MATERIAL INVENTARIABLE

Inventario del Centro

La persona responsable de la Secretaría será la encargada de “realizar el inventario general del centro docente y mantenerlo actualizado”.

Este inventario debe tener registrado todo el material inventariable, ya sea material suministrado por la Consejería de Educación, material donado por editoriales, ayuntamientos u otras entidades, o material comprado por el centro docente

El registro auxiliar de de inventario es uno de los libros ineludibles en la contabilidad de los centros. (artículo 23 del Decreto 276/1997, de 27 de noviembre, por Resolución de 5 de marzo de 1998 .BOC n.º 37, de 25 de marzo de 1998)

Inventario General del centro

El Libro Auxiliar de Inventario o Libro de Inventario General del Centro será confeccionado por orden cronológico de adquisición.

En él debe constar todos y cada uno de los materiales registrados con indicación del número de asiento: número de orden, código, nombre del artículo, número de unidades, situación de alta o baja, su procedencia (alta) o motivo (baja), la fecha de adquisición, uso o destino, valor económico real o estimado, número de asiento anterior, el total de unidades acumuladas y cualquier observación de relevancia que se desee hacer constar.

Es imprescindible disponer de los albaranes y facturas del material recepcionado y adquirido por el centro docente.

Norma: ORDEN de 22 de junio de 1999, por la que se regula la formación y el mantenimiento de la sección de bienes muebles del Inventario General de Bienes y Derechos de la Comunidad Autónoma de Canarias.De fecha: 22/06/1999

Características del Material inventariable

No es un bien fungible o consumible.

Tiene un coste igual o superior a 150 €.

Aunque se recomienda inventariar los equipos informáticos, multimedia y en general aquel no fungible con valor para el centro , especialmente de cara a las aseguradoras en caso de robos.

INSTRUCCIONES DE CUMPLIMENTACIÓN

Nº ORDEN: Número correlativo de cada uno de los asientos que se registren en el libro. Los asientos de inventario se registrarán por orden estrictamente creciente de fechas, comenzando por el número 1 solamente en la apertura del libro, y nunca con motivo de cierre de ejercicio presupuestario o cambio de equipo directivo del centro.

En la apertura de un nuevo libro tras el cierre de otro anterior, el primer asiento llevará el número de orden siguiente al último asiento del libro anterior, circunstancia que se hará constar en la diligencia de apertura.

CÓDIGO: Los códigos de los artículos se hacen imprescindibles con una gestión informatizada del inventario. Dichos códigos aparecen en los albaranes de entrega de material de la Consejería de Educación, Cultura y Deportes. Cuando se trate de material no enviado por la Consejería de Educación, también se indicará el código, siempre que se conozca.

ALTA O BAJA: Indique A en caso de "altas" y B en caso de "bajas".

INSTRUCCIONES DE CUMPLIMENTACIÓN

FECHA: Se indicará la fecha (día, mes y año) en la que se produce el movimiento de inventario que se registra. Los asientos de inventario se registrarán por orden estrictamente creciente de fechas. Si por cualquier motivo hubiera que registrar un movimiento de una fecha anterior a la última registrada, se hará con la fecha actual, para respetar escrupulosamente el orden creciente de fechas. La fecha real en la que se produjo el alta o la baja constará en la documentación correspondiente en el archivador anexo. así como aquellas explicaciones que se juzgue oportuno. En todo caso podría indicarse tal circunstancia en la columna de "observaciones".

USO/DESTINO: Se especificará el uso al cual se destinan los artículos. Esta información se indica en los albaranes de entrega de la Consejería de Educación, Cultura y Deportes. Si el material es adquirido por otros cauces, se indicará igualmente, a criterio del Director del Centro

Nº ASIENTO ANTERIOR: Siempre que se realice un apunte de un artículo que ya los ha tenido anteriormente, se escribirá en esta casilla el número de orden del último asiento correspondiente al mismo artículo

TOTAL ACUMULADO UDS.: Se consignará en esta casilla el número de unidades del artículo al que corresponde el asiento inventariado una vez sumadas o restadas las que correspondan al asiento actual.

