MANUALES ADMINISTRATIVOS

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INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ESTUDIOS SUPERIORES DE CALKINI EN

EL ESTADO DE CAMPECHE

Funciónadministrativa 1

Prof.: Lic. María

Eugenia López Ponce

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Alumno: Miguel Ángel Collí Canche

2º semestre

GRUPO: B

12/JUNIO/2011



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ÍNDICE


CONCEPTOS: _____________________________________________________________ 3

OBJETIVOS DE LOS MANUALES: _____________________________________________ 4

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS: ________________ 5

Ventajas: ____________________________________________________________________ 5

Desventajas: __________________________________________________________________ 6

CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS: __________________________ 7

POR SU CONTENIDO: ___________________________________________________________ 7

POR SU FUNCIÓN ESPECÍFICA: ________________________________________________ 8

OTRA CLASIFICACIÓN___________________________________________________________ 9 General: __________________________________________________________________________ 9

Específico: _______________________________________________________________________ 10

CRITERIOS METODOLÓGICOS PARA EL DIAGNÓSTICO DE LOS MANUALES DE

PROCEDIMIENTOS _______________________________________________________ 12

REQ UISITOS _________________________________________________________________ 12

CONTENIDO DE ALGUNOS MANUALES: ______________________________________ 13

BIBLIOGRAFÍA. __________________________________________________________ 14



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CONCEPTOS:

Los manuales administr ativos son documentos que sir ven como medios deComunicación y coor dinación que per miten r egistr ar y tr ansmitir en f or ma or denada ysistemática la inf or mación de una or ganización.

Otros Conceptos:

"Un f olleto, libro, car peta, etc., en los que de una maner a fácil de manejar (manuable) seconcentr an en f or ma sistemática, una ser ie de elementos administr ativos par a un finconcr eto: or ientar y unif or mar la conducta que se pr esenta entr e cada gr upo humano en laempr esa". A. Reyes Ponce.

"El manual pr esenta sistemas y técnicas específicas. Señala el procedimiento a seguir par a logr ar el tr abajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro gr upo de tr abajo que desempeña r esponsabilidades específicas. Un procedimiento por escr ito significaestablecer debidamente un método estándar par a ejecutar algún tr abajo". GrahamKellog.

"Es un r egistro escr ito de inf or mación e instr ucciones que concier nen al empleado ypueden ser utilizados par a or ientar los esfuer zos de un empleado en una empr esa". TerryG. R.

"Una expr esión f or mal de todas las inf or maciones e instr ucciones necesar ias par a oper ar

en un deter minado sector; es una guía que per mite encaminar en la dir ección adecuadalos esfuer zos del personal oper ativo". Continolo G.

La tar ea de elabor ar manuales administr ativos se consider a como una función demantener inf or mado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de ladir ección super ior, al delinear la estr uctur a or ganizacional y poner las políticas yprocedimientos en f or ma escr ita y per manente. Un manual corr ectamente r edactado puede ser un valioso instr umento administr ativo.En esencia, los manuales administr ativos r epr esentan un medio de comunicación de las decisiones administr ativas, y por ello, que tiene como propósito señalar en f or masistemática la inf or mación administr ativa.

Antecedentes.El uso de los manuales, de que se tenga r egistro, data de los años de la segunda guerr amundial, en virtud de que en el f r ente se contaba con personal no capacitado enestr ategias de guerr a y fue mediante los manuales como se instr uía a los soldados en las actividades que deberían desarrollar en campaña.Los pr imeros intentos de manuales administr ativos fueron en f or ma de circular es, memor ándums, instr ucciones inter nas, etc., mediante los cuales se establecían las f or mas de oper ar de un or ganismo; ciertamente estos intentos car ecían de un per fil técnico, pero establecieron la base par a los manuales administr ativos.



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OBJETIVOS DE LOS MANUALES:

Consider ando que los manuales administr ativos son un medio de comunicación de las

políticas, decisiones yestr ategias de los niveles dir ectivos par a los niveles oper ativos, ydependiendo del gr ado de especializacióndel manual, podemos mencionar los siguientes objetivos:

Instr uir a la persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, r elaciones, políticas, procedimientos, nor mas, etc.Facilitar el r eclutamiento de personal (manual de or ganización).Pr esentar una visión integr al de cómo oper a la or ganización (manual deprocedimientos).Pr ecisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimiento (manual deprocedimientos).

