Metodología para determinar las causas y condiciones de los hallazgos de auditorías y en los...

Metodología para determinar las causas y condiciones de los hallazgos de auditorías y en los hechos delictivos y de corrupción administrativa.

Ministerio de Energía y MinasDirección de Auditoría

Esp. Juan Carlos Reyes Ricardo

I TALLER INTERNACIONAL DE AUDITORÍA, I TALLER INTERNACIONAL DE AUDITORÍA, SUPERVISIÓN Y CONTROLSUPERVISIÓN Y CONTROL

Definición del Problema

Deficiencias en la identificación de las causas y condiciones que generan los efectos, daños y perjuicios detectados en los hallazgos de las auditorías y en los análisis de los presuntos hechos delictivos o de corrupción administrativa. Incide negativamente en el cumplimiento de las NCA, al determinar la responsabilidad administrativa, civil o penal y en la efectividad de las medidas identificadas para evitar la ocurrencia del hallazgo.

I Taller Internacional de Auditoría, Supervisión y Control

Objetivos específicos

Desarrollar un marco teórico conceptual sobre las causas y condiciones que generan los efectos en los hallazgos de auditoría.

Presentar una metodología para determinar las causas y condiciones, según las normas del sistema de control interno y las buenas prácticas internacionales, preestableciéndolas en un Diagrama Causa-Efecto y apoyada en una guía de preguntas que facilita la tormenta de ideas para su identificación.


Legislación aplicable

NCA 700 Evidencias y hallazgos de la auditoría establece: Cuando se detecten deficiencias, los hallazgos de la auditoría deben contener los atributos siguientes: la condición actual, los criterios aplicables, el efecto y la causa.

NCA 1200 Informes y dictamen de la auditoría, dispone: En las conclusiones se reflejan los montos de los daños económicos, leyes y demás disposiciones jurídicas que se violan, así como las causas y condiciones que propician las deficiencias.

Resolución No. 512/2013 de la Contraloría General de la República “Identificación y cuantificación de los daños y perjuicios causados al Patrimonio Público” .


CAUSAS, CONDICIONES Y EFECTO

La causa, razones por las cuales se producen las desviaciones identificadas con respecto a las normas o los criterios aplicables.El efecto, las consecuencias de las desviaciones, es decir, la pérdida y daños económicos calculados por el auditor, relacionados con el hallazgo de auditoría objeto de revisión y análisis. La naturaleza e intensidad que el efecto muestre dependerá no solo de la causa, sino de las condiciones concretas bajo las cuales el proceso causal transcurre.Las condiciones, fenómenos necesarios para que se produzca un resultado concreto, pero no lo provocan de por sí. Están vinculadas estrechamente al suceso causal concreto. Sólo bajo ciertas condiciones, la causa produce necesariamente el efecto ocurrido.


DIAGRAMA CAUSA-FECTO

Representación gráfica que muestra la relación entre un efecto y todas las posibles causas que influyen en él, permitiendo identificarlas y clasificarlas para su análisis. Ayudan a pensar sobre todas las causas reales y potenciales y no solamente en las más obvias o simples.

Idóneo para motivar el análisis y la discusión grupal, de manera que cada equipo de auditoría pueda ampliar su comprensión del problema; visualizar las razones, motivos o factores principales y secundarios; identificar posibles recomendaciones o soluciones para los planes de medidas. I Taller Internacional de Auditoría, Supervisión y Control

I-Factor Humano 5M-Mano Obra 5P-Personal

I-Entorno

I-Mediciones y metrología 5M-Medidas 5P-Clientes

I-Equipos 5M-Máquinas 5P-Puestos

I- Materia Prima 5M- Materiales 5P-Provisiones

I-Método 5M-Métodos 5P-Procedimientos

EFECTO


Ambiente

Gestión de Riesgos

Información y Comunicación

Supervisión y

Monitoreo

Equipos y Materiale

s

Actividades de

Control

Planificación

Gestión

RRHH

Organización

Estructura

Autoridad y Responsabilidad

Objetivos control

Entorno

Identificación de riesgos

Procesos

Económico

Internos

Mercado

Medio Ambiente

Plan Prevención

Responsabilidad y Nivel autorización

Definida Asignad

a

Documentada

Comunicada

Coordinación entre áreas

Separación de tareas

Acceso a activos y registros

Rotación de personal

TIC

Aplicaciones o

Software

Controles generales

Sistemas contables

Documentación y registro oportuno

Fiabilidad

Soporte documental

Procedimientos

Rendición de cuentas

Contenido, calidad y responsabilidad

Sistema información, flujo y canales de comunicación

Comité de Prevención

Corrección de

deficiencias

Plan de Medidas

Seguimiento

Indicadores

rendimiento

Disponibilidad Definicione

s

Mediciones y

metrología

Tamaño muestra

Reproducibilidad

CalibraciónErrores

en lecturas

Habilidad

Idoneidad

Conocimiento

HombreIntegridad y valores

Actitud

Intencional o conocedoraImprudente o

negligente

Materiales Variabilida

dCambios

Proveedores

Tipos

Operación

Máquinas o Equipos

Capacidad

Mantenimiento

Ajustes

EFECTO


Evaluación del SCI

Monitoreo o Auditoria

Guía Autocontrol

Supervisión

ConciliacionesConteos

físicos

Ejemplo de Diagrama Causa-Efecto aplicado a un

hallazgo de auditoría.

