material de ayuda de excel para 3°1°

-1- Planilla de Cálculo – Material de Consulta

Prof. Lic. Roccasalvo P. Fernanda

Para poder comenzar con el cursado de Excel debés entender a que me refiero cuando se dice Formato

de Celdas y cómo podés modificar el formato de una celda o de un rango de celdas.

Excel ofrece muchas posibilidades de dar formato al contenido y al aspecto de las celdas, lo que permite

obtener presentaciones de verdadera calidad y acordes al destino final del trabajo realizado.

Para acceder a las opciones que Excel permite "tocar" del formato de una celda, podés utilizar el atajo de

teclado[Control+1], o la opción del menú

correspondiente: Formato y luego Celdas.

La imagen de la ventana Formato de celdas, que

estas observando permite que puedas identificar

cada una de las fichas de dicha ventana:

Número, Alineación, Fuente, Bordes,

Tramas Y Proteger, que a su vez agrupan distintas

opciones modificables del formato a las que podés

utilizar, con la finalidad de lograr la mejor forma de

mostrar la información.

A continuación, verás algunos ejemplos de formato aplicados a celdas de una planilla de cálculo, y una

aclaración que describe la o las fichas de la ventana Formato de celdas a las que se accedió para lograr

el formato que ves en la imagen de muestra.

Para lograr el formato con el signo monetario, en la ficha Número de la

ventana Formato de celdas seleccionamos la Categoría Moneda, y no cambiamos

ninguna de las otras opciones posibles: las posiciones decimales por defecto quedan

en 2, el Símbolo lo dejamos en $ y no tocamos la presentación de Números Negativos.

Aquí el texto de la celda está alineado al centro, para ello seleccionamos dentro de la

ficha Alineación, en el apartado Alineación del texto, la opciónCentrar del cuadro de

lista que tiene por título Horizontal. Pero eso no es todo, además el texto tiene el

efecto de Tachado y está en Negrita; dos opciones de formato que están entre las

opciones de la ficha Fuente.

Bueno, ahora no te detengas mucho a mirar la imagen que está a la izquierda ¡porque

te va a doler el cuello! Este efecto lo logramos modificando entre las opciones de la

ficha Alineación, en el apartado Orientación, la Inclinación del texto, que para el caso

del ejemplo está a 45º. También aquí, en la ficha Fuente fijamos el Tamaño el texto

en 12 y le aplicamos el Estilo Negrita.

Cuando, por ejemplo, cambiás el tamaño o alineación del texto contenido en una celda, observá

que también se actualiza la altura de la fila a la cual pertenece la celda, para ajustarse al tamaño

de su contenido. No pasa lo mismo cuando el contenido de la celda es más ancho que el ancho

de la columna que contiene a la celda, excepto que esté seleccionada la opción Ajustar texto en

el apartado Control del texto, entre las opciones de la ficha Alineación.

En este caso modificamos una de las opciones de la ficha Bordes; en el apartado

Línea elegimos el Estilo de línea doble. Luego, en la ficha Tramas, seleccionamos el

Color verde agua en el apartado Sombreado de celda.

El ejemplo final nos muestra una celda con formato de fecha; para conseguir aplicar

este formato a la celda, en la ficha Número de la ventana Formato de

celdas seleccionamos la Categoría Fecha, y no cambiamos ninguna de las otras

opciones posibles.



Has podido apreciar que son muchas las posibilidades, y las combinaciones posibles entre una y otra también.

Cómo aplicar formatos: Menú Formato, Barra de Formatos, Atajos de teclado

Podríamos decir que lo anterior fue solo la “vuelta previa” de lo que es la “carrera” hacia el Formato de

Celda. Paso a paso iremos profundizando más en este tema, en el que hay mucho para enseñar.

Antes vimos cómo acceder al cuadro de diálogo Formato de celda, y que allí están presentes todas las

fichas que te permiten dar el formato que querés a la celda o al rango de celdas.

No obstante, y con el fin de que puedas acelerar el proceso de edición, queremos decirte que entre las

opciones de formato hay varias que se pueden aplicar simplemente presionando un botón de la Barra de

Herramientas de Formato.

En el gráfico siguiente podés ver la Barra de Herramientas de Formato y para qué sirve cada botón:

Repasaremos cómo aplicar determinados formatos a una celda a través del cuadro de diálogo Formato

de celdas y luego a través de los botones de la Barra de Herramientas de Formato.

Suponé que necesitás aplicar al texto contenido en una celda estilo de letra cursiva, subrayado simple y al

contorno de la celda un borde de línea llena. Si aplicarás el formato a través del cuadro de

diálogo Formato de celdas seguramente te tomaría cierto tiempo, que gracias a la Barra de

Herramientas de Formato, la tarea solo se reduce a cuatro clics.

En efecto,

primer clic: presionar el botón Cursiva,

segundo clic: presionar el botón Subrayado,

tercer clic: desplegar las opciones del botón Bordes,

cuarto clic: seleccionar Bordes externos.

Si bien en la Barra de Herramientas de Formato no están presentes todas las opciones de formato

existentes en el cuadro de diálogo Formato de celdas, sí están allí las más comunes, como por ejemplo:

fuente Negrita, fuente Cursiva, Color de Relleno de la celda, Color de Fuente, etc.

No está demás comentar que a las Barras de Herramientas podés agregarles o quitarles botones para

adaptarlas a tus necesidades de trabajo, pero analizaremos esto en profundidad en un nivel más

avanzado.



Otra forma de acelerar la tarea de edición es utilizar los atajos o métodos abreviados de teclado que te

permiten realizar tareas comunes. Algunos ejemplos son los siguientes:

Como viste, hay varios caminos para aplicar un mismo formato; con la práctica podrás decidir cuándo

utilizar uno u otro.

Formato Condicional

Siguiendo con el tema formato, ha llegado el turno de

hablar de lo que es el Formato condicional. El formato condicional es un formato (por ejemplo, un

sombreado de celda o un color de fuente) que Excel

aplica automáticamente a las celdas si una condición

que se especifica es cierta.

Podés utilizar los valores de las celdas seleccionadas

como el criterio para aplicar un formato, o una fórmula

que evalúe datos o condiciones que no sean los valores

de las celdas seleccionadas.

Se accede al cuadro de diálogo Formato condicional a

través del menú Formato, luego elegir la opción

Formato condicional…

En el siguiente gráfico podés observar el cuadro de diálogo Formato condicional, y allí seleccionada la

opción Valor de la celda en el primer cuadro de lista.

Más abajo podés ver las distintas opciones que te permiten validar el Valor de la celda, es decir que el

formato se aplicará cuando, por ejemplo, el valor que contenga la celda esté entre un valor y otro, o

cuando no esté entre un valor y otro, o cuando simplemente sea igual a un valor específico, etc.



En el primer gráfico podés ver que en el área central del cuadro de diálogo hay un cuadro blanco que dice

textualmente "Sin formato establecido". Bueno, allí tendrás una vista previa del formato que luego

establezcas ingresando, a través del botón Formato..., al cuadro de diálogo Formato de celdas.

A través del botón Agregar... podés especificar hasta tres condiciones. Si ninguna de las condiciones que

se han especificado es verdadera, las celdas conservarán los formatos existentes.

Cuando utilizás varias condiciones, si hay más de una condición especificada verdadera, Microsoft Excel solo aplicará

los formatos de la primera condición verdadera, aunque haya varias que lo sean.

La imagen que está situada a la izquierda muestra el cuadro de diálogo

que abrís si presionás el botón Eliminar... No hace falta dar muchas explicaciones: aquí podés tildar las casillas de

selección de las condiciones que querés eliminar, para luego Aceptar los

cambios.

Un ejemplo de utilización del formato condicional puede ser en una tabla con un listado de deuda.

Utilizarías el formato condicional para identificar visualmente en dicho listado los clientes de cada

vendedor, a través de un sombreado de color diferente para los clientes de cada vendedor.

Podés también utilizar formato condicional para informar visualmente datos ingresados erróneamente, es decir que el formato de la celda cambie si el dato ingresado no es un dato esperado o válido. Son muchas las formas de sacar provecho al formato condicional. Vos serás quien encuentre la mejor

utilidad de esta posibilidad que nos brinda Excel con el avance de los conocimientos y experiencia

adquiridos.

Copia de Formatos

Muchas veces lograrás en una celda un formato atractivo, y desearás copiar solo el formato de esa celda

en otras celdas de la misma hoja de cálculo o de otras hojas, o incluso de otros libros.

Para eso, Excel permite copiar y pegar solo los formatos.