Pr ecisar las funciones y r elaciones de cada unidad administr ativa par a deslindar r esponsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.Coadyuvar a la ejecución corr ecta de las labor es asignadas al personal, y propiciar la unif or midad en el tr abajo.Ser vir como medio de integr ación y or ientación al personal de nuevo ingr eso, facilitando su incor por ación a las distintas funciones oper acionales.Proporcionar inf or mación básica par a la planeación e implementación de r ef or mas administr ativas.Per mite conocer el funcionamiento inter no por lo que r especta a descr ipción detar eas, ubicación, r equer imientos y a los puestos r esponsables de su ejecución.

Auxilian en la inducción del puesto y al adiestr amiento y capacitación del personalya que descr iben en f or ma detallada las actividades de cada puesto.Pr ecisar expr esiones gener ales par a agilizar el proceso decisor io (manual depolíticas).Sir ve par a el análisis o r evisión de los procedimientos de un sistema.Inter viene en la consulta de todo el personal que se desee empr ender tar eas desimplificación de tr abajo como análisis de tiempos, delegación de autor idad, etc.Par a establecer un sistema de inf or mación o bien modificar el ya existente.Par a unif or mar y controlar el cumplimiento de las r utinas de tr abajo y evitar sualter ación ar bitr ar ia.Facilitar la descentr alización, mediante lineamientos par a los niveles inter medios en la toma de decisiones (manual de políticas).Deter mina en f or ma más sencilla las r esponsabilidades por fallas o error es.Facilita las labor es de auditor ia, evaluación del control inter no y su evaluación.

Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacer lo.

Ayuda a la coor dinación de actividades y evitar duplicidades.Constr uye una base par a el análisis poster ior del tr abajo y el mejor amiento de los sistemas, procedimientos y métodos.



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VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALESADMINISTRATIVOS:

Los manuales administr ativos of r ecen una ser ie de posibilidades que nos r eflejan laimportancia de estos. Sin embar go, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna maner ale r estan importancia.

Ventajas: Un manual tiene, entr e otr as, las siguientes ventajas:

Logr a y mantiene un sólido plan de or ganización. Asegur a que todos los inter esados tengan una adecuada compr ensión del plangener al y de sus propios papeles y r elaciones pertinentes.Facilita el estudio de los problemas de or ganización.Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesar ias en la or ganización.Sir ve como una guía eficaz par a la pr epar ación, clasificación y compensación del

personal clave.Deter mina la r esponsabilidad de cada puesto y su r elación con los demás de laor ganización.Evita conflictos jur isdiccionales y la yuxtaposición de funciones.Pone en claro las fuentes de aprobación y el gr ado de autor idad de los diversos niveles.La inf or mación sobr e funciones y puestos suele ser vir como base par a laevaluación de puestos y como medio de comprobación del progr eso de cadaquien.Conser va un r ico f ondo de exper iencia administr ativa de los funcionar ios más antiguos.Sir ve como una guía en el adiestr amiento de novatos.

Es una fuente per manente de inf or mación sobr e el tr abajo a ejecutar . Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, losprocedimientos, las funciones, las nor mas, etc.Evitan discusiones y mal entendidos, de las oper aciones.

Asegur an continuidad y coher encia en los procedimientos y nor mas a tr avés deltiempo.Son instr umentos útiles en la capacitación del personal.Incr ementan la coor dinación en la r ealización del tr abajo.Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instr ucciones escr itas, elseguimiento del super visor se puede circunscr ibir al control por excepción.



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Desventajas: Entr e los inconvenientes que pr esentar los manuales se encuentr an los siguientes:

Muchas compañías consider an que son demasiado pequeñas par a necesitar unmanual que descr iba asuntos que son conocidos por todos sus integr antes.

Algunas consider an que es demasiado caro, limitativo y labor ioso pr epar ar unmanualy conser var lo al día.Existe el temor de que pueda conducir a una estr icta r eglamentación y r igidez.Su deficiente elabor ación provoca ser ios inconvenientes en el desarrollo delasoper aciones.El costo de producción y actualización puede ser alto.Si no se actualiza per iódicamente, pier de efectividad.Incluye solo aspectos f or males de la or ganización, dejando de lado los inf or males,cuya vigencia e importancia es notor io par a la misma.Muy sintética car ece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados.



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CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS:

Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombr es diversos, pero que pueden r esumirse de la siguiente maner a:

POR SU CONTENIDO:

Se r efier e al contenido del manual par a cubr ir una var iedad de mater ias, dentro de estetipo tenemos los siguientes:

Manual de Historia: Su propósito es proporcionar inf or mación histór ica sobr e elor ganismo: sus comienzos, cr ecimiento, logros, administr ación y posición actual. Esto leda al empleado un panor ama introspectivo de la tr adición y filosof ía del or ganismo. Bienelabor ado y aplicado contr ibuye a una mejor compr ensión y motiva al personal a sentir

que pertenece y f or ma parte de la or ganización.

