Objetivos a alcanzar en la administración de los costos y

efectos por cobrar

La administración (admon.) de los costos y efectos por cobrar se refiere

al manejo de de estos importantes rubros de las empresas. La primera es

una cuenta componente del Estado de Ganancias y Pérdidas, y la segunda

en mención correspondiente a los activos circulantes. Una administración

eficiente posibilita la obtención de resultados favorables desde el punto de

vista económico financiero para la organización. Todas las decisiones

administrativas repercuten finalmente en la liquidez de la empresa, por ello

es de vital importancia el conocimiento de todas las técnicas de

administración que tributan al manejo eficiente tanto de los costos y de los

efectos por cobrar.

Es de informar que las empresas son entidades heterogéneas en

funcionamiento y cada cuenta de activo, pasivo y capital suman al

FINACIAMIENTO BÁSICO, entendido éste como la capacidad que tienen las

empresas de auto proveerse de los recursos líquidos suficiente a través de

su actividad económica (venta de bienes y/o servicios) para poder funcionar

normalmente y mantenerse en el tiempo y en competencia con otras.

Por esta razón se le confiere gran importancia a la Administración

interna de las empresas ya que la misma es uno de los aspectos más

importantes en todos los campos de la Administración Financiera.

Objetivos a alcanzar en la administración de los costos

Se entiende como costo el valor de la mercancía en almacén, ya

elaborada. Una correcta administración de costos comienza en el

Departamento de producción de la empresa, está implícita en los procesos

desde que ingresa la materia prima a las instalaciones, hasta los productos

terminados. En dicho proceso actúan una serie de recursos (costos

implícitos, directos e indirectos) tanto humanos (mano de obra, personal

administrativos, etc.) activos (equipos, maquinarias), gastos (electricidad,

agua; entre otros) normas (jerarquías internas y sus funciones, legales,

LOTTT, etc.), financieros, etc., que van a determinar el costo final del

producto elaborado.

Ahora bien, la administración como ciencia, si la entendemos como

aquella que busca la maximización de los recursos de las empresas

(materiales, financieros humanos) y el máximo rendimiento de los activos,

incluyendo los gastos incurridos en el curso normal de las actividades; el

objetivo en la admon. de costos radica en el empleo de la maximización de

los elementos que lo conforman al más bajo costo, es decir producir bienes y

servicios al bajo costo para producir ahorros importantes, al ahorrar se

potencia el Financiamiento Básico de la empresa. Caso contrario sería una

mala admon., llevaría a la quiebra en poco tiempo.

Es de destacar que, desde que comienza la actividad de producción,

todos los elementos humanos convergentes en dicha actividad son

considerados administradores y controladores de los resultados previstos,

qué significa esto, que el CONTROL como función de la Admon. actúa en

simultáneo en todos los momentos de dicho proceso de producción para

regularlo y evitar desviaciones y pérdidas innecesarias de recursos y que las

normas se cumplan con total cabalidad. Es de acotarse que en el

PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN, y en Planificación Estratégica se

establecen la cuantía y las cantidades a ser producidas.

Objetivos a alcanzar en la administración de los Efectos por Cobrar

Estas cuentas se utilizan para registrar lo que deben los clientes. Estos

activos están representados por letras de cambio, pagarés, etc., los cuales

generalmente provienen de ventas a crédito hechos por la empresa a

terceras personas, son documentos de mucho valor jurídico, por cuanto se

pueden hacer exigibles a la fecha de vencimiento o proceder a su cobro por

vía judicial en una forma rápida, en otras palabras se originan de las ventas o

de los servicios a crédito prestados por las empresas, los mismos se

encuentran respaldados por documentos mercantiles de carácter negociable.

La magnitud (su cuantía) de los efectos por cobrar (y de todas las

cuentas del activo circulante) depende de la actividad que realiza la empresa

y está íntimamente relacionada con el CAPITAL DE TRABAJO y de la

posición que ella está dispuesta a asumir ante el riesgo de insolvencia

(default o impago con los proveedores); de esta manera mientras mayor

cantidad de capital de trabajo tenga la empresa, mayor posibilidad de pagar

sus deudas en el momento de su vencimiento. Es por eso que la magnitud

de los EFECTOS POR COBRAR debe buscar debe ser aquella que

provenga de la optimización de los inventarios y en esto juega un papel muy

importante la Admon. Financiera, ganada en la búsqueda del

FINANCIAMIENTO BÁSICO suficiente.

Por último es de resaltar que al igual que para los costos, las empresas

aplican la Admon. para la maximización de los efectos por cobrar en cuanto

a la ejecución (cobranza), oportunidad y gestión de las mismas para hacerlas

exigibles al tiempo de su caducidad por virtud de una buena gestión que

recae en los empleados del Departamento de acreencias, cuentas y efectos

por cobrar.

Análisis de los factores que determinan la cuantía

Cuando se habla de cuantía se refiere al FINANCIAMIENTO BÁSICO

(FB). Cómo se explicó en uno de los párrafos superiores sobre el significado

del FB “entendido éste como la capacidad que tienen las empresas de auto

proveerse de los recursos líquidos suficiente a través de su actividad

económica (venta de bienes y/o servicios) para poder funcionar normalmente

y mantenerse en el tiempo y en competencia con otras”. Ahora bien cuáles

son esos factores para proceder a analizarlos?:

Los factores que lo determinan la cuantía o los recursos que ingresan a

las empresas son: Internos y Externos.

Internos:

El Presupuesto de Ingresos (PI) que elaboran las empresas a partir de

la PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA (PE). Se entiende como PI los

mecanismos, estudios de mercados, índices inflacionarios, y una serie

de variables de mercadotecnia los cuales los responsables de la

actividad de la empresa tienden a elaborar para determinar futuros y

posibles ingresos y gastos, a los fines de hacer exitosa y controlada la

actividad de ventas.

Las ventas van a proveer el FB suficiente y de esta manera alimentar

financieramente las actividades. En la PE se determinan las futuras

ventas. Es decir, cuántos (cuantía) o cuanto se venderá.

La admon de los activos circulantes. Una excelente admon de estos

activos propenderá a la liquidez (cuantía de efectivo) oportuna y

suficiente.

Externos:

Políticas económicas de los gobiernos. Afectan el desempeño y

eficiencia y desarrollo de las empresas. No obstante es de resaltar

que dependiendo del tipo de empresas, podrían beneficiarse o no de

las situaciones coyunturales producidas por la inflación, aumentos de

sueldos y salarios, dólar paralelo. Etc.

La competencia con otras empresas del ramo. Mientras una empresa

tenga más competidoras, el ingreso tiende a atomizarse, lo que la

obliga a repensarse para hacerse más eficiente y creíble para seguir

compitiendo. Mejor empresa y productos mayor será el FB.

Las amenazas y las oportunidades. Son variables externas que

oscilan alrededor de las empresas sometiéndolas. Una buena admon.

detecta las amenazas y las somete, así como también aprovecha las

oportunidades. Consciente de estos, los administradores financieros

aprovechan ambas variables par aumentar la cuantía.

P/p. Lic. Douglas García. 04.11.2015