Material de Word 2010

Manual del Participante

Participante:

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CENTRO DE CAPACITACIÓN EN TECNOLOGÍA INFORMÁTICA

ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 I Y II 1



TABLA DE CONTENIDO

Tema: Marcadores .............................................................................................. 5

Procedimiento: ................................................................................................ 5 Hacer referencia a marcadores en un documento ................................................. 5 Procedimiento: ................................................................................................ 5

Tema: Ilustraciones ............................................................................................ 6 Caso Práctico ................................................................................................ 10

Tema: Columnas Periodísticas ............................................................................ 14 Definición ..................................................................................................... 14 Caso Práctico ................................................................................................ 14 Insertar Salto de Columna .............................................................................. 16 Caso Práctico ................................................................................................ 16

Tema: Letra Capital .......................................................................................... 17 Definición ..................................................................................................... 17 Caso Práctico ................................................................................................ 17

Tema: Seccionado de Documento ....................................................................... 19 Definición ..................................................................................................... 19 Tipos de saltos de sección que se pueden insertar .............................................. 19 Caso Práctico ................................................................................................ 20

Tema: Encabezado y Pie de Página ..................................................................... 22 Encabezado y Pie de Página ............................................................................ 22

Tema: Notas al pie y Notas al Final ..................................................................... 28 Notas al pie o al final ...................................................................................... 28

Tema: Sobres y Etiquetas .................................................................................. 33 Tema: Combinación de Correspondencia ............................................................. 34

Definición ..................................................................................................... 34 Caso Práctico ................................................................................................ 34 Como hacer Opciones de consulta .................................................................... 40 Caso Práctico ................................................................................................ 40

Tema: Estilos y Tabla de Contenido .................................................................... 43 Definición ..................................................................................................... 43 Caso Práctico ................................................................................................ 43 Tabla de Contenido ........................................................................................ 44 Caso Práctico ................................................................................................ 45

Tema: Tabla de Ilustración ................................................................................ 48 Definición ..................................................................................................... 48 Caso Práctico ................................................................................................ 48

Tema: Índice ................................................................................................... 52 Procedimiento: .............................................................................................. 52 Actualizar un índice ........................................................................................ 53 Procedimiento: .............................................................................................. 53

Tema: Citas ..................................................................................................... 53 Procedimiento: .............................................................................................. 53 Modificar una cita y una fuente ........................................................................ 54 Procedimiento: .............................................................................................. 54

Tema: Bibliografía ............................................................................................ 55 Procedimiento: .............................................................................................. 55

Tema: Página Web ............................................................................................ 56 Definición ..................................................................................................... 56 Caso Práctico ................................................................................................ 56 Caso Práctico ................................................................................................ 59 Agregar hipervínculos ..................................................................................... 64 Caso Práctico ................................................................................................ 64



Tema: Establecer fondo ..................................................................................... 68 Procedimiento: .............................................................................................. 68 QUITAR FONDO ............................................................................................. 68 Procedimiento: .............................................................................................. 68

Tema: Formularios ........................................................................................... 69 Procedimiento: .............................................................................................. 69

Tema: Documentos Maestros y Submaestros ....................................................... 70 Definición ..................................................................................................... 70 Caso Práctico ................................................................................................ 71

Tema: Proteger documento ................................................................................ 76 Procedimiento: .............................................................................................. 76 DESPROTEGER DOCUMENTO ........................................................................... 77 Procedimiento: .............................................................................................. 77

Tema: Marcar un documento como final .............................................................. 77 Procedimiento: .............................................................................................. 78

Tema: Inspector de Documento ......................................................................... 78 Procedimiento: .............................................................................................. 80

Tema: Revisiones de un documento .................................................................... 81 Procedimiento: .............................................................................................. 81 Aceptar y rechazar los cambios de otro usuario ................................................. 81 Procedimiento: .............................................................................................. 81

Tema: Comparar documentos ............................................................................ 82 Procedimiento: .............................................................................................. 82

Tema: Personalizar Word ................................................................................... 83 Procedimiento: .............................................................................................. 83 Establecer opciones para guardar .................................................................... 85 Procedimiento: .............................................................................................. 85


ITCA-FEPADE MANUAL DE WORD EXPERTO 2007 5

Tema: Marcadores

En lugar de desplazarse por los documentos para buscar cierto

texto puede ahorrar tiempo empleando marcadores. Un marcador es una ubicación o selección de texto a la que usted asigna un nombre e

identifica para futuras referencias.

Procedimiento:

1. Seleccione el texto o elemento al cual desea asignar un marcador.

2. De clic a la ficha Insertar.

3. En el grupo Vínculos de clic al

comando Marcador.

4. Se mostrará el cuadro de

diálogo Marcador.

5. De clic en la casilla Nombre del

marcador y digite un nombre.

Tome en cuenta que los

nombres de marcador no

pueden incluir espacios en

blanco, por lo cual puede utilizar

guiones bajos para separar palabras.

6. De clic al botón Agregar.

Hacer referencia a marcadores en un documento

Una referencia cruzada es una anotación o dirección en un lugar que hace referencia a información relevante en otro lugar. Dichas

referencias se actualizan si se mueve el contenido a otra ubicación.

Procedimiento: 1. Si el documento posee marcadores y desea desplazarse

directamente a ellos, de clic en la ficha Insertar.

2. De clic al comando Marcador.

3. En el cuadro de dialogo que se muestra de clic sobre el nombre del

marcador al que desea ir y luego de clic al botón Ir a.

4. Cierre el cuadro de diálogo.

5. Usted también puede hacer referencia a dichos marcadores con

referencias cruzadas. Seleccione el texto que utilizará De clic a la

ficha Insertar.



6. En el grupo vínculos de clic al comando Hipervínculo.

7. En el cuadro de diálogo que se muestra de clic al botón Marcador.

8. Se mostrará la lista de marcadores que posee el documento, de

clic sobre el nombre del marcador que desea asociar y luego de

clic al botón Aceptar.

9. Nuevamente clic en Aceptar.

10. Otra forma de utilizar los marcadores es a través del

comando Ir a (CTRL+ALT+Inicio).

Tema: Ilustraciones

Organigrama

Es posible que en algún momento desee mostrarse un organigrama,

como parte del contenido de un documento. Para ello, Office cuenta con una herramienta muy útil denominada SmartArt, con la cual se puede

crear organigramas básicos que muestran relaciones de responsabilidad de un departamento o una empresa.



Caso Práctico

1. Haga clic en el lugar donde desea insertar el organigrama.

2. Haga doble clic en el menú Insertar, a continuación seleccione

SmartArt.

3. Le aparecerá el cuadro Elegir un grafico SmartArt. Seleccione

Jerárquico, después seleccione el tipo y luego Aceptar.



4. En el organigrama, haga clic en el Panel de texto y escriba Josué

David.

5. Para Eliminar un cuadro nada mas haga clic en el y luego pulse la

tecla suprimir. Haga eso con el cuadro de la segunda fila. A continuación, haga clic en el primer cuadro de la nueva segunda

fila, escriba Ricardo Fonseca, haga clic en el segundo cuadro, escriba Carlos Narváez, haga clic en el tercer cuadro y luego

escriba Douglas Chevez.



