Control de Inventarios

CAPTULO I

FUNDAMENTACIN TEORICA DEL CONTROL DE INVENTARIOS

1.1.- CONSIDERACIONES CONCEPTUALES GENERALES.La administracin es un tema de especial inters, porque se refiere al establecimiento, bsqueda y logro de objetivos. De todas las reas administrativas, la Administracin de la Produccin, es la ms difcil de definir ya que incorpora tareas interdependientes. Se puede considerar a un sistema de produccin, como armazn o esqueleto de las actividades dentro del cual puede ocurrir la creacin del valor, en un extremo del sistema se encuentran los insumos o entradas en el otro estn los productos o salidas.El control de inventarios es necesario en toda empresa de bienes o servicios para la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotacin y evaluacin del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo reinventario tenga la empresa, ya que a travs de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o prdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer la situacin financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situacin. 1.1.1.- DEFINICION DE ADMINISTRACIN.En el criterio moderno de la administracin se ha venido cambiando el concepto de administracin con el trascurso de los aos, al igual que sucede con otros campos de conocimiento, sin embargo es posible determinar una definicin que incluya sus aspectos ms importantes, a travs de un anlisis y sntesis de las principales caractersticas que se han dado por diferentes estudiosos de la ciencia administrativa.

GEORGE R. TERRY Y STHEPHEN G. FRANKLIN, para estos autores la administracin es un proceso muy particular, consistentes en las actividades de planeacin, organizacin, ejecucin y control, desempeados para determinar y alcanzar los objetivos sealados con el uso de seres humanos y otros recursos.

WILLIAM J. Mc LARNEY, la administracin es la combinacin ms efectiva posible de hombres, materiales, maquinarias y mtodos y dinero para obtener la realizacin de los fines de la empresa. .Desde cualquier punto de vista que se defina la administracin es necesario tener presente:

El carcter de la administracin como actividad productiva.

La transformacin de la naturaleza en beneficio de la sociedad.

La obtencin del producto con un efecto natural del proceso productivo.

El producto se refiere a la produccin de bienes materiales y servicios.

El papel importante que juega la administracin en la organizacin y direccin de esa produccin.

1.1.2.- ADMINISTRACION DE LA PRODUCCION

Se refiere a todo aquello que signifique: producir, fabricar y transformar. En nuestros tiempos las operaciones tcnicas han adquirido tal importancia que deja en la penumbra a otras capacidades igualmente muy necesarias para la marcha de las empresas.En realidad muchos de los administradores piensan primero en las aplicaciones de la produccin cuando se hace mencin de las tcnicas administrativas, sin embargo el desarrollo de mtodos y tcnicas facilitan la labor de la toma de decisiones por la produccin desde la ptica moderna, para lo cual juega un papel importante la tecnologa y la actualizacin de conocimientos en la aplicacin de esas tcnicas. El proceso de produccin de puede definir de la siguiente manera: La direccin de operaciones o administracin de la produccin como se llama con frecuencia puede definirse como la administracin de los recursos directos necesarios para producir los bienes y servicios que ofrece una organizacin .DEFINICION DE PRODUCCION.- La produccin puede ser considerada como el acto de cambiar o transformar ciertos factores o insumos en otros previamente definidos o diseados a priori

1.1.2.1 PROCESO DE LA PRODUCCION

El proceso de produccin de puede definir de la siguiente manera: La direccin de operaciones o administracin de la produccin como se llama con frecuencia puede definirse como la administracin de los recursos directos necesarios para producir los bienes y servicios que ofrece una organizacin.El proceso de produccin identifica cinco reas como se muestra en la siguiente figura:

Fuente: VICTOR HUGO VILLEGAS. Introduccin a la Administracin1.2 CONSIDERACIONES GENERALES DEL CONTROL DE INVENTARIOS

El control de inventarios significa un buen planeamiento de operaciones de produccin a largo plazo y a plazo intermedio como al igual que buena programacin de la produccin y los mtodos de control. Un sistema de control amplio e integrado, que incluye el planeamiento, la programacin y el control de la produccin, ha de tener una estrecha relacin con otras actividades de planeacion y control, como el planeamiento del movimiento de caja, el presupuesto financiero y el pronostico de ventas, ya que tropieza con conjunto de polticas de venta.

1.2.1 DEFINICION DE CONTROL

Controlar es determinar qu se est realizando-esto es, evaluar el desempeo y, si es necesario, aplicar las medidas correctivas, de manera que el desempeo tenga lugar de acuerdo con los planes-. El control puede considerarse como la deteccin y correccin de las variaciones de importancia en los resultados obtenidos por las actividades planeadas. Es probable que ocurran algunos errores, prdida de esfuerzo y directrices inefectivas y ser causa de desviaciones injustificadas del objetivo que se persigue. As que el control es necesario. El control existe en todos los niveles administrativos, cuando se determinan las realizaciones reales y se comparan con las respectivas expectaciones, tenemos el control. .1.2.2 DEFINICION DE INVENTARIO

El inventario es el conjunto de mercancas o artculos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricacin primero antes de venderlos, en un periodo econmico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes.

