MEMORANDO De: Asesor con Funciones de Control Interno · 2017-12-27 · 4 SIN INICIAR De la...

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MEMORANDO

Bogotá D. C, 27-11-2017

De: Asesor con Funciones de Control Interno

Para: Capitán GERMAN ANDRÉS MIRANDA MONTENEGRO

Director Dirección Nacional de Bomberos de Colombia

Asunto: Entrega de Informe de seguimiento a Planes de Mejoramiento por Procesos a

noviembre de 2017.

En cumplimiento del Plan de Acción de la Oficina de Control Interno (Asesor con Funciones

de Control Interno), del Decreto 648 de 2017 y demás normatividad vigente, con corte a

noviembre 15 se procedió a realizar el seguimiento y verificación del estado de los Planes de

Mejoramiento establecidos por los diferentes procesos, como resultado de las auditorías

internas, seguimientos y requerimientos de carácter normativo realizados durante la vigencia

2016 a la fecha, con el fin de alinear el accionar de la entidad hacia el cumplimiento de sus

objetivos y promover el mejoramiento continuo de la DNBC.

Metodología:

Con el acompañamiento del Proceso de Análisis y mejora se procedió a revisar con los

responsables la formulación de los Planes de mejoramiento, estableciendo lineamientos y

guía para tal fin.

Con base en lo anterior, los responsables de los planes de Mejoramiento establecieron los

avances o estado de las acciones propuestas para subsanar los hallazgos, identificando las

acciones ejecutadas, descripción de las mismas, así como las observaciones o limitaciones

para su ejecución.

2

Una vez consolidada la información y remitida a Control Interno para la correspondiente

verificación, el proceso de Evaluación y Seguimiento procedió a realizar reuniones de

validación y verificación de la información suministrada con representantes o responsables

de los procesos, evidenciando a través de los soportes respectivos el estado de los planes de

mejoramiento, considerando los siguientes aspectos:

Pertinencia y oportunidad de las acciones formuladas para subsanar los hallazgos

establecidos en auditorias o seguimientos realizados por la Oficina de Control Interno.

Verificación de la ejecución o estado actual de las acciones formuladas, determinando los

siguientes escenarios: Cumplida, Vencida, Sin iniciar, En avance.

SIN INICIAR

CUMPLIDA

VENCIDA

EN AVANCE

Cumplida: Acción ejecutada, dentro del tiempo o plazo establecido

Vencida: Acción sin ejecutar o ejecutada parcialmente.

Sin Iniciar: Acción programada para ejecutar en fecha posterior al seguimiento.

En Avance: Acción en ejecución y dentro de los plazos establecidos.

Determinación del Estado del Hallazgo: Abierto o Cerrado, así:

CERRADO: En los hallazgos que se evidencia el cumplimiento de las Acciones

formuladas y se verificó su efectividad se procedió al “Cierre del Hallazgo”.

ABIERTO: este estado se da por las siguientes condiciones:

ABIERTO

CERRADO

3

No se ha dado cumplimiento a las acciones correctivas formuladas o hay

cumplimiento parcial de las mismas.

En el caso que se evidencia el cumplimiento de las acciones formuladas pero no se

evidencia su efectividad para subsanar el hallazgo u observación, el hallazgo

continuará “Abierto” y se verificará posteriormente para proceder al “Cierre” del

mismo, en caso contrario se requerirá la modificación de las acciones correctivas.

Una vez revisada y verificada la información presentada, se socializó a los responsables de

los procesos, el informe preliminar de seguimiento a planes de mejoramiento, con el fin de

conocer sus comentarios u observaciones.

Presentación de Resultados

El resultado consolidado del seguimiento de los planes de Mejoramiento es el siguiente:

PROCESO Q No

Co

nfo

rmid

a

d

Ob

seva

ció

n

TOTA

L

Co

rre

ctiv

a

Co

rre

cció

n

Me

jora

Pre

ven

tiva

TOTA

L

Cu

mp

lid

a

En

Av

an

ce

Ve

nci

da

Sin

In

icia

r

TOTAL Abierto Cerrado TOTAL

Q 20 2 22 20 18 3 0 41 10 7 11 13 41 22 0 22

% 90,91% 9,09% 100 48,78% 43,90% 7,32% 0,00% 100 24,39% 17,07% 26,83% 31,71% 100,00% 100,00% 0,00% 100,00%

Q 9 3 12 10 9 0 0 19 13 5 0 1 19 6 6 12

% 75,00% 25,00% 100 52,63% 47,37% 0,00% 0,00% 100 68,42% 26,32% 0,00% 5,26% 100,00% 50,00% 50,00% 100,00%

Q 7 1 8 8 0 1 0 9 3 6 0 0 9 6 2 8

% 87,50% 12,50% 100 88,89% 0,00% 11,11% 0,00% 100 33,33% 66,67% 0,00% 0,00% 100,00% 75,00% 25,00% 100,00%

Q 8 0 8 10 2 0 0 12 7 3 2 0 12 4 4 8

% 100,00% 0,00% 100 83,33% 16,67% 0,00% 0,00% 100 58,33% 25,00% 16,67% 0,00% 100,00% 50,00% 50,00% 100,00%

Q 9 0 9 9 0 0 0 9 7 2 0 0 9 6 3 9

% 100,00% 0,00% 100 100,00% 0,00% 0,00% 0,00% 100 77,78% 22,22% 0,00% 0,00% 100,00% 66,67% 33,33% 100,00%

Q 15 2 17 21 2 0 0 23 8 12 2 1 23 12 5 17

% 88,24% 11,76% 100 91,30% 8,70% 0,00% 0,00% 100 34,78% 52,17% 8,70% 4,35% 100,00% 70,59% 29,41% 100,00%

Q 21 14 35 24 8 8 9 49 43 2 4 0 49 13 22 35

% 60,00% 40,00% 100 48,98% 16,33% 16,33% 18,37% 81,63 87,76% 4,08% 8,16% 0,00% 100,00% 37,14% 62,86% 100,00%

Q 54 15 69 3 3 0 0 6 3 0 3 0 6 69 0 69

% 78,26% 21,74% 100 50,00% 50,00% 0,00% 0,00% 100 50,00% 0,00% 50,00% 0,00% 100,00% 100,00% 0,00% 100,00%

Q 12 7 19 14 1 8 2 25 16 9 0 0 25 8 11 19

% 63,16% 36,84% 100 56,00% 4,00% 32,00% 8,00% 92 64,00% 36,00% 0,00% 0,00% 100,00% 42,11% 57,89% 100,00%

Q 8 1 9 8 0 1 0 9 7 2 0 0 9 5 4 9

% 88,89% 11,11% 100 88,89% 0,00% 11,11% 0,00% 100 77,78% 22,22% 0,00% 0,00% 100,00% 55,56% 44,44% 100,00%

Q 21 0 21 21 12 0 0 33 11 18 3 1 33 19 2 21

% 100,00% 0,00% 100 63,64% 36,36% 0,00% 0,00% 100 33,33% 54,55% 9,09% 3,03% 100,00% 90,48% 9,52% 100,00%

Q 9 2 11 13 0 2 0 15 11 0 1 3 15 3 8 11

% 81,82% 18,18% 100 86,67% 0,00% 13,33% 0,00% 100 73,33% 0,00% 6,67% 20,00% 100,00% 27,27% 72,73% 100,00%

Q 4 1 5 5 6 1 0 12 10 1 0 1 12 2 3 5

% 80,00% 20,00% 100 41,67% 50,00% 8,33% 0,00% 100 83,33% 8,33% 0,00% 8,33% 100,00% 40,00% 60,00% 100,00%

Q 44 4 48 48 31 4 0 83 45 4 30 4 83 42 6 48

% 91,67% 8,33% 100 57,83% 37,35% 4,82% 0,00% 100 54,22% 4,82% 36,14% 4,82% 100,00% 87,50% 12,50% 100,00%

Q 32 11 43 36 0 10 0 46 17 8 21 0 46 30 13 43

% 74,42% 25,58% 100 78,26% 0,00% 21,74% 0,00% 100 36,96% 17,39% 45,65% 0,00% 100,00% 69,77% 30,23% 100,00%

Q 273 63 336 250 92 38 11 391 211 79 77 24 391 247 89 336

% 81,25% 18,75% 100 63,94% 23,53% 9,72% 2,81% 97,13 53,96% 20,20% 19,69% 6,14% 100,00% 73,51% 26,49% 100,00%

(1) De 69 Hallazgos y Observaciones solamente se formularon 3 acciones correctivas y 3 correcciones, quedando sin intervenir 66 hallazgos.

