1

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO, IV REUNIÓN INTERINSTITUCIONAL

PAIPA, AGOSTO 2 y 3

I. ENTIDADES PARTICIPANTES: - Entidad Convocante: Superintendencia de Notariado y Registro; - Entidad Moderadora: Misión de Apoyo al Proceso de Paz- MAPP- OEA; - Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural; - Consejo Superior de la Judicatura; - Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas; - Unidad Administrativa Especial para la Restitución de Tierras Despojadas; - Incoder; - Igac; - Parques Nacionales; - Procuraduría General de la Nación; - Fiscalía General de la Nación; - Contraloría General de la República; - Fuerza Militares de Colombia l – Jefatura de Inteligencia y C/I Militar

Conjunta; - Comisión Nacional de Seguimiento a las Políticas Públicas sobre el

Desplazamiento Forzado.

II. OBJETIVOS DE LA REUNIÓN: - Intercambio de información institucional sobre los procesos, el estado de

avances, las dificultades y las estrategias para la restitución de tierras a las víctimas ;

- Evaluación de los procesos de restitución de tierras por las vía judicial, administrativa y el retorno de las víctimas a sus predios abandonados; formulación de alternativas viables para la restitución de tierras despojadas;

- Definición de alternativas de carácter institucional para cumplir las metas formuladas en las políticas nacionales de restitución de tierras;

- Identificación de mecanismos y generación de sinergias para la efectiva colaboración y articulación entre las entidades responsables de la restitución de tierras.

III. DESARROLLO DE LA REUNIÓN: Durante los días 2 y 3 de agosto, en la ciudad de Paipa, se verificó la IV Reunión Interinstitucional convocada por la Superintendencia de Notariado y Registro y moderada por la MAPP-OEA, a la cual asistieron un total de 55 delegados de las entidades participes y responsables de la ejecución de las políticas nacionales de restitución de tierras. (Ver anexo: Directorio de asistentes).

2

Los representantes de cada una de las instituciones presentó a consideración de los asistentes, un informe ejecutivo sobre las funciones, actuaciones y avances alcanzados durante el período de aplicación de la Ley de Víctimas y Restitución de Tierras, explicando las diferentes gestiones y estrategias que se han implementado para atender las obligaciones respectivas frente a los procesos de restitución de tierras a las víctimas del conflicto armado colombiano. Así mismo, las entidades presentaron sus ofertas de productos y servicios y colaboración para el uso de las demás entidades, enfatizando en la importancia que tiene el intercambio y acceso ágil de la información y la implementación de mesas de trabajo específicas para la revisión conjunta de los procesos de restitución. Del conocimiento y análisis efectuado sobre el estado en el cual se encuentran las entidades con respecto a los procesos específicos que les compete para la restitución de tierras, se adoptaron las siguientes conclusiones, recomendaciones y compromisos comunes.

1. Adecuación Institucional. Todas las entidades han debido adelantar complejos procesos de adecuación y restructuración para atender las respectivas y específicas exigencias que les impone la Ley de Víctimas y Restitución de Tierras, algunos de ellos muy demandantes de esfuerzos en las áreas administrativas, tecnologías de la información y las comunicaciones y capacitación del recurso humano.

2. Seguridad.

- Existe una preocupación general por la seguridad, tanto de los funcionarios como de la información, pudiendo constituir un riesgo en el cumplimiento de las metas de restitución.

- Se planteó que los jueces se encuentran especialmente expuestos al igual que el personal de terreno y se recomienda

- Se requiere de participación de la Unidad Nacional de Protección en espacios interinstitucionales como el de la presente reunión, con el objeto de coordinar estrategias de prevención, protección y seguridad que cubran tanto la seguridad de los funcionarios, las dependencias y la información como de las víctimas que retornen a sus predios.

3. Coordinación interinstitucional.

- Existe una necesidad de superar el enfoque bilateral del relacionamiento entre

las instituciones y de propiciar espacios frecuentes de intercambio de información y análisis entre las cabezas responsables para establecer avances y cuellos de botella, con el fin de adoptar medidas institucionales conjuntas para enfrentar oportunamente las necesidades y dificultades que aparecen durante el proceso y de generar alternativas consensuadas que agilicen las gestiones

3

para que de forma conjunta puedan resolverse y llevar a término la restitución de predios a las víctimas.

- Se planteó la importancia de contar con un espacio técnico interinstitucional

que de forma frecuente se reúna y haga seguimiento a los acuerdos para garantizar que todas las entidades concernidas estén trabajando conforme a los compromisos adquiridos.

