1. RESPONDA QUÉ ES LA MICROFILMACIÓN.

La microfilmación es una técnica de archivamiento de documentos basado fundamentalmente en el cambio de soporte de los documentos de papel, en otro de un material sintético muy resistente y durable. Normalmente es una cinta de 30,5 metros de un material plástico flexible, sobre la cual se ha depositado una capa de material tipo fotográfico de altísima calidad. En esta cinta se ¨fotografían¨ los documentos  con fuertes reducciones, sin por ello perder calidad o información.

De esta reducción o miniaturización de tamaño derivan todas las aplicaciones y, por consiguiente sus grandes ventajas. La operación se lleva a cabo con maquinas especiales, y manejadas por personal competente que continuamente están testeando todo el material para que la calidad de mantenga dentro de los parámetros establecidos (Normativas IRAM).

ESQUEMA DE LAS POSIBILIDADES DEL MICROFILM

Los documentos una vez microfilmados, (el microfilm y sus copias pueden llegar a tener validez legal) se pueden copiar para su uso en otro tipo de película mas económica, y usar para su consulta en los lectores o lectores impresores. Estos últimos tienen la capacidad de restituir el documento a papel. Asimismo se pueden digitalizar los documentos en archivos TIF, JPG, etc. y distribuirlos grabados en CDROM.

TIPOS Y FORMAS DEL MICROFILM DOCUMENTAL

En los formatos normales es posible que en cada rollo de microfilm de 16 mm puedan estar contenidos 2.800 documentos tamaño oficio, 5.600 de tamaño carta, y mas de 11.000 del tamaño de un cheque, y este de ambos lados.

Básicamente existen tres anchos de cinta de microfilm, y de ellos se derivan múltiples formatos.

Película en rollo de 16 mm de ancho. Película en rollos de 35 mm Película 105 mm. En microfichas

TIPO DE PELÍCULAS:

a) Sales de plata (haluros) - para originales - Muy alta definiciónb) Sales de Plata - para copias - muy buena calidad de copia 

1.1 CÚALES SON LOS OBJETIVOS DE LA MICROFILMACIÓN

OBJETIVO GENERAL

Resguardar documentos, expedientes y demás información de interés para la Institución, ejecutando actividades de recepción, archivo y custodia de documentos, en una unidad de archivo, a fin de mantener información organizada a disposición de la institución. La microfilmación va desde la conservación, seguridad y preservación de los documentos, hasta la economía   y reducción de espacios   físicos de almacenamiento.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Microfilmar documentos varios, organizando, clasificando y distribuyendo el material; a fin de contribuir con el suministro, archivo y resguardo de documentos de la Institución.

Preservar los documentos originales cualquiera que sea su soporte.

Determinar las características del proceso de microfilmación para los diferentes documentos y su respectivo tratamiento a su soporte.

Desarrollar directrices, lineamientos, políticas, parámetros, normas y estándares a seguir para la automatización, digitalización y microfilmación segura de los archivos administrativos en todos los formatos y soportes en los que se registren y archiven documentos.

1.2 CÚALES SON SUS VENTAJAS

Durabilidad: En condiciones de almacenamiento adecuado a los microfilmes pueden durar 100 años o más sin que se altere su composición física y química.

Tecnología Estable: La evolución de esta tecnología ha sido estable en estos últimos 30 años, otorgándole seguridad y permanencia.

Versatilidad: Puede manejar diferente tipo de documentación con excelente calidad de reproducción.

Es un medio rápido y práctico para la localización de información.

Reducción de espacios hasta de un 2% del volumen ocupado por el papel.

Genera procesos de selección y eliminación, lo cual disminuye el peso en las estructuras y locales de archivo.

Imposibilita las alteraciones fraudulentas de información y preserva la información en casos de desastres naturales o accidentes.

Su duplicación es muy fácil, lo cual permite una consulta sin riesgos de dañar el documento fuente.

Se puede trasladar a través del correo, lo que facilita transporte y bajo costos del mismo.

1.3 CÚALES SON SUS DESVENTAJAS

Imposibilidad de mejorar la imagen por su carácter fotográfico, el microfilm no puede mejorar la legibilidad de la información que tiene problemas en soporte papel.

