite exportar una copia del

documento en formato PDF.

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Vista preliminar Simula el modo en que quedara el documento una vez impreso.

ImprimirMuestra el dilogo de impresin para sacar una copia impresa

del documento.

Enviar adjunto en correo electrnico

...

Incluye el documento como fichero adjunto en el gestor de

correos del equipo cliente. El documento se incorporar con el

nombre noname si todava no ha sido salvado desde WebOffice.

Propiedades ... Muestra las propiedades del documento.

Deshacer Cancela la ltima accin realizada sobre el documento.

Rehacer Restaura el ltimo cambio deshecho.

CortarMueve al portapapeles el texto seleccionado, eliminndolo del

documento.

Copiar Copia en el portapapeles el texto seleccionado.

PegarInserta el contenido del portapapeles en la posicin actual del

cursor sobre el documento.

Seleccionar todo Selecciona el contenido completo del documento.

Zoom ... Permite ajustar la escala a la que se visualiza el documento.

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Ortografa ... Lanza la revisin ortogrfica sobre documento.

Reemplazar variables

Lanza el proceso de reemplazo de variables por el valor

indicado en el xml de configuracin recibido por WebOffice.

Mostrar / ocultar campos

Muestra alternativamente el nombre de los campos y sus

valores en el documento. Tiene el mismo efecto que la pulsacin

de la tecla F9.

Mostrar / ocultar panel de edicin

de campos

Muestra / oculta el panel destinado a la edicin rpida de los

campos de entrada contenidos por el documento.

Cambiar configuracin ...

Permite acceder al Asistente de Configuracin para cambiar la

configuracin actual.


Permite acceder a un informe de configuracin para conocer al

detalle la configuracin cliente actualmente establecida.

Acerca de ...Accede a la pantalla de crditos de la aplicacin donde se

puede consultar, entre otros datos, la versin de WebOffice.

Adems de las opciones disponibles en la barra de herramientas, existe un rea de informacin

destinada a comunicar la actividad en curso o el resultado de actividades realizadas por la aplicacin:

La informacin mostrada en esta barra de informacin ser:

Proceso actualmente en curso : Por ejemplo: Cargando el documento

Resultado del reemplazo del variables.

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Resultado de la generacin del documento en formato PDF : En este punto es importante

destacar la novedad de WebOffice v4 con respecto a versiones anteriores:

Si el proceso de reemplazo de variables arroja incidencias, la generacin automtica del PDF

es cancelada, de modo que el usuario deber salvar manualmente el documento en PDF si

determina que el proceso debe continuar an cuando se han producido incidencias. Hasta

ahora el proceso no se interrumpa en ningn momento, generndose y salvndose

automticamente el PDF independientemente de la existencia o no de incidencias.

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2.2.4Panel de Edicin de Campos de Entrada

A este panel se accede mediante el botn Mostrar / ocultar edicin de campos de la barra de

herramientas.


Panel destinado a facilitar la edicin de los campos de entrada del documento. El panel puede cargar los campos mediante 2 procesos:

Indicacin de los campos, caractersticas y organizacin, mediante el xml destinado a tal efecto (imagen de la izquierda).

Anlisis automtico del documento en bsqueda de los campos de entrada que en l se contienen (imagen de la derecha).


Edicin de los campos de entrada del documento.

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- rbol de Bloques

Slo disponible en caso de haberse recibido el xml destinado a

informar sobre los campos de entrada del documento. Este rbol

servir para organizar los campos de entrada bloques de datos,

facilitando su localizacin y mejorando su organizacin y

presentacin.

- Lista de Campos

Lista que contiene los campos del documento. Estar presente

tanto si se ha recibido el xml como si no. En caso de estar

visible el rbol de bloques, esta lista mostrar los campos

pertenecientes al bloque actualmente seleccionado. Si no se ha

recibido xml la lista mostrar todos los campos de entrada que

se han detectado en el documento.

Colores e iconografa:

En caso de haber recibido el xml de campos de entrada, la lista

se enriquece con la utilizacin de colores e iconografa que

permite obtener una informacin rpida sobre los campos que

muestra:

Campo en negrita: Campo de cumplimentacin obligatoria. No

se podr salvar el documento si el valor del campo no ha sido

indicado.

Campo en rojo: Indica que es un campo de cumplimentacin

obligatoria cuyo valor an no ha sido indicado.

Acceso directo al campo: Indica que el campo ha sido

localizado sobre el documento y al seleccionarlo sobre la lista se

podr acceder a su edicin.

Campo no localizado: Indica que el campo indicado en el xml

no se ha encontrado en el documento con lo que su edicin no

ser posible.

-rea de edicin e

informacin

rea destinada a la edicin del campo de entrada seleccionado

actualmente en la lista de campos. El usuario slo tendr que

escribir el valor deseado para el campo y pulsar Enter o cambiar

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de campo para aplicar los cambios. En caso de haber recibido

informacin de los campos mediante xml el usuario podr utilizar

la tecla Escape para asignar al campo el valor por defecto o

inicialmente recibido. Adems dispondr de una pestaa de

Informacin donde se mostrar ayuda a la cumplimentacin u

otro tipo de informacin en caso de haber sido indicada en el xml.

