Mecanismo de Priorizacon03052014

DEFINICION MECANISMO DE PRIORIZACION PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION

OFICINA DE INGENIERIA Y SISTEMASDIVISION DE TECNOLOGIA DE LA INFORMACION

IntroduccinLos Sistemas de Informacin son Un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen informacin para apoyar los procesos de toma de decisiones y de Control en una organizacin. Adems de apoyar la toma de decisiones, la coordinacin y el control, los sistemas de informacin tambin pueden ayudar a los gerentes y trabajadores del conocimiento a analizar problemas, visualizar temas complejos y crear nuevos productos. (Kenneth C. Laundon, Jane P. Laundon, 2012)

Desde esta perspectiva se puede afirmar categricamente que los Sistemas de Informacin no son nicamente una herramienta de apoyo, sino que en ellos se conjugan los procesos sustantivos necesarios para el logro de los fines y objetivos institucionales; por tanto parte de la efectividad institucional depende de la calidad de los sistemas de informacin desarrollados para la automatizacin de los procesos operativos y administrativos de mayor relevancia.

Segn Alejandro Bedini Gonzlez Un proyecto es una asociacin de esfuerzos, limitado en el tiempo, con un objetivo definido, que requiere del acuerdo de un conjunto de especialidades y recursos. Tambin puede definirse como una organizacin temporal con el fin de lograr un propsito especfico. Cuando los objetivos de un proyecto son alcanzados se entiende que el proyecto est completo.

La gran variedad de elementos que intervienen en un proyecto, hacen que ste sea nico; Pese a ello, es posible aplicar tcnicas y mtodos comunes para asistir su gestin.

Los proyectos informticos obedecen a esta definicin, pero adems se caracterizan por el impacto directo e indirecto que provocan en toda la organizacin, la casi inevitable existencia de relaciones con otros proyectos informticos, el estar altamente propensos a sufrir de obsolescencia, especialmente tecnolgica y la intensa participacin de recurso humano de distintas reas durante su desarrollo. (Alejandro Bedini Gonzalez)

Considerando lo antes expuesto, la gestin eficiente de los proyectos referidos a desarrollo de sistemas de informacin es un elemento crtico a nivel institucional por lo que se hace necesario disear una Metodologa que permita la definicin de criterios de prioridad a fin de establecer un orden jerrquico para el desarrollo de sistemas de informacin que son requeridos por las distintas unidades organizativas de la institucin.

Justificacin

Hay una tasa muy alta de fracaso entre los proyectos de sistemas de informacin. En casi cualquier organizacin, los proyectos de sistemas de informacin requieren mucho ms tiempo y dinero para implementarse de lo que se haba pensado en un principio, o el sistema terminado no funciona de manera apropiada. Cuando un sistema de informacin no cumple con las expectativas o su costo de desarrollo es demasiado alto, las compaas tal vez no obtengan ningn beneficio de su inversin en el sistema de informacin y quizs el sistema no pueda resolver los problemas para los que se dise. El desarrollo de un nuevo sistema se debe administrar y orquestar con cuidado; es probable que la forma en que se ejecute un proyecto sea el factor ms importante que influye en su resultado. sta es la razn por la cual es esencial tener cierto conocimiento sobre administracin de proyectos de sistemas de informacin y las razones por las que tienen xito o fracasan. (Kenneth C. Laundon, Jane P. Laundon, 2012)

El anlisis al prrafo anterior nos lleva a considerar la necesidad de administrar de forma eficiente los proyectos de desarrollo de sistemas de informacin, a fin de garantizar el cumplimiento de los plazos previstos y las asignaciones presupuestarias que se definan para tal efecto.

Dos factores crticos a considerar para cumplir lo antes expuesto incluyen las habilidades tcnicas y organizativas implementadas durante este proceso que permitirn la finalizacin de los proyectos de desarrollo de SI, en un marco de desarrollo estable, controlado y organizado que garantice la calidad de los sistemas de informacin desarrollados y la entrega oportuna de los compromisos de desarrollo con las reas a nivel institucional que solicitan apoyo en la automatizacin de procesos a la DTI, considerando que el personal de la Oficina de Ingeniera y sistemas adicional a las tareas de desarrollo de SI, ejecuta las actividades descritas a continuacin:1) Mantenimiento no planificado (correctivo o adaptativo): lo cual se refiere a la solucin de incidencias, realizacin de cambios de las aplicaciones en produccin y bases de datos.2) Mantenimiento Planificado:, esto se refiere a la mejora y ampliaciones de los SI3) Asesora tcnica a usuarios de los SI.4) Capacitacin a los usuarios de os SI.5) Elaboracin y actualizacin de la documentacin tcnica en formato digital de los SI.6) Planeacin y ejecucin de pruebas a los SI.

En el afn de mejorar sus servicios y los tiempos de repuesta en lo que a la materia de desarrollo de SI se refiere, la Divisin de Tecnologa de la informacin, ha identificado la necesidad de desarrollar una metodologa que permita calendarizar a travs de un orden de prioridad el desarrollo de sistemas de informacin, a fin de atender de forma oportuna y ordenada las necesidades de las distintas reas que demandan nuestros servicios.

Alcance

Dentro del alcance de este estudio se contempla la validacin del mecanismo de priorizacin para poder contar con una base cientfica que permita justificar su uso y aplicacin a futuro, en sistemas de informacin a desarrollarse por parte de la Oficina de Ingeniera y sistemas.

