Metodología para la Elaboración de Manuales...

1

METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

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Lic. Fidel Herrera BeltránGobernador del Estado de Veracruz

de Ignacio de la Llave

Lic. Clara Luz Prieto Villegas Contralora General

C.P. Ángel Adolfo Espinosa Hernández Director General de Auditoría Gubernamental

Lic. Luis Manuel Brito Gómez Director General de Desarrollo

Administrativo

Lic. Héctor Rodríguez Salas Jefe de la Unidad Administrativa

L.C. Jesús Guillermo Villegas RíosDirector General de Control y Evaluación

Lic. Ángel Armando López Contreras

Director General de Responsabilidades y Situación Patrimonial

Lic. Carlos Gustavo Delgadillo Pérez

Director de Asuntos Jurídicos

Arq. Jorge Alberto Cobos Ruíz Director de Operación Regional

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ÍNDICE Presentación.............................................................................

5

Introducción.............................................................................

7

1. Generalidades de los Manuales Administrativos.......................... 9

1.1 Clasificación de Manuales..................................................

9

1.2 Objetivos........................................................................ 9

1.3 Etapas para la Elaboración de Manuales.............................. 10

2. Manual de Organización.........................................................

18

2.1 Contenido del Manual de Organización................................ 19

2.2 Descripción del Contenido................................................. 20

3. Manual de Procedimientos.....................................................

30

3.1 Contenido del Manual de Procedimientos............................. 30

3.2 Descripción de Procedimientos........................................... 32

3.3 Diagrama de Flujo............................................................ 37

4. Manual de Servicios al Público................................................

44

4.1 Objetivos del Manual........................................................ 44

4.2 Contenido del Manual de Servicios al Público........................ 45

5. Anexos................................................................................ 53

4

Anexo I Cuestionario............................................................. 55 Anexo II Manual de Organización............................................

59

Anexo III Verbos Comunes para Describir Funciones Específicas.

71

Anexo IV Manual de Procedimientos........................................

73

Anexo V Simbología para la Elaboración de Diagramas...............

77

Anexo VI Cédula de Servicios al Público...................................

80

5

Programa Manos Limpias y Cuentas Claras: Vertiente Institucional

PRESENTACIÓN

La Contraloría General busca contribuir con las Dependencias y

Entidades a favorecer la eficiencia, eficacia y transparencia en el

desarrollo de sus funciones, de acuerdo con la premisa fundamental del

Gobernador de nuestro Estado, Lic. Fidel Herrera Beltrán, de contar con

un “gobierno de resultados, asociado a la transparencia y la rendición de

cuentas, que use racionalmente los recursos públicos para otorgar a la

población servicios y servidores de calidad”, lo cual está acorde con uno

de los principales objetivos del Plan Veracruzano de Desarrollo 2005-

2010 de: Elevar la funcionalidad administrativa del Gobierno del Estado

y la calidad de los servicios que presta, para optimizar el uso de los

recursos y crear un ambiente de transparencia en su accionar, que haga

más frecuente la rendición de cuentas ante la sociedad.

En respuesta a este compromiso, el 2 de septiembre de 2005, el

Ejecutivo del Estado y la Contralora General presentaron el Programa de

carácter global para la Administración Pública denominado “Manos

Limpias y Cuentas Claras”, el cual tiene como objetivo general

“Combatir la corrupción, fomentar la transparencia y mejorar la gestión

pública gubernamental, mediante la aplicación de acciones preventivas

en procesos, trámites y servicios”.

Para su operación, el Programa de Manos Limpias y Cuentas Claras ha

sido estructurado en dos vertientes: Una de contacto institucional y otra

de contacto social.

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Para dar cumplimiento a la vertiente Institucional, la Dirección General

de Desarrollo Administrativo fue designada como responsable de

impulsar, evaluar y dar seguimiento en las Dependencias y Entidades las

acciones en dos líneas estratégicas planteadas: la primera enfocada al

Combate a la Corrupción y Fomento a la Transparencia, y la

segunda al Desarrollo Administrativo, la cual contempla dos

apartados: Desarrollo Organizacional y Calidad de los Servicios Públicos.

El principal propósito de este Programa es generar la transparencia en la

gestión pública mediante el impulso de acciones preventivas y de

promoción, ya que es indispensable recuperar la confianza y credibilidad

de la sociedad en las instituciones gubernamentales, así como prioritario

producir resultados visibles y significativos.

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INTRODUCCIÓN

La Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, el Código de Procedimientos

Administrativos, el Código Financiero para el Estado de Veracruz y el

Reglamento Interior de la Contraloría General, respectivamente, señalan

la obligatoriedad a las Dependencias y Entidades de expedir y mantener

actualizados los Manuales Administrativos que normen su actuación.

En este sentido y en el marco del apartado correspondiente a la

Reingeniería de Gobierno contemplado en el Plan Veracruzano de

Desarrollo, la Contraloría General se ha dado a la tarea de diseñar el

documento “Metodología para la Elaboración de Manuales

Administrativos”.

Los Manuales de Organización, Procedimientos y Servicios, además de

su naturaleza reguladora de la estructura y del ejercicio de la función

pública, son elementos valiosos para el reclutamiento, selección y

promoción del personal; permiten detectar áreas de oportunidad para el

perfeccionamiento del quehacer gubernamental y son instrumentos

útiles en la realización de tareas de evaluación y fiscalización.

La presente guía es resultado de una investigación bibliográfica

exhaustiva, así como de la experiencia acumulada en la impartición de

cursos sobre la materia, y pretende constituirse en una herramienta de

apoyo a la labor de quienes tienen encomendada la realización de estos

importantes documentos normativos en las diferentes áreas

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gubernamentales y, por lo tanto, al cabal y oportuno cumplimiento de

esta obligación legal.

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1. GENERALIDADES DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los Manuales Administrativos son instrumentos que apoyan el

funcionamiento de la institución; concentran información amplia y

detallada acerca de su quehacer, bases jurídicas, atribuciones,

estructura orgánica, objetivos, políticas, grado de autoridad y

responsabilidad, funciones, actividades, operaciones o puestos en

general, sin duplicar los ordenamientos legales emanados del poder

Legislativo o Ejecutivo, tales como leyes, decretos, acuerdos,

reglamentos, etc.

1.1 CLASIFICACIÓN DE MANUALES

Los Manuales Administrativos reflejan en general la organización de la

Dependencia o Entidad, y de acuerdo a su alcance pueden ser:

♦ Manual de Organización.

♦ Manual de Procedimientos.

♦ Manual de Servicios al Público.

1.2 OBJETIVOS

Dependiendo del tipo de manual los objetivos pueden ser:

♦ Presentar una visión en conjunto de la institución.

♦ Precisar las funciones que se han encomendado a cada área, a fin de

deslindar responsabilidades, evitar duplicidades y detectar

omisiones.

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♦ Coadyuvar a la correcta ejecución de las labores encomendadas al

personal y propiciar uniformidad en el trabajo.

♦ Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos,

materiales, financieros y tecnológicos disponibles.

♦ Orientar al personal de nuevo ingreso.

♦ Informar a la ciudadanía sobre los trámites que proporciona el

Gobierno del Estado.

1.3 ETAPAS PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES

Para la elaboración o actualización de los Manuales Administrativos de

una Dependencia o Entidad se pueden considerar las siguientes etapas:

a) Planeación del Trabajo

b) Aplicación de Técnicas de Investigación

c) Análisis de la Información

d) Estructuración del Manual

e) Validación de la Información

f) Autorización del Manual

g) Distribución y Difusión

h) Revisión y Actualización

a) Planeación del Trabajo

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Para establecer un programa de trabajo es necesario designar al grupo

de personas que elaborarán los manuales, de las cuales se nombrará un

coordinador como responsable de conducir las acciones para

homogeneizar el contenido y la presentación de la información.

Debe hacerse un estudio preliminar que permita conocer las funciones y

actividades que se realizan en las áreas a trabajar, para definir la

estrategia general de levantamiento de información, a través de fuentes

más representativas como son:

♦ Los documentos jurídicos y administrativos de la institución, que son

base para la realización de las funciones de la Dependencia o

Entidad.

♦ Archivos documentales de la Dependencia o Entidad.

♦ Los Manuales Administrativos existentes.

♦ Los directivos y empleados, por el conocimiento de las actividades y

las limitaciones o divergencias en cuanto a la documentación

existente.

Una vez recabados los elementos preliminares, se debe elaborar un

programa de trabajo para establecer las estimaciones de tiempo para la

recopilación de información, el orden de las actividades, revisión e

impresión y todos los demás aspectos para la elaboración de los

Manuales Administrativos, comprendiendo desde la integración del

equipo de trabajo hasta la aprobación y distribución.

