Mecanismos para mejorar la atencion al Ciudadano...2016/12/31 · TERCER SEGUIMIENTO ( con corte a...
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Entidad:Direccion de Transito de
BucaramangaVigencia:
Fecha de Publicación: 10 de enero de 2017 Componente:
COMPONENTE ACTIVIDADES PROGRAMADAS ACTIVIDADES CUMPLIDAS% DE
AVANCE
Establecer reglamento interno para la
gestión de Quejas y reclamos,
incorporando mecanismos para dar
prioridad a las peticiones.
Actividad cumplida 100%
Elaborar optimizar periódicamente
los informes de PQRSD para
identificar oportunamente la mejora
en la prestación de los servicios.
Actividad cumplida 100%
Identificar, documentar y optimizar
los procesos internos para la gestión
de las peticiones quejas y reclamos
tramites y procedimientos
Actividad cumplida 100%
Implementar un sistema de
asignación de numero consecutivo
(manual o electrónico).Actividad cumplida 100%
Realizar campañas informativas
sobre la responsabilidad de los
servidores públicos frente a los
Derechos de los Ciudadanos
Actividad cumplida 100%
Disponer de facilidades estructurales
para la mejor atención de los
usuarios
Actividad cumplida 100%
PROCESO GESTIÓN DE AUDITORIA
SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO
TERCER SEGUIMIENTO ( con corte a 31 de diciembre de 2016)
Mecanismos para mejorar la atencion al Ciudadano
IV- Mecanismos para mejorar la
atención al ciudadano
Fecha de Publicación: 10 de enero de 2017 Componente:
COMPONENTE ACTIVIDADES PROGRAMADAS ACTIVIDADES CUMPLIDAS% DE
AVANCE
Mecanismos para mejorar la atencion al Ciudadano
Desarrollar competencias y
habilidades para el servicio al
ciudadano en los funcionarios de la
Dirección de Tránsito de
Bucaramanga
Actividad cumplida 100%
Prestar un primer nivel de atención al
cliente con criterios de calidad,
oportunidad y atención especial
Actividad cumplida 100%
Definir y ejecutar esquema de
mejoramiento de los canales de
atención del cliente de la Direccion
de Tránsito de Bucaramanga
Actividad cumplida 100%
Liderar en coordinación con Secretaria
general, atención al cliente, planeación,
Direccion del sistema de gestión la
estrategia de transparencia, participación
y servicio al ciudadano Actividad cumplida 100%
Garantizar el correcto uso del
digiturno en la DTB Actividad cumplida
100%
Responder el 100%peticones
escritas, virtuales, presenciales,
telefónicas, de carácter general y
particular de información que
presenten los clientes
Actividad cumplida 100%
IV- Mecanismos para mejorar la
atención al ciudadano
Fecha de Publicación: 10 de enero de 2017 Componente:
COMPONENTE ACTIVIDADES PROGRAMADAS ACTIVIDADES CUMPLIDAS% DE
AVANCE
Mecanismos para mejorar la atencion al Ciudadano
Administrar el formulario virtual y el
enlacevirtual de la entidad.Actividad cumplida 100%
Publicar en los diferentes medios de
comunicación (virtuales, escritos o
presenciales) información de la
entidad desarrollada y de interés
para el cliente
Actividad cumplida 100%
IV- Mecanismos para mejorar la
atención al ciudadano
Código: FT-GAUD-014
Serie: 100-5.0-52
Versión: 04
Página: 1 de 8
OBSERVACIONES
La oficina de atención al cliente cuenta con un procedimiento
establecido de conformidad con la Ley 1755 de fecha 20 de
Junio de 2015.
La oficina de atención al cliente realiza mensualmente los
informes de PQRSD, el cual se envían a la oficina de Secretaria
General, Control Interno y Calidad, para su conocimiento.
La oficina de atención al cliente se encuentra documentada con
procedimientos y formatos establecidos.
Se encuentra en proceso de revisión y actualización
La oficina de atención al cliente cuenta con el sistema de
Digiturno, con el fin de que el usuario realice sus trámites en las
oficinas correspondientes.
La entidad através de los diferentes medios de comnunicacion
como la emisora, la pagina web, avisos internos, se han
socializado las campañas informativas de responsabilidad de los
servidores publicos ante la comunidad en general.
