Lic Maricruz Samayoa

Laura Alicia Peacuterez Roldaacuten Ingrid Yanneth Garciacutea Reyes

Pedro Gustavo Bal Chex

Manuales administrativos

Objetivos de los manuales

administrativos

Etapas que se deben seguir

para la elaboracio n

Contenido

Guatemala 29 de mayo de 2014 Volumen 1 nordm 1

Licenciatura en Innovacioacuten

Educativa

iquestCoacutemo se clasifican

los manuales

Proceso de elaboracio n

Ventajas y desventajas

Partes de la estructura de un

manual administrativo

La simbologiacute a ANSI Y ASME

iquestQueacute es un Manual Administrativo

Paacutegina 2

Manuales Administrativos Pag 03

Objetivos de los manuales Pag 03

Etapas que se deben seguir para la elaboracioacuten de los

Manuales Pag 03

Proceso de elaboracioacuten Pag 04

Ventajas y desventajas de los Manuales

Pag 07

Clasificacioacuten de los manuales Pag 07

Contenido

Partes de la estructura de

un manual administrativo

Pag 09

La simbologiacutea

ANSI Y ASME

Pag 09

Bibliografiacutea

Pag 11

Por funcioacuten especiacutefica

Pag 08

Conclusioacuten

Pag 11

iquestQueacute es un Manual Adminis-trativo Los manuales administrativos son documentos que sirven co-mo medios de comunicacio n y coordinacio n que permiten re-gistrar y transmitir en forma ordenada y sistema tica la infor-macio n de una organizacio n Es una guiacute a descriptiva que es-tablece los roles funciones atribuciones y responsabilida-

des que tienen asignada la orga-nizacio n las a reas y los cargos Establece las relaciones de uni-dades internas y condiciones personales y profesionales que deben reunir las personas que ocupen los cargos

Es muy importante su utiliza-

cio n por cuanto es una valiosa

herramienta te cnica que ayuda

a lograr una adecuada sistema-

tizacio n de los procedimientos

puede ser asegurarse de que

todos los gerentes de a rea y je-

fes de departamento conozcan

adecuadamente la estructura

organizacional

El primer paso para preparar

un manual es determinar lo que

se desea alcanzar El objetivo

del organismo al crear este ma-

nual puede ser que la direccio n

esta en viacute as de introducir un

nuevo sistema de organizacio n

O por otro lado su propo sito

MANUALES ADMINISTRATIVOS

ETAPAS QUE SE DEBEN SEGUIR PARA LA ELABORACIOacuteN

DE LOS MANUALES

Permite conocer medios y del personal que se dispo-ne para el logro de las me-tas

Conocimiento de la es-tructura y valoracio n de cargos que la integran

Establecer canales de co-municacio n y de relacio-

nes funcionales

Proporcionar una vi-sio n global de la orga-nizacio n conocimiento de roles y medio que facilite formacio n te c-nico - profesional al orientarle en las activi-dades a desarrollar

Asegurar adecuada com-prensio n de funciones propo sitos y expectativas de organizacio n y de acti-vidades que realiza

Lograr y mantener so lida visio n orga nica de toda la entidad

Facilitar estudio de la or-ganizacio n

OBJETIVOS DE LOS MANUALES

Es un registro escrito de informacioacuten e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa Terry G R

Paacutegina 3

administrativos de la em-

presa Indican las activida-

des a ser cumplidas por

los miembros de la empre-

sa y la forma en co mo de-

ben ser realizadas ya sea

en con-

junto o

separada-

mente

proyecto de manualrdquo

C) REDACCIOacuteN

Definir la materia de que se trata iquestDe que va a tra-tar el manual (de poliacute ti-cas de procedimiento de organizacio n etc) adema s hay que tomar en cuenta a que personas estara n diri-

A) RECOPILACIOacuteN DE INFORMACIOacuteN

Ya incluida la planea-cio n se inicia la recopi-lacio n y organizacio n de toda la informacio n

Me todos para recopila-cio n de datos Investi-gacio n documental

Observacio n del cues-tionario de entrevista

B) PROCESAMIENTO

DE LA INFORMACIOacuteN Una vez recopilados los

datos el siguiente paso es organizarlos en for-ma lo gica mediante el desarrollo de un esque-ma de trabajo

gidos los manuales con el propo sito de que el lenguaje utilizado en los mismos resulte claro sencillo preciso y com-prensible es necesario tambie n tener en cuen-ta los objetivos del ma-nual

D) FORMATOS Y COMPOSI-CION

Es necesario analizar con todo el formato con el que debe presentarse cada manual ya que de ello dependera en gran medida la facilidad de

PROCESO DE ELABORACIOacuteN

Paacutegina 4

Es probable que el

manual permita a los

usuarios comprender

un nuevo sistema de

organizacio n con ra-

pidez y facilidad o

que sirva de base co-

mo fuente de consulta

inmediata como du-

das del personal

Adema s de alcanzar

los objetivos del orga-

nismo el manual de-

be ayudar tambie n a

su departamento Si

se cuenta con un ma-

nual de organizacio n

es para contar con

una herramienta de

planeacio n organiza-

cional una vez deter-

minados los objetivos

del manual habra que

ponerlos por escrito

Esto ayudara al usua-

rio a aclarar sus pen-

samientos y asegurar

que se comporte de

una manera especiacute fi-

ca

ldquoUn documento que contiene en forma ordenada y sistemaacutetica informacioacuten yo

instrucciones sobre historia organizacioacuten poliacutetica y procedimientos de una empresa

que se consideran necesarios para la menor ejecucioacuten del trabajordquo

Duhat Kizatus Miguel A

lectura consulta estudio y conservacio n adema s de permitir hacer referencias ra pidas y precisas e inspirar confianza por su apariencia y orden

Es recomendable utilizar formatos de hojas intercambiables a fin de facilitar la revisio n y actualizacio n de dichos ma-nuales

E) NUMERACIOacuteN DE PAacuteGINAS

Consiste en decidir como numerar las pa ginas Hay tres formas de numeracio n para las pa ginas de los manuales El for-mato el contenido y la frecuencia de las revisiones determinan cual es el ma s apropiado

F) LA NUMERACIOacuteN DE PAGINAS POR SEC-CIONES

Con este me todo las pa ginas de cada una de las secciones se enumeran consecuti-vamente y cada nu mero de pa gina va precedido por el de la seccio n y guion

G) LA NUMERACIOacuteN DE LAS PAGINAS DE DOCUMENTOS Se compagina individualmente cada poliacute -

tica procedimiento o puesto

H) COMPOSICION

Se refiere a la distribucio n del texto so-bre la pa gina Una adecuada composicio n facilita su lectura Hay varios lineamien-tos para el disen o de la composicio n de un manual estos son los siguientes

a Usar los especiacute ficos (blancos) con efi-ciencia

b Dejar ma rgenes amplios c No sangrar los pa rrafos d Usar el sangrado en bloque en todo los

niveles del texto

i) ENCABEZADO DE PAacuteGINAS

Se refiere a una zona especialmente de-marcada en la parte superior de cada pa gi-na y que contiene cierta informacio n ba si-ca como Titulo del manual titulo de la po-liacute tica procedimiento instructivo etc los nu meros de formato y de la pagina y la fe-cha de publicacio n

J) REVISIOacuteN Y APROBACIOacuteN

LA REVISIOacuteN El analista de sistema tiene que coordinar los esfuerzos de las revisio-nes y asegurarse de que se lleven a cabo las correcciones necesarias Ya que el coordi-nador con frecuencia tiene mayor jerarquiacute a que el analista la coordinacio n de las revi-siones deben hacerse con tacto y diploma-cia

Es necesario mencionar la responsabilidad del coordinador como del analista y el de-seo de ayudar en todas las formas posibles Durante la fase de revisio n el coordinador de esta se ubicara a considerar los siguien-tes aspectos

Revisio n justa y objetiva del material Proporcionar criacute ticas especiacute ficas y

constructivas Evitar cambios solo por gustos perso-

nales

Paacutegina 5

LA APROBACIOacuteN Posteriormente a la re-visio n del proyecto del manual debera so-meterse a la aprobacio n de las autorida-des correspondientes con el propo sito de poder iniciar la produccio n del mismo y posteriormente su distribucio n

K) DISTRIBUCIOacuteN Y

CONTROL

Los manuales tienen un costo por ello no se pueden distri-buir innecesa-riamente

Cuando se utili-zan adecuada-mente los manuales puede lograrse un importante ahorro de costos mediante una distribucio n reducida

Es importante hacer hincapie que las per-sonas directamente involucradas en el uso de los manuales conozcan con detalle su contenido con el objeto de que tengan el conocimiento suficiente del mismo y puedan consultar tales documentos por tanto solo a ellos hay que proporciona rselos

L) CONTROL DE MANUALES

Se recomienda que la unidad or-ga nica responsable de la raciona-lidad administrativa (organizacio n y me todos siste-mas y procedimientos) elabore una seleccio n y registro de fun-cionarios y unidades administra-tivas que deben contar con ejem-plares de los manuales con el propo sito de proporcionarles de manera permanen-te la informacio n necesaria para mante-ner actualizados los ejemplares distribui-dos

M) REVISIOacuteN Y ACTUALIZACION

REVISIONES PERIOacuteDICAS La utilidad de

Paacutegina 6

los manuales administrativos radica en la veracidad de la informacio n que contie-nen por lo que se recomienda mantener-los permanente actualizados por medio de revisiones perio dicas

Si no actualizamos los manuales se pierde el tiempo y el dinero que se emplean en su elaboracio n En la mayoriacute a de los organismos sociales se producen cambios con ra-pidez provocando que la tarea de ac-tualizacio n de los manuales sea una actividad permanente En el caso de que los manuales contengan aspectos legales tambie n debera someterse a revisio n una vez al an o Para llevar a cabo las actualizacio-

nes de los manuales podemos hablar de dos me todos no planeados y las planeadas

Un folleto libro carpeta etc en los que

de una manera faacutecil de manejar se

concentran en forma sistemaacutetica una

serie de elementos administrativos para

un fin concreto orientar y uniformar la

conducta que se presenta entre cada

grupo humano en la empresa

A Reyes Ponce

Paacutegina 7

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES

POR SU AacuteMBITO DE APLICACIOacuteN SE CLASIFICAN EN

GENERAL

Tambie n reglamentos internos

se refieren a La estructura glo-

bal de la organizacio n sus poliacute -

ticas los procedimientos de tra-

bajo del personal y estos son de

propo sito mu ltiple

De organizacioacuten y funcio-nes establece estructura orga nica de la entidad y funciones que cumplen diferentes o rganos inter-nos las relaciones forma-les necesarias en el cum-plimiento de sus tareas

De procedimiento su ob-jetivo es establecer los procedimientos de todas las unidades que confor-

man un organismo con el fin de unificar-las

De poliacuteticas direc-cio n fija orientacio-nes y directrices que deben ser adoptadas por los miembros de la organizacio n Facilita el cumplimiento de objetivos aprobados tratando de dar armoniacute a consistencia y so-lidez a la entidad y sus miembros en las relaciones con los clientes con los proveedores y con otras organizaciones

ESPECIacuteFICO Estos manuales contienen informacio n de una unidad orga nica

GENERAL Y ESPECIacuteFICO

De reclutamiento y se-leccioacuten se refiere al a rea del personal y su objetivo es establecer pautas de co mo reclutar y seleccio-nar

De auditoriacutea interna agrupa lineamientos e instrucciones que se apli-can a actividades de la auditoriacute a interna

ldquo El manual presenta sistemas y teacutecnicas especificas

Sentildeala el procedimiento a seguir para lograr el

trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier

otro grupo de trabajo que desempentildea

responsabilidades especificas Un procedimiento por

escrito significa establecer debidamente un meacutetodo

estaacutendar para ejecutar alguacuten trabajordquo

Graham Kellog

De poliacuteticas de personal su objetivo es definir poliacute ticas asiacute como sen alar guiacute as respecto a temas de contratacio n permi-sos etc

De procedimiento de tesoreriacutea su objeti-vo es establecer procesos a seguir en el a rea de tesoreriacute a a fin de capitalizar las oportunidades que se generan al seguir una secuencia en el trabajo