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b) Aplicación de Técnicas de Investigación

Simultáneamente a la elaboración del programa de trabajo, se

establecerán y diseñarán las técnicas de investigación a utilizarse, entre

las principales se encuentran las documentales, la entrevista, el

cuestionario y la observación directa.

Investigación documental.- Consiste en seleccionar y analizar los

documentos que contienen datos importantes relacionados con la

estructura orgánica, procedimientos o trámites y servicios, estos

pueden ser: leyes, reglamentos, decretos, gacetas oficiales,

disposiciones normativas, manuales anteriores y todos aquellos que

contengan información relevante.

Entrevista.- Se refiere a obtener información verbal del personal

que realiza directamente las actividades a analizar. Este medio

proporciona información completa y precisa, debido a la interacción

que se da con el personal entrevistado, permitiendo la percepción de

actitudes.

Es conveniente que la entrevista se realice en el lugar de trabajo del

entrevistado, con el fin de que pueda dar explicaciones que faciliten la

comprensión. Para que esta técnica se desarrolle con éxito es

conveniente observar lo siguiente:

♦ Utilizar la entrevista libre, dirigida o ambas.

♦ Tener claro el objetivo de la entrevista.

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♦ Concertar previamente cita con el servidor público.

♦ Escuchar con atención y objetividad para evitar el desvío del

enfoque de la entrevista.

♦ Realizar las preguntas necesarias a efecto de entender

completamente las actividades que desarrolla el personal o

esclarecer toda duda.

Cuestionario.- Diseñar una serie de preguntas escritas,

predefinidas, procurando que sean claras y concisas, con un orden

lógico, redacción comprensible y facilidad de respuesta. (Anexo I)

Observación Directa.- Examinar visualmente las actividades

específicas que realiza una persona y anotar todas las acciones en la

secuencia correcta con la finalidad de completar, confrontar y

verificar datos obtenidos en la investigación documental.

c) Análisis de la Información

Después de reunir todos los datos, el siguiente paso es organizarlos en

forma lógica mediante el desarrollo de un esquema de trabajo, es decir,

el proyecto del manual.

Lo primero que se debe hacer es un análisis de la información, con la

finalidad de facilitar el manejo y ordenamiento de lo que debe incluirse

en el contenido del manual, para lo cual es necesario establecer la

secuencia:

♦ Conocer el hecho o situación que se analiza.

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♦ Describir ese hecho o situación.

♦ Descomponerlo en todos sus detalles y elementos.

♦ Examinarlos críticamente para comprender mejor cada elemento.

♦ Ordenar cada elemento de acuerdo a criterios previamente

establecidos.

♦ Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las

causas que lo originaron y el camino para su atención.

♦ Precisar las relaciones entre cada elemento.

Para facilitar el análisis de la información podemos apoyarnos con los

cuestionamientos siguientes:

¿Qué trabajo se hace? ¿Para qué se hace?

¿Quién lo hace? ¿Cómo se hace?

¿Con qué se hace? ¿Cuándo se hace?

Para obtener la información que dará la pauta para formular el manual,

es necesario que después de obtener las respuestas claras y precisas a

las preguntas anteriores, se someta a un nuevo interrogatorio

planteando la pregunta ¿porqué?.

Una vez obtenidos los resultados del análisis de la información se puede

continuar con las etapas de:

d) Estructuración del Manual

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En esta etapa se establece el diseño y la presentación que se utilizará

para la elaboración de los Manuales Administrativos, es importante

considerar lo siguiente:

1.- Redacción. Se debe tomar en cuenta a quienes se va a dirigir el

manual, de manera que el vocabulario utilizado sea claro, sencillo,

preciso y comprensible, procurando no utilizar siglas ni abreviaturas.

2.- Elaboración de diagramas. Se utilizan los siguientes: estructura

orgánica y diagrama de flujo. Su elaboración deberá hacerse empleando

las más sencillas y conocidas en el medio, uniformando su presentación

a fin de facilitar la comprensión de los mismos.

3.- Formato. Debe tomarse en cuenta que el manual presentado sea

fácil de leer, consultar, estudiar y conservar.

e) Validación de la Información

Es necesario que la validación la lleven a cabo los responsables de las

áreas a las que corresponden los manuales, con la finalidad de que la

información que se presenta en ellos, sea acorde con las atribuciones y

las actividades que realizan.

f) Autorización del Manual

Una vez llevada a cabo la validación, debemos darle la formalidad al

documento solicitando la autorización del titular de la Dependencia o

Entidad, o bien del área a la que corresponda el documento, con el

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propósito de poder iniciar la reproducción del mismo y posteriormente

su distribución.

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g) Distribución y Difusión

Obtenida la autorización se procede a la distribución en las áreas

correspondientes, con la finalidad de que el personal conozca y haga uso

de esta herramienta administrativa.

h) Revisión y Actualización

La utilidad de los Manuales Administrativos radica en la veracidad de la

información que contiene, por lo que se recomienda mantenerlos

permanentemente actualizados por medio de revisiones periódicas con

el propósito de que sean apegados a la realidad.

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2. MANUAL DE ORGANIZACIÓN

El Manual de Organización es un documento normativo que permite

conocer la estructura orgánica de la Dependencia o Entidad en su

conjunto o parte de ella, y está integrado por la portada, índice,

presentación, antecedentes, marco jurídico, atribuciones, estructura

orgánica, descripciones de puestos, funciones y responsabilidades,

relaciones de coordinación, directorio y firmas. Además, define

concretamente las funciones encomendadas a cada una de las áreas

que integran la institución.

Los Manuales de Organización por el alcance de su información se

clasifican en:

♦ Manual General de Organización.- Refleja la estructura orgánica de la

Dependencia o Entidad, a partir de la descripción del primer nivel.

♦ Manual Específico de Organización.- Comprende las funciones y

responsabilidades de un área en especial, de acuerdo a la división

administrativa que se tenga en la Dependencia o Entidad, por

ejemplo: Subsecretaría, Dirección General, Dirección, Subdirección,

Departamento, etc.

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2.1 CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN

La información que deberá contener el Manual de Organización

dependerá de lo que se quiere mostrar o dar a conocer con este

documento, sin embargo pueden considerarse los siguientes puntos:

(Anexo II)

♦ Portada

♦ Indice

♦ Presentación

♦ Antecedentes

♦ Marco Jurídico

♦ Atribuciones

♦ Estructura Orgánica

♦ Descripción de Puestos

♦ Directorio

♦ Firmas de Autorización

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2.2 DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDO

Portada

Es la cara exterior del Manual, que tiene como objetivo su

identificación a través de los siguientes datos:

♦ Nombre de la Dependencia o Entidad.

♦ Logotipo oficial.

♦ Título y alcance del documento (manual general o específico).

♦ Área responsable de su elaboración.

♦ Lugar y fecha de elaboración.

Índice

Incluye la relación de las partes que conforman el documento

aplicándose las siguientes indicaciones:

♦ Dar una referencia numérica o alfanumérica a cada concepto.

♦ Colocar las referencias a la izquierda de los temas y conceptos

incluidos.

♦ Enunciar cada capítulo con sus secciones, temas y números de

página.

Presentación

Es el texto que encabeza el manual y puede contener lo siguiente:

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♦ Importancia de contar con un manual.

♦ Metodología utilizada en el desarrollo del trabajo.

♦ Contenido del documento y una breve descripción o propósitos

básicos que se pretenden alcanzar.

Antecedentes

Comprende una breve descripción de cómo se originó la Dependencia o

Entidad, la Ley o Decreto que le da sustento y los principales aspectos

de su evolución histórica hasta la actualidad.

Marco Jurídico

Este apartado contiene una relación de los ordenamientos o

disposiciones legales que norman las actividades de la Dependencia o

Entidad, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades. Es

recomendable mencionar la fecha de publicación en el Diario Oficial de la

Federación o en la Gaceta Oficial según sea el caso, su vigencia y que

sigan un orden jerárquico, como se indica:

♦ Constitución

♦ Tratados

♦ Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz-de Ignacio

de la Llave

♦ Leyes

♦ Códigos

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♦ Decretos

♦ Reglamentos

♦ Convenios

♦ Acuerdos

♦ Otros (lineamientos, políticas, normas, programas, etc.)

Asimismo, es importante mencionar que se debe hacer una clasificación

de las disposiciones legales en federales y estatales.

Atribuciones

Se transcriben de manera completa y textual las facultades otorgadas a

la Dependencia o Entidad incluidas en la Ley Orgánica del Poder

Ejecutivo o en el Reglamento Interior. Para tal efecto, señalar el título

completo del ordenamiento, capítulo, artículo, inciso y texto de la

misma.