MECI

Coordinación

Operativa

Planeación

Seguridad y

Salud

Talento Humano

TOTAL

FANO

Fortalecimiento

Bomberil

Gestión

Aministrativa

Gestión

Contractual (1)

Gestión

Financiera

Gestión

Territorial

Atención al

Usuario

Austeridad

Gasto

Control Interno

Contable

Cooperación

Internacional

TIPO DE HALLAZGO ACCIÓN A IMPLEMENTAR ESTADO ACTIVIDAD ESTADO DEL HALLAZGO

4

De la información expuesta se observa que: de los 336 Hallazgos evidenciados, 247 hallazgos,

equivalentes al 73,51% están Abiertos y 89 hallazgos, equivalentes al 26,49% están Cerrados.

Para Subsanar los Hallazgos (No Conformidades y Observaciones) se formularon 391 Acciones de

las cuales, 77 equivalente al 19.69% están Vencidas, 211 equivalentes al 53,961% están

Cumplidas, 79 acciones equivalente al 20.20% están en Avance y 24 acciones están sin iniciar,

equivalente al 6,14%.

Para este análisis no se incluyen los planes de mejoramiento correspondientes a EKOGUI y

Comité de Conciliación, ya que los hallazgos fueron cerrados en su totalidad en el seguimiento

realizado en el mes de agosto.

Los resultados detallados se presentan en la “Matriz de Seguimiento de Planes de

Mejoramiento” Anexo, de cada proceso por cada criterio de evaluación establecido.

Sin embargo y para mayor ilustración, además de las no conformidades o hallazgos sobre

documentación de procesos (caracterización de procesos, procedimientos, políticas de

CANTIDAD %

NO CONFORMIDAD 273 81,25%

OBSERVACIÓN 63 18,75%

TOTAL 336 100%

CORRECTIVA 250 63,94%

CORRECCIÓN 92 23,53%

MEJORA 38 9,72%

PREVENTIVA 11 2,81%

TOTAL 391 100%

CUMPLIDA 211 53,96%

EN AVANCE 79 20,20%

VENCIDA 77 19,69%

SIN INICIAR 24 6,14%

TOTAL 391 100%

CERRADO 89 26,49%

ABIERTO 247 73,51%

TOTAL 336 100%

TIPO DE

HALLAZGO

ACCION A

IMPLEMENTAR

ESTADO DE LA

ACCIÓN

ESTADO DEL

HALLAZGO

TOTAL

5

operación, mapa de riesgo, etc.), comunes a la mayoría de los procesos, se resaltan algunos

aspectos de los resultados individuales de los procesos así:

Analizando los resultados del seguimiento a los planes de mejoramiento Frente al seguimiento

realizado en el mes agosto, la Oficina de Control Interno encontró avances en los planes de

mejoramiento de los procesos Austeridad en el gasto, Control Interno Contable, Cooperación

Internacional, Formulación y Actualización Normativa y Operativa, Fortalecimiento Bomberil

para la Respuesta, Gestión Administrativa, Gestión Financiera, Gestión Territorial, MECI,

Coordinación Operativa y Planeación Estratégica, así:

De las acciones o correcciones formuladas que no se ha dado cumplimiento, se destaca:

Contratar un técnico que brinde apoyo a la gestión como respaldo, que ante la ausencia de

la titular, garantice la continuidad en la prestación del servicio en el proceso de atención al

usuario.

Revisar, ajustar y complementar la documentación del proceso, así como la Resolución Nº

21 de 2016, con el fin incluir la reglamentación interna para la tramitación de las peticiones

verbales exigencia incluida en el Decreto 1166 de 2016.

CANTIDAD %



TOTAL 22 100,00%



MEJORA 3 7,32%

PREVENTIVA 0 0,00%

TOTAL 41 100,00%

CUMPLIDA 10 24,39%

EN AVANCE 7 17,07%

VENCIDA 11 26,83%


TOTAL 41 100,00%

CERRADO 0 0,00%

ABIERTO 22 100,00%

TOTAL 22 100,00%

ATENCÍON AL USUARIO

TIPO DE

HALLAZGO

ACCION A

IMPLEMENTAR

ESTADO DE LA

ACCIÓN

ESTADO DEL

HALLAZGO

6

Instalar un buzón de voz que reciba los derechos de petición presentados fuera del horario

de atención.

Establecer y asignar el presupuesto requerido para implementar la página web de la DNBC

de acuerdo a las exigencias del componente TIC Servicios de GEL incluyendo el formulario

para la recepción de PQRSD en la página web enlazando con ORFEO.

Realizar las adecuaciones necesarias de acuerdo al diagnóstico de los espacios físicos para

la oficina de atención al ciudadano.

Adquirir una diadema, cámara web y teléfono permitiendo realizar un convenio con el

centro de relevo con el fin de fortalecerla atención prioritaria de personas con discapacidad.

Parametrizar el ORFEO con el fin de que emita alertas automáticas al correo electrónico,

brindando asesoría y acompañamiento a los servidores de la DNBC en el uso adecuado de

esta herramienta.

Establecer y asignar el presupuesto requerido para contratar al personal requerido para

conformar el equipo de atención al usuario como lo determina la norma.

Con ocasión del seguimiento al grado de cumplimiento de las normas de austeridad y

eficiencia del gasto público a junio 30 de 2017 se incrementaron 6 hallazgos, derivados en 3

acciones correctivas y 10 correcciones.

CANTIDAD %



TOTAL 12 100,00%



MEJORA 0 0,00%

PREVENTIVA 0 0,00%

TOTAL 19 100,00%

CUMPLIDA 13 68,42%

EN AVANCE 5 26,32%

VENCIDA 0 0,00%

SIN INICIAR 1 5,26%

TOTAL 19 100,00%

CERRADO 6 50,00%

ABIERTO 6 50,00%

TOTAL 12 100,00%

AUSTERIDAD EN EL GASTO

TIPO DE

HALLAZGO

ACCION A

IMPLEMENTAR

ESTADO DE LA

ACCIÓN

ESTADO DEL

HALLAZGO

7

De las acciones o correcciones formuladas se destaca:

Expedir los saldos a provisionar por los meses de mayo y Junio, la cual se tiene previsto

realizar en diciembre 1 de 2017, al regreso de la Profesional de Gestión Humana del disfrute

de su periodo de vacaciones.