Se hicieron adecuaciones fisicas en las instalaciones de la
oficina de atencion al cliente, dotacion de mobiliario, pantallas de
tv para el sistema de turno para que prestar un eficiente,
transparente y pronto serivio a nuestro cleinte.
TERCER SEGUIMIENTO ( con corte a 31 de diciembre de 2016)
Mecanismos para mejorar la atencion al Ciudadano
OBSERVACIONES
Mecanismos para mejorar la atencion al Ciudadano
Se recibio capacitacion por parte del sena a los servidores
publicos a la entidad, e igualmente al grupo de atencion al cliente
los lideres de los procesos los capacitaron en cuanto a los
requisitos y normas de los deiferentes tramites de la entidad.
A la fecha la oficina de atencion al cleinet cuenta con una CPS
para atención persononalizada por ventinilla como apoyo a la
gestion, de igual forma se adecuo una ventanilla con ficho
prefrenecial para los clientes que presentan discapacidad,
adultos mayores o mujeres embarazadas, quedando de esta
forma dos funcionarios mas la CPS en atencion a ventanillas
para el sistema de turno asi mismo el apoyo de un funcionario de
sistemas para mayor agilidad en los tramites.
La oficina de atención al cliente viene prestando la atención al
cliente por diferentes canales como personalizado, ventanilla,
correo electrónico, pagina web y telefónicamente.
La oficina de atención al cliente en coordinación con secretaria
general, atención al cleinte, planeacion, calidad prestando la
atención al cliente por diferentes canales como personalizado,
ventanilla, correo electrónico, pagina web y telefónicamente.
La oficina de atención al cliente atiende los
Usuarios que visitan la entidad mediante el digiturno con el fin de
prestan un buen servicio.
La oficina de atención al cliente tiene un funcionario asignado
para realizar esta actividad, el cual se da cumplimiento en un
100% en responder las peticiones que corresponden a la oficina
de atención al usuario, un 80% las que se direccionan a otras
oficinas, un 80% las que se responden telefónicamente.
OBSERVACIONES
Mecanismos para mejorar la atencion al Ciudadano
Se direccionan por competencia cada PQRS a traves del correo
a las diferentes dependencias o entidades para su conocimiento
y fines pertinentes legales
En la pagina web de la entidad existe informacion sobra tramites,
requisitos, tarifas, opcion de pago en linea de impuestos
Entidad:Direccion de Transito
de BucaramangaVigencia:
Fecha de Publicación: 10 de enero de 2017 Componente:
COMPONENTEACTIVIDADES
PROGRAMADAS
ACTIVIDADES
CUMPLIDAS
% DE
AVANCE
Reactivar Comité
AntitramitesActividad cumplida 100%
Identificar los Tramites y
Servicios de la EntidadActividad en proceso 80%
Clasificar los Tramites
según su importancia y
actualizar tramites y
servicios en el SUIT
Actividad en proceso 80%
Simplificar tramites
susceptibles de mejora en
la entidad
Actividad en proceso 80%
Elaborar el plan de acción
de racionalización de
tramites en la entidad
Actividad cumplida 100%
PROCESO GESTIÓN DE AUDITORIA
SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO
TERCER SEGUIMIENTO ( con corte a 31 de diciembre de 2016)
Estrategia ANTI-TRAMITES
II- Racionalización
de tramites
Fecha de Publicación: 10 de enero de 2017 Componente:
COMPONENTEACTIVIDADES
PROGRAMADAS
ACTIVIDADES
CUMPLIDAS
% DE
AVANCE
Estrategia ANTI-TRAMITES
Aprobar el Plan Estrategico
de Gobierno en LineaActividad cumplida 100%
Aprobar el Plan Estrategico
de Tecnologia de la
Información y
Comunicaciones
Actividad en proceso 59%
II- Racionalización
de tramites
Código: FT-GAUD-014
Serie: 100-5.0-52
Versión: 04
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OBSERVACIONES
Se reactivo el Comité antitramitesy de gobierno en linea donde a
la fecha se han realizado dos reuniones, el cual se evidencian
cuatro actas , con el fin de dar cumplimiento a las resoluciones
229/2009, 327/2014, 456/2014 y 590/2014. Se determinó que la
periodicidad del comité será de carácter mensual.