Estructura Orgánica

Es la representación gráfica de la estructura orgánica de la Dependencia

o Entidad autorizada por las instancias correspondientes, misma que

muestra de manera general los puestos o áreas que la integran y

establece los niveles jerárquicos, canales formales de comunicación,

líneas de autoridad y asesoría.

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Descripción de Puestos

Contempla las actividades inherentes a cada uno de los puestos

contenidos en la estructura orgánica autorizada, que le permiten a la

Dependencia o Entidad cumplir con sus atribuciones legales.

La descripción del puesto se integra con los siguientes elementos:

1. Identificación.- Indica el nombre del puesto, su unidad de mando y

su tramo de control (nombre del puesto, jefe inmediato,

subordinados inmediatos, suplencia en caso de ausencia temporal).

2. Descripción General.- Muestra brevemente las funciones generales

que se realizan en el puesto para el logro de los objetivos.

3. Ubicación en la Estructura Orgánica.- Presenta un organigrama que

incluye el puesto inmediato superior, similares jerárquicos y los

puestos subordinados, remarcando aquel que se describe.

4. Descripción de Funciones.- Enuncia concretamente las funciones que

corresponden al puesto.

Las funciones incluidas en el manual de organización deberán denotar

actividades de dirección, programación, operación, supervisión,

asesoría, etc. Todas serán presentadas inicialmente en verbo infinitivo y

deberán corresponder al ámbito de competencia de cada puesto y a la

responsabilidad de éste, de acuerdo a su nivel jerárquico. (Anexo III)

Las funciones específicas de los puestos deberán describirse de acuerdo

a la importancia de las mismas, es decir, en primer término las

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sustantivas y posteriormente las adjetivas; además omitir aquellas que

son implícitas a todo puesto, como consultar o acordar con el jefe

inmediato.

Con el propósito de dar claridad a la descripción de las funciones, es

recomendable adoptar el siguiente esquema:

Verbo-Objeto-Condición

En donde:

El verbo, expresa la actividad; el objeto, es aquello por lo que se lleva a

cabo la función; y la condición el motivo por el cual se lleva a cabo esa

acción.

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Ejemplo:

Asesorar en la elaboración de estudios y establecimiento de acciones

de modernización y desarrollo administrativo para eficientar el

desempeño de los servidores públicos.

Verbo.- Asesorar,

Objeto.- en la elaboración de estudios y establecimiento de acciones de

modernización y desarrollo administrativo,

Condición.- para eficientar el desempeño de los servidores públicos.

Para precisar y definir adecuadamente las funciones de un puesto, se

deben tomar en cuenta los siguientes conceptos:

Atribución.- Es la competencia de las Dependencias y Entidades.

Función.- Conjunto de actividades afines y coordinadas que

corresponde realizar a un área determinada, se pueden clasificar en:

♦ Funciones sustantivas.- Aquellas relacionadas directamente con el

objeto de la Dependencia o Entidad.

♦ Funciones adjetivas.- Están relacionadas con campos de

conocimientos específicos y experiencia técnica especializada (de

asesoría) o aquellas que son auxiliares o de servicio

(complementarias); son actividades que apoyan el cumplimiento de

las funciones sustantivas.

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Al finalizar las funciones sustantivas del puesto descrito, es conveniente

agregar de manera genérica las funciones adjetivas que no se hayan

enunciado con anterioridad: “Realizar las actividades inherentes al

puesto y todas aquellas que le sean encomendadas por instancias

superiores”.

Actividad.- Conjunto de actos u operaciones con los que se lleva a cabo

una función.

Puesto.- Unidad de trabajo específica e impersonal, constituida por un

conjunto de operaciones que debe realizar un servidor público y

aptitudes que debe asumir en determinadas condiciones de trabajo para

la Dependencia o Entidad.

5. Niveles de Coordinación.- Señala la relación que existe entre un

puesto con las áreas internas de la Dependencia o Entidad, o en su

caso, con organismos externos a la misma, considerando lo

siguiente:

27


COORDINACION INTERNA CON: Este apartado deberá: Iniciar con un artículo. Considerar la coordinación con:

PARA: Este apartado deberá: Ajustar la redacción a fin de indicar en forma general para qué se coordina y no transcribir textualmente las funciones, esto es repetitivo.

• El jefe inmediato (nombre del

puesto). • Recibir instrucciones,

proporcionar información y coordinar actividades.

• Los titulares de las Direcciones

Generales, Dirección, Coordinaciones, Subdirección y demás áreas administrativas.

• Solicitar y proporcionar información, así como coordinar actividades relativas a sus funciones.

• El personal subordinado. • Transmitir instrucciones, solicitar y proporcionar información, así como coordinar actividades.

Ejemplo de coordinación interna:

• El Director General de Auditoría Gubernamental.

• Recibir instrucciones, proporcionar información y coordinar actividades.

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COORDINACION EXTERNA

CON: Este apartado deberá: Iniciar con un artículo.

PARA: Este apartado deberá: Iniciar con verbo en infinitivo.

• Escribir el nombre completo de Secretarías, Entidades, Organismos o Instituciones sin abreviar.

• Ajustar la redacción a fin de indicar en forma general para qué se coordina y no transcribir textualmente las funciones, esto es repetitivo.

La Contraloría Interna se considera como coordinación externa.

Ejemplo de coordinación externa:

• Las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal.

• Solicitar y recibir información, así como coordinar actividades.

Directorio:

Relación de los principales funcionarios del área descrita en el manual y

los cargos que ocupan dentro de la estructura de la Dependencia o

Entidad.

Es conveniente que la secuencia de presentación sea acorde a la

estructura orgánica.

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Firmas de Autorización:

Indica el nombre, cargo y firma de los titulares de la Dependencia o

Entidad que autorizan el manual, así como de las áreas que los elaboran

y revisan.

En el caso de las Entidades, los manuales deberán ser autorizados por

su Organo de Gobierno, con fundamento en el artículo No. 40 de la Ley

Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la

Llave.

30


3. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El Manual de Procedimientos es un documento que describe en forma

lógica, sistemática y detallada las actividades del área de acuerdo a sus

atribuciones para la ejecución eficiente de las mismas, señalando

generalmente quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse.

Los Manuales de Procedimientos por el alcance de su información se

clasifican en:

♦ Manual General de Procedimientos.- Contiene la descripción de los

procedimientos de toda Dependencia o Entidad.

♦ Manual Específico de Procedimientos.- Comprende las actividades a

realizarse en un área en especial de la Dependencia o Entidad, por

ejemplo: Subsecretaría, Dirección General, Dirección, Subdirección,

Departamento, etc.

3.1 CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

La información que integrará el Manual de Procedimientos dependerá de

lo que se pretenda mostrar o dar a conocer con este documento, sin

embargo, pueden considerarse los siguientes puntos:

♦ Portada

♦ Indice

♦ Presentación


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♦ Simbología

♦ Descripción de Procedimientos

♦ Diagramas de Flujo

♦ Directorio


El contenido del Manual de Procedimientos varía de acuerdo al objetivo

de la Dependencia o Entidad y es muy similar al de Organización, por lo

que sólo se definirá la descripción de procedimientos y los diagramas de

flujo. (Anexo IV)

32


3.2 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

Es la presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada

una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando

en qué consiste, cuándo, cómo, dónde, con qué y en cuanto tiempo se

hacen; señalando a los responsables de llevarlo a cabo.

Cuando la descripción del procedimiento es general y comprende varias

áreas, deberá señalarse el nombre de la que tiene a su cargo cada

operación.

La identificación del procedimiento se presenta mediante:

1. Nombre.- Es el que se le asigna para distinguirlo, de acuerdo con la

función o actividad que se describa, debe iniciar en sustantivo,

ejemplo: “Integración de la bitácora del suministro de combustible y

lubricantes de los vehículos oficiales”.

Cabe mencionar que las actividades inherentes al puesto, no se deben

desarrollar como procedimientos.

2. Objetivo.- Expresa claramente el resultado que se busca obtener al

realizar las actividades y operaciones que integran el procedimiento

e inicia con verbo en infinitivo.

3. Normas.- Describen los lineamientos específicos a los que se sujeta

la realización de una actividad o procedimiento y deben redactarse

en afirmativo e iniciar con sujeto y verbo en futuro.

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En la redacción de los objetivos y normas es necesario considerar lo

siguiente:

- Evitar el uso de palabras que puedan entenderse en dos o más

sentidos.

- Excluir adverbios de tiempo, lugar o modo, que denoten

imprecisiones, por ejemplo: mucho, poco o de gran responsabilidad.

