SISTEMA DE GESTION Y CONTROL DE TIEMPOSCENTINELA

Juan David Cuartas

Daniel González

Hernando Alonso López

MELCO

MELCO DE COLOMBIA es una compañía dedicada a la producción de ascensores, escaleras

eléctricas y sistemas de aire acondicionado, productos altamente demandados en el sector de

la construcción. 

PROPÓSITO

Se requiere sistematizar el proceso de control de entrada y salida de los empleados de la compañía MELCO a través de un sistema software operado mediante un lector de código de barras.

La sistematización de la compañía comprende las siguientes etapas:

  Etapa 1: Sistematización de la planta operativa Etapa 2: Sistematización del área de ingeniería Etapa 3: Sistematización del área administrativa

METAS Y OBJETIVOS 

 

Objetivo general 

Automatizar el proceso de reporte de horas laboradas de los empleados de la planta operativa de la compañía MELCO DE COLOMBIA. 

Objetivos específicos  Controlar los ingresos y salidas de los empleados para

determinar quien está incumpliendo con el horario de trabajo.  Agilizar el ingreso y salida de los empleados a la planta

reduciendo hasta 1 segundo el tiempo del registro de control   Eliminar los errores humanos de registro obteniendo un 100% de

confiabilidad en la información de control.  Automatizar en un 100% la generación del archivo de

alimentación para el proceso de liquidación de nómina.

CRITERIOS DE ÉXITO

  Mejoramiento en los procesos de internos de la compañía,

agilizando el ingreso y la salida del personal.  Control de acceso a la planta que permita supervisar los

posibles contratiempos en la compañía.  Reducción en pérdidas no solo de tiempo sino también de

costos que conlleva la mala administración de las horas de trabajo. 

Cambios positivos en el procesos de pago de nomina.  Mejoramiento en el área de manufactura, mejorando no solo

los niveles de producción sino el cumplimiento al cliente con una respuesta rápida y organizada a la demanda del mercado.

PLANEACIÓN

Plan de Gestión de Riesgos Plan de Calidad Plan de Comunicaciones Plan de Recursos Humanos

PLAN DE GESTION DE RIESGOS

Para definir un plan de riesgos se definen un conjunto de actividades tales:

Identificación de Riesgos Cuantificación de Riesgos Realización de las respuestas a los riesgos Control de Respuesta a los riesgos

Con el fin de tener una mejor comprensión del proyecto las actividades se incluyen en actividades genéricas.

PLAN DE GESTION DE RIESGOSTarea Riesgos Plan de Contingencia

El desarrollo de cada modulo del sistema Cada uno de los mudulos es de gran importancia para el éxito de sistema. Por lo cual se requiere una buena planeacion de los recursos

La idea que cualquiera de los desarrolladores esten en capacidad de sustituir al otro en cualquier contratiempo.

Pruebas y Montaje del Sistema Para este caso se deben considerar varias cosas: La contingencia de infraestructura y el miedo al cambio.

Para esto se debe tener en cuenta varios provedores d infraestuctura que remplacen a un posible provedor inicial ademas se debe saber como llevar los beneficios a los usuarios principales (Plan de Contingencia).

Realizacion de las reuniones Que las reuniones para definir el sistema se aplacen y no permitan darle continuidad de forma agil al desarrollo

Se debe realizar un plan de contingencia en el que se hable de una Gestion de cambios de requerimientos, a nivel de alcance y del tiempo.

Riesgo Descripción Prob Impacto Plan

Miedo al cambio Los empleados de MELCO al sentirse controlados y sentir que pueden perder sus empleos, se opongan a adoptar el sistema

30%Media

80%Alto

Crear una campaña de concientización desde el comienzo del proyecto en el que se le explique a los empleados que es por su propio beneficio, ya que les permitirá el reconocimiento oportuno de horas extra, entre otras

Aplazamiento de las reuniones por parte de MELCO

Es posible que la empresa no nos pueda atender para darle prioridad a algunos problemas o actividades estratégicas haciendo que se aplacen las reuniones planeadas en el cronograma

20%Baja

80%Alto

Reservar un recurso humano de MELCO con antelación a la ejecución del proyecto en el que se comprometa la compañía a brindarnos dicho recurso, mínimo 3 horas semanales

Bajas utilidades para el equipo de desarrollo

Como el presupuesto total del proyecto cuenta con 10 millones de los cuales sale el dinero destinado a la adquisición de los equipos de hardware: lectores y tarjetas, es posible que la utilidad del proyecto se vea notablemente reducida en la medida que se consigan equipos de alta gama

20%Baja

50%Media

Establecer por escrito que la adquisición de los equipos de hardware corre por cuenta de la compañía MELCO estableciendo un presupuesto independiente para el desarrollo del sistema, adicionalmente, mostrarle una cotización de equipos a la compañía para que esta pueda escoger una buena opción que se encuentre dentro de su presupuesto

PLAN DE GESTION DE RIESGOS

PLAN DE GESTION DE RIESGOSRiesgo Descripción Prob Impacto Plan

Atraso del proyecto

Como en todo proyecto de desarrollo, este es un riesgo inherente a la ejecución del mismo

40%Medio

60%Medio

Establecer la realización de actividades en paralelo, trabajar horas extra en el proyecto en caso que esto ocurra, cuando sean atrasos por reuniones por causa de MELCO, dejar por escrito que es su responsabilidad