Base TericaUn proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico. La naturaleza temporal de los proyectos indica un principio y un final definidos. El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto o cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirn o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto (Gua de los Fundamentos para la Direccion de Proyectos, IV Edicion, 2008)

Consecuentemente para el logro de los objetivos propuestos en un proyecto independientemente del campo de aplicacin del mismo, es necesaria una adecuada gestin de proyectos que se define como la aplicacin del conocimiento, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto de forma tal de cumplir con los requerimientos del proyecto. (Guide PMBOOK, 2000)

El desarrollo de los SI[footnoteRef:1], pueden ser considerado dentro del contexto antes descrito como un proyecto, y por tanto debe involucrar una adecuada gestin de proyecto, que permita la planeacin, desarrollo e implantacin de soluciones tecnolgicas que contribuyan al logro de los objetivos estratgicos institucionales dentro de los lmites de tiempo, alcance, y resultados esperados, considerando que a nivel institucional no se administran SI informacin aislados sino una cartera o portafolio de proyectos. [1: Sistema de Informacin]

Un portafolio (o cartera de proyectos) es una coleccin de proyectos o programas (proyectos relacionados) agrupados para facilitar una gestin ms efectiva a fin de satisfacer los objetivos del plan estratgico de la organizacin (cliente, propietario o accionistas). La gestin del portafolio de proyectos es la gestin coordinada de sus componentes para lograr los objetivos especficos de la organizacin. Dicha gestin permite tomar decisiones que controlan o influencian la direccin del grupo de componentes (sub-portafolios, programas o proyectos) para lograr resultados especficos y concretos.

La gestin de la cartera busca identificar, seleccionar, priorizar, monitorear y reportar el aporte de los componentes y su alineamiento con los objetivos organizacionales. No se relaciona con la gestin de los componentes. El manejo adecuado de una cartera de proyectos representa para la organizacin una solucin que permite maximizar el valor del negocio e incrementar o asegurar el retorno de la inversin (ROI). El enfoque de la gestin se centra en relacionar la estrategia del negocio con el valor del negocio, de modo tal que permite medir, gestionar y optimizar el rendimiento de una cartera de proyectos.

Por su parte, los procesos de la gestin del portafolio sirven para identificar, analizar y cuantificar el valor que agregan los proyectos de forma regular, para priorizarlos, y para identificar cuales proyectos iniciar, re-priorizar o terminar. (Videla, Jaime, 2012)

Lo antes expuesto nos lleva a tomar en consideracin el siguiente anlisis.planteamiento del problemaEs necesaria la creacin, aplicacin y validacin de una metodologa de Priorizacin para el Desarrollo de Sistemas de Informacin, a nivel institucional?

hipotesisLa creacin de una Metodologa de priorizacin para el desarrollo de sistemas de informacin, permite establecer adecuadamente los niveles de prioridad para llevar a cabo el desarrollo de los sistemas de informacin.

objetivosObjetivo General Validar y Determinar la necesidad de la aplicacin de una Metodologa de Priorizacin para el desarrollo de Sistemas de Informacin.

Objetivos Especficos Crear un mecanismo de priorizacin para el desarrollo de Sistemas de informacin. Determinar la validez del mecanismo de priorizacin diseado. Determinar el orden jerrquico para el desarrollo de Sistemas de Informacin en funcin del Impacto y Urgencia, variables que servirn de base para la planificacin de la ejecucin de proyectos de nuevos desarrollos de sistemas de Informacin a nivel institucional.

Descripcin de la metodologia de Priorizacin para el desarrollo de SICriterios para el modelo de priorizacin.Para la creacion de esta Metodologia se parte de dos criterios fundamentales de jerarquizacion:A. Impacto.B. Urgencia. Descripcin de los criterios de priorizacin.Cada uno de los criterios de priorizacion se divide en cinco subcriterios(Ver fig.1 ) .

Criterios de priorizacinImpactoUrgenciaContribucin a los objetivos Institucionales.

Mejoras en los procesos Administrativos y Operativos

reas Beneficiadas

Planificacin

Innovacin Tecnolgica

Necesario

Compromiso Externos

Productividad.

Seguridad de los datos

Desfase Tecnolgico

Fig. 1

Descripcin de los subcriterios de priorizacin

reaCriterios

Contribucin a los objetivos InstitucionalesMejoras en los procesos Administrativos u Operativosreas BeneficiadasPlanificacin

Innovacin Tecnolgica:reas Sustantivas

Impacto1. Dirigir, coordinar y organizar al Ministerio, as como la reglamentacin y el control de los fondos presupuestados y los insumos que le sean asignados.2. Facilitar la solucin de problemas, la toma de decisiones y el cumplimiento de las mismas3. Crear condiciones de accesos adecuados a las zonas rurales en situaciones precarias que les permita la comercializacin de los productos, con la reduccin en los costos del transporte y con ello aumentar la eficiencia y productividad en las regiones; contribuyendo a mejorar el comercio interno y externo.4. Administrar y supervisar los proyectos de construccin de obras viales, as como caminos, carreteras y puentes, mediante unidades ejecutoras, a travs de fondos del gobierno central, fondos propios o de prstamos y/o donaciones de organismos nacionales o extranjeros en el tiempo estipulado, costos contratados y calidad requerida.

1. Reduccin de los costos asociados a los servicios que brinda la institucin.2. Contribuye a mejorar los procesos operativos.3. Disminucin de los tiempos de espera en cuanto a la atencin de parte de los servidores pblicos de la institucin.4. Informacin disponible en tiempo real.5. Consolidacin y estandarizacin de procedimientos administrativos, considerando las mejores prcticas para su implementacinTabla 1

1. Ms de dos usuarios internos se benefician.2. Una oficina beneficiada.3. Una Direccin beneficiada.4. Todas las reas de la institucin beneficiadas.5. Beneficia a la poblacin.1. Necesidad espontanea.2. Necesidad del sistema de informacin segn Planificacin reportada para finales de ao. 3. Orientacin de la direccin.4. Es un acuerdo interinstitucional.5. Orientacin del ejecutivo.

