MF1004_3: Gestión de proveedores

Elaborado por: Carlos Hernández White

Edición: 5.0

EDITORIAL ELEARNING S.L.

ISBN: 978-84-16199-66-2 • Depósito legal: MA 1309-2014

No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra bajo cualquiera de sus formas gráficaso audiovisuales sin la autorización previa y por escrito de los titulares del depósito legal.

Impreso en España - Printed in Spain

Presentación

Identificación del módulo formativo:

Bienvenido/a al Módulo Formativo MF1004_3: Gestión de proveedores. Este Módulo Formativo forma parte del Certificado de Profesionalidad COML0210: Gestión y control del aprovisionamiento, de la familia profesional Comercio y Marketing.

Presentación de los contenidos

La finalidad de este Módulo Formativo es enseñar al alumno a realizar el segui-miento y control del programa de aprovisionamiento. Para ello, se analizarán en primer lugar el proceso de compras en la logística interna, la selección de proveedores y las técnicas de negociación con proveedores. A continuación, se estudiarán las técnicas y sistemas de comunicación aplicados a la gestión de proveedores y el seguimiento y evaluación de proveedores.

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MF1004_3: Gestión de proveedores

Objetivos del Módulo Formativo:

Al finalizar este Módulo Formativo aprenderás a:

– Analizar los elementos de un acuerdo/contrato de suministro con proveedores.

– Analizar las condiciones técnicas y parámetros en procesos de selección de proveedores.

– Aplicar técnicas de comunicación en procesos de preparación y desarro-llo de las relaciones con proveedores nacionales y/o internacionales.

– Aplicar técnicas de negociación en el establecimiento de las condiciones del aprovisionamiento con proveedores nacionales y/o internacionales.

– Utilizar los mecanismos de seguimiento y control de programas de apro-visionamiento.

– Elaborar la documentación relativa al control, registro e intercambio de información con proveedores, siguiendo los procedimientos de calidad y utilizando aplicaciones informáticas.

Índice

UD1. Proceso de compras en la logística interna

1.1. Importancia de la función de

compras en la logística interna de la empresa .............................13

1.2. Plan de compras y programa de necesidades ............................21

1.2.1. Interacción entre

los departamentos de la empresa .......................................23

1.2.2. Planificación de la

producción y planificación de compras ...............................26

1.3. Secuencia del ciclo de compras para la empresa .......................30

1.3.1. Detección de necesidades y

requerimientos de bienes/servicios .....................................31

1.3.2. Selección de proveedores..................................................33

1.3.3. Seguimiento y recepción de los pedidos .............................36

1.3.4. Almacenamiento y registro de las compras .........................37

1.4. Descripción y especificación de

la compra para la empresa ........................................................39

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MF1004_3: Gestión de proveedores

1.4.1. Factores de compra ...........................................................40

1.4.2. El riesgo asociado a la compra ...........................................42

1.5. Petición de ofertas y

pliego de condiciones de aprovisionamiento ...............................43

1.5.1. Procesos de licitación y

concurso de proveedores ..................................................45

1.6. El acuerdo y contrato de compraventa/suministro .......................47

1.6.1. Concepto ..........................................................................48

1.6.2. Normativa reguladora .........................................................49

1.6.3. Elementos del contrato.......................................................50

1.6.4. Clases de contrato.............................................................53

1.6.5. Obligaciones de las partes .................................................56

1.6.6. Forma de los contratos ......................................................58

1.6.7. Cláusulas del contrato ........................................................60

1.6.8. Incumplimientos:

resolución de conflictos con proveedores ...........................61

1.6.9. Subcontratación ................................................................63

1.7. Documentación de la compra ....................................................64

1.7.1. Orden de compra ..............................................................65

1.7.2. Orden de pedido ...............................................................66

1.7.3. Orden de pago ..................................................................67

1.7.4. Factura y albarán ...............................................................68

1.8. Las compras en mercados internacionales:

globalización de la cadena de suministro ....................................75

UD2. Selección de proveedores

2.1. Identificación de fuentes de suministro y

búsqueda de proveedores .........................................................91

