Manual_General_PEMEX-SSPA.pdf

8/10/2019 Manual_General_PEMEX-SSPA.pdf

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ELABORA

Ing. Miguel A. Miranda MendozaGerencia de Disciplina Operativay Ejecucin del Sistema SSPA

1 de enero de 2010

PROPONE

Ing. Luis F. Betancourt SnchezSubdireccin de DisciplinaOperativa, Seguridad, Salud yProteccin Ambiental

1 de enero de 2010

AUTORIZA

Ing. Carlos R. Murrieta CummingsDirector Corporativode Operaciones

1 de enero de 2010

MANUAL DEL SISTEMA PEMEX-SSPA


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CAPTULO PGINA

MANUAL GENERAL DEL SISTEMA SSPA

1. GENERAL TOMO I

1.1. Introduccin 6

1.2. Objetivo 11

1.3. Alcance del sistema y Declaratoria de compromiso 11

2. INTEGRACIN DEL SISTEMA 12

2.1. 12 Mejores Prcticas Internacionales de SSPA 14

2.2. Subsistema de Administracin de la Seguridad de los Procesos 16

2.3. Subsistema de Administracin de Salud en el Trabajo 16

2.4. Subsistema de Administracin Ambiental 17

3. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA PEMEX-SSPA 18

3.1. Estructura para el funcionamiento del Subsistema de Administracinde Seguridad de los Procesos 22

3.2. Estructura para el funcionamiento del Subsistema de Administracin

de Salud en el Trabajo 26

3.3. Estructura para el funcionamiento del Subsistema de Administracin Ambiental 30

4. CONTENIDO DOCUMENTAL DEL SISTEMA 34

4.1. Conformacin 36

4.2. Manual del sistema PEMEX-SSPA 36

4.3. Descripcin de captulos y apartados del manual 39

5. ESTRATEGIA DE IMPLANTACIN 40

5.1. Planeacin 44

5.1.1. Organizacin para la implantacin 44

5.1.2. Funciones y responsabil idades 46

5.1.3. Planeacin inicial 50

5.2. Preparacin 50

5.2.1. Comunicacin efectiva en relacin con el sistema 50

5.2.2. Capacitacin en el sistema 51

5.3. Ejecucin y Seguimiento 51

5.3.1. Diagnstico inicial y definicin de la situacin futura 51

5.3.2. Identificacin de brechas 60

5.3.3. Desarrollo del Programa para alcanzar la situacin futura 61

5.3.4. Ejecucin y seguimiento del cumplimiento 66

5.4. Auditora 69

5.4.1. Auditora al Proceso de Implantacin 69 5.4.2. Auditora al sistema implantado 69

ACRNIMOS SSPA 72

GLOSARIO DE TRMINOS SSPA 75

MARCO NORMATIVO SSPA 99

CONTENIDO

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6. 12 MEJORES PRCTICAS INTERNACIO NALES DE SSPA TOMO II

6.1. Elementos

6.1.1 Descripcin Fascculo 1

6.1.2 Requisitos de cumplimiento Fascculo 1

6.1.3 Lineamientos y Guas Tcnicas del Elemento Fascculo 2

6.2. Implantacin

6.2.1 Tabla de Autoevaluacin Fascculo 3

6.2.2 Guas de Autoevaluacin Fascculo 4

6.3. Protocolos de Auditora

6.3.1 Protocolos Fascculo 5

7. SUBSISTEMA DE ADMINISTRACION DE LA SEGURIDAD DE LOS PROCESOS TOMO III

7.1. Elementos del subsistema




7.2. Implantacin





8. SUBSISTEMA DE ADMINISTRAC ION DE SALUD EN EL TRABAJO TOMO IV

8.1. Elementos del subsistema 8.1.1 Descripcin Fascculo 1



8.2. Implantacin





9. SUBSISTEMA DE ADMINISTRAC ION AMBIENTAL TOMO V

9.1. Elementos del subsistema




9.2. Implantacin






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6PEMEX-SSPA1

SSPA


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GENERAL


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8PEMEX-SSPA1

1.1. INTRODUCCIN

Durante los aos 1995 y 1996 en Petrleos Mexicanos ocurrieron accidentes catastrficos que generaron un cambio

radical, tanto en la manera de percibir los incidentes y accidentes como en la forma de prevenirlos y aprender de s-

tos. Por esta razn, a partir de 1996 en PEMEX Gas y Petroqumica Bsica se trabaj arduamente en la implantacin

del Programa de Seguridad, Salud y Proteccin Ambiental (PROSSPA). Paralelamente, se realiz un esfuerzo similar

con en el desarrollo del Sistema Integral de Administracin de la Seguridad, Salud y Proteccin Ambiental (SIASPA) y

su implantacin en los Organismos Subsidiarios: PEMEX Exploracin Produccin, PEMEX Refinacin y PEMEX

Petroqumica, instrumentado a partir de 1997; con este esfuerzo se lograron mejoras sustanciales en la materia.

No obstante que los sistemas PROSSPA y SIASPA contribuyeron a una notable reduccin en el nmero de accidentes,

el repunte observado en el nmero de lesiones incapacitantes durante el perodo 2004-2005, as como los incidentes

ocurridos en algunas de las instalaciones de PEMEX, obligaron a la Institucin a realizar en abril de 2005 un diagns-

tico en materia de Seguridad, Salud en el Trabajo y Proteccin Ambiental a sus instalaciones y operaciones crticas,

con la finalidad de identificar reas de oportunidad para reducir los riesgos en las instalaciones y revertir las tenden-

cias de incidentes y lesiones en el corto y mediano plazos, reducir los impactos negativos al medio ambiente y mejorar

los perfiles de salud para los trabajadores de PEMEX y sus familias.

Como resultado de este diagnstico, PEMEX estableci un plan de accin que consta de dos fases principales

Contencin y Mejora y Sustentabilidad.

La fase de Contencin inici a partir de mayo de 2005, con una serie de acciones y programas basados en las 12 Mejores

Prcticas Internacionales (MPI) de SSPA y herramientas tales como anlisis de seguridad en el trabajo y procedimientos

crticos, entre otras, con la finalidad de revertir las tendencias de sus ndices de accidentalidad y de prevenir incidentes

en sus instalaciones y operaciones crticas identificadas y auditadas, concluyendo en diciembre del 2006.

La fase de Mejora y Sustentabilidad inici en enero del 2006 y consiste en la implantacin en todas las instalaciones

de PEMEX de las 12 Mejores Prcticas Internacionales de SSPA, as como los estndares para la Administracin de la

Seguridad de los Procesos, Salud en el Trabajo y Administracin Ambiental en un horizonte de tiempo hasta diciembre

del 2008. Este proceso se muestra esquemticamente en la figura 1.

De manera simultnea, Petrleos Mexicanos realiz durante el segundo trimestre del 2006 un diagnstico en sus cuatro

Organismos Subsidiarios, para identificar las coincidencias y diferencias en la manera en que se administra actual-

mente la seguridad, la salud en el trabajo y la proteccin ambiental, considerando sus actividades y operaciones

cotidianas en relacin con sus procesos administrativos, su estructura organizacional y sus herramientas informticas

de apoyo. Este diagnstico mostr diferencias importantes entre los cuatro Organismos, tanto en los procesos como

en las estructuras, as como en las herramientas informticas utilizadas, evidenciando la necesidad de homologar es-

tos aspectos, para definir y establecer una manera nica y mejor de administrar la seguridad industrial, la salud en el

trabajo y la proteccin ambiental en todo Petrleos Mexicanos.

Con base en estos diagnsticos, consciente de su responsabilidad y como parte de su estrategia de sustentabilidad,

Petrleos Mexicanos ha definido por un lado, un Proceso homologado para la realizacin de las actividades relacio-

nadas con la seguridad, la salud en el trabajo y la proteccin ambiental y, por el otro, se ha tomado la decisin de

desarrollar e implantar un Sistema integrado, denominado Sistema de Administracin de Seguridad, Salud y

Proteccin Ambiental de Petrleos Mexicanos (sistema PEMEX-SSPA), alineado completamente al proceso homo-

logado definido (figura 2).

1. GENERAL

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Informacin General 9

FIGURA 1.- PROCESO EVOLUTIVO DE LOS SISTEMAS DE SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y PROTECCIN AMBIENTAL EN PEMEX.


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10 PEMEX-SSPA1

EL SISTEMA PEMEX-SSPA SE DEFINE COMO EL CONJUNTO DE ELEMENTOS INTERRELACIONADOS

E INTERDEPENDIENTES ENTRE S, QUE TOMA LAS 12 MEJORES PRCTICAS INTERNACIONALES COMOBASE DEL SISTEMA Y ORGANIZA LOS ELEMENTOS RESTANTES EN TRES SUBSISTEMAS QUE ATIENDEN

LA SEGURIDAD DE LOS PROCESOS, LA SALUD EN EL TRABAJO Y LA PROTECCIN AMBIENTAL, EL CUAL

INCLUYE Y DEFINE LAS ACTIVIDADES DE PLANIFICACIN, LAS RESPONSABILIDADES, LAS PRCTICAS, LOS

PROCEDIMIENTOS Y LOS RECURSOS NECESARIOS PARA DAR CUMPLIMIENTO A LA POLTICA, LOS PRINCIPIOS

Y LOS OBJETIVOS DE PETRLEOS MEXICANOS EN LA MATERIA Y EST ALINEADO Y ENFOCADO EN EL

PROCESO HOMOLOGADO DEFINIDO PARA EL MISMO FIN.

FIGURA 2.- MODELO DE INTEGRACIN DEL SISTEMA PEMEX-SSPA.

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1.2. OBJETIVO

El sistema PEMEX-SSPA tiene como finalidad guiar a la empresa hacia una mejora continua en su desempeo en ma-

teria de Seguridad, Salud en el Trabajo y Proteccin Ambiental, mediante la administracin de los riesgos de sus ope-

raciones y/o procesos productivos, a travs de la implantacin de los elementos que lo componen y la interrelacin

entre ellos, actuando como herramienta de apoyo al proceso homologado y mejorado de Seguridad, Salud en e

Trabajo y Proteccin Ambiental, consolidando as una cultura en la materia con nfasis en la prevencin.