Nota: Todos los cuadros contienen ahora nombres y el último cuadro

permanece todavía seleccionado. Podría realizar cambios de Diseño y Formato con las Herramientas de SmartArt

Al final el documento se verá como lo muestra la siguiente ventana:



Gráficos Estadísticos

Los gráficos estadísticos se utilizan muy a menudo en las presentaciones por la facilidad que presentan para esquematizar gran cantidad de

información.

Caso Práctico

1. Haga clic donde quiere que aparezca el grafico.

2. Haga doble clic en el menú Insertar.



3. Seleccione la opción Gráfico.

4. Aparecerá en el documento el cuadro de dialogo para seleccionar

el tipo y el subtipo de grafico. Seleccione un Tipo y Subtipo de grafico y luego Aceptar.



5. Aparecerá en el documento un grafico estadístico y una ventana de Excel ordenadas en mosaico vertical como la siguiente:

6. A continuación deben sustituirse los valores presentados en esta ventana de Excel, por los datos que en realidad se desean

representar. El grafico estadístico insertado en el documento se ajustará a los datos introducidos.



7. Si se desea hacer cualquier otra modificación al grafico, debe realizarse a través de las Herramientas de Gráficos que

aparecerá en la barra de menú y a continuación en cual quiera de las tres opciones: Diseño, Presentación y Formato.

8. En cada una de las opciones podrá aplicar cambios como a Títulos, Leyenda, Rótulos de datos, etc.



Nota: al final el documento se verá como lo muestra la siguiente

ventana:

Tema: Columnas Periodísticas

Objetivo: Que al finalizar el tema, el participante sea capaz de aplicar columnas

periodísticas a un documento de Microsoft Word 2007.

Definición

El formato de Columnas se refiere a la forma en que se presenta un párrafo, el texto se presenta desde la parte inferior de una columna

hacía la parte superior de la siguiente columna.

Caso Práctico

1. Asegúrese que el documento se encuentra en la vista diseño de

impresión.

2. Para dar formato de columnas periodísticas al documento completo, haga clic en el menú Inicio y seleccione la opción

Seleccionar y luego Seleccionar todo.



a. Para dar formato de columnas a parte del documento seleccione el texto al cual se desea aplicar el formato.

3. Haga clic en el botón Diseño de pagina en la

barra de menú, luego clic en Columnas y seleccione cuantas

columnas desea, o si prefiere de clic en Mas Columnas…



4. Arrastre el puntero del Mouse para seleccionar el número de

columnas deseado.

5. Si desea ajustar los anchos de columna y espaciado de la

columna, arrastre el puntero del Mouse sobre los marcadores de la columna sobre la regla horizontal.

Insertar Salto de Columna

Caso Práctico

1. Asegúrese que el documento se encuentra en la vista diseño de

impresión.

2. Haga clic en el menú Diseño de página ,

seleccione la opción Saltos .



3. Haga clic en Columna.

Tema: Letra Capital

Objetivo: Que al finalizar el tema, el participante sea capaz de aplicar una letra

capital a un documento de Microsoft Word 2007. Definición

Una letra capital es una letra gigante que se coloca al inicio de los párrafos para darle una mejor presentación. Es recomendable trabajar

solo con una letra capital en un solo párrafo de lo contrario su documento se vera muy cargado de información y perderá presentación.

Caso Práctico

1. Haga clic en un párrafo.



2. Haga clic en el menú Insertar.

3. Haga clic en la opción Letra Capital.

4. Haga clic en la opción Opciones de Letra Capital.

5. Aparecerá la siguiente ventana:

6. Dentro de esta ventana deberá seleccionar una opción del

apartado Posición, que pueden ser En texto ó En margen.

7. Asimismo dentro del apartado Opciones podrá:

Cambiar el tipo de Fuente. Establecer cuantas líneas del párrafo ocupará la letra capital.

Establecer la distancia en cms. entre la letra capital y el

párrafo.

8. Haga un clic en el botón Aceptar.



Tema: Seccionado de Documento

Objetivo:

Que al finalizar el tema, el participante sea capaz de aplicar secciones de documento a un texto de Microsoft Word 2007.

Definición

Puede utilizar secciones (Sección: Parte de un documento en el que establece determinadas opciones de formato de página. Puede crear una

nueva sección cuando desee cambiar propiedades como la numeración de líneas, el número de columnas o los encabezados y pies de página.)

Para variar el diseño de un mismo documento dentro de una página o entre páginas.

Sólo tiene que insertar saltos de sección (Salto de sección: marca

que inserta para mostrar el final de una sección. En el salto de una

sección se guardan los elementos de formato de la sección, como los márgenes, la orientación de la página, los encabezados y pies de

página, y la secuencia de números de página.) Para dividir el documento en secciones y después aplicar a cada sección el formato que desee. Por

ejemplo, puede utilizar formato de una columna para la sección de presentación de un informe y después utilizar formato de dos columnas

para el texto independiente de informe en la siguiente sección.

Tipos de saltos de sección que se pueden insertar

En los siguientes ejemplos se muestran los tipos de saltos de sección

que se pueden insertar. En cada ilustración, la línea punteada doble representa un salto de sección.



Caso Práctico

1. Inserte a un documento de Word con tres hojas

2. A continuación, ubique el cursor o el punto de inserción al

principio de la segunda hoja



3. En el menú Diseño de página, haga clic en Saltos.

4. En Tipos de Saltos de sección, haga clic en la opción pagina

siguiente



5. El salto de sección quedara en la siguiente pagina así:

Observe, que el salto continuo de secciones de página lo inserta al

final de la página anterior.

6. Repitas los pasos del 2 al 5 para la siguiente hoja.

Tema: Encabezado y Pie de Página

Objetivo: Que al finalizar el tema, el participante sea capaz de insertar

Encabezados y Pies de Página en un documento de Microsoft Word

2007.

Encabezado y Pie de Página

Un encabezado es un texto que se insertará automáticamente al principio de cada página, como por ejemplo el título del documento, el

autor, la fecha, etc.

El pie de página es un texto que se insertará automáticamente al final de cada página, y suele contener los números de página.



Insertar encabezados

1. Abrir el archivo Formatos Doc

2. Haga clic izquierdo en la ficha

3. En el grupo de comandos

4. Haga clic sobre

5. Mostrará la siguiente lista:

6. Seleccionar el diseño del encabezado Alfabeto

7. Mostrará la siguiente área de encabezado

8. Escribir el siguiente texto: “Mi Primer Encabezado de Word

2007”.



9. El resultado será:

10. Hacer clic sobre el botón parte derecha de los grupos

de botones.