1. No existe el Sistema en la Institucin.2. Integracin con otros Sistemas de Informacin.3. Integracin de nuevas tendencias tecnolgicas que mejoran los procesos operativos.4. Facilita la comunicacin y acceso a la informacin.5. Permite la realizacin de transacciones a nivel operativo en tiempo real, con mayor precisin y seguridad1. Direccin General de Transporte Terrestre.2. Direccin General de Vialidad.3. Direccin General de Transporte Acutico.4. Direccin General de Normas de la Construccin.

urgenciaNecesarioCompromisos ExternosProductividadSeguridad de los DatosDesfase TecnolgicoEntorno

1. Ayuda a la toma de decisiones, gracias a la cantidad de variables e indicadores que son manejados va reportes.2. Permite la integracin de los procesos operativos de la institucin mediante la implementacin de un modelo lgico que permite la obtencin de grandes volmenes de informacin con costos mnimos.3. Permite la creacin de procesos operativos automatizados con niveles de complejidad administrativa elevada.4. Permite el procesamiento de informacin de un modo conjunto y nico, evitando consecuentemente los problemas de consolidacin de datos.5. Permite el acceso a la informacin en tiempo real.1. Proviene de la recomendacin de un ente regulador interno a nivel institucional.2. Proviene de la recomendacin de un ente financiador de la institucin.3. Proviene de la recomendacin de un ente regulador externo de la institucin.1. Incremento de la cantidad de transacciones por unidad de tiempo que el usuario puede realizar utilizando el sistema.2. Disminucin del % de errores de los usuarios finales al interactuar con la aplicacin.3. Genera informacin efectiva, gil y de buena calidad.1. Proteccin de la informacin ante intentos de ataques internos y/o externos de usuarios no autorizados.2. Respaldo de la informacin generada, permitiendo la recuperacin de datos en cualquier instante del tiempo donde sea requerida.3. Garanta de la integridad de la informacin.4. Confidencialidad y disponibilidad de la informacin.5. Autenticacin de las personas que acceden a los datos almacenados en el sistema de informacin.1. No existe posibilidad de integrar nuevos requerimientos al sistema de informacin.2. Costos de mantenimiento del sistema de informacin demasiado altos.3. Tecnologa de desarrollo obsoleta.4. Imposibilidad de integrar nuevas tecnologas de desarrollo.

1. Desastres naturales (terremotos, tsunamis, incendio, inundaciones, etc.).2. Nuevas tendencias tecnolgicas.3. Integracin y/o modificaciones de normativas, procedimientos institucional o gubernamental.4. Factores polticos y/o sociales.5. Requerimiento Legal.

Tabla 2

descripcion de las fases para el planteamiento y validacion de la metodologia de priorizACION PARA EL desarrollo DE SISTEMAS DE INFORMACIONFase 1: La Creacin de la Metodologa de Priorizacin para el Desarrollo de Sistemas de Informacin, se hizo posible mediante la realizacin de los pasos descritos a continuacin. Ver Fig. 21) Recopilacin de necesidades de desarrollo de sistemas de informacin.2) Analizar necesidades de desarrollo de sistemas de informacin.(Revisin de objetivos y alcance).3) Creacin de portafolio de proyectos.4) Revisin sistemtica de literatura de apoyo.5) Anlisis y discusiones con el equipo de desarrollo de la DTI.6) Definicin de los criterios de jerarquizacin7) Definicin de los subcriterios por cada criterio de jerarquizacin8) Definicin de los parmetros por cada subcriterio.9) Validar el cumplimiento de los parmetros, 1(uno) si el parmetro se cumple y (0) si no se cumple.10) . Realizar la sumatoria de los parmetros de cada subcriterio, a fin de obtener el total por subcriterios.11) Los indicadores de impacto se obtienen a partir de la sumatoria de los subcriterios de impacto por cada proyecto.( Ver tabla .3)12) Los indicadores de urgencia se obtienen a partir de la sumatoria de los subcriterios de urgencia de cada proyecto. (Ver tabla .4) 13) El indicador de prioridad surge como resultado de la sumatoria de los ndices de impacto y urgencia de cada proyecto a desarrollar. El orden de ejecucin de cada proyecto se establecer en orden descendente a partir del valor del indicador de prioridad. (Ver tabla 5)

Fase I: creacin de la metodologa de priorizacin para el desarrollo de sistemas de informacin.InicioRecopilar necesidades de automatizacin de procesosPortafolio de ProyectosRevisar literatura de apoyoAnlisis y discusiones r con equipo de desarrollo Definir subcriterios de ImpactoDefinir subcriterios de urgenciaIdentificar parmetros de _UrgenciaDefinir Parmetros de ImpactoValidar cumplimiento de parmetros de subcriterios de impactoAnalizar necesidades de automatizacin de procesosDefinir criterios de jerarquizacin Validar cumplimiento de parmetros de subcriterios de UrgenciaRealizar la sumatoria de los parmetros de los subcriterios de impactoRealizar la sumatoria de los parmetros de los subcriterios de urgencia

ndice de Impacto=

ndice de Urgencia=

Indicador de Prioridad= Indicador de Impacto + Indicador de Urgencia

Matriz de ImpactoMatriz de ImpactoMatriz de EjecucinFin

Fig.2

Fase II: validacin de la metodologa: La validacin de la Metodologa de Priorizacin para el desarrollo de SI(ver fig. 6), se hizo efectiva mediante la realizacin de los pasos descritos a continuacin:1) Aplicacin de la Metodologa de priorizacin a usuarios que solicitaron nuevos diseos de Sistema de Informacin.2) Aplicacin de metodologa de priorizacin al equipo de desarrollo de la DTI.3) Comparacin del orden de prioridad de ejecucin de los proyectos de desarrollo de sistemas de informacin, a partir de los resultados generados por el personal a cargo del desarrollo del sistema de informacin y usuarios que requieren nuevos desarrollos, con la finalidad de establecer compatibilidad, para tal fin se establece un periodo de una semana.4) Generacin de Resultados y conclusiones del mecanismo de priorizacin para el desarrollo de sistemas de informacin.5) Reunin y consenso con el Director de la DTI.

