MG-P-007 Procedimiento Para Propiedad Del Cliente (1)
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PROCEDIMIENTO PARA EL
MANEJO DE LA PROPIEDAD
DEL CLIENTE
Código: MG-P-007
Versión: 000
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COPIA CONTROLADA
Elaboró: Equipo Técnico Revisó: Representante de Calidad
Aprobó: Comité de Calidad
Firma: Firma: Firma:
Fecha: 10-03-2009 Fecha: 10-03-2009 Fecha: DD/MM/AAAA
1. OBJETIVO
Establecer lineamientos claros para identificar, verificar, proteger y salvaguardar los bienes que son propiedad del cliente cuando el funcionario público los tenga en
su poder en la prestación del servicio. 2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la identificación de la propiedad del cliente y termina
con su devolución o conservación. Y aplica para los procesos misionales que en su prestación de servicios maneje
propiedad del cliente. 3. RESPONSABLES
El Gerente de Calidad, el Representante de Calidad y los funcionarios de cada dependencia que utilicen información o productos del cliente, son responsables de velar por la aplicación y actualización de este documento. 4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
PROPIEDAD DE CLIENTE: La entidad debe cuidar los bienes que son propiedad del cliente mientras estén bajo su control o los esté usando. La entidad debe
identificar, verificar, proteger y salvaguardar los bienes que son propiedad del cliente suministrados para su utilización o incorporación dentro del producto y/o servicio. Cualquier bien que sea propiedad del cliente que se pierda, deteriore o que de algún otro modo se considere inadecuado para su uso, debe ser registrado
(véase el numeral 4.2.4) y su estado comunicado al cliente. NOTA: La propiedad del cliente puede incluir la propiedad intelectual.
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PROCEDIMIENTO PARA EL
MANEJO DE LA PROPIEDAD
DEL CLIENTE
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COPIA CONTROLADA 5. POLITICAS DE OPERACIÓN
Es responsabilidad del Servidor Público salvaguardar toda información o bien
que sea de propiedad del cliente, y a su vez realizar los registros necesarios para su control, ingreso y entrega del mismo.
Las dependencias que apliquen este procedimiento debe tener espacios adecuados para la conservación y salvaguarda de los bienes y registros.
Si la dependencia no tiene espacios apropiados puede contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, digitalización y conservación de
archivo con las especificaciones establecidas en el programa de gestión
documental. 6. CONTENIDO
No. ACTIVIDAD (Descripción) RESPONSABLE TIEMPO
1
Identifica la propiedad del cliente en la prestación del servicio o en la ejecución de un
proyecto o programa específico y elabora los registros necesarios según el servicio
prestado. Ver listado por dependencias anexo 1.
Servidor Público
Inmediatamente
2
Comunica al cliente las condiciones encontradas en el bien y registra su estado en los formatos definidos en cada dependencia anexo 1.
Servidor Público
Inmediatamente
3 Vela por la conservación del bien del cliente mientras esté bajo su control hasta el momento de su reintegro.
Servidor Público Inmediatamente
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DEL CLIENTE
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4
Entrega el bien y evalúa si la entrega fue
conforme a las condiciones pre-establecidas con el usuario: Si la entrega fue conforme, o durante la utilización no se registraron deterioros o pérdidas del bien, se actualizan los registros de acuerdo al formato del anexo 1. Si la entrega NO fue conforme o durante la utilización se registraron deterioros o pérdida
del bien, le comunica al cliente y toma las medidas necesarias para cumplirle y de ser necesario aplica el procedimiento para la toma de acciones (MG-P-001).
Servidor Público Inmediatamente
7. PUNTOS DE CONTROL
Antes de oficializar el tramite o solicitud por parte del cliente se debe verificar la
realización de los registros de inventario o inspección del bien a salvaguardar. El Servidor Publico en el momento de custodiar o guardar un bien tangible o
intangible, debe verificar que el registro este firmado por el cliente o testigo en constancia de su aceptación.
Verificar que los espacios establecidos para conservación de los documentos cumplan los requisitos definidos en el programa de gestión documental y del bien tangible sean acordes al tipo de bien a proteger.
En el momento de entregar el bien al cliente, debe realizar una revisión de los registros iniciales y su estado, en presencia del cliente o apoderado y hacer firmar el registro de entrega.
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 Procedimiento para toma de Acciones MG-P-001 Programa de Gestión Documental. 9. REGISTROS
Anexo 1. Según listado de formato por área.
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COPIA CONTROLADA 10. NOTAS DE CAMBIO
No. VERSIÓN
INICIAL BREVE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN
FINAL FECHA
11. ANEXOS
Anexo Nro. Listado de formatos por área. Código Formato Dependencia
VC-F-074 VC-F-075
Inventario de vehículo Inventario de Moto Orden de salida de vehículos
Secretaria de Transportes y Transito
AA-F-015 Acta de Compromiso Medio Ambiente VC-F-059 Acta de Incautación (Espacio Público)
Acta de Entrega Gobierno
Desarrollo Económico Educación Salud Obras públicas Bienestar Social y
Desarrollo Comunitario Equidad de Genero Hacienda