Metodología de control de inventario

METODOLOGÍA DE CONTROL DE INVENTARIOS

AUREN

29 de Abril de 2015

OBJETIVOS• Establecer una metodología de control de inventario (Óptimo)

que

sea sostenible en el tiempo.

• Definición de indicadores de gestión de stock.

• Implantación de alarmas.

Índice de Temas1) El nivel de servicio. Aprovisionamiento e inventario versus nivel de

servicio.

2) La curva de equilibrio. ¿Cómo puedo mejorar el nivel de servicio sin

incrementar el inventario?

3) Flujos de servicio. Flujo tenso.

4) Gestión del Stock de Seguridad. Variabilidad de demanda.

5) Indicadores de ejecución. Cuadro de Mando de Nivel de Servicio.

6) Cómo definir y defender el nivel de servicio.

7) Hagamos del nivel de servicio una ventaja competitiva.

1) Nivel de Servicio. Aprovisionamiento e Inventario vs Nivel de Servicio.

Nivel de ServicioIndica la calidad de servicio que se da a los clientes,

es decir, en qué medida se sirven los pedidos de manera correcta. Se tienen en cuenta tanto los plazos de servicio estipulados, como si se sirve o no la totalidad de la demanda.

AprovisionamientoConjunto de actividades que desarrollan las

empresas para asegurar la disponibilidad de los bienes y servicios externos que le son necesarios para la realización de sus actividades.


InventarioRegistro de las existencias de productos físicos que

se conservan en un lugar y un momento determinados para permitir la producción y dar servicio al cliente.

Pude ser considerado un amortiguador entre la oferta y la demanda. Dependiendo del tamaño de este amortiguador dependerá el comportamiento del método de control del inventario.

Cuanto más larga sea la cadena de abastecimiento, mayor puede ser el inventario.

Stock de SeguridadCantidad mínima de existencias que una empresa

tiene para cubrir necesidades en caso de que falle el aprovisionamiento o las previsiones para este.


El Nivel de Servicio Teórico representa la probabilidad esperada de no llegar a una situación de falta de existencias.

El Nivel de Servicio es uno de los pilares fundamentales sobre los que se apoya la relación con el cliente. Un índice de servicio inadecuado lleva consigo la disminución de la satisfacción del cliente e incluso su pérdida.

“ Se requieren niveles de inventarios crecientes para niveles de servicio teóricos

más altos”

Cuando el nivel de servicio teórico se acerca al 100%, se requieren inventarios muchísimo más grandes. Paulatinamente se observa, que ante aumento porcentuales cada vez menores del nivel de servicio se producen incrementos porcentuales cada vez mayores en el valor del inventario.


Por tanto, se pretende encontrar un punto de equilibro entre el Nivel de Servicio Teórico y el Nivel de Inventario.


Importancia de los inventarios:

• Hacer frente a la demanda de productos finales. Incertidumbre en la demanda.

• Evitar interrupciones en el proceso productivo.• La propia naturaleza del proceso productivo-productos en curso.• Nivelar el flujo de producción (Ej. Demanda estacional)• Obtener ventajas económicas (Ej. Rebajas en el precio al aumentar

el tamaño de pedido).• Falta de acoplamiento entre la producción y el consumo. (Ej.

Producción agrícola, se produce en una temporada y se consume a lo largo del año…)

• Ahorro y especulación (Ej. Cuando se prevé alza en los precios)

2) La curva de equilibrio. ¿Cómo puedo mejorar el nivel de servicio sin incrementar el inventario?

La clave será la planificación. Uno de los elementos más importantes para la planificación y la gestión de los inventarios correcta, son los datos provenientes del área comercial, ya que guiarán los pronósticos.

Los datos históricos de ventas se ven afectados por los incrementos de venta, ya sean por ofertas o por demandas puntuales altas. Estos picos no siempre son identificados por la empresa y por ello la previsión de la demanda puede verse desvirtuada.

El primer paso en la gestión de Inventarios será corregir estas alteraciones de los datos.