Ejemplo: La documentación comprobatoria se recibirá siempre y cuando

cumpla con los requisitos fiscales y de control interno establecidos.

4. Frecuencia.- Se detalla la periodicidad con que se realiza el

procedimiento (anual, mensual, semanal, diaria, periódica, eventual,

etc.)

Es importante señalar que la frecuencia indicada como “periódica” se

utiliza para denotar que el procedimiento no tiene periodicidad definida

pero se realiza con cierta regularidad.

Asimismo, la frecuencia identificada como “eventual” se utiliza para

indicar que el procedimiento no tiene una frecuencia definida y que se

realiza cuando se presente el evento.

5. Descripción narrativa.- Es la explicación escrita, en forma lógica y

secuencial, de cada una de las actividades u operaciones a realizar

dentro de un procedimiento, expresa el orden en que se desempeña

el trabajo y señala quienes son los responsables de su ejecución.

Para su redacción y presentación:

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♦ Cada actividad inicia con un verbo conjugado en tercera persona del

singular en tiempo presente (entrega, recibe, revisa).

♦ La redacción de cada actividad será clara, precisa y responderá a las

preguntas ¿quién lo hace?, ¿qué hace?, ¿cómo? y ¿con qué se realiza

la actividad?

♦ Todas las actividades descritas deberán ser numeradas de manera

secuencial; en el caso de la pregunta se escribe sin número,

posteriormente la numeración continúa en las opciones derivadas de

esa pregunta.

♦ Cuando una actividad indique la toma de decisiones derivada de las

operaciones de revisión, verificación y análisis, se deben señalar las

diferentes alternativas o cursos que puede tomar un procedimiento.

♦ La palabra VERIFICA se utiliza antes de una decisión y se considera

sinónimo de: coteja, revisa, analiza, etc.

♦ Siempre que existan alternativas de decisión debe formularse la

pregunta que dará respuesta a las decisiones.

♦ Asimismo, cuando se redacten se utilizarán términos como “si”,

“cuando”, “en caso”, etc.

Ejemplo:

¿Están completos los datos del trabajador?

En caso de no estar completos:

35


Informa al trabajador y devuelve el Formato de datos básicos del

trabajador para su afiliación al Instituto Mexicano del Seguro

Social y la fotocopia de su Acta de nacimiento.

Pasa el tiempo.

Continúa con la actividad número 1.

En caso de estar completos:

Integra un paquete de los Formatos de datos básicos del trabajador

para su afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social en

original, recibidos durante los primeros cuatro días del mes con el Acta

de nacimiento y ambos documentos los fotocopia.

♦ Indicar el origen de los documentos (recibe, obtiene o elabora) y su

destino o trayectoria (envía, turna, archiva o desecha). El uso del

término TURNA, se utiliza cuando envían documentos internamente y

el de ENVIA es para los casos en que se manda la documentación

fuera de la organización.

♦ Cuando en la descripción narrativa se mencione el nombre de un

documento, la primera letra del nombre deberá ir en mayúscula y en

caso de que tenga clave, ésta se colocará entre paréntesis, asimismo

deberá remarcarse en letras “negritas” el nombre del documento.

♦ Cuando una actividad implique utilizar un formato, se anotará su

nombre, se hará referencia a la trayectoria de su trámite y al

número de copias.

36


♦ La descripción del procedimiento se presenta en tres columnas, la

primera señala al responsable de su ejecución, la segunda el número

de actividad y la tercera, la actividad a desarrollar.

♦ Al finalizar la descripción narrativa de los procedimientos es

conveniente agregar la frase: Fin del procedimiento.

37


3.3 DIAGRAMA DE FLUJO

Es la representación gráfica de un procedimiento, el cual refleja el

desarrollo de las actividades, indicando a los responsables de su

ejecución.

En los procedimientos que integran el Manual deberá existir congruencia

entre la parte narrativa y los diagramas de flujo, es decir, que una

actividad se vea reflejada en ambos apartados.

Para su diseño y redacción:

♦ Se utiliza una simbología especial (Anexo V).

♦ Es necesario establecer claramente las actividades que integran el

curso normal del procedimiento, sin incluir situaciones esporádicas.

♦ Las actividades de los procedimientos se muestran de izquierda a

derecha, desde la parte superior de la hoja. Se indican los

responsables de ejecutar las actividades; así como su secuencia a

través de flechas.

♦ Las actividades se expresarán en forma breve y precisa, e iniciarán

con un verbo en tiempo presente, conjugado en tercera persona del

singular (recibe, archiva, turna, etc.)

Notas para el diseño de los diagramas de flujo:

38


♦ Cada diagrama tendrá un encabezado con el nombre de la

Dependencia o Entidad, del Área Responsable y del Procedimiento.

♦ El inicio del procedimiento y el final del mismo se representa con el

siguiente símbolo:

♦ Es conveniente no mezclar en un mismo lado del símbolo varias

líneas de entrada y salida.

Ejemplo:

Incorrecto Correcto

INICIO FIN

39


♦ Por claridad, no debe haber más de una línea de unión entre dos

símbolos.

Ejemplo:

Incorrecto Correcto

♦ Las líneas de unión se deben representar mediante líneas rectas; en

caso necesario se utilizan ángulos rectos.

Ejemplo:

Incorrecto Correcto

♦

DEPARTAMENTO DE RECURSOS

HUMANOS

DEPARTAMENTO DE RECURSOS

HUMANOS

UNIDAD ADMINISTRATIVA


RECIBE, REALIZA Y TURNA

OFICIO DE NOTIFICACION

RECIBE , REALIZA Y TURNA


ELABORA

OFICIO

0

0

ELABORA

OFICIO 0

0

40


♦ Para efectos de presentación, es recomendable que los símbolos

tengan tamaño uniforme, salvo el caso que se requiera hacer

resaltar alguna situación especial.

Ejemplo:

Incorrecto Correcto

En cuanto a su contenido y/o uso:

♦ La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser como

sigue: Recibe de la Unidad Administrativa el Oficio de notificación

en original, analiza y determina su procedencia.

♦ Si existen varios tantos de un documento, el original se tiene que

identificar con la letra “O” y las copias mediante dígitos “1”, “2”, “3”,

UNIDAD ADMINISTRATIVA RECIBE, ANALIZA

Y DETERMINA


0

41


etcétera. Es recomendable hacer esta anotación en el extremo

inferior derecho del símbolo:

Ejemplo:

♦ Para el caso de utilizar varios documentos originales, estos se

denominarán “tantos” y se indicarán con una letra “T” en el extremo

inferior de cada documento.

♦ En caso de utilizar varios documentos y que estos tengan el mismo

origen y destino, se le podrá denominar “Paquete de documentos” y

en el apartado de normas se especificará su contenido.

♦ El contenido del símbolo conector puede ser alfabético o numérico, y

debe ser igual en los conectores de entrada y salida.

FACTURA OFICIO DE NOTIFICACION

NOMINA

0-2 0-1 0

42


Ejemplo:

Conector de entrada Conector de salida

♦ Cuando se archive o se obtenga un documento del archivo, la línea

de flujo saldrá del documento, no de la actividad.

Ejemplo:

♦ Si la diagramación de un procedimiento requiere de 2 o más

páginas, es recomendable utilizar el conector de página, poniendo un

conector de salida para la página que termina y uno de entrada para

la que inicia.

RECIBE Y ANALIZA


0

2

RECIBE

0


2


SOLICITUD

ACTA


RECIBE Y ANALIZA


O

ACTA


REBIBE Y OBTIENE


O

O

O

O

O

C C

SOLICITUD


43


Ejemplo: salida entrada

1

1

44


4. MANUAL DE SERVICIOS AL PÚBLICO

El Manual de Servicios al Público integra información real y concisa

acerca de los servicios que una Dependencia o Entidad proporciona al

público y de los trámites y la forma en que se desahogan.

Este Manual debe ser un documento de fácil consulta con información

clara, redacción sencilla y evitar usar términos técnicos que dificulten la

comprensión de los usuarios.

Los servicios al público pueden considerarse como aquellos que las

Dependencias o Entidades prestan o producen, en el desarrollo de sus

funciones, para atender las demandas de los usuarios que acuden a las

oficinas públicas a ejercer sus derechos o a cumplir con sus

obligaciones.

4.1 OBJETIVOS DEL MANUAL

♦ Examinar en un documento información real, referente a los diversos

servicios que la Dependencia o Entidad proporciona, así como de los

requisitos y trámites que el público solicitante debe realizar para

obtenerlos.