Es uno de los activos ms grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance General, el inventario a menudo es el activo corriente mas grande. En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de mercancas disponibles para la venta y as poder determinar el costo de las mercancas vendidas durante un periodo determinado. Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases y los inventarios en trnsito. .1.2.3 DEFINICION DE CONTROL DE INVENTARIOLos diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos departamentos y cada uno de stos ejerce cierto grado de control sobre los productos, a medida que los mismos se mueven a travs de los distintos procesos de inventarios. Todos estos controles que abarcan, desde el procedimiento para desarrollar presupuestos y pronsticos de ventas y produccin hasta la operacin de un sistema de costo pro el departamento de contabilidad para la determinacin de costos de los inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios, las funciones generales son: Planeamiento, compra u obtencin, recepcin, almacenaje, produccin, embarques y contabilidad.

La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancas, porque la venta del inventario es el corazn del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancas vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.

Otra definicin de podemos sealar es: El control de inventarios es una parte integral de la planeacion de produccin, el rea de control de inventarios es aquella en la cual la empresa debe decidir que niveles de inventario se puede mantener econmicamente. Tales inventarios consisten en materias primas y partes componentes que la compaa adquiere de fuentes externas y partes componentes y conjuntos terminados que la compaa misma fabrica.IMPORTANCIA DEL CONTROL DE INVENTARIOS.-

El control de inventarios es importante para la produccin de materias primas. Primero, el inventario debe ser lo bastante grande para equilibrar la lnea de produccin. Si algunas maquinas operan a distintos volmenes que otras, una forma de compensar este desequilibrio en los volmenes de produccin es proporcionar inventarios temporales, o bancos, como suelen ser llamados, entre las maquinas. Segundo, los inventarios de materias primas, productos semiterminados y productos terminados absorben la holgura cuando fluctan las ventas o los volmenes de produccin. Esto conduce a una tercera razn de la importancia del control de inventario. Los inventarios tienden a proporcionar un flujo constante de produccin, lo que facilita la programacin. Finalmente, el control del inventario conduce a producir y comprar en lotes de tamao econmico. Estos tamaos econmicos de los lotes representan la cantidad optima que se debe producir para maximizar los costos.

OBJETIVOS DEL CONTROL DE INVENTARIOS.-Eixsten varios objeivos en el control de inventarios. En ocasiones tienen que hacerse ciertas concesiones al intentar alcanzar estos objetivos, ya que el alcanzarlos todos a la vez no es posible. Los objetivos del control de inventarios son:

Minimizar la inversion en el inventario.

Minimizar los costos de almacenamieno.

Minimizar las perdidas por daos, obsolescencia y por articulos perecederos.

Mantener un inventario suficiente para que la produccin no carezca de materias primas, partes y suministros.

Mantener un trasporte eficiente de los inventarios, incluyendo las funciones de despacho y recibo. Mantener un sistema eficiente de informacin del inventario.

Proporcionar informes sobre el valor del inventario a contabilidad.

Cooperar con compras de manera que se puedan lograr adquisiciones econmicas y eficientes.

Hacer predicciones sobre las necesidades del inventario.

FUNCIONES DEL CONTROL DE INVENTARIOS.- Sirven para compensar los errores que se presentan en la prediccin de la demanda de los productos de la compaa.

Tipos De Inventario.-

Inventario Perpetuo:

Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacn, por medio de un registro detallado que puede servir tambin como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades fsicas. A intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacn y se ajustan las cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta fsica.

Los registros perpetuos son tiles para preparar los estados financierosmensuales, trimestral o provisionalmente. El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancas vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistemaperpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario estn siempre actualizados.

Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automviles; hoy da con este mtodolos administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los preciosa pagar por el inventario, la fijacin de precios al clientey los trminos de venta a ofrecer. El conocimientode la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario.

Inventario Intermitente:

Es un inventario que se efecta varias veces al ao. Se recurre al, por razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al que se trata de suplir en parte.

Inventario Final:

Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio econmico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situacin patrimonial en ese sentido, despus de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.

Inventario Inicial:

Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones.

Inventario Fsico:

Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancas), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.

1.3 CONTROL DE INVENTARIOS

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser sta su principal funcin y la que dar origen a todas las restantes operaciones, necesitarn de una constante informacin resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:

Inventario (inicial)

Compras

Devoluciones en compra

Gastos de compras

Ventas

Devoluciones en ventas

Mercancas en trnsito

Mercancas en consignacin

Inventario (final)

El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancas en la fecha que comenz el perodo contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al mtodo especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el perodo contable cuando se cerrar con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Prdidas directamente.

