SISTEMA DE CONTROL DE GESTION Y SISTEMA DE CONTROL DE GESTION Y PRESUPUESTO POR RESULTADOSPRESUPUESTO POR RESULTADOS

LA EXPERIENCIA CHILENALA EXPERIENCIA CHILENA

Marcela Guzmán

Jefa División Control de Gestión

Dirección de Presupuestos

Ministerio de Hacienda

Octubre, 2005

Chile

DiscusiónDiscusión

AprobaciónAprobación

EjecuciónEjecución

EvaluaciónEvaluación

FormulaciónFormulación

PROCESO PRESUPUESTARIO

SISTEMA CONTROL DE GESTIÓNSISTEMA CONTROL DE GESTIÓN

OBJETIVO : Obtener información de desempeño e introducir prácticas para mejorar

la calidad del gasto. • Asignación de Recursos• Gestión de recursos• Transparencia

INSTRUMENTOS DE INSTRUMENTOS DE CONTROL DE GESTIÓNCONTROL DE GESTIÓN

EVALUACIÓN INDICADORES DE

DESEMPEÑO

PRESENTACION DE INICIATIVAS

AL PRESUPUESTOBGI

PROGRAMAS DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN

DEFINICIONES ESTRATÉGICAS

DiscusiónDiscusión

AprobaciónAprobación

EjecuciónEjecución

EvaluaciónEvaluación

FormulaciónFormulación

INCORPORACION AL CICLO PRESUPUESTARIO

Información de DesempeñoInformación de Desempeño

EVALUACIÓN

INTERNA

FORMULACIÓN

PROCESO PRESUPUESTARIO

Ley de Presupuestos

PresentaciónProyecto

Aprobación Ley

EJECUCIÓN

SEGUIMIENTO

INFORMACION DE DESEMPEÑO Y PRESUPUESTO

• Relación no Directa (no mecanica).

• Uso en Conjunto con otras categorías de información

- Prioridades de Política

- Restricciones financieras

INDICADORES DE DESEMPEÑO

• Miden como evoluciona el desempeño de los pricipales productos de una institución pública a lo largo del tiempo

• Mediciones se comparan principalmente con mediciones pasadas

• Miden desempeño en diferentes:

– Dimensiones (eficacia, eficiencia, economia, calidad de servicio)

– Ambitos de control (proceso, producto y resultado)

MINISTERIO/INSTITUCIÓN:Producto Estratégico al que se

vincula (bien y/o servicio)

Indicador

de

Desempeño

Fórmula de

cálculo

Datos Efectivos Estimación Meta Medios de

verificación

2002 2003 2004 2005 2006

Eficacia/ Resultado

Eficiencia/ Producto

Calidad/ Producto

Economía/ Proceso

FORMULARIO INDICADORES EN EL PRESUPUESTO

INDICADORES DE DESEMPEÑOACTORES DEL PROCESO

• Instituciones Públicas

• Dirección de Presupuestos – M. de Hacienda

• Congreso Nacional

Presentación Formato Estándar. Fondo Concursable

Evaluación de Programas

Indicadores

EVALUACIÓN INTERNA

FORMULACIÓN

PROCESO PRESUPUESTARIO - MINISTERIO DE HACIENDA

Ley de Presupuestos

Presentación Proyecto

Aprobación Ley

EJECUCIÓN

Seguimiento

INCORPORACION AL CICLO PRESUPUESTARIO

INDICADORES DE DESEMPEÑO AÑO 2001-2006

Año N° Indicadores N° de Instituciones

Promedio por Institución

2001 275 72 3.8

2002 537 109 4.9

2003 1039 111 9.4

2004 1684 132 12.8

2005 1588 133 11.9

2006 1552 136 11.4

Dimensión y Ámbito de Control

INDICADORES DE DESEMPEÑO – AÑO 2006

Dimensiones Proceso Producto Resultado Total Dimensión

Participación

%

Eficacia 53% 49% 86% 872 56%

Eficiencia 10% 12% 5% 165 11%

Economía 26% 5% 5% 138 9%

Calidad 11% 34% 4% 377 24%

TOTAL 100% 100% 100%

Total Ambito 298 979 275 1.552 100%

Participación

%19% 63% 18% 100%

INDICADORES DE DESEMPEÑO AÑO 2004 . RESULTADOS

Evaluados CumplidosRespecto Respecto

Total EvaluadosActividades Recreativas, Cultura y Religión 52 2 54 49 96% 94%

Defensa 17 1 18 15 94% 88%

Educación 65 10 75 57 87% 88%

Orden Público y Seguridad 49 6 55 38 89% 78%Protección del Medio Ambiente 27 0 27 25 100% 93%