♦ Proporcionar a las áreas encargadas de atender al público un

documento que sirva de guía para orientar e informar correctamente

a los usuarios de los servicios.

45


♦ Contribuir en la relación que existe entre las Dependencias,

Entidades y el usuario, ya sea en el ejercicio de sus derechos o en el

cumplimiento de sus deberes.

♦ Difundir entre la población en general, los servicios que se

proporcionan a las diferentes Dependencias o Entidades.

4.2 CONTENIDO DEL MANUAL DE SERVICIOS AL PÚBLICO

El Manual de Servicios al Público varía de acuerdo con la naturaleza y los

objetivos de cada Dependencia o Entidad, por lo que se aconseja

observar las siguientes recomendaciones respecto a su contenido:

♦ Portada

♦ Índice

♦ Presentación

♦ Marco Jurídico


♦ Cédulas de Trámites o Servicios al Público

♦ Directorio


En este apartado se desarrollará la descripción de los servicios que

proporcionan las diferentes áreas de atención como parte central o

sustancial de este manual. Para su descripción se recomienda utilizar el

46


formato de Cédula de Trámites y Servicios (Anexo VI), considerando lo

siguiente:

Nombre del trámite o servicio.- Corresponde a la identificación del

servicio proporcionado, deberá iniciar con sustantivo y señalarse de

acuerdo con la acción que desarrolla el usuario, por ejemplo: Solicitud

de copia certificada de acta de nacimiento, Obtención de beca a la

excelencia educativa, etc.

Trámite.- si la gestión es un medio a través del cual los particulares

cumplen con las disposiciones jurídicas, ya sea presentando o

conservando información, es decir, cuando la gestión solicitada por la

Administración Pública tiene un carácter obligatorio.

Servicio.- si la gestión es un medio a través del cual los particulares

acuden con la autoridad, a efecto de obtener determinados beneficios,

servicios o allegarse de información. El servidor público acude a la

Administración Pública sin que medie obligación, tiene un carácter

potestativo.

Objetivo del Trámite.- Indica la finalidad de la ejecución del trámite o

servicio. Debe ser una explicación clara y no técnica, que contiene una

breve descripción de la situación de las conductas o acciones que el

gobierno a través de este trámite, trata de controlar o normar. Ejemplo:

En el trámite de Solicitud de copia certificada del acta de nacimiento, la

finalidad de este trámite es tener certeza jurídica de la nacionalidad del

interesado.

47


Tiempo de Respuesta.- Es el lapso de tiempo que requiere la oficina

responsable para atender la solicitud del interesado y realizar el trámite

o prestar el servicio, es decir, el proceso total del trámite. Este deberá

ser expresado en meses, semanas, días, horas, minutos, etc.

Costo del Trámite.- Indica el importe que debe cubrir el usuario para

que se le otorgue el servicio y realizar el trámite. Este puede ser

expresado en salarios mínimos cuando así lo señale el Código

Financiero del Estado de Veracruz o las leyes aplicables relacionadas con

el trámite.

Comprobante a Obtener.- Es el (los) documento(s) final(es) que

recibirá el usuario al realizar el trámite o servicio solicitado, por

ejemplo: Título Profesional, Acta de Examen Profesional, Acta de

Nacimiento, etc.

Vigencia del Trámite.- Es el periodo o duración en que tendrá validez

oficial el trámite con respecto a su comprobante; puede ser

permanente, por ejemplo: Carta de no inhabilitación (20 días),

Certificado de Estudios (permanente).

Usuarios.- Se refiere a las dependencias, entidades, personas físicas o

morales, etc., que pueden solicitar el trámite o servicio.

Horario de Atención al Público.- Es el lapso de tiempo en que puede

presentarse el usuario a realizar el trámite o servicio. Este deberá

indicar los días y en su caso los turnos de atención, si hubiera mas de

uno.

48


Area Responsable.- Es el área a la cual está adscrita la oficina que

proporciona el servicio o realiza el trámite, de acuerdo a la estructura

orgánica vigente de la Dependencia o Entidad.

Oficina que realiza el Trámite o Servicio.- El nombre del o las áreas

en donde se lleva a cabo el trámite o servicio, de acuerdo a la estructura

orgánica vigente de la Dependencia o Entidad.

Ubicación de la Oficina.- Señala el domicilio completo (calle, número,

fraccionamiento o colonia, código postal, localidad y municipio) de la

oficina donde acudirá el usuario a realizar el trámite o solicitar el

servicio.

Número telefónico.- El número telefónico completo con clave Lada de

la localidad en donde se encuentra ubicada la oficina donde se realiza el

trámite o servicio.

Requisitos.- Señala la documentación o condiciones que debe cumplir

el interesado para realizar el trámite. Es importante especificar el tipo de

documento que se solicita y la cantidad, es decir, originales, fotocopias

sencillas, copias certificadas, etc. En el caso de las fotografías deberá

especificarse el tamaño, cantidad y las características necesarias. Por

ejemplo: Tamaño infantil, blanco y negro, etc.

Fundamento Jurídico.- Es la base legal específica que le atribuye al

área responsable la prestación del trámite o servicio. Este deberá

considerar toda la normatividad jurídica que faculta para tal fin desde la

49


Constitución, en su caso, hasta los lineamientos y políticas

administrativas aplicables.

Formatos a Utilizar.- Se refiere a enunciar el nombre y clave de los

formatos necesarios para realizar el trámite. Es importante que las

Dependencias y Entidades que cuenten con página Web, pongan a

disposición de los usuarios dichos formatos, a fin de facilitar y agilizar su

atención.

EXCLUSIVO PARA TRÁMITES EMPRESARIALES

Tamaño de la empresa: Es el tamaño de la empresa regulada a través

del trámite éstas pueden ser micro, pequeña, mediana o grande.

Micro empresa: las que son propiedad de personas físicas o morales de

nacionalidad mexicana que ocupan hasta 30 empleados en lo que

respecta a industria, 5 en comercio y 20 en servicios.

Pequeña empresa: las que ocupan de 31 a 100 empleados en

industria, de 6 a 20 en comercio y de 21 a 50 en servicios.

Mediana empresa: las que ocupan entre 101 y 500 empleados en

industria, 21 y 100 en comercio y de 51 a 100 en servicios.

Grande empresa: las que ocupan de 501 empleados en adelante en

industria y 101 en adelante en comercio y servicios.

Nota: Según publicación D.O.F. del 30 de marzo de 1999.

50


Actividad Empresarial Sujeta a este Trámite.- Es el giro de la

empresa que esta relacionado con las actividades: industrial, comercial

o servicio.

Industrial: agrupa a los giros cuyas operaciones están destinadas a la

obtención, transformación y transporte de materias primas.

Comercial: agrupa giros relacionados con el vender, comprar o

intercambiar géneros o productos para obtener beneficios.

Servicios: agrupa giros de actividad destinados a satisfacer

necesidades del público: servicio médico, de limpieza, de atención al

cliente.

Aplica Afirmativa Ficta: si en la resolución del trámite existe o no, la

figura de la afirmativa ficta.

Afirmativa ficta: Decisión normativa de carácter administrativo por la

cual todas las peticiones por escrito de los ciudadanos, usuarios,

empresas o entidades que se hagan a la autoridad pública, si no se

contestan en el plazo que marca la ley o las disposiciones

administrativas se consideran aceptadas, bastando para ello conservar

la copia del acuse de la solicitud realizada ante la instancia competente.

La negativa ficta es la decisión normativa en el sentido opuesto.

Propósito.- se señala el momento en que él tramite se lleva a cabo, si

es durante la apertura o durante la operación.

51


Apertura: acto en que las empresas dan principio a sus funciones

refiere al menos una de las gestiones de Constitución, Construcción e

Instalación e inicio de operaciones en un determinado territorio.

Operación: se considera a todas las actividades propias de la empresa

una vez que ha iniciado sus actividades. En este período se reportan

gestiones por cambios de razón social, denominación, giro, producción

de nuevas líneas de producto, permisos para importar o exportar

insumos o productos terminados, cambios en las instalaciones de la

empresa, entre otras.

Momento de la Apertura.- para señalar el momento de la apertura:

Constitución, Construcción e Instalación.

Constitución: es el proceso a través del cual se estructura

jurídicamente una empresa de acuerdo a lo que establece la Ley Federal

para el Fomento a la Microindustrial; el Código de Comercio; el

Reglamento del Registro Público de Comercio y demás leyes en la

materia.

Construcción: el proceso a través del cual la empresa realiza las

gestiones necesarias para crear la infraestructura adecuada a la

actividad económica a desempeñar, en función a las leyes en materia de

uso de suelo, equilibrio ecológico y protección al ambiente, protección

civil, riesgos sanitarios, entre otras.