Falta de operario para el sistema

El sistema requerirá de un operario que administre los permisos, la autorización de horas extra, etc., sin dicho operario el sistema no podría funcionar

50% Medio

80%Alta

Dejar planteado desde un inicio a la compañía la necesidad de este recurso y hacerle ver que el tiempo dedicado a esta actividad se compensará con creces en la generación automática del informe para alimentación de la nomina

Cuello de botella en el cambio de turno

Como cada turno cuenta con alrededor de 100 empleados, es posible que se genere un cuello de botella a la entrada y salida de la planta al marcar la entrada o salida de cada uno de los empleados, haciendo que el siguiente turno tenga mucho tiempo mientras sale el turno anterior

10%Baja

70%Alto

Estrategia 1: Contar con dos puntos de control en la planta, uno de salida y otro de entrada para independizar el ingreso y la salida lo cual disminuye el cuello de botellaEstrategia 2: Cambiar la tecnología de código de barras por tecnología RFID pero esto sería asumido por la empresa MELCO incrementando los costosEstrategia 3:Conseguir lector de código de barras de lectura automática, lo cual reduce el tiempo de registro

PLAN DE CALIDAD

Para el plan de calidad definimos las siguientes actividades:

Plan de Calidad Aseguramiento de la Calidad Control de la Calidad

PLAN DE CALIDAD

Plan de Calidad

Para el desarrollo de la aplicación se implementaran diferentes metodologías para alcanzar altos niveles de calidad tanto pre-

desarrollo como post-desarrollo, metodologías como ITIL, ISO y mejores

practicas.

PLAN DE CALIDAD

Aseguramiento de la Calidad

Para llevar a cabo esto se requieren realizar diferentes actividades (Reuniones y

Seguimientos). Que permitan revisar cada tarea y entregable en el que no solo se

cumplan los procesos metodológicos sino también lo exigido por cada actividad.

PLAN DE CALIDAD

Control de Calidad

Este se realizara en cada paso del plan de contingencia , en la medida que se realicen entregas y pruebas sobre cada actividad o

tarea.

PLAN DE CALIDADIndicador Medición Control del indicador

Disminución de los errores de registro Número de errores actuales/Numero de errores tras implementación

Hacer una auditoria al inicio y final del proyecto para conocer cual es la tasa de errores que se está cometiendo en el registro de las horas de los empleados

Cumplimiento del cronograma Actividades planeadas al dia de hoy/ Actividades realizadas al día de hoy

Mediante el Project se puede obtener un informe de las actividades planeadas al día y además cuales de estas actividades se han realizado

Estimación correcta de los recursos Horas planeadas por recurso al día de hoy/ Horas utilizadas por los recursos al día de hoy

Mediante el Project se puede obtener un informe del tiempo planeado por recurso y además del tiempo realmente utilizado por los recursos para el desarrollo de las actividades

Efectividad de las comunicaciones Informes oficiales definidos al día de hoy/Informes realizados al día de hoy

Llevar un control de los informes realizados versus los que se plantearon en la planeación

Proceso de desarrollo Fases planeadas en el ciclo de vida/Fases realmente ejecutadas en el proyecto

Al final del proyecto se hará una auditoria para corroborar que el ciclo de vida planeado para el desarrollo del proyecto se realizó tal cual se planeó mirando cuales de las fases planeadas realmente se ejecutaron

PLAN DE COMUNICACIONES

Para este plan de gestión se requieren las siguientes actividades:

Plan de Comunicación Distribución de la Información Informe de la situación

Con estas actividades se puede planear el flujo de actividades de comunicación entre los participantes del proyecto.

PLAN DE COMUNICACIONES

Emisor Receptor Frecuencia Tipo de Comunicació

Descripción

Lider del Proyecto

Analista-Gerente

Mensual Formal Un documeno en el que se describa los avances generales del proyecto de los planes de contingecia

Analista-Gerente

Lider del Proyecto

Semana Informal Via email o documentadoe en el que se mire el desarrllo de cada etapa en forma general.

Analista-Pruebas

Analista-Dllo

Cada vez que se requiera

Informal Dar informes acerca de los posibles errores que se enuentren en el transcurso del proyecto.

Lider del Proyecto Sponsor Mensual Formal

Reuniones y entrega de documentos del estado del proyecto

FLUJO DE COMUNICACIÓN

PLAN DE GESTION DE RECUROS HUMANOS

Para esta gestión se realizan las siguientes actividades:

Plan de organización Desarrollo del equipo

Lo que se busca es tener un buen equipo de trabajo.

PLAN DE GESTION DE RECUROS HUMANOS

JDC : Juan David C. JR : Jorge Restrepo

PERSONAS ROL RESPONSABILIDADES GRUPOJDC Analista de Desarrollador Es el analista principal y el que

se encarga del desarrolloGrupo Directivo

JR Analista Lider Es el encargardo de toma de requisitos y de participar del desarrollo

Grupo Directivo

CRONOGRAMA COMPLETO

CRONOGRAMA A LA FECHA

RESUMEN DEL PROYECTO

HITOS

TAREAS COMPLETADAS

TAREAS EN CURSO

INFORME GRAFICO