Lentitud en la búsqueda: Aún partiendo de documentación organizada y con apoyo de bases de datos, la recuperación de un documento microfilmado puede ser hasta 100 veces más lenta que en los sistemas informáticos.

Consulta única: Un microfilme solo puede ser consultado por un usuario a la vez.

1.4 HISTORIA DE LA MICROFILMACIÓN

Se puede considerar como punto de partida de la Microfilmación en el año 1839, cuando el inglés John Benjamín Dancer, instaló en una cámara fotográfica un lente de microscopio y elaboró la primera microfotografía con una reducción de 160 veces el original.

Pero fue en Francia donde primero se reconoció oficialmente a René Patrice Prudent Dagrón quién desarrollo esta técnica de reducción fotográfica durante la guerra Franco Prusiana de 1871.

En el aspecto administrativo uno de los impulsadores de esta técnica fue George McCarthy quien en 1928 convención a la Eastman Kodak Company para que impulsara sus ideas sobre microfilmación, dando origen a la Recordak Company que se dedicó a motivar a la banca norteamericana de las ventajas de este sistema como miedo eficaz y práctico de defensa contra el peligro de falsificación de las firmas.

Desde que la Recordak Company se inició son muchas las compañías que se interesaron en el asunto, permitiendo el desarrollo técnico y científico a que ha llegado hoy la microfilmación, en sus aspectos de seguridad, integridad, facilidad de manejo, reducción de espacio en archivos y bibliotecas; como medio didáctico en bibliotecas y centros de estudio por la facilidad de manejo y economía en la adquisición y distribución o como sustituto de los listados del computador.

En el año 1931 la Corporación Recordak, subsidiaria de la Eastman Kodak introdujo un sistema de microfilmación para acelerar el proceso de facturación en almacenes departamentales. Las facturas eran fotografiadas en tamaños muy reducidas para el registro permanente del almacén, y los talonarios originales eran envueltos al cliente con su estado de cuenta mensual.

En el año 1933 la Corporación Recodak introdujo la primera microfilmadora automática que pareó la película con los documentos e medida que eran alimentados sobre un tambor giratorio. Esto hizo posible microfilmar documentos de cualquier largo.

En 1934, la microfilmación proporcionó bibliotecas con referencias permanentes y compactas a medida que la micropelícula de 35mm era ampliamente utilizada como un método de preservar periódicos.

En 1941, el aerógrafo o correo " V " fue desarrollado como un sistema para microfilmar cartas para ahorrar espacio de embarque. Fue adoptado en el año 1942 por las Fuerzas Inglesas y Estado unidense para comunicación en ultramar o al extranjero.

En 1950, la Microfilmación para salidas del Computador (COM) fue iniciada por Kodak laborando con la empresa " General Dynamics". Este sistema es apenas un poco más joven que el mismo computador digital.

En 1952, la relación más alta de reducción alcanzada a ese punto, 40: 1 fue proporcionada en este año por la microfilmadora Kodak Bantam.

En 1955, la Corporación Recordak introdujo el primer equipo micrográfico de búsqueda automatizada.

En 1959, la Corporación Recordak descubrió una microfilmadora portátil, pensando solamente 24 libras y el primer equipo de búsqueda micrográfica utilizando microfilme pre codificada en magazines plásticos. También introdujo la Corporación Recordak la microfilmadora Reliant Modelo 500 capaz de microfilmar 500 cheques o 185 documentos tamaño carta por minuto.

En 1963, se introdujeron los primeros productos Miracode que condujeron a los sistemas micrográficos de búsqueda computarizadas. Este sistema permitía al usuario localizar cualquier documento en un archivo y hacerle copia a papel en 30 segundos o menos.

En 1976, Kodak introdujo la microfilmadora Oracle y su terminal de Recuperación.

Diseñado para bajo costo, recuperador automatizado de alta velocidad sin la necesidad de utilizar un índice extremo.