Fase II: validacin de la metodologa:InicioAplicacin de Metodologa de Priorizacin a usuarios Aplicacin de Metodologa de Priorizacin a Equipo de DesarrolloComparacin del Orden de PrioridadGenerar resultados y conclusionesConsenso con el Director de la DTIInicio

Urgencia

Reduccin de los costos asociados a los servicios que brinda la institucin

Fig. 6Matriz de Comparacin

Ejemplo de Aplicacin Nombre del Proyecto: Sistema de Contabilidad

CriteriosPuntajeObservaciones

1Contribucin a los objetivos Institucionales

ParametrosDirigir, coordinar a la institucin, tambin la reglamentacin, el control de los fondos presupuestados y los insumos que le sean asignados.1

Inferir en la solucin a los problemas institucionales, que permita la toma de decisiones para el cumplimiento de las mismas1

Crear condiciones de accesos adecuados a las zonas rurales en situaciones precarias que les permita la comercializacin de los productos y servicios, con la reduccin en los costos del transporte y con ello aumentar la eficiencia y productividad en las regiones; contribuyendo a mejorar el comercio interno y externo.0

Administrar y supervisar los proyectos de construccin de obras viales, as como caminos, carreteras y puentes, mediante unidades ejecutoras, a travs de fondos del gobierno central, fondos propios o de prstamos y/o donaciones de organismos nacionales o extranjeros en el tiempo estipulado, costos contratados y calidad requerida.0

Subtotal Criterio 12

2Mejoras en los Procesos Administrativos u Operativos

ParmetrosReduccin de los costos asociados a los servicios que brinda la institucin.0

Contribuye a mejorar los procesos operativos.1

Disminucin de los tiempos de espera en cuanto a la atencin de parte de los servidores pblicos de la institucin.0

Informacin disponible en tiempo real.1

Consolidacin y estandarizacin de procedimientos administrativos, considerando las mejores prcticas para su implementacin.1


3reas Beneficiadas

ParmetrosMs de dos usuarios internos se benefician1

Una oficina beneficiada.1

Una Direccin beneficiada1

Todas las reas de la institucin beneficiadas.0

Beneficia a la poblacin.0


4Planificacin

ParmetrosNecesidad espontanea.0

Necesidad del sistema de informacin segn Planificacin reportada para finales de ao. 1

Orientacin de la direccin.

0

Es un acuerdo interinstitucional0

Orientacin del ejecutivo0


5Innovacin Tecnolgica

ParmetrosNo existe el Sistema en la Institucin1

Integracin con otros Sistemas de Informacin1

Integracin de nuevas tendencias tecnolgicas que mejoran los procesos operativos1

Facilita la comunicacin y acceso a la informacin1

Permite la realizacin de transacciones a nivel operativo en tiempo real, con mayor precisin y seguridad.

1


reas Sustantivas

ParmetrosDireccin General de Vialidad0

Direccin General de Transporte Terrestre0

Direccin General de Transporte Acutico0

Direccin General de Normas de la Construccin y Desarrollo Urbano0


ndice de Impacto14

Nombre del Proyecto: Sistema de Contabilidad


1Necesario

ParmetrosAyuda a la toma de decisiones, gracias a la cantidad de variables e indicadores que son manejados va reportes.1

Permite la integracin de los procesos operativos de la institucin mediante la implementacin de un modelo lgico que permite la obtencin de grandes volmenes de informacin con costos mnimos1

Permite la creacin de procesos operativos automatizados con niveles de complejidad administrativa elevada.

1

Permite el procesamiento de informacin de un modo conjunto y nico, evitando consecuentemente los problemas de consolidacin de datos1

Permite el acceso a la informacin en tiempo real.1


2Compromisos Externos

ParmetrosProviene de la recomendacin de un ente regulador interno a nivel institucional.0

Proviene de la recomendacin de un ente financiador de la institucin0

Proviene de la recomendacin de un ente regulador externo de la institucin0


3Productividad

ParmetrosIncremento de la cantidad de transacciones por unidad de tiempo que el usuario puede realizar utilizando el sistema.1

Disminucin del % de errores de los usuarios finales al interactuar con la aplicacin1

Genera informacin efectiva, gil, y de buena calidad, para la toma de decisiones. 1


4Seguridad de los Datos

ParmetrosProteccin de la informacin ante intentos de ataques internos y/o externos de usuarios no autorizados1

Respaldo de la informacin generada, permitiendo la recuperacin de datos en cualquier instante del tiempo donde sea requerida.1

Confidencialidad y disponibilidad de la informacin1

Garanta de la integridad de la informacin1

Autenticacin de las personas que acceden a los datos almacenados en el sistema de informacin.1


5Desfase Tecnolgico

ParmetrosNo existe posibilidad de integrar nuevos requerimientos al sistema de informacin.0

Costos de mantenimiento del sistema de informacin demasiado altos.0

Tecnologa de desarrollo obsoleta.0

Imposibilidad de integrar nuevas tecnologas de desarrollo.0


Entorno

ParmetrosDesastres Naturales (Terremotos, tsunamis, incendio, inundaciones).0

Nuevas tendencias tecnolgicas.0

Integracin y/o modificaciones a normativas, procedimientos institucionales o gubernamental.0

Factores polticos y/o sociales.0

Requerimientos Legales.0


ndice de Urgencia13

Nombre del Proyecto: Rediseo Nomina Interna



ParmetrosDirigir, coordinar a la institucin, tambin la reglamentacin, el control de los fondos presupuestados y los insumos que le sean asignados.1












3reas Beneficiadas







4Planificacin




0










1


reas Sustantivas






ndice de Impacto13

Nombre del Proyecto: Rediseo Nomina Interna


1Necesario




1









3Productividad












5Desfase Tecnolgico






Entorno







ndice de Urgencia19

Nombre del Proyecto: Rediseo SIAC















3reas Beneficiadas







4Planificacin




0










1


reas Sustantivas






ndice de Impacto16

Nombre del Proyecto: Rediseo SIAC


1Necesario




0









3Productividad












5Desfase Tecnolgico






Entorno







ndice de Urgencia17

Nombre del Proyecto: Rediseo DGTA















3reas Beneficiadas







4Planificacin




0










1


reas Sustantivas






ndice de Impacto15

Nombre del Proyecto: Rediseo DGTA


1Necesario




0









3Productividad












5Desfase Tecnolgico






Entorno







ndice de Urgencia17

Nombre del Proyecto: Sistema de Administracin de Delegaciones















3reas Beneficiadas







4Planificacin



Orientacin de la direccin.1










1


reas Sustantivas






ndice de Impacto15

Nombre del Proyecto: Sistema de Administracin de Delegaciones


1Necesario




0









3Productividad












5Desfase Tecnolgico






Entorno







ndice de Urgencia13

Nombre del Proyecto: Sistema de Control de los Centros de Certificacin de Emisiones Vehiculares