Aunque se dio cumplimiento a las acciones propuestas, tales como: El día 01 de diciembre

de 2016 se expidió memorando 20163300029771 por parte del Subdirector Administrativo

y Financiero, en donde se reiteran las responsabilidades y controles de los vehículos de la

DNBC. También se expidió memorando 20163300029781 de asignación de vehículos para

los Subdirectores de la Entidad. Así mismo, se expidió memorando 20163300029791º en

donde se realiza la respectiva asignación de conductores para los vehículos de la entidad,

se evidencia que no son efectivas, como se observa su incumplimiento en el accidente la

camioneta AMAROK el 14 de enero de 2017.

En el mes de noviembre se emitió un memorando con los controles definidos por la

Subdirección Administrativa frente al control de los vehículos, sin embargo el hallazgo se

mantiene abierto hasta tanto se verifique la efectividad de los controles establecidos.

Está pendiente realizar las capacitaciones para los Funcionarios y Contratistas que tienen a

cargo supervisiones de contrato.

CANTIDAD %



TOTAL 8 100,00%

CORRECTIVA 8 88,89%

CORRECCIÓN 0 0,00%

MEJORA 1 11,11%

PREVENTIVA 0 0,00%

TOTAL 9 100,00%

CUMPLIDA 3 33,33%

EN AVANCE 6 66,67%

VENCIDA 0 0,00%

SIN INICIAR 0 0,00%

TOTAL 9 100,00%

CERRADO 2 25,00%

ABIERTO 6 75,00%

TOTAL 8 100,00%

CONTROL INTERNO CONTABLE

TIPO DE

HALLAZGO

ACCION A

IMPLEMENTAR

ESTADO DE LA

ACCIÓN

ESTADO DEL

HALLAZGO

8

Se evidenció avance en la ejecución de las acciones planteadas ya que se tenían 2 acciones

vencidas, 1 sin iniciar, las cuales ahora están en avance. 4 de las 6 acciones en avance están

ligadas a la aprobación de las políticas y procedimientos contables, documento que se

encuentra en la tercera revisión.

Frente al incumplimiento en el pago de impuestos, se informó por parte de la oficina de

transito de Ibagué que los vehículos están exonerados de pago de impuestos por ser

vehículos de emergencias. Se está a la espera de la comunicación formal de exoneración.


No se ha identificado el producto o productos No conformes del Proceso, por lo que no se

han tomado medidas de respuesta ante su materialización.

CANTIDAD %



TOTAL 8 100,00%



MEJORA 0 0,00%

PREVENTIVA 0 0,00%

TOTAL 12 100,00%

CUMPLIDA 7 58,33%

EN AVANCE 3 25,00%

VENCIDA 2 16,67%

SIN INICIAR 0 0,00%

TOTAL 12 100,00%

CERRADO 4 50,00%

ABIERTO 4 50,00%

TOTAL 8 100,00%

COOPERACIÓN INTERNACIONAL

TIPO DE

HALLAZGO

ACCION A

IMPLEMENTAR

ESTADO DE LA

ACCIÓN

ESTADO DEL

HALLAZGO

9

El proceso avanzó en el establecimiento de mecanismos de control de respuestas para cada

abogado, información base para generar el indicador de gestión, el hallazgo queda abierto

hasta verificar la eficacia de la acción implementada.

CANTIDAD %



TOTAL 9 100,00%


CORRECCIÓN 0 0,00%

MEJORA 0 0,00%

PREVENTIVA 0 0,00%

TOTAL 9 100,00%

CUMPLIDA 7 77,78%

EN AVANCE 2 22,22%

VENCIDA 0 0,00%

SIN INICIAR 0 0,00%

TOTAL 9 100,00%

CERRADO 3 33,33%

ABIERTO 6 66,67%

TOTAL 9 100,00%

FANO

TIPO DE

HALLAZGO

ACCION A

IMPLEMENTAR

ESTADO DE LA

ACCIÓN

ESTADO DEL

HALLAZGO

CANTIDAD %



TOTAL 17 100,00%


CORRECCIÓN 2 8,70%

MEJORA 0 0,00%

PREVENTIVA 0 0,00%

TOTAL 23 100,00%

CUMPLIDA 8 34,78%

EN AVANCE 12 52,17%

VENCIDA 2 8,70%

SIN INICIAR 1 4,35%

TOTAL 23 100,00%

CERRADO 5 29,41%

ABIERTO 12 70,59%

TOTAL 17 100,00%

FORTALECIMIENTO BOMBERIL

TIPO DE

HALLAZGO

ACCION A

IMPLEMENTAR

ESTADO DE LA

ACCIÓN

ESTADO DEL

HALLAZGO

10

El proceso cerró 3 hallazgos con respecto al seguimiento realizado en agosto y de 16 acciones

vencidas se pasó a solo 2, logrando un avance significativo


No se ha identificado el producto o productos No conformes del Proceso, por lo que no se

han tomado medidas de respuesta ante su materialización.

Se generó el memorando a la Subdirección administrativa solicitando los recursos para la

salvaguarda de la información del proceso, sin embargo a la fecha no se cuenta con medidas

de seguridad de la información a cargo del proceso, de manera informal el equipo de trabajo

del proceso acondicionó un mueble, bajo llave, para guardar los documentos, el cual además

es insuficiente. Dada la importancia de la salvaguarda de la información a cargo del proceso,

se requiere con carácter urgente que la entidad tome las acciones necesarias a fin de mitigar

los riesgos y acciones judiciales por pérdida o utilización inadecuada de información, entre

otros.

Sobre el “ incumplimiento en el lleno de los requisitos para ascenso establecidos en la Resolución

0661 de 2014, según se exigió en la Convocatoria realizada por la DNBC el 17 de mayo de 2016, dado

que, de veinte (20) hojas de vida tomadas como muestra, ninguna cumple con todos los requisitos (ver

cuadros de análisis anexos).”

Se cuenta con una propuesta para modificar la Resolución 0661 de 2014 con temas como

Ascensos, proyectos y capacitación, la cual debe ser aprobada por la Junta Nacional de

Bomberos.

“En cuanto a la Capacitación, no se cuenta con un mecanismo idóneo para verificar la competencia

del personal externo a la DNBC que dicta capacitaciones a los Bomberos, así como tampoco se tiene

estandarizado el contenido temático de la totalidad de los cursos (se tiene únicamente para Bomberos

I y II a través de resolución 0661 de 2014).

Adicionalmente, no se evidenció la validación/homologación de los cursos dictados por instituciones

del exterior.”

Se contrató una Pedagoga quien estableció un plan de acción; se está trabajando en la

política de educación para bomberos, además se emitió la resolución 349 de 2017 con el cual

se crea el comité académico asesor de los Bomberos de Colombia.

El proceso manifiesta que se solicitará la citación del Comité Educativo Nacional, a fin de

exponer el plan de trabajo con la Escuela Nacional y las regionales, sobre los contenidos de

los cursos y el plan de trabajo para el desarrollo de los mismos.

11

De igual forma se someterá al Comité Nacional Educativo la propuesta sobre el tema de

Homologaciones para que lo asuma la Escuela Nacional de Cali, dado los avales con los que

cuenta por el Ministerio de Educación.


“De acuerdo al memorando radicado No. 20163000001753 de fecha 14 de septiembre de 2016,

enviado a los funcionarios y colaboradores de la Dirección por el subdirector administrativo y

financiero Dr. Rainer Narval Naranjo, sobre los inconvenientes de seguridad ocurridos en la

Entidad; se evidencia la falta de dispositivos de seguridad al interior de la Entidad, como son las

cámaras de vigilancia, las cuales garantizan el bienestar y seguridad de los bienes de la Dirección

y los objetos personales de funcionarios y contratistas.”