Protección Social 296 26 322 250 92% 84%

Salud 150 1 151 122 99% 81%

Económicas 564 21 585 478 96% 86%

Generales 367 21 388 319 95% 88%Vivienda y Servicios Comunitarios 3 6 9 2 33% 67%

Total 1.590 94 1.684 1.355 94% 86%Para los indicadores evaluados se excluyen los indicadores cuyo incumplimiento se debe a factores externos al servicio

Evaluados No Evaluados Total

Número de Indicadores Porcentaje (%)

FuncionesComprometidos

Cumplidos

PRINCIPALES CAUSAS DE NO EVALUACIÓN

• Reformulaciones (algoritmos)

• Modificaciones programáticas

• Periodos de medición mayores que un año

INDICADORES DE DESEMPEÑO AÑO 2004. GRADO DE CUMPLIMIENTO

Grado de Cumplimiento Porcentaje

95% - 100% 86%

90% - 94% 3%

89% - 80% 4%

< 80% 7%

Total evaluados 1.579

Evaluados/ formulados 94%

PRINCIPALES CAUSAS DE NO CUMPLIMIENTO

• Factores externos atendibles (justificado)

• Sobreestimaciones de Metas por escasa

información previa

• Problemas de gestión institucional

INDICADORES DE DESEMPEÑOASPECTOS PENDIENTES

TAREAS PERMANENTES

• Mejorar la disponibilidad de información para las mediciones

• Avanzar en el uso en las Instituciones Públicas

• Fortalecer la verificación de la información (auditoria)

• Continuar mejorando la pertinencia de los indicadores (desde procesos a resultados)

EVALUACIÓN EVALUACIÓN

Inicio : Año 1997

Marco Legal :

• Protocolo de Acuerdo Congreso

• Ley de Administración Financiera

y su Reglamento (2003)

EVALUACIÓNEVALUACIÓN

Programas

Evaluación Programas Gubernamentales (EPG) (1997)

Evaluación de Impacto (EI) (2001) Evaluación en Profundidad (EP) Módulo de Impacto (MI)

Institucionales

Evaluación Comprehensiva del Gasto (ECG) (2002)

EVALUACIÓN – ACTORES DEL PROCESO

• Institución responsable del Programa / Inst. evaluada

• Evaluadores

• Comité Interministerial

• Ministerio de Planificación

• Ministerio Secretaria de la Presidencia

• Ministerio de Hacienda

• Dirección de Presupuestos – M. de Hacienda

• Congreso Nacional (Protocolo de Acuerdo)

INCORPORACION AL CICLO PRESUPUESTARIO

Evaluación deProgramas e Instituciones

Evaluación deProgramas e Instituciones

EVALUACIÓN

INTERNA

FORMULACIÓN

PROCESO PRESUPUESTARIO

Ley de Presupuestos

PresentaciónProyecto

Aprobación Ley

EJECUCIÓN

SEGUIMIENTO

EVALUACIONES 1997-2005

Número de Evaluaciones

1997-99 2000 2001 2002 2003 2004 2005 Total

Evaluación Programas Gubernamentales (EPG) 80 20 18 14 13 13 14 172

Evaluaciones de Impacto (EI) 2 4 4 4 (2) 16

Evaluaciones Comprehensivas del Gasto (ECG)

- N° de evaluaciones - N° de instituciones

1 8

2 2

2 4

(1) 5

6 19

Total 80 20 20 19 19 19 17 194

(2000 - 2005)

EFECTOS % DE PROG.

1.- AJUSTES MENORES

2.- MODIFICACIONES IMPORTANTES EN EL DISEÑO DE COMPONENTES Y/O PROCESOS DE GESTIÓN INTERNA

3.- REDISEÑO SUSTANTIVO DEL PROGRAMA

5.- FINALIZACIÓN DEL PROGRAMA

24%

38%

24%

9%

TOTAL PROGRAMAS (118) 100%

EVALUACIÓN DE PROGRAMAS (EPG - IMPACTO)

