Metodologia per a l’elaboració de propostes d’avaluació i ... · Metodologia per a...

Metodologia per a l’elaboració de propostes d’avaluació

i accés documental

Metodologia per a l’elaboració de propostes d’avaluació i accés documental 2

DEPARTAMENT DE CULTURA Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni

Autor Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental Aprovat en la reunió de 18 de desembre de 2012 Coord inac ió Lluís Cermeno Martorell M. Teresa Ferrer i Fontanet Documentac ió Nom Correcc ió Joana Roch D ipòs i t lega l B. 12965-2013 Creat ive Commons

Els continguts d'aquest treball estan subjectes a una llicència de Creative Commons


Sumari

0. Introducció

1. Objectiu

2. Principis que cal tenir en compte en el procés d’avaluació documental 2.1. Avalueu aviat 2.2. Avaluació a nivell de sèrie documental 2.3. Avaluar la sèrie documental d’una forma global 2.4. Avaluació de la documentació de l’organisme productor 2.5. Justificació dels valors dels documents

3. El formulari per a l’elaboració de propostes d’avaluació i accés documental

3.1. Objectiu del formulari 3.2. Aportació d’informació complementària 3.3. Aportació d’un exemple de la documentació que s’avalua

4. Descripció dels apartats del formulari per a l’elaboració de propostes d’avaluació

documental

A. Dades de l’organisme i òrgan 1.1. Nom de l’organisme 1.2. Domicili 1.3. Codi postal 1.4. Població 1.5. Telèfon de contacte 1.6. Adreça electrònica 1.7. Adreça web

B. Àrea descriptiva

2. Àrea d’identificació 2.1. Codi de referència 2.2. Nivell de descripció 2.3. Títol 2.4. Data 2.5. Volum 2.6. Suport

3. Àrea de context 3.1. Nom oficial de l’organisme productor

3.2. Òrgan / unitat productora 3.3. Història de l’organisme productor

3.4. Història arxivística


4. Àrea de contingut i estructura 4.1. Funció administrativa

4.2. Marc legal i normatiu 4.2.1. Referències legislatives i normatives 4.2.2. Normativa interna

4.3. Sistema d’organització 4.3.1. Documents que formen l’expedient 4.3.2. Tramitació administrativa 4.3.3 Ordenació

C. Àrea d’avaluació i accés

5. Àrea d’informació sobre avaluació i tria 5.1. Valors primaris 5.2. Valors secundaris

6. Àrea de condicions d’accés 6.1. Marc normatiu del règim d’accés 6.2. Condicions d’accés

7. Àrea de la relació amb altra documentació

7.1. Sèries antecedents 7.2. Sèries relacionades 7.3. Sèries recapitulatives

D. Àrea de disposició i control 8. Àrea de disposició 9. Àrea de control

9.1. Autoria 9.2. Autorització 9.3. Data i signatura

5. Normativa ANNEX 1. Recull de casos de restricció total a l’accés que s’ha de justificar en virtut

d’algun dels supòsits previstos expressament a la legislació ANNEX 2. Formulari de la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental

per a fer propostes d’avaluació i accés documental


0. INTRODUCCIÓ Podem afirmar que hi ha un consens generalitzat que l’avaluació de documents és un dels elements essencials de qualsevol sistema de gestió de documents (SGD). A Catalunya, des de l’any 1990, aquesta tasca l’ha estat impulsant la Comissió Nacional d’Avaluació i Tria Documental (CNATD) un òrgan que ha rebut la implicació i el suport ampli del col·lectiu professional. Des de l’any 2008, amb l’aprovació del Decret 13/2008, sobre accés, avaluació i tria de documents (DOGC 5056 de 25 de gener de 2008) la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental (CNAATD) assumeix funcions vinculades a l’accés a la documentació, en concret les de determinar els criteris i el règim general d’accés aplicable a la documentació pública. Aquest mandat normatiu obliga la CNAATD a fer un replantejament de la seva metodologia d’avaluació de documents de forma que en un sol procés es pugui determinar el termini de conservació dels documents públics i el seu règim d’accés.


1. OBJECTIU Aquest document estableix la metodologia proposada per la CNAATD per determinar el termini de conservació i el règim general d’accés de les sèries documentals. L’àmbit d’aplicació d’aquesta metodologia és el que estableix l’article 3a) del Decret 13/2008.1 D’acord amb l’article 2 d’aquest Decret, «s’entén per: »a) Accés: la visualització de la informació continguda en un document. »b) Avaluació: la funció destinada a determinar el valor cultural, informatiu o jurídic dels documents per tal de decidir-ne sobre la conservació o eliminació.» Aquesta metodologia és de caràcter eminentment pràctic, de manera que hi trobareu una explicació detallada del formulari d’accés i avaluació documental que la CNAATD té vigent. Es donen instruccions, referències i exemples per tal de facilitar l’elaboració de les propostes d’avaluació i accés documental. La determinació del període de conservació i del règim general d’accés d’una sèrie documental és fruit d’un treball previ d’anàlisi de la documentació que, entre altres factors, exigeix a la persona que fa l’estudi un coneixement profund de la documentació, de les funcions que aquesta desenvolupa i del context en el qual es gestiona. Aquest coneixement, que resideix en el si de cada organització, no el té ni el pot tenir la CNAATD i els formularis de les propostes d’accés i avaluació documental (PAAD) són un mitjà estructurat que permet a la CNAATD obtenir la informació essencial i suficient sobre la sèrie documental que s’està valorant. El resultat final d’aquesta metodologia i instruccions que s’han de seguir per a l’elaboració de les PAAD han de ser propostes que s’adeqüin als criteris establerts per la CNAATD amb les quals s’aconsegueixi disposar de la informació suficient i de qualitat per poder resoldre aquesta tasca amb seguretat i celeritat.

1 Serà objecte d’instruccions específiques de la CNAATD la metodologia per a l’avaluació del règim d’accés de la documentació inclosa en l’àmbit de l’article 3b) del Decret 13/2008. La documentació a la qual es fa referència són: «els documents privats que formen part del patrimoni documental català, d’acord amb el que disposen l’article 19 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català i l’article 2g) de la Llei 10/2001, de 13 de

juliol, d’arxius i documents».


2. PRINCIPIS QUE CAL TENIR EN COMPTE EN EL PROCÉS D’AVALUACIÓ DOCUMENTAL

Tot seguit es detallen un seguit de principis que s’han d’observar en el moment d’analitzar la documentació per determinar el període de conservació i el seu règim d’accés. Per a la CNAATD les indicacions que es fan a continuació són normatives i han de ser observades pels tècnics i tècniques que elaboren les propostes d’accés i avaluació documental.

2.1. Avalueu aviat2

L’avaluació de documents és un dels processos essencials en un sistema de gestió de documents. La pràctica actualment més estesa és l’avaluació de sèries documentals que ja estan en tramitació de les quals, sovint, la persona responsable de l’arxiu ja té documentació ingressada en el seu arxiu. En el context de la implantació de sistemes de gestió de documents i sobretot en el context de documents digitals, es considera imprescindible avançar el procés d’avaluació just al moment en què es dissenyin els nous procediments. Actualment moltes administracions estan duent a terme de forma molt intensa el redisseny de processos administratius que fins ara es fan en suport paper i que passaran a ser completament electrònics. La persona responsable del sistema de gestió de documents i arxiu de cada organisme s’ha d’involucrar en els processos de redisseny atès que en aquests es duen a terme una anàlisi dels procediments i dels documents i dades necessàries per a cada tipus de procediment administratiu. S’ha d’implicar formant part d’equips multidisciplinaris (formats essencialment per responsables de les àrees TIC, jurídiques i de negoci, àrees d’organització i sistemes d’informació dels organismes) i ha de poder aprofitar tota la informació que es genera en aquest moment per elaborar les PAAD dels documents. L’avaluació permetrà a l’organització predefinir estratègies relacionades amb la gestió dels documents actius a més de les transferències de documents i el seu règim d’accés, i identificar l’estratègia de preservació més eficient a seguir per als seus expedients electrònics.

2.2. Avaluació a nivell de sèrie documental

Com a principi general, l’avaluació documental se situa en el nivell de sèrie documental. La NODAC defineix la sèrie com a: conjunt d’unitats documentals homogènies organitzades d’acord amb un sistema de classificació o conservades com una unitat pel fet de ser el resultat d’un mateix procés de formació o de classificació, o de la mateixa activitat, perquè

2 Aquest títol així com el plantejament es correspon directament amb la de la guia Directrius per al conservador –

Conservant materials digitals: Directrius per a organitzacions. INTERPARES2. Ed. AAC, 2008, p. 17.


tenen una mateixa tipologia; o per qualsevol altra relació derivada de la seva producció,

recepció o ús.3 Atès l’àmbit d’aplicació d’aquesta metodologia, entenem que les sèries documentals que han de ser objecte d’avaluació són aquells conjunts de documents resultat del desenvolupament

d’una mateixa activitat desenvolupada per un organisme o en virtut d’una mateixa funció.4 Així doncs, quan es presenti una proposta d’avaluació s’han d’avaluar i presentar a la CNAATD conjuntament les sèries relacionades. Aquesta formulació, sobre la qual hi pot haver un consens ampli, no amaga la dificultat que representa la identificació de les sèries documentals en el moment en què s’ha de procedir a la seva avaluació. Més endavant, en el punt 2 del formulari, es concretaran els aspectes vinculats a la identificació de sèries documentals. A efectes de la metodologia d’avaluació documental que exposem i amb la finalitat de simplificar i facilitar la seva aplicació, ara establim una correlació directa entre sèrie documental i taula d’avaluació i accés documental (TAAD). Tot i així, en realitat, no necessàriament aquesta és una relació 1:1, en el sentit que hi ha la possibilitat que una TAAD

es pugui aplicar a més d’una sèrie documental.5 Finalment s’ha d’indicar que en un entorn de gestió de documents electrònics és útil i congruent focalitzar l’avaluació en la sèrie documental atès que aquesta és l’operació tècnica que aporta informació al gestor d’aquests sistemes sobre les polítiques concretes de seguretat, accés, preservació, transferència, disposició, etc.

