Material Curso Clima Organizacional Como Elaborar Un Plan de Mejora

COMO ELABORAR UN PLAN DE MEJORADE CLIMA ORGANIZACIONALLic. Agustn Monroy Enrquez

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www.monroyasesores.com.mx*Licenciado en Derecho y Ciencias Sociales, as como en Psicologa Industrial. Ha cursado diplomados en Finanzas, Calidad Total, Docencia y Psicoterapia de Grupo en diversas instituciones de enseanza superior. Es egresado del IPADE, en el cual curs estudios de Alta Direccin de Empresas. Est certificado por el CONOCER en la Norma Tcnica de Competencia Laboral de Diseo e Imparticin de Cursos de Capacitacin, en la de Evaluacin de Competencias Laborales y en la de Consultora Empresarial. Instructor Externo con registro MOEA 440423 0005 en la STyPS. Ha ocupado cargos directivos en CANACO Guadalajara, ARIOAC y COPARMEX Jalisco, de la cual es actualmente miembro de la Comisin de Capacitacin. Ha sido Director de Recursos Humanos en diversos grupos empresariales como Grupo Gas Licuado, CONESA, Consorcio Canad. Fue Director General de varias empresas como la Divisin Inmobiliaria del Consorcio Canad, Guadalajara World Trade Center y Expo Guadalajara. Es Socio Director de Monroy Asesores S. C., empresa dedicada a la asesora y capacitacin empresariales desde hace ms de 20 aos, habiendo atendido a ms de 250 empresas clientes en diversos estados de la Repblica Mexicana.LIC. AGUSTIN MONROY ENRIQUEZ


CONCEPTOS GENERALES


www.monroyasesores.com.mx* QUE SE ENTIENDE POR CLIMA ORGANIZACIONAL Y QUE IMPORTANCIA TIENE ?


www.monroyasesores.com.mx*QUE SE ENTIENDE POR CLIMA ORGANIZACIONAL

Se entiende por clima organizacional, la suma total de percepciones, sentimientos y actitudes del personal frente al ambiente en el cual desempea sus actividades dentro de una organizacin. Es la ecologa dentro de la cual se pide al personal que desempee su actividad laboral individual y por equipo.


www.monroyasesores.com.mx*QUE IMPORTANCIA TIENE EL CLIMA ORGANIZACIONAL

Las percepciones y los sentimientos determinan la actitud de las personas. La actitud de las personas induce y determina su nivel de motivacin. La motivacin determina su nivel de desempeo. De este modo, la PRODUCTIVIDAD, la CALIDAD, el SERVICIO y la COMPETITIVIDAD de las organizaciones depende en gran parte del clima organizacional en el que propicia que labore su personal.

CLIMA ORGANIZACIONAL Percepciones SentimientosActitudesMotivacinDesempeo


www.monroyasesores.com.mx* COMO SE EVALUA O MIDE EL CLIMA ORGANIZACIONAL ?


www.monroyasesores.com.mx*COMO SE EVALUA EL CLIMA ORGANIZACIONAL

El CLIMA ORGANIZACIONAL se evala o mide, por medio de las siguientes herramientas:

METODO CUANTITATIVO: Aplicacin colectiva de ENCUESTAS ESCRITAS sobre Clima Organizacional al personal de la organizacin. METODO CUALITATIVO: Realizacin de ENTREVISTAS ESTRUCTURADAS a una muestra de personal sobre los aspectos que hayan obtenido menor puntuacin en la encuesta escrita.Si es necesario, se llevan a cabo GRUPOS DE ENFOQUE (Focus Group) para profundizar informacin sobre aspectos crticos.


www.monroyasesores.com.mx*COMO SE PUEDE APLICAR UN CUESTIONARIO O ENCUESTA DE CLIMA ORGANIZACIONAL

En principio, puede decirse que pueden ser aplicados individualmente o en grupos no mayores de 20 personas.Puede hacerse por medio de cuestionarios que se aplican impresos en papel o a travs de medios electrnicos.Si se hace a travs de medio electrnicos puede llevarse a cabo haciendo llegar el cuestionario por la intranet o envindolos por correo y recibiendo las respuestas en una cuenta concentradora que ya puede tener un programa que tabule.