Se definirán una serie de cotas, para definir los valores que están dentro de la normalidad y los que no lo estén corregirlos.

De esta forma lo que consigue es corregir incrementos puntuales del histórico por ofertas y conseguir previsiones de mayor calidad.


Una vez los datos han sido depurados y se han eliminado dichas alteraciones, la información será fiable y sólida y permitirá realizar previsiones futuras de calidad.


Con previsiones de calidad se podrá mejorar la gestión del inventario.

El modelo de cálculo de previsiones deberá tener en cuenta tanto:

•Tendencia: indicará el nivel de ventas de la referencia.

•Estacionalidad: describe el comportamiento esperado de la serie de previsiones.

Al unir ambos factores, las previsiones no sólo captan la tendencia, sino también la forma de la curva que describe la demanda futura.


Previsión de la demanda

Elección del método de previsión más

adecuado para cada referencia

Mayor calidad de la previsión permite ajustar

los niveles de stock y optimizar las compras

Selección de la estacionalidad que más se ajusta a la

referencia

Cálculo de la tendencia y nivel de la

referencia

Incrementos por ofertas, efectos

excepcionales, etc.

Información de la red de venta


Además se debe definir un nivel de servicio idóneo para cada referencia. Esto permitirá repartir de una forma más óptima el inventario. Por ejemplo:

Como se observa, a las referencias más importantes se les debe dar un Nivel de Servicio mayor.

Factor K Nivel de Servicio asociado1,28 90%1,34 91%1,41 92%1,48 93%1,55 94%1,64 95%1,75 96%1,88 97%2,05 98%

Referencias A

Referencias B

Referencias C


Definiendo Puntos de Pedido de calidad.

Se define el Punto de Pedido como el nivel de inventario a partir del cual se lanzan Órdenes de Compra o de Producción que nos permitan abastecer al almacén de mercancía.

Se deben definir diferentes Puntos de Pedido, de forma que sean:

- Automáticos

- Adaptados. CARACTERIZACIÓN de REFERENCIAS

- Multi-variables


El Punto de Pedido debe tener en cuenta:

•Plazo de aprovisionamiento.

•Pedidos planificados.

•Demanda de la referencia.

•Nivel deseado de servicio al

cliente.

•Variabilidad de la demanda

de la referencia.

•Categorización de la referencia.


Una vez establecido el Punto de Pedido llegará el momento de tomar la decisión de comprar o no, pero ¿qué cantidad se debe comprar?

Para determinar el lote de compra o fabricación, se calculará el lote óptimo de compra mediante diferentes métodos.

Se valorará por un lado el coste de almacenamiento (valorado en función de la tasa de posesión y el precio de la referencia) y el coste de lanzamiento (coste fijos por el mero hecho de tramitar un pedido).

Se ha de buscar el punto de equilibrio entre ambos costes, ya que cuando el coste de almacenamiento crece el coste de lanzamiento decrece.


Flujo de Servicio

Integración eficiente de proveedores, plantas, almacenes y puntos de distribución para que los productos o servicios se generen en las cantidades correctas y se distribuyan a las localizaciones adecuadas correctamente. Todo ello con un coste logístico mínimo y sujeto a unos niveles de satisfacción de clientes preestablecidos.

Flujo Tenso

Aquel flujo de mercancías que llegan a un destino en el momento en que van a ser utilizadas.


Será interesante eliminar eslabones de la cadena de suministro, buscando la integración total.

La clave consiste en convertir el flujo de mercancías en flujo de la información ya que se generarán necesidades instantáneas.


Stock de Seguridad

Cantidad de stock disponible para hacer frente a la variabilidad de la demanda prevista durante el plazo de aprovisionamiento. Es un stock mínimo del que se dispone y se calcula con la siguiente fórmula:

Donde:

• es la desviación típica de la demanda durante los últimos meses, es decir, la medida de la variabilidad o inestabilidad de la referencia.

•K es la variable tipificada de la distribución normal. En función de la probabilidad de no romper stock que se quiera alcanzar (Nivel de Servicio que se desea ofrecer al cliente), el factor K será mayor o menor.