Hay dos formas de copiar y pegar solo formatos: una de ellas es mediante el botón de la Barra de

Herramientas Estándar Copiar formato:

Para la otra forma, primero tenés que iniciar la copia como si se tratara de una copia común, por ejemplo

por medio del botón correspondiente de la Barra de Herramientas Estándar o a través del método

abreviado de teclado: Control + C, pero luego, para pegar solo los formatos, hay que utilizar la

opción Pegado especial..., del menú Edición, y allí elegir el botón de opción Formatos.

Para poder copiar por medio del botón de Copiar formatos: tenés que seleccionar la celda cuyo formato querés copiar, luego hacer un clic en el botón Copiar formatos, y finalmente hacer clic y seleccionar la o las celdas donde pegar los formatos copiados.

Existe otra forma de copiar los formatos y es a través del menú Edición. Primero iniciás la copia de la celda de alguna manera habitual, luego accedés al menú Edición, allí a la opción Pegado especial..., en



el cuadro de diálogo que se abre seleccionás el botón de opción Formatos, y finalmente hacés clic en el botón Aceptar.

Una particularidad del mecanismo de copiar formato por medio del botón Copiar formato, es que luego de que

iniciaste la copia, es decir que seleccionaste la o las celdas cuyo formato querés copiar, y de hacer clic en el

botón Copiar formato, el formato se pegará en la primera selección que realices inmediatamente después de

presionado el botón Copiar formato; y luego de soltar el clic del mouse el formato no puede pegarse nuevamente sin

antes iniciar el proceso de copia nuevamente con el botón Copiar formato.

Para copiar el formato de la celda o del rango de celdas seleccionado en varias ubicaciones, tenés que

hacer doble clic en el botón Copiar formato. De esa forma cada vez que hagas clic y selecciones una

celda o un rango de celdas, en estas se pegará el formato del rango copiado hasta que presiones

nuevamente el botón Copiar formato o presiones la tecla Escape.

Autoformatos

Las opciones de Autoformato son una colección incorporada de formatos de celda (como tamaño de fuente, tramas y alineación) que podés aplicar a un rango de datos.

Para los que no están prácticos en la presentación de trabajos, o aquellos cuya destreza no es precisamente el diseño, Excel ofrece una colección de opciones de autoformato que se pueden aplicar de manera automática, para que los trabajos tengan un diseño atractivo.

En la imagen que esta a tu derecha verás cómo

acceder al cuadro de diálogo Autoformato; una vez

que se accede a Autoformato se puede recorrer las

diferentes opciones de autoformato disponibles, y

finalmente con el puntero del mouse pulsar en el botón

Opciones: esto hace que se presenten en la parte

inferior del cuadro de diálogo las casillas de

verificación de los distintos Formatos a aplicar,

disponibles o no para su activación. Podés elegir aplicar o no las configuraciones de

formatos de: Número, Borde, Fuente Tramas,

Alineación y Ancho y Alto, simplemente marcando o

desmarcando la casilla de verificación respectiva.

Una vez que has aplicado un autoformato, luego podés modificar aún más el diseño, a través de las opciones de Formato de celdas. Es decir que, cuando aplicás un autoformato, este no es intocable o fijo: luego podés seguir con el detalle

hasta donde quieras.

Bordes y Sombreados

Algo que ya habrás percibido a esta altura del cursado de esta unidad, es que a las celdas podés

aplicarles bordes, sombreados y tramas.

Si has sido un poquito observador, en algún momento visualizaste imágenes o animaciones que

mostraron estas posibilidades. De todas maneras ahora lo veremos mejor.

Recordarás la posibilidad de aplicar formatos a celdas individuales o a rangos de celdas: pues bien, los

bordes, sombreados y tramas no quedan fuera de esta posibilidad. Es decir que podemos aplicar un

borde, un sombreado o una trama (o una combinación de todos ellos) a una única celda o bien a un rango

de estas. Además, el rango de selección puede ser de celdas contiguas o no.



Aquí a la derecha está el cuadro de

diálogo Formato de celdas, y seleccionada la

ficha Bordes.

Entre los bordes Preestablecidos podés elegir

bordes al Interior del rango que has

seleccionado, al Contorno, o, para que no haya

bordes, elegís Ninguno. Igualmente, si leés la

aclaración del propio cuadro de diálogo, es claro

que tenés varias posibilidades de edición de los

bordes.

A la derecha del gráfico están los

distintos Estilos de línea posibles y más abajo el

cuadro de selección del Color a aplicar al borde

que elegiste.

Los bordes del rango no tienen por qué ser todos del mismo Estilo o Color; por ejemplo a la derecha

podés tener línea de puntos de color rojo, a la izquierda línea llena de color azul, en la parte superior línea

doble de color verde y en la parte inferior ninguna línea.

Ahora el gráfico tiene la selección de la

ficha Tramas.

Podés ver que hay diferentes opciones

de Color para aplicar al Sombreado de

celda que deseás.

Además, en el cuadro de

selección Trama podés seleccionar un

entramado para aplicar al rango de selección.

En el gráfico que está aquí a la izquierda están los dos botones que permiten, desde la Barra

de Herramientas de Formato, aplicar o eliminar Bordes y Color de relleno.

Incluso entre las opciones que se despliegan al hacer clic en la flechita del botón de Bordes, está Dibujar

bordes, que visualiza la Barra de Herramientas de Bordes y sus opciones de formato. Estos dos botones ofrecen una manera rápida de aplicar un formato de Borde o de Color de relleno, sin

tener que acceder desde el cuadro de diálogo Formato de celdas a las mismas opciones de formato allí

presentes.

Bueno, hasta aquí llegamos con el módulo de Formatos de celda.

Has visto que las posibilidades son muchas, las combinaciones de estas posibilidades también, así que

vas a tener que ejercitarte bastante para adquirir práctica en estos temas.



Búsqueda y Reemplazos de datos

Cuando estés trabajando, más de una vez necesitarás localizar algún dato para verificar información, o

bien podés necesitar localizar un dato y reemplazarlo por otro.

Para realizar cualquiera de estas dos tareas es necesario abrir el cuadro de diálogo Buscar y

reemplazar. Dependiendo de la tarea específica, tenés en el cuadro de diálogo la ficha Buscar y la

ficha Reemplazar.

Prestá especial atención a los métodos abreviados de teclado que te permiten abrir el cuadro de diálogo.

Si querés que el cuadro de diálogo se abra directamente con la fichaBuscar seleccionada, el método

abreviado de teclado es Control + B. Pero si querés que sea la fichaReemplazar la seleccionada, cuando

abras el cuadro de diálogo, la combinación de teclas correcta es Control + L. Obviamente que una vez

abierto el cuadro de diálogo podés cambiar de una a otra según lo necesites.

Arriba hay una imagen del cuadro de diálogo con las opciones de búsqueda a la vista. A la derecha está

el botón Formato... que te permite especificar al detalle el formato de los datos buscados; entre el campo

de búsqueda y el botón mencionado hay un cuadro de muestra del formato que debe tener el dato

buscado (para el caso de la imagen superior, tiene el texto "Sin formato establecido").

Debajo del campo Buscar: están tres cuadros de lista desplegable, que a continuación describimos:

Aquí podés especificar dónde debe realizarse la búsqueda; tenés dos

opciones: solo en la hoja que en ese momento tiene el "foco", o sea la

hoja en la que estás trabajando; o bien en todo el libro, es decir en todas

las hojas que lo forman.

Estas opciones te permiten especificar si las búsquedas se realizan

primero en todas las celdas de una fila, luego en todas las celdas de la

siguiente fila, y así sucesivamente (Buscar Por filas); o bien si las

búsquedas se realizan Por columnas, es decir que se recorren las celdas

de arriba hacia abajo de una columna buscando los datos, luego se pasa a la siguiente columna y se

realiza el mismo proceso, y así en cada columna con datos de la hoja o del libro.

Entre estas opciones podés especificar si se deseas buscar el valor de las

celdas o sus fórmulas subyacentes.

Por ejemplo, el contenido visible de una celda puede ser “999”, y este

número puede ser el resultado de una fórmula, en este caso Buscar

dentro de: Valores encontrará esta celda al buscar "999", pero Buscar

dentro de: Fórmulas no la encontrará.

También podés elegir buscar Comentarios asociados a celdas.En la

ficha Reemplazar, el cuadro de lista Buscar dentro de: solamente

tiene disponible la opción Fórmulas.



Si la casilla de verificación Coincidir mayúsculas y minúsculas está marcada, cuando hacés una

búsqueda se distinguen los caracteres en mayúsculas de los caracteres en minúsculas. Es decir que si

está tildada esta casilla y buscás "Casa", si en alguna celda está por ejemplo "casa" no lo encontrará.

Si la casilla de verificación Coincidir con el contenido de toda la celda está tildada, cuando hacés una

búsqueda se buscará una coincidencia exacta y completa de los caracteres especificados en el cuadro

Buscar. O sea que, por ejemplo, si está tildada esta casilla (pero la casilla de Coincidir mayúsculas y

minúsculas no está tildada), y buscás "Casa", encontrará todas las celdas donde esté la palabra "casa",

independientemente de si está en mayúsculas o minúsculas.