2.3. Avaluar la sèrie documental d’una forma global L’experiència duta a terme pels diversos grups de treball de la CNAATD ha demostrat que, en el procés d’avaluació de les sèries documentals, cal tenir en compte que hi ha documentació que, encara que s’avaluï des del punt de vista d’una administració concreta (Generalitat, Administració local...) la legislació o la pràctica administrativa fa que, amb petites variants, sigui possible emetre TAAD comunes al conjunt de les administracions públiques. Aquestes administracions solen tenir procediments administratius interns propis, però aquest fet no sol ser determinant per obligar la CNAATD a adoptar resolucions diferenciades per a les diverses administracions. És el cas, per exemple, de totes aquelles sèries documentals vinculades a la gestió de recursos econòmics, recursos mobles i immobles, recursos humans, etc. en les quals la legislació bàsica és d’aplicació comuna a totes les administracions. Per exemple, quan s’han avaluat les sèries relacionades amb contractació administrativa s’ha tingut en compte el fet que és una documentació que abasta des de la construcció d’infraestructures fins a l’adquisició de material fungible. En aquest cas, les resolucions

3 Norma de Descripció Arxivística de Catalunya (NODAC) 2007. 1a ed. Barcelona: Departament de Cultura, 2006, p. 184. 4 Aquest plantejament segueix el que formulen L. Pagarolas i R. Planes en el Manual d’Arxivística i Gestió Documental AAC. Barcelona, 2009, p. 86 i 87. 5 La CNAATD en normes o altres documents tècnics complementaris a aquest ha de donar instruccions concretes

sobre l’aplicació de TAAD. En aquest document només es fa referència al procés d’avaluació documental.


emeses (generalment en forma de TAAD) són aplicables amb independència de la praxi administrativa de cada organisme. Tot i així, la complexitat d’interrelacions competencials i de mecanismes de control entre les diverses administracions públiques fa que en moltes ocasions sigui dificultós establir uns límits clars en aquestes funcions. Actualment l’avaluació ha de tenir en compte l’existència de sistemes d’informació i de gestió de documents electrònics, l’accés a les dades i documents dels quals poden ser compartits entre diverses administracions durant períodes de temps més o menys llargs, fet que haurà de ser previst per qui avalua. Administracions diferents amb competències diferents sobre la mateixa funció han d’implicar TAAD diferents.

2.4. Avaluació de la documentació de l’organisme productor Així doncs, quan un organisme plantegi una proposta d’avaluació documental hauria de tenir molt en compte i fer constar les interrelacions funcionals i de competències que hi pugui haver amb altres administracions. Generalment hi ha funcions de control, supervisió, informació, etc., desenvolupades per tercers, que fa que les sèries documentals no es generin de forma independent en el si de la mateixa organització. Així, és molt recomanable, abans d’iniciar l’avaluació d’una sèrie documental, consultar les TAAD vigents relacionades amb la sèrie que es vol avaluar ja que poden aportar informació contextual important. Com a principi general els organismes han de presentar a valorar la documentació resultant del desenvolupament de la seva competència administrativa. Per exemple quan un organisme forma part d’un òrgan col·legiat dins de la mateixa administració a la qual pertany, o bé perquè hi participa amb altres administracions públiques, conserva documentació que és còpia de l’original. L’òrgan responsable de la seva avaluació i consegüentment de la seva conservació o eliminació hauria de ser el que té la competència administrativa. Els altres organismes conservaran les còpies el temps que considerin necessari segons l’ús administratiu o d’informació que prevegin.

2.5. Justificació dels valors dels documents Quan es fa una proposta d’avaluació documental s’han de consignar expressament quins són els valors dels documents i els terminis de conservació. El formulari, seguint la tradició arxivística, divideix els valors en dos grups diferenciats: un primer grup referent als valors primaris i un segon grup referent als valors secundaris. En tot cas, en un context de gestió de documents electrònics, el que és essencial és justificar cadascun dels terminis que figuren al formulari de la proposta d’avaluació i accés documental. Com a primer pas cal conèixer de forma certa el termini de vigència (legal, administrativa, etc.) d’una sèrie documental. El segon pas és determinar si aquesta sèrie contindrà suficient valor informatiu que en justifiqui la conservació permanent.


A diferència del formulari anterior d’avaluació de documents, ara caldrà informar sempre dels valors dels documents; fins i tot quan la sèrie documental sigui considerada de conservació permanent. D’aquesta forma es vol aconseguir que quedi ben determinada la fase de vigència de la fase de conservació permanent i en conseqüència es normalitzi la transferència de documents entre aquestes fases a més de facilitar l’adopció de polítiques de preservació adequades.

S’han de justificar tots els valors en les PAAD. La inexistència d’aquesta justificació és un motiu que permet a la CNAATD de re tornar una PAAD a l’organisme perquè esmeni aquesta deficiència.


3. EL FORMULARI PER A L’ELABORACIÓ DE PROPOSTES D’AVALUACIÓ I ACCÉS DOCUMENTAL

3.1. Objectiu del formulari L’objectiu principal del formulari és el d’oferir una pauta normalitzada per elaborar les PAAD. La informació que es demana segueix les pautes de l’anàlisi documental que tot centre o servei d’arxiu ha de fer quan elabora els quadres de classificació i accés o quan fa algun dels instruments de descripció. Un altre dels objectius del formulari és el de facilitar el procediment d’avaluació i accés de la documentació així com d’obtenir l’autorització del màxim responsable administratiu de cada organisme tal i com s’estableix a l’article 9.3 del Decret 13/2008. Amb aquesta metodologia de treball la CNAATD obté una visió més àmplia del context administratiu, així com de la seva composició i de les funcions per a les quals s’ha generat la sèrie a avaluar. L’obtenció d’una informació detallada i homogènia per a cada sèrie documental d’organismes diversos de les Administracions públiques és el resultat que s’obté amb aquest formulari. La nova versió del formulari per a l’avaluació i l’accés a la documentació amplia els camps d’informació de l’anterior i segueix alguna informació equivalent als elements de descripció de la Norma de Descripció Arxivística de Catalunya (NODAC) 2007 relativa a l’anàlisi sobre els valors dels documents i de l’accés. Motius:

- La NODAC és una norma de caràcter tècnic consensuada pel col·lectiu professional català i alineada amb un estàndard internacional com és l’ISAD-(G).

- L’avaluació documental representa un exercici exhaustiu d’anàlisi dels valors dels documents. Gran part d’aquesta anàlisi és plenament coincident amb la descripció arxivística. El projecte de formulari ha de permetre:

o reaprofitar la informació descriptiva de què disposi un arxiu sobre una

determinada sèrie documental o o fornir de nova informació la descripció existent.

- El procés d’avaluació documental està plenament normativitzat per la CNAATD, i és de compliment obligatori per a tots aquells arxius que l’han d’aplicar. L’alineació de l’avaluació documental amb la normativa descriptiva representa, en darrer terme, una contribució a l’extensió de l’estandardització arxivística.


- Atès el caràcter transversal de l’acció de la CNAATD en el conjunt del Sistema d’Arxius de Catalunya, les resolucions d’avaluació i accés documental adoptades normativament han de poder ser reaprofitades pels diversos arxius i estandarditzar-ne la descripció.

- Adoptar l’estructura d’elements de la NODAC, en la mesura del que sigui possible, facilita la tasca definida en el punt anterior i la comunicació entre els mateixos arxius i entre aquests i la CNAATD.

- Adoptar els criteris descriptius, incloent-hi en cada cas les diverses regles, facilita la interpretació d’aquest formulari. D’aquesta forma les instruccions d’aquest formulari han de ser interpretades amb relació als criteris fixats per la NODAC, i ser complementades per instruccions específiques només en aquells casos que escaigui.

- Derivat del punt anterior, la CNAATD no exigeix als arxius que procedeixin a l’avaluació documental d’altres elements que no estiguin presents en la descripció normalitzada dels arxius i concentra les tasques de les persones que avaluen en la definició dels valors dels documents i del règim d’accés als documents.

- Atès que la determinació del valor dels documents i del seu règim d’accés es fa a nivell de sèrie documental les instruccions per emplenar aquest formulari se centraran fonamentalment en aquest nivell descriptiu.

3.2. Aportació d’informació complementària Es parteix del principi que la informació que conté una PAAD hauria de ser suficient perquè la CNAATD pogués resoldre. La PAAD ha de ser autoexplicativa, és a dir, que no hi ha d’haver informacions en altres documents que no siguin la mateixa proposta, atès que és el document oficial signat per l’arxiver o arxivera i pel màxim responsable de l’organisme, i és el document que es conservarà en el futur i deixarà constància dels motius pels quals es van adoptar unes decisions determinades. La CNAATD resoldrà basant-se en la informació consignada en la PAAD de forma que no s’han d’aportar informes complementaris de caràcter tècnic o jurídic elaborats per unitats administratives d’una organització. Aquesta és una informació d’utilitat per a la persona responsable de la gestió documental i arxiu en el moment que elabora la PAAD i la seva tasca és traslladar-la a la PAAD, en concret en els apartats corresponents al valor primari dels documents. Si la CNAATD en el seu procés de valoració considera que necessita més aportació d’informació ja la sol·licitarà. En relació amb la normativa, només cal aportar còpia de la normativa específica que regula els tràmits de la sèrie a avaluar. En general és útil disposar dels reglaments, circulars, acords de govern, decrets d’alcaldia etc. que no hagin estat publicats en cap publicació oficial (DOGC,

La CNAATD resol segons la informació que consta en les PAAD. No s ’han d’apor tar

informes tècnics o jurídics complementaris.


BOE, Diari de la Província..) i que, per tant, són de difícil accés per a la CNAATD. No cal aportar amb la proposta aquella normativa i legislació que sigui accessible per mitjà d’Internet.

3.3. Aportació d’un exemple de la documentació que s’avalua Per tal que els membres de la comissió tinguin més arguments per valorar els terminis de conservació i accés d’una proposta, és convenient aportar un exemple de la documentació que s’avalua, és a dir, còpia d’expedients o documents de la sèrie documental que s’avalua. Si a la còpia de l’expedient de mostra hi consten dades personals o informació sensible, l’arxiu que fa la proposta les ha d’ocultar abans de presentar-les a la comissió.

Atès que aquests expedients són un exemple il·lustratiu i suport a la proposta d’avaluació i accés documental, només cal aportar-ne un exemplar de mostra. Si la sèrie documental que s’avalua és de llarga durada i ha sofert canvis importants a causa de la legislació, de la normativa o de la praxi administrativa, es pot aportar com a exemple un expedient de cada moment del canvi. Si es presenta un exemple, aquest no formarà part del document de proposta d’avaluació i accés documental sinó que s’enviarà a la bústia de la comissió en format PDF i no cal que vagi signat electrònicament atès que només té valor informatiu per poder resoldre la proposta.

S’han d’anon imi tzar les dades de caràcter personal que puguin constar en les còpies de documents o expedients aportats com a exemple.


