El memorando

Mg. Jos Bruno Cpeda Ruiz

Definicin

El trmino castellano memorando viene del latn memorndum que a su vez viene de la voz latina memorare, que quiere decir recordar, mencionar, referir algo que se debe tener en la memoria.

Es un documento interno de breve o mediana extensin de estructura sencilla. Su funcin es que un superior d a conocer, hacia los niveles inferiores: decisiones, rdenes, anunciar innovaciones, comunicar reemplazos e incluso felicitar.

En el memorando no se utilizan frmulas establecidas de tratamiento de saludo ni despedida, ya que al tratarse de un documento de uso interno, emisor y receptor pertenecen a la misma empresa o administracin.

Caractersticas

Directo y breve.

Funcional y prctico.

Interno porque circula dentro de la entidad.

Es de accin inmediata.

Establece comunicacin entre todos los trabajadores de una institucin o empresa.

En el contenido no es necesario incluir el saludo.

Tampoco es necesario enviarlo en un sobre, excepto en algunos casos especiales.

Clasificacin

Memorando simple:

Va dirigido a un solo destinatario.

Se utiliza para comunicar disposiciones, remitir, pedir o transcribir documentos o informar asuntos diversos de trabajo.

Relaciona al jefe con su subalterno o viceversa, a dependencias de la empresa entre s, y a personas del mismo nivel o rango.

Memorando Mltiple

Se usa para dar a conocer disposiciones o cualquier informacin en forma simultnea a varios destinatarios. Es decir, se trata del mismo texto con igual numeracin.

Emplea la denominacin Memorando mltiple como nombre del documento. En algunas entidades lo conocen con el nombre de Memorando circular. Ejemplo:

MEMORANDO MLTIPLE N 087-10-MA/DGA

Estructura

Membrete.

Nmero del memorando.

Encabezamiento (destinatario, remitente y asunto).

Fecha.

Cuerpo o texto.

Despedida.

Firma del remitente y cargo u ocupacin.

Con copia (c.c.) o distribucin.

Iniciales o pie de pgina.

Membrete

Se usan las mismas consideraciones que el membrete del oficio.

Es la identificacin institucional. All van los datos ms importantes de la institucin como nombre, direccin, telfono, correo

Se escribe en la parte superior y central del papel (si es grande).

Si el membrete es pequeo, puede escribirse en la parte superior izquierda del papel. En este caso, el centro del membrete dar el margen para el lado izquierdo.

Generalmente se manda imprimir en una imprenta.

Con la modernidad, se puede configurar en la computadora para que, automticamente, aparezca al momento de imprimir un documento.

Numeracin

Se escribe la palabra MEMORANDO, en maysculas, con el nmero de expedicin, seguido de un guin, despus del cual se escriben los dos ltimos dgitos del ao calendario. A continuacin del cual van las siglas de la oficina de procedencia en lnea ascendente hasta el nombre de la institucin. Ejemplo:

MEMORANDO N 117-11/OP-DRELL-ME

Encabezamiento

DESTINATARIO, REMITENTE, ASUNTO Y FECHA. Hay varias formas de presentar esta parte. Veamos:

A : Jefe de Personal UPAO

De : Vicerrector Administrativo UPAO

Asunto: Licencia del trabajador Sr. Oswaldo Peralta Rodrguez.

Fecha : Trujillo, agosto 01 de 2011

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Texto o Cuerpo

Debe ser breve y constar en lo posible de un solo prrafo.

Directo en cuanto a la especificacin de su contenido.

No deben hacerse rodeos se palabras.

En pocas palabras, se debe ir al grano.

Despedida

Consiste en la palabra Atentamente que se escribe en el centro del papel.

Por ms que se llame la atencin de un subordinado, no debemos obviar la cortesa de despedirnos con atencin.

Firma y Post Firma

Es la rbrica en s de la persona que dirige el memorando, la que suele ir encima de su nombre y apellidos, seguido de la referencia al cargo que desempea:

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Dr. Federico Gurba Amsqita

Jefe de Personal

Pie de Pgina

Se pone c.c. (con copia) en los memorandos simples. Esta parte se utiliza si el memorando tiene que ser

entregado a otras persona o seccin para su conocimiento; slo en ese caso.

Se pone c.c. (con copia) en los memorandos simples: c.c. a: Unidad de Remuneraciones. Archivo general.

Se pone Distribucin en el caso de los Memorandos Mltiples: Distribucin Directores de Escuela (13) Jefes de Departamento (12) Oficinas administrativas (10)

Se escribe con letras maysculas las del remitente y con letras minsculas las del mecangrafo, separadas por una lnea oblicua:

AAC/jlc

MEMORANDO MLTIPLE N 287-13/DGA - MAAL : Director Regional de Agricultura, Ancash.DE : Director Nacional de AdministracinASUNTO: solicita informe de daos agrcolas por huaycos en el ao 2013REFERENCIA: Resolucin de Consejo de Ministros N 148-13/PCMFECHA: Lima, agosto 18 de 2013 _______________________________________________________________

Debido a los huaycos ocurridos en el ltimo invierno, la PCM ha dispuesto un presupuesto de recuperacin de la Frontera Agrcola para el 2014. Por ello, requerimos un informe valorativo URGENTE, con un clculo real de los daos ocasionados por los huaycos en su circunscripcin territorial a fin de tenerlo en cuenta en el presupuesto de recuperacin del prximo ao.

Atentamente.

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Ing. Marcial Gamero Benitez

Director General de AdministracinDistribucin:Direcciones Regionales (16). Archivo GeneralMGB/ljv

MEMORANDO N 085 - 96/AMDMA : Ramiro Salgado Pardo Figueroa

Director de Parques y JardinesDE : Alberto Andrade Carmona

Alcalde de la Municipalidad Distrital de MirafloresASUNTO: Concurso Arreglo de mi jardnREFERENCIA: Artculo 198 del RICFECHA: Lima, agosto 24 de 1996

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Sirva este medio administrativo para expresarle mi FELICITACIN por la iniciativa del concurso Arreglo de mi Jardn que concit la expectativa de los vecinos, periodismo y colectividad en general. Con ello, se ha conseguido la participacin activa de la comunidad en el arreglo de los parques y jardines de nuestro vecindario. Que esta iniciativa suya sirva de ejemplo permanente de lo que podemos lograr como gestin cuando trabajamos creativamente y unidos.

Atentamente

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Alberto Andrade Carmona

AlcaldeDistribucin:Personal. Archivo GeneralAAC/cgm