•Plazo de aprovisionamiento, es el plazo total de aprovisionamiento de la referencia en número de meses, es decir, el tiempo al que tiene que hacer frente el Stock de Seguridad.


El Stock de Seguridad es el “colchón”, con el que se puede hacer frente a imprevistos en la demanda. Para referencias más inestables se tendrá un “colchón” mayor.


Ahora bien, a mayor Nivel de Servicio, mayor será el Stock de Seguridad y por tanto el inmovilizado de la empresa.

Por ello, se definirá un Nivel de Servicio teórico muy alto sólo para las referencias más importantes de la empresa.

Para esto último deberán clasificarse las referencias según la importancia relativa a la facturación y número de líneas.


Las referencias deberán ser clasificadas según el criterio ABC. Dicha clasificación permite seleccionar los productos más importantes a controlar en el inventario. Para la elaboración de dicha clasificación se analizan los datos de ventas y los costes de cada producto.

Los resultados obtenidos se resumen en una tabla como esta:

Los artículos clasificados como A requieren un estricto control, por lo que es necesario el desarrollo de un modelo más exhaustivo para los mismos.

Clasificación Nº Productos % Nº Productos % en Venta AnualA 313 14% 80%B 447 21% 15%C 1443 65% 5%

Total 2203 100% 100%


El objetivo es evolucionar de un modelo de inventario “típico” a un modelo de inventario “ideal”.

Modelo Típico de Inventario Modelo Ideal de Inventario

ABCD

ABCD


Entre las ventajas de la implantación de este tipo de categorización se encuentran:

•Mejorar los costes de inventario.

•Mejores niveles de servicio.

•Reducción de costes de capital inmovilizado.


Menú principal de Cuadro de Mando Integral con Indicadores Importantes:


INDICADORES

• Tendencia del consumo y del stock: detecta cuántas referencias aumentan o disminuyen sus stocks y consumos, para ver cuáles están aumentando y analizarlas más detenidamente.


INDICADORES

• Tendencia del stock: compara dos a dos los Stocks Medios. Alerta si el stock aumenta, se mantiene o se incrementa más de un 20%.

• Tendencia del consumo: compara dos a dos los Consumos Medios. Alerta si el Consumo Medio aumenta, se mantiene o se incrementa más de un 20%.

• Variación del stock: compara dos a dos los Stocks Medios. Indica la desviación del Stock Medio entre los distintos meses.

• Variación del consumo: compara dos a dos los Consumos Medios. Indica la desviación del Consumo Medio entre los distintos meses. Alerta del NO consumo.


INDICADORES

• Días de Stock: mide el número de días de venta que se tiene almacenado:

• Días de Compra: mide el número de días de venta que implica la compra que se va a realizar.


INDICADORES

• Stock Medio: número medio de unidades en stock durante el periodo.

• Consumo Medio: número medio de unidades vendidas al mes.


INDICADORES

• Sobre Stock Medio: número medio de unidades en stock por encima del Stock Medio Teórico ideal.


INDICADORES

• Rotación: mide el número de veces que se le da la vuelta al inventario. Se calcula con los consumos y stocks medios:

– Rotación ABC: se clasifica la Rotación calculada por categorías ABC.

– Tendencia de la rotación: alerta si la rotación se incrementa, se mantiene o aumenta.


INDICADORES

• ABC de ventas: permite identificar los artículos que tienen un impacto importante en un valor global. Permite crear categorías de productos que necesitarán niveles y modos de control distintos.

– Productos A: el 20% de las referencias representan un 80% del valor total de ventas (Principio de Pareto).

– Productos B: otro 30% de las referencias representan un 15% del valor de las ventas.

– Productos C: el otro 50% de las referencias representan un 5% del valor de las ventas.


