MECI 2014 ACTUALIZACIÓN OFICINA ASESORA DE PLANEACION.

MECI 2014ACTUALIZACIÓN

OFICINA ASESORA DE PLANEACION

Servir como una herramienta gerencial para el control a la gestión pública, y que se fundamenta en la

cultura del control, y la responsabilidad y compromiso de la

Alta Dirección para su implementación, y fortalecimiento

continuo

Propósito del MECI

Control Interno

Conjunto de elementos

Servidores públicos responsables del control en el ejercicio de sus actividades

Garantizar razonablemente el cumplimiento de los objetivos institucionales y la contribución de éstos a los fines esenciales del Estado

La coordinación de las acciones, la fluidez de la información y comunicación,anticipando y corrigiendo, de manera oportuna, las debilidades que se presentan en el quehacer institucional.

AUTOCONTROL

Capacidad que deben desarrollar todos y cada uno de los servidores públicos de la organización, independientemente de su nivel jerárquico, para evaluar y controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos

AUTORREGULACIÓN

Capacidad de cada una de las organizaciones para desarrollar y aplicar en su interior métodos, normas y procedimientos

AUTOGESTIÓN

Capacidad de toda organización pública para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar la función administrativa

Principios

Ambiente de control

•1. Demuestra compromiso para con la integridad y los valores éticos.•2. Ejerce responsabilidad por la vigilancia.•3. Establece estructura, autoridad, y responsabilidad•4. Demuestra compromiso para con la competencia•5. Hace forzosa la accountability.

Valoración del Riesgo

•6. Especifica objetivos confiables.•7. Identifica y analiza el riesgo.•8. Valora el riesgo de fraude.•9. Identifica y analiza el cambio importante.

Actividades de control

•10. Selecciona y desarrolla las actividades de control.•11. Selecciona y desarrolla los controles generales sobre la tecnología.•12. Despliega mediante políticas y procedimientos.

Información y comunicación

•13. Usa información relevante.•14. Comunica internamente.•15. Comunica externamente

Actividades de monitoreo

•16. Dirige evaluaciones continuas y/o separadas.•17. Evalúa y comunica deficiencias

1 Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO)

Principios COSO1

Evaluación y

Seguim

ientoMód

ulo

de

Evaluación y

Seguim

ientoMód

ulo

de

Mód

ulo

de

, y Gestión

Planeación

Estructura - Módulos

Mód

ulo

de

Planeación

, y Gestión

DireccionamientoEstratégico

Administración del Riesgo

Talento Humano1. Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos2. Desarrollo del Talento Humano

3. Planes, Programas y Proyectos4. Modelo de Operación por Procesos5. Estructura Organizacional6. Indicadores de Gestión7. Políticas de Operación

8. Políticas9. Identificación

10 Análisis y Valoración

Componentes y Elementos

Evaluación y

Seguim

ientoM

ódul

o de

Auto Evaluación

InstitucionalAuditoría Interna

Planes de Mejoramiento

12. Auditoría Interna

13. Plan de Mejoramiento

11. Autoevaluación del Control y Gestión

Componentes y Elementos

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN


Mód

ulo

de

Planeación

, y Gestión

Talento Humano

Admón.. del

Riesgo

Direcc.Estratèg

Evaluación y

Seguim

ientoMód

ulo

de

Auto Evaluación Institucional

Auditoría Interna

Planes de

Mejoram.

Estructura – Eje Transversal

Mód

ulo

deP

laneación

, y Gestión

DireccionamientoEstratégico

Administración del Riesgo

Talento Humano

Velar porque la entidad disponga de:

Objetivos, metas y planes de acción Procesos y procedimientos Políticas operacionales y delimitación de la

autoridad y niveles de responsabilidad. Mecanismos que protejan los recursos de la

Organización Estrategias que busquen crear conciencia en

todos los servidores públicos

Estructura - Objetivos

Evaluación y

Seguim

ientoMód

ulo

de

Auto Evaluación Institucional

Auditoría Interna


Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación

Garantizar la existencia de la función de evaluación independiente de las Oficinas de Control Interno

Propiciar el mejoramiento continuo del control y de la gestión de la organización

Procedimientos que integren las observaciones de los órganos de control, a los planes de mejoramiento

Garantizar razonablemente la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional




Velar porque la entidad cuente con procedimientos necesarios para la generación de información y comunicación veraz y oportuna Establecer los procedimientos que permitan la generación de la información y

comunicación con destino a los órganos de control. Garantizar la publicidad de la información y que se cuente con los medios de

comunicación para su difusión. Garantizar el suministro de información veraz y oportuna para el proceso de

rendición de cuentas públicas, y que ésta sea comunicada de manera efectiva Establecer los procedimientos, que garanticen la generación y registro de

información oportuna y confiable necesaria para la toma de decisiones, el cumplimiento de la misión y la rendición de cuentas a la comunidad; y los mecanismos apropiados para su adecuada comunicación.