De Produccioacuten Dicta las instrucciones ne-cesarias para coordinar los procesos de fabricacio n es decir la inspeccio n y con-trol de produccio n

De Compras Define las actividades que se relacionan con las compras es una u til fuente de referencia para los comprado-res

De Ventas Su objetivo es sen alar los as-pectos esenciales del trabajo de ventas co-mo son las poliacute ticas de ventas procedi-mientos controles etc

De Finanzas Determina responsabilidades financieras en todos los niveles de adminis-tracio n y contiene instrucciones especiacute ficas dirigidas al personal que tengan que ver con el manejo de dinero y proteccio n de bienes

De Contabilidad Sen ala los principios y te cnicas de la contabilidad que debe seguir

Paacutegina 8

todo el personal relacionado con esta activi-dad Contiene estructura orga nica del de-partamento descripcio n del sistema conta-ble manejo de registros etc

De Creacutedito y Cobranzas Son los procedi-mientos y normas por escrito que determi-nan a esta actividad Puede contener opera-ciones de cre dito y cobranza control y co-bro de las operaciones de cre dito etc

De Personal Su objetivo es comunicar las actividades y poliacute ticas de la direccio n supe-rior en lo que se refiere a personal Contie-ne reclutamiento y seleccio n administra-cio n de personal poliacute ticas de personal ca-pacitacio n

Teacutecnico Contiene los principios y te cnicas de una funcio n operacional determinada Un ejemplo de eso puede ser el manual de sistemas y procedimientos

De Adiestramiento Su objetivo es explicar de forma detallada las labores los procesos y las rutinas de un puesto en particular Tambie n incluye te cnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de autoevalua-cio n para el usuario

POR FUNCIOacuteN ESPECIacuteFICA

SE CLASIFICAN EN

Paacutegina 9

PARTES DE LA ESTRUCTURA DE UN MANUAL ADMINISTRATIVO

Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje gra fico inconsistente o no con-vencional trasmitira un mensaje deforma-do o sera ineficaz para la comprensio n del proceso que se pretende estudiar

De ahiacute la necesidad de concebir

y admitir determinados siacute mbo-los a los que se les confiera con-vencionalmente un significado preciso y convenir tambie n en determinadas reglas en cuanto a su aplicacio n

La American Society of Mecha-

nical Engineers (ASME) ha desarrollado los signos conven-cionales de las gra ficas a pesar de la amplia aceptacio n que ha

LA SIMBOLOGIA ANSI Y ASME Y GRAFICA

CADA UNO DE SUS SIacuteMBOLOS

tenido esta simbologiacute a en el trabajo de diagramacio n administrativa es limitada porque no ha surgido algu n siacute mbolo con-vencional que satisfaga mejor todas las ne-cesidades

Una expresioacuten formal de todas las

informaciones e instrucciones necesarias

paraoperar en un determinado sector es una

guiacutea que permite encaminar en la direccioacuten

adecuada los esfuerzos del personal operativo

Continolo G

La American National Standard Institute (ANSI) ha desa-rrollado una simbologiacute a para que sea empleado en los dia-gramas orientados al procesamiento electro nico de datos (EDP) con el propo sito de representar los flujos de infor-macio n de la cual se han adoptado ampliamente algunos siacute mbolos para la elaboracio n de los diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramacio n administrativa

Paacutegina 10

BIBLIOGRAFIacuteA

Paacutegina 11

httpwwwmonografiascomtrabajos95sistemas-administrativos-cuestionario-manual-organizacionsistemas-administrativos-cuestionario-manual-organizacionshtmlixzz32PP9b7AR

httpthesmadruga2blogspotcom201201manuales-administrativoshtml httpwwwmonografiascomtrabajos6macamacashtmlconcluixzz31kaS8KX4 httpwwwslidesharenetCristopher1995admon-2manualesadministrativos-

24179697 httpwwwgestiopoliscomcanales8gerimportancia-de-los-manuales-

administrativoshtm httpwwwaulafacilcomadministracionempresasLecc-20htm

La elaboracioacuten de los manua-les administrativos brinda la oportunidad de crear consoli-dar y desarrollar el nivel de la organizacioacuten y la oportunidad de conocer de una manera mas profunda las funciones en diferentes niveles jeraacuterquicos lo que ayuda a mejorar las re-laciones interpersonales de los trabajadores daacutendoles ademaacutes una proyeccioacuten den-tro de la organizacioacuten como grupo de trabajo

CONCLUSIOacuteN

Paacutegina 2

Manuales Administrativos Pag 03

Objetivos de los manuales Pag 03

Etapas que se deben seguir para la elaboracioacuten de los

Manuales Pag 03

Proceso de elaboracioacuten Pag 04

Ventajas y desventajas de los Manuales

Pag 07

Clasificacioacuten de los manuales Pag 07

Contenido

Partes de la estructura de

un manual administrativo

Pag 09

La simbologiacutea

ANSI Y ASME

Pag 09

Bibliografiacutea

Pag 11

Por funcioacuten especiacutefica

Pag 08

Conclusioacuten

Pag 11

iquestQueacute es un Manual Adminis-trativo Los manuales administrativos son documentos que sirven co-mo medios de comunicacio n y coordinacio n que permiten re-gistrar y transmitir en forma ordenada y sistema tica la infor-macio n de una organizacio n Es una guiacute a descriptiva que es-tablece los roles funciones atribuciones y responsabilida-

des que tienen asignada la orga-nizacio n las a reas y los cargos Establece las relaciones de uni-dades internas y condiciones personales y profesionales que deben reunir las personas que ocupen los cargos

Es muy importante su utiliza-

cio n por cuanto es una valiosa

herramienta te cnica que ayuda

a lograr una adecuada sistema-

tizacio n de los procedimientos

puede ser asegurarse de que

todos los gerentes de a rea y je-

fes de departamento conozcan

adecuadamente la estructura

organizacional

El primer paso para preparar

un manual es determinar lo que

se desea alcanzar El objetivo

del organismo al crear este ma-

nual puede ser que la direccio n

esta en viacute as de introducir un

nuevo sistema de organizacio n

O por otro lado su propo sito

MANUALES ADMINISTRATIVOS

ETAPAS QUE SE DEBEN SEGUIR PARA LA ELABORACIOacuteN

DE LOS MANUALES

Permite conocer medios y del personal que se dispo-ne para el logro de las me-tas

Conocimiento de la es-tructura y valoracio n de cargos que la integran

Establecer canales de co-municacio n y de relacio-

nes funcionales

Proporcionar una vi-sio n global de la orga-nizacio n conocimiento de roles y medio que facilite formacio n te c-nico - profesional al orientarle en las activi-dades a desarrollar

Asegurar adecuada com-prensio n de funciones propo sitos y expectativas de organizacio n y de acti-vidades que realiza

Lograr y mantener so lida visio n orga nica de toda la entidad

Facilitar estudio de la or-ganizacio n

OBJETIVOS DE LOS MANUALES

Es un registro escrito de informacioacuten e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa Terry G R

Paacutegina 3

administrativos de la em-

presa Indican las activida-

des a ser cumplidas por

los miembros de la empre-

sa y la forma en co mo de-

ben ser realizadas ya sea

en con-

junto o

separada-

mente

proyecto de manualrdquo

C) REDACCIOacuteN

Definir la materia de que se trata iquestDe que va a tra-tar el manual (de poliacute ti-cas de procedimiento de organizacio n etc) adema s hay que tomar en cuenta a que personas estara n diri-

A) RECOPILACIOacuteN DE INFORMACIOacuteN

Ya incluida la planea-cio n se inicia la recopi-lacio n y organizacio n de toda la informacio n

Me todos para recopila-cio n de datos Investi-gacio n documental

Observacio n del cues-tionario de entrevista

B) PROCESAMIENTO

DE LA INFORMACIOacuteN Una vez recopilados los

datos el siguiente paso es organizarlos en for-ma lo gica mediante el desarrollo de un esque-ma de trabajo

gidos los manuales con el propo sito de que el lenguaje utilizado en los mismos resulte claro sencillo preciso y com-prensible es necesario tambie n tener en cuen-ta los objetivos del ma-nual

D) FORMATOS Y COMPOSI-CION

Es necesario analizar con todo el formato con el que debe presentarse cada manual ya que de ello dependera en gran medida la facilidad de

PROCESO DE ELABORACIOacuteN

Paacutegina 4

Es probable que el

manual permita a los

usuarios comprender

un nuevo sistema de

organizacio n con ra-

pidez y facilidad o

que sirva de base co-

mo fuente de consulta

inmediata como du-

das del personal

Adema s de alcanzar

los objetivos del orga-

nismo el manual de-

be ayudar tambie n a

su departamento Si

se cuenta con un ma-

nual de organizacio n

es para contar con

una herramienta de

planeacio n organiza-

cional una vez deter-

minados los objetivos

del manual habra que

ponerlos por escrito

Esto ayudara al usua-

rio a aclarar sus pen-

samientos y asegurar

que se comporte de

una manera especiacute fi-

ca

ldquoUn documento que contiene en forma ordenada y sistemaacutetica informacioacuten yo

instrucciones sobre historia organizacioacuten poliacutetica y procedimientos de una empresa

que se consideran necesarios para la menor ejecucioacuten del trabajordquo

Duhat Kizatus Miguel A

lectura consulta estudio y conservacio n adema s de permitir hacer referencias ra pidas y precisas e inspirar confianza por su apariencia y orden

Es recomendable utilizar formatos de hojas intercambiables a fin de facilitar la revisio n y actualizacio n de dichos ma-nuales

E) NUMERACIOacuteN DE PAacuteGINAS

Consiste en decidir como numerar las pa ginas Hay tres formas de numeracio n para las pa ginas de los manuales El for-mato el contenido y la frecuencia de las revisiones determinan cual es el ma s apropiado

F) LA NUMERACIOacuteN DE PAGINAS POR SEC-CIONES

Con este me todo las pa ginas de cada una de las secciones se enumeran consecuti-vamente y cada nu mero de pa gina va precedido por el de la seccio n y guion

G) LA NUMERACIOacuteN DE LAS PAGINAS DE DOCUMENTOS Se compagina individualmente cada poliacute -

tica procedimiento o puesto

H) COMPOSICION

Se refiere a la distribucio n del texto so-bre la pa gina Una adecuada composicio n facilita su lectura Hay varios lineamien-tos para el disen o de la composicio n de un manual estos son los siguientes

a Usar los especiacute ficos (blancos) con efi-ciencia

b Dejar ma rgenes amplios c No sangrar los pa rrafos d Usar el sangrado en bloque en todo los

niveles del texto

i) ENCABEZADO DE PAacuteGINAS

Se refiere a una zona especialmente de-marcada en la parte superior de cada pa gi-na y que contiene cierta informacio n ba si-ca como Titulo del manual titulo de la po-liacute tica procedimiento instructivo etc los nu meros de formato y de la pagina y la fe-cha de publicacio n

J) REVISIOacuteN Y APROBACIOacuteN

LA REVISIOacuteN El analista de sistema tiene que coordinar los esfuerzos de las revisio-nes y asegurarse de que se lleven a cabo las correcciones necesarias Ya que el coordi-nador con frecuencia tiene mayor jerarquiacute a que el analista la coordinacio n de las revi-siones deben hacerse con tacto y diploma-cia

Es necesario mencionar la responsabilidad del coordinador como del analista y el de-seo de ayudar en todas las formas posibles Durante la fase de revisio n el coordinador de esta se ubicara a considerar los siguien-tes aspectos

Revisio n justa y objetiva del material Proporcionar criacute ticas especiacute ficas y

constructivas Evitar cambios solo por gustos perso-

nales

Paacutegina 5

LA APROBACIOacuteN Posteriormente a la re-visio n del proyecto del manual debera so-meterse a la aprobacio n de las autorida-des correspondientes con el propo sito de poder iniciar la produccio n del mismo y posteriormente su distribucio n

K) DISTRIBUCIOacuteN Y

CONTROL

Los manuales tienen un costo por ello no se pueden distri-buir innecesa-riamente

Cuando se utili-zan adecuada-mente los manuales puede lograrse un importante ahorro de costos mediante una distribucio n reducida

