INTRODUCCIÓN

Las fases del proceso de administración de una organización son: planificación,

administración, dirección y control. La función de organización es la parte de este

proceso administrativo que comprende el establecimiento de una estructura intencional

de roles para las personas de una organización de forma que se distribuyan eficaz y

eficientemente todas las tareas necesarias para que se cumplan los objetivos

organizacionales.

La función de organización, de esta forma, se identifica con el diseño

organizativo, que comprende todo el conjunto de actividades necesarias para configurar

una estructura organizativa eficiente.

Algunas cuestiones que se pueden plantear a la hora de diseñar o modificar la

estructura organizativa peden ser:

¿Qué tamaño debe tener cada unidad?

¿Qué grado de especialización conviene a dar a cada puesto?

¿Cuántos individuos deben estar bajo el mando de un directivo determinado?

¿Cuánta autoridad conviene delegar en cada nivel directivo?

¿Cuántos niveles jerárquicos debe tener la organización?

He aquí el modesto esfuerzo académico que presento que quiere ser una breve

introducción del proceso de organización, conceptos y teoría que pueden ponerse en

práctica dependiendo del entorno laboral o administrativo. Lo que fue bueno ayer puede

que no lo sea hoy, y ¿para el futuro? ¿Podemos dejar de considerar los avances

tecnológicos?

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DEFINICIONES

Organización: Conjunto de personas organizadas con un objetivo especifico.

Está constituida por un grupo de personas que interactúan entre sí, deben desarrollar

un conjunto de acciones, utilizar habilidades, enfoques y técnicas que posibiliten el

logro de determinados resultados. Cuando se mencionan estas acciones generalmente

se les refiere como gestión.

Organización: Conjunto de personas que realizan una serie de actividades

dirigidas a la consecución de un objetivo común por medio de determinados recursos

que la organización pone a disposición de los mismos.

TEORÍA DE LAS ORGANIZACIONES

Es el estudio de los grupos humanos, de la forma en que administran sus

recursos (humanos, materiales e inmateriales) e interactúan con el medio externo para

alcanzar sus objetivos (que pueden o no ser económicos). Pero también del medio

interno que se crea y desarrolla en esas organizaciones, de como se relacionan los

individuos considerando la división de trabajo, las autoridades, el flujo de información,

las reglas y normas internas.

Organización: Es la asociación de personas, regulada por un conjunto de normas

en función de determinados fines. Surgen siempre de una idea previa inspirada por un

interés o una necesidad. Es necesario que estén a nombre de una persona jurídica.

Pueden ser fundaciones, entes públicos, agrupaciones religiosas, empresas, sindicatos.

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TIPOS DE ORGANIZACIONES

Las organizaciones pueden clasificarse según:

Finalidad

Sin fines de lucro: Buscan objetivos culturales, deportivos, recreativos, solidarios,

asistenciales. Son, por ejemplo, clubes de barrio, iglesias, centros culturales.

Aunque su principal interés no sea el lucro, esto no evita que desarrollen alguna

actividad económica para lograr cierta autonomía. Pueden estar subsidiados por

el gobierno o por otra entidad.

Con fines de lucro: Son las empresas. Buscan obtener beneficios económicos

desarrollando alguna actividad.

Duración en el tiempo

Permanentes: Muchas organizaciones buscan crecer, intentan adaptarse a los

cambios, mejorar. Existe entonces una intención implícita de permanencia. Son

comercios, fabricas, empresas.

Transitorias: Se reúnen solo para la concreción de un proyecto, luego

desaparecen. Equipos de investigación, constructores, ladrones que roban un

banco.

Línea de mando

Vertical: También llamada militar. Existe una marcada línea de mando, donde

solo se emiten ordenes y se acatan, sin lugar a la creatividad. Ejércitos, algunas

empresas

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Horizontal: Es democrática, casi no existen jerarquías, y las que ahí no toman

decisiones sin consultar a los otros miembros. Cooperativas.

Objeto

Publicas: Están a cargo del estado, buscan satisfacer las necesidades de

los habitantes sin considerar el beneficio económico. Aunque el gobierno

puede delegar esta responsabilidad a empresas privadas, creando

organismos de control.

Privadas: Están a nombre de personas jurídicas.

Recursos organizacionales: Toda organización cuenta con tres recursos que

debe administrar para alcanzar sus fines:

Humanos: Son los mas importantes, son tanto obreros, como personal directivo.

Producen, administran, dirigen, aportan creatividad, experiencia.

Materiales: Son todos los bienes que ocupa el personal para realizar su función

(maquinarias, equipos). También incluyen los recursos financieros

Recursos financieros: Dinero, cheques, vales, etcétera. Pueden ser de la propia

organización (un aporte de los miembros de esta o un ingreso por su actividad) o

ser de terceros (inversionistas, donaciones, subsidios)

Inmateriales: Es la creatividad, la experiencia, la capacitación del personal.