Análisis de rotación de artículos:


Estudio de ABC 12 de rotación. Ventas, stock, número de referencias, etcétera:


Distribución de Puntos de Pedido:


Caracterización del stock. Stock actual, sobre-stock, etcétera:


• Matriz ABC rotación-ventas:

ROTACION A B CA 44 70 108B 32 73 152C 10 32 158D 10 51 224E 2 31 746N 0 0 1.626

VENTAS

Número de Referencias

Importe de Stock

Importe de Ventas

ROTACION A B CA 61.761,94 € 25.850,13 € 9.098,69 €B 155.382,28 € 68.665,58 € 28.903,96 €C 88.177,58 € 50.003,98 € 40.489,19 €D 94.143,34 € 145.974,16 € 93.357,25 €E 37.966,50 € 179.665,35 € 597.053,95 €N 0,00 € 0,00 € 692.141,52 €

VENTAS

ROTACION A B CA 1.571.588,34 € 653.696,29 € 209.742,25 €B 1.454.929,72 € 626.399,51 € 271.012,92 €C 410.968,16 € 268.926,30 € 233.603,63 €D 280.023,92 € 468.099,03 € 314.388,10 €E 48.712,46 € 259.689,59 € 484.035,37 €N 0,00 € 0,00 € 0,00 €

VENTAS

6) Cómo definir y defender el Nivel de Servicio.

El Nivel de Servicio no es más que lo que el cliente pide, partido por lo que el cliente recibe, cómo, dónde y cuándo el quiere.

Para asegurar un sistema de suministros acorde con las necesidades del servicio y a la satisfacción de sus clientes/usuarios, es necesario tener o crear un sistema eficiente de proveedores y de distribución.

Requiere el establecimiento de relaciones capaces de mantener un intercambio comercial estable.

Los dos principales indicadores del Nivel de Servicio son:

•Nivel de Servicio por Líneas

•Nivel de Servicio por Importe


•Buen Servicio por Línea pero bajo Servicio por Importe:

- Se cubren un gran número de líneas, pero los importes de dichas líneas son bajos.

Se cubren 42 de 52 líneas, lo que nos da un buen Nivel de Servicio por línea, sin embargo, sólo se sirven 43,28€ de 186,50€ que se deberían haber servido.



•Buen Servicio por Importe pero bajo Servicio por Línea:

- Se cubren muchos pedidos con importes elevados, pero se sirven pocas líneas.

Se cubren un 71% del Importe, mientras que tan sólo se consiguen cubrir 26 líneas del total de 63 que deberían haber sido servidas.


Mantener un buen Nivel de Servicio nos permitirá:

•Una buena administración de la cadena de abastecimiento, que agrega valor para el cliente.

•Utilizar la logística no sólo como la gestión del almacenaje y transporte de productos, sino como un arma estratégica para desarrollar ventajas competitivas. La logística debe lograr la dirección coordinada de las actividades y la agregación de valor a los productos o servicios esenciales para la satisfacción del cliente.

•Mejorar la planificación de compras de la empresa, así como del flujo de efectivo.

7) Hagamos del Nivel de Servicio una Ventaja Competitiva

En el entorno comercial actual, en el que nuestros clientes esperan una elevada capacidad de respuesta es muy importante ser conscientes de que el Servicio al Cliente está relacionado con el impacto que deseas tener en tus clientes.

Un elevado Nivel de Servicio al Cliente implica realizar todas las actividades necesarias para lograr que nuestro cliente reciba el producto y/o servicio en el momento y lugar adecuado. Esto hará que en todo momento nuestros clientes se decanten por trabajar con nosotros y no con la competencia.

7) Hagamos del Nivel de Servicio una Ventaja Competitiva

Las claves para hacer del Nivel de Servicio una Ventaja Competitiva son:

•Cumplir plazos de entrega: es muy importante que nuestros clientes sepan que podrán disponer de los productos y/o servicios que necesitan en el momento que los requieran.

•Cumplir con la demanda exacta: no sólo es importante servir nuestros productos a tiempo, sino también servir las cantidades que nuestros clientes requieren.

•Eficiencia, just in time.

Todo ello lleva a dar a nuestros clientes una imagen de fiabilidad que nos sirve para afianzar nuestra relación con ellos y mantenerla a lo largo del tiempo.

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