Ejemplo 1. Pagos de estimulación realizados en exceso al 15 por ciento máximo per cápita por trabajador, incumpliendo el Reglamento para la estimulación en divisa, con una afectación a la entidad de 310,00 CUC.


Ambiente

Gestión de Riesgos

Información y Comunicación

Supervisión y

Monitoreo

Equipos y Materiale

s

Actividades de

Control

Planificación

Gestión

RRHH

Organización

Estructura

Autoridad y Responsabilidad

Objetivos control

Entorno

Identificación de riesgos

Procesos

Económico

Internos

Mercado

Medio Ambiente

Plan Prevención

Responsabilidad y Nivel autorización

Definida Asignad

a

Documentada

Comunicada

Coordinación entre áreas

Separación de tareas

Acceso a activos y registros

Rotación de personal

TIC

Aplicaciones o

Software

Controles generales

Sistemas contables


Fiabilidad

Soporte documental

Procedimientos

Rendición de cuentas

Contenido, calidad y responsabilidad

Sistema información, flujo y canales de comunicación

Comité de Prevención

Corrección de

deficiencias

Plan de Medidas

Seguimiento

Indicadores

rendimiento

Disponibilidad Definicione

s

Mediciones y

metrología

Tamaño muestra

Reproducibilidad

CalibraciónErrores

en lecturas

Habilidad

Idoneidad

Conocimiento

HombreIntegridad y valores

Actitud

Intencional o conocedoraImprudente o

negligente

Materiales Variabilida

dCambios

Proveedores

Tipos

Operación

Máquinas o Equipos

Capacidad

Mantenimiento

Ajustes

PAGO DE ESTIMULACION EN EXCESO


Evaluación del SCI

Monitoreo o Auditoria

Guía Autocontrol

Supervisión

ConciliacionesConteos

físicos

Ejemplo de Diagrama Causa-Efecto aplicado a un

Hecho de Corrupción Administrativa.

Ejemplo 2. Hecho de Corrupción Administrativa ocurrido en una Refinería de petróleo. El personal que labora en la terminal de combustible de la Refinería - en coordinación con choferes de la empresa transportista de combustible - con el objetivo de lucro personal, cuando las pailas estaban cargando interrumpían la operación, alegando problema de rotura, dirigiéndose posteriormente al lugar establecido para descargar el producto y, de mutuo acuerdo con el operador, en vez de descargar la paila, lo que hacían era rellenarla, mientras que el producto que quedaba en el sistema era cargado por otra paila en coordinación con el personal de la terminal.


Ambiente

Supervisión y

Monitoreo

Actividades de Control

Actitud

Indicadores rendimiento

Mediciones y metrología. Infuncionalidad del sistema de medición de entrada a terminal y telemedición de tanques

Separación de tareas. Concertación para delinquir

Responsabilidad y Nivel autorización. Violación de funciones del Técnico de Seguridad y Jefes de BrigadasAcceso a activos y registros. No existe

instrucción para acceso a terminal cuando el sistema original esta fuera de servicio

Rotación de personal. No se rota el personal en áreas claves.

Evaluación del SCI

Supervisión. Falta de control y exigencia en el trabajo de los implicados

Pérdida de valores éticos

Hombre

ROBO DE COMBUSTIBL

E

Procedimientos . Violación de procedimiento de carga y descarga de pailas y la instrucción para el uso de la línea en tiempo de guerra



CONCLUSIONES

1.Metodología con visión sistémica del problema, preestablece las causas potenciales de un problema según las normas del sistema de control interno y las buenas prácticas, apoyada en una guía de preguntas que facilita el trabajo. No son necesarios equipos de trabajo adicionales para realizar tormenta de ideas, lo que incrementa la efectividad y eficiencia en la actividad de auditoría.2.Metodología con gran impacto visual, muestra un conocimiento general de un problema, con todos sus elementos y relaciones claramente visibles hasta el nivel de detalle, lo que ayuda a organizar la búsqueda de la causa raíz y condiciones de un determinado fenómeno, pero no las identifica ni proporciona respuestas a las preguntas.3.Se aplica luego de identificarse los hallazgos, los presuntos hechos delictivos y de corrupción administrativa. Muy útil en la fase de diagnóstico de los problemas para formular teorías sobre las causas y condiciones que lo generan y en la fase de corrección para identificar las soluciones efectivas en los planes de medidas.


CONCLUSIONES

4.Permite una mayor justeza en la identificación de los responsables directos y colaterales para exigir responsabilidad administrativa, civil o penal, al correlacionar las causas con el efecto.5.Permite fortalecer la aplicación de las Normas Cubanas de Auditoría y de la legislación sobre los daños y perjuicios causados al patrimonio público, constituyendo un instrumento poderoso en la batalla contra las indisciplinas, ilegalidades y hechos de corrupción administrativa.6.Se mostró la aplicación práctica del resultado obtenido en la investigación realizada.


RECOMENDACIONES

Se recomienda esta investigación como material de estudio para cursos y talleres del Sistema Nacional de Auditoría con el objetivo de desarrollar habilidades en los auditores y estimular su aplicación y mejora continua.



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