Es importante hacer hincapie que las per-sonas directamente involucradas en el uso de los manuales conozcan con detalle su contenido con el objeto de que tengan el conocimiento suficiente del mismo y puedan consultar tales documentos por tanto solo a ellos hay que proporciona rselos

L) CONTROL DE MANUALES

Se recomienda que la unidad or-ga nica responsable de la raciona-lidad administrativa (organizacio n y me todos siste-mas y procedimientos) elabore una seleccio n y registro de fun-cionarios y unidades administra-tivas que deben contar con ejem-plares de los manuales con el propo sito de proporcionarles de manera permanen-te la informacio n necesaria para mante-ner actualizados los ejemplares distribui-dos

M) REVISIOacuteN Y ACTUALIZACION

REVISIONES PERIOacuteDICAS La utilidad de

Paacutegina 6

los manuales administrativos radica en la veracidad de la informacio n que contie-nen por lo que se recomienda mantener-los permanente actualizados por medio de revisiones perio dicas

Si no actualizamos los manuales se pierde el tiempo y el dinero que se emplean en su elaboracio n En la mayoriacute a de los organismos sociales se producen cambios con ra-pidez provocando que la tarea de ac-tualizacio n de los manuales sea una actividad permanente En el caso de que los manuales contengan aspectos legales tambie n debera someterse a revisio n una vez al an o Para llevar a cabo las actualizacio-

nes de los manuales podemos hablar de dos me todos no planeados y las planeadas

Un folleto libro carpeta etc en los que

de una manera faacutecil de manejar se

concentran en forma sistemaacutetica una

serie de elementos administrativos para

un fin concreto orientar y uniformar la

conducta que se presenta entre cada

grupo humano en la empresa

A Reyes Ponce

Paacutegina 7

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES

POR SU AacuteMBITO DE APLICACIOacuteN SE CLASIFICAN EN

GENERAL

Tambie n reglamentos internos

se refieren a La estructura glo-

bal de la organizacio n sus poliacute -

ticas los procedimientos de tra-

bajo del personal y estos son de

propo sito mu ltiple

De organizacioacuten y funcio-nes establece estructura orga nica de la entidad y funciones que cumplen diferentes o rganos inter-nos las relaciones forma-les necesarias en el cum-plimiento de sus tareas

De procedimiento su ob-jetivo es establecer los procedimientos de todas las unidades que confor-

man un organismo con el fin de unificar-las

De poliacuteticas direc-cio n fija orientacio-nes y directrices que deben ser adoptadas por los miembros de la organizacio n Facilita el cumplimiento de objetivos aprobados tratando de dar armoniacute a consistencia y so-lidez a la entidad y sus miembros en las relaciones con los clientes con los proveedores y con otras organizaciones

ESPECIacuteFICO Estos manuales contienen informacio n de una unidad orga nica

GENERAL Y ESPECIacuteFICO

De reclutamiento y se-leccioacuten se refiere al a rea del personal y su objetivo es establecer pautas de co mo reclutar y seleccio-nar

De auditoriacutea interna agrupa lineamientos e instrucciones que se apli-can a actividades de la auditoriacute a interna

ldquo El manual presenta sistemas y teacutecnicas especificas

Sentildeala el procedimiento a seguir para lograr el

trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier

otro grupo de trabajo que desempentildea

responsabilidades especificas Un procedimiento por

escrito significa establecer debidamente un meacutetodo

estaacutendar para ejecutar alguacuten trabajordquo

Graham Kellog

De poliacuteticas de personal su objetivo es definir poliacute ticas asiacute como sen alar guiacute as respecto a temas de contratacio n permi-sos etc

De procedimiento de tesoreriacutea su objeti-vo es establecer procesos a seguir en el a rea de tesoreriacute a a fin de capitalizar las oportunidades que se generan al seguir una secuencia en el trabajo

De Produccioacuten Dicta las instrucciones ne-cesarias para coordinar los procesos de fabricacio n es decir la inspeccio n y con-trol de produccio n

De Compras Define las actividades que se relacionan con las compras es una u til fuente de referencia para los comprado-res

De Ventas Su objetivo es sen alar los as-pectos esenciales del trabajo de ventas co-mo son las poliacute ticas de ventas procedi-mientos controles etc

De Finanzas Determina responsabilidades financieras en todos los niveles de adminis-tracio n y contiene instrucciones especiacute ficas dirigidas al personal que tengan que ver con el manejo de dinero y proteccio n de bienes

De Contabilidad Sen ala los principios y te cnicas de la contabilidad que debe seguir

Paacutegina 8

todo el personal relacionado con esta activi-dad Contiene estructura orga nica del de-partamento descripcio n del sistema conta-ble manejo de registros etc

De Creacutedito y Cobranzas Son los procedi-mientos y normas por escrito que determi-nan a esta actividad Puede contener opera-ciones de cre dito y cobranza control y co-bro de las operaciones de cre dito etc

De Personal Su objetivo es comunicar las actividades y poliacute ticas de la direccio n supe-rior en lo que se refiere a personal Contie-ne reclutamiento y seleccio n administra-cio n de personal poliacute ticas de personal ca-pacitacio n

Teacutecnico Contiene los principios y te cnicas de una funcio n operacional determinada Un ejemplo de eso puede ser el manual de sistemas y procedimientos

De Adiestramiento Su objetivo es explicar de forma detallada las labores los procesos y las rutinas de un puesto en particular Tambie n incluye te cnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de autoevalua-cio n para el usuario

POR FUNCIOacuteN ESPECIacuteFICA

SE CLASIFICAN EN

Paacutegina 9

PARTES DE LA ESTRUCTURA DE UN MANUAL ADMINISTRATIVO

Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje gra fico inconsistente o no con-vencional trasmitira un mensaje deforma-do o sera ineficaz para la comprensio n del proceso que se pretende estudiar

De ahiacute la necesidad de concebir

y admitir determinados siacute mbo-los a los que se les confiera con-vencionalmente un significado preciso y convenir tambie n en determinadas reglas en cuanto a su aplicacio n

La American Society of Mecha-

nical Engineers (ASME) ha desarrollado los signos conven-cionales de las gra ficas a pesar de la amplia aceptacio n que ha

LA SIMBOLOGIA ANSI Y ASME Y GRAFICA

CADA UNO DE SUS SIacuteMBOLOS

tenido esta simbologiacute a en el trabajo de diagramacio n administrativa es limitada porque no ha surgido algu n siacute mbolo con-vencional que satisfaga mejor todas las ne-cesidades

Una expresioacuten formal de todas las

informaciones e instrucciones necesarias

paraoperar en un determinado sector es una

guiacutea que permite encaminar en la direccioacuten

adecuada los esfuerzos del personal operativo

Continolo G

La American National Standard Institute (ANSI) ha desa-rrollado una simbologiacute a para que sea empleado en los dia-gramas orientados al procesamiento electro nico de datos (EDP) con el propo sito de representar los flujos de infor-macio n de la cual se han adoptado ampliamente algunos siacute mbolos para la elaboracio n de los diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramacio n administrativa

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BIBLIOGRAFIacuteA

Paacutegina 11

httpwwwmonografiascomtrabajos95sistemas-administrativos-cuestionario-manual-organizacionsistemas-administrativos-cuestionario-manual-organizacionshtmlixzz32PP9b7AR

httpthesmadruga2blogspotcom201201manuales-administrativoshtml httpwwwmonografiascomtrabajos6macamacashtmlconcluixzz31kaS8KX4 httpwwwslidesharenetCristopher1995admon-2manualesadministrativos-

24179697 httpwwwgestiopoliscomcanales8gerimportancia-de-los-manuales-

administrativoshtm httpwwwaulafacilcomadministracionempresasLecc-20htm

La elaboracioacuten de los manua-les administrativos brinda la oportunidad de crear consoli-dar y desarrollar el nivel de la organizacioacuten y la oportunidad de conocer de una manera mas profunda las funciones en diferentes niveles jeraacuterquicos lo que ayuda a mejorar las re-laciones interpersonales de los trabajadores daacutendoles ademaacutes una proyeccioacuten den-tro de la organizacioacuten como grupo de trabajo

CONCLUSIOacuteN

iquestQueacute es un Manual Adminis-trativo Los manuales administrativos son documentos que sirven co-mo medios de comunicacio n y coordinacio n que permiten re-gistrar y transmitir en forma ordenada y sistema tica la infor-macio n de una organizacio n Es una guiacute a descriptiva que es-tablece los roles funciones atribuciones y responsabilida-

des que tienen asignada la orga-nizacio n las a reas y los cargos Establece las relaciones de uni-dades internas y condiciones personales y profesionales que deben reunir las personas que ocupen los cargos

Es muy importante su utiliza-

cio n por cuanto es una valiosa

herramienta te cnica que ayuda

a lograr una adecuada sistema-

tizacio n de los procedimientos

puede ser asegurarse de que

todos los gerentes de a rea y je-

fes de departamento conozcan

adecuadamente la estructura

organizacional

El primer paso para preparar

un manual es determinar lo que

se desea alcanzar El objetivo

del organismo al crear este ma-

nual puede ser que la direccio n

esta en viacute as de introducir un

nuevo sistema de organizacio n

O por otro lado su propo sito

MANUALES ADMINISTRATIVOS

ETAPAS QUE SE DEBEN SEGUIR PARA LA ELABORACIOacuteN

DE LOS MANUALES

Permite conocer medios y del personal que se dispo-ne para el logro de las me-tas

Conocimiento de la es-tructura y valoracio n de cargos que la integran

Establecer canales de co-municacio n y de relacio-

nes funcionales

Proporcionar una vi-sio n global de la orga-nizacio n conocimiento de roles y medio que facilite formacio n te c-nico - profesional al orientarle en las activi-dades a desarrollar

Asegurar adecuada com-prensio n de funciones propo sitos y expectativas de organizacio n y de acti-vidades que realiza

Lograr y mantener so lida visio n orga nica de toda la entidad

Facilitar estudio de la or-ganizacio n

OBJETIVOS DE LOS MANUALES

Es un registro escrito de informacioacuten e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa Terry G R

Paacutegina 3

administrativos de la em-

presa Indican las activida-

des a ser cumplidas por

los miembros de la empre-

sa y la forma en co mo de-

ben ser realizadas ya sea

en con-

junto o

separada-

mente

proyecto de manualrdquo

C) REDACCIOacuteN

Definir la materia de que se trata iquestDe que va a tra-tar el manual (de poliacute ti-cas de procedimiento de organizacio n etc) adema s hay que tomar en cuenta a que personas estara n diri-

A) RECOPILACIOacuteN DE INFORMACIOacuteN

Ya incluida la planea-cio n se inicia la recopi-lacio n y organizacio n de toda la informacio n

Me todos para recopila-cio n de datos Investi-gacio n documental

Observacio n del cues-tionario de entrevista

B) PROCESAMIENTO

DE LA INFORMACIOacuteN Una vez recopilados los

datos el siguiente paso es organizarlos en for-ma lo gica mediante el desarrollo de un esque-ma de trabajo

gidos los manuales con el propo sito de que el lenguaje utilizado en los mismos resulte claro sencillo preciso y com-prensible es necesario tambie n tener en cuen-ta los objetivos del ma-nual

D) FORMATOS Y COMPOSI-CION

Es necesario analizar con todo el formato con el que debe presentarse cada manual ya que de ello dependera en gran medida la facilidad de

PROCESO DE ELABORACIOacuteN

Paacutegina 4

Es probable que el

manual permita a los

usuarios comprender

un nuevo sistema de

organizacio n con ra-

pidez y facilidad o

que sirva de base co-

mo fuente de consulta

inmediata como du-

das del personal

Adema s de alcanzar

los objetivos del orga-

nismo el manual de-

be ayudar tambie n a

su departamento Si

se cuenta con un ma-

nual de organizacio n

es para contar con

una herramienta de

planeacio n organiza-

cional una vez deter-

minados los objetivos

del manual habra que

ponerlos por escrito

Esto ayudara al usua-

rio a aclarar sus pen-

samientos y asegurar

que se comporte de

una manera especiacute fi-

ca

ldquoUn documento que contiene en forma ordenada y sistemaacutetica informacioacuten yo

instrucciones sobre historia organizacioacuten poliacutetica y procedimientos de una empresa

que se consideran necesarios para la menor ejecucioacuten del trabajordquo

Duhat Kizatus Miguel A

lectura consulta estudio y conservacio n adema s de permitir hacer referencias ra pidas y precisas e inspirar confianza por su apariencia y orden