ALTAS (ENTRADAS)

Motivo de la entrada Documento justificativo en el archivador anexo

Consejería de Educación (D.G....) Albarán de entrega o documento equivalente

Otros organismos o entes públicos El documento de entrega o cesion que envíe dicho organismo

Compra del Centro Fotocopia de la factura

Fabricación propia Certificación del Secretario y fotocopias de las facturas de los materiales empleados

Donación Certificación (o "Doy fe…") del Secretario, a ser posible con el VºBº del donante

Albarán de la D.G.I.E. Albarán de salida de almacén emitido por la D.G. de Infraestructura Educativa

Proveniente de otro Centro Albarán de cambio emitido por la D.G. Infraestructura de Educativa

Regularización Memoria justificativa

BAJAS (SALIDAS)

Motivo de la salida Documento justificativo en el archivador anexo

Enajenación de bienes Resolución positiva del expediente de enajenación y justificación de retirada del material

Robo Fotocopia de la denuncia

Enviado a otro Centro o Almacén Albarán de cambio emitido por la D.G.de Infraestructura Educativa.

Siniestro (incendio, inundación, vandalismo, …)

Fotocopia de la denuncia

Regularización Memoria justificativa

OTRAS CONSIDERACIONES

•El Libro de Registro Auxiliar de Inventario ha de complementarse con un archivador anexo en el cual se archivarán todos los documentos justificativos de los movimientos de inventario del centro. Se numerará cada documento justificativo en la esquina superior derecha con el número del asiento del Libro de Inventario que se corresponde con dicho documento.

•A efectos de garantías, robos, servicio técnico, etc. se debe tener controlados los números de serie de aparatos y maquinaria (por ejemplo: videos, televisores, ...). No es necesario anotar dichos números de serie en el Libro de Inventario, pero sí deben constar en la documentación justificativa del archivador anexo, y siempre que sea posible, en la factura original.

CAMBIO DE DIRECTIVA

El Director del centro (y por delegación, también el Secretario) es el responsable último de la custodia, control y cuidado del material depositado en el centro. Dicho material es propiedad, en todo caso, del Gobierno de Canarias .

Con anterioridad a la fecha de cese, debe contrastar los datos que refleja el Libro de Registro Auxiliar de Inventario con un recuento real realizado a tal efecto. En el caso de aparecer diferencias, tanto positivas como negativas, debe solicitar a la Dirección General de Centros e Infraestructura Educativa la regularización del Registro Auxiliar de Inventario de los artículos en los que figuren diferencias .

En la fecha de cambio de Director (normalmente, el 30 de junio) se debe levantar acta, reflejando la situación al día de la fecha del material inventariable, siendo firmada por los Directores saliente y entrante en prueba de conformidad. Se archivará en el archivador anexo al Libro de Registro Auxiliar de Inventario.

Una copia del acta de junto con una fotocopia de la diligencia del libro se remitirá

a la Dirección General de Centros e Infraestructura Educativa antes del 15 de

septiembre

El Libro de Registro Auxiliar de Inventario deberá diligenciarse de acuerdo con el

siguiente modelo

VºBº CONFORMEEL DIRECTOR ENTRANTEFdo.:……………………..……..

VºBº EL DIRECTORSALIENTEFdo.:…………………..………….

EL SECRETARIOFdo.:…………………………..

DILIGENCIA para hacer constar el cierre del presente Libro de Registro Auxiliar de Inventario por cambio del equipo directivo del centro, siendo el último número de registro el ………(…..en letra…….), página ………(…en letra….), continuando habilitado para los mismos efectos, y siendo coincidente lo registrado en este libro con el material inventariable existente en el centro.……………………………………, a 30 de junio de 20…..

ASIENTOS ERRÓNEOS

Material no inventariable como ceniceros, libros, grapadoras …

Deben localizarse todos estos asientos erróneos, y "tacharlos" con una línea (por ejemplo, en color rojo) de forma que sea perfectamente legible lo tachado. Posteriormente, se diligenciará el Libro de acuerdo con el siguiente modelo:

DILIGENCIA para hacer constar la ANULACIÓN de los asientos número ……., tachados en rojo, por improcedentes, al tratarse de material no inventariable

Correcciones en el libro

En el Libro de Inventario NO DEBE HABER TACHADURAS O CORRECCIONES. Cuando ello sea inevitable habrá que extender una diligencia que valide dicha corrección. Para corregir un asiento erróneo existen las siguientes posibilidades:

1º) Anular el asiento erróneo, "tachándolo" con una línea (por ejemplo, en color rojo) de forma que sea perfectamente legible lo tachado y escribir a continuación, en una nueva línea y con el número que le corresponda, el asiento correcto. Posteriormente, se diligenciará el Libro de acuerdo con el siguiente modelo:

DILIGENCIA para hacer constar la ANULACIÓN del asiento número 107 (ciento siete), por error en su transcripción, siendo el asiento correcto el número 108 (ciento ocho). 2º) Corregir el asiento (por ejemplo, con líquido corrector) y anotar los datos correctos sobre los erróneos. La diligencia de validación de esta corrección se ajustará al siguiente modelo

DILIGENCIA para hacer constar la validez de la corrección del asiento número 107 (ciento siete), siendo los datos correctos:código: MB32, unidades: 15 (quince). y total acumulado uds.: 65 (sesenta y cinco).

¿Cómo se debe gestionar el traslado de material entre centros?

¿Basta con el mutuo acuerdo de ambos directores?

No basta con el acuerdo mutuo de los directores. El traslado de material entre centros debe estar siempre autorizado por la Dirección General de Infraestructura Educativa. Dicha autorización se plasma documentalmente en un "albarán de cambio", emitido por la Dirección General.

El "albarán de cambio" es el documento que permite el traslado de material, y que justifica las bajas y altas correspondientes en los Libros de Inventario de los centros afectados.

En caso de que los Directores de los centros, o los inspectores acuerden y propongan un traslado de material, deben comunicarlo a la Dirección General de Infraestructura Educativa, a fin de emitir los "albaranes de cambio" necesarios y la correspondiente autorización.

Esto no es de aplicación en aquel material didáctico y bibliográfico que gestionen los CEP, EOEP o CER como "centros de recursos" que son.

¿Se puede realizar "préstamos" de material inventariable entre centros?

Sólo si se trata de situaciones excepcionales y por periodos cortos de tiempo. Por ejemplo, para los actos de una "semana cultural".

El préstamo de "larga duración" significa que un centro no lo necesita, y el otro sí. En tal caso la Dirección General de Infraestructura Educativa autorizará dicho traslado mediante "albaranes de cambio", debiendo reflejarse en los Libros de Inventario de ambos centros.

Enajenación

 

A los efectos de enajenación, tienen la consideración de bienes muebles de desecho o inutilizados, las dotaciones de equipamiento escolar que por su deterioro, depreciación, deficiente estado de conservación, en desuso o inutilizado y elevado coste de reparación, resulten inservibles para impartir el servicio público de la enseñanza.

Enajenación : PRIMERA PARTE

1.-Iniciación. Se inicia mediante escrito del Centro Docente interesado, dirigido a la Dirección General de Centros e Infraestructura Educativa, solicitando la autorización (Mod. 1) para enajenar el material que se considere como inutilizado, inservible o de

desecho.

Al citado escrito se adjunta la relación de material que se quiere enajenar (Mod. 2), haciéndose constar todos los datos que procedan, así como los motivos que justifican su enajenación. Para aparatos y maquinaria, deberá aportarse un informe técnico (*) y/o un presupuesto detallado de reparación, o en su caso documentos sobre gastos de mantenimiento realizados en los últimos tres años, acreditativos del estado del material. En cualquier caso, podrá acompañarse reportaje fotográfico que refleje debidamente el estado del material.

2.-Informes. Recibida la solicitud, la Dirección General de Centros e Infraestructura Educativa, a través del Servicio de Programación, Contratación y Equipamiento, procederá a realizar la comprobación del material cuya enajenación se propone, en cuanto a que reúna los requisitos necesarios para tal fin. Se emitirá informe justificativo y finalmente se elevará propuesta de resolución al Ilmo. Sr. Director General que resolverá lo correspondiente.

3.-Resolución. A la vista de la petición formulada por el Centro, la propuesta de resolución, el informe/s y cuantos otros documentos consten en el expediente de enajenación, el Ilmo. Director General de Centros e Infraestructura Educativa resolverá sobre la procedencia o no de conceder dicha autorización de enajenación del material que se solicita.