1.3. ALCANCE DEL SISTEMA Y DECLARATORIA DE COMPROMISO

El sistema PEMEX-SSPA es de aplicacin obligatoria tanto para el ciclo de vida laboral de sus trabajadores como para

el ciclo de vida de las instalaciones, procesos/productos y servicios de los Organismos Subsidiarios y reas corporati-

vas de Petrleos Mexicanos, considerando sus actividades actuales y/o futuras.

Para establecer el marco dentro del cual se circunscriben los objetivos, metas y acciones, en relacin con el sistema

PEMEX-SSPA, Petrleos Mexicanos declara su Poltica en materia de SSPA:

POLTICA DE SSPA:

Petrleos Mexicanos es una empresa eficiente y competitiva, que se distingue por el esfuerzo y elcompromiso de sus trabajadores con la Seguridad, la Salud en el trabajo y la Proteccin Ambiental.

PRINCIPIOS:

La Seguridad, Salud en el trabajo y Proteccin Ambiental son valores de la ms alta prioridadpara laproduccin, el transporte, las ventas, la calidad y los costos.

Todos los incidentes y lesiones se pueden prevenir.

La Seguridad, Salud en el trabajo y Proteccin Ambiental son responsabilidadde todos y condicindeempleo.

En Petrleos Mexicanos, nos comprometemos a continuar con la proteccin y el mejoramiento del medioambiente en beneficio de la comunidad .Los trabajadores petroleros estamos convencidos de que la Seguridad, Salud en el trabajo y ProteccinAmbiental son en beneficio propio y nos motivan a participaren este esfuerzo.


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12 PEMEX-SSPA1

SSPA


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INTEGRACIN DEL SISTEMA


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14 PEMEX-SSPA1

Un desempeo eficiente en materia de Seguridad, Salud en el Trabajo y Proteccin Ambiental, requiere del compro-

miso de la Organizacin con un enfoque sistmico y sistemtico y con la mejora continua de un sistema de gestin en

la materia. Este es el sistema PEMEX-SSPA, el cul est integrado por las 12 Mejores Prcticas Internacionales de

SSPA (12 MPI) como base de tres subsistemas:

A continuacin se definen cada uno de ellos:

2.1. 12 MEJORES PRCTICAS INTERNACIONALES DE SSPA

Es la base del sistema PEMEX-SSPA y est constituido por 12 Elementos que sirven para administrar los aspectos ge-

nerales de seguridad, salud y proteccin ambiental en Petrleos Mexicanos y del cual emana la Poltica de SSPA que

aplica para toda la Organizacin. Sus elementos son los siguientes:

I Conceptuales

1. Compromiso Visible y Demostrado.

2. Poltica de SSPA.

3. Responsabil idad de la Lnea de Mando*.

II Estructurales

4. Organizacin Estructurada.

5. Metas y Objetivos Agresivos*.

6. Altos Estndares de Desempeo*.

7. Papel de la Funcin de SSPA.

III Operacionales

8. Auditoras Efectivas.

9. Investigacin y Anlisis de Incidentes*.

10. Capacitacin y Entrenamiento*.

11. Comunicaciones Efectivas*.

12. Motivacin Progresiva.

2. INTEGRACIN DEL SISTEMA

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* Elementos comunes y/o complementarios entre las 12 MPI y los tres subsistemas.


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16 PEMEX-SSPA1

2.2. SUBSISTEMA DE ADMINISTRACIN DE LA SEGURIDAD DE LOS PROCESOS

Este subsistema consta de 14 Elementos que, aplicados sistemticamente a travs de controles administrativos (pro-

gramas, procedimientos, evaluaciones, auditoras) a las operaciones que involucran materiales peligrosos, permiten

que los riesgos del proceso sean identificados, entendidos y controlados y las lesiones e incidentes relacionados con

el proceso puedan ser eliminados.

Los elementos que lo integran son los siguientes:

1. Tecnologa del Proceso.

2. Anlisis de Riesgos de Proceso.

3. Procedimientos de Operacin y Prcticas Seguras*.

4. Administracin de Cambios de Tecnologa.

5. Entrenamiento y Desempeo*.

6. Contratistas.

7. Investigacin y Anlisis de Incidentes*.

8. Administracin de Cambios de Personal.9. Planes de Respuesta a Emergencias*.

10. Auditoras*.

11. Aseguramiento de Calidad.

12. Revisiones de Seguridad de Prearranque.

13. Integridad Mecnica.

14. Administracin de Cambios.

2.3. SUBSISTEMA DE ADMINISTRACIN DE SALUD EN EL TRABAJO

Este subsistema consta de 14 Elementos que se desarrollan multidisciplinariamente y que estn dirigidos a proteger

y promover la salud de los trabajadores mediante la eliminacin de los agentes y factores de riesgo que ponen en peli-

gro su salud, as como la prevencin de enfermedades de trabajo.

Sus elementos son los siguientes:

1. Agentes Fsicos.

2. Agentes Qumicos.

3. Agentes Biolgicos.

4. Factores de Riesgo Ergonmico.

5. Factores Psicosociales de Riesgo.

6. Programa de Conservacin Auditiva.

7. Ventilacin y Calidad del Aire.

8. Servicios para el Personal.

9. Equipo de Proteccin Personal Especfico.10. Comunicacin de Riesgos para la Salud*.

11. Compatibilidad Puesto-Persona.

12. Vigilancia de la Salud en el Trabajo.

13. Respuesta Mdica a Emergencias*.

14. Objetivos, Metas, Programas e Indicadores*.

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2.4. SUBSISTEMA DE ADMINISTRAC IN AMBIENTAL

Este subsistema consta de 15 Elementos, cuya aplicacin permite la prevencin y control de la contaminacin, admi-

nistrando los aspectos e impactos ambientales de nuestras operaciones y procesos productivos, asegurando el cum-

plimiento del marco legal aplicable.

Los elementos que lo integran son los siguientes:

1. Aspectos Ambientales.

2. Requisitos Legales y Otros Requisitos.

3. Objetivos, Metas, Programas e Indicadores*.

4. Recursos, Funciones, Responsabil idad y Autoridad*.

5. Competencia, Formacin y Toma de Conciencia*.

6. Comunicacin Interna y Externa*.

7. Control de Documentos y Registros*.

8. Control Operacional Ambiental.

9. Plan de Respuesta a Emergencias*.

10. Seguimiento y Medicin de las Operaciones.11. Evaluacin del Cumplimiento Legal.

12. No conformidad, Accin Correctiva y Accin Preventiva.

13. Auditoras Ambientales*.

14. Mejores Prcticas Ambientales.

15. Revisin por la Direccin.

La integracin del sistema PEMEX-SSPA se logra con la aplicacin de las 12 MPI en cada subsistema (SASP, SAST y

SAA), para reforzar su implantacin.



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SSPA


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FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA PEMEX-SSPA


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3. FUNCIONAMIENTO DE SISTEMA PEMEX-SSPA

El sistema PEMEX-SSPA fue conceptualizado y alineado, tomando como base al actual Macroproceso de SSPA defini-

do para Petrleos Mexicanos por Equipo de Proceso SSPA de conformidad a lo establecido en los Lineamientos del

Sistema de Gestin por Procesos (SGP) y el modelo administrativo para la mejora continua, que consiste en las etapas

de Planear-Hacer-Verificar-Actuar (figura 3).

El sistema PEMEX-SSPA organiza los elementos de las 12 MPI, de acuerdo con las etapas del Macroproceso de SSPA

arriba mencionado y las considera como la base en que se sustentan los subsistemas de ASP, AST y SAA. La razn de

este esquema de organizacin, es dar un orden lgico y secuenciado a los elementos de cada subsistema, de manera

que permita lograr los resultados esperados del sistema de una forma ms eficiente.

FIGURA 3.- FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA PEMEX-SSPA.

Los diagramas que se muestran en las figuras 4, 5 y 6, describen el funcionamiento de cada subsistema y permiten

estructurar, tomando como base el ciclo Deming, cada uno de los Elementos en las diferentes etapas que marca dicho

ciclo: los elementos correspondientes a la etapa de Planear debern atenderse de inicio, para posteriormente

enfocarse a aquellos considerados en la etapa del Hacer, tomando en cuenta las interrelaciones, interdependencias

y retroalimentacin que en su caso se establecen, y poder continuar con los elementos de la etapa de Verificar para

concluir, siempre siguiendo el sentido del flujo, con los elementos enmarcados en la etapa de Actuar.

Lo anterior debe tomarse slo como una referencia ya que no necesariamente existe una relacin directa entre ele-

mentos, con excepcin del SAA. Debe considerarse adems que los elementos de los tres subsistemas, as como las

etapas definidas, estn alineados con el macroproceso de SSPA y se complementan en su operacin.


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22 PEMEX-SSPA1

3.1. ESTRUCTURA PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL SUBSISTEMA DE ADMINISTRACIN DE SEGURIDAD

DE LOS PROCESOS

Este subsistema interrelaciona los elementos de Tecnologa del Proceso, Anlisis de Riesgos y de Planeacin y Respuestaa Emergencias, como insumos principales alineados con la etapa de planeacin de SSPA del Macroproceso.

Con estos insumos se desarrolla el Elemento de Procedimientos de Operacin y Prcticas Seguras, el cual pro-

porciona el material necesario para el Recurso Humano nuestro y de Contratistas, a travs del Elemento de

Entrenamiento y Desempeo. Para manejar y mantener bajo control los riesgos asociados a nuestras operacio-

nes, se vinculan a este Elemento la Administracin de Cambios de Personal, Administracin de Cambios

Menores, Administracin de Cambios de Tecnologa y la Integridad Mecnica, considerando que el primero de

ellos requiere una retroalimentacin al Elemento de Entrenamiento y Desempeo, el segundo interacta con e

Elemento de Procedimientos de Operacin y Prcticas Seguras y el tercero, retroalimenta al elemento de

Tecnologa del Proceso y todos se alinean con la etapa de Prevencin y Control de Riesgos de SSPA.