4.- REUBICACIÓN INSTITUCIONAL 5%

Cumplimiento de CompromisosProgramas/Instituciones Evaluadas. Años 1999-2005

Parcialmente No N° total CompromisosCumplido Cumplido Vigentes al 31/12/2004

MINISTERIO DE AGRICULTURA 79% 20% 1% 173MINISTERIO DE BIENES NACIONALES 100% 0% 0% 15MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL 61% 39% 0% 38MINISTERIO DE ECONOMIA, FOMENTO Y RECONSTRUCCION 80% 16% 4% 90MINISTERIO DE EDUCACION 65% 26% 9% 280MINISTERIO DE HACIENDA 96% 4% 0% 25MINISTERIO DE JUSTICIA 93% 7% 0% 44MINISTERIO DE MINERIA 86% 14% 0% 22MINISTERIO DE OBRAS PUBLICAS 95% 5% 0% 38MINISTERIO DE PLANIFICACION Y COOPERACION 79% 14% 7% 241MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES 50% 33% 17% 66MINISTERIO DE SALUD 74% 23% 3% 74MINISTERIO DE TRANSPORTE Y TELECOMUNICACIONES 73% 25% 2% 53MINISTERIO DE VIVIENDA Y URBANISMO 96% 3% 1% 77MINISTERIO DEL INTERIOR 73% 20% 7% 117MINISTERIO DEL TRABAJO Y PREVISION SOCIAL 57% 42% 1% 97MINISTERIO SECRETARIA GENERAL DE GOBIERNO 56% 30% 14% 189MINISTERIO SECRETARIA GENERAL DE LA PRESIDENCIA 80% 18% 2% 50Total general 73% 21% 6% 1689

Ministerio Cumplido

Porcentaje de Cumplimiento de Compromisos Calificación

Gasto Anual en Programas Evaluados

  US$Millones

Porcentaje

Evaluación de Programas Gubernamentales + Evaluaciones de Impacto

  3.128

  61%

EVALUACION ASPECTOS PENDIENTES

TAREAS PERMANTES

Mejorar el uso de los resultados de las evaluaciones

- en las instituciones públicas

- en el Congreso

Mejorar la información en instituciones públicas para una aplicación más completa de las metodologías de evaluación.

BALANCE DE GESTION INTEGRAL

•Se inicia en 1997 por un acuerdo entre el Ejecutivo y el Congreso

•Es concebido como un mecanismo de transparencia y cuenta pública.

•Las instituciones públicas reportan su desempeño contra metas, compromisos y recursos establecidos (113 Instituciones).

•Esta en concordancia con otros mecanismos de control de gestión (indicadores de desempeño, evaluación de programas, etc.) y con las regulaciones presupuestarias.

•Posee un formato estándar de reporte definido por el Ministerio de Hacienda.

•Es distribuido al Congreso y puesto a disposición del público.

•Constituye la base para el reporte institucional en la próxima rendición del presupuesto.

BGIBGIBGIBGI

Apectos del Balance de Gestión Integral ( BGI)

Identificación de la institución en aspectos tales como: estructura

organizacional, definiciones

estratégicas, recursos humanos y financieros

II. Identificación de la Institución

Presentación de los resultados más relevantes de la

institución y desafíos del próximo año

I. Carta del Jefe de Servicio

Resultados de la gestión, incluyendo

informe de desempeño, de gestión financiera, de metas,

instituciones y de recursos humanos, entre otros aspectos

III. Resultados de la Gestión

Descripción de los aspectos más relevantes de las

líneas de acción sobre los cuales se desarrollará la gestión del servicio

durante el año en curso

IV. Desafios

Incentivos por Desempeño

• Incentivo Individual

• Incentivo Colectivo o por unidad de trabajo

• Incentivo Institucional

PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS

• El cumplimiento de objetivos de gestión se asocia a un incentivo de carácter monetario para los funcionarios que se desempeñan en los servicios públicos (Ley 19.553, 1998).

• El porcentaje de cumplimiento de los objetivos de gestión y el porcentaje de incentivos se otorga según los siguientes tramos:

INCENTIVO INSTITUCIONAL PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN (PMG)

Porcentaje de Incentivo por Desempeño

Institucional

Porcentaje de Cumplimiento

5% 90% - 100%

2,5% 75% - 89%

0% < 75%

•Cobertura 178 Servicios Públicos, año 2005

EVOLUCIÓN 1998 - 2005 – (Continuación)

• En el 2000 se modifica el diseño centrándose en el desarrollo de áreas estratégicas de la gestión pública, que refuercen el cumplimiento de normas y orientaciones del nivel central y garanticen una mejor gestión global de las instituciones.