En la cuenta Compras se incluyen las mercancas compradas durante el perodo contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias y Prdidas o Costo de Ventas. Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercanca comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuir la compra de mercancas no se abonar a la cuenta compras.

Los gastos ocasionados por las compras de mercancas deben dirigirse a la cuenta titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General.

Ventas: Esta cuenta controlar todas las ventas de mercancas realizadas por la Empresa y que fueron compradas con ste fin. Por otro lado tambin tenemos Devoluciones en Venta, la cual est creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la empresa.

En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en el exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por mercancas que la empresa compr pero que, por razones de distancia o cualquier otra circunstancia, aun no han sido recibidas en el almacn. Para contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar la cuenta: Mercancas en Trnsito.

Por otro lado tenemos la cuenta llamada Mercanca en Consignacin, que no es ms que la cuenta que reflejar las mercancas que han sido adquiridas por la empresa en "consignacin", sobre la cual no se tiene ningn derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no est en la obligacin de cancelarlas hasta que no se hayan vendido.

El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar el perodo contable y corresponde al inventario fsico de la mercanca de la empresa y su correspondiente valoracin. Al relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo se obtendr las Ganancias o Prdidas Brutas en Ventas de ese perodo.

El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deber gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.

1.3.1 CONTROL DE INVENTARIOS DE MERCANCAS.-

Muchos de los problemas de cumplimiento de fechas pactadas que existen en los sistemas industriales, comerciales y de servicios tienen su causa en pobres decisiones de administracin de materiales.

Es el conjunto de actividades y tcnicas utilizadas para mantener la cantidad de artculos (materiales, materias primas, producto en proceso y producto terminado) en el nivel deseado tal que ni el costo ni la probabilidad de faltante sean de una magnitud significativa.

Esta seccin resume el movimiento de entradas y salidas que conforman el inventario de mercanca de la empresa. Para registrar la seccin de control de inventario de mercancas, todas las facturas de ventas deben contener la informacin del costo de cada artculo vendido. Este dato se anotar mediante cdigos para proteger la informacin confidencial.

Lnea de inventario inicial

Diariamente deben anotarse en la columna de hoy el inventario inicial, que se tomar del rengln que contiene el inventario final del da inmediatamente anterior.

El inventario inicial que se anotar en la columna de acumulado es con el que se inicia cada mes. Este dato permanece igual durante todo el mes de operaciones.

El objetivo de mantener en el inventario de la columna hoy, el inventario inicial del da anterior y en el acumulado el inventario inicial del inicio del mes, es para poder hacer el balance entre los datos diarios y acumulados y que el inventario final refleje igualdad en ambas columnas.

Lnea de compras.

En la columna "hoy" del rengln de compras, se registran del valor anotado en totales de "hoy" de la seccin de cheques girados, compras al crdito. La columna de "acumulado" es el resultado de sumar el acumulado del da anterior, ms la columna de "hoy".

Lnea de costo de la mercanca vendida

El rengln del costo de la mercanca vendida, se obtiene transformando diariamente el cdigo de costo que fue anotado a cada artculo en la factura de venta a valores en dlares (B/.). Este dato se acumula de todas las facturas emitidas en el da y el resultado se anota en costo de la mercanca vendida en la columna de "hoy". La columna de acumulado se obtiene sumando el resultado de "hoy" ms la columna del acumulado del da anterior.

Lnea de inventario final

El rengln de inventario final se realizar la sumatoria en los acumulados de "hoy" y "acumulado" de la siguiente manera:

Inventario inicial ms (+) compras, menos (-) costo de la mercanca vendida igual (=) inventario final.

Al cierre del perodo, deben reconocerse -a travs de una provisin- las contingencias de prdida del valor expresado de los inventarios, para que ellos queden ajustados a su valor neto de realizacin.

1.3.2 CONTROL INTERNO SOBRE INVENTARIOS

El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercializacin. Las compaas exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:

Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no importando cual sistema se utilice

Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de embarque

Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao descomposicin

Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables

Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de alto costo unitario

Comprar el inventario en cantidades econmicas

Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de dficit, lo cual conduce a prdidas en ventas

No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artculos innecesarios. . VICTOR HUGO VILLEGAS, Introduccin a la Administracin, Pg. 3-4,2002

COLECCIONES REVISTA LA RAZN, La Administracin como Gestin, Pgs.123, 2006

VICTOR HUGO VILLEGAS, Introduccin a la Administracin, Pg. 85, 2002

VICTOR HUGO VILLEGAS, Introduccin a la Administracin, Pg. 88,2002

TERRY Y FRANKLIN, PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIN, PGS,518,519, 1985

HYPERLINK "http://www.monografias.com/trabajos11/conin/conin.shtml"http://www.monografias.com/trabajos11/conin/conin.shtml

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Administracin de la Produccin III