METODOLOGA PARA EXPOSITORES

METODOLOGA PARA EXPOSITORES

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METODOLOGA PARA EXPOSITORESSemestral de Seminario de Trabajo de Grado

Brindar a los participantes la oportunidad de conocer y utilizar criterios cientficos y acadmicos para una mejor presentacin oral: la exposicin, la planificacin y la organizacin de una exposicin, las formas de exposicin, caractersticas del presentador profesional, el material audiovisual, el auditorio y la logstica, los ensayos y los lenguajes del expositor Errores, contingencias y recomendaciones.

INDICEAGRADECIMIENTO3DEDICATORIA4INTRODUCCIN5CAPITULO 161.La Exposicin:62.Mtodo Descriptivo:63.Tcnicas Expositivas:8A.Tcnicas de Exposicin Oral Individual:9B.Tcnicas de Exposicin Oral Colectiva:11CAPITULO 2191.Planeacin:19A.Visualizacin:19B.Proyeccin:25C.Realizacin:292.Preparacin:32A.La prctica hace al maestro32B.Busque Asesora Profesional:33CONCLUSIN35

AGRADECIMIENTO

DEDICATORIA

INTRODUCCIN

Continuamente sabemos de muy buenos trabajos de investigacin que no se les da importancia y no se concluyen como buenos proyectos por no haber contado con una exposicin exitosa, y esto se ve en todos los mbitos, ya sean estudiantiles, profesionales, de pequeos equipos de trabajo o a nivel de ejecutivos altos.

El ser humano se comunica no solo a travs de su vos, sino acentuada con una expresin corporal y con los ojos:"si logramos analizar que hace todo nuestro cuerpo en cada una de sus partes cuando estamos frente al pblico nos vamos a volver locos, por eso debemos de comenzar por tener buenas costumbres y una forma de expresarnos que tome en cuenta todas las partes de nuestro cuerpo en una forma natural y sencilla, y esto slo se puede llevar a cabo por el anlisis, la atencin, el concentrarse y la continua prctica".

He aqu una recopilacin de datos interesantes de cmo lograr en una forma natural una exposicin exitosa que lo puede llevar a tener excelentes resultados, pero se debe de tomar en cuenta, los mayores xitos en la vida son fuertemente impulsados por actitudes mentales positivas.

CAPITULO 11. La Exposicin:

La exposicin es una tcnica de comunicacin que tiene la finalidad de explicar y desarrollar un tema en forma rigurosa, clara y objetiva. Tambin llamada disertacin, consiste bsicamente en pensar, razonar, reflexionar y hablar detenida y metdicamente sobre alguna materia o tema, bien para exponer, bien para refutar opiniones ajenas. En cualquier exposicin oral participan: el expositor o los expositores y la audiencia o el pblico.

El expositor, adems de dominar el tema que expondr, debe hablar con claridad y con un tono de voz adecuado para lograr la atencin y la participacin del pblico, es decir tendr conocimientos slidos sobre oratoria. La audiencia debe documentarse acerca del tema, escuchar atentamente, hacer anotaciones de los aspectos ms importantes y formular preguntas cuando el expositor conceda la palabra.

Para tener control sobre la realizacin de una exposicin, el hecho de argumentar en pblico una idea, un proyecto, una propuesta de solucin a un problema o simplemente compartir informacin, es necesario que cumpla con los estndares de calidad, atributos y caractersticas que lleven a efectuar el propsito para el que fue diseada, es decir, que logre el xito.

2. Mtodo Descriptivo:

El mtodo expositivo, que consiste en la declaracin de un tema lgicamente estructurado, en donde el recurso principal es el lenguaje oral, es uno de los ms antiguos y probablemente es el recurso de enseanza, capacitacin y promocin ms utilizada. De esta manera, la exposicin como mtodo provee de estructura y organizacin de temas complejos pero tambin permite extraer los puntos importantes de esa amplia gama de informacin. Para realizarla, es preciso lograr que nuestros interlocutores reciban un mensaje claro, concreto, especfico y acorde a los objetivos trazados. La posibilidad de contar con el tiempo y la atencin de un grupo de personas, muchas veces con poder de decisin, es una oportunidad estratgica que puede aprovecharse al mximo si se cuenta con los conocimientos y tcnicas adecuadas.

Mientras que el trabajo duro y las buenas ideas son esenciales para el xito, la habilidad para expresar esas ideas y conseguir que otros se sumen a ellas es igual de importante. Cuando el discurso es uno a uno, en grupos pequeos, depende mucho de la expresin verbal y no-verbal del orador, pero en discursos ms formales como un examen de grado o la venta de un proyecto, o una conferencia ante pblicos numerosos, lo primero que se requiere es capacitarse, ya que en el mundo actual frecuentemente se producen situaciones en las que es necesario exponer un tema determinado ante pblicos especficos. En la actualidad, con las facilidades que ofrecen las nuevas tecnologas de la informacin y las posibilidades de mayor acceso a la misma, este recurso ha ido variado sus caractersticas originales al integrar herramientas de diversa ndole para que el expositor pueda estructurar y organizar un determinado material para hacerlo ms accesible a su audiencia. Actualmente el discurso oral se ha visto enriquecido hasta convertirse en verdaderas experiencias multimedia; la principal virtud de las presentaciones digitales es que permiten integrar fcilmente informacin de diferentes fuentes y tipos (texto, imagen, sonido, vdeo, interaccin).

Esta gua profundiza aquellos aspectos que se refieren a la preparacin, forma y ejecucin de las exposiciones en diferentes mbitos acadmicos o empresariales. Si este pensamiento lo pone nervioso, recuerde que no est solo; muchos expositores carecen de las habilidades y la confianza para hacer exposiciones eficaces, en algn momento todos hemos sido vctimas de oradores que nos pusieron a dormir y, aunque probablemente ellos saban de su ineficacia se enfrentaron al reto, a pesar de tener las mejores intenciones, puede ser que usted no lo haga mejor. Puede conocer el tema y anotar las ideas, pero en el momento de exponerlo todava no lo hace bien: Ser por la manera en que entrega su discurso? O quiz la audiencia no est interesada en el tema?

sta es una descripcin bastante exacta de lo que sucede, una y otra vez, a estudiantes de nivel superior y posgrado, profesores, profesionistas y ejecutivos de muchas compaas. Por qu estas personas talentosas dudan en el momento de disear una buena exposicin? Quiz porque no saben organizar lgicamente los puntos cmo crear un mensaje claro y preciso, cmo incluir historias vvidas en su charla, cmo desarrollar el tema, cmo motivar a la audiencia, cmo sacarle provecho a todas las herramientas y recursos audiovisuales, cmo practicar su exposicin de la manera correcta y cmo llamar a la accin. En pocas palabras, dudan porque desconocen cmo hacer exposiciones exitosas.

La clave para lograr el xito en esas situaciones, supone los siguientes aspectos: Conocimiento del tema. La seleccin y estructuracin de los contenidos. Facilidad a la hora de comunicarlos. Comodidad ante los interlocutores. La utilizacin eficaz de herramientas tecnolgicas de apoyo. Sin embargo, cuando la comunicacin es escasa y el contenido deficiente no se puede solucionar ni con la ms moderna tecnologa ni con un libro, un curso y, ciertamente, no por la presente gua; lo que se necesita es aprender a investigar. Cuando el mtodo de exposicin se aplica de manera apropiada, con el contenido adecuado a los espacios de tiempo disponible e integrado otras estrategias didcticas, puede contribuir enormemente a lograr su objetivo. No obstante, cuando estas premisas no se cumplen y slo se emplean los recursos tecnolgicos sin sentido algunos autores, como Tufte[footnoteRef:1] denominan a este fenmeno el sndrome de PowerPoint, PowerPointlessness o PowerPointitis; es decir, el abuso del medio digital para intentar suplir la deficiencia de contenidos, aunado al desconocimiento del lenguaje audiovisual en una herramienta eminentemente multimedia; en la que se intenta saturar de texto como si fuese un medio impreso al desconocer todos sus potenciales. No estamos en contra del empleo del software sino de su uso deficiente; de hecho, lo que aqu se propone es el empleo adecuado tanto del mtodo de exposicin como del uso didctico de las presentaciones digitales el problema no es el software, por el contrario, si se le aplica un enfoque sistemtico relacional de manera que el expositor pueda emplearla de forma no lineal es una magnfica herramienta para comunicar informacin, para motivar y ensear. Entonces, aprender a hacer exposiciones exitosas es una habilidad crtica. [1: Edward R. Tufte. Profesor emerito de ciencia poltica, ciencias computacionales y estadstica, y diseo grfico de la Universidad de Yale. En The Cognitive Style of PowerPoint ]