A continuacin, operan los Elementos de Aseguramiento de Calidad y Revisin de Seguridad de Prearranque

los cuales tienen un claro enfoque preventivo; si a pesar de estas acciones sucede un evento indeseable, apli-camos el Elemento de Investigacin y Anlisis de Incidentes, para finalizar con el Elemento de Auditoras

Estos cuatro elementos corresponden a la etapa de Medicin y Evaluacin.

Todos estos Elementos funcionan en conjunto con las 12 MPI.

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FIGURA 4. FUNCIONAMIENTO SUBSISTEMA DE ADMINISTRACIN DE SEGURIDAD DE LOS PROCESOS.


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3.2. ESTRUCTUR A PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL SUBSISTEMA DE ADMINISTRACI N DE LA SALUD

EN EL TRABAJO

Por el carcter multidisciplinario de la Salud en el Trabajo participan tres reas fundamentales: la HigieneIndustrial, Medicina del Trabajo y Recursos Humanos, apoyndose con disciplinas como la Psicologa Labora

y Ergonoma, entre otras; el subproceso se basa en la aplicacin de los elementos esenciales que rigen las

mejores prcticas de un proceso integral de salud en el trabajo.

Bajo este esquema, la Administracin de la Salud en el Trabajo inicia con la identificacin, evaluacin y control

de los riesgos a la salud presentes en el ambiente laboral y que pueden manifestarse en forma de Agentes

Fsicos, Agentes Biolgicos, Agentes Qumicos, Factores Ergonmicos, Factores Psicosociales, adems de situa-

ciones particulares en las instalaciones que requieran un Programa de Conservacin Auditiva y una Ventilacin

y Calidad del Aire aceptable y con Servicios para el Personal de calidad.

Una vez determinados estos riesgos especficos a la salud, se establecen los mecanismos de prevencin del

riesgo a travs de los Elementos: Equipo de Proteccin Personal Especfico, Comunicacin de Riesgos para la

Salud y Vigilancia de la Salud. El Elemento de Compatibilidad Puesto-Persona determina los requerimientos dedesempeo de los puestos (perfiles de salud de los puestos) con las caractersticas de la dotacin biolgica y

mental de las personas (perfil de salud del individuo).

Finalmente, el subsistema de Administracin de la Salud en el Trabajo (SAST) cumple con tener personal capa-

citado para proporcionar Primeros Auxilios en la atencin de emergencias a travs del Elemento Respuesta

Mdica a Emergencias, y con la medicin del desempeo del subsistema, con el Elemento Objetivos, Metas,

Programas e Indicadores.

En el desarrollo de los elementos se encuentra conceptualizado el ciclo de Planear, Hacer, Verificar y Actuar,

que permite dar cumplimiento a cualquier Sistema de Administracin.

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FIGURA 5.- FUNCIONAMIENTO SUBSISTEMA DE ADMINISTRACIN DE SALUD EN EL TRABAJO.


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3.3. ESTRUCTUR A PARA EL FUNCIONAMIEN TO DEL SUBSISTEMA DE ADMINISTRACI N AMBIENTAL

Una vez que fueron identificados los aspectos ambientales del centro de trabajo, se les asigna significancia (Aspectos

Ambientales). A todos y cada uno de ellos, se les relacionar con su requisito legal u otro requisito aplicable (Requisitos

Legales y otros Requisitos) y se les debern definir objetivos y metas ambientales, as como los programas e indicado-

res para su seguimiento, que conlleven a su minimizacin o eliminacin (Objetivos, Metas, Programas e Indicadores)

Se ha establecido un proceso de planificacin.

Posteriormente, para implementar y operar el SAA, es necesario crear estructuras de gestin, asignar funciones y res-

ponsabilidades con suficiente autoridad y asegurar la disponibilidad de recursos humanos, recursos financieros y tec-

nolgicos (Recursos, Funciones, Responsabilidad y Autoridad); formar al personal y asegurarse de su concientizacin

y competencia (Competencia, Formacin y Toma de Conciencia); establecer procesos para la comunicacin interna y

externa (Comunicacin Interna y Externa); establecer e implementar controles a documentos y registros asociados

(Control de Documentos y Registros); identificar, planificar y ejecutar las operaciones asociadas con los aspectos am-

bientales significativos (Control Operacional Ambiental) y asegurarse de la preparacin y capacidad de respuesta ante

situaciones de emergencia (Plan de Respuesta a Emergencias).

Para evaluar el desempeo ambiental y del SAA en general, es necesario realizar un seguimiento y medicin cont-

nuos a aquellas caractersticas clave de las operaciones y actividades que puedan tener un impacto significativo sobre

el medio ambiente (Seguimiento y Medicin de las Operaciones); evaluar el estado del cumplimiento legal (Evaluacin

del Cumplimiento Legal); identificar las no conformidades y tomar acciones correctivas y preventivas (No Conformidad,

Accin Correctiva y Accin Preventiva) y realizar auditoras peridicas una vez declarada la madurez del subsistema

(Auditoras Ambientales). Con la informacin anterior y previo anlisis, estaremos en posibilidad de identificar las me-

jores prcticas ambientales internas y externas para su posterior evaluacin y, en su caso, implantacin (Mejores

Prcticas Ambientales).

Por ltimo, con el fin de asegurar el funcionamiento, adecuacin, eficacia y efectividad del SAA, es necesario anali-

zarlo y cuando sea factible, emprender acciones de mejora que se logran por medio de su revisin peridica y del

desempeo ambiental del centro de trabajo (Revisin por la Direccin).

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FIGURA 6.- FUNCIONAMIENTO SUBSISTEMA DE ADMINISTRACIN AMBIENTAL.


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CONTENIDO DOCUMENTAL DEL SISTEMA


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4.1. CONFORMACIN

El sistema consta de dos tipos de documentos identificados de la siguiente manera:

Manual del sistema PEMEX-SSPA.-Conjunto de documentos, los cuales proporcionan la informacin ne-

cesaria para conocer y entender el sistema.

Procedimientos o instrucciones de trabajo desarrollados por los Organismos Subsidiarios.- Son aquellos

documentos que, tomando como referencia las Guas tcnicas/Lineamientos de los elementos del

PEMEX-SSPA, se generen en los Organismos Subsidiarios y sus centros de trabajo, para particularizar la

forma en que se d cumplimiento a los requerimientos mandatorios del sistema PEMEX-SSPA.

Considerando que en la actualidad, en todos los Organismos, existen documentos ya muy maduros y

probados, stos slo debern ser revisados y contrastados contra los Guas tcnicas/Lineamientos del

manual, para que de cumplir con ellos, se considere tal cual como parte del sistema PEMEX-SSPA. En

caso de que se identifiquen mejores prcticas en dichos documentos que no estn consideradas en los

documentos corporativos, estas debern ser comunicadas al rea corporativa mediante los Equipos de

Liderazgo correspondientes, con la finalidad de que se integren en la prxima revisin.

Tanto el Manual del Sistema como los procedimientos o instrucciones de trabajo que se generen y declaren en

los Organismos Subsidiarios con motivo de ste, sern considerados de manera integral como parte del

Contenido documental del sistema.

4.2. MANUAL DEL SISTEMA PEMEX-SSPA

El Manual del sistema PEMEX-SSPA consta de los siguientes captulos:

1.0 General

1.1 Introduccin

1.2 Objetivo

1.3 Alcance del sistema y Declaratoria de compromiso

2.0 Integracin del sistema

3.0 Funcionamiento del sistema PEMEX-SSPA

4.0 Contenido documental del sistema

5.0 Estrategia de implantacin

Acrnimos SSPA, Glosario de trminos y Marco normativo

6.0 12 Mejores Prcticas Internacionales de SSPA

7.0 Subsistema de Administracin de la Seguridad de los Procesos

8.0 Subsistema de Administracin de la Salud en el Trabajo

9.0 Subsistema de Administracin Ambiental

4. CONTENIDO DOCUMENTAL DEL SISTEMA

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4.3. DESCRIPCI N DE CAPTULOS Y APARTADOS DEL MANUAL

Captulos del 1 al 5.-En su contenido se justifica, define y establece el alcance del sistema, as como el compromisode la Organizacin con la Seguridad, la Salud en el Trabajo y la Proteccin Ambiental. Tambin se plantea la integra-

cin, funcionamiento y estructura del sistema en comento, alineado con el macroproceso de SSPA de Petrleos

Mexicanos, as como el detalle de su estrategia de implantacin.

Captulos del 6 al 9.-Abordan de manera detallada las 12 MPI y cada uno de los subsistemas (SASP, SAST y SAA),

mediante los apartados siguientes:

Descripcin.-Define cada uno de los elementos del subsistema, con la finalidad de tener un entendimiento

claro y homogneo del mismo. Aqu se establece la base conceptual del elemento como parte del sistema.

Requisitos de cumplimiento.-Establecen de manera clara y precisa qu debe hacerse para considerar cum-

plido el alcance de cada elemento. En otras palabras, son los QU que se deben cumplir de los elementos

y que son la parte fundamental, tanto para la elaboracin de las Guas Tcnicas/Lineamientos como para larealizacin de las auditoras del elemento en referencia.

Guas tcnicas/Lineamientos.-Documentos donde se describe de manera genrica (para dar cobertura a la

diversidad de operaciones, procesos e instalaciones de la Organizacin en su conjunto) la forma de dar cum-

plimiento a los requisitos de cada elemento. Dicho de otra manera, son los documentos donde se definen los

CMO que atienden los QU de cada elemento.

Tabla de Autoevaluacin.-Herramienta que permite a los integrantes de una unidad de implantacin realizar

la evaluacin del subsistema al comparar su desempeo contra una serie de acciones descriptivas defini-

das en el cuerpo de la tabla, para cada uno de los elementos, en cada uno de los cinco niveles de implanta-

cin que la integran.

Guas de Autoevaluacin.- Preguntas clave que inducen hacia evidencias objetivas y orientan al evaluador en

la implantacin efectiva del sistema, al identificar con claridad las brechas entre la s ituacin actual de su des-

empeo y la situacin futura definida, en relacin con las acciones descriptivas establecidas en el cuerpo de

la Tabla de Autoevaluacin.

Protocolo de Auditora.- Documentos del sistema elaborados para servir de gua propuesta a los auditores de

sistema para la realizacin del proceso de auditora, basados en los requisitos de los elementos y bajo un con-

texto de Disciplina Operativa (disponibilidad, calidad, comunicacin y cumplimiento).