Diseñar los procedimientos que permitan llevar a cabo una efectiva comunicación interna y externa, a fin de dar a conocer la información que genera la organización pública de manera transparente, oportuna y veraz, garantizando que su operación se ejecute adecuada y convenientemente.


COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO

•Resolución 049 de 2009•Secretario de Hacienda o su delegado•Subsecretario de Hacienda•Un Director designado para periodos de un (1) año•Jefe Oficina Asesora de Planeación•Asesor de Control Interno – Secretario Técnico

REPRESENTANTE ALTA DIRECCIÓN

• Resolución DSH – 000209 de 2005• Jefe Oficina Asesora de Planeación

EQUIPO MECI• Decreto de 943 de 2014 Instancia Intermedia• Representantes de las diferentes áreas y disciplinas

académicas

INSTANCIAS

COMITÉ COORDINADOR

DE CONTROL INTERNO

•Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento • Estudiar y revisar la evaluación del Sistema de

Control Interno.• Aprobar el plan de acción propuesto por el Equipo

MECI para la implementación y fortalecimiento del Modelo.

• Aprobar el Programa Anual de Auditoría presentado por la Oficina de Control Interno.

• Recomendar acciones de mejora para la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema.

• Propender por una adecuada implementación de procedimientos de control interno para todos los riesgos significativos, independientemente de su naturaleza (operativa, de cumplimiento, financieros, fiscales).

Roles y Responsabilidades

COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO •Coordinación y asesoría


• Orientar, dirigir y coordinar el proyecto de implementación y/o fortalecimiento continuo del Modelo

• Asegurar que se desarrollen cada una de las etapas previstas• Informar a la alta dirección sobre la planificación y avances de la etapa

implementación y fortalecimiento continuo del Modelo.• Dirigir y coordinar las actividades del Equipo MECI.• Coordinar con los directivos o responsables de cada área o proceso las

actividades que requiere realizar el Equipo MECI• Someter a consideración del Comité de Coordinación de Control

Interno o quien haga sus veces, la aprobación y seguimiento de las actividades planeadas para el fortalecimiento continuo del MECI, sugiriendo correctivos donde se requiera.

EQUIPO MECI


COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO

• Coordinación y asesoría


• Administrar y dirigir el proceso de diseño, implementación, fortalecimiento continuo y actualización permanente del MECI

EQUIPO MECI

• Apoyar el proceso de implementación y fortalecimiento continuo del Modelo bajo las orientaciones del representante de la dirección.

• Capacitar a los servidores de la entidad en el Modelo e informar los avances

• Asesorar a las áreas de la entidad en la implementación y fortalecimiento continuo del Modelo.

• Trabajar en coordinación con los servidores designados por las otras áreas

• Revisar, analizar y consolidar la información para presentar propuestas al representante de la dirección, para su aplicación.

• Realizar seguimiento a las acciones de implementación y fortalecimiento continuo e informar los resultados al representante de la dirección, para la toma de decisiones.


AREA DE CONTROL INTERNO

• La función debe ser considerada como un proceso retroalimentador a través de la actividad independiente y objetiva de evaluación y asesoría

Tópicos

• valoración de riesgos, • asesoría y acompañamiento, • evaluación y seguimiento,• fomento de la cultura del control, y• relación con entes externos.


MECI 1000:2005

3 Subsistemas

9 Componentes

29 Elementos de control

80 Productos (SHD)

MECI 2014Actualización

2 Módulos

1 Eje Transversal

6 Componentes

13 Elementos de control

48 Productos Mínimos

Lectura y apropiación Conocimiento

Sensibilización

Identificación cambios

Diseño, aplicación y análisis

Identificación actividades, responsables y fechas

Seguimiento y correctivos

Compilación y Presentación Resultados

Actualización

Nuevo diagnóstico y análisis resultados


Sensibilización






Actualización



Sensibilización






Actualización



Sensibilización






Actualización



Sensibilización






Actualización



Sensibilización






Actualización



Sensibilización






Actualización



Sensibilización






Actualización


1 1 1 3 1

FASES

DIAGNÓSTICO

Talen

to Humano

Direcci

onamien

to Estra

tégico

Administrac

ión de Ries

go

Autoevalu

ación In

stitucio

nal

Auditoría

Inter

na

Planes

de Mejo

ramien

to

Informaci

ón y Comunica

ción

0

2

4

6

8

10

12

ElementosProductos Mínimos

Estado de Implementación Productos mínimos

Talento Humano 95%

Direccionamiento Estratégico 100%

Administración de Riesgo 100%

Autoevaluación Institucional 100%

Auditoría Interna 100%

Planes de Mejoramiento 100%

Información y Comunicación 100%

PLANEACIÓN Y GESTIÓN

MÓDULO COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTOS MINIMOS RESPONSABLE

Control de Planeación y Gestión Talento Humano

Acuerdos Compromisos o Protocolos Éticos

1. Documento con los principios y valores de la entidad.

Comité de Coordinación de Control Interno.