Se han validado 39 de 58 tramites existentes unificando,
simplificando tramites, eliminando duplicidades junto con los pasos
a seguir quedando pendiente su aprobación y publicación en la
pagina web con el fin de orientar a cada usuario que acude a
realizar su tramite sin intermediarios.
Teniendo en cuenta el impacto Financiero de la entidad se han
clasificado en su orden: Registro automotor, comparendos, Centro
Diagnostico Atomotor y Registro Conductores. Existen 39
tramites actualizados, los demás están en proceso de
actualización en espera que a finales del mes de diciembre del
presente año estén implementados.
Se han validado 39 de 58 tramites existentes unificando,
simplificando tramites, eliminando duplicidades junto con los pasos
a seguir quedando pendiente su aprobación y publicación en la
pagina web con el fin de orientar a cada usuario que acude a
realizar su tramite sin intermediarios.
Exite un plan de acción de Racionalización de Trámite incluidos
dentro del proceso Direccionamiento Estrategico donde aparece la
Oficina asesora de Planeación liderandolo.
TERCER SEGUIMIENTO ( con corte a 31 de diciembre de 2016)
Estrategia ANTI-TRAMITES
OBSERVACIONES
Estrategia ANTI-TRAMITES
Se ajustó la Resolución 581/2014 donde se modifica de acuerdo a
lo solicitado en los Decretos 2573/2014 y 1078/2015. Dicha
Resolución se encontraba desactualizada, la cual se encuentra
públicada en los Correos Institucionales, pendiente de
observaciones por parte de los integrantes del Comite antitramites
y Gobierno en Linea y Firma del Director General, a la fecha la
Resolución fué aprobada en el tercer Comité de Antitramites y
Gobierno en Linea.
Aun no se ha aprobado por parte de la alta Dirección el Plan
Estrategico de Tecnologia de la información y Comunicaciones.
Entidad:Direccion de Transito
de BucaramangaVigencia:
Fecha de Publicación: 10 de enero 2017 Componente 1:
COMPONENTEACTIVIDADES
PROGRAMADASACTIVIDADES CUMPLIDAS % DE AVANCE
Actualización de la Política de
administración de RiesgoActividad cumplida 100%
Construcción mapa de
Riesgos de CorrupciónActividad cumplida 100%
PROCESO GESTIÓN DE AUDITORIA
SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO
TERCER SEGUIMIENTO ( con corte a 31 de diciembre de 2016)
GESTION DEL RIESGO
I- Gestión del riesgo de
corrupcion mapa de riesgos de
corrupción
Fecha de Publicación: 10 de enero 2017 Componente 1:
COMPONENTEACTIVIDADES
PROGRAMADASACTIVIDADES CUMPLIDAS % DE AVANCE
GESTION DEL RIESGO
Consulta y Divulgación Actividad cumplida 100%
Monitoreo y Revisión Actividad cumplida 100%
Seguimiento Actividad cumplida 100%
I- Gestión del riesgo de
corrupcion mapa de riesgos de
corrupción
Código: FT-GAUD-014
Serie: 100-5.0-52
Versión: 04
Página: 1 de 8
OBSERVACIONES
La oficina de control interno evidenció la
actualización de la política de administración de
Riesgo, con el fin de dar cumplimiento a los objetivos
institucionales.
La Oficina de Control Interno recomienda el
cumplimiento a la guía para la gestión del riesgo
emanada por la presidencia de la Republica vigencia
2015, a la oficina asesora de planeación, el cual se
dan lineamientos puntuales para la administración
de los riesgos.
La oficina asesora de Planeación realizo asesoría y
acompañamiento a los líderes de procesos para la
identificación de los riesgos de corrupción.
Las evidencias de la asesoría se encuentran
soportadas mediante actas, el cual reposan en la
oficina asesora de planeación. Seguidamente se
socializo el mapa de riesgos a los líderes de los
procesos mediante correo institucional, herramienta
tecnológica GOOGLE DRIVE y publicado en la
página Web de la entidad.