11. Inserte más páginas en el documento y observara que se establece el encabezado para las nuevas páginas que inserte.

Establecer pies de página


2. En el grupo de botones de comandos

3. Haga clic sobre 4. Buscar el diseño de pie de página Rayas

5. Mostrará la siguiente área de pie de página

6. Digitar el texto para el pie “Mi primer Pie de Página”. El número de página se establece automáticamente por el tipo de formato de

pie. 7. El resultado del pie de página será:

8. Hacer clic sobre el botón de comando



Quitar Encabezados



3. Haga clic sobre

4. Seleccionar

Quitar Pie de Página



3. Haga clic sobre

4. Seleccionar

Insertar encabezado y pies de páginas a las páginas pares

1. Utilizando el mismo archivo

2. Ingresar al botón de office 3. Ubicarse sobre Imprimir

4. Elegir Vista Preliminar 5. Ingrese haciendo Clic en el indicador de cuadro de diálogo del

grupo

6. Mostrará la siguiente ventana:

7. Elegir la pestaña



8. Mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

9. Dentro de Sección, Haga clic , elegir página par

10. Dentro de encabezados y pies de página, activar la casilla:

11. Haga clic en Aceptar

12. Observe su documento.

Nota: Si desea establecer páginas impares, deberá repetir el proceso anterior y elegir páginas impares, dentro de sección.

Ejercicio Práctico 01: Encabezados y pies

1. Abrir el archivo Otros Formatos 2. Insertar el siguiente encabezado



3. Colocar el siguiente pie de pagina

4. Guardar el documento

Ejercicio Práctico 02: Quitar Encabezados y pies

1. Abrir el archivo Otros Formatos 2. Eliminar los encabezados y pies de este archivo

Ejercicio Práctico 03: Encabezados y Pies en Páginas Pares

1. Abrir el archivo Otros Formatos 2. Insertar el siguiente encabezado

3. Establecer el siguiente pie de página

4. Configurar el encabezado y pie, que solo lo muestre para las

páginas pares.



Tema: Notas al pie y Notas al Final

Objetivo:

Que al finalizar el tema, el participante sea capaz de insertar notas al

pie y al final de un documento de Microsoft Word 2007.

Notas al pie o al final

Una nota al pie o al final consta de dos partes vinculadas: la marca de referencia de nota y el texto correspondiente a la nota. Puede numerar

automáticamente las marcas o crear sus propias marcas personalizadas. Al agregar, eliminar o mover notas numeradas automáticamente, Word

vuelve a numerar las marcas de referencia de notas.

Insertar una Nota al Pie

1. Abrir el archivo FORMATOS DOC

2. Ubicarse al inicio de la frase Word

3. Haga clic en la ficha Referencias

4. Dentro del grupo Notas al pie, haga clic en: Insertar nota al pie

5. Observe al pie de su página, Mostrará el área de notas

6. Digitar la siguiente nota y el resultado será:



Insertar una Nota al Pie por debajo de la selección

1. Ubicarse al inicio de la frase usuarios


3. Dentro del grupo Notas al pie, haga clic en el indicador de

cuadro de diálogo, para ingresar al grupo de comandos.

4. Mostrará las siguiente ventana:

5. Dentro de la categoría Posición, haga clic en

6. Seleccionar Por debajo de la selección

7. Haga clic en el botón Insertar

8. Mostrará el siguiente resultado al final de su página:



Borrar una Nota al Pie

1. Ubicarse sobre de la frase usuarios y se Mostrará

2. En la parte izquierda de la frase muestra un número o símbolo,

el cual deberá seleccionarlo para poderlo borrar

3. A continuación presionar la tecla SUPR

Nota: Si desea eliminar las notas al final, deberá realizar los mismos procedimientos.

Insertar una Nota al final

1. Abrir un archivo de Microsoft Word

2. Copie o digite toda la información a la siguiente página

3. Ubicarse al inicio de cualquier frase de la primera página


5. Dentro del grupo Notas al pie, haga clic en el indicador de

cuadro de diálogo, para ingresar al grupo de comandos.

6. Activar la posición:

7. Dar clic sobre el botón llamado SIMBOLO

8. Elegir el siguiente símbolo ®

9. Clic en el botón Aceptar

10. Clic en el botón Insertar

11. Observe que el punto de inserción se desplazó hasta el final de

la última página de su documento.

12. Digitar el siguiente texto como nota



Ejercicio Práctico 01: Insertar Nota al pie

Digite el siguiente texto y ubique el punto de inserción al final de la palabra “relacionados”:

Cuando la mercancía se vende, se necesitan dos asientos: uno para

reconocer el ingreso obtenido y el segundo para reconocer el costo de los bienes vendidos relacionados. Este segundo asiento también reduce

el saldo de la cuenta de Inventario para reflejar la venta de parte del inventario de la compañía

1. En la ficha Referencias, haga clic en Insertar notas al pie

2. Haga clic en Nota al pie. 3. En la sección Formato, elegir el formato de Número.

4. Haga clic en Insertar. 5. Word inserta el número de nota y sitúa el punto de inserción a

continuación del número de nota. 6. Digite el texto de la nota.

7. Desplácese a su posición en el documento y siga digitando.



Ejercicio Práctico 01: Insertar una Nota al Final

1. En la vista Diseño de impresión, haga clic donde desee insertar la

marca de referencia de nota al final.

Ubique el punto de inserción al final de la palabra “compañía”.

2. En la ficha Referencias y luego en Insertar Nota al final.

3. Haga clic en Nota al Final. 4. En la casilla Formato de Número, haga clic en la opción que desee.

5. Haga clic en Insertar. 6. Word inserta el número de nota y sitúa el punto de inserción a

continuación del número de nota. 7. Digite el texto de la nota. El documento se visualizará de la

siguiente manera:



Tema: Sobres y Etiquetas

Usted podrá crear sobres y etiquetas que le permitirán

imprimirlos para poder enviar su correspondencia. Si emplea remitentes con regularidad puede guardarlos como remitente predeterminado para

ahorrar tiempo. Si agrega un sobre a un documento, este se almacena como la

página 0 y se guarda junto con el documento.

Procedimiento: 1. De clic en la ficha Correspondencia.

2. De clic al comando Crear y

elija Sobres.

3. En el cuadro de Diálogo

que se muestra digite en la

Casilla Dirección¸

Nombre y Dirección del

Destinatario.

4. En la casilla Remite, digite

los datos del Remitente.

5. De clic en el botón

Opciones para determinar

el tamaño del sobre a

utilizar.

6. Acepte los cambios.

7. De clic en el botón Agregar al documento, para poder crear el

sobre; o de clic en el botón Imprimir para enviar directamente a

impresión el sobre sin agregarlo al documento.

8. Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo indicando si desea

guardar los datos del remitente como predeterminado.

9. De clic en el botón Sí, si lo considera necesario o en No si desea

omitirlo.



Tema: Combinación de Correspondencia

Objetivo: Que al finalizar el tema el participante sea capaz de crear una

combinación de correspondencia de Microsoft Word 2007. Definición

El proceso de combinar correspondencia consiste en tomar información

de un documento, u origen de datos, y combinarla con otro documento, o documento principal. El origen de datos es un

documento, hoja de cálculo, base de datos u otro tipo de archivo que contiene información variable (como nombres, direcciones y números de

teléfono) que cambia de un documento combinado al siguiente.

Caso Práctico

1. En el menú Correspondencia, señale Iniciar combinación de

correspondencia y haga clic en Paso a paso por el asistente para combinar correspondencia.

Se abre el panel de tareas Combinar correspondencia, mostrando el

primer paso de los seis que contiene el asistente.



2. En el panel de tareas Combinar correspondencia, asegúrese de

que la opción Cartas está seleccionada siempre y cuando usted

tenga una carta para combinar en ese momento, luego haga clic en Siguiente:

Inicie el documento, en la parte inferior del panel.