Equipo MECI.Representante de la

Dirección

2. Acto administrativo que adopta el documento con los principios y valores de la entidad.

3. Socialización de los principios y valores de la entidad

Desarrollo del Talento Humano

4. Manual de Funciones y competencias laborales


Equipo MECIRepresentante de la

DirecciónServidores asignados al

proceso de acuerdo con el Modelo de Operación.

5. Plan Institucional de Formación y Capacitación

6. Programa de Inducción y reinducción

7. Programa de Bienestar

8. Plan de Incentivos

9. Sistema de evaluación del desempeño.

9 PRODUCTOS

MÍNIMOS

PLANEACIÓN Y GESTIÓNMÓDULO COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTOS MINIMOS RESPONSABLE

Control de Planeación y Gestión

Direccionamiento Estratégico

Planes y Programas

10. PlaneaciónComité de Coordinación de Control

Interno.Equipo MECI

Representante de la Dirección

11. La misión y visión institucionales adoptados y divulgados12. Objetivos institucionales13. Planes, programas y proyectos

Modelo Operación por Procesos

14. Mapa de Procesos Equipo MECI y servidores asignados al proceso de acuerdo con el Modelo de

OperaciónEquipo MECI y servidores involucrados en

el desarrollo de cada proceso

15. Divulgación de los procedimientos

16. Proceso de seguimiento y evaluación que incluya la evaluación de la satisfacción del cliente y partes interesadas

Estructura Organizacional 17. Estructura organizacional de la entidad que facilite la gestión por procesos

Comité de Coordinación de Control Interno.Equipo MECI.Responsable: Representante de la Dirección.

Indicadores de Gestión

18. Definición de indicadores de eficiencia y efectividad, que permiten medir y evaluar el avance en la ejecución de los planes y programas


Equipo MECI y servidores asignados al proceso de acuerdo con el

Modelo de Operación.Directivo responsable del proceso

Políticas de Operación

19. Divulgación de las políticas de operación Equipo MECIServidores responsables asignados, de acuerdo con el Modelo de Operación.


20. Manual de operaciones adoptado y divulgado

11PRODUCTOS

MÍNIMOS



Control de Planeación y Gestión Administración del

Riesgo

Políticas de Administración del Riesgo

21. Definición por parte de la alta Dirección de políticas para el manejo de los riesgos

Equipo MECIServidores asignados a cada proceso de acuerdo con el

Modelo de Operación.Representante de la

DirecciónComité de Coordinación de

Control Interno.

22. Divulgación del mapa de riesgos institucional y sus políticas

Identificación del Riesgo

23. Identificación de los factores internos y externos de riesgo

24. Riesgos identificados por procesos que puedan afectar el cumplimiento de objetivos de la entidad

Análisis y Valoración del Riesgo

25. Análisis del riesgo

26. Evaluación de controles existentes

27. Valoración del riesgo

28. Controles

29. Mapa de riesgos de proceso

30. Mapa de riesgos institucional10PRODUCTOS

MÍNIMOS

Evaluación y Seguimiento


Control de Evaluación y Seguimiento

Autoevaluación Institucional

31. Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de la

autoevaluación definidos Equipo MECI.Representante de la Dirección.

Comité de Coordinación de Control Interno. 32. Herramientas de autoevaluación

33. Informe Ejecutivo Anual de Control Interno

Auditoría Interna

34. Procedimiento de auditoría

InternaOficina de Control Interno,

Auditoría Interna o quien haga sus veces.

35. Programa de auditorías

36. Informe Ejecutivo Anual de Control Interno


Institucional (Procesos)

37. Herramientas de evaluación definidas para la elaboración del

plan de mejoramientoRepresentante Legal

Servidores responsables de los procesos.

Representante de la DirecciónEquipo MECI.

Individual

38. Herramientas de evaluación definidas para la elaboración del plan de mejoramiento individual

8PRODUCTOS

MÍNIMOS

Información y ComunicaciónEJE COMPONENTE ELEMENTO PRODUCTOS MINIMOS RESPONSABLE

Transversal Información y Comunicación

Ingreso (Recepción de Información)

39. Identificación de las fuentes de información externa


Equipo MECIRepresentante de la Dirección

Servidores asignados al proceso de acuerdo con el Modelo de

Operación.