El botón Buscar todo, posibilita que se busquen en el documento todas las repeticiones del texto

especificado por los criterios de búsqueda. Si deseás buscar y revisar cada repetición por separado,

debés pulsar en Buscar siguiente en lugar de pulsar en Buscar todo.

La búsqueda puede precisarse al punto del mínimo detalle del formato. Incluso podés pulsar el

botón Elegir formato de celda..., presente en todas las fichas del cuadro de diálogo Buscar formato, y

luego seleccionar la celda que tiene el formato que deseas forme parte del criterio de la búsqueda.

De la misma manera que para las búsquedas, también para los reemplazos podés realizar esta tarea de

especificación de los formatos.

Funciones

Es el momento de hablar de las funciones.

Podemos comenzar diciendo que gracias a las funciones se te hará más fácil el uso de Excel e

incrementarás la velocidad de edición y de cálculo, en comparación con la tarea de escribir una fórmula.

Por ejemplo, es totalmente viable crear la siguiente fórmula: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10;

pero fijate cómo sería si utilizás una función que realice el mismo cálculo: =SUMA(A1:A10).

Siempre que sea posible, es mejor utilizar funciones que escribir las propias fórmulas. Las funciones son

más rápidas, ocupan menos espacio en la barra de fórmulas y reducen la posibilidad de cometer errores

tipográficos.

Las funciones actúan sobre los datos contenidos en una celda o conjunto de celdas, y también

directamente sobre números. Las funciones aceptan información, a la que se denomina argumentos, y

devuelven un resultado. En la mayoría de los casos, el resultado es un valor numérico, pero también

pueden devolver resultados con texto, referencias, valores lógicos, matrices o información sobre la hoja

de cálculo.

Vamos a ver entonces la utilización y ejemplos las de funciones a las que seguramente les darás más

uso. Tené en cuenta que son solo algunas de las muchas funciones de las que Excel dispone.

Para obtener promedios Excel cuenta con la

función PROMEDIO, que calcula la media aritmética de los

argumentos, que pueden ser números, nombres, matrices o

referencias que contengan números. A la derecha tenés una

imagen que muestra el cálculo del promedio de los valores

contenidos en un rango de celdas.

Para calcular Máximos y Mínimos en Excel podés utilizar las

funciones MAX yMIN respectivamente. Los argumentos de

cualquiera de estas dos funciones pueden ser los mismos que

para la función PROMEDIO: números, nombres, matrices o

referencias que contengan números. La función omite los

valores lógicos y el texto que puede haber en el argumento de

la función. En la imagen de la derecha podés ver un ejemplo

para estas dos funciones. Para mostrarte que la función acepta



nombres de rangos de celda, primero asignamos al rango A2:A8 el nombreVentas_Mensuales, que

luego utilizamos como argumento de la función.

Más arriba la mencionamos, pero ahora vamos a verla

en la imagen que está aquí a la derecha; la

función SUMA efectúa la suma de los valores de un

rango de celdas. También podés ingresar como

argumento de la función directamente un valor, como

lo muestra el cálculo de la imagen que está aquí a la

derecha. La sintaxis de la función es la

siguiente: SUMA ( número1 ;número2; ...), donde

número1;número2;... son de 1 a 30 argumentos cuyo

valor total o suma querés obtener.

Excel también posibilita que realizar sumas condicionales a través de la función SUMAR.SI. Esta función suma las celdas en el rango que coincide con el argumento criterio.

La sintaxis de esta función es la siguiente: SUMAR.SI(rango; criterio ; rango_suma). Donde rango es el rango de celdas que desea evaluar; criterioes el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 100, "100" ">100", "sol"; finalmente rango_suma son las celdas que se van a sumar.

Respecto de esta función hay dos observaciones que debés tener en cuenta: una es que las celdas contenidas en rango_suma se sumarán solo si las celdas correspondientes del rango coinciden con el criterio; la segunda es que

si omitís rango_suma, la función sumará las celdas contenidas en el argumento rango.

Ahora verás la función CONTAR. Esta función cuenta el número de celdas que contienen números, además de los números dentro de la lista de argumentos. La sintaxis de la función es la siguiente: CONTAR(ref1;ref2;...), donde ref1, ref2, ... son de 1 a 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos tipos de datos, pero solo se cuentan los números.

Mencionamos dos observaciones a tener en cuenta, referentes a esta función: los argumentos que son números, fechas o representaciones textuales de números la función los cuenta; en cuanto a los argumentos que son valores de error o texto que no puede traducirse a números se pasan por alto. La segunda observación habla de que si un argumento es una matriz o referencia, solo se considerarán los números en esa matriz o referencia, se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en la matriz o en la referencia.

La función condicional para contar (de manera similar que SUMAR.SI es para las sumas) es CONTAR.SI. Esta función

cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con elcriterio especificado. La sintaxis de la función es la siguiente:CONTAR.SI(rango; criterio), donde rango es el rango dentro del cual desea contar las

celdas y criterio es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a contar.

En la imagen que está más arriba tenés dos ejemplos, uno que utiliza la función CONTAR (cuenta los números en el rango A1:A8) y el otro la función CONTAR.SI (cuenta las repeticiones del número 30 en el rango A2:A8).

Cuando seleccionás un rango de celdas con datos, podés ver en el sector resaltado de la Barra de

Estado el resultado del cálculo de la función seleccionada en el menú contextual. Por ejemplo, podés ver

rápidamente el resultado de la suma de los valores de un rango, simplemente seleccionando el rango de



celdas donde están ingresados dichos valores. Gracias a esto no necesitás introducir en otra celda de la

hoja de cálculo la función o fórmula que te brindaría la misma información.

Obviamente, para que puedas utiizar esta posibilidad de Excel, en cuanto a visualizar el resultado del cálculo de ciertas

funciones en la Barra de Estado, esta debe estar visible. Si la Barra de Estado no está visible, podés lograr que se

muestra accediendo al menú Ver, y allí seleccionar la opción Barra de Estado.

Función Si

Podemos pensar ahora esta situación: tenemos un negocio y en una planilla de cálculo cargamos las

ventas del equipo de vendedores para luego calcular las comisiones que cada uno de ellos debe cobrar.

Si la comisión es única es muy fácil, porque se multiplica el valor de cada venta por el porcentaje de

comisión. Pero ¿qué pasa si la comisión por ventas es, por ejemplo, 5% para ventas inferiores a € 50,00 y

10% para ventas superiores a € 50,00? Sería muy tedioso ingresar una fórmula por cada venta que

calcule el producto entre el porcentaje y el importe de venta, pero ingresando uno mismo el porcentaje

dependiendo del monto de la venta (5% o 10%).

Este es un buen ejemplo, que justifica la existencia y utilidad de la función condicional SI.

Concretamente, esta función devuelve un valor si la prueba lógica especificada es VERDADERO y otro

valor si es FALSO.

Utilizamos la función SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.

La sintaxis de la función SI es la siguiente: SI(prueba_lógica; valor_si_verdadero; valor_si_falso).

Prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por

ejemplo, A10=50 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 50, la expresión se evalúa

como VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO. Para este argumento podés

utilizar cualquier operador de comparación.

Valor_si_verdadero es el valor que la función devuelve si la prueba_lógica es VERDADERO. Por ejemplo,

si este argumento es la cadena de texto "Aprobado" y el argumento prueba_lógica se evalúa

comoVERDADERO, la función SI devuelve el texto "Aprobado". Si el

argumento prueba_lógica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco, este

argumento devuelve 0 (cero). Si querés visualizar la palabra VERDADERO, tenés que utilizar el valor

lógico VERDADERO para este argumento.

Por último valor_si_falso es el valor que la función devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Por

ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Suspenso" y el argumento prueba_lógica se evalúa

comoFALSO, la función SI muestra el texto "Suspenso". Si el argumento prueba_lógica es FALSO y

omitesvalor_si_falso (es decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor

lógicoFALSO. Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está en blanco (es decir, después

devalor_si_verdadero hay una coma seguida por el paréntesis de cierre), la función devuelve el valor 0

(cero).

Muy bien, para entender mejor lo anterior, aquí debajo hay un ejemplo de la utilización del condicional SI, basado en el caso imaginario del comienzo de esta página. La fórmula evalúa el monto de la venta, y si este monto es menor a los € 50,00 se realiza el cálculo de las comisiones por el 5% (valor de la celda F2), si este monto no es menor a los € 50,00 (o sea que es mayor o igual a € 50,00) se realiza el cálculo de las comisiones por el 10% (valor de la celda F3).