Aparece el paso 2 en el panel de tareas Combinar correspondencia.

3. En el panel de tareas Combinar correspondencia, asegúrese de que la opción Utilizar el documento actual está seleccionada y

luego haga clic en Siguiente: seleccione los destinatarios, en la parte inferior del panel.



Aparece el paso 3.

4. En el panel de tareas Combinar correspondencia, asegúrese de que la

opción Escribir una lista nueva está seleccionada y luego haga clic en Crear.

5. Una vez hecho clic en Crear, aparecerá la siguiente pantalla:



En la ventana nueva lista de direcciones, haga clic en cada campo y

llene nada más los necesarios. Para ingresar otro registro dar clic en

Nueva entrada.

6. Agregue más registros a la base de datos.

7. Una vez creada la lista y guardarla, aparecerá la siguiente ventana:

8. En la ventana Destinatario de combinar correspondencia,

haga clic en el botón Aceptar.

9. En el panel de tareas Combinar correspondencia, asegúrese de que la opción Utilizar una vista existente está seleccionada y

luego haga clic en siguiente.



En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Más

elementos…, como lo muestra la siguiente ventana:

En la ventana Insertar campo de combinación, seleccione el campo y

a continuación de clic al botón Insertar. Pero antes debe tener el punto de inserción donde desea que aparezca el campo.

Una vez insertados los campos en la carta modelo, en el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en siguiente como lo muestra la

siguiente ventana:



Una vez hecho clic en siguiente, como penúltimo paso es hacer un clic

en Complete la combinación; como lo muestra la siguiente ventana:



Una vez hecho clic en Complete la combinación, como ultimo paso es

hacer un clic en Imprimir… o en Editar cartas individuales….

Fin de la Combinación de correspondencia.

Como hacer Opciones de consulta

Caso Práctico

En el panel de tareas Combinar correspondencia, verifique que se encuentra en el Paso 5 de 6; y a continuación de clic en Editar lista

de destinatarios, como lo muestra la siguiente pantalla:



Una vez hecho clic en Editar lista de destinatarios, aparecerá la

siguiente ventana:

A

continuación de clic en cualquier campo sobre la fecha; seguidamente

de clic en Avanzado, como lo muestra la siguiente pantalla:

Seguidamente de clic en Pestaña Filtrar Registros, y a continuación seleccione un CAMPO, COMPARACION y, un COMPARAR CON.



Seguidamente de clic en Pestaña Ordenar Registro; y a continuación

seleccione un CAMPO en orden Ascendente o Descendente, como lo muestra la siguiente figura:

Luego clic en Aceptar y quedara ordenada



Tema: Estilos y Tabla de Contenido

Objetivo:

Que al finalizar el tema, el participante sea capaz de aplicar estilos y tabla de contenido.

Definición

Es una combinación de características de formato, como fuente, tamaño

de fuente y sangría, que se nombra y almacena como un conjunto. Cuando aplique un estilo, todas las instrucciones de formato de ese

estilo se aplican al mismo tiempo.

Caso Práctico

1. Haga clic en Inicio, y en la cinta de opciones de Estilos, haga clic en la opción de la esquina

2. En el panel de Estilos, haga clic en Nuevo estilo…



3. A continuación establezca nombre del estilo y formatos

4. Haga clic en el botón Aceptar

Tabla de Contenido

Una Tabla de contenido aparece generalmente al comienzo de un

documento y lista los títulos y subtítulos principales junto con sus números de página correspondientes. Una tabla de contenido

proporciona una visión general de los temas cubiertos en un documento y permite a los lectores ir directamente a un tema de interés.

Para crear y dar formato a una tabla de contenido, se han de designar los títulos y subtítulos y luego hacer clic en índices y tablas, en el

submenú Referencia del menú Insertar. Word utiliza entonces los estilos de titulo para identificar las entradas de tabla de contenido e introduce

la tabla en el punto de inserción. Cuando la tabla esta seleccionada, un sombreado indica que Word la trata como un campo único. Cada

entrada se encuentra hipervinculada al titulo al que se refiere y, si se mantiene presionada la tecla ctrl. Y se hace clic en la entrada se puede

ir a la sección correspondiente.



Caso Práctico

1. Con el punto de inserción al comienzo del documento, presione ctrl. + intro para insertar una nueva página. Esto lo hará cuando

ya haya terminado su documento y usted haya trabajado con Estilos.

2. Presione ctrl. + inicio para mover el punto de inserción al

comienzo del documento, a continuación escriba Tabla de Contenido

3. En el menú Referencias y haga clic en Tabla de contenido



Haga clic en Insertar tabla de contenido y aparece el cuadro de

diálogo Tabla de contenido.

4. Haga clic en la etiqueta Tabla de contenido para mostrar la

configuración de la tabla de contenido

5. Haga clic en la flecha hacia abajo situada a la derecha del cuadro Formatos y haga clic en Elegante. Aparece el formato de tabla

de contenido Elegante en los cuadros de Vista preliminar

6. Haga clic en la flecha hacia abajo situada a la derecha del cuadro Carácter de relleno y en la lista desplegable, haga clic en la

línea punteada (la segunda opción).

7. El cuadro de vista preliminar cambia para mostrar una línea continua como carácter de relleno.

8. Haga clic en Mostrar la barra de herramientas Esquema y haga clic en Aceptar. Word inserta una tabla de contenido con el

formato Elegante modificado para incluir el carácter de relleno punteado.

9. Muestra además la barra de herramientas Esquema.



Tema: Tabla de Ilustración

Objetivo: Que al finalizar el tema, el participante sea capaz de aplicar tabla de

ilustración.

Definición

Es una lista de títulos de imágenes, gráficos, diapositivas u otras ilustraciones en un documento, junto con los números de páginas en las

que aparecen.

Caso Práctico

1. Antes de insertar una Tabla de Ilustraciones, inserte a un documento tres hojas y, tres imágenes en cada hoja

2. Insertada las tres imágenes, de clic derecho sobre la Imagen y, a continuación clic en Insertar título, como lo muestra la siguiente

figura:



3. Una vez hecho clic en título, dispóngase a colocarle un Nombre

para la Figura; haciendo clic al botón Nuevo rótulo, sin establecerle ningún número al final del nombre; como lo muestra

la siguiente ventana:

4. A continuación de clic en Aceptar, y vuelva a dar nuevamente clic

en Aceptar; y la figura contendrá un Nombre y un Número a la derecha de el, con una posición Centrada; como lo muestra la

siguiente figura:



5. Para el resto de las imágenes repita los pasos del 2 al 4. Pero, ya

no establezca un nombre para la imagen 6. Una vez establecido título para todas las imágenes, prosiga a

insertar una Tabla de Ilustraciones 7. Coloque el punto de inserción donde quiere que la tabla de figuras

sea ubicada. En este caso insertará una cuarta hoja y digitara Tabla de Ilustraciones

8. De clic en Referencias, a continuación seleccione Insertar Tabla

de Ilustraciones

9. Aparece el cuadro de Tabla de Ilustraciones y de clic en etiqueta Tabla de Ilustraciones, como lo muestra la siguiente ventana:



10. Indique si o no mostrar números de página

11. Indique si o no mostrar números de página a la derecha

12. Indique si o no usar hipervínculos en lugar de números de página

13. Si es necesario de la lista de formatos, seleccione un diseño de una

tabla de figuras

14. Y por ultimo de clic en el botón Aceptar



Tema: Índice

Un índice normalmente está localizado al final de un documento,

es una lista en orden alfabético de los temas en un documento. Antes de crear un índice será necesario que podamos Marcar algunas entradas

que serán utilizadas para crear nuestro índice.