El día 26 de octubre se celebró una reunión con el personal de Seguridad Digital, con el

fin de tomar medidas frente a los casos de pérdida de objetos en las instalaciones de la

DNBC. El Contratista presentó los descargos del personal de vigilancia, reactivó el uso

del detector de metales, se garantizó el relevo del personal, especialmente en la hora

del almuerzo, actividad de relevo que realiza el supervisor de seguridad. Se está

CANTIDAD %



TOTAL 35 100,00%



MEJORA 8 16,33%

PREVENTIVA 9 18,37%

TOTAL 49 100,00%

CUMPLIDA 43 87,76%

EN AVANCE 2 4,08%

VENCIDA 4 8,16%

SIN INICIAR 0 0,00%

TOTAL 49 100,00%

CERRADO 22 62,86%

ABIERTO 13 37,14%

TOTAL 35 100,00%

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

TIPO DE

HALLAZGO

ACCION A

IMPLEMENTAR

ESTADO DE LA

ACCIÓN

ESTADO DEL

HALLAZGO

12

haciendo seguimiento al cronograma de capacitaciones del personal de seguridad que

presta el servicio en la DNBC.

Se presentó cotización por parte de Seguridad Digital para la instalación interna de

cámaras de seguridad de acuerdo con un análisis de necesidades.

No se ha realizado la Adquisición del software de inventarios por falta de recursos.

No se ha dado continuidad en la implementación del Sistema de Gestión Ambiental, el

Ingeniero Contratado para dicha labor estuvo contratado hasta el 15 de agosto de 2107.

“Se evidenció que no se han establecido los requisitos ambientales para la compra de productos

y servicios”.

El día 16 de diciembre de 2016 se envió al proceso de Gestión contractual los requisitos

ambientales que se deben tener en cuenta para la adquisición de productos y servicios,

para que sean integrados en el Manual de Contratación de la DNBC, el cual a la fecha

no se ha modificado.

CANTIDAD %



TOTAL 69 100,00%

CORRECTIVA 3 50,00%


MEJORA 0 0,00%

PREVENTIVA 0 0,00%

TOTAL 6 100,00%

CUMPLIDA 3 50,00%

EN AVANCE 0 0,00%

VENCIDA 3 50,00%

SIN INICIAR 0 0,00%

TOTAL 6 100,00%

CERRADO 0 0,00%

ABIERTO 69 100,00%

TOTAL 69 100,00%

GESTIÓN CONTRACTUAL

TIPO DE

HALLAZGO

ACCION A

IMPLEMENTAR

ESTADO DE LA

ACCIÓN

ESTADO DEL

HALLAZGO

13

De 69 Hallazgos solamente se formularon 3 acciones correctivas y 3 correcciones, quedando

sin intervenir 66 hallazgos.


“Se evidenció Incumplimiento en la publicación oportuna de los documentos del proceso en el

SECOP, en las siguientes modalidades: Licitación, Mínima cuantía, Urgencia manifiesta, Contratos

interadministrativos, Menor cuantía, Subasta inversa, Comodato y Prestación de Servicios.”

Aunque se cumplió la actividad propuesta se sensibilizar a los servidores públicos del área

sobre la importancia de publicar oportunamente los documentos en el SECOP, se considera

que es necesario tomar acciones correctivas que evidencien la publicación oportuna de la

contratación en el SECOP.

Con respecto a No Conformidades sobre el Plan de Adquisiciones, Se publicó la

actualización del Plan de Adquisiciones en el SECOP I. No se evidenció publicación en la

página web de la DNBC, dando respuesta a la No Conformidad 3.5, sin embargo de las No

Conformidades 3.1, 3.2, 3.3, 3.4, 3.6 y 3.7 No se formularon acciones correctivas.

De las siguientes No Conformidades u Observaciones no se formularon acciones

Correctivas, Preventivas o de Mejora:

“Planeación del Proceso

Manual de Contratación y Supervisión

Incumplimiento de requisitos del contenido del aviso de convocatoria, en las siguientes

modalidades: Licitación, Menor cuantía y Subasta inversa

Falta de soportes de documentos del proceso en el expediente contractual, en las modalidades de:

Licitación y Comodatos.

Inconsistencia en el acta de inicio. Falta de firma original en acta de entrega e inicio, en las

modalidades de: Licitación y Comodatos.

Publicación de documento sin el lleno de requisitos en el SECOP, en las modalidades de:

Licitación, Mínima cuantía, Subasta inversa y Comodato.

Deficiencias en la planeación, en las modalidades de: Licitación y Subasta inversa.

Inadecuada valoración del riesgo, en las modalidades de: Licitación y Subasta inversa.

Falta de soportes para el pago, en las modalidades de: Licitación, Mínima cuantía, Urgencia

manifiesta, Subasta inversa y Prestación de servicios.

Inconsistencia entre el documento físico y el publicado en el SECOP en la modalidad de Licitación.

Inconsistencia en el recibido a satisfacción, en la modalidad de Licitación

Deficiencias en la justificación de la modalidad de contratación, en la modalidad de Urgencia

manifiesta.

14

Inadecuada modalidad de contratación, en la modalidad de Urgencia manifiesta.

Inconsistencia en la garantía única de cumplimiento, en la modalidad de Urgencia manifiesta.

Afectación de los principios de economía y celeridad, en la modalidad de Urgencia manifiesta.

Demora en la remisión de documentos de urgencia manifiesta a la Contraloría General de la

República, en la modalidad de Urgencia manifiesta.

Falta de trámite de solicitud del contratista por parte del supervisor, en la modalidad de Urgencia

manifiesta.

Falta de documento original en el expediente contractual, en las modalidades de: Contratos

interadministrativos y Comodato.

Deficiencias en la descripción de la necesidad, en las modalidades de: Contratos

interadministrativos, Subasta inversa y Prestación de servicios.

Inoportunidad de la entrega de los bienes, en las modalidades en Contratos interadministrativos.

Falta de soporte de la publicación del Convenio en el Diario Oficial, en la modalidad de Convenio

de cofinanciación.

Incumplimiento de requisitos para la celebración del convenio, en la modalidad de Convenio de

cofinanciación.

Régimen legal inadecuado, en la modalidad de Convenio de cofinanciación.

Deficiencias en la justificación de la modalidad de contratación directa inexistencia.

Falta de claridad de fecha de sesión de Junta Nacional en la cual se aprobaron los proyectos, en la

modalidad de Subasta inversa.

Incumplimiento en la publicación oportuna de información de contratos celebrados en la página

web, en la modalidad de. Subasta inversa y Comodato.

Inconsistencia en los soportes de pago, en la modalidad de Subasta inversa.

Inconsistencia en los soportes de entrada /salida del bien al almacén, en las modalidades de:

Subasta inversa y Comodato.

Diferencia entre el valor de los recursos aprobados y el valor de los bienes entregados en comodato,

en la modalidad de Comodato.

Falta de soporte del inventario del bien, en la modalidad de Comodato.

Falta de soporte de la notificación de cambio de supervisor, en la modalidad de Comodato.

Inconsistencia en las fechas de informes de supervisión, en la modalidad de Comodato.

Diferencia entre el valor de los recursos aprobados y el valor de los bienes entregados en comodato,

en la modalidad de Comodato.

Inconsistencia en la fecha del acta de salida del almacén, en la modalidad de Comodato.

Inoportunidad afiliación ARL, en la modalidad de Prestación de servicios.

Documento sin lleno de requisitos, en la modalidad de Prestación de servicios.

Falta de informe detallados de la ejecución de contratos, en la modalidad de Prestación de servicios.

Falta de requisitos de la etapa de planeación, en la modalidad de Prestación de servicios.