Instalación: se consideran aquellos trámites realizados por las

empresas una vez que se han constituido y construido, a fin de poder

52


iniciar operaciones legalmente; incluye gestiones en materia de

salubridad, seguridad social, registro de descargas a fuentes de agua y

emisiones atmosféricas, permisos por la utilización de instalaciones

especiales, contratación de servicios de electricidad, drenaje y agua

potable, etc.

Fecha de Validación.- Señala el día, mes y año en que se valida la

información, considerándola actualizada, correcta y completa.

Nombre y Cargo del Responsable de la Información.- El nombre

completo y cargo del titular del área responsable, dando visto bueno a la

información contenida en la cédula de trámites y servicios.

Vo.Bo.- Firma del responsable de validar la información.

53


ANEXOS

ANEXO I

CUESTIONARIO

1.- Nombre del servidor público______________________________

2.- Nombre del puesto_____________________________________

3.- Ubicación física en la estructura orgánica ___________________

4.- Área de adscripción ____________________________________

5.- Nombre y puesto del jefe inmediato _______________________

6.- Nombre y puesto de los subordinados inmediatos

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

7.- Descripción general del puesto (en qué consiste su trabajo; qué

funciones realiza en general; qué fin tiene, etc.)

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

8.- Describa las actividades que realiza diariamente y el objetivo de

éstas:

56


_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

9.- Describa las actividades de periodicidad definida, ya sea semanal,

quincenal, mensual, etc. y para qué se realizan

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

10.- Describa las relaciones de coordinación que requiere el puesto

con otras áreas de su Dirección y otras áreas de la Dependencia y

¿para qué se realizan?

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

11.- Describa las relaciones de coordinación con otras Dependencias

o Entidades y ¿para qué se realizan?

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

12.- Especifique la información documental (reportes, listados,

resúmenes, etc.) que elabora en su trabajo:

DOCUMENTO NO. DE COPIAS

OBJETIVO DE SU ELABORACIÓN

LO ENVIA A (DEPTO. OFNA. ETC.)

OBJETIVO DEL ENVIO

58


13.- Especifique la información documental (reportes, listados,

resúmenes, etc.) que recibe en su trabajo:

DOCUMENTO NO. DE COPIAS

RECIBE DE DEPTO. OFNA., ETC.

CON OBJETO DE LO TURNA A:

14.- Sugerencias y comentarios:

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

ANEXO II MANUAL DE ORGANIZACIÓN

PORTADA

60


Contraloría General

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

INDICE

CONTRALORÍA GENERAL MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

ÍNDICE

Presentación...................................................................................

I

Antecedentes..................................................................................

II

Marco Jurídico ................................................................................

III

Atribuciones...................................................................................

IV

Estructura Orgánica ........................................................................

V

Descripción de Puestos ....................................................................

VI

Contralor General ......................................................................

1

Jefe de la Unidad Administrativa .................................................. Director Jurídico .........................................................................

4 7

Director General de Control y Evaluación........................................

Subdirector de Normatividad y Evaluación de la Gestión Pública .......

10 13

Subdirector de Seguimiento a Programas Sectoriales y Federalizados

16

Subdirector de Seguimiento a Contrataciones Gubernamentales .......

19

Director General de Auditoría Gubernamental.................................

22

Directorio.......................................................................................

VII

Firmas de Autorización ....................................................................

VIII

62


PRESENTACIÓN


PRESENTACIÓN

La disposición y contenido de los apartados que integran este documento, tienen como propósito resolver las necesidades de consulta, difusión y apoyo a las actividades de las áreas, por lo cual se hace referencia de cada uno de ellos.

Antecedentes: describe las modificaciones de la estructura de la Dependencia a través de las diferentes administraciones gubernamentales.

Estructura Orgánica: cumple con lo estipulado en el Reglamento Interior de la Dependencia, en donde se indican las áreas básicas para el ejercicio de las funciones que le competen.

Marco Jurídico: enuncia los documentos que fundamentan y norman las atribuciones y responsabilidades, así como la creación de las áreas básicas de la Dependencia.

Atribuciones: con fundamento en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz...

ANTECEDENTES


ANTECEDENTES

La Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de fecha 17 de agosto de 1985, creó la Dirección General de la Contraloría, dependiendo jerárquicamente del C. Gobernador del Estado, y estableció para ella atribuciones de fiscalización, control y evaluación de la Administración Pública Estatal.

A partir de diciembre de 1989 de nueva cuenta se modifica la Ley Orgánica y se crea la Contraloría General del Estado de Veracruz a nivel de Dependencia, y se replantea como objetivo fortalecer la relación entre el gobierno y la ciudadanía, mediante una atención de calidad, la prevención de conductas contrarias al marco de actuación de los servidores públicos y una comunicación permanente con la sociedad.

En términos generales las acciones que actualmente realiza la Contraloría General son muy similares a las establecidas en la Ley Orgánica de 1985 para la Dirección General de Contraloría.

64


MARCO JURÍDICO


MARCO JURÍDICO

Leyes:

• Constitución Política del Estado de Veracruz de Ignacio de la

Llave.

• Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el

Estado Libre y Soberano de Veracruz de Ignacio de la Llave.

• Ley de Obras Públicas para el Estado Libre...

Códigos:

• Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de

Veracruz-Llave.

• Código Financiero para el Estado de Veracruz-Llave.

Decretos…

ATRIBUCIONES


ATRIBUCIONES

De acuerdo con el artículo 34 de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz-Llave, a la Contraloría General le corresponde el despacho de los siguientes asuntos:

- Planear, organizar y coordinar el sistema de control y evaluación gubernamental.

- Participar en la evaluación periódica de la relación que guardan los programas y presupuestos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública, con los objetivos y prioridades del Plan Veracruzano de Desarrollo, así como los resultados de su ejecución, a fin de recomendar la adopción de las medidas necesarias para corregir las desviaciones detectadas y proponer la adecuación, en su caso, del Plan y los Programas respectivos.

- Controlar y evaluar los programas de inversión de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública, conforme a los objetivos del Plan Veracruzano de Desarrollo.

- Proponer las normas y lineamientos que regulen los procedimientos de control, supervisión y evaluación de la Administración Pública Estatal…

66


ESTRUCTURA ORGÁNICA


ESTRUCTURA ORGÁNICA

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS


Identificación Nombre del Puesto: Analista Administrativo

Jefe Inmediato: Jefe de la Oficina de Control Presupuestal

Subordinados Inmediatos: Ninguno

Suplencia en caso de ausencia temporal:

El servidor público que designe el Jefe del Departamento de Recursos Financieros, previo acuerdo con el Jefe de la Unidad Administrativa.

Descripción General

El titular de este puesto, es responsable de verificar que los documentos presentados para solicitar y comprobar que los recursos cumplan con los requisitos establecidos; de capturar las afectaciones, transferencias y recalendarizaciones en el SIAFEV, así como emitir los reportes que correspondan y de mantener actualizado el archivo de los avances del programa operativo anual y de los documentos generados en el área de trabajo.

Ubicación en la Estructura Orgánica

ELABORÓ: REVISÓ: AUTORIZÓ: FECHA:

ANALISTA ADMINISTRATIVO

OFICINA DE CONTROL

PRESUPUESTAL

ANALISTA PRESUPUESTAL

68



Funciones

1. Revisar que las solicitudes-comprobación de recursos y la documentación soporte cumplan con los requisitos y normatividad vigente para realizar las afectaciones al presupuesto.

2. Registrar en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV) las afectaciones, transferencias y recalendarizaciones para emitir los reportes presupuestales correspondientes.

3. Registrar en el SIAFEV los movimientos de cheques emitidos y entregados en la Oficina de Caja para actualizar los egresos realizados por la Dependencia.

4. Mantener, actualizar y conservar el archivo contable de la Dependencia de acuerdo con la normatividad emitida en la materia.

5. Registrar y controlar los documentos generados y recibidos en la Oficina para mantener actualizado el archivo administrativo con información oportuna y completa para análisis y toma de decisiones.

6. Resguardar las formas valoradas de gasto corriente y preparar la comprobación de las mismas, a fin de efectuar los pagos de manera oportuna.

7. Realizar todas aquellas actividades que coadyuven al desempeño correcto de sus funciones.


Coordinación Interna CON PARA

1.- El Jefe de la Oficina de Control Presupuestal.

1.- Recibir instrucciones, proporcionar información y coordinar actividades.

2.- El Jefe de la Oficina de Control Financiero.

2.- Recibir, analizar y revisar las solicitudes – comprobación de recursos para realizar las afectaciones correspondientes.