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2.3 Resultados de reemplazo de variables


Informe de resultados que informar de como ha ido el proceso de reemplazo de

variables.

Ventanas que lo componen Resultados de reemplazo de variables

2.3.1Resultados de reemplazo de variables

Al reemplazar variables, la aplicacin permite acceder a una pantalla de resultados que informa de

como ha ido el proceso de reemplazo. Para ello hay que pulsar sobre la barra de informacin sita bajo

la barra de herramientas:


En esta pantalla se podr consultar el resultado del proceso de reemplazo de variables. Se podrn ver las incidencias ocurridas durante el proceso y los consejos que da el sistema para su correccin.

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Filtrar los resultados: Slo los correctos, Slo las incidencias o todos.

Informacin detallada de cada una de las incidencias registradas.



-Filtro de

resultados

El usuario podr seleccionar qu registros desea ver en la tabla

de resultados:

Todos: Muestra todos los resultados, tanto los correctos como

los que informan de incidencias.

Correctos: Slo muestra los resultados que han sido correcto,

ocultando las incidencias.

Incidencias: Slo muestra las incidencias, ocultando los

resultados que han sido correctos.

-Tabla de

resultados

Tabla destinada a mostrar los resultados obtenidos. Cada

variable procesada se traduce en un registro de la tabla que

est compuesta por las siguientes columnas:

Tipo: Indica el tipo de variable procesada (Normal, imagen o

tabla).

Variable: Indica el nombre de la variable procesada.

Valor: Indica el valor por el que deba ser reemplazada la

variable segn lo indicado en el xml de configuracin recibido.

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Encontrada: Indica si la variable ha sido localizada o no en el

documento.

Clase asociada: Indica si la variable vena con un valor

proveniente de una clase o, en todo caso, no vena marcada

como valor no encontrado por parte de Trew@.

Reemplazada: Indica si la variable ha sido localizada y

reemplazada correctamente por su valor indicado.

-Informacin

detallada

Al seleccionar un registro de la tabla, en la seccin informacin

detallada se mostrar detalladamente informacin sobre el

resultado de reemplazar la variable seleccionada. En caso de

haberse producido incidencias muestra consejos para

determinar el origen de dichas incidencias.

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2.4 Informacin de la Configuracin actual


Informa de la configuracin actualmente establecida en el equipo cliente para el

uso de WebOffice. Adems tambin permite conocer los datos ms importantes

indicados por el xml de configuracin recibido por WebOffice. Es una herramienta

fundamental para el hipottico contacto con el servicio tcnico en caso de

incidencias.

Ventanas que lo componen Informe de Configuracin Actual

2.4.1 Informe de Configuracin Actual


Muestra pormenorizadamente la informacin referente a la configuracin actual del sistema donde est ejecutndose WebOffice adems de la informacin ms importante indicada en el xml de configuracin recibido por WebOffice y que determina su comportamiento.


Vista de la configuracin referente al equipo cliente

Vista de la configuracin indicada por el xml recibido por WebOffice

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Equipo Cliente

Muestra informacin referente a la configuracin actual del

equipo cliente que utiliza WebOffice. La informacin aqu

mostrada hace referencia a:

Versiones de la aplicacin y componentes

Usuario, mquina, S.O, JRE y JAVA_HOME.

Rutas de instalacin.

Variables de entorno UNO_PATH y PATH.

Versiones anteriores de WebOffice.

XML Documento

Muestra informacin referente al documento actual y a la

configuracin recibida en el fichero de intercambio xml. La

informacin aqu mostrada hace referencia a:

Origen y destino del documento.

Informacin principal indicada por el xml.

Generar Informe

Este botn permite elaborar un sencillo pero completo informe

en formato txt que ser de gran utilidad a la hora de

comunicarse con el servicio tcnico o de soporte para comunicar

posibles incidencias o comportamientos anmalos de la

aplicacin.

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3 ANEXOS

No se incluyen anexos.

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4 GLOSARIO

No se estima necesario.

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5 BIBLIOGRAFA Y REFERENCIAS

No se estima necesario.

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1 Descripcin del sistema1.1 Objeto1.2 Alcance1.3 Funcionalidad1.3.1 Funcionalidad sustituida1.3.2 Funcionalidad aportada

1.4 Mapa del sistema1.4.1 Modelo Lgico1.4.2 Modelo de Navegacin

2 Operativa del sistema2.1 Asistente de configuracin2.1.1 Asistente de configuracin

2.2 WebOffice2.2.1 rea del documento2.2.2 Men2.2.3 Barra de Herramientas e Informacin2.2.4 Panel de Edicin de Campos de Entrada

2.3 Resultados de reemplazo de variables2.3.1 Resultados de reemplazo de variables

2.4 Informacin de la Configuracin actual2.4.1 Informe de Configuracin Actual

3 ANEXOS4 GLOSARIO5 BIBLIOGRAFA Y REFERENCIAS

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