www.monroyasesores.com.mx*COMO DIAGNOSTICAR O MEDIR EL CLIMA ORGANIZACIONALDETERMINAR LOS OBJETIVOS QUE SE TIENEN PARA MEDIR EL CLIMA ORGANIZACIONALDETERMINAR LOS FACTORES DEL CLIMA ORGANIZACIONAL QUE CONVIENE MEDIRDETERMINAR LOS MEDIOS O INSTRUMENTOS QUE USARAN OBTENER EL APOYO DE LA MAXIMA AUTORIDAD DE LA ORGANIZACIONINVOLUCRAR AL GRUPO DE DIRECTIVOS EN LA MEDICION APLICAR LOS INSTRUMENTOS DE MEDICIONTABULAR LOS DATOS, INTERPRETARLOS Y ELABORAR EL INFORMEPRESENTAR EL INFORME AL GRUPO DIRECTIVO Y ELABORAR EL PLAN DE MEJORA


www.monroyasesores.com.mx* QUE SE EVALUA O MIDE EN EL CLIMA ORGANIZACIONAL ?


www.monroyasesores.com.mx*EJEMPLO DE FACTORES QUE SUELEN MEDIRSE EN EL CLIMA ORGANIZACIONALCONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIONCOMODIDAD DE LAS INSTALACIONES FISICASADECUACION Y EFECTIVIDAD DE LA CAPACITACION Y DESARROLLOEFECTIVIDAD DE ESTIMULOS Y RECOMPENSAS AMBIENTE DE TRABAJOEFECTIVIDAD DE LA COMUNICACION ORGANIZACIONALTRABAJO EN EQUIPOSEGURIDAD E HIGIENEDIRECCION Y LIDERAZGOFORMA COMO SE MANEJA EL CAMBIOPERCEPCION DE LA ESTABILIDAD QUE SE TIENE EN LA EMPRESAOBJETIVOS Y FORMA COMO SE ESTABLECEN


www.monroyasesores.com.mx* QUE DEBE CONTENER EL INFORME DE RESULTADOS DE LA EVALUACION DE CLIMA ORGANIZACIONAL ?


www.monroyasesores.com.mx*QUE DEBE CONTENER EL INFORME SOBRE LOS RESULTADOS OBTENIDOS EN LA MEDICION DE CLIMAPortada Resumen Ejecutivo.Objetivo por el que se realiz la encuesta o medicin de Clima Organizacional.Factores que se midieron y por qu se eligieron.Quin y cmo se aplicaron los instrumentos de medicin.Qu resultados se obtuvieron ( como compran con otras cifras disponibles).Problemas detectados.Causas a las que se atribuyen los problemas detectados.Perjuicios o daos que estn causando tales problemas y su monto.Qu pudiera pasar en el futuro si no se atienden o corrigen tales problemas.Qu alternativas se tienen para atender los problemas ms graves.Factores que se utilizaron para elegir la alternativa de solucin ms viable y rentable.Procedimiento que se sugiere para poner en prctica las soluciones elegidas.


www.monroyasesores.com.mx*CONCEPTO E IMPORTANCIA DEL PLAN DE MEJORA NINGUN INFORME DE MEDICION DE CLIMA ESTARA COMPLETO, NI SERA UTIL SI NO CONTIENE UN PLAN DE MEJORA. EL PLAN DE MEJORA CONSISTE EN PRESENTAR PARA CADA UNO DE LOS PROBLEMAS DETECTADOS:

LAS MEJORES SOLUCIONES. LA MANERA COMO SE SUGIERE IMPLANTARLAS. LOS PROYECTOS MEDIANTE LOS CUALES SE IMPLANTARAN.


QUE ES UN PROBLEMA?


www.monroyasesores.com.mx*EL CASO DE SERVILLANTASEl Sr. Mario Rosado, Gerente General de la cadena de distribuidoras de llantas SERVILLANTAS, S. A. de C. V., suele llevar a cabo semanalmente una junta con los ejecutivos que le reportan directamente. Esta reunin ha sido til para la conduccin de la empresa puesto que en ella se revisa el avance de los programas de trabajo y recibe comentarios acerca de los principales problemas que se van presentando.En la ltima reunin, el Jefe de Personal, por cierto, de reciente ingreso, solicit que se le autorizara aplicar a los faltistas injustificados, suspensin en el trabajo por ocho das sin goce de salario, puesto que tena la impresin de que el ausentismo se haba convertido en un problema muy serio y estaba afectando mucho a la empresa.El Gerente de Produccin pregunt de qu se trataba cuando hablaba de un problema serio. El Jefe de Personal mencion que desafortunadamente no tena cifras, pero que era una situacin manifiesta que todos conocan, por lo que l insista en que era necesario aplicar medidas extremas para evitar que el problema aumentara.El Gerente de Produccin pregunt sobre las reglas mediante las cuales se individualizara las sanciones al personal. El jefe de personal indic que no haba ms regla que aplicar la sancin al que faltara, sin excepcin alguna.El Gerente de Produccin dijo que por su parte se opona a la aplicacin de la medida sugerida, porque podra afectar la productividad de la planta, como ya haba sucedido en otras ocasiones pues incluso tena datos del costo que haba generado el paro de algunos procesos por falta de personal.Por su parte el Gerente de Ventas se sum a la oposicin, lo mismo que el Gerente de Trfico y Distribucin, de quien dependa el servicio al cliente.El Jefe de Personal se not sumamente molesto por lo anterior y expres que lamentaba mucho que no se le apoyara en sus sugerencias para mejorar la productividad en la empresa.A esas alturas de la discusin, el Gerente General, no saba a quin darle la razn y aplaz la decisin para la siguiente junta.