• Areas conformadas por sistemas de gestión con etapas de desarrollo ascendentes. Objetivos de Gestión

I I I I I I IV V V I V I I V I I I IX X

C a p a c i t a c ió n X 6 , 5 %

H ig ie n e y S e g u r id a d X 6 , 5 %

E v a lu a c ió n d e D e s e m p e ñ o X 9 , 5 %

O IR S X 1 2 , 5 %

G o b ie r n o E le c t r ó n ic o X 1 0 , 0 %

P la n i f . /C o n t r o l d e G e s t ió n X 1 0 , 0 %

A u d i t o r ía In t e r n a X 1 2 , 5 %

G e s t ió n T e r r i t o r ia l In t e g r a d a X 7 , 5 %

C o m p r a s y C o n t r a t a c io n e s X 5 , 0 %

A d m in is t . F in a n c ie r o - C o n t a b le X 5 , 0 %

E n f o q u e d e G é n e r o X 1 5 %

T o t a l P o n d e r a d o : 1 0 0 %

S is t e m a s %E t a p a s

PROGRAMA MARCO AVANZADO 2006PROGRAMA MARCO AVANZADO 2006

Objetivo:

Normalizar según el Sistema de Certificación Internacional Norma ISO 9001:2000, los procesos de planificación y sistemas de información para la gestión que permitan a la Institución disponer de la información necesaria para apoyar la toma de decisiones respecto de los procesos y resultados de la provisión de sus Productos, y rendir cuentas de su gestión institucional.

Meta:

Procesos de planificación y sistemas de información para la gestión certificado bajo Sistema de Certificación Internacional Norma ISO 9001:2000 con el objeto que permitan a la Institución disponer de la información necesaria para apoyar la toma de decisiones respecto de los procesos y resultados de la provisión de sus Productos, y rendir cuentas de su gestión institucional.

SISTEMA DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN

ETAPAS

I. Formular Definiciones Estratégicas.

II. Diseñar Sistema de Información de Gestión (SIG).

III. Implementar el SIG, medición de indicadores e identificación de ajustes necesarios al sistema.

IV. Asegurar el pleno funcionamiento del SIG en el servicio.

V. Formular los Indicadores de Desempeño, sus metas, ponderadores y medios de verificación en el proceso presupuestario del año siguiente.

VI. Informar el Cumplimiento ponderado (90%-100%) de los indicadores de desempeño comprometidos en el proceso presupuestario del año anterior, recomendaciones, programa de seguimiento y compromisos.

VII. Preparación de la certificación del Sistema.

VIII. Certificación del Sistema.

DESARROLLO SISTEMA DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN

Cumplimiento PMG 2004

Instituciones

Dotación del Personal

Porcentaje de asignación por

Desempeño Institucional

Porcentaje de cumplimiento

N° Porcentaje de Participación

N° Porcentaje de Participación

5% 90% -100% 134 75% 56.699 90,%

2,5% 75% - 89% 35 20% 5.570 9%

0% < 75% 10 5% 432 1%

Total 179 100% 62.701 100%

• Vínculo con flexibilidad presupuestaria (15 servicios beneficiarios en el año 2005)– Traspaso de recursos presupuestarios de un año fiscal al siguiente

– Traspaso de recursos entre proyectos de inversión.

• Vínculo con otros mecanismos de incentivo – Incentivo colectivo; por centro de responsabilidad en los Servicios.

– Premio a la Excelencia Institucional

OTROS RESULTADOS

INCORPORACIÓN AL SISTEMA ISO

Nuevas Etapas

•Preparación para la Certificación

•Certificación Norma ISO 9001-2000

•Mantención de la Certificación

INCORPORACIÓN AL SISTEMA ISO

Posibles Sistemas a Certificar año 2006•Planificación y Control de Gestión•Auditoria Interna•Capacitación•Higiene y Seguridad•Evaluación del Desempeño• Oficinas de Información Reclamos y Sugerencias

Número de ServiciosAño 2005: 22Año 2006: 62Requisitos: Haber cumplido las etapas finales del Programa Marco “Básico”

Continuar avanzando en:

• Compromiso de niveles directivos

• Compromiso y participación de funcionarios.

PROGRAMAS DE MEJORAMIENTO DE GESTION ASPECTOS PENDIENTES

TAREAS PERMANENTES

APRENDIZAJES Cultura. Persistir en el desarrollo y uso de los instrumentos, con el fin de romper las barreras culturales

Perfeccionamiento continuo. Efectuar revisiones periódicas del funcionamiento de los diferentes instrumentos con el fin de introducir los cambios necesarios

- Procedimientos

- Metodologías

- Resultados 

Limitaciones. Identificar las limitaciones de los instrumentos de evaluación del desempeño para un adecuado uso de la información

Sinergia. Potenciar los elementos conceptuales y operativos comunes

FIN DE LA PRESENTACIÓN

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