Es recomendable utilizar formatos de hojas intercambiables a fin de facilitar la revisio n y actualizacio n de dichos ma-nuales

E) NUMERACIOacuteN DE PAacuteGINAS

Consiste en decidir como numerar las pa ginas Hay tres formas de numeracio n para las pa ginas de los manuales El for-mato el contenido y la frecuencia de las revisiones determinan cual es el ma s apropiado

F) LA NUMERACIOacuteN DE PAGINAS POR SEC-CIONES

Con este me todo las pa ginas de cada una de las secciones se enumeran consecuti-vamente y cada nu mero de pa gina va precedido por el de la seccio n y guion

G) LA NUMERACIOacuteN DE LAS PAGINAS DE DOCUMENTOS Se compagina individualmente cada poliacute -

tica procedimiento o puesto

H) COMPOSICION

Se refiere a la distribucio n del texto so-bre la pa gina Una adecuada composicio n facilita su lectura Hay varios lineamien-tos para el disen o de la composicio n de un manual estos son los siguientes

a Usar los especiacute ficos (blancos) con efi-ciencia

b Dejar ma rgenes amplios c No sangrar los pa rrafos d Usar el sangrado en bloque en todo los

niveles del texto

i) ENCABEZADO DE PAacuteGINAS

Se refiere a una zona especialmente de-marcada en la parte superior de cada pa gi-na y que contiene cierta informacio n ba si-ca como Titulo del manual titulo de la po-liacute tica procedimiento instructivo etc los nu meros de formato y de la pagina y la fe-cha de publicacio n

J) REVISIOacuteN Y APROBACIOacuteN

LA REVISIOacuteN El analista de sistema tiene que coordinar los esfuerzos de las revisio-nes y asegurarse de que se lleven a cabo las correcciones necesarias Ya que el coordi-nador con frecuencia tiene mayor jerarquiacute a que el analista la coordinacio n de las revi-siones deben hacerse con tacto y diploma-cia

Es necesario mencionar la responsabilidad del coordinador como del analista y el de-seo de ayudar en todas las formas posibles Durante la fase de revisio n el coordinador de esta se ubicara a considerar los siguien-tes aspectos

Revisio n justa y objetiva del material Proporcionar criacute ticas especiacute ficas y

constructivas Evitar cambios solo por gustos perso-

nales

Paacutegina 5

LA APROBACIOacuteN Posteriormente a la re-visio n del proyecto del manual debera so-meterse a la aprobacio n de las autorida-des correspondientes con el propo sito de poder iniciar la produccio n del mismo y posteriormente su distribucio n

K) DISTRIBUCIOacuteN Y

CONTROL

Los manuales tienen un costo por ello no se pueden distri-buir innecesa-riamente

Cuando se utili-zan adecuada-mente los manuales puede lograrse un importante ahorro de costos mediante una distribucio n reducida

Es importante hacer hincapie que las per-sonas directamente involucradas en el uso de los manuales conozcan con detalle su contenido con el objeto de que tengan el conocimiento suficiente del mismo y puedan consultar tales documentos por tanto solo a ellos hay que proporciona rselos

L) CONTROL DE MANUALES

Se recomienda que la unidad or-ga nica responsable de la raciona-lidad administrativa (organizacio n y me todos siste-mas y procedimientos) elabore una seleccio n y registro de fun-cionarios y unidades administra-tivas que deben contar con ejem-plares de los manuales con el propo sito de proporcionarles de manera permanen-te la informacio n necesaria para mante-ner actualizados los ejemplares distribui-dos

M) REVISIOacuteN Y ACTUALIZACION

REVISIONES PERIOacuteDICAS La utilidad de

Paacutegina 6

los manuales administrativos radica en la veracidad de la informacio n que contie-nen por lo que se recomienda mantener-los permanente actualizados por medio de revisiones perio dicas

Si no actualizamos los manuales se pierde el tiempo y el dinero que se emplean en su elaboracio n En la mayoriacute a de los organismos sociales se producen cambios con ra-pidez provocando que la tarea de ac-tualizacio n de los manuales sea una actividad permanente En el caso de que los manuales contengan aspectos legales tambie n debera someterse a revisio n una vez al an o Para llevar a cabo las actualizacio-

nes de los manuales podemos hablar de dos me todos no planeados y las planeadas

Un folleto libro carpeta etc en los que

de una manera faacutecil de manejar se

concentran en forma sistemaacutetica una

serie de elementos administrativos para

un fin concreto orientar y uniformar la

conducta que se presenta entre cada

grupo humano en la empresa

A Reyes Ponce

Paacutegina 7

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES

POR SU AacuteMBITO DE APLICACIOacuteN SE CLASIFICAN EN

GENERAL

Tambie n reglamentos internos

se refieren a La estructura glo-

bal de la organizacio n sus poliacute -

ticas los procedimientos de tra-

bajo del personal y estos son de

propo sito mu ltiple

De organizacioacuten y funcio-nes establece estructura orga nica de la entidad y funciones que cumplen diferentes o rganos inter-nos las relaciones forma-les necesarias en el cum-plimiento de sus tareas

De procedimiento su ob-jetivo es establecer los procedimientos de todas las unidades que confor-

man un organismo con el fin de unificar-las

De poliacuteticas direc-cio n fija orientacio-nes y directrices que deben ser adoptadas por los miembros de la organizacio n Facilita el cumplimiento de objetivos aprobados tratando de dar armoniacute a consistencia y so-lidez a la entidad y sus miembros en las relaciones con los clientes con los proveedores y con otras organizaciones

ESPECIacuteFICO Estos manuales contienen informacio n de una unidad orga nica

GENERAL Y ESPECIacuteFICO

De reclutamiento y se-leccioacuten se refiere al a rea del personal y su objetivo es establecer pautas de co mo reclutar y seleccio-nar

De auditoriacutea interna agrupa lineamientos e instrucciones que se apli-can a actividades de la auditoriacute a interna

ldquo El manual presenta sistemas y teacutecnicas especificas

Sentildeala el procedimiento a seguir para lograr el

trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier

otro grupo de trabajo que desempentildea

responsabilidades especificas Un procedimiento por

escrito significa establecer debidamente un meacutetodo

estaacutendar para ejecutar alguacuten trabajordquo

Graham Kellog

De poliacuteticas de personal su objetivo es definir poliacute ticas asiacute como sen alar guiacute as respecto a temas de contratacio n permi-sos etc

De procedimiento de tesoreriacutea su objeti-vo es establecer procesos a seguir en el a rea de tesoreriacute a a fin de capitalizar las oportunidades que se generan al seguir una secuencia en el trabajo

De Produccioacuten Dicta las instrucciones ne-cesarias para coordinar los procesos de fabricacio n es decir la inspeccio n y con-trol de produccio n

De Compras Define las actividades que se relacionan con las compras es una u til fuente de referencia para los comprado-res

De Ventas Su objetivo es sen alar los as-pectos esenciales del trabajo de ventas co-mo son las poliacute ticas de ventas procedi-mientos controles etc

De Finanzas Determina responsabilidades financieras en todos los niveles de adminis-tracio n y contiene instrucciones especiacute ficas dirigidas al personal que tengan que ver con el manejo de dinero y proteccio n de bienes

De Contabilidad Sen ala los principios y te cnicas de la contabilidad que debe seguir

Paacutegina 8

todo el personal relacionado con esta activi-dad Contiene estructura orga nica del de-partamento descripcio n del sistema conta-ble manejo de registros etc

De Creacutedito y Cobranzas Son los procedi-mientos y normas por escrito que determi-nan a esta actividad Puede contener opera-ciones de cre dito y cobranza control y co-bro de las operaciones de cre dito etc

De Personal Su objetivo es comunicar las actividades y poliacute ticas de la direccio n supe-rior en lo que se refiere a personal Contie-ne reclutamiento y seleccio n administra-cio n de personal poliacute ticas de personal ca-pacitacio n

Teacutecnico Contiene los principios y te cnicas de una funcio n operacional determinada Un ejemplo de eso puede ser el manual de sistemas y procedimientos

De Adiestramiento Su objetivo es explicar de forma detallada las labores los procesos y las rutinas de un puesto en particular Tambie n incluye te cnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de autoevalua-cio n para el usuario

POR FUNCIOacuteN ESPECIacuteFICA

SE CLASIFICAN EN

Paacutegina 9

PARTES DE LA ESTRUCTURA DE UN MANUAL ADMINISTRATIVO

Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje gra fico inconsistente o no con-vencional trasmitira un mensaje deforma-do o sera ineficaz para la comprensio n del proceso que se pretende estudiar

De ahiacute la necesidad de concebir

y admitir determinados siacute mbo-los a los que se les confiera con-vencionalmente un significado preciso y convenir tambie n en determinadas reglas en cuanto a su aplicacio n

La American Society of Mecha-

nical Engineers (ASME) ha desarrollado los signos conven-cionales de las gra ficas a pesar de la amplia aceptacio n que ha

LA SIMBOLOGIA ANSI Y ASME Y GRAFICA

CADA UNO DE SUS SIacuteMBOLOS

tenido esta simbologiacute a en el trabajo de diagramacio n administrativa es limitada porque no ha surgido algu n siacute mbolo con-vencional que satisfaga mejor todas las ne-cesidades

Una expresioacuten formal de todas las

informaciones e instrucciones necesarias

paraoperar en un determinado sector es una

guiacutea que permite encaminar en la direccioacuten

adecuada los esfuerzos del personal operativo

Continolo G

La American National Standard Institute (ANSI) ha desa-rrollado una simbologiacute a para que sea empleado en los dia-gramas orientados al procesamiento electro nico de datos (EDP) con el propo sito de representar los flujos de infor-macio n de la cual se han adoptado ampliamente algunos siacute mbolos para la elaboracio n de los diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramacio n administrativa

Paacutegina 10

BIBLIOGRAFIacuteA

Paacutegina 11

httpwwwmonografiascomtrabajos95sistemas-administrativos-cuestionario-manual-organizacionsistemas-administrativos-cuestionario-manual-organizacionshtmlixzz32PP9b7AR

httpthesmadruga2blogspotcom201201manuales-administrativoshtml httpwwwmonografiascomtrabajos6macamacashtmlconcluixzz31kaS8KX4 httpwwwslidesharenetCristopher1995admon-2manualesadministrativos-

24179697 httpwwwgestiopoliscomcanales8gerimportancia-de-los-manuales-

administrativoshtm httpwwwaulafacilcomadministracionempresasLecc-20htm

La elaboracioacuten de los manua-les administrativos brinda la oportunidad de crear consoli-dar y desarrollar el nivel de la organizacioacuten y la oportunidad de conocer de una manera mas profunda las funciones en diferentes niveles jeraacuterquicos lo que ayuda a mejorar las re-laciones interpersonales de los trabajadores daacutendoles ademaacutes una proyeccioacuten den-tro de la organizacioacuten como grupo de trabajo

CONCLUSIOacuteN

proyecto de manualrdquo

C) REDACCIOacuteN

Definir la materia de que se trata iquestDe que va a tra-tar el manual (de poliacute ti-cas de procedimiento de organizacio n etc) adema s hay que tomar en cuenta a que personas estara n diri-

A) RECOPILACIOacuteN DE INFORMACIOacuteN

Ya incluida la planea-cio n se inicia la recopi-lacio n y organizacio n de toda la informacio n

Me todos para recopila-cio n de datos Investi-gacio n documental

Observacio n del cues-tionario de entrevista

B) PROCESAMIENTO

DE LA INFORMACIOacuteN Una vez recopilados los

datos el siguiente paso es organizarlos en for-ma lo gica mediante el desarrollo de un esque-ma de trabajo

gidos los manuales con el propo sito de que el lenguaje utilizado en los mismos resulte claro sencillo preciso y com-prensible es necesario tambie n tener en cuen-ta los objetivos del ma-nual