En el seguimiento realizado se infiormo por parte de
algunos lideres de los procesos que se realizaron
algunos cambios en la identificacion de los Riesgos
como Planemiento Vial, Atencion al Cliente, y
Almacen e Inventarios.
TERCER SEGUIMIENTO ( con corte a 31 de diciembre de 2016)
GESTION DEL RIESGO
OBSERVACIONES
GESTION DEL RIESGO
Seguidamente se socializo el mapa de riesgos a los
líderes de los procesos mediante correo institucional,
herramienta tecnológica GOOGLE DRIVE y se
publico en la página Web de la entidad.
Se recomienda a los líderes de los procesos
monitorear y revisar periódicamente el mapa de
riesgos de corrupción y si es el caso ajustarlo.
La oficina de control interno y gestión realizo
seguimiento al mapa de riesgos de corrupción, el
cual algunos líderes de los procesos solicitaron la
modificación de algunos riesgos de corrupción, los
soportes reposan en la oficina de control interno.
Código: FT-GAUD-014
Serie: 100-5.0-52
Versión: 04
Página: 1 de 8
Entidad:Direccion de Transito de
BucaramangaVigencia:
Fecha de Publicación: 10 de enero de 2017 Componente:
COMPONENTEACTIVIDADES
PROGRAMADASACTIVIDADES CUMPLIDAS
% DE
AVANCEOBSERVACIONES
Comité de archivo Actividad Cumplida 100%
Se creo el comité de archivo de la DTB, con el fin
de coordinar, apoyar y aplicar las Politicas
desarrolladas popr el archivo general de la nacion,
para la conservacion,organización y modernizacion
de los documentos archiviticos de la entidad.
Establecer su propio
ReglamentoActividad Cumplida 100%
Se cuenta con un reglamento de archivo y
correspondencia el cual tiene como objeto definir las
politicas y proncipios que regulan la funcion
archivistica en la DTB.
Diseñar y proponer planes
programas de trabajo
archivisticos al interior de la
entidad a cordes con las
disposiciones y pautas del
archivo General de la
Nacion.
Actividad Cumplida 100%
Esta activida se viene realizando, Toda vez que se
diseñan programas de trabajo archivisticos al interior
de la entidad.
analizar los diferentes tipos
documentales para
determinar su valor
aplicando criterios de
retencion y descarte.
Actividad Cumplida 100%
Esta activida se viene dando cumplimiento, se
analizan los diferentes tipos documentales para
determinar su valor aplicando criterios de retencion y
descarte.
VI-Iniciativas
Adicionales
PROCESO GESTIÓN DE AUDITORIA
SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO
TERCER SEGUIMIENTO ( con corte a 31 de diciembre de 2016)
INICIATIVAS ADICIONALES- GESTION DOCUMANTAL
Fecha de Publicación: 10 de enero de 2017 Componente:
COMPONENTEACTIVIDADES
PROGRAMADASACTIVIDADES CUMPLIDAS
% DE
AVANCEOBSERVACIONES
INICIATIVAS ADICIONALES- GESTION DOCUMANTAL
Aprobar las tablas de
retencion documantalActividad Cumplida 100%
Las tablas de retencion documantal fueron
aprobadas en la vigencia 2010 y en la vigencia 2015
se realizaron unos ajustes de acuerdo a los
cambios estructurales y ajustes por procedimento y
se encuentran en proceso de aprobacion por el
consejo Departamental de archivo. A la fecha
fueron concalidadas las TRD mediante Resolución
22405 de fecha 06 de diciembre de 2016 por el
Consejo Departamental de archivo las cuales deben
ser adoptadas por la entidad a fin de que se aplique
como instrumento legal archivistico e la organización
y ordenación de los archivos, producidos tramitados
y conservados sin importar su medio (fisico,
analogos-virtuales).
VI-Iniciativas
Adicionales
Código: FT-GAUD-014
Serie: 100-5.0-52
Versión: 04
Página: 1 de 1
Entidad:Direccion de Transito
de BucaramangaVigencia:
Fecha de Publicación: 10 de enero de 2017 Componente:
COMPONENTEACTIVIDADES
PROGRAMADASACTIVIDADES CUMPLIDAS
% DE
AVANCEOBSERVACIONES
Analisis del estado del
proceso de rendicion de
cuentas
Actividad cumplida 100%
La Alta Direccion trimestralmente presenta al Concejo Municipal de
Bucaramanga el informe de gestión de la entidad, teniendo en
cuenta la ejecución de los proyectos de inversion de acuerdo al
Plan de Desarrollo Gobierno de la Gente 2016-2019, e igualmente
a la gestión administrativa.