Una exposicin exitosa es un proceso de comunicacin en el que cada uno de los componentes cumple con su objetivo: el expositor (emisor) intenta que su informacin (mensaje) llegue a toda la audiencia (sus receptores), quienes esperan que se les proponga algo til y prctico para cubrir alguna de sus necesidades, (por lo que el emisor previamente debe investigar las caractersticas generales de su pblico: su edad, gnero, nivel educativo, creencias y experiencias previas, autoestima, necesidad de aprobacin y forma de aprendizaje auditivo, visual, kinestsico) y para ello realizar una presentacin (medio) que contemple diversos canales (auditivos, visuales, audiovisuales o multimedia) en busca de un contexto comn sirva para que los datos, hechos y evidencias expuestas una vez que estos se reinterpreten sirvan para lograr una retroalimentacin, es decir una respuesta a la propuesta de solucin al problema planteado; ser exitosa en la medida que se cumplan las expectativas del emisor, lo que requiere una evaluacin posterior a este proceso altamente persuasivo.

Podramos decir que la capacidad de comunicarse est ntimamente relacionada ms que con saber hablar, saber escuchar al interlocutor para efectuar la retroalimentacin. En una exposicin exitosa el auditorio busca un consejo, informacin, inspiracin, o todo en conjunto y no hay mejor forma de convencer al pblico que entregarle un mensaje que realmente diga algo y que les proporcione una experiencia que valoren como algo verdaderamente significativo.

3. Tcnicas Expositivas:

Una presentacin oral de un tema frente a un grupo puede hacerse en forma individual o colectiva. Hay diferentes maneras de realizar una actividad de comunicacin oral siguiendo procedimientos diversos, formales e informales que facilitan el proceso, dependiendo del objetivo, del tema, y pblico, entre otros. Estas tcnicas se agrupan en: Tcnicas de Exposicin Oral Individual: charla, conferencia y discurso. Tcnicas de Exposicin Oral Colectiva: dilogo, entrevista, discusin, debate, mesa redonda, simposio, panel, foro, seminario y congreso

A. Tcnicas de Exposicin Oral Individual:

A.1. CHARLA

Reunin de personas donde un expositor proporciona la informacin y dialoga con el resto. Su objetivo es: transmitir informacin, crear un estrado mental o punto de vista.

Caractersticas: Informal. Tono de conversacin. El pblico puede interrumpir para hacer preguntas. No debe ser leda. Normalmente el auditorio conoce algo del tema. Utilizacin de frases de buen humor. El expositor puede hacer preguntas al pblico. No debe durar ms de una hora. El expositor puede desplazarse por el estrado o la sala.

Organizacin: En algunos casos la charla no requiere preparacin escrita ya que el pblico puede guiarla con las preguntas. El expositor puede ser presentado al pblico o auto presentarse. El desarrollo de la exposicin se hace de manera de conversacin con el auditorio. Si no ha habido preguntas durante la exposicin, al finalizar sta, el expositor debe motivar al auditorio para que las haga o hacer l preguntas para compro bar el grado de asimilacin del tema. Al concluir se le agradece al pblico su colaboracin.

Recomendaciones: Esta tcnica es adecuada cuando se trata de grupos pequeos en que se facilita la participacin del pblico. El expositor puede iniciar su participacin hacienda una pregunta al auditorio.

A.2. CONFERENCIA:

Reunin de personas que escuchan frente a frente la informacin que otra proporciona. Dependiendo del tema pueden presentar informacin de manera formal y directa, plantear informacin especializada, identificar una problemtica general o un aspecto de sta, motivar a un grupo, compartir las experiencias de una persona, proporcionar informacin experta con continuidad.

Caractersticas: Tcnica formal: La comunicacin, durante la exposicin, se da en solo un sentido. Los oyentes, al final de la exposicin pueden hacer uso de la palabra en forma oral o escrita, aclarar puntos, dudas o hacer un planteamiento distinto. El expositor puede hacer uso de ayudas audiovisuales. El expositor puede desplazarse por el estrado. La exposicin no debe sobrepasar de la hora ni ser menor de veinte minutos.

Organizacin: Requiere de preparacin por parte del expositor. Se inicia saludando brevemente al auditorio. Al finalizar la exposicin el conferenciante debe indicar al pblico que pueden hacer preguntas.

Recomendaciones: Es adecuada una conferencia cuando: Los asistentes no tienen suficiente informacin o experiencia con respecto a determinado tema. Se desea transmitir informacin a grupos grandes. Dan a conocer polticos o procedimientos que deban ser puestos en vigor inmediatamente. No se dispone de tiempo para preparar la informacin en forma escrita. Hay disposicin de personas expertas que poseen informacin de importancia y que tienen aptitud y deseos de impartirla.

A.3. DISCURSO

Razonamiento oral persuasivo de alguna extensin, dirigido a un pblico por una sola persona. Caractersticas: Es formal. Debe llevar encabezamiento (saludo individual o colectivo en orden jerrquico). El hablante requiere ser presentado por otro individuo. General mente el expositor se mantiene en un solo lugar. No deben utilizarse ayudas audiovisuales. Los gestos deben ser muy significativos.

Organizacin: Redactarse con anterioridad. Introduccin debe reunir tres condiciones: Captar la atencin. Asegurar el favor y el respeto hacia el orador. Preparar el auditorio.

Recomendaciones: De acuerdo con la circunstancia el expositor puede iniciar su discurso: Haciendo referencia al tema o a la ocasin. Formulando una pregunta retrica. Presentando una declaracin sorprendente. Citando una frase o el fragmento de un texto. El desarrollo del discurso se realiza tratando de mantener el inters del pblico. Para finalizar el discurso es necesario fijar la atencin del auditorio en el tema central y el propsito del discurso. Algunas formas de terminar un discurso son: Lanzar un reto o exponer una peticin. Presentar un resumen del contenido. Reproducir o citar un texto. Aportar una frase persuasiva, ya sea para inducir a las creencias, o a la accin.

B. Tcnicas de Exposicin Oral Colectiva:A. B. B.1. DIALOGO:

Conversacin que realizan dos personas conocedoras de un tema ante un grupo. Puede adoptar la forma de una conversacin sencilla o complete.

Caractersticas: Es espontneo. Se emplea el lenguaje coloquial. Se utiliza especialmente para tratar temas de la vida cotidiana, juegos, pasatiempos, sucesos importantes, obras literarias, etc. El tema debe ser de inters general para el grupo y no solamente para los participantes en el dialogo. La realizan dos personas ante un grupo. Los participantes no deben olvidarse del auditorio que los escucha. Iniciar o terminar la conversacin sin emplear frmulas de saludo y cortesa. No permanecer largo rato silencioso. Hablar por hablar o hacerlo sin correccin. Perder la mirada en actitud de desinters, en vez de mirar de frente al interlocutor.

B.2. ENTREVISTA:

Es una forma de comunicacin oral de persona a persona, o ser con varias a la vez, que requiere la presencia fsica de los participantes.

Caractersticas: Los temas no suelen ser ocasionales. El fin es obtener informacin sobre algn asunto de inters. Los temas se relacionan con los propsitos de la entrevista.

Recomendaciones: Preparar con anticipacin las preguntas. Alentar al entrevistado para que hable. Resumir y reflejar los sentimientos expresados por el interlocutor. Repetir palabras del entrevistado para indicarle que nos gustara que hablase de un punto determinado. Pesar las alternativas, de forma que el entrevistado reflexione acerca de su problema y llegue a una conclusin que sea suya.

Tipos de Entrevista: Dirigida: Se efecta con base en preguntas y respuestas orales o mediante un cuestionario. Persigue informacin para el entrevistador. No dirigida: El entrevistador alienta al entrevistado a que exprese sus propios pensamientos con gran libertad. De presin: Se utilizan las preguntas de forma brusca a fin de que el entrevistado se confunda y cede. Mixta: Es la combinacin de dos o ms tcnicas de las antes citadas, segn el objetivo que se persiga. En el transcurso de la entrevista se deben evitar las preguntas indiscretas, los juicios prematuros, las discusiones u los consejos.