D) FORMATOS Y COMPOSI-CION

Es necesario analizar con todo el formato con el que debe presentarse cada manual ya que de ello dependera en gran medida la facilidad de

PROCESO DE ELABORACIOacuteN

Paacutegina 4

Es probable que el

manual permita a los

usuarios comprender

un nuevo sistema de

organizacio n con ra-

pidez y facilidad o

que sirva de base co-

mo fuente de consulta

inmediata como du-

das del personal

Adema s de alcanzar

los objetivos del orga-

nismo el manual de-

be ayudar tambie n a

su departamento Si

se cuenta con un ma-

nual de organizacio n

es para contar con

una herramienta de

planeacio n organiza-

cional una vez deter-

minados los objetivos

del manual habra que

ponerlos por escrito

Esto ayudara al usua-

rio a aclarar sus pen-

samientos y asegurar

que se comporte de

una manera especiacute fi-

ca

ldquoUn documento que contiene en forma ordenada y sistemaacutetica informacioacuten yo

instrucciones sobre historia organizacioacuten poliacutetica y procedimientos de una empresa

que se consideran necesarios para la menor ejecucioacuten del trabajordquo

Duhat Kizatus Miguel A

lectura consulta estudio y conservacio n adema s de permitir hacer referencias ra pidas y precisas e inspirar confianza por su apariencia y orden

Es recomendable utilizar formatos de hojas intercambiables a fin de facilitar la revisio n y actualizacio n de dichos ma-nuales

E) NUMERACIOacuteN DE PAacuteGINAS

Consiste en decidir como numerar las pa ginas Hay tres formas de numeracio n para las pa ginas de los manuales El for-mato el contenido y la frecuencia de las revisiones determinan cual es el ma s apropiado

F) LA NUMERACIOacuteN DE PAGINAS POR SEC-CIONES

Con este me todo las pa ginas de cada una de las secciones se enumeran consecuti-vamente y cada nu mero de pa gina va precedido por el de la seccio n y guion

G) LA NUMERACIOacuteN DE LAS PAGINAS DE DOCUMENTOS Se compagina individualmente cada poliacute -

tica procedimiento o puesto

H) COMPOSICION

Se refiere a la distribucio n del texto so-bre la pa gina Una adecuada composicio n facilita su lectura Hay varios lineamien-tos para el disen o de la composicio n de un manual estos son los siguientes

a Usar los especiacute ficos (blancos) con efi-ciencia

b Dejar ma rgenes amplios c No sangrar los pa rrafos d Usar el sangrado en bloque en todo los

niveles del texto

i) ENCABEZADO DE PAacuteGINAS

Se refiere a una zona especialmente de-marcada en la parte superior de cada pa gi-na y que contiene cierta informacio n ba si-ca como Titulo del manual titulo de la po-liacute tica procedimiento instructivo etc los nu meros de formato y de la pagina y la fe-cha de publicacio n

J) REVISIOacuteN Y APROBACIOacuteN

LA REVISIOacuteN El analista de sistema tiene que coordinar los esfuerzos de las revisio-nes y asegurarse de que se lleven a cabo las correcciones necesarias Ya que el coordi-nador con frecuencia tiene mayor jerarquiacute a que el analista la coordinacio n de las revi-siones deben hacerse con tacto y diploma-cia

Es necesario mencionar la responsabilidad del coordinador como del analista y el de-seo de ayudar en todas las formas posibles Durante la fase de revisio n el coordinador de esta se ubicara a considerar los siguien-tes aspectos

Revisio n justa y objetiva del material Proporcionar criacute ticas especiacute ficas y

constructivas Evitar cambios solo por gustos perso-

nales

Paacutegina 5

LA APROBACIOacuteN Posteriormente a la re-visio n del proyecto del manual debera so-meterse a la aprobacio n de las autorida-des correspondientes con el propo sito de poder iniciar la produccio n del mismo y posteriormente su distribucio n

K) DISTRIBUCIOacuteN Y

CONTROL

Los manuales tienen un costo por ello no se pueden distri-buir innecesa-riamente

Cuando se utili-zan adecuada-mente los manuales puede lograrse un importante ahorro de costos mediante una distribucio n reducida

Es importante hacer hincapie que las per-sonas directamente involucradas en el uso de los manuales conozcan con detalle su contenido con el objeto de que tengan el conocimiento suficiente del mismo y puedan consultar tales documentos por tanto solo a ellos hay que proporciona rselos

L) CONTROL DE MANUALES

Se recomienda que la unidad or-ga nica responsable de la raciona-lidad administrativa (organizacio n y me todos siste-mas y procedimientos) elabore una seleccio n y registro de fun-cionarios y unidades administra-tivas que deben contar con ejem-plares de los manuales con el propo sito de proporcionarles de manera permanen-te la informacio n necesaria para mante-ner actualizados los ejemplares distribui-dos

M) REVISIOacuteN Y ACTUALIZACION

REVISIONES PERIOacuteDICAS La utilidad de

Paacutegina 6

los manuales administrativos radica en la veracidad de la informacio n que contie-nen por lo que se recomienda mantener-los permanente actualizados por medio de revisiones perio dicas

Si no actualizamos los manuales se pierde el tiempo y el dinero que se emplean en su elaboracio n En la mayoriacute a de los organismos sociales se producen cambios con ra-pidez provocando que la tarea de ac-tualizacio n de los manuales sea una actividad permanente En el caso de que los manuales contengan aspectos legales tambie n debera someterse a revisio n una vez al an o Para llevar a cabo las actualizacio-

nes de los manuales podemos hablar de dos me todos no planeados y las planeadas

Un folleto libro carpeta etc en los que

de una manera faacutecil de manejar se

concentran en forma sistemaacutetica una

serie de elementos administrativos para

un fin concreto orientar y uniformar la

conducta que se presenta entre cada

grupo humano en la empresa

A Reyes Ponce

Paacutegina 7

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES

POR SU AacuteMBITO DE APLICACIOacuteN SE CLASIFICAN EN

GENERAL

Tambie n reglamentos internos

se refieren a La estructura glo-

bal de la organizacio n sus poliacute -

ticas los procedimientos de tra-

bajo del personal y estos son de

propo sito mu ltiple

De organizacioacuten y funcio-nes establece estructura orga nica de la entidad y funciones que cumplen diferentes o rganos inter-nos las relaciones forma-les necesarias en el cum-plimiento de sus tareas

De procedimiento su ob-jetivo es establecer los procedimientos de todas las unidades que confor-

man un organismo con el fin de unificar-las

De poliacuteticas direc-cio n fija orientacio-nes y directrices que deben ser adoptadas por los miembros de la organizacio n Facilita el cumplimiento de objetivos aprobados tratando de dar armoniacute a consistencia y so-lidez a la entidad y sus miembros en las relaciones con los clientes con los proveedores y con otras organizaciones

ESPECIacuteFICO Estos manuales contienen informacio n de una unidad orga nica

GENERAL Y ESPECIacuteFICO

De reclutamiento y se-leccioacuten se refiere al a rea del personal y su objetivo es establecer pautas de co mo reclutar y seleccio-nar

De auditoriacutea interna agrupa lineamientos e instrucciones que se apli-can a actividades de la auditoriacute a interna

ldquo El manual presenta sistemas y teacutecnicas especificas

Sentildeala el procedimiento a seguir para lograr el

trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier

otro grupo de trabajo que desempentildea

responsabilidades especificas Un procedimiento por

escrito significa establecer debidamente un meacutetodo

estaacutendar para ejecutar alguacuten trabajordquo

Graham Kellog

De poliacuteticas de personal su objetivo es definir poliacute ticas asiacute como sen alar guiacute as respecto a temas de contratacio n permi-sos etc

De procedimiento de tesoreriacutea su objeti-vo es establecer procesos a seguir en el a rea de tesoreriacute a a fin de capitalizar las oportunidades que se generan al seguir una secuencia en el trabajo

De Produccioacuten Dicta las instrucciones ne-cesarias para coordinar los procesos de fabricacio n es decir la inspeccio n y con-trol de produccio n

De Compras Define las actividades que se relacionan con las compras es una u til fuente de referencia para los comprado-res

De Ventas Su objetivo es sen alar los as-pectos esenciales del trabajo de ventas co-mo son las poliacute ticas de ventas procedi-mientos controles etc

De Finanzas Determina responsabilidades financieras en todos los niveles de adminis-tracio n y contiene instrucciones especiacute ficas dirigidas al personal que tengan que ver con el manejo de dinero y proteccio n de bienes

De Contabilidad Sen ala los principios y te cnicas de la contabilidad que debe seguir

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todo el personal relacionado con esta activi-dad Contiene estructura orga nica del de-partamento descripcio n del sistema conta-ble manejo de registros etc

De Creacutedito y Cobranzas Son los procedi-mientos y normas por escrito que determi-nan a esta actividad Puede contener opera-ciones de cre dito y cobranza control y co-bro de las operaciones de cre dito etc

De Personal Su objetivo es comunicar las actividades y poliacute ticas de la direccio n supe-rior en lo que se refiere a personal Contie-ne reclutamiento y seleccio n administra-cio n de personal poliacute ticas de personal ca-pacitacio n

Teacutecnico Contiene los principios y te cnicas de una funcio n operacional determinada Un ejemplo de eso puede ser el manual de sistemas y procedimientos

De Adiestramiento Su objetivo es explicar de forma detallada las labores los procesos y las rutinas de un puesto en particular Tambie n incluye te cnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de autoevalua-cio n para el usuario

POR FUNCIOacuteN ESPECIacuteFICA

SE CLASIFICAN EN

Paacutegina 9

PARTES DE LA ESTRUCTURA DE UN MANUAL ADMINISTRATIVO

Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje gra fico inconsistente o no con-vencional trasmitira un mensaje deforma-do o sera ineficaz para la comprensio n del proceso que se pretende estudiar

De ahiacute la necesidad de concebir

y admitir determinados siacute mbo-los a los que se les confiera con-vencionalmente un significado preciso y convenir tambie n en determinadas reglas en cuanto a su aplicacio n

La American Society of Mecha-

nical Engineers (ASME) ha desarrollado los signos conven-cionales de las gra ficas a pesar de la amplia aceptacio n que ha

LA SIMBOLOGIA ANSI Y ASME Y GRAFICA

CADA UNO DE SUS SIacuteMBOLOS

tenido esta simbologiacute a en el trabajo de diagramacio n administrativa es limitada porque no ha surgido algu n siacute mbolo con-vencional que satisfaga mejor todas las ne-cesidades

Una expresioacuten formal de todas las

informaciones e instrucciones necesarias

paraoperar en un determinado sector es una

guiacutea que permite encaminar en la direccioacuten

adecuada los esfuerzos del personal operativo

Continolo G

La American National Standard Institute (ANSI) ha desa-rrollado una simbologiacute a para que sea empleado en los dia-gramas orientados al procesamiento electro nico de datos (EDP) con el propo sito de representar los flujos de infor-macio n de la cual se han adoptado ampliamente algunos siacute mbolos para la elaboracio n de los diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramacio n administrativa

Paacutegina 10

BIBLIOGRAFIacuteA

Paacutegina 11

httpwwwmonografiascomtrabajos95sistemas-administrativos-cuestionario-manual-organizacionsistemas-administrativos-cuestionario-manual-organizacionshtmlixzz32PP9b7AR

httpthesmadruga2blogspotcom201201manuales-administrativoshtml httpwwwmonografiascomtrabajos6macamacashtmlconcluixzz31kaS8KX4 httpwwwslidesharenetCristopher1995admon-2manualesadministrativos-

24179697 httpwwwgestiopoliscomcanales8gerimportancia-de-los-manuales-

administrativoshtm httpwwwaulafacilcomadministracionempresasLecc-20htm

La elaboracioacuten de los manua-les administrativos brinda la oportunidad de crear consoli-dar y desarrollar el nivel de la organizacioacuten y la oportunidad de conocer de una manera mas profunda las funciones en diferentes niveles jeraacuterquicos lo que ayuda a mejorar las re-laciones interpersonales de los trabajadores daacutendoles ademaacutes una proyeccioacuten den-tro de la organizacioacuten como grupo de trabajo

