Microsoft Excel 2010 – Profesor Pablo Rodriguez 2

Hojas de cálculo

Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de

tablas (la cual es la unión de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar cálculos complejos

con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.

Uso

Debido a la versatilidad de las hojas de cálculo modernas, se utilizan a veces para hacer pequeñas bases de datos,

informes gráficos estadísticos, clasificaciones de datos, entre otros usos. Las operaciones más frecuentes se basan en

cálculos entre celdas, las cuales son referenciadas respectivamente mediante la letra de la columna y el número de la fila,

por ejemplo =B1*C1.

Orígenes de las hojas de cálculo

En 1961 se vislumbró el concepto de una hoja de cálculo electrónica en el artículo Budgeting Models and System

Simulation de Richard Mattessich. Pardo y Landau merecen parte del crédito de este tipo de programas, y de hecho

intentaron patentar (patente en EE.UU. número 4.398.249) algunos de los algoritmos en 1970. La patente no fue concedida

por la oficina de patentes por ser una invención puramente matemática. Pardo y Landau ganaron un caso en la corte

estableciendo que "algo no deja de ser patentable solamente porque el punto de la novedad es un algoritmo". Este caso

ayudó al comienzo de las patentes de software.

Dan Bricklin es el inventor generalmente aceptado de las hojas de cálculo. Bricklin contó la historia de un profesor de la

universidad que hizo una tabla de cálculos en un tablero. Cuando el profesor encontró un error, tuvo que borrar y reescribir

una gran cantidad de pasos de forma muy tediosa, impulsando a Bricklin a pensar que podría replicar el proceso en un

computador, usando el paradigma tablero/hoja de cálculo para ver los resultados de las fórmulas que intervenían en el

proceso.

Su idea se convirtió en VisiCalc, la primera hoja de cálculo, y la "aplicación fundamental" que hizo que la PC dejase de ser

sólo un hobby para entusiastas del computador para convertirse también una herramienta en los negocios y en las

empresas.

¿Qué es Microsoft Excel?

Microsoft Office Excel, más conocido como Microsoft Excel, es una aplicación para manejar hojas de cálculo. Este

programa es desarrollado y distribuido por Microsoft,

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Conceptos básicos:

Algunos de los elementos de la pantalla y conceptos de Excel ya son conocidos de otras aplicaciones, veamos entonces

aquellos que no son tan familiares:

Libro: Se denomina libro al conjunto de hojas

de cálculo.

Hoja: es el conjunto de filas y columnas

dispuesto en forma de grilla o tabla.

Identificador de filas y columnas: Las filas son renglones horizontales identificados con números y las columnas son las tiras verticales que poseen letras. Desde el borde de los identificadores se puede cambiar el ancho de una columna o el alto de una fila.

Celda: se denomina celda a la intersección de

una fila y una columna dentro de una hoja de cálculo.

Dirección de celda: es el identificador único de una celda en una hoja de cálculo. Se compone de la letra de la columna y el número de fila en la que se encuentra. Por ejemplo: A3 D2 B1 C7, etc.

Celda activa: Es la celda con la que estamos

trabajando y se caracteriza por tener un recuadro grueso en el borde y un pequeño cuadrado en su esquina inferior, su dirección se puede ver en el cuadro de nombres (ver imagen).

Manejador: se denomina manejador al pequeño cuadrado que figura en la parte

inferior derecha de la celda activa o de un conjunto de celdas seleccionadas.

Cuadro de nombres: recibe este nombre el sector de la pantalla en el que se

puede observar la dirección de la celda activa.

Hoja activa: es la hoja con la que estamos trabajando y se caracteriza por tener su etiqueta resaltada del resto.