Funciones para la Fecha

A continuación veremos algunas de las funciones con las que Excel trabaja con las fechas. Pero antes comentaremos cómo trata Excel a las fechas.

Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que puedan utilizarse en los

cálculos. De forma predeterminada, el 1 de enero de 1900 es el número de serie 1; de esta manera, por

ejemplo el 1 de enero de 2008 es el número de serie 39448, porque viene 39.448 días después del 1 de

enero de 1900. Es decir que, cuando ves en la pantalla de tu computadora el 01/01/2008, en realidad es

el número 39448 pero con el formato adecuado para que lo visualices como una fecha.

Hablando ahora sí de las funciones de fecha, la

función HOY() devuelve el número de serie de la fecha

actual. Si el formato de celda en la que ingresás la

función es General antes de escribirla, el resultado

tendrá formato de Fecha, es decir que no necesitás

aplicar formato Fecha a la celda antes o después de

ingresar la función para que luego de ingresada la fecha

se muestre con el formato correspondiente.

Otra función que trabaja con fechas es DIA. Esta

función, cuya sintaxis es: DIA(núm_de_serie), devuelve

el día de una fecha representado por un número de

serie. El resultado de la función se expresa como un

número entero comprendido entre 1 y 31. Junto a esta

explicación tenemos el cálculo de la función DIA para el

resultado obtenido antes con la función HOY().

Veamos ahora la función MES. Esta devuelve el mes de

una fecha representado por un número de serie. El

resultado de la función arroja un número entero

comprendido entre 1 (enero) y 12 (diciembre). Similar

a DIA, la sintaxis de la función es la

siguiente:MES(núm_de_serie).

La última función que veremos relacionada con las

fechas es AÑO. Muy similar a las

funciones MES y DIA vistas en los párrafos anteriores,

la función AÑO devuelve el año correspondiente a una

fecha como número entero comprendido entre 1900 y

9999. La sintaxis de la función esAÑO(núm_de_serie).

Llegamos, con las dos funciones que se verán a continuación, al final de esta muestra de las posibilidades que brinda Excel para el cálculo.

Te mostraremos dos funciones que son de mucha utilidad para realizar búsquedas de información en planillas con muchos datos. Estas funciones son BUSCARV y BUSCARH.

Comenzaremos por BUSCARV, con esta función puedes buscar un valor específico en la columna más a izquierda de una matriz y como resultado obtener el valor que está en la misma fila de una columna especificada en la tabla. La V de BUSCARV significa "Vertical".



La sintaxis de la función es:

BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado).

Vamos por partes:

valor_buscado es el valor que buscas en la primera columna de la matriz_valor_buscado, éste puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.

Matriz_buscar_en es la tabla de información dónde buscas los datos. Puedes utilizar una referencia a un

rango o un nombre de rango.

Observa la siguiente imagen, en las dos primeras columnas tienes los datos sobre los que se realizarán las búsquedas, luego, en la columna que tiene por título Función de búsqueda, está el texto de la función que calcula el resultado que visualizas en la siguiente columna, o sea que para el primer caso, la función=BUSCARV(554;A2:B9;2;FALSO) arroja como resultado Pulsera.

Lo explicado para BUSCARV es en cierta manera análogo para realizar búsquedas horizontales con la función BUSCARH. Con esta función buscas un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuación, le indicas que devuelva el valor de la misma columna de una fila especificada.

Debes utilizarBUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una fila en la parte superior de la tabla de datos y deseas encontrar información que se encuentre dentro de un número especificado de filas. Obviamente la H de BUSCARH significa "Horizontal".

La sintaxis de esta función es muy similar a la sintaxis de la función BUSCARV:BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)

La explicación de los argumentos de la función es idéntica que para BUSCARV, con la diferencia deindicador_filas (en lugar de indicador_columnas), que especifica el número de fila en matriz_buscar_endesde el cual debe devolverse el valor coincidente.

En la siguiente imagen verás algunos ejemplos de utilización de la función BUSCARH. Al igual que en los

ejemplos para BUSCARV, debajo del encabezado Función de búsqueda está el texto de la función que

está escrita en la columna que tiene por título Resultado, y cuyo resultado está a la vista.



Gráficos en Excel

Bien, es tan amplio y entretenido (al menos para mi) el tema de la creación, personalización y

organización de gráficos, que no sé por dónde comenzar.

Con Excel podés crear gráficos a partir de datos previamente seleccionados en una hoja de cálculo.

Podés “incrustar” un gráfico en una hoja de cálculo, o crear el gráfico en una hoja especial para gráficos.

Cuando insertás un gráfico, este queda vinculado a los datos a partir de los cuales fue creado, por lo que

si en algún momento los datos “origen” cambian, el gráfico se actualizará de forma automática.

Los gráficos de Excel contienen muchos objetos (títulos, etiquetas en los ejes, leyendas, etc.) que pueden

ser seleccionados y modificados individualmente según las necesidades. En las figuras que están aquí

abajo, hay varios ejemplos de gráficos, todos ellos en función de los mismos datos origen.

La forma más rápida de insertar un gráfico es a través de la tecla [F11] o la combinación de teclas [Alt + F1]. Esto hace que se cree un gráfico en una hoja nueva a partir de los datos o valores del rango actual.



¿Sencillo, no? Pero esto recién empieza...

El gráfico anterior es un gráfico por defecto

que Excel crea a partir de los datos de la

tabla. Luego podés modificar el Tipo de

gráfico, la información que desees presentar,

las combinaciones de colores, etc.

A partir de ahora verás que las posibilidades

de personalización aquí son muchas, y que

gracias al Asistente para gráficos

seguramente te aproximarás al diseño del

gráfico que deseas.

Distintas formas de crear graficos

Otra manera de introducir un gráfico en Excel es mediante el Asistente para gráficos, al que se accede a

través del botón correspondiente de la barra de herramientas: , o bien a través de la opción

correspondiente del menú Insertar, cuya imagen ves aquí a la derecha.

Antes de acceder al Asistente para gráficos, es conveniente que

estés en alguna celda de la tabla que tiene los datos origen, o bien con

toda la tabla con los datos origen seleccionada. De todas maneras

el Asistente para gráficos permite también seleccionar mediante

referencias los datos a representar gráficamente, es decir que en el

Asistente también podés ingresar o modificar por teclado las

referencias.

.

Paso a Paso en el Asistente de Gráficos

Bien, del primer paso del Asistente no hay mucho para

explicar. Dependerá del tipo de datos o información que estás

tratando de representar gráficamente cuál será el tipo y

subtipo de gráfico que elijas. Para que lo recuerdes, en la

siguiente imagen podés ver el cuadro de diálogo del Asistente

en el paso.



El segundo paso del asistente puede necesitar más aclaraciones.

Primero veamos qué podemos hacer en la

ficha Rango de datos. A continuación hay dos

imágenes. Cada imagen es un gráfico resultante a

partir de los datos de la misma tabla, con la

diferencia de que en uno de los gráficos está

seleccionado el botón de opción que indica que

las series están en las Filas, y en la otra imagen

está seleccionado el botón de opción que indica

que las series están en las Columnas. Observa

uno y otro y verás claramente cómo cambia el

gráfico cuando está una u otra opción

seleccionada.

Ahora veamos las opciones presentes en la ficha Series. En la siguiente imagen verás de qué manera podés especificar que en la Leyenda del gráfico se muestren los nombres reales de las series, o bien personalizarlos.



El tercer cuadro de diálogo del Asistente, Asistente para gráficos - paso 3 de 4: opciones de gráfico, te permite configurar todos los aspectos referentes a la presentación del gráfico, y en el mismo cuadro de diálogo verás una vista preliminar del mismo.

Cuarto y último paso del Asistente, que se refiere a la ubicación del gráfico. Podés colocar el gráfico en la

hoja en la que estás trabajando o en otra nueva.



Te hago una pregunta: ¿una vez insertado el gráfico, podrías modificarlo?

Afortunadamente podés cambiar hasta incluso el origen de datos que lo genera, agregando o quitando series de datos; también podés agregar o quitar títulos, modificar los colores de líneas y tramas, etcétera.

Como Cambiamos los elementos de un gráfico creado.

Ya has visto que los gráficos de Excel están compuestos por objetos tales como marcadores, leyendas,

títulos, ejes, texto y la propia área de gráfico.

Podés configurar los gráficos, añadir objetos, o bien dar formato a los que ya existen para modificar su

apariencia.

Siempre antes de dar formato a un objeto gráfico, es necesario seleccionarlo.

Cuando seleccionás un gráfico, se visualiza la barra de herramientas Gráfico.

Para “editar” un objeto gráfico concreto primero tenés que seleccionarlo. Esto se puede hacer

directamente desde el cuadro de lista de la barra de herramientas Área del grafico, o bien, si querés

hacerlo con el mouse, pulsando sobre el objeto gráfico que engloba el que deseas modificar y luego

volver a pulsar sobre el objeto particular que deseas seleccionar.