2.2. Competencia perfecta e imperfecta ...........................................99

2.3. Criterios de selección de proveedores .....................................111

2.3.1. Precios y condiciones de pago.........................................115

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Índice

2.3.2. Plazos de entrega ............................................................117

2.3.3. Calidad de los productos .................................................118

2.3.4. Fiabilidad .........................................................................120

2.3.5. Posibilidades futuras de evolución ....................................121

2.4. Homologación de proveedores ................................................123

2.5. Categorización de proveedores ...............................................131

2.6. Registro de proveedores: el fichero de proveedores .................135

2.7. Sistemas de aseguramiento de calidad de proveedores ...........137

2.7.1. Exigencias de los sistemas de certificación .......................140

UD3. Técnicas de negociación con proveedores

3.1. Conceptos clave en

la negociación con proveedores ..............................................151

3.2. Resolución de conflictos y

litigios con proveedores:

posibilidades de actuación ......................................................156

3.3. Cualidades del negociador:

comunicación, persuasión y habilidades ...................................158

3.4. Estilos/Formas de negociación ................................................164

3.5. Tipos de negociación ..............................................................168

3.5.1. Competitiva .....................................................................171

3.5.2. Colaborativa o cooperativa ...............................................173

3.6. Preparación de la negociación:

estrategias y tácticas ...............................................................175

3.7. Etapas del proceso de negociación .........................................179

3.7.1. Inicio ...............................................................................182

3.7.2. Conocimiento ..................................................................185

3.7.3. Argumentación y objeciones.............................................186

3.7.4. Cierre ..............................................................................187

3.8. Actitud y comportamiento en la negociación .............................189

3.9. Puntos críticos de la negociación .............................................194

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MF1004_3: Gestión de proveedores

3.10. Posiciones de las partes en la negociación:

poder de negociación ..............................................................226

3.11. Estrategia ante situaciones especiales:

monopolio, proveedores exclusivos y otras ..............................228

3.12. Arbitraje y mediación en

conflictos con proveedores ......................................................231

UD4. Técnicas y sistemas de comunicación aplicadas a la gestión de proveedores

4.1. Los procesos de comunicación en

la gestión de proveedores .......................................................243

4.2. Las relaciones con proveedores:

motivos de satisfacción y discrepancias ...................................248

4.3. Sinergias con proveedores ......................................................250

4.4. Técnicas de comunicación en

contextos nacionales e internacionales .....................................255

4.4.1. Elementos de la comunicación .........................................257

4.4.2. Niveles de comunicación .................................................262

4.4.3. Asertividad y persuasión ...................................................266

4.4.4. Interacción social .............................................................270

4.5. Sistemas de comunicación e

información con proveedores:

transmisión electrónica de datos ..............................................296

4.5.1. Las redes ........................................................................302

4.5.2. Servicios en las TICs ........................................................306

UD5. Seguimiento y evaluación de proveedores

5.1. Gestión y seguimiento de proveedores y pedidos .....................339

5.1.1. Objetivos de la

gestión de pedidos y la distribución ..................................342

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Índice

5.1.2. Recepción, identificación y

verificación de pedidos.....................................................352

5.1.3. Errores en las

especificaciones de los pedidos .......................................365

5.1.4. Optimización de las entregas y

recepción de mercancías .................................................372

5.2. Redes de intercambio de información ......................................381

5.2.1. Sistemas de seguimiento de proveedores .........................385

5.3. Diagramas de flujo de documentación e

información y descripción de actividades ..................................390

5.3.1. Órdenes de pedido/entrega .............................................392

5.3.2. Programación de entregas ...............................................394

5.4. Gestión automática de pedidos GAP .......................................395

5.5. Seguimiento del pedido ...........................................................430

5.5.1. Aplicaciones informáticas de

seguimiento de pedidos ...................................................431

5.6. Registro documental y de operaciones .............................433

5.7. Indicadores de calidad y

de evaluación de proveedores .................................................438