- Se recalcó la importancia del Subcomité de Restitución en el marco del SNARIV

pero señalando que es necesario una participación amplia de todas las entidades integrantes del Sistema, entre ellas las participantes en el evento.

- Es necesario que en el corto plazo se promuevan actividades en las que se den

a conocer las experiencias y lecciones aprendidas, tanto en desarrollo de la Ley de Víctimas y Restitución de Tierras como de la Ley de Justicia y Paz, con el fin de no repetir y cometer los mismos errores y más bien incorporar prácticas que hayan resultado eficaces.

4. Información

- Cada entidad recolecta información que debe compartirse, sin embargo, se

observa un desbalance en las capacidades de las instituciones en este campo, pues hacen falta tecnologías que permitan tanto compartir como actualizar la información.

- Se requiere un mejor aprovechamiento de las fuentes y sistemas de

información existentes. Al respecto se enumeraron: el RUPTA, los casos que fueron documentados por las Comisiones Regionales de Restitución de Bienes, los avances que ha hecho el INCODER con Restablecimiento de Derechos, los Diagnósticos Registrales elaborados por la Superintendencia de Notariado y Registro.

- Además es indispensable crear unos protocolos para la seguridad en la

recolección y almacenamiento de la información.

- Se identificó como un problema que afecta los procesos de restitución y la utilización de la información, el estado actual de los archivos de varias de las entidades, algunos de difícil reconstrucción completa, enfatizándose en la importancia de la recuperación de los documentos y antecedentes de las instituciones, así como en la implementación de los sistemas de conservación y aseguramiento de los archivos. Se requiere de recursos urgentes y cuantiosos para estos fines. Se acordó que por conducto del Subcomité Técnico de Sistemas de Información del Comité Técnico del SNARIV se coordine una comisión de trabajo que actúe a manera de una “ Red Nacional de Información” con el a Ministerio de las tecnologías de información y las Comunicaciones y los directores de las

4

Oficinas de Sistemas de todas las instituciones para articular los sistemas de información de las Entidades integrantes del SNARIV y las demás que se requieran . Avances particulares inmediatos que serán articulados dentro del Subcomité cuando este convoque para el tema:

- Se acordó adelantar procesos a la mayor brevedad posible para adecuar el cruce y acceso a la información entre las entidades que la requieran , buscando que todas obtengan una información completa y actualizada, preferiblemente bajo un sistema común y en tiempo real. El Consejo Superior de la Judicatura invitó a analizar la alternativa denominada “Punto Neutro”.

- Se acordó dar pronto inicio a estos procesos de intercambio y acceso de información y uso de las tecnologías de las comunicaciones, realizando una reunión el el Igac el próximo 13 de agosto entre las entidades responsables del área de Información y Telecomunicaciones del Consejo Superior de la Judicatura, el Igac y la Unidad de Restitución de

- Así mismo y como actividad de corto plazo, se acordó trabajar conjuntamente en el establecimiento de los procedimientos y códigos específicos registrales que deben dársele a las diferentes decisiones judiciales durante los procesos de restitución, para lo cual se realizará una reunión el próximo 21 de agosto, a partir de las 9 a.M en el C Onsejo Superior de la Judicatura, a la cual confirmaron asistencia la Superintendencia de Notariado y Registro, , el Incoder, el Igac y la Fiscalía. - En el mismo sentido, se acordó crear un grupo de trabajo interinstitucional para darle seguimiento al RUPTA, la cual convocará próximamente la Unidad de Víctimas y participarán la Superintendencia de Notariado y Registro, el Incoder, la Unidad de Restitución de Tierras y la Fiscalía

5. Capacitación institucional

- El personal de las instituciones todavía necesita capacitación y calificación y esta necesidad se encuentra aún en déficit.

- Se recomiendan capacitaciones con entidades de manera compartida, para

entender el proceso en su conjunto y reconocer con claridad lo que compete a cada entidad y en qué momento deben activarse cada una de las competencias.

- Las entidades ofrecieron sus capacidades para iniciar de forma rápida con talleres de capacitación.

- También se considera importante apoyar la divulgación y capacitación a las

víctimas, especialmente en zonas no microfocalizadas, con el fin de evitar distorsiones de la información.