CONCLUSIOacuteN

lectura consulta estudio y conservacio n adema s de permitir hacer referencias ra pidas y precisas e inspirar confianza por su apariencia y orden

Es recomendable utilizar formatos de hojas intercambiables a fin de facilitar la revisio n y actualizacio n de dichos ma-nuales

E) NUMERACIOacuteN DE PAacuteGINAS

Consiste en decidir como numerar las pa ginas Hay tres formas de numeracio n para las pa ginas de los manuales El for-mato el contenido y la frecuencia de las revisiones determinan cual es el ma s apropiado

F) LA NUMERACIOacuteN DE PAGINAS POR SEC-CIONES

Con este me todo las pa ginas de cada una de las secciones se enumeran consecuti-vamente y cada nu mero de pa gina va precedido por el de la seccio n y guion

G) LA NUMERACIOacuteN DE LAS PAGINAS DE DOCUMENTOS Se compagina individualmente cada poliacute -

tica procedimiento o puesto

H) COMPOSICION

Se refiere a la distribucio n del texto so-bre la pa gina Una adecuada composicio n facilita su lectura Hay varios lineamien-tos para el disen o de la composicio n de un manual estos son los siguientes

a Usar los especiacute ficos (blancos) con efi-ciencia

b Dejar ma rgenes amplios c No sangrar los pa rrafos d Usar el sangrado en bloque en todo los

niveles del texto

i) ENCABEZADO DE PAacuteGINAS

Se refiere a una zona especialmente de-marcada en la parte superior de cada pa gi-na y que contiene cierta informacio n ba si-ca como Titulo del manual titulo de la po-liacute tica procedimiento instructivo etc los nu meros de formato y de la pagina y la fe-cha de publicacio n

J) REVISIOacuteN Y APROBACIOacuteN

LA REVISIOacuteN El analista de sistema tiene que coordinar los esfuerzos de las revisio-nes y asegurarse de que se lleven a cabo las correcciones necesarias Ya que el coordi-nador con frecuencia tiene mayor jerarquiacute a que el analista la coordinacio n de las revi-siones deben hacerse con tacto y diploma-cia

Es necesario mencionar la responsabilidad del coordinador como del analista y el de-seo de ayudar en todas las formas posibles Durante la fase de revisio n el coordinador de esta se ubicara a considerar los siguien-tes aspectos

Revisio n justa y objetiva del material Proporcionar criacute ticas especiacute ficas y

constructivas Evitar cambios solo por gustos perso-

nales

Paacutegina 5

LA APROBACIOacuteN Posteriormente a la re-visio n del proyecto del manual debera so-meterse a la aprobacio n de las autorida-des correspondientes con el propo sito de poder iniciar la produccio n del mismo y posteriormente su distribucio n

K) DISTRIBUCIOacuteN Y

CONTROL

Los manuales tienen un costo por ello no se pueden distri-buir innecesa-riamente

Cuando se utili-zan adecuada-mente los manuales puede lograrse un importante ahorro de costos mediante una distribucio n reducida

Es importante hacer hincapie que las per-sonas directamente involucradas en el uso de los manuales conozcan con detalle su contenido con el objeto de que tengan el conocimiento suficiente del mismo y puedan consultar tales documentos por tanto solo a ellos hay que proporciona rselos

L) CONTROL DE MANUALES

Se recomienda que la unidad or-ga nica responsable de la raciona-lidad administrativa (organizacio n y me todos siste-mas y procedimientos) elabore una seleccio n y registro de fun-cionarios y unidades administra-tivas que deben contar con ejem-plares de los manuales con el propo sito de proporcionarles de manera permanen-te la informacio n necesaria para mante-ner actualizados los ejemplares distribui-dos

M) REVISIOacuteN Y ACTUALIZACION

REVISIONES PERIOacuteDICAS La utilidad de

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los manuales administrativos radica en la veracidad de la informacio n que contie-nen por lo que se recomienda mantener-los permanente actualizados por medio de revisiones perio dicas

Si no actualizamos los manuales se pierde el tiempo y el dinero que se emplean en su elaboracio n En la mayoriacute a de los organismos sociales se producen cambios con ra-pidez provocando que la tarea de ac-tualizacio n de los manuales sea una actividad permanente En el caso de que los manuales contengan aspectos legales tambie n debera someterse a revisio n una vez al an o Para llevar a cabo las actualizacio-

nes de los manuales podemos hablar de dos me todos no planeados y las planeadas

Un folleto libro carpeta etc en los que

de una manera faacutecil de manejar se

concentran en forma sistemaacutetica una

serie de elementos administrativos para

un fin concreto orientar y uniformar la

conducta que se presenta entre cada

grupo humano en la empresa

A Reyes Ponce

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VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES

POR SU AacuteMBITO DE APLICACIOacuteN SE CLASIFICAN EN

GENERAL

Tambie n reglamentos internos

se refieren a La estructura glo-

bal de la organizacio n sus poliacute -

ticas los procedimientos de tra-

bajo del personal y estos son de

propo sito mu ltiple

De organizacioacuten y funcio-nes establece estructura orga nica de la entidad y funciones que cumplen diferentes o rganos inter-nos las relaciones forma-les necesarias en el cum-plimiento de sus tareas

De procedimiento su ob-jetivo es establecer los procedimientos de todas las unidades que confor-

man un organismo con el fin de unificar-las

De poliacuteticas direc-cio n fija orientacio-nes y directrices que deben ser adoptadas por los miembros de la organizacio n Facilita el cumplimiento de objetivos aprobados tratando de dar armoniacute a consistencia y so-lidez a la entidad y sus miembros en las relaciones con los clientes con los proveedores y con otras organizaciones

ESPECIacuteFICO Estos manuales contienen informacio n de una unidad orga nica

GENERAL Y ESPECIacuteFICO

De reclutamiento y se-leccioacuten se refiere al a rea del personal y su objetivo es establecer pautas de co mo reclutar y seleccio-nar

De auditoriacutea interna agrupa lineamientos e instrucciones que se apli-can a actividades de la auditoriacute a interna

ldquo El manual presenta sistemas y teacutecnicas especificas

Sentildeala el procedimiento a seguir para lograr el

trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier

otro grupo de trabajo que desempentildea

responsabilidades especificas Un procedimiento por

escrito significa establecer debidamente un meacutetodo

estaacutendar para ejecutar alguacuten trabajordquo

Graham Kellog

De poliacuteticas de personal su objetivo es definir poliacute ticas asiacute como sen alar guiacute as respecto a temas de contratacio n permi-sos etc

De procedimiento de tesoreriacutea su objeti-vo es establecer procesos a seguir en el a rea de tesoreriacute a a fin de capitalizar las oportunidades que se generan al seguir una secuencia en el trabajo

De Produccioacuten Dicta las instrucciones ne-cesarias para coordinar los procesos de fabricacio n es decir la inspeccio n y con-trol de produccio n

De Compras Define las actividades que se relacionan con las compras es una u til fuente de referencia para los comprado-res

De Ventas Su objetivo es sen alar los as-pectos esenciales del trabajo de ventas co-mo son las poliacute ticas de ventas procedi-mientos controles etc

De Finanzas Determina responsabilidades financieras en todos los niveles de adminis-tracio n y contiene instrucciones especiacute ficas dirigidas al personal que tengan que ver con el manejo de dinero y proteccio n de bienes

De Contabilidad Sen ala los principios y te cnicas de la contabilidad que debe seguir

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todo el personal relacionado con esta activi-dad Contiene estructura orga nica del de-partamento descripcio n del sistema conta-ble manejo de registros etc

De Creacutedito y Cobranzas Son los procedi-mientos y normas por escrito que determi-nan a esta actividad Puede contener opera-ciones de cre dito y cobranza control y co-bro de las operaciones de cre dito etc

De Personal Su objetivo es comunicar las actividades y poliacute ticas de la direccio n supe-rior en lo que se refiere a personal Contie-ne reclutamiento y seleccio n administra-cio n de personal poliacute ticas de personal ca-pacitacio n

Teacutecnico Contiene los principios y te cnicas de una funcio n operacional determinada Un ejemplo de eso puede ser el manual de sistemas y procedimientos

De Adiestramiento Su objetivo es explicar de forma detallada las labores los procesos y las rutinas de un puesto en particular Tambie n incluye te cnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de autoevalua-cio n para el usuario

POR FUNCIOacuteN ESPECIacuteFICA

SE CLASIFICAN EN

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PARTES DE LA ESTRUCTURA DE UN MANUAL ADMINISTRATIVO

Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje gra fico inconsistente o no con-vencional trasmitira un mensaje deforma-do o sera ineficaz para la comprensio n del proceso que se pretende estudiar

De ahiacute la necesidad de concebir

y admitir determinados siacute mbo-los a los que se les confiera con-vencionalmente un significado preciso y convenir tambie n en determinadas reglas en cuanto a su aplicacio n

La American Society of Mecha-

nical Engineers (ASME) ha desarrollado los signos conven-cionales de las gra ficas a pesar de la amplia aceptacio n que ha

LA SIMBOLOGIA ANSI Y ASME Y GRAFICA

CADA UNO DE SUS SIacuteMBOLOS

tenido esta simbologiacute a en el trabajo de diagramacio n administrativa es limitada porque no ha surgido algu n siacute mbolo con-vencional que satisfaga mejor todas las ne-cesidades

Una expresioacuten formal de todas las

informaciones e instrucciones necesarias

paraoperar en un determinado sector es una

guiacutea que permite encaminar en la direccioacuten

adecuada los esfuerzos del personal operativo

Continolo G

La American National Standard Institute (ANSI) ha desa-rrollado una simbologiacute a para que sea empleado en los dia-gramas orientados al procesamiento electro nico de datos (EDP) con el propo sito de representar los flujos de infor-macio n de la cual se han adoptado ampliamente algunos siacute mbolos para la elaboracio n de los diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramacio n administrativa

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BIBLIOGRAFIacuteA

Paacutegina 11

httpwwwmonografiascomtrabajos95sistemas-administrativos-cuestionario-manual-organizacionsistemas-administrativos-cuestionario-manual-organizacionshtmlixzz32PP9b7AR

httpthesmadruga2blogspotcom201201manuales-administrativoshtml httpwwwmonografiascomtrabajos6macamacashtmlconcluixzz31kaS8KX4 httpwwwslidesharenetCristopher1995admon-2manualesadministrativos-

24179697 httpwwwgestiopoliscomcanales8gerimportancia-de-los-manuales-

administrativoshtm httpwwwaulafacilcomadministracionempresasLecc-20htm

La elaboracioacuten de los manua-les administrativos brinda la oportunidad de crear consoli-dar y desarrollar el nivel de la organizacioacuten y la oportunidad de conocer de una manera mas profunda las funciones en diferentes niveles jeraacuterquicos lo que ayuda a mejorar las re-laciones interpersonales de los trabajadores daacutendoles ademaacutes una proyeccioacuten den-tro de la organizacioacuten como grupo de trabajo

CONCLUSIOacuteN

LA APROBACIOacuteN Posteriormente a la re-visio n del proyecto del manual debera so-meterse a la aprobacio n de las autorida-des correspondientes con el propo sito de poder iniciar la produccio n del mismo y posteriormente su distribucio n

K) DISTRIBUCIOacuteN Y

CONTROL

Los manuales tienen un costo por ello no se pueden distri-buir innecesa-riamente

Cuando se utili-zan adecuada-mente los manuales puede lograrse un importante ahorro de costos mediante una distribucio n reducida

Es importante hacer hincapie que las per-sonas directamente involucradas en el uso de los manuales conozcan con detalle su contenido con el objeto de que tengan el conocimiento suficiente del mismo y puedan consultar tales documentos por tanto solo a ellos hay que proporciona rselos