5.7.1. Cálculo de desviaciones en

costes, plazos de entrega y errores ..................................441

5.7.2. Indicadores de cumplimiento ............................................443

5.7.3. Indicadores de evaluación ................................................444

5.7.4. Indicadores de eficiencia ..................................................445

5.7.5. Indicadores de eficacia. ....................................................446

5.7.6. Indicadores de gestión .....................................................447

5.8. Elaboración de informes de evaluación de proveedores ............449

Glosario ............................................................................................461

Soluciones ........................................................................................465

Área: comercio y marketing

UD1Proceso de compras en la logística interna

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MF1004_3: Gestión de proveedores

1.1. Importancia de la función de compras en la logística interna de la empresa

1.2. Plan de compras y programa de necesidades1.2.1. Interacción entre los departamentos de la empresa1.2.2. Planificación de la producción y planificación de compras

1.3. Secuencia del ciclo de compras para la empresa1.3.1. Detección de necesidades y requerimientos de bienes/servicios1.3.2. Selección de proveedores1.3.3. Seguimiento y recepción de los pedidos1.3.4. Almacenamiento y registro de las compras

1.4. Descripción y especificación de la compra para la empresa1.4.1. Factores de compra1.4.2. El riesgo asociado a la compra

1.5. Petición de ofertas y pliego de condiciones de aprovisionamiento1.5.1. Procesos de licitación y concurso de proveedores

1.6. El acuerdo y contrato de compraventa/suministro1.6.1. Concepto1.6.2. Normativa reguladora1.6.3. Elementos del contrato1.6.4. Clases de contrato1.6.5. Obligaciones de las partes1.6.6. Forma de los contratos1.6.7. Cláusulas del contrato1.6.8. Incumplimientos: resolución de conflictos con proveedores1.6.9. Subcontratación

1.7. Documentación de la compra1.7.1. Orden de compra1.7.2. Orden de pedido1.7.3. Orden de pago1.7.4. Factura y albarán

1.8. Las compras en mercados internacionales: globalización de la cadena de suministro

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1.1. Importancia de la función de compras en la logística interna de la empresa

La posibilidad de producir de forma masiva se presenta por primera vez en el Siglo XIX y genera una serie de necesidades de organización en la empresa que hasta ese momento no eran precisas. En el mismo sitio físico se concen-tran todos los recursos productivos que intervienen en las cadenas de mon-tajes de empresas industriales, y eso requiere una organización adecuada de los recursos.

La organización de esos recursos precisa de una planificación y control de tiempos de las cadenas de montaje que persiguen una eficiencia y eficacia en costes de los recursos productivos. Estos recursos se consideran en sentido amplio: materias primas, recursos humanos, máquinas y servicios auxiliares.

Por tanto se puede decir que la aparición de la tecnología, junto con la crecien-te demanda de productos industriales, hace que se desarrollen dentro de las organizaciones una serie de procesos y funciones que anteriormente no exis-tían de forma tan generalizada. De esta forma, la función de compras y la ges-tión del aprovisionamiento en general,surgen como necesidad organizacional.

Las cadenas de montaje de vehículos son una clara muestra de ello, siendo además un ejemplo palpable de lo que es una organización logística optimiza-da y una función de compras, aspectos fundamentales dentro de ese tipo de organizaciones empresariales.

Los recursos que intervienen en un proceso de producción se pueden clasi-ficar en:

– Materias primas – Máquinas y equipos

– Recursos humanos – Servicios auxiliares

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MF1004_3: Gestión de proveedores

Cada uno de esos tipos de recursos tiene unas características diferentes, y tienen en común que todos ellos son comprados de una forma regular, a unos proveedores conocidos, con una calidad concreta y a un precio estipulado. Y ello es fundamental para todo el entramado productivo de la empresa.

– Las materias primas son el producto básico para la fabricación del pro-ducto final. Su calidad, precio y forma de entrega constituyen la columna vertebral de la cadena de suministro. Un retraso, una mala calidad o una incidencia en su aprovisionamiento puede afectar gravemente a toda la cadena y por tanto al cliente final, por medio de un producto deficiente, un retraso en su entrega o cualquier otro aspecto que influya directamente en la decisión de compra de los clientes.