Manual de organización: Su propósito es exponer en f or ma detallada la estr uctur aor ganizacional f or mal a tr avés de la descr ipción de los objetivos, funciones, autor idad yr esponsabilidad de los distintos puestos, y las r elaciones.

Manual de políticas: Consiste en una descr ipción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones par a el logro de los objetivos. El conocer de unaor ganización proporciona el marco pr incipal sobr e el cual se basan todas las acciones.

Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escr ito, per mite:

a) Agilizar el proceso de toma de decisiones

b) Facilitar la descentr alización, al suministr ar lineamientos a niveles inter medios.

c) Ser vir de base par a una constante y efectiva r evisión. Puede elabor arse manuales depolíticas par a funciones oper acionales tales como: producción, ventas, finanzas, personal, compr as, etc.

Manual de procedimientos: Es la expr esión analítica de los procedimientos administr ativos a tr avés de los cuales se canaliza la actividad oper ativa del or ganismo.Este manual es una guía (como hacer las cosas) de tr abajo al personal y es muy valiosa

par a or ientar al personal de nuevo ingr eso. La implementación de este manual sir ve par aaumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administr ativos pr escr itos al r ealizar su tr abajo.

Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estr uctur a or ganizacional, no justifique la elabor ación y utilización dedistintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Unejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de "histor ia y



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or ganización", en si consiste en combinar dos o más categorías que se interr elacionan enla pr áctica administr ativa. En or ganismos pequeños, un manual de este tipo puedecombinar dos o más conceptos, debiéndose separ ar en secciones.

POR SU FUNCIÓNESPECÍFICA:

Esta clasificación se r efier e a una función oper acional específica a tr atar . Dentro deesteapartado puede haber los siguientes manuales:

Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de inter pr etar lasinstr ucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a logr ar su mejor y prontasolución.Lanecesidad de coor dinar el proceso de fabr icación (fabr icación, inspección,

ingenieríaindustr ial, control de producción), es tan r econocida, que en las oper aciones defabr icación, los manuales se aceptan y usan ampliamente.

Manual de compras: El proceso de compr ar debe estar por escr ito; consiste en definir elalcance de compr as, definir la función de compr ar, los métodos a utilizar que afectansus actividades.

Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del tr abajo y las r utinasde inf or mación compr endidas en el tr abajo de ventas (políticas deventas,procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesar io dar le unmarco der efer encia par a tomar decisiones cotidianas.

Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escr ito las r esponsabilidades financier asentodos los niveles de la administr ación, contiene numerosas instr ucciones específicas aquienes en la or ganización están involucr ados con el manejo de dinero, proteccióndebienes y suministro de inf or mación financier a.

Manual de contabilidad: Tr ata acerca de los pr incipios y técnicas de la contabilidad.Seelabor a como fuente de r efer encia par a todo el personal inter esado en estaactividad. Estemanual puede contener aspectos tales como: estr uctur a or gánica deldepartamento, descr ipción del sistema contable, oper aciones inter nas del personal,manejo de r egistros, control de la elabor ación de inf or mación financier a.

Manual de crédito y cobranzas: Se r efier e a la deter minación por escr ito deprocedimientos y nor mas de esta actividad. Entr e los aspectos más importantes quepuede contener este tipo de manual están los siguientes: oper aciones de crédito ycobr anzas, control y cobro de las oper aciones, entr e otros.

Manual de personal: Abarca una ser ie de consider aciones par a ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dir ección super ior en lo que se r efier e a personal.Losmanuales de personal podr án contener aspectos como: r eclutamiento y



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selección,administr ación de personal, lineamientos par a el manejo de conflictos personales,políticas de personal, uso de ser vicios, pr estaciones, capacitación, entr e otros.

Manual técnico: Tr ata acerca de los pr incipios y técnicas de una funciónoper acionaldeter minada. Se elabor a como fuente básica de r efer encia par a la unidadadministr ativar esponsable de la actividad y como inf or mación gener al par a el personalinter esado enesa función. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditor iaadministr ativa", y el

"Manual técnico de sistemas y procedimientos". Estos sir ven como fuente der efer enciay ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesoría.

Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labor es, losprocesos y las r utinas de un puesto en particular, son comúnmente más detallados queun manual de procedimientos.El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuar io tiene muy pococonocimiento pr evio de los temas cubiertos. Por ejemplo, unmanual de adiestr amiento"explica cómo debe ejecutarse el encendido de la ter minal de lacomputador a y emitirsu señal", mientr as que un manual de procedimientos omitir estainstr ucción ycomenzaría con el pr imer paso activo del proceso. El manual deadiestr amiento tambiénutiliza técnicas progr amadas de apr endizaje o cuestionar ios deauto evaluación par acomprobar el nivel de compr ensión del contenido por el usuar io.

OTRA CL ASIFIC ACIÓN

Otr a clasificación aceptada de los manuales administr ativos se r efier e a lasnecesidades que tienen las oficinas y de acuer do a su ámbito de aplicación; puedenelabor arse

manuales con una cobertur a mayor o menor .General:Se r efier e a todo el or ganismo en su conjunto, dentro de este tenemos a

los siguientesmanuales:

Manuales generales de organización: Este es producto de la planeaciónor ganizacionaly abarca todo el or ganismo, indicando la or ganización f or mal ydefiniendo su estr uctur afuncional.

Manual general de procedimientos: Este es también r esultado de laplaneación,contiene los procedimientos de todas las unidades or gánicas que conf or manen unor ganismo social, a fin de unif or mar la f or ma de oper ar .

Manual general de políticas: Se r efier e a pr esentar por escr ito los deseos y actitud deladir ección super ior; par a toda la empr esa, estas políticas gener ales establecen líneasdeguía, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuer do acondiciones gener ales.



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Específico:

Manual especifico de reclutamiento y selección: Se r efier e a una parte de un ár eaespecífica (personal). Y contiene la definición unif or me r especto al r eclutamiento

yselección personal en una or ganización.Manual especifico de auditoria interna: Consiste en agr upar lineamientos,instr ucciones de aplicación específica a deter minados tipos de actividad, aquí se r efier ea la auditor iainter na en f or ma particular .

Manual especifico de políticas de personal: Este se enf oca a definir "políticas", perodeuna ár ea específica de la or ganización, señalando las guías u or ientación r especto acuestiones de personal, tales como: contr atación, per misos, promociones, pr estaciones,etc.

Manual especifico de procedimientos de tesorería: Consiste en elabor ar

losprocedimientos en el or den de importancia de un ár ea específica, a fin de capitalizar lasoportunidades natur ales de secuencia de pasos en el tr abajo, por ejemplo: ingr esos acaja, pago a proveedor es, etc.

Manual de políticas o de organización, o de un manual de personal: Estos manuales exponen con detalle la estr uctur a de la empr esa y señalan los puestosy la r elación queexiste entr e ellos par a el logro de sus objetivos. Explican la jer ar quía,los gr ados deautor idad y r esponsabilidad; las funciones y actividades de los ór ganos dela empr esa.Gener almente contienen gr áficas de or ganización, descr ipciones de tr abajo, cartas delímite de autor idad, etcéter a.

C.L. Littlefield declar a al r especto: "Los manuales de or ganización se usan donde sedeseauna descr ipción detallada de las r elaciones de or ganización. Se elabor an or dinar iamentecon base en los cuadros de or ganización, los cuales seacompañan de las descr ipciones de los difer entes puestos inscr itos en el cuadro.

Comúnmente se hace la división de los encabezados de estos manuales en atención alafunción gener al, a las obligaciones y autor idad y al conjunto de r elaciones con losdemás".

Un manual de políticas pone por escr ito las políticas de una empr esa. Una política esunaguía básica par a la acción; pr escr ibe los límites gener ales dentro de los cuales hander ealizarse las actividades. Conocer las políticas en una empr esa proporciona el marco

pr incipal sobr e el cual sebasan todas las acciones. Política no es otr a cosa que unaactitud de la dir ección.Estas actitudes deben ser comunicadas en f or ma continua a lo lar go de toda la línea deor ganización si se desea que las oper aciones se desarrollenconf or me al plan.

Las políticas escr itas son un medio de tr ansmitir las actitudes de la dir ección. Laspolíticas escr itas establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personaldir ectivo puede



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obr ar par a balancear las actividades y objetivos de la ger encia gener al,según convenga alas condiciones locales.

Kellog hace notar que los manuales de política muchas veces incluyen una declar acióndeobjetivos de la empr esa y otros "slogans" que expr esan una política; por ejemplo:

Los manuales de políticas ahorr an muchas consultas. Por supuesto, puedehaber manuales de políticas comerciales, de producción, de finanzas, de personal, etc., o unosobr e políticas gener ales.