La imagen de abajo muestra cómo seleccionar la Leyenda del gráfico a través del mouse.



Tambien para seleccionar la leyenda podés hacer otro clic sobre el texto o en la clave de uno de los datos de la leyenda para seleccionarlo. Si hacés doble clic en un objeto, se abrirá un cuadro de diálogo que presenta las opciones para formatearlo.

.

Cuando un gráfico está “abierto” y alguno o algunos de sus elementos seleccionados, algunos de los menús de Excel,

como Insertar y Formato, muestran posibilidades específicas para dicho gráfico y para el o los elementos

seleccionados.

Cuando seleccionás el gráfico, automáticamente el menú Datos cambia su nombre a Gráfico.

Menú Gráfico

De forma resumida, podemos decir que las opciones de este menú son los pasos del Asistente.

Verás que se pueden volver a modificar todas

las opciones del gráfico, que fueron definidas

cuando lo insertaste a través del asistente.

Podés seleccionar nuevamente el tipo y subtipo

de gráfico seleccionando la opción Tipo de

gráfico…; podés volver a definir los datos

origen a través de la opción homónima: Datos

origen…, estableciendo allí un nuevoRango de

datos, o bien agregando o quitando Series de

datos; podés cambiar o agregar los Títulos al

gráfico si no lo habías hecho en los pasos del

Asistente; podés visualizar u ocultar los ejes;

etc.



Manejo de Base de Datos en Excel

Ahora nos introduciremos en el mundo de las Bases de datos. Veremos que se puede trabajar con Bases de datos utilizando Excel. Comenzaremos por decir que otra de las capacidades de Excel es la de trabajar con listas o tablas de información, por ejemplo de nombres, direcciones, teléfonos, etc. Entonces, con Excel podés trabajar con listas de información sencillas, o con listas más complejas, también conocidas como bases de datos. Pues bien, una base de datos en Excel no es más que una lista o una tabla que contiene una o más columnas. Con las funcionalidades de Excel para administrar la información contenida en listas se puede, por ejemplo, ordenarla según diversos criterios, buscar datos específicos, e incluso extraer copias de información de grandes bases de datos ubicadas en una red. Sin embargo, a diferencia de Access, con Excel no se puede trabajar con bases de datos relacionales. Brevemente te cuento que las Bases de datos relacionales son un tipo particular de bases de datos en las que la información es almacenada en varias tablas con campos relacionados, consiguiendo fundamentalmente que la información no esté duplicada. Aunque Excel es básicamente una hoja de cálculo, también ofrece capacidades de gestión de listas, que pueden ser muy útiles para, por ejemplo, analizar tendencias de ventas de un mercado, guardar los nombres de clientes y sus direcciones, almacenar datos de existencias en depósitos, etcétera. Así, la combinación de funciones de lista, junto con las capacidades de análisis de hoja de cálculo y de gráficos, hace de Excel una gran herramienta para el análisis de negocios y sistemas de gestión que no sean excesivamente complicados. Veremos ahora las partes o, mejor dicho, cómo está formada básicamente una base de datos en Excel. Toda lista debe contener nombres de campo (en Inglés 'field names'), en una fila situada en la parte superior (llamados encabezamientos o 'headers'). Además la lista deberá tener por lo menos una fila de datos directamente debajo de los nombres de campo. Las filas de datos se llaman registros.

En la imagen de abajo se puede ver lo que se describe en el párrafo anterior. En la fila de la parte

superior están los nombres de los campos que forman el encabezamiento, y debajo de este tenemos

todos los datos de una fila, que son el primer registro de la tabla.

Cuando introducimos nombres de campo en la parte superior de la lista, tenemos que tener en cuenta los puntos siguientes: es conveniente que los nombres de campo sean diferentes unos de otros; no debe haber filas vacías debajo de los nombres de campo; una vez definidos los encabezamientos de la tabla, los datos o registros se ingresan como habitualmente se hace con los datos en una hoja de cálculo.

La imagen de la derecha ejemplifica una base de datos.



Si observás con atención, verás que la información de la tabla no responde a ningún orden (por ejemplo alfabético o numérico). Muy bien, cuando pases a la siguiente página verás cómo ordenar la información de la base de datos.

Ordenar los Datos de una Lista

Algo que necesitarás realizar con frecuencia, sobre todo cuando trabajes con tablas que contengan muchos registros, será ordenarlos para luego, por ejemplo imprimir algún informe, o encontrar información rápidamente.

Si por ejemplo tenés un listado de clientes, seguramente necesitarás ordenarlo por alguno o algunos de sus campos, como por ejemplo: el campo Apellido y Nombre, o por el campo Zona, o por el campo Tipo de Cliente, o por el campo Vendedor, para luego realizar informes o localizar información.

La manera más rápida de ordenar una tabla, en orden ascendente o descendente por alguno de sus

campos, es seleccionar alguna celda de la columna del campo por el cual deseás establecer el orden y

presionar alguno de los botones Orden ascendente u Orden descendente de la Barra de

Herramientas Estándar.

Ordenar los Datos de una Lista por varios campos

Cuando queremos que el ordenamiento se efectúe considerando el orden de más de uno de los campos de la tabla, es más ágil solicitar que la tabla se ordene por medio de las opciones del cuadro de diálogo Ordenar.



Para concluir con el tema ordenamiento, describiremos brevemente el resto de las opciones disponibles

en el cuadro de diálogo Ordenar.

En la imagen que está a la derecha tenés el cuadro de diálogo Ordenar, y allí están resaltadas las

opciones del apartado La lista tiene fila de encabezamiento y el botón Opciones..

Cuando ordenás una lista o tabla, no es necesario que

tenga rótulos de columna en la fila superior. Si ese es el

caso, tenés que seleccionar la opción No;entonces, cuando

ordenes, se seleccionará toda la tabla, incluso la primera

fila, y en los cuadros de lista las opciones para seleccionar

serán como las que ves en la imagen, indicando

directamente la o las columnas por las que se realizará el

ordenamiento. Esto puede ser útil cuando desees ordenar

solamente una parte de la tabla; primero tenés que

seleccionar la parte de la misma que quieras ordenar, y

luego ordenarla indicando que No hay fila de

encabezamientos, y elegir luego la o las columnas que

regirán el orden.

Referente al botón Opciones: si pulsás en él se visualiza el cuadro de diálogo que está aquí a la derecha.

Allí, en el cuadro de lista Primer criterio de ordenación: podés personalizar el criterio de orden eligiendo

alguno de la lista.

Si hacés clic en la casilla de selección Distinguir

mayúsculas de minúsculas, se distinguirán

mayúsculas de minúsculas en la ordenación y,

finalmente, en el apartado Orientación le indicás

a Excel si está seleccionada la opción Ordenar de

arriba hacia abajo, que debe ordenar las filas por

los valores de una o varias columnas, y si está

seleccionada la opción Ordenar de izquierda a

derecha, le indicás a Excel que ordene las

columnas por los valores de una o varias filas.

Como hemos visto, es mucho lo que se puedes lograr con esto de la ordenación de listas o tablas.

Aplicación de Filtros Automáticos

Los Filtros automáticos son la manera más rápida de seleccionar solo los elementos que querés mostrar

de una lista, es decir, que proporcionan un acceso rápido a la gestión de listas de datos.

Con operaciones tan simples como seleccionar y hacer clic, podés filtrar rápidamente aquellos datos que

no deseás ver o imprimir. Los datos que no cumplen los criterios que has especificado en el filtro

simplemente no se muestran, y los restantes registros permanecen visibles en la hoja de cálculo.

Antes de seleccionar un filtro automático tenés que asegurarte de que no haya otro activado. Esto se

puede comprobar mirando si existe o no una marca de activación al lado de la opción Autofiltro, a la que

accedés a través del menú Datos, opción Filtro. En caso de que exista, debés desactivar el filtro

anterior antes de volver a empezar, volviendo a elegir ese comando u opción, con lo cual se desmarca la

opción Autofiltro.



En la siguiente imagen verás una tabla con datos

correspondientes a un listado de deudas. Para

crear un filtro automático en una lista no tenés

más que posicionarte en alguna celda de la lista

y acceder al menúDatos, opción Filtro, y dentro

de esta seleccionar la opción Autofiltro. Observá

que los nombres de campo que están como

encabezamientos de las columnas pasan a ser

listas desplegables que te permiten realizar la

selección.

En el caso de que la base de datos o lista esté formada por distintos campos, y que hayas aplicado a

cada uno de ellos un filtro automático, en el resultado final solo verás aquellos registros que cumplan

todas las condiciones expresadas en cada uno de los filtros.