Usted qu piensa de los planteamientos hechos y la forma en que se llevaron a cabo ? Usted a quin dara la razn ? Cul es la manera como usted manejara la situacin en el lugar del Gerente General ?


www.monroyasesores.com.mx*LA ESTRUCTURA DE UN PROBLEMADESEMPEO NORMAL, ESPERADO O PLANEADODesviacinPROBLEMAUn problema es una desviacin que se ha detectado entre el desempeo normal, esperado o planeado y el desempeo real de una conducta o una situacin.DESEMPEO REAL


www.monroyasesores.com.mx*LA CONDICION BASICA PARA LA SOLUCION DE UN PROBLEMA

LA CONDICION BASICA PARA LA SOLUCION DE UN PROBLEMA ES INVESTIGAR SUS CAUSAS


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DEFINCION Y DELIMITACION DEL PROBLEMA.

2.ANALISIS DE SUS CAUSAS ( CAUSA RAIZ ).

FIJACION DE OBJETIVOS PARA LA SOLUCION DESEABLE.

DISEO DE ALTERNATIVAS PARA LA SOLUCION.

EVALUACION DE ALTERNATIVAS.

ELECCION DE LA MEJOR ALTERNATIVA Y ALTERNATIVA EMERGENTE.

PLAN DE ACCION Y ATRIBUCION DE RESPONSABILIDADES.

VERIFICAR QUE SE ESTE APLICANDO LA SOLUCION IMPLANTADA Y SE ESTEN LOGRANDO LOS OBJETIVOS.

EL PROCESO PARA ANALIZAR PROBLEMAS Y SOLUCIONARLOS


www.monroyasesores.com.mx*PROCEDIMIENTOS PARA AVERIGUAR LAS CAUSAS DE LOS PROBLEMASUna causa es aquello que provoca la aparicin del problema, es decir, la desviacin del curso esperado o normal.La causa ms importante es la CAUSA RAIZ o causa de causas, es decir, aquello que est provocando en cadena una serie de desviaciones indeseables.Las principales tcnicas para averiguar las causas de los problemas son:

1. INTERCAMBIO DE IDEAS.Entrevistar a todas aquellas personas que pudieran aportar informacin acerca de lo que estuviera provocando la desviacin.2. ANALISIS CRONOLOGICO DEL COMPORTAMIENTO:Anlisis de estadsticas, reportes, rendimientos, cuotas y todo tipo de informacin que explique cuando apareci la desviacin y con qu eventos coincida su aparicin.3. ANALISIS EN CADENA DE LOS POR QUE:Qu fue lo que provoc la aparicin de la desviacin, qu lo provoc a su vez y qu provoc lo anterior4. DIAGRAMAS DE CAUSA EFECTO:Utilizacin del formato de Ishikawa o del Pareto.


www.monroyasesores.com.mx*TECNICA PARA EL ANALISIS DE LAS CAUSAS DE LOS PROBLEMASDESDE EL PUNTO DE VISTA DE LA COMPETENCIA LABORALLa mayora de las situaciones que provocan problemas (desviaciones entre lo que quisiramos que fuera y lo que es) son producto de conductas humanas: hacer, no hacer, decidir, implantar etcpor ello, la competencia o incompetencia de la persona puede afectar:COMPETENCIA LABORALCONOCIMIENTOSHABILIDADESACTITUDESVALORESAs por ejemplo, pudiera suceder que los supervisores no ejerzan un liderazgo adecuado, porque no saben o no saben hacerlo, no quieren hacerlo o sus valores no sean los adecuados.


www.monroyasesores.com.mx*TECNICA DE KAORU ISHIKAWA PARA EL ANALISIS DE LAS CAUSAS DE LOS PROBLEMAS