4. DESCRIPCIÓ DELS APARTATS DEL FORMULARI PER A L’ELABORACIÓ DE PROPOSTES D’AVALUACIÓ I ACCÉS DOCUMENTAL

En aquest apartat s’explica amb detall el formulari per a l’elaboració de propostes d’avaluació i accés documental. Aquest formulari de les PAAD va ser aprovat en la reunió del ple de la Comissió Nacional d’Accés Avaluació i Tria Documental del dia 21 de novembre de 2011. El formulari és un document en PDF que qualsevol usuari es pot descarregar lliurement amb la versió Adobe Reader 8.1 o superior.6 Permet, entre d’altres avantatges, que l’usuari el pugui desar en local, la validació automàtica de les dades introduïdes i ser signat digitalment. Pel que fa a la gestió interna de la CNAATD permet, mitjançant un servei web, importar dades a l’aplicació de gestió de les taules d’avaluació i accés documental. Aquesta aplicació és la que, al seu torn, forneix d’informació el Cercador de Taules d’Accés i Avaluació Documental accessible a la pàgina web de la Comissió.

A) DADES DE L’ORGANISME I ÒRGAN Recull les dades identificatives bàsiques de l’organisme que fa la proposta de valoració

documental, en concret: 1. Àrea sobre l’organisme i òrgans 1.1. Nom de l’organisme 1.2. Domicili 1.3. Codi postal 1.4. Població 1.5. Telèfon de contacte 1.6. Adreça electrònica 1.7. Adreça web institucional o seu electrònica [Camp opcional]

B) ÀREA DESCRIPTIVA 2. Àrea d’identif icació 2.1. Codi de referència [Camp opcional] Cal consignar els elements codi país, codi arxiu i codi de la unitat de descripció, seguint les regles 1.1.D1 a 1.1.D5 de la NODAC 2007.

6 El formulari PAAD es pot descarregar de: www.gencat/cultura/arxius/cnaatd


2.2. Nivell de descripció [Camp opcional] Cal fer referència al nivell de descripció de la documentació que s’avalua i que hauria de correspondre a un dels que s’indiquen a la regla 1.2.D1 de la NODAC 2007. El nivell més habitual hauria de ser el de sèrie documental, encara que excepcionalment no es descarta l’avaluació a altres nivells. En aquest darrer cas s’ha de consignar el nivell de descripció. 2.3. Títol S’ha de fer referència al títol concret de la sèrie documental que s’avalua i s’ha de donar prioritat al títol formal o oficial de la sèrie. En el marc de l’Administració pública el títol formal sol trobar-se en la normativa que regula un determinat procés. El títol és un element clau de normalització i serà el que apareixerà publicat com a TAAD. 2.4. Data L’objectiu d’aquest camp és identificar la data o dates de la sèrie documental. S’ha de consignar amb claredat la data d’inici de la sèrie documental. Si es proposa la valoració d’una sèrie que és activa hem de dir l’any d’inici o creació i indicar que és una sèrie oberta; per exemple: 1989 – sèrie oberta.

En el cas d’una sèrie tancada s’ha de fer referència expressa; per exemple: 1979 – 1999. Sèrie tancada.

La data d’inici d’una sèrie, en l’àmbit de l’Administració pública, pot ser determinada per la normativa específica que regula aquella activitat. Tot i així, sobretot en sèries documentals d’un abast cronològic ampli, pot ser que no es conegui amb certesa la data en la qual es va iniciar aquella activitat. En aquests casos es pot atribuir una data aproximada, segons la informació existent als instruments de descripció del mateix arxiu o bé a partir de fons indirectes. En aquest darrer supòsit es recomana seguir el criteri establert a la Regla 1.4D17 de la NODAC 2007 en què es diu: «Si no se’n té una certesa demostrable, les dates atribuïdes han d’anar entre claudàtors i, en els casos d’aproximació, precedides de l’abreviatura ‘ca.’. Cal afegir un interrogant al final en els casos dubtosos».7 També seria convenient justificar per què «no se’n té una certesa demostrable». Exemples: [1936? - 1939] [ca. 1971] – 1996 2.5. Volum Teòricament l’avaluació documental és un procés analític que ha de ser dut a terme amb independència del volum d’una sèrie documental determinada. En altres paraules, l’existència d’un gran volum de documents no hauria de ser l’element impulsor de l’avaluació dels documents. Tampoc en el sentit contrari, és a dir, davant d’una sèrie documental de poc embalum la solució no és la seva conservació permanent.

7 NODAC 2007; op. cit., . 59. Els exemples de les dates han estat extrets de la mateixa regla citada.


Tot i així conèixer el volum d’una sèrie documental pot ser necessari (i en aquest cas esdevindria una dada obligatòria) quan es plantegi un mostreig de tipus estadístic en el qual el nombre d’expedients o unitats anuals és una dada indispensable. En aquest supòsit, es demana que s’informi del nombre d’exped ients anua ls8 que formen una determinada sèrie documental. És una dada objectiva i és indiferent si es tracta d’expedients físics, híbrids o electrònics. La persona que elabora la proposta d’avaluació documental pot oferir una mitjana del nombre d’expedients d’un període determinat o bé, si hi ha fortes oscil·lacions en el nombre d’expedients gestionats, pot informar dels totals anuals d’un període suficientment ampli de temps. 2.6. Suport En aquest cas cal indicar els suports en els quals s’han produït els documents de la sèrie documental que s’avalua. També, en el cas de documents electrònics, s’hauria d’indicar els formats en els quals es conserven aquests documents.

3. Àrea de context L’àrea de context té com a finalitat bàsica recollir informació sobre l’organisme productor de la

documentació. 3.1. Nom oficial de l’organisme productor Cal indicar el nom oficial de l’organisme productor de la documentació, tot i que el més habitual és que sigui coincident amb l’organisme que fa la proposta, no necessàriament sempre ha de ser així. Per exemple, el cas d’un arxiu central administratiu d’una conselleria de la Generalitat que presenti l’avaluació de sèries documentals del fons d’un organisme traspassat per l’Estat. D’acord amb la regla 2.1.C de la NODAC, el nom oficial de l’organisme productor és el que consta en la norma de creació (normativa, estatuts, etc.) 3.2. Òrgan / unitat productora Atès que les administracions públiques solen ser complexes en la seva organització, sobretot administracions com la Generalitat o els ajuntaments de grans ciutats, es considera d’interès conèixer quina és la unitat concreta que ha produït i gestionat la documentació. Es recomana que el nivell de la unitat que s’identifica es correspongui amb unitats directives d’aquell organisme: per exemple direccions generals, regidories, gerències, etc. seguint les regles 2.1.D3, 2.1.D6c i 2.1.D6d de la NODAC. Exemples: Ajuntament de Barcelona. Secretaria Tècnica Jurídica Generalitat de Catalunya. Departament de Justícia

8 Vegeu l’apartat de mostreig d’aquest document.


3.3. Història de l’organisme productor [Camp opcional] L’objectiu d’aquest apartat és conèixer informació rellevant sobre l’origen, l’evolució i les activitats principals de l’organisme productor. Només ha de constar la informació que tingui a veure amb la documentació que s’avalua. En els casos d’organismes de les administracions públiques és una informació que pot arribar a ser rellevant atès que molts organismes, en el decurs del temps, han estat objecte de traspassos, fusions, reestructuracions, etc. Aquest és un camp opcional i en cas d’emplenar-lo es recomana seguir les regles 2.2.D1 a 2.2.D3 de la NODAC. 3.4. Història arxivística [Camp opcional] Aquest apartat és opcional i és recomanable que s’usi en aquells casos en què el fons hagi sofert canvis de denominacions, canvis d’ubicació i incidents dels quals és interessant tenir-ne constància i dels quals la CNAATD n’ha de comprendre l’evolució. Seria el cas d’organismes de llarga durada en el temps que han patit canvis de titularitat, de denominació o de situació jurídica i dels quals cal poder seguir la traçabilitat de les diferents vicissituds.

4. Àrea de contingut i estructura 4.1. Funció administrativa En aquest apartat cal definir la funció administrativa de la sèrie documental que s’avalua. Cal ressenyar de forma breu, però entenedora i precisa, la funció per a la qual ha estat creada la documentació. En aquest camp ens hem de limitar a definir la funció administrativa; la tramitació, els valors, etc. ja es descriuran en altres apartats del formulari. Exemple: Disposar d’un instrument per a l’execució del cobrament de l’impost sobre activitats econòmiques, impost que recau sobre els titulars de qualsevol activitat comercial, empresarial, professional i artística. (TAD 189, Padró de l’impost sobre activitats econòmiques). Vegeu NODAC 3.1.E3, Regla corresponent a nivells de sèrie, unitats documentals composta i simple / activitat, procediments i funció administrativa de la unitat de descripció. 4.2. Marc legal i normatiu És un recull de les referències de la legislació i normativa que afecten directament la

documentació que s’avalua. 4.2.1. Referències legislatives i normatives Aquestes referències han d’incloure les lleis, els decrets i les ordres, a més de les normes pròpies que puguin desenvolupar els diversos ens (per exemple ordenances, decrets d’alcaldia...).


En tots els casos s’ha de citar la normativa de forma completa (número de disposició, any, dia i mes, títol i número de la corresponent publicació oficial). S’han de citar e ls ar t ic les concrets que tinguin incidència directa amb la sèrie que s’avalua. En el cas d’una sèrie tancada, si disposem de normativa que disposi el tancament de la sèrie, ho hem de citar.

No cal aportar còpia de la legislació i la normativa si aquesta és fàcilment accessible per mitjà d’Internet. En sèries documentals de llarga durada s’ha de consignar la diversa legislació que ha afectat la sèrie documental en el decurs del temps, independentment dels canvis legislatius, polítics i administratius que hagin succeït.

Vinculat amb aquest fet s’ha de tenir en compte que la normativa legal i reglamentària condiciona de forma molt directa els procediments vinculats a una sèrie documental i, per tant, la composició dels expedients. Sovint els canvis legislatius poden implicar canvis substancials en els requisits d’aportació documental, malgrat que la funció continuï sent, essencialment, la mateixa en el decurs del temps.

4.2.2. Normativa interna [Camp opcional] Aquest camp està concebut per poder fer constar la normativa específica que a vegades no es troba publicada en els butlletins oficials. Sovint les administracions emeten normes específiques en forma de circulars, instruccions, etc., que tenen la finalitat de concretar aspectes que en les normes legals poden quedar poc definits. També ens podem trobar amb casos en què els organismes estan seguint estàndards de qualitat vinculats a processos de qualitat (ex. normes tècniques tipus ISO, CEN etc.). En aquells casos que es consideri significatiu és recomanable donar la referència completa d’aquestes normes.

En els casos de sèr ies tancades, cal tenir en compte que la CNAATD no reso ldrà una tau la d ’ava luac ió i accés documenta l sinó que emetrà una reso luc ió expressa. Aquesta resolució també serà vàlida a efectes de les possibles accions d’eliminació o transferència de documents que se’n puguin derivar.

