MATERIAL DE APOYO CONTABILIDAD BÁSICAAREA CONTABLE

UNIDAD No. 11. INTRODUCCION A LA CONTABILIDAD

1.1 RAZON DE SER DE LA CONTABILIDAD

1.2 CONCEPTO CONTABILIDAD

1.3 USUARIOS DE LA INFORMACION CONTABLE

1.4 CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

1.5 LA EMPRESA Concepto Clasificación Según la procedencia del capital Según la actividad a la que se dedican Según el número de propietarios ¿Cómo constituir una empresa? Formalización comercial Formalización de funcionamiento

1.6 REFERENCIA BIBLIOGRAFICA

1.1 RAZON DE SER DE LA CONTABILIDAD

1.2 CONCEPTO DE CONTABILIDAD:

La contabilidad es un sistema deinformación integrado a la empresa, cuyas funciones son recopilar, ordenar,registrar, clasificar, resumir, analizar, interpretar, evaluar e informar lasoperaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna.

Es la ciencia social que se encarga de estudiar, medir y analizar el patrimonio delas empresas, con el fin de servir en la toma de decisiones y control, presentando,la información, previamente registrada, de manera sistemática y útil para lasdistintas partes interesadas. Posee además una técnica que producesistemáticamente y estructuradamente información cuantitativa y valiosa,expresada en unidades monetarias acerca de las transacciones que efectúan lasEntidades económicas y de ciertos eventos económicos identificables ycuantificables que la afectan, con la finalidad de facilitarla a los diversos públicosinteresados.

Es el sistema que mide la actividad en los negocios y procesa dicha medición eninformes y estados financieros para comunicar resultados y hallazgos a losencargados de tomar las decisiones.

Son todos los Estados Contables, o Estados Financieros que son los que resumenla situación económica y financiera de la empresa. Esta información resulta útilpara gestores, reguladores y otros tipos interesados como los accionistas,acreedores y propietarios.

Las actividades de clasificación y registro son de carácter rutinario y repetitivo (teneduría de libros) y no constituyen funciones finales de la contabilidad. El desarrollo y la sistematización de la contabilidad permiten dedicar más tiempo a labores de mayor importancia, como el análisis e interpretación de la información.

1.3 USUARIOS DE LA INFORMACION CONTABLE

USUARIOS INTERNOS: Quienes tienen un interés directo en la empresa yposibilidad de determinar, por tener autoridad jerárquica o poder legal, la forma ycontenido de la información financiera que satisfaga sus necesidades.

USUARIOS EXTERNOS: Se distinguen por tener un interés indirecto, relacionadono tanto con la empresa sino con su influencia en el entorno socioeconómico.

1.4 CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE:

Aquellos atributos que permiten que la información satisfaga las necesidades de los usuarios internos y externos.

Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debeser comprensible y útil. En ciertos casos se requiere, además, que la informaciónsea comparable.

1.Comprensibilidad: Es comprensible cuando es clara y fácil de entender. La información contable debe ser clara y fácil de entender por quienes posean un conocimiento razonable de las actividades económicas y de los negocios.

2.Utilidad: Confiable, verificable, que ejerza influencia sobre las decisiones de los que la utilizan, ayudándoles a evaluar sucesos pasados, presentes o futuros. Debe tomarse como base para que los usuarios puedan tomar decisiones racionales sobre sus vínculos con el ente económico. La información es útil cuando es pertinente y confiable.

La información es pertinente cuando posee valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna. La información contable debe ser relevante para las necesidades de los usuarios y ser capaz de generar cambios de actitud en éstos.

Valor de realimentación: se posee este atributo si la información reduce laincertidumbre, confirmando o alterando las expectativas del usuario.

Valor de predicción: la información contable debe mejorar la capacidad delusuario para hacer pronósticos acerca del resultado de eventos de su interés.

La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en lacual represente fielmente los hechos económicos. La información debe estarrazonablemente libre de errores y desviaciones y debe presentar fielmente loshechos.