En 1978, la recuperación avanzó con pasos agigantados cuando Kodak introdujo los terminales de micro imágenes modelos IMT – 100, que ofrecían el control y microprocesador para búsquedas inteligentes y programables de imágenes microfilmadas.

En 1984, el terminal de micro imágenes Kodak IMT – 250 trajo consigo nuevas capacidades comunicativas a la búsqueda automatizada. Estos

incluyen la capacidad de enviar mensajes al computador mediante una operación CAR (la capacidad de predestinar parámetros en la película) leyendo códigos impresos en la película mediante el uso de la Microfilmadora Inteligente Kodak Reliant 2000.

En el año 1985, el sistema Kodak para el manejo de la información fue mostrado en una configuración de prototipo. El sistema KIMS dio inicio a una variedad de medios de almacenamiento incluyendo el disco óptico y microfilmación para la recuperación automatizada, red de distribución y consulta en visores de alta resolución. Se introdujo el Sistema Kodak Komstar IV. Esta microfilmadora para salida de computadora ofrece un sistema de flujo modular automático de inicio a fin de microfichas originales con rayo láser.

Otras introducciones significantes de productos incluyeron la Mini Microfilmadora y una línea flexible de lectores y lectores impresiones de microfichas.

2. CÚALES SON LOS PROCEDIMIENTOS PARA

2.1 PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Las hojas, páginas, fólder, folios y otras unidades de archivo mal colocadas, deben ser ubicados en el orden correcto y los documentos que no pertenezcan a las mismas deben ser removidos.

Todas las imperfecciones tales como mutilaciones, rasgaduras, manchas y omisiones que afecten la legalidad del documento deben ser reparadas en lo posible sin afectar la originalidad de este si se microfilman en cámaras rotativas documentos deben ser separados con citas transparentes de color mate. Las imperfecciones que no afectan ningún texto o lustraciones pueden ser ignoradas.

Si las páginas, documentos y otras unidades faltantes no pueden ser localizados, se debe microfilmar una tarjeta con el titulo “pagina faltante” o “documentos faltantes” (Tarjeta Flash) de 5 a 8 veces en fotogramas o imágenes consecutivas identificando cada documento y explicando su omisión, a fin de crear la apariencia de un “espacio en blanco”, ópticamente diferente.

Deben ser removidos todos los ganchos, clips y otros elementos extraños, este procedimiento es indispensable si se utiliza la microfilmadora rotativa, ya que tales elementos se atoran, rayan, dañan la microfilmadora y las agujas del vidrio. Se debe determinar el número de imágenes o documentos, que probablemente se puedan acomodar en el royo de la película.

2.2 INDIZACIÓN DE ROLLOS DE PELICULA

Las películas de microfilm deben ser dispuestas, identificadas e indizadas de modo que los documentos ya sean de forma individual o en serie sea localizado fácilmente. Este proceso requiere trabajos previos en los que encontramos la filiación de manera consecutiva en cada documento. Las fechas extremas serán determinadas por el propio rollo; también se pueden emplear otros sistemas que resultan muy útiles al momentos de microfilmar tales como tarjetas flash, títulos guía, odómetro, contador de imágenes y marca de imágenes.

NÚMEROS SECUENCIALES: Se enumera de manera consecutiva las imágenes, estos números son microfilmados en cada toma; se puede preparar antes, durante o después de la microfilmación.

TARJETAS FLASH: Se utilizan tarjetas de tamaño y apariencia contraria a los documentos microfilmadas de 5 a 8 veces de manera consecutiva a fin de crear una apariencia ópticamente diferente.

ODÓMETROS: Indican la distancia aproximada desde el comienzo de la película hasta un documento específico.

POR MARCA DEL DOCUMENTO: Es una señal óptica o blip que se microfilma en lugar adyacente a cada toma del documento, esta marca es contada por un aparato fotoeléctrico en el lector.

POR CÓDIGO BINARIO O DE BARRAS: Amplia a infinitas las posibilidades de general índices y su lectura u operación es manejada a través de señales ópticas.

POR TITULO GUÍA: Utiliza una tarjeta de apariencia diferente a los demás documentos, donde se describe un tema en especial o cambios dentro del lote de documentos a microfilmar.