En aquest apartat no s ’ha de fer constar la legislació i normativa específica relacionada amb el règim d’accés a la documentació. Aquesta és una informació que s’haurà de fer constar en l’apartat 6 àrea de condicions d’accés.


4.3. Sistema d’organització Aquest apartat recull informació sobre l’estructura, l’ordre o el contingut intern de la sèrie documental; manté relació amb l’apartat 3.2 de la NODAC però en aquest cas la CNAATD demana major concreció d’aspectes determinats. 4.3.1. Documents que formen l’expedient

S’han d’enumerar les diverses tipologies documentals que constitueixen la sèrie documental i que conformen l’expedient administratiu que s’avalua. La importància de definir correctament el contingut tipus de les sèries documentals esdevé cabdal en el procés d’avaluació i disposició documental i també de definició del règim general d’accés. En el cas de l’accés, depenent de la legislació concreta que sigui d’aplicació en aquella sèrie documental, es pot permetre o restringir l’accés a determinades tipologies documentals de cada expedient. Finalment, quan la sèrie documental estigui composta per una única tipologia documental cal especificar-ho.

L’estudi i identificació de les tipologies documentals que constitueixen una sèrie documental i les resolucions que pugui adoptar la CNAATD són un aspecte essencial en un sistema de gestió de documents atès que permeten aplicar amb molta granularitat les polítiques d’accés i retenció.

4.3.2. Tramitació administrativa [Camp opcional] Relacionat amb el punt anterior, es demana que es descrigui de forma breu quina és la tramitació administrativa tipus que segueix aquella sèrie documental; cal indicar les principals unitats implicades en la gestió així com la possible participació d’actors externs (públics o privats) en el procés. 4.3.3. Ordenació [Camp opcional] Cal indicar l’ordre en el qual es troba arxivada la documentació (numèric, alfabètic, cronològic... o les combinacions d’aquests). Aquesta informació serà útil en el moment de proposar, si escau, una determinada tècnica de mostreig, en aquest cas cal indicar el tipus d’ordenació.

C) ÀREA D’AVALUACIÓ I ACCÉS Aquest apartat recull la informació essencial que ha de permetre determinar els valors de la sèrie documental i el seu règim general d’accés. Aquesta informació serà essencial per poder

fonamentar l’apartat D. Disposició i control.


5. Àrea d’informació sobre avaluació i tria Des d’un punt de vista pràctic, s’ha optat per mantenir la divisió clàssica de valors primaris i secundaris atès que resulta més entenedora. Cal informar del període de vigència per a cada un dels valors (administratiu, legal o fiscal, informatiu i històric). Aquesta obligatorietat es justifica en primer lloc per motiu de seguretat jurídica atès que hi ha d’haver alguna norma que doni suport a un termini determinat. El segon motiu és d’ordre pràctic. Si es coneixen els terminis es podran normalitzar els fluxos de transferència entre les fases de vigència de la documentació a la fase de conservació permanent a l’arxiu històric corresponent. Aquesta previsió té encara més sentit en un context de creixent incorporació de la gestió de documents electrònics, context en el qual és imprescindible conèixer aquests períodes de temps per tal de poder dur a terme una gestió acurada dels sistemes i de l’aplicació de la política de preservació digital més escaient per a cada sèrie documental.

5.1. Valors primaris Són els que es corresponen amb els motius pels quals s'han creat els documents. Existeix aquest valor mentre serveixen a la institució generadora o al seu destinatari. Aquest valor existeix en els moments de tràmit administratiu i de vigència dels documents. Els principals aspectes d'aquests documents són els valors de vigència legal i fiscal. Aquests valors no sempre són fàcilment destriables l’un de l’altre de forma que no és fàcil poder determinar el període de cadascun d’ells i, fins i tot, no necessàriament són coincidents tots en una mateixa sèrie documental. Aquesta informació és bàsica de cara a planificar la conservació de la documentació en vigència, és a dir tot aquell temps en el qual, per raons de seguretat jurídica o de rendició de comptes davant de tercers, s’ha de mantenir la integritat, la fiabilitat, la utilitat i l’autenticitat dels documents d’una organització. Dins dels valors primaris el formulari distingeix entre el valor administratiu i el valor legal i fiscal.

- Valor administratiu Els documents generats per les administracions públiques són proves que, en darrer terme, són font de drets o obligacions dels ciutadans i de la mateixa Administració. En general, els expedients, un cop tancada la seva tramitació, solen restar sotmesos a un termini de retenció determinat per motius de validesa legal, de naturalesa reguladora o de control d'operacions. Malgrat que és difícil donar pautes generals, en el context de procediment administratiu, la comissió entén que el termini mínim de conservació dels expedients (sempre que no hi hagi cap acte econòmic) s’estableix en 4 anys atès que aquest és el termini d’interposició de recurs extraordinari de revisió que preveu l’article 118.2 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú.


En relació amb l’apartat corresponent al valor administratiu del document s’ha de marcar la casella corresponent a valor administratiu i, en marcar aquesta casella, es converteixen en camps obligatoris el termini i la justificació. En els apartats de termini i justificació cal consignar només el termini de conservació de la documentació que consta en la normativa i en el de justificació ha de constar la normativa i l’article concret.

- Valor legal i fiscal Aquest tipus de valor existeix en aquells documents la funció dels quals consisteix a justificar els diners que l'Administració ha recaptat, distribuït, controlat o gastat. En línies generals, la importància d'aquesta funció de control determina una permanència de valor molt superior al del període en què es desenvolupa l'acció administrativa corresponent. La major part de documents amb valor fiscal tenen relació amb tràmits financers. Aquests poden ser documents pressupostaris, els quals mostren quina despesa s'ha previst, i també, documents comptables o justificants de despeses de diversos tipus, que reflecteixen l'execució del pressupost. Hi ha un gran ventall de documents amb validesa legal, però podem destacar les categories següents:

- Disposicions normatives que afecten a l’ordenament jurídic general.

- Documents que impliquen acords legals entre les parts, així com documents testimonials que sustenten drets reals dels ciutadans i les empreses.

- Proves d’accions en casos particulars com reclamacions i certificats. En cada cas la durada del valor legal podrà variar, segons la matèria de l’assumpte concret de què es tracta i la normativa que els sigui d’aplicació. Per exemple una concessió d’una guingueta de platja ho serà pels mesos de la temporada de bany que determini l’ajuntament; la llicència d’un gual serà per un any; l’ocupació de la via pública per a un acte esportiu ho serà per unes hores determinades, etc. És per aquest motiu que caldrà analitzar amb cura cadascuna de les funcions de les sèries documentals i la normativa que les regulen. En el cas dels documents comptables, el termini de conservació de la documentació seria de sis anys, comptats a partir de la seva remissió a la Sindicatura de Comptes, en el cas de la

Generalitat,9 o a l’òrgan de control extern, per a l’Administració local.10

9 Article 7 de l’Ordre ECF/300/2002, de 18 d'abril, de comptabilitat de la Generalitat de Catalunya, sobre la conservació de la informació comptable. «7.1 Els diferents serveis de gestió econòmica i les oficines comptables conservaran durant sis anys, comptats a partir de la seva remissió a la Sindicatura de Comptes per part de la Intervenció General, els documents, els registres, els llibres de comptabilitat i els estats i comptes parcials establerts en aquesta Ordre. 7.2 El període de custòdia esmentat no eximeix d'una custodia superior si altra normativa sectorial ho estableix així.»

10 Article 92.3 de l’Ordre EHA/4041/2001, de 23 de novembre, pel qual s’aprova la Instrucció del model normal de comptabilitat local (BOE 296, de 9 de desembre) «tant els justificants formalitzats en documents en paper com els que ho estiguin en suports electrònics, informàtics o telemàtics s’hauran de conservar durant un termini de sis anys comptats des de la data de remissió a l’òrgan o òrgans de control extern (...)».


Per exemple hi pot haver sèries documentals o alguns expedients de determinades sèries documentals que corresponguin a procediments administratius que han rebut finançament de la Unió Europea o subvencions de ministeris. En aquest cas caldrà que els arxius tinguin en compte els terminis de conservació que estableix la Unió Europea.

Finalment cal tenir en compte que els documents que descriuen el desenvolupament de la política fiscal no han de ser confosos amb els de tramitació. Les sèries de documents sobre política fiscal i econòmica poden tenir un alt valor informatiu i, per tant, potencialment, ser de conservació permanent. En general es fixa el termini de conser vac ió de 4 anys en proced iments admin is t ra t ius , i es justifica pel termini d’interposició del recurs de revisió. També s’hauran de tenir en compte els terminis de prescripció per a l’exercici d’accions, o els d’exigència de responsabilitats. Per exemple, seria el cas de prescripció de sancions administratives imposades, que de vegades supera els 4 anys, de manera que transcorregut aquest termini es podria fer el tràmit d’execució d’una sanció. 5.2. Valors secundaris

És el valor que s’identifica amb l’interès per a la investigació i també usat per la mateixa Administració per fonamentar les seves actuacions i reutilització de la informació. El seu interès es troba a llarg termini en les necessitats de recerca i estudi, i també a curt termini, com podria ser el cas de la recerca mèdica, estudis sociològics, etc. Aquests documents són els que finalment es conservaran en els arxius històrics per tal que els ciutadans puguin consultar-los lliurement i formaran part del patrimoni documental català.

- Informatiu i històric Inclou la informació que els documents contenen sobre persones, objectes, problemes i condicions amb els quals l'organisme desenvolupa les seves principals funcions. Es caracteritza pel fet de ser informació originada com a resultat del desenvolupament de les polítiques d'aquest organisme. Des d’un punt de vista funcional, l'anàlisi del valor informatiu no es fa amb relació a l'organisme que ha generat els documents, sinó amb relació a les persones, les coses, els llocs i els fenòmens que tracten els documents. Com a paràmetres generals per efectuar l'anàlisi del valor informatiu i determinar el seu major valor podem esmentar els criteris següents:

1.- Singularitat. D'acord amb aquest criteri és la informació d'un grup de documents que no pot trobar-se en un altre lloc de manera completa i de forma aprofitable.

2.- Importància. La importància per a la recerca de les sèries és una estimació culta de qui valora. Moltes de les decisions de valoració s'adopten gràcies a l'ampli coneixement de les tècniques d'investigació i del món acadèmic. És important en aquest camp el coneixement de la història del país i els interessos dels científics socials i de la ciutadania en general.