B.3. DISCUSIN

Intercambio & quot; cara a cara & quot; entre personas que poseen un inters comn para discutir un tema, resolver un problema o tomar una decisin.

Caractersticas: Cooperativa. Dinmica: Puede haber cambio de opinin. Decisiones se toman por acuerdo o consenso. Informal: Usualmente las reglas no son fijas para el nmero de hablantes o lmite de tiempo. Busca la mejor solucin. Tono de conversacin. Clima democrtico. Se realiza en grupos de 6 a 20 personas. Organizacin: Espontaneidad y libertad de accin en todo. Se nombra un coordinador y un secretario para que registre las ideas ms importantes y las conclusiones. El coordinador formula el tema, los objetivos parciales y generales, las normas a seguir, tiempo de discusin y tiempo para cada persona. Los miembros del grupo analizan el asunto discutiendo los aspectos o facetas que son esenciales al propsito. La discusin debe ser cordial, cooperativa y ecunime, se debe evitar toda forma de agresividad, crtica sistemtica, parcialidad y competicin. Al final el coordinador hace un resumen y formula las conclusiones.

Recomendaciones: Cuando se quiere sopesar alternativas de solucin con respecto a un problema o un tema determinado. Los participantes pueden colocarse en crculo, semicrculo o al frente de una mesa en que se sitan el coordinador y el secretario.

B.4. DEBATE

Es una controversia oral entre varias personas para demostrar la superioridad de unos puntos de vista sobre otros.

Caractersticas: Competitivo. Esttico: generalmente las personas sostienen su punto de vista hasta el final. Las decisiones se toman por votacin. Formal: El coordinador establece reglas para la participacin especialmente en cuanto al tiempo. Busca la mejor solucin a travs de la argumentacin y la persuasin. Tono de discurso. Atmsfera de disputa, en la que cada participante trata de imponer su punto de vista. Grupo relativamente grande.

Organizacin: El coordinador (en algunos casos denominado presidente) controla el desarrollo, tiempo de exposicin, orden de la misma, temas y subtemas por debatir. Debe haber un secretario que anote las ideas ms importantes y las conclusiones. Los participantes pueden colocarse en crculo, semicrculo o al frente de la mesa donde se encuentra el coordinador y el secretario. El coordinador abre la sesin, formulando el tema, los objetivos y estableciendo las normas por seguir en cuanto a tiempo de discusin y tiempo para la intervencin de cada persona. Somete el tema a discusin. Al final hace un resumen y enuncia las conclusiones.

Recomendaciones: Conocimiento tcnico considerable del mtodo empleado, as como un completo entendimiento del asunto considerado. Realizarse cuando se presentan posiciones contrares alrededor de un tema. Puede hacerse un debate a raz de temas que hayan provocado divergencias durante el desarrollo de una clase, una conferencia, etc.

B.5. MESA REDONDA

Exposicin de diversos puntos de vista sobre un tema determinado, por parte de varios especialistas. Caractersticas: El nmero de expositores generalmente es de tres a seis, pero puede variarse. Es conveniente que no dure ms de cincuenta minutos, para permitir luego las preguntas del auditorio. Se exponen diferentes puntos de vista.

Organizacin: El moderador hace una reunin previa con los expertos, para coordinar el desarrollo, tiempo y orden de la exposicin, temas y subtemas por considerar. Los participantes se sitan detrs de una mesa, generalmente el coordinador se sienta en el centro y los expositores a su derecha e izquierda formando los respectivos bandos de opinin. El coordinador abre la sesin, menciona el tema que se va a tratar y presenta a los expositores. Comunica al auditorio que podr hacer preguntas al final, y ofrece la palabra al primer expositor. Cada expositor har uso de la palabra durante diez minutos aproximadamente. Si el orador se excede en el uso de la palabra, el coordinador se lo hace notar prudentemente. Finalizadas las exposiciones de los participantes, el coordinador hace un breve resumen de las ideas principales. El coordinador invite al auditorio a efectuar preguntas a la mesa sobre las ideas expuestas.

Recomendaciones: Adems de la reunin previa es conveniente que los miembros se renan para intercambiar ideas unos minutos antes de comenzar la mesa redonda. Sentarse en semicrculo. El coordinador debe ser imparcial y objetivo en sus intervenciones, resmenes y conclusiones. Debe tener agilidad mental, capacidad de sntesis, y prudencia en el tiempo que tome para su participacin. Las preguntas del pblico no deben ser exposiciones sobre el tema, una vez contestadas no deben llevar a la discusin. Cuando el coordinador no es el mismo organizador, corresponde que ste haga la presentacin de aquel al auditorio. Debe evitarse hacer discursos. No se debe salir del tema que se presenta. Los expositores deben prepararse con anterioridad. No se debe establecer discusin entre el auditorio y la mesa.

B.6. SIMPOSIO

Desarrollo de diferentes aspectos de un mismo tema o problema en forma sucesiva ante un grupo, por parte de un equipo de expertos.

Caractersticas: Los expositores pueden ser de tres a seis. Cada expositor debe enfocar un aspecto corresponda a su especialidad. Las exposiciones no deben exceder los quince minutos, pero se puede variar el tiempo segn el nmero de participantes, de modo que no invierta ms de una. Organizacin: Elegido el tema, el organizador selecciona los expositores apropiados. Es conveniente realizar una reunin previa con los miembros del simposio, para intercambiar ideas, evitar reiteraciones en las exposiciones, establecer el orden de la participacin y calcular el tiempo de cada expositor. El coordinador inicia el acto, expone claramente el tema que se va a tratar, as como los aspectos en que se ha dividido, explica el procedimiento por seguir y hace la presentacin de los expositores al auditorio, luego cede la palabra al primer expositor de acuerdo con lo establecido en la reunin de preparacin. El coordinador despus de coda expositor, va cediendo la palabra a los dems miembros del simposio. Recomendaciones: Finalizadas las exposiciones, el coordinador puede hacer un breve resumen o sntesis de las principales ideas expuestas. Si el tiempo y las circunstancias lo permiten, puede invitar a los expositores a intervenir nuevamente.

B.7. PANEL

Grupo de individuos competente y representativo de tendencias, opiniones o partidos diversos. Ncleo de participantes que sern testigos de diferentes puntos de vista y ncleo de expertos que los exponen. Intercambio de opiniones, en presencia de personas interesadas en el tema.

Caractersticas: Corriente de comunicacin entre un pequeo grupo muy comprometido y un grupo grande cuya actividad es limitada. Permite tomar decisiones. Se informa a las personas involucradas de las decisiones que se toman y de su motivo. Informacin mutua dentro de un grupo extenso, es uno de los mtodos de informacin de sentido doble, bilateral, ascendente y descendente.

Organizacin: Tcnicamente comprende dos grupos. Los que discuten, reunidos alrededor de una mesa bajo la conduccin de un coordinador. Los participantes, sentados alrededor del panel o frente a l, de manera que puedan seguir el debate. El coordinador debe: Presentar a los miembros del panel. Aclarar que todos pueden expresar su opinin. Ordenar la conversacin. Intercalar preguntas aclaratorias. Controlar el tiempo. Impedir que el panel se vuelva oratorio. Canalizar las preguntas del auditorio hacia la mesa. EI grupo de participantes situado frente al panel no es inactivo. Si uno de sus miembros quiere expresar algo, puede hacerlo. Los miembros del grupo pueden expresarse enviando preguntas u opiniones por escrito o levan-do de la mano para que se le conceda la palabra.

Recomendaciones: EI coordinador puede conceder la palabra al pblico coda quince minutos. Los paneles tienden a ser especialmente adecuados para situaciones de estudio y aprendizaje de un tema o una problemtica.

B.8. FORO

Grupo que discute un tema, hecho o problema, conducido por un moderador o coordinador.

Caractersticas: Libre expresin de ideas y opiniones de todos los integrantes. Permite la discusin de cualquier tema. Es informal.

Organizacin: El coordinador inicia el foro explicando con precisin cul es el problema para discutir. Seala las reglas del juego. Vencido el tiempo y agotado el tema, el coordinador hace una sntesis de las opiniones expuestas y extrae las posibles conclusiones.

