Microsoft Access Manejador de Bases de Datos fileCreación de Bases de Datos en Access 30 6. Entorno...

Microsoft Access Manejador de Bases de Datos

Academia de Lenguaje y Comunicación

EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR

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Bases de Datos Access

José Ricardo Fernández Ruiz Karla Marlen Quintero Álvarez

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DIRECTORIO

Universidad Autónoma de Tamaulipas

M.E.S. José María Leal Gutiérrez Rector

Dra. Olga Hernández Limón Secretaria General

Dr. Marco Aurelio Navarro Leal Subsecretario Académico

Lic. José Ulises Arredondo Llanos Director de Educación Media Superior

M.E.S. Joel Vásquez Ibarra Director de la Escuela de Estudios Profesionales Valle Hermoso

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Índice Temático Tema Pagina

Parcial I

1. Que es Access 6 2. Que es un Base de Datos 7 3. Normalización 16 4. Modo Entrada / Relación 28 5. Creación de Bases de Datos en Access 30 6. Entorno de Trabajo en Access 2003 33 7. Crear una Base de Datos usando el Asistente 33 8. Crear una Base de Datos sin el Asistente 36

Parcial II

9. Crear y modificar tablas 40 10. Propiedades de los campos 54 11. Importar y Exportar tablas 69 12. Buscar y Remplazar 70 13. Usar filtros 73

Parcial III

14. Relaciones 76 15. Integridad Referencial 81 16. Crear y modificar consultas 82 17. Crear y modificar formularios 97 18. Crear Informes 111

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Apunte 1-1: Presentación de la Materia – MOS

Este manual brinda el apoyo necesario para que los alumnos presenten el examen de

certificación Access 2003 de MOS.

El curso esta diseñado para que su aprendizaje sea Teórico – Practico, dando el

porcentaje mas importante en la actividad practica. Los ejercicios presentan un límite de

tiempo máximo estimado donde el participante debe completar la actividad.

Cada lección se encuentra compuesta por dos etapas: Una sección de Practicas dirigidas

(en las que el docente guía la actividad de todo el grupo) y Practicas de Ejercicio (donde

el alumno probara lo aprendido en la actividad dirigida por el docente).

Se sugiere que en la medida de lo posible las prácticas de ejercicio se realicen bajo un

límite de tiempo, como parte de la preparación para presentar el examen de

certificación.

Este curso requiere de un tiempo no menor a 30 sesiones de clase de aproximadamente

45 min. Para que se puedan alcanzar los objetivos de aprendizaje establecidos.

La lección 1 de la unidad ha sido diseñada para que los participantes cuenten con más

información respectó al diseño de bases de datos. Si se omite la implementación de este

contenido y se comienza el curso a partir de la lección 2 no se verán afectados los

resultados en el examen, pero se podrán presentar dificultades para desarrollar una base

de datos.

Se debe recordar que la teoría que se maneja en el diseño de las bases de datos implica

un nivel de lógica y abstracción que se puede considerar complejo.

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Apunte 1-2: ¿Qué es Access?

Microsoft Access es un potente sistema de Administración de Bases de Datos

Relacionales. Es una herramienta fácil de usar y fácil de aprender para la creación y

manejo de Bases de Datos. Es parte de las aplicaciones de productividad que vienen en

Microsoft Office (Como Word, Excel, etc.)

Access genera archivos que reúnen los componentes de la base de datos: Tabla,

Consultas, Formularios, Informes, Macros y demás objetos.

Access permite la creación de estructuras en las que se puede almacenar información

clasificada y ordenada en campos, registros y tablas, en la que posteriormente se pueden

hacer consultas según los requerimientos, para después mostrar la información a través

de formularios y / o informes.

Las consultas mostraran información que resulta de procedimientos de búsqueda,

clasificación y selección (procesos conocidos como filtrados de información) que

aplique Access sobre todo el conjunto de datos.

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Apunte 1-3: ¿Qué es una Base de Datos?

Las Bases de Datos son bancos de información. Son una colección de datos clasificados

en campos (columnas). Los datos pertenecientes a una misma entidad forman un

registro (fila). Estos registros se almacenan en tablas, que se identifican por un nombre

en particular que cada usuario asigna.

Cada vez que se avance en la lección se irán detallando estos conceptos básicos. De

manera sencilla, se puede explicar de siguiente forma:

Una Tabla, contiene registros.

Un Registro, contiene campos.

Un Campo, Contiene datos.

Los componentes principales de las Bases de Datos son las tablas, en las que se

clasifican los datos según sus características. Estas clasificaciones se conocen como

campos.

Aunque las tablas se crean como elementos independientes pueden crearse relaciones

entre distintas tablas para recuperar datos de todas ellas mediante una Consulta.

En otras palabras, una base de datos es una recopilación de información de cualquier

tipo. Los siguientes son ejemplos de información que puede organizarse como una base

de datos:

Datos sobre los libros de una biblioteca (Autor, Titulo, Editorial, Etc.)

Datos sobre los usuarios de un servicio de salud (Nombre, Edad, Historial

Clínico, Tratamientos Recibidos, Etc.).

Mensajes de Correo Electrónico enviados a una lista (Remitente, Destinatarios,

Fecha, Contenido de cada mensaje, Etc.).

Imágenes de Prensa (Fecha, Medios en que ha aparecido, Descripción, Imagen,

Etc.).

Los datos, por si mismos, aislados, no dicen nada. Por ejemplo:

19

Este es un dato. Pero, ¿Diecinueve que?, ¿Es una medida, se refiere al tiempo, es una

edad, o que?

En cambio, si se tienen los siguientes tres datos:

Antonio Luna 19 Bachillerato

Con estos tres datos se puede suponer que Antonio es un joven de 19 Años con

escolaridad Bachillerato. El numero 19 ya tuvo sentido ¿verdad?

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Ahora si se clasifica esta información dando nombre a cada una de las columnas, se

obtendrá:

NOMBRE EDAD ESCOLARIDAD


De esta forma, ya se cuenta con una estructura (una tabla) que puede servir para

clasificar más información. Para identificar esta estructura se asignara un nombre, un

nombre de tabla. Observar el resultado:

Datos Personales



Pedro Torres 12 Primaria

Norma García 17 Bachillerato

Erica Peña 9 Primaria

Es importante la asociación que tienen estos datos entre si de forma horizontal. La

asociación de datos en cada fila, es lo que se conoce como Registro.

Por ejemplo, los registros se pueden ordenar de forma ascendente por el campo Nombre

(es decir, de la A a la Z). Es necesario asegurarse que cuando se reordenen los registros,

cambien de posición los nombres, con todo y los datos que les corresponden. De no ser

así, se esta alterando la información:

Imaginar las consecuencias que se tuvieran si esta tabla perteneciera a una base

de datos de una agencia de colocaciones laborales en la cual el registro para

asignar cierto empleo fuera:”Estudios mínimos, Bachillerato”. Mas de uno de los

verdaderos candidatos se quedaría sin el empleo; Además se mandaría a llamar a

candidatos que al presentarse, se darían cuenta de que ha habido un error y que

se ha perdido tiempo valioso.

Ejemplo de la tabla anterior, con un mal proceso de ordenado Ascendente de Registros.

¿Puedes detectar dicho error?

Datos Personales



Erica Peña 12 Primaria

Norma García 17 Bachillerato


Ejemplo de la tabla original, ahora si, con un correcto orden Ascendente.

Datos Personales



Norma Garcia 17 Bachillerato

Ericka Peña 12 Primaria

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En otras palabras, una base de datos es una recopilación de información de cualquier

tipo.

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Apunte 1-4: Gestor de Base de Datos

Es un programa que sirve para gestionar bases de datos. Access es un gestor de bases de

datos.

La gestión de bases de datos se refiere al proceso que incorpora desde el diseño hasta el

manejo y administración de la información de una base de datos ya terminada.

Funciones mínimas con las que debe contar un gestor.

Formularios: Sirven para añadir, modificar y mostrar los datos. Los formularios es lo

que observa el usuario final, lo que se conoce como la interfase. Por medio de ellos se

presenta la información en pantalla.

Informes: Se utilizan para presentar información filtrada o clasificada en medios

impresos. Se puede diseñar su apariencia y el formato de la información, configurar

cuantos registros aparecerán y como se desea que se presenten en cada pagina.

Consultas: Usadas para realizar preguntas, operaciones y acciones. Hay acciones de

selección (visualizar, resumir, seleccionar) y de acción (añadir, actualizar, eliminar).

Aquí es donde se clasifica toda la información, para que el sistema muestre solo

aquellos datos que cumplan con ciertas características, características que cumplen con

el criterio de consulta.

Nota: Esta terminología varía mucho según el gestor. A estas aplicaciones también se

les conoce “Manejadores de Bases de Datos” o “Manager Data Base (MDB)”.

Tipos de Gestores de Bases de Datos

Jerárquicos

En red (Las de Internet, SQL)

Relacionales (Tipo que se trabajara en este curso)

Orientados a Objetos

Hoy en día los mas utilizados son los gestores de bases de datos relacionales. Access es

un manejador de Bases de Datos del tipo relacional. Los orientados a objetos van

introduciéndose poco a poco.

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Apunte 1-5: Tipos Más comunes de Bases de Datos

Bases de Datos Distribuidos

Una base de datos distribuidos o BDD es una colección de datos que pertenecen

lógicamente a un solo sistema, pero se encuentra físicamente esparcida en varios sitios

de la red, es decir, se compone de un conjunto de sitios, concentrados entre si mediante

algún tipo de red de comunicaciones en la cual cada sitio es un sistema de base de datos

en si mismo y trabajan juntos (si es necesario) con el fin que un usuario pueda obtener

acceso a los datos de cualquier punto de la red, tal como si todos los datos estuvieran

almacenados en el sitio propio del usuario.

El diseño de un sistema de bases de datos distribuidos (SBDD) implica la toma de

decisiones sobre la ubicación de los programas que accederán a la base de datos y sobre

los propios datos que constituyen esta ultima a lo largo de los diferentes puesto que

configuren una red de computadoras.

Tradicionalmente se ha clasificado la organización de los sistemas de bases de datos

distribuidos sobre tres dimensiones:

El nivel de comportamiento.

Las características de acceso a los datos.

El nivel de conocimiento de esas características de acceso.

El nivel de comportamiento

Presenta tres alternativas:

Inexistencia, es decir cada aplicación y sus datos se ejecutan en una

computadora con ausencia total de comunicación con otros programas u otros

datos.

Se comparten solo los datos y no los programas (en tal caso existe una replica de

las aplicaciones en cada maquina y los datos viajan por la red).

Se reparten datos y programas; dando un programa ubicado en un determinado

sitio, este puede solicitar un servicio a otro programa localizado en un segundo

lugar, el cual podrá acceder a los datos situados en un tercer emplazamiento.

Respecto a las características de acceso a los datos

Existen dos alternativas principalmente: El modo de acceso a los datos que solicitan los

usuarios puede ser Estático, es decir no cambiara a lo largo del tiempo, o bien,

Dinámico. Se puede comprender la dificultar de encontrar sistemas distribuidos reales

que puedan clasificarse como estáticos.

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Sin embargo lo realmente importante radica estableciendo el dinamismo como base,

cuantas variaciones sufre a lo largo del tiempo, esta dimensión establece la relación

entre el diseño de bases de datos distribuidas y el procesamiento de consultas.

El nivel de conocimiento de las características de Acceso

Una posibilidad es, evidentemente, que los diseñadores carezcan de información alguna

sobre como los usuarios acceden a la base de datos. Es una posibilidad teórica pero seria

muy laborioso abordar el diseño de la base de datos con tal ausencia de información. Lo

mas practico es conocer con detenimiento la forma de acceso de los usuarios.

Bases de Datos Relacionales

Una base de datos es una recopilación de datos organizada. La organización de los datos

se realiza a través de los registros y los campos dentro de una tabla.

Tabla: Es la estructura principal de las bases de datos. En las tablas se almacena la

información clasificada en campos (columnas), según el tipo de dato. Una base de Datos

puede, y de hecho, debe, contener más de una tabla. Cuando hay varias tablas en una

base de datos, estas deberán relacionarse entre si. De ahí el nombre de Bases de Datos

Relacionales.

Registro: Es un conjunto de datos, similar a las antiguas fichas utilizadas en las oficinas

para clasificar información. Un registro seria toda la información referida a un cliente.

Dentro de una tabla, un registro esta representado por una fila, en la que la información

que aparece en ella, corresponde a una misma entidad.

Campo: La información que aparece en un registro esta organizada en campos. Nombre,

Apellido, Dirección, Teléfono, Etc. Serian ejemplos de nombres de campos.

Las aplicaciones de Bases de Datos Relacionales

Las principales aplicaciones son almacenar y presentar información a través de un

informe o formulario (la interfase que el usuario de la base de datos vera); dicha

información será obtenida de dos o más tablas.

Características de las Bases de Datos Relacionales

Access es una aplicación de Bases de Datos Relacionales. Un aspecto fundamental de

las bases de datos relacionales es que permiten organizar la información de forma que se

eviten las repeticiones. Para gestionar un gran conjunto de información se pueden crear

pequeñas bases de datos y asociarlas o bien crear solo una gran base de datos. Al asociar

varias bases de datos, se ahorra trabajo y aumenta el número de posibilidades de acceder

a la información o de manipularla.

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Así, una base de datos relacional es aquella que no permite repetir datos

innecesariamente. Por ejemplo, supongamos que se tiene una base de datos de 300

clientes y otra base de facturas emitidas, ¿Por qué teclear el nombre de nuevo cada vez

que se emite una factura? Con una base de datos relacional se puede dar de alta solo los

clientes nuevos mientras que los existentes pueden introducirse desde una ventana que

se despliega cuando se coloca el cursor en el campo cliente de la base de facturas.

Esto se consigue “Asociando” ambas tablas por medio de uno o varios campos comunes

que, por ejemplo, en Approach, se llaman “Campo de Asociación” lo mejor es que este

campo sea un campo que, en la base de datos de cliente no pueda repetirse “se llama

campo único” y esto recomienda que sea numérico “El plan de contabilidad funciona

también con números únicos asociados a un solo nombre de cuenta”.

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Apunte 1-6: Importancia y Valor de la Comunicación

Bases De Datos y Transmisión de Información, Antes y Después

Desde el inicio de la civilización, los humanos han buscado registrar desde hechos

históricos (fechas y acontecimientos etc.) hasta datos estadísticos (numero de personas

en una aldea o ciudad, precios de productos en los mercados, etc.).

Los métodos han sido muchos; madera, piel… y ahora, los medios digitales .Las formas

de almacenar la información también han cambiado de: cofres, archiveros, sótanos,

bibliotecas…ahora, discos duros con capacidades de almacenamiento de cifras

numéricas impronunciables.

Anteriormente la velocidad a la que se transmitía la información era la que permitiría la

vista (a través de se señales de humo, por ejemplo), el oído (a través de tambores) o las

piernas de los corredores que llevaban de aldea en aldea mensajes escritos o pintados, o

mensajes verbales que memorizaban de un interlocutor y que después reproducían de

memoria y al pie de la letra. En el presente, solo requerimos de tener a la mano los

medios mas actuales, tales como teléfonos, computadoras y redes de comunicación (por

medio de cables, microondas, satélites, etc.)

Valor e Importancia de la Información

Vamos por partes: ¿Que significa la palabra valor? Obviamente no es lo mismo que la

palabra Costo. Entendámoslo con un pequeño ejemplo: En una fábrica de zapatos hay

un “Costo” de producción. Este implica lo que hubo que invertir monetariamente

hablando: en diseño, materiales, mano de obra (u horas/hombre) etc. Aquellas cosas

medibles y cuantificables. El zapato sale a la venta al mercado con un costo, al que se le

agrega un porcentaje de ganancia (que varia dependiendo de la marca, la zona donde se

vende, etc.), que normalmente es el que terminamos pagando. Eso es el costo.

Ahora , imagina que la súper estrella del baloncesto, Michael Jordan después de su

ultimo juego como profesional en su despedida en definitiva, se acerca a ti (que estas en

primera fila) y te entrega sus zapatos tenis ! woo!!!! Ya que te recuperaste de la

emoción, veamos. Los tenis le costaron al equipo US$ 250.00. Ahora que tu los tienes,

incluso deberían de costar menos por que ya están usados. ¡Pero no!, resulta que por

haber sido usados por quien te los entrego, “Valen” mas. El valor es el costo de las

cosas mas la valoración subjetiva que adquieren por el paso del tiempo, por los

sentimientos, por modas, etc.

La información es una palabra relativa. Lo que para unos es información, para otros no

lo es. Ejemplo: Para un economista, las fluctuaciones diarias en la bolsa de valores es

información vital, en cambio, esos mismo datos para un filosofo probablemente no

tendrán mayor importancia. Hay datos de todo, por todo el mundo. Pero esos datos no

son información, no son información valiosa si no los estamos requiriendo.

Imagina el siguiente caso: Tienes un teléfono celular con seguro, contra perdida y lo

extraviaste, no hay de que preocuparse, ¿o si?, que … ¿Tu lista de teléfonos que tenias

almacenada en el, y que no tenias anotados en ninguna otra parte? Alguien encontró tu

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celular y parece que no esta interesado en regresarlo. ¿Crees que conserve tu lista

telefónica?, no. ¿Por qué no, si es muy valiosa? Si, pero solo para ti.

Incluso habrá quien pagara por que le regresaran por lo menos su chip para conservar

los números telefónicos. Imagina que el teléfono perdido del que estamos hablando es el

de un vendedor de una empresa importante que no tuvo el cuidado de anotar en otros

medios estos números.

El diseño de bases de datos no implica únicamente la creación de un programa para que

el cliente almacene la información, si no además debe incluir la asesoraría para la

creación de respaldos de los archivos.

Análisis de Problemas y Diseño de Soluciones

Para fines de esta unidad curricular, los proyectos a desarrollar están planteados de tal

forma que resulte sencillo para el participante comprender que es lo que el “Cliente”

necesita.

Para un mejor progreso en la unidad, vamos a colocarnos en el contexto de que somos

“analistas de sistemas”, que desarrollamos bases de datos y que siempre tendremos a un

cliente que no este solicitando una base de datos para su empresa o uso personal.

Esto implica que cuando el cliente no plantee el problema de manejo de información,

nosotros tengamos que hacer toda una investigación para proporcionarle exactamente lo

que este necesita. En muchas ocasiones, el cliente no proporciona toda la información

que se requiere, más que por desconocimiento, que por alguna otra acción. Ciertamente

el cliente conoce su negocio y sabe como manejarlo, pero desconoce de sistemas

computacionales, esto nos puede llevar a dos extremos: Que solicite que el programa

hacer maravillas, desconociendo los limites de las bases de datos; o que por el contrario

solicite un programa “muy sencillo”, pero al momento de verlo terminado, después de

que se cerro la gestión de la base de datos, comience a señalar que no es lo que

esperaba, que le falta que realice esto u aquello.

El análisis de sistemas es toda una carrera, sin embargo, a lo largo de esta unidad se te

enfrentara al análisis de información y al diseño de bases de datos formales.

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Apunte 1-7: Normalización

¿Qué es normalización?

“Es el proceso de simplificar la relación entre los campos de un registro.”

Por medio de la normalización, un conjunto de datos en un registro se reemplea por

varios registros (varias tablas) que son mas simples y predecibles y, por lo tanto, mas

manejables.

La normalización se lleva a cabo por cuatro razones:

Estructurar los datos de forma que se puedan representar las relaciones

pertinentes entre estos.

Permitir la recuperación sencilla de los datos en respuesta a las solicitudes de

consultas y reportes.

Simplificar el mantenimiento de los datos: actualizándolos, insertándolos y

borrándolos.

Reducir la necesidad de reestructurar o reorganizar los datos cuando surjan

nuevas aplicaciones.

En términos más sencillos la normalización trata de simplificar el diseño de una base de

datos, a través de la búsqueda de la mejor estructuración que pueda utilizarse con las

entidades involucradas en ella.

Utilidad de la normalización

Cabe mencionar, que Excel resulta un poco mas sencillo de utilizar y aprender que

Access. Entonces, ¿Por qué trabajar con Access si ya existe Excel? La respuesta es que

una base de datos, se compone generalmente por mas de una tabla; además no se

pueden relacionar entre si, no en forma directa. También, como lo conoces, cabe

recordar que la orientación y la aplicación de Excel es otra.

¿Por qué es ideal que una base de datos tenga más de una tabla?

En apariencia, una base de datos que consta de una sola tabla, es más simple. Pero por el

contrario, una base de datos compuesta por una sola tabla se vuelve más inestable,

compleja e implica la captura repetida de datos.

Para mejorar el diseño de una tabla es importante hacer uso de las Reglas de

normalización.

Ejemplo:

Observar la siguiente tabla. Se puede decir que “esta bien”. En ella se anotara la

siguiente información:

Datos de alumnos.

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Sus calificaciones

El nombre del maestro que imparte la materia

El nombre de las otras asignaturas que dicho maestro imparte.

Nombre Dirección Edad Grado Turno Materia Calificación Maestro Asignatura1

Asignatura2 Asignatura3

¿Qué pasaría si en esta escuela existieran 3000 alumnos inscritos? Cada nombre de

alumno es individual y habrá que escribirlo al menos una vez cada uno. Pero, solo hay 2

turnos y sin embargo, como mínimo, se deben escribir 1500 veces cada uno. Y si se

analiza el resto de los campos, se detectaran situaciones similares, donde el error

común, por lo pronto, es la repetición innecesaria de información.