5

6. Comunicaciones

- Manejo de expectativas. Se recomendó implementar un trabajo con los medios de comunicación y con los periodistas para que hagan un adecuado manejo de la información. Al respecto la MAPP-OEA informó que conjuntamente con la Unidad de Restitución vienen diseñando una estrategia que permitirá capacitarlos y generar acuerdos sobre la responsabilidad que debe observarse al divulgar información para favorecer tanto la seguridad de las víctimas como de los funcionarios.

- Se recomendó que coordinar con el Ministro de Comunicaciones esta tarea y para ello se podría proponer que cite a los responsables del área de comunicaciones y jefes de prensa en cada entidad, lo cual se considera fundamental para manejar el tema de las expectativas, el manejo de cifras oficiales y el lenguaje para informar tanto a las víctimas a restituir como al país en general. Se propone manejar la terminología “restitución”, “restablecimiento de los del goce efectivo de los derechos de propiedad”, “recuperación de baldíos, propiedad” de la nación”, entre otros, con total precisión con el objeto de evitar los equívocos que afectan los análisis de avances y resultados de las políticas respectivas.

- En este plan también se impartirá capacitación a los Congresistas, a la

academia y a las demás organizaciones que intervienen en los procesos de restitución.

- Se acordarán e impulsarán mecanismos didácticos para la comunicación clara, permanente y oportuna, entre ellos las cartillas y plegables distribuibles de forma masiva.

7. Normatividad

Entre los temas más sobresalientes se encuentran:

i) Disposiciones en el nuevo Código Contencioso Administrativo : Establecen que las entidades no pueden revocar sus propios actos emitidos con anterioridad sin el consentimiento expreso del particular al que se refiere el acto. Por lo anterior, se plantea que para casos de despojo por vía registral la SNR debe acudir ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo para demandar su propio acto, pero la mayoría de esas acciones ya caducaron: Una situación similar afrontará el INCODER y el IGAC, con lo cual se deja a la administración sin recursos para operar de manera expedita para restablecer la situación jurídica real de los predios. Se preguntó si esto se incluiría en la Ley de Desarrollo Rural ;

ii) La superposición de órdenes a las entidades, medidas cautelares pueden provenir de distintas autoridades. La pregunta cuál de ellas predomina? Qué

6

mecanismo permite que se concilien? Se deben adelantar análisis normativos para adoptar las posiciones respectivas.

iii) La necesidad de disponer de códigos especiales de naturaleza jurídica;

iv) Sobre Requisitos de Procedibilidad: Se plantea la inquietud los efectos que produce y si si constituye Requisito de Procedibilidad el hecho de que el predio se encuentre inscrito y llegan al proceso una o varias medidas cautelares por esta vía, existiendo anteriores medidas cautelares registrada? El concepto es que la ley le da prevalencia a la Restitución pero se requiere de total claridad en todas las instancias que intervienen en el proceso de restitución.

- Notificaciones: El trámite especial de las notificaciones de las diferentes

actuaciones y decisiones representa graves riesgos pues pueden afectar el proceso en su conjunto. Se planteó la importancia de estudiar el tema para determinar cuando aplica el trámite de notificación en los términos legales y cuando se refiere a comunicaciones no constitutivas de notificación.

- Representación judicial a las víctimas: Se analizaron situaciones en los que

pueden existir varias personas o solicitudes de restitución, con diferentes o similares derechos en los predios que se solicitan en restitución, estableciendo que la Unidad Administrativa Especial de Gestión para la Restitución de Tierras no o puede actuar como representante de los diferentes reclamantes y de los respectivos opositores, todos ellos vulnerables. Para estos casos que se presentarán con mucha frecuencia se requiere adelantar acuerdos con la Defensoría del Pueblo con el fin de a resolverlos sin afectar a las víctimas.

- Construcción Jurisprudencial: Una tarea fundamental que en el marco de la Ley 1448 se adelantará es la construcción de la Jurisprudencia que se hará de abajo hacia arriba, la cual necesariamente será nueva y desarrollada dentro de los conceptos de justicia transicional.

- Para tratar estas materias jurídicas se creará un comité interinstitucional de carácter Jurídico, el cual será convocado por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, y será integrado por las entidades del SNARIV, en el que participen los directivos y técnicos .

- vulnerables. Para estos casos que se presentarán con mucha frecuencia se requiere adelantar acuerdos con la Defensoría del Pueblo con el fin de a resolverlos sin afectar a las víctimas.