Recomendaciones: Generalmente se realiza el foro a continuacin de una actividad de inters general: una presentacin teatral, una conferencia, un experimento. Puede constituir tambin la parte final de una mesa redonda, simposio, etc. De acuerdo con la actividad anterior, la tcnica se llamar foro -debate, cine foro, disco - foro, etc. Formula una pregunta concreta y estimulante referida al tema. Distribuye el uso de la palabra. Limita el tiempo de las exposiciones. Controla la participacin espontnea, imprevisible y heterognea de un pblico numeroso y desconocido.

B.9. SEMINARIO

Grupo que investiga o estudia intensivamente un tema en sesiones planificadas recurriendo a fuentes originales de informacin. Caractersticas: Los miembros tienen intereses comunes. El tema exige la investigacin o bsqueda especifica en varias fuentes. El desarrollo de las tareas es planificado por todos los miembros en la primera sesin del grupo. Los resultados o conclusiones son responsabilidad de todo el grupo. Concluye con una sesin de resumen y evaluacin del trabajo realizado. Se puede trabajar durante varios das. Las sesiones duran dos, tres horas, o el tiempo que requiera la temtica estudiada.

Organizacin: En la primera sesin deben estar presentes todos los participantes, luego se subdividen en subgrupos de cinco a doce miembros, a voluntad de los mismos. Cada grupo designa su director para coordinar las tareas y un secretario que toma las conclusiones parciales y finales. La tarea especfica del seminario consiste en buscar informacin, recurrir a expertos y asesores, discutir en colaboracin, relacionar aportes, confrontar puntos de vista, hasta llegar a formular las conclusiones del grupo sobre el tema. Al concluir las reuniones debe hacerse logrando en mayor o menor medida, el objetivo formulado.

Recomendacin: Los distintos grupos pueden trabajar sobre aspectos diversos de un tema. En tal caso los miembros se agrupan segn sus preferencias.

B.10. CONGRESO

Una fusin de experiencia y opiniones entre un grupo de personas muy calificadas en un determinado campo o entre gentes capaces de analizar problemas especficos basndose en la informacin proporcionada por otros individuos competentes. Caractersticas: Se tratan temas muy especficos y disciplinarios. Los participantes se designan por representacin. Es necesario dividir el trabajo de discusin en dos etapas. Labor previa de comisiones y sesiones plenarias.

Organizacin: La mesa directiva se elige por votacin total de los integrantes del grupo de discusin y el reglamento por los temas de trabajo deben aprobarse por mayora. Por los muchos asuntos a tratar y todos de gran importancia se hace necesario dividir el trabajo de discusin en dos etapas: Labor previa de comisiones y sesiones plenarias. Comisiones: Conjunto de personas encargadas por una corporacin o autoridad para entender en algn asunto. Su nmero vara dependiendo de la complejidad de los temas y el nmero de participantes. Sesiones Plenarias: Las condiciones a que haya llegado cada comisin se llevan al & quot; plenario & quot; de la asamblea, para que esta, en conjunto discuta sus conclusiones, en el orden en que la mesa directiva de debate de presente.

CAPITULO 21. Planeacin:

El proceso de planeacin para analizar cmo abordar el tema de su exposicin lo dividiremos en tres secciones: Visualizacin: Aqu se examinarn los elementos bsicos de una exposicin exitosa, comenzando con el planteamiento del problema Un anlisis de cmo debe abordarse el tema, cul es su objetivo y qu caractersticas tiene la audiencia a la que se va a dirigir. Proyeccin: Comprender los pasos necesarios para preparar una exposicin que d posibles soluciones al tema planteado. Realizacin: Aprender cmo motivar a la accin apoyado de materiales escritos y visuales integrando los recursos digitales necesarios en sus materiales proyectados e impresos para reforzar su presentacin digital para que sea atractiva para el pblico.

A. Visualizacin:

El primer criterio para realizar una exposicin exitosa es: concentracin, concentracin y ms concentracin. Para Howard Garner, quin desarrollo la Teora de las Inteligencias Mltiples, la visualizacin es la capacidad para construir o evocar imgenes visuales y acsticas mentalmente[footnoteRef:2], lo que adems es un gran recurso para fomentar la creatividad cuando se expone un tema. [2: En su Teora de las Inteligencias Mltiples, propone que no hay una sola inteligencia sino muchas y ofrece criterios para observarlas y desarrollarlas, no medirlas. Las inteligencias que menciona son ocho: 1) Cinestsica Verbal-lingstica, 2) Musical, 3) Lgico- matemtica, 4) Interpersonal, 5) Visual-espacial, 6) Intrapersonal, 7) Corporal y 8) Naturalista. ]

Es posible que esto le suene demasiado elemental, pero existen varios puntos que debe tener claros antes de hacer cualquier exposicin: El tema (qu va a decir). La audiencia (a quin se dirige). Su propsito (qu quiere conseguir). Y para despus de haber expuesto: Evaluacin (segn su audiencia cumpli con sus expectativas). Autoevaluacin (logr su propsito?).

A.1. EL TEMA:

Al preparar la exposicin de un tema es importante considerar los siguientes aspectos: Delimitar el tema le permite: desechar todo lo que est dems, integrar lo que le hace falta y presentar justo lo necesario. Definir el nombre del tema es el 50% del trabajo, el otro 50% se va integrando a medida que se investiga, procesa y relaciona.

Plantear el problema relacionado con el tema es el primer paso que se debe dar para exponer cualquier estudio; en su redaccin se puede detectar en forma implcita y sinttica los objetivos, el contenido, la metodologa y, en general, las caractersticas del estudio; un buen principio para redactarlo responde a qu se estudi, porqu, cmo, cuando y dnde?

Clarificar la naturaleza del tema para que el pblico conozca la perspectiva desde la cual se abordar, esto les permite dar sentido a la informacin que se est exponiendo. La idea decir lo que ya otros han encontrado (estado del arte), sino comparar, actualizar y aportar nueva informacin al reflexionar sobre como esa informacin permite conocer mejor y dar solucin al problema que nos hemos planteado. Aportar informacin (datos nuevos) y evidencia suficiente para sustentar un argumento slido que cubra los tpicos y dimensiones exigidos por el proyecto de investigacin impreso. La respuesta a cunto es suficiente? depende del tema que se aborde. Se debe tener en cuenta que las exposiciones efectivas dependen de la calidad de la informacin expuesta y no slo de la forma como sta se presente.

Ponga especial cuidado en la articulacin de la informacin que aporta en su exposicin. Un argumento slido debe conducir a una exposicin fluida de los datos nuevos sobre un tema en particular que la audiencia desconozca. Cuando el orador haya construido respuestas, creado soluciones, tomado decisiones y propuesto recomendaciones sobre un tema, podr dedicarse a compartir sus descubrimientos.[footnoteRef:3] [3: Eduteka (2002) Consejos de los expertos para realizar presentaciones efectivas.]

La informacin puede ser infinita, a menos que se organice; es decir cuando definimos un tema y seleccionamos qu informacin es necesaria y cul no, esto slo puede lograrse cuando se organiza por localizacin, por alfabeto, por tiempo, por categora y por jerarqua. Una vez organizada se denomina compartibilidad6 al grado por el cual la informacin es compartible. La informacin tiene compartibilidad alta si es fcil compartir entre diversos individuos sin la prdida de fidelidad. La informacin perceptiva y emocional no es particularmente compartible. Cuando comparte tiene un tiempo limitado para exponer su idea y la atencin de la audiencia tambin es limitada a no ms de ocho minutos por aspecto. Dependiendo de la cantidad de tiempo que le sea asignado y del nimo del pblico lo mejor es apegarse de tres a cinco ideas principales. Cualquiera que sea el tema seguramente no podr decirlo todo en 30 minutos; en cambio, tendr que centrarse a esos aspectos sobresalientes que desea que la audiencia comprenda y as ganarse su atencin y confianza. Para ello es necesario proporcionar las evidencias que respalden sus ideas, por lo que debe organizarse de modo que tenga suficiente tiempo para tratar cada punto con detalle. Sea cual sea su eleccin, asegrese de no salirse del tema: recuerde, slo puede presentar una idea a la vez.