3.- Testimoni. Aquests documents contenen proves de l'organització, les funcions, les polítiques, les decisions, els procediments, les operacions o altres activitats de l'organisme. Solen mostrar els seus orígens, el desenvolupament administratiu i l'estructura organitzativa, així com les polítiques seguides i les raons que n’han motivat l’adopció. Atesa la dimensió i la diversitat de serveis i funcions que a partir de la segona meitat d'aquest segle ha assolit el sector públic en tots els àmbits de la societat, els documents que presenten aquest valor són susceptibles de ser conservats. Pels estudiosos de l'Administració pública, historiadors i altres científics socials, els documents són l'origen de l'evidència de com el govern entén les necessitats dels seus ciutadans i de com actua per resoldre-les.

El valor informatiu es pot considerar respecte a:

a. Persones físiques i jurídiques. Com ara corporacions, comissions, empreses i altres entitats. Un dels principals problemes és decidir quins documents que es refereixen a persones individuals es conserven. La major part dels documents sobre les persones estan normalitzats i tenen un petit valor de recerca, excepte aquells referents a personalitats destacades. Sovint només un sumari de dades referent a la gent és important per a estudis sobre població, sociologia o similars. El millor exemple són els censos i padrons.

b. Coses. El valor informatiu referent a coses o objectes presenta una gamma molt àmplia d’exemples com ara equipaments, edificis històrics, carreteres, registres de patents, etc. El valor deriva de la informació que aquests documents contenen amb relació als mateixos objectes. Com a exemple els documents sobre els edificis, des del punt de vista de la seva possible conservació, poden ser significatius quan aquests els podem identificar amb alguna personalitat, amb el seu interès arquitectònic o aquells que tenen una determinada incidència social. c. Llocs. La informació cartogràfica de llocs relacionats amb localitzacions específiques a diversos nivells: regions, estats, províncies, comarques o altres unitats geogràfiques. La informació bàsica continguda en aquests documents pertany generalment a l’àmbit de les característiques físiques de la localitat o de les relacions entre la cultura amb les característiques físiques del paisatge. Els documents que revelen aquesta informació són mapes, cartes, fotografies aèries, pel·lícules, registres sobre les decisions d'anomenar un lloc i informes sobre la localització de solars. També és significativa la correspondència, informes, publicacions i altres materials escrits que poden contenir informació de les característiques topogràfiques, geològiques i geogràfiques d'un territori. d. Fenòmens. Els documents que descriuen fenòmens contenen dades del que els ha passat a les persones o les coses, d'acord amb el criteri que s'ha establert anteriorment. Descriuen condicions, activitats, esdeveniments, períodes, episodis i circumstàncies. Quan es valora la documentació es presenten problemes en la documentació que conté informació sobre fenòmens realment significatius (catàstrofes, eleccions...). També s'han de valorar detingudament aquells documents que contenen masses de dades estadístiques sobre matèries socials i econòmiques com ara la producció industrial, els preus, la població, el cost de la vida i la renda. Un aspecte del valor informatiu són els documents que tenen un valor científic i tecnològic. Aquests són els que estan formats per una gran quantitat de dades tècniques recollides com a resultat de la recerca aplicada. Si les dades no són usades immediatament o si la recerca no


es publica aquests documents poden exigir un període llarg de retenció. Aquesta sol ser una documentació amb informació molt especialitzada que té unes característiques determinades que fa que sigui difícil determinar-ne l’avaluació. En aquests casos, les institucions científiques han d’assessorar i donar criteris sobre el valor d’aquesta documentació. Aquest camp no és present a l’imprès d’avaluació i tria i cal que sigui informat dins de l’apartat del valor informatiu i històric. 5.3. Observacions [Camp opcional] Camp per consignar la informació sobre els valors de la documentació que l’arxiver o arxivera consideri adients sobre els valors de la documentació, terminis de conservació i la seva

justificació. 6. Àrea de condicions d’accés Aquesta àrea recull la informació sobre el règim general d’accés de la sèrie documental que s’està avaluant. Cal tenir present que el que es vol aconseguir és poder determinar amb exactitud en quin moment els documents poden ser consultats lliurement o quines són les condicions concretes que poden limitar aquest dret i durant quant de temps. Cal tenir en compte que en aquest cas no es contemplen les singularitats que puguin alterar la regla general d’accés, com per exemple pot ser el règim d’accés dels investigadors, que difereix de l’aplicable amb caràcter general.11 Recordem que, pel que fa als expedients en curs, només està permès l’accés a les persones interessades (art. 26 Llei 26/2010 i 35.a Llei 30/1992), per tant aquí ens referirem a les condic ions d’accés de ls exped ients acabats , d’acord amb el que disposen els art. 27 de la Llei 26/2010 i 37.1 de la Llei 30/1992, així com també l’article 9 de la Llei 10/2001,

d’arxius i documents. 6.1. Marc normatiu del règim d’accés En aquest punt s’han de consignar les referències legals i normatives relacionades amb el règim d’accés de la sèrie documental. S’informarà tant de la normativa específica que reguli l’accés a la documentació que s’avalua, com de la normativa general d’accés que la pugui afectar. Atès que en la major part de sèries documentals és possible que constin dades referides a persones físiques, en tal cas caldrà tenir en compte les previsions de la normativa sobre protecció de dades personals, juntament amb les normes reguladores del dret d’accés. A aquest respecte, caldrà fer constar expressament si aquestes dades personals fan referència a la intimitat de les persones (art. 7.2 i 7.3 de la LOPD), o també a la seguretat, l’honor o la imatge (art. 36.1 Llei 10/2001), ja que en tals casos el règim d’accés no és del tot coincident amb el previst per al cas de dades personals no pertanyents a aquestes tipologies, tal com es veurà en l’apartat 6.2. Recordeu que la normativa de protecció de dades personals no s’aplica a persones jurídiques, i amb caràcter general, tampoc no és d’aplicació als casos de persones mortes.

11 Vegeu l’Acord 1/2011 de la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental pel qual s’aprova un model de formulari de compromisos de confidencialitat per a la consulta amb finalitat d’investigació de documentació pública d’accés restringit.


Tot i que en la majoria d’ocasions, les limitacions al dret d’accés estan vinculades al dret a la protecció de dades, les restriccions també poden estar justificades per altres causes, ja siguin les relacionades a l’art. 37.5 de la Llei 30/1992 o altres que es puguin preveure a la legislació vigent. En tal cas, caldrà motivar la limitació, amb citació expressa de la norma que resulti aplicable. En els casos en què les condicions d’accés es regeixin per disposicions específiques, com ara les que consten a l’article 37.6 de la Llei 30/1992, també es farà constar la disposició legal i l’article i, si escau, l’epígraf concret per la qual es regeixen. Aquest seria el cas de l’accés a documents i expedients que continguin dades sanitàries personals dels pacients, arxius regulats per la legislació del règim electoral, etc. Aquest apartat és merament informatiu de forma que encara no s’ha de concretar el règim d’accés, cosa que es farà en l’apartat posterior.

6.2. Condicions d’accés Basant-se en la informació consignada en l’apartat anterior en aquest es procedirà a proposar les condicions concretes d’accés a la documentació. Per tal de facilitar les tasques als arxivers que presenten les PAAD, com també per estandarditzar les fórmules d’accés, el formulari ofereix una sèrie de casuístiques que responen a la normativa vigent; els arxivers només han de marcar la casella corresponent per al cas que escau a la proposta que es presenta. El formulari presenta tres alternatives:

- Lliure

- Lliure, amb restriccions

- Restringit - Accés lliure D’acord amb l’article 27 de la Llei 26/2010, l’article 34.1 de la Llei 10/2001, i l’article 37.1 de la Llei 30/1992, els ciutadans tenen dret a accedir als documents que es troben als arxius de les administracions públiques, sempre que corresponguin a procediments acabats. Tot i aquest principi d’accés lliure a la documentació, la legislació preveu excepcions que justifiquen la restricció. Com a regla general tota restricció d’accés ha d’estar suportada o justificada per una disposició legal.

- Lliure, amb restriccions Aquest apartat es refereix als expedients en què la major part de la documentació és accessible i només alguns documents han de ser exclosos de la consulta lliure. La CNAATD introdueix aquesta gradació per evitar que la presència de, per exemple, un sol document amb dades personals sigui el motiu que eviti l’accés als documents. És important que l’arxiver o arxivera, a l’hora de proposar el règim d’accés, ponderi aquest factor amb molta cura i tingui en compte l’accés parcial. En aquells casos en què l’aplicació d’alguns dels límits o restriccions previstos no afecten tota la documentació respecte de la qual es pretén l’accés, es concedirà l’accés parcial després d’ometre la informació afectada per la restricció, tret que d’aquest procés en resultés una informació distorsionada o sense sentit (art. 35.2 Llei 10/2001). Dins d’aquest apartat d’accés lliure amb restriccions trobem els supòsits següents:


Quadre 1

Supòsi ts Règim d’accés

Restr icc ions V igènc ia de la restr icc ió

Fonamentac ió jur íd ica

1. Sèries amb documents que ocasionalment poden contenir dades personals que puguin afectar la intimitat, la seguretat, l’honor o la imatge.

Les dades personals que puguin afectar la intimitat, la seguretat, l’honor o la imatge.

Només accessibles per a les persones titulars de les dades.

∞ Llei 26/2010, art. 27.2.

∞ Llei 30/1992, art. 37.2.

∞ Llei 10/2001, art. 35.2 i 36.1.

2. Sèries amb documents que ocasionalment poden contenir dades personals en expedients de caràcter sancionador o disciplinari.

Les dades personals de caràcter sancionador o disciplinari.


25 anys des de la mort de la persona interessada i, si es desconeix la data de la mort, 50 anys després de la producció del document.

∞ Llei 26/2010, art. 27.2.

∞ Llei 30/1992, art. 37.3.

∞ Llei 10/2001, art. 35.2 i 36.1.

3. Sèries amb documents que ocasionalment poden contenir dades personals que no afectin les tipologies dels apartats 1 i 2.

Lliure

Les dades personals.

Només accessibles per a les persones titulars de les dades, i els tercers que acreditin un interès legítim i directe.

30 anys des de la producció del document.

∞ Llei 30/1992, art. 37.3.

∞ Llei 10/2001, art. 36.1.

També s’utilitzarà aquest apartat d’accés lliure amb restriccions per als casos en què l’exclusió es justifiqui per altres motius que no siguin pel fet de contenir dades de caràcter personal. En aquest cas, en el formulari es triarà l’opció d’accés lliure amb exclusions i es farà constar en e l quadre de tex t la jus t i f icac ió de l ’exc lus ió d ’accés que h i per toqu i , sempre d’acord amb una disposició legal que hi doni suport.

- Restringit En els casos de restricció total a l’accés, aquesta s’ha de justificar en virtut d’algun dels supòsits previstos expressament en la legislació i de les quals us oferim un recull a l’annex.