Neutralidad: no deben presentar factores de interés o conveniencia que leresten imparcialidad u objetividad a la información.

Verificabilidad: la información contable y los métodos de medición pueden serconfirmados por otras personas que poseen la capacidad técnica para talefecto.

Fidelidad representativa: debe existir correspondencia entre las medicionescontables y los hechos económicos que representan. Debe destacarse lasustancia económica sobre la forma legal, para evitar errores de medición ytomar decisiones racionales sobre sus vínculos.

3. Oportunidad: (Valor de predicción), para reaccionar a situaciones adversas;evaluar las actividades planificadas y predecir la situación financiera. Lainformación debe estar disponible para los usuarios antes de que pierda sucapacidad de influir sobre sus decisiones.

4. Comparabilidad: La información es comparable cuando ha sido preparadasobre bases uniformes. La información contable debe ser preparada sobrebases uniformes que comprendan el uso de los mismos PCGA (Principios deContabilidad Generalmente Aceptados) para el ente económico en diferentesperíodos.

1.5 LA EMPRESA

Se entiende por empresa toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración, custodia de bienes o para la prestación de servicios.

Es una organización o institución dedicada a actividades o persecución de fines económicos o comerciales.

Es un sistema que interacciona con su entorno materializando una idea, de forma planificada, dando satisfacción a unas demandas y deseo de clientes, a través de una actividad económica. Requiere de una razón de ser, de una misión, una estrategia, unos objetivos, unas tácticas y unas políticas de actuación. Se necesita de una visión previa y de una formulación y desarrollo estratégico de la empresa.

Es el conjunto de capital, administración y trabajo dedicados a satisfacer una necesidad en el mercado.

FACTORES PARA QUE UNA EMPRESA PUEDA REALIZAR SU ACTIVIDAD

a. Personas

Es el talento humano con que cuenta la empresa, conformado por las personas queocupan los diferentes cargos dentro de la organización, como los administradores,los empleados, los directores.

b. Capital

Identificado por los aportes que hacen los propietarios (o) de la empresa, el cualpuede estar representado en dinero en efectivo, bienes como los muebles y enseres,maquinaria y equipo, inventario de mercancías entre otros, bienes de caráctertangible.

c. TrabajoEs el esfuerzo físico e intelectual que realizan las personas para lograr el objetivo dela empresa, en cualquiera de sus áreas, ya sea en la producción, en la dirección, enla prestación de un servicio.

DENOMINACION DE LAS EMPRESAS

a. Razón SocialEs el nombre mercantil con el cual una empresa inscribe en la Cámara de Comerciola actividad económica de una persona natural o jurídica. Se recomienda que larazón social se relacione con su objeto, ya que va permitir un mayor reconocimientoen el mercado. Ejemplo: Mercados de Familia S. A.

b. Nombre Comercial de las EmpresasEs el nombre con que el establecimiento de comercio se da a conocer al público,generalmente es una abreviatura de la razón social. Ejemplo: Mercadefam.

c. Logotipo de una empresaEs un símbolo que identifica gráfica o visualmente a una empresa con el ánimo dehacerse conocer y destacarse fácilmente en su entorno, como las anteriores el logotambién debe relacionarse con su objeto para facilitar su reconocimiento e identidaden el medio.

CLASIFICACIÓN:

Las empresas se pueden clasificar con base en:

A. SEGÚN SU PROCEDENCIA DE CAPITAL

PRIVADA: Si el capital está en manos de accionistas particulares. Ejemplos:centros educativos privados, supermercados.etc.

OFICIAL O PUBLICA: Si el capital y el control está en manos del estado.Ejemplos: hospitales departamentales, colegios. Etc.

ECONOMIA MIXTA: Si el capital o el control son de origen tanto estatal comoprivado o comunitario.

B. SEGÚN LA ACTIVIDAD O GIRO:

Las empresas pueden clasificarse, de acuerdo a la actividad que desarrollen, en:

Empresas del sector primario

Empresas del sector secundario

Empresas del sector terciario.