A.2. LA AUDIENCIA

Una vez que sabe lo que desea comunicar, su siguiente tarea es definir a quin va a dirigirse. El xito de la exposicin depender de su habilidad para llegar a los diferentes pblicos. Si el mensaje no es relevante para la vida, experiencia o preocupacin de la audiencia, hasta el orador ms impecable puede fallar a la hora de inspirar al pblico. Conocer al mximo a la audiencia le ayudar, no slo a preparar el contenido y a cmo decirlo, sino tambin a adaptarlo a las necesidades y expectativas de los presentes, as como a su nivel cultural, grado de formacin, posicin que ocupan en la institucin o empresa y cualquier otro rasgo de inters. Conteste las siguientes preguntas: Quin ser la audiencia? Los miembros de la audiencia son sus pares? (personas con su mismo nivel de conocimiento) Son sus superiores? (maestros, jefes, inversionistas, etc.) Son estudiantes, amigos o clientes? Es un pblico cerrado (personas con caractersticas homogneas) o es abierto al pblico en general? Cul es el nivel de conocimiento y dominio que tienen sobre el tema? Los miembros de su audiencia estn familiarizados con el tema? Estn familiarizados de forma general pero no de los detalles? Es la primera vez que han odo hablar de este tema? Qu es lo que espera la audiencia que toque en su exposicin? La audiencia tiene una descripcin general? Qu necesidades y expectativas tienen al finalizar la exposicin? Esperan aprender los detalles intrincados de un tema elaborado? Cmo presentar la informacin para que la audiencia tome la decisin de poner en prctica el plan de accin que les propone? Pregntese quin es su pblico meta?, es decir, espera que todos los asistentes estn de acuerdo con usted, o slo aquellos a quienes dirigi su mensaje. Qu informacin necesita presentar y cmo?

A fin de orientar su exposicin tome en cuenta los siguientes aspectos de la audiencia: Tamao: las exposiciones dirigidas a un grupo grande de personas generalmente requieren mayor formalidad y estructuracin, mientras que si es dirigida a un grupo pequeo parecer muy rgida y hasta fuera de lugar. Si va a dirigirse a un grupo grande, tendr que hacer mucho ms para lograr que todos los miembros de la audiencia se sientan involucrados en la exposicin; en cambio, con un grupo pequeo puede ser ms fcil incitar a la participacin. Datos demogrficos: considere factores como edad, profesin, origen tnico o cultural, estatus socio-econmico, perfil acadmico y sexo. Por ejemplo, hacer una exposicin a un grupo de ejecutivos experimentados requerir mayor deferencia a la edad y la experiencia que al exponer ante un grupo de recin graduados. Conocimiento del tema: qu es lo que la audiencia ya sabe sobre el tpico de la exposicin?. Si va a dirigirse ante un grupo de sinodales, asuma que habr mayor conocimiento del tema que si expone ante un grupo de alumnos; los expertos harn preguntas precisas sobre lo que expone, mientras que las intervenciones de los nefitos sern vagas e incluso podrn ser absurdas. Motivacin: Por qu la audiencia est escuchando su exposicin? Es un proceso administrativo para examinarlo? O es un experto exponiendo ante un grupo de personas que han pagado por or su opinin? O convoc a una reunin para dar a conocer su punto de vista?. Si el pblico no est motivado a escucharle por naturaleza propia, entonces tendr que realizar la exposicin de una forma tan llamativa que logre motivarles en los primeros minutos a prestarle la suficiente atencin.

La percepcin que se forma la audiencia sobre el expositor, puede ser real o no estar ajustada a la realidad. Cuando el orador crea percepciones positivas genera oportunidades y resultados. Aquellos que no se preocupan por la forma en que son percibidos, corren el riesgo de tener poca influencia sobre su pblico.

Las percepciones se forman en tres niveles: la mente humana recibe los datos, los procesa y emite juicios en el contexto de su propia experiencia. Aunque no podemos cambiar en la experiencia anterior de la audiencia, si podemos influir en cmo nos escuchan y en lo que perciben cuando exponemos.

Suponiendo que haya creado el inters y la necesidad de que escuchen su mensaje, todava falta considerar en que forma lo procesarn los miembros de su audiencia. Por ello, debemos evitarles que tengan que hacer un esfuerzo por comprender nuestro mensaje si lo elaboramos en forma ordenada, eliminando los datos confusos, vagos o complicados y describiendo con claridad y precisin para que no se desconecten.

Antes de que usted pretenda solucionar las dudas, expectativas y problemas del pblico, ellos necesitan saber que los comprende y que est capacitado para hacerlo pues sabe qu es lo que estn experimentando y entiende sus necesidades. En otras palabras, dgales cmo lleg a conocer las respuestas a sus necesidades, antes de solucionarlas. Usted se maravillar de cunto se acorta el proceso de aceptacin y cuanto mejorar su exposicin. A pesar de ello, como dice el refrn nadie es monedita de oro para caerle bien a todos, contemple que no llegar a la totalidad de la audiencia, no se desanime si alguna vez crey que lo lograra.

El expositor encontrar tres tipos de audiencia: La audiencia hostil: (dominantes, pensadores, oponentes e incrdulos) son las personas que por desconocimiento del tema o por conviccin estn en su contra, si les demuestra que sabe, que su propuesta es viable y que ellos estn contemplados en ella quiz se vuelvan su ms fiel pblico. La audiencia neutral: (escpticos) aquellos quienes no tienen informacin sobre el tema y no les interesa lo que viene a compartir, puede llegar a tocar sus fibras si en algn momento de su exposicin los integra a la misma. La audiencia de apoyo: (simpatizantes y seguidores) aquellos que conocen el tema y le reconocen como experto en el rea.

Estilos de la toma de decisin en ejecutivos: Dominantes: son conducidos por el miedo y manejan esa emocin proactivamente. Altamente independientes, tienen el gusto de tener el control del procedimiento en la toma de decisin final y tienen la tendencia de refutar al expositor. No les gusta ser empujados ni que les hagan creer que ellos tomaron la decisin. Ellos ven la informacin desde su perspectiva y es difcil hacerlos tomar algn dato que funcione contrario a su opinin. Tambin son los perfeccionistas que no estn muy interesados en ir junto con toda la gente y hacerlos sentir confortables. Pensadores: estn abiertos a nuevas ideas, pero son muy cuidadosos y metdicos. Tienen gusto por los hechos y datos duros e investigan la informacin que los convence. Son reservados y cautelosos, exploran cada ventaja y desventaja. Son muy racionales, su lgica es el anlisis exhaustivo para tomar decisiones. Esta es la razn por la cual puede ser que no tengan las mejores habilidades sociales, y sean impertinentes. Escpticos: mantienen su visin del mundo y son muy desconfiados de la informacin que no entra en ella. Para un escptico, todo y todos son sospechosos. Son quienes preguntan enseguida, dicen lo que piensan sin consideracin alguna hacia su reaccin. Ellos ven los datos para encontrar qu apoya su visin; la informacin tiene que ser creble ante sus ojos antes de que le escuche. No se ponga a la defensiva ni ataque a escptico, pues no tienen miedo de ser incorrectos. Simpatizantes: parecen estar muy excitados sobre lo que se est discutiendo, ya que les gustan las ideas novedosas. No desean escuchar una charla completa con PowerPoint slo quieren or los resultados y no todos los detalles que condujeron a ellos. Lo que realmente necesita presentarles son los riesgos y cmo reducirlos al mnimo. Aunque los simpatizantes no pueden parecer no estar interesados en el anlisis, lo que ellos buscan es la opinin de otros, por eso, entregue todos los detalles de forma impresa para que la examinen y entonces decidirn. Seguidores: por lo regular son abiertos y entusiastas; pero pierden inters a menos que les hable de cmo puede ser puesto en ejecucin con xito el proceso que describi; desean pruebas y que les demuestre en donde se ha hecho eso antes. Son quienes compran marcas de fbrica conocidas; no les gusta innovar y desean proteger lo que ya tienen.

Cuando expone un tema en realidad est vendiendo su idea, su xito del proyecto. Ciertamente har una charla eficaz si tiene una comprensin de cmo ests personas toman decisiones.