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Este apartado del manual establece y define los pasos que se debern seguir para llevar a cabo la implantacin de

sistema PEMEX-SSPA para la administracin de la Seguridad Industrial, la Salud en el Trabajo y la Proteccin

Ambiental en todos los centros de trabajo e instalaciones de Petrleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios, donde

deban administrarse los riesgos resultantes de sus operaciones y/o procesos productivos.

Considerando que actualmente el grado de implantacin del sistema PEMEX-SSPA en los centros de trabajo e instalacio-

nes de Petrleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios es muy diverso; la estrategia para su implantacin se basa en la

realizacin de una Autoevaluacin en cada Unidad de Implantacin que permita identificar el estado actual del sistema,

lo que representar la lnea de partida para iniciar el proceso de implantacin mediante la ejecucin del programa de

trabajo que resulta de la identificacin de acciones de mejora durante la Autoevaluacin. Previamente, se deber prepa-

rar a la Organizacin para la realizacin de la Autoevaluacin y se deber dar un seguimiento cuidadoso a la ejecucin

del programa de trabajo para la implantacin y, posteriormente, auditar el sistema implantado para medir su madurez.

En orden cronolgico, la estrategia para la implantacin del Sistema consiste en la aplicacin de once Lneas de

Accin agrupadas en cuatro fases que son: Planeacin, Preparacin, Ejecucin y Seguimiento y, finalmente, Auditora,

como se ilustra en la figura 7.

Las Lneas de Accin que conforman la fase de Planeacin son: la definicin de la Organizacinpara la implanta-

cin, la definicin de las Funciones y Responsabilidadespara la implantacin, as como la Planeacin inicialde las

actividades relacionadas con la Autoevaluacin. La segunda fase es la de Preparacin que incluye las Lneas de

Accin de Comunicacin efectiva y Capacitacin a toda la Organizacin en el sistema. La tercera fase es la de

Ejecucin y Seguimiento que abarca las Lneas de Accin de realizacin del Diagnstico inicial y Definicin de

Situacin Futuraen cada una de las unidades de implantacin, la Identificacin de Brechasentre la situacin actua

y la situacin requerida por el Sistema, la definicin y el Desarrollo del Programapara alcanzar la situacin futura, as

como la Ejecucin y Seguimientodel cumplimiento del programa de cada una de las unidades de implantacin. La

cuarta fase es la de Auditora que considera a las Lneas de Accin de Auditora al Proceso de Implantacin, consi-

derada como una auditora de seguimiento y la de Auditora al Sistema Implantadoque nos permitir medir el grado de

madurez del mismo.

En relacin con el factor humano, la estrategia de implantacin considera que los resultados se dan con base en tresaspectos que son: querer, sabery poder. El querertiene que ver con la Lnea de Accin de Comunicacin efectivaque

se relaciona con el convencimiento de todo el personal de la Organizacin para implantar y operar el sistema. El saber

est referido a conocer y dominar el Sistema y se atiende mediante la Lnea de Accin de Capacitacin. El poderest

relacionado con la habilidad para implantar y operar el sistema y se atiende mediante las Lneas de Accin de la fase

de Ejecucin y Seguimiento que son Diagnstico inicial y Definicin de Situacin Futura, Identificacin de Brechas,

Desarrollo del Programa, y Ejecucin y Seguimiento.

5. ESTRATEGIA DE IMPLANTACIN

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FIGURA 7. ESTRATEGIA DE IMPLANTACIN DEL SISTEMA PEMEX-SSPA.


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A continuacin se describen con detalle las cuatro fases de la estrategia de implantacin y sus Lneas de Accin

correspondientes.

5.1. PLANEACIN

5.1.1. Organizacin para la implantacin

Esta Lnea de Accin consiste en que cada Organismo Subsidiario o rea del Corporativo, se deber subdi-

vidir en tantas partes como sea prctico, donde se puedan implantar y aplicar todos los elementos del sis-

tema PEMEX-SSPA (Unidad de Implantacin)y definir el equipo de personal especializado y competente

para realizar la Autoevaluacin (Equipo para la Autoevaluacin)en cada una de las Unidades de Implantacin

definidas, as como el equipo conformado por especialistas en la funcin y en el sistema, de las reas

Corporativas que apoyarn el proceso (Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA). Ms especficamente, se definen

de la siguiente manera:

Unidad de Implantacin.-Trmino que se refiere a los centros de trabajo o instalaciones fsicas y fun-

cionales del Organismo en el que se pretende implantar el sistema PEMEX-SSPA. Se pueden agrupar

instalaciones de menor tamao de manera geogrfica u organizacional que tengan la misma depen-dencia administrativa, para definir una sola Unidad de Implantacin que tenga el suficiente alcance

organizacional y operacional para que eventualmente se puedan desarrollar y aplicar todos los ele-

mentos del sistema PEMEX-SSPA en funcin de la complejidad de la misma. De acuerdo con e

Modelo de Gestin por Procesos, la Unidad de Implantacin representa el conjunto de funciones

que intervienen en la realizacin del proceso de SSPA.

Equipo para la Autoevaluacin.-Este equipo se integra temporalmente en cada Unidad de Implanta-

cin, con la finalidad de realizar la Autoevaluacin. Se conforma con el Equipo de Liderazgo Local de

SSPA, los subequipos de liderazgo de cada subsistema de las Mejores Prcticas y los subequipos de

elementos especficos definidos en el Elemento de Organizacin Estructurada, incrementados con el

personal necesario de la Unidad de Implantacin que permita definir un Coordinador de elemento y

su equipo para la Autoevaluacin, para cada uno de los elementos de cada subsistema, consideran-

do tanto su funcin de lnea como su potencial de aportacin al xito del subequipo.

El equipo para la Autoevaluacin est conformado por:

Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA.-Grupo de trabajo integrado con personal especialista en materia de

SSPA que ha sido capacitado y tiene experiencia en el manejo del sistema PEMEX-SSPA del

Organismo Subsidiario. Cuando sea necesario, se podr incorporar personal de la Subdireccin de

Disciplina Operativa, Seguridad, Salud y Proteccin Ambiental (SDOSSPA) de la Direccin Corporativa

de Operaciones (DCO). Este equipo juega un papel relevante durante la implantacin del sistema, ya

que es el que gua y asesora para evitar desviaciones al mismo.

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5.1.2. Funciones y responsabilidades

La implantacin del sistema PEMEX-SSPA en cada Unidad de Implantacin de Petrleos Mexicanos y

Organismos Subsidiarios es responsabilidad de la Mxima Autoridad y de la Lnea de Mando de esa unidad.

El proceso en s es dirigido por el Equipo de Liderazgo Local de SSPA con el apoyo del (los) Equipo(s) de

Liderazgo Central(es) de SSPA.

A continuacin se describen con ms detalle las funciones y responsabilidades de los participantes en e

proceso de implantacin.

Equipo para la Autoevaluacin.-Responsable de llevar a cabo la Autoevaluacin y de desarrollar el Programa

de Acciones de Mejora de cada subsistema. Una caracterstica clave de este equipo, es que debe ser mul-

tidisciplinario y multifuncional, lo que asegurar que:

Lder del Equipo de Liderazgo Local de SSPA.-Es la Mxima Autoridad del centro de trabajo y tiene la res-

ponsabilidad del proceso de implantacin del sistema PEMEX-SSPA en su conjunto y designa a los lderes

de los subequipos establecidos, los cuales son corresponsables en la parte del sistema que les corresponde.

Adems, con el apoyo de los lderes de los subequipos establecidos, supervisa todas las actividades del

Equipo para la Autoevaluacin y, consecuentemente tiene la responsabilidad principal de llevar a cabo la

Autoevaluacin, de desarrollar el Programa de Acciones de Mejora y en su momento, la ejecucin y segui-

miento del mismo. Es quien designa, de entre los integrantes de cada uno de los subequipos establecidos

de SSPA, a un Coordinador de Elemento para cada uno de los elementos de cada subsistema.

Lderes de los Subequipos establecidos.-Coordinan el desarrollo de aquellas actividades del Proceso de

Autoevaluacin del subequipo correspondiente. Son responsables de integrar, para cada elemento del siste-

ma PEMEX-SSPA, un equipo especfico orientado a apoyar al Coordinador de Elemento en el desarrollo de la

Autoevaluacin y el correspondiente Programa de Acciones de Mejora para ese elemento en particular.

Guan a los integrantes de su equipo para la Autoevaluacin en el da a da, solucionando cualquier

problema que pueda surgir.

Mantienen informada a la Mxima Autoridad de la Unidad de Implantacin de los avances del da, resulta-

dos preliminares y de cualquier aspecto o problema que se presente.

Preparan y entregan los productos asociados con la Autoevaluacin (Programa de Acciones de Mejora y en

su momento, la Ejecucin y Seguimiento del mismo).

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Coordinadores de Elemento.-Son los responsables en la Unidad de Implantacin de la Autoevaluacin

de hecho son los que se Autoevaluan, son los dueos de esa parte del proceso, en relacin con su res-

ponsabilidad funcional y del desarrollo del Programa de Acciones de Mejora para un elemento espec-

fico; por ejemplo, el Responsable de Mantenimiento sera el idneo para ser Coordinador de Elemento

de Integridad Mecnica.

Estudian y entienden a detalle lo relativo al elemento que les corresponde coordinar y tienen un conocimien-

to general del significado, alcance y contenido de todos los elementos del subsistema correspondiente, para

as poder entender las conexiones e interrelaciones entre su elemento y los dems (Enfoque Sistmico).

Proporcionan al lder correspondiente del subequipo establecido, el plan de trabajo para llevar a cabo la

Autoevaluacin de su elemento y la realizan, de acuerdo con lo sealado en la Tabla de Autoevaluacin

y las Guas de Autoevaluacin que forman parte del Manual del sistema PEMEX-SSPA, considerando

lo siguiente:

correspondiente.

de Autoevaluacin con el Equipo de Trabajo del Elemento, desde el Nivel 1 hasta el Nivel 5.

acciones descriptivas y las preguntas clave contenidas en la Gua de Autoevaluacin.

Unidad de Implantacin respecto a cada accin descriptiva.