Observar las siguientes tablas .Es lo mismo que la tabla anterior, pero después de

aplicar el proceso de normalización:

DatosEscAlum

NumCred claveGrupo

DatosPersolalesAlum

NumCred NomAlum DirAlum NomTutor edad tel

grupos

ClaveGrupo turno grado grupo IdCalif

Calificaciones

IdCalif NumCred Mat1 Mat2 Mat3 Mat4 Mat5 Mat6

DatosPersonalesMaestro

ClaveMaes NomMaes DirMaes TituloProf Edad tel

materias

idMateria NomMat ClaveMaes claveGrupo

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Solo falta relacionar las tablas entre si . Este tema sera tratado a detalle en lecciones

posteriores.

Pasos para la normalización

Descomponer todos los grupos de datos en registros bidimensionales.

Eliminar todas las relaciones en la que los datos no dependan completamente de

la llave primaria del registro.

Eliminar todas las relaciones que contengan dependencias transitivas.

La teoría de normalización tiene como fundamento el concepto de formas normales; se

dice que una relación esta en una determinada forma normal si satisface un conjunto de

restricciones.

Formas normales

Son las técnicas para prevenir las anomalías en las tablas. Dependiendo de su estructura,

una tabla puede estar en primera forma normal, segunda forma normal o en cualquier

otra.

Primera forma normal

Una relación se encuentra en primera forma normal si las tablas contienen un solo valor

por cada celda.

Todos los ingresos en cualquier columna (atributo) deben ser del mismo tipo.

Cada columna debe tener un nombre único; el orden de las columnas en la tabla no es

importante.

Dos filas o renglones de una misma tabla no deben ser idénticas; aunque el orden de las

filas no es importante.

Por lo general, la mayoría de las relaciones cumplen con estas características, así que

podemos decir que la mayoría de las relaciones se encuentran en la primera forma

normal.

Para ejemplificar como se representan gráficamente las relaciones en primera forma

normal consideremos la relación alumno-materia cuyo diagrama E-R es el siguiente:

19

Como esta relación maneja valores atómicos, es decir un solo valor por cada uno de los

campos que conforman a los atributos de las entidades, ya se encuentra en primera

forma normal; gráficamente así se representan las relaciones en 1FN.

Segunda forma normal

Una relación se encuentra en segunda forma normal si todos sus atributos que no son

claves (llaves) dependen por completo de la clave y cumple con las reglas de la primera

forma normal.

La segunda forma normal se representa por dependencias funcionales como:

Notar que las llaves primarias están representadas con doble cuadro; las flechas nos

indican que estos atributos se puede referenciar a los otros atributos que dependen

funcionalmente de la llave primaria.

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Tercera forma normal

Una relación esta en tercera forma normal si no existen dependencias transitivas entre

los atributos y esta en segunda forma normal.

Para definir formalmente la 3FN se necesita definir dependencia transitiva: En una

afinidad (tabla bidimensional) que tiene por lo menos 3 atributos (A, B, C) hay

dependencia transitiva si:

El atributo A determina a B

B determina a C

Pero C no determina a A

Es decir B y C están relacionadas, pero A y C no tienen relación.

Por ejemplo, consideremos el siguiente caso:

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Se tiene la relación alumno alumno-cursa-materia manejada anteriormente, pero ahora

se considera al elemento maestro.

Gráficamente se puede representar de la siguiente manera:

En la llave Necono tiene como dependencias a 3 atributos en el cual el nombre puede

ser referenciado por dos atributos: Necono y RFC (Existe dependencia transitiva). Se

puede solucionar esto aplicando la tercera forma normal que consiste en eliminar estas

dependencias separando los atributos. Entonces resulta:

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Forma Normal de Boyce Codd

Una relación esta en forma normal de Boyce Codd si los atributos que no son

determinantes dependen de los que si lo son, cunado los hay, dentro de la misma

afinidad.

Determinante: Uno o más atributos que, de manera funcional, determinan otro atributo o

atributos. En la dependencia funcional (A,B) C, (A,B) son los determinantes

Obsérvese que a diferencia de la tercera forma normal, se agrupan todas las llaves

candidato para formar una global (representadas en el recuadro) las cuales hacen

referencia a los atributos que no son llaves candidato.

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Cuarta Forma Normal

Una relación esta en cuarta forma normal si no existen dependencias de los valores

múltiples en una tabla donde existen dependencia funcional.

Para entender mejor esto, considerar una afinidad (tabla) llamada “estudiante” que

contiene los siguientes atributos: Clave, Especialidad, Curso, tal como se muestra a

continuación:

Clave Especialidad Curso

S01 Sistemas Natación

S01 Bioquímica Danza

S01 Sistemas Natación

B01 Bioquímica Guitarra

C03 Civil Natación

Suponer que los estudiantes pueden inscribirse en varias especialidades y diversos

cursos. El estudiante con clave S01 tiene su especialidad en Sistemas y Bioquímica y

toma cursos de Natación y Danza; el estudiante B01 tiene la especialidad en Bioquímica

y toma el curso en Guitarra; el estudiante con clave C03 tiene la especialidad en Civil y

toma el curso en Natación.

En esta tabla o relación no existen dependencias funcionales, puesto que los estudiantes

pueden tener distintas especialidades; un valor único de clave puede poseer muchos

valores de especialidad al igual que de valores de cursos. Por lo tanto, existe

dependencia de valores múltiples.

Este tipo de dependencia produce redundancia de datos, como se puede apreciar en la

tabla anterior, en donde la clave S01 tiene tres registros para mantener la serie de datos

en forma independiente, lo cual ocasiona que al realizarse una actualización de datos se

requiera de demasiadas operaciones para tal fin.

En otras palabras en la afinidad R(A, B, C) existen una dependencia de valores

múltiples si:

A determinara valores múltiples de B.

A determinara valores múltiples de C.

B y C son independientes entre si.

Para eliminar la redundancia de los datos, se deben eliminar las dependencias de valores

múltiples. Esto se logra construyendo dos tablas, donde cada una almacena datos para

solamente uno de los atributos de valores múltiples.

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Para este ejemplo, las tablas correspondientes son:

Tablas EEspecialidad

Clave Especialidad

S01 Sistemas

B01 Bioquímica

C03 Civil

Tabla ECurso

Clave Curso

S01 Natación

S01 Danza

B01 Guitarra

C03 Natación

Ver dependencias de objetos

La dependencia del objeto solo se aplica a bases de datos de Microsoft Access (.mdb) y

se genera solamente para: tablas, consulta, formularios e informes de bases de datos de

Access.

No esta disponible para: proyectos de Access, páginas de acceso de datos, macros y

módulos de bases de datos y objetos que no son compatibles con la función

Autocorrección de nombres, (como consultas de acciones y consultas especificadas de

SQL, incluyendo consultas de unión, de definición de datos de paso a través y

subconsultas).

Procedimientos para ver dependencias de objetos:

1. Primero seleccionar el objeto del cual deseara ver su dependencia, luego el menú

Ver, hacer clic en Dependencias del objeto.

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2. Para ver la lista de objetos que utilizar el objeto seleccionado, hacer clic en

Objetos de los que dependo en la parte superior del panel.

El Panel de Dependencias muestra la lista de objetos que el objeto seleccionado esta

utilizando.

3. Para ver la información de dependencias de un objeto enumerado en el panel,

simplemente, hacer clic en el icono de expansión (+) situado junto al mismo.

Además de ver la lista de objetos que utilizan al objeto seleccionado, puede ver también

a los objetos que están utilizando el objeto seleccionado. Por ejemplo, la siguiente

ilustración muestra los objetos que utilizan la consulta de pedidos trimestrales y las

tablas y consultas que utilizan la consulta.

Haga clic en el icono expandible (+) próximo a un objeto, para ver las dependencias de

dicho objeto. Pude desplazarse hasta cuatro niveles.

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Access 2003 genera dependencias buscando los mapas de nombres mantenidos por

función Autocorrección de nombres. Si la opción Realizar seguimiento de

Autocorrección de nombres debe estar activada para poder ver las dependencias, pero

no es necesario que la opción Realizar Autocorrección de nombres este habilitada.

Nota: Las consultas anidadas son parcialmente compatibles. Access puede generar

dependencias solo para la consulta externa. Del mismo modo, las tablas de origen y las

consultas de la hoja secundaria de datos y los campos de búsqueda de la consulta no

aparecen como objetos de los que la consulta dependa.

La siguente lista muestra los tipos de objetos de los que puede depender cada tipo de

objetos, asi como la naturaleza de la dependencia:

Objeto

Seleccionado

Depende de Naturaleza de la Dependencia

Tabla Una tabla o

una

consulta

Se define una relación entre los objetos.

La tabla seleccionada contiene la tabla o la consulta

como hoja secundaria de datos.

Los campos de la tabla seleccionada buscan valores en

el otro objeto.

Tabla Un

formulario

Los campos de la tabla seleccionada buscan valores en

el formulario.

Consulta Una tabla o

una

consulta

La consulta seleccionada esta enlazada con la tabla o

consulta.

Se define una relación entre los objetos.

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Consulta Un

formulario

Se hace referencia al formulario en la instrucción SQL

de la consulta.

Formulario Una tabla o

una

consulta

El formulario seleccionado o uno de sus subformularios

esta enlazado con la tabla o consulta.

Uno o más cuadros de lista o cuadros combinados del

formulario obtienen los datos de la tabla o consulta.

Nota: Las dependencias que provienen del grafico de un

formulario y obtienen datos de una tabla o consulta no

están incluidas. Tendrá que identificar manualmente

dichas dependencias.

Formulario Un

formulario

El formulario seleccionado contiene el otro formulario

como subformulario.

El origen de registros del formulario seleccionado, o el

origen de las filas de un cuadro o lista o un cuadro

combinado del formulario seleccionado, utiliza una

instrucción SQL que hace referencia al otro formulario.

Informe Una tabla o

una

consulta

El informe seleccionado o una de sus subinformes esta

enlazado con la tabla o consulta

Uno o más cuadros de lista o cuadros combinados del

informe obtienen los datos de la tabla o consulta.

Nota: Las dependencias que provienen del grafico de un

informe y obtienen datos de una tabla o consulta no

están incluidas. Tendrá que identificar manualmente

dichas dependencias.

El origen de registros del formulario seleccionado, o el

origen de las filas de un cuadro de lista o un cuadro

combinado del formulario seleccionado, utiliza una

instrucción SQL que hace referencia al otro formulario

Informe Un

formulario

El origen de registros del informe seleccionado, o el

origen de las filas de un cuadro de lista o un cuadro

combinado del informe seleccionado, utiliza una

instrucción SQL que hace referencia al formulario.

El informe seleccionado contiene el formulario como

subformulario.

Informe Un informe El informe seleccionado contiene el otro informe como

subinforme.

28

Apunte 1-8: Modelo Entidad/Relación

El modelo E/R aporta una herramienta de modelado para representar las entidades,

propiedades y relaciones: los diagramas Entidad/Relación. Mediante estos, el esquema

conceptual abstracto puede ser mostrado gráficamente. En realidad, se puede hacer que

los diagramas sean un reflejo fiel de las relaciones, interrelaciones y atributos del

modelo relacional de datos o podemos englobar diversas relaciones en una sola entidad

o conjunto de propiedades.

Al analizar planteamientos de información que se pretende almacenar y administrar

mediante una base de datos, no implica que debamos sentarnos frente a la computadora

para comenzar. Es preciso que posteriormente al análisis, plasmemos en papel el diseño

de la base de datos; y no solo nos refiramos a las tablas, sino a la forma que se

interrelacionaran. Es aquí donde entra en función la diagramación del proyecto

mediante un modelo E/R.

Los diagramas E/R que se muestran son directamente proyectables sobre un esquema

físico relacional excepto en lo que se refieren a las relaciones muchos a muchos.

Los diagramas E/R son parecidos a los diagramas de flujo (organigramas) clásicos en

que utilizan rectángulos, rombos y óvalos, pero los significados de estos elementos son

distintos. La siguiente figura muestra un ejemplo que servirá para mostrar como han de

interpretarse estos diagramas.

Los rectángulos representan entidades, los rombos relaciones y los óvalos propiedades.

Otra diferencia fundamental con los organigramas es que estos tienen un principio y un

final, mientras que un diagrama E/R no.

El tipo de relación entre dos entidades se representa mediante 1’s y M’s (también el

símbolo ∞ o n). En la figura anterior, la entidad E1 mantiene una relación de uno a

muchos con la entidad E2 y una relación de uno a uno con la entidad E3.

29

Una propiedad cuyo nombre esta subrayado señala que esa es la propiedad que

identifica de forma única a la entidad y que se corresponderá con la clave primaria de

una relación. Existen algunas variantes a la hora de representar los elementos en el

diagrama; estos pueden variar de una bibliografía a otra.

Este modelo especifica la existencia de tres entidades, Profesor, Curso y Departamento,

que se corresponden con otras tantas relaciones. Un departamento tiene muchos

profesores y un profesor puede dar muchos cursos.

Nota: Para lograr una apariencia profesional, al trazar los diagramas, se establece como

norma que las líneas que representan los elementos del diagrama no se crucen con otras.

30

Apunte 2-1: Creación de bases de datos en Access

Después de la primera etapa, que fue el análisis del problema de manejo de información

y el diseño de la base de datos que lo solucionara, el siguiente pasó es la creación de la

base de datos en Access. En esta lección aprenderás a crear bases de datos por los dos

métodos que permite Access: con y sin asistente.

La creación de bases de datos con ayuda del asistente nos permite seleccionar, entre

varias opciones, características particulares para que a partir de ellas sean creadas las

tablas, relaciones, consultas formularios e informes necesarios para el tipo de bases de

datos seleccionado entre una amplia variedad de soluciones típicas. Esta es la manera

más sencilla de crear una base de datos. De esta forma, se obtendrá una base de datos

terminada, lista para capturar en ella información, pero puede resultar no ser lo que el

usuario necesite específicamente.

El segundo método, creación de bases de datos sin asistente, requiere que el diseñador

de la base de datos cuente con habilidades de análisis de sistemas y de diseño de bases

de datos. Bajo este método, el diseñador puede definir con mayor precisión las

características de la base de datos.

Access tiene la particularidad, que pocos programas o aplicaciones tienen, que al crear

un archivo nuevo, antes de mostrarlo o permitir hacer uso de el, obliga al usuario a

guardar dicho archivo. Esto se debe al principio del cuidado que debemos tener con el

manejo de la información que almacenará posteriormente la base de datos. Asimismo,

cuando se estén creando objetos propios de la base de datos, como tablas, consultas,

etc., cada vez que generemos una modificación sobre el diseño de estos, antes de poder

cambiar entre las Vistas, Access nos obligará a guardar los cambios.

31

Apunte 2-2: Iniciar Access

Cuando se instala el conjunto de aplicaciones de Microsoft Office en un equipo de

cómputo, normalmente se crearán accesos directos los programas.

El icono de acceso directo de Access es:

Habitualmente se encuentra un icono como este en botón Inicio / Programas /

Microsoft Office Access 2003.

Nota: La ruta puede cambiar de una computadora a otra.

Siempre, al iniciar la aplicación, aparecerá en pantalla el entorno de trabajo en Access,

sin una base de datos abierta y con una columna de opciones en la parte derecha de la

pantalla. Esta columna de opciones, al igual que en las demás aplicaciones de Microsoft

Office 2003 se llama Panel de tareas Inicio (Figura 2-1)

Este panel, ofrece opciones que seleccionaremos según el propósito que tengamos. El

Panel de tareas Inicio, permite entre otras cosas, abrir un archivo, crear un archivo

nuevo (base de datos en blanco, a partir de una plantilla en línea o desde Mi PC, etc.)

32

Apunte 2-3: Entorno de trabajo de Access 2003

El entorno de trabajo de Access, comparativamente con otras aplicaciones de Microsoft

Office, en primera instancia es bastante simple.

Access va haciendo aparecer las barras de herramientas según se vayan requiriendo.

La imagen que aparece a continuación nos muestra la pantalla principal de Access. En

ella vemos la barra de titulo, la barra de menú, la barra de herramientas Estándar y la

ventana Base de Datos

Esta pantalla nos muestra en la barra de titulo el nombre de la base de datos que esta

abierta, en este caso, la que se llama: bd2.

En la ventana Base de Datos es donde se tiene acceso a trabajar con los objetos que

vayan conformando a la base de datos: Tablas, consultas, formularios, informes, etc.

En este caso, en la figura 2-2 se encuentra mostrando el objeto Tablas. Aun no ha sido

creada ninguna tabla, pero en la pantalla se puede ver las 3 opciones de creación de

tablas que tiene Access.

Así mismo hay opciones para los demás objetos.

Nota: Es recomendable trabajar con la ventana Base de Datos maximizada y todas las

demás ventanas que vayamos activando para evitar confusiones, ya que puede llegar el

momento en que debamos tener varias ventanas abiertas a la vez.

33

Apunte 2-4: Crear una base da datos usando el asistente

Una forma fácil y rápida de crear una base de datos es con ayuda del Asistente. Un

asistente es un programa que guía la usuario paso a paso, a través de una serie de

opciones que el elegirá para la construcción de una base de datos.

Para crear bases de datos con ayuda del asistente, seguir estos pasos:

1. Hacer clic en nuevo de la barra de herramientas Estándar.

2. En el panel de tareas, bajo Plantillas, hacer clic En mi PC…

3. En la pestaña Bases de Datos , hacer clic en el icono correspondiente al tipo de

base de datos que se desea crear y, después , hacer clic en Aceptar (Figura 2-3)

4. En el cuadro de dialogo Archivo nueva base de datos, especificar un nombre y

una ubicación para guardar la nueva base de datos y hacer clic en Crear.

5. Seguir las instrucciones del Asistente para bases de datos.

34

Nota: No se puede utilizar el asistente para base de datos para agregar tablas,

formularios o informes nuevos a una base de datos existente.

Realizar una copia de seguridad de un proyecto de Access

1. Guardar y cerrar todos los objetos del proyecto de Access.

2. En el menú Archivo y hacer clic en Realizar copia de seguridad de la base de

datos…

3. En el cuadro de dialogo Guardar copia de seguridad como, especifique el

nombre y la ubicación de la copia de seguridad.

Nota: Puede realizar copias de seguridad de objetos de base de datos individuales si

crea un proyecto de Access en blanco y después importa los objetos que desee desde la

base de datos original.

Compactar y reparar una base da datos

Esta es una herramienta la cual nos proporciona una mejor estabilidad en cuestión de

almacenamiento y de trabajo, ya que permite hacer las bases de datos mas pequeñas

pues tienden a extenderse en espacio en disco, además, permite reparar un archivo

dañado y lo hace útil de nuevo.

Para compactar y reparar el archivo de Access con el que esta trabajando:

1. Si va a compactar una base de datos compartida de Microsoft que esta ubicada

en un servidor o en una carpeta compartida, asegúrese de que ningún otro

usuario la tiene abierta.

2. En el menú Herramientas, seleccionar Utilidades de la base de datos y , a

continuación , haga clic en Compactar y reparar base de datos/proyecto

Para compactar y reparar un archivo de Access que no esta abierto:

1. Cerrar el archivo de Microsoft Access que tiene abierto. Si va a compactar una

base de datos compartida de Access que esta ubicada en un servidor o en una

carpeta compartida, asegúrese de que ningún otro usuario la tiene abierta.

2. En el menú Herramientas seleccionar Utilidades de la Base de Datos y, a

continuación hacer clic en Compactar y reparar base de datos.

3. En el cuadro de dialogo Base de datos a compactar, especificar el archivo de

Access y, a continuación, hacer clic en Compactar.

4. En el cuadro de dialogo Compactar la base de datos en, especificar un nombre,

una unidad y una carpeta para el archivo de Access compactado.

5. Hacer clic en Guardar.

Si utiliza el mismo nombre, unidad y carpeta, y la base de datos de Access o proyecto

de Access se compacta con éxito , Microsoft Access remplaza el archivo original por la

versión compactada.

Para compactar y reparar un archivo de Access automáticamente cada vez que se cierre:

35

La compactación no tiene lugar si cierra una mientras otro usuario la tiene abierta.

1. Abrir la base de datos Access o proyecto de Access que desee compactar

automáticamente.

2. En el menú Herramientas, hacer clic en Opciones…

3. Seleccionar la ficha General.

4. Activar la casilla de verificación Compactar al cerrar.

36

Apunte 2-5: Crear una base de datos sin el asistente

Otro método para la creación de una base de datos es crear una base de datos en blanco

e ir agregando las tablas, formularios, informes y otros objetos, según se valla

requiriendo. Este es el método más flexible, sin duda, pero requiere que cada elemento

de la base de datos sea definido por separado.

Para crear una base de datos, seguir estos pasos:

1. Hacer clic en Nuevo de la barra de herramientas Estándar.

2. En el panel de tareas, bajo Nuevo, hacer clic en Base de datos en blanco.

3. En el cuadro de dialogo Archivo nueva base de datos, especificar un nombre y

una ubicación para la base de datos y hacer clic en Crear.

4. La ventana Base de Datos aparece y se pueden crear los objetos que se deseen

en la base de datos.

Nota: Los archivos que genera Access cuentan con lo que se llama Acceso Exclusivo,

que consiste en el hecho de que si un grupo de personas se encuentran trabajando en

red y alguien tiene abierta una base de datos, en la computadora de esta persona se

generara un archivo temporal que evitara que alguien mas pueda abrir la base de datos

original desde otra computadora a través de la red.