Per a les sèries amb documents que ocasionalment poden contenir dades personals, per tal de facilitar als arxivers l’aplicació d’aquests supòsits, el formulari agrupa en un sol apartat tant les sèries que ocasionalment poden contenir dades que puguin afectar la intimitat, la seguretat, l’honor o la imatge (que es correspondria amb el supòsit 1 del quadre 1) com les dades de naturalesa sancionadora o disciplinària (que es correspondria amb el supòsit 2 del quadre1). Les sèries que puguin contenir ocasionalment dades personals que no afectin als casos anteriors els correspondria aplicar el supòsit 3 .


En relació amb els casos que la restricció d’accés no sigui per dades de caràcter personal o referents a la intimitat, dins d’aquest apartat 6.2 es triarà l’opció d’accés restringit i en el requadre de text, l’arxiver o arxivera hi ha de fer constar els preceptes legals concrets que justifiquen la restricció a l’accés. En el cas que en un tipus d’expedients només siguin d’accés restringit determinats documents, es pot utilitzar aquest camp per fer constar quins documents estan afectats per la restricció d’accés.

Quan la restricció total a l’accés a la documentació es justifica pel fet que conté dades de caràcter personal podem aplicar supòsits d’accés que consten en el quadre 2: Quadre 2

Supòs i ts Règ im

d ’accés Res t r icc ions V igènc ia de la res t r icc ió Fonamentac ió ju r íd ica

4. Sèries amb documents que majoritàriament contenen dades personals de les tipologies de l’apartat 1 (intimitat, seguretat, honor i imatge).

∞ Llei 26/2010, art. 27.2.

∞ Llei 30/1992, art. 37.2.

∞ Llei 10/2001, arts. 35.2 i 36.1.

5. Sèries amb documents que majoritàriament poden contenir dades personals de les tipologies de l’apartat 2 (sancionador o disciplinari).


25 anys des de la mort de la persona interessada i, si es desconeix la data de la mort, 50 anys després de la producció del document. ∞ Llei 26/2010,

art. 27.2.

∞ Llei 30/1992, art. 37.3.

∞ Llei 10/2001, arts. 35.2 i 36.1.

6. Sèries amb documents que majoritàriament contenen dades personals que no afectin les tipologies

dels apartats 1 i 2.

Restringit

Només accessibles per a les persones titulars de les dades i els tercers que acreditin un interès legítim i directe.

30 anys des de la producció del document.

∞ Llei 30/1992, art. 37.3.

∞ Llei 10/2001,

art. 36.1.

Per a les sèries amb documents que major i tàr iament poden contenir dades que puguin afectar la intimitat, la seguretat, l’honor o la imatge, el formulari agrupa en un sol apartat d’accés restringit tant les sèries amb documents que majoritàriament contenen tant dades personals referents a la intimitat (que es correspondrien amb el supòsit 4 del quadre 2) com dades de naturalesa sancionadora o disciplinària (que es correspondrien amb el supòsit 5 del quadre 2).

A les sèries que puguin contenir dades personals que no els afectin els casos anteriors els correspondria aplicar el supòsit 6.


7. Àrea de relació amb altra documentació L’avaluació de sèries documentals no pot fer-se de forma aïllada. Tota sèrie documental es produeix en un context funcional determinat que ha de ser conegut per la CNAATD en el moment de la valoració. El context en aquest cas es reflectirà amb les interrelacions que es puguin donar entre sèries documentals que poden ser produïdes pel mateix organisme o per altres. És per aquest motiu que s’ha de presentar la proposta o PAAD juntament amb les seves sèries relacionades. Això permetrà a la CNAATD disposar de tots els elements necessaris per poder resoldre aquestes propostes amb seguretat.

És ob l igator i presentar a ava luar una sèr ie documenta l amb les sèr ies re lac ionades i recap i tu la t ives corresponents. Si no n’hi ha, s’ha de fer constar expressament en la proposta d’accés i avaluació documental. La secretaria de la CNAATD pot retornar una proposta adduint un error de forma.

7.1. Sèries antecedents Solen ser bàsicament sèries que responien a funcions molt similars a les valorades, però l’extinció de les quals ha estat produïda per un canvi legislatiu important.

Per exemple un dels antecedents del padró de l’impost sobre activitats econòmiques (TAD

189) és l’impost municipal de radicació.

7.2. Sèries relacionades Segons la NODAC són les sèries documentals que poden contenir sèries relacionades amb la sèrie que s’està avaluant. Sovint corresponen a documentació que pertany a diverses fases o situacions de procediments administratius interrelacionats. Habitualment l’existència de sèries relacionades no és necessàriament determinant a l’hora de proposar la destrucció de la documentació que es valora; el que ens dóna és una informació molt ben contextualitzada de l’entorn administratiu en el qual es troba la sèrie estudiada.

Seguint l’exemple de la TAD 635, Operacions de crèdit de tresoreria, les seves sèries relacionades són les següents: Major de comptes, Major de conceptes pressupostaris de despeses, Major de conceptes pressupostaris d’ingressos, Diari d’operacions pressupostàries d’ingressos, Diari d’operacions pressupostàries de despeses. 7.3. Sèries recapitulatives

Seguint el glossari de la NODAC,12 «a efectes d’avaluació i tria, document recapitulatiu és aquell que recull les dades essencials de la sèrie avaluada. Ho poden ser considerats les memòries, els llibres de registre específics d’aquella sèrie en concret, els padrons, els informes, les estadístiques, les bases de dades, els fitxers, les publicacions, per exemple». Són

12 Vegeu NODAC 2007; op. cit., p. 178.


aquestes unes sèries documentals en les quals consta la informació principal de les sèries avaluades. Habitualment s'elaboren com a estudis (estadístiques), per aconseguir una gestió informativa més àgil (bases de dades, registres, memòries) o per donar compliment a preceptes legals que hi obliguen (registres, sobretot els registres comptables, memòries oficials). Tots aquests elements s’han de tenir en compte i s’ha de fer constar a la proposta d’accés i avaluació documental (PAAD) la sèrie documental recapitulativa corresponent, si és que n’hi ha. S’han de presentar simultàniament a valorar les PAAD de les sèries recapitulatives amb les quals estan relacionades. Aquest principi és ineludible en aquells casos que es pugui proposar una eliminació d’una sèrie basant-nos en la conservació de la sèrie recapitulativa corresponent. En el cas de l’avaluació de sèries documentals recapitulatives s’ha de tenir en compte l'entorn tecnològic en el qual s'han produït, el qual condicionarà la seva conservació futura, l'exhaustivitat i estructura de les dades que s’hi consignen, el fet de si han estat reelaborades o es presenten en brut, l'arc temporal que abasten i la seva continuïtat, i finalment, valorar la seva facilitat d'accés, present i futura. És essencial tenir en compte aquestes consideracions atès que, en general, les sèries recapitulatives poden contenir informació que podrà ser conservada permanentment o a llarg termini. Exemple: el document recapitulatiu de la TAD 190, Exempcions i bonificacions de l’impost sobre activitats econòmiques, és la TAD 189, Padró de l’impost sobre activitats econòmiques.

D) ÀREA DE DISPOSICIÓ I CONTROL Des d’un punt de vista metodològic cal diferenciar l’avaluació de la disposició dels documents. Seguint la NODAC entenem per avaluació el «procés de determinació del període de conservació dels documents d’arxiu»; és, per tant, una tasca de caràcter tècnic i analític. Mentre que la disposició segons la ISO 15489-1 és «el conjunt de processos documentats en normes de la disposició o en altres instruments que estan associats amb la implementació de decisions de retenció, destrucció o transferència de documents». Si en els apartats anteriors s’ha procedit a la tasca de valoració documental en aquest el que es pretén és que s’expressi la proposta de disposició que l’organisme considera més apropiada i sobre la qual, finalment, la CNAATD acabarà resolent.

8. Àrea de disposició El formulari ofereix 4 opcions, de les quals l’arxiver o arxivera ha de marcar l’opció que hi correspongui:

- Conservació permanent: quan considerem que el valor informatiu o històric de la sèrie documental és tan alt que justifica la seva conservació permanent.

- Eliminació total: quan es considera que el valor informatiu dels documents és tan baix que, en cap cas no es justifica la seva conservació més enllà del termini de vigència legal que


es determini. En aquest cas cal consignar en el requadre del formulari destinat a observacions el termini de conservació que es proposa.

- Eliminació parcial de documents que formen part de l’expedient: quan es considera que només determinats documents que formen part d’un expedient tenen valor informatiu suficient i que, en canvi, la resta es podria destruir un cop passat el termini de vigència. En aquest cas també cal fer constar en el requadre del formulari la relació de documents que formen part de l’expedient que es proposa conservar.

- Eliminació parcial per mostreig: el mostreig es fonamenta en el principi que, un cop

aplicades determinades tècniques per reduir el volum del conjunt d’una sèrie documental, el resultat ha de ser representatiu d’aquest conjunt; de forma que aquest pugui ser vàlid i fiable com a font d’informació per ser estudiada en el futur. Si es proposa un mostreig caldria fer constar en el requadre del formulari destinat a observacions la tècnica concreta de mostreig i les dades estadístiques més significatives (univers de la mostra, nivell de confiança, etc.).

Algunes consideracions sobre el mostreig:

En primer lloc caldria distingir entre els conceptes de mostreig i selecció. Entenem per:

Mostre ig : fracció d’una població o d’un univers estadístic, triada de manera que sigui ben representativa i utilitzada per a càlculs o investigacions referits al tot de què formen part. Per al

mostreig, cal indicar la fórmula o els criteris que s’aplicaran. Selecc ió : acció d’escollir les millors coses d’un conjunt. Per a la selecció, cal especificar quins tipus

de documents o d’expedients es conservaran o bé els criteris que s’utilitzaran per fer la selecció.

Mostre ig Com a pas previ a la proposta d’una tècnica concreta de mostreig, cal que us plantegeu un seguit de qüestions:

∞ Cal assegurar-se de l’homogeneïtat del contingut i les funcions de la sèrie

documental i continuïtat en el decurs del temps.

∞ Cal assegurar-se que després de l’operació de mostreig es conserva la

informació essencial continguda en els documents.

∞ Cal demanar-se com accedirà l’usuari als resultats i com podran usar-se els documents després de l’operació de mostreig.

∞ Cal demanar-se si la previsió d’ús de la mostra resultant en justificarà els

costos d’emmagatzematge i conservació.