40. Fuentes internas de información (manuales, informes, actas, actos

administrativos) sistematizada y de fácil acceso

41. Rendición anual de cuentas con la intervención de los distintos grupos de

interés, veedurías y ciudadanía.

42. Tablas de retención documental de acuerdo con lo previsto en la

normatividad

43. Política de Comunicaciones

Salida (Emisión de información)

44. Manejo organizado o sistematizado de la correspondencia

45. Manejo organizado o sistematizado de los recursos físicos, humanos,

financieros y tecnológicos

46. Mecanismos de consulta con distintos grupos de interés parar obtener

información sobre necesidades y prioridades

47. Medios de acceso a la información con que cuenta la entidad

9PRODUCTOS

MÍNIMOS

Información y Comunicación


EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

TALENTO HUMANO

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL

AUDITORÍA EXTERNA

PLANES DE MEJORAMIENTO

Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos

Desarrollo del Talento Humano

Planes, Programas y Proyectos

Modelo de Operación por Procesos

Estructura Organizacional

Indicadores de Gestión

Políticas de Operación

Políticas de Administración del Riesgo

Identificación del Riesgo

Análisis y Valoración del Riesgo

Autoevaluación del Control y Gestión

Auditoría Interna

Plan de Mejoramiento

4) Manual de funciones y competencias laborales 5) Plan Institucional de formación (Anual)6) Programa de Inducción y Reinducción7) Programa de Bienestar (Anual)8) Programa de Incentivos (Anual)9) Sistema de Evaluación del desempeño

1) Documento de Principios y Valores de la Entidad2) Acto Administrativos que adopta el documento3) Estrategias de Socialización permanente de los valores de la

entidad

10) Planeación11) Misión y Visión institucional adoptada y divulgada12) Objetivos Institucionales13) Planes Programas y Proyectos

14. Mapa de procesos15. Divulgación de los procedimientos16. Proceso de seguimiento y evaluación que incluya la evaluación de

la satisfacción del cliente y partes interesadas

17) Estructura organizacional de la entidad que facilite la gestión por procesos

18) Manual de Funciones y Competencias laborales

19) Definición de indicadores de eficiencia y efectividad, que permiten medir y evaluar el avance en la ejecución de los planes, programas y proyectos

20) Seguimiento de los indicadores21) Revisión de la pertinencia y utilidad de los indicadores

22) Establecimiento y divulgación de las políticas de operación23) Manual de operaciones o su equivalente adoptado y divulgado

24) Identificación de los factores internos y externos de riesgo25) Riesgos identificados por procesos que puedan afectar el

cumplimiento de objetivos de la entidad

26) Identificación de los factores internos y externos de riesgo27) Riesgos identificados por procesos que puedan afectar el

cumplimiento de objetivos de la entidad

28. Análisis del riesgo29) Evaluación de controles existentes30) Valoración del riesgo31) Controles32) Mapa de riesgo de proceso33) Mapa de riesgos insticional

34) Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de la autoevaluación

35) Herramientas de autoevaluación

36) Procedimiento de auditoría37) Programa de auditorías Plan de Auditoría38) Informe Ejecutivo Anual de Control Interno

39) Herramientas de evaluación def inidas para la elaboración del plan de mejoramiento

40) Seguimiento al cumplimiento de las acciones def inidas en el plande mejoramiento

Información y Comunicación interna y

externa

Sistemas de Información y comunicación

I NFORMACI ÓN Y COMUNI CACI ÓN

I NFORMACI ÓN Y COMUNI CACI ÓN

41) Identif icación de las fuentes de información externa42) Fuentes internas de información (manuales, informes, actas,

actos administrativos) sistematizada y de fácil acceso43) Rendición anual de cuentas con la intervención de los

distintos grupos de interés, veedurías y ciudadanía.44) Tablas de retención documental de acuerdo con lo previsto

en la normatividad45) Política de Comunicaciones

46) Manejo organizado o sistematizado de la correspondencia47) Manejo organizado o sistematizado de los recursos f ísicos,

humanos, f inancieros y tecnológicos48) Mecanismos de consulta con distintos grupos de interés parar

obtener información sobre necesidades y prioridades en la prestación del servicio.

49) Medios de acceso a la información con que cuenta la entidad

MECI 2014

"La calidad nunca es un accidente, siempre resulta de cuatro cosas: intención, esfuerzo sincero, dirección inteligente y ejecutoria con talento"

- W. Foster filántropo y político británico

GRACIAS POR SU ATENCIÓN

MECI 2014 ACTUALIZACIÓN OFICINA ASESORA DE PLANEACION.

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