Consideraciones al trabajar con base de datos en Access:

En realidad una base de datos no guarda modificaciones. Por lo tanto, al cerrarla,

no hay modificaciones que guardar. Las modificaciones se realizan y se

guardan en los objetos que componen la base de datos, tales como: Tablas,

formularios, informes, etc. Y los cambios se guardan en cada uno de ellos, de

forma independiente.

37

Si las modificaciones han sido almacenadas en cada objeto, entonces se podrá

cerrar la base de datos.

38

Apunte 2-6: Planteamientos de proyectos de la unidad

Para poner en práctica todos los conocimientos y habilidades que se adquieran a lo

largo de la unidad “Bases de datos”, será necesario trabajar en proyectos completos.

Difícilmente estos podrían ser planteados, diseñados y desarrollados en una sola sesion,

por tal motivo, se ira trabajando en dichos proyectos agregando nuevos componentes

conforme se vaya avanzando en las lecciones.

Proyecto Agenda

Este proyecto consiste en desarrollar una Agenda Empresarial para una organización

que opera a nivel nacional. Esta agenda será usada por los vendedores de la empresa que

requieren mantener actualizada y organizada su cartera de clientes y posibles clientes , a

quienes en un momento dado necesitan enviar correos electrónicos o hacer llamadas

para dar seguimiento , a una ventana.

La base de datos, idealmente deberá constar de dos tablas:

En una de ellas se podrá capturar nombres de personas (campo llave), datos

personales y nombre de la empresa en la que trabaja.

En la otra, se capturaran datos de la empresa, además del nombre (campo llave),

se capturara el RFC, dirección de la empresa y demás datos necesarios para

completar una factura.

Estas dos tablas se relacionaran por medio del campo empresa. Como se trata de una

agenda empresarial, se supone que en la agenda se llegaran a tener nombres de muchas

personas y varias de ellas trabajaran en la misma empresa, por lo que en lugar de repetir

los datos de la misma empresa para ese grupo de personas, se creara una relación.

Para evitar confusiones y trabajar todos con los mismos datos para estas dos tablas, se

importaran de archivos de Excel para agilizar la captura de datos. Pero para “vivir” la

experiencia de la captura de datos con las restricciones y mascaras que habrá de elegir

en el diseño de la tabla, será necesario ingresar algunos registros.

Proyecto Escuela

Los directivos de una escuela secundaria quieren agilizar procesos en el manejo de la

información de alumno, materias, grupos, maestros y calificaciones. Ellos creen que una

base de datos será lo ideal. Para esto se esta solicitando nuestra ayuda.

Como datos para tomar en cuenta, nos indican que:

Cuenta con los tres grados de rigor que:

Esta base de datos se manejara totalmente aparte de las cuestiones de cobranza.

La escuela cuenta con 2 turnos matutinos por cada grado y uno vespertino

también por cada grado.

Cada grupo recibe 4 materias en cada ciclo escolar, de principio a fin.

Los directivos no están seguros del número de alumnos que habrá al inicio del

ciclo escolar.

39

Actualmente cuentan con una planta docente de 8 maestros, pero este número

también puede variar.

La información que desean obtener de la base de datos es:

Consulta de calificaciones

Consulta de datos particulares de alumnos.

Consulta de alumnos por grupo.

Dar de alta nuevos grupos, nuevos maestros y alumnos de reciente ingreso en

cualquier momento del año.

Y a su vez poder imprimir cualquiera de esta información.

40

Apunte 3-1: Crear y Modificar Tablas

Tablas:¿Qué son, que aplicación tienen?

Access cuenta con diversos métodos por medio de los cuales se pueden crear tablas,

según las necesidades del usuario y sus conocimientos. En esta lección se estudiara

detalladamente cada uno de ellos.

En el diseño de las tablas, la primera parte del trabajo es la creación de la estructura que

tendrá la base de datos. El siguiente paso es el llenado de las tablas con información.

Esta última tarea puede ser muy laboriosa. Por tal razón, en los ejercicios de esta

lección, se sugiere que se llenen las tablas con un poco de registros o incluso se facilita

el uso de tablas hechas en Excel para ser importadas. El objeto es contar con registros

suficientes para hacer pruebas con las tablas y, en su momento, con las consultas.

Recordemos que el objeto de esta unidad no es la digitación.

¿Qué es una tabla?

Una tabla es un conjunto de datos sobre un tema concreto, como un inventario, cliente,

libros, etc. Usando una tabla independiente para cada tópico, se evitara la duplicación de

datos y la base de datos resultara más eficiente y se reducirá el riesgo de errores en la

entrada de datos.

En las tablas, los datos están organizados en filas (denominadas registros) y columnas

(denominados campos). Esta organización queda patente en la vista Hoja de datos,

herramienta de Access, que se aprenderá a usar mas adelante.

En Access existen cuatro formas de crear tablas en blanco (vacía):

1. Utilizar el asistente para creación de base de datos con el fin de crear en una sola

operación todas las tablas, formularios e informes necesarios para una base de datos

completa. No obstante, como se estudio anteriormente, el Asistente para bases de datos

crea una base de datos nueva; no puede usarse para añadir tablas, formularios o

informes a una base de datos ya existente.

2. Utilizar el Asistente para creación de tablas y elegir los campos necesarios, entre una

gran variedad de tablas definidas.

3. Introducir los datos directamente en una hoja de datos en blanco. Al grabar la nueva

hoja de datos, Microsoft Access analiza los datos y le asigna automáticamente el tipo de

datos y el formato apropiados para cada campo.

4. Utiliza la vista Diseño para especificar todos los detalles de la tabla.

Aspectos a considerar para nombrar campos

En cualquiera de los casos anteriores, hay que tomar en cuenta que para definir el

nombre de un campo se deben seguir ciertos lineamientos. De no asegurarlos, es

probable que Access “no maque error”, pero es probable que más adelante se tengan

problemas.

41

Tomar en cuenta lo siguiente:

Utilizar solo letras y números al escribir el nombre del campo.

No utilizar signos de puntuación ni símbolos.

No utilizar tildes.

No utilizar espacios en blanco.

De preferencia, escribir solo minúsculas.

En la medida de lo posible, utilizar nombres cortos, que no sobrepasen los 8

caracteres.

Utilizar nombres descriptibles.

Por ejemplo, si se tiene una tabla que contendrá información referente a datos

personales de empleados de una empresa, pero dentro de la misma base de datos hay

tablas que hacen referencia a datos personales de clientes, entonces será necesario hacer

una diferencia en el nombre de las tablas. El nombre podría ser:

datospersonalesempleado

Como se puede visualizar, el nombre es muy largo y difícil de leer y distinguir. Pero, si

se utiliza una abreviación, combinado con lo que en el argot de programación se conoce

como “notación húngara”, el resultado seria:

DatPerEmp

Para que luego se pueda tener:

DatPerClien

Observar la siguiente tabla, que muestra los nombres de campo:

DatosPersonalesAlum

NumCred NomAlum DirAlum NomTutor Edad tel

Creación de Tablas

Crear una tabla con el asistente

El Asistente para tablas, crea tablas añadiendo todos los campos deseados en una sola

operación. Posteriormente los campos seleccionados se pueden personalizar en la vista

diseño.

Estos son los pasos para aplicar el método:

1. Asegurarse de tener activa la ventana Base de datos, objeto Tablas

42

2. Dar clic en Crear una tabla utilizando el Asistente.

3. Seguir las indicaciones de los cuadro de dialogo del Asistente para tablas,

realizando las selecciones apropiadas de acuerdo al tipo de tabla que se desea

crear.

El Asistente se ocupara de definir los campos y propiedades de estos. Al terminar el

trabajo del asistente, se puede proceder a la introducción de datasen la tabla resultante,

en la Vista de datos.

Si se desea modificar o ampliar la tabla resultante, puede hacerse en la vista de Diseño,

al terminar de usar el Asistente para tablas, como se explicara mas adelante.

Crear una tabla introduciendo datos en una hoja

También se puede crear una tabla automáticamente a partir de la introducción de

información directamente en una hoja de datos en blanco, considerando que esta no es

la forma ideal para crear tablas.

43

Estos son los pasos para aplicar este método:

1. Asegúrese de tener activa la ventana de Base de datos, objeto Tablas.

2. Dar doble clic en la opción Crear una tabla introduciendo datos.

3. Aparecerá una hoja de datos en blanco con 10 columnas y 22 filas. Los nombres

de columnas predeterminados son Campo1, Campo2, etc.

4. Con doble clic sobre la palabra CampoN, cambiar el nombre de cada columna

que se vaya a utilizar, escribir el nombre y pulsar [Enter] al terminar de

escribirlo.

Nota: Inicialmente Access ofrece 10 columnas. Si se necesitan más de 10 columnas, es

posible insertar columnas adicionales:

a) Dar clic derecho en el encabezado de la columna junto a la que se quiere insertar

la nueva columna. La columna que se inserte aparecerá a la derecha de la que

fue seleccionada.

b) Seleccionar la opción Insertar columna del menú contextual.

5. Introducir los datos en la hoja de datos.

Dependiendo de la información que se capture en cada columna, Access

identificara y asignara el Tipo de dato mas adecuado para cada campo.

44

Nota: Las columnas que quedan en blanco serán eliminadas al guardar la hoja de

datos.

6. Una vez agregados los datos a todas las columnas que se desean utilizar, guardar

la tabla.

7. Access preguntara si se desea crear una Clave principal. Si no se han introducido

datos que puedan utilizarse para identificar de forma exclusiva a cada (registro)

de la tabla se recomienda elegir Si

Si se eligió Si, Access creara automáticamente una clave principal. Un campo de tipo

Automático (donde se asigna a cada registro un nuevo numero secuencial ascendente de

forma automática).

La siguiente imagen muestra el resulta de aceptar que Access inserte automáticamente

un campo llave.

Pero, si se ha introducido algún campo que pueda identificar de forma exclusiva a cada

fila (el campo será llenado con un dato único para cada registro, sin opción a que tenga

valores nulos o vacíos), puede especificar a este campo como clave principal.

Nota: Este tema de los “Campos llave” se explicara a detalle mas adelante.

Crear una tabla mediante vista de diseño

Cuando se crea una tabla en vista de diseño se tiene que especificar los nombres de los

campos, el tipo de datos que va a contener el campo y las propiedades. Es decir, el

diseño general de la tabla y las propiedades de sus campos.

Estos son los pasos para aplicar este método:

45

1. Asegurarse de tener activada la ventana de la Base de datos, objetos

Tablas.

2. Dar doble clic en la opción Crear una tabla en Vista de diseño. A

continuación, aparecerá la ventana para agregar los campos de la tabla.

3. Definir cada uno de los campos que contendrá la tabla. Una vez que haya

sido definido el primer campo de la tabla, podrá ser guardada en

cualquier momento

Si se opta por no definir la clave principal al intentar guardar la tabla por primera vez,

Access dará la oportunidad de hacerlo posteriormente.

Cuando se crea una tabla en la vista de diseño, se puede especificar los tamaños de

campos, tipos de datos y demás elementos que esta vista permite determinar.

Por ejemplo la imagen que aparece a continuación muestra las propiedades del campo

Nombre.

46

Al terminar entre vistas de una tabla

Las tablas tienen dos vista: la vista de Diseño y la vista Hoja de datos. La vista Diseño

se utiliza para crear y modificar la estructura de una tabla. La vista Hoja de datos se

utiliza para ver, agregar, eliminar y modificar datos de una tabla.

Oprimir el botón Vista de la barra de herramientas; cuando la tabla esta presentada

en la vista de datos, solo aparece el botón para cambiar a la vista Diseño y

viceversa.

Crear Campos de Búsqueda

Son campos como cualquier otro en una tabla, a diferencia de que estos contendrán una

lista de elementos que pueden ser definidos al momento de su creación desde una tabla

o consulta existente, o ya sea que se capture un listado de elementos que aparecerán en

una lista desplegable cuando visualicemos la tabla en la vista Datos.

Esta forma de crear campos facilita la captura de información cuando esta es repetitiva.

Crear un campo que busque datos de otra tabla en la vista Diseño

1. En la vista Diseño, abrir la tabla a la que se desee agregar el campo de búsqueda.

2. Para insertar un campo nuevo en el interior de la tabla, hacer clic en la fila

situada debajo del lugar en que desea agregar el campo (o bien al final de la lista

de campos) y, después, hacer clic en el menú Insertar | Campo de Búsqueda…

47

3. Seguir las indicaciones del Asistente.

Si el campo que se desea que muestre una fila de elementos ya existe, hacer clic en la

fila de ese campo.

1. En la columna Tipo de datos, hacer clic en el indicador y seleccionar Asistente

para búsquedas.

2. Seguir las indicaciones del Asistente.

Al hacer clic en el botón Finalizar, Access creara un campo de búsqueda cuyas

propiedades se basan en las opciones seleccionadas en el Asistente.

Establecer, cambiar o borrar una clave principal

Una clave principal consta de uno o más campos cuyo valor o valores identifican de

manera única a cada registro de una tabla. Las claves principales se utilizan cuando se

necesitan hacer referencias a registros específicos de una tabla de base de datos desde

otra tabla.

Se puede establecer o cambiar una clave principal una vez creada la estructura de la

tabla, siguiendo estos pasos:

1. Abrir una tabla en la vista Diseño.

2. Seleccionar el campo o los campos que se desean definir como clave principal.

3. Para seleccionar varios campos, mantener presionada la tecla [CTRL] y hacer

clic en el selector de la fila de cada campo.

4. Oprimir el botón Clave principal de la barra de herramientas.

Índice

Un índices una característica de Access que acelera la búsqueda y clasificación de datos

en una tabla. Se pueden crear un índice para un campo en la ventana Índices de la vista

Diseño de la tabla o estableciendo la propiedad Indexado del campo a Si.

48

Nota: La clave primaria de una tabla se indexa automáticamente y los campos cuyo tipo

de datos es MEMO u Objeto OLE no se pueden Indexar.

Características Adicionales

Access crea automáticamente un índice con el campo clave principal de una tabla y lo

utiliza para buscar registros y crear combinaciones entre tablas. El índice clave principal

requiere que haya una entrada en el campo clave principal y no admite valores

duplicados.

Si no hay clave principal al guardar la tabla. Access desplegara un cuadro de dialogo

preguntando si se desea crear una. Si elige Si, se agregara un campo de tipo

Autonumérico y se establecerá dicho campo como clave principal. Si se elige No, no

creara ninguna clave principal.

Las tablas si clave principal no pueden utilizarse para una relación: en ellas las

búsquedas y el ordenamiento pueden ser más lentas.

Trabajar con tablas

Introducir y modificar datos

Para introducir datos en una tabla, solo debemos activar el campo como el Mouse

(colocar el cursor en la celda) y teclear la información correspondiente. Es muy

parecido a como se inserta la información en una tabla en Word o una hoja de calculo

de Excel.

Agregar nuevos datos en la vista hoja de datos

1. Abrir la tabla (o formulario) en la vista Hoja de datos (o en la vista Formulario).

2. Si esta a la vista la ultima fila en blanco de la tabla, colocar el cursor en el

primer campo de la fila y comenzar a ingresar la información.

3. Si no esta a la vista la fila donde se debe comenzar a digitar, oprimir el botón

Nuevo registro de la barra de herramientas.

4. Una vez introducida la información de un campo, oprimir la tecla [Tab] para

pasar al campo siguiente.

5. Al final del registro, pulsar [Tab] para insertar un nuevo registro y seguir

introduciendo información.

Modificar los datos de un campo

Para realizar cambios en un campo determinado, es necesario tener abierta la tabla en

modo vista de hoja de datos (o si es formulario, en vista formulario) y hacer lo

siguiente:

49

1. Dar clic en el campo que se desee.

2. Para remplazar el valor completo, llevar el puntero al extremo izquierdo del

campo hasta que el puntero se convierta en un signo más y oprimir con el botón

izquierdo del ratón.

3. Ingresar los nuevos datos que se deseen insertar en el campo.

4. Si se comete un error al escribir, pulsar [Retroceso].

5. Si se desean cancelar los cambios en el campo actual, oprimir [ESC]. Si se

desean cancelar los cambios realizados en todo el registro, presionar [ESC] de

nuevo, antes de salir del campo.

Al trasladarse a otro registro, Access guardara los cambios realizados en el registro

actual.

Para expandir un campo de modo que resulte más fácil modificarlo:

Oprimir en el campo que se desea editar: MAYUS + F2, o bien dar clic

sostenido entre los encabezados de los campos y arrastrar, tal como se hace en

Excel.

Deshacer los cambios cuando se agregan o modifican registros

Aunque Access guarda automáticamente los datos modificados en cuanto se pasa a otro

registro, siempre existe la posibilidad de cancelar los cambios:

Oprimir Deshacer en la barra de herramientas Estándar, para deshacerle

ultimo cambio efectuado.

Elegir Deshacer Registro del menú Edición, si ya se han guardo los cambios al

registro actual o se han movido a otro registro.

En cuanto se comience a editar otro registro, aplicara o eliminara un filtro o cambiar a

otra ventana, no se podrá usar este método para deshacer cambios.

Guardar un registro

Access guarda automáticamente el registro que se esta agregando o editando, en cuanto

se sitúa el punto inserción a un registro diferente o se cierre la hoja de datos en la que se

esta trabajando.

Copiar y trasladar datos

Las opciones de copiar y trasladar información son parte fundamental de la tarea de

edición de un documento, una tabla de Access en este caso. No obstante, para realizar

operaciones de copia y traslado, así como para realizar ordenes de otra naturaleza sobre

elementos de una tabla, es necesario realizar previamente una selección de los mismos.

Por tanto, es necesario indicar detallando como se llevaran a cabo estas operaciones de

selección en tablas de Access.

A continuación, se resumen las técnicas básicas que pueden utilizarse para seleccionar

datos o registros con el ratón en la vista Hoja de datos:

50

1. Para seleccionar datos de un campo, oprimir donde se desee empezar a seleccionar y

arrastrar el puntero sobre los datos (como en Word).

2. Para seleccionar un campo completo, oprimir el botón izquierdo del campo cuando el

punto cambie de forma por una cruz.

3. Para seleccionar campos contiguos, oprimir en el borde izquierdo de un campo y

arrastrar el puntero para extender la selección.

4. Para seleccionar una columna, oprimir en el sector de campo.

5. Para seleccionar columnas contiguas, pulsar en el nombre del campo (en la parte

superior de la columna) y arrastrar el puntero para extender la selección.

6. Para seleccionar un registro, oprimir en le selector del registro.

7. Para seleccionar varios registros, pulsar en el selector del registro del primer registró

y arrastrar el puntero para extender la selección.

8. Para seleccionar todos los registros, elegir Seleccionar todos los registros en el menú

Edición.

9. Elegir entre trasladar o copiar:

Para elegir copiar los datos, oprimir en el botón Copiar de la barra

de herramientas.

Para trasladar los datos, oprimir en el botón Cortar .

10. Elegir la forma copiar los datos:

Para reemplazar el valor actual de campo de destino, seleccionar el

campo completo.

Para insertar datos dentro de datos existentes, colocar el puntero de

inserción en el lugar que se desee pegarlos.

11. Oprimir en el botón Pegar de la barra de herramientas.

Copiar y trasladar datos de varios campos

Para copiar y trasladar datos de varios campos en la vista Hoja de datos, seguir estos

pasos:

1. Seleccionar los campos o columnas que se deseen trasladar.

2. Elegir entre copiar o trasladar:

Para copiar los datos, oprimir en Copiar en la barra de herramientas.

Para trasladar los datos, pulsar en Cortar en la barra de herramientas.

Seleccionar el campo o campos de destino, en la tabla actual, en otra

tabla o en otra base de datos.

3. Oprimir Pegar.

Copiar o trasladar registros a una hoja de datos

Para copiar o trasladar registros completos de una hoja de datos en otra, seguir estos

pasos:

51

1. Abrir la Hoja de datos de origen (o un formulario en la vista Formulario)

2. Seleccionar los registros que se requieren copiar o trasladar.

3. Elegir entre copiar o trasladar: usar Copiar o Cortar según sea necesario.

4. Abrir la hoja de datos en la que se desee pegar los registros. Si es necesario,

reorganizar las columnas de la hoja de datos para coincidir con el orden de los

datos que están copiando o trasladando.

5. Elegir la forma de insertar los registros:

Para remplazar registros existentes con los registros escogidos,

seleccionar los que se desea sustituir y, entonces, pulsar en Pegar en la

barra de herramientas.

Para agregar los registros al final de la hoja de datos, elegir Pegar datos

anexados en el menú Edición.

Eliminar registros

En algún momento puede existir la posibilidad de tener que eliminar un registro que ya

no es útil dentro de la base de datos de Access. Para esta tarea, este manejador de bases

tiene una opción que permite eliminarlo.

Para eliminar un registro en la vista Hoja de datos:

1. Pulsar, en primer lugar, sobre el registro que se desea eliminar.

2. Oprimir en le botón Eliminar registro en la barra de herramientas Estándar.

Tipos de datos

Puede usarse la propiedad Tipo de dato para especificar el tipo de dato que se

almacenara en un campo de una tabla. Cada campo solo puede contener datos de un

tipo.

Para la propiedad Tipo de datos puede tener los valores siguientes:

Valor Tipo de datos Tamaño

Texto (Predeterminado) Texto o

combinaciones de texto y números,

así como números que no

requieren cálculos, como los

números del teléfono.

Hasta 255 caracteres o la

longitud que indique la

propiedad Tamaño del campo

(el menor de los dos valores)

Microsoft Access no reserva

espacio para la parte que no se

utiliza de un campo de texto

Memo Texto extenso o combinación

extensa de texto y números

Hasta 65, 535 caracteres. (Si el

campo se manipula a través de

DAO y solo se va a almacenar

en el texto y números [no datos

52

binarios], el tamaño esta

limitado po el de la base de

datos).