Etiqueta de hoja: es la parte de la pantalla que permite seleccionar la hoja con la

queremos trabajar, cambiar el nombre de la misma, moverla de lugar o copiarla a otro libro, eliminarla, insertar una nueva, etc. Las opciones de cada etiqueta aparecen al hacerles clic con el botón derecho del mouse

Rangos de celdas: Cuando seleccionamos un grupo de celdas estamos

estableciendo un conjunto con el que vamos a trabajar, ya sea para establecer un formato o para realizar cálculos sobre las mismas, este grupo de celdas adyacentes (están juntas) se denomina Rango de celdas. Existen dos tipos de rangos:

Continuos: Todas las celdas son adyacentes: se escribe la celda de inicio (superior izquierda) y la celda de finalización (inferior derecha) del grupo separadas por dos puntos (:). En este caso el rango de celdas es B4:C9. Los dos puntos indican desde-hasta

Discontinuos:

Son rangos de celdas continuos separados por coma (,) o punto y coma (;) según la versión de Microsoft Excel. Por ejemplo el siguiente caso:

si queremos trabajar con estos dos grupos de celdas debemos escribirlos separando con un punto y coma los rangos continuos:

A2:B7;D7:E10 ( desde A2 hasta B7 y desde D7 hasta E10 )

Hoja

Hoja

activa

Libro

Etiqueta de

hojas

Colu

mna

Celda activa (B3)

Fila

Identificador

de columnas

Cuadro de

nombres

Identificador de fila

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Configurar la página

La configuración de página de Excel, podemos decir que es más importante que en otros programas, ya que este separa en hojas la planilla sin importar cuales sean nuestras intenciones. Si hacemos mal la configuración obtendremos resultados no deseados al imprimir y desperdiciaremos muchas hojas de papel. Recordemos que cada planilla tienen un gran número de filas y columnas y nosotros trabajamos en una pequeña parte de ella.

Pero en esta versión de Excel se ha hecho una excelente mejora, la vista preliminar está integrada con la impresión, lo que nos permite acceder muy fácilmente a varios elementos al mismo tiempo: a la configuración de página, a las opciones de impresión y a la vista preliminar

Para acceder a la vista preliminar seleccionamos ARCHIVO � IMPRIMIR

Aquí al centro están todas las opciones de impresión,

una vez configurado se usa

el botón IMPRIMIR

Esta es la vista

preliminar, hoja por

hoja

Aquí pueden ver el total

de hojas necesarias al imprimir

Esta barra aparece cuando usamos más

de una hoja

Desde aquí cambiamos de

impresora y también otros

parámetros de impresión

Desde este botón podemos seleccionar

que vamos a imprimir.

El escalado es muy útil para esos

casos difíciles cuando queremos que la planilla solo ocupe una

hoja. Cada opción es muy clara

en la descripción de su función

En este sector tenemos las

opciones básicas de configuración de página,

Orientación, tamaño de

papel y márgenes.

Si no nos alcanzan todas estas

opciones podemos acceder a

Configurar página

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Las opciones de Configuración de página son muy similares a las de Word, tamaño de papel, márgenes, etc. Las

opciones de configuración son muy simples, pero lo nuevo aquí es el escalado de impresión que veíamos en la página anterior

Márgenes: Cuando ingresamos a márgenes encontramos el centrado horizontal y vertical. Estas opciones siempre que sean bien usadas nos darán resultados muy prolijos

Encabezado y Pie de Página:

El concepto es el mismo de Word, solo se crea en una hoja y automáticamente se repite en el resto las que ocupemos al imprimir. Pero no lo veremos directamente en la planilla, hay dos maneras de mostrarlo y modificarlo, utilizaremos la más simple.

Vamos a VISTA � DISEÑO DE PÁGINA y veremos el siguientes cambio en la pantalla…

Centrado Vertical

Escala de impresión

Se puede aumentar o disminuir la

escala de una planilla para que una hoja pueda salir completa en la impresora.

En realidad no cambia el tamaño de la planilla, solo se ajusta el tamaño a la hoja seleccionada.

Está opción es muy útil, pero

mal utilizada nos dará

resultados muy poco estéticos.

Centrado Horizontal

Al imprimir esta planilla tendrá el mismo margen hacia la izquierda y derecha siempre

que no supere el tamaño máximo de la hoja.