Diseño de la estrategia de
rendición de cuentasActividad cumplida 100%
El informe de Rendición de cuenta se realiza teniendo en cuenta
los informes de gestión trimestrales presentados por los líderes de
los procesos. Se publican los informes de gestión
en la pagina web de la entidad en el link www.
transitobucaramanga.gov.co/informe de gestión.php, redes
sociales como tuiter y facebok (@msalasrondon, @transitobucara,
@emisoratransito)
De acuedo a las recomiendaciones dadas por la oficina de control
interno, la Alta Direccion da cumplimiento a lo establecido en el
articulo 78 de la ley 1474 de 2011 en cuanto a: rendir cuentas de
manera permanente a la ciudadanía, bajo los lineamientos de
metodología y contenidos mínimos establecidos por el Gobierno
Nacional, los cuales serán formulados por la Comisión
Interinstitucional para la Implementación de la Política de rendición
de cuentas creada por el CONPES 3654 de 2010.
PROCESO GESTIÓN DE AUDITORIA
SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO
TERCER SEGUIMIENTO ( con corte a 31 de diciembre de 2016)
Rendicion de Cuenta
III- Rendicion de
Cuentas
Fecha de Publicación: 10 de enero de 2017 Componente:
COMPONENTEACTIVIDADES
PROGRAMADASACTIVIDADES CUMPLIDAS
% DE
AVANCEOBSERVACIONES
Rendicion de Cuenta
Implementación y
Desarrollo de la estrategiaActividad cumplida 100%
La Alta Direccion atendiendo a los establecido en la normatividad
vigente con relacion a la rendicion de cuenta y asi mismo a las
recomendaciones de control interno da cumplimiento a traves de
las diferentes acciones como: 1. Presentacion de infomrs
trimestrales ante el concejo muniicpal donde ejerce el control
politico por parte del ente, 2. Públicacipon de los avances de los
diferentes informes de gestión en la pagina web de la vigencia
2016 asi mismo publicacio en las diferentes redes sociales y
medios de comunicacion de los mismos 3. Realización una
rendición publica de cuentas con los diferentes actores del sector
transito y comunidda en general (realizada el 5 de diciembre de
2016 en el auditoria fenalco santander. 4. Rendicion de cuenta con
los servidiores publicos de la entidad ( 15 de diciembre de 2016)
Evalaución Interna y
Externa del Proceso de
Rendicion de Cuentas
Actividad cumplida 100%
La oficina de Control Interno y Gestión realizaró la evaluación a la
estrategia de Rendición de Cuenta de la DTB para la vigencia
2016, donde se evidenció el cumplimiento de acuerdo
a la directires dadas por el compres 3656, en coordinación con los
lideres de los procesos quienes presentaron los informes de
gestión dentro de los terminos establecidos, y la Alta Dirección
Consolidó la información y desarollo la estrategia de rendicion de
cuentas la cual se encuentra publicada en la página Web de la
entidad en el link www. transitobucaramanga.gov.co/informe de
gestión.php. Es importante mencionar que la rencion de cuenta
contó con la participacion ciudadana a través de los dieferentes
medios de comunicación se ha dado respuesta a las PQRS de la
ciudadnia .
Aplicación de la
normatividad, procesos,
procedimientos,
lineamientos contenido en
el manual Unico de
Rendicion de Cuentas
(documento compes 3654
Actividad cumplida 100%
La oficina de control interno y gestión verificó el cumplimiento a la
normatividad vigente, Procesos, procedimientos y lineamientos y
contenidos del manual único de rendición de cuentas (Documento
CONPES 3654 de 2010) donde se dio cumplimiento al mismo.