Numérico Datos numéricos utilizados en

cálculos matemáticos. Para obtener

más información sobre la forma de

establecer un tipo numérico

especifico, ver el tema de la

propiedad Tamaño del campo.

1, 2, 4, u 8 Bytes (16 Bytes si el

valor de la propiedad Tamaño

del campo es Id) de replica.

Fecha/Hora Valores de fecha y hora para los

años del 100 al 9999

8 Bytes.

Si/No Valores Si y No, y campos que

contengan uno entre dos valores

(Si/No, Verdadero/Falso,

Activado/Desactivado).

1 BIT

Moneda Valores de moneda y datos

numéricos utilizados en cálculos

matemáticos en los que estén

implicados datos que contengan

entre uno y cuatro decimales. La

precisión es de hasta 15 dígitos a

la izquierda del separador decimal

y hasta 4 dígitos a la derecha del

mismo.

8 Bytes

Autonumérico Número secuencial (Incrementado

de uno en uno) único, o número

aleatorio que Access asigna cada

vez que se agrega un nuevo

registro a una tabla. Los campos

Autonuméricos no se pueden

actualizar. Si se desea más

información, ver el tema de la

propiedad Nuevos Valores.

4 Bytes (16 Bytes si el valor

propiedad Tamaño de campo es

Id. la replica).

Objeto OLE Objeto (como por ejemplo una

hoja de calculo de Microsoft

Excel, un documento de Word,

gráficos, sonidos u otros datos

binarios) vinculados o incrustados

en la tabla de Microsoft Access.

Hasta 1 Giga Byte (Limitado

por el espacio disponible en

Disco).

Hipervínculo Texto o combinación de texto y

números, almacenado con texto y

utilizada como dirección de

hipervínculos.

Asistente para

Búsqueda

Este no es realmente un tipo de

dato, si no una herramienta que nos

permite insertar un campo en la

tabla que nos mostrara una lista

desplegable con datos para llenar

53

el campo.

Estos datos pueden ser

directamente obtenidos de los

datos de un campo de otra tabla

existente o podemos escribir la

lista de elementos que queremos

que contenga.

54

Apunte 4-1: Propiedades de los campos Propiedades de los campos

Cuando se definen los nombres de los campos, aparte de especificar el tipo de dato que

se espera como entrada, es conveniente establecer algunas propiedades, de tal manera

que se mejore el diseño y funcionalidad de la base de datos.

Esto se logra en la pestaña General, que aparece en la parte medio/baja de la ventana de

diseño de la tabla. Estas propiedades y sus características, se citan a continuación.

Propagación de las propiedades de campo

Cuando realice un cambio en una propiedad heredada de un campo en la vista Diseño de

tabla, puede optar por actualizar la correspondiente propiedad de los controles de

formularios e informes que están enlazados al campo. Si un campo dependiente no

hereda el valor de la propiedad de campo y tiene un valor diferente especifico en la hoja

de propiedades, Access no actualizara la propiedad de control.

1. Abrir la tabla que contiene el campo en la vista Diseño.

2. En nombre del campo, hacer clic en el campo cuya propiedad desee cambiar.

3. Cambiar la descripción del campo o una de las propiedades de la ficha General o

Buscar y presionar la tecla [Enter].

55

Si se ha cambiado el valor de una propiedad heredada, vera un botón Opciones de

actualización de propiedades junto al nombre de la propiedad.

4. Hacer clic en el botón Opciones de actualización de propiedades y, a

continuación, hacer clic en comando Actualizar…

5. En el cuadro de dialogo de Actualizar propiedades, seleccionar los formularios e

informes que contienen los controles que hay que actualizar y haga clic en Si.

Notas:

En la base de datos de Access, el botón Opciones de actualización de

propiedades no actualiza los controles de una página de acceso a datos. Si el

campo actualizado esta en la tabla vinculada, Access no actualizara los objetos

de la base de datos de origen

56

Puede hacer que el botón de Opciones de actualización de propiedades no

aparezca si desactiva la casilla de verificación Mostrar opciones de

actualización de propiedades en el cuadro de dialogo Opciones, en la ficha

Tablas o consultas.

Etiquetas inteligentes

Las etiquetas inteligentes suponen un ahorro de tiempo, ya que le permiten realizar

acciones en Microsoft Office Access 2003 para las que normalmente necesitaría abrir

otro programa.

Como utilizar las etiquetas inteligentes

Para agregar una etiqueta inteligente a un campo o un control, establezca la propiedad

Etiquetas Inteligentes. Una vez que haya agregado una etiqueta inteligente a un campo o

control, aparecerá el botón Acciones de etiquetas inteligentes cuando active una celda

del campo o el control.

1. Crear un nuevo formulario en vista Diseño.

2. Agregar un cuadro de texto al formulario, de clic derechoal cuadro de texto y a

continuación, haga clic en Propiedades en la barra de herramientas para

abrir la hoja de propiedades del control.

3. Hacer clic en el botón generar , en el cuadro de propiedades Etiquetas

Inteligentes para abrir el cuadro de dialogo Etiquetas Inteligentes.

57

4. Hacer clic en más etiquetas inteligentes, si se desea agregar desde el Web.

Nota: Puede agregar una etiqueta inteligente a los siguientes tipos de control:

Controles de formularios e informes

Etiqueta

Cuadro de Texto

Cuadro Combinado

Controles de página de acceso a datos

Etiqueta

Span enlazado

Cuadro de texto

Texto desplegable

Lista desplegable

Hipervínculo

Nota: Ahora se puede especificar el orden ascendente o descendente de hasta cuatro

campos en los Asistentes para cuadro de lista y para cuadros combinados en los

formularios e informes y en el Asistente para búsquedas en la base de datos de Access.

La pagina de ordenación agregara a estos asistentes se parece y se comporta como la

pagina de ordenación del Asistente para informes.

Mostrar etiquetas inteligentes en un formulario

1. En el menú Herramientas, hacer clic en Opciones.

2. Hacer clic en la ficha Formularios/Informes.

58

3. Activar la casilla verificación Mostrar etiquetas inteligentes en formularios.

4. Hacer clic en Aceptar.

Mostar etiquetas inteligentes en una hoja de datos


2. Hacer clic en la ficha Hoja de datos.

3. Activar la casilla de verificación Mostrar etiquetas inteligentes en hojas de datos.


Ocultar etiquetas inteligentes en un formulario


2. Hacer clic en la ficha Formularios/Informes.

3. Desactivar la casilla verificación Mostrar etiquetas inteligentes en formularios.


Ocultar etiquetas inteligentes en una hoja de datos


2. Hacer clic en la ficha Hoja de datos.

3. Desactivar la casilla de verificación Mostrar etiquetas inteligentes en hojas de

datos.


Tamaño del campo

Puede usarse la propiedad Tamaño del campo para establecer el tamaño máximo de los

datos almacenados en un campo de tipo Texto, Numérico o Automático.

Tipo TEXTO

Si la propiedad Tipo de dato tiene el valor Texto, escribir un numero entre 0 y 255

caracteres. El valor predeterminado es de 50.

Tipo AUTOMATICO

Si la propiedad Tipo de dato tiene valor Automático, en Tamaño del campo se puede

establecer Entero largo o Id. de replica.

Tipo NUMERO

Si la propiedad Tipo de dato tiene el valor Numero, las opciones para el tamaño del

campo son: Byte, Entero, Entero largo, Simple, Doble, Id. de replica, Decimal.

El detalle de cada opción se muestra a continuación:

59

Valor Descripción Precisión

decimal

Tamaño de

almacenamiento

Byte Almacena números entre 0 y

255 (no admite fracciones)

Ninguna 1 byte

Decimal Almacena números enteros

entre -10^38 -1 y 10^38 -1

(.ADP) Almacena números

enteros entre -10^28 -1 y

10^28 -1 (.MBD)

28 12 bytes

Entero Almacena números enteros

entre -32.768 y 32.767 (no

admite fracciones).

Ninguna 2 bytes

Entero Lardo (Predeterminado)

Almacena números entre

-2.147.483648 y

2.147.483648 (no admite

fracciones).

Ninguna 4 bytes

Simple Almacena números entre -

3,402823E38 y -1,401298E-

45 para valores negativos, y

entre 1,401298E-45 y

3,402823E38 para valores

positivos

7 4 bytes

Doble Almacena valores enteros -

1,79769313486231E308 y -

4,94065645841247E-324 para

valores negativo, y entre

1,79769313486231E308 y

4,94065645841247E-324 para

valores positivos.

15 8 bytes

Id. de replica Identificador global único

(Guid)

N/D 16 bytes

Formato

Formato de campos tipo MEMO y TEXTO

Puede utilizarse símbolos especiales para la propiedad Formato con el fin de crear

formatos personalizados para los campos Texto y Memo mediante los siguientes

símbolos.

Símbolo Descripción de formato

@ Se necesita un carácter de texto(ya sea un carácter o un

espacio).

& No se necesita un carácter de texto

< Convierte todos los caracteres en minúsculas.

> Convierte todos los caracteres en mayúsculas.

Formatos predefinidos

60

La tabla siguiente muestra los valores predefinidos para los números.

Valor Descripción de formato predefinido

Numero General (Predeterminado) Muestra el numero tal y como se

introduce.

Moneda Usa el separador de miles.

Euro Utiliza el formato de moneda propia del Euro.

Fijo Muestra al menos un digito.

Estándar Utiliza el separador de miles.

Porcentaje Multiplica el valor por 100 y agrega el signo de (%).

Científico Utiliza la notación científica estándar.

Formato de Camps tipo Fecha/Hora

La tabla siguiente muestra los valores predefinidos de la propiedad Formato para el tipo

de datos Fecha/Hora.

Valor Descripción de formato Fecha/Hora

Fecha General (Predeterminado) Si el valor es solo una fecha, no se

muestra ninguna: si el valor es solo una hora, no se muestra

ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores

de fecha corta y hora larga.

Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.

Fecha larga Igual que el valor de Fecha larga el cuadro de dialogo

Propiedades de Configuración regional del Panel de control

de Windows.

Ejemplo: Sábado, 3 de Mayo de 2009.

Fecha mediana Ejemplo 3-Enero-08

Fecha corta Igual que el valor de Fecha corta de cuadro de dialogo


de Windows.

Ejemplo 3/08/08.

Atención: El formato Fecha corta asume que las fechas

comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas del

siglo XXI (es decir, que los años están entre el 2000 y el

2029).Las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el

31/12/99 se asume que son fechas del siglo XX (es decir,

que los años están entre 1930 y 1999)

Hora larga Igual que el valor de la pestaña Hora del cuadro de dialogo


de Windows.

Hora mediana Ejemplo 8:59 PM.

Hora corta Ejemplo: 17:34

61

Formatos Personalizados

Se pueden crear formatos de fecha y hora personalizados mediante los símbolos

siguientes.

Símbolo Descripción de formato personalizado de Fecha/Hora

: (dos

puntos)

Separador de hora. Los separadores se establecen en el cuadro de dialogo

Propiedades de Configuración regional del Panel de Control de

Windows.

/ Separador de fecha.

C Igual que el formato predeterminado de Fecha general

D Día del mes en un o dos dígitos numéricos, según sea necesario (1 a 31).

Dd Día del mes en dos dígitos numéricos (01 a 31).

Ddd Tres primeras letras del día de la semana (Lun a Dom)

dddd Nombre completo del día de la semana (Lunes a Domingo)

ddddd Igual que el formato predefinido de fecha corta.

s Dia de la semana (1 a 7).

ss Semana del año (1 a 53).

m Mes del año en uno o dos dígitos numéricos, según sea necesario (1 a

12).

mm Mes del año en dos digitos (01 a 12).

mmm Tres primeras letras del mes (Ene a Dic).

mmmm Nombre completo del Mes (Enero a Diciembre).

t Fecha mostrada como trimestre del año (1 a 4).

a Numero de día del año (1 a 365).

aa Dos últimos digitos del año (01 a 99).

aaaa Año completo (0100 a 9999).

h Hora en uno o dos digitos según sea necesario (0 a 23).

hh Hora en dos digitos (01 a 24).

n Minuto en uno o dos digitos según sea necesario (0 a 59).

nn Minuto en dos digitos (00 a 59).

s Segundo en uno o dos digitos según sea necesario (0 a 59).

ss Segundo en dos digitos (00 a 59).

ttttt Igual que el formato predeterminado de hora larga.

AM/PM Reloj de 12 horas con las letras en mayúsculas “AM” o “PM”, según sea

apropiado.

am/pm Reloj de 12 horas con las letras en minúsculas “am” o “pm”, según sea

apropiado.

A/P Reloj de doce horas con la letra en mayúscula “A” o “P”, según sea

requerido.

a/p Reloj de doce horas con la letra en minúscula “a” o “p”, según sea

requerido.

AMPM Reloj de doce horas con el designador de mañana/tarde apropiado

establecido en el cuadro de dialogo Propiedades de Configuración

regional del Panel de control de Windows.

62

Los formatos personalizados se muestran según el valor especifico en el cuadro de

dialogo de Propiedades de Configuración regional del Panel de control de Windows.

Los formatos personalizados incoherentes con los valores especificados en el cuadro de

dialogo Propiedades de Configuración regional se ignoran.

Nota: Si se desea agregar una coma u otro separador al formato personalizado, incluir es

separador entre comillas de la forma siguiente: d mmm”, “aaaa.

Mascara de Entrada

Se puede utilizar la propiedad Mascada de entrada para facilitarla entrada de datos y

para colocar los valores que los usuarios pueden introducir en un control de cuadro de

texto.

Por ejemplo: Se puede crear una mascara de entrada para un campo Numero de teléfono

que muestre exactamente como debe introducirse un numero nuevo: (___) __-_____. A

menudo es mas fácil utilizar el Asistente para mascaras de entrada para establecer la

propiedad automáticamente.

Valores

La propiedad Mascara de entrara puede contener hasta tres secciones separadas por

signos de punto y coma (;).

Sección Descripción

Primera Especifica la mascara de entrada propiamente dicha, por ejemplo, ¡(999)

999-99999. Para ver una lista de los caracteres que puede utilizar para

definir la mascara de entrada, dirigirse a la tabla siguiente.

Segunda Especifica si Access alacena los caracteres de visualización literales en la

tabla al introducir datos. Si se utiliza 0 para esta sección, todos los

caracteres de visualización literales (por ejemplo, el paréntesis de una

mascara de entrada de un numero telefónico) se almacenara con el valor;

si se introduce 1 o deja esta sección en blanco, solo se almacenan los

caracteres introducidos en el control.

Tercera Especifica el carácter que Access muestra para el espacio en el que el

usuario debe escribir. Para esta sección se puede utilizar cualquier

carácter; para mostrar una cadena en blanco, utilizar un espacio entre

comillas (“ “).

Al crear una mascara de entrada, puede utilizar caracteres especiales para hacer que la

introducción de determinados datos (por ejemplo, el código de área de un número de

teléfono) sea obligatoria y que los demás datos sean opcionales (como la extensión del

teléfono).

Estos caracteres especifican el tipo de datos, como el numero o el carácter que debe

introducir para cada carácter de la mascara de entrada.

Puede definir una mascara de entrada mediante los siguientes caracteres.

63

Carácter Descripción de mascara de entrada

0 Dígitos (0 a, entrada obligatoria, signos de mas [+] y menos [-] no

permitidos).

9 Dígitos o espacio (entrada no obligatoria, signos de mas y menos no

permitidos)

# Digito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en

blanco en el modo Edición, pero se eliminan cuando se guardan los

datos; signos mas y menos permitidos).

L Letra (A a Z, entrada obligatoria).

? Letra (A a Z, entrada opcional).

A Letra o digito (A a Z, entrada obligatoria).

a Letra o digito (A a Z, entrada opcional).

& Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria).

C Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional).

.,:;-/ Marcador de posición decimal y separadores de miles, hora y fecha (el

carácter depende del valor del cuadro de dialogo Propiedades de

Configuración regional en el Panel de control de Windows.

< Hacer que todos los caracteres se conviertan en minúsculas.

> Hacer que todos los caracteres se conviertan en mayúsculas.

! Hacer que la mascara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en

lugar de mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en

la mascara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puede incluir el

signo de exclamación en cualquier lugar de la mascara de entrada.

\ Hace que el carácter siguiente se muestre como un carácter literal (por

ejemplo, \A se muestra como solo A).

Nota: El establecimiento de la propiedad Mascara de entrada a la palabra “Contraseña”

crea un control de entrada de contraseñas. Cualquier carácter introducido en el control

se almacenara como el carácter, pero se muestra como un asterisco (*). Utiliza la

mascara de entrada Contraseña para impedir que se muestren los caracteres escritos en

la pantalla.

Consideraciones adicionales

Al introducir datos en un campo para el que se ha definido una mascara de entrada, los

datos siempre se introducen en el modo Sobrescribir. Si se utiliza la tecla [Retroceso]

para eliminar un carácter, el carácter se remplazara por un espacio en blanco.

Si se mueve texto desde un campo para el cual ha definido una mascara de entrada hasta

el Portapapeles, los caracteres de visualización literales se copian, incluso si ha

especificado que no se guarden con datos.

Como se ha definido una mascara de entrada y se ha establecido la propiedad Formato

para el mismo campo, la propiedad Formato tiene preferencia cuando se muestran los

datos. Esto quiere decir que incluso aunque haya guardado una mascara de entrada, la

mascara de entrada se ignora cuando se da formato a los datos y se muestran en

pantalla. Los datos de la tabla base propiamente dicha no se modifican; la propiedad

Formato afecta solo a como se muestran los datos.

64

Titulo

Puede usarse la propiedad Titulo para proporcionar información útil al usuario mediante

títulos sobre los objetos en distintas vistas. Los títulos de campos especifican el texto de

las etiquetas adjuntas a los controles creados a arrastrar un campo desde una lista de

campos y sirven como encabezados de columna para los campos en la vista de Hoja de

datos de una tabla o consulta.

Valores

La propiedad Titulo es una expresión de cadena que puede contener hasta 2,042

caracteres. Se seccionaran los títulos de los formularios e informes que sean demasiado

largos para mostrarlos en la barra de titulo.


Si no se especifica un titulo para un campo de una tabla, se usara el valor de la

propiedad Nombre del campo de ese campo como titulo de una etiqueta adjunta a un

control como encabezado de columna en la vista Hoja de datos.

Puede utilizarse la propiedad Titulo para asignar una tecla de acceso a una etiqueta o

botón de comando. En el titulo, incluir un signo “&” inmediatamente antes del carecer

que se desea utilizar como tecla de acceso. Este carácter aparecerá subrayado. Se debe

presionar [Alt] y el carácter subrayado del control para desplazar el enfoque a dicho

control en el formulario.

Sugerencia

Si se desea incluir un signo “&” en el titulo, escribir dos caracteres “&”. Por ejemplo,

para que aparezca “Guardar & Salir”, se deberá escribir Guardar && Salir en la cuadro

de la propiedad Titulo.

Valor predeterminado

Puede utilizarse la propiedad Valor Predeterminado para especificar un valor que se

introduce automáticamente en un campo cuando se crea un nuevo registro. Por ejemplo,

en la tabla Direcciones puede establecerse el valor predeterminado del campo Ciudad

Valle Hermoso. Cuando los usuarios añadan un registro a la tabla, pueden aceptar este

valor o introducir el nombre de una ciudad diferente.

Notas

o La propiedad Valor Predeterminado no se aplica a controles de casillas

de verificación, botón de opciones o botón alternar cuando se encuentran

en un grupo de opciones. Se aplica al grupo de opciones propiamente

dicho.

o La propiedad Valor Predeterminado se aplica a todos los campos de la

tabla excepto a los campo con el tipo de datos Autonumérico u Objeto

OLE.

65

Valores

La propiedad Valor Predeterminado especifica texto o una expresión que se introduce

automáticamente en un control o un campo cuando se crea un nuevo registro. Por

ejemplo, si se establece la propiedad Valor predeterminado de un control de cuadro de

texto a=Ahorra(), el control muestra la fecha y la hora actual. La longitud máxima de un

valor de la propiedad Valor Predeterminado es de 255 caracteres.


La propiedad Valor Predeterminado se aplica solo cuando se agrega un registro nuevo.

Si se cambia la propiedad Valor Predeterminado, el cambio no se aplica

automáticamente a los registros existentes.

Reglas de validación y texto de validación

Puede utilizarse la propiedad Regla de validación con el fin de especificar requisitos

para los datos introducidos en un registro, un campo o un control.

Cuando se introducen datos que infringen el valor de la propiedad Regla de validación,

puede usarse la propiedad Texto de validación para especificar el mensaje que se

mostrara al usuario.

Nota: Las propiedades Regla de validación y Texto de validación no se aplican a

controles de casilla de verificación, botón de opción o botón de alternar cuando se

encuentran en un grupo de opciones. Se aplican solo al grupo de opciones propiamente

dicho.

Valores

Introducir una expresión para el valor de la propiedad Regla de validación y texto para

el valor de la propiedad Texto de validación.

La longitud máxima del valor de la propiedad Regla de validación es 2048 caracteres.

La longitud máxima del valor de la propiedad Texto de validación es 255 caracteres.


Access valida automáticamente valores según el tipo de datos de un campo; por

ejemplo, Access no permite texto en un registro numérico. Puede establecerse reglas

mas especificas mediante la propiedad Regla validación.

Si se establece Regla de validación, pero no la propiedad Texto de Validación, Access

muestra un mensaje de error estándar cuando se infringe la regla de validación. Si

establece la propiedad Texto validación, el texto introducido se muestra como mensaje

de error.