– La contratación de los recursos humanos tiene una consideración es-pecial y no se suele considerar dentro de los análisis de compras de la empresa. Su función y sus procesos de selección son claramente estra-tégicos en cualquier compañía aunque no su estudio no es el objeto de esta publicación.

– Las máquinas y equipos que se utilizan para manipular, modificar o alterar las materias primas son adquiridas en base a unos requerimientos inter-nos. Su adquisición es la base del proceso productivo o de montaje de la empresa. Por tanto incide directamente no sólo en la cadena de suminis-tro sino en la propia estructura económica de la empresa.

– Los productos y servicios auxiliares suelen agrupar todos aquellos servi-cios que no son esenciales en el proceso productivo pero sí son necesa-rios para su correcto funcionamiento.

Por tanto la función de compras tiene efectos directos en toda la organización empresarial. Además, su responsabilidad está repartida entre todas las áreas, en función del tipo de producto o servicio que se adquiera y en función de la organización de responsabilidades de cada empresa.

La reindustrialización que se produce tras la II Guerra Mundial desemboca en la creación de nuevos grupos industriales y una modernización de procesos productivos en los cuales los centros de producción no están ya en el mismo lugar físico. El proceso productivo ya no requiere estar totalmente integrado en una única planta ni gestionado por una única empresa.

El posterior desarrollo de la sociedad de consumo ha hecho que se cree la necesidad de las actuales redes de distribución para llevar los productos des-de la fábrica hasta el cliente, tal y como hoy lo entendemos. Esto lleva consigo

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UD1

una coordinación y visión general de la cadena de suministro y de producción que con los anteriores modelos no era necesaria.

Houlihan introduce en 1.984 por primera vez el término de “gestión de la ca-dena de suministro” para referirse a la gestión de materiales que incluye la or-ganización de cadenas de producción aguas arriba y la cadena de distribución aguas abajo.

Este concepto revoluciona la gestión logística y de producción de la empre-sa y supuso una nueva fuente de ventaja competitiva, materializada en una función de compras totalmente integrada en la estructura de la empresa. Se habla ya de competencia entre cadenas de suministro y redes de empresas, más que de competencia de empresas.

Cadena de suministro

Podemos clasificar las actividades del proceso productivo de la empresa en actividades principales y actividades de apoyo al proceso principal.

Servicio postventa

Marketing y ventas

OperacionesLogística de

salidaLogística de

entrada

Actividades principales

Infraestruc-tura de la empresa

Gestión de RRHH

Desarrollo tecnológico

ProductoCompras

Actividades de apoyo

De esta forma surgen agentes y empresas especializadas en un determinado aspecto del flujo de la cadena de producción que responden a una necesidad como es la optimización de costes y tiempos en el suministro.

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MF1004_3: Gestión de proveedores

Importante

La función de compras en la logística de la empresa surge de la necesidad de resolver cómo coordinar a las personas, los recursos productivos y las máqui-nas dentro del proceso de fabricación de productos. Se comenzó a proponer la coordinación del flujo de aprovisionamiento, producción y distribución, en-tendiéndose como un todo que se empieza a denominar Cadena Logística.

La producción de bienes industriales o de consumo ya no requería la integra-ción vertical de los elementos de los cuales se componen dicho producto. De hecho surgen distintos agentes y empresas especializadas que aportan algún aspecto dentro de la cadena logística. Empieza a hablarse del término “empresa extendida”.

Las empresas industriales empiezan en los años setenta a valorar las posi-bilidades que tienen las compras en el exterior, tanto de productos como de servicios. Se empiezan a abrir plantas subsidiarias para, con un menor coste, optimizar las operaciones logísticas y de negocio.