III- Rendicion de
Cuentas
CAUSA RIESGOS CONTROL ELABORACIÓN PUBLICACIÓN
EFECTIVIDAD
DE LOS
CONTROLES
Personal asignado No cumple con los
perfiles acordes para el desarrollo de los
procesos y procedimientos de la oficina
inadecuada intervencion
en los procesos
meritocraticos
Aplicar política de selección de personal
por méritos Capacitar al
personal vinculado
9/09/2016 29/12/2016 Baja
La falta de controles, en el cumplimiento de
los procedimientos de entrega o recepción
de inventario en el almacén.
Perdida de elementos
devolutivos o recursos
propiedad de la DTB
Realizar la gestión conforme al
procedimiento establecido, Revisar el
cumplimiento de los procedimientos,
Actualizar los procedimientos.
9/09/2016 29/12/2016 Baja
Mala orientación a los clientes y usuarios
por parte de algunos servidores públicos de
la DTB
Entrega de información desactualizada
basada en las nuevas reformas de ley.
Cobrar por el tramite
Reorganización de la oficina de información
Preparación del personal que atienda a los
usuarios Dotación de la sala de
espera
9/09/2016 29/12/2016 Baja
Falta de claridad en los tramites, requisitos y
tarifas de los mismos por parte del personal
de la DTB.
Pérdida de imagen de la
DTBCampaña institucional de divulgación 9/09/2016 29/12/2016 Baja
MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓNCRONOGRAMA MAPA DE
RIESGOS DE CORRUPCIÓNACCIONES
PROCESO GESTIÓN DE AUDITORIA
SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGO DE CORRUPCIÓN
Responsable: Lideres de los procesos
Gestores, servidores públicos, familiares de
personalidades y políticos buscan el
certificado de la revisión técnico mecánica
sin cumplir el procedimiento o los requisitos
de su vehículo.
Tráfico de influenciasVerificar cumplimiento de requisitos por
parte de los usuarios sin excepción9/09/2016 29/12/2016 Baja
Falta de personal suficiente para atender el
número de investigaciones disciplinarias
vigentes
Dilatación de los procesos
con el propósito de
obtener el vencimiento de
términos o la prescripcion
del mismo
Cumplimiento del procedimiento
disciplinario9/09/2016 29/12/2016 Baja
Demora en la realización de actividades.
Incumplimiento en los requisitos para la
liquidación de contrato y el no compromiso
por parte del interventor en el continuo
seguimiento al debido contrato.
Concentrar las labores de
supervisión de múltiples
contratos en poco
personal
Cumplimiento del procedimiento de
contratación9/09/2016 29/12/2016 Baja
La falta de capacitación y conocimiento
sobre la presentación de planes de
mejoramiento por parte de los líderes de
proceso y falta de planeación por parte de la
Oficina de Control Interno y gestión en la
evaluación y seguimiento de los mismos.
Falta de información
sobre el estado del
proceso del trámite al
interior de la entidad.
Cumplimiento del procedimiento de
Auditoría9/09/2016 29/12/2016 Baja
Falta de mantenimiento o repotencializacion
de los equipos de cómputo, redes e Internet.
Equipos antiguos y desactualizados
Sistemas de información
susceptibles de
manipulación o
adulteración
Acompañamiento por parte del área de
sistemas9/09/2016 29/12/2016 Baja
Descuido o desconocimiento del personal
de Gestión Documental.
Documentación administrada manualmente.
Deficiencias en el manejo
documental y de archivo
Diseñar un sistema de control a las
comunicaciones oficiales de la Entidad.
Sistematizar y/o escanear la Información de
acuerdo alas TRD
9/09/2016 29/12/2016 MODERADA
No disponer de equipos, elementos y
herramientas de trabajo de última
tecnología. Falta de presupuesto para
atender esa necesidad.
Sistemas de interfase
susceptibles de
manipulación o
adulteración.
Implementación de un sistema de
semaforización con llaves de seguridad.9/09/2016 29/12/2016 Baja
La falta de herramientas de seguimiento a
las operaciones en el software misional.
Deficiencia de controles para el manejo de
información
Deficiencia en los
controles del proceso
Realizar ajustes que permitan hacer el
control y trazabilidad de los Procesos que
se ejecutan con el Software misional
9/09/2016 29/12/2016 Baja
Código: FT-GAUD-016
Serie: 100-5.0-52
Versión: 01
Página: 1 de 1
ACCIONES ADELANTADAS / OBSERVACIONES
En cuanto al primer riesgo a la fecha no se ha contratado personal para apoyar el proceso de
almacén e inventarios a pesar de haber realizado la gestión ante la oficina de contratación
mediante memorando N°. 003 de fecha 12 de enero de 2016.