66

Ejemplo de reglas y textos de validación

La tabla siguiente contiene ejemplos de expresiones para las propiedades Regla de

validación y Texto de validación.

Propiedad Regal de

validación

Propiedad Texto de validación

<>0 La entrada debe ser un valor distinto a cero.

> 1000 o es Nulo La entrada debe estar en blanco o mayor que 1000

Como “A????” La entrada debe tener 5 caracteres y el primero empieza

con la letra “A”.

>=#1/1/96# Y <=#1/1/97# La entrada debe ser una fecha de 1996

DBusq(“IdCliente”,

“Clientes”, “IdCliente =

Forms!Clientes!IdClinete”)

Es Nulo

La entrada debe ser un IdCliente exclusivo (las

funciones de agregado de dominio se permiten solo para

la validación a nivel formulario).

12 El numero capturado debe ser 12.

Norte El dato capturado debe ser la palabra Norte

12 o 15 El valor capturado solo puede ser 12 o 15

“Norte” o “Sur” o “Este” o

“Oeste”

El dato capturado solo podrá ser alguna de las siguientes

palabreas: Norte, Sur, Este u Oeste.

>17 y <51 El valor de dato que capture debe encontrarse en el

rango: mayor que 17 y menor que 51

Nota:

Observar que en la regla de validación, los datos alfabéticos o alfanuméricos,

deberán colocarse entre comillas.

En ocasiones, los operadores lógicos Y y O deberán ser utilizados en ingles, es

decir, como: AND y OR. La forma de saberlo será a prueba y error.

Si se crea una regla de validación para un campo, Access normalmente no permite que

se almacene un valor NULO en el campo. Si se desea permitir un valor NULO, agregar

“Es Nulo” a la regla de validación, como en “ <> O Es Nulo” y asegurarse que la

propiedad Requerido esta establecida en No.

No es posible establecer reglas de validación de campo o de registro para las tablas

creadas fuera de Access (por ejemplo, dBASE, Paradox, o SQL Server). Para este tipo

de tablas pueden crearse reglas de validación solo para controles.

Permitir longitud cero

Puede usarse la propiedad Permitir longitud cero para especificar si una cadena de

longitud cero (“ “) es una entrada valida para un campo de una tabla.

Nota: La propiedad permitir longitud cero solo se aplicara a los campos de tipo texto,

memo e hipervínculo.

67


Si se desea que Access almacene una cadena de longitud cero en lugar del valor NULO

cuando se deja un campo en blanco, establecer en Si las propiedades Permitir longitud

cero y Requerido.

Sugerencias

Puede utilizarse la propiedad Formato cuando se introducen datos en un campo para

distinguir entre la presentación de un valor Nulo y la de una cadena de longitud cero.

Por ejemplo, puede mostrarse la cadena “Ninguno” cuando se introduce una cadena de

longitud cero.

La propiedad Permitir longitud cero es independiente de la propiedad Requerido, que

solo determina si es valido el valor Nulo para el campo. Si Permitir longitud cero tiene

el valor Si, será valida para el campo una cadena de longitud cero, independiente del

valor de la propiedad Requerido.

Propiedad Indexado

Puede aplicarse la propiedad Indexado para establecer un índice de un solo campo. Los

índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas y

también aceleran las operaciones de ordenamiento y agrupamiento. Por ejemplo, si se

esta buscando empleados, basándose en un campo llamado Apellidos, puede crearse un

índice para este campo y hacer mas rápida la búsqueda.

Valores

La propiedad Indexado puede tener los valores siguientes:

Propiedad Regal de

validación

Propiedad Texto de validación

No (Predeterminado) Sin índice.

Si (con duplicados) El índice admite valores duplicados.

Si (sin duplicados) El índice no admite valores duplicados

Solo puede establecerse esta propiedad en la sección Propiedades del campo de la vista

Diseño de la tabla. Puede establecerse un índice de un solo campo, estableciendo la

propiedad Indexado en la sección Propiedades del campo de la vista Diseño de la Tabla.

Para establecer índices formados por varios campos, abrir la ventana Índices haciendo

clic en el comando Índices del menú Ver.

Si se agrega un índice de un solo campo en la ventana Índices, Access establecerá Si en

la propiedad Indexado de ese campo.

68


Puede utilizarse la propiedad Indexado para buscar y ordenar registros con un solo

campo de una tabla. Este campo puede contener valores únicos o no. Por ejemplo,

puede crear un índice con un campo llamado IdEmpleado para un tabla Empleados en la

que cada identificador de empleado sea único, o también un índice con el campo

Nombre, en el que algunos nombre pueden estar duplicados.

Nota: No es posible crear índices con los campos de tipo Memo, Hipervínculos u

Objetos OLE.

Puede crearse tantos índices como precises. Los índices se crean al guardar la tabla y se

actualizan automáticamente al modificar o agregar registros. En cualquier momento

puede agregarse o eliminarse índices en la vista de Diseño de la tabla.

Sugerencias

Puede especificarse texto utilizando habitualmente al comienzo o al final de un nombre

de campo (como “Id”, “codigo” o “num”) en la operación Autoindexar al importar o

crear, de la pestaña Tablas/Consultas, que aparecerá al hacer clic en el comando

Operaciones del menú Herramientas. Al importar archivos de datos que contengan ese

texto en el nombre de sus campos, Access creara un índice con los mismos.

Si se desean crear índices como múltiples campos, utilizar la ventana Índices.

Compresión UNICODE

Esta propiedad permite comprimir los datasen un campo de Texto, Memo o

Hipervínculo.

Access utiliza el esquema de codificación de caracteres Unicode para representar los

datos en un campo Texto, Memo, Hipervínculo. En Unicode, cada carácter viene

representado por dos bytes en lugar de un único byte.

Un esquema de codificación que almacena cada carácter en un byte le limita a una sola

página de códigos: un conjunto numerado que contiene un máximo de 256 caracteres.

Sin embargo, Unicode puede admitir un máximo de 65,536 caracteres, pues representa

cada carácter con dos bytes. Por ello, los datos de un campo Texto, Memo o

Hipervínculo requieren un mayor espacio de almacenamiento que en versiones

anteriores de Access.

Se puede almacenar en un solo campo cualquier combinación de caracteres admitida por

Unicode. Sin embargo, si el primer byte de un carácter particular no es 0, ese carecer no

se comprimirá.

Nota: Los datos de un campo Memo no se comprimen a menos que requiera 4.096 bytes

o menos de espacio de almacenamiento tras la compresión. Por ello, puede que el

contenido de un campo Memo se comprima en un registro, pero no se comprimirá en

otro registro.

69

Apunte 5-1 Importar y exportar tablas

Importar

Se conoce como “importar” a la acción de copiar datos de un archivo de texto, una hoja

de calculo o una tabla de una base de datos en una tabla de Microsoft Access. Los datos

importados se pueden utilizar para crear una nueva tabla o se pueden anexar a una tabla

existente con una estructura de datos coincidente.

Para importar tablas:

1. Abrir una base de datos, desde la ventana Base de datos de la base de datos

activa.

2. Ir al menú Archivo, elegir Obtener datos externos y hacer clic en Importar.

3. Localizar las bases de datos que contiene la tabla a importar. Si se trata de un

archivo, como por ejemplo de Microsoft Excel, entonces cambiar el tipo de

archivo a mostrar para que se pueda visualizar.

4. Abrirlo y, después, seguir las instrucciones del asistente.

Si se trata de insertar la tabla o el archivo como tabla nueva, Access buscara las

características de campo para la tabla que mas convengan.

Si se va a insertar los datos en una tabla existente, entonces, estos se ajustaran en

la medida de lo posible a las características de la tabla existente.

Exportar

Es una forma de enviar datos y objetos de base de datos a otra base de datos, hoja de

cálculo o formato de archivo para que otra base de datos, aplicación o programa puedan

utilizar dichos datos y objetos.

La exportación es un proceso similar al de copiar y pegar en lo relativo a funciones. En

lo general:

1. Utilizar el comando Exportar del menú Archivo para exportar datos u objetos de

base de datos.

2. Debe seleccionarse la base de datos a la que se exportara la tabla.

3. Indicar si se exporta como una tabla nueva o si se hará uso de una existente.

Luego, seguir las instrucciones del asistente.

Nota:

Si se exporta una tabla a otra base de datos de Access, seguir los pasos que se

indican en el párrafo anterior.

Si se desea almacenar la tabla exportada como un archivo independiente de

alguna base de datos, entonces se tendrá que elegir un formato como Excel,

Word o una aplicación similar.

70

Apunte 5-2: Buscar y reemplazar

Access cuenta con una herramienta muy útil, sobre todo cuando se trabaja con una base

de datos que manejara muchos registros. Cuando el contenido de las bases de datos

crece, localizar algún dato en particular puede ser una labor ardua. La herramienta

Buscar y Remplazar ayudara a hacer sencilla esta tarea.

La mayor parte de la información de un formulario proviene de los registros originales

de una tabla aunque normalmente existen algunos otros elementos como punto de

partida. Observar como utilizar las características Buscar y Remplazar para localizar y

modificar rápidamente los datos de una tabla de Access.

Buscar un registro por número de registro

La forma más simple de localizar un registro consiste en especificar su número.

1. En la vista Formulario de un formulario, en el explorador de registros escribir el

número de registros que se desea para ser mostrado.

2. Pulsar [Enter].

Buscar instancias específicas de un valor en un campo

Aunque la búsqueda de los registros por números es muy sencilla, no es menos cierto

que resulta poco eficaz en la mayoría de los casos. Un modo de búsqueda mas

interesante tiene lugar cuando se localizan instancias de un determinado valor de un

campo. Este tipo de búsqueda funciona en las Tablas y Consultas.

Este es el procedimiento a seguir:

1. Seleccionar la vista Hoja de datos en campo por el que se desea buscar, a menos

que se deseen buscar en todos los campos (buscar en un solo campo es mas

rápido que buscar en toda la tabla).

2. Oprimir el botón Buscar , de la barra de herramientas para acceder al cuadro

de dialogo.

71

3. Escribir en el cuadro Buscar el valor a localizar.

4. Establecer cualquier otra opción que desee utilizar en el cuadro Reemplazar por.

5. Seleccionar la forma en que se desean realizar las sustituciones.

6. Para remplazar todas las instancias del valor especifico de una vez, elegir

Reemplazar todos.

7. Para reemplazar cada ocurrencia de forma selectiva, oprimir el botón Buscar

siguiente y después Reemplazar.

8. Para ignorar una instancia y buscar la siguiente, utilizar el botón Buscar

siguiente.

Uso de caracteres comodín en búsquedas

Los caracteres comodín se utilizan como sustitutos de otros caracteres validos o

desconocidos como se especifica el valor que se desea localizar, en los casos siguientes:

Solo se conoce parte del valor.

Se buscan valores que empiezan con un cierta letra o que coincidan con un

modelo.

Se pueden utilizar los siguientes caracteres en los cuadros de dialogo Buscar y

Reemplazar, y también en consultas o expresiones para localizar valores de campos o

registros.

* Sustituye un número indeterminado de caracteres de cualquier tipo. Puede

ser utilizado como el primer o el último carácter de la cadena de caracteres.

? Sustituye cualquier carácter alfabético individual.

[] Sustituye cualquier carácter individual especificado entre los corchetes.

Por ejemplo, con la cadena de búsqueda M[ai]l se localizarían palabras

como Mal o Mil, pero no Mol.

! Sustituye cualquier carácter que no se encuentre entre los corchetes. Por

ejemplo, como [Mail] se localizaría Mol, pero no Mal ni Mil.

. Sustituye cualquier carácter de intercalo especificado entre los corchetes.

El intervalo se ha de especificar en orden ascendente (A a Z). Así, como

r[a-e]ma se localizarían términos como rama o rema, pero no rima.

# Sustituye cualquier número individual. Por ejemplo, con 9#9 se

localizarían números como 909, o 989.

Se debe tener en cuenta las siguientes reglas al momento de utilizar caracteres

comodines:

Los caracteres comodines están concebidos para ser utilizados como datos tipo

texto, aunque a veces pueden emplearse con éxito con otro tipo de datos, como

los de tipo fecha.

Cuando se utilicen caracteres comodín puede buscar precisamente un asterisco

(*), una interrogación de cierre (?), un signo de numero (#), un corchete de

apertura ([) o un guión (-), debe escribir dichos caracteres entre corchetes. Por

ejemplo, para buscar un signo de interrogación de cierre, escribir [?] en el

cuadro de dialogo Buscar.

Si se busca un guión junto con otros caracteres, escribir el guión antes o después

de todos lo demás caracteres dentro de los corchetes. Si se busca solamente un

72

exclamación de cierre (!) o un corchete de cierre (]), no es necesario escribirlos

entre corchetes.

No se puede buscar al mismo tiempo un corchete de apertura y uno de cierra ([]),

ya que Access interpreta esta combinación como un cadena de longitud cero.

73

Apunte 5-3: Usar filtros

Cuando se trabaja con bases de datos muy extensas, resulta crucial disponer de

herramientas que permitan localizar rápidamente datos específicos o conjuntos de datos

dentro de todo el volumen de información disponible. Access cuenta con la opción de

filtrar información contenida en una tabla, consulta o formulario. Esto permite localizar

un dato, o un conjunto de los mismos, de manera rápida.

Los filtros permiten recuperar un subconjunto de registros para visualizar o modificar

dichos datos. Los filtros son más fáciles de utilizar que las consultas, aunque también

tienen más limitaciones.

Crear un filtro en una tabla

Existen básicamente cuatro formas diferentes de definir filtros en una tabla (consulta o

formulario).

1. Filtrar por entrada

Consiste en pulsar con el botón derecho en u campo de la hoja de datos y escribir en el

cuadro Filtrar por: del menú contextual, el valor exacto que se desea localizar en ese

campo, o una expresión cuyo resultado se desea usar como criterios.

2. Filtrar por selección

Consiste en seleccionar directamente en la hoja de datos (o formulario) la totalidad o

parte de un valor y pulsar en el botón Filtro por selección en la barra de

herramientas, para que sean seleccionados todos los registros que tengan el valor

seleccionado.

74

3. Filtrar excluyendo la selección

Consiste en seleccionar la totalidad o parte de un valor en la hoja de datos y pulsar con

el botón derecho de Mouse. Del menú contextual escoger Filtro excluyendo la

selección, para localizar todos los registros que no contengan el valor seleccionado.

4. Filtrar por formulario

Consiste en especificar el valor o valores que se están buscando en una vista de la hoja

de datos con campos en blanco.

1. Abrir la tabla a la que se aplicara el filtro, en la vista Hoja de Datos.

2. Clic en la herramienta Filtrar por formulario: .

3. Especificar el valor que se desea localizar escribiéndolo directamente en el

campo apropiado.

4. Dar clic en la herramienta Aplicar filtro.

Eliminar un filtro en una tabla

Estando en la vista Hoja de datos que muestra el resultado del filtro, no importa el tipo

de este, hacer clic sobre la herramienta Aplicar filtro . Esta herramienta quita o

ejecuta el filtro, según sea el caso.

75

Consideraciones para usar filtros

Si es posible buscar y seleccionar fácilmente el valor que se desea que los

registros filtrados contengan, utilizar Filtro por selección.

Si se desea seleccionar de una lista los valores que se están buscando sin

desplazarse por todos los registros, o si se desea especificar varios criterios a la

vez, utilizar Filtro por formulario.

Si el interés se centra en un campo y solo se desea escribir en el valor exacto que

se esta buscando o la expresión cuyo resultado se desea usar como sus criterios o

si se desean especificar varios criterios a la vez, utilizar Filtro por entrada.

Para los filtros complejos, utilizar Filtro u orden avanzado. Estos permiten:

Buscar registros que cumplan varios criterios.

Buscar registros que cumplan un criterio u otro criterio.

Especificar expresiones como criterios.

NOTA: Después de especificar los valores que se buscan mediante Filtro por selección,

Filtro por formulario, o Filtro por entrada, es posible cambiar la ventana Filtro u orden

avanzado para ver como los valores que se especificaron se traducen a una expresión de

criterios en la cuadricula de diseño.

76

Apunte 5-4: Relaciones

Las relaciones son las asociaciones que se establecen entre los campos de dos tablas,

básicamente para compartir información.

Los campos que relacionaran a dos tablas de preferencia deberán ser:

Campos clave.

Campos Indexados.

Ser del mismo tipo de datos y, en general, tener las mismas características.

NOTA:

No importa que al momento de hacer las relaciones las tablas estén vacías.

No es lo mismo arrastrar de un campo a otro, que hacerlo en sentido inverso

para la misma relación.

Es decir, si tenemos las tablas Alumnos y Grupos, con los campos Ad _ Alumno e Ad _

Grupo…

Esto es importante a la hora de diseñar la tabla. Supongamos que para un escuela

primaria para la cual se esta diseñando un base de datos, tiene por regla que un solo

grupo contara con determinados alumnos, siempre los mismos en el mismo ciclo

escolar. De tal forma que “un grupo tiene varios alumnos”, por “un alumno tiene un

solo grupo”

NOTA: Si se arrastra un campo que no es una clave principal y no tiene un índice único

hasta otro campo que tampoco es una clave principal ni tiene un índice único, se crea

una relación indeterminada. En las consultas que contienen tablas con una relación

indeterminada, Access muestra una línea de combinación predeterminada entre las

tablas, pero no se exige la integridad referencial y no hay garantías de que los registros

sean únicos en ninguna tabla.

Pasos a seguir para definir una relación entre tablas:

1. Cerrar todas la tablas que estén abiertas. No es posible crear ni modificar

relaciones entre tablas abiertas.

2. Si se esta ubicado en otra ventana, cambiarse a la ventana Base de datos. Puede

pulsarse [F11] para cambiar a la ventana Base de datos desde cualquier otra

ventana.

77

3. Oprimir en el botón Relaciones de la barra de herramientas.

4. Pueden darse los siguientes casos:

Si la base de datos no tiene ninguna relación definida, se mostrara

automáticamente el cuadro de dialogo Mostrar tabla.

Si necesitan agregar las tablas que se desean relacionar y no aparecen en el

cuadro de dialogo Mostrar tabla, oprimir en el botón Mostrar tabla

de la barra de herramientas.

Si las tablas que se desean relacionar ya están a la vista en el cuadro Mostrar

tabla, continuar con el paso 6.

5. Dar doble clic en los nombres de las tablas que se desean relacionar y, después cerrar

el cuadro de dialogo Mostrar tabla. Esto lo situara en el cuadro de dialogo Relaciones.

6. Arrastrar el campo que se desea relacionar de una tabla al campo relacionado de la

otra tabla. Si se desea arrastrar en una sola operación varios campos, mantener pulsada

la tecla [Ctrl] mientras se pulsa encada uno de los campos para seleccionarlos antes de

efectuar el arrastre. Al momento de asociar campos, tener en cuenta:

En la mayoría de los casos, se arrastra el campo de clave principal (mostrado el

texto en negrita) denominado clave externa de la otra tabla.

Los campos relacionados no tienen que tener los mismos nombres, pero deben

tener el mismo tipo de datos (con dos excepciones, como se aplica en el punto

cuatro) y deben contener el mismo tipo de información.

Cuando los campos coincidentes son campos numéricos, deben tener el mismo

valor de la propiedad Tamaño del campo.

Las dos excepciones a los tipos de datos coincidentes son que se pueden hacer

coincidir un campo Autonumérico con un campo Numérico si ambos campos

tienen la propiedad Tamaños de campo establecida en Id. de replica.

7. Aparecerá el cuadro de dialogo Relaciones. Comprobar los nombres de los campos

mostrados en las dos columnas para asegurarse de que son correctos. Pueden cambiarse

si es necesario. Si se considera conveniente, establecer las opciones de relación.

78

8. Oprimir el botón Crear para establecer la relación de forma efectiva.

9. Repetir los pasos del 5 al 8 para cada pareja de tablas que se desee relacionar.

Al cerrar la ventana Relaciones, Access pregunta si se desea guardar el diseño.

Independientemente de si se guarda o no, las relaciones creadas se guardan en la base de

datos. En la ventana Relaciones se puede realizar lo siguiente:

Si es necesario ver todas las relaciones definidas en la base de datos, oprimir

Mostrar todas las relaciones en la barra de herramientas. Para ver solo las

relaciones definidas para un tabla definida, oprimir tabla y después el botón

Mostar relaciones directas en la barra de herramientas.

Si es necesario realizar un cambio en el diseño de una tabla, puede pulsar con el

botón derecho del ratón en la tabla que se desea modificar y seleccionar Diseño

de la tabla en el menú contextual.

Para crear una relación entre una tabla y si misma, agregar esa tabla dos veces.

Eso resulta útil en situaciones en las que se necesita realizar una búsqueda

dentro de la misma tabla.

Tipo de relaciones

El tipo de relaciones que crea Access depende de cómo están definidos los campos

relacionados.

Una relación de uno a varios se crea si solo uno de los campos relacionados es

una clave principal o tiene un índice único.

Se crea una relación uno a uno si ambos campos relacionados son claves

principales o tienen índices únicos.

Una relación de varios a varios es, en realidad, dos relaciones uno a varios con

tercera tabla cuya clave principal consta de dos campos: Las claves externas de

las otras dos tablas.

Relaciones de uno a uno

En una relación de uno a uno, cada registro de la Tabla A solo puede tener un registro

coincidente en la Tabla B, y viceversa. Este tipo de relación no es normal, porque la

mayoría de la información que se relaciona de esta forma estaría en una tabla. Puede

utilizarse la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar

parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que solo se

aplica a un subconjunto de la tabla principal. Por ejemplo, se puede crear una tabla que

registre los empleados participantes en un partido de futbol beneficio. Cada jugador de

futbol de la tabla Jugadores de futbol tiene un registro coincidente en la tabla

Empleados.