Como ya se dijo, para que la exposicin sea acertada y persuasiva debe estar centrada en la audiencia. Preocpese por conocer los problemas de la audiencia porque siempre su objetivo debe ofrecer una solucin. Esto requiere investigacin a profundidad su la audiencia. Como primera motivacin para que la gente escuche su punto de vista tenga presente la pregunta clsica de todas las audiencias es cul es el beneficio para m?. Adems, el pblico es capaz de escuchar la informacin de maneras muy diversas de acuerdo a la organizacin de su exposicin y al mismo tiempo hacerse otras preguntas bsicas: Por qu debo prestar la atencin a este expositor cuando puedo estar haciendo cosas ms interesantes? Ahora que estoy escuchando, por qu debo creer estos datos y resultados? Estoy de acuerdo cmo trata el tema, pero cmo justifica el orador sus ideas? S!, pues ahora convnzame, qu es lo que quiere de m?

A.3. SU PROPSITO

Planee su exposicin cuidadosamente alrededor de un mensaje bsico y tenga en mente cul es el propsito de su exposicin? El primer planteamiento que debe contemplar a la hora de iniciar un proceso de comunicacin es determinar el objetivo que persigue, porque ste ser el referente a la hora de construir el mensaje (qu va a decir y cmo), por lo tanto, deber definir cul es su propsito. La mayora de las exposiciones tienen uno de los siguientes objetivos: Informar. Persuadir. Entretener.

Analice su propsito, cul es su objetivo: Lo que desea es informar? Informar es un acto tanto de dar a conocer, de explicar, como de informarse a s mismo. Tienda a enfocar el conocimiento sobre lo desconocido y reducir la incertidumbre, as como de comunicar conocimientos que permitan ampliar y precisar lo que ya se conoce sobre cierta materia y, concretamente, sobre hechos que se producen da a da en nuestro contexto respecto a las actividades humanas y que son de inters para el pblico. Se trata de presentar el tema de forma clara y concreta. Si lo que quiere convencer, deber resaltar los beneficios que su argumento tiene para su interlocutor. Lo que pretende es persuadir? La persuasin es mover a la accin o motivar a un cambio de actitud, inducir, modificar, mover con razones a creer o hacer una cosa, cambiando los criterios contrarios del interlocutor; es el objetivo bsico y razn de la educacin, la publicidad, la propaganda y las relaciones pblicas. Para promover a la accin o a un cambio de actitud, debe obtenerse el compromiso del participante al final del proceso mediante un plan de accin.

Lo que quiere es entretener? Necesitar recrear el nimo de la audiencia para comunicar su mensaje de manera divertida, chistosa, con ingenio y humor.

El propsito triple o la regla de las tres E: En el primer caso: con el pblico hostil, oponentes e incrdulos, les est tratando de educar, convencer, de remar contracorriente, si se esfuerza sobremanera quiz lo logre. En el segundo, el pblico neutral, el objetivo es meramente informativo; les est explicando los datos para tratar de integrarlos, es el pblico ms difcil. Y en el tercero, el pblico de apoyo, simpatizantes y seguidores, est tratando de mantener su simpata, en este caso no trate de persuadirlos, d nuevos elementos vvidos con ejemplos prcticos que lo llevar a una exposicin ldica muy efectiva y entretenida. En realidad prevea que tendr los tres tipos de pblico simultneamente su audiencia por lo que es preferible integrar a su propsito la regla de las tres E: Educar Explicar Entretener

B. Proyeccin:

Despus de haber delimitado el tema, conocer quin ser su audiencia y determinar cul es su propsito, es de suma importancia que no corra el riesgo de dar a conocer detalles que no deba exponer o de causar una mala impresin en el pblico, por lo que nuestro siguiente paso es proyectar. Los discursos exitosos requieren un arduo trabajo. stos no brotan de la nada ya elaborados de forma completa y espectacular como un libro recin impreso. La buena noticia es que cualquier persona puede realizar el trabajo implcito en la redaccin de un buen discurso, slo basta con que sepa cules son los pasos a seguir y los siga: Presente la evidencia, los hechos. Establezca una estructura de presentacin slida. Cite y ejemplifique

B. B.1. LA EVIDENCIA

Cualquier que sea el propsito de su exposicin necesitar presentar las evidencias de lo que expone. Esto quiere decir que es ineludible realizar una investigacin preliminar. Asimismo, tendr que seleccionar cuidadosamente los hallazgos que va a mostrar. Su propsito debe ser asegurarse de brindar a su pblico las evidencias basadas en hechos reales, de modo que respalden su argumento de manera slida. Sin embargo, evite sobrecargar a la audiencia con gran cantidad de nmeros insignificantes o de datos complejos que no se relacionen directamente con los subtemas sobre los que haya decidido exponer.

En las mejores condiciones, la evidencia es el elemento que le da vida al tema, si la utiliza razonablemente conseguir: Dejar en claro su posicin y su idea principal. Respaldar lo que est diciendo. Causar una impresin impactante.

Una exposicin bien diseada incluye diversos tipos de evidencias, pues la combinacin de stas fortalece el argumento. No obstante, siempre asegrese de integrar de manera clara y coherente todas las evidencias en su presentacin, poco har si aparecen solas y sin conexin alguna.

Entre los tipos de evidencias que puede utilizar se encuentran: Datos y hechos: informacin que puede ser verificada por una fuente externa. Estadsticas: datos que explican algo en trminos de variables (de tiempo y frecuencia). Las estadsticas son muy poderosas, sin embargo, pueden ser manipuladas con facilidad. Al evaluar datos estadsticos, considere siempre la fuente de donde provienen, compare los datos con otras fuentes a fin de asegurarse que estos sean precisos. Al presentar estadsticas use slo informacin actual. Citas de expertos: declaraciones de autoridades en la materia. Si la persona a quin est citando no es lo suficientemente conocida, adems de la cita, muestre alguna informacin sobre su perfil. El citar las palabras de alguien tiene dos ventajas: 1) Es probable que alguien ya haya expresado lo mismo que quiere decir, 2) Le permite respaldar su mensaje con una fuente con credibilidad. No todas las referencias deben tomarse de algn personaje distinguido, siempre y cuando las palabras que evoque sean adecuadas para el tema y el pblico; quien las haya dicho puede ser prcticamente cualquiera, hasta un personaje ficticio. Testimonios: declaraciones de un tercero que funciona como una recomendacin para respaldar y enfatizar una idea; los testimonios pueden provenir de personas expertas, de personas con prestigio o de particulares sin referencias. Un testimonio proveniente de un experto tiene la fuerza de una autoridad en la materia. Los testimonios de personalidades que gozan de gran estima, incluyendo polticos, empresarios, deportistas, incluso actores, constituyen los testimonios de prestigio. Por su parte, los testimonios particulares (provenientes de personas sin referencias profesionales) se utilizan generalmente para demostrar que un problema o asunto es identificable, frecuente y de preocupacin para los dems. Narraciones: ejemplos relatados en forma de historia; deben tener un inicio, un desarrollo y un final y ser interesantes sin tener que incluir detalles innecesarios.

Hemos clasificado doce grandes categoras de fuentes de informacin en donde investigar datos y hechos, de manera directa e indirecta, las cuales pueden observarse en el siguiente cuadro:

B.2. LA ESTRUCTURA

Una vez que conoce los problemas, necesidades y preocupaciones de la audiencia determine cules son los puntos ms importantes que van a resaltar durante su discurso e intgrelos en su propuesta dentro de la estructura.

El prximo paso es identificar una buena estructura de organizacin de las ideas. La estructura del argumento depender principalmente de su propsito.

Si su propsito es informar, utilice el desarrollo de la presentacin para describir el tema y demostrar cmo se relaciona con la audiencia. En cambio, si su propsito es persuadir, utilice el cuerpo de la presentacin para definir el problema y plantear su solucin. Por ltimo, si su propsito es entretener busque los ejemplos y citas que le permitan a su audiencia reflexionar sobre el problema y la solucin que les plantea.

Para que un mensaje se transmita de forma eficaz es importante distinguir tres partes de la estructura de organizacin lgica y lineal: Introduccin: diga lo que tenga que decir; una buena introduccin propicia un ambiente adecuado para la exposicin del tema: permite captar la atencin del pblico, despierta su inters por el contenido del tema, los motiva a atender y participar y, consecuentemente, permite asegurar mejores resultados. Desarrollo del tema: Dgalo! No desarrolle ms de tres puntos ni ms de dos subtemas por punto. Es la exposicin gradual del contenido, lgicamente ordenado, como forma de lograr un aseguramiento de la continuidad. Conclusin: asegrese de haberlo dicho; sintetice la informacin de las ideas expuestas, resalte y repase los principales puntos de inters para conectar los conocimientos previos con los adquiridos, solicite la respuesta de retorno y predisponga a la adquisicin de compromisos.

B.3. MIDA EL TIEMPO

Como expositor deber saber cul es el tiempo que ha sido programado para su exposicin y si este tiempo incluye las preguntas del pblico. Uno de los objetivos exposicin es la retroalimentacin de conocimientos con el auditorio, por lo cual es recomendable dejar un tiempo razonable para las preguntas que puedan surgir.

Mantenga al tiempo permitido, si puede mantenerlo corto: funciona mejor cuando es por debajo de lo establecido. En general, d un plazo de dos minutos para cada diapositiva que utilice en su presentacin digital, pero d ms tiempo para cuando desee desarrollar puntos especficos. Sin embargo, las audiencias se aburren con algo en la pantalla por ms de cinco minutos, especialmente si no se est hablando activamente sobre ella; si este es el caso, substituya la diapositiva por una imagen de descanso, por ejemplo el logotipo de la institucin o compaa. Una regla general, cada apoyo visual merece por lo menos 10 segundos y ninguno clasifica para ms de ocho minutos. Si pasan de varios minutos en una diapositiva, o en un video considere subdividirlos (no estamos sugiriendo esto como regla obligatoria, sino como una buena pauta. Obviamente, algunos cuadros o grficos pueden llevarle varios minutos). Apguese al plan para la presentacin, no intente desviarse, consumir tiempo importante y podra terminar en un punto muerto sin escape! A menos que se haya dicho explcitamente, tiempo ideal para la discusin es suficiente con cinco minutos clarificar las dudas. El presidente de la sesin puede ampliarlo si las preguntas llegan a ser interesantes hasta por diez minutos ms. La distribucin del tiempo ideal para una exposicin exitosa es: Introduccin ( 4 minutos, o un 10% del tiempo asignado) Desarrollo (20 minutos, o un 65% del tiempo asignado) Conclusin ( 6 minutos, o un 25% del tiempo asignado) Preguntas y respuestas (de 5 a 15 minutos o el tiempo asignado) En el cierre de su exposicin pregunte si hay algunas dudas evite de ser conciso, cuando hace esto las audiencias pueden encontrarlo que intimida si las hay eso le demuestra que no prestaban atencin o que quieren saber ms sobre un punto determinado. Si las preguntas tardan en llegar, puede comenzar haciendo una pregunta a la audiencia as que tngala preparada. Tpicamente, las exposiciones en seminarios y congresos duran 15 minutos y la sesin de preguntas y respuestas cinco minutos. Las clases de licenciatura tienen una duracin entre 30 y 45 minutos y el resto de tiempo se dedica a preguntas. En la defensa de una tesis, la exposicin es de unos 30 minutos y las preguntas de la comisin evaluadora pueden prolongar se hasta dos horas. Y las presentaciones ejecutivas duran a lo sumo 5 minutos.

B.4. MATERIALES DE APOYO

Nos referimos en este caso a aquellos recursos fsicos que apoyan y facilitan la comunicacin entre el expositor y el pblico. Ningn apoyo es mejor que otro por s mismo. Su disponibilidad, las caractersticas fsicas del lugar, el tamao de la audiencia, el tiempo disponible para su preparacin y el uso apropiado de los mismos es lo que resulta determinante para apoyar de manera efectiva el proceso de comunicacin. Los materiales de apoyo ofrecen un refuerzo fundamental tanto para las ideas principales como para las evidencias que las respaldan. Tambin actan como refuerzo para la memoria y como gua para el orador mientras est de pie frente a su audiencia. Existe una variedad de materiales de apoyo, que pueden ser agrupados en cinco grandes categoras:

C. Realizacin:

El diseo de la exposicin inici con la investigacin del contenido o sustancia, misma que orden bajo una estructura que le servir de guion, veamos ahora como tomar forma y energa con la aplicacin del estilo a travs de crear el concepto de diseo claro y sencillo.

En el diseo tanto de materiales impresos como de diapositivas digitales incluya solamente la informacin necesaria, elija sus puntos cuidadosamente, con cada punto pregntese: ste es un punto importante? Es realmente algo que necesita ser destacado? El contenido de la diapositiva debe ser evidente; los ttulos de sus diapositivas deben destacar los puntos importantes. Y sobre todo evite las diapositivas de mega datos; si pone demasiada informacin en una diapositiva perder a su audiencia. Algo que ayuda es utilizar cifras con slo los dgitos significativos (redondee en caso de necesidad). Adems una simple regla es: siete palabras por lnea, siete lneas por diapositiva.

En cualquier exposicin los apoyos audiovisuales si estn bien diseados sern siempre su aliado. Independientemente del medio que utilice para crear sus materiales tome en cuenta siempre los mismos lineamientos. Este paso le ayudar a crear sus propias presentaciones digitales de forma eficaz, vindose profesional de forma impresa y en pantalla.

Independientemente de la estructura organizacional que elija, asegrese de mantener el mismo concepto y estilo de diseo durante toda la presentacin. El concepto, es un elemento del diseo que consiste de: Plantilla. Fondo. Elementos gua, (lneas de soporte, botones interactivos). Estilo, tamao de la tipografa y fototextos. Estilo fotogrfico f) Grficas estadsticas, diagramas y tablas. otros archivos (audio, video y animacin) y dos elementos de composicin que son el color y el balance

Cuando se emplea una presentacin digital proyectada en pantalla, los elementos visuales efectivos son aquellos que se pueden entender a simple vista. Esto significa que todos los grficos deben ser claros y sencillos, en lugar de densos y entremezclados con el texto. Si necesita incluir mucha informacin en una diapositiva, utilice vietas para resaltar los puntos clave.

La informacin que presenta cada elemento visual debe ser relevante para la audiencia y estar diseada para atraer la atencin de diferentes estilos de aprendizaje, sin ser exagerados. No olvide que deben servir para satisfacer las necesidades de la audiencia y no las del presentador. Las imgenes deben complementar su discurso oral, mas no copiarlo. Si est pensando leer directamente del elemento visual, entonces no es el adecuado y no debera usarlo. Siempre que sea posible use grficas, mapas conceptuales y diagramas para reducir el nmero de palabras en las diapositivas. La grfica correcta debe impresionar a la audiencia; aclarar conceptos difciles; sumar inters a un punto simple y con ello generar confianza. Si utiliza un efecto especial o transicin slo porque se ve bien o llama la atencin, entonces reflexione sobre lo que est haciendo.

C. C.1. LA PLANTILLA (TEMPLATE):

Las estructuras e imgenes ayudan a recordar la informacin, otorgue una unidad visual, sea original y difernciese. A medida que vaya reuniendo los materiales para su presentacin, recuerde que los elementos de apoyo visual deben complementarla, pero nunca convertirse en el centro de atencin de la misma. Cuando est trabajando en la parte de elementos visuales, tenga presente estos lineamientos. Realice una prueba de impacto, pregntese: Es sencilla?, Es ntida?, Es visible? Si desea un fondo que sirva para mostrar su informacin busque que sea limpio e integre elementos gua. Disee o modifique un fondo para que cubra requisitos particulares, de manera que no se vea como todas las plantillas pre-diseadas que vienen con el software de fbrica. Cuide de no usar fotografas de fondo para mostrar grficos, textos, datos y nmeros. Y asegrese que la informacin sea legible y visible contra el fondo. Tome la siguiente lista de comprobacin y cercirese de haber seguido las siguientes pautas para disear diapositivas: Utilizar tipografa legible en pantalla, evitando las diapositivas manuscritas y la calidad de baja resolucin. Redactar el texto en pantalla a unas pocas palabras clave; escribiendo frases, no oraciones Limitar el nmero de datos estadsticos; su lectura requiere de por lo menos de uno a dos minutos por dato indirecto. Tenga una buena razn de mostrarlos. Los diagramas o grficos empleados hacen su punto ms rpido y claro. Colocar ttulo en cada diapositiva. Variar la vista de las diapositivas dentro de un mismo concepto y estilo Mantener un fondo simple y agradable. Utilizar el color ms adecuado en la tipografa, los grficos y fondos.

C.2. ELABORACIN DE MATERIALES IMPRESOS A diferencia de otros tipos de apoyos visuales, en los materiales impresos puede incluir mucha ms informacin. Si los utiliza, es fundamental que sean de alta calidad, es por ello que debe tener en cuenta los siguientes parmetros al momento de elaborarlos: A menos que tenga una sola pgina que entregar, rena varias pginas en lugar de distribuir las hojas una por una. Agrupe, identifique, enumere y presente los materiales en una carpeta. De esta manera, realzar su importancia frente a la audiencia y permitir al pblico pasar fcilmente de pgina a pgina sin enredarse con las hojas. Utilice papel de calidad para sus materiales impresos y materiales de apoyo. Cartulinas, papel brillante y otros tipos de papeles artsticos le dan un aspecto profesional. Si la audiencia es pequea, considere la posibilidad de personalizar los materiales impresos de la presentacin para cada participante. Aunque esta personalizacin slo implique colocar el nombre y cargo de la persona en la portada, podr demostrar a su audiencia cun cerca estn a ella y a cada participante.

2. Preparacin:

Una vez que hemos definido el propsito de la charla y proyectado el esquema de exposicin y que en consecuencia poseemos un plan general de accin, debemos preparar la presentacin en todos sus detalles. Responder a la pregunta de cmo voy a decir lo que quiero decir?, significa ir ms all de la organizacin genrica de las ideas y del tipo de discurso que va a ofrecer. Significa darle cuerpo a la presentacin, materializarla. A. La prctica hace al maestro Mientras que las exposiciones con computadoras porttiles se vuelven cada vez ms y ms sofisticadas; con colores, estructuras, sonidos y videos el expositor contina leyendo la imagen de la pantalla? Si se mueven las diapositivas, el expositor necesita estar animado! Si las lminas tienen sonido e imgenes interesantes, la voz del expositor necesita ser entusiasta y alegre! sa es la naturaleza a nivel mundial de las exposiciones de hoy.

Ya quedaron lejos las conferencias sin apoyos multimedia. Es casi imposible leer un discurso de manera eficaz sin que se utilicen diapositivas. Si desea ser un expositor eficaz he aqu tres prcticas necesarias: Practique en voz alta. Practique usando tecnologa. Practique el Consejo de Expertos. Practique un plan de reserva, el Plan B que hacer si la tecnologa falla.

Recuerde que al practicar su exposicin podr resolver las necesidades de su audiencia lo mejor posible y para ello necesita: Mantener el contacto visual con la audiencia. Utilizar los gestos naturales de la mano. Mantener la tranquilidad y cuidar el movimiento natural del cuerpo. Mantener el volumen apropiado de la voz. Evitar distraer con la ropa o los accesorios. Mantener un ritmo constante del discurso

Si es posible, practique su exposicin en el mismo lugar donde se llevar a cabo. Use la presentacin digital que ha preparado, cuando practica de esta manera la integrar mejor en su charla. Finalmente, no sienta que tiene que memorizar parte por parte. En muchos casos podr utilizar indicadores de ayuda a su memoria tales como tarjetas de notas o bosquejos. La mayora de las personas encuentra que cuanto ms practican, con mayor facilidad realizan su exposicin y se sienten cmodos.

B. Busque Asesora Profesional:

El propsito del nuevo nfasis en las exposiciones orales es, por supuesto, hacer que el orador realice la exposicin con conocimiento profundo del tema. El experto que hace una presentacin con mayor claridad aumenta con certeza sus perspectivas profesionales. Para aprender cmo hacer una exposicin clara y eficaz enfocada en sus necesidades busque la ayuda de asesor-entrenador de discursos o actualcese en seminarios, talleres o diplomados.

Adems de proporcionarle el conocimiento del arte de discurso, un asesor- entrenador externo ser mucho ms franco en la crtica constructiva de su exposicin que la que podran hacer sus compaeros y amigos, quienes deseando mantener buenas relaciones, pueden ser buenos y apacibles en su crtica y no indicarle cules son sus debilidades.

El objetivo del asesor-entrenador externo es mezclar las tcnicas de la exposicin eficaz con la experiencia del orador. La fusin de estos dos elementos produce exposiciones altamente exitosas y redituables. Consejos y tcnicas de los expertos para las grandes exposiciones:

Hable a la audiencia... no a los apoyos visuales, tales como rotafolios, pizarrn, pintarrn, o pantalla. Por lo mismo, no est parado entre su herramienta visual y la audiencia. Hable claramente y en voz alta suficiente para que todos escuchen. No hable con una voz montona. Utilice la inflexin para acentuar sus puntos principales. Si proporciona folletos (handouts), no lea directo de ellos. La audiencia no sabr si leer junto con usted o escucharle. No ponga ambas manos en sus bolsillos; esto tiende a que se vea poco profesional. Es aceptable poner una mano en un bolsillo, pero asegrese que all no lleve monedas o llaves pues distraer a la audiencia. No agite el indicador lser en el aire como si fuera un caballero Jedi que lucha con su espada. Utilice el indicador para mostrar en pantalla de lo que est hablando y despus apguelo, si no las audiencias se fijarn en su espada, en lugar de usted y su mensaje. Una de las desventajas de presentaciones digitales es que la gente no puede ver la puntuacin si usted lee directamente de la pantalla y esto puede conducir a malentendidos. Una manera eficaz de superar este problema es detenerse brevemente donde habra normalmente signos de puntuacin. Cuando realice presentaciones digitales no utilice las plantillas pre-establecidas ni las imgenes de galera; puede ser que ya muchos antes que usted las hayan empleado y mostrado a la misma audiencia, lo que reduce su efectividad y calidad. Si le es posible realice sus propios diseos y recursos. Escuche atento los comentarios y las opiniones; use la tcnica de pensamiento lateral (agregue ideas ms que desecharlas), la audiencia sentir que sus ideas, comentarios y opiniones tienen mrito. Enumere y discuta sus objetivos desde el principio de la exposicin. Deje que la audiencia conozca las metas y objetivos de su presentacin. Discuta algunos de sus miedos y aprehensiones que junto con y la audiencia pudiera tener. Dgales lo que deben esperar de usted y cmo contribuir a sus metas. Termine la presentacin antes de su audiencia lo haga. La mayora de las personas encuentra que si slo practican en su cabeza, la charla real tomar cerca de 25 por ciento ms tiempo. Usar cualquier apoyo visual tambin agrega tiempo. Recuerde: es mejor terminar temprano que pasarse de tiempo. Est preparado para utilizar un acercamiento alterno si siente que no avanza y se ha quedado empantanado. Debe estar bastante seguro con su propio material; de modo que los intereses y preocupaciones de la audiencia de la presentacin, determinen el formato. Utilice su experiencia y conocimiento para correlacionar su tema. Considere la hora y cunto tiempo tiene para su charla. El tiempo puede afectar a la audiencia. Despus del almuerzo se sabe que no funciona bien el entrenamiento pues la audiencia se sentir ms como en una siesta que escuchando una charla. Siempre contemple un Plan B y espere lo inesperado!

RECOMENDACIONES

Para que la exposicin impartida sea exitosa es recomendable tomar en cuenta aspectos como: realizar una breve introduccin global del tema, hablar con una respiracin adecuada, utilizar los gestos, movimientos de los brazos y manos, dirigir la mirada hacia el auditorio, dirigirse a l en forma personalizada, hablar en forma clara y concreta sin utilizar, en la medida de lo posible, vocabulario tcnico o trminos en idiomas extranjeros; utilizar ejemplos y ancdotas comunes para el auditorio con el objetivo de mantener vivo el inters sobre el tema. El hablar no slo con las palabras sino con la expresin general del cuerpo, lleva a la audiencia a tener un convencimiento y seguridad de la calidad del tema que se expone. De suma importancia es el hecho de la puntualidad y de cumplir con los tiempos establecidos, para evitar que el pblico se canse en exceso y se sienta incmodo o desilusionado, adems es un gesto de cortesa hacia la audiencia. Para terminar se debe hacer uso de comentarios positivos que procuren mantener y aumentar el inters del pblico y adems haga que se sientan satisfechos luego de asistir a la exposicin impartida.

CONCLUSIN

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