Enajenación : SEGUNDA PARTE

1.-Publicidad: Anuncio de la Subasta. Una vez que el Centro Docente reciba la resolución de autorización para la enajenación del material solicitado, procederá a anunciarse -por un periodo de quince (15) días naturales- los lotes/artículos que lo integran (Mod. 3), haciéndolo en el tablón de anuncios del Centro así como en cualquier otro lugar público que pueda estimarse conveniente para su mayor conocimiento o difusión (ejm. Asociación de Vecinos, Dependencias Municipales de la zona, etc.).

2.-Ofertas. Dentro del referido plazo de quince (15) días naturales siguientes a la publicación del anuncio, las personas (físicas o jurídicas) interesadas presentarán las proposiciones económicas (ofertas) en escrito dirigido al Sr/a Director/a del Centro Docente, haciendo constar los siguientes datos:      Datos personales.      Número del lote/artículo al que licita.      Número de unidades.      Oferta total (importe en euro) por cada lote.

3.-Resultado. Finalizado el plazo de presentación de ofertas, el/a Secretario/a del Centro Docente levantará acta de enajenación (Mod. 4), pudiendo realizarse en reunión de la Junta Económica o del Consejo Escolar del Centro, señalándose con claridad la actuación que procede.  En el supuesto de haber una o varias ofertas adjudicatarias del proceso de subasta, el Centro comunicará previamente y de modo fehaciente, a cada una de la/s persona/s que resulte/n, tal circunstancia; indicándole que, antes de que procedan a retirar el material subastado y adjudicado, han de justificar el correspondiente ingreso por tal concepto en la cuenta corriente del Centro. En el supuesto de quedar desierta la subasta, el Centro programará la retirada del material por los medios que estime oportunos conforme a la normativa vigente aplicable a cada supuesto.

4.-Retirada. Posteriormente, en el acto de retirada del material del recinto escolar, deberá certificarse por parte del/ Secretario/a del Centro Docente, dicha retirada (Mod. 5), debiendo hacer constancia del material que se retira y de quién la realiza. Dicho certificado tendrá que enviarse a la Dirección General de Centros e Infraestructura Educativa para su tramitación y archivo en su correspondiente expediente.

5.-Baja en el inventario Concluido el proceso de enajenación, el Centro Docente procederá a dar de baja del inventario (libro auxiliar de inventario) el material que figura autorizado enajenar, al que se le ha dado el destino oportuno conforme a lo señalado

REGULARIZACIÓN

Es el proceso mediante el cual se registra en el Libro de Inventario las diferencias encontradas entre éste y la realidad, para que a partir de ese momento sean ambos (Libro de Inventario y realidad) coincidentes.

Se inicia cuando lo requiera la Dirección General de Infraestructura Educativa, o cuando el director del centro lo considere necesario

En cualquier caso debe ser autorizada y aprobada por la Dirección General de Infraestructura Educativa.

Documentación

ACTA DE RECUENTO DE MATERIAL INVENTARIABLE: deben archivarse en el anexo al Libro de Inventario (junto con la memoria justificativa) y enviarse a la Dirección General de Infraestructura Educativa.

Fichas parciales de recuento (p.e., de cada aula o dependencia): si se hacen, deben archivarse en el anexo al Libro de Inventario (junto con la ficha global y la memoria justificativa), pero no enviarse a la Dirección General de Infraestructura Educativa.

MEMORIA JUSTIFICATIVA DE REGULARIZACIÓN, se realizará según el modelo suministrado, en papel con membrete y sello del centro, nunca en el Libro de Inventario.

ASIENTOS DE REGULARIZACIÓN: para cada uno de aquellos artículos que tengan diferencias (positivas o negativas pero no "cero") deberá registrarse en el Libro un "asiento de regularización" donde conste como "alta" o "baja" la diferencia encontrada entre el recuento real y el Libro de Inventario. Se enviará a la Dirección General de Infraestructura Educativa fotocopia de aquellas páginas del Libro de Inventario que contengan los asientos de regularización y la "diligencia de regularización".

DILIGENCIA DE REGULARIZACIÓN: se escribirá en el Libro de Inventario (no en papel aparte), siguiendo el modelo suministrado, después de los asientos de regularización, y sin dejar líneas en blanco.