3.- El encargado de Caja.

3.- Validar los cheques emitidos y entregados a sus beneficiarios.

Coordinación Externa CON PARA

1.- La Secretaría de Finanzas y Planeación

1.- Tratar asuntos relacionados con la declaración de impuestos, afectación presupuestal, la realización de transferencias, recalendarizaciones y aplicaciones, así como los cierres contables mensuales y anuales.

DIRECTORIO

CONTRALORIÍA GENERAL MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

DIRECTORIO

Lic. Clara Luz Prieto Villegas Contralora General

Lic. Mario Daniel Badillo González

Director General de Control y Evaluación

C.P. Ángel Adolfo Espinosa Hernández Director General de Auditoría Gubernamental

Lic. Alfredo Algarín Vega

Director General de Responsabilidades y Situación Patrimonial

Lic. Luis Manuel Brito Gómez Director General de Desarrollo Administrativo

Lic. Carlos Gustavo Delgadillo Pérez

Director de Asuntos Jurídicos

Lic. José Luis Enríquez Ambell Director de Operación Regional

Lic. Héctor Rodríguez Salas

Jefe de la Unidad Administrativa

72


FIRMAS DE AUTORIZACIÓN


FIRMAS DE AUTORIZACIÓN

ELABORACIÓN

_________________________________

LIC. LUÍS MANUEL BRITO GOMEZ DIRECTOR GENERAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

REVISIÓN

__________________________________________

LIC. HECTOR RODRIGUEZ SALAS JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

AUTORIZACIÓN

__________________________________________

LIC. CLARA LUZ PRIETO VILLEGAS CONTRALORA GENERAL

ANEXO III

VERBOS COMUNES PARA DESCRIBIR FUNCIONES ESPECIFICAS

Acreditar Conservar Emplazar Intervenir Publicar Actualizar Consolidar Entablar Investigar Realizar Adecuar Contratar Enterar Jerarquizar Recabar Administrar Contribuir Enviar Manejar Recibir Analizar Controlar Establecer Mantener Recopilar Aplicar Convocar Estimar Marcar Registrar Apoyar Cuantificar Estudiar Notificar Regular Asegurar Definir Expedir Observar Rehabilitar Asignar Depurar Fijar Obtener Remitir Atender Desahogar Fincar Operar Rendir Autorizar Desarrollar Fomentar Opinar Representar Canalizar Designar Formular Orientar Requerir Capacitar Detectar Fundamentar Otorgar Resolver Captar Determinar Generar Participar Reunir Capturar Diagnosticar Gestionar Planear Revisar Certificar Dictaminar Globalizar Practicar Sancionar Clasificar Dictar Grabar Preparar Seleccionar Coadyuvar Difundir Hacer Prestar Sistematizar Codificar Diseñar Identificar Prever Solicitar Colaborar Disponer Impartir Procesar Sugerir Compatibilizar Distribuir Implantar Producir Suministrar Compilar Divulgar Informar Programar Tramitar Comprobar Documentar Inscribir Promover Turnar Comunicar Efectuar Inspeccionar Proponer Validar Concentrar Ejecutar Instruir Proporcionar Valorar Conciliar Ejercer Instrumentar Proteger Verificar Conducir Elaborar Integrar Proveer Vigilar Conformar Emitir Interpretar Proyectar Vincular

74


VERBOS COMUNES PARA INDICAR FUNCIONES

DIRECCIONES SUBDIRECCIONES DEPARTAMENTOS

Planear Organizar Organizar Organizar Integrar Integrar Dirigir Dirigir Operar Controlar Controlar Programar Autorizar Supervisar Informar Evaluar Desarrollar Proponer Definir Formular Sistematizar Establecer Instrumentar Participar

ANEXO IV

CONTRALORÍA GENERAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Procedimiento

Nombre: Recepción de la Declaración de Situación Patrimonial.

Objetivo: Recibir correcta y oportunamente las Declaraciones de Situación Patrimonial de

los Servidores Públicos obligados a presentarlas.

Frecuencia: Anual (Declaración anual de situación patrimonial).

Periódica (Declaración de situación patrimonial de inicio y/o conclusión de

encargo).

Normas

* El Ejecutivo de Proyectos de Responsabilidades y Desarrollo Administrativo deberá asesorar en el llenado de la Declaración de situación patrimonial a todos los servidores públicos de la dependencia o entidad que le corresponda. * El Ejecutivo de Proyectos de Responsabilidades y Desarrollo Administrativo verificará el cumplimiento de los servidores públicos en la presentación de las Declaraciones de situación patrimonial, para lo cual dará seguimiento de que éstas se presenten en los periodos establecidos por Ley. * La Declaración de situación patrimonial que presente el servidor público interesado deberá estar requisitada de acuerdo al instructivo de llenado y firmada. * A fin de identificar a los servidores públicos que deban presentar la Declaración de situación patrimonial, en cualquiera de sus casos, el Ejecutivo de Proyectos de Responsabilidades y Desarrollo Administrativo dará seguimiento a los reportes de altas, bajas y cambios de puesto que informe el área de Recursos Humanos a la Contraloría Interna. * El Ejecutivo de Proyectos de Responsabilidades y Desarrollo Administrativo realizará las indagatorias que solicite oficialmente la Dirección General de Responsabilidades y Situación Patrimonial, en los casos en que esta Dirección se encuentre realizando compulsas aleatorias de Declaraciones o se encuentre en investigaciones de presuntas responsabilidades de los servidores públicos.

ELABORÓ: REVISÓ: AUTORIZÓ: FECHA:

76


DESCRIPCIÓN NARRATIVA

AREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

Ejecutivo de Proyectos de

Responsabilidades y Desarrollo Administrativo

1 2 3

3A

3A.1

Recibe de los servidores públicos interesados la solicitud verbal de asesoramiento o aclaración de dudas en el llenado u obligación de presentar la declaración de situación patrimonial. Proporciona información o aclara las dudas de los servidores públicos interesados y les proporciona un tanto del formato de la Declaración de situación patrimonial que corresponda, señalándoles los plazos de presentación de la misma. Pasa el tiempo. Recibe de los servidores públicos el original de las Declaraciones de situación patrimonial y verifica que se encuentren debidamente requisitadas. ¿Se encuentran debidamente requisitadas? En caso de no encontrarse debidamente requisitadas: Señala e informa a los servidores públicos interesados los errores u omisiones de información en el original de las Declaraciones de situación patrimonial. Entrega a los servidores públicos interesados un tanto del formato de la Declaración de situación patrimonial que corresponda para su nueva requisición y les devuelve el original de las Declaraciones de situación patrimonial incorrectas. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad número 3.

AREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

4 5

En caso de encontrarse debidamente requisitadas: Elabora el Oficio de envío en original y dos copias dirigido a la Dirección General de Responsabilidades y Situación Patrimonial, a fin de remitir las declaraciones de situación patrimonial recibidas y recaba la firma del Contralor Interno en este documento. Envía a la Dirección General de Responsabilidades y Situación Patrimonial el original del Oficio de envío con los originales de las Declaraciones de situación patrimonial recibidas, distribuye la primera copia a la Dirección General de Control y Evaluación y archiva de manera cronológica permanente la segunda copia como acuse de recibo. FIN DEL PROCEDIMIENTO

78


CONTRALORÍA GENERAL ORGANO INTERNO DE CONTROL

RECEPCIÓN DE LA DECLARACIÓN DE SITUACIÓN PATRIMONIAL

ANEXO V SIMBOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE

DIAGRAMAS DE FLUJO

Terminal Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo.

Operación Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas.

Decisión y/o alternativa

Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas o verificación de condiciones).

Documento

Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento, los cuales pueden identificarse anotando en el interior del símbolo la clave o nombre correspondiente; así como el número de copias.

80


Archivo definitivo Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se usa generalmente combinado con el símbolo “Documento” y se le pueden agregar en su interior las siguientes instrucciones: A Alfabético N Numérico C Cronológico

Archivo Provisional Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Se rige por las mismas condiciones del archivo permanente.

Conector Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

Conector de página Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

Dirección de flujo o Líneas de unión Conecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones.

Preparación o Conector de procedimiento Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para poder continuar con el descrito.

Pasa el tiempo Representa una interrupción del proceso.

Sistema Informático Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento.

Efectivo o Cheque Representa el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga del procedimiento

Aclaración Se utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento.

Disquete Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad magnética.

Dirección de flujo de actividades simultáneas Conecta los símbolos señalando el orden simultáneo de dos o más actividades que se desarrollan en diferente dirección de flujo.

Disco compacto Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad de lectura óptica.