3reas Beneficiadas







4Planificacin












Permite la realizacin de transacciones a nivel operativo en tiempo real, con mayor precisin y seguridad.1


reas Sustantivas






ndice de Impacto15

Nombre del Proyecto: Sistema de Control de los Centros de Certificacin de Emisiones Vehiculares


1Necesario



Permite la creacin de procesos operativos automatizados con niveles de complejidad administrativa elevada.0









3Productividad












5Desfase Tecnolgico






Entorno







ndice de Urgencia12

Nombre del Proyecto: Sistema de Programacin y ejecucin de Procesos de Adquisicin















3reas Beneficiadas







4Planificacin














reas Sustantivas






ndice de Impacto11

Nombre del Proyecto: Sistema de Programacin y ejecucin de Procesos de Adquisicin


1Necesario












3Productividad












5Desfase Tecnolgico






Entorno







ndice de Urgencia12

Nombre del Proyecto: Sistema de Seguimiento y Cumplimiento de Tramites atendidos en la Direccin de Administracin de Concesiones















3reas Beneficiadas







4Planificacin














reas Sustantivas






ndice de Impacto12

Nombre del Proyecto: Sistema de Seguimiento y Cumplimiento de Tramites atendidos en la Direccin de Administracin de Concesiones


1Necesario












3Productividad












5Desfase Tecnolgico






Entorno







ndice de Urgencia12

ConclusionesLa aplicacin del Mecanismo de Priorizacin para el Desarrollo de Sistemas de Informacin, permiti el anlisis del Impacto e Urgencia, entendido esto, cules seran los sistemas de informacin a desarrollar ms impactantes para el quehacer institucional contrastado con la urgencia en su desarrollo, esto plantea la posibilidad que la Institucin tenga proyectos de gran impacto pero que ante la urgencia de solucionar problemas de servicios su posicin en la tabla o peso determine que puede esperar por recursos o bien por una oportunidad diferente en el tiempo para su desarrollo.

Referencia Bibliogrfica1) Kenneth C. Laundon, Jane P. Laundon.Sistemas de Informacin Gerencial, 12ava Edicin, Pearson Educacin, Mxico, 2012.2) Gestin de Proyectos de Software, Alejandro Bedini Gonzalez.3) (Gua de los Fundamentos para la Direccion de Proyectos, IV Edicion, 2008).4) Gestin de Portafolio de Proyectos Jaime Videla - The Standard Portfolio Mgmt Second Ed, PMI, 2012.5) ( DE HEREDA, Rafael. Direccin Integrada de Proyecto. Alianza Editorial. Primera Edicin. 1985. Madrid.,p. 29.)6) Chiavenato, Idalberto. "Introduccin A La Teora General De La Administracin". Quinta Edicin. Mc Graw-Hill. Colombia, (1999). 7) Teora de Sistemas, Luz Arabani Ramrez, Universidad de Colombia, 2002.8) Teora General de los sistemas Fundamentos desarrollo aplicaciones. ludwig-von-bertalanffy9) Analisis.y.Diseno.de.Sistemas.8ed_Kendall10) El Nuevo Diario, 29/01/2013 Hans Jurgen Jahn Las Tecnologas de la Informacin aumentan la productividad.11) Ivar Jacobson, Grady Booch, James Rumbaugh. El proceso unificado de desarrollo de software. s.l. : Addison Wesley, 2000. 8478290362.12) Pressman, Roger. Ingeniera de Software. s.l. : Mc Graw Hill, 2005.13) Sistemas_de_informacion_en_la_era_digital.14) Ingenieria.de.Software.-.Ian.Sommerville.7ma.Edicion.PRENTICE-HALL.15) Metodologa de Investigacin Lic. Rosa Jimnez Paneque , Editorial Ciencias Medicas, La Habana 1998., Los Trabajos de Desarrollo y la Evaluacin Tecnolgica, pag. 24.

anexosPortafolio de ProyectosNoProyectoEstado

Nuevos Desarrollos

1Sistema de ContabilidadPendiente

2Sistema de Tramites de Pagos(CUC)En Proceso

3Sistema de Alerta para Vencimiento de Contratos y Acuerdos SuplementariosAtendido

4Sistema de Administracin de Flota VehicularAtendido

5Seguimiento de Indicadores del SIGRUnPendiente

6Sistema de Programacin y ejecucin de Procesos de AdquisicinPendiente

7Sistema de Administracin de DelegacionesPendiente

8Sistema de Control de los Centros de Certificacin de Emisiones VehicularesPendiente

9Sistema de Seguimiento de Cartas de Solicitudes de Requerimientos de la CGRPendiente

10Sistema de Seguimiento y Cumplimiento de Tramites atendidos en la Direccin de Administracin de ConcesionesPendiente

11Sistema de CapacitacionPendiente

12Sistema de Monitoreo de fianzas Mdulos ComunitariosAtendido

13Sistema Master Kardex de ContabilidadEn Proceso

14Sistema de BancosPendiente

15Sistema de Administracion de Contratos de ConcesionesPendiente

16sistema de CorrespondenciaAtendido

17Sistema de Solicitud de ChequesAtendido

18Sistema de Subsidio y Accidentes LaboralesPendiente

19Sistema de Administracin de IPAtendido

Total19

Rediseo Sistemas de Informacin

20Rediseo SIACEn Proceso

21Rediseo Nomina InternaPendiente

22Rediseo Sistema de Informacin Gerencial -DGTAPendiente

Total3

Fortalecimiento Sistemas de Informacin

23Fortalecimiento SIG_CPPendiente

24Fortalecimiento Sistema de Inscripcin de TramitesEn Proceso

25Reconstruccin de datos DGTTEn Proceso

Total3

Plantilla Matriz de ImpactoNombre del Proyecto: Sistema Kardex Mster



1Dirigir, coordinar a la institucin, tambin la reglamentacin, el control de los fondos presupuestados y los insumos que le sean asignados.