Si en la columna del campo en la que querés establecer un filtro hay

celdas vacías, podés mostrar los registros para las celdas vacías

haciendo clic en la opción correspondiente de la lista desplegable del

campo con celdas vacías. En la imagen de la derecha tenés un caso

de celdas vacías en una columna; observá que aparecen las

opciones (Vacías) y (No vacías). Podés establecer el fitro por

cualquiera de ellas.

Si querés personalizar aún más el filtro automático, tenés que elegir la opción (Personalizar...) de la lista

desplegable. Cuando hacés esto, se abre el cuadro de diálogo que está aquí debajo.

ebajo del texto Mostrar filas en las

cuales:, está en color azul el nombre

del campo cuyo filtro vas a

personalizar (para el caso de la

imagen es el campo Cliente). Entre

las opciones que podés elegir en las

dos listas desplegables del lado

izquierdo están: es igual a, no es

igual a, es mayor que, es mayor o

igual que,es menor que, es menor

o igual que, comienza por, no

comienza por, termina con, no

termina con,contiene y no

contiene.

En las dos listas desplegables del lado derecho, si hacés clic en la flechita, se listan todos los valores de

celda que hay en la columna (en este caso Cliente), pero no necesariamente debés elegir uno de los

valores de la lista, o sea podés escribir en cualquiera de los dos cuadros de la lista de la derecha el valor

para el criterio del autofiltro. Por ejemplo, podés indicarle a Excel a través de este cuadro de diálogo que

realice un Autofiltro personalizado de los Clientes que: "contienen" entre los datos de la columna Cliente el



nombre "Carlos", es decir que en el cuadro de lista superior izquierdo elegirás la opción "Contiene" y en el

superior derecho escribirás el nombre "Carlos". Si lo deseas podés utilizar junto a alguno de los

operadores lógicos "Y" u "O" el otro par de opciones, para acotar aún más el filtro.

Debajo del texto Mostrar filas en las cuales:, está en color azul el nombre del campo cuyo filtro vas a

personalizar (para el caso de la imagen es el campo Cliente). Entre las opciones que podés elegir en las

dos listas desplegables del lado izquierdo están: es igual a, no es igual a, es mayor que, es mayor o

igual que,es menor que, es menor o igual que, comienza por, no comienza por, termina con, no

termina con,contiene y no contiene.

En las dos listas desplegables del lado derecho, si hacés clic en la flechita, se listan todos los valores de

celda que hay en la columna (en este caso Cliente), pero no necesariamente debés elegir uno de los

valores de la lista, o sea podés escribir en cualquiera de los dos cuadros de la lista de la derecha el valor

para el criterio del autofiltro. Por ejemplo, podés indicarle a Excel a través de este cuadro de diálogo que

realice un Autofiltro personalizado de los Clientes que: "contienen" entre los datos de la columna Cliente el

nombre "Carlos", es decir que en el cuadro de lista superior izquierdo elegirás la opción "Contiene" y en el

superior derecho escribirás el nombre "Carlos". Si lo deseas podés utilizar junto a alguno de los

operadores lógicos "Y" u "O" el otro par de opciones, para acotar aún más el filtro.

En la siguiente imagen podés ver cómo se aplica un filtro personalizado a una tabla:

Finalmente, si en un momento dado querés mostrar de nuevo todos los registros, olvidándote por tanto de

las condiciones expresadas en cada uno de los filtros automáticos, seleccioná el comando Mostrar

Todo del menú Datos, opción Filtro. Recordá que esta es una acción o procedimiento que no se puede

deshacer

Habrás visto que entre las opciones de autofiltro, cuando pulsás en la flechita de alguno de los campos las dos

primeras opciones de la lista que se despliega te posibilitan realizar lo que viste en la página anterior: Establecer un

Orden Ascendente o Descendente de acuerdo con la columna o campo en el que desplegaste las opciones de

autofiltrado.

Obtener Subtotales

Con Excel podés calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista.

Cuando insertÁs subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y

ocultar las filas de detalle de cada subtotal.

Observá la siguiente imagen: los subtotales que automáticamente Excel agrega a la lista están resaltados

con un color verde. Podés ver que antes de cada cambio de zona hay un subtotal:



Antes de insertar Subtotales, tenés que ordenar la lista para agrupar las filas cuyos subtotales deseás

calcular. Luego de ordenada la tabla, podés obtener los subtotales de cualquier columna que contenga

números.

Excel calcula los subtotales con una función de

resumen. Una función de resumen es un tipo de

cálculo que combina datos de origen cuando

insertás subtotales automáticos en una lista o

base de datos. Algunos ejemplos de funciones

de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.

Podés mostrar subtotales en una lista con más

de un tipo de cálculo a la vez.

Los valores del total general (que está al final

del esquema, no se visualiza en la imagen

superior) se obtienen a partir de los datos de

detalle y no de los valores de las filas de

subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la función

de resumen Promedio, la fila Total

general mostrará el promedio de todas las filas

de detalle de la lista y no el promedio de los

valores de las filas de subtotales.

Para terminar con este tema analizaremos juntos la función que utiliza Excel para los cálculos de los

Subtotales.

Bien, justamente la función que realiza los cálculos es la función SUBTOTALES, cuya sintaxis es la

siguiente:SUBTOTALES (núm_función ; ref1 , ref2, ...). Esta función devuelve un subtotal en una lista o

base de datos. Generalmente te será fácil crear una lista con subtotales utilizando el

comando Subtotales del menú Datos, y, en todo caso, luego de creada la lista de subtotales, cambiarla

modificando la fórmula SUBTOTALES.

En cuanto a la sintaxis de la función, el argumento núm_función es un número de 1 a 11que indica qué

función debe utilizarse para calcular los subtotales dentro de una lista.

En cuánto a Ref1, Ref2, ..., Ref29 son de 1 a 29 rangos o referencias para los cuales deseás calcular el

subtotal.

Seguramente que la función que más utilizarás para el cálculo de Subtotales será la número 9, que es la

función Suma y obviamente sumará los valores de los rangos.

Si deseás cargar manualmente la función subtotales para, por ejemplo, obtener subtotales cuando aplicás

filtros automáticos, la función debe ser ingresada en una fila al final de la tabla, o en una fila por sobre los

rótulos de columna, empleando en la fórmula SUBTOTALES el número de función 9.



Observá la siguiente imagen: tiene aplicado un autofiltro, y la función SUBTOTALES calcula la suma de

los importes del rango que se visualiza.

Vincular hojas y Libros

Siguiendo con el Manejo de datos en Excel, veremos aquí cómo vincular hojas y libros a través de

fórmulas.

Primero vamos a responder a un interrogante: ¿qué es un Vínculo? Un Vínculo es una referencia a otro

libro u hoja. Si el vínculo es a otro libro, suele llamarse referencia externa o remota. También es posible

establecer un vínculo con otro programa o con otro libro ubicado en la intranet o en internet. Pero iremos

paso a paso, por ahora nos limitaremos a vincular la información de diferentes hojas o de diferentes libros.

Es posible referenciar celdas y rangos de celdas de hojas del mismo libro, así como también celdas y

rangos de celdas de hojas de otros libros, estén abiertos o no.

Seguramente te preguntarás para qué utilizar vínculos si podés tener toda la información necesaria en

una misma hoja. Responderé esta pregunta con un par de ejemplos que justificarán su uso.

Podés por ejemplo vincular la información de varios libros e integrar los datos pertinentes en un libro de

resumen; de este modo, si se modifica la información de los libros de origen, no será necesario cambiar

manualmente el libro de resumen.

Lograrás también ver el beneficio de vincular la información de diferentes libros, porque gracias a ello

simplificás modelos grandes y complejos, de manera que al dividir un modelo complicado en una serie de

libros interdependientes, podrás trabajar en el modelo más simple sin necesidad de abrir todas las hojas

relacionadas con él. Tené en cuenta que los libros de menor tamaño son más fáciles de modificar, no

necesitan mucha memoria y se pueden abrir, guardar y calcular con ellos con más rapidez.

Las fórmulas con vínculos a otros libros se muestran de dos maneras, que dependen de si el libro de

origen (el que proporciona datos a la fórmula) se encuentran abiertos o cerrados. Cuando el libro de

origen está abierto, el vínculo incluye el nombre del libro entre corchetes, seguido del nombre de la hoja

de cálculo, un signo de exclamación (!) y las celdas de las que depende la fórmula. Por ejemplo, la

siguiente fórmula calcula el promedio de los valores contenidos en el rango A10:B15 de la

hoja Insumos del libro Precios.xls:

Si el libro de origen está cerrado, el vínculo incluye toda la ruta de acceso, o sea que para el ejemplo anterior es:



Si el nombre de la otra hoja de cálculo o del otro libro contiene caracteres no alfabéticos, se deberá poner el nombre (o

la ruta de acceso) entre comillas sencillas ' ... ' , tal como se ve en la imagen anterior.

