Mtodos para estimar tiempos y costos en el desarrollo de proyectos E-learning

Determinar el tiempo que toma desarrollar un programa de formacin a distancia depende de una serie de variables, que incluyen desde el tipo de multimedia integrado (streaming video, audio, imgenes, cuadros), la experiencia del cliente con E-learning, la complejidad de los contenidos, el nmero de interacciones, la calidad deseada, las estrategias instruccionales, el equipo de desarrollo, etc.

Karl Kapp en su trabajo: How long does it take? Estimation methods for developing E-learning, considera los siguientes mtodos como los ms empleados en la industria:Estimacin por analogaUso de frmulasDescomposicin en tareasEstndares de la IndustriaSi bien ninguno de estos mtodos es absolutamente a prueba de fallos, cada uno tiene fortalezas para realizar una estimacin acertada.

Estimacin por Analoga (Analogous estimating)La manera ms sencilla de calcular cunto tiempo puede llevar el desarrollo un proyecto E-learning es comparar con un proyecto anterior de caractersticas semejantes. Si el proyecto tena diez objetivos y tom 200 horas y el nuevo tiene cinco objetivos entonces llevar 100 horas. Este mtodo se utiliza cuando se conoce poco del nuevo proyecto o cuando encontramos similitudes con un proyecto anterior. Es bueno para tener una idea aproximada pero no para una estimacin precisa. El problema de utilizarlo radica en la dificultad de encontrar proyectos con caractersticas semejantes y an cuando existan dichas similitudes, tal vez los clientes sean diferentes. La comunicacin con el cliente con el objetivo de comprender el contenido es una variable muy importante ya que las dificultades en la comunicacin pueden resultar en malos entendidos y prdida de valioso tiempo. Por esto es que el mejor escenario para emplear este mtodo es cuando no slo hay coincidencias entre proyectos sino cuando adems el cliente es el mismo.

Uso de frmulas (Parametric modeling)Un mtodo ms preciso es utilizar frmulas preestablecidas incluyendo ciertas variables que existen en todo proyecto y que influyen en el desarrollo del mismo. Si se sabe cuantas pginas incluir el proyecto y cuntos minutos llevar a los desarrolladores la realizacin de cada pgina, puede fcilmente calcularse la cantidad de horas total que se necesitarn. Esta frmula es muy simple: cantidad de pginas multiplicado por el tiempo que requiere cada una de ellas.

Ahora bien, el primer paso es estimar cunto tiempo puede llevar una determinada tarea. Luego se asigna a cada una de estas variables un determinado valor y esos nmeros son multiplicados para estimar la cantidad de horas que puede tomar completar la tarea. En el libro: Project Management for Trainers, Lou Russel proporciona valores para las frmulas para realizar un estimado. Este autor primero identifica tres variables que deben ser consideradas a la hora de estimar un proyecto:ExperienciaTrabajo relacionado al proyectoFactores ambientalesRussell identific para cada variable una serie de subcategoras que a su vez tambin reciben un valor. La variable Experiencia, incluye segn este autor: Experiencia en el diseo Instruccional y conocimiento del Contenido.

EXPERIENCIA EN EL DISEO INSTRUCCIONAL:A cada diseador se le asigna un valor en funcin de su experiencia. Si es un experto recibir un determinado valor y si no lo es recibir un valor mayor ya que mientras ms experimentado sea menos tiempo requerir para realizar la tarea. El valor asignado se multiplicar por la cantidad de horas inicial.

CONOCIMIENTO DEL CONTENIDO: Mientras ms se sepa sobre el contenido ms fcil ser el desarrollo instruccional. Por lo tanto mientras mayor sea el conocimiento de la materia, menor ser el valor que se le asignar en esta categora. La segunda gran variable que emplea Russell es el Trabajo relacionado con el proyecto. Esta variable se refiere a la cantidad de tiempo agregada a la actividad incluyendo el nmero de personas trabajando y el tiempo que les lleva para comunicarse adecuadamente entre ellos para realizar la tarea. Mientras ms gente trabaja en una tarea, ms tiempo se tarda para realizarla.

FACTOR AMBIENTAL:Esta variable incluye a las actividades no consideradas dentro del proyecto como ser: enviar y recibir correos electrnicos, mensajes instantneos, responder llamadas telefnicas, asistir a reuniones, descansos y otras tareas que no agregan valor al trabajo. Incluye adems enfermedades y otros eventos no programados. Tambin el tipo de ambiente de trabajo influye en la cantidad de horas necesarias. Un ambiente ms catico significar que el equipo de trabajo deba realizar mltiples tareas lo cual repercutir en un incremento del tiempo necesario para un proyecto. Karl Kapp, en su mencionada obra, incorpora una variable ms al trabajo de Russell. Kapp sostiene que la interactividad es otra variable esencial que debe ser considerada en este mtodo. El nivel de interactividad que requiere el curso de E-learning complejiza el proyecto y determina que sean necesarias ms horas para su desarrollo. El uso de frmulas puede resultar efectivo para determinar el tiempo que ser necesario para el desarrollo de un E-learning pero tambin proporciona un falso sentido de exactitud y precisin ya que requiere un alto grado de intuicin. Por ejemplo, el valor que se asigna a la experiencia de un diseador es un nmero subjetivo y no una ciencia exacta. Otra desventaja que presenta este mtodo tiene que ver con que es prcticamente imposible predecir el efecto que tendr cada variable sobre el trabajo total. Por ltimo, es fcil dejarse llevar por el uso de variables e incorporar nuevas como ser el grado de experiencia del cliente con E-learning o el nmero de las animaciones requeridas. Para que este mtodo sea fructfero se deben escoger variables que sean significativas y que puedan aportar precisiones sobre el trabajo que sea deber realizar.

Descomposicin en tareas (Breakdown structure)En este mtodo los entregables son divididos en tareas ms pequeas a las cuales se les puede asignar fcilmente una cantidad de horas. El proceso de dividir el proyecto en tareas es conocido como descomposicin. Mientras ms pequeos sean estos componentes, ms fcil ser asignar una cantidad de horas. Este mtodo es bastante preciso pero lleva tiempo implementarlo. Lo que puede hacerse es calcular una leccin o unidad de E-learning y despus multiplicar por la cantidad de lecciones.

Aunque el mtodo puede ser efectivo, no es perfecto ya que es posible olvidar ciertas tareas o subestimar alguna en particular. Una vez que una tarea es incorrectamente estimada puede influir en el resultado de todo el clculo. Tambin se debe considerar que algunas tareas se realizarn simultneamente. Por lo tanto, es importante que en el calendario completo cada uno de estos procesos se vean reflejados para que la fecha de entrega sea la correcta.

Estndares de la Industria (Industry standards)Este mtodo consiste en indagar con algn tipo de benchmark dentro de la industria, cuntas horas de trabajo se estn dedicando a determinados proyectos de E-learning. Por ejemplo si supiramos que la mayora de las organizaciones destinan 100 horas de desarrollo por una hora de E-learning, se podra calcular aproximadamente cunto llevara realizarlo en nuestra organizacin. Desafortunadamente, no existen en la industria un conjunto de estandares para determinar la cantidad de horas para desarrollar una de E-learning.

En conclusin, estos mtodos presentan fortalezas y debilidades y si bien sus usos pueden ser claramente diferenciados, en algunas situaciones pueden ser complementarios. La manera de estimar cuntas horas de trabajo tomar el desarrollo de un E-learning depender de mltiples variables y situaciones y por esto mismo es lgico pensar que un solo mtodo no sea suficiente para realizar esta tarea.