-

quier duda.

Preparan el Reporte de la Autoevaluacin del Elemento, que incluye el anlisis del desempeo del elemento

durante la Autoevaluacin.

Participan en las reuniones del equipo para la Autoevaluacin, revisando los resultados preliminares y los

Programas de Acciones de Mejora propuestos para todos los elementos.

Mantienen informado al Lder del Subequipo correspondiente de SSPA, en relacin con la situacin de la

Autoevaluacin del Elemento y del desarrollo del Programa de Acciones de Mejora correspondiente.

Presentan los resultados de la Autoevaluacin del Elemento en la Sesin de Resultados.


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Integrantes de Equipos de Elemento.-Estas personas debern ser individuos cuyas actividades diarias se re-

lacionan al elemento. Deber incluirse personal de diferentes reas o departamentos. Ellos son, de hecho,

los usuarios o clientes del elemento y su perspectiva ser clave para realizar una Autoevaluacin realis-

ta y objetiva, para posteriormente, desarrollar un Programa de Acciones de Mejora prctico y significativo.

Conocen y entienden a detalle la documentacin del sistema relativa al elemento que les corresponde, para

as poder entender sus requisitos y las acciones descriptivas correspondientes.

Participan en todas las reuniones necesarias citadas por el Coordinador de Elemento o Lder del

Subequipo correspondiente y en la evaluacin acerca de la evidencia objetiva proporcionada por el au-

toevaluado (Coordinador de Elemento), para calificarla situacin que guarda la Unidad de Implantacin en

cuanto a las acciones descriptivas correspondientes de la Tabla de Autoevaluacin, tomando como referen-

cia las preguntas clave de las Guas de Autoevaluacin.

Apoyan al Coordinador de Elemento en la preparacin del Reporte de la Autoevaluacin del elemento y en

la preparacin del Programa de Acciones de Mejora.

Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA.-Capacita a todo el personal que participe en la Autoevaluacin, con nfasis

en la parte que se relacione con el rol que le corresponda, con base en lo establecido en los prrafos ante-

riores, previo a la realizacin de la Autoevaluacin.

Da seguimiento al avance de la Unidad de Implantacin en el desarrollo de la Autoevaluacin y del Programa

de Acciones de Mejora de cada subsistema.

Realiza recomendaciones durante la Autoevaluacin y el proceso de desarrollo del Programa de Acciones

de Mejora, segn sea necesario, basndose en su experiencia.

Aclara dudas, en cuanto al proceso de implantacin del sistema, en la Unidad de Implantacin, de ser necesario.

Informa a la Mxima Autoridad de la Unidad de Implantacin sobre aspectos clave, durante el procesode Autoevaluacin.

Lder del Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA.-Especialista en materia de SSPA que ha sido capacitado y tiene

experiencia en el manejo del sistema PEMEX-SSPA del Organismo Subsidiario. Acuerda con la Mxima

Autoridad de la Unidad de Implantacin sobre la realizacin de las actividades crticas de planeacin antes

de iniciar la Autoevaluacin.

Coordina actividades del Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA de tal manera que se de seguimiento a todas las

actividades de la Autoevaluacin de la Unidad de Implantacin.

Apoya al Lder del Equipo de Liderazgo Local de SSPA de la Unidad de Implantacin para asegurar que se

obtengan todos los productos esperados, con oportunidad y que sean de calidad.


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5.1.3. Planeacin inicial

Esta Lnea de Accin consiste en que el Lder del Equipo de Liderazgo Local de SSPA, en coordinacin con

el Lder del Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA, se aseguren que se realicen todas las actividades de planea-

cin, para lograr un proceso efectivo de la Autoevaluacin del Sistema considerando lo siguiente:

visualizar un panorama general del proceso de Autoevaluacin del Sistema y para discutir y acordar

con la Mxima Autoridad fechas clave y requerimientos de recursos.

informacin necesaria de la Unidad de Implantacin para asegurar que el Equipo de Apoyo

PEMEX-SSPA tenga el conocimiento necesario de la Organizacin y de las operaciones de la Unidad

de Implantacin.

a instalaciones de la Unidad de Implantacin, etctera.

en la Unidad de Implantacin con todos los materiales de apoyo requeridos.

5.2. PREPARACIN

5.2.1. Comunicacin efectiva en relacin con el sistema

Esta Lnea de Accin consiste en la realizacin de las actividades necesarias para dar a conocer el sistema

y convencer a la Organizacin de los beneficios de su implantacin con un enfoque de Modelo de Negocios

a travs de la Gestin por Procesos.

Uno de los aspectos que las organizaciones tienen que tomar en cuenta cuando se proyecta realizar cam-

bios en los procesos, procedimientos o sistemas, es el aspecto de la resistencia al cambiopor parte de los

integrantes de la Organizacin, ya que implica alterar su status-quo. Por lo anterior, la intencin de esta

Lnea de Accin es la de atenuar esta resistencia, mediante la realizacin de una Comunicacin Efectiva con

toda la Organizacin, en el sentido de definir con claridad las razones y beneficios del cambio, tanto para

la empresa como para los trabajadores, en un esquema de convencimiento y con un enfoque de

ganar-ganar.

Es importante considerar que este aspecto, como parte del sistema, requiere de un mantenimiento cons-

tante, es decir que siempre se deber de atender, conforme con cmo se establece en el elemento de

Comunicacin Efectiva, mxime cuando se den cambios en cualquier parte del sistema. Es importante se-

alar que esta Lnea de Accin sienta las bases de la implantacin del sistema y se refleja en el resultado

de la Autoevaluacin, asocindose al Nivel 1, el cual se describe en un apartado posterior.

La atencin de esta Lnea de Accin requiere de las siguientes consideraciones:

-

cional de la Organizacin, los cuales debern haber sido determinados con antelacin.

comprensin de la informacin definida en el inciso anterior, el convencimiento para la participacin

en la implantacin del sistema y que propicie la retroalimentacin en relacin con el tema.

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as, al Elemento Compromiso Visible y Demostrado que forma parte de este sistema.

estas actividades, considerando lo establecido anteriormente.

5.2.2. Capacitacin en el sistema

Esta Lnea de Accin consiste en la realizacin de las actividades necesarias para asegurar la capacitacin

a toda la Organizacin en el sistema, subsistemas y proceso de implantacin, con un enfoque de Gestin

por Procesos.

Esta Lnea Estratgica deber atenderse tomando en cuenta los requerimientos especficos siguientes:

-

cional de la Organizacin, los cuales debern haber sido determinados con antelacin.

con nfasis especial en la Lnea de Mando asegurando: la adquisicin del conocimiento definido en el

inciso anterior, el convencimiento para la participacin en la implantacin del sistema y que propicie

la retroalimentacin en relacin con el tema.

estas actividades, considerando lo establecido anteriormente.

De manera particular, el Equipo para la Autoevaluacin deber recibir una capacitacin especfica por parte

del Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA acerca del proceso de implantacin del sistema, cuyo objetivo principal

es el de prepararlos en la realizacin de la Autoevaluacin y en el desarrollo del Programa de Acciones

de Mejora. Esta capacitacin incluir los conceptos principales del sistema, subsistemas, proceso de

implantacin, as como el alcance y contenido de cada uno de los elementos del subsistema que

le corresponda.

5.3. EJECUCIN Y SEGUIMIENTO

5.3.1. Diagnstico inicial y definicin de la situacin futura

Esta Lnea de Accin inicia con una declaracin del estado futuro o nivel de implantacin (el cual se define

en prrafos posteriores) que cada Unidad de Implantacin pretende alcanzar en un tiempo determinado, en

relacin con el sistema PEMEX-SSPA tomando como referencia su problemtica actual en materia de

Seguridad, Salud en el Trabajo y Proteccin Ambiental, sus capacidades y sus recursos. Esta definicin ser-

vir despus para la elaboracin de sus planes y programas, delimitando su alcance. Posteriormente, se

procede a la realizacin del Diagnstico inicial, que se traduce en el proceso de Autoevaluacin de la

Unidad de Implantacin con respecto al sistema PEMEX-SSPA.

Es importante sealar que, antes de iniciar las actividades de la fase de Ejecucin y Seguimiento, la cual incluye la

Autoevaluacin, debern haber sido concluidastodas las actividades de las fases de Planeacin y Preparacin.

El proceso de Autoevaluacin consiste en que el Equipo de Elemento analiza y evala el cumplimiento con

cada una de las acciones descriptivas que aparecen en la Tabla de Autoevaluacin del subsistema corres-

pondiente, empezando en el Nivel 1 del elemento y movindose hacia los niveles superiores, conforme

avanza la Autoevaluacin, repitiendo el procesopara cada uno de los elementos del subsistema.

La mecnica consiste en que el Coordinador de Elemento o dueo de esa parte del proceso (en relacin

con su responsabilidad funcional), utilizando como herramienta de orientacin las Guas de Autoevaluacin

correspondientes, plantea al Equipo de Elemento las preguntas clave que aparecen en ellas, se autoevala

y el equipo califica el cumplimiento de las acciones descriptivas mencionadas.


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Es importante establecer que las preguntas clave de las guas, no son las nicas que se pueden hacer al

respecto; los miembros del Equipo de Elemento deben de sentirse con la libertad de hacer otras preguntas

que ayuden a clarificar el grado de cumplimiento de las acciones descriptivas del elemento. De ser necesa-

rio, se sugiere consultar la documentacin del elemento (Requisitos, Lineamiento o Gua tcnica) que apa-

rece en el manual, para aclarar dudas al demostrar el cumplimiento del elemento.

Debe considerarse la evidencia documentada y verbal (evidencia objetiva) al tomar decisiones en cuanto a

las respuestas de las preguntas y del cumplimiento de la Unidad de Implantacin con cada accin descrip-

tiva. Deben evaluarse todas las acciones descriptivas para todos los niveles. Se requiere demostrar con do-

cumentacin o registros (evidencia objetiva) el nivel de implantacin que ha sido alcanzado.

Algunos ejemplos de evidencias objetivas, sin ser limitativo, pueden ser: rdenes de trabajo debidamente

llenadas y firmadas de recibido, minutas de reuniones de seguimiento y cumplimiento de acuerdos, resul-

tados de encuestas, reportes de auditoras efectivas, verificaciones fsicas en campo, entre otras, evitando

al mximo documentos genricos como evidencia.