Procedimiento: 1. Seleccione el texto que desea marcar

como una entrada de índice.

2. De clic a la ficha Referencias.

3. En el grupo Índice de clic al comando

Marcar entrada.

4. Se mostrará el cuadro de diálogo

Marcar entrada de índice.

5. Por defecto en la casilla Entrada

aparecerá el texto que ha

seleccionado en el punto 1.

6. En la sección Opciones asegúrese que

este activa la opción Página actual.

7. De clic en el botón

Marcar.

8. Cuando finalice de

marcar las entradas

de clic en el botón

Cancelar.

9. Nuevamente en el

grupo Índice, de

clic al comando

Insertar índice.

10. Establezca

opciones de

configuración del

índice tales como

Alinear números

de página a la derecha.

11. En la casilla Formatos de clic a la punta de flecha y elija

una un formato predefinido.

12. De clic en el botón Aceptar.



Actualizar un índice

Usted puede hacer cambios a las entradas de índice incluso después de que ha creado el índice, sin embargo, para que los cambios

surtan efecto, necesita actualizar el índice.

Procedimiento:

1. De clic derecho en cualquier lugar dentro del índice.

2. En la lista desplegable de clic en la opción Actualizar campos.

3. Otra forma es a través del comando actualizar índice que se

encuentra en el grupo índice de la ficha Referencias.

Tema: Citas

Una cita es una nota que menciona la fuente de la información. Una fuente es la obra (por ejemplo, un libro, informe o sitio web) que

proporcionó la información que uso en la creación de su documento. Cuando agrega una nueva cita a un documento, también crea una nueva

fuente que aparecerá en la bibliografía.

Procedimiento:

1. Coloque el punto de inserción en el lugar del documento donde

desee insertar una cita.

2. De clic en la ficha Referencias.

3. En el grupo Citas y bibliografía de clic al comando Insertar cita

.

4. De clic en la opción Agregar nueva fuente.

5. Le mostrará el siguiente cuadro de diálogo en donde podrá

completar la información relacionada con la fuente de donde

obtuvo la información (Tipo de fuente bibliográfica, Autor, Título,

Año, etc.).

6. De clic en el botón Aceptar. Podrá observar el resumen de la cita

que acaba de digitar en el lugar donde colocó el punto de

inserción.

7. En caso que utilizará una fuente que ya ha creado con

anterioridad, cuando de clic en el comando Insertar cita, le

mostrará el listado de Fuentes previamente guardadas, pudiendo

elegir cualquiera de ellas e insertándola.



Modificar una cita y una fuente En ocasiones tendrá necesidad de editar citas y fuentes creadas

con anterioridad. Para ello nos auxiliaremos del Administrador de

fuentes el cual provee opciones de administración.

Procedimiento:

1. De clic en la ficha Referencias.

2. De clic en el comando Administrar fuentes.

3. Mostrará un cuadro de diálogo con la lista de fuentes disponibles,

tanto en la lista general como actual.

4. De clic sobre el nombre de la fuente y luego al botón Editar…

5. Cambie los datos que considere necesarios y acepte los cambios.

6. Probablemente le muestre el siguiente cuadro de diálogo

solicitando confirmar si quiere actualizar la fuente en ambas listas,

de clic en el botón Si.



7. Otra forma de modificar una cita es

colocando el puntero sobre ella y en

la punta de flecha que se muestra

en la parte inferior derecha dar clic

en la opción Editar cita ó Editar

fuente.

Tema: Bibliografía

Una bibliografía es la lista de fuentes, que normalmente se incluyen al final de un documento, que consultó mientras creaba su

documento. Microsoft Word le permite crear una bibliografía utilizando las fuentes que insertó con las citas del documento.

Procedimiento:

1. Coloque el punto de inserción en el lugar del documento donde

desee insertar la bibliografía.

2. De clic en la ficha

Referencias.

3. En el grupo Citas y

bibliografía de clic al

comando

Bibliografía .

4. Usted podrá dar clic

en cualquiera de las

opciones que se muestran en la lista desplegable.

5. Si da clic en la opción Insertar bibliografía, se insertarán las

citas que ha sido almacenadas en el documento sin un título.



Tema: Página Web

Objetivo:

Que al finalizar el tema, el participante sea capaz de crear páginas Web desde Microsoft Word 2007.

Definición

Si alguna vez ha explorado el Web para consultar las noticias, buscar resultados deportivos o investigar sobre un tema, sabe que se trata de

un medio atractivo, informativo e inmediato. Si intenta alcanzar una amplia audiencia, se convierte además en una gran herramienta de

negocios y edición. No resulta difícil transformar los documentos en páginas Web para que otras personas puedan leerlos a través de la

red. Por ejemplo, The Garden Company podría publicar un boletín Web para proporcionar información sobre jardinería mientras anuncia sus

productos y servicios. Los clientes y aficionados a la jardinería leerían el

boletín en un explorador Web.

Los diseñadores profesionales de páginas Web utilizan programas

especiales, como Microsoft FrontPage, para diseñar sofisticados sitios Web (colecciones de páginas Web relacionadas). Sin embargo, se puede

utilizar Microsoft Office 2007 para crear páginas Web sencillas o convertir documentos existentes en páginas Web. Word permite guardar

un documento como página Web, verlo en un explorador Web y modificar la página si es necesario. También puede agregar

hipervínculos (llamados también vínculos) para proporcionar una forma rápida de acceder a otros documentos, páginas Web o direcciones

de correo electrónico.

Caso Práctico

1. Clic en la opción Personalizar barra de herramientas de

acceso rápido 2. Aparece el menú y seleccionar Más comandos…



3. Aparece el cuadro de dialogo opciones de Word, haga clic en

Avanzadas y luego haga clic en Opciones Web

4. Aparece el cuadro de dialogo Opciones Web

5. En la etiqueta Exploradores, haga clic en la flecha hacia abajo situado a la derecha del cuadro Los usuarios que vean está

página Web utilizarán y luego haga clic en Microsoft Internet Explorer 6.0 o posterior



6. En la lista Opciones, compruebe que está seleccionada la casilla

de verificación deshabilitar características no admitidas por

estos exploradores y haga clic en Aceptar

Utilice esta función sólo si desea emplear las características de Microsoft Word que sean compatibles con determinados exploradores Web.

Explorador: software que interpreta archivos HTML, les da formato de de páginas Web y los muestra. Un explorador de Web, como Microsoft

Internet Explorer, puede seguir hipervínculos, transferir archivos y reproducir archivos de sonido o vídeo que estén incrustados en páginas

Web.).

7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dialogo Opciones de Word

8. En el menú Archivo, haga clic en Vista previa de la página Web para abrir la página en su explorador Web y después, haga

clic en el botón Maximizar en el borde derecho de la barra de título de su explorador Web

El documento CrearDocWeb aparece en su explorador como página

Web, como se muestra en la ilustración.