Las fórmulas vinculadas con un nombre definido en otro libro utilizan el nombre del libro seguido de un signo de exclamación (!) y el nombre. Por ejemplo, la siguiente fórmula calcula el promedio de los valores contenidos en el rango costos del libro Precios.xls: =Promedio(Precios.xls!costos)

Existe otra forma de pegar un vínculo a una celda o rango de celdas de una hoja del mismo libro, o a una

celda o rango de celdas de una hoja de un libro distinto, a través del cuadro de diálogo Pegado especial.

Con el botón Pegar vínculos del cuadro de diálogo Pegado especial, podés pegar referencias al rango de

celdas que copiaste.

Validación de datos

Para terminar con el tema de Manejo de datos, aprenderás a validar la entrada de datos.

Comenzaré por comentar el significado del tema central de la página: la validación de datos es una

función de Excel que se puede utilizar para definir restricciones sobre los datos que se pueden insertar en

una celda, y para mostrar mensajes que insten a los usuarios a especificar entradas correctas y los

notifiquen de las entradas incorrectas.

Esto es muy útil por ejemplo si diseñamos una tabla que será utilizada por otras personas; con la

validación de datos podemos restringir el ingreso de información incorrecta, informando además cuáles

son los datos permitidos o no, orientando de esa manera el trabajo de los usuarios, facilitando su tarea e

impidiendo errores por falta de información o controles.

En la pestaña Configuración, en el

apartado Criterio de validación, está el

cuadro de lista Permitir:, donde podés

elegir alguna de las siguientes opciones

de la lista: Cualquier valor (opción por

defecto),Número Entero, Decimal,

Lista, Fecha, Hora, Longitud del texto

y Personalizada.

En el gráfico que está más abajo tenés el

cuadro de lista Permitir: abierto, con las

opciones a la vista.

Explicaré a continuación, brevemente, la utilidad de las opciones:

Cualquier valor: no hay restricciones, podés ingresar cualquier valor. Igualmente, podés definir un mensaje entrante o de error. El mensaje entrante –siempre que selecciones la celda con validación– se mostrará, pero no tendrá ningún efecto o no se mostrará nunca el mensaje de error si es que lo especificas.



Número entero: cuando elegís esta opción, se mostrará otro cuadro de lista,

que podés visualizar a la izquierda de este párrafo, con las opciones que te

permiten especificar por ejemplo si el número entero permitido de ingreso

tiene que estarentre un máximo y un mínimo, o tiene que ser igual a un valor

específico, etc. En el campo que define el o los valores permitidos, podés

ingresar referencias a celdas o nombres de rangos que pueden apuntar

incluso a otras hojas o a otros libros.

Número decimal: el tratamiento es igual que el de Número entero, pero los

números aceptados pueden ser decimales.

Longitud del texto: igual que antes, visualizas el cuadro de lista Datos:, y allí

tenés que indicar el tipo de restricción que desees.

Fecha u Hora: si elegís alguna de estas dos opciones en el cuadro de lista Permitir:, también se visualiza

el cuadro de lista Datos:, con las mismas opciones antes explicadas para Número entero y Número

decimal; por supuesto que en los campos de validación de datos permitidos deberás ingresar fechas u

horas o bien referencias a celdas o rangos de celdas con estos tipos de datos.

Lista: cuando seleccionás esta opción en Permitir:, se visualiza debajo de este el campo Origen:, si

pulsás allí podés definir, escribiéndolos textualmente, los valores separados por comas que formarán las

opciones de la lista. Si querés utilizar un rango de celdas con un nombre definido, y obviamente este

rango tiene entre sus datos las opciones que formarán la lista, debés escribir el signo igual (=) seguido del

nombre del rango. Para utilizar referencias de celda, simplemente seleccionás las celdas en la hoja de

cálculo y luego presionás ENTRAR

.

Para definir una lista SIEMPRE las referencias a celdas tienen que encontrarse en la misma hoja de

cálculo. Si necesitás hacer referencia a otra hoja o libro, debés utilizar un nombre definido y asegurarte de

que el libro del que necesitás tomar las opciones para la lista está abierto. Además, debés asegurarte de

que esté activada la casilla de verificación Celda con lista desplegable.

Personalizada: cuando elegís esta opción se visualizará el cuadro Fórmula:, allí podés escribir una

fórmula que calcule un valor lógico (VERDADERO para las entradas válidas o FALSO para las no

válidas). Para cualquiera de las opciones presentes en el cuadro Permitir:, excepto para la opción Cualquier

valor, visualizarás en el cuadro de diálogo la casilla de verificación Omitir blancos. Si querés permitir

valores en blanco (nulos) debés activarla, pero si deseás evitar la entrada de valores en blanco (nulos)

debés desactivarla.

En la ficha Mensaje entrante, podés definir para mostrar un mensaje de entrada opcional cuando el usuario haga clic en la celda.

Para que el mensaje se muestre, debés asegurarte de que esté activada la casilla de verificación Mostrar mensaje al seleccionar la celda y luego escribir el título y el texto del mensaje que deseas mostrar.



En la pestaña Mensaje de error, podés especificar cómo deseás que Microsoft Excel responda cuando

se escriban datos no válidos.

Ante todo, asegurate de que esté activada la

casilla de verificación Mostrar mensaje de

error si se escriben datos no válidos; de lo

contrario, no visualizarás nada.

Luego podés seleccionar alguna de las

opciones de estilo, que responden de la

siguiente manera: para mostrar un mensaje

informativo que no evite la especificación de

datos no válidos, seleccioná la

opción Información.

Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, pulsá en Advertencia. Finalmente, para evitar el ingreso de datos no válidos, elegí Límite. En los campos reservados para el Título: y para el Mensaje de error:, podés definir un mensaje o bien dejarlos en blanco y Excel mostrará un mensaje de error por defecto.

Referencias Absolutas, Relativas y Mixtas.

Vamos a ver cómo utilizar fórmulas y funciones.

Debe recordar que las referencias a celdas se usan para referirse al contenido de una celda o grupo de

celdas. El uso de referencias permite utilizar valores de diferentes celdas o grupos de celdas de una hoja

de cálculo para realizar determinados cálculos. También podés hacer referencia a las celdas de otras

hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vínculos.

Ya a esta altura seguramente lo tenés bien claro, pero igual lo reiteramos: a una celda se la referencia

siempre por su identificador de columna –una letra o conjunto de dos letras–-, y de fila –un número–-. Por

ejemplo , la celda AG2 es la que se encuentra en la intersección de la fila 2 con la columna AG.

En una hoja de cálculo, la referencia de la celda activa puede verse

en el cuadro situado a la izquierda de la barra de referencias.

Observá la imagen de la derecha.

Acordate de que los rangos de celdas se expresan por medio del

operador dos puntos (:), que separa la referencia a la primera

celda del rango de la referencia a la última celda del rango. Por

ejemplo, en la imagen que está aquí a la derecha podés ver una

selección rectangular cuya referencia es A2:B4.

Algo que no viste antes son las Referencias Múltiples, que

consisten en referencias sencillas separadas por el carácter punto

y coma (;). En la imagen de la derecha podés ver una selección

doble, consistente en dos zonas rectangulares, cuya referencia

esB1:C2;C4:C5.

Ahora sí a interiorizarte de lo que es Referencia Relativa, Absoluta y Mixta de celda.



Excel utiliza siempre Referencias Relativas para las direcciones de celdas que introducís en nuevas fórmulas. Una Referencia Relativa en una fórmula se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambiás la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia también la referencia. Si copias la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. Para ejemplificar lo dicho, presentamos una animación que realiza la copia de dos celdas con fórmulas que tienen Referencias Relativas.

El método más seguro para definir referencias a celdas consiste en utilizar el mouse para apuntar a la celda cuya referencia se desea insertar. Cuando deseás introducir la referencia a una celda en una fórmula, tenés que pulsar en

dicha celda. De esta forma se minimizan también los errores en la inserción de referencias a celdas.

En ciertos casos deberás evitar que las referencias a celdas cambien cuando se copia la fórmula a una nueva posición. Pues bien, aquí tenés que utilizar Referencias Absolutas. Las Referencias Relativas se convierten en Absolutas introduciendo el carácter "$" antes de la letra de la columna y antes del número de fila. Una Referencia Absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambiás la posición de la celda que contiene la fórmula, la Referencia Absoluta permanece invariable. Si copias la fórmula en filas o columnas, la Referencia Absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, cuando ingresás nuevas fórmulas se utiliza Referencias Relativas; y si lo deseás vos mismo podés cambiarlas a Referencias Absolutas.