Inadecuada clasificación del riesgo para la actividad a desarrollar, en la modalidad de Prestación

de servicios.

15

Inconsistencia en los documentos soporte del perfil del contratista, en la modalidad de Prestación

de servicios.

Inconsistencia en los informes de ejecución del contrato, en la modalidad de Prestación de servicios.

Inconsistencias en la foliación, en la modalidad de Prestación de servicios.

Incumplimiento de la periodicidad de los pagos según lo pactado, en la modalidad de Prestación

de servicios.

Incumplimiento de las obligaciones contractuales, en la modalidad de Prestación de servicios.

Incumplimiento requisitos para la celebración del contrato, en la modalidad de Prestación de

servicios.

Inoportunidad en el pago de la seguridad social, en la modalidad de Prestación de servicios.

Pago por mayor valor pactado en el contrato, en la modalidad de Prestación de servicios.

Falta de criterios para establecer montos de amparos exigidos en la garantía única de

cumplimiento, en la modalidad de Licitación y Urgencia Manifiesta.

Falta de criterios para establecer el número de avisos a publicar en la Licitación Pública

Falta de precisión en la terminología: Licitación, subasta inversa.

Inconsistencia en el valor de la contratación publicado, en la modalidad de Urgencia Manifiesta.

Falta de soporte original de la garantía única de cumplimiento, en los convenios de Cofinanciación.

Inconsistencia en la descripción de la necesidad, en la modalidad de. Menor cuantía y Subasta

inversa.

Inconsistencia en la información contenida en los documentos del proceso, en la modalidad de

subasta inversa.

Falta de soportes de documentos del proceso en el expediente contractual, en la modalidad de

Subasta inversa.

Falta de periodicidad mínima de informes de supervisión, en la modalidad de Comodatos.

Alta carga laboral del supervisor, en la modalidad de Comodatos.

Demora en el fortalecimiento efectivo de los Cuerpos de Bomberos, en la modalidad de Comodatos.

Falta de atención de las solicitudes de información sobre los comodatos, en la modalidad de

Comodatos.

Inconsistencia en la definición del perfil del contratista, en la modalidad de Prestación de servicios.

Designación del supervisor por afinidad con el objeto contractual, en la modalidad de Prestación

de servicios.

Pago por menor valor del pactado en el contrato, en la modalidad de Servicios.

Se evidenció que la formulación de los riesgos de gestión y corrupción no se realizó en la versión

vigente del mapa de riesgos establecido por el área de Planeación.

Se evidenció que aún no se han identificado la totalidad de los riesgos de corrupción del proceso;

por ejemplo, no se ha identificado el riesgo por direccionamiento de los procesos para la

contratación, ocasionando que no se establezcan controles para prevenir su materialización.

16

Así mismo, se evidenció que aún no se ha identificado la totalidad de los riesgos de gestión del

proceso; por ejemplo, no se ha identificado el riesgo por inoportunidad en la publicación de los

procesos/documentos en la página web de la entidad, así como en el SECOP; inadecuada modalidad

de selección; falta de suficiencia en monto exigido para cada uno de los amparos, ocasionando que

no se establezcan controles para prevenir su materialización.

La materialización de estos eventos se evidencia en el cuerpo del informe, así como la falta de

controles.

Se encontró que debido a que no se cuenta con metas claras para medir el desempeño del proceso,

los indicadores de gestión se miden por demanda, ocasionando que los resultados de dichos

indicadores no sirvan para la toma de decisiones; por ejemplo, el indicador “Publicación en la

página WEB de la Entidad de la totalidad de los contratos o convenios suscritos”, solo se está

midiendo el cumplimiento, pero no la oportunidad en la publicación.

Por otro lado, en la hoja de vida del indicador, no se hace adecuada clasificación del mismo, ya que

éste se está clasificando a la vez como indicador de eficacia, eficiencia y efectividad.

Se evidencia debilidad en la autoevaluación, seguimiento al desempeño del proceso, falta de

controles para su ejecución, lo cual se ve reflejado en la materialización de los riesgos inherentes

al proceso.”

CANTIDAD %



TOTAL 19 100,00%


CORRECCIÓN 1 4,00%

MEJORA 8 32,00%

PREVENTIVA 2 8,00%

TOTAL 25 100,00%

CUMPLIDA 16 64,00%

EN AVANCE 9 36,00%

VENCIDA 0 0,00%

SIN INICIAR 0 0,00%

TOTAL 25 100,00%

CERRADO 11 57,89%

ABIERTO 8 42,11%

TOTAL 19 100,00%

GESTIÓN FINANCIERA

TIPO DE

HALLAZGO

ACCION A

IMPLEMENTAR

ESTADO DE LA

ACCIÓN

ESTADO DEL

HALLAZGO

17

Se avanzó en el cumplimiento de 4 acciones y el cierre de 5 hallazgos con respecto al

seguimiento realizado en Agosto.

Se encontró avance en la formulación de las políticas y procedimientos contables, se encuentran

en su tercera revisión interna, este es un documento base para la actualización de la

caracterización del proceso, mapa de riesgo de gestión e indicadores.

Queda pendiente definir claramente entre los procesos Gestión Financiera y Gestión

Contractual el cómo se dará el manejo de los documentos que hacen parte de la cuenta de

cobro, para evitar la duplicidad documental.

Se requiere formalizar los documentos del proceso (caracterización, procedimientos), con lo

cual se daría cierre a los hallazgos vigentes.

Frente a la observación “Se recomienda revisar la pertinencia de la gestión de las actividades tendientes

a la gestión del “Proyecto Tipo”, que actualmente el proceso de Gestión Territorial desarrolla, con el fin

CANTIDAD %



TOTAL 9 100,00%

CORRECTIVA 8 88,89%

CORRECCIÓN 0 0,00%

MEJORA 1 11,11%

PREVENTIVA 0 0,00%

TOTAL 9 100,00%

CUMPLIDA 7 77,78%

EN AVANCE 2 22,22%

VENCIDA 0 0,00%

SIN INICIAR 0 0,00%

TOTAL 9 100,00%

CERRADO 4 44,44%

ABIERTO 5 55,56%

TOTAL 9 100,00%

GESTIÓN TERRITORIAL

TIPO DE

HALLAZGO

ACCION A

IMPLEMENTAR

ESTADO DE LA

ACCIÓN

ESTADO DEL

HALLAZGO

18

de validar su ejecución en cumplimiento de las funciones de la entidad y la inclusión en la documentación

del proceso y del plan de acción institucional” se informó por parte del DNP que la dirección no

debía realizar ninguna gestión adicional, por lo que el hallazgo se considera cerrado.


Se cuenta con Plan de capacitación, pero no se ha ejecutado adecuadamente por falta de

recursos.

Se cuenta con Plan de Bienestar aprobado, sin embargo su ejecución se ha visto afectada por

falta de recursos, Incluyendo la intervención del clima laboral.

Se realizó medición del Clima Laboral, sin embargo no se han tomado acciones de

intervención.

Aunque se cuenta con el programa de pre-pensionados debidamente aprobado, no se han

realizado las actividades establecidas.

Mediante Resol. Se aprobó y adoptó el sistema de medición de rendimiento laboral y

competencias comportamentales de los funcionarios vinculados en provisionalidad. Está

pendiente la socialización e implementación.