Relación de uno a varios

La relación de uno a varios es el tipo de relación más común. En este tipo, un registro de

la Tabla A pude tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un registro de

la Tabla B solo tiene un registro coincidente en la Tabla A. Por ejemplo:

79

1. Un proveedor….

2. Puede de suministrar más de un producto….

3. Pero cada producto tiene un único proveedor.

Relación de varios a varios

En una relación de varios, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros

coincidentes en la Tabla B, y viceversa. Ese tipo de relación solo es posible si se define

una tercera tabla (denominada tabla de unión), cuya clave principal consta de dos

campos: las claves existentes de la las Tablas A y B. Una relación de varios a varios no

es sino dos relaciones de uno a varios con una tercera tabla. Por ejemplo, la tabla

Pedidos y la tabla Productos tienen una relación de varios a varios que se define

mediante la creación de dos relaciones de uno a varios con la tabla Detalles de pedidos.

Un pedido pude incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos

pedidos.

1. Clave principal de la tabla Pedidos

2. Clave principal de la tabla Productos

3. Un pedido puede incluir muchos productos….

4. y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.

Definir una relación VARIOS a VARIOS entre tablas

Para definir una relación varios a varios entre tablas, senior estos pasos:

1. Crear las dos tablas que tendrán una relación varios a varios.

2. Crear una tercera tabla, denominada tabla de unión y agregar a esta los campos

con las mismas definiciones que los campos de clave principal de cada una de

las otras dos tablas. En la tabla unión, los campos de clave principal función

como claves externas. También puede agregarse otros campos a la tabla unión,

exactamente igual que se haría con cualquier otra tabla.

3. En la tabla unión, establecer una clave principal que incluya los campos de clave

principal de las otras dos tablas. Se detalla a continuación un resumen de los

pasos a seguir para conseguir esto:

Abrir la tabla unión en la vista Diseño.

Seleccionar los campos que se desean definir como clave principal

(utilizar [CTRL] para seleccionar ambos campos).

Oprimir en el botón Clave principal de la barra de herramientas.

4. Definir una relación uno a varios entre cada una de las dos tablas principales y la

tabla de unión, como se ha visto en el apartado anterior.

Nota: Cuando sea necesario agregar datos a las tablas, se tienen dos opciones:

Crear una consulta basada en ambas tablas.

Crear un formulario basado en las dos tablas.

80

Modificar una relación existente

Una vez definidas las relaciones, estas pueden modificarse.

1. El primer paso es cerrar todas las tablas abiertas. Tener presente que no se

pueden modificar relaciones entre tablas que se encuentren abiertas.

2. Cambiar la ventana Base de datos [F11], de ser necesario.

3. Oprimir el botón Relaciones de la barra de herramientas.

4. Si las tablas, cuya relación se desea modificar, no están a la vista en la ventana

Relaciones, oprimir el botón Mostrar tabla de la barra de herramientas y oprimir

dos veces cada una de las tablas que se deseen agregar.

5. Para eliminar una relación, dar clic derecho sobre la línea correspondiente y

escoger Eliminar.

81

Apunte 5-5: Integridad referencial

La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access para garantizar que

las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son validas y que no se eliminan

ni modifican accidentalmente datos relacionados. Puede establecerse la integridad

referencial cuando se cumplen todas las condiciones siguientes:

El campo coincidente de la tabla principal es una clave principal o tiene un

índice único.

Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos. Hay dos excepciones.

Un campo Autonumérico puede estar relacionado con un campo Numérico.

Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Access. Si las tablas son

tablas vinculadas, deben ser tablas en el formato de Access y debe abrir la base

de datos en la que están almacenadas para poder establecer la integridad

referencial. La integridad referencial no puede exigirse para tablas vinculadas

procedentes de base de datos en otros formatos.

Cuando se utiliza la integridad referencial, se aplican las reglas siguientes:

No se puede introducir un valor en el campo de clave externa de la tabla

relacionada que no exista en la clave principal de la tabla principal. No obstante,

es posible introducir un valor Nulo en la clave externa, especificando que los

registros no están relacionados. Por ejemplo, no se puede tener un pedido

asignado a nadie mediante la introducción de un valor Nulo en el campo Id. de

cliente.

No puede eliminarse un registro de una tabla principal si existen registros

coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no puede eliminar un

registro de empleado de la tabla Empleados si existen pedidos asignados al

empleado en la tabla Pedidos.

No puede cambiarse un valor de clave principal en la tabla principal si ese

registro tiene registros. Por ejemplo, no puede cambiar el Id. de un empleado en

la tabla Empleados si existen pedidos asignados a ese empleado en la tabla

Pedidos.

82

Apunte 6-1: Crear y modificar consultas ¿Qué son las consultas?

Una vez que la base de datos cuenta con un diseño sólido y con tablas bien estructuradas

que contendrán la información, el siguiente paso es el diseño de las Consultas (también

se cono como peticiones). Estas, como su nombre lo dice, son el medio por el cual

consultaremos la información que al momento necesitaremos.

Si se observa la información de la base de datos como un conjunto, este puede ser tan

grande e insustancial que no serviría de nada. Por ejemplo: En una biblioteca, hay

información, casi de todos los temas, mucha información, de buenas fuentes, valiosa.

Normalmente, cuando acudimos a una biblioteca, vamos en busca de un tema en

particular, vamos a “hacer una consulta”.

Las consultas se utilizan para ver, modificar y analizar datos en particular del conjunto

de información almacenado en las Tablas. También, pueden utilizarse como el origen de

registros para formularios, informes y paginas de acceso a datos.

Las consultas son un tipo de objeto de Access que pueden utilizarse para distintas

tareas. Entre las mas habituales están las de examinar, modificar y analizar los datos de

una o varias tablas de una base de datos. Por otro lado, las consultas pueden utilizarse

también a modo de tablas, como origen de registros para crear formularios e informes.

Así, las tablas originales conservan su función de almacén de datos básico, mientras que

las consultas permiten crear tablas virtuales personalizadas para cada tipo de

información que se requiera al momento.

Consulta de selección

Es lo más común. Una consulta de selección recupera datos de una o mas tablas usando

los criterios de selección específicos (de una forma parecida a los filtros) y los muestra

en un orden determinado en un hoja de datos, que puede utilizarse incluso para

actualizar los datos de las tablas originales (aquí hay una diferencia sustancial con los

filtros donde no es posible editar los datos de las tablas origen). También puede

utilizarse un consulta de selección para agrupar los registros y calcular sumas,

promedios y otros tipos de resultados.

Las consultas son un tipo de filtrado de información desde una o varias tablas.

Esta información se filtra por medio de Criterios de consulta. Es decir, se establece una

condición a partir de la cual se muestran los registros que cumplan con dicha condición

para determinado campo.

Las consultas pueden y deben ser guardadas con un nombre de archivo, para poder ser

utilizadas posteriormente por formularios e informes.

83

Abrir o ejecutar un consulta

Las consultas creadas pueden abrirse de nuevo en la ventana Diseño, si se necesita

modificar su definición, o bien en un ventana Hoja de datos, para ver los resultados de

la misma. Esto último correspondería a ejecutar la consulta.

Abrir una consulta en la vista Diseño

Para abrir una consulta en la vista Diseño, seguir estos pasos:

1. Activar el botón consulta en la ventana base de datos.

2. Oprimir en la consulta que se desea abrir y oprimir en botón Diseño.

Ver los resultados de una consulta de selección

Access muestra los resultados de una consulta de selección en una hoja de datos. Se

puede acceder a dicha hoja de datos dese la vista Diseño de la consulta o desde la

ventana Base de datos.

Access muestra los resultados de una consulta de selección en la hoja de datos. Se puede

acceder a dicha hoja de datos dese la vista Diseño de la consulta o desde la ventana

Base de datos.

Para ejecutar la consulta desde la vista Diseño de la consulta, oprimir en el botón

Ver que se encuentra situado en la barra de herramientas.

Para ejecutar una consulta desde la ventana Base de datos, oprimir en el botón

Consultas y oprimir dos veces en el nombre de la consulta, o bien seleccionar la

consulta y oprimir en Abrir.

Si se desea tener la ejecución de las consultas antes de que finalice, pulsar la

combinación de teclas [Ctrl+Enter]

Crear una consulta

Access permite crear consultas de forma automática, evitando de este modo que el

usuario debe definirla desde el principio.

Estos son los dos procedimientos básicos que proporciona Access para definir consultas

de selección:

Para crear fácilmente consultas y ejecutarlas de forma independiente o en las que

desea basar formularios e informes, utilizar uno de los asistentes para consultas.

Los asistentes para consultas realizan todo el trabajo automáticamente una vez

obtenidas respuestas a una serie de preguntas. Incluso, aunque se este

acostumbrado a crear consultas, tal vez se desee utilizar un asistente para diseñar

rápidamente la consulta. A continuación, el diseñador puede cambiarse a la vista

Diseño para personalizarla.

Para crear consultas sobre filtros creados usando Filtro por formulario, Filtro por

selección o Filtro por entrada.

84

Crear una consulta a partir de un filtro

En lugar de diseñar una consulta desde el principio en la ventana Diseño de la consulta

o utilizar el Asistente para consultas, puede crearse automáticamente guardando un

filtro definido sobre una tabla (también sobre un formulario u otra consulta) como una

consulta.

El interés de esta operación radica en que una consulta ofrece una mayor flexibilidad

que los filtros. Como resumen, estas son algunas operaciones que pueden realizarse con

consultas y no con filtros.

Visualizar el subconjunto de registros sin antes abrir una tabla o formulario

específico.

Elegir las tablas que contienen los registros con los que desea trabajar y agregar

más tablas posteriormente si es necesario.

Llevar acabo cálculos sobre los valores de los campos.

Especificar que campos desea presentar en los resultados del subconjunto de

registros.

Aparecen como objetos individuales en la ventana Base de datos.

Seguir estos pasos para crear una consulta a partir de un filtro existente:

1. Con el filtro en la ventana Filtro por formulario (o en la ventana Filtro u orden

avanzado), oprimir el botón Guardar como consulta en la barra de herramientas.

2. Escribir un nombre para la consulta y oprimir en Aceptar.

La nueva consulta aparecerá a partir de ahora en la ventana Base de datos e incluirá

automáticamente todos los campos de la tabla base, debido a que la propiedad Mostrar

todos los campos de la consulta esta establecida automáticamente a SI, Esta propiedad y

las demás pueden cambiarse si es necesario.

Crear una consulta mediante un asistente

El Asistente para consultas sencillas crea consultas que recuperan datos de los campos

especificados en un o más tablas o consultas. Si se desea el asistente también puede

sumar, contar y obtener el promedio de los valores de grupos de registros o de todos los

registros y puede calcular el valor mínimo o máximo de un campo. No obstante, el

asistente no ofrece la oportunidad de limitar los registros recuperados mediante el

establecimiento de criterios.

Para esto deberá recurrirse a diseñar la consulta desde el principio, así:

1. Cambiar la ventana Base de datos [F11] y activar Consultas.

2. Oprimir en botón Nuevo, para hacer aparecer el cuadro de dialogo Nueva

consulta.

3. En el cuadro de dialogo Nueva consulta, oprimir en Asistente para consultas

sencillas y después en Aceptar. Esto hara aparecer la primera pantalla del

Asistente.

85

4. Elegir en la lista desplegable Tablas/Consultas el nombre de la tabla o consulta

en la que desea basar la nueva consulta y seleccionar a continuación en la lista

Campos disponibles aquellos cuyos datos desee recuperar.

5. Seleccionar una tabla o consulta adicional, si se desea, y continuar

seleccionando campos de la misma para añadir a la consulta actual. Repetir este

pasó hasta que se disponga de todos los campos necesarios.

6. Seguir las instrucciones de los restantes cuadros de dialogo del Asistente. En el

último de ellos, seleccionar, si se desea ejecutar la consulta o ver la estructura de

la consulta en la vista Diseño.

Métodos para personalizar una consulta

Para que la consulta muestre solo la información que se requiere, es necesario:

Elegir la o las tablas de las que se extraen los registros para clasificar la

información.

Aplicar un criterio de consulta con el cual la información se filtrara y, si es

requerido, realizar algún cálculo matemático con los datos, lógicamente

numéricos de algunos campos. Por ejemplo en base de datos con información de

trabajadores a los que se les calcula la nomina, etc.

Puede personalizarse una consulta en la vista Diseño de Consultas. A partir de aquí,

pueden hacerse varios tipos de cambios.

Las consultas tienen la característica de que una vez que ha quedado establecidos los

criterios de consulta, las órdenes, cálculos o lo que haya sido necesario aplicar, habrá

que guardar la consulta.

Lo que se genera será un archivo como una estructura con las tablas, pero que puede

mostrar la información de varias tablas a la vez, siempre y cuando el diseño de las

consultas permita dicha relación. Además que los registros que muestran estas consultas

86

será solo aquellos cuyos campos haya cumplido con el criterio de consulta

preestablecido.

Nota: Para realizar una consulta es necesario que dentro de la base de datos exista al

menos una tabla. No importa si esta se encuentra vacía, es decir que no se haya

capturado en ella ningún registro.

Sugerencia: Aunque no es requisito, será mejor que las tablas que participen en las

consultas contengan información: una serie de registros con datos que puedan

comprobar el buen funcionamiento de las consultas.

Agregar tablas a una consulta

Cuando se abra una consulta nueva en vista Diseño, lo primero que aparecerá será una

lista con las tablas que contenga esa base de datos, de ahí solo tendrán que agregarse,

según se requiera para esa consulta.

a. Para agregar otra tabla o consulta a la consulta, hacer clic en Mostrar tabla

en la barra de herramientas.

b. En el cuadro de dialogo Mostrar tabla, hacer clic en el nombre de cada tabla o

consulta que se desee agregar. Cambiarse de pestaña según sea requerido.

Como se agrega una o más tablas, se podrá:

Crear o eliminar relaciones.

Ajustar sus tamaños para poder visualizar la información que contienen.

“Bajar” los campos que se requieran en la consulta.

Nota: Si esto no ocurriera de manera automática, entonces habrá que dar clic sostenido

en el campo que se quiera relacionar de una de las tablas y arrastrarlo al campo de la

otra tabla con el que se quiera relacionar.

Si por error se creara una segunda liga, o una liga a donde no se necesita, únicamente

hay que eliminarla.

87

Para eliminarla: dar clic derecho sobre la línea que se desea eliminar y elegir la opción

que allí aparece.

Ya que están cargadas las dos tablas, ahora hay que cargar los campos.

Una vez que se ha agregado las tablas, a continuación, hay que “bajar los campos”, tal

como se muestra a continuación.

Hay tres formas de “bajar los campos”

1. Dar doble clic sobre el nombre del campo que se quiera agregar, el cual

esta dentro de la ventana. Si es más de un campo lo que se quiere

agregar, seguir dando clic sobre los campos requeridos; automáticamente

se agregaran a la derecha del último campo agregado.

2. Arrastrar, desde la ventana de campos de la tabla, el campo que se desee

agregar hacia la columna vacía en la tabla diseño de consultas.

Nota: Los dos métodos anteriores son útiles cuando se necesitan solo

algunos de los campos de la tabla.

88

3. Bajar todos los campos de una sola vez. Para esto, dar doble clic sobre la

barra de titulo de la ventana de la tabla que se quiere bajar. Cuando se ha

marcado de azul su contenido, dar clic sostenido sobre esa selección azul y

arrastrarla a la primera columna vacía de la tabla de abajo

Criterios de consulta

Los criterios en una consulta permiten limitar los registros que se ven en los resultados

de la consulta o los registros incluidos en un cálculo especificando los criterios.

Ejemplos de consultas en un campo de tipo Si/No

Cuando se quiere saber SI el dato es si, hacemos <> 0

Cuando se quiere saber No el dato es si hacemos = 0

Ejemplos de expresiones que usan valores de texto como criterios

Campo Expresión de Consulta Descripción

CiudadEnvio “Londres” Muestra los pedidos enviados a

Londres.

CiudadEnvio “Londres” O “Paris” Utilizar operador O (Or) para

mostrar los pedidos enviados a

Londres o a Paris

FechaEnvio Entre #5-Ene-95# y #10-Ene-

95#

Utilizar el operador Entre…Y

(Between…And) para mostrar los

pedidos enviados no antes de 5-Ene-

95 ni después 10-Ene-95.

FechaEnvio #2/2/95# Muestra los pedidos enviados el 2-

Feb-95

PaisEnvio En(“Canadá”, “Reino

Unido”)

Utiliza el operador En (In) para

mostrar los pedidos enviados a

Canadá o el Reino Unido.

PaisEnvio Negado “USA” Utiliza el operado Negado (Not)

para mostrar los pedidos enviados a

países distintos a USA.

NombreEnvio Como “S*” Muestra los pedidos enviados a los

clientes cuyo nombre empieza con S

NombreCompañia >=”N” Muestra los pedidos enviados a

89

compañías cuyo nombre comienza

con las letras N a Z.

Idpedido Der([Impedido],2)=”99” Utiliza la función Der (Right) para

mostrar los pedidos con valores de

Impedido que terminan en 99.

NombreCompañia Longitud([NombreCompañia]

)>Val(30)

Utiliza las funciones Longitud (Len)

y Val (Val) para mostrar los pedidos

de las compañías cuyo nombre tiene

mas de 30 caracteres.

Ejemplos de expresiones que usan valor de campo vacío (Null o cadena de longitud

cero) como criterio.

Campo Expresión de Consulta Descripción

RegionEnvio Es Nulo Muestra los pedidos de los clientes cuyo

campo RegionEnvio es Null (esta vacío).

RegionEnvio No es Nulo Muestra los pedidos de los clientes cuyo

campo RegionEnvio tienen valor.

Fax “ “ Muestra los pedidos de los clientes que no

tienen una maquina de fax, lo que se indica

mediante un valor de cadena de longitud

cero en el campo Fax en lugar de un valor

Null (vacío).

Ejemplos de expresiones que usan parte del valor de una como como criterio.

Campo Expresión Muestra

NombreDestinatario Como “S*” Pedidos enviados a los clientes cuyos

nombre empiezan por la letra S.

NombreDestinatario Como

“*Importaciones”

Pedidos enviados a los clientes cuyos

nombres terminan por la palabra

“Importaciones”.

NombreDestinatario Como “[A-D]*” Pedidos enviados a los clientes cuyos

nombres empiezan de la A a la D.

NombreDestinatario Como “*ar*] Pedidos enviados a los clientes cuyos

nombres incluyen la sentencia de letras “ar”.

NombreDestinatario Como Casa

Dewe?”

Pedidos enviados al cliente con “Casa”

como primera parte del nombre y un

segundo nombre de 5 letras, de las cuales

cuatro primeras son “Dewe” y la última se

desconoce.

Consultas dinámicas

Otro tipo de consultas muy útiles son las consultas en las que justo antes de mostrar el

resultado del filtrado, producto de la consulta, le pregunta al usuario el criterio por el

que quiere buscar en ese campo.

90

En el caso de la practica dirigida que se viene desarrollando en este curso (Agenda), este

será el criterio ideal.

Si no se pudiera ser así, imaginar cual debería ser la solución para poder mostrarle al

usuario consultas de los registros con base en el campo nombre. Tendríamos que

generar y guardar una consulta por cada letra, 29 para ser exactos, y al momento de

llamar estas consultas desde un formulario, igualmente requerirían de un formulario por

cada consulta, ya que la manera común de buscar en una agenda los nombres es por la

letra con la que empiezan.

En cambio, con el tipo de consulta dinámica, solo será necesaria una consulta y un

formulario.

Campo Expresión de consulta dinámica Muestra

Nombre Como [escribir lo que usuario

debe observar]

Lo que mostrara el resultado de la

consulta, dependerá de lo que se escriba

en la ventana que aparecerá, cuando se

cambie a la vista de datos.

Edad Entre [mínimo] y [máximo] Mostrara dos ventanas para que indique

el valor mínimo y máximo de un rango,

para que sean mostrados todos los

registros que en el campo edad,

contengan un dato dentro de ese rango.

Edad Entre [mínimo] y [máximo] Al contrario que el anterior, es decir,

mostrara todos los registros, menos, lo

que se encuentren dentro de ese rango.

La imagen que aparece a continuación muestra la ventana que solicita el criterio de

consulta. Observar que lo que se escribe entre los corchetes es un comentario tal cual:

Dentro de esta ventana podrá escribir cualquier criterio de consulta valido para Access.

Volviendo, tomando el ejemplo de la practica “Agenda”, si se desean que sean mostrado

todos los registros que en el campo nombre contengan datos que comiencen con “G”

deberá escribir dentro de la ventana: G*.

NOTA: Access, al momento de la búsqueda de registros con base a un criterio, no hace

distinción entre mayúsculas y minúsculas, amenos que se especifique lo contrario.

91

Orden de registros

Ordenar los resultados de la consulta especificando un arreglo en la cuadricula de

diseño.

Si se especifica un orden para mas de un campo, Access ordena primero el

campo que esta mas a la izquierda, de manera que deberían de disponerse los

campos que se deseen de izquierda a derecha en la cuadricula.

Para ordenar registros en los resultados de la consulta, hacer clic en la celda

Ordenar para el campo que se desee ordenar, hacer clic en la flecha y elegir el

tipo de orden.