Centrado Vertical Al imprimir la planilla tendrá el mismo

margen hacia arriba y abajo, siempre que no supere el tamaño total de la hoja

Se pueden usar combinadas

Aparece la regla de la hoja Vemos el corte de cada hoja

Podemos ver el encabezado y

también el pie de página

Están los márgenes, que antes no

se veían.

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Tipos de datos:

Cuando trabajamos en una planilla de cálculo no podemos mezclar tipos de datos, por ejemplo, no podemos multiplicar números por palabras, ¿cuál sería el resultado de: “hoy es un día de sol” dividido por 2 al cuadrado? Es por eso que en Excel debemos distinguir entre dos tipos de datos y otro un poco especial:

Datos alfanuméricos: compuesto por el conjunto de números, letras y símbolos que podemos ingresar con el teclado.

Automáticamente este tipo de dato se alinea a la izquierda de la celda.

Datos numéricos: son aquellos compuestos por números exclusivamente, incluidos también los decimales.

Automáticamente se alinea a la derecha de la celda. En este tipo de datos se incluyen también a las fechas.

Datos rotulo: son datos alfanuméricos que se utilizan para encabezar columnas o filas, indican al usuario que contienen

las celdas que precede. Veamos algunos ejemplos:

Nota: cuando queremos ingresar un dato numérico siempre debemos hacerlo con el Pad numérico del teclado. Si tuviera decimales haremos la coma decimal con el botón Supr del Pad numérico del teclado y asegurarnos que el presionar ENTER esté alineado a la derecha de la celda.

Dato alfanumérico

Dato rótulo Dato numérico

El encabezado y el pie se dividen

en tres sectores, podemos usar cualquiera, o los que necesitemos.

Al seleccionar el sector que vamos a usar aparece esta cinta

con más opciones

Con estos dos botones podemos crear un texto predefinido para el

pie o encabezado

Podemos escribir adentro de cualquiera de estos sectores y

también agregar más información con estos botones de la parte

superior. Por ejemplo

el nº de página

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Formatos de datos numéricos:

A todas las celdas les podemos aplicar formatos para mejorar su aspecto visual, desde el color de fondo, el tipo de letra, y su color entre otros. Pero en Excel también podemos hacer cambios a los datos numéricos y a las fechas. Solo debemos escribir los números y luego aplicarles formatos para verlos presentados de otra forma.

Para aplicar formato: 1º Seleccionamos las celdas,

2º luego hacemos clic en la cinta INICIO y podemos usar estas opciones para lograr este tipo de resultados:

Formato

Se ingresan así los

números y las fechas

Luego de aplicar formato

se ven de esta forma.

Esta lista contiene más opciones de formato

predefinidos. El formato de moneda o

contabilidad también poseen

más opciones

Siempre que seleccionemos

Más formatos de… veremos esta ventana con más opciones de configuración para

cada tipo de formato.

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Formatos de alineación de celdas

A todos los tipo de datos que hemos visto en la página 5 (Alfanuméricos, numéricos y rótulos) le podemos aplicar estos formatos de alineación. Siempre podemos acceder a más opciones de alineación y tener mayores posibilidades como puede ser Reducir hasta ajustar.

Combinar y Centrar

Combinar y centrar es la posibilidad que ofrece Excel para “juntar” varias celdas. Podemos combinar celdas de varias filas o columnas.

Cuando combinamos, las celdas comienzan a comportarse como una sola, tanto para ingresar datos y fórmulas como en el formato visual (bordes, fondo, letra, alineación, etc).

Cuando las celdas a combinar tienen contenido diferente, a veces puede aparecer un cartel de advertencia que nos indica que perderemos los datos escritos en algunas de ellas. El botón utilizado para combinarlas también permite separarlas.

Para lograr este efecto

debemos ingresar a ver más opciones de

alineación y seleccionar:

Reducir hasta ajustar

Combinadas

Esta advertencia aparece

cuando las celdas a combinar tienen algún

dato escrito

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Formatos de Bordes de Celdas

.