No se cuenta con la documentación de los procedimientos de la totalidad de los procesos,

la oficina de Planeación realizó un clasificación del estado de los procedimientos así: el 89%

(17/19) de los procesos cuenta con un adelanto en sus procedimientos, el 32% (6/19) de los

CANTIDAD %



TOTAL 21 100,00%



MEJORA 0 0,00%

PREVENTIVA 0 0,00%

TOTAL 33 100,00%

CUMPLIDA 11 33,33%

EN AVANCE 18 54,55%

VENCIDA 3 9,09%

SIN INICIAR 1 3,03%

TOTAL 33 100,00%

CERRADO 2 9,52%

ABIERTO 19 90,48%

TOTAL 21 100,00%

MECI

TIPO DE

HALLAZGO

ACCION A

IMPLEMENTAR

ESTADO DE LA

ACCIÓN

ESTADO DEL

HALLAZGO

19

procesos enviaron sus procedimientos al Líder del proceso, el 16% (3/19) de los procesos

cuentan con procedimientos revisados por sus Líderes y enviados a Mejora Continua, el 5%

(1/19) de los procesos cuenta con procedimientos aprobados por mejora continua y el 5%

(1/19) de los procesos cuentan con procedimientos aprobados por el Líder de proceso e

incluidos en el listado maestro de documentos.

Los procesos que cuentan con políticas de operación definidas son: Evaluación y

seguimiento, planeación estratégica, gestión de atención al usuario, formulación normativa

y operativa, gestión administrativa. Sin embargo como limitante para su cumplimiento se

observa que el proceso de análisis y mejora continua no cuenta con suficiente personal que

apoye estas actividades.

El 100% (19/19) de los procesos institucionales cuentan con un adelanto en sus políticas de

operación; el 32% (6/19) de los procesos enviaron sus políticas de operación a través de la

caracterización al Líder del proceso; el 16 (3/19) de las caracterizaciones de los procesos

fueron previamente revisados por sus Líderes y enviados a mejora continua; el 5% (1/19) de

los procesos tienen políticas de operación aprobada por mejora continua; el 5% (1/19) de los

procesos cuentan con las políticas de operación aprobadas por el Líder de su proceso e

incluidas en el listado maestro de documentos.

La entidad no cuenta con las Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración

Documental (TVD), TVD aprobadas por parte del Comité Directivo.

La DNBC no cuenta con Sitio Web de acuerdo a los criterios GEL

20

Se logró cumplir 6 acciones y cerrar 4 hallazgos adicionales con respecto al seguimiento

realizado en el mes de agosto para un total de 11 acciones cumplidas y 8 hallazgos cerrados.


“No se cuenta con las medidas de seguridad de la información relacionadas con las siguientes

situaciones: a. No se evidencio la ejecución de mantenimiento preventivo a los equipos de cómputo

del proceso. b. La información contenida en la matriz de emergencias no se encuentra dentro del

servidor, por lo cual el área de tecnología no le realiza back up, (se realiza back up por parte del equipo

del proceso). c. No se cuenta con barreras adecuadas para restringir el acceso al CITEL en aras de

proteger la información allí generada.”

Se adelantó una reubicación de espacios asignados al personal que hace parte del proceso

(CITEL, Sala situacional). Se requiere tomar acciones para la salvaguarda de información

generada en el proceso, más aun dada la importancia que esta tiene para la toma de

decisiones.

CANTIDAD %



TOTAL 11 100,00%


CORRECCIÓN 0 0,00%

MEJORA 2 13,33%

PREVENTIVA 0 0,00%

TOTAL 15 100,00%

CUMPLIDA 11 73,33%

EN AVANCE 0 0,00%

VENCIDA 1 6,67%


TOTAL 15 100,00%

CERRADO 8 72,73%

ABIERTO 3 27,27%

TOTAL 11 100,00%

COORDINACIÓN OPERATIVA

TIPO DE

HALLAZGO

ACCION A

IMPLEMENTAR

ESTADO DE LA

ACCIÓN

ESTADO DEL

HALLAZGO

21


“En reunión de comité directivo de noviembre 27 de 2015 se modificaron los objetivos estratégicos, sin

embargo, la divulgación de éstos no se hizo de forma completa, ya que el objetivo número 6 se subdivide

en 6 objetivos más, los cuales no fueron socializados de manera explícita, así como tampoco fueron

publicados en la página web de la entidad. Lo anterior genera desconocimiento en el personal sobre a cuál

de los objetivos le aportan desde cada proceso y se ha evidenciado en auditorias previas realizadas por la

Oficina de Control Interno.”

Frente a éste hallazgo, se están realizando ajustes a la planeación basados en los

lineamientos establecidos por MIPG.

CANTIDAD %



TOTAL 5 100,00%

CORRECTIVA 5 41,67%


MEJORA 1 8,33%

PREVENTIVA 0 0,00%

TOTAL 12 100,00%

CUMPLIDA 10 83,33%

EN AVANCE 1 8,33%

VENCIDA 0 0,00%

SIN INICIAR 1 8,33%

TOTAL 12 100,00%

CERRADO 3 60,00%

ABIERTO 2 40,00%

TOTAL 5 100,00%

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

TIPO DE

HALLAZGO

ACCION A

IMPLEMENTAR

ESTADO DE LA

ACCIÓN

ESTADO DEL

HALLAZGO

22


“Ajustar y socializar la resolución 323 incluyendo la nueva terminología de SGSST”

Talento Humano presentó a análisis y mejora continua los cambios identificados en la

resolución para cumplir con la política de seguridad y salud en el trabajo asociada al SIGEC.

Recomendación a Planeación agilizar el proceso de modificación de la Política del Sistema

integrado de gestión.

“Establecer y asignar el presupuesto requerido para la ejecución de las actividades establecidas en el

SG SST para el 2017 encaminadas a prevenir la ocurrencia de accidentes o enfermedades laborales.”

Se presentaron las necesidades del proceso de Gestión de Talento Humano y Seguridad y

Salud en el Trabajo para la vigencia 2017, sin embargo no se contó con el personal encargado

del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo durante el segundo semestre del

año para llevar a cabo las actividades de SGSST

“No se evidencia ejecución de los controles establecidos en la matriz de peligros, por ejemplo para el

peligro biológico como control esta la vacunación, sin embargo, de 27 trabajadores que tienen

desplazamientos en desarrollo de sus funciones u obligaciones, solo se tiene el soporte de las vacunas

de 4, por otro lado el contratista de mantenimiento no cuenta con el esquema completo de tétano.

CANTIDAD %



TOTAL 48 100,00%



MEJORA 4 4,82%

PREVENTIVA 0 0,00%

TOTAL 83 100,00%

CUMPLIDA 45 54,22%

EN AVANCE 4 4,82%

VENCIDA 30 36,14%

SIN INICIAR 4 4,82%

TOTAL 83 100,00%

CERRADO 6 12,50%

ABIERTO 42 87,50%

TOTAL 48 100,00%

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

TIPO DE

HALLAZGO

ACCION A

IMPLEMENTAR

ESTADO DE LA

ACCIÓN

ESTADO DEL

HALLAZGO

23

Para los peligros derivados de fenómenos naturales no se cuenta con los elementos para reaccionar

ante una emergencia tales como camilla y botiquín (con los todos los elementos necesarios).”

No se realizó corrección ni se han tomado acciones correctivas para subsanar la situación

presentada, con respecto al esquema de vacunación, por lo que el incumplimiento continúa.

De igual manera aunque en febrero y julio de 2017 se hizo solicitud a la Alta Dirección de

elementos tales como el Botiquín, etc., a la fecha no se cuenta con los mismos.

“Suministrar los recursos para adquirir los EPP de acuerdo a la matriz elaborada por la contratista”

No se han asignado recursos para la adquisición de EPP. Es importante tener en cuenta que

la "corrección" debe ser inmediata.