Estructuras y su representación: Una estructura organizacional es la forma en

que se distribuyen las jerarquías y su área de responsabilidad, las tareas que debe

realizar cada área, su comunicación con el resto de la organización.

La forma de representar una estructura es mediante un organigrama.

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Considerando el papel que ocupa la autoridad central en la organización, la

participación de otros miembros o la existencia de comités consultivos se pueden

generar distintas estructuras:

Lineal: También llamada militar. Se presenta una fuerte influencia de la autoridad

central, casi no se delega poder, los niveles inferiores solo deben acatar ordenes

de sus superiores.

Lineal asesorada: Lineal con staff. Igual a la anterior pero con asesores

profesionales (financieros, abogados) que aconsejan a los directivos en la toma

de decisiones.

Funcional: Horizontal. Se establece claramente la división de trabajo, cada

especialista esta frente a un cargo.

Lineal Funcional: Si es que cuenta con asesores se puede llamar ``lineal

funcional con staff. Se aprovechan al máximo ambas estructuras, en los niveles

bajos se aplica una funcional y en las más altas la lineal. Su costo de

implementación es alto, por eso solo se aplicar en organizaciones grandes.

Matricial: Existe una gerencia general que controla a las otras gerencias o

departamentos especializados, pero la organización gira en torno a proyectos.

Cada departamento trata distintos aspectos de estos.

Comités: Pueden situarse en cualquier nivel de la organización. Son cuerpos

consultivos que se reúnen para deliberar y aconsejar sobre las decisiones

tomadas. Tienden a descentralizar el poder.

Ambiente externo: Se dice de todo lo que afecta a la organización y que no forma

parte de ella.

Básicamente son:

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Competidores: Son otras organizaciones que proporcionan el mismo producto,

productos sustitutos, o brindan el mismo servicio. Para sobrevivir la empresa

deberá explotar sus ventajas competitivas, es decir, mejorar la calidad y cantidad

de sus productos o servicios, diferenciarse notablemente con un marketing

agresivo o especializarse en un sector del mercado.

Clientes: Son aquellos que consumen lo que la organización brinda o produce.

Dado que son estos los que permiten que la empresa sobreviva es necesario

que se estudien sus gustos o preferencias, si están conformes con el producto o

servicio.

Tecnologías: Su importancia es evidente, pueden aumentar la producción

reduciendo el tiempo de fabricación, mejorar la comunicación, un servicio, el

almacenamiento de datos. Una empresa que no se mantenga actualizada en

este aspecto se estancara indefectiblemente.

Socio-Político: Es el estado y la cultura de la sociedad en que se desenvuelve la

organización. El estado impone leyes, impuestos y controles que se deben

cumplir, además puede fomentar el crecimiento de la organización librándola de

algunos gastos o brindando donaciones. La cultura de la sociedad afecta a la

organización.

Ambiente interno: Las distintas relaciones humanas, las metas y objetivos, las

normas, hacen al ambiente interno de las organizaciones. Todo esto forma la

cultura organizacional.

LAS METAS DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL PUEDE RESUMIRSE COMO

Crear en toda la organización una “cultura abierta”, orientada a la solución de

problemas.

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Complementar la autoridad que comporta el papel o estatus, con la autoridad

que proporciona el conocimiento y la competencia.

Situar las responsabilidades de toma de decisiones y solución de problemas lo

más cerca posible de las fuentes de información.

Crear confianza entre personas y grupos de toda la organización.

Hacer que la competencia sea mas pertinente para las metas del trabajo y llevar

al máximo los esfuerzos cooperativos.

Propiciar la elaboración de un sistema de recompensas en el que se reconozca,

tanto el logro de las metas de la organización, como el desarrollo de las

personas.

Intensificar en las personas el sentimiento de que ellas son los dueños de los

objetivos de la organización.

Aumentar el auto-control y la auto-dirección de las personas que forman parte de

la organización.

En toda actividad organizada se plantea una división del trabajo y una

coordinación de esas tareas para llegar al trabajo final. Todo esto nos lleva a distribuir,

asignar y coordinar las tareas dentro de la organización. Existen tres formas distintas de

entender la estructura de la organización:

Para Weber la autoridad es el poder legitimado, o sea, es el poder socialmente

reconocido como legítimo. La legitimación de la autoridad sólo significa aceptación

social de la base que sustenta ese poder y no necesariamente agrado. Tampoco hay

una relación necesaria entre legitimación del poder y la justicia con que éste es

utilizado.

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FORMAS DE LEGITIMACIÓN DE LA AUTORIDAD, SEGÚN WEBER

Carismática: se basa en alguna cualidad sobrenatural de su poseedor. Esta

autoridad es profundamente afectiva, se encuentra ligada a la persona que la

encarna. Es indelegable.