LA EMPRESA INDUSTRIAL: la actividad principal es la producción de bienesmediante la transformación de la materia prima o extracción de materias primas, yde productos semielaborados en productos terminados. Se clasifican en:

Extractivas: cuando se dedican a la explotación de recursos naturales, yasean renovables o no renovables. Ejemplo pesqueras, madereras, mineras,petroleras, etc.

Manufactureras: son empresas que transforman las materias primas enproductos terminados, y pueden ser:

De consumo final. Producen bienes que satisfacen de manera directa lasnecesidades del consumidor. Por ejemplo prendas de vestir, muebles,alimentos, aparatos eléctricos, etc.

De producción. Estas satisfacen a las de consumo final. Ejemplo:Maquinaria ligera, productos químicos, etc.

LA EMPRESA COMERCIAL: son intermediarias entre el productor y consumidor;su función principal es la compra/venta de productos terminados. Puedenclasificarse en:

Mayoristas: venden a gran escala o a grandes rasgos.

Minoristas (detallistas): venden al por menor.

Comisionistas: venden de lo que no es suyo, dan a consignación.

LA EMPRESA DE SERVICIOS: son aquellas que brindan servicio a la comunidadque a su vez se clasifican en: transporte, turismo, instituciones financieras,servicios públicos (energía, agua, comunicaciones), servicios privados (asesorías,ventas, publicidad, contable, administrativo), educación, finanzas, salud.

C. SEGÚN LA FORMA JURÍDICA:

Atendiendo a la titularidad de la empresa y la responsabilidad legal de susPropietarios. Podemos distinguir:

EMPRESAS INDIVIDUALES: Si solo pertenece a una sola persona, generalmenteson pequeñas en cuanto al capital invertido y al volumen de las operaciones. Estapuede responder frente a terceros con todos sus bienes, es decir, conresponsabilidad ilimitada, o solo con el monto del aporte para su constitución, en el

caso de las empresas individuales de responsabilidad limitada.

Es la formamás sencilla de establecer un negocio y suelen ser empresas pequeñas o decarácter familiar. La razón social está constituida con el nombre seguida de laexpresión empresa "unipersonal" o por la sigla EU. Ejemplos: consultoriosmédicos, graneros, tiendas, etc.

EMPRESAS SOCIETARIAS O SOCIEDADES (MULTIPERSONAL): constituidaspor varias personas. Dentro de esta clasificación están: la sociedad anónima, lasociedad colectiva, la sociedad comanditaria, la sociedad de responsabilidadlimitada, y la sociedad por acciones simplificada SAS.

D. SEGÚN SU TAMAÑO:

No hay unanimidad entre los economistas a la hora de establecer qué es unaempresa grande o pequeña, puesto que si existe un criterio único para medir eltamaño de la empresa. Los principales indicadores son: el volumen de ventas, elcapital propio, el número de trabajadores, beneficios, etc. El más utilizado sueleser según el número de trabajadores:

MICROEMPRESA: Si posee 10 o menos trabajadores

PEQUEÑA EMPRESA: Si tiene un número entre 11 y 50 trabajadores.

MEDIANA EMPRESA: Si tiene un número entre 51 y 250 trabajadores.

GRAN EMPRESA: Si posee más de 250 trabajadores.

MULTINACIONAL: Si posee ventas internacionales

E. SEGÚN SU ÁMBITO DE ACTUACIÓN :

En función del ámbito geográfico en el que las empresas realizan su actividad, sepueden distinguir:

EMPRESAS LOCALES: Son aquellas empresas que venden sus productos oservicios dentro de una localidad determinada.

REGIONALES: Son aquellas empresas que venden sus productos o servicios avarias localidades o provincias de un país.

NACIONALES: Son aquellas empresas que venden sus productos o serviciosdentro de los límites de un país. Pueden tener sus instalaciones en varias partesdel país.