L) CONTROL DE MANUALES

Se recomienda que la unidad or-ga nica responsable de la raciona-lidad administrativa (organizacio n y me todos siste-mas y procedimientos) elabore una seleccio n y registro de fun-cionarios y unidades administra-tivas que deben contar con ejem-plares de los manuales con el propo sito de proporcionarles de manera permanen-te la informacio n necesaria para mante-ner actualizados los ejemplares distribui-dos

M) REVISIOacuteN Y ACTUALIZACION

REVISIONES PERIOacuteDICAS La utilidad de

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los manuales administrativos radica en la veracidad de la informacio n que contie-nen por lo que se recomienda mantener-los permanente actualizados por medio de revisiones perio dicas

Si no actualizamos los manuales se pierde el tiempo y el dinero que se emplean en su elaboracio n En la mayoriacute a de los organismos sociales se producen cambios con ra-pidez provocando que la tarea de ac-tualizacio n de los manuales sea una actividad permanente En el caso de que los manuales contengan aspectos legales tambie n debera someterse a revisio n una vez al an o Para llevar a cabo las actualizacio-

nes de los manuales podemos hablar de dos me todos no planeados y las planeadas

Un folleto libro carpeta etc en los que

de una manera faacutecil de manejar se

concentran en forma sistemaacutetica una

serie de elementos administrativos para

un fin concreto orientar y uniformar la

conducta que se presenta entre cada

grupo humano en la empresa

A Reyes Ponce

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VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES

POR SU AacuteMBITO DE APLICACIOacuteN SE CLASIFICAN EN

GENERAL

Tambie n reglamentos internos

se refieren a La estructura glo-

bal de la organizacio n sus poliacute -

ticas los procedimientos de tra-

bajo del personal y estos son de

propo sito mu ltiple

De organizacioacuten y funcio-nes establece estructura orga nica de la entidad y funciones que cumplen diferentes o rganos inter-nos las relaciones forma-les necesarias en el cum-plimiento de sus tareas

De procedimiento su ob-jetivo es establecer los procedimientos de todas las unidades que confor-

man un organismo con el fin de unificar-las

De poliacuteticas direc-cio n fija orientacio-nes y directrices que deben ser adoptadas por los miembros de la organizacio n Facilita el cumplimiento de objetivos aprobados tratando de dar armoniacute a consistencia y so-lidez a la entidad y sus miembros en las relaciones con los clientes con los proveedores y con otras organizaciones

ESPECIacuteFICO Estos manuales contienen informacio n de una unidad orga nica

GENERAL Y ESPECIacuteFICO

De reclutamiento y se-leccioacuten se refiere al a rea del personal y su objetivo es establecer pautas de co mo reclutar y seleccio-nar

De auditoriacutea interna agrupa lineamientos e instrucciones que se apli-can a actividades de la auditoriacute a interna

ldquo El manual presenta sistemas y teacutecnicas especificas

Sentildeala el procedimiento a seguir para lograr el

trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier

otro grupo de trabajo que desempentildea

responsabilidades especificas Un procedimiento por

escrito significa establecer debidamente un meacutetodo

estaacutendar para ejecutar alguacuten trabajordquo

Graham Kellog

De poliacuteticas de personal su objetivo es definir poliacute ticas asiacute como sen alar guiacute as respecto a temas de contratacio n permi-sos etc

De procedimiento de tesoreriacutea su objeti-vo es establecer procesos a seguir en el a rea de tesoreriacute a a fin de capitalizar las oportunidades que se generan al seguir una secuencia en el trabajo

De Produccioacuten Dicta las instrucciones ne-cesarias para coordinar los procesos de fabricacio n es decir la inspeccio n y con-trol de produccio n

De Compras Define las actividades que se relacionan con las compras es una u til fuente de referencia para los comprado-res

De Ventas Su objetivo es sen alar los as-pectos esenciales del trabajo de ventas co-mo son las poliacute ticas de ventas procedi-mientos controles etc

De Finanzas Determina responsabilidades financieras en todos los niveles de adminis-tracio n y contiene instrucciones especiacute ficas dirigidas al personal que tengan que ver con el manejo de dinero y proteccio n de bienes

De Contabilidad Sen ala los principios y te cnicas de la contabilidad que debe seguir

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todo el personal relacionado con esta activi-dad Contiene estructura orga nica del de-partamento descripcio n del sistema conta-ble manejo de registros etc

De Creacutedito y Cobranzas Son los procedi-mientos y normas por escrito que determi-nan a esta actividad Puede contener opera-ciones de cre dito y cobranza control y co-bro de las operaciones de cre dito etc

De Personal Su objetivo es comunicar las actividades y poliacute ticas de la direccio n supe-rior en lo que se refiere a personal Contie-ne reclutamiento y seleccio n administra-cio n de personal poliacute ticas de personal ca-pacitacio n

Teacutecnico Contiene los principios y te cnicas de una funcio n operacional determinada Un ejemplo de eso puede ser el manual de sistemas y procedimientos

De Adiestramiento Su objetivo es explicar de forma detallada las labores los procesos y las rutinas de un puesto en particular Tambie n incluye te cnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de autoevalua-cio n para el usuario

POR FUNCIOacuteN ESPECIacuteFICA

SE CLASIFICAN EN

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PARTES DE LA ESTRUCTURA DE UN MANUAL ADMINISTRATIVO

Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje gra fico inconsistente o no con-vencional trasmitira un mensaje deforma-do o sera ineficaz para la comprensio n del proceso que se pretende estudiar

De ahiacute la necesidad de concebir

y admitir determinados siacute mbo-los a los que se les confiera con-vencionalmente un significado preciso y convenir tambie n en determinadas reglas en cuanto a su aplicacio n

La American Society of Mecha-

nical Engineers (ASME) ha desarrollado los signos conven-cionales de las gra ficas a pesar de la amplia aceptacio n que ha

LA SIMBOLOGIA ANSI Y ASME Y GRAFICA

CADA UNO DE SUS SIacuteMBOLOS

tenido esta simbologiacute a en el trabajo de diagramacio n administrativa es limitada porque no ha surgido algu n siacute mbolo con-vencional que satisfaga mejor todas las ne-cesidades

Una expresioacuten formal de todas las

informaciones e instrucciones necesarias

paraoperar en un determinado sector es una

guiacutea que permite encaminar en la direccioacuten

adecuada los esfuerzos del personal operativo

Continolo G

La American National Standard Institute (ANSI) ha desa-rrollado una simbologiacute a para que sea empleado en los dia-gramas orientados al procesamiento electro nico de datos (EDP) con el propo sito de representar los flujos de infor-macio n de la cual se han adoptado ampliamente algunos siacute mbolos para la elaboracio n de los diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramacio n administrativa

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BIBLIOGRAFIacuteA

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httpwwwmonografiascomtrabajos95sistemas-administrativos-cuestionario-manual-organizacionsistemas-administrativos-cuestionario-manual-organizacionshtmlixzz32PP9b7AR

httpthesmadruga2blogspotcom201201manuales-administrativoshtml httpwwwmonografiascomtrabajos6macamacashtmlconcluixzz31kaS8KX4 httpwwwslidesharenetCristopher1995admon-2manualesadministrativos-

24179697 httpwwwgestiopoliscomcanales8gerimportancia-de-los-manuales-

administrativoshtm httpwwwaulafacilcomadministracionempresasLecc-20htm

La elaboracioacuten de los manua-les administrativos brinda la oportunidad de crear consoli-dar y desarrollar el nivel de la organizacioacuten y la oportunidad de conocer de una manera mas profunda las funciones en diferentes niveles jeraacuterquicos lo que ayuda a mejorar las re-laciones interpersonales de los trabajadores daacutendoles ademaacutes una proyeccioacuten den-tro de la organizacioacuten como grupo de trabajo

CONCLUSIOacuteN

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VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES

POR SU AacuteMBITO DE APLICACIOacuteN SE CLASIFICAN EN

GENERAL

Tambie n reglamentos internos

se refieren a La estructura glo-

bal de la organizacio n sus poliacute -

ticas los procedimientos de tra-

bajo del personal y estos son de

propo sito mu ltiple

De organizacioacuten y funcio-nes establece estructura orga nica de la entidad y funciones que cumplen diferentes o rganos inter-nos las relaciones forma-les necesarias en el cum-plimiento de sus tareas

De procedimiento su ob-jetivo es establecer los procedimientos de todas las unidades que confor-

man un organismo con el fin de unificar-las

De poliacuteticas direc-cio n fija orientacio-nes y directrices que deben ser adoptadas por los miembros de la organizacio n Facilita el cumplimiento de objetivos aprobados tratando de dar armoniacute a consistencia y so-lidez a la entidad y sus miembros en las relaciones con los clientes con los proveedores y con otras organizaciones

ESPECIacuteFICO Estos manuales contienen informacio n de una unidad orga nica

GENERAL Y ESPECIacuteFICO

De reclutamiento y se-leccioacuten se refiere al a rea del personal y su objetivo es establecer pautas de co mo reclutar y seleccio-nar

De auditoriacutea interna agrupa lineamientos e instrucciones que se apli-can a actividades de la auditoriacute a interna

ldquo El manual presenta sistemas y teacutecnicas especificas

Sentildeala el procedimiento a seguir para lograr el

trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier

otro grupo de trabajo que desempentildea

responsabilidades especificas Un procedimiento por

escrito significa establecer debidamente un meacutetodo

estaacutendar para ejecutar alguacuten trabajordquo

Graham Kellog

De poliacuteticas de personal su objetivo es definir poliacute ticas asiacute como sen alar guiacute as respecto a temas de contratacio n permi-sos etc

De procedimiento de tesoreriacutea su objeti-vo es establecer procesos a seguir en el a rea de tesoreriacute a a fin de capitalizar las oportunidades que se generan al seguir una secuencia en el trabajo

De Produccioacuten Dicta las instrucciones ne-cesarias para coordinar los procesos de fabricacio n es decir la inspeccio n y con-trol de produccio n

De Compras Define las actividades que se relacionan con las compras es una u til fuente de referencia para los comprado-res

De Ventas Su objetivo es sen alar los as-pectos esenciales del trabajo de ventas co-mo son las poliacute ticas de ventas procedi-mientos controles etc

De Finanzas Determina responsabilidades financieras en todos los niveles de adminis-tracio n y contiene instrucciones especiacute ficas dirigidas al personal que tengan que ver con el manejo de dinero y proteccio n de bienes

De Contabilidad Sen ala los principios y te cnicas de la contabilidad que debe seguir

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todo el personal relacionado con esta activi-dad Contiene estructura orga nica del de-partamento descripcio n del sistema conta-ble manejo de registros etc

De Creacutedito y Cobranzas Son los procedi-mientos y normas por escrito que determi-nan a esta actividad Puede contener opera-ciones de cre dito y cobranza control y co-bro de las operaciones de cre dito etc

De Personal Su objetivo es comunicar las actividades y poliacute ticas de la direccio n supe-rior en lo que se refiere a personal Contie-ne reclutamiento y seleccio n administra-cio n de personal poliacute ticas de personal ca-pacitacio n

Teacutecnico Contiene los principios y te cnicas de una funcio n operacional determinada Un ejemplo de eso puede ser el manual de sistemas y procedimientos

De Adiestramiento Su objetivo es explicar de forma detallada las labores los procesos y las rutinas de un puesto en particular Tambie n incluye te cnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de autoevalua-cio n para el usuario

POR FUNCIOacuteN ESPECIacuteFICA

SE CLASIFICAN EN

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PARTES DE LA ESTRUCTURA DE UN MANUAL ADMINISTRATIVO

Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje gra fico inconsistente o no con-vencional trasmitira un mensaje deforma-do o sera ineficaz para la comprensio n del proceso que se pretende estudiar

De ahiacute la necesidad de concebir

y admitir determinados siacute mbo-los a los que se les confiera con-vencionalmente un significado preciso y convenir tambie n en determinadas reglas en cuanto a su aplicacio n

La American Society of Mecha-

nical Engineers (ASME) ha desarrollado los signos conven-cionales de las gra ficas a pesar de la amplia aceptacio n que ha

LA SIMBOLOGIA ANSI Y ASME Y GRAFICA

CADA UNO DE SUS SIacuteMBOLOS

tenido esta simbologiacute a en el trabajo de diagramacio n administrativa es limitada porque no ha surgido algu n siacute mbolo con-vencional que satisfaga mejor todas las ne-cesidades