El manual de procedimientos pr esenta sistemas técnicas específicas señalaelprocedimiento pr eciso a seguir par a logr ar el tr abajo de todo el personal de oficina o decualquier otro gr upo de tr abajo que desempeña r esponsabilidades específicas. Los manuales de procedimiento, por sus car acterísticas diversas, pueden clasificarseenmanuales de procedimiento de oficina y de fábr ica.

También puede referirse en:

1.A tar eas y tr abajo individuales, por ejemplo, cómo oper ar una máquina di contabilidad.

2.A pr ácticas departamentales en que se indican los procedimientos de oper ación detodo un departamento.

3.A pr ácticas gener ales en un ár ea deter minada de actividad, como manualesprocedimiento comerciales, de producción, financier as, etcéter a.Los manuales de procedimientos gener almente contienen un texto que señala laspolíticas yprocedimientos a seguir en la ejecución de un tr abajo, con ilustr aciones abase dediagr amas, cuadros y dibujos par a aclar ar los datos. En los de procedimientos de oficinaes costumbr e incluir o r eproducir las f or mas que seemplean en el procedimiento de quese tr ate, bien sea llenada con un ejemplo o coninstr ucciones par a su llenado. De poco ser virían las manifestaciones detalladas de procedimientos si al mismo tiempolaor ganización y las nor mas básicas no son, cuando menos, medianamente fir mes ycompr ensibles.



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CRITERIOS METODOLÓGICOS PARA EL DIAGNÓSTICO DE LOSMANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Con el propósito de estandar izar y unificar los cr iter ios básicos par a el análisis delosprocedimientos que pr esenten las diversas unidades administr ativas de laor ganización.Es necesar io destacar los r equisitos que debe r eunir la documentación quese gener een esta mater ia así como los datos necesar ios par a analizar los manuales deprocedimientos, instr ucciones y estudios de diagnóstico del procedimiento.

A tr avés del establecimiento de estos r equer imientos mínimos de inf or mación, se estar áenposibilidades de emitir juicios y dictámenes que or ienten a las unidadesadministr ativas enlo r efer ente a la instr umentación y aplicación de las medidas demejor amiento queincr ementen su eficacia y eficiencia oper ativas.

REQUISITOS

Que sir van par a satisfacer una necesidad r eal que r esuelva un problemaQue tenga una diagr amación clar a y que su r edacción sea sencillo que existaor den, estética y clar idad en su elabor ación.Que su uso sea r acional y que se actué con cierta flexibilidad (otor gue ciertainiciativa al usuar io y no ser rígido en su aplicación)Que estén siempr e actualizadas Que se introduzca al personal r ealizando instr ucciones clar amente par a su uso eficiente de los manuales (es importante la instr ucción en el manejo einter pr etación de los manuales)



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CONTENIDO DE ALGUNOS MANUALES:

Manual de organización: 1.- Identificación.2.- Índice

3.- Introducción3.1.- Objetivo del manual.3.2.- Ámbito de aplicación.3.3.- Autor idad3.4.- Como usar el manual.

4.- Dir ector io.5.- Antecedentes Histór icos.6.- Base legal (en caso de or ganismo público).7.- Or ganigr ama.8.- Estr uctur a funcional.9.- Objetivos de cada unidad or gánica.

Manual de procedimientos: 1.- Índice.2.- Introducción

2.1.- Objetivos del manual.2.2.- Alcance.2.3.- Como usar el manual.2.4.- Revisiones y Recomendaciones.

3.- Or ganigr ama.3.1.- Inter pr etación de la estr uctur a or gánica.-Sistemas de or ganización (línea, funcional, etc.)-Tipo de departamentalización (geogr áfica, por producto, etc.).-Amplitud de la descentr alización y centr alización.

-Relación entr e el personal con autor idad de línea y asesoría.4.- Gr áficas.4.1.- Diagr amas de flujo.

5.- Estr uctur a procedimental.5.1.- Descr ipción narr ativa de los procedimientos.

6.- For mas.6.2.- Empleadas (por lo gener al planeadas y r ediseñadas).6.3.-Instr uctivosde las f or mas empleadas.



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BIBLIOGRAFÍA.

http://www.elpr isma.com/apuntes/administr acion_de_empr esas/manualesadministr ativos/

http://WWW.MONOGRAFIAS.COM/MANULES ADMINISTRATIVOY BURORACIA

http://uproadmon.blogspot.com/2007/03/[email protected]

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