En el segundo riesgo el grupo de almacén e inventario mediante memorando 059 de fecha 05
de noviembre de 2015 ha solicitado la adquisición de un software y un hardware con la
finalidad de mitigar el riesgo en el proceso del registro y salida de bienes de consumo y
devolutivos de la entidad, de igual forma mediante memorandoN°.52 de fecha 05 de abril de
2016, se solicita nuevamente a la oficina de sistemas la adquisición de un software y un
hardware con la finalidad de poseer herramientas tecnológicas acordes que permitan un
mejor control y recepción de elementos de consumo y devolutivos, teniendo en cuenta la gran
cantidad o volumen de bienes que maneja la entidad, sin que a la fecha se haya tenido
encuenta mis peticiones.
Como existe un sistema de turno debidamente organizado el cliente sin necesidad de
intermediarios es direccionado a las diferentes dependencas y al banco para realizar los
tramites y pagos, minimizando el riesgo que los tramitadores entorpescan los procesos,
vulneran las filas porque todo se transfiere a traves de la oficina de atencion al cliente de la
manera virtual. En la oficina se orienta al cleinte en cuanto a los requisitos y valores que
deben cancelar en el banco directamente es transferido.
Se han recibido capacitaciones por parte de las diferentes dependencias tales como registro
automotor, registro de conductores, juridica, ejecuciiones fiscales sobre los tramites y
requisitos para actualizar la información y brindarla de una manera correcta al cleinte que se
dirige directamente a la oficina de servicio al cleinte, es primordial que todas las
actualizaciones respecto a la normatividad, procedmientos,por oarte de las otras
depenendicans se mantenga periodicamente en asocio con la oficina de atención al cleinte
para que se de una buena informacion y no con lleva a la mala imagen por falta de
capacitacion.
ACCIONES
Responsable: Lideres de los procesos
Se continua dando estricto cumplimiento a la normatividad legal vigente para que los
propietarios y conductores de los vehículos cumplan a cabalidad. Actualmente se están
dictando charlas y se socializan videos a los usuarios que acuden al Centro de Diagnóstico
Automotor haciendoles ver la importancia de la revisión técnico mecánica de sus vehículos
referente a: la importancia de realizar la revisión técnico mecánica y la calibración de gases,
rines y frenos de sus vehículos. E igualmente se están capacitando a propietarios y gerentes
de las empresas de servicio público individual de pasajeros tipo taxi. Es importante tener en
cuenta que El Ministerio de Transporte instaló en el CDA de la DTB el SICOV (Sistema
Integrado de Control y Vigilancia), sistema supervisado, operado y controlado por el Ministerio
de Transporte, el cual verifica que los vehículos que ingresen al CDA a realizar la RTM y los
operarios hagan las respectivas pruebas como lo exige la norma NTC5375, donde se
instalaron cámaras por parte del diente.rio de Transporte y a partir del 22 de agosto de 2016
entró a funcionar el SICOV.
A la fecha se han vinculado a la oficina de control interno disciplinario tres (3) contratistas a
quienes se les renovaron los contratos a tres (3) abogados, con el fin de coadyuvar y brindar
apoyo y acompañamiento a los procesos adelantados por la dependencia y un notificador el
cual su contrato vence en el mes e diciembre de la presente vigencia y el ultimo como auxiliar
de archivo y apoyo a la gestión a quein se le renovo el contrato. Teniendo en cuenta lo antes
mencionado se evidencia el cumplimiento del procedimiento disciplinario y se minimiza la
causa del riesgo.
El articulo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015 establece el apoyo a la gestión y de
conformidad con el Art.83, paragrafo 2 de la ley 1474 de 2011 establece: La supervisión
consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre
el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no
requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá
contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean
requeridos.
En cada auditoria se está socializando con el líder del proceso la guia para la elaboración de
los planes de mejoramiento y el diligenciamiento del respectivo formato. Como evidencia en
cada auditoria se deja constancia en el acta de cierre la socialización para la elaboración de
los planes de mejoramiento y posterior seguimiento por parte de la oficina de control interno y
gestión.