Un cop fetes aquestes consideracions s’ha de proposar la tècnica de mostreig més adient a les característiques pròpies de la sèrie que s’avalua. A continuació s’indiquen les tècniques més comunes:


Mostreig cronològic: es basa en la conservació de la totalitat dels documents produïts durant uns anys de referència preestablerts i l’eliminació de la resta. És recomanable d’usar com a referència els anys d’elaboració del cens de població, o els de la seva actualització, per tal de poder efectuar comparacions amb altres dades demogràfiques socials, econòmiques. Aquesta recomanació és vàlida fins a l’any

1996 en què s’estableix el registre de padró continu en suport informàtic.13 També es pot fer coincidir el mostreig cronològic amb altres referències temporals com ara legislatures, cicles econòmics... Això té l’inconvenient de la irregularitat d’aquests, per la qual cosa la mostra pot quedar sense referents vàlids de contrast en el moment d’usar-la en investigacions futures.

Mostreig geogràfic: es basa en la conservació integral de sèries de documentació segons la zona geogràfica de procedència, escollides a priori per les seves característiques físiques, socials, culturals o econòmiques.

Mostreig alfabètic: s’usa bàsicament per a la conservació parcial d’arxius integrats per documents o expedients personals. Es conserven els expedients que comencen per una determinada lletra o un determinat cognom. Abans d’aplicar aquesta tècnica, cal estudiar atentament l’origen ètnic de les persones, la qual cosa pot determinar l’estructura de la mostra i consegüentment els resultats de futures investigacions, que podrien ser esbiaixats.

Mostreig numèric o sistemàtic: es basa en la conservació d’una mostra d’expedients escollits de manera rígida o sistemàtica. Se selecciona a priori l’univers de la mostra i l’interval entre les unitats seleccionades (com per exemple documents acabats en 0 o en 5, 10, 15, 25... x). És útil sempre que la formació de la mostra hagi estat aleatòria i és aconsellable aplicar-la en documents ordenats numèricament.

Mostreig aleatori simple: en aquest procediment, a cada unitat que integra la sèrie documental avaluada se li assigna la mateixa probabilitat de pertànyer a la mostra final. És una tècnica estadística que garanteix una gran fiabilitat de la mostra resultant, de la qual, en futures investigacions, es poden inferir els trets principals del conjunt de la sèrie. L’inconvenient d’aquest sistema es presenta en la seva aplicació en fons grans, ja que la feina de recerca i selecció dels documents és laboriosa. Així, les propostes d’avaluació que incorporin aquesta tècnica de mostreig estadístic cal que indiquin clarament els procediments pels quals se selecciona la mida de la mostra i el marge d’error estimat de la mostra resultant. S’haurà de tenir en compte que la sèrie documental sigui molt homogènia en el seu contingut i estructura, i s’ha d’indicar clarament la grandària de la població (nombre d’unitats totals que integren la sèrie documental) i el marge de confiança que proposen per a la mostra resultant. La seva variància i el marge d’error. Una mostra és el grup d’elements seleccionats amb la intenció d’estimar els valors vertaders de la població. La grandària de la mostra ha de ser suficientment representativa de la població total com per permetre de fer generalitzacions segures.

13 Vegeu la Llei 4/1996, de 10 de gener, per la qual es modifica la Llei 7/1985, de 2 d’abril, reguladora de bases del règim local, amb relació al padró municipal.


Per obtenir una mostra aleatòria simple es parteix d’un conjunt llistat d’elements de la població, i se seleccionen aleatòriament N elements per formar la mostra. La població està integrada per elements i, en el cas del mostreig, en arxivística la població equival a la sèrie documental i l’element equival al document o expedient. Per tant, la mida de la mostra és un factor important que ve donat pel nombre d’elements (expedients) que integren la població (sèrie documental).

La selecció aleatòria es duu a terme de manera que:

1. Cada element a la població tingui idèntica probabilitat de ser inclòs a la mostra.

2. Cada possible combinació de N elements tingui la mateixa probabilitat de constituir la mostra.

Es pot determinar l’univers o grandària de la mostra (n) aplicant la fórmula següent:

n = K². N. p. q___ E² (N-1)+ K².p.q

En què:

n = és la mida de la mostra N = és la mida de la població o univers (N-1) = és un factor de correcció que s’aplica per a poblacions finites per a un univers de menys de 100.000 unitats. En cas que es tracti d’un univers per a una població de més de 100.000 unitats, s’entén que es tracta d’una població infinita. Si es tracta d'una població finita (de 100.000 unitats o menor) s'introdueix un factor de correcció en la fórmula que incorpora el valor de la mida de la població (N). En el cas de l’arxivística N seria el nombre total d’expedients.

p = és la proporció d’individus que posseeixen a la població la característica d’estudi.

q = és la proporció d’individus que no posseeixen aquesta característica, és a dir, és 1-p.

K = és una constant que depèn del nivell de confiança que assignem. El nivell de confiança indica la probabilitat que els resultats de la nostra investigació siguin certs: un 95,5 % de confiança és el mateix que dir que tenim un marge d’error del 4,5 %.

Els nivells k més utilitzats i els seus nivells de confiança són:

K 1,65 1,96 2 2,58

Nivell de confiança

90% 95% 95,5% 99%

En el cas de l’arxivística, utilitzarem el cas de màxima indeterminació de p = 0,5 i q = 0,5. E = és l’error absolut. És l’error mostral desitjat, que s’estableix a priori. L’error mostral és la diferència que hi pot haver entre el resultat que obtenim preguntant a


una mostra de la població i el que obtindríem si preguntéssim al total d’aquesta. L’error absolut pot ser per exemple: 0,05. També podem determinar la mida de la mostra utilitzant taules que determinen una mostra segons l’amplitud de la població i determinats marges d’error.

En el cas de l’arxivística, per aplicar la tècnica del mostreig aleatori simple cal conèixer el nombre total d’expedients tramitats anualment (i no el nombre de metres lineals) per tal de poder calcular la mida de la mostra.

Com més gran sigui el nombre d’elements (expedients o documents) que cal considerar, el resultat serà més segur. En els casos en què N (que en arxivística seria el nombre d’expedients) sigui inferior a 100 no escau aplicar aquesta tècnica de mostreig.

En els casos en què calgui aplicar una tècnica de mostreig és molt recomanable consultar amb el personal tècnic en estadística.

Exemple:14 la resolució de la TAD 229, Expedients d’organització d’activitats d’estiu. Conservació de la sèrie cinc anys des del moment en què es fa l’activitat. Un cop exhaurit aquest termini, aplicar un mostreig aleatori simple amb un nivell de confiança del 95 %, una variància igual a 0,5 i el marge d’error del 5 %.

Suposem que cada any tenim un univers de 1.000 expedients i hem de calcular la mida de la mostra per a cada any per tal que compleixi les condicions que consten a la resolució de la TAD. Per calcular la mida de la mostra estadística la fórmula que pertoca és la següent:

n = K². N. p. q ___ E² (N-1)+ K². p.q

N = 1000 K² = 1,96² = 3,8416 p = 0,5 q = 0,5 E = 0,05 E² = 0,0025

n = K². N. p. q___ = 3,8416*1000*0,5*0,5 = 960,4 = E² (N-1)+K².p.q (0,0025)(1000-1)+3,8416*0,5*0,5 2,4975+0,9604

= 960,4 = 277,74 3,4579

Per tant, el resultat obtingut és una mostra de 277,74 expedients que equival a conservar una mostra de 278 expedients. Aquest resultat és en el cas d’un any en què s’hagin tramitat 1.000 expedients; per als altres anys s’haurà de calcular la mida de la mostra.

14 Aquest exemple vol ser il·lustratiu, de manera que el termini de conservació que es reflecteix aquí pot variar en el futur.


Una vegada sabem el nombre d’expedients que s’han de conservar triarem aleatòriament el nombre d’expedients que es conservaran de manera que cada un dels expedients ha de tenir la mateixa probabilitat de ser inclòs a la mostra. Així, el nombre d’elements que constitueixen la mostra és M, la probabilitat de cada element individual a la mostra ha de ser 1/M. Hem de distingir entre les mostres amb reemplaçament o sense reemplaçament. Els nombres aleatoris són resultat d’obtenir aquests nombres a l’atzar i s’ha de tenir en compte que hi ha diferents mostres possibles. En el cas de mostrejos per aplicar taules d’avaluació seleccionarem els números d’expedients de manera que apareguin una sola vegada, per tant, es tracta d’una mostra sense reemplaçament. Així el nombre de possibles mostres ve donat per les combinacions de M elements agafats de n en n. Per tal de saber quins números d’expedients hem de conservar necessitem que els expedients estiguin numerats. Si es tracta d’una sèrie documental d’ordenació numèrica ja compleix aquest requisit i sinó, hauríem de numerar els expedients que formen la sèrie documental. A partir d’aquí podem obtenir els nombres aleatoris mitjançant un full de càlcul com per exemple l’excel. Per fer la selecció, en aquest cas dels 278 expedients que constitueixen la mostra podem utilitzar la funció de nombres aleatoris. S’ha de tenir en compte que es tracta d’una mostra sense reemplaçament per la qual cosa quan obtinguem la llista de nombres aleatoris se n’hauran de treure els duplicats. A partir d’aquí podem ordenar els nombres aleatoris per facilitar la tasca de localització dels expedients. Una de les possibles mostres de nombres aleatoris que hem obtingut per al nostre cas, és a dir, d’una població de 1.000 expedients i una mida de la mostra de 278 expedients és la següent:

5 6 16 17 20 22 37 41 44 46

47 48 49 50 54 55 56 57 58 59

63 66 77 78 79 81 91 100 103 112

115 118 121 123 125 131 140 144 145 153

154 156 160 163 170 174 175 179 181 183

186 189 190 193 197 198 199 205 206 208

209 211 212 217 218 223 227 230 237 245

252 253 255 258 262 263 265 266 268 272

276 282 285 287 289 292 293 295 298 304

305 312 317 325 327 346 347 355 358 362

384 386 387 389 390 395 398 399 400 401

403 404 407 415 422 431 432 435 443 444

445 448 449 459 463 464 466 474 478 481

482 483 486 490 494 497 498 501 504 507

509 511 514 515 520 524 527 528 530 540

544 549 551 552 562 563 570 573 574 575

579 582 583 591 596 597 599 605 607 612

618 619 620 625 626 627 628 630 631 634

636 638 640 648 653 654 657 660 675 679

681 687 692 697 702 703 709 711 713 716

718 721 722 727 730 733 736 743 744 747

750 751 757 759 761 762 769 772 776 778

791 795 797 800 802 803 804 805 806 809

812 815 817 821 823 824 826 827 830 832

839 847 848 856 862 866 871 882 884 889

903 905 911 912 916 924 931 932 933 934

942 943 948 949 952 961 963 964 971 974

978 979 980 982 988 990 991 997


Aquests serien els números d’expedients que s’haurien de conservar d’acord amb la resolució de la TAD 229, Expedients d’organització d’activitats d’estiu. Selecc ió

Tipus de selecció

Buidatge selectiu: l’objectiu d’aquesta tècnica és reduir l’espai ocupat per un fons considerat d’interès històric, a partir de l’eliminació d’exemplars repetits, documents de treball que s’hagin utilitzat en l’elaboració d’informes... És una operació que requereix un coneixement aprofundit de la sèrie i cal assegurar-se que l’espai recuperat justifica la inversió en temps i esforços que comporta. (En aquest cas es conserven tots els expedients d’una sèrie, però s’eliminen uns tipus de documents en cadascun dels expedients). Selecció: es basa en la conservació d’expedients o peces documentals més significatives d’una sèrie documental. En tots els casos s’han de justificar els criteris que han fonamentat la decisió de conservar-los (singularitat, documents de personatges il·lustres, esdeveniments puntuals o extraordinaris).