Una expresioacuten formal de todas las

informaciones e instrucciones necesarias

paraoperar en un determinado sector es una

guiacutea que permite encaminar en la direccioacuten

adecuada los esfuerzos del personal operativo

Continolo G

La American National Standard Institute (ANSI) ha desa-rrollado una simbologiacute a para que sea empleado en los dia-gramas orientados al procesamiento electro nico de datos (EDP) con el propo sito de representar los flujos de infor-macio n de la cual se han adoptado ampliamente algunos siacute mbolos para la elaboracio n de los diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramacio n administrativa

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BIBLIOGRAFIacuteA

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httpwwwmonografiascomtrabajos95sistemas-administrativos-cuestionario-manual-organizacionsistemas-administrativos-cuestionario-manual-organizacionshtmlixzz32PP9b7AR

httpthesmadruga2blogspotcom201201manuales-administrativoshtml httpwwwmonografiascomtrabajos6macamacashtmlconcluixzz31kaS8KX4 httpwwwslidesharenetCristopher1995admon-2manualesadministrativos-

24179697 httpwwwgestiopoliscomcanales8gerimportancia-de-los-manuales-

administrativoshtm httpwwwaulafacilcomadministracionempresasLecc-20htm

La elaboracioacuten de los manua-les administrativos brinda la oportunidad de crear consoli-dar y desarrollar el nivel de la organizacioacuten y la oportunidad de conocer de una manera mas profunda las funciones en diferentes niveles jeraacuterquicos lo que ayuda a mejorar las re-laciones interpersonales de los trabajadores daacutendoles ademaacutes una proyeccioacuten den-tro de la organizacioacuten como grupo de trabajo

CONCLUSIOacuteN

ldquo El manual presenta sistemas y teacutecnicas especificas

Sentildeala el procedimiento a seguir para lograr el

trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier

otro grupo de trabajo que desempentildea

responsabilidades especificas Un procedimiento por

escrito significa establecer debidamente un meacutetodo

estaacutendar para ejecutar alguacuten trabajordquo

Graham Kellog

De poliacuteticas de personal su objetivo es definir poliacute ticas asiacute como sen alar guiacute as respecto a temas de contratacio n permi-sos etc

De procedimiento de tesoreriacutea su objeti-vo es establecer procesos a seguir en el a rea de tesoreriacute a a fin de capitalizar las oportunidades que se generan al seguir una secuencia en el trabajo

De Produccioacuten Dicta las instrucciones ne-cesarias para coordinar los procesos de fabricacio n es decir la inspeccio n y con-trol de produccio n

De Compras Define las actividades que se relacionan con las compras es una u til fuente de referencia para los comprado-res

De Ventas Su objetivo es sen alar los as-pectos esenciales del trabajo de ventas co-mo son las poliacute ticas de ventas procedi-mientos controles etc

De Finanzas Determina responsabilidades financieras en todos los niveles de adminis-tracio n y contiene instrucciones especiacute ficas dirigidas al personal que tengan que ver con el manejo de dinero y proteccio n de bienes

De Contabilidad Sen ala los principios y te cnicas de la contabilidad que debe seguir

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todo el personal relacionado con esta activi-dad Contiene estructura orga nica del de-partamento descripcio n del sistema conta-ble manejo de registros etc

De Creacutedito y Cobranzas Son los procedi-mientos y normas por escrito que determi-nan a esta actividad Puede contener opera-ciones de cre dito y cobranza control y co-bro de las operaciones de cre dito etc

De Personal Su objetivo es comunicar las actividades y poliacute ticas de la direccio n supe-rior en lo que se refiere a personal Contie-ne reclutamiento y seleccio n administra-cio n de personal poliacute ticas de personal ca-pacitacio n

Teacutecnico Contiene los principios y te cnicas de una funcio n operacional determinada Un ejemplo de eso puede ser el manual de sistemas y procedimientos

De Adiestramiento Su objetivo es explicar de forma detallada las labores los procesos y las rutinas de un puesto en particular Tambie n incluye te cnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de autoevalua-cio n para el usuario

POR FUNCIOacuteN ESPECIacuteFICA

SE CLASIFICAN EN

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PARTES DE LA ESTRUCTURA DE UN MANUAL ADMINISTRATIVO

Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje gra fico inconsistente o no con-vencional trasmitira un mensaje deforma-do o sera ineficaz para la comprensio n del proceso que se pretende estudiar

De ahiacute la necesidad de concebir

y admitir determinados siacute mbo-los a los que se les confiera con-vencionalmente un significado preciso y convenir tambie n en determinadas reglas en cuanto a su aplicacio n

La American Society of Mecha-

nical Engineers (ASME) ha desarrollado los signos conven-cionales de las gra ficas a pesar de la amplia aceptacio n que ha

LA SIMBOLOGIA ANSI Y ASME Y GRAFICA

CADA UNO DE SUS SIacuteMBOLOS

tenido esta simbologiacute a en el trabajo de diagramacio n administrativa es limitada porque no ha surgido algu n siacute mbolo con-vencional que satisfaga mejor todas las ne-cesidades

Una expresioacuten formal de todas las

informaciones e instrucciones necesarias

paraoperar en un determinado sector es una

guiacutea que permite encaminar en la direccioacuten

adecuada los esfuerzos del personal operativo

Continolo G

La American National Standard Institute (ANSI) ha desa-rrollado una simbologiacute a para que sea empleado en los dia-gramas orientados al procesamiento electro nico de datos (EDP) con el propo sito de representar los flujos de infor-macio n de la cual se han adoptado ampliamente algunos siacute mbolos para la elaboracio n de los diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramacio n administrativa

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BIBLIOGRAFIacuteA

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httpwwwmonografiascomtrabajos95sistemas-administrativos-cuestionario-manual-organizacionsistemas-administrativos-cuestionario-manual-organizacionshtmlixzz32PP9b7AR

httpthesmadruga2blogspotcom201201manuales-administrativoshtml httpwwwmonografiascomtrabajos6macamacashtmlconcluixzz31kaS8KX4 httpwwwslidesharenetCristopher1995admon-2manualesadministrativos-

24179697 httpwwwgestiopoliscomcanales8gerimportancia-de-los-manuales-

administrativoshtm httpwwwaulafacilcomadministracionempresasLecc-20htm

La elaboracioacuten de los manua-les administrativos brinda la oportunidad de crear consoli-dar y desarrollar el nivel de la organizacioacuten y la oportunidad de conocer de una manera mas profunda las funciones en diferentes niveles jeraacuterquicos lo que ayuda a mejorar las re-laciones interpersonales de los trabajadores daacutendoles ademaacutes una proyeccioacuten den-tro de la organizacioacuten como grupo de trabajo

CONCLUSIOacuteN

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PARTES DE LA ESTRUCTURA DE UN MANUAL ADMINISTRATIVO

Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje gra fico inconsistente o no con-vencional trasmitira un mensaje deforma-do o sera ineficaz para la comprensio n del proceso que se pretende estudiar

De ahiacute la necesidad de concebir

y admitir determinados siacute mbo-los a los que se les confiera con-vencionalmente un significado preciso y convenir tambie n en determinadas reglas en cuanto a su aplicacio n

La American Society of Mecha-

nical Engineers (ASME) ha desarrollado los signos conven-cionales de las gra ficas a pesar de la amplia aceptacio n que ha

LA SIMBOLOGIA ANSI Y ASME Y GRAFICA

CADA UNO DE SUS SIacuteMBOLOS

tenido esta simbologiacute a en el trabajo de diagramacio n administrativa es limitada porque no ha surgido algu n siacute mbolo con-vencional que satisfaga mejor todas las ne-cesidades

Una expresioacuten formal de todas las

informaciones e instrucciones necesarias

paraoperar en un determinado sector es una

guiacutea que permite encaminar en la direccioacuten

adecuada los esfuerzos del personal operativo

Continolo G

La American National Standard Institute (ANSI) ha desa-rrollado una simbologiacute a para que sea empleado en los dia-gramas orientados al procesamiento electro nico de datos (EDP) con el propo sito de representar los flujos de infor-macio n de la cual se han adoptado ampliamente algunos siacute mbolos para la elaboracio n de los diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramacio n administrativa

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BIBLIOGRAFIacuteA

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httpwwwmonografiascomtrabajos95sistemas-administrativos-cuestionario-manual-organizacionsistemas-administrativos-cuestionario-manual-organizacionshtmlixzz32PP9b7AR

httpthesmadruga2blogspotcom201201manuales-administrativoshtml httpwwwmonografiascomtrabajos6macamacashtmlconcluixzz31kaS8KX4 httpwwwslidesharenetCristopher1995admon-2manualesadministrativos-

24179697 httpwwwgestiopoliscomcanales8gerimportancia-de-los-manuales-

administrativoshtm httpwwwaulafacilcomadministracionempresasLecc-20htm

La elaboracioacuten de los manua-les administrativos brinda la oportunidad de crear consoli-dar y desarrollar el nivel de la organizacioacuten y la oportunidad de conocer de una manera mas profunda las funciones en diferentes niveles jeraacuterquicos lo que ayuda a mejorar las re-laciones interpersonales de los trabajadores daacutendoles ademaacutes una proyeccioacuten den-tro de la organizacioacuten como grupo de trabajo

CONCLUSIOacuteN

La American National Standard Institute (ANSI) ha desa-rrollado una simbologiacute a para que sea empleado en los dia-gramas orientados al procesamiento electro nico de datos (EDP) con el propo sito de representar los flujos de infor-macio n de la cual se han adoptado ampliamente algunos siacute mbolos para la elaboracio n de los diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramacio n administrativa

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BIBLIOGRAFIacuteA

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httpwwwmonografiascomtrabajos95sistemas-administrativos-cuestionario-manual-organizacionsistemas-administrativos-cuestionario-manual-organizacionshtmlixzz32PP9b7AR

httpthesmadruga2blogspotcom201201manuales-administrativoshtml httpwwwmonografiascomtrabajos6macamacashtmlconcluixzz31kaS8KX4 httpwwwslidesharenetCristopher1995admon-2manualesadministrativos-

24179697 httpwwwgestiopoliscomcanales8gerimportancia-de-los-manuales-

administrativoshtm httpwwwaulafacilcomadministracionempresasLecc-20htm

La elaboracioacuten de los manua-les administrativos brinda la oportunidad de crear consoli-dar y desarrollar el nivel de la organizacioacuten y la oportunidad de conocer de una manera mas profunda las funciones en diferentes niveles jeraacuterquicos lo que ayuda a mejorar las re-laciones interpersonales de los trabajadores daacutendoles ademaacutes una proyeccioacuten den-tro de la organizacioacuten como grupo de trabajo

CONCLUSIOacuteN

BIBLIOGRAFIacuteA

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httpwwwmonografiascomtrabajos95sistemas-administrativos-cuestionario-manual-organizacionsistemas-administrativos-cuestionario-manual-organizacionshtmlixzz32PP9b7AR

httpthesmadruga2blogspotcom201201manuales-administrativoshtml httpwwwmonografiascomtrabajos6macamacashtmlconcluixzz31kaS8KX4 httpwwwslidesharenetCristopher1995admon-2manualesadministrativos-

24179697 httpwwwgestiopoliscomcanales8gerimportancia-de-los-manuales-

administrativoshtm httpwwwaulafacilcomadministracionempresasLecc-20htm

La elaboracioacuten de los manua-les administrativos brinda la oportunidad de crear consoli-dar y desarrollar el nivel de la organizacioacuten y la oportunidad de conocer de una manera mas profunda las funciones en diferentes niveles jeraacuterquicos lo que ayuda a mejorar las re-laciones interpersonales de los trabajadores daacutendoles ademaacutes una proyeccioacuten den-tro de la organizacioacuten como grupo de trabajo

CONCLUSIOacuteN

Todo lo que se hace se puede medir soacutelo

si se mide se puede controlar soacutelo si se

controla se puede dirigir y soacutelo si se dirige

se puede mejorar

Dr Pedro Mendoza A

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