2Inferir en la solucin a los problemas institucionales, que permita la toma de decisiones para el cumplimiento de las mismas

3Crear condiciones de accesos adecuados a las zonas rurales en situaciones precarias que les permita la comercializacin de los productos y servicios, con la reduccin en los costos del transporte y con ello aumentar la eficiencia y productividad en las regiones; contribuyendo a mejorar el comercio interno y externo.

4Administrar y supervisar los proyectos de construccin de obras viales, as como caminos, carreteras y puentes, mediante unidades ejecutoras, a travs de fondos del gobierno central, fondos propios o de prstamos y/o donaciones de organismos nacionales o extranjeros en el tiempo estipulado, costos contratados y calidad requerida.

Subtotal Criterio 1








3reas Beneficiadas







4Planificacin

ParmetrosNecesidad espontanea.

0

Necesidad del sistema de informacin segn Planificacin reportada para finales de ao.

1


0










1


ndice de Impacto12

Fig. 1Nombre del Proyecto: Sistema Kardex Master


1Necesario




0









3Productividad












5Desfase Tecnolgico

ParmetrosNo existe posibilidad de integrar nuevos requerimientos al sistema de informacin0



Imposibilidad de integrar nuevas tecnologas de desarrollo0


ndice de Urgencia

Plantilla Matriz de UrgenciaFig. 2

-Valor Creativo -

58Plantilla Matriz de ejecucin de ProyectosFig- 3Encuesta No. 1Cargo del Servidor Pblico: Responsable de Sala de TramitesAos en el Cargo: 4 Aos de Experiencia en la Institucin: 6Fecha: _____08/04/2014_______ Hora Inicio: __03:40 p.m.__ Hora Fin: _03:50 p. m._____ Proyecto: Reingeniera SIAC Objetivo: Validar las necesidades de Requerimientos de automatizacin de procesos administrativos y operativos de las unidades administrativas de la institucin.1. El sistema a desarrollar contribuye a los objetivos del rea y a los de la institucin? S en agilizacin para la recepcin de trmites. A nivel institucional va a permitir generar informes de las solicitudes de las reas con respecto a los trmites.1. Que efectos se generaran de no actualizarse el sistema requerido por su rea? Duplicidad en tiempo de atencin. Atrasara efectividad de las direcciones, en cuanto a las respuestas de las solicitudes.

1. Como se las arreglara su rea si no desarrolla este sistema? Tendra que modificarse todo el sistema de recepcin de trmites, elaboracin de informes, rastreo de solicitudes, por tanto, los procesos se realizaran manualmente.

1. Cul es la contribucin directa que har el sistema de informacin a su rea si se llegase a desarrollar? Permitira ser un centro ms gil, no slo en Recepcin, Atencin y Entrega. Reduce mrgenes de error en cuanto a la recepcin y registro de solicitudes de trmites. Reduce los tiempos de espera de los usuarios externos para retirar sus documentos.

1. Cules son los problemas con los procesos actuales y de qu manera ayudara el sistema de informacin solicitado por su rea? El sistema actual es muy general, la informacin que se genera es pobre. El sistema es lento. Dificultad y complejidad en el uso. No integra todas las necesidades del rea.

1. Cuantas reas sern beneficiados al desarrollarse el sistema de informacin? A nivel interno, todas las reas enlazadas: Acutica, Normas, Ambiental, Pesos y Dimensiones, CAP. A nivel externo, toda la poblacin que requiera de nuestros servicios. 2200 solicitudes mensuales son atendidas por el CAP, aumentndose en fechas crticas.

1. La solicitud para la creacin del sistema de informacin requerido por su rea fue una necesidad que surgi en el 2014 por algn evento y/o recomendacin a nivel interno o externo? A finales del 2013..

Encuesta No.2Cargo del Servidor Pblico: Contador A. Aos en el Cargo: 1 Aos de Experiencia en la Institucin: _11 y 30 de Experiencia.Fecha: _________09/04/2014__________ Hora Inicio: __10:40 a.m.__ Hora Fin: _10:50 a. m.__ Proyecto: Sistema de Kardex Master Oficina: Contabilidad Recursos Ordinarios Objetivo: Validar las necesidades de Requerimientos de automatizacin de procesos administrativos y operativos de las unidades administrativas de la institucin.1) El sistema a desarrollar contribuye a los objetivos del rea y a los de la institucin? Si, para controlar las existencias en bodega de los artculos, papelera y tiles de oficina. A nivel institucional se lleva un mejor control de las existencias a las reas que demandan artculos de bodega.

2) Que efectos se generaran de no desarrollarse el sistema requerido por su rea? Tendra que llevarse manualmente, implicando ms tiempo y gastos en papelera.

3) Como se las arreglara su rea si no desarrolla este sistema? Se llevara manualmente el control.

4) Cul es la contribucin directa que har el sistema de informacin a su rea si se llegase a desarrollar? Ahorro de papelera. Informacin al da, en dependencia del flujo de informacin.

5) Cules son los problemas con los procesos actuales y de qu manera ayudara el sistema de informacin solicitado por su rea? Se llevara control manual. Bsqueda manual de tarjetas por productos. No se llevan codificados los productos. Errores humanos al registrar en tarjetas. Duplicidad en registros con un artculo con dos nombres diferentes.

6) Cuantas reas sern beneficiados al desarrollarse el sistema de informacin? Contabilidad, Bodega y las dems reas del MTI, al tener la informacin al da.

7) Considera usted que es necesario que el sistema de informacin requerido por su rea, se integre con otros sistemas que usted conozca? Si fuera una institucin comercial, sera necesario, pero a nivel institucional, de momento no se requiere.

8) La solicitud para la creacin del sistema de informacin requerido por su rea fue una necesidad que surgi en el 2014 por algn evento y/o recomendacin a nivel interno o externo? A finales del 2013.