Cálculos con campos

Dentro de una consulta en Access es posible agregar valores en un campo o hacer

cálculos con los datos de otro campo, especificando el tipo de cálculo que se va a

realizar.

Para llevar a cabo un calculo predefinido con los valores de otro u otros campos, hacer

clic en el menú Ver de la barra de menús y activar la opción de Totales, para mostrar la

fila Total en la cuadricula de diseño, tal como se observa en las siguiente imagen.

Crear un campo que realice cálculos

Puede crearse un nuevo campo que muestre los resultados de un cálculo definido como

expresión.

Abrir la consulta en la vista Diseño. Realizar una de las siguientes operaciones:

Escribir el que será el nombre el “nuevo campo” en una celda en blanco de la

fila Campo.

92

Si la expresión incluye el nombre de un campo ya existente, debe incluirlo entre

corchetes, como se ve en el siguiente ejemplo: en este, el nombre del nuevo

campo es “Total”, y los campos que están siendo utilizados en la operación son

“total por oro” y “total por brillante”. Se puede suponer que ambos campos

almacenan un dato numérico y que, siendo sumados, al cambiarnos a la vista

Hoja de datos, el campo Total, deberá mostrarnos el resultado de la suma de

ambos campos.

El que será el nombre del nuevo campo, deberá escribirse con las características

de nombre de cualquier campo. Además deberá ir seguido de dos puntos.

Si se necesita ayuda para crear la expresión, utilizar el Generador de

Expresiones.

Para mostrarlo, hacer clic con el botón derecho del Mouse en la celda Campo en

la que se desee agregar el campo calculado y, a continuación, hacer clic en

Generar.

93

Generador de expresiones

El Generador de Expresiones permite ingresar la formula de manera directa mediante la

cual se realizan los cálculos. Pero también puede utilizarse para guiarse en el uso de

formulas u operaciones mas complejas.

Las operaciones y formulas que se pueden trabajar en el Generador de Expresiones son

similares a la que se utilizan en Excel.

El Generador de Expresiones tiene las tres secciones siguientes (de arriba abajo):

1. Cuadro de Expresiones: En la sección superior del generador se encuentra un

cuadro en el que se genera la expresión. Utilizar la sección inferior para crear los

elementos de la expresión, y luego insertarlos en el cuadro de formula. También

se pueden escribir componentes de la expresión directamente en este cuadro.

2. Botones de operadores: En la sección intermedia del generador hay botones para

los operadores que se utilizan con más frecuencia. Al hacer clic en uno de ellos,

el Generador de expresiones insertara el operador en el lugar del cuadro de

expresiones donde se encuentre el punto de inserción. Si desea consultar una

lista completa de los operadores que se pueden emplear en expresiones, hacer

clic en la carpeta Operadores situada en el cuadro inferior izquierdo, y en la

categoría de operadores que corresponda en el cuadro intermedio. En el cuadro

de la derecha aparecerán todos los operadores de la categoría seleccionada.

3. Elementos de expresiones: En la sección inferior del generador hay tres cuadros:

El cuadro situado a la izquierda contiene carpetas que muestran los

objetos tabla, consulta, formulario e informe de la base de datos, las

funciones integradas y definidas por el usuario, las constantes, los

operadores y las expresiones comunes.

El cuadro intermedio muestra los elementos específicos o las categorías

de elementos que corresponden a la carpeta seleccionada en el cuadro de

la izquierda. Por ejemplo, al hacer clic en Funciones incorporadas en le

94

cuadro de la izquierda, en el cuadro intermedio aparecen las categorías

de funciones de Microsoft Access.

En el cuadro de la derecha aparecen los valores que corresponden a los

elementos seleccionados en los cuadros izquierdo e intermedio. Por

ejemplo, al hacer clic en Funciones incorporadas en el cuadro de la

izquierda y una categoría de funciones en el cuadro intermedio, en el

cuadro de la derecha aparecerán todas las funciones incorporadas de la

categoría seleccionada.

Nota: Al insertar un identificador en una expresión, el Generador de expresiones solo

pega las partes del identificador que sean necesarias en el contexto actual. Por ejemplo,

si se inicia el Generador de expresiones desde la hoja de propiedades de un formulario

Clientes y se inserta en la expresión un identificador de la propiedad Visible del

formulario, el Generador de expresiones solo pegara el nombre de la propiedad: Visible.

Si utiliza esta expresión fuera del contexto del formulario, deberá incluir el identificador

completo: Forms![Clientes].Visible

Utilizar el Generador de expresiones

Puede iniciar el Generador de expresiones en una celda Campo o Criterios de la

consulta de la vista Diseño

1. Hacer clic en el botón secundario en el lugar donde desee insertar la expresión

2. En el menú contextual, hacer clic en Generar .

Nota: Si la celda o columna Condición donde se inicia el Generador de expresiones

ya contiene valor, este se copiara automáticamente en el cuadro de la expresión.

3. En el cuadro inferior izquierdo del Generador de expresiones, hacer clic o doble

clic en la carpeta que contenga el elemento deseado.

4. En el cuadro inferior intermedio, hacer doble clic en un elemento para pegarlo

en el cuadro de la expresión, o bien haga doble clic en una categoría de

elementos.

5. Si ha seleccionado una categoría en el cuadro inferior intermedio, aparecerán

valores en el cuadro inferior derecho. Hacer doble clic en uno de ellos para

pegarlo en el cuadro de la expresión.

6. Pegar las operaciones que desee en la expresión situando el punto de inserción

en el lugar del cuadro de la expresión donde desee colocar el ordenador y

haciendo clic en un de los botones de operadores que se encuentran en el centro

del Generador.

7. Cuando la expresión este terminada, hacer clic en Aceptar.

Nota: Microsoft Access copiara la expresión en el lugar donde se inicio el Generador de

expresiones. Si ya existía un valor la nueva expresión reemplazara al valor o al texto

existente.

95

Crear una expresión directamente

Notas

Utilizar el operador! en una expresión si el elemento siguiente ha sido definido

por el usuario (un elemento de una colección).

Utilizar el operador. (punto) si el elemento siguiente ha sido definido por

Microsoft Access.

En un formulario o informe, anteponer el signo igual (=) a las expresiones de los

controles calculados. En una pagina de acceso a datos, se pueden omitir el

operador = y escribir en su lugar un alias; por ejemplo, puede escribir

WeekNumber: Format(Now(), “ww”).

Consultas de tablas de referencias cruzadas

Las consultas de tablas de referencias cruzadas se utilizan para calcular y reestructurar

datos de manera que su análisis sea más sencillo. Las consultas de tabla de referencia

cruzada calculan una suma, una medida, un recuento u otro tipo de totales de datos, y se

agrupan en dos tipos de información: uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de

datos, y otro a lo largo de la parte superior.

Crear una consulta de referencias cruzadas con asistente

1. En la ventana Base de datos, hacer clic en la Consulta, bajo Objetos, y, a

continuación, hacer clic en Nuevo en la barra de herramientas de esa ventana.

2. En el cuadro de dialogo Nueva consulta, hacer clic en Asistente para consultas

de referencias cruzadas y hacer clic en Aceptar.

3. Seguir las instrucciones de los cuadros de dialogo del asistente. En el ultimo

cuadro de dialogo, es posible seleccionar si se desea ejecutar la consulta o ver la

estructura de la consulta en la vista Diseño.

Si la consulta resultante no es exactamente comos e desea, es posible volver a ejecutar

el asistente o cambiar la consulta en la vista Diseño.

Diferencias y similitudes entre las consultas de selección y los filtros

Las similitudes básicas entre las consultas de selección u filtros son las siguientes:

Ambos recuperan un subconjunto de registros de una tabla o consulta base.

Producen resultados que pueden utilizarse como fuente de datos para un

formulario o informe.

Puede ordenar registros.

En general, permiten editar datos si la edición esta permitida. (También puede

llevar a cabo actualizaciones masivas con una consulta de actualización).

La utilización de los registros obtenidos determinara si se emplea un filtro o una

consulta.

96

En general, hacer uno de un filtro para visualizar o modificar temporalmente un

subconjunto de registros mientras se encuentra en un formulario o una hoja de datos.

Utilizar una consulta si se desean hacer todas o alguna de las siguientes operaciones:

Visualizar el subconjunto de registros sin antes abrir una tabla o formulario

específico.

Elegir las tablas que contienen los registros con los que se desea trabajar y

agregar más tablas posteriormente si es necesario.

Controlar que los campos del subconjunto de registros se presentan en los

resultados.

Llevar a cabo cálculos sobre los valores de los campos.

97

Apunte 7-1: Crear y modificar formularios

¿Qué son los formularios?

Ya que se tienen los elementos más importantes de la base de datos (tablas y consultas),

la estructura interna, es tiempo de dedicarse a dar una apariencia externa con la

herramienta que Access tiene especialmente diseñada para esta tarea: los Formularios.

Los formularios son objetos, ventanas, por medio de los cuales se presenta información

al usuario final de la base de datos. Los formularios se convierten en esqueletos para la

introducción de datos en las tablas en un ambiente agradable o para la visualización de

la información que ya contienen las tablas o consultas.

Los formularios son un tipo de objeto de Access que pueden utilizarse para diferentes

fines, aunque una de sus utilidades principales es la creación de diseños personalizados

para la entrada y visualización de datos de las tablas.

La mayor parte de la información de un formulario proviene de los registros originales

de una tabla, aunque normalmente existen algunos otros elementos que forman parte

del diseño mismo del formulario y no pueden ser modificados mientras no se cambia el

diseño. Es el caso, por ejemplo, de elementos gráficos o de texto que hayan sido

añadidos para identificar la finalidad o propiedad de formulario, o simplemente como

elementos decorativos, como texto explicativo, un logotipo de la empresa, líneas y

demás objetos de dibujo, etc.

El vinculo entre un formulario y su origen de registros se crea utilizando objetos

gráficos denominados Controles. El tipo más común de control que se usa para Mostar

datos es un cuadro de edición (también denominado cuadro de texto), aunque, como se

observara mas adelante, este es en tan solo uno de los muchos tipos de controles

existentes.

Un formulario es la vista o cara (interfase) que tendrá la base para mostrar al usuario

final.

Un formulario puede ser utilizado para:

Crear una entrada de datos para que estos se almacenen en un atabla en

particular.

Crear el medio de organización de otros formularios. Es decir, a partir de un

formulario general, abrir otros formularios.

Crear ventanas de dialogo donde aparezcan mensajes para el usuario, para que

este emita una decisión, eligiendo una opción.

En el caso de los formularios, que finalmente es “la cara” del sistema, antes de estudiar

la vista de Diseño de formulario, habrá que diseñar en papel un borrador del esquema de

la base de datos, de tal forma que se determine que formulario conectará con cual, a

partir de que control, etc.

98

Crear un formulario

Al momento de crear un formulario, como es habitual en Access, existen básicamente

dos alternativas: utilizar un asistente que se encargue de automatizar la mayor parte del

proceso y guiar, paso a paso, el desarrollo del mismo, o bien crearlo desde el principio,

manualmente, debiendo recurrir en este caso ala correspondiente ventan de diseño.

El asistente acelera el proceso de creación de un formulario, ya que realiza

automáticamente todo el trabajo básico, en el que normalmente se invierte una buena

cantidad de tiempo.

Cuando se utiliza un asistente para formularios, Access solicita información al usuario

acerca del tipo de formulario que se desea conseguir y crea un diseño basado en dicha

información.

Aunque se tenga experiencia en la creación de formularios, es conveniente utilizar un

asistente para formularios para organizar rápidamente todos los controles en el

formulario y proceder después a cambiar a la vista Diseño para introducir

modificaciones menores que sirvan para terminar de personalizar el diseño básico

creado.

Crear un formulario mediante un Auto formulario

Además de los dos métodos básicos que establece Access para la creación de

formularios, existe un método aun más rápido y cómodo, incluso que el asistente, para

crear un formulario predeterminado. Se trata de las características Auto formulario.

Auto formulario crea un formulario en el que se presentan todos los campos y registros

de la tabla o consulta seleccionada. Cada campo aparece en una línea diferente, con la

correspondiente etiqueta ala izquierda.

Este es el procedimiento a seguir:

1. Activar el botón Formularios de la ventana Base de datos

2. Oprimir en el botón Nuevo para acceder al cuadro de dialogo Nuevo formulario.

3. elegir una de las opciones de auto formulario. En la parte izquierda del cuadro

de dialogo puede ver una descripción del diseño que se consigne con cada

opción.

Auto formulario: columnas

Auto formulario: tabular.

Auto formulario: hoja de datos.

4. Seleccionar, en el cuadro de lista de la parte inferior, la tabla o consulta en la que

desea basar el auto formulario.

5. Oprimir en Aceptar.

6. En unos instantes aparecerá en pantalla el formulario creado automáticamente

con el tipo de diseño elegido.

99

Crear un formulario con el asistente.

Utilizar el Asistente para formularios es la forma más simple y rápida de crear un

formulario que combine datos de más de una tabla. Como se dijo anteriormente, el

Asistente para formularios acelera el proceso de creación de un formulario por que

realiza automáticamente todo el trabajo básico. En la primera pantalla del Asistente para

formularios, se pueden seleccionar los campos que se desean incluir en el formulario.

Estos campos pueden proceder de una o de varias tablas.

Puede utilizarse un asistente para formularios para crear un formulario que presente

datos de varias tablas, ya sea en formato “formulario plano” o “formulario jerárquico”.

El formulario jerárquico se diferencia del formulario plano o tradicional debido a que

consta de uno o más subformularios. Los subformularios son útiles si se desea mostrar

datos de tablas que contienen una relación uno o varios.

Observar cuales son los pasos para crear un formulario a partir del asistente:

1. Activar el botón Formularios en la ventana de base de datos.

2. Oprimir en le botón Nuevo, para acceder al cuadro de dialogo Nuevo

Formulario.

3. Seleccionar Asistente para formularios para hacer aparecer el primer cuado de

dialogo del Asistente.

4. Seleccionar en la lista Tablas / consultas la tabla o consulta de donde se desea

tomas los datos. Se observaran en la lista Campos Disponibles todos los campos

exigentes en la tabla o consulta seleccionada. Utilizar los botones Agregar

(Agregar (>), Agregar todos (>>), Quitar (<) y Quitar todos (<<) para

determinar los campos que han de pasar a la lista Campos seleccionados.

5. Repetir el paso 4 para seleccionar campos adicionales en otras tablas o consultas

y pulsar en el botón Siguiente

100

6. En las siguientes ventanas del Asistente para formularios puede elegirse un tipo

básico de diseño (En columnas, Tabular, Hoja de datos, justificado), así como un

estilo de presentación, en un alista de estilos predefinidos (utilizar la ventana de

muestra de la izquierda para visualizar a que corresponde cada una de las

opciones)

7. En la última ventana del Asistente puede especificarse el nombre del formulario,

así como determinar si se desea abrirlo para ver o introducir datos, o bien abrirlo

en la ventana Diseño para modificar la estructura creada por el Asistente. Elegir

la opción apropiada y dar clic en Finalizar.

Crear un formulario en la vista de diseño

Si ninguna de las opciones para la creación automática de formularios resulta suficiente,

o bien si se desea acudir a la ventana de diseño para modificar la estructura u

organización de formularios creados por el Asistente o por el auto formulario, seguir

estos pasos.

1. Activar la opción Formularios en la ventana Base de datos.

2. Dar clic en el botón Nuevo.

3. En el cuadro de dialogo Nuevo formulario elegir la opción En Vista Diseño.

También puede darse doble clic en la opción Crear formulario en vista Diseño

4. Una vez que aparezca la ventana de diseño de formulario…

101

5. Puede comenzarse agregando Controles de etiqueta para colocar letreros o

títulos sobre el formulario.

6. Dependiendo del tipo de formularios que se desea a crear, llevar a cabo una de

las siguientes acciones.

Localizar este botón que debe encontrarse en la esquina superior

izquierda del área de formulario.

Dar un clic derecho y seleccionar la opción Propiedades.

De las pestañas que aparecen en pantalla, dar clic sobre Datos.

Abrir la lista despegable que aparece a la derecha de la opción Origen del

Registro.

102

Seleccionar el nombre de l atabla o consulta individual que contiene los

datos en los que se desea basar el formulario.

NOTA:

Solo puede asignarse una tabla o una consulta a la vez.

Si el formulario que se esta diseñando no contiene datos (por ejemplo, si

se desea crear un formulario para utilizarlo como panel de control para

abrir otros formularios o informes, os i se desea crear un cuadro de

dialogo personalizado), no será necesario seguir el paso 6, bastara con

agregar los controles requeridos.

*Access mostrara una ventana muy pequeña con los nombres de los campos de la tabla

o consulta que se acaba de asignar.

A continuación, se podrá cerrar la ventana Formulario que se abrió

cuando se escogió Propiedades.

Nota: Si por error o a propósito se llegara a cerrar esta ventana con los nombres de los

campos, para volver a abrirla, en la barra de herramientas Estándar, localizar el

siguiente botón Lista de campos .

Ahora, falta “bajar” los campos que son requeridos al formulario.

Para “bajar” uno por uno, dar un clic sostenido dentro de la ventana

sobre el nombre del campo de interés y arrastrarlo hasta la cuadricula

gris. Soltarlo donde se necesite.

103

Para bajar a todos los campos juntos, dar doble clic sobre la barra de

titulo de la ventana. Cuando se haya seleccionado su contenido, dar un

clic sostenido dentro de la ventana y arrastrar hasta la cuadricula gris.

Soltarlo donde se necesite.

Controles para formularios

Los controles para formularios en Access, son objetos complementarios que permiten

mostrar, organizar y manipular la información (Figura 7-5).

Para poder colocar un letrero o un espacio donde se visualizara algún dato o un botón

para cerrar una ventana, etc., se hará uso de un control.

A continuación se describen las características y aplicaciones de los controles más

comunes.

104

Casillas de verificación.

Puede utilizarse una casilla de verificación en un formulario, informe o página de

acceso a datos como un control individual para presentar un valor Si/No de una tabla,

consulta o instrucción SQL base.

Por ejemplo, la casilla de verificación de la siguiente ilustración es dependiente del

campo Suspendido de la tabla de Productos. El tipo de datos del campo Suspendido es

Si/No. Si el cuadro contiene una marca de verificación, el valor es Si; si no la contiene,

el valor es *.

Al activar o desactivar una casilla de verificación que depende de un campo del tipo

Si/No en una base de datos de Access o una columna Bit en un proyecto de Access, se

muestra el valor en l atabla base de acuerdo con la propiedad Formato del campo

(Si/No, Verdadero/Falso, o Activado/Desactivado).

En un proyecto de Access, el botón de opción depende de una columna definida como

tipo de dato Bit. Cuando el valor de esta columna es 1, es equivalente a las condiciones

Si, Activado o Verdadero. Cuando el valor es 0, la columna indica las condiciones No,

Desactivado o Falso.

También pueden utilizarse casillas de verificación en un grupo de opciones para

presentar valores entre los cuales elegir.

Cuadros combinados o Listas desplegables

En muchos casos, es mas rápido y fácil seleccionar un valor de un alista que recordar un

valor para teclearlo. Con un cuadro combinado, puede hacer una de las dos cosas sin

utilizar demasiado espacio en un formulario. Un cuadro combinado es como un cuadro

de texto y un cuadro de lista combinados.

Cuando se introduce texto o se selecciona un valor en un cuadro combinado, si el

cuadro combinado es dependiente, el valor introducido o seleccionado es insertado en el

campo con el que el cuadro combinado esta vinculado.

La lista en un cuadro combinado consta de filas de datos. Las filas pueden tener una o

más columnas, que pueden aparecer con o sin encabezados. Si un cuadro combinado de

columnas múltiples es dependiente, Access guarda los valores de una de las columnas.

Puede utilizarse un cuadro combinado independiente para guardar un valor que se puede

utilizar con otro control. Por ejemplo, es posible utilizar un cuadro combinado

independiente para limpiar los valores en otro cuadro combinado independiente para

encontrar un registro basado en el valor que se selecciona en el cuadro combinado.

105

Si se tiene espacio en el formulario y se desea que un alista aparezca todas las veces, o

si se desea limitar siempre las entradas de los datos a los valores de la lista, puede

utilizarse un cuadro de lista en vez de un cuadro combinado.

Botón de comando

Un botón de comando se utiliza en un formulario o pagina de acceso a datos para iniciar

una acción o un conjunto de acciones. Por ejemplo, puede crearse un botón de comando

que abra otro formulario. Pero lo más común y sencillo es mantener activo al Asistente

para Controles que se encuentra en la caja de herramientas (Figura 7-5), para que, al

momento de insertar un botón de comando sobre el formulario, estando en la vista

Diseño, nos guíe a través de sus opciones.

NOTA: Con el Asistente para botones de comando pueden crearse más de 30 tipos

diferentes de botones de comando. Cuando se utiliza el Asistente para botones de

comando, Access crea por el usuario el botón y el procedimiento de evento. Los

asistentes no están disponibles en una pagina de acceso a datos independiente o cuando

apunta una pagina de acceso a datos a una base de datos que no sea la que se encuentra

abierta actualmente. El Asistente para botones de comandos tampoco esta disponible si

la pagina depende de una tabla o una consulta.

Puede mostrase texto en un botón de comando de un formulario establecido la

propiedad Titulo (Caption) y mostrar una imagen en un botón de comando

estableciendo la propiedad Imagen (Picture).

Etiquetas

Se utilizan etiquetas en un formulario para presentar texto de tipo descriptivo, como

títulos, rótulos o breves instrucciones. Las etiquetas no presentan valores de campos o

expresiones; siempre son independientes y no cambian cuando cambia de un registro a

otro.