Este proceso de internacionalización de empresas industriales genera una mejora en su capacidad competitiva mediante la integración de sus compras con unidades de negocio establecidas en cualquier parte de mundo. Es una auténtica globalización e internacionalización de la cadena de suministro. Las razones básicas de este cambio organizacional producido en muchas empre-sas se pueden resumir en:

– Costes de los factores más reducidos, tanto laborales como de materias primas, que empuja a una relocalización de parte de la actividad productiva.

– Entrada en mercados con alta capacidad de crecimiento, al incorporar al mercado laboral a gran cantidad de población.

– Al operarse en varios países el riesgo se diversifica.

Aunque este proceso de diversificación de la cadena suministro tiene también unos costes desde el punto de vista de la organización, ya que implica una mayor complejidad de los procesos a nivel de suministro. Para llegar a conse-

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UD1

guir estos beneficios las empresas de-ben antes afrontar, por tanto, cambios en su organización para:

– Suministrar a plantas productivas multilocalizadas y adaptándose a requisitos locales.

– Buscar fuentes de suministro competitivas en entornos locales y globales.

En este sentido el suministro global a lo largo de la cadena de producción hace que la función de compras tenga una posición central en estructuras organiza-tivas avanzadas y descentralizadas. La capacidad de respuesta en el subpro-ceso de compras debe ser la que la empresa precise en cada momento.

El juego competitivo en el que está inmerso la empresa comienza empieza en el proceso de compras industrial. Los mercados de proveedores son cada vez más competitivos y obligan a la empresa a unos requerimientos crecientes.

El porcentaje que los costes de compra suponen respecto al coste total del producto es cada vez más alto. Además la globalización de los mercados hace que la importancia de la gestión de compra para aumentar la eficiencia de la empresa y adaptarse a los mercados locales, hace que cada vez sea una función más estratégica dentro de la empresa. La mejora del coste de aprovisionamiento es cada vez más importante.

No obstante la gestión de compra es distinta en cada uno de los tipos de producto, en función de diversas variables, pero sobre todo en función de la competencia de cada mercado en el que se adquieren.

Importante

El cometido de la función de compras es defender los intereses de la empre-sa en los mercados de proveedores, desplegando la estrategia definida para garantizar los suministros en las mejores condiciones competitivas posibles.

Importante

La función de compras en la logística de la empresa surge de la necesidad de resolver cómo coordinar a las personas, los recursos productivos y las máqui-nas dentro del proceso de fabricación de productos. Se comenzó a proponer la coordinación del flujo de aprovisionamiento, producción y distribución, en-tendiéndose como un todo que se empieza a denominar Cadena Logística.

La producción de bienes industriales o de consumo ya no requería la integra-ción vertical de los elementos de los cuales se componen dicho producto. De hecho surgen distintos agentes y empresas especializadas que aportan algún aspecto dentro de la cadena logística. Empieza a hablarse del término “empresa extendida”.

Las empresas industriales empiezan en los años setenta a valorar las posi-bilidades que tienen las compras en el exterior, tanto de productos como de servicios. Se empiezan a abrir plantas subsidiarias para, con un menor coste, optimizar las operaciones logísticas y de negocio.

Este proceso de internacionalización de empresas industriales genera una mejora en su capacidad competitiva mediante la integración de sus compras con unidades de negocio establecidas en cualquier parte de mundo. Es una auténtica globalización e internacionalización de la cadena de suministro. Las razones básicas de este cambio organizacional producido en muchas empre-sas se pueden resumir en:

– Costes de los factores más reducidos, tanto laborales como de materias primas, que empuja a una relocalización de parte de la actividad productiva.

– Entrada en mercados con alta capacidad de crecimiento, al incorporar al mercado laboral a gran cantidad de población.

– Al operarse en varios países el riesgo se diversifica.

Aunque este proceso de diversificación de la cadena suministro tiene también unos costes desde el punto de vista de la organización, ya que implica una mayor complejidad de los procesos a nivel de suministro. Para llegar a conse-

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MF1004_3: Gestión de proveedores

Tipos de factores de la gestión de compra

Tipo de producto, industria o mercado de que se trate.

Posición dentro de la cadena de suministro.