“Incluir en el procedimiento para investigación de incidentes, accidente y enfermedades laborales, el

reporte del accidentes a la EPS del trabajador accidentado y si el accidente se considera grave o mortal

dentro de lo establecido en la resolución 1401 de 2007, realizar el reporte al Ministerio del Trabajo

dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la ocurrencia del evento, dando cumplimiento además

al decreto 1295 de 1994 articulo 62.

Incluir en dicho procedimiento la socialización de la lección aprendida, como mecanismo preventivo

ante la ocurrencia de accidentes por la misma causa.”

Aunque no se registraron lesiones, no se evidencia investigación del Incidente ocurrido el

14 de enero en la Camioneta Amarok 551, con el fin de tomar las medidas preventivas

correspondientes.

“Se encontró que no se ha implementado el Sistema de Vigilancia Epidemiológica requeridos de

acuerdo con la identificación de peligros, para prevenir la ocurrencia de enfermedades laborales.”

En el momento se encuentra establecido el protocolo para vigilancia epidemiológica para

riesgo psicosocial, se encuentra en espera de psicóloga de ARL Positiva para dar

continuidad a la actividad. Con respecto a DME se está trabajando con Fisioterapeuta

Sandra Salinas de ARL Positiva en la respectiva construcción. Se requiere adelantar

gestiones ante la ARL con el fin de requerir el cumplimiento de los compromisos adquiridos.

“Incluir en el plan de trabajo para 2017, la intervención al estudio de higiene realizado, así como el

presupuesto para corregir las posibles desviaciones.”

No se han asignado recursos, debido a que no se cuenta con el presupuesto para tal fin.

24

“No se evidencio el establecimiento del programa de inspecciones en el que se defina la periodicidad y

las responsabilidades de éste.

No se están realizando las inspecciones requeridas en la entidad tales como vehículos, botiquín, estado

y uso de EPP funcionarios y contratistas (almacén, servicios generales, mantenimiento, archivo)”

Se cuenta con formato y procedimiento de inspecciones planeadas, inspección de peligros,

lista de chequeo Almacén, inspección para vehículos, EPP, botiquín, peligros, espacios

físicos, puestos de trabajo, etc. Sin embargo, se evidencia que no se da cumplimiento, así:

Pese a solicitud de febrero y julio de elementos para el botiquín, a la fecha no se cuenta con

ellos. Con respecto al Inspección de vehículos, de igual manera se hizo solicitud en Febrero

y Julio, adicionalmente los conductores no realizan la inspección diaria, ni diligencia las

planillas. Igual situación con extintores, no se cuenta con los recursos mínimos. Se realizó

inspección de puestos de trabajo, así como de espacios físicos.

“No se evidencio la formulación de los programas de gestión requeridos para la prevención de

accidentes de trabajo y los soportes de su ejecución, de acuerdo con la identificación de peligros.”

Programa de vigilancia epidemiológica para riesgo psicosocial, el programa de vigilancia

epidemiológico DME se encuentra en construcción. Es importante resaltar que la

"Corrección" de la No conformidad debe ser ejecutada a la mayor brevedad, por lo que se

debe modificar la fecha final de ejecución.

“Implementar el programa indicadores establecidos legalmente, procurando integrar los

requerimientos comunes en un indicador”

Se tienen identificados los 34 indicadores, falta el diligenciamiento de las hojas de vida

respectivas y su medición.

“Se evidencia que no se han establecido la totalidad de los requisitos para la vinculación de los

Conductores, tales como: exámenes médicos, cursos de mecánica y manejo defensivo, verificación de

comparendos, para asegurar su competencia para el cargo y como elemento preventivo para la

prevención de accidentes.”

Revisar la fecha de la Corrección teniendo en cuenta que debe ser inmediata, una vez

identificada la No conformidad. Además de la Contratación del apoyo al Sistema de SST no

se tomaron otras acciones correctivas. Revisada la Carpeta del Conductor mecánico de la

DNBC, se evidencia que no se da cumplimiento a los requisitos establecidos para la

vinculación de conductores, ya que no cuenta con cursos de mecánica y conducción

defensiva y revisión de comparendos.

25

“Implementar un programa de mantenimiento preventivo y Correctivo periódico para las

instalaciones y equipos y para los vehículos por kilometraje.”

El programa de mantenimiento de vehículos, se realzó para el 2016. A la fecha no se cuenta

con contrato de Mantenimiento de vehículos. Los programas adicionales están en

construcción. Se recomienda modificar la fecha de vencimiento de la corrección, pues debe

ser inmediata una vez identificada la No conformidad.

“Establecer el plan de ayuda mutua en unión con empresas aledañas”

Hasta el momento no se ha establecido el Plan de Ayuda Mutua; se ha hablado con

miembros de empresas aledañas y con el párroco de la iglesia con el fin de tratar el tema y

establecer el plan.

“Se evidenció que no se han incorporado los criterios de SST en el manual de contratación tanto de

personal (Conductores) como compras de productos, tales como los productos químicos en los que no

se está exigiendo el envío de la hoja de seguridad de los productos”

No se ha realizado la modificación del Manual de Contratación con los aspectos requeridos.

La fecha de la "Corrección" debe ser inmediata a la identificación de la No conformidad.

“Incluir en el manual de contratación aspectos selección y evaluación de contratistas en aspectos de

SST”

Continúa el incumplimiento de la norma, al no realizar la selección y evaluación de

contratistas desde lo concerniente a SST.

“Se evidencia que no se han implementado los controles para realizar el seguimiento a los Contratistas

en temas como el pago oportuno de la seguridad social, entrega, estado y uso de elementos de

protección personal.”

No se ha actualizado el Manual de Contratación. La fecha de la Corrección debe ser

inmediata a la identificación de la No Conformidad. Se habló con la Dra. Luz Elena Giraldo

con la finalidad de establecer un espacio para llevar a cabo respectiva actualización sin

obtener respuesta.

26


“Distribución de cargas laborales y responsabilidades se evidenció que, aunque existen cinco (5)

personas encargadas de realizar las actividades del proceso, no se observa una adecuada distribución

de las cargas laborales y responsabilidades. Lo anterior, toda vez que gran parte del desarrollo y de la

responsabilidad de las tareas a realizar, recae en la funcionaria que coordina las actividades del

proceso.”

A Julio 15, de 2017 se presentaba la siguiente situación: Las actividades se encontraban

distribuidas entre las tres personas que apoyaban el proceso de la siguiente manera:

Comisiones Kelly Valdés. Nómina parafiscales, actividades administrativas del proceso

Maryoly Díaz, Seguridad y Salud en el trabajo Vicky Ordoñez Muñoz, las actividades de

Plan de capacitación, bienestar, seguimiento a planes y demás están a cargo de Maryoly

Diaz y Vicky Ordoñez . A la fecha solo se cuenta con el Apoyo de Andrea González en la

parte de comisiones y la Profesional de Talento Humano a cargo de las demás funciones del

proceso, corriendo el riesgo de incumplimiento normativo y de gestión. Se requiere con

carácter urgente contar con un equipo de trabajo que apoye la ejecución de las actividades

del proceso, dada la complejidad y múltiples actividades del mismo.

