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Metodología para el Seguimiento, Monitoreo y Evaluación de los Organismos Evaluadores de la Conformidad y los procesos de

certificación de personas.

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SECRETARÍA TÉCNICA DEL SISTEMA NACIONAL DE CUALIFICACIONES PROFESIONALES METODOLOGÍA PARA EL SEGUIMIENTO, MONITOREO Y EVALUACIÓN DE LOS ORGANISMOS EVALUADORES DE LA CONFORMIDAD Y LOS PROCESOS DE CERTIFICACIÓN DE PERSONAS AUDITORIAS TÉCNICAS 2018 Quito-Ecuador Este material puede ser utilizado siempre que se cite la fuente SECRETARÍA TÉCNICA DEL SISTEMA NACIONAL DE CUALIFICACIONES Y CAPACITACIÓN PROFESIONAL Av. Amazonas 4430 y Villalengua, edificio Banco Amazonas, piso 4. Teléfonos: (593-2) 2257 802 / 2257 803 Fax: (593-2) 2258 711 Portal web: www.SETEC.gob.ec Quito – Ecuador




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ÍNDICE: METODOLOGÍA PARA EL MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LOS ORGANISMOS

EVALUADORES DE LA CONFORMIDAD Y LOS PROCESOS DE CERTIFICACIÓN DE PERSONAS.

ANTECEDENTES LEGALES ..................................................................................................................... 4

OBJETIVO .............................................................................................................................................. 4

OBJETIVOS ESPECÍFICOS ....................................................................................................................... 4

ALCANCE ............................................................................................................................................... 5

1. RECONOCIMIENTO A OEC Y CERTIFICACIÓN DE PERSONAS EN EL MARCO DE UN SISTEMA DE

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD ...................................................................................................... 5

2. ETAPAS Y COMPONENTES DE LA METODOLOGÍA ........................................................................... 6

3. MODELO GENERAL DE AUDITORÍA INTERNA Y AUDITORIA TÉCNICA. ........................................... 7

4. METODOLOGÍA DE AUDITORIAS TÉCNICAS ......................................................................... 8

5. HERRAMIENTAS PARA LA AUDITORIA TÉCNICA ........................................................................... 11

6. DISEÑO DEL CÁLCULO DE LA MUESTRA PARA LA AUDITORIA TÉCNICA A OEC Y CERTIFICACIÓN

DE PERSONAS ..................................................................................................................................... 11

7. MODELO DE EVALUACIÓN DE LA METODOLOGÍA ........................................................................ 12

8. HERRAMIENTAS DE GESTIÓN (INDICADORES INFORMATIVOS) ................................................... 31

9. PROCESO DE AUDITORÍA INTERNA DE LOS OEC ........................................................................... 32

BIBLIOGRAFÍA ..................................................................................................................................... 36

ANEXOS............................................................................................................................................... 37




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ANTECEDENTES LEGALES

Con Decreto Ejecutivo No. 860 publicado en el Registro Oficial Suplemento No. 666 de 11 de enero

de 2016, y con última reforma emitida a través de Decreto Ejecutivo No. 161 de 18 de septiembre

de 2017, se crea el Sistema Nacional de Cualificaciones Profesionales, como el conjunto de

principios, normas, procedimientos, mecanismos y relaciones, para promover y desarrollar la

política pública intersectorial de capacitación, reconocimiento y certificación de cualificaciones de

los trabajadores con o sin relación de dependencia, microempresarios, actores de la economía

popular y solidaria, grupos de atención prioritaria, servidores públicos y ciudadanía en general.

Adicionalmente, el referido Decreto, en su artículo 6 transforma a la Secretaría Técnica de

Capacitación y Formación Profesional (Setec) en la Secretaría Técnica del Sistema Nacional de

Cualificaciones Profesionales.

Dentro de las atribuciones de la Secretaría Técnica del Sistema Nacional de Cualificaciones

Profesionales se encuentra la de: “Reconocer organismos evaluadores de la conformidad en

materia de certificación de cualificaciones”.

El otorgamiento del reconocimiento se efectuó en base a los procedimientos definidos en la Norma

Técnica de Reconocimiento de Organismos Evaluadores de Conformidad - OEC para la Certificación

de Personas publicada con Registro Oficial No. 711 de 14 de marzo de 2016. Dicha Norma Técnica

establece en su artículo 9 como responsabilidad de los OEC: “Documentar y declarar ante la SETEC,

su estructura, políticas y procedimientos para asegurar la imparcialidad en las actividades de

certificación en relación a sus candidatos o personas certificadas, en condiciones de equidad, de

conformidad con los instrumentos definidos para el efecto”.

Con el fin controlar y verificar que los procedimientos y actividades de los OEC reconocidos cumplan con lo dispuesto en la normativa de la institución, se dispone a realizar auditorías técnicas, considerando la siguiente base legal:

El artículo 16 de la Norma Técnica de OEC señala que: “La SETEC mantendrá un programa de seguimiento y monitoreo permanente a los OEC, pudiendo realizar auditorías técnicas. Para ello, los OEC deberán ofrecer las facilidades necesarias [….]”.

OBJETIVO

Establecer procedimientos para el seguimiento, monitoreo y evaluación de los Sistemas de Gestión de Certificación de Personas ejecutado por los Organismos Evaluadores de la Conformidad-OEC reconocidos por la Setec, con el fin de mantener los estándares de reconocimiento y asegurar la calidad de los procesos de certificación.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Verificar el cumplimiento de los requisitos del reconocimiento otorgado a los OEC y al proceso de certificación de personas establecido por Setec en el manual del Sistema de




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Gestión de Certificación de Personas y lo establecido en la norma técnica de reconocimiento.

Definir lineamientos para el control y seguimiento de la gestión de la calidad de los OEC acorde a normativa nacional e internacionales ISO vigentes.

Crear e implementar un sistema de auditoría externa para el seguimiento, monitoreo y evaluación a Organismos Evaluadores de Certificación de Personas (OEC) Reconocidos.

Crear y establecer mecanismos para la auditoría interna de los procesos de certificación de personas para los OEC.

ALCANCE

La presente metodología de aseguramiento de la calidad y mejora continua tiene los siguientes alcances:

Establecer procedimientos para la auditoría externa a OEC acorde a la norma internacional ISO 19011 “Directrices para la auditoría de Sistemas de Gestión”.

Establecer procedimientos para la auditoría interna de OEC acorde a la norma internacional ISO 9004 “Gestión para el éxito sostenido de una organización – Enfoque de gestión de la calidad”.

Promover la adopción de enfoques basados en procesos y mejora continua a través de la implementación de la norma internacional ISO 9001 “Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos”

La metodología está diseñada con procedimientos estandarizados que son aplicables a todos los Organismos de Evaluación de la Conformidad (OEC) reconocidos ante la Setec.

1. RECONOCIMIENTO A OEC Y CERTIFICACIÓN DE PERSONAS EN EL MARCO DE UN SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

La metodología tiene como base el modelo de sistemas de gestión de la calidad basados en procesos establecidos en la norma ISO 9001. Los componentes del sistema de aseguramiento de la calidad propuestos en esta metodologia se muestran en el gráfico No. 1.

Gráfico No. 1

La metodología propuesta, enfatiza la importancia de:

La compresión y el cumplimiento de los requisitos para el reconocimiento de los OEC;




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La necesidad de considerar procesos que agregan valor (certificación de personas);

La obtención de resultados de desempeño y eficacia del proceso (auditoría interna y auditoría externa), y;

La mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas (manejo de riesgos y planes de mejora).

2. ETAPAS Y COMPONENTES DE LA METODOLOGÍA

A continuación se presenta un modelo de seguimiento para el sistema de gestión de la calidad del reconocimiento a OEC y a la certificación de personas:

Gráfico No. 2: Modelo de seguimiento para el sistema de gestión

A continuación, se presenta en forma sintética las etapas del plan de aseguramiento de la calidad: Etapa 1: Auditoría Interna Acorde a la norma ISO 9004 la auditoría interna se define como una revisión exhaustiva y sistemática de las actividades y de los resultados de una organización con respecto a un estándar seleccionado. La auditoría interna proporciona una visión general del estado de los procesos de una organización y del grado de madurez de su sistema de gestión. En esta etapa, se puede detectar áreas para la mejora de ciertos procesos y determinar prioridades de acción. Los procedimientos y herramientas de auditoría interna presentadas en esta metodología se basan en la norma internacional ISO 17024 correspondiente a la certificación de personas y a la norma internacional ISO 9004 correspondiente a enfoques de gestión de la calidad. Etapa 2: Auditoría Técnica (Visitas Setec) La etapa de auditoría interna por parte de los OEC se encuentra incompleta hasta que sea validado y verificado por Setec. En este sentido, acorde a la norma ISO 19011, las auditorías externas son procesos sistemáticos, independientes y documentados para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva, para conocer el nivel de cumplimiento de los estándares establecidos. Los procedimientos y herramientas para la auditoría técnica a OEC presentadas en esta metodología se basan en la norma internacional ISO 17024 correspondiente a la certificación de personas y a la norma internacional ISO 19011 correspondiente a directrices para la auditoría de sistemas de gestión.

RECONOCIMIENTO OTORGADO

AUDITORÍA INTERNA Y EXTERNA

Verificación docuemntal e in-situ.

INFORME DE AUDITORÍA

Procesamiento y anális de información

CONTROL Y SEGUIMIENTO




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Etapa 3: Control y Seguimiento La presente metodología exige mantener el control y seguimiento de las acciones de mejoramiento continuo que los OEC han planificado. Esta etapa, es de vital importancia, puesto que de ella depende que el proceso esté efectivamente orientado al mejoramiento. Debido a que la etapa de auditoría interna y la etapa de auditoria externa son cíclicas, el control y seguimiento es necesario para mejorar el contexto de la gestión que los OEC tienen con respecto a la certificación de personas.

3. MODELO GENERAL DE AUDITORÍA INTERNA Y AUDITORIA TÉCNICA.

El modelo de auditoría interna y auditoría externa propuesto, se organiza en torno a los dos principales procesos detallados en la Norma Técnica de Organismos Evaluadores de Certificación de Personas; el reconocimiento otorgado a los OEC y la certificación de personas.

Gráfico No. 3

Esta metodología utilizará criterios, sub-criterios e indicadores como mecanismos de evaluación1. La estructura de la evaluación será la siguiente:

Gráfico No. 4: Mecanismos de Evaluación

Tipo de indicador: Se utilizará indicadores cualitativos y cuantitativos. Forma de cálculo: Si los indicadores son cuantitativos los indicadores son expresados de forma matemática. Estándar: Son proposiciones afirmativas que establecen un conjunto de cualidades que debe cumplir los OEC reconocidos, para asegurar un nivel de calidad deseable.

1 Se toma como referencia el “Modelo de Evaluación Institucional de Universidades y Escuelas Politécnicas”

elaborado por el Consejo de evaluación, acreditación y aseguramiento de la calidad de la educación superior en el 2015

Auditoria documental del reconocimiento y procesos

de certificación

Auditoria al proceso de certificación de personas

CRITERIO

SUB-CRITERIO

INDICADOR

*Tipo de indicador.

*Forma de cálculo.

*Estándar.

*Evidencia.




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Evidencia: Son fuentes de información de carácter documental que respaldan la ejecución de un proceso; en particular, permite justificar los valores de los indicadores propuestos en esta metodología. Cabe recalcar que los criterios utilizados en esta metodología se basaron en el “Manual de Certificación de Personas” elaborado por la SETEC.

4. METODOLOGÍA DE AUDITORIAS TÉCNICAS

La estructura de la metodología de auditorías técnicas propuesta se organiza en torno a dos funciones sustantivas de la Norma Técnica de reconocimiento a Organismos Evaluadores de Conformidad y su instructivo, así como los procesos, las condiciones y los recursos que permiten la ejecución adecuada de la certificación de personas bajo un alto estándar de calidad. Estas dos funciones sustantivas se refieren a dos aristas; una correspondiente a la revisión de los documentos de reconocimiento a los OEC actualizados y los expedientes de las personas con un proceso de certificación; y, otro correspondiente a la verificación in-situ de los procesos d certificación ejecutado por el OEC reconocido. Por otro lado, la estructura de la metodología de auditoría técnica propuesta considera puntos específicos y atributos únicos de cada función sustantiva que son susceptibles de ser medidos a través de indicadores cualitativos y cuantitativos. Tipos de Auditorias Técnicas El seguimiento y monitoreo a los OEC se lo hará mediante los siguientes tipos de auditoría técnica: Por alcance:

Auditoría técnica al 100%: Se verifica la totalidad de los expedientes mantenidos por el OEC reconocidos; aplicable especialmente en aquellos OEC que mantienen un bajo número de personas certificadas.

Auditoría técnica por muestreo: Se verifica una muestra representativa del total de expedientes mantenidos por un OEC.

Cabe mencionar que la autoría técnica se ejecutará al 100% de los Organismos evaluadores de la Conformidad reconocidos por la Setec, dentro del tiempo de vigencia de su reconocimiento. Por objetivo:

● Auditorías de seguimiento: Este tipo de visitas asegura que se cumplan todos los requisitos y condicionamientos reglamentarios, en base a los cuales se ha concedido el reconocimiento correspondiente. Las auditorías de seguimiento son de carácter periódico o regular constatando el desarrollo normal de las actividades de los OEC.

Auditorías especiales: Este tipo de auditorías se efectuarán, por denuncia de alguno de los

actores del Sistema Nacional de Cualificaciones Profesionales cuando se haya aportado

indicios que permitan presumir la configuración del incumplimiento de la Norma Técnica de

reconocimiento de OEC, y en general de las demás normas y procedimientos establecidos

por el Comité Interinstitucional y la Setec.




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Fases de la Auditoria Técnica a OEC

Las fases que componen el proceso de auditoría técnica se basaron en el ciclo de Deming ya que constituye el concepto de calidad total y es el eje de esta metodología y herramientas. Las fases de auditoría técnica propuestas en esta metodología son las siguientes:

Gráfico No. 5: Fases de auditorías técnicas

Cuadro No. 1: Descripción de las fases de auditorías técnicas Fase de la Auditoria Técnica

Descripción Entregables

Planificación En esta fase las actividades serán programadas con el fin de alcanzar los objetivos anuales de la auditoría técnica.

Cronograma de auditorías técnicas según la periodicidad.

Preparación En esta fase se detalla el plan de auditorías técnicas en el que se establece responsabilidades y cronogramas mensuales de auditorías técnicas.

Plan de auditorías técnicas y cronograma detallado.

Ejecución En esta fase se realizan las auditorías documentales y del proceso de certificación in situ y se sintetizará la información recopilada.

Formularios de auditoría técnica.

Seguimiento En esta fase se califica al OEC y se emite informes. Informe técnico y registro de planes de mejora y subsanaciones

A continuación se describe el diagrama general del proceso de Auditoría Técnica:

Cronograma de auditorías técnica.

Planificación

Elaboración del plan de auditorías técnicas.

Preparación Evaluaciones documentales y del proceso de certificación In-situ.

Ejecución

Informes, planes de mejora continua y subsanaciones

Seguimiento




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OBJETIVO:

ALCANCE:

ENTRADAS: LEGISLACIÓN O NORMAS DE REFERENCIA:

Decreto Ejecutivo 860.

"Norma Técnica

Organismos

Evaluadores de la

Conformidad"

CICLO PHVA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

P

Los técnicos de la Dace que van a realizar la auditoria deben:

* Identificar el OEC.

* Imprimir herramientas de evaluación.

* Revisar resultados de auditoria técnica anterior para

comprobar correctivos (si los hubiera).

Dace

HIdentificar el nivel de cumplimiento del OEC según las

herramientas de evaluación.

Técnico asignado por

la Dace

H

Responsable de la auditoria debe calificar cada aspecto

detallado en las herramientas de evaluación.

Evaluar el cumplimiento de los criterios acorde a la prioridad

establecida.

En las observaciones hacer un breve relato sobre las no

conformidades a encontrar.

Consolidar la información de la auditoria


la Dace

HResponsable de la auditoria debe elaborar el informe técnico

con toda la información recopilada.


la Dace

Director Dace

H ---- ----

H

El OEC debe realizar un análisis a su gestión y preparar un

informe con un plan de mejora estableciendo tiempo de

ejecución, responsable y recursos necesarios.

OEC

VDACE debe revisar la correcta implementación de correctivos y

subsanaciones de no conformidadesDace

V

LA DACE deberá emitir un informe de verificaciones de las

subsanaciones de las no conformidades identificadas en la

auditoria.

Dace

V

Realizar seguimiento continuo a las subsanaciones de las no

conformidades identificadas, y al manteniendo de los

estándares de reconocimiento.

OEC-Dace

SALIDAS

Informes de gestión y planes de mejora.

Acciones Correctivas/ Acciones Preventivas

Informes de subsanaciones

Procedimientos establecidos,

normas vigentes.

ACTIVIDADES

Establecer un sistema de seguimiento, monitoreo y evaluación OEC-Auditorias técnicas

OEC reconocidos a nivel nacional

Proceso de Auditorias Técnicas a OEC y a la Certificación de Personas

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

INICIO

Preparar la auditoria

Realizar la auditoria

Seguimiento a correctivos

Evaluar la auditoria

¿Existen no conformidades

?

Construcción del informe de gestión y planes de mejora

¿Plan de mejora

implementado?

FIN

NO

SI

NO

Seguimiento a OEC

SI

Elaboración Informe Técnico




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5. HERRAMIENTAS PARA LA AUDITORIA TÉCNICA

Para la auditoría técnica se utilizarán las siguientes herramientas:

Para la fase de Planificación: En esta fase se utiliza los cronogramas detallados de auditorías técnicas los cuales cuentan con los siguientes contenidos:

o Actividades de auditoria programadas. o Actividades de auditoria ejecutadas. o Porcentaje de eficacia con respecto al cumplimiento de auditorías técnicas

programadas o Tipo de auditorías técnicas. o Mes de la auditoría técnica. o Responsable de la auditoría técnica. o Observaciones previas.

Para la fase de Preparación: En esta fase se elabora el plan de auditorías técnicas y el cronograma detallado en el que se muestra la siguiente información:

o Detalle de los OEC reconocidos. o Fechas de la auditoría técnica. o Coordinación de la auditoria con el OEC o Dirección de la auditoría técnica. o Observaciones y hallazgos previos o de anteriores auditorías técnicas.

Para la fase de Ejecución: En esta fase se ejecutan las evaluaciones documentales y las evaluaciones in situ a través de los siguientes documentos:

o Criterios de evaluación para el cumplimiento de las condiciones de reconocimiento a los OEC y de los procesos de certificación.

o Criterios de evaluación para el cumplimento de los parámetros establecidos para los procesos de certificación de personas.

Para la fase de Seguimiento: En esta fase se ejecutan herramientas de evaluación técnica de seguimiento a las subsanaciones, informes de gestión y planes de mejora continua.

6. DISEÑO DEL CÁLCULO DE LA MUESTRA PARA LA AUDITORIA TÉCNICA A OEC Y CERTIFICACIÓN DE PERSONAS

El diseño muestral es fundamental para la recopilación de la información sobre la calidad en los procesos de certificación de personas por parte de los OEC. Por la limitada cantidad de recursos financieros y humanos es necesario generar una muestra para cada una de las auditorías que se vaya a realizar, en el caso de que el número de expedientes de personas con un proceso de certificación que mantiene el OEC sea alto. La selección de los OEC se realizará de forma aleatoria. Además se tomará en cuenta el número de examinaciones ejecutadas por cada OEC. El cronograma de auditorías técnicas tendrá como base fundamental las fechas de reconocimiento de los OEC.




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Una vez seleccionado el OEC se realizará un muestreo sistemático para la selección de documentos habilitantes de participantes y examinadores con respecto a examinaciones que haya realizado anteriormente el OEC. La muestra se obtendrá el día en que se realice la auditoría técnica, con el fin de no sesgar la información y garantizar su relevancia y fiabilidad en la calidad del proceso de certificación de personas. Diseño Muestral El muestreo sistemático se basa en el muestreo aleatorio simple, tomando en cuenta el listado de personas. Este proceso permite tomar en cuenta a los participantes de manera sistemática y así garantizar representatividad en la muestra obtenida. El plan de muestreo se desarrollará obteniendo el dato inicial como una variable aleatoria el día de la auditoría técnica. A continuación se presenta la fórmula y su descripción:

Se toma un elemento k, iniciando en i; Donde: a=i-1: Elementos que no se considera al inicio b=N-I: Elementos que no se consideran al final I=(n-1) k+i: Último elemento de la muestra

Para el cálculo del tamaño de muestra se utiliza la fórmula del muestreo aleatorio simple, que es:

⁄ √ ( ̂) ( ̂) ( )

( )

Se supone un p = 0.5

7. MODELO DE EVALUACIÓN DE LA METODOLOGÍA

La consecuencia lógica de este modelo contempla la secuencia del proceso de certificación de personas, de tal manera que a través de los instrumentos de evaluación se garantice la calidad en dicho proceso. En un segundo nivel, el modelo de evaluación considera sub-criterios que abordan aspectos más específicos que son atribuidos a cada criterio y que son más susceptibles de medición a través de indicadores que midan la calidad del proceso de certificación. Los indicadores en este modelo de evaluación son netamente cualitativos. En este tipo de indicador los estándares definen las cualidades deseables que serán contrastadas con las características observadas en el proceso de certificación de personas. Para las auditorias de calidad se consideran 3 niveles de evaluación acorde a cada indicador, donde:




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1. Cumple: El OEC cumple con el estándar definido.

2. Cumple Parcialmente: El OEC cumple parcialmente con el estándar definido y evidencia deficiencias que podrían comprometer la calidad del proceso; calificación establecida para la verificación de las instalaciones, equipos e insumos.

3. No Cumple: El OEC no cumple con los estándares definidos y se evidencia serias deficiencias que impiden el correcto funcionamiento del proceso de certificación.

En este sentido, la ponderación establecida para cada uno de los 3 niveles de evaluación es la siguiente:

Cuadro No. 2: Ponderación de calificación

Niveles de Evaluación Ponderación

Cumple 100% de la calificación

Cumple Parcialmente 40% de la calificación

No Cumple 0% de la calificación

Modelo de auditoría técnica de OEC

El modelo de auditoría técnica de los OEC se basa en criterios de evaluación que consideran aspectos relacionados a la calidad de procesos y gestión, y están relacionados a la documentación de los principales procesos de la certificación de personas. Este modelo y los criterios presentados, consideran un proceso de auditoría técnica a los OEC acorde a la normativa de la SETEC:

Gráfico No. 6: Áreas a Auditar

7.1 MODELO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL

El modelo de evaluación documental permite por un lado auditar los documentos relacionados con

el reconocimiento como OEC ante la SETEC y por otro lado verificar los documentos

correspondientes a los expedientes de las personas con un proceso de certificación, con el fin de

verificar el cumplimiento del Sistema de Gestión de Certificación de Personas.

AUDITORÍA TÉCNICA

DOCUMENTOS DE RECONOCIMIENTO

DOCUMENTOS DEL PROCESO DE

CERTIFICACIÓN

PROCESO DE CERTIFICACIÓN

IN SITU




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7.1.1 EVALUACIÓN DOCUMENTACIÓN DEL RECONOCIMIENTO OTORGADO POR SETEC El modelo de evaluación de la documentación del reconocimiento otorgado por la SETEC se basa en dos criterios de evaluación que consideran aspectos relacionados a la calidad de los examinadores y del personal que conforma el comité de certificación. Este modelo y los criterios presentados, consideran un proceso de inspección a OEC acorde a la normativa de la Setec. En el siguiente cuadro se muestra los criterios, subcriterios e indicadores con respecto a la documentación del reconocimiento otorgado por la SETEC y la ponderación que cada indicador tiene:

Cuadro No. 3: Criterios de evaluación auditoría técnica al expediente del reconocimiento CRITERIO: Documentos habilitantes del Examinador

SUBCRITERIO: Requisitos Previos (70%)

Verificación de la Competencia del Examinador 6,0%

Resultados de Selección del/la examinador/a Cuadro de evaluación de examinadores 6,0%

Copia de la cédula de ciudadanía 5,0%

Copia de la papeleta de votación actualizada 5,0%

Hoja de vida del examinador Hoja de vida para el personal del OEC con sus respectivos respaldos 6,0%

Constancia de participación en la “Inducción del Proceso de Certificación de Personas” 6,0%

Hoja de evaluación al examinador para selección 6,0%

Código de ética y conducta para el personal involucrado en el proceso de certificación de personas 6,0%

Acuerdo de Confidencialidad y Responsabilidad de la Información 6,0%

Acuerdo de Confidencialidad y Responsabilidad de manejo y acceso a los exámenes 6,0%

Evaluación de conocimiento al examinador sobre el proceso de certificación 6,0%

Evaluación de desempeño del examinador 6,0%

CRITERIO: Documentos habilitantes del Comité de Certificación

SUBCRITERIO: Requisitos Previos (30%)

Hoja de vida según formato Setec lleno, firmado y con sus respectivos respaldos 3,0%

Certificado de haber recibido la inducción del Proceso de Certificación de personas 6,0%

Código de ética y conducta para el personal involucrado en el proceso de certificación de personas firmado

6,0%

Acuerdo de Confidencialidad y Responsabilidad de la información firmada 6,0%

Copia del contrato de trabajo o nombramiento 3,0%

Acuerdo de confidencialidad y Responsabilidad de manejo y acceso a los exámenes firmado ( Si es de su competencia)

6,0%

A continuación se detallan los criterios, subcriterios e indicadores del modelo de evaluación. Para el caso de los criterios se presenta su conceptualización y su estructura. En el caso de los subcriterios, se establece un concepto que permite comprender el objetivo de la selección de indicadores. Para el caso de los indicadores, se detalla la definición, descripción, estándar y evidencias. CRITERIOS, SUBCRITERIOS E INDICADORES DE LA DOCUMENTACIÓN AL RECONOCIMIENTO OTORGADO POR LA Setec

1. Criterio: Documentos Habilitantes del Examinador El criterio de los Documentos Habilitantes del reconocimiento otorgado, considera toda la documentación de confidencialidad, formularios de responsabilidad y normas de uso de la clave de acceso a exámenes; y código de ética y conducta para el personal involucrado en el proceso de certificación.

CRITERIO: DOCUMENTOS HABILITANTES

SUBCRITERIO: Requisitos Previos




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1.1 Subcriterio: Requisitos Previos Este subcriterio considera las actividades y/o procedimientos que se deben realizar previo a la selección de examinadores. Este subcriterio de requisitos previos considera los siguientes indicadores:


Verificación de la Competencia del Examinador

Resultados de Selección del/la examinador/a Cuadro de evaluación de examinadores

Copia de la cédula de ciudadanía

Copia de la papeleta de votación actualizada

Hoja de vida del examinador Hoja de vida para el personal del OEC con sus respectivos respaldos

Constancia de participación en la “Inducción del Proceso de Certificación de Personas”

Hoja de evaluación al examinador para selección

Código de ética y conducta para el personal involucrado en el proceso de certificación de personas

Acuerdo de Confidencialidad y Responsabilidad de la Información

Acuerdo de Confidencialidad y Responsabilidad de manejo y acceso a los exámenes

Evaluación de conocimiento al examinador sobre el proceso de certificación

Evaluación de desempeño del examinador

1.1.1 Indicador: Verificación de la Competencia del Examinador.

Tipo de Indicador: Cualitativo Estándar: El OEC debe contar con un registro de la verificación de la competencia por cada uno de los examinadores registrados. Evidencias: Formulario establecido en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas.

1.1.2 Indicador: Resultados de Selección del/la examinador/a Cuadro de

evaluación de examinadores.

Tipo de Indicador: Cualitativo Estándar: El OEC debe contar con el cuadro de evaluación por cada uno de los examinadores registrados. Evidencias: Formulario establecido en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas.

1.1.3 Indicador: Cédula de ciudadanía.

Tipo de Indicador: Cualitativo Estándar: El OEC debe contar con una copia de la cédula de ciudadanía por cada uno de los examinadores registrados. Evidencias: Copia de la cédula de ciudadanía.

1.1.4 Indicador: Papeleta de votación actualizada.

Tipo de Indicador: Cualitativo Estándar: El OEC debe contar con una copia de la papeleta de votación actualizada por cada uno de los examinadores registrados. Evidencias: Copia de la papeleta de votación actualizada.




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1.1.5 Indicador: Hoja de vida del examinador con sus respectivos respaldos.

Tipo de Indicador: Cualitativo Estándar: El OEC debe contar con hojas de vidas y sus respaldos por cada uno de los examinadores registrados. Evidencias: Formulario establecido en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas.

1.1.6 Indicador: Constancia de participación en la “Inducción del Proceso de

Certificación de Personas”.

Tipo de Indicador: Cualitativo Estándar: El OEC debe contar con certificados de Inducción del Proceso de Certificación de Personas por cada uno de los examinadores registrados. Evidencias: Formulario establecido en el manual de certificación de personas

1.1.7 Indicador: Hoja de evaluación al examinador para selección.

Tipo de Indicador: Cualitativo Estándar: El OEC debe contar con una hoja de evaluación al examinador para selección del Perfil por cada uno de los examinadores registrados. Evidencias: Formulario establecido en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas.

1.1.8 Indicador: Código de ética y conducta para el personal involucrado en el

proceso de certificación de personas.

Tipo de Indicador: Cualitativo Estándar: El OEC debe contar con un Código de ética y conducta para el personal involucrado por cada uno de los examinadores registrados. Evidencias: Formulario establecido en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas.

1.1.9 Indicador: Acuerdo de Confidencialidad y Responsabilidad de la

Información.

Tipo de Indicador: Cualitativo Estándar: El OEC debe contar con un acuerdo de confidencialidad y responsabilidad de la Información por cada uno de los examinadores registrados. Evidencias: Formulario establecido en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas.

1.1.10 Indicador: Acuerdo de Confidencialidad y Responsabilidad de manejo y

acceso a los exámenes.

Tipo de Indicador: Cualitativo Estándar: El OEC debe contar con un acuerdo de Confidencialidad y Responsabilidad de manejo y acceso a los exámenes por cada uno de los examinadores registrados. Evidencias: Formulario establecido en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas.




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1.1.11 Indicador: Evaluación de conocimiento al examinador sobre el proceso de certificación.

Tipo de Indicador: Cualitativo Estándar: El OEC debe contar con una evaluación de conocimiento al examinador sobre el proceso de certificación por cada uno de los examinadores registrados. Evidencias: Formulario establecido en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas.

1.1.12 Indicador: Evaluación de desempeño del examinador.

Tipo de Indicador: Cualitativo Estándar: El OEC debe contar con una evaluación de desempeño del examinador por cada uno de los examinadores registrados. Evidencias: Formulario establecido en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas.

2. Criterio: Documentos Habilitantes del Comité de Certificación.

El criterio de los Documentos Habilitantes del reconocimiento otorgado, considera toda la documentación de confidencialidad, formularios de responsabilidad y normas de uso de la clave de acceso a exámenes; y código de ética y conducta para el personal involucrado en el proceso de certificación.



1.2 Subcriterio: Requisitos Previos Este subcriterio considera las actividades y/o procedimientos que se deben realizar previo a la selección del personal que conforma el comité de certificación. Este subcriterio de requisitos previos considera los siguientes indicadores:


Hoja de vida según formato SETEC lleno, firmado y con sus respectivos respaldos

Certificado de haber recibido la inducción del Proceso de Certificación de personas

Código de ética y conducta para el personal involucrado en el proceso de certificación de personas firmado

Acuerdo de Confidencialidad y Responsabilidad de la información firmada

Copia del contrato de trabajo o nombramiento

Acuerdo de confidencialidad y Responsabilidad de manejo y acceso a los exámenes firmado ( Si es de su competencia)

1.2.1 Indicador: Hoja de vida según formato Setec lleno, firmado y con sus

respectivos respaldos.

Tipo de Indicador: Cualitativo Estándar: El OEC debe contar con hoja de vida con sus respectivos respaldos por cada uno de las personas que conforman el comité de certificación. Evidencias: Hoja de vida por personal




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1.2.2 Indicador: Constancia de participación en la “Inducción del Proceso de

Certificación de Personas”.

Tipo de Indicador: Cualitativo Estándar: Certificados de Inducción del Proceso de Certificación de Personas por cada uno de las personas que conforman el comité. Evidencias: Formulario establecido en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas.



Tipo de Indicador: Cualitativo Estándar: El OEC debe contar con un Código de ética y conducta para el personal involucrado por cada uno de las personas que conforman el comité de certificación. Evidencias: Formulario establecido en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas.

1.2.4 Indicador: Acuerdo de Confidencialidad y Responsabilidad de la

Información.

Tipo de Indicador: Cualitativo Estándar: El OEC debe contar con un acuerdo de confidencialidad y responsabilidad de la Información por cada uno de las personas que conforman el comité de certificación. Evidencias: Formulario establecido en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas.

1.2.5 Indicador: Contrato de trabajo o nombramiento.

Tipo de Indicador: Cualitativo Estándar: El OEC debe contar con una copia del contrato de trabajo o nombramiento por cada uno de las personas que conforman el comité de certificación. Evidencias: Copia del contrato de trabajo o nombramiento.

1.2.6 Indicador: Acuerdo de confidencialidad y Responsabilidad de manejo y

acceso a los exámenes firmado (F002) Si es de su competencia.

Tipo de Indicador: Cualitativo Estándar: El OEC debe contar con un acuerdo de confidencialidad y Responsabilidad de manejo y acceso a los exámenes firmado. Evidencias: Formulario establecido en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas.

7.1.2 EVALUACIÓN DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE CERTIFICACIÓN DE PERSONAS En el siguiente cuadro se muestra los criterios, sub-criterios e indicadores con respecto al proceso de certificación de personas y la ponderación que cada indicador tiene:

Cuadro No. 4: Criterios de evaluación auditoría técnica al expediente de los procesos de certificación de personas




19



CRITERIO: DOCUMENTOS HABILITANTES (35%)

SUB-CRITERIO: Confidencialidad (20%)

Acuerdo de Confidencialidad y Responsabilidad de manejo y acceso a los exámenes 7,0%

Formulario de responsabilidad y normas de uso de la clave de acceso a exámenes digitales 7,0%


SUB-CRITERIO: Aplicación (15%)

Esquema de Certificación/Requisitos mínimos 5,0%

Aplicación para la Certificación de personas 5,0%

Aceptación/ o no de la aplicación para la certificación 5,0%

CRITERIO: DOCUMENTOS DEL PROCESO DE CERTIFICACIÓN (35%)

SUB-CRITERIO: Verificación (15%)

Lista de verificación de lugar de examinación 7,5%

Lista de asistencia a la examinación 7,5%

SUB-CRITERIO: Ética y Conducta (20%)

Declaración de Imparcialidad en la Examinación de Competencia 7,0%

Código de ética y conducta para el examinado 7,0%

Encuesta de satisfacción de examinado 2,0%

Examen del candidato 4,00

CRITERIO: DOCUMENTOS DE DECISIÓN DE CERTIFICACIÓN (30%)

SUB-CRITERIO: Notificación (20%)

Notificación de resultados de la Examinación 7,0%

Recomendación para certificación por competencias laborales 7,0%

Notificación de certificación / No Certificación 6,0%

SUB-CRITERIO: Certificación (10%)

Certificado de competencias 5,0%

Acuerdo de cumplimiento con lineamientos para personas certificadas 5,0%

A continuación se detallan los criterios, sub-criterios e indicadores del modelo de evaluación. Para el caso de los criterios se presenta su conceptualización y su estructura. En el caso de los sub-criterios, se establece un concepto que permite comprender el objetivo de la selección de indicadores. Para el caso de los indicadores, se detalla la definición, descripción, estándar y evidencias. CRITERIOS, SUB-CRITERIOS E INDICADORES DEL PROCESO DE CERTIFICACIÓN DE PERSONAS

1. Criterio: Documentos Habilitantes o de reconocimiento El criterio de los Documentos Habilitantes o de reconocimiento en el proceso de certificación de personas, consideran toda la documentación de confidencialidad, formularios de responsabilidad y normas de uso de la clave de acceso a exámenes; y código de ética y conducta para el personal involucrado en el proceso de certificación. De igual manera, se considera la aplicación de los esquemas, aplicación y aceptación de la certificación.


SUB-CRITERIO: Confidencialidad

SUB-CRITERIO: Aplicación

1.1 Sub-criterio: Confidencialidad

Este sub-criterio considera el acuerdo de confidencialidad y responsabilidad de manejo y acceso a los exámenes, formulario de responsabilidad y normas de uso de la clave a




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exámenes digitales; y del código de ética y conducta para el personal involucrado en el proceso de certificación de personas. Este sub-criterio de requisitos previos considera los siguientes indicadores:

SUB-CRITERIO: Confidencialidad

Acuerdo de Confidencialidad y Responsabilidad de manejo y acceso a los exámenes

Formulario de responsabilidad y normas de uso de la clave de acceso a exámenes digitales


1.1.1 Indicador: Acuerdo de Confidencialidad y Responsabilidad de manejo y acceso a los exámenes.

Tipo de Indicador: Cualitativo Estándar: El acuerdo de confidencialidad, responsabilidad de manejo y acceso a exámenes debe ser firmado por el analista previo al proceso de examinación. Evidencias: Formulario establecido en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas.

1.1.2 Indicador: Formulario de responsabilidad y normas de uso de la clave de

acceso a exámenes digitales.

Tipo de indicador: Cualitativo Estándar: El formulario de responsabilidad y normas de uso de la clave de acceso a exámenes digitales debe estar firmado por el analista previo al proceso de examinación. Evidencia: Formulario establecido en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas.



Tipo de indicador: Cualitativo Estándar: Código de ética y conducta para el personal involucrado en el proceso de certificación de personas debe estar firmado por el experto previo al proceso de examinación. Evidencia: Formulario establecido en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas.

1.2 Sub-criterio: Aplicación

Este sub-criterio considera si el experto cumple con los criterios y estándares de formación académica y técnica establecidos por SETEC para el proceso de examinación. Este sub-criterio de requisitos previos considera los siguientes indicadores:

SUB-CRITERIO: Aplicación

Esquema de certificación

Aplicación para la Certificación de personas




21



Aceptación de la aplicación para la certificación

1.2.1 Indicador: Esquema de certificación.

Tipo de indicador: Cualitativo Estándar: El OEC debe cumplir con la recopilación de los requisitos mínimos establecidos en el esquema de certificación, por cada candidato. Evidencia: Formulario establecido en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas.

1.2.2 Indicador: Aplicación para la Certificación de personas.

Tipo de indicador: Cualitativo Estándar: El candidato debe llenar el formulario de la aplicación de acuerdo a lo establecido en el sistema, y deben constar las firmas de responsabilidades. Evidencia: Formulario establecido en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas.

1.2.3 Indicador: Aceptación de la aplicación para la certificación.

Tipo de indicador: Cualitativo Estándar: El OEC debe emitir el formulario correspondiente con las debidas firmas de responsabilidad. Evidencia: Formulario establecido en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas.

2. Criterio: Documentos del proceso de Certificación

El criterio de los documentos del proceso de Certificación considera la verificación tanto del lugar de la examinación así como de los asistentes a la examinación en el proceso de certificación de personas. Cabe recalcar que este criterio considera los procedimientos establecidos en la normativa vigente y se encuentra acorde a lo establecido en la Norma Internacional ISO 17024.

CRITERIO: DOCUMENTOS DEL PROCESO DE CERTIFICACIÓN

SUB-CRITERIO: Verificación

SUB-CRITERIO: Ética y Conducta

2.1 Sub-criterio: Verificación.

Este sub-criterio considera la verificación del lugar y asistencia de la examinación del personal involucrado en el proceso de certificación establecido en el manual de certificación de personas. Este sub-criterio de requisitos previos considera los siguientes indicadores:


Lista de verificación de lugar de examinación

Lista de asistencia a la examinación

2.1.1 Sub-criterio: Lista de verificación de lugar de examinación




22



Tipo de Indicador: Cualitativo Estándar: Lista de verificación de lugar de examinación del personal involucrado en el proceso de certificación. Evidencias: Formulario establecido en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas.

2.1.2 Sub-criterio: Lista de asistencia a la examinación

Tipo de indicador: Cualitativo Estándar: Lista de asistencia a la examinación del personal involucrado en el proceso de certificación. Evidencia: Formulario establecido en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas.

2.2 Sub-criterio: Ética y conducta

Este sub-criterio considera la verificación de los documentos de ética y conducta del candidato para el proceso de certificación Este sub-criterio de requisitos previos considera los siguientes indicadores:


Declaración de Imparcialidad en la Examinación de Competencia

Código de ética y conducta para el examinado

Encuesta de satisfacción de examinado

Examen del candidato

2.2.1 Declaración de Imparcialidad en la Examinación de Competencia

Tipo de Indicador: Cualitativo Estándar: Declaración de Imparcialidad en la Examinación de Competencia, que contenga la firma correspondiente. Evidencias: Formulario establecido en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas.

2.2.2 Sub-criterio: Código de ética y conducta para el examinado

Tipo de indicador: Cualitativo Estándar: Código de ética y conducta para el examinado que contenga la firma correspondiente. Evidencia: Formulario establecido en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas.

2.2.3 Sub-criterio: Encuesta de satisfacción de examinado

Tipo de Indicador: Cualitativo Estándar: Encuesta de satisfacción de examinado tabulada. Evidencias: Formulario establecido en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas.

2.2.4 Sub-criterio: Examen del candidato

Tipo de indicador: Cualitativo Estándar: Se debe archivar el respectivo examen con los resultados correspondientes y con las respectivas firmas de responsabilidad.




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Evidencia: Formulario establecido en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas.

3. Criterio: Documentos de Decisión de Certificación

CRITERIO: DOCUMENTOS DE DECISIÓN DE CERTIFICACIÓN

SUB-CRITERIO: Notificación

SUB-CRITERIO: Certificación

3.1 Sub-criterio: Notificación

Este sub-criterio considera la notificación y certificación del personal involucrado en el proceso de certificación de personas. Este sub-criterio de aplicación considera los siguientes indicadores:

SUB-CRITERIO: Notificación

Notificación de resultados de la Examinación

Recomendación para certificación por competencias laborales

Notificación de certificación / No Certificación

3.1.1 Sub-criterio: Notificación de resultados de la Examinación.

Tipo de Indicador: Cualitativo Estándar: Notificación de resultados de la Examinación del personal involucrado en el proceso de certificación. Evidencias: Formulario establecido en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas

3.1.2 Sub-criterio: Recomendación para certificación por competencias laborales.

Tipo de Indicador: Cualitativo Estándar: Recomendación para certificación por competencias. Evidencias: Formulario establecido en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas.

3.1.3 Sub-criterio: Notificación de certificación / No Certificación

Tipo de Indicador: Cualitativo Estándar: Notificación de certificación / No Certificación. Evidencias: Formulario establecido en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas.

3.2 Sub-criterio: Certificación

Este sub-criterio considera el certificado de competencias y el acuerdo de cumplimiento con lineamientos para personas certificadas. Este sub-criterio de notificación considera los siguientes indicadores:

SUB-CRITERIO: Certificación

Certificado de competencias

Acuerdo de cumplimiento con lineamientos para personas




24



certificadas.

3.2.1 Sub-criterio: Certificado de competencias

Tipo de Indicador: Cualitativo Estándar: Certificado de competencias. Evidencias: Formulario establecido en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas.

3.2.2 Sub-criterio: Acuerdo de cumplimiento con lineamientos para personas certificadas.

Tipo de Indicador: Cualitativo Estándar: Acuerdo de cumplimiento con lineamientos para personas certificadas. Evidencias: Formulario establecido en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas.

7.1.3 INFORME DE AUDITORIA DOCUMENTAL

Una vez realizada la auditoria a la documentación relacionados con el reconocimiento como OEC y

a los expedientes de las personas con un proceso de certificación, el técnico asignado deberá emitir

un informe que contenga todas las observaciones y no conformidades detectada y asignar la

puntuación correspondiente (hasta el 100% de cumplimiento) de acuerdo a la información

levantada y parámetros establecidos en el presente documento.

7.2 MODELO DE EVALUACIÓN IN-SITU AL PROCESO DE CERTIFICACIÓN DE PERSONAS

El modelo de evaluación in-situ al proceso de certificación de personas permite verificar el

cumplimiento de los procedimientos establecidos en el Sistema de Gestión de Certificación de

Personas; con el fin de asegurar la calidad de estos procesos.

7.2.1 EVALUACIÓN DEL PROCESO DE CERTIFICACIÓN DE PERSONAS

El modelo de Evaluación del proceso de certificación de personas se basa en tres criterios de evaluación que consideran aspectos relacionados a la calidad de procesos, y están relacionados con los principales procesos de la certificación de personas. Este modelo y los criterios presentados, consideran un proceso de auditoría técnica a las OEC acorde a la normativa de la SETEC. En el siguiente cuadro se muestra los criterios, sub-criterios e indicadores con respecto al proceso de certificación de personas y la ponderación que cada indicador tiene:

Cuadro No. 5: Criterios de evaluación auditoría técnica al proceso de certificación in-situ CRITERIO: PLANIFICACIÓN DE LA EXAMINACIÓN (30%)

SUB-CRITERIO: Requisitos Previos (15%)

Analista de Certificación firma el acuerdo de confidencialidad, responsabilidad de manejo y acceso a exámenes

2,5%

Analista firma formulario de responsabilidad y normas de uso de la clave de acceso a exámenes digitales

2,5%


Aplicación para la Certificación de personas 2,5%

Aceptación de la aplicación para la certificación 2,5%




25



Se cumplen los pre requisitos formativos del candidato establecidos en el esquema de certificación acorde al perfil a examinar

2,5%

SUB-CRITERIO: Examinador (15%)

El experto cumple con los aspectos técnicos, conocimientos, destrezas y habilidades requeridos en la examinación

15,0%

CRITERIO: EXAMINACIÓN (40%)

SUB-CRITERIO: Apoyo, supervisión y logística (10%)

El responsable de certificación y control y el analista se encuentran supervisando el proceso de examinación

5,0%

Analista, supervisor y/o experto verifican las seguridades, la operatividad y funcionamiento adecuado de los equipos y herramientas requeridos en la examinación

5,0%

SUB-CRITERIO: Proceso de Examinación (30%)

El examinador asiste puntualmente a la examinación y su presentación personal está acorde al ámbito de la examinación ejecutada.

2,0%

El Examen viene en sobre sellado 2,0%

El examen se encuentra impreso a doble cara para evitar alteraciones en el mismo 1,0%

El experto comprueba la identidad del examinado 3,0%

El experto realiza una inducción al candidato sobre el proceso de certificación de personas y al sistema de cualificaciones

2,0%

El experto hace firmar la lista de asistencia a todo el personal presente en la examinación 2,0%

Examinador firmó la Declaración de Imparcialidad en la Examinación de Competencia 2,0%

Examinador llevó a cabo la examinación de acuerdo a los esquemas de certificación que se le fueron proporcionados

2,0%

Las diferentes formas de expresión del experto (oral, escrito y corporal), permitieron el desarrollo normal de la examinación

1,0%

El experto propició un ambiente de cordialidad y respeto con el examinado 1,0%

La interacción del experto con el personal del OEC mantuvo una actitud de respeto durante todo el proceso de examinación

1,0%

El examinador explica al candidato sobre el proceso de examinación y los instruye en el trabajo a realizar, de acuerdo al perfil pertinente

3,0%

El examinador se asegura de que las instrucciones sean claras y que el candidato las haya entendido 1,0%

Experto hace llenar la encuesta de satisfacción del examinado 3,0%

Al final de la examinación, el examinador retro alimenta al candidato 3,0%

Al finalizar la examinación, el experto entrega todos los documentos y registros que permitan evidenciar el cumplimiento del proceso de certificación

1,0%

CRITERIO: INSTALACIONES, EQUIPOS E INSUMOS (30%)

SUB-CRITERIO: Instalaciones (15%)

Constatación física de que el mobiliario está de acuerdo al perfil a certificar 15%

SUB-CRITERIO: Equipos, maquinaria e insumos (15%)

El OEC cuenta con materiales, recursos didácticos e insumos suficientes y adecuados para el desarrollo normal del proceso de certificación de personas

15%

A continuación se detallan los criterios, sub-criterios e indicadores del modelo de evaluación. Para el caso de los criterios se presenta su conceptualización y su estructura. En el caso de los sub-criterios, se establece un concepto que permite comprender el objetivo de la selección de indicadores. Para el caso de los indicadores, se detalla la definición, descripción, estándar y evidencias. CRITERIOS, SUB-CRITERIOS E INDICADORES DEL PROCESO DE CERTIFICACIÓN DE PERSONAS

1. Criterio: Planificación de la Examinación




26



El criterio de la Planificación de la Examinación considera toda la documentación habilitante que debe estar completa antes del proceso de certificación de personas; de igual manera, se considera los requisitos y la experiencia del examinador considerando el marco normativo vigente y los principios de calidad de la Norma Internacional ISO

CRITERIO: PLANIFICACIÓN DE LA EXAMINACIÓN

SUB-CRITERIO: Requisitos Previos

SUB-CRITERIO: Examinador

1.1 Sub-criterio: Requisitos Previos

Este sub-criterio considera todos los requisitos previos y la documentación habilitante necesario para el proceso de certificación de personas y que se encuentra en la normativa vigente establecida por SETEC. Este sub-criterio de requisitos previos considera los siguientes indicadores:

SUB-CRITERIO: Requisitos Previos

Analista de Certificación firma el acuerdo de confidencialidad, responsabilidad de manejo y acceso a exámenes

Analista firma formulario de responsabilidad y normas de uso de la clave de acceso a exámenes digitales


Aplicación para la Certificación de personas

Aceptación de la aplicación para la certificación

Se cumplen los pre requisitos formativos del candidato establecidos en el esquema de certificación acorde al perfil a examinar

1.1.1 Indicador: Analista de Certificación firma el acuerdo de confidencialidad,

responsabilidad de manejo y acceso a exámenes.

Tipo de Indicador: Cualitativo Estándar: El acuerdo de confidencialidad, responsabilidad de manejo y acceso a exámenes debe ser firmado por el analista previo al proceso de examinación. Evidencias: Formulario establecido en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas.

1.1.2 Indicador: Analista firma formulario de responsabilidad y normas de uso

de la clave de acceso a exámenes digitales.

Tipo de indicador: Cualitativo Estándar: El formulario de responsabilidad y normas de uso de la clave de acceso a exámenes digitales debe estar firmado por el analista previo al proceso de examinación. Evidencia: Formulario establecido en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas.



Tipo de indicador: Cualitativo




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Estándar: Código de ética y conducta para el personal involucrado en el proceso de certificación de personas debe estar firmado por el experto previo al proceso de examinación. Evidencia: Formulario establecido en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas.

1.1.4 Indicador: Aplicación para la Certificación de personas

Tipo de indicador: Cualitativo Estándar: La aplicación para la Certificación de personas debe estar firmado por el candidato previo al proceso de examinación. Evidencia: Formulario establecido en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas.

1.1.5 Indicador: Aceptación de la aplicación para la certificación.

Tipo de indicador: Cualitativo Estándar: La aceptación de la aplicación para la certificación debe estar firmado por el previo al proceso de examinación. Evidencia: Formulario establecido en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas.

1.1.6 Indicador: Se cumplen los pre requisitos formativos del candidato

establecidos en el esquema de certificación acorde al perfil a examinar

Tipo de indicador: Cualitativo Estándar: Se deben cumplir los requisitos formativos del candidato acorde al perfil y a lo establecido en el esquema de certificación. Evidencia: Esquema de certificación.

1.2 Sub-criterio: Examinador

Este sub-criterio considera si el experto cumple con los criterios y estándares de formación académica y técnica establecidos por SETEC para el proceso de examinación. Este sub-criterio de requisitos previos considera los siguientes indicadores:

SUB-CRITERIO: Examinador

El experto cumple con los aspectos técnicos, conocimientos, destrezas y habilidades requeridos en la examinación

1.2.1 Indicador: El experto cumple con los aspectos técnicos, conocimientos,

destrezas y habilidades requeridos en la examinación.

Tipo de indicador: Cualitativo Estándar: El experto debe cumplir con los aspectos técnicos, conocimientos, destrezas y habilidades. Evidencia: Formulario establecido en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas.

2. Criterio: Examinación

El criterio de Examinación considera los procesos y procedimientos establecidos en el manual de certificación de personas para la examinación. Cabe recalcar que este criterio




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considera los procedimientos establecidos en la normativa vigente y se encuentra acorde a lo establecido en la Norma Internacional ISO 17024.

CRITERIO: EXAMINACIÓN

SUB-CRITERIO: Apoyo, supervisión y logística

SUB-CRITERIO: Proceso de Examinación

2.1 Sub-criterio: Apoyo, supervisión y logística.

Este sub-criterio considera los procesos de apoyo, supervisión y logística que el proceso de certificación requiere, acorde a lo establecido en el manual de certificación de personas.

Este sub-criterio de requisitos previos considera los siguientes indicadores:

Apoyo, supervisión y logística

El responsable de certificación y control y el analista se encuentran supervisando el proceso de examinación

Analista, supervisor y/o experto verifican las seguridades, la operatividad y funcionamiento adecuado de los equipos y herramientas requeridos en la examinación

2.1.1 Indicador: El responsable de certificación y control y el analista se encuentran supervisando el proceso de examinación.

Tipo de indicador: Cualitativo Estándar: Los responsables de la certificación se encuentran supervisando el proceso de certificación. Evidencia: Listado de asistencia establecido en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas.

2.1.2 Indicador: Analista, supervisor y/o experto verifican las seguridades, la operatividad y funcionamiento adecuado de los equipos y herramientas requeridos en la examinación.

Tipo de indicador: Cualitativo Estándar: Analista, supervisor y/o experto verifican las seguridades, la operatividad y funcionamiento adecuado de los equipos y herramientas requeridos en la examinación. Evidencia: Lista de verificación del lugar de examinación establecido en el Sistema de Gestión de Certificación de Personas.

2.2 Sub-criterio: Proceso de Examinación Este sub-criterio considera los procesos determinados para la examinación. Los procedimientos de la examinación están definidos en el Manual de Certificación de Personas elaborado por la SETEC. SUB-CRITERIO: Proceso de Examinación

El examinador asiste puntualmente a la examinación y su presentación personal está acorde al ámbito de la examinación ejecutada.

El Examen viene en sobre sellado

El examen se encuentra impreso a doble cara para evitar alteraciones en el mismo

El experto comprueba la identidad del examinado




29



El experto realiza una inducción al candidato sobre el proceso de certificación de personas y al sistema de cualificaciones

El experto hace firmar la lista de asistencia a todo el personal presente en la examinación

Examinador firmó la Declaración de Imparcialidad en la Examinación de Competencia

Examinador llevó a cabo la examinación de acuerdo a los esquemas de certificación que se le fueron proporcionados

Las diferentes formas de expresión del experto (oral, escrito y corporal), permitieron el desarrollo normal de la examinación

El experto propició un ambiente de cordialidad y respeto con el examinado

La interacción del experto con el personal del OEC mantuvo una actitud de respeto durante todo el proceso de examinación

El examinador explica al candidato sobre el proceso de examinación y los instruye en el trabajo a realizar, de acuerdo al perfil pertinente

El examinador se asegura de que las instrucciones sean claras y que el candidato las haya entendido

Experto hace llenar la encuesta de satisfacción del examinado

Al final de la examinación, el examinador retro alimenta al candidato

Al finalizar la examinación, el experto entrega todos los documentos y registros que permitan evidenciar el cumplimiento del proceso de certificación

2.2.1 Indicador: Puntualidad de la examinación

Tipo de indicador: Cualitativo Estándar: El examinador asiste puntualmente a la examinación y su presentación personal está acorde al ámbito de la examinación ejecutada. Evidencia: Examinador se encuentra puntual.

2.2.2 Indicador: Examen sellado

Tipo de indicador: Cualitativo Estándar: El Examen viene en sobre sellado. Evidencia: Sobre sellado.

2.2.3 Indicador: Examen impreso a doble cara

Tipo de indicador: Cualitativo Estándar: El examen se encuentra impreso a doble cara para evitar alteraciones en el mismo. Evidencia: Examen a doble cara.

2.2.4 Indicador: Comprobar identidad del examinado

Tipo de indicador: Cualitativo Estándar: El experto comprueba la identidad del examinado. Evidencia: Cédula de identidad del examinado.

2.2.5 Indicador: Inducción al proceso de certificación

Tipo de indicador: Cualitativo Estándar: El experto realiza una inducción al candidato sobre el proceso de certificación de personas y al sistema de cualificaciones. Evidencia: Inducción al proceso.

2.2.6 Indicador: Listado de asistencia a la examinación

Tipo de indicador: Cualitativo Estándar: El experto hace firmar la lista de asistencia a todo el personal presente en la examinación.




30



Evidencia: Listado de asistencia.

2.2.7 Indicador: Declaración de imparcialidad

Tipo de indicador: Cualitativo Estándar: Examinador firmó la Declaración de Imparcialidad en la Examinación de Competencia. Evidencia: Formulario de declaración de la imparcialidad.

2.2.8 Indicador: Examinación acorde a esquemas de certificación

Tipo de indicador: Cualitativo Estándar: Examinador llevó a cabo la examinación de acuerdo a los esquemas de certificación que se le fueron proporcionados. Evidencia: Esquema de certificación.

2.2.9 Indicador: Expresión oral y escrita del examinador

Tipo de indicador: Cualitativo Estándar: Las diferentes formas de expresión del experto (oral, escrito y corporal), permitieron el desarrollo normal de la examinación. Evidencia: Correcto uso de expresiones orales y escritas del examinador.

2.2.10 Indicador: Cordialidad y respeto con el examinado.

Tipo de indicador: Cualitativo Estándar: El experto propició un ambiente de cordialidad y respeto con el examinado. Evidencia: Demostración de respeto y cordialidad.

2.2.11 Indicador: Cordialidad y respeto con el OEC

Tipo de indicador: Cualitativo Estándar: La interacción del experto con el personal del OEC mantuvo una actitud de respeto durante todo el proceso de examinación. Evidencia: Demostración de respeto y cordialidad.

2.2.12 Indicador: Explicación del proceso de certificación acorde al perfil examinado

Tipo de indicador: Cualitativo Estándar: El examinador explica al candidato sobre el proceso de examinación y los instruye en el trabajo a realizar, de acuerdo al perfil pertinente. Evidencia: Explicación al candidato.

2.2.13 Indicador: Instrucciones de la examinación

Tipo de indicador: Cualitativo Estándar: El examinador se asegura de que las instrucciones sean claras y que el candidato las haya entendido. Evidencia: Instrucciones claras y entendibles del proceso.

2.2.14 Indicador: Encuesta Satisfacción

Tipo de indicador: Cualitativo Estándar: Experto hace llenar la encuesta de satisfacción del examinado. Evidencia: Formulario con la encuesta de satisfacción.

2.2.15 Indicador: Retroalimentación de la examinación




31



Tipo de indicador: Cualitativo Estándar: Al final de la examinación, el examinador retro alimenta al candidato. Evidencia: Realiza la retroalimentación.

2.2.16 Indicador: Entrega de documentos

Tipo de indicador: Cualitativo Estándar: Al finalizar la examinación, el experto entrega todos los documentos y registros que permitan evidenciar el cumplimiento del proceso de certificación. Evidencia: Entrega correcta y oportuna de la documentación.

7.2.2 INFORME DE AUDITORIA DOCUMENTAL

Una vez realizada la auditoria in-situ al proceso de certificación de personas el técnico asignado

deberá emitir un informe que contenga todas las observaciones y no conformidades detectadas;

con el fin de, asignar la puntuación correspondiente (hasta el 100% de cumplimiento) de acuerdo a

la información levantada y parámetros establecidos en el presente documento.

8. HERRAMIENTAS DE GESTIÓN (INDICADORES INFORMATIVOS)

La SETEC ha desarrollado un grupo de indicadores que permitirán realizar una evaluación más completa del funcionamiento de cada uno de los OEC y de esta forma cuantificar y medir su grado de eficiencia, dándole a cada OEC un panorama más amplio sobre su gestión; indicadores que deben ser calculados en el Informe de Gestión a ser presentado a la SETEC por el OEC. Indicadores Promoción de Perfiles El indicador promoción de perfiles, muestra la cantidad de perfiles que han sido ejecutados semestralmente del total de perfiles que el OEC tiene reconocidos por la SETEC en el mismo periodo.

⁄

Competentes por Perfil Ejecutado El indicador competentes por perfil ejecutado, permite conocer el número de competentes o personas certificadas por cada perfil que el OEC se encuentre ejecutando en el periodo evaluado.

⁄ Indicador de discriminación El indicador de discriminación, permite conocer el grado de personas competentes en un proceso de certificación.

Indicador de discriminación: ⁄




32



Seguimiento a No Competentes

El indicador de Seguimiento a No Competentes muestra el número de participantes por cada uno de los perfiles ejecutados, a los que resultaron no ser competentes en primera instancia y se les realiza un seguimiento y obtienen la certificación en un segundo intento.

⁄

Tiempos de Productividad Competentes

El indicador muestra la productividad por tiempo del perfil ejecutado; que representan el tiempo promedio que se demoró un candidato en realizar la evaluación y ser Competente.

La fórmula debe ser aplicada por cada perfil ejecutado. Tiempos de Productividad No Competentes

El indicador muestra la productividad por tiempo del perfil ejecutado; que representa el tiempo promedio que se demoró un candidato en realizar la evaluación y ser No Competente.

La fórmula debe ser aplicada por cada perfil ejecutado. Competentes al Año

El indicador competentes al año permite conocer el número de participantes certificados anualmente por OEC. Número de competentes por año= ⁄

competentesk= el número de competentes en el año k

9. PROCESO DE AUDITORÍA INTERNA DE LOS OEC

La auditoría interna es un proceso de análisis crítico, reflexivo y participativo que deben realizar los

Organismos Evaluadores de la Conformidad (OEC), con el fin de identificar sus fortalezas y

debilidades con respecto al proceso de certificación de personas. El objetivo de emprender estos

planes de mejora continua es de asegurar la calidad en dicho proceso. La auditoría interna se

orienta al cumplimiento de los requisitos, procesos y procedimientos establecidos en el manual del

Sistema de Gestión de Certificación de Personas establecido por SETEC cumpliendo con los

principios de transparencia, eficacia y eficiencia.




33



El proceso de auditoría interna de OEC tendrá como base normativa y metodológica el

“Procedimiento de control de no conformidades, acciones correctivas y preventivas” establecidos

por SETEC en el manual del Sistema de Gestión de Certificación de Personas.

Referencias para la auditoría interna

Para el proceso de auditoría interna, los OEC tomarán como referencia los procesos o criterios

establecidos por SETEC en el “Programa de auditorías internas” los cuales se detallan a

continuación:

1. Revisión de registros de candidatos y examinadores.

2. Sistema de Gestión de Certificación de Personas.

3. Manejo de la imparcialidad y confidencialidad.

4. Selección y seguimiento de examinadores.

5. Gestión de solicitudes.

6. Coordinación de la examinación.

7. Examinación de la competencia.

8. Concesión y mantenimiento de la certificación.

9. Renovación, suspensión, modificación del alcance o retiro de la certificación.

10. Utilización de certificados, marcas y logos.

11. Resoluciones de quejas y apelaciones.

12. Control de documentos.

13. Control de registros.

14. Auditorías Internas.

Los criterios mencionados anteriormente serán los referentes de la auditoría interna y servirán

como guía para evaluar los factores y precisar indicadores de gestión y calidad, con el fin de

verificar el grado de cumplimientos de los estándares establecidos.

Principio del proceso de auditoría interna

Las fases establecidas en esta metodología se detallan a continuación:

1. Fase de Planificación: En esta etapa se debe realizar acciones para alcanzar los objetivos

establecidos para la auditoría interna de OEC, siempre orientados a la mejora continua de

la calidad. La fase de planificación debe incluir, al menos, los siguiente:

a. Definición del procedimiento de auditoría interna de la metodología a ser aplicada

acorde a los criterios previamente definidos por SETEC.

b. Definir los mecanismos de recolección de recolección de información y revisión de

los documentos habilitantes del reconocimiento otorgado.

c. Establecer un cronograma bajo el cual se realizará el proceso de auditoría interna.

d. Determinar los procesos o procedimientos a ser examinados.

e. Coordinar las actividades de auditoría interna con la SETEC.

f. Determinar los roles, actores e instancias de participación que se requieran en el

proceso de auditoría interna.

2. Fase de Ejecución: En esta etapa, los OEC deben realizar las siguientes acciones:




34



a. Garantizar la apropiada conformación de la comisión de auditoría interna

establecido por el comité de certificación.

b. Generar reportes preliminares de hallazgos u observaciones a los procesos (utilizar

el Formulario creado por Setec para su efecto).

c. Hacer un seguimiento continuo de los reportes preliminares acorde a los criterios

definidos en el Formulario correspondiente al programa de auditorías internas.

d. Elaborar el reporte general de auditoría interna para ser remitido a la Setec.

e. Registrar todos los hallazgos en el formulario correspondiente al “Registro de

acciones preventivas, correctivas y seguimiento de hallazgos”.

3. Fase de Resultados e Informe: Los resultados del proceso de auditoría interna deberán

recoger la valoración (fortalezas y debilidades) que hace cada OEC a su situación real,

considerando, entre otros, los referentes obligatorios de una auditoria externa, los

lineamientos, procedimientos, criterios e indicadores establecidos por Setec en esta

metodología.

Las observaciones, registros de hallazgos y no conformidades deberán ser analizadas e

incorporadas por el comité de certificación establecido en el OEC. De igual manera, los informes de

auditoría interna deberán presentar una visión crítica y objetiva de los procesos de cada OEC y se

debe determinar de manera real las fortalezas y los procesos que requieran mejoras.

Manejo de riesgos por parte del OEC La responsabilidad de que se documente y se decida un plan de mejora continua, es del coordinador del comité de certificación que, en última instancia, será quien compruebe la efectividad de la acción de mejora a implementar. Una vez decidido el plan de mejora continua, se designa a la persona responsable que, en un plazo definido, debe verificar la implantación del mismo y comprobar su efectividad. El analista o responsable del proceso de certificación y control son los encargados de coordinar los planes de mejora continua. En este sentido, el control de no conformidades reales y potenciales consta de las siguientes fases:

Gráfico No. 7: Fases del control de no conformidades

Manejo de riesgos

Detección de la No Conformidad

Identificación y documentación de la No

Conformidad Seguimiento y control




35



A continuación, se detalla el flujo para la detección de una No conformidad que se debe aplicar dentro de la auditoria interna:




36



La presente metodología pretende establecer lineamientos bases para la mejora continua de los procesos de certificación de personas, con el fin de mejorar la calidad en los servicios de los OEC reconocidos por la SETEC, optimizar sus procesos administrativos y mantener una cultura de mejora continua en sus políticas organizacionales. Todo aquello que pueda mejorarse en un OEC y redunde en una mejora de la calidad del proceso de certificación equivale a mejorar la satisfacción del cliente final, que este caso son los candidatos a certificación; y es un instrumento de planeación participativa que parte de los criterios y procesos establecidos por la Setec y que da apoyo a los OEC para que puedan establecer metas y líneas de acción que permitan mejorar sus procesos y su calidad de servicio.

BIBLIOGRAFÍA

CEAACES (2014). Reglamento para los procesos de autoevaluación de las instituciones, carreras y

programas del sistema de educación superior. Consejo de Evaluación, Acreditación y

Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior.

CEAACES (2015). Adaptación del Modelo de Evaluación Institucional de Universidades y Escuelas

Politécnicas 2013 al Proceso de Evaluación, Acreditación y Recategorización de

Universidades y Escuelas Politécnicas 2015. Consejo de Evaluación, Acreditación y

Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior.

Norma Internacional ISO 17024. Evaluadores de la Conformidad – Requisitos generales para

operar como certificadores de personas. Suiza 2003.

Norma Internacional ISO 19011. Directrices para a auditoría de Sistemas de Gestión. Suiza 2011.

Norma Internacional ISO 9001. Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos. Suiza 2008.

Norma Internacional ISO 9004. Gestión para el éxito sostenido de una organización – Enfoque de

gestión de la calidad. Suiza 2009.

RRA (2015). Reglamento de Régimen Académico. Consejo de Educación Superior.

SETEC (2016). Norma Técnica de Organismos Evaluadores de Certificación de Personas. Resolución

3. Quito-Ecuador.

SETEC (2016). Decreto Ejecutivo 860: Sistema Nacional de Cualificaciones y Capacitación

Profesional. Quito-Ecuador.

SETEC (2016). Manual de Certificación de Personas. Quito-Ecuador.

SETEC (2018). Norma Técnica de Organismos Evaluadores de Certificación de Personas. Resolución

No. S0-01-008-2018. Quito-Ecuador.

SETEC (2018) Instructivo de la Norma Técnica de Reconocimiento de Organismos Evaluadores de

Conformidad. Resolución No.SETEC-2018-008. Quito-Ecuador.

SETEC (2016). Metodología de Evaluación de Impacto de la Certificación. DACE. Quito-Ecuador.




37



DIRECCIÓN DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD Y ESTUDIOS

SECRETARIA TÉCNICA DEL SISTEMA NACIONAL DE CUALIFICACIONES PROFESIONALES

ANEXOS

Anexo 1: Documentación habilitante para el proceso de auditoria documental, respecto al

expediente de reconocimiento como OEC (Sistema de Gestión de Certificación de Personas)

Código 2016

Código 2018

Documentos relacionados con el proceso de certificación de personas

Tipo Documento Indicador

C015 F004 Lista maestra de documentos Verificación Gestión

C022 T013 Procedimiento de renovación, suspensión, modificación del alcance o retiro de la certificación

Procedimientos / Talento Humano

Gestión

C027 F012 Acuerdo de no subcontratación Formulario Confidencialidad

C029 C001 Solicitud de ampliación de alcance de certificación Formulario Gestión

F001 F006 Acta de constitución del Comité de Certificación del OEC

Formulario Gestión

F002 T008 Acuerdo de confidencialidad y responsabilidad de manejo y acceso a los exámenes

Formulario / Talento Humano

Confidencialidad

F003 T006 Acuerdo de confidencialidad y responsabilidad de la información.


Confidencialidad

F006 T003 Base de datos de traductores Formulario / Talento Humano

Examinadores

F007 T001 Base de datos del personal interno del OEC Formulario / Talento Humano

Personal

F008 T002 Base de examinadores calificados Formulario / Talento Humano

Examinadores

F009 T005 Certificado de inducción del proceso de certificación de personas


Personal

F010 T007 Código de ética y conducta para el personal involucrado en el proceso de certificación de personas


Confidencialidad

F011 T010 Cuadro de evaluación de examinadores Formulario / Talento Humano

Examinadores

F013 F007 Descripción de funciones del personal que integra el comité de certificación del OEC

Procedimientos Personal

F015 T009 Evaluación de conocimiento al examinador sobre el proceso de certificación


Examinadores

F016 T011 Evaluación de desempeño del examinador Formulario / Talento Humano

Examinadores

F018 --- Formulario verificación del cumplimiento del perfil del personal de certificación

Verificación Personal

F019 --- Formulario verificación del expediente del personal involucrado

Verificación Personal

F020 --- Formulario verificación trimestral del personal involucrado

Formulario Personal

F022 T013 Lista de control del expediente del examinador Verificación / Talento Humano

Examinadores

F023 F007 Perfil del personal de certificación Formulario Personal

F024 F008 Procedimiento de control de documentos Procedimientos Gestión

F025 F009 Procedimiento de control de registros Procedimientos Gestión

F027 F005 Niveles de competencia para examinados - Catálogo Nacional de Cualificaciones

Procedimientos Gestión

F031 F014 Procedimiento para evaluación de desempeño y seguimiento a examinadores

Procedimientos Examinadores




38



F032 F013 Procedimiento para la Selección de examinadores Procedimientos Examinadores

F033 F022 Programa de auditorías internas - año Formulario Gestión

F034 F024 Registro de acciones preventivas, correctivas y seguimiento de hallazgos

Formulario Gestión

F035 T004/T0

12 Hoja de vida para el personal del OEC


Personal

F036 F003 Resolución No. SE-01-003-2016 Norma Técnica de Reconocimiento de Organismos Evaluadores de Conformidad para certificación de personas


F037 T008 Responsabilidad y normas de uso de la clave de acceso a exámenes digitales


Confidencialidad

F038 F025 Reunión de revisión por el Coordinador Formulario Gestión

F039 T010 Verificación de competencia de examinadores Formulario / Talento Humano

Examinadores

F040 F021 Procedimiento de Control de No Conformidades, acciones correctivas y preventivas


F041 F023 Registro de hallazgos Formulario Gestión

F042 T004 Aplicación para examinadores Formulario / Talento Humano

Examinadores

F043 F002 Manual del sistema de gestión de la certificación de personas del Nombre del OEC


F044 F001 Solicitud aplicación, ampliación, modificación para OEC

Formulario Gestión

F045 F013 Requisitos para examinadores Procedimientos Examinadores

Anexo 2: Documentación habilitante para el proceso de auditoria documental, respecto al

expediente de las personas con un proceso de certificación (Sistema de Gestión de Certificación de

Personas)

Código 2016

Código 2018

Documentos relacionados con el proceso de certificación de personas

Tipo Documento Indicador

C001 C003 Aceptación de la aplicación para la certificación Formulario Proceso evaluación

C002 C009 Acuerdo de cumplimiento con los lineamientos para personas certificadas

Formulario Proceso evaluación

C003 C001 Aplicación para la certificación de personas Formulario Proceso evaluación

C004 Copia del certificado

Certificado de competencia laboral Formulario Proceso evaluación

C005 C004 Código de ética y conducta para el examinado Formulario Proceso evaluación

C006 C005 Declaración de imparcialidad en la examinación de competencia


C007 F016 Diagrama de flujo del proceso de certificación Procedimientos Proceso evaluación

C008 C002 Evaluación diagnóstica de lecto-escritura y cálculo básico


C009 C013 Examinación de la competencia Formulario Proceso evaluación

C010 F015 Guía para la examinación de la competencia Procedimientos Proceso evaluación

C011 C008 Notificación de resultados de la re-examinación Formulario Proceso evaluación

C012 C007 Lista de asistencia a la examinación Formulario Proceso evaluación

C013 C006 Lista de verificación del lugar de examinación Verificación Infraestructura




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C014 C013 Lista de verificación del proceso de examinación Verificación Proceso evaluación

C016 C003 No aceptación de aplicación para la certificación Formulario Proceso evaluación

C017 C008 Notificación de certificación Formulario Proceso evaluación

C018 C008 Notificación de resultados de la examinación Formulario Proceso evaluación

C019 C014 Notificación de suspensión o retiro de la certificación Formulario Proceso evaluación

C020 F020 Procedimiento de concesión y mantenimiento de la certificación

Procedimientos Proceso evaluación

C021 F015

Procedimiento de examinación de la competencia Procedimientos Proceso evaluación

C023 --- Recomendación para certificación por competencias laborales


C024 --- Recomendación para no certificación Formulario Proceso evaluación

C025 C012 Registro de ausencia e informe de cambio de fecha de la examinación


C026 C012 Solicitud de cambio de fecha de examinación Formulario Proceso evaluación

C028 C008 Notificación de no certificación Formulario Proceso evaluación

F004 F010

Análisis modal de fallos y efectos Formulario Proceso evaluación

F005 C015 Base de datos de aspirantes, candidatos y examinados Formulario Registro e información

F012 F017 Diagrama de flujo de la gestión de solicitudes Procedimientos Proceso evaluación

F014 C010 Encuesta de satisfacción del examinado Formulario Proceso evaluación

F017 C011 Formulario para quejas y apelaciones en relación a los servicios de certificación de personas


F021 T011 Hoja de evaluación al examinador para selección Verificación / Talento Humano

Examinadores

F026 F018 Procedimiento de resolución de quejas y apelaciones Procedimientos Proceso evaluación

F028 F017 Procedimiento gestión de solicitudes Procedimientos Proceso evaluación

F029 F016 Procedimiento interno del OEC para certificación de personas

Procedimientos Proceso evaluación

F030 F011 Procedimiento manejo de imparcialidad y confidencialidad

Procedimientos Confidencialidad

F046 C015 Reporte mensual de personas certificadas Formulario Registro e información


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