ARCHIVOS UNITARIOS: También conocidos como tarjetas de abertura, jackets y microfichas pueden ser organizados después de microfilmar en forma de ficheros.

2.3 INSPECCIÓN FINAL DEL DOCUMENTO

Antes de iniciar el proceso de microfilmación se debe realizar un chequeo final con el fin de verificar que los documentos se encuentren el perfecto orden, que todas las tarjetas estén correctamente en su lugar y que los documentos estén listos para ser microfilmados.

3. EQUIPOS DE MICROFILMACIÓN

3.1 MICROFILMADORAS PLANETARIAS.

En este equipo tanto la película como el documento que están siendo microfilmados se encuentran quietos al momento del proceso. La microfilmadora planetaria consta de una mesa de trabajo, un sistema de iluminación externa, una cámara montada en una columna vertical y un sistema de control electrónico. La principal características de estos equipos es la superioridad de imagen frente a las maquinas rotativas.

Es utilizado para microfilmar documentos muy grandes como para ser microfilmados en las microfilmadoras rotativas, tales como mapas, dibujos técnicos, planos, libros, periódicos, etc. Trabajan con películas de 16 o 35 mm; por lo general con estos equipos se microfilman en método simplex.

Antes de microfilmar el operador debe inspeccionar la cámara y si es necesario limpiar el lente y el compartimiento de la película, mantener limpia el área de trabajo, además de asegurarse que el equipo se encuentre en las condiciones técnicas adecuadas con el fin de garantizar la calidad de la película.

La microfilmadora debe ser instalada en un área sin vibración, el operador es el encargado de verificar el balance de luz, esto para cerciorarse que la iluminación sea uniforme, además de evitar utilizar cualquier clase de joyas brillantes, hebillas de cinturón o ropa clara.

3.2 MICROFILMADORAS ROTATIVAS.

Tanto la película como el documento que está siendo microfilmado, se mueven sincronizadamente durante la exposición. Consiste básicamente de una cámara, un mecanismo de transporte de documentos, 6 espejos y un conjunto de bombillas que producen la iluminación, todos estos ubicados dentro de un gabinete a prueba de luz externa.

Las documentos ingresas a la microfilmadora a través de una abertura para alimentación ya sea manual o automática, en el interior cada documento es microfilmado y recibido en una bandeja receptora externa.

La gran mayoría de estos equipos usan película de 16 mm, algunos de ellos aplican sólo el método simplex o standard y otros pueden utilizar los tres sistemas: simplex, duo y duplex.

Las microfilmadoras deben tenerse limpia en especial los espejos y guías del vidrio, si se esta microfilmando documentos muy viejos deberá aspirarse con frecuencia, además de mantener el área de trabajo limpia y aseada.

3.3 CAMARAS REPETIDORAS O PASO A PASO

Esta unidad esta diseñada para producir microfichas en forma directa del original. Esta microformas contiene una serie de imágenes en un área predeterminada de la película (1448x105mm), dicha creación se produce sin pasar por las etapas anteriores. El proceso de microfilmado es igual al de un equipo planetario. Cada imagen se graba en la microficha en diferente posición, después de cada exposición la cámara mueve la película a la posición correcta para recibir la siguiente imagen. Estas cámaras trabajan con rollos de 105 x 500 pies ó con microfichas de 105x148 mm.

3.4 CAMARAS COM.

Las microfilmadoras de salida de computador convierten la información almacenada en medios magnéticos de computador y la registran directamente en microfilm, eliminando el paso de impresión en papel o en formas continuas. Las imágenes de información del computador se proyectan en una pantalla o tubo de rayos catódicos desde la cual son tomadas las imágenes para ser impresas en la película.

3.5EQUIPOS HIBRIDOS

Teniendo en cuenta las ventajas y desventajas de las dos tecnologías, varias empresas han trabajado en sistemas híbridos que permiten obtener la seguridad del microfilme con la velocidad del servicio de la tecnología digital. Por ello han diseñado equipos que puedan digitalizar material microfilmado y microfilmar a partir de la información digital, para así mantener la información en dos soportes.