Esto deber ser un proceso interactivo que resulte en consenso entre los participantes sobre la situacin ac-tual y las acciones necesarias para avanzar a otro nivel de implantacin. Es esencial que esta parte del proce-

so se haga de manera abierta, con la mayor participacin posible de los miembros del Equipo de Elemento.

Durante la Autoevaluacin, el Coordinador de Elemento y los miembros del Equipo de Elemento sern so-

portados por miembros del Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA para aclarar cualquier duda que pueda surgir

acerca del proceso, del contenido, opinar acerca de los temas donde no haya consenso y sobre las eviden-

cias objetivas propuestas, con la finalidad de que se tomen las decisiones correctas, en cuanto al cumpli-

miento de las acciones descriptivas.

La evaluacin inicia con el Nivel 1 del elemento a evaluar, y conforme se va sustentando el cumplimiento

de cada una de las acciones descriptivas en ese nivel, se pasa al siguiente nivel de la tabla, realizando la

misma mecnica de evaluar y sustentar cada accin descriptiva del elemento que se est evaluando. La

evaluacin se suspende cuando el autoevaluado no puede sustentar el cumplimiento de las acciones des-criptivas del nivel que se est valorando.

Considerando que la interpretacin correcta de los niveles es fundamental para el proceso de implantacin,

a continuacin se describen con ms detalle estos niveles:

Nivel 1.- Evaluando el Sistema y Creando Conciencia. Este nivel de implantacin es la base del ele-

mento, ya que determina el rumbo de lo que queremos lograr. En este nivel de implantacin se consi-

dera que es necesario construir, a travs de la reflexin, una conciencia crtica en el personal en

relacin con la importancia del impacto del elemento, como parte del sistemay de cmo al cumplir sus

requerimientos se contribuye a mejorar el desempeo en SSPA de la Organizacin con el consecuente

beneficio personal. Este nivel se satisface cuando el personal demuestra de manera objetivaestar cons-

ciente de la importancia de trabajar en el elemento y de cmo esto puede contribuir a mejorar el des-

empeo en SSPA.

Nivel 2.- Desarrollando el Sistema. Corresponde al nivel de implantacin en el cual se disean, pre-

paran y documentan los procedimientos y mecanismos requeridos en cada elemento. Este nivel se sa-

tisface hasta que todos los procedimientos y mecanismos requeridos en el Nivel 2, se encuentran

completamente diseados, desarrollados y documentados.

Nivel 3.- Estableciendo el Sistema. Corresponde al nivel de implantacin en el cual los procesos y

mecanismos requeridos en cada elemento comienzan a implantarse. Este nivel se satisface hasta que

todos los procedimientos y mecanismos desarrollados para satisfacer el Nivel 2, han sido difundidos,

el personal ha sido capacitado y stos se comienzan a aplicar de forma generalizada, alcanzndose un

grado de implantacin en el que slo se presentan algunas desviaciones aisladas.

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Nivel 4.- Sistema Establecido. Corresponde al nivel de implantacin en el que todos los procedimien-

tos y mecanismos requeridos en cada elemento se encuentran totalmente implantados. Este nivel se

satisface hasta que todos los procedimientos y mecanismos desarrollados para satisfacer el Nivel 2, se

encuentran totalmente implantados, no presentndose ningn tipo de desviacin de manera sistemtica.

En este nivel, el personal ya sigue los procedimientos por conviccin del beneficio que ello representa

y se ha cumplido al menos un ciclo de mejora.

Nivel 5.- Mejoramiento Continuo. Corresponde al nivel de implantacin en el que todos los procedi-

mientos y mecanismos requeridos en cada elemento, no slo se encuentran totalmente implantados,

sino que adems,ya se han establecido e implantado ms de un ciclo de mejora, con la finalidad de

buscar la excelencia traducida en efectividad y mejora continua.

Criterios para otorgar Niveles de Implantacin.-Slo es posible otorgar a los elementos y subsistemas en las

Unidades de Implantacin uno de los cinco niveles del PEMEX-SSPA de acuerdo con los siguientes criterios:

Nivel de Elemento.-El nivel otorgado a un elemento corresponder a aqul en el que todas las acciones

descriptivas hayan sido cumplidas; es decir, si se cumplieron todas las acciones descriptivas corres-pondientes al Nivel 3 de un determinado elemento, el nivel de ese elemento ser Nivel 3. Con la fi-

nalidad de dar seguimiento a la implantacin del siguiente elemento, se medir el avance tomando

como base el porcentaje que resulte del cumplimiento de las acciones descriptivas atendidas, en rela-

cin con el nmero de acciones descriptivas totales del nivel en referencia. Por ejemplo, si el nivel de

referencia tuviera cuatro acciones descriptivas y estuviesen atendidas dos, el porcentaje de avance de

ese elemento seria del 50% en ese nivel. De existir avance en acciones descriptivas de otros niveles

superiores, no se considerar para definir el porcentaje de avance enunciado anteriormente.

Nivel del subsistema.-El nivel del subsistema corresponder al del Elemento evaluado con el menor ni-

vel. El porcentaje de avance de la implantacin del siguiente nivel del subsistema, corresponder al

promedio de los porcentajes de avance de todos los elementos en ese nivel evaluado. De existir avance

en acciones descriptivas de otros niveles superiores, no se considerar para definir el porcentaje de

avance enunciado anteriormente. Por ejemplo, si el elemento con el menor nivel fue evaluado enNivel 2, el nivel del subsistema en la Unidad de Implantacin ser Nivel 2 y el porcentaje de avan-

ce del Nivel 3 ser el promedio de los porcentajes de avance de todos los elementos del subsistema

en ese nivel.

La determinacin del nivel en el cual se encuentra el elemento o subsistema, no deber ser utilizado para

realizar comparaciones entre Unidades de Implantacin u Organismos Subsidiarios. Por la naturaleza del pro-

ceso de la Autoevaluacin, sta es una herramienta del usuario que slo sirve para compararse contra s

mismo y debe ser usada exclusivamente para identificar las reas de oportunidad en el proceso interno de

implantacin del sistema PEMEX-SSPA en la Unidad de Implantacin.

Una vez que han sido concluidas todas las actividades de las fases de Planeacin y Preparacin,

la Unidad de Implantacin est lista para iniciar formalmente la Autoevaluacin, cuyo proceso se descri-

be a continuacin:

Sesin de Arranque.-El propsito de esta reunin es proporcionar una visin general del proceso de implan-

tacin del sistema PEMEX-SSPA, incluida la Autoevaluacin en la Unidad de Implantacin, y de responder

a cualquier pregunta o inquietud que puedan tener los participantes en el proceso.


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Durante esta reunin se deber presentar al personal con responsabilidades en el proceso de implantacin

del sistema PEMEX-SSPA (Equipo para la Autoevaluacin). Debern ratificarse las fechas y horarios de las

reuniones clave, los productos principales y las fechas compromiso, con el fin de obtener los apoyos nece-

sarios para llevar a cabo las actividades. La Mxima Autoridad de la Unidad de Implantacin, su equipo ge-

rencial de primer nivel (es decir, aquellos que le reportan directamente), el Equipo para la Autoevaluacin

y el Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA debern asistir a esta reunin. La cual ser dirigida conjuntamente por

la Mxima Autoridad de la Unidad de Implantacin y el Lder del Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA.

Autoevaluacin del Elemento.-Despus de la Sesin de Arranque, el Coordinador de Elemento del subsiste-

ma especfico y los miembros de su Equipo de Elemento inician propiamente la Autoevaluacin, de acuerdo

con la mecnica descrita con anterioridad.

Reuniones de trabajo durante el proceso de Autoevaluacin.- Se debern programar reuniones de trabajo

durante el proceso de Autoevaluacin debido a la interdependencia e integracin de los Elementos del

PEMEX-SSPA. Especficamente deben llevarse a cabo dos tipos de reuniones de trabajo:

Reuniones entre Coordinadores de Elemento.- Su objetivo es compartir informacin sobre el desarrollodel proceso de Autoevaluacin, incluyendo resultados, conclusiones preliminares y obstculos encontrados.

Tratar relaciones entre los elementos; por ejemplo, dudas sobre en qu elemento est incluido un tpi-

co especfico, evidencia encontrada en un elemento que sea de relevancia para otro elemento.

Motivar a cada integrante en la importancia de generar informacin de valor para el proceso de implantacin.

Los participantes a estas reuniones sern los Lderes de los Subequipos de Liderazgo Locales de SSPA,

los Coordinadores de Elemento y todos los miembros del Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA. Se propone

que estas reuniones se lleven a cabo peridicamente, por ejemplo, cada dos o tres das durante el pro-

ceso de Autoevaluacin.

Reuniones con la Mxima Autoridad de la Unidad de Implantacin.- Su objetivo principal es el de resol-ver aspectos u obstculos al proceso de Autoevaluacin y desarrollo de programas, as como revisar los

resultados preliminares de la Unidad de Implantacin, incluyendo hallazgos importantes para elemen-

tos qu estn en proceso de Autoevaluacin o que ya han sido completados.

Los participantes a estas reuniones sern la Mxima Autoridad de la Unidad de Implantacin, miem-

bros de su equipo gerencial (Equipo de Liderazgo Local de SSPA), Coordinadores de Elemento acti-

vos, es decir, de elementos a tratar en la reunin, y el Lder del Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA. La

asistencia de otros coordinadores es opcional. Se sugiere que estas reuniones tambin se lleven a cabo

peridicamente, por ejemplo, cada dos o tres das durante el proceso de Autoevaluacin.