“Establecer y asignar el presupuesto requerido para la ejecución de las actividades establecidas en el

plan de capacitación e inducción con el fin de cumplir con lo que ahí se establece”

CANTIDAD %



TOTAL 43 100,00%


CORRECCIÓN 0 0,00%

MEJORA 10 21,74%

PREVENTIVA 0 0,00%

TOTAL 46 100,00%

CUMPLIDA 17 36,96%

EN AVANCE 8 17,39%

VENCIDA 21 45,65%

SIN INICIAR 0 0,00%

TOTAL 46 100,00%

CERRADO 13 30,23%

ABIERTO 30 69,77%

TOTAL 43 100,00%

TALENTO HUMANO

TIPO DE

HALLAZGO

ACCION A

IMPLEMENTAR

ESTADO DE LA

ACCIÓN

ESTADO DEL

HALLAZGO

27

Se presentaron las necesidades del proceso de Gestión de Talento Humano para la vigencia

2017, sin embargo se asignó un rubro de $25M.M., el cual fue recortado en Junio y octubre

de 2017, afectando la ejecución del Plan.

“Establecer un cronograma con las fechas de retiros masivos por cumplimiento de edad, retiro forzoso

y jubilación; así mismo crear el programa de pre-pensionados de la Entidad.”

Aunque se cuenta con el programa de pre-pensionados debidamente aprobado, no se han

realizado las actividades establecidas.

“Implementar un mecanismo que permita evaluar el impacto de los programas de bienestar e

incentivos en la mejora de la calidad de vida laboral y la protección y servicios sociales de los empleados

de la Entidad.”

Se recomienda revisar la causa raíz del hallazgo, con el fin de identificar los aspectos que

generaron el incumplimiento y de esta manera establecer actividades que conlleven a la

eliminación de la causa raíz; así mismo se requiere modificar fecha final. Las actividades del

plan de bienestar se han llevado según lo establecido en el cronograma de actividades, sin

embargo no se cuenta con la medición del impacto de las mismas.

“Entregar al empleado recién vinculado, dentro de los ocho (8) días siguientes a su posesión, el

documento que lo acredite como funcionario de la entidad, indicándole que éste deberá ser devuelto al

área de Gestión de Talento Humano, al retiro del servicio.”

La carnetización se realizó en el mes de diciembre de 2016. Para 2017 no se ha realizado

debido a que no se cuenta con recursos para tal fin. Se continúa incumpliendo la

normatividad vigente.

“Verificar que los servidores disfruten de sus vacaciones dentro del año siguiente a la fecha en que se

cause el derecho a disfrutarlas, tal como lo exige la ley, a menos que se hayan acumulado por necesidad

del servicio.”

A la fecha no se ha dado cumplimiento a la norma, continúan funcionarios sin disfrute de

periodos de vacaciones cumplidos.

“Diseñar e implementar instrumentos que permitan medición del Rendimiento Laboral y

Competencias Comportamentales de los funcionarios vinculados en provisionalidad “

28

Mediante Resolución se aprobó y adoptó el sistema de medición de rendimiento laboral y

competencias comportamentales de los funcionarios vinculados en provisionalidad. Está

pendiente la socialización e implementación.

“Se evidencia debilidad en el software HAS SQL (Sistema administrativo del Talento Humano), con

el cual se realiza la liquidación de la nómina de la DNBC, ya que se observó que dicho sistema no

realiza una liquidación total de nómina con todas las novedades, sino que realiza liquidaciones por

separado, tales como vacaciones, bonificación de servicios, reconocimiento de coordinación y nómina,

así mismo se realizan deducciones y descuentos en cada una de estas liquidaciones, corriendo con el

riesgo de equivocaciones y posibles errores en la liquidación. Dado lo anterior la persona encargada

de nómina realiza controles en archivo de Excel, con el fin de evitar errores y equivocaciones en los

pagos y liquidaciones salariales.”

No se ha realizado actualización del software el cual no realiza la liquidación total de

nómina con todas las novedades, sino que realiza liquidaciones por separado, tales como

vacaciones, bonificación de servicios, reconocimiento de coordinación y nómina, así mismo

se realizan deducciones y descuentos en cada una de estas liquidaciones, corriendo con el

riesgo de equivocaciones y posibles errores en la liquidación. Por lo anterior la profesional

encargada de nómina realiza controles en archivo de Excel, con el fin de evitar errores y

equivocaciones en los pagos y liquidaciones salariales, generando un desgaste

administrativo, sumado al cúmulo de funciones a su cargo.

CONCLUSIÓN:

De los resultados del seguimiento y verificación, de los 15 planes de mejoramiento existentes,

se concluye:

Se evidencio el compromiso de la Alta Dirección y de parte de los Funcionarios y

Contratistas de la entidad con la ejecución de las acciones establecidas en el plan de

mejoramiento al lograr el cumplimiento de 26 acciones pasando de 185 a 211 acciones

cumplidas, 58 acciones en avance, pasando de 21 a 79 y de 147 acciones vencidas en agosto,

se alcanzó a corte 15 de noviembre a 77, logrando así avanzar en 70 acciones en 3,5 meses;

en cuanto a hallazgo se refiere se logró cerrar 35 hallazgos en dicho periodo.

Es importante tener en cuenta en la formulación de acciones correctivas que la contratación

de profesionales para adelantar algunas acciones, es un medio para la ejecución de las

mismas, pero no es el fin; ya que esto no es garantía para subsanar hallazgos.

29

Se evidencia avance en el autocontrol y autoevaluación oportunos de los responsables de

los procesos, frente a los planes de mejoramiento.

Con la formalización de los documentos de los procesos (caracterizaciones, procedimientos,

formatos, indicadores), así como con la identificación y tratamiento de producto no

conforme y actualización de los mapas de riesgo, se lograría cerrar una buena cantidad de

hallazgos vigentes.

Recomendaciones:

1) Continuar con el fortalecimiento del autocontrol y autoevaluación de los responsables de

los procesos, con el fin de mejorar en la identificación oportuna de desviaciones a la

ejecución del Plan de Mejoramiento y tomar las medidas eficaces y eficientes que garanticen

su cumplimiento.

2) Formular el plan de mejoramiento y ejecución de las acciones correctivas, preventivas o de

mejora del Proceso de Gestión Contractual, cuyo informe de auditoría fue entregado desde

diciembre 12 de 2016, el cual tiene abierto 69 hallazgos.

3) Tener en cuenta la resolución 1111 de 2017, en cuanto a la competencia de la persona

responsable del diseño e implementación del Sistema de Gestión en Seguridad y salud en el

trabajo, así como los plazos para su diseño e implementación.

4) Revaluar o reformular acciones correctivas, en los casos que se evidencie que las existentes

no son viables o no fueron efectivas.

5) Sensibilizar y capacitar a los responsables de los procesos, sobre la importancia de la

formulación y cumplimiento de las acciones de mejora, en aras del cumplimiento de los

objetivos de los procesos de la DNBC.

6) Presupuestar los requerimientos para la salva guarda de la información generada o allegada

a la entidad tanto en medio físico, como magnético.

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7) Darle prioridad a la Implementación del plan de mejoramiento de Gestión de Atención al

Usuario ya que en la auditoría realizada en el mes de octubre de 2017 se evidenciaron

hallazgos recurrentes (evidenciados en auditorias anteriores).

Cordialmente,

Original firmado por:

María del Consuelo Arias Prieto

Asesor Control Interno

cc. Rainer Narval Naranjo Charrasquiel - Subdirector Administrativo y Financiero

Cristhian Urrego Camargo - Subdirector de Estrategia y Coordinación Bomberil

Carlos López Barrera-Asesor Despacho

Maria del Pilar Arguello- Profesional Especializado Planeación.

Anexo: Matriz de Seguimiento de Planes de Mejoramiento.

MEMORANDO De: Asesor con Funciones de Control Interno · 2017-12-27 · 4 SIN INICIAR De la...

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