9. Àrea de control 9.1. Autoria Indicarem el nom i cognoms de la persona tècnica en arxius que ha elaborat la proposta. En arxius amb equips tècnics compostos per diversos arxivers és possible que les PAAD les puguin elaborar diferents persones i en aquest espai s’enregistrarà aquesta informació. 9.2. Autorització Per presentar una proposta d’avaluació i accés cal l’autorització de la persona que sigui la màxima responsable de la unitat administrativa i de la persona responsable de l’arxiu. En aquest darrer cas pot coincidir que la persona que elabora la proposta i qui l’autoritza siguin la mateixa. 9.3. Data i signatura

Signatura de les persones que consten en el punt anterior.


5. NORMATIVA Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents. http://portaldogc.gencat.cat/utilsEADOP/PDF/3437/205042.pdf Llei 26/2010, de 3 d’agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya. http://www.gencat.cat/eadop/imatges/5686/10209202.pdf Llei estatal 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú. http://www20.gencat.cat/docs/governacio/Jurat%20dExpropiacio%20de%20Catalunya/Documents/Arxius/Llei30_1992.pdf Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents. (DOGC 5056 de 25 de gener de 2008) http://www20.gencat.cat/docs/CulturaDepartament/Cultura/Temes/Arxius/Comissio%20Naci

onal%20d%20Acces/PDF/static%20file/Decret_13_01_2008.pdf

CNAATD. Compendi sobre l’accés a la informació i a la protecció de dades. http://www20.gencat.cat/docs/CulturaDepartament/DGPC/Arxius_i_Gestio_Documental/01_Sistema_Arxius_Catalunya/Organs_administracio/CNAATD/Banners/Compendi_dip_leg.pdf

Norma de Descripció Arxivística de Catalunya (NODAC). Barcelona: Generalitat de Catalunya. Direcció General del Patrimoni Cultural; Associació d’Arxivers de Catalunya, 2007. http://www20.gencat.cat/docs/CulturaDepartament/Cultura/Temes/Arxius/Banners/arxius/NODACpublicada.pdf Acord 1/2011 de la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental pel qual s’aprova un model de formulari de compromisos de confidencialitat per a la consulta amb finalitat d’investigació de documentació pública d’accés restringit. http://www20.gencat.cat/docs/CulturaDepartament/DGPC/Arxius_i_Gestio_Documental/01_Sistema_Arxius_Catalunya/Organs_administracio/CNAATD/01_CNAATD/Acord%201_2011_CNAATD.pdf


ANNEX 1

Recull de casos de restricció total a l’accés que s’ha de justificar en virtut d’algun dels supòsits previstos expressament a la legislació

Dades personals (article 37.3 de la Llei 30/1992) Dades de la intimitat (article 37.2 de la Llei 30/1992) Informació sobre actuacions del Govern de l’Estat o de les comunitats autònomes en

l’exercici de les seves competències constitucionals no subjectes al dret administratiu (article 37.5 a) de la Llei 30/1992)

Informació sobre la defensa nacional o la seguretat de l’Estat / Defensa nacional (article 37.5 b) de la Llei 30/1992)

Tràmits per a les investigacions dels delictes quan es pugui posar en perill la protecció dels drets i les llibertats de terceres persones o les necessitats de les investigacions que s’estiguin fent. / Actuacions d’investigació cossos i forces policials. (article 37.5 c) de la Llei 30/1992)

Matèries protegides pel secret comercial o industrial (article 37.5 d) de la Llei 30/1992) Actuacions administratives derivades de la política monetària (article 37.5 e) de la Llei

30/1992) Informació tributària (article 99.5 de la Llei 58/2003, de 17 de desembre, general

tributària) Informació mèdica (art. 7.1 de la Llei estatal 41/2001, de 14 de novembre, bàsica

reguladora de l’autonomia del pacient i de drets i obligacions en matèria d’informació i documentació clínica; art. 5.1 de la Llei 21/2000, de 29 de desembre, sobre els drets d’informació concernent la salut i l’autonomia del pacient, i la documentació clínica).

Dret a l’honor (art. 57.1.c) de la Llei 16/1985, de 25 de juny, del patrimoni històric espanyol)

Dret a la pròpia imatge (art. 57.1.c) de la Llei 16/1985, de 25 de juny, del patrimoni històric espanyol)

Quan prevalguin raons d’interès públic, per interessos de terceres persones més dignes de protecció o quan així ho disposi una llei (art. 37.4 de la Llei 30/1992)

Medi ambient (art. 9.2 de la Llei 3/1998, de 27 de febrer, de la intervenció integral de l’Administració ambiental; art. 11 de la Llei 27/2006, de 18 de juliol, per la qual es regulen els drets d’accés a la informació, de participació pública i d’accés a la justícia en matèria de medi ambient)


ANNEX 2

Formulari de la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental per a fer propostes d’avaluació i accés documental

Portaferrissa, 1 (Palau Moja) 08002 Barcelona Telèfon 933 162 740 Fax 933 162 741

1

Proposta d’avaluació i accés documental

A) DADES DE L’ORGANISME I ÒRGAN

1- Àrea sobre l’organisme i òrgans

1.2 Domicili

1.3 Codi postal 1.4 Població

1.5 Telèfon de contacte

1.6 Adreça electrònica

1.7 Adreça web institucional o seu electrònica

B) ÀREA DESCRIPTIVA

2- Àrea d’identificació

2.1 Codi de referència

2.2 Nivell de descripció

2.3 Títol

2.4 Data

2.5 Volum

2.6 Suport

3- Àrea de context

3.1 Nom oficial de l’organisme productor

1.1 Nom de l'organisme


2

3.2 Òrgan / unitat productora

3.3 Història de l’organisme productor

3.4 Història arxivística


3

4- Àrea de contingut i estructura

4.1 Funció administrativa

4.2 Marc legal i normatiu

4.3 Sistema d’organització 4.3.1 Documents que formen l’expedient

4.2.1 Referències legislatives i normatives

4.2.2 Normativa interna (instruccions, reglaments interns, etc.)


4

4.3.2 Tramitació administrativa (obligatori per a sèries obertes)

4.3.3 Ordenació

5- Àrea d'informació sobre avaluació i tria

5.1 Valors primaris

Valor administratiu

Termini

Justificació

Valor legal i fiscal

Termini

Justificació

C) ÀREA D'AVALUACIÓ I ACCÉS


5

5.2 Valors secundaris

Informatiu i històric

Termini

Justificació

6.1 Marc normatiu del règim d’accés

6- Àrea de condicions d’accés, ús

5.3 Observacions


6

Lliure

Lliure amb exclusions

Sèries amb documents que ocasionalment poden contenir dades personals que puguin afectar la intimitat, la seguretat, l'honor o la imatge (cas a) o que poden contenir dades personals de naturalesa sancionadora (cas b)

Exclusions: Les dades personals que puguin afectar la intimitat, la seguretat, l'honor o la imatge (cas a) o dades personals de caràcter sancionador o disciplinari (cas b)

Vigència de l'exclusió: 25 anys des de la mort de la persona interessada i, si es desconeix la data de la mort, 50 anys des de la producció del document Fonamentació jurídica: Articles 27.2 de la Llei 26/2010; 37.2 (cas a) i 37.3 (cas b) de la Llei 30/1992; 35.2 i 36.1 de la Llei 10/2001

Justificació de les exclusions d'accés

Sèries amb documents que ocasionalment poden contenir dades personals que no afectin les tipologies anteriors (cas a i b)

Exclusions: Les dades personals. Només accessibles per a les persones titulars de les dades, i els tercers que acreditin un interès legítim i directe

Vigència de la restricció: 30 anys des de la producció del document Fonamentació jurídica: Articles 37.3 de la Llei 30/1992; 36.1 de la Llei 10/2001

Justificació de les exclusions d'accés

6.2 Condicions d'accés


7

Restringit

Sèries amb documents que majoritàriament contenen dades personals de les tipologies de la intimitat o dades personals de caràcter sancionador o disciplinari

Motivació: Només accessibles per a les persones titulars de les dades Vigència de la restricció: 25 anys de la mort de la persona interessada i, si es desconeix la data de la mort, 50 anys des de la producció del document Fonamentació jurídica: Articles: 27.2 de la Llei 26/2010; 37.2 (cas a) i 37.3 (cas b) de la Llei 30/1992; 35.2 i 36.1 de la Llei 10/2001

Justificació d'accés restringit

Sèries amb documents que majoritàriament contenen dades personals que no afectin les tipologies de dades referents a la intimitat o dades personals de naturalesa sancionadora.

Motivació: Només accessibles per a les persones titulars de les dades, i els tercers que acreditin un interès legítim i directe Vigència de l'exclusió: 30 anys des de la producció del document Fonamentació jurídica: Articles 37.3 de la Llei 30/1992; 36.1 de la Llei 10/2001

Justificació d'accés restringit


8

7.3 Sèries recapitulatives

7. Àrea de la relació amb altra documentació

7.1 Sèries antecedents

7.2 Sèries relacionades


9 Àrea de control

9.1 Autoria

9.2 Autorització

9.3 Data i signatura

Signatura de la persona responsable de l'arxiu Signatura de la persona responsable administrativa de l'organisme

9

Estat del formulari:

Formulari no validat

Disposició

Conservació permanent

Eliminació total

Eliminació parcial de documents que formen part de l'expedient

Justificar terminis de conservació, tipus de mostreig, documents a conservar

Eliminació parcial per mostreig

8 Àrea de disposició

D) ÀREA DE DISPOSICIÓ I CONTROL

Metodologia per a l’elaboració de propostes d’avaluació i ... · Metodologia per a...

Documents

Transcript of Metodologia per a l’elaboració de propostes d’avaluació i ... · Metodologia per a...