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Manejo de Elementos Comunes.- Existen elementos comunes entre las 12 MPI y los tres subsistemas,

los cuales se muestran a continuacin:

12 MPI SASP SAST SAA

Responsabilidadde la Lnea de Mando

Recursos, Funciones,Responsabilidady Autoridad

Metas yObjetivos Agresivos

Objetivos, Metas,Programas e Indicadores

Objetivos, Metas,Programas e Indicadores

Altos Estndaresde Desempeo

Procedimientos deOperacin yPrcticas Seguras

Control de Documentosy Registros

Investigacin y Anlisisde Incidentes

Investigacin y Anlisisde Incidentes

Planeacin y Respuestaa Emergencias Respuesta Mdicaa Emergencias Plan de Respuestaa Emergencias

Capacitaciny EntrenamientoContinuos

Entrenamientoy Desempeo

Comunicacin de Riesgospara la Salud

Competencia, Formaciny Toma de Conciencia

ComunicacionesEfectivas

Comunicacin Internay Externa

Auditoras Auditoras Ambientales

Los elementos de la tabla anterior contienen requisitos que, como se manifiesta en el captulo de funciona-

miento del sistema, se complementan durante su operacin. Con la finalidad de eficientar los recursos y

para atender de mejor manera la reduccin de las brechas identificadas durante la Autoevaluacin, se re-comienda que los Equipos de Elemento, responsables de elementos comunes de los subsistemas, trabajen

de manera coordinada y de ser posible simultnea para lograr Programas de Acciones de Mejora nicos

para estos elementos comunes.

Para lograr lo anterior, los Lderes de los Subequipos correspondientes debern establecer un programa de

trabajo especfico que atienda estos casos, tomando en consideracin lo establecido en este captulo. El re-

sultado de esta estrategia se deber ver reflejado en el resultado final de la Autoevaluacin, es decir, en el

Programa de Acciones de Mejora especfico para cada subsistema, con la caracterstica de que aunque la

accin se refleje en ms de un subsistema, slo se ejecuta una vez.

Reportes de la Autoevaluacin por Elemento.-Cada Coordinador de Elemento debe hacer un Reporte de la

Autoevaluacin de su elemento en el que se considere como mnimo lo siguiente:

Introduccin.- Breve resumen de las actividades de Autoevaluacin, incluyendo un listado de todos

aquellos que participaron en el proceso.

Nivel Actual.- Determina el nivel del elemento con base en las acciones descriptivas cubiertas y no cu-

biertas para cada nivel, as como el nivel actual para el elemento, empleando como herramientas de

apoyo la Tabla y Gua de Autoevaluacin del subsistema correspondiente y siguiendo la metodologa

descrita en los prrafos anteriores.

Resumen de Hallazgos.-Fortalezas principales de la Unidad de Implantacin, respecto al elemento en

cuestin. Debilidades principales y brechas clave de la Unidad de Implantacin que necesitan ser

atendidas, respecto al elemento en cuestin.


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Reporte de la Autoevaluacin por subsistema.-Con la coordinacin y supervisin del Lder del Subequipo

de Liderazgo del subsistema correspondiente, se deben integrar todos los reportes individuales de los

elementos del subsistema, en un solo reporte de Autoevaluacin para la Unidad de Implantacin. El con-

tenido se describe a continuacin:

Introduccin .- Resumen de los objetivos de la Autoevaluacin, incluyendo a las personas involu-

cradas en el proceso de Autoevaluacin y sus especialidades.

Nivel Actual.- Determina el nivel del subsistema con base en las acciones descriptivas cubiertas y

no cubiertas por cada nivel, nivel por elemento, porcentaje de avance del siguiente nivel, as como

el nivel actual para el subsistema en la Unidad de Implantacin empleando como herramientas de

apoyo la Tabla y Gua de Autoevaluacin del subsistema correspondiente y siguiendo la metodolo-

ga descrita en los prrafos anteriores.

Resumen de Hallazgos.- Fortalezas principales de la Unidad de Implantacin. Debilidades princi-

pales y brechas clave de la Unidad de Implantacin que necesitan ser atendidas, en relacin con

el subsistema en referencia.

Sesin de Resultados.- El propsito de esta reunin es el de entregar formalmente los resultados de la

Autoevaluacin a la Mxima Autoridad de la Unidad de Implantacin por cada subsistema. Esta reunin re-

presenta el final de la etapa de Autoevaluacin. La agenda propuesta para esta reunin es la siguiente:

La Mxima Autoridad de la Unidad de Implantacin, su equipo gerencial de primer nivel (Equipo de

Liderazgo Local), el Equipo de Implantacin y el Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA debern asistir a esta re-unin. No debe llevarse a cabo sin la presencia de la Mxima Autoridad de la Unidad de Implantacin. La

reunin debe ser dirigida por el Lder del PEMEX-SSPA y enfocada a la Mxima Autoridad de la Unidad de

Implantacin y a su equipo gerencial de primer nivel.

Se recomienda que el Lder del PEMEX-SSPA y el Lder del Subequipo de Liderazgo del subsistema corres-

pondiente presenten los resultados generales de la Unidad de Implantacin, pero que cada Coordinador de

Elemento presente los resultados de la Autoevaluacin de su elemento. Es importante que la Mxima Autoridad

de la Unidad de Implantacin haga un reconocimiento a aquellos elementos que resultaron con mejor desem-

peo, conforme a como se establece en el Elemento de Motivacin Progresiva y tambin que manifieste su

compromiso con el desarrollo de las siguientes etapas del proceso de implantacin del PEMEX-SSPA.

5.3.2. Identificacin de brechas

Durante la etapa de Autoevaluacin, el Coordinador y su Equipo de Elemento, de manera simultnea con la

evaluacin de cumplimiento de las acciones descriptivas de la Tabla de Autoevaluacin, identifiquen las

brechas entre la situacin actual del elemento y el estado futuro declarado al inicio de la Autoevaluacin,

mediante el mismo mecanismo de consenso entre los integrantes del equipo, con lo que se busca un senti-

do de propiedad de las propuestas. Durante la etapa de Autoevaluacin, las brechas identificadas se regis-

tran en la columna de Observaciones de las Guas de Autoevaluacin.

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Posteriormente, estas brechas identificadas formarn parte del Reportes de la Autoevaluacin por Elemento

del subsistema y del Reporte de Autoevaluacin del subsistema en la Unidad de Implantacin, especfica-

mente en la parte del Resumen de Hallazgos en su apartado de Debilidades.

5.3.3. Desarrollo del Programa para alcanzar la situacin futura

Programa de Acciones de Mejora.-Este programa describe las acciones recomendadas que deben tomarse, en

orden de prioridad, para cumplir con todas las acciones descriptivas por nivel y al mismo tiempo identifica al

personal que se responsabilizar de llevarlas a cabo, as como: las estimaciones de los recursos y el tiempo re-

querido para su ejecucin, estableciendo fechas de compromiso para su cumplimiento.

El Coordinador de Elemento, con el apoyo de su equipo, debe desarrollar el Programa de Acciones de

Mejora para su elemento, preferiblementeen paralelo a la Autoevaluacin. No hay necesidad de esperar a

que se realice la Sesin de Resultados para desarrollar el Programa de Acciones de Mejora.

Donde sea posible y en particular con los elementos comunes de los subsistemas deben alinearse y rela-

cionarse las estrategias de mejora (y acciones individuales) con los otros subsistemas e iniciativas, ya ini-ciados previamente en la Unidad de Implantacin.

Para cada subsistema se deber desarrollar un Programa de Acciones de Mejora, el cual ser el resultado de

la integracin de los Programas de Acciones de Mejora de todos los elementos del subsistema correspondien-

te. El propsito de este programa es definir una serie de acciones y recursos necesarios para la implantacin

del subsistema especfico, como parte del sistema PEMEX-SSPA, en la Unidad de Implantacin.

Este Programa de Acciones de Mejora debe contemplar, por lo menos, todas las actividades factibles de

realizar en un perodo de dos aos.

El Programa de Acciones de Mejora deber documentarse siguiendo la estructura y contenido siguiente

(figura 8):

Descripcin de las Acciones.-La descripcin de la accin programada deber ser lo suficientemente

detallada para puntualizar lo que se necesita hacer y proveer una base para desarrollar un presupues-

to. Se le deber asignar un nmero nico de identificacin a cada accin y listar las acciones en or-

den de prioridad.

Acciones Descriptivas que Aplican.-Esta columna incluye un listado de todas las acciones descriptivas

aplicables que se atienden con la accin programada (una sola accin puede cumplir con varios ac-

ciones descriptivas a la vez).

Responsable.-Se debe definir un responsable para cada accin, debiendo ser ste una persona, y evi-

tar en lo posible asignar nombres de departamentos como el responsable, por lo menos es necesario

especificar un puesto en particular.

Calendario.-Esto incluye la duracin (en semanas) de la accin y las fechas de inicio y terminacin.


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Comentarios.-Esta seccin deber utilizarse para comentar las relaciones o dependencias importantes

con las otras acciones, en particular, con aquellas acciones relacionadas con otros elementos de cual-

quier subsistema.

Prioridad.-Este rubro se utiliza a discrecin del Lder del Subequipo especfico de SSPA y del Lder

del Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA como una herramienta para ayudar a establecer las prioridades

de implantacin.

Autorizacin.- Al final debern aparecer la firma del Coordinador de Elemento que con su equipo ela-

bora el programa y la firma de la Mxima Autoridad de la Unidad de Implantacin que es quien autori-

za el Programa de Acciones de Mejora.

La integracin de los Programas de Acciones de Mejora por subsistema deber iniciarse despus de la

Sesin de Resultados. El proceso recomendado incluye:

Revisin de todos los Programas de Acciones de Mejora.- Todos los Coordinadores de Elemento que

participen en el desarrollo del Programa de Acciones de Mejora necesitan revisar todos los Programasde Acciones de Mejora.

Identificacin de las oportunidades para la consolidacin de acciones individuales.- Es importante la

consolidacin de acciones donde sea posible (resultantes de elementos de un subsistema o incluso

entre subsistemas), para as poder simplificar el programa y hacerlo ms fcil de administrar.

Modificacin de la informacin original, con base en las oportunidades de consolidacin. - Esto incluye

la modificacin del contenido del texto de las acciones que se estn consolidando, al igual que la revi-

sin de la duracin de la tarea y los requerimientos de recursos segn sea necesario.

Identificacin de prioridades relativas a las acciones consolidadas en todos los Elementos. - Se pueden

aplicar varios criterios para establecer las prioridades, considerando su impacto dentro del sistema y

factores como: costo, duracin de la accin, nmero de acciones dependientes, visibilidad a los gruposde inters externos y otros que pudieran ser importantes. Cada Unidad de Implantacin puede emplear

sus propios criterios y proceso para establecer las prioridades de implantacin de las acciones.