Tradicional: Se basa en el "siempre ha sido así", propio de la tradición. Se acepta

que una persona -tradicional- ejerza la autoridad. Se puede delegar bajo las

estrictas condiciones establecidas por la costumbre.

Racional-legal: se basa en un conjunto de reglas aceptadas. La forma de

legitimidad más corriente hoy es la creencia en la legalidad. Es delegable dentro

de los marcos del procedimiento correspondiente.

EL TRABAJO EN LA ORGANIZACIÓN

Podremos observar cual es la importancia de organizar dentro de una empresa y

cuales son los aspectos que influyen o se reflejan al hacerlo de una forma correcta y

precisa.

Así mismo encontraremos los fundamentos de la organización que nos indican

como se debe organizar una empresa, que estructura debemos darle para que se

adecue a nuestros objetivos y fines y lo mas importante como hacer el diseño de esa

estructura. Respecto a los principios de la organización encontraremos: unidades de

mando, tramo de control, división del trabajo y departamentalización, los cuales nos

indican como manejar al personas, así como su correcta distribución dentro de los

diferentes departamentos que existan dentro de la organización.

Respecto al diseño de trabajo se menciona sobre la especialización del mismo

dentro de la organización, el diseño de puestos de trabajo, el agrandamiento de

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puestos, enriquecimiento del trabajo y rediseño del trabajo, todo ello nos indica como

manejar al personal y puestos de trabajo para los mismos y poder lograr comodidad,

armonía y rendimiento de los trabajadores para lograr cumplir con la producción.

Organizar es importante debido a que nos ayuda de gran manera para lograr el

éxito en las actividades programadas y así siempre llegar a la cima de las actividades

trazadas, se debe hace énfasis en los siguientes aspectos:

Detallar el trabajo que hay que hacer para alcanzar las metas de la organización.

Dividir la carga total de trabajo en actividades que puedan ser desarrolladas

lógica y confortablemente por una persona o por un grupo.

Combinar el trabajo de los miembros de una compañía en una forma lógica y

eficiente.

Crear un mecanismo para coordinar el trabajo de todos los miembros de la

empresa en un todo unificado y armónico.

Controlar la efectividad de la organización y hacer los ajustes necesarios para

mantener o aumentar esa efectividad.

PRINCIPIOS DEL DISEÑO DE LA ORGANIZACION:

UNIDADES DE MANDO

Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para

cada función, deben asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar

a más de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba ordenes de dos o más

jefes sólo ocasionará fugas de responsabilidad, confusión e ineficiencia.

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Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un

ejecutivo. De tal manera que este pueda realizar todas sus funciones eficientemente.

Lyndall Urwick dice que un gerente no debe ejercer autoridad directa a mas de

cinco o seis subordinados, a fin de asegurar que no este sobrecargado, y que este en la

posibilidad de atender otras funciones mas importantes.

DIVISIÓN DEL TRABAJO

La división del trabajo significa que, en vez de que los individuos realicen todo el

trabajo, éste se divide en varios pasos con la asignación de la responsabilidad de

completar los diversos pasos a individuos específicos. En esencia los individuos se

especializan en hacer parte de una actividad en vez de hacer la actividad completa.

La división del trabajo hace un uso eficiente de la variedad de habilidades que

tienen los trabajadores.

Evolución de la división del trabajo

La división del trabajo genera una necesidad de coordinación. Esta división es el

más elemental de todos los procesos sociales en los que participa el hombre. Deriva del

reconocimiento de que el trabajo dividido en labores más reducidas y especializadas

permite a un grupo de personas, conseguir mejores resultados que en el caso de una

sola enfrentándose a todo un trabajo de forma aislada.

La clara conexión entre especialización y eficacia ha llevado a los fabricantes a

intentar una división cada vez mayor del trabajo en sus firmas. Aparte de una mayor

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eficiencia, la división del trabajo permite utilizar personas relativamente inexpertas en

labores rutinarias y sencillas, lo cual por supuesto ejerce un efecto positivo sobre los

costes de mano de obra y capacitación profesionales.

OBJETIVOS DE LA DIVISIÓN DEL TRABAJO

A través de la división del trabajo las diversas labores se subdividen de la

manera más lógica posible para permitir la especialización tanto de un actividad mental

como física. Su objetivo es conforme y vino a incrementar la eficiencia en la ejecución

de las funciones.

DEPARTAMENTALIZACIÓN

La departamentalización es una forma práctica de dividir el trabajo en funciones

separadas, la cual acarrea una serie de ventajas que contribuyen con el éxito de la

gerencia, ya que va a existir una mayor especialización y conocimientos por parte de

los trabajadores en el área donde se desenvuelvan.