9. Cierre la ventana explorador Web



Caso Práctico

1. Cree un archivo común y corriente 2. Clic en el Botón de Office, haga clic en Guardar como y luego

en Otros formatos

3. Aparece el cuadro de dialogo Guardar como

4. Seleccione la unidad y el nombre para el archivo

5. Haga clic en la flecha hacia abajo, situada a la derecha del cuadro Guardar como tipo, haga clic en Página Web en la lista

desplegable y luego haga clic en Guardar



El documento aparece en Word en Vista Diseño Web, dado que

ahora es un documento Web.

6. En las Opciones de Word en la cinta de opciones, mas

comandos, esta la opción personalizar busca el comando Tabla de contenido en marco y clic en agregar, así estará listo a ocupar.



7. Repita el paso 6 hasta que estén listas todas las herramientas de

Marco en la barra de acceso rápido así como lo muestra la

siguiente figura

8. Haga clic en la opción Marco nuevo a la izquierda

9. A la izquierda del marco que muestra el documento Web, aparece

un marco de aproximadamente la mitad de anchura de la pantalla



10. Señale el borde entre los dos marcos y, cuando el puntero cambie

a una flecha de dos puntas, arrastre el borde hasta que el marco de

la izquierda tenga la mitad de su anchura original

10. En el marco izquierdo escriba ¡Visite nuestro centro infantil de The Garden Company! Y presione Intro tres veces.



11. Escriba ¡Todas las actividades son gratuitas! Y presione

Intro.

12. Seleccione todo el texto en el mismo marco, haga clic en la

flecha hacia abajo situada a la derecha del cuadro Tamaño de fuente y haga clic en 18. Después, haga clic en la flecha hacia

abajo situada a la derecha del botón Color de fuente y, en la primera columna de la derecha de primera fila de la paleta de

color, haga clic en el cuadro Anaranjado.



13. Desplácese por el marco que muestra el documento Web. El

documento se desplaza, pero no así el mensaje en el cuadro

adyacente.

14. En el Botón de Office, haga clic en Guardar como, la opción Otros formatos y escriba Página Marcos como nombre

del archivo, el tipo como pagina web, compruebe que el archivo será guardado en la misma unidad y, haga clic en Guardar.

Word guarda el documento, que contiene texto en el marco de la

izquierda y una indicación para mostrar el Documento suyo en el marco de la derecha.

15. Cierre el documento PáginaMarcos.

Agregar hipervínculos

Las páginas Web utilizan hipervínculos (vínculos) como una forma rápida de realizar tareas, como abrir otra página Web, descargar un archivo o

enviar un mensaje de correo electrónico. Pueden insertarse hipervínculos en un documento Web o en un documento Word normal,

haciendo clic en el botón Insertar hipervínculo de la barra de herramientas Estándar, para mostrar el cuadro de dialogo Insertar

hipervínculo. Después, utilizando los botones en la barra <<Vincular a>> para establecer un vínculo con otro archivo o página Web o con

otra zona en el mismo documento (como un título o marcador), con un nuevo documento o con una dirección de correo electrónico.

Los hipervínculos de texto aparecen en los documentos Word como

textos en azul subrayados, de forma similar a la que aparecen en la mayoría de los exploradores. Puede ir directamente al destino de un

hipervínculo en un documento Word si mantiene presionada la tecla ctrl.

Y hace clic en el vínculo. Cuando vea el documento Web en su explorador, simplemente haga clic en el vínculo para seguirlo.

Caso Práctico

1. Si el archivo Página Marcos no esta abierto, abrirlo



2. Seleccione el texto ¡Visite nuestro centro infantil de The

Garden Company!, a continuación haga clic derecho sobre el;

seguidamente clic en Hipervínculo

Aparece la siguiente ventana

3. En la lista de carpeta y nombre de archivo, haga clic (no doble

clic) en el archivo que contiene la imagen, y después haga clic en Marco de destino. Aparece el cuadro de dialogo Establecer



Marco de destino con la opción Predeterminado de la página

(ninguno) como el valor actual del marco.

4. Haga clic en Aceptar para aceptar la selección predeterminada y

haga clic de nuevo en Aceptar para cerrar el cuadro de dialogo Insertar hipervínculo.



5. Word presenta una información de pantalla que muestra la ruta de

este hipervínculo al archivo (donde esta su imagen) y la

información sobre cómo seguir el vínculo en Word.

6. Mantenga presionada la tecla ctrl. Y después haga clic en el texto. El archivo que contiene su imagen se muestra en la ventana de su

explorador Web.

7. Cierre la ventana del explorador.



Tema: Establecer fondo

Los fondos de color se pueden utilizar cuando se imprimen

documentos. Un ejemplo que podríamos indicar es agregar un fondo de

color a la portada de un informe, estableciendo cierta sensación sobre el contenido de dicho informe.

Tome en cuenta que es necesario emplear colores de fondo claros que no interfieran con el texto de la página.

Procedimiento:

1. No importa donde se encuentre el punto de inserción el color de fondo se aplicará a todas las páginas del documento.

2. De clic en la ficha Diseño de página. 3. En el grupo Fondo de página encontrará el

comando Color de página 4. Se desplegará un listado de colores y

opciones adicionales para aplicar un fondo. 5. Desplace el puntero del mouse sobre el color

que desee aplicar y de clic. O si prefiere de clic en Efectos de relleno... para poder elegir

una textura o imagen a aplicar de fondo. 6. Tome en cuenta que los colores de fondo o

imágenes de fondo, pueden o no ser impresas.

QUITAR FONDO

Es muy probable que en determinado momento ya no desee más utilizar un color de fondo, por lo cual será necesario quitarlo.

Procedimiento: 1. De clic en la ficha Diseño de página

2. De clic en el comando Color de página

3. De clic en la opción Sin color.



Tema: Formularios

Ya antes hemos aprendido a utilizar plantillas predefinidas en

Microsoft Word, sin embargo pueda presentarse la necesidad de crear un formulario para recolectar información de algún tipo, y de además

podremos almacenar como una nueva plantilla.

Procedimiento: 1. Es muy probable que la Ficha Programador no esté activa en su

instalación de Word por lo que será necesario sea activada antes

de iniciar. De clic en el Botón de Office.

2. De clic en Opciones de Word.

3. En el cuadro de diálogo que se muestra active la casilla de

Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones.


5. Cree la siguiente plantilla y

luego utilice los comandos

Texto y Lista desplegable

colocándolos después de

Módulo, Facilitador, Lugar,

Ubicación, Diplomado

según corresponda.

6. Ahora personalizaremos el

texto de los cuadros de texto y lista desplegables.

7. De clic en el comando Modo Diseño y notará que los cuadros de

texto cambian su forma, de

clic sobre cada uno de ellos y

digite el mensaje que desea

asignar.

8. Ahora configuraremos las

propiedades de cada objeto.

De clic en la lista

desplegable que se

encuentra en Módulo.

9. De clic en el comando Propiedades.



10. En el cuadro de diálogo que se

muestra de clic sobre la frase “Elija un

elemento”, luego de clic al botón

Quitar.