Verás en la figuras de la derecha que borde corresponde a cada una de las líneas de la vista previa de la ventana. También se puede cambiar el tipo, ancho y color del borde a usar, pero es importante que siempre quede aplicado en la vista previa. Por ejemplo: si cambias el color del borde, solo se aplicará en las celdas si queda colocado en la vista previa. De nada sirve hacer clic en Aceptar si no ha quedado aplicado el borde en la ventana.

REPASO

En las primeras hojas hemos visto cuales con elementos principales de una pantalla y los nombres que reciben todos los elementos de las planillas.

También debemos tener bien clara la manera de escribir rangos continuos y discontinuos, serán necesarios al trabajar con los próximos temas.

Luego hicimos un recorrido por las principales opciones de configuración de la página y también de las opciones de impresión.

Encontramos parecido el encabezado y pie de página a lo que hacemos con Word

Conocimos los tres tipos de datos que podemos utilizar en Excel, aunque a veces no nos demos cuenta de su uso: Alfanuméricos, numéricos y rótulos.

Al final nos acercamos directamente a las distintas opciones de formatos de celdas: números, fechas, alineación y bordes. Las utilizaremos de ahora en adelante para lograr planillas que sean estéticamente muy buenas.

Es muy importante que recuerdes que para ingresar correctamente los números con teclado conviene utilizar el sector derecho del teclado llamado Pad Numérico y la coma decimal se hace con la tecla SUPR.

Podemos utilizar el botón de Bordes en la cinta de INICIO y veremos muchas opciones

que son prácticamente las más utilizadas en la mayoría de los casos

Si estas opciones no son suficientes

podemos acceder a Mas Bordes… y encontrarnos con una ventana como la de la

imagen

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Fórmulas

Una fórmula es una expresión que combina datos con operadores para obtener un resultado en la celda en la que se la escribe.

En el ejemplo, B2 y B3 son los datos origen de la fórmula, y el signo “+” es el operador que indica que cálculo realizar con los datos escritos en esas celdas.

Luego de escribir la fórmula y presionar Enter (o hacer clic en otra celda) podremos ver el

resultado del cálculo en la celda donde se la escribió, pero podemos seguir viendo la misma en la barra de fórmulas, y desde allí la podemos modificar.

Signo igual =

El signo igual (=) precede a la operación matemática que queremos realizar, indica que esa celda posee el resultado de un cálculo.

La celda que contiene la fórmula se denomina dependiente, ya que su valor depende de los contenidos de otras celdas.

Tipos de operadores: Hay cuatro tipos de operadores: Aritméticos, de comparación, de texto y de referencia, utilizaremos solamente Aritméticos y de referencia (veremos este último cuando nos toque trabajar con funciones).

Operadores aritméticos

Estos son los operadores matemáticos que se pueden utilizar con mayor frecuencia en una fórmula:

Operador Operación Ejemplo

+ suma =3+7

– resta =A9-4

* multiplicación =2*B5

/ división = C3/C10

% Porcentaje =45%

^ potenciación =2^3

Combinación de operadores De la misma forma que utilizamos paréntesis en las operaciones matemáticas tradicionales para separar términos, en Excel también debemos respetar el orden de prioridades para la resolución de una fórmula. Por ejemplo: aquí en esta pequeña planilla de la derecha hemos colocado varias notas de algunas materias y queremos calcular el promedio de las mismas. La fórmula para realizarlo todos la conocemos: sumar las notas y dividirla por la cantidad de notas que tenemos. Pero en Excel lo podemos hacer mal si no tenemos en cuenta la combinación de operadores, veamos porque: Los signos +, -- separan términos, y sucede lo mismo con los paréntesis ( ), por lo tanto si no utilizamos paréntesis para este cálculo podemos obtener resultados diferentes: Si colocamos los paréntesis correctamente el resultado también lo será.

Con esta tecla del teclado

logramos hacer el símbolo aplicar

potenciación