CARACTERÍSTICAS DE LA DEPARTAMENTALIZACIÓN SEGÚN FAYOL

De acuerdo con Fayol el acto de coordinar agrupa todas las actividades de la

empresa para hacer posible tanto su funcionamiento como su éxito. La empresa bien

coordinada hace gala de las siguientes características:

Cada departamento trabaja en armonía con los demás, cada departamento,

sección y sub-sección conoce la parte que le corresponde a la labor común.

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Los programas de trabajo de todos los departamentos y sub-secciones se

encuentran adaptados a las circunstancias.

ALTERNATIVAS PARA LA DEPARTAMENTALIZACIÓN

Es común encontrar una conjugación de diversos tipos de departamentalización

expuestos no son suficientes para que a través de ellos mismos, se estructure una

organización por cuanto no indican claramente como son establecidas las

interrelaciones entre los diversos departamentos, ni cómo deben estar subordinados.

La departamentalización busca organizar las actividades de una empresa, de

forma tal que facilite el logro de sus objetivos. No es tampoco la solución ideal, pues la

separación de actividades, cualquiera que sea el tipo adoptado, crea problemas de

coordinación generalmente de difícil solución.

SECUENCIA DE LA DEPARTAMENTALIZACIÓN

Listar todas las funciones de la empresa.

Clasificarlas.

Agruparse según orden jerárquico.

Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas o departamentos.

Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación, entre las

funciones y los puestos.

Establecer líneas de comunicación e interrelación, entre los departamentos.

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El tamaño, la existencia y el tipo de la organización de un departamento deberán

relacionarse con el tamaño y las necesidades especificas de la empresa, y de las

funciones involucradas.

TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN

Funcional:

Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades

análogas según su función primordial para lograr la especialización y, con ello, una

mayor eficiencia del personal.

Un gerente de fabricación podría organizar su planta separando especialistas de

ingeniería, contabilidad, fabricación, personal y compras en departamentos comunes.

La departamentalización por función puede utilizarse en todos los tipos de

organizaciones.

Ventajas

La ventaja principal de la departamentalización según criterios funcionales,

además de su lógica intrínseca, es la larga experiencia que existe al respecto. Por otra

parte, este sistema al colocar los más altos directivos al frente de los departamentos

que realizan las funciones básicas de la empresa, asegura a ésta que la realización de

estas funciones será la preocupación permanente de ellos, quienes naturalmente

trataran de defender el poder y el prestigio de sus posiciones, de las amenazas de su

seguridad por parte de los departamentos de servicios o de los grupos de staff.

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La especialización ocupacional que mantiene por funciones y por tanto una

mayor eficiencia en el uso de los recursos humanos, es otra ventaja de la

departamentalización funcional. Otras ventajas son la facilidad de entrenamiento del

nuevo personal, y de un estricto control puesto que la responsabilidad por el

rendimiento económico de la empresa, se halla localizada totalmente al más alto nivel.

Desventajas

La posibilidad de que el personal, tales como contadores, expertos en producción y

los vendedores, que trabajan en el ámbito de departamentos especializados, pierdan la

visión de conjunto de la empresa y que la coordinación entre estos grupos sea difícil de

obtener.

Otra desventaja, es la responsabilidad por la obtención de utilidades se halla

localizada en el directivo de más alto nivel, lo cual puede ser apropiado en el caso de

firmas pequeñas, pero que en empresas grandes representa una carga muy grande

para una sola persona.

No facilita la preparación de personal directivo para ocupar las más altas posiciones,

puesto que, responsabilidades administrativas de carácter general, comienzan a

encontrarse solamente a nivel de presidente o vicepresidente ejecutivo.

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CONCLUSIONES

Es de suma importancia que exista la organización dentro de cualquier empresa

existente, para que esta pueda dividirse adecuadamente entre sus miembros.

Los fundamentos de la organización nos han demostrado que tan importante es

organizar, así mismo nos indica claramente que tipos de estructura existen y así

poderlas aplicar en un futuro en nuestra vida profesional dentro de alguna organización,

aplicándolos mediante el diseño de la organización, tomando en cuenta los principios

del mismo los cuales son claros para poder establecer una estructura correcta y eficaz

para la organización.

Respecto al diseño del trabajo podemos mencionar que comprendimos que la

especialización y la división del trabajo es una de las claves para que las

organizaciones logren un alto nivel de producción, dicha producción no solo aumentara

en volumen sino también aumentara en calidad debido a que si un trabajador solamente

realiza una tarea, a través de los días será un perfeccionista en la misma tarea. Así

mismo hemos comprendido como realizar un perfecto diseño de puestos de trabajo y el

agrandamiento de los mismos, lo cual lograría que los trabajadores se sientan cómodos

y con ello rindan un poco más.

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