Por ejemplo, pudiera estar sucediendo que la Higiene y seguridad industriales no estuvieran como el personal lo deseara por:SITUACIONES NO DESEADASMANO DE OBRA O PERSONALMATERIALESMETODOS DE TRABAJOMAQUINARIA O EQUIPOMEDIO AMBIENTEFALTA DE CAPACITACION EN SEGURIDADCARENCIA DE METODOS DE TRABAJO SEGUROSEQUIPOS SIN PROTECCIONUSO DE MATERIALES DAINOS SIN PROTECCIONMEDIO AMBIENTE CON RESIDUOS TOXICOSCAUSA RAIZ O SEA LA QUE ESTA PROVOCANDO TODAS LAS DEMAS


www.monroyasesores.com.mx*TECNICA DE RASTREO EN EL PASADO PARA EL ANALISIS DE LAS CAUSAS DE LOS PROBLEMAS

Por ejemplo, pudiera estar sucediendo que el personal de la fbrica de una empresa, opinara que los estmulos que otorga la misma no fueran lo bueno que desearan.Para utilizar esta tcnica habra que utilizar estas preguntas:

Desde cuando comenz el disgusto de los trabajadores: Ms o menos hace dos meses. Qu acontecimientos ocurrieron en ese tiempo: Lleg un nuevo Gerente de Manufactura y quit el sistema de incentivos al que se haba acostumbrado el personal por aos.


www.monroyasesores.com.mx*TECNICA DE CADENA DE POR QUE PARA EL ANALISIS DE LOS PROBLEMAS

Por ejemplo, pudiera estar sucediendo que en opinin del personal las relaciones interdepartamentales en la empresa sean muy deficientes, para utilizar esta tcnica, tendramos que hacer preguntas como las siguientes:

Por qu opina que no hay buenas relaciones entre los departamentos ? Porque no hay actitud de cooperacin entre ellos. Por qu piensa que no hay actitud de cooperacin ? Porque a un departamento no interesa lo que est pasando en el otro. Porqu piensa que sucede as ? Porque no hay comunicacin de unos con otros. Porque piensa que sucede eso ? Porque ni sabemos lo que le toca hacer a otro departamento, por ello no podemos colaborar entre s. Por qu sucede eso ? Porque no hemos clarificado qu tenemos que entregarnos entre s, ni cmo, ni cuando.


www.monroyasesores.com.mx*DOCUMENTACION DE LAS SOLUCIONES A UN PROBLEMA

3. SOLUCION DE CONTENCION:RESPONSABLE:FECHA:RECURSOS NECESARIOS:

4. SOLUCION DE CORTO PLAZO:RESPONSABLE:FECHA:RECURSOS NECESARIOS:5. SOLUCIN A MEDIANO O LARGO PLAZO:RESPONSABLE:FECHA:RECUROS NECESARIOS:6: MEDIDAS PARA EVITAR LA RECURRENCIA DEL PROBLEMA O CONFLICTO:

RESPONSABLE:FECHA:RECURSOS NECESARIOS:

1. PROBLEMA:2. EQUIPO SOLUCIONADOR:3. TECNICA A UTILIZAR PARA INVESTIGACION DE CAUSAS:4. CAUSAS:

ELABOROAUTORIZOFECHA DE ELABORACION


www.monroyasesores.com.mx* COMO SE PUEDE DAR SEGUIMIENTO A LAS SOLUCIONES PARA SOLUCIONAR LOS PROBLEMAS DETECTADOS ?


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SI NO CONVIERTE USTED LA IMPLANTACION DE LA SOLUCION EN UN PROYECTO Y RESPOSABILIZA DE EL A UN LIDER Y SU EQUIPO, LO MAS PROBABLE ES QUE NO TENGA XITO


www.monroyasesores.com.mx*MATRIZ DE PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO:LIDER DEL PROYECTO:EQUIPO DE PROYECTO:FECHA DE INCIO: FECHA DE TERMINO:

OBJETIVO DEL PROYECTO:

ACTIVIDADRESPONSABLEORDEN DE REALIZACIONFECHA DE INICIOFECHA DE TERMINORECURSOS NECESARIOSFECHAS DE REVISION


www.monroyasesores.com.mx*HAGA USTED UN EJERCICIO DE ELABORAR UN PLAN DE MEJORA DE CLIMA ORGANIZACIONALTome usted como base de razonamiento los resultados que se le presentan en la siguiente pgina y simule que pretende mejorar los resultados obtenidos en el factor liderazgo


www.monroyasesores.com.mx*RESULTADOS DE LA EVALUACION DE CLIMA ORGANIZACIONAL EN LABORATORIOS FARMACOS MEXICANOS


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