8. Restitución vía Administrativa como alternativa al proceso indicado en la ley

1448 de 2.011

Con el fin de contribuir a la búsqueda de opciones eficaces y expeditas para la efectiva restitución de tierras, el restablecimiento del goce efectivo del derecho de dominio y la recuperación de baldíos usurpados a la Nación, se propone el análisis por parte de

7

cada entidad y de manera conjunta, de las alternativas que puede ofrecer la vía administrativa. Como posibilidades para adelantar esta propuesta, se plantean las siguientes:

- La corrección de decisiones institucionales que hayan vulnerado derechos para lo cual se requiere un trabajo interinstitucional al estilo del que se adelanta en Restablecimiento de Derechos (Incoder);

- Diagnósticos Registrales (SNR), mediante los cuales se han estudiado la existencia de 18 grandes tipologías de afectación al derecho de la propiedad, sobre las cuales se la Superintendencia ha venido trabajando, tanto a nivel registral como a través de actuaciones con otras instituciones, tales como Incoder, Procuraduría General y Fiscalía General, con el fin de buscar los correctivos de las actuaciones administrativas;

- Titulación preferente para población campesina desplazada;

- Procesos agrarios orientados a reconocer derechos o clarificarlos: Se destaca la importancia de estos procesos que conducen a la recuperación de baldíos derivados de falsa tradición, pues constituyen un cuantioso inventario de tierras de propiedad de la nación con las cuales se conformaría el “Banco de Tierras”, disponiendo de ellas para la restitución, la compensación o para los proyectos de desarrollo rural campesino. En esta materia el Incoder, con la colaboración de la Superintendencia de Notariado y Registro, vienen trabajando en la identificación y recuperación de baldíos indebidamente ocupados.

- RUPTA: en los casos donde predomina el abandono y no hay oposición se puede proceder a la formalización del derecho, para lo cual la Superintendencia de Notariado y Registro ha promovido la exención del pago de las tarifas registrales y la reducción de trámites para el registro de las resoluciones respectivas.

- Se analizaron las posibilidades existentes para incentivar numerosos casos de retorno voluntario de las víctimas desplazadas a sus predios de origen, dadas la normalización de las condiciones de seguridad y el entorno socioeconómico favorable. En este proceso de retorno es importante establecer la situación especial de los predios protegidos mediante el cruce de la información y determinar que la recuperación material de los mismos es una parte de la restitución efectiva de los tierras abandonadas, casos en los que no proceden o no se requieren necesariamente las vías judiciales y que por la vía administrativa se logran los objetivos de la ley. En este aspecto el Incoder adelanta el inventario de casos emblemáticos, entre ellos el Predio La Piña, Atlántico.

9. Memoria Histórica

8

- Se analizaron las diferentes maneras de construir la Memoria Histórica y la necesidad de que esta se adelante en cumplimiento de las normas y las políticas de reparación integral a las víctimas. Se propone definir el papel del Centro de Memoria, en fases previas al proceso judicial, preguntándose si es tiene la capacidad de actuar en el Análisis de Contexto, Diferente al análisis situacional, pues Hay “verdades diferentes” frente al despojo y Memoria puede contribuir significativamente mediante el trabajando con las víctimas y contrastando la información con fuentes institucionales y de otra índole.

10. Convenios Interinstitucionales Se recomienda la celebración de convenios interinstitucionales mediante los cuales se aúnen los esfuerzos humanos, financieros, tecnológicos y administrativas que redunden en una mayor eficacia de los procesos de restitución. Ya existen algunos convenios suscritos que han permitido el acceso y cruce de información, pero deben extenderse a las demás actividades que demanda la política nacional, incluida la capacitación, la divulgación y la comunicación de forma consensuada y mancomunada. En este aspecto también se resalta la importancia de contar con la colaboración y apoyo de organismos de cooperación internacional y organismos no gubernamentales.

11. Restitución Material Como un aspecto de trascendental importancia, todas las instituciones presentes expresan la distancia existente entre restitución jurídica de las tierras y la restitución material, las cuáles afrontan diferentes y numerosas dificultades y generan confusión conceptual para la obtención y evaluación de resultados. Se recomienda que las entidades competentes para la restitución material, incluida las fases post fallo, la sostenibilidad de la restitución y los demás criterios de la reparación , así como la garantía de no repetición, efectúen esfuerzos directos y coordinen con otras entidades para que se articulen las diferentes estrategias y se adecuen los diferentes mecanismos que conduzcan a la recuperación de las tierras de los colombianos. Por último, la Superintendencia de Notariado y Registro propuso realizar reuniones interinstitucionales periódicas, en las que se le dé el seguimiento estrecho a los procesos de restitución y se articulen acciones conjuntas. ://: