Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de...

55
Metodología para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Presidencia TJEA-UPSO-MDAJ02 Versión 2010 Unidad de Planeación y Seguimiento Operativo

Transcript of Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de...

Page 1: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

Metodología para la

elaboración de documentos

administrativos y formatos

jurisdiccionales

Presidencia

TJEA-UPSO-MDAJ02

Versión 2010

Unidad de Planeación y Seguimiento Operativo

Page 2: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

2

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

Índice

ÍNDICE Contenido Página

Introducción 3 Objetivo 4 Alcance 4 Marco Jurídico 4 Lineamientos generales de los documentos administrativos 5 Documentos para firma del Magistrado Presidente 7

• Oficio 7 Ejemplo 10

• Memorándum 11 Ejemplo 14

• Circular 15 Ejemplo 18

• Tarjeta Informativa 19 Ejemplo 22

Oficio 23 • Ejemplo de Oficio 26

Memorándum 27 • Ejemplo de Memorándum 30

Circular 31 • Ejemplo de Circular 35

Tarjeta Informativa 36 • Ejemplo de Tarjeta Informativa 39

Formatos jurisdiccionales 40 • Acuerdos 40 • Ejemplo de acuerdo 41 • Proyecto de Resolución 42 • Transcripciones de actos reclamados de nulidad,

conceptos de impugnación, actos recurridos, agravios, tesis y citas doctrinales.

49

• Voto particular 50 • Redacción de los votos particulares y aclaratorios 51 • Certificación 51

Grupo de trabajo 54 Control de documentos 55

Page 3: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

3

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

Introducción

Las metodologías organizacionales en cualquier institución como es el propio

Tribunal de Justicia Electoral y Administrativa del Poder Judicial del Estado

de Chiapas, resultan ser importantes para facilitar la compresión de los

escritos y formatos que se emplean para comunicarse eficazmente con el

personal que labora en las áreas jurisdiccionales, administrativas y técnicas.

La Comisión de Administración en el año 2009, aprobó la Metodología para

la Elaboración de Documentos Administrativos y Formatos Jurisdiccionales,

con el propósito de contar con una guía que oriente la elaboración de

memorándums, oficios, circulares, tarjetas informativas, así como acuerdos y

resoluciones en materia jurisdiccional.

Para el ejercicio 2010, es fundamental actualizar dicha normatividad, lo

anterior, derivado de los diversos cambios originados en el logo institucional,

domicilio actual del propio Tribunal y demás cambios suscitados en la

estructuración de dichos documentos.

En consecuencia, para este órgano colegiado, estar a la vanguardia en lo

que respecta a metodologías y procedimientos de trabajos es una de las

principales políticas institucionales que ha venido impulsando la presente

administración del Magistrado Presidente.

Page 4: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

4

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

Objetivo

Contar con un documento de apoyo actualizado que contenga los elementos necesarios para la elaboración de documentos administrativos, tales como oficios, memorándums, circulares, tarjetas informativas y formatos jurisdiccionales que corresponden a los acuerdos, resoluciones, transcripciones y certificaciones, que emitan las áreas de este órgano jurisdiccional, con la finalidad de unificar criterios para su emisión.

Marco Jurídico

La presente metodología para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales está dirigida al personal que labora en este Tribunal y que tiene la función principal de elaborar documentos oficiales, tales como memorándums, circulares, oficios y tarjetas informativas; así como de elaborar acuerdos y sentencias.

Alcance

• Código de Organización del Poder Judicial del Estad o de Chiapas.- Artículos 222; 239, fracción IV y 247, fracciones IV y VIII.

• Reglamento Interior del Tribunal de Justicia Electo ral y Administrativa del Poder Judicial del Estado de Chi apas.- Artículos 54, fracción XVI; 70, fracciones VI y VII y 74, fracción I.

Page 5: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

5

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

Lineamientos generales de los documentos administra tivos

Los presentes lineamientos serán de observancia general y obligatoria para todo el personal jurisdiccional y administrativo que labora en el Tribunal de Justicia Electoral y Administrativa del Poder Judicial del Estado, una vez aprobado por la Comisión de Administración. Los criterios a considerar en la elaboración de los documentos administrativos son: a) Para los oficios y circulares se utilizará la fuente arial, tamaño 11,

mayúsculas y minúsculas, marcando con negritas el nombre del destinatario, mismo que será ubicado en la parte superior izquierda del documento. En el caso de los memorándums y tarjetas informativas se utilizará la fuente arial, tamaño 11, mayúsculas y minúsculas, sin negritas.

b) Los servidores públicos que suscriban documentos, signarán los originales con firma autógrafa, y en las copias de conocimiento de éstos podrán utilizar facsímile, o bien obtener fotocopia del original.

c) En caso de utilizar dos o más hojas en un mismo documento, se

rubricarán las primeras hasta llegar a la firma de quien suscribe, misma que será ubicada en la parte final del documento con alineación central, marcando con negritas el nombre de quien firma, tipo de letra arial, tamaño 11.

d) En caso de imprimir a doble cara o en dos o más hojas el comunicado, la

clave de identificación aparecerá únicamente en la parte frontal de éste. e) Los oficios, memorándums, circulares y tarjetas informativas deberán

imprimirse con el escudo del Tribunal de Justicia Electoral y Administrativa, ubicado en la parte superior izquierda de la hoja y, en la parte superior derecha, el nombre del área que la emite.

Page 6: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

6

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

f) Se mantendrá actualizado el escudo del propio Tribu nal en cada uno

de los documentos administrativos y formatos jurisd iccionales a elaborarse.

g) Si el contenido de los oficios, memorándums, circulares o tarjetas

informativas abarca más de una hoja, ésta deberá numerarse a partir de la segunda, en el ángulo inferior derecho de la hoja.

h) Los oficios, memorándums, circulares y tarjetas informativas en los que

el contenido del documento impida incluir el cierre y/o firma del emisor en la misma hoja, se deberán reestructurar los espacios del documento, de tal manera que por lo menos el último párrafo quede en la siguiente hoja, junto con el cierre y la firma. El texto del párrafo deberá tener letra arial, tamaño 11, mayúsculas y minúsculas, alineación justificada e interlineado sencillo.

i) Cuando sea necesario enviar copia de un oficio a otras instancias para

su conocimiento, deberán indicarse al pie del documento las siglas C.c.p. (con copia para), y a continuación anotar el nombre, cargo y dependencia de adscripción del (los) destinatario (s), en caso de que sean de diferente dependencia a la que se emite el oficio.

j) La Oficialía Mayor puede suministrar a las áreas jurisdiccionales y

administrativas hojas con membrete, siempre que el recurso presupuestario lo permita, o en su caso, obtener un documento impreso a través de la computadora, con el escudo oficial del Tribunal proporcionado por la Unidad de Informática, el cual será igual al del papel membreteado.

Page 7: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

7

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

Documentos para firma del Magistrado Presidente

Los documentos que elaboren las áreas jurisdiccionales, administrativas y técnicas que integran este Tribunal, para firma del Magistrado Presidente, se harán con las siguientes características:

Oficio:

a) Se empleará formato tamaño carta.

b) Los márgenes laterales tendrán una medida de 3 cm y los márgenes superior e inferior serán de 2.5 cm.

c) En la parte superior izquierda se insertará el logo oficial del Tribunal de Justicia Electoral y Administrativa actualizado, y de lado derecho, alineado el nombre de Presidencia , en letra arial, negritas, al color del margen, tamaño 11, mayúsculas y minúsculas.

d) Se mantendrá actualizado el escudo del propio Tribu nal en cada uno de los documentos administrativos y formatos jurisdiccionales a elaborarse.

e) Debajo del nombre de Presidencia, después de la línea del margen

superior derecha del documento se anotará la clave de identificación precedida por la expresión Oficio: en letra arial, mayúsculas y minúsculas, negritas, tamaño 11 e interlineado sencillo.

La codificación consiste en: cuatro letras de las iniciales del Tribunal de Justicia Electoral y Administrativa, seguida por la primera letra de Presidencia, enseguida el número progresivo del orden que lleva el documento y finalmente el año de emisión, dividiendo cada uno de estos con línea diagonal. Ejemplo: Oficio: TJEA/P/001/2010 Cabe mencionar, que en todas las hojas que formen parte integrante del escrito se repetirá en la parte superior derecha la clave de identificación del oficio correspondiente, así como el número consecutivo, a partir de la hoja número dos, siempre que el documento contenga más de una.

Page 8: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

8

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

f) Lugar y fecha (día, mes y año) en que se formula el oficio, utilizar letra arial, mayúsculas y minúsculas, tamaño 11, interlineado sencillo y alineación a la derecha.

g) Nombre del servidor público ha quien va dirigido el escrito, en letra

arial mayúsculas y minúsculas, negritas, tamaño 11, alineación izquierda e interlineado sencillo. El nombre del puesto se escribirá en letra arial, mayúsculas y minúsculas, sin negritas, tamaño 11, alineación izquierda e interlineado sencillo.

h) Seguido del nombre y cargo del destinatario se anotará la expresión: Presente, cuando se entregue de manera personal; Ciudad, cuando se refiera al interior de Tuxtla Gutiérrez; y Edificio, cuando se remita al interior de este Tribunal, en letra arial, mayúsculas y minúsculas, tamaño 11, alineación izquierda e interlineado sencillo.

i) La introducción la constituyen las primeras expresiones contenidas en

el cuerpo del oficio, las cuales deben redactarse de manera coherente con el asunto a tratar.

j) El desarrollo es la parte esencial en la que se expone con claridad y

precisión el asunto de que se trate, ya sea un informe, resolución, orden, etc.

k) La conclusión es la fase para puntualizar lo que se pretende expresar

en el texto, y debe ser acorde con el asunto tratado. l) El texto de introducción, desarrollo y conclusión del oficio se escribirá

con tipo de letra arial, mayúsculas y minúsculas, tamaño 11, alineación justificada, interlineado sencillo y sin sangría.

m) No deberá cortarse ningún párrafo de una hoja a otra. n) Al término del texto deberá anotarse la expresión Atentamente , se

dejaran tres espacios hacia abajo para anotar el nombre del Magistrado Presidente, en letra tipo arial, tamaño 10, negritas, mayúsculas y minúsculas, alineación centrada. El cargo se colocará en la parte posterior, sin negritas.

Page 9: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

9

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

o) Las abreviaturas C.c.p.- (con copia para) se escribirán en mayúscula

la primera letra y minúsculas las demás letras, negritas, después del último punto un guión y en seguida, el nombre completo de la persona a quien se envía la copia, en mayúsculas y minúsculas, negritas, punto y guión; a partir del cargo del servidor público, no se utilizarán negritas, el tipo de letra será arial, tamaño 7.5, en mayúsculas y minúsculas, punto y guión; la expresión para su conocimiento, en mayúsculas y minúsculas; punto y guión; edificio si se trata de copias para servidores públicos del propio Tribunal y Ciudad si corresponde a copias dirigidas a servidores públicos externos.

p) En la parte posterior de las copias se anotarán las iniciales del nombre

del Magistrado Presidente del Tribunal en negritas, mayúsculas, tipo de letra arial, tamaño 7.5, seguido de una línea diagonal, las iniciales del responsable de la elaboración del oficio en minúsculas, sin negritas, tipo de letra arial, tamaño 7.5.

q) Al pie de página se escribirá la nueva dirección del Tribunal, con motivo al cambio temporal de domicilio, teléfonos y página web.

r) Cuando se dé respuesta a un oficio, se deberán enviar copias de

conocimiento a las personas señaladas en el escrito que se responde. s) Los nombres de los destinatarios de las copias se anotarán de

acuerdo con el nivel jerárquico de su cargo, siendo de superior a inferior.

t) Finalmente se deberá sacar copia del original del oficio, para tener el

acuse de recibo. Nota: Para el año 2010, se agregará alineado a la derecha, en la parte posterior del cargo del Magistrado Presidente y antes de C.c.p. , el siguiente lema:

Page 10: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

10

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

Ejemplo de Oficio

Oficio: TJEA/P/001/10

Tuxtla Gutiérrez, Chiapas; 21 de mayo de 2010.

(Mayúsculas y minúsculas, arial, tamaño 11, alineación a la derecha)

Nombre (Mayúsculas y minúsculas, letra arial, tamaño 11, con negritas, alineación a la izquierda) Cargo del destinatario (Mayúsculas y minúsculas, letra arial, tamaño 11, sin negritas, alineación a la izquierda) Edificio (Mayúsculas y minúsculas, arial, tamaño 11, sin negritas, alineación a la izquierda) (Contenido del oficio: mayúsculas, minúsculas, letra arial, tamaño 11, sin negritas, justificado e interlineado sencillo) Introducción Desarrollo Conclusión.

Atentamente

(Letra arial, tamaño 10, en negritas, alineado al centro, mayúsculas y minúsculas)

Nombre de quien firma (Letra arial, tamaño 10, en negritas, alineado al centro, mayúsculas y minúsculas)

Magistrado Presidente (Letra arial, tamaño 10, sin negritas, alineado al centro, mayúsculas y minúsculas)

C.c.p.- Nombre completo.- nombre de su cargo.- Para su conocimiento.-Edificio. Archivo. Iniciales de quien firma /iniciales del responsable en la elaboración del oficio. (En minúsculas, sin negritas) (Las iniciales del titular irán en mayúsculas, negritas, arial, tamaño 7.5)

Presidencia

Avenida Palma de Cera #488, esquina con calle Palma Helechos, Fracc. Las Palmas. Tuxtla Gutiérrez, Chiapas Tels. 61 679 51, 65 684 09, 65 684 10, 65 684 11 y 65 687 40 http://www.tjeachiapas.gob.mx

Page 11: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

11

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

Memorándum

a) Se empleará formato tamaño carta.

b) Los márgenes superior e inferior serán de 2.5 cm y los márgenes laterales de 3 cm

c) En la parte superior izquierda se insertará el logo oficial del Tribunal

de Justicia Electoral y Administrativa, y de lado derecho, alineado el nombre de Presidencia , en letra arial, negritas, al color del margen, tamaño 11, mayúsculas y minúsculas.

d) Se mantendrá actualizado el escudo del propio Tribu nal en cada uno de los documentos administrativos y formatos jurisdiccionales a elaborarse.

e) Debajo del nombre de Presidencia después de la línea del margen

superior derecha del documento se anotará la clave de identificación precedida por la expresión Memorándum: en letra arial, mayúsculas y minúsculas, negritas, tamaño 11 e interlineado sencillo.

La codificación consiste en: cuatro letras de las iniciales del Tribunal de Justicia Electoral y Administrativa, la primera letra de Presidencia, el número progresivo del orden que lleva el documento y finalmente el año de emisión, dividiendo cada uno de estos con línea diagonal. Ejemplo: Memorándum: TJEA/P/001/2010 Cabe mencionar, que en todas las hojas que formen parte integrante del escrito se repetirá en la parte superior derecha la clave de identificación del memorándum correspondiente, así como el número consecutivo, a partir de la hoja número dos, siempre que el documento contenga más de una.

f) Lugar y fecha (día, mes y año) en que se formula el memorándum, utilizar letra arial, mayúsculas y minúsculas, tamaño 11, interlineado sencillo y alineación a la derecha.

Page 12: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

12

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

g) Después se anotará Para: en letra arial, mayúsculas y minúsculas,

negritas, tamaño 11, interlineado sencillo y alineación a la izquierda, anotando el nombre y puesto del destinatario ha quien va dirigido el escrito. Se utilizará letra arial, mayúsculas y minúsculas, tamaño 11, sin negritas, interlineado sencillo y alineación texto a la izquierda.

Ejemplo: Para: Nombre del destinatario Cargo del destinatario

h) En el siguiente renglón se anotará De: en letra arial, mayúsculas y

minúsculas, negritas, tamaño 11, interlineado sencillo y alineación a la izquierda, anotando el nombre del Magistrado Presidente, en letra arial, tamaño 11, sin negritas, mayúsculas y minúsculas, alineación izquierda y abajo el cargo con el mismo tipo y tamaño de letra, mayúsculas y minúsculas sin negritas. Ejemplo: De: Nombre del Magistrado Presidente del Tribunal Magistrado Presidente

i) Redactar el mensaje de texto, el cual deberá ser en forma breve y podrá hacerse referencia al número de anexos que lo soporten. El tipo de letra será arial, mayúsculas y minúsculas, sin negritas, tamaño 11, interlineado sencillo y alineación justificada.

j) Al término del texto deberá anotarse la expresión Atentamente , en letra tipo arial, mayúsculas y minúsculas, tamaño 10, negritas y alineación centrada.

k) Las abreviaturas C.c.p.- (con copia para) se escribirán en mayúscula

la primera letra y minúsculas las demás letras, negritas, después del último punto un guión, escribiendo el nombre completo de la persona a quien se envía la copia, en mayúsculas y minúsculas, negritas, punto y guión; a partir del cargo del servidor público, no se utilizarán negritas, el tipo de letra será arial, tamaño 7.5, en mayúsculas y minúsculas, punto y guión; la expresión para su conocimiento, en mayúsculas y minúsculas; punto y guión; Edificio si se trata de copias para servidores públicos del propio Tribunal.

l) En la parte posterior de las copias se anotarán las iniciales del nombre

del Magistrado Presidente del Tribunal en negritas, mayúsculas, tipo de letra arial, tamaño 7.5, seguido de una línea diagonal, las iniciales del responsable de la elaboración del memorándum en minúsculas, sin negritas, tipo de letra arial, tamaño 7.5.

Page 13: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

13

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

m) Al pie de página se escribirá la nueva dirección del Tribunal, con motivo al cambio temporal de domicilio, teléfonos y página web.

n) Cuando se dé respuesta a un memorándum, se deberán enviar copias

de conocimiento a las personas señaladas en el escrito que se responde.

o) Los nombres de los destinatarios de las copias se anotarán de

acuerdo con el nivel jerárquico de su cargo, siendo de superior a inferior.

p) Finalmente se deberá sacar copia del original del memorándum, para

tener el acuse de recibo. Nota: Para el año 2010, se agregará alineado a la derecha, en la parte posterior de la firma del Magistrado Presidente y antes de C.c.p. , el siguiente lema:

Page 14: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

14

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

Ejemplo de Memorándum

Memorándum: TJEA/P/001/10

Tuxtla Gutiérrez, Chiapas; 21 de mayo de 2010.

(Mayúsculas y minúsculas, arial, tamaño 11, alineación a la derecha)

Para (Mayúsculas y minúsculas, arial, tamaño 11, negritas, alineado a la izquierda): Nombre y cargo del destinatario (Mayúsculas y minúsculas, arial, tamaño 11, sin negritas, alineado a la izquierda). Ejemplo: Para: Lic.

Secretaria General de Acuerdos y del Pleno De (Mayúsculas y minúsculas, arial, tamaño 11, negritas, alineado a la izquierda): Nombre de quien firma (Mayúsculas y minúsculas, arial, tamaño 11, sin negritas, alineado a la izquierda). Magistrado Presidente (Mayúsculas y minúsculas, arial, tamaño 11, sin negritas, alineado a la izquierda). Ejemplo: De:

Magistrado Presidente Texto del documento. (Mayúsculas y minúsculas, letra arial, tamaño 11, sin negritas, justificado e interlineado sencillo).

Atentamente (Letra arial, tamaño 10, en negritas, alineado al centro, mayúsculas y minúsculas)

C.c.p.- Nombre completo.- nombre de su cargo.- Para su conocimiento.-Edificio. Archivo. Iniciales de quien firma /iniciales del responsable en la elaboración del memorándum. (En minúsculas y sin negritas) (Las iniciales del titular irán en mayúsculas, negritas, arial, tamaño 7.5)

Presidencia

Avenida Palma de Cera #488, esquina con calle Palma Helechos, Fracc. Las Palmas. Tuxtla Gutiérrez, Chiapas Tels. 61 679 51, 65 684 09, 65 684 10, 65 684 11 y 65 687 40 http://www.tjeachiapas.gob.mx

Page 15: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

15

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

Circular

a) Se empleará formato tamaño carta.

b) Los márgenes laterales tendrán una medida de 3 cm y los márgenes superior e inferior serán de 2.5 cm.

c) En la parte superior izquierda se insertará el logo oficial del Tribunal

de Justicia Electoral y Administrativa, y de lado derecho, alineado el nombre de Presidencia , en letra arial, negritas, al color del margen, tamaño 11, mayúsculas y minúsculas.

d) Se mantendrá actualizado el escudo del propio Tribu nal en cada

uno de los documentos administrativos y formatos jurisdiccionales a elaborarse.

e) Debajo del nombre de Presidencia después de la línea del margen

superior derecha del documento se anotará la clave de identificación precedida por la expresión Circular: en letra arial, mayúsculas y minúsculas, negritas, tamaño 11 e interlineado sencillo.

La codificación consiste en: cuatro letras de las iniciales del Tribunal de Justicia Electoral y Administrativa, la primera letra de Presidencia, anotando el número progresivo del orden que lleva el documento y finalmente el año de emisión, dividiendo cada uno de estos con línea diagonal. Ejemplo: Circular: TJEA/P/001/2010 Cabe mencionar, que en todas las hojas que formen parte integrante del escrito se repetirá en la parte superior derecha la clave de identificación de la circular correspondiente, así como el número consecutivo, a partir de la hoja número dos, siempre que el documento contenga más de una.

f) Lugar y fecha (día, mes y año) de emisión del documento, en

mayúsculas y minúsculas, letra arial, tamaño 11, alineación justificada a la derecha e interlineado sencillo.

Page 16: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

16

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

g) Nombre(s) de(los) destinatarios en letra arial, mayúsculas y

minúsculas, negritas, tamaño 11, alineación izquierda e interlineado sencillo. Después se escribe la denominación de(los) puesto(s) en letra arial, mayúsculas y minúsculas, sin negritas, tamaño 11, alineación izquierda e interlineado sencillo.

h) Seguido del nombre y cargo de(los) destinatario(s) se anotará la

expresión: Edificio. En letra arial, mayúsculas y minúsculas, tamaño 11, alineación izquierda e interlineado sencillo.

i) En el texto de la circular se anotará la introducción, desarrollo y cierre

del documento, se escribirá en letra arial, mayúsculas y minúsculas, tamaño 11, con alineación justificada, sin sangría e interlineado sencillo.

La introducción la constituyen las primeras expresiones contenidas en el cuerpo de la circular, las cuales deben redactarse de manera coherente con el asunto a tratar. El desarrollo es la parte esencial en la que se expone con claridad y precisión el asunto de que se trate, ya sea un informe, resolución, orden, etc. La conclusión es la fase para puntualizar lo que se pretende expresar en el texto, y debe ser acorde con el asunto tratado.

j) No deberá cortarse ningún párrafo de una hoja a otra.

k) Al término del texto deberá anotarse la expresión Atentamente , se dejaran tres espacios hacia abajo para anotar el nombre del Magistrado Presidente, en letra tipo arial, tamaño 10, negritas, mayúsculas y minúsculas, alineación centrada y abajo el cargo con el mismo tipo y tamaño de letra, mayúsculas y minúsculas sin negritas.

l) Las abreviaturas C.c.p.- (con copia para) se escribirán en mayúscula la primera letra y minúsculas las demás letras, negritas después del último punto un guión y en seguida, el nombre completo de la persona a quien se envía la copia, en mayúsculas y minúsculas, negritas, punto y guión; a partir del cargo del servidor público, no se utilizarán negritas, el tipo de letra será arial, tamaño 7.5, en mayúsculas y minúsculas, punto y guión; la expresión para su conocimiento, en mayúsculas y minúsculas; punto y guión; edificio si se trata de copias para servidores públicos del propio Tribunal y Ciudad si corresponde a copias dirigidas a servidores públicos externos.

Page 17: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

17

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

m) En la parte posterior de las copias se anotarán las iniciales del nombre del Magistrado Presidente del Tribunal en negritas, mayúsculas, tipo de letra arial, tamaño 7.5, seguido de una línea diagonal, las iniciales del responsable de la elaboración de la circular en minúsculas, sin negritas, tipo de letra arial, tamaño 7.5.

u) Al pie de página se escribirá la nueva dirección del Tribunal, con motivo al cambio temporal de domicilio, teléfonos y página web.

n) Los nombres de los destinatarios de las copias se anotarán de acuerdo con el nivel jerárquico de su cargo, siendo de superior a inferior.

o) Finalmente se deberá sacar copia del original de la circular, para tener

el acuse de recibo. Nota: Para el año 2010, se agregará alineado a la derecha, en la parte posterior del cargo del Magistrado Presidente y antes de C.c.p. , el siguiente lema:

Page 18: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

18

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

Ejemplo de Circular

Circular: TJEA/P/001/10

Tuxtla Gutiérrez, Chiapas; 21 de mayo de 2010.

(Mayúsculas y minúsculas, arial, tamaño 11, alineación a la derecha)

Nombre (Mayúsculas y minúsculas, letra arial, tamaño 11, con negritas, alineado a la izquierda) Cargo del destinatario (Mayúsculas y minúsculas, letra arial, tamaño 11, sin negritas, alineado a la izquierda) Edificio (Mayúsculas y minúsculas, arial, tamaño 11, sin negritas, alineado a la izquierda) (Contenido de la circular: mayúsculas y minúsculas, letra arial, tamaño 11, sin negritas, justificado e interlineado sencillo) Introducción Desarrollo Conclusión.

Atentamente (Letra arial, tamaño 10, en negritas, alineado al centro, mayúsculas y minúsculas)

Nombre de quien firma (Letra arial, tamaño 10, en negritas, alineado al centro, mayúsculas y minúsculas)

Magistrado Presidente (Letra arial, tamaño 10, sin negritas, alineado al centro, mayúsculas y minúsculas)

C.c.p.- Nombre completo.- nombre de su cargo.- Para su conocimiento.-Edificio. Archivo. Iniciales de quien firma /iniciales del responsable en la elaboración de la circular. (En minúsculas, sin negritas) (Las iniciales de quien firma irán en mayúsculas, negritas, arial, tamaño 7.5)

Presidencia

Avenida Palma de Cera #488, esquina con calle Palma Helechos, Fracc. Las Palmas. Tuxtla Gutiérrez, Chiapas Tels. 61 679 51, 65 684 09, 65 684 10, 65 684 11 y 65 687 40 http://www.tjeachiapas.gob.mx

Page 19: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

19

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

Tarjeta Informativa a) De acuerdo al contenido de la información puede ser tamaño carta o

media carta.

b) Los márgenes laterales tendrán una medida de 3 cm y los márgenes superior e inferior será de 2 cm, para hoja tamaño carta, y de 2.5 cm los márgenes laterales, superior e inferior para hoja de media carta.

c) En la parte superior izquierda se insertará el logo oficial del Tribunal

de Justicia Electoral y Administrativa, y de lado derecho, alineado el nombre de Presidencia , en letra arial, negritas, al color del margen, tamaño 11, mayúsculas y minúsculas.

d) Se mantendrá actualizado el escudo del propio Tribu nal en cada

uno de los documentos administrativos y formatos jurisdiccionales a elaborarse.

e) Debajo del nombre de Presidencia después de la línea del margen

superior derecha del documento se anotará la clave de identificación precedida por la expresión Tarjeta Informativa: en letra arial, mayúsculas y minúsculas, negritas, tamaño 11 e interlineado sencillo.

La codificación consiste en: cuatro letras de las iniciales del Tribunal de Justicia Electoral y Administrativa, la primera letra de Presidencia, el número progresivo del orden que lleva el documento y finalmente el año de emisión, dividiendo cada uno de estos con línea diagonal. Ejemplo: Tarjeta Informativa: TJEA/P/001/2010 Cabe mencionar, que en todas las hojas que formen parte integrante del escrito se repetirá en la parte superior derecha la clave de identificación de la tarjeta informativa correspondiente, así como el número consecutivo, a partir de la hoja número dos, siempre que el documento contenga más de una.

f) Lugar y fecha (día, mes y año) en que se formula la tarjeta informativa,

utilizar letra arial, mayúsculas y minúsculas, tamaño 11, interlineado sencillo y alineación a la derecha.

Page 20: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

20

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

g) Después se anotará Para: en letra arial, mayúsculas y minúsculas,

negritas, tamaño 11, interlineado sencillo y alineación texto a la izquierda, anotando el nombre y puesto del destinatario ha quien va dirigido el escrito. Se utilizará letra arial, mayúsculas y minúsculas, tamaño 11, sin negritas, interlineado sencillo y alineación a la izquierda.

Ejemplo: Para: Nombre del destinatario Cargo del destinatario

h) En el siguiente renglón se anotará De: en letra arial, mayúsculas y minúsculas, negritas, tamaño 11, interlineado sencillo y alineación a la izquierda, anotando el nombre del Magistrado Presidente, en letra tipo arial, tamaño 11, sin negritas, mayúsculas y minúsculas, alineación izquierda y abajo el cargo con el mismo tipo y tamaño de letra, mayúsculas y minúsculas sin negritas. Ejemplo: De: Nombre del Magistrado Presidente del Tribunal Magistrado Presidente

i) Redactar el mensaje de texto, el cual deberá ser en forma breve y podrá hacerse referencia al número de anexos que lo soporten. El tipo de letra será arial, mayúsculas y minúsculas, sin negritas, tamaño 11, interlineado sencillo y alineación justificada.

j) Al término del texto deberá anotarse la expresión Atentamente , en letra tipo arial, mayúsculas y minúsculas, tamaño 10, negritas y alineación centrada.

k) Las abreviaturas C.c.p.- (con copia para) se escribirán en mayúscula

la primera letra y minúsculas las demás letras, negritas, después del último punto un guión, escribiendo el nombre completo de la persona a quien se envía la copia, en mayúsculas y minúsculas, negritas, punto y guión; a partir del cargo del servidor público, no se utilizarán negritas, el tipo de letra será arial, tamaño 7.5, en mayúsculas y minúsculas, punto y guión; la expresión para su conocimiento, en mayúsculas y minúsculas; punto y guión; edificio si se trata de copias para servidores públicos del propio Tribunal y Ciudad si corresponde a copias dirigidas a servidores públicos externos.

Page 21: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

21

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

q) En la parte posterior de las copias se anotarán las iniciales del nombre

del Magistrado Presidente del Tribunal en negritas, mayúsculas, tipo de letra arial, tamaño 7.5, seguido de una línea diagonal, las iniciales del responsable de la elaboración de la circular en minúsculas, sin negritas, tipo de letra arial, tamaño 7.5

r) Al pie de página se escribirá la nueva dirección de l Tribunal, con motivo al cambio temporal de domicilio, teléfonos y página web.

l) Los nombres de los destinatarios de las copias se anotarán de

acuerdo con el nivel jerárquico de su cargo, siendo de superior a inferior.

m) Finalmente se deberá sacar copia del original de la tarjeta informativa,

para tener el acuse de recibo. Nota: Para el año 2010, se agregará alineado a la derecha, en la parte posterior de la firma del Magistrado Presidente y antes de C.c.p. , el siguiente lema:

Page 22: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

22

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

Ejemplo de Tarjeta Informativa

Tarjeta informativa: TJEA/P/001/10 Tuxtla Gutiérrez, Chiapas;

21 de mayo de 2010. (Mayúsculas y minúsculas, arial, tamaño 11, alineación a la derecha)

Para (Mayúsculas y minúsculas, arial, tamaño 11, negritas, alineado a la izquierda): Nombre y cargo del destinatario (Mayúsculas y minúsculas, arial, tamaño 11, sin negritas, alineado a la izquierda). Ejemplo: Para: Lic.

Secretaria de Acuerdos de Sala De (Mayúsculas y minúsculas, arial, tamaño 11, negritas, alineado a la izquierda): Nombre de quien firma (Mayúsculas y minúsculas, arial, tamaño 11, sin negritas, alineado a la izquierda). Magistrado Presidente (Mayúsculas y minúsculas, arial, tamaño 11, sin negritas, alineado a la izquierda). Ejemplo: De:

Magistrado Presidente Texto del documento. (Mayúsculas y minúsculas, letra arial, tamaño 11, sin negritas, justificado e interlineado sencillo).

Atentamente

(Letra arial, tamaño 10, en negritas, alineado al centro, mayúsculas y minúsculas) C.c.p.- Nombre completo.- nombre de su cargo.- Para su conocimiento.-Edificio. Archivo. Iniciales de quien firma /iniciales del responsable en la elaboración de la tarjeta informativa. (En minúsculas y sin negritas) (Las iniciales de quien firma irán en mayúsculas, negritas, arial, tamaño 7.5)

Presidencia

Avenida Palma de Cera #488, esquina con calle Palma Helechos, Fracc. Las Palmas. Tuxtla Gutiérrez, Chiapas Tels. 61 679 51, 65 684 09, 65 684 10, 65 684 11 y 65 687 40 http://www.tjeachiapas.gob.mx

Page 23: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

23

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

Oficio

Documento por medio del cual se comunica de manera escrita el Tribunal de Justicia Electoral y Administrativa con otros organismos públicos y privados, a fin de tratar temas relacionados con la impartición de justicia en las materias electoral y administrativa, así como de las gestiones del recurso de administración.

Generalmente se emplea para comunicar, solicitar información, atender un trámite específico, orientar y atender dudas específicas, o para cualquier asunto relativo a las actividades de la Institución.

Particularidades del oficio:

a) Se empleará formato tamaño carta.

b) Los márgenes laterales tendrán una medida de 3 cm y los márgenes superior e inferior serán de 2.5 cm.

c) En la parte superior izquierda se insertará el logo oficial del Tribunal

de Justicia Electoral y Administrativa, y de lado derecho, alineado el nombre del área jurisdiccional, administrativa o técnica de este Tribunal que elabora el documento, en letra arial, negritas, al color del margen, tamaño 11, mayúsculas y minúsculas.

d) Se mantendrá actualizado el escudo del propio Tribu nal en cada uno de los documentos administrativos y formatos jurisdiccionales a elaborarse.

e) Debajo del nombre del área jurisdiccional, administrativa o técnica de

este Tribunal que elabora el documento, después de la línea del margen superior derecha del documento se anotará la clave de identificación precedida por la expresión Oficio: en letra arial, mayúsculas y minúsculas, negritas, tamaño 11 e interlineado sencillo.

La codificación consiste en: cuatro letras de las iniciales del Tribunal de Justicia Electoral y Administrativa, seguida por las iniciales del área jurisdiccional, administrativa o técnica de este Tribunal que elabora el documento, anotando el número progresivo del orden que lleva el documento y finalmente el año de emisión, dividiendo cada uno de estos con línea diagonal.

Page 24: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

24

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

Ejemplo: Oficio: TJEA/OM/001/2010

Cabe mencionar, que en todas las hojas que formen parte integrante del escrito se repetirá en la parte superior derecha la clave de identificación del oficio correspondiente, así como el número consecutivo, a partir de la hoja número dos, siempre que el documento contenga más de una.

f) Lugar y fecha (día, mes y año) en que se formula el oficio, utilizar letra

arial, mayúsculas y minúsculas, tamaño 11, interlineado sencillo y alineación a la derecha.

g) Nombre del servidor público ha quien va dirigido el escrito, en letra arial mayúsculas y minúsculas, negritas, tamaño 11, alineación izquierda e interlineado sencillo. El nombre del puesto se escribirá en letra arial, mayúsculas y minúsculas, sin negritas, tamaño 11, alineación izquierda e interlineado sencillo.

h) Seguido del nombre y cargo del destinatario se anotará la expresión:

Presente, cuando se entregue de manera personal; Ciudad, cuando se refiera al interior de Tuxtla Gutiérrez; y Edificio, cuando se remita al interior de este Tribunal, en letra arial, mayúsculas y minúsculas, tamaño 11, alineación izquierda e interlineado sencillo.

i) La introducción la constituyen las primeras expresiones contenidas en

el cuerpo del oficio, las cuales deben redactarse de manera coherente con el asunto a tratar.

j) El desarrollo es la parte esencial en la que se expone con claridad y

precisión el asunto de que se trate, ya sea un informe, resolución, orden, etc.

k) La conclusión es la fase para puntualizar lo que se pretende expresar

en el texto, y debe ser acorde con el asunto tratado. l) El texto de introducción, desarrollo y conclusión del oficio se escribirá

con tipo de letra arial, mayúsculas y minúsculas, tamaño 11, alineación justificada, interlineado sencillo y sin sangría.

m) No deberá cortarse ningún párrafo de una hoja a otra.

Page 25: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

25

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

n) Al término del texto deberá anotarse la expresión Atentamente , se

dejaran tres espacios hacia abajo para anotar el nombre de quien firma el oficio, en letra tipo arial, tamaño 11, negritas, mayúsculas y minúsculas, alineación centrada. El cargo se colocará en la parte posterior, sin negritas.

o) Las abreviaturas C.c.p.- (con copia para) se escribirán en mayúscula

la primera letra y minúsculas las demás letras, negritas, después del último punto un guión y en seguida, el nombre completo de la persona a quien se envía la copia, en mayúsculas y minúsculas, negritas, punto y guión; a partir del cargo del servidor público, no se utilizarán negritas, el tipo de letra será arial, tamaño 7.5, en mayúsculas y minúsculas, punto y guión; la expresión para su conocimiento, en mayúsculas y minúsculas; punto y guión; edificio si se trata de copias para servidores públicos del propio Tribunal y Ciudad si corresponde a copias dirigidas a servidores públicos externos.

p) En la parte posterior de las copias se anotarán las iniciales del nombre de quien firma el oficio, en negritas, mayúsculas, tipo de letra arial, tamaño 7.5, seguido de una línea diagonal, las iniciales del responsable de la elaboración del oficio en minúsculas, sin negritas, tipo de letra arial, tamaño 7.5

q) Al pie de página se escribirá la nueva dirección de l Tribunal, con motivo al cambio temporal de domicilio, teléfonos y página web.

r) Cuando se dé respuesta a un oficio, se deberán enviar copias de

conocimiento a las personas señaladas en el escrito que se responde. s) Los nombres de los destinatarios de las copias se anotarán de

acuerdo con el nivel jerárquico de su cargo, siendo de superior a inferior.

t) Finalmente se deberá sacar copia del original del oficio, para tener el

acuse de recibo. Nota: Para el año 2010, se agregará alineado a la derecha, en la parte posterior del cargo del remitente y antes de C.c.p. , el siguiente lema:

Page 26: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

26

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

Ejemplo de Oficio

Oficio: TJEA/OM/001/10

Tuxtla Gutiérrez, Chiapas; 21 de mayo de 2010.

(Mayúsculas y minúsculas, arial, tamaño 11, alineación a la derecha)

Nombre (Mayúsculas y minúsculas, letra arial, tamaño 11, con negritas, alineación a la izquierda) Cargo del destinatario (Mayúsculas y minúsculas, letra arial, tamaño 11, sin negritas, alineación a la izquierda) Edificio (Mayúsculas y minúsculas, arial, tamaño 11, sin negritas, alineación a la izquierda) (Contenido del oficio: mayúsculas y minúsculas, letra arial, tamaño 11, sin negritas, justificado e interlineado sencillo) Introducción Desarrollo Conclusión.

Atentamente

(Letra arial, tamaño 11, en negritas, alineado al centro, mayúsculas y minúsculas)

Nombre del remitente (Letra arial, tamaño 11, en negritas, alineado al centro, mayúsculas y minúsculas)

Cargo (Letra arial, tamaño 11, sin negritas, alineado al centro, mayúsculas y minúsculas)

C.c.p.- Nombre completo.- nombre de su cargo.- Para su conocimiento.-Edificio. Archivo. Iniciales del remitente /iniciales del responsable en la elaboración del oficio. (En minúsculas y sin negritas) (Las iniciales del remitente irán en mayúsculas y minúsculas, negritas, arial, tamaño 7.5)

Oficialía Mayor

Avenida Palma de Cera #488, esquina con calle Palma Helechos, Fracc. Las Palmas. Tuxtla Gutiérrez, Chiapas Tels. 61 679 51, 65 684 09, 65 684 10, 65 684 11 y 65 687 40 http://www.tjeachiapas.gob.mx

Page 27: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

27

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

Memorándum

Es el documento redactado en forma breve, relacionado con un asunto particular, es útil para comunicarse entre áreas, con la intención de informar o solicitar algo.

Podrá ser emitido al interior por servidores públicos de mando superior o medio de las áreas jurisdiccionales y administrativas del Tribunal, siempre que dé a conocer: decisiones, órdenes, anunciar innovaciones, comunicar, fijar vacaciones, solicitar información, etc.

Dentro de las principales características, encontramos los siguientes:

a) Se empleará formato tamaño carta.

b) Los márgenes superior e inferior serán de 2.5 cm y los márgenes laterales de 3 cm.

c) En la parte superior izquierda se insertará el logo oficial del Tribunal

de Justicia Electoral y Administrativa, y de lado derecho, alineado el nombre del área jurisdiccional, administrativa o técnica de este Tribunal que elabora el documento, en letra arial, negritas, al color del margen, tamaño 11, mayúsculas y minúsculas.

d) Se mantendrá actualizado el escudo del propio Tribu nal en cada uno de los documentos administrativos y formatos jurisdiccionales a elaborarse.

e) Debajo del nombre del área jurisdiccional, administrativa o técnica de

este Tribunal, después de la línea del margen superior derecha del documento se anotará la clave de identificación precedida por la expresión Memorándum: en letra arial, mayúsculas y minúsculas, negritas, tamaño 11 e interlineado sencillo.

La codificación consiste en: cuatro letras de las iniciales del Tribunal de Justicia Electoral y Administrativa, las iniciales del área jurisdiccional, administrativa o técnica de este Tribunal que elabora el documento, el número progresivo del orden que lleva el documento y finalmente el año de emisión, dividiendo cada uno de estos con línea diagonal.

Page 28: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

28

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

Ejemplo: Memorándum: TJEA/OM/001/2010 Cabe mencionar, que en todas las hojas que formen parte integrante del escrito se repetirá en la parte superior derecha la clave de identificación del memorándum correspondiente, así como el número consecutivo, a partir de la hoja número dos, siempre que el documento contenga más de una.

f) Lugar y fecha (día, mes y año) en que se formula el memorándum,

utilizar letra arial, mayúsculas y minúsculas, tamaño 11, interlineado sencillo y alineación a la derecha.

g) Después se anotará Para: en letra arial, mayúsculas y minúsculas, negritas, tamaño 11, interlineado sencillo y alineación a la izquierda, anotando el nombre y puesto del destinatario a quien va dirigido el escrito. Se empleará letra arial, mayúsculas y minúsculas, tamaño 11, sin negritas, interlineado sencillo y alineación texto a la izquierda. Ejemplo: Para: Nombre del destinatario Cargo del destinatario

h) En el siguiente renglón se anotará De: en letra arial, mayúsculas y

minúsculas, negritas, tamaño 11, interlineado sencillo y alineación a la izquierda, anotando el nombre de quien firma el memorándum. Se hará uso del tipo de letra arial, tamaño 11, sin negritas, mayúsculas y minúsculas, interlineado sencillo, alineación a la izquierda y abajo el cargo con el mismo tipo y tamaño de letra, mayúsculas y minúsculas sin negritas.

Ejemplo: De: Nombre del remitente

Cargo del remitente i) Redactar el mensaje de texto, el cual deberá ser en forma breve y

podrá hacerse referencia al número de anexos que lo soporten. El tipo de letra será arial, mayúsculas y minúsculas, sin negritas, tamaño 11, interlineado sencillo y alineación justificada.

j) Al término del texto deberá anotarse la expresión Atentamente , en letra arial, mayúsculas y minúsculas, negritas, tamaño 11, negritas y alineación centrada.

Page 29: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

29

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

k) Las abreviaturas C.c.p.- (con copia para) se escribirán en mayúscula la primera letra y minúsculas las demás letras, negritas, después del último punto un guión, escribiendo el nombre completo de la persona a quien se envía la copia, en mayúsculas y minúsculas, negritas, punto y guión; a partir del cargo del servidor público, no se utilizarán negritas, el tipo de letra será arial, tamaño 7.5, en mayúsculas y minúsculas, punto y guión; la expresión para su conocimiento, en mayúsculas y minúsculas; punto y guión; Edificio si se trata de copias para servidores públicos del propio Tribunal.

l) En la parte posterior de las copias se anotarán las iniciales del remitente en negritas, mayúsculas, tipo de letra arial, tamaño 7.5, seguido de una línea diagonal, las iniciales del responsable en la elaboración del memorándum, en minúsculas, sin negritas, tipo de letra arial, tamaño 7.5

m) Al pie de página se escribirá la nueva dirección de l Tribunal, con motivo al cambio temporal de domicilio, teléfonos y página web.

n) Cuando se dé respuesta a un memorándum, se deberán enviar copias

de conocimiento a las personas señaladas en el escrito que se responde.

o) Los nombres de los destinatarios de las copias se anotarán de acuerdo

con el nivel jerárquico de su cargo, siendo de superior a inferior. p) Finalmente se deberá sacar copia del original del memorándum, para

tener el acuse de recibo. Nota: Para el año 2010, se agregará alineado a la derecha, en la parte posterior de la firma del remitente y antes de C.c.p. , el siguiente lema:

Page 30: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

30

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

Ejemplo de Memorándum

Memorándum: TJEA/OM/001/10

Tuxtla Gutiérrez, Chiapas; 21 de mayo de 2010.

(Mayúsculas y minúsculas, arial, tamaño 11, alineación derecha)

Para (Mayúsculas y minúsculas, arial, tamaño 11, negritas, alineado a la izquierda): Nombre y cargo del destinatario (Mayúsculas y minúsculas, arial, tamaño 11, sin negritas, alineado a la izquierda). Ejemplo: Para: Lic.

Jefe del Departamento de Recursos Humanos De (Mayúsculas y minúsculas, arial, tamaño 11, negritas, alineado a la izquierda): Nombre del remitente (Mayúsculas y minúsculas, arial, tamaño 11, sin negritas, alineado a la izquierda). Cargo del remitente (Mayúsculas y minúsculas, arial, tamaño 11, sin negritas, alineado a la izquierda). Ejemplo: De: Nombre del Oficial Mayor

Oficial Mayor

Texto del documento. (Mayúsculas y minúsculas, letra arial, tamaño 11, sin negritas, justificado e interlineado sencillo).

Atentamente (Letra arial, tamaño 11, en negritas, alineado al centro, mayúsculas y minúsculas)

C.c.p.- Nombre completo.- nombre de su cargo.- Para su conocimiento.-Edificio. Archivo. Iniciales del remitente /iniciales del responsable en la elaboración del memorándum. (En minúsculas y sin negritas) (Las iniciales del remitente irán en mayúsculas y minúsculas, negritas, arial, tamaño 7.5)

Oficialía Mayor

Avenida Palma de Cera #488, esquina con calle Palma Helechos, Fracc. Las Palmas. Tuxtla Gutiérrez, Chiapas Tels. 61 679 51, 65 684 09, 65 684 10, 65 684 11 y 65 687 40 http://www.tjeachiapas.gob.mx

Page 31: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

31

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

Circular

Es una comunicación escrita, que sirve para que una autoridad superior dirija una orden a todos o a gran parte de su personal.

Documento oficial, cuyo propósito es la difusión institucional de disposiciones legales o administrativas, tales como: procedimientos, instrucciones, comunicados, criterios de operación, solicitudes de información, y todo aquel asunto de carácter institucional a nivel interior.

Las circulares por su contenido y alcance, deberán emitirse por los titulares de las áreas jurisdiccionales o administrativas de este Tribunal.

Las circulares que sustituyan o complementen la información de alguna otra, deberán hacer referencia a la clave y año de emisión de la circular que se sustituye o complementa.

En materia de circulares cuando se juzgue indispensable por la índole del asunto a tratar, se podrá marcar copia a la instancia que se considere pertinente.

Los elementos que lleva una circular son los siguientes:

a) Se empleará formato tamaño carta.

b) Los márgenes laterales tendrán una medida de 3 cm y los márgenes superior e inferior serán de 2.5 cm.

c) En la parte superior izquierda se insertará el logo oficial del Tribunal

de Justicia Electoral y Administrativa, y de lado derecho, alineado el nombre del área jurisdiccional, administrativa o técnica que elabora el documento, en letra arial, negritas, al color del margen, tamaño 11, mayúsculas y minúsculas.

d) Se mantendrá actualizado el escudo del propio Tribu nal en cada uno de los documentos administrativos y formatos jurisdiccionales a elaborarse.

Page 32: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

32

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

e) Debajo del área jurisdiccional, administrativa o técnica que elabora el

documento, después de la línea del margen superior derecha del documento se anotará la clave de identificación precedida por la expresión Circular: en letra arial, mayúsculas y minúsculas, negritas, tamaño 11 e interlineado sencillo.

La codificación consiste en: cuatro letras de las iniciales del Tribunal de Justicia Electoral y Administrativa, las iniciales del áreas jurisdiccional, administrativa o técnica que elabora el memorándum, anotando el número progresivo del orden que lleva el documento y finalmente el año de emisión, dividiendo cada uno de estos con línea diagonal.

Ejemplo: Circular: TJEA/OM/001/2010 Cabe mencionar, que en todas las hojas que formen parte integrante del escrito se repetirá en la parte superior derecha la clave de identificación de la circular correspondiente, así como el número consecutivo, a partir de la hoja número dos, siempre que el documento contenga más de una.

f) Lugar y fecha (día, mes y año) de emisión del documento, en

mayúsculas y minúsculas, letra arial, tamaño 11, alineación justificada a la derecha e interlineado sencillo.

g) Nombre(s) de(los) destinatarios en letra arial, mayúsculas y minúsculas, negritas, tamaño 11, alineación izquierda e interlineado sencillo. Después se escribe la denominación de(los) puesto(s) en letra arial, mayúsculas y minúsculas, sin negritas, tamaño 11, alineación izquierda e interlineado sencillo.

h) Seguido del nombre y cargo de(los) destinatario(s) se anotará la expresión: Edificio. En letra arial, mayúsculas y minúsculas, tamaño 11, alineación izquierda e interlineado sencillo.

i) En el texto de la circular se anotará la introducción, desarrollo y cierre del documento, se escribirá en letra arial, mayúsculas y minúsculas, tamaño 11, con alineación justificada, sin sangría e interlineado sencillo.

Page 33: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

33

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

La introducción constituye las primeras expresiones contenidas en el cuerpo de la circular, las cuales deben redactarse de manera coherente con el asunto a tratar. El desarrollo es la parte esencial en la que se expone con claridad y precisión el asunto de que se trate, ya sea un informe, resolución, orden, etc. La conclusión son las frases que sirven para concluir el texto, y deben concordar con el asunto tratado.

j) No deberá cortarse ningún párrafo de una hoja a otra.

k) Al término del texto deberá anotarse la expresión Atentamente , se dejaran tres espacios hacia abajo para anotar el nombre de quien firma la circular, en letra tipo arial, tamaño 10, negritas, mayúsculas y minúsculas, alineación centrada y abajo el cargo con el mismo tipo y tamaño de letra, mayúsculas y minúsculas sin negritas.

l) Las abreviaturas C.c.p.- (con copia para) se escribirán en mayúscula

la primera letra y minúsculas las demás letras, negritas después del último punto un guión y en seguida, el nombre completo de la persona a quien se envía la copia, en mayúsculas y minúsculas, negritas, punto y guión; a partir del cargo del servidor público, no se utilizarán negritas, el tipo de letra será arial, tamaño 7.5, en mayúsculas y minúsculas, punto y guión; la expresión para su conocimiento, en mayúsculas y minúsculas; punto y guión; edificio si se trata de copias para servidores públicos del propio Tribunal y Ciudad si corresponde a copias dirigidas a servidores públicos externos.

m) En la parte posterior de las copias se anotarán las iniciales del remitente en negritas, mayúsculas, tipo de letra arial, tamaño 7.5, seguido de una línea diagonal, las iniciales del responsable en la elaboración del circular, en minúsculas, sin negritas, tipo de letra arial, tamaño 7.5

n) Al pie de página se escribirá la nueva dirección de l Tribunal, con motivo al cambio temporal de domicilio, teléfonos y página web.

p) Los nombres de los destinatarios de las copias se anotarán de

acuerdo con el nivel jerárquico de su cargo, siendo de superior a inferior.

Page 34: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

34

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

q) Finalmente se deberá sacar copia del original de la circular, para tener

el acuse de recibo. Nota: Para el año 2010, se agregará alineado a la derecha, en la parte posterior del cargo del remitente y antes de C.c.p. , el siguiente lema:

Page 35: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

35

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

Ejemplo de Circular

Circular: TJEA/OM/001/10 Tuxtla Gutiérrez, Chiapas;

21 de mayo de 2010. (Mayúsculas y minúsculas, arial, tamaño 11)

Nombre (Mayúsculas y minúsculas, letra arial, tamaño 11, con negritas) Cargo del destinatario (Mayúsculas y minúsculas, letra arial, tamaño 11, sin negritas) Edificio (Mayúsculas y minúsculas, arial, tamaño 11, sin negritas) (Contenido de la circular: mayúsculas y minúsculas, letra arial, tamaño 11, sin negritas, justificado e interlineado sencillo) Introducción Desarrollo Conclusión.

Atentamente (Letra arial, tamaño 11, en negritas, alineado al centro, mayúsculas y minúsculas)

Nombre del remitente (Letra arial, tamaño 11, en negritas, alineado al centro, mayúsculas y minúsculas)

Cargo (Letra arial, tamaño 11, sin negritas, alineado al centro, mayúsculas y minúsculas)

C.c.p.- Nombre completo.- nombre de su cargo.- Para su conocimiento.-Edificio. Archivo. Iniciales del remitente /iniciales del responsable en la elaboración de la circular. (En minúsculas y sin negritas) (Las iniciales del remitente irán en mayúsculas, negritas, arial, tamaño 7.5)

Oficialía Mayor

Avenida Palma de Cera #488, esquina con calle Palma Helechos, Fracc. Las Palmas. Tuxtla Gutiérrez, Chiapas Tels. 61 679 51, 65 684 09, 65 684 10, 65 684 11 y 65 687 40 http://www.tjeachiapas.gob.mx

Page 36: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

36

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

Tarjeta Informativa Es un medio de comunicación escrita que sirve para informar a un superior sobre alguna comisión u orden de trabajo encomendada. Es de carácter personal, en algunas ocasiones hasta confidencial según sea el caso. Su redacción es de forma ejecutiva, regularmente se emplea para comunicar el avance o situación actual de un asunto en particular o de las actividades encomendadas. Podrá ser emitida al interior de las áreas del Tribunal o al exterior de la misma por cualquier servidor público de mando superior o medio. Las características principales que integran las tarjetas informativas son: a) De acuerdo al contenido de la información puede ser tamaño carta o

media carta.

b) Los márgenes laterales tendrán una medida de 3 cm y los márgenes superior e inferior será de 2 cm, para hoja tamaño carta, y de 2.5 cm los márgenes laterales, superior e inferior para hoja de media carta.

c) En la parte superior izquierda se insertará el logo oficial del Tribunal de Justicia Electoral y Administrativa, y de lado derecho, alineado el nombre del área jurisdiccional, administrativa o técnica que elabora la tarjeta informativa, en letra arial, negritas, al color del margen, tamaño 11, mayúsculas y minúsculas.

n) Se mantendrá actualizado el escudo del propio Tribu nal en cada uno de los documentos administrativos y formatos jurisdiccionales a elaborarse.

d) Debajo del nombre del área jurisdiccional, administrativa o técnica que

elabora la tarjeta informativa, después de la línea del margen superior derecha del documento se anotará la clave de identificación precedida por la expresión Tarjeta Informativa: en letra arial, mayúsculas y minúsculas, negritas, tamaño 11 e interlineado sencillo.

Page 37: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

37

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

La codificación consiste en: cuatro letras de las iniciales del Tribunal de Justicia Electoral y Administrativa, las iniciales del área que elabora la tarjeta informativa, el número progresivo del orden que lleva el documento y finalmente el año de emisión, dividiendo cada uno de estos con línea diagonal. Ejemplo: Tarjeta Informativa: TJEA/OM/001/2010

Cabe mencionar, que en todas las hojas que formen parte integrante del escrito se repetirá en la parte superior derecha la clave de identificación de la tarjeta informativa correspondiente, así como el número consecutivo, a partir de la hoja número dos, siempre que el documento contenga más de una.

e) Lugar y fecha (día, mes y año) en que se formula la tarjeta informativa,

utilizar letra arial, mayúsculas y minúsculas, tamaño 11, interlineado sencillo y alineación a la derecha.

f) Después se anotará Para: en letra arial, mayúsculas y minúsculas, negritas, tamaño 11, interlineado sencillo y alineación texto a la izquierda, anotando el nombre y puesto del destinatario ha quien va dirigido el escrito. Se utilizará letra arial, mayúsculas y minúsculas, tamaño 11, sin negritas, interlineado sencillo y alineación a la izquierda.

Ejemplo: Para: Nombre del destinatario Cargo del destinatario

g) En el siguiente renglón se anotará De: en letra arial, mayúsculas y

minúsculas, negritas, tamaño 11, interlineado sencillo y alineación a la izquierda, anotando el nombre de quien firma la tarjeta informativa, en letra tipo arial, tamaño 11, sin negritas, mayúsculas y minúsculas, alineación izquierda y abajo el cargo con el mismo tipo y tamaño de letra, mayúsculas y minúsculas sin negritas. Ejemplo: De: Nombre del remitente Cargo del remitente

h) El texto deberá redactarse en forma ejecutiva y podrá hacerse

referencia al número de anexos que la soporten, El tipo de letra será arial, mayúsculas y minúsculas, sin negritas, tamaño 11, interlineado sencillo y alineación justificada.

Page 38: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

38

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

i) Al término del texto deberá anotarse la expresión Atentamente , en

letra tipo arial, mayúsculas y minúsculas, tamaño 11, negritas, alineación centrado.

j) Las abreviaturas C.c.p.- (con copia para) se escribirán en mayúscula

la primera letra y minúsculas las demás letras, negritas, después del último punto un guión, escribiendo el nombre completo de la persona a quien se envía la copia, en mayúsculas y minúsculas, negritas, punto y guión; a partir del cargo del servidor público, no se utilizarán negritas, el tipo de letra será arial, tamaño 7.5, en mayúsculas y minúsculas, punto y guión; la expresión para su conocimiento, en mayúsculas y minúsculas; punto y guión; edificio si se trata de copias para servidores públicos del propio Tribunal.

k) En la parte posterior de las copias se anotarán las iniciales del nombre de quien firma la tarjeta informativa en negritas, mayúsculas, tipo de letra arial, tamaño 7.5, seguido de una línea diagonal, las iniciales del responsable de la elaboración de la circular en minúsculas, sin negritas, tipo de letra arial, tamaño 7.5

l) Al pie de página se escribirá la nueva dirección de l Tribunal, con motivo al cambio temporal de domicilio, teléfonos y página web.

o) Los nombres de los destinatarios de las copias se anotarán de

acuerdo con el nivel jerárquico de su cargo, siendo de superior a inferior.

p) Finalmente se deberá sacar copia del original de la tarjeta informativa,

para tener el acuse de recibo. Nota: Para el año 2010, se agregará alineado a la derecha, en la parte posterior de la firma del remitente y antes de C.c.p. , el siguiente lema:

Page 39: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

39

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

Ejemplo de Tarjeta Informativa

Tarjeta informativa: TJEA/OM/001/10

Tuxtla Gutiérrez, Chiapas; 21 de mayo de 2010.

(Mayúsculas y minúsculas, arial, tamaño 11)

Para (Mayúscula, minúscula, arial, tamaño 11, negritas, alineado a la izquierda): Nombre y cargo del destinatario (Mayúsculas y minúsculas, arial, tamaño 11, sin negritas, alineado a la izquierda). Ejemplo: Para: C.P.

Jefe del Departamento de Recursos Financieros

De (Mayúsculas y minúsculas, arial, tamaño 11, negritas, alineado a la izquierda): Nombre del remitente (Mayúsculas y minúsculas, arial, tamaño 11, sin negritas, alineado a la izquierda). Cargo del remitente (Mayúsculas y minúsculas, arial, tamaño 11, sin negritas, alineado a la izquierda). Ejemplo: De: Nombre del Oficial Mayor

Oficial Mayor Texto del documento. (Mayúsculas y minúsculas, letra arial, tamaño 11, sin negritas, justificado e interlineado sencillo).

Atentamente (Letra arial, tamaño 11, en negritas, alineado al centro, mayúsculas y minúsculas)

C.c.p.- Nombre completo.- nombre de su cargo.- Para su conocimiento.-Edificio. Archivo. Iniciales del remitente /iniciales del responsable en la elaboración de la tarjeta informativa. (En negritas y sin negritas) (Las iniciales del remitente irán en mayúsculas, negritas, arial, tamaño 7.5)

Oficialía Mayor

Avenida Palma de Cera #488, esquina con calle Palma Helechos, Fracc. Las Palmas. Tuxtla Gutiérrez, Chiapas Tels. 61 679 51, 65 684 09, 65 684 10, 65 684 11 y 65 687 40 http://www.tjeachiapas.gob.mx

Page 40: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

40

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

Formatos Jurisdiccionales Acuerdos

Los lineamientos establecidos en este apartado serán aplicados por las Salas y el Pleno de este Tribunal.

Se utilizará hoja de actuaciones tamaño oficio, sin pie de página con el membrete del escudo nacional y abajo señalando el nombre del Tribunal, mismo que irá en la parte superior izquierda.

Al rubro derecho del acuerdo, se debe agregar el número de expediente.

Para la elaboración de acuerdos se utilizará letra fuente: arial, tamaño: 12, empleando mayúsculas y minúsculas. Párrafos con espacios de: 1.5 entre renglones.

Los márgenes laterales tendrán una medida de 4.5 cm lado izquierdo, 2 cm lado derecho; el margen superior será de 3.5 cm y el inferior de 2.5 cm. Antes del acuerdo, se debe asentar una razón por parte de la Secretaria General de Acuerdos y del Pleno o en su caso de la Secretaría de Acuerdos de Sala , con el que da cuenta dentro de las veinticuatros horas al Magistrado del escrito presentado, para su acuerdo respectivo. La razón por la que da cuenta la Secretaria General de Acuerdos y del Pleno, o Secretaria de Acuerdos de Sala debe ser conciso, con las características: letra arial, tamaño: 12, y en párrafo sin espacios. Fundamento legal El Secretario (a) General de Acuerdos y del Pleno, o el Secretario (a) de Acuerdos de Sala, dará cuenta de los asuntos al Magistrado Presidente o al Magistrado de Sala según corresponda, dentro de las veinticuatro horas siguientes a su presentación, tiene su base en el artículo 66 del Código de Procedimientos Civiles para el Estado de Chiapas, aplicado supletoriamente.

Page 41: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

41

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

Ejemplo de acuerdo

EXPEDIENTE NÚMERO: TJEA/JCA/000-“A ó B”-I/2010

Con fecha (día) de (mes) de (año), (anotar la o el) suscrito(a) (anotar Secretaria General de Acuerdos y del Pleno o Secretario de Acuerdos de Sala), ciudadano(a) (Anotar nombre del o la Secretario(a)), da cuenta al Magistrado(a) Ponente, ciudadano(a) (Anotar nombre del Magistrado), del escrito de fecha _______, con el cual el autor, solicita copias simples de todo lo actuado.

Tribunal de Justicia Electoral y Administrativa del Poder Judicial del Estado.

Tuxtla Gutiérrez, Chiapas; (día) de (mes) de (año) .

VISTO, el estado procesal que guarda el expediente en que se actúa, y toda

vez que de las constancias de autos, (Redacción del asunto a acordar), el

Magistrado Ponente y responsable de la instrucción, acuerda:

______________ (Anotar lo que provea el Magistrado Instructor, respecto al

asunto de que se trate).– Notifíquese (Según el acto a notificar, se ordena

al actuario el tipo de notificación) y cúmplase.

Así lo proveyó, mandó y firma el ciudadano (Anotar nombre del

Magistrado), Magistrado Instructor y Ponente, ante la ciudadana (Anotar

nombre y cargo del o el (la) Secretario(a)), con quien actúa y da fe.

Page 42: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

42

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

Proyecto de Resolución

Se utilizará hoja de actuaciones tamaño oficio, sin pie de página con el membrete del escudo nacional y abajo señalando el nombre del Tribunal, mismo que irá en la parte superior izquierda.

Los lineamientos establecidos en este apartado serán aplicados por las Salas y el Pleno de este Tribunal.

Para los datos del rubro de sentencias se utilizará letra arial, mayúsculas y minúsculas, tamaño 15, en negritas, y, en los datos de identificación será también, tipo arial, tamaño 15, sin negritas.

La redacción del proyecto, será con tipo de letra arial, tamaño 15, mayúsculas y minúsculas sin negritas con 1.5 de interlineado.

En las sentencias, los márgenes laterales tendrán una medida de 4.5 cm lado izquierdo, 2 cm lado derecho; los márgenes superior será de 3.5 cm e inferior de 2.5 cm. El encabezado deberá contener en la parte superior al centro, el número de expediente con tipo de letra arial, tamaño 11 y negrita, a partir de la tercera hoja, consecutivo en números impares. Ejemplo: 3, 5, 7, etc. Al inicio del proyecto se agregan los datos de identificación del juicio o del recurso de revisión que se trate, por ejemplo:

Expediente: (Anotar número de expediente,

arial 15, negritas y

mayúsculas)

Ejemplo: TJEA/JCA/000 -“A ó B” -

I/2010.

Juicio (Anotar el nombre del juicio, mayúsculas y minúsculas con negritas)

Page 43: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

43

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

En materia electoral:

- Juicio de Inconformidad.

(JI)

- Juicio de Nulidad Electoral.

(JNE)

- Juicio para la Protección

de los Derechos Políticos

Electorales del Ciudadano.

(JDC)

- Juicio Laboral. (JLE)

En materia administrativa:

- Primera instancia: Juicio

Contencioso

Administrativo. (JCA)

- Segunda instancia:

Recurso de Revisión.

(REV)

Actor o

Recurrente

(Anotar nombre del

promovente, arial 15,

mayúsculas y minúsculas sin

negrita).

Autoridad

responsable

(Anotar la denominación de la

autoridad responsable).

Magistrado

Ponente

(Anotar el nombre del

Magistrado ponente o

instructor)

Page 44: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

44

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

Secretario

de Estudio y

Cuenta

(Nombre del Secretario

responsable de la elaboración

del Proyecto de Resolución)

Tribunal de Justicia Electoral y Administrativa del Poder Judicial del Estado de Chiapas.- Pleno de la Sala A o B.- Tuxtla Gutiérrez, Chiapas; a ____ de _____ de dos mil diez. Visto. Contendrá el número del expediente que se va a resolver, tipo de juicio, nombre del promovente, la calidad con que promueve, fecha de la resolución que impugnó, la autoridad emisora del acto reclamado y el número de expediente del que deriva.

Resultandos (Son los antecedentes del juicio o recurso de revisión, mismos que serán ordenados con números cardinales, en negritas). Ejemplo:

1. 2. 3.

Considerandos

(Se establece la competencia del órgano jurisdiccional para conocer del asunto, así como los argumentos y razonamientos lógicos jurídicos que realiza el órgano jurisdiccional para resolver el asunto sujeto a su conocimiento).

Page 45: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

45

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

Se escribirán con números romanos en negritas. Ejemplo:

I. II. III. Los párrafos que deriven de los números romanos se distinguirán con incisos, siendo estos en negritas. Ejemplo: a) b) c) En el considerando donde se trascriban los agravios se anotará lo siguiente:

Page 46: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

46

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

Ejemplo:

El inconforme adujo como agravio (s) lo (s) siguiente (s): Al terminar de redactar los considerandos antes de los resolutivos se escribirá lo siguiente:

Por lo anteriormente expuesto y fundado, el Pleno de la Sala A o B de este Tribunal de Justicia Electoral y Administrativa del Poder Judicial del Estado de Chiapas,

R e s u e l v e

Resolutivos. Es el resumen del sentido del fallo, se escribirán con números ordinales, en mayúsculas y minúsculas, letra arial, tamaño 14 y negritas. Ejemplo:

Único. …. Primero. …. Segundo. …. Según sea el caso. Terminando de escribir los resolutivos se transcribirá lo siguiente:

Page 47: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

47

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

Así lo resolvieron por _________ de votos los ciudadanos

Magistrados José María Chambé Hernández, Genaro Coello

Pérez, José Manuel Mantecón Vázquez y Noé Miguel Zenteno

Orantes, siendo presidente el primero de los nombrados y

ponente el último, quienes integran el Pleno de la Sala A o B

Tribunal de Justicia Electoral y Administrativa del Poder Judicial

del Estado de Chiapas, ante la ciudadana Licenciada Sofía

Mosqueda Malanche, Secretaria General de Acuerdos y del

Pleno, con quien actúan y da fe.

Al final de la sentencia, se escribe en orden alfabético el nombre de los Magistrados y debajo de este su cargo, en letra arial, tamaño 14, negritas, mayúsculas y minúsculas, centrado, iniciando con el Magistrado Presidente.

Se respetarán siete espacios, hacia abajo, entre los nombres de cada Magistrado para su respectiva firma.

José María Chambé Hernández Magistrado Presidente

Genaro Coello Pérez Magistrado

José Manuel Mantecón Vázquez Magistrado

Page 48: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

48

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

Noé Miguel Zenteno Orantes Magistrado

Lic. Sofía Mosqueda Malanche Secretaria General de Acuerdos y del Pleno

Una vez concluido todo el proyecto, siempre y cuando alguna de las firmas de los magistrados queden en una hoja en la que no aparezca ningún texto de la sentencia que se firmó, la Secretaria General de Acuerdos y del Pleno o de la Sala según sea el caso, certificará que las firmas estampadas en dicha hoja, corresponden al proyecto que fue aprobado en Pleno o Sala, señalando el número de expediente al cual pertenecen las mismas.

Page 49: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

49

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

Elementos que ante otros deben analizarse al moment o de realizar el proyecto de resolución:

1.- Que exista competencia del órgano jurisdiccional para resolver el asunto sujeto a su jurisdicción.

2.- Que se encuentre acreditada la personalidad del promovente.

3.- Verificar que el juicio o recurso de revisión, se haya interpuesto en tiempo y forma.

4.- Que no exista diligencia pendiente que desahogar.

5.- Estudiar los agravios o conceptos de impugnación, calificándolos como corresponda, estableciendo todos los puntos litigiosos y que hayan sido objeto del debate.

6.- Una vez realizado el proyecto de resolución, enviar a la Secretaria General de Acuerdos y del Pleno o de Sala, para hacerlo del conocimiento de los demás integrantes del órgano resolutor, para que estén en condiciones de votar ya sea a favor o en contra del mismo en la sesión que para tal efecto se convoque.

Transcripciones de actos reclamados de nulidad, con ceptos de impugnación, actos recurridos, agravios, tesis, jur isprudencia y citas doctrinales Se utilizará letra arial, mayúsculas y minúsculas, tamaño 11, con 1.15 de interlineado.

En las hojas impares, los márgenes laterales tendrán una medida de 6 cm lado izquierdo, 2 cm lado derecho; los márgenes superior será de 3.5 cm e inferior de 2.5 cm. En las hojas pares, los márgenes laterales tendrán una medida de 3.5 cm lado izquierdo, 4.5 cm lado derecho; los márgenes superior será de 3.5 cm e inferior de 2.5 cm. En el texto transcrito, se utilizarán comillas al inicio y al final del texto, evitando el uso de la letra cursiva y de negritas, a menos que el texto a redactar así lo establezca.

Page 50: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

50

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

Voto particular Texto a anotar en el proyecto, antes de plasmar el pie de la resolución: Ejemplos: Resolución de Juicio Contencioso Administrativo: Voto: (se transcribe voto particular).

Así lo resolvieron por _________ de votos los ciudadanos Magistrados (anotar nombre de los Magistrados), siendo presidente el primero de los nombrados y ponente el último, y ____ voto (s) en contra del (los) Magistrado (s) _____________ quienes integran la Sala A o B del Tribunal de Justicia Electoral y Administrativa del Poder Judicial del Estado de Chiapas, ante la ciudadana (o) Licenciada (o) _________________, Secretaria (o) de Acuerdos, con quien actúan y da fe. Texto en el Recurso de revisión: Voto: (se transcribe voto particular).

Así lo resolvieron por _________ de votos los ciudadanos Magistrados (anotar nombre de los Magistrados), siendo presidente el primero de los nombrados y ponente el último, y ____ voto (s) en contra del (los) Magistrado (s) _____________ quienes integran el Pleno de la Sala A o B Tribunal de Justicia Electoral y Administrativa del Poder Judicial del Estado de Chiapas, ante la ciudadana (o) Licenciada (o) _________________, Secretaria (o) General de Acuerdos y del Pleno, con quien actúan y da fe.

Page 51: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

51

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

En juicios electorales y laborales: Así lo resolvió el Pleno del Tribunal de Justicia Electoral y Administrativa del Poder Judicial del Estado de Chiapas, por mayoría de (en letra anotar el número de Magistrados que decidieron la resolución) votos de los Magistrados (nombre de los Magistrados), siendo Presidente el primero de los nombrados y ponente (el Magistrado que haya propuesto el proyecto), ante el (la) Ciudadano (a) Secretario (a) General de Acuerdos y del Pleno, con quien actúan y da fe. Fue disidente el Magistrado (a) (nombre del Magistrado (a)), quien emitió voto (anotar tipo de voto), el cual se adjunta a la presente determinación. Nota: En caso del voto aclaratorio, en las leyendas antes anotadas, la parte que señala el número de votos, deberá precisarse que es por unanimidad; lo anterior, por cuanto el Magistrado que emita dicha aclaración, no está en contra del sentido de la resolución, sino simplemente con dicho voto quiere enriquecer la argumentación hecha en la resolución. Redacción de los votos particulares y aclaratorios. Se utilizará letra arial, mayúsculas y minúsculas, tamaño 11, con 1.0 de interlineado.

En el texto transcrito, se utilizarán comillas al inicio y al final del texto, evitando el uso de la letra cursiva y de negritas, a menos que el texto a redactar así lo establezca. Certificación En caso de que en la última hoja de la resolución sólo se asentará los nombres de los que resuelven deberá asentarse una certificación por parte de la Secretaría General de Acuerdos y del Pleno o Secretario de Acuerdos de Sala, según corresponda.

Page 52: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

52

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

La certificación deberá contener el nombre y cargo de quien la realiza, la constancia de que la hoja corresponde a determinada resolución, quienes la suscriben y el número de firmas, número de expedientes, clase de juicio o recurso nombrado del actor, nombre del demandado, lugar y fecha, así como queda fe bajo su responsabilidad. Formato en la redacción de las certificaciones que realicen, ya sea el Secretario General de Acuerdos y del Pleno (según su competencia) o los Secretarios de Acuerdos de Sala: Tipo de letra: Arial, número de letra: 11 y espacio: sencillo Redacción: 1) El (la) suscrito(a) Secretario(a) General de Acuerdos y del Pleno o Secretario(a)

de Acuerdos de la Sala “A” o “B”, certifico y hago constar, que las presentes hojas, son copia fiel de la resolución pronunciada por el Pleno de la Sala “A” o “B” ó (Pleno Administrativo de la Sala “A” o “B”), aprobada en la sesión(ordinaria o extraordinaria) de fecha (Anotar la fecha).- Tuxtla Gutiérrez, Chiapas, a (Anotar la fecha).- Doy fe. - - (Certificación de copias de resoluciones)

2) El (la) suscrito(a) Secretario(a) General de Acuerdos y del Pleno o Secretario(a) de Acuerdos de la Sala “A” o “B”, certifico y hago constar, que las presente hoja, corresponde a la resolución promovida en el expediente (anotar número de expediente), aprobada en la sesión (señalar si del Pleno de Sala o Pleno Administrativo de la “A” o “B”) de fecha (Anotar la fecha).- Tuxtla Gutiérrez, Chiapas a (Anotar fecha).- Doy fe. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - (Certificación de hojas que contiene firmas de los Magistrados que integran el Pleno que resolvió el asunto, para que dichas firmas estén separadas del texto de la resolución).

3) El (la) suscrito(a) Secretario(a) General de Acuerdos y del Pleno o Secretario(a)

de Acuerdos de la Sala “A” o “B”, certifico y hago constar, que el presente documento, es copia fiel del original que consta en el expediente (Anotar número de expediente); lo anterior para los efectos legales a que haya lugar.- Tuxtla Gutiérrez, Chiapas a (Anotar fecha).- Doy fe. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - (Formato de certificación de documento que consta e n un expediente)

Page 53: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

53

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

4) El (la) suscrito(a) Secretario(a) General de Acuerdos y del Pleno o Secretario(a)

de Acuerdos de la Sala “A” o “B”, certifico y hago constar, que el presente documento, constante de (Anotar número de hojas que la integran), es copia fiel del (Anotar si es un nombramiento, poder notarial, actas expedidas por el Registro Civil o de la Propiedad y del Comercio, o alguna otra constancia) exhibido por la parte (Autor, la parte que la exhibe) en (Anotar si es la contestación de la demanda, escrito inicial de demanda, escrito de tercer interesado, o informe presentado) de fecha (Anotar la fecha del escrito en que vaya anexo).- Tuxtla Gutiérrez, Chiapas, (Anotar la fecha de la certificación).- Doy fe. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

5) El (la) suscrito(a) Secretario(a) General de Acuerdos y del Pleno o Secretario(a)

de Acuerdos de la Sala “A” o “B”, certifico y hago constar, que el presente documento, constante de (Anotar número de hojas que lo conforman), es copia fiel y exacta de su original, mismo que consta en el archivo de este Tribunal, documento que se expide al día (Anotar la fecha de la certificación) para los efectos legales conducentes.- Tuxtla Gutiérrez, Chiapas.- Doy fe. - - - - - - - - - - - (Formato general de certificación)

Page 54: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

54

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

GRUPO DE TRABAJO

José María Chambé Hernández Magistrado Presidente del Tribunal

de Justicia Electoral y Administrativa y Presidente de la Comisión de Administración

Genaro Coello Pérez Magistrado Presidente de la Sala A

Susana Sarmientos López Magistrada Presidenta de la Sala B

e integrante de la Comisión de Administración

Mtra. María Magdalena Vila Domínguez

Asesora de Presidencia

C.P. Oscar Mario Orantes Coutiño Asesor de Presidencia

Lic. René Peña Morgan

Secretario Técnico

Mtro. Juan José Plaza Ruíz

Secretario de Estudio y Cuenta

Lic. Karina Calderón Landa Jefa de la Unidad de Planeación y

Seguimiento Operativo

Mtro. Alberto Peña Ramos Oficial Mayor y Secretario de la

Comisión de Administración

Page 55: Metodología para la elaboración de documentos ... · Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales Versión 2010 Índice ÍNDICE Contenido

55

Metodolo gía para la elaboración de documentos administrativos y formatos jurisdiccionales

Versión 2010

CONTROL DE DOCUMENTOS

FIRMAS

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA DE EMISIÓN

Presidencia

Unidad de

Planeación y Seguimiento

Operativo

Magistrados Presidentes de las Salas

A y B

Comisión de Administración

Mayo de 2010