F. SEGÚN SU OBJETIVO

a. CON ÁNIMO DE LUCROComprende aquellas empresas que pretenden con el desarrollo de su objeto socialobtener utilidades para distribuirlas entre sus socios o aumentar su capital como es elcaso de las personas naturales.

En las personas naturales, estas capitalizan su utilidad y lo que realizan son retirosen cabeza del capital. Ejemplo: Sociedades comerciales, sector financiero, elmercado cambiario, las empresas de personas naturales.

b. SIN ÁNIMO DE LUCROSon aquellas que fundamentan su objeto social en prestar un servicio a lacomunidad, si bien es cierto que también generan utilidades mediante la explotacióndel objeto social, estas utilidades no son distribuidas, sino por el contrario sonreinvertidas dentro del mismo objeto social. Ejemplo: El sector cooperativo, las cajasde compensación familiar, las organizaciones no gubernamentales.

¿CÓMO CONSTITUIR UNA EMPRESA?

Para entrar en materia lo primero que se debe tener claro para crear una Empresaes la idea y la convicción de querer ser empresario, saber que es un proceso durolleno de permanentes retos. Posterior a la idea, hay que desarrollar la misma enun Plan de Negocios, el cual es el documento central que se convierte en elmanual de operaciones de nuestra organización, debemos realizar un trabajo serioen esta etapa previa, hacer una detallada investigación de Mercado, diseñar laEstructura Administrativa, evaluar y analizar financieramente el proyecto, entreotras áreas vitales en las empresas.

De igual forma debemos tener en cuenta queeste documento (Plan de Negocios), se convierte en la carta de presentación de la naciente empresapara participar en convocatorias u obtener inversionistas.Posterior a tener la idea plasmada, procedemos a elegir qué tipo desociedad vamos a constituir ya que esta determina los pasos siguientes de registroy matricula.

Si nuestro emprendimiento, no cuenta con socios, tenemos dos alternativasválidas, estas son: inscribirnos en Cámara de Comercio como

Comerciante-Persona Natural o inscribirnos como Empresa Unipersonal, la cual tienecaracterísticas similares a la Sociedad Limitada.

Formalización comercial:

Matrícula en el registro mercantil: por medio de la cual se da publicidad aciertos actos que deben ser conocidos por la comunidad; el cual está a cargode las cámaras de comercio; su objetivo es llevar la matrícula mercantil de loscomerciantes y de los establecimientos de comercio y su correspondienterenovación.

Registro de libros de contabilidad: inscripción de todos los actos, libros ydocumentos que exige la ley.

Formalización de funcionamiento:Requisitos de funcionamiento:

Visita y concepto de bomberos sobre las condiciones de seguridad,instalaciones eléctricas, ventilación, etc.

Derechos de autor Sayco-Acinprocuando en el establecimiento setramitan públicamente obras musicales con fines comerciales (Ley 23 de1982).

Matrícula sanitaria: todo establecimiento de comercio debe solicitar porescrito la matrícula sanitaria ante las oficinas del instituto seccional desalud.

Impuesto de industria y comercio: Grava a las empresas que desarrollanactividades industriales, comerciales o de servicios, por el uso que estas hacende la infraestructura y los servicios públicos en el municipio donde seencuentran.

CLASIFICACION DE LAS PERSONAS

a. Persona naturalSon todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo,estirpe o condición.

b. Persona jurídicaEs una persona ficticia capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones por mediode un representante legal.

MARCO JURIDICO:

Código de Comercio Colombiano, Libro Segundo, articulo 98 ysubsiguientes.Ley 80 de 1993 articulo 7 parágrafo 3º.Ley 222 de 1995.Ley 1014 del 26 de enero de 2006.Decreto 4463 del 15 de diciembre de 2006Estatuto Tributario articulo 79

1.6 REFERENCIA BIBLIOGRAFICA

Universidad del Quindío, Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas, Programa de Administración Financiera.

Contabilidad 2000, Emma Lucia Gudiño y Lucy del C. Coral