Se puede agregar una etiqueta junto a otro control. Por ejemplo, cuando se crea un

cuadro de texto. Este titulo aparece como el encabezado de la columna en la vista Hoja

de datos de un formulario.

Cuando se crea la etiqueta mediante la herramienta etiqueta , la etiqueta se mantiene

por si misma, no esta adjunta a ningún otro control. Las etiquetas individuales se

utilizan para información, como el titulo de un formulario, informe o pagina de acceso a

datos de otro texto descriptivo. Las etiquetas individuales no aparecen en la vista Hoja

de datos.

Botones de Opción

Puede utilizar un botón de opción en un formulario, informe o página de acceso a datos

como un control individual para presentar un valor Si/No de un origen de registros

base. Por ejemplo, el botón de opción en la siguiente ilustración es un botón

dependiente del campo Suspendido de la tabla Productos de una base de datos. El tipo

106

de dato del campo Suspendido es Si /No. Si l a opción esta seleccionada, el valor en la

tabla Productos es Si. Si no, el valor es No.

En un proyecto de Access, el botón de opción es dependiente de una columna definida

como un tipo de dato Bit. Cuando el valor de esta columna es 1, es equivalente a las

condiciones Si, Activado o Verdadero. Cuando el valor es 0, la columna indica las

condiciones No, Desactivado o Falso.

También se pueden utilizar botones de opción es grupos de opciones para Mostar

valores que se pueden seleccionar.

Cuadros de texto

Los cuadros de texto se utilizan en un formulario, informe o página de acceso a datos

para presentar los datos de un origen de registros. Este tipo de cuadro de textos se llama

un Cuadro de texto dependiente por que depende de los datos de un campo. Los cuadros

de texto también pueden ser independientes para presentar los resultados de un cálculo o

para aceptar la entrada de datos de un usuario. Los datos de un cuadro de texto

independiente no se guardan en ningún sitio.

Personalización de formularios.

Una vez diseñada la estructura básica del formulario, puede utilizarse la vista Diseño

para personalizarla introduciendo, quitando o modificando elementos.

La vista Diseño es solo una de las tres opciones de vistas que existe para un formulario.

Las otras dos son vista Formulario y vista hoja de datos. Para cambiar entre vistas no se

tiene más que pulsar en el botón Vista de la barra de herramientas. En la vista hoja

de datos se pueden ver los registros en formato de filas y columnas, y así poder

visualizar muchos registros al mismo tiempo. En la vista Formularios pueden verse los

registros de uno en uno. Utilizar los botones de desplazamiento en las vistas Formulario

y Hoja de datos para desplazarse rápidamente entre los registros.

En general, la tarea de diseño de un formulario se basa en las siguientes acciones:

Utilizar la barra de herramientas y el menú Formato para cambiar las

fuentes, alinear texto, cambiar el ancho de bordes o líneas, y aplicar

colores o efectos especiales.

Alinear los controles con las reglas.

Situar los controles en la sección Detalle o en cualquier otra sección del

formulario.

107

Utilizar el cuadro de herramientas para agregar controles, cuadros de

edición, etiquetas, casillas de verificación, etc.

El número de opciones disponibles a la hora de personalizar el diseño general y los

controles específicos de un formulario es realmente impresionante. El control ultimo

sobre el aspecto y funcionalidad de los objetos de la ventana Diseño se encuentra en las

hojas de propiedades de los objetos (el propio formulario es un objeto mas).

Para cambiar el aspecto de un control (por ejemplo, un cuadro de texto):

1. Oprimir en el control para seleccionarlo.

2. Seleccionar en l abarra de herramientas Formato la fuente, tamaño de fuente y

otra opción de formato.

Para agregar una imagen de fondo a un formulario:

1. Activar la hoja de propiedades del formulario. Utilizar para ello cualquiera de

estos dos procedimientos:

Oprimir dos veces en el selector del formulario (esquina superior

izquierda, intersección de las dos reglas).

Oprimir con el botón derecho en le selector o la barra de titulo del

formulario y elegir Propiedades en el menú contextual.

2. Activar la pestaña Formato y especificar el nombre del archivo grafico en el

cuadro de la propiedad Imagen, o bien pulsar en el botón Generar, que se

encuentra junto al cuadro de la propiedad, para abrir el cuadro de dialogo

Insertar imagen.

Agregar un campo o un control

La tarea principal en el diseño de formularios se basa en añadir los campos y controles

necesarios a las distintas secciones de la ventana.

Para agregar campos del origen de registros del formulario:

1. Oprimir el Lista de campos de la barra de herramientas para obtener una lista de

los campos disponibles en el origen de registros.

2. Oprimir en el campo en la lista y arrastrarlo directamente al formulario para

crear un cuadro de texto que muestre el contenido del campo.

También pueden agregarse controles, tales como rótulos y botones se orden, usando el

cuadro de herramientas. Existen aquí dos alternativas: agregar controles con asistente o

sin asistente.

Para insertar un control, pulsar en el elemento correspondiente en el cuadro de

herramientas y después pulsar o arrastrar el puntero en el formulario.

Si se prefiere usar un asistente para crear un control, asegurarse que se encuentre

activa la herramienta Asistentes para controles en el cuadro de herramientas y

pulsar en la herramienta del control que se desea crear.

108

Se puede cambiar un control de un tipo a otro diferente después de haberlo creado. Por

ejemplo, puede cambiar un botón de opción a una casilla de verificación. Para cambiar

un control a otro tipo:

1. Oprimir en el control para seleccionarlo.

2. Elegir cambiar en el menú Formato.

3. Oprimir en el nuevo tipo de control.

Para dar formato a un formulario o control utilizando formatos predefinidos:

1. Asegurarse de encontrase en la vista Diseño.

2. Realizar uno de estos procedimientos:

Para aplicar formato al formulario completo, pulsar en el selector de

formulario.

Si se desea dar formato a una sección individual, dar clic en el selector

de sección (por ejemplo: encabezado o pie).

Si se desea dar formato a uno o mas controles, seleccionar los controles.

3. Oprimir en el botón Auto formato en la barra de herramientas, para acceder al

cuadro de dialogo Auto formato.

4. Oprimir en uno de los formatos predefinidos.

5. Para aplicar atributos específicos (fuente, color o borde), dar clic en Opciones.

Establecer propiedades de formularios

En Access se utilizan las propiedades para determinar las características de las tablas,

consultas campos, formularios e informes. Cada control de un formulario o informe

tiene también propiedades. Las propiedades del control determinan su estructura,

aspecto y comportamiento, así como las características del texto o los datos que

contienen. Las propiedades se establecen mediante la hoja de propiedades.

Aunque ya se han estudiado algunos ejemplos concretos de cómo establecer

propiedades de distintos elementos de un formulario o del formulario en su totalidad, a

continuación se describe cual es el procedimiento general a seguir para modificar

propiedades.

Para establecer las propiedades de un formulario:

1. Abrir un formulario en la vista Diseño.

2. Realizar una de las siguientes acciones:

Para establecer las propiedades de un formulario, pulsar dos veces en el

selector de formularios para abrir la hoja de propiedades del formulario.

Para establecer las propiedades de una sección de un formulario, oprimir

dos veces en el selector de secciones para abrir la hoja de propiedades

del formulario.

109

Para establecer las propiedades de un control, asegurarse que el control

este seleccionado y pulsar en Propiedades en l abarra de herramientas.

También puede pulsarse dos veces directamente en un control.

3. En la hoja de propiedades , seleccionar la propiedad que se desea establecer y, a

continuación , realizar una de las siguientes operaciones:

Si aparece una flecha en el cuadro de la propiedad, oprimir y seleccionar

un valor de la lista.

Escribir un valor o expresión en el cuadro de la propiedad.

Si aparece un botón Generar junto al cuadro de la propiedad, pulsar en el

para presentar un generador o un cuadro de dialogo que contiene una lista

de generadores. Por ejemplo, puede utilizarse el Generador de consultas

para cambiar el diseño de la consulta base de un formulario.

4. Para obtener Ayuda acerca de cualquier propiedad de la hoja de propiedades, dar

clic en la propiedad y después F1.

Orden de tabulación

Puede cambiar el orden de la secuencia que sigue el movimiento del cursor dentro de un

Formulario se utilizar la opción Ordenar tabulación, ya que es mas fácil dirigir la ruta

que se sigue para ir llenando los cuadros y opciones de un formulario.

Para cambiar el orden de tabulación de un formulario:

1. Abrir un formulario o una página de acceso a datos en la vista Diseño.

2. En el menú Ver, elegir Orden de tabulación.

3. En Sección, hacer clic en la sección que se desea cambiar.

4. Seguir uno de estos procedimientos:

a) Si se desea que Microsoft Access establezca un orden de tabulación de

izquierda a derecha y de arriba abajo, elija Orden automático.

b) Si desea crear un orden de tabulación personalizado, hacer clic en el

selector correspondiente al control que desee mover. (Hacer clic y

arrastre para seleccionar más de un control a la vez.) Hacer clic de nuevo

en el selector y arrastre el control a la ubicaron deseada en la lista.

Crear un grafico dinámico.

La manera más practica y eficaz de mostrar los datos es por medio de un grafico, en

Access pueden mostrarse los datos gráficamente a través de la herramienta Grafico

Dinámico.

Para crear un grafico dinámico seguir este procedimiento:

1. En la ventana principal de la base de datos hacer clic en Formularios.

2. Dar clic en el botón Nuevo.

3. En el cuadro de dialogo Nuevo formulario seleccionar Auto formulario: grafico

dinámico.

110

4. En la lista despegable Elija la tabla o consulta… seleccionar la tabla o consulta

de donde extraerá los datos.


Automáticamente Access creara el ambiente necesario para que solo se tengan

que arrastrar los campos a su lugar de diseño dentro del grafico. Se mostrara la

pantalla similar a la figura.

D714

También a parece una ventana llamada Lista de campos de grafico (Figura 7-8), en ella

podemos localizar los campos que se encontraban originalmente en l atabla o consulta

de donde decimos extraer los datos.

D715

Para asignar los campos en las diferentes áreas del grafico dinámico seguir este

procedimiento:

1) Seleccionar el campo y dar clic sin soltar el botón, arrastrar el campo a su

ubicación dentro del grafico. Las secciones que integran el grafico dinámico son:

a) Campos de filtro.

b) Titulo del eje.

c) Campos de serie.

d) Campos de categoría

2) una vez colocado el campo, el grafico dinámico creara gráficamente una

columna u objeto para representarlo.

3) Si se desea cambiar el tipo de grafico que representa los datos, dar clic en el

botón Tipo de grafico Dibujo de la barra de herramientas Grafico dinámico.

111

Apunte 8-1: Crear informes

¿Qué son los informes?

Como se ha visto, Access dispone de una potente herramienta, los formularios que

permiten obtener prestaciones en pantalla realmente impactantes para la introducción o

revisión de los datos de una tabla o consulta. Sin embargo, aunque los formularios

solucionan completamente el problema de presentar los datos en pantalla para su

mantenimiento interno, no ofrecen métodos eficaces para realizar la impresión de la

información en papel. Esto es precisamente lo que se consigue con los informes.

Un informe es una forma efectiva de presentar los datos en formato impreso. Con los

informes se puede controlar el tamaño y aspecto de todos los elementos que aparecen en

el mismo, lo que permite determinar con total exactitud la forma en que ha de

presentarse la información en las páginas impresas.

Se puede utilizar informes para crear etiquetas de correo, agregar logotipos o imágenes,

agrupar registros en categorías, calcular totales o incluso representar dichos totales en

un gráfico.

La mayor parte de los datos es un informe proviene de una tabla o consulta, que es el

origen de los datos del informe. El resto de la información es estática, no variable y se

almacena como parte del diseño del mismo.

El vínculo entre un informe y su origen de datos se crea mediante controles, como en el

caso de los formularios. Los controles pueden ser cuadro de texto que muestran texto o

números, etiquetas que muestran títulos o líneas decorativas que organizan gráficamente

los datos y hacen mas atractivos los informes, por poner solo unos pocos ejemplos.

Para crear un informe, como es costumbre en Access, existen dos alternativas, utilizar

un asistente que se encargue de automatizar el proceso y guiar paso a paso durante el

desarrollo del mismo, o bien crearlo desde el principio, manualmente, recurriendo a la

correspondiente ventana de Diseño.

El asistente acelera el proceso de creación de un informe, ya que realiza

automáticamente todo el trabajo básico, en el que normalmente se invierte en una buena

cantidad de tiempo. Cuando se utiliza un asistente para informes, Access solicita

información al usuario acerca del tipo de informe que desea conseguir y crea un diseño

basado en dicha información. Aunque se tenga experiencia en la creación de informes,

puede que sea conveniente utilizar un asistente para informes y organizar rápidamente

todos los controles en el informe y proceder después a cambiar a la vista Diseño para

introducir modificaciones menores que sirvan para terminar de personalizar el diseño

básico creado.

Crear un informe usando Autoinforme

Al igual que en le caso de los formularios, existe un método aun mas rápido y cómodo,

incluso que el Asistente, para crear un informe predeterminado. Se trata de la

característica Autoinforme. Autoinforme crea un informe en el que se presentan todos

los campos y registros de l atabla o consulta seleccionada.

112

Seguir estos pasos para utilizar la característica de Autoinforme:

1. Activar el botón Informes en la ventana base de datos.

2. Oprimir en Nuevo, para acceder el cuadro de dialogo Nuevo Informe.

3. Seleccionar uno de los siguientes asistentes para conseguir la creación automática del

informe.

Autoinforme en columnas. Cada campo aparece en una línea distinta con una

etiqueta a su izquierda.

Autoinforme tabular. Los campos de cada registro aparecen en una línea y las

etiquetas se imprimen una vez en la parte superior de cada página.

Seleccionar, en la lista de la parte inferior, la tabla o consulta que contiene los

datos en los que se desea basar el informe.

Oprimir en Aceptar.

Access aplicara el último autoformato utilizado en la creación de informes. Si todavía

no se ha utilizado el Asistente para informes para crear el informe ni se ha usado la

orden Autoformato en el menú Formato, Access utilizara el autoformato estándar.

También se puede crear un informe de una sola columna basado en la tabla o consulta

abierta o en la tabla o consulta seleccionada en la ventana base de datos.

Elegir Autoinforme en el menú Insertar, o en l alista emergente que aparece al

pulsar en el indicador del botón Nuevo Objeto, en la barra de herramientas.

Los informes creados con este método solo constan de registros de detalle y no

incluyen encabezado de informe, ni encabezado de página, ni pie de página.

Crear un informe con Asistente

Utilizar el asistente para informes es la forma más simple y rápida de crear un informe

que combine datos de más de una tabla o consulta. Como se dijo anteriormente, el

Asistente para informe pueden seleccionarse los campos que se desean incluir en el

informe. Estos campos pueden proceder de una o de varias tablas o consultas.

Observar a continuación cuales son los pasos para crear un informe a partir del

asistente:

1. Activar el botón Informes en la ventana Base de Datos

2. Oprimir en el botón Nuevo para acceder al cuadro de dialogo Nuevo informe.

3. En el cuadro de dialogo Nuevo informe, elegir la opción. Asistente para

informes.

4. Seleccionar, en la parte inferior, la tabla o consulta que contiene los datos en los

que se desea basar el informe.

Access utiliza esa tabla o consulta como el origen de datos predeterminado para el

informe. Sin embargo, puede cambiar el origen de datos del asistente y seleccionar

campos de otras tablas y consultas.

5. Oprimir en Aceptar para hacer aparecer el primer cuadro de dialogo del

Asistente

113

6. Seleccionar en la lista Tablas/ consultas la tabla o consulta de donde se desean

tomar los datos. Se observara en la lista Campos disponibles todos los campos

existentes en la tabla o consulta seleccionada. Utilizar los botones Agregar (>),

Agregar todos (>>), Quitar (<) y Quitar todos (<<) para determinar los campos

que han de pasar a la lista Campos seleccionados.

7. Repetir el paso 5 para seleccionar campos adicionales existentes en otras tablas o

consultas y oprimir después en el botón Siguiente.

8. En las siguientes pantallas del Asistente para informes se puede elegir un tipo de

arreglarlo para los registros (basado hasta en cuatro campos diferentes), tipo

básico de diseño (En columnas, Tabular o Justificado), orientación (Vertical u

horizontal), así como un estilo de presentación, en una lista de estilos

predefinidos (utilizar la ventana de muestra de la izquierda).

9. En la ultima pagina del Asistente se puede especificar el nombre que se desea

asignar al informe, así como determinar si se desea obtener una vista previa del

informe, o bien abrirlo en la vista Diseño para modificar la estructura creada por

el Asistente. Elegir la opción apropiada y pulsar en Finalizar.

Crear un informe en vista Diseño

Si ninguna de las opciones para la creación automática de informes resultara apropiada

para lo requerido, o bien si se desea modificar la estructura u organización de informes

creados por el Asistente o de autoinforme, debe acudirse a la vista Diseño.

Para realizar un informe sin utilizar el Asistente seguir estos pasos:

1. Activar el botón Informes en la ventana Base de datos.

2. Oprimir en el botón Nuevo para acceder al cuadro de dialogo Nuevo Informe.

3. Elegir Vista Diseño en el cuadro de dialogo Nuevo informe.

4. Llevar a cabo una de las siguientes acciones, dependiendo del tipo de informe

que se quiera crear.

Elegir el nombre de la tabla o consulta que contiene los datos en los que

se basara el informe.

Si se desea crear un informe que utilice datos de mas de una tabla , basar

el informe en una consulta.

Si se desea confeccionar un informe independiente, no seleccionar nada

de esta lista.

5. Oprimir en Aceptar.

Gráficos

Los gráficos son visualmente llamativos y simplifican al usuario la visión de

comparaciones, modelos y tendencias en los datos. En Access, es posible crear gráficos

en un formulario, en un informe y en una página de acceso a datos.

114

Gráficos en un formulario o informe

En un formulario o informe se puede utilizar Microsoft Graph para crear un grafico

vinculado a datos de tablas, consultas u otros orígenes de registro disponibles. Los

gráficos pueden ser globales (incluyen todos los datos) o pueden estar asociados a

registros (solo reflejan los datos del registro actual y , por tanto se actualizan a medida

que se pasa de un registro a otro).

Se dispone de varios tipos de gráficos; la selección dependerá del tipo de datos que se

desee mostrar. Se incluye gráficos bidimensionales (2-D) y tridimensionales (3-D).

Las opciones de formato incluyen agregar texto y objetos gráficos a los gráficos,

cambiar colores y agregar líneas de tendencia y barras de error.

Agregar un grafico nuevo

1. Abrir el formulario o informe en la vista Diseño

2. Acceder a Insertar | Grafico.

3. En el formulario o informe, hacer clic en el lugar donde desea situar el grafico.

4. Seguir las instrucciones del Asistente para Gráficos, crear el gráfico basándose

en tablas u otros orígenes de recursos disponibles y en los campos

seleccionados.

5. Es importante considerar que al menos uno de los campos debe tener un tipo de

datos que almacene únicamente números, como Moneda.

6. Cambiar a la vista Formulario o a la Vista preliminar para ver el grafico con los

datos actuales.

Paginas de Acceso a datos

Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver

datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet; los datos están

almacenados en una base de datos de Access o una base de datos de Microsoft SQL

Server. La página de acceso a datos también puede incluir datos de otros orígenes como,

por ejemplo, Microsoft Excel.

Las páginas de acceso a datos se diseñan en la vista Diseño de Microsoft Access. La

página es un archivo independiente que esta almacenado fuera de Access; no obstante,

cuando se crea el archivo, Access agrega automáticamente un acceso directo al mismo

en la ventana Base de Datos. El diseño de paginas de acceso a datos es similar al diseño

de formularios e informes: se utilizan un alista de campos, el cuadro de herramientas,

controles, etc. Sin embargo, existen algunas diferencias importantes en le modo de

diseñar e interactuar con las paginas de acceso a datos frente a los formularios e

informes. El modo de diseñar la página depende de la finalidad de su utilización:

Informe interactivo: Este tipo de página de acceso a datos se utiliza con

frecuencia para consolidar y agrupar información almacenada en la base de

datos y para publicar posteriormente resúmenes de los datos. Por ejemplo, una

página puede publicar la evolución de las ventanas para cada una de las regiones

en que se estén realizando actividades comerciales. La utilización de indicadores

de expansión, permite pasar de un resumen general de la información como, por

ejemplo, una lista de todas las regiones y sus totales de ventas combinados, a los

115

detalles específicos de ventas individuales en cada región. La pagina de acceso

a datos puede proporcionar botones de barra de herramientas para ordenar y

filtrar los datos, así como para agregar, modificar y eliminar los datos en algunos

o todos los niveles de grupo.

Análisis de datos: Este tipo de página de acceso a datos puede incluir una Lista

de tablas dinámicas, que es similar a un informe de tablas dinámicas de

Microsoft Excel; que permite reorganizar los datos para analizarlos de diferentes

maneras. La página puede contener un gráfico que se puede utilizar para analizar

tendencias, detectar modelos y comparar datos en la base de datos. O bien, la

pagina puede contener una hoja de calculo en la que se pueden escribir y

modificar datos y utilizar formulas para realizar cálculos al igual que en Excel.

Para crear una Pagina de acceso a datos, desde la ventana Base de datos de Access,

seleccionar el quinto objeto: Páginas. Desde aquí, se puede crear la página a partir de la

vista de diseño o con la ayuda del asistente.

Microsoft Access Manejador de Bases de Datos fileCreación de Bases de Datos en Access 30 6. Entorno...

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