Encuesta no. 3Cargo del Servidor Pblico: Coordinador del rea ContableAos en el Cargo: 11 Aos de Experiencia en la Institucin: 18 Fecha: ______09/04/2014____ Hora Inicio: __10:30 a.m.__ Hora Fin: _10:40 a. m.__ Proyecto: Sistema de Kardex Master Oficina: Contabilidad Recursos Ordinarios Objetivo: Validar las necesidades de Requerimientos de automatizacin de procesos administrativos y operativos de las unidades administrativas de la institucin.1) El sistema a desarrollar contribuye a los objetivos del rea y a los de la institucin? Si, para un mejor registro y control, y para optimizar el recurso humano, ya que minimiza el tiempo de ingreso de la informacin. A nivel institucional, para controlar.

2) Que efectos se generaran de no desarrollarse el sistema requerido por su rea? No se tendra informacin oportuna y confiable.

3) Como se las arreglara su rea si no desarrolla este sistema? A travs de tarjetas manualmente.

4) Cul es la contribucin directa que har el sistema de informacin a su rea si se llegase a desarrollar? Va a contribuir a mantener los registros de kardex al da, para cualquier consulta, informe o informacin contable que se requiera.

5) Cules son los problemas con los procesos actuales y de qu manera ayudara el sistema de informacin solicitado por su rea? La informacin estaba atrasada. Era ms gastos estar imprimiendo las hojas de kardex. (Se enviaba a las imprentas). En ocasiones, las hojas de kardex no haban en existencia, ni el efectivo necesario para la compra.

6) Cuantas reas sern beneficiados al desarrollarse el sistema de informacin? Contabilidad, DGAF, Bodega.7) Considera usted que es necesario que el sistema de informacin requerido por su rea, se integre con otros sistemas que usted conozca? En la actualidad no, cuando se tenga el sistema contable se considerara la integracin.

8) La solicitud para la creacin del sistema de informacin requerido por su rea fue una necesidad que surgi en el 2014 por algn evento y/o recomendacin a nivel interno o externo? No, se requiri a finales del 2013.

Encuesta No. 4Cargo del Servidor Pblico: Responsable Oficina Bienes y ServiciosAos en el Cargo: 2 Aos de Experiencia en la Institucin: 5Fecha: _____09-Abril-2014_________ Hora Inicio: __10:33 a.m.__ Hora Fin: _10:50 a. m._____ Proyecto: Sistema de Programacin y Ejecucin de Procesos de AdquisicinObjetivo: Validar las necesidades de Requerimientos de automatizacin de procesos administrativos y operativos de las unidades administrativas de la institucin.1) El sistema a desarrollar contribuye a los objetivos del rea y a los de la institucin? Entiendo que s, porque lo que va a permitir es dar resultados, medir resultados y medir efectividad de la oficina.

2) Que efectos se generaran de no desarrollarse el sistema requerido por su rea? Generara el no tecnificarse y seguir trabajando de una manera artesanal (utilizando programas de ofimtica, a como se trabaja actualmente.

3) Como se las arreglara su rea si no desarrolla este sistema? Igual sera, tendra que recopilar la informacin y trabajarla a como siempre lo ha hecho.

4) Cul es la contribucin directa que har el sistema de informacin a su rea si se llegase a desarrollar? Para el usuario, la contribucin sera darle un seguimiento oportuno a los procesos de adquisicin e identificar dnde est el cuello de botella en el atraso de los procesos y de sta manera medir el tiempo (inicio y fin) de la elaboracin de un proceso de adquisicin.

5) Cules son los problemas con los procesos actuales y de qu manera ayudara el sistema de informacin solicitado por su rea? Para el usuario, en la etapa de seguimiento del proceso, existen fechas que se deben de cumplir y muchas veces se obvian por error humano (porque se trabaja manual) y si existiera un sistema automatizado indicando o alertando esas fechas, sera ms fcil.

6) Cuantas reas sern beneficiados al desarrollarse el sistema de informacin? Para el usuario sera primeramente su rea como tal, luego seran todas aquellas reas que solicitan o estn involucradas en un proceso de adquisicin.

7) Considera usted que es necesario que el sistema de informacin requerido por su rea, se integre con otros sistemas que usted conozca? Para el usuario s es necesario y tambin que en su momento se vincule o se integre con el sistema Nicaragua compra. (SISCAE).

8) La solicitud para la creacin del sistema de informacin requerido por su rea fue una necesidad que surgi en el 2014 por algn evento y/o recomendacin a nivel interno o externo? Este requerimiento surgi desde el ao 2013 y fue por recomendaciones internas.

Encuesta No. 5Cargo del Servidor Pblico: Analista de Obras y ConsultorasAos en el Cargo: 8 Aos de Experiencia en la Institucin: 17Fecha: ___09-Abril-2014___ Hora Inicio: __10:51 a.m.__ Hora Fin: ___________.__ Proyecto: Sistema de Programacin y Ejecucin de Procesos de Adquisicin Objetivo: Validar las necesidades de Requerimientos de automatizacin de procesos administrativos y operativos de las unidades administrativas de la institucin.1) El sistema a desarrollar contribuye a los objetivos del rea y a los de la institucin? Para el usuario s contribuye.

2) Que efectos se generaran de no desarrollarse el sistema requerido por su rea? No se podran agilizar los procesos de adquisicin de manera automtica.

3) Como se las arreglara su rea si no desarrolla este sistema? Actualmente cada rea trabaja con las herramientas de ofimtica y otros sistemas adicionales.

4) Cul es la contribucin directa que har el sistema de informacin a su rea si se llegase a desarrollar? Facilitar el trabajo a realizar.

5) Cules son los problemas con los procesos actuales y de qu manera ayudara el sistema de informacin solicitado por su rea? Uno de los problemas actuales son los vencimientos de garantas de diferentes procesos de adquisicin. Al estar esto automatizado, validara los tiempos de vencimiento.

6) Cuantas reas sern beneficiados al desarrollarse el sistema de informacin? Todos los usuarios de la Divisin de Adquisiciones.

7) Considera usted que es necesario que el sistema de informacin requerido por su rea, se integre con otros sistemas que usted conozca? Sera necesaria la integracin con otros sistemas, ya que puede ser complementario el trabajo.