SISTEMAS DE ARCHIVO

Digitalización Microfilmación Sistemas híbridos Revelado de microfim Resguardo físico de archivos Venta de Scanners, microfilmadoras y consumibles Kodak Venta de Software de administración de imágenes Captura de datos Mantenimiento de scanners y microfilmadoras

SISTEMAS DE IMAGEN

Migración de video análogo a digital CD´s interactivos Impresión de planos Duplicados de CD, DVD y Mini CD

UNIDADES DE REVELADO

Los equipos diseñados para revelar la película son automáticos, ya que no usan sistemas manuales o semi-automáticos. Esta compuesto por una entrada para insertar película expuesta y de una salida de película ya procesada.

El proceso de revelado convencional comprende los siguientes pasos: revelado, fijado, lavado y secado de la película. Se encuentran equipos de revelado tanto horizontales como verticales.

LECTORES: Son unidades de proyección óptica fija, las cuales proyectan la imagen del microfilm de manera ampliada de forma tal que el operador o usuario pueda leer la información contenida de manera clara. Encontramos gran variedad de marcas y modelos en este tipo de unidades, existen algunas que permiten sacar fotocopia de un documento específico a tamaño real o reducción.

LECTOR IMPRESOR: Son unidades lectoras de rollos de 16 mm, 35 mm y microfichas, dotado de un dispositivo de impresión que permite mediante un proceso de fotocopiado interno imprimir la imagen que se encuentre visualizado en la pantalla, brinda una imagen de excelente calidad.

LECTORES INTELIGENTES: Por medio de estas de hace posible localizar de forma exacta los documentos requeridos por l operador o usuarios, este equipo se basa en códigos ópticos o blip brindando una recuperación inmediata.

LECTORES DIGITALES: Son unidades de avanzada tecnología que efectúa un barrido de la imagen en pantalla, la cual puede ser transmitida a una impresora láser, incluir una red de cómputo, o transmitir vía fax.

LECTORES DE CONSULTA: Permiten proyectar la imagen de la película a una pantalla, es el tipo más sencillo de lector y se utiliza para la lectura de material microfilmado únicamente.

EQUIPOS AUXILIARES O ACCESORIOS.

DENSITOMETRO: Es un equipo utilizado para evaluar la calidad de los microfilmes, mide el ennegrecimiento de la película (densidad fotográfica), existen dos tipos básicos por transmisión óptica los cuales se usan para medir la densidad de la película y por reflexión utilizado para medir la densidad sobre los reflejos de la luz en las superficies no transparentes, como papel fotografito.

Además del densitómetro se utilizan en el control de calidad el inspectómetro, microscopio, densitómetro, lupa e instrumental para medir hypo residual.

DUPLICADORES: Duplican rolos de películas ó microfichas, ya sea en película convencional a base de halógenos de plata, así como en películas diazo/vesicular. Para duplicar película convencional se usa luz normal, además puede ajustarse la velocidad de duplicación.

Los duplicadores de película diazo o vesicular, trabajan mediante luz ultra-violeta, la cual es el único tipo de luz que permite afectar las moléculas de sales que componen parte de su emulsión.

INSERTADOR: Es un equipo que nos permite reducir el microfilme dentro del jacket respectivo y además cortarla. Se utiliza para actualizar la información contenida en cada jacket.

BIBLIOGRAFÍA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION DE COLOMBIA. Acuerdo No 039 de Octubre 31 de 2002: procedimientos para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION DE COLOMBIA. Normas Básicas para la utilización del Microfilm, 1993.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION DE COLOMBIA. Pautas para el uso del Microfilm.

DECRETO 2527 de 1950 y 3354 de 1954 autorización el uso de la microfilmación de Colombia.

CIBERGRAFÍA

http://www.dimodica.com.ar/micro.html

http://www.monografias.com/trabajos38/microfilmacion/microfilmacion2.shtml

http://www.archivogeneral.gov.co/

http://www.sociedadcolombianadearchivistas.org/txt/asociaciones%20profesionales.pdf

http://html.rincondelvago.com/archivistas_3.html