Las características del producto definen el proceso logístico, los controles de calidad y los costes exigibles al proveedor. Si se trata de un servicio estos condicionantes cambian totalmente, ya que no hay almacenaje. Por tanto el tipo de producto y el mercado condicionan claramente la función de compras de la empresa.

En cuanto a la posición en la cadena de suministro, la existencia de múlti-ples agentes en el proceso, con un valor añadido distinto en cada punto, hace que la posición de la empresa en cada momento del proceso sea distinta:

– Un fabricante principal dentro de la pirámide de proveedores tiene un ma-yor valor y su poder de negociación es siempre muy importante.

– Un proveedor de servicios que a su vez depende de otro proveedor para integrarse en la cadena tiene un bajo peso dentro de la cadena de sumi-nistro, donde hay una elevada competencia.

– El valor unitario del bien en cuestión es también un aspecto muy a tener en cuenta ya que tiene un peso alto en el valor total del producto.

El flujo de productos es la base de la cadena de suministros

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UD1

En función de la frecuencia de las compras de productos y servicios en la empresa las podemos clasificar en compras productivas y compras no pro-ductivas.

Definición

Compras productivas son aquellas que quedan integradas en el producto final que se comercializa, como las materias primas o la subcontratación de almacenaje y montaje. Es decir, todo lo ligado intrínsecamente al producto que se vende al cliente se considera una compra productiva.

Compras no productivas son aquellas que son regulares y no dependen directamente del proceso productivo, como por ejemplo, consultoría, publici-dad, transporte y almacenaje regular de materiales.

Esta clasificación es muy utilizada para definir donde reside la función de com-pras, es decir, en que departamento recae la competencia de comprar cada uno de los tipos de productos o servicios.

Se pueden identificar los siguientes tipos de compras productivas:

– Materias primas. Todos aquellos elementos primarios que son necesa-rios que son imprescindibles para la fabricación del producto que la em-presa comercializa tras el proceso de transformación.

– Componentes. Otros elementos que se incorporan al producto que ya son productos elaborados en sí, y se compran como producto acabado.

– Embalajes. Envases y cajas que se emplean en contener el producto de cara a su envío al cliente.

– Etiquetas. Materiales que se utilizan para identificar el producto y que van incorporados al mismo.

– Subcontratación de servicios como fabricación, montaje y almacenaje. Dentro del proceso productivo son necesarios ciertos servicios que se subcontratan en ocasiones para atender picos de producción. En otros casos se subcontrata una parte del proceso de forma completa.

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MF1004_3: Gestión de proveedores

Por otro lado las compras no productivas y que no tienen una dependencia directa del proceso productivo son:

– Maquinaria, necesaria para el normal funcionamiento del proceso de fa-bricación.

– Sistemas logísticos, programas informáticos que soportan todo el flujo de la cadena de suministro.

– Equipos informáticos fundamentales para el control, seguimiento y re-gistro de toda la actividad de la empresa, tenga una mayor o menor ac-tividad.

– Transporte. Su contratación se suele realizar con una o varias agencias para realizar movimientos de mercancía a clientes y distribuidores.

– Suministros regulares de agua y electricidad. Son servicios básicos que no afectan de forma directa al producto o servicio.

– Alquileres. Arrendamiento de locales, oficinas, instalaciones o espacios de trabajo. Su compra es imprescindible, con independencia del nivel de producción de la empresa.

– Servicios de mantenimiento, que garanticen un correcto funcionamiento de las instalaciones.

– Publicidad. La compra de espacios publicitarios son fundamentales para optimizar las ventas, aunque su contratación no incide directamente en el proceso producto.

– Repuestos. Otros materiales necesarios para la continuidad del proceso.

– Consultoría y servicios profesionales de alto valor para la empresa. Su compra es ocasional y no incide de forma directa en el producto final ni en su proceso de elaboración.

Habitualmente recae en el departamento de compras la definición del proceso operativo, pero la función de compras suele estar descentralizada en función de esta clasificación de productos comentada en el párrafo anterior, por ejemplo en los departamentos de marketing, ventas, producción, logística, etc.