11. De clic en el botón Agregar y

digite el texto “Excel Básico I”, de clic

en el botón Aceptar. Repita este paso

hasta completar la lista que se muestra

a continuación.

12. De clic en la casilla de texto de

dirección y luego de clic en

propiedades. Active la casilla Permitir

retornos de carro (varios párrafos), para poder ingresar

información de más de dos líneas.

Tema: Documentos Maestros y Submaestros

Objetivo:

Que al finalizar el tema, el participante sea capaz de aplicar documentos maestros y submaestros en Microsoft Word 2007

Definición

Cuando tenga que crear y administrar un documento largo que implica múltiples secciones, puede convertir el documento en un

documento maestro y subdocumentos lo que le permitirá trabajar en diferentes partes en forma independiente. Por ejemplo, si un grupo

de personas está colaborando en el desarrollo del catálogo anual de The Garden Company, podría resultar mucho más eficiente dividir el

documento catálogo en un documento principal y en subdocumentos,

para que personas distintas puedan trabajar en partes diferentes de forma simultánea.

El documento maestro está estructurado como un esquema con

vínculos a todos los subdocumentos. Haciendo clic en un vínculo, se abre el subdocumento correspondiente. También se puede abrir cada

subdocumento de la forma normal, sin ir a través del documento principal. Después de actualizar y guardar un subdocumento, haciendo

clic en su vínculo en el documento principal, se abre la nueva versión del subdocumento. Si se quiere crear una tabla de contenido, un índice y



encabezados y pies de página para el documento completo, puede

hacerse en el documento maestro después de trabajar en los

subdocumentos. Por ejemplo, se puede agregar entradas de índice a cada subdocumento, numerar sus páginas consecutivamente y después

crear un índice desde el documento maestro para todo el documento completo.

Caso Práctico

1. Abra el archivo para establecerlo como subdocumento maestro. El

documento debe tener Estilos. 2. En el menú hacer clic en Vista y después en Esquema.

3. En la barra de herramientas Esquema, haga clic en el botón

Mostrar sólo primera línea.



4. La primera línea de cada párrafo aparece en el esquema.

5. Haga clic en el signo más (+) a la izquierda del título. Citas de

Sócrates Como lo muestra la siguiente ventana:

Word selecciona el título y todo el texto asociado a él.


Disminuir nivel

El cuadro Estilo de la barra de herramientas Formato indica que al título Citas de Sócrates Se le ha asignado el estilo de párrafo Título 2.

7. Haga clic en el signo más a la izquierda del título Citas de Sócrates

Para seleccionar el título y su texto asociado.



8. En la barra de herramientas Esquema, haga clic en el botón crear Mostrar documento y aparecerá todas las opciones de

Documentos Maestros. Luego haga clic en Crear.

9. Aparece el icono Subdocumento en el margen izquierdo del documento, además de un borde claro alrededor del texto



seleccionado, y el título y su texto se convierten en un

subdocumento dentro del documento maestro.

10. Repita los pasos 6 y 7 para convertir los títulos siguientes y sus textos asociados en subdocumentos: Napoleón Bonaparte, y A

quien Alimentas.


Contraer subdocumento.



Word le pregunta si quiere guardar los cambios en el documento maestro antes de contraer los subdocumentos

10. Haga clic en Aceptar. Si no ha guardado el documento lo tendrá

que hacer en ese momento.

Para realizar este ejercicio, tendrá que digitar el texto y ocupar estilos

en los títulos. O sino, trabaje con otro documento que tenga estilos en los títulos.



Tema: Proteger documento

Usted puede proteger un documento de cambios de formato y restringir la edición utilizando el comando Proteger Documento. También se

evita que los usuarios puedan aplicar formatos directamente al texto, como listas con viñetas o numeradas; o características de fuentes.

Procedimiento:

1. De clic en la ficha

Revisar.

2. En el grupo Proteger se

encuentra el comando

Proteger documento.

De clic sobre dicho

comando.

3. De clic sobre la opción Restringir formato y

edición.

4. Se mostrará el panel Restringir formato y

edición en la parte derecha de la ventana.

5. Active las casillas de verificación de las

Opciones Limitar el formato a una

selección de estilos y Restricciones de

edición.

6. Configure el tipo de restricciones que desee

aplicar, esto activará el botón Sí, aplicar la

protección.

7. En el cuadro de diálogo que se muestra

digite una contraseña de protección,

confirme dicha contraseña y de clic al

botón Aceptar.



DESPROTEGER DOCUMENTO

Pueda ser necesario que desea desproteger el documento quitando

todas las restricciones, sigua el siguiente procedimiento.

Procedimiento: 1. De clic en la ficha Revisar.

2. De clic sobre el comando Proteger

documento.

3. De clic sobre la opción Restringir formato

y edición.

4. En el panel Restringir formato y edición de

la parte derecha de la ventana, de clic en

el botón Suspender la protección.

5. Le mostrará un cuadro de diálogo

solicitando digitar la contraseña para

desproteger el documento, digítela y de


Tema: Marcar un documento como final

Cuando desee compartir un documento, pero evitar que los

destinatarios le hagan cambios usted puede utilizar el comando Marcar como final para indicarles a los lectores que el documento es de solo

lectura. Cuando un documento es marcado como final, los comandos de escritura, edición y revisión están deshabilitados o desactivados, y el

documento es de sólo lectura. Tome en cuenta que el comando Marcar no es una función de

seguridad, además de ello no serán de solo lectura si se abre en

versiones anteriores de Office.



Procedimiento:

1. Abra el documento que desea marcar como final.

2. De clic al botón de Office.

3. Coloque el puntero del mouse sobre la opción Preparar.

4. De clic en la opción Marcar

como final.

5. Es probable que se muestre

el siguiente cuadro de

diálogo. De clic al botón Aceptar.

6. Se mostrará otro cuadro de diálogo informando que el documento

se ha marcado como final, si no desea volver a ver este mensaje

active la casilla No volver a mostrar este mensaje y de clic al

botón Aceptar.

Tema: Inspector de Documento

Cuando comparta documentos, es buena idea utilizar el Inspector de Documento para quitar cualquier información personal, revisión u

otra información no deseada. El Inspector de Documento puede

quitar comentarios, revisiones, datos personales y otra información no deseada de sus documentos.

Los documentos de Office pueden contener los siguientes tipos de

datos ocultos e información personal:

Comentarios, marcas de revisión de los cambios realizados,

versiones y anotaciones manuscritas. Este tipo de información

puede permitir que otros usuarios vean los nombres de las

personas que trabajaron en el documento, los comentarios de los

revisores y los cambios efectuados en el mismo.



Propiedades del documento e información personal.

También denominadas metadatos (metadatos: datos que

describen a otros datos. Por ejemplo, las palabras de un

documento son datos; el recuento de palabras es un ejemplo de

metadatos.), incluyen detalles sobre el documento como el autor,

el tema y el título. Además, incluyen información que mantienen

automáticamente los programas de Office, como el nombre de la

persona que guardó por última vez el documento y la fecha de

creación del mismo. Si usó características especiales, el

documento también puede contener tipos adicionales de

información de identificación personal (PII) (información de

identificación personal (PII): cualquier información que se pueda

utilizar para identificar a una persona, por ejemplo, su nombre,

dirección, dirección de correo electrónico, número de documento

de identidad, dirección IP o un identificador único asociado con PII

en otro programa.), como encabezados de correo electrónico,

información de envío para revisión, listas de distribución, rutas de

acceso a impresoras e información de la ruta de acceso de los

archivos para la publicación de páginas Web.