8) La solicitud para la creacin del sistema de informacin requerido por su rea fue una necesidad que surgi en el 2014 por algn evento y/o recomendacin a nivel interno o externo?No sabra contestar esta pregunta; pudo haber surgido por una necesidadEncuesta No. 6Cargo del Servidor Pblico: Directora de Planes y Polticas_Aos en el Cargo: ___1_ Aos de Experiencia en la Institucin: _18_Fecha: _________10/04/2014_____ Hora Inicio: __8:45 a.m.__ Hora Fin: _8:55 a. m.____ Proyecto: Base de Datos de Estadsticas de Transporte Objetivo: Validar las necesidades de Requerimientos de automatizacin de procesos administrativos y operativos de las unidades administrativas de la institucin.1) De qu manera el sistema de informacin a desarrollar contribuir directamente a los objetivos del rea y a los de la institucin? El rea de estadsticas lleva las estadsticas del Ministerio y el sistema ayudara a estandarizar la informacin. Validar movimiento de los indicadores en un perodo determinado Generar indicadores del quehacer institucional.

2) Qu efectos se generaran de no desarrollarse el sistema? Seguiramos trabajando la informacin de manera no confiable y no tendramos seguridad en la informacin, lo cual genera retrasos e inseguridad en la generacin de la informacin.

3) Cules son los problemas con los procesos actuales y de qu manera ayudara el sistema de informacin solicitado por su rea? La informacin est disgregada en diferentes archivos. Hay manipulacin de la informacin, lo que crea inseguridad en los datos procesados. Hay una serie de informacin de otras instituciones que se hace difcil manipular. El sistema nos permitira generar de manera ms gil la informacin y se disminuye el error humano.

4) Cuntas reas sern beneficiados al desarrollarse el sistema de informacin? Oficina de Estadsticas, La Direccin Superior, Hacienda, Banco Central, INIDE.

5) Considera usted que es necesario que el sistema de informacin requerido por su rea, se integre con otros sistemas que usted conozca? No lo considero necesario.

6) La solicitud para la creacin del sistema de informacin requerido por su rea fue una necesidad que surgi en el 2014 por algn evento y/o recomendacin a nivel interno o externo? Surgi para la generacin de los indicadores y un manejo estadstico de la informacin, instruida por la Direccin Superior.

Encuesta No. 7Cargo del Servidor Pblico: Responsable de Oficina de Capacitacin_Aos en el Cargo: 15 Aos de Experiencia en la Institucin: 31 aosFecha: _________24/04/2014_____ Hora Inicio: __8:45 a.m.__ Hora Fin: _8:55 a. m.____ Proyecto: Sistema de Capacitacin.Objetivo: Validar las necesidades de Requerimientos de automatizacin de procesos administrativos y operativos de las unidades administrativas de la institucin.1) De qu manera el sistema de informacin a desarrollar contribuir directamente a los objetivos del rea?Contribuira a mantener una base de datos de todos los servidores pblicos de esta institucin que particiapn y han participado en los eventos de capacitacin, lo que nos facilitara brindar informacin que nos demandan con mas facilidad, agilidad y veracidad. 2) Qu efectos se generaran de no desarrollarse el sistema? Seguiramos trabajando la informacin de forma artesanal con mayor lentitud y falta de veracidad la informacin que se genera..

3) Cules son los problemas con los procesos actuales y de qu manera ayudara el sistema de informacin solicitado por su rea?Los procesos actuales son artesanales y lentos, con un sistema tenderemos mayor agilidad y veracidad de la informacin que se genera a solicitud de las diferentes instancias del MTI, para la toma de decisiones oportunas.4) Cuntas reas sern beneficiados al desarrollarse el sistema de informacin? Todas las dependencias del MTI, incluyendo las delegaciones..

5) Considera usted que es necesario que el sistema de informacin requerido por su rea, se integre con otros sistemas que usted conozca? Con el sistema de nomina que es donde esta la informacin de los servidores pblicos activos..

6) La solicitud para la creacin del sistema de informacin requerido por su rea fue una necesidad que surgi en el 2014 por algn evento y/o recomendacin a nivel interno o externo? Esta necesidad siempre ha estado presente, porque cada que nos solicitan informes tenemos que estar improvisando a fin de dar respuestas y muchas veces tenemos que repetir los informes y eso nos conlleva a perder tiempo lo que limita en cierta medida la toma de decisiones de las autoridades competentes.

No. Nombre del SistemaCantidad de EncuestadoPreguntas del CuestionarioObservaciones

1Kardex Master21. Controlar y optimizar los recursos humanos, minimiza tiempo.2. procesos manuales, Informacin sea oportuna y confiable3. seguir como estn4. Informacin Actualizada y ahorro5. Atrasos en generacin de informacin, Error, 6. Contabilidad, Bodegas, DGAF7.NO8.Planificaron

De las repuestas de los encuestas se seleccionaron segn la definicin conceptual ms representativos en las repuestas, luego se unieron definicin conceptual.

2Bases de datos de estadstica y Transporte11. Estandarizar la informacin, Indicadores.1. Retrasos, inseguridad en la informacin, informacin no confiable.1. Informacin gil, disminucin de error humano.1. Oficina de estadsticas, direccin Superior, Hacienda, Banco Central, Inide.1. No.1. Instruida por la Direccin Superior.

3Sistema de programacin y ejecucin de proceso de adquisicin 21. Medir efectividad de la oficina.1. Seguir como est, no se podran agilizar los procesos.1. Seguir como estn; herramientas ofimticas.1. Facilitar trabajo, seguimiento oportuno de los procesos de adquisicin, identificar cuellos de botella., 1. Error humano.1. Divisin de Adquisiciones.1. Si.1. Planificaron.

Sistema Kardex Master.

Encontrado

1. Controlar y optimizar de recursos humanos 1.22. Informacin sea oportuna y confiable 1.33. seguir como estn 4. Informacin Actualizada y ahorro 1.1, 1.45. Error, 6. Contabilidad, Bodegas, 2.47. NO8. Planificaron 3.2

Conclusin:El sistema de informacin cumple con los objetivos institucionales por la necesidad de llevar control de los activ

Mecanismo de Priorizacon03052014

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