Integracin de las acciones priorizadas en un solo programa.- Los Programas de Acciones de Mejora de

cada subsistema en su conjunto conformarn el Programa de Acciones de Mejora del sistema PEMEX-SSPA

de la Unidad de Implantacin. Previamente se deber realizar el reordenamiento de las acciones de todos

los elementos de cada subsistema, tomando en cuenta los resultados del trabajo conjunto de los elementos

comunes, para conformar un programa depurado, para posteriormente incluir (o revisar) las fechas de ini-

cio y terminacin de las acciones individuales, con base en la priorizacin.

En este proceso, ser importante la coordinacin con el Lder del Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA y el perso-

nal responsable de la funcin en la Subsidiaria, para poder identificar si existen oportunidades para com-

partir los recursos o coordinar las actividades de implantacin en todas las Unidades de Implantacin y

maximizar as la eficiencia de los costos de la implantacin del PEMEX-SSPA en el Organismo. Se recomien-

da que todos los Coordinadores de Elemento revisen el borrador del Programa de Acciones de Mejora.

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SISTEMA PEMEX-SSPA

PROGRAMA DE ACCIONES DE MEJORA

Clave:

Revisin:

Fecha:

Pgina: 1/1

UNIDAD DE IMPLANTACIN: FECHA:

SUBSISTEMA:

PROGRAMA DE ACCIONES DE MEJORA:

Nombre del Elemento

NO. DESCRIPCINDE LA ACCIN

ACCIONESDESCRIPTIVAS QUE

APLICAN

RESPONSABLE DURACIN(SEMANAS)

CALENDARIO COMENTARIOS PRIORIDAD

FECHA DE IN ICIO FECHA DE TRMINO

Elaborado por: Autorizado por:

Nombre y firma del Coordinador de Elemento Nombre y firma de la Mxima Autoridadde la Unidad de Implantacin

FIGURA 8. FORMATO PARA DOCUMENTAR EL PROGRAMA DE ACCIONES DE MEJORA.


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64 PEMEX-SSPA1

Informe PEMEX-SSPA.- Ya concluido el Programa de Acciones de Mejora debe desarrollarse el Informe

PEMEX-SSPA del subsistema.

El Lder del Subequipo de Liderazgo correspondiente de SSPA ser el responsable principal de su elabo-

racin. Para realizar este informe se debe contar con la asesora apropiada de la Autoridad de SIPA (la de

la Unidad de Implantacin) antes de enviarse a la Mxima Autoridad de la Unidad de Implantacin para

su aprobacin.

El propsito del Informe PEMEX-SSPA del subsistema es el de crear un documento que contenga el resul-

tado general de la Autoevaluacin y del proceso de desarrollo del Programa de Acciones de Mejora. Este in-

forme se compone de dos partes:

Programa de Acciones de Mejora

Resumen Ejecutivo.- Es un documento muy til para el equipo gerencial y el personal de la Unidad

de Implantacin, ya que permite comunicar de manera rpida y sencilla el resultado de las etapas

iniciales de la implantacin del PEMEX-SSPA en la Unidad de Implantacin. El contenido de este re-sumen se describe a continuacin:

Introduccin.-Descripcin sintetizada de los objetivos y enfoque de la implantacin del

subsistema especfico del PEMEX-SSPA, particularmente la Autoevaluacin y el desarrollo de

Programa de Acciones de Mejora.

Resultado de la Autoevaluacin.-Resumen de los resultados del nivel de todos los elementos de

la Autoevaluacin, incluyendo hallazgos generales y claves.

Resumen del Programa de Mejora.-Resumen de las acciones prioritarias para la implantacin y

calendario para la implantacin.

Beneficios.-Explicacin de los beneficios para la Unidad de Implantacin al implantar elsubsistema, incluyendo reduccin en el nmero de accidentes, reduccin en el impacto

ambiental, mejora en la productividad, etctera.

Obstculos Potenciales.-Descripcin de los obstculos y barreras clave a la efectiva

implantacin del programa y las estrategias para solucionarlos.

Aprobacin para su implantacin.- Una vez integrado el Programa de Acciones de Mejora debe ser firmado

por la Mxima Autoridad de la Unidad de Implantacin. Se recomienda que esta autorizacin tome lugar

una vez que se haya completado el Informe PEMEX-SSPA del subsistema.

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66 PEMEX-SSPA1

5.3.4. Ejecucin y seguimiento del cumplimiento

Una vez aprobado el Informe PEMEX-SSPA y, consecuentemente el Programa de Acciones de Mejora del

subsistema correspondiente, puede iniciarse la Ejecucin y Seguimiento del mismo.

Las acciones requeridas para el cumplimiento del Programa de Acciones de Mejora del subsistema, inclu-

yendo los requerimientos de recursos y las fechas de inicio y terminacin, tienen que ser comunicadas a

cada una de las personas responsables. Tambin deber considerarse la realizacin y conclusin de estas

actividades en los procesos globales de planeacin, presupuestacin y evaluacin del desempeo de la

Unidad de Implantacin. Adems, se debern asignar responsables de las actividades de Seguimiento de

la Implantacin de las acciones.

La Mxima Autoridad de la Unidad de Implantacin es responsable de generar un reporte trimestral que

tendr un resumen de los avances de implantacin. El Reporte Trimestral de Avance en la Implantacin

ser enviado por parte de la Mxima Autoridad de la Unidad de Implantacin a las reas de SSPA del

Organismo Subsidiario, donde se consolidar la informacin con los reportes de las otras Unidades de

Implantacin dentro de la Subsidiaria para cada subsistema. El reporte consolidado de la Subsidiaria serentonces enviado a la SDOSSPA.

El Reporte Trimestral de Avance en la Implantacin deber documentarse siguiendo la estructura y conte-

nido siguiente (figura 9):

Elemento. Corresponde al elemento del subsistema especfico para el cual se est reportando el avance.

Nivel. Sirve como referencia para focalizar la accin programada con respecto a la accin descriptiva

correspondiente del elemento.

Total de acciones. Es un listado que contiene todas las acciones programadas, de conformidad al n-

mero nico de identificacin asignado cuando se desarroll el Programa de Acciones de Mejora.

Debern estar listadas en orden de prioridad.

Acciones programadas. Acciones programadas a cumplirse durante el trimestre motivo del reporte.

Acciones terminadas. Acciones que se cumplieron, con base en una evidencia objetiva, durante el tri-

mestre motivo del reporte.

Porcentaje de acciones programadas. Es la relacin entre el nmero de acciones programadas a cum-

plirse durante el trimestre y el nmero total de acciones multiplicadas por un factor de 100.

Porcentaje de acciones terminadas. Es la relacin entre el nmero de acciones cumplidas durante el

trimestre y el nmero de acciones programadas a cumplirse durante el trimestre multiplicadas por un

factor de 100.

Totales. Muestra un resumen de los avances en la implantacin para el subsistema correspondiente.

Observaciones. Es una seccin que puede emplearse para anotar cualquier comentario relacionado con la

accin. sta deber utilizarse para comentar las relaciones o dependencias importantes con las otras ac-

ciones, en particular, con aquellas acciones relacionadas con otros elementos de cualquier subsistema.

Validacin. Al final debern aparecer la firma del Lder del Subequipo del subsistema que es quien ela-

bora, junto con los Coordinadores de cada elemento dicho reporte y la firma de la Mxima Autoridad

de la Unidad de Implantacin que es quien avala los avances de la implantacin.

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SISTEMA PEMEX-SSPA

REPORTE TRIMESTRAL DE AVANCEEN LA IMPLANTACIN

Clave:

Revisin:

Fecha:

Pgina: 1/1

UNIDAD DE IMPLANTACIN: FECHA:

TRIMESTRE / AO: PORCENTAJE DE AVANCE TRIMESTRAL:

SUBSISTEMA:

NO. ELEMENTO NIVEL TOTAL DEACCIONES

ACCIONESPROGRAMADAS

ACCIONESTERMINADAS

% ACCIONESPROGRAMADAS

% ACCIONESTERMINADAS

OBSERVACIONES

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

12

3

4

5

1

2

3

4

5

TOTALES

1

2

3

45

Elaborado por: Avalado por:

Nombre y firma del Lder del Subequipo correspondiente Nombre y firma de la Mxima Autoridad de la Unidad de Implantacin

FIGURA 9. FORMATO PARA EL REPORTE TRIMESTRAL DE AVANCE EN LA IMPLANTACIN.


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68 PEMEX-SSPA1

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El Equipo de Liderazgo Local de SSPA de la Unidad de Implantacin, bajo el liderazgo de la Mxima

Autoridad de la Unidad de Implantacin, es responsable del seguimiento y de la toma de decisiones para

enfrentar cualquier problema con la ejecucin del Programa de Acciones de Mejora. Dada la duracin pro-

bable del Programa de Acciones de Mejora (hasta dos aos), las Unidades de Implantacin debern consi-

derar mecanismos para integrar el seguimiento y la solucin de problemas del avance de la implantacin

del sistema PEMEX-SSPA a otros procesos y reuniones gerenciales existentes.

Evaluaciones de la Ejecucin y el Seguimiento.-Seis meses despus del inicio de la implantacin del Programa

de Acciones de Mejora debe realizarse una Autoevaluacin de Seguimiento. El enfoque deber ser similar a

aquel que se realiz en la primera Autoevaluacin, aunque es probable que se necesite menos personal del

Equipo de Apoyo PEMEX-SSPA. El propsito de esta Autoevaluacin es el de validar el avance de la implanta-

cin del SSPA y de redirigir las estrategias y acciones existentes de implantacin, segn sea necesario.

Despus de la Autoevaluacin de Seguimiento, las subsecuentes Autoevaluaciones debern realizarse

por lo menos una vez al ao, con la finalidad de mantener un alto grado de conciencia en la Unidad de

Implantacin, atender el compromiso del Equipo de Liderazgo de alcanzar el Nivel 5 y proveer adems,

una revisin rutinaria para verificar que se le est dando mantenimiento apropiado al Sistema y que ste

contine siendo efectivo.

Entre cada Aut

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