Encabezados, pies de página y marcas de agua Los

documentos de Word y los libros de Excel pueden contener

información en los encabezados y los pies de página. Además,

puede que haya agregado una marca de agua al documento de

Word.

Texto oculto. Los documentos de Word pueden contener texto al

que se le ha aplicado formato de texto oculto. Si no sabe si el

documento contiene texto con formato de texto oculto, puede usar

el Inspector de documento para buscarlo.

Propiedades del servidor de documentos. Si el documento se

guardó en una ubicación del servidor de administración de

documentos, como un sitio del área de documentos o una

biblioteca basada en Microsoft Windows SharePoint Services,

puede que el documento contenga propiedades adicionales o

información relacionada con esta ubicación del servidor.

Datos XML personalizados. Los documentos pueden contener

datos XML personalizados que no se ven en el propio documento.

El Inspector de documento puede buscar y quitar estos datos XML.



Procedimiento:

1. Es recomendable que antes

de iniciar el proceso de

Inspección guarde una copia

del documento original ya

que no siempre se pueden

restaurar los datos que

quita este inspector.

2. De clic en el botón de

Office y coloque el puntero

sobre la opción Preparar.

3. De clic en la opción

Inspeccionar documento.


diálogo Inspector de documento, active las casillas de

verificación de los tipos de datos ocultos que desea inspeccionar.

5. De clic sobre el botón

Inspeccionar.

6. Se mostrará un cuadro de

diálogo indicando el

progreso de la inspección. Al

finalizar dicho proceso se

mostrará un resumen de

resultados de inspección

como el que se muestra en

la imagen, de clic en el

botón Quitar todo, según

corresponda a los datos que

desea quitar.

7. Finalmente de clic en el botón Cerrar.



Tema: Revisiones de un documento

En ocasiones será necesario que varios usuarios efectúen cambios a un mismo documento, usted podrá utilizar el panel de revisiones para

asegurarse que ha verificado todos esos cambios. El panel de revisiones muestra el número total de cambios que aparecen actualmente en un

documento y el número de cambios de cada tipo.

Procedimiento: 1. Abra el documento al cual le efectuará alguna modificación, como

por ejemplo cambio de formato, inserción de texto u objetos,

eliminación, etc.

2. De clic en la ficha Revisar.

3. El grupo Seguimiento de clic a

comando Control de cambios. Y

en la lista que se despliega de

clic en Control de cambios.

4. Siempre en el grupo Seguimiento de clic al comando Panel de

revisiones y luego elija una de las opciones Panel de revisiones

vertical u horizontal.

5. Según la elección el panel se mostrará en la parte izquierda de la

pantalla o en la parte inferior, detallando los cambios que se

realizarán en el documento.

6. Efectúe los cambios que considere convenientes y guarde dichos

cambios.

Aceptar y rechazar los cambios de otro usuario

A medida que el documento que posee cambios va siendo modificado por diferentes usuarios, será necesario que usted pueda

aceptar o rechazar cada cambio propuesto.

Procedimiento: 1. Abra el documento que ha sufrido cambios por otros usuarios.


3. En el grupo Cambios se encuentran

los comando Aceptar, rechazar,

siguiente o anterior; que le

permitirán poder dar seguimiento a

cada uno de los cambios realizados.



4. En el caso del comando Aceptar posee otras opciones, en el caso

de que desea aceptar todos los cambios en el documento, podrá

hacerlo desde acá.

5. De igual forma el comando Rechazar le permite especificar qué

cambio desea rechazar o si simplemente desea rechazar todos los

cambios.

6. Al finalizar todos los

cambios se mostrará un

cuadro de diálogo indicando

que ya no hay más cambios

que aceptar o rechazar. De


Tema: Comparar documentos

Usted puede comparar dos versiones de un documento utilizando

el comando Comparar. También tiene la opción de combinar las dos versiones en un tercer documento nuevo o

dentro de uno de los documentos existentes. El comando Comparar, compara dos

documentos y muestra sólo lo que cambió entre ellos. No se hacen cambios en los documentos

que se comparan. La comparación se muestra de manera predeterminada en un tercer documento

nuevo, al que se le llama documento con estilo jurídico.

Procedimiento: 1. Abra el documento que

desea comparar


En el grupo Comparar de

clic en el comando

Comparar, y luego en la

opción Comparar…


diálogo Comparar

Documentos.

4. De clic en la casilla

Documento original y seleccione la opción Examinar. Y elija el

nombre del documento que utilizará como origen para la

comparación.



5. De clic en la casilla Documento revisado, y seleccione la opción

Examinar, elija el nombre del documento con el que comparará el

original.

6. De clic en el botón Mas >>. Para configurar otras opciones de la

comparación.

7. En nuestro caso verificaremos que la casilla de Documento

nuevo este activa.


9. El resultado será muy similar a lo que muestra la siguiente

imagen:

Tema: Personalizar Word

Es muy probable que tenga la necesidad de efectuar algunas personalizaciones en su Word para facilitar algunas actividades como

por ejemplo, a lo mejor desee que todos los documentos que cree lleven su nombre e iniciales como marca de Autor. Cambiar el modo en el que

el contenido del documento se muestra en la pantalla, la forma en que

Word corrige y formatea su texto, entre otras cosas.

Procedimiento: 1. De clic en el Botón de Office.

2. Ahora de clic en el botón Opciones de Word.

3. En el cuadro de diálogo que se muestra verifique que en la parte

superior izquierda del cuadro este activa la opción: Más

frecuentes.

4. En la sección Personalizar la copia de Microsoft Office. Complete

las casillas Nombre de usuario: e Iniciales.



5. De esta forma todo documento que sea creado en Word contendrá

la información del Autor.


7. Si desea agregar una información más detallada a un documento

en particular, de clic en el botón de Office.

8. Coloque el puntero del mouse sobre Preparar, se desplegará un

listado de opciones de clic sobre Propiedades.

9. Notará que se mostrará una cinta en la parte inferior de la cinta de

opciones permitiendo completar con la información

correspondiente a cada una de las casillas.

10. Cuando ha finalizado de insertar la información de clic al

botón “X” que se encuentra en la esquina superior derecha de

dicha cinta para cerrarla.



Establecer opciones para guardar

Procedimiento: 1. De clic en el Botón de Office.

2. Ahora de clic en el botón Opciones de Word.

3. En el cuadro de diálogo que se muestra, verifique que en la parte

izquierda del cuadro este activa la opción Guardar.

4. En la sección Guardar documentos se encuentra la casilla

Ubicación de archivo predeterminada: de clic al botón Examinar

de dicha casilla y elija una carpeta donde desea que por defecto

cada vez que active la opción de guardar un documento apertura

dicha carpeta.


6. Al retornar al cuadro de diálogo de opciones de Word de clic en el

botón Aceptar.

Material de Word 2010

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