Un último caso de referencia de celda son las Referencias Mixtas. Una Referencia Mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambiás la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la Referencia Relativa y la Referencia Absoluta permanece invariable. Si copiás la fórmula en filas o columnas, la Referencia Relativa se ajusta automáticamente y la Referencia Absoluta no se ajusta.

Para terminar con el tema de referencias, verás que a una Referencia Absoluta o Mixta podés insertarla de dos formas diferentes: una forma es, cuando introducís la fórmula, teclear el carácter $ delante del índice de fila y/o de columna que querés mantener constante; para la otra forma debes colocar el punto de inserción en la barra de referencias de manera que esté dentro de la referencia a la celda, pulsás la tecla F4 y verás que pasás cíclicamente por referencias relativas, absolutas y por los dos casos mixtos.

Impresiones

Como Imprimir numero de filas y letras de columnas en cada hoja

Comencemos: ¿te has preguntado si hay alguna forma de imprimir las letras de las columnas y los

números de las filas, además de la propia información de la planilla de cálculo? Pues sí, esto es posible.

La siguiente imagen aclara la pregunta.

Puede que en algún momento necesites imprimir las letras de las columnas y los números de las filas. Si

ese es el caso, no es un problema para Excel: has visto lo sencillo que es configurar la impresión para

lograrlo.



Algo que necesitarás con mucha más frecuencia que lo explicado antes es configurar la impresión para

que en la parte superior de cada hoja y/o en la parte izquierda de cada hoja se repitan los datos de

determinadas áreas de la planilla.

Como imprimir rotulo de filas y columnas

Cuando trabajes con una tabla, como una lista de precios, cada columna tendrá seguramente un título.

Por ejemplo, para el caso de la lista de precios tendrías los siguientes títulos de columna: Código,

Artículo, Presentación y Precio Caja.

Si la lista de precios tiene pocos renglones y querés imprimirla, es probable que entre en una hoja, con lo

que no habría problemas.

Pero si la lista de precios tiene varios renglones, por ejemplo son 30 hojas todas repletas de precios

¿cómo hacer para que en cada hoja aparezcan los títulos de las columnas?

Por suerte podemos indicarle a Excel una o un grupo de filas para que se repitan en la parte superior de

la impresión de cada hoja. Con esto te

liberás del trabajo de tener que ir hoja

por hoja controlando cada cambio de

página para ubicar los títulos de las

columnas.

Si deseas repetir una o un grupo de columnas como rótulos de filas al comienzo de cada hoja, tenés que indicarlas en el campo reservado para tal fin, que se muestra en la siguiente imagen.

Es totalmente viable especificar filas para que se repitan en la parte superior de cada hoja y al mismo tiempo

especificar columnas para que se repitan a la izquierda de cada hoja. Esto te será muy útil si el trabajo que necesitás imprimir tiene títulos de columna y títulos de fila, además de tener muchas filas y muchas columnas con información.

Como Imprimir encabezados y pie de páginas

Demos otro paso en el tema de la impresión.

En alguna oportunidad habrás visto, por ejemplo en libros, revistas o periódicos, que en la parte superior o

inferior de cada hoja está anotado el nombre de la publicación y el número de capítulo y de hoja, y

también puede estar anotada la fecha de la publicación, el nombre de su autor, etcétera.

Bien, esto es lo que se conoce con el nombre de Encabezado –cuando está en la parte superior de cada

página– y Pie de página –cuando está en la parte inferior de la hoja–. En la imagen que está aquí debajo

están ambos ejemplificados



En la imagen podes observar el cuadro diálogo para acceder a la pestaña Encabezado y pie de página : los espacios reservados para la vista previa del Encabezado y del Pie de página; los dos cuadros de lista: Encabezado: y Pie de página:, que de manera predeterminada tienen la opción (ninguno) seleccionada; y los botones Personalizar el encabezado y Personalizar el pie de página….

Muy bien, pero si no te gusta el tipo de fuente con el que está el Encabezado o el Pie de página, o querés cambiarlo o poner tu propio texto… no es un problema para Excel.

Aquí es donde entran en juego las funcionalidades de los botones Personalizar encabezado y Personalizar pie de página…. el cuadro de diálogo que se abre tiene el título acorde al botón que has presionado: Encabezado o Pie de página, pero el diseño es el mismo en ambos casos.

ejemplo



No hacen falta muchas palabras más. De todas maneras, no está demás aclarar que podés escribir el

texto que desees en cualquiera de los campos, además de insertar el número de página y/o la fecha y/o la

hora, etc.

Por ejemplo, podés configurar en la Sección izquierda del Pie de página el siguiente texto: - Excel nivel

básico -; en la Sección central podés configurar el texto como: < Fecha: &[Fecha] >; y en la Sección

derecha puedes escribir: - Página Nº &[Página] de &[Páginas] - .

El resultado que obtendrías sería el siguiente ( de acuerdo, también hice algunos arreglitos en las fuentes,

pero está lindo, ¿sí?).

Como imprimir áreas especificas de una hoja

Pondré un ejemplo para justificar la funcionalidad que luego explicaremos.

Suponé que estás realizando un trabajo para presentar en la Escuela, y que además del área principal, o mejor dicho, del área que luego querés imprimir para presentar a los profesores, tenés en la misma hoja varias celdas plagadas de cálculos auxiliares que no deseás que se impriman en el informe final. ¿Qué hacer?

En Excel podés indicar cuál es el Área de impresión, es decir el área de la hoja de cálculo que se imprimirá cuando decidas realizar la impresión del trabajo. Así, si volvemos al ejemplo del trabajo plagado de cálculos auxiliares, podés especificar el Área de impresión de forma tal que ningún cálculo o anotación auxiliar se plasme en el “flamante informe” que presentarás a tus profesores de la Universidad.

Observa la siguiente imagen cómo definir el Área de impresión.

Otra de las formas de Establecer el área de impresión es mediante el cuadro de diálogo Configurar

página, en la ficha Hoja. Recordá que a este cuadro de diálogo accedías a través del menú Archivo,

opciónConfigurar página…. En la siguiente imagen está el cuadro de diálogo mencionado y el

campo Área de impresión resaltado; allí es donde se puede ingresar el rango de celdas que será el Área

de impresión.



Pero esta no es la única forma de imprimir un área específica de una hoja de cálculo.

Pregunta: ¿qué pasa si no querés cambiar el área de impresión, pero deseás imprimir solo un rango de celdas del área

de impresión?

Es más, con la posibilidad que luego verás, podés indicar incluso que se imprima un rango de celdas que

ni siquiera forme parte del área de impresión.

En la imagen que verás a continuación, el Área de impresión de la hoja es la que fue definida en la

imagen anterior: rango A1:D6. Verás que podés indicar un rango diferente para que se imprima.

Como habrás visto, son muchas las posibilidades para especificar qué parte de la hoja o rango de celdas deseas que se impriman.

Sin embargo, acá no se terminan las posibilidades de impresión



Como imprimir varios libros y varias hojas simultáneas

Si un libro Excel tiene varias hojas y necesitás imprimir solo algunas, tenés que utilizar el teclado y el

mouse para marcar las hojas que querés que se impriman.

Tenés que pulsar con el botón izquierdo del mouse

en las etiquetas de las hojas que deseas imprimir,

manteniendo presionada la tecla Mayúsculas (para

seleccionar hojas adyacentes) o la

tecla Control (para seleccionar hojas no adyacentes).

Para imprimir todo el libro también podés

seleccionar todas las hojas que lo componen y

luego realizar la impresión de manera corriente,

pero es más largo el procedimiento que el que

antes visualizaste.

Nos queda solamente ver cómo realizás la impresión de varios libros a la vez.

Muy bien, en la siguiente imagen te mostraré cómo lograrlo, y más abajo hay algunas consideraciones a

tener en cuenta para que efectivamente se impriman “todas” las hojas de los libros que decides imprimir.



Algo importante a tener en cuenta cuando querés realizar la impresión de varios libros a la vez, es

que inmediatamente que das clic a la opción Imprimir del menú Herramientas, la impresión comienza, o

sea que no podés realizar vista previa alguna de lo que luego se plasmará en el papel.

Otra cosa más importante aún para lograr la impresión de “todas” las hojas de los libros seleccionados, es

que en cada uno de estos libros deben estar seleccionadas todas las hojas.

¿Cómo? Claro, cuando hayas guardado los libros que deseas imprimir, tenés que haberlo hecho con

todas las hojas seleccionadas en cada libro.

Esto es así porque lo que en realidad se logra con el proceso que te mostramos en la animación anterior

es lanzar la impresión de todas las hojas seleccionadas de cada uno de los libros que hayas elegido para

realizar la impresión.

Es decir que si has seleccionado dos libros para imprimir, pero en cada uno de los libros está únicamente

seleccionada la hoja activa, se imprimirá solamente el rango de celdas del área de impresión de las hojas

activas de cada libro seleccionado.

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