Objeto Es la representación gráfica de un objeto tangible descrito dentro del procedimiento.

82


ANEXO VI

NOMBRE DEL TRAMITE O SERVICIO TRAMITE SERVICIO

OBJETIVO DEL TRAMITE TIEMPO DE RESPUESTA

COSTO DEL TRAMITE COMPROBANTE A OBTENER VIGENCIA DEL TRAMITE

USUARIOS HORARIO DE ATENCION AL PUBLICO

AREA RESPONSABLE OFICINA EN LA QUE SE REALIZA EL TRAMITE O SERVICIO

UBICACION DE LA OFICINA NUMERO TELEFONICO

REQUISITOS

FUNDAMENTO JURIDICO FORMATOS A UTILIZAR

TAMAÑO DE LA EMPRESA* ACTIVIDAD EMPRESARIAL SUJETA A ESTE TRAMITE O SERVICIO*

MICRO PEQUEÑA MEDIANA GRANDE INDUSTRIAL COMERCIAL SERVICIOS

APLICA AFIRMATIVA FICTA PROPOSITO* MOMENTO DE LA APERTURA*

SI NO APERTURA OPERACION CONSTITUCION CONSTRUCCION INSTALACION

MANUAL DE SERVICIOS AL PÚBLICO DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE

CONTRALORÍA GENERAL

Instructivo de llenado:

En donde dice: Se anotará: Nombre del trámite o servicio: El nombre completo del trámite o servicio que se

realiza o presta en la Dependencia o Entidad. Trámite: Una X si la gestión es un medio a través del cual

los particulares cumplen con las disposiciones jurídicas, ya sea presentando o conservando información, es decir, cuando la gestión solicitada por la Administración Pública tiene un carácter obligatorio.

Servicio: Una X si la gestión es un medio a través del cual los particulares acuden con la autoridad, a efecto de obtener determinados beneficios, servicios o allegarse de información. El servidor público acude a la Administración Pública sin que medie obligación, tiene un carácter potestativo.

Objetivo del Trámite: La finalidad que representa la ejecución del trámite o servicio y el beneficio que representa para el usuario.

Tiempo de respuesta: El lapso de tiempo (minutos, horas o días) que requiere la oficina responsable para atender la solicitud del usuario y realizar el trámite u otorgar el servicio solicitado.

Costo del trámite: El importe que tiene que cubrir el usuario para realizar el trámite o servicio o los salarios mínimos correspondiente.

Comprobante a obtener: El documento final que recibirá el usuario como producto del trámite o servicio solicitado.

Vigencia del trámite: El período o duración en que tendrá validez el trámite con respecto a su comprobante.

Usuarios: Las Dependencias o Entidades, personas físicas o morales que realizan el trámite o solicitan el servicio. (Para el caso en que el usuario sea un empresario, es decir; si la persona física o moral que realiza el trámite utiliza insumos o factores productivos, los transforma en bienes y servicios o en otros insumos y tiene como objetivos definidos el lucro, se solicita el llenado de los campos relacionados con la actividad empresarial.)

Horario de atención al Público: El lapso de tiempo en el que puede presentarse el usuario a realizar el trámite o solicitar el

84


En donde dice: Se anotará: servicio.

Area responsable: La Dirección a la cual está adscrita la oficina que realiza el trámite o servicio.

Oficina en la que se realiza el trámite o servicio:

El nombre del área donde se lleva a cabo la realización del trámite o la solicitud del servicio.

Ubicación de la oficina: El domicilio completo (calle, número, fraccionamiento o colonia, código postal, localidad y municipio) de la oficina donde acudirá el usuario a realizar el trámite o solicitar el servicio.

Número telefónico: El número telefónico completo con clave Lada de la localidad en donde se encuentra ubicada la oficina donde se realiza el trámite o servicio.

Requisitos:

La documentación o condiciones que debe cumplir el usuario para que se le brinde el trámite o servicio. En el caso de requerir documento deberá indicar si entregará original y número de copias según sea el caso, deberá establecer cuando el original se utilice solo para cotejo.

Fundamento jurídico El artículo, fracción, inciso o párrafo y el nombre correcto del documento normativo que atribuye a la dependencia o entidad otorgar el trámite o servicio.

Formatos a utilizar El nombre de los formatos necesarios que requisita el usuario para realizar el trámite. Anexar copia del (los) formato(s) a utilizar por el usuario en medio magnético.

EXCLUSIVO TRAMITES EMPRESARIALES Tamaño de la empresa: Una X si el tamaño de la empresa regulada a

través del trámite es micro, pequeña, mediana o grande. Micro empresa: las que son propiedad de personas físicas o morales de nacionalidad mexicana que ocupan hasta 30 empleados en lo que respecta a industria, 5 en comercio y 20 en servicios. Pequeña empresa: las que ocupan de 31 a 100 empleados en industria, de 6 a 20 en comercio y de 21 a 50 en servicios. Mediana empresa: las que ocupan entre 101 y 500 empleados en industria, 21 y 100 en comercio y de 51 a 100 en servicios. Grande empresa: las que ocupan de 501

En donde dice: Se anotará: empleados en adelante en industria y 101 en adelante en comercio y servicios. Nota: Según publicación D.O.F. del 30 de marzo de 1999.

Actividad empresarial sujeta a este trámite: Una X si el giro de la empresa esta relacionado con las actividades: industrial, comercial o servicio. Industria: agrupa a los giros cuyas operaciones están destinadas a la obtención, transformación y transporte de materias primas. Comercial: agrupa giros relacionados con el vender, comprar o intercambiar géneros o productos para obtener beneficios. Servicio: agrupa giros de actividad destinados a satisfacer necesidades del público: servicio médico, de limpieza, de atención al cliente.

Aplica afirmativa ficta: (Aplica a todos los trámites)

Una X si en la resolución del trámite existe o no, la figura de la afirmativa ficta. Afirmativa ficta: Decisión normativa de carácter administrativo por la cual todas las peticiones por escrito de los ciudadanos, usuarios, empresas o entidades que se hagan a la autoridad pública, si no se contestan en el plazo que marca la ley o las disposiciones administrativas se consideran aceptadas, bastando para ello conservar la copia del acuse de la solicitud realizada ante la instancia competente. La negativa ficta es la decisión normativa en el sentido opuesto.

Propósito: Una X para señalar el momento en que él tramite se lleva a cabo, si es durante la apertura o durante la operación. Apertura: acto en que las empresas dan principio a sus funciones refiere al menos una de las gestiones de Constitución, Construcción e Instalación e inicio de operaciones en un determinado territorio. Operación: se considera a todas las actividades propias de la empresa una vez que ha iniciado sus actividades. En este período se reportan gestiones por cambios de razón social, denominación, giro, producción de nuevas líneas de producto, permisos para importar o exportar insumos o productos terminados, cambios en las

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En donde dice: Se anotará: instalaciones de la empresa, entre otras.

Momento de la apertura: Una X para señalar el momento de la apertura: Constitución, Construcción e Instalación. Constitución: es el proceso a través del cual se estructura jurídicamente una empresa de acuerdo a lo que establece la Ley Federal para el Fomento a la Microindustria; el Código de Comercio; el Reglamento del Registro Público de Comercio y demás leyes en la materia. Construcción: el proceso a través del cual la empresa realiza las gestiones necesarias para crear la infraestructura adecuada a la actividad económica a desempeñar, en función a las leyes en materia de uso de suelo, equilibrio ecológico y protección al ambiente, protección civil, riesgos sanitarios, entre otras. Instalación: se consideran aquellos trámites realizados por las empresas una vez que se han constituido y construido, a fin de poder iniciar operaciones legalmente; incluye gestiones en materia de salubridad, seguridad social, registro de descargas a fuentes de agua y emisiones atmosféricas, permisos por la utilización de instalaciones especiales, contratación de servicios de electricidad, drenaje y agua potable etc.

Fecha de validación: La fecha en la cual se valida la información, considerándola actualizada, correcta y completa.

Nombre y cargo del responsable de la Información:

El nombre completo y cargo de la persona que se encargó de dar como validada la información.

Vo. Bo. Firma del responsable de validar la información.

Nota: El formato deberá requisitarse en letra Arial Número siete, en mayúsculas y sin acentos, el tamaño de la letra se podrá disminuir siempre y cuando sea legible en los casos que así se considere.

® DERECHOS RESERVADOSContraloría General

Dirección General de Desarrollo Administrativo Carrillo Puerto Nº 20, primer piso.

C.P. 91000, Centro Histórico. Edición 2008

300 ejemplares impresos en los talleres de la Editora de Gobierno del Estado de Veracruz-Llave,

noviembre de 2008 Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave, México.

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