El Ing. Barón Rincón manifesto que una vez reviso el mapa de riesgos de corrupción que se
debían hacer unos pequeños ajustes del segundo riesgo en cuanto a la casilla de riesgo
residual referente a probabilidad e impacto en cuanto a los valores, el Ing. sugiere que la
probabilidad debe ser si es de 1 a 5= 3 y el impacto= 20, e igualmente en cuanto a la casilla
opción de manejo debería cambiarse Evitar por Mitigar. El Ingeniero Juan Carlos Barón
Rincón hizo énfasis que la oficina asesora de sistemas mediante contrato 347 de fecha
14/10/16 está realizando el mantenimiento del sistema de información de la entidad el cual
surgió por las necesidades de las oficinas de la entidad. También en el día a día se realizan
los soportes técnicos por parte de los ingenieros Javier Ripoll y Pablo Jaimes de acuerdo al
reporte o necesidad de cada oficina. Es de anotar que la oficina asesora de sistemas realiza
el mantenimiento preventivo a los equipos de la entidad y en cuanto a la re potencialización
de los mismos está pendiente.
Actualmente se cuenta con personal de planta, el procedimiento se hace manual, falta
trazabilidad en el mismo.
Solucion: Uso de herramientas Tecnologicas: Sofware administrador de documentos; este
permite la trazabilidad de la informacion desde que nace hasta su dosposicon final, junto con
el uso y aplicacion de los instrumentos archivosticos implementados por la entidad.
Mediante memorando No. 263 de fecha 22 de agosto de 2016 el Asesor de Planeamiento Vial
Jorge Alberto Pérez Jiménez hace observaciones al Acta del Mapa de Riesgos de Corrupción
del 18.08.2016, donde ajustó o modificó la causa, riesgo, control, acción del control , acción
preventiva y registro de evidencia, se anexa como evidencia el memorando en mención.
En el sistema misional de la entidad no se han llevado a cabo por parte de la oficina de
sistemas ningún control al sistema misional, base de datos, certificados etc. La Alta Direccion
autorizó desarrollar desde cero el sistema misional apoyandose en los procedimientos de las
oficinas de calidad, resgitro automotor, registro de conductores, comparendos, inspecciones,
digitación de parqueadero y grua.
Código: FT-GAUD-014
Serie: 100-5.0-52
Versión: 04
Página: 1 de 8
Entidad:Direccion de Transito de
BucaramangaVigencia:
Fecha de Publicación: 10 de enero 2017 Componente:
COMPONENTEACTIVIDADES
PROGRAMADASACTIVIDADES CUMPLIDAS
% DE
AVANCEOBSERVACIONES
Publicación de información
mínima obligatoria sobre la
estructura.
Se encuentra en proceso 70%
Se encuentra en proceso de actualización y avance,
de conformidad con la ley 1712 de 2014, peniente la
terminación y públicación del indice de acceso a la
información pública.
Publicación de información
mínima obligatoria de los
procedimientos, servicios y
funcionamiento.
Actividad cumplida 100%
Se encuentra en constante actualización en la
medida que se hacen cambios a los procedimientos
y servicios
Divulgación de datos
abiertosActividad cumplida 100%
Se encuentra en proceso de actualización de
acuerdo al Decreto 2573/2014 de acuerdo a la
estrategia de gobierno en linea, hay intercambio de
información con la Gobernación de Santander a
través de webservice que garantiza la apertura de
informacion de la DTB para organismos del estado.
Publicación de información
sobre contratación públicaActividad cumplida 100%
Se encuentra en constante actualización en la
medida en que solicitan publicar contratos a través
de la pagina web de la entidad.
Publicación y divulgación de
información establecida en
la estrategia de gobierno en
línea
Se encuentra en proceso 80%
La publicación y divulgacion se encuentra en
proceso de actualización y avance de conformidad
con el Decreto 2573/2014.
V- Transparencia y acceso a la
información
PROCESO GESTIÓN DE AUDITORIA
SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO
Transparencia y acceso a la informacion
TERCER SEGUIMIENTO ( con corte a 31 de diciembre de 2016)
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