Microsoft Excel Professional Mdulo Avanzado

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INDICE GENERALLECCIN 01: MATRICES Y CLCULO Introduccin 1.1 Frmulas matriciales Crear el mapa 1.2 Constantes matriciales Trabajar en Microsoft Map 1.3 Vnculos Control del mapa 1.4 Trabajo con vnculos El libro Mapstats.xls 1.5 Control del clculo 1.6 Reemplazo LECCIN 02: LISTAS Introduccin 2.1 Conceptos bsicos El origen de datos 2.2 Autocompletar Crear la consulta 2.3 Formularios Trabajar en MS - Query 2.4 Ordenacin de una lista Actualizar los datos 2.5 Validacin de datos Consultas con parmetros 2.6 Funciones de bsqueda 2.7 Frmulas y formatos extendidos LECCIN 03: FILTROS 3.1 Autofiltro Personalizacin de tablas 3.2 Filtro avanzado Actualizacin y grficos 3.3 Copiar datos filtrados Ocultar datos de detalles 3.4 Trabajar con listas filtradas Consolidacin de datos LECCIN 04: SUBTOTALES 4.1 Subtotales automticos 4.2 Organizacin de subtotales Bsqueda de objetivos 4.3 Informes con subtotales Escenarios 4.4 Totales avanzados Solver LECCIN 05:TEMAS AVANZADOS SOBRE GRFICOS 5.1 Tipos de grficos 5.2 Aadir elementos al grfico 5.3 Formato de elementos grficos Insertar hipervnculos 5.4 Impresin de Grficos La barra de Web 29,30 31,32 33 34,352

Pagina 4 5 6 7,8 9 11

12 13 14 14 15 16 17

18,19 20,21 22 23

24,25 26 26 27,28

LECCIN 06: MAPAS DE DATOS 6.1 Introduccin 6.2 Crear el mapa 6.3 Trabajar con Microsoft map 6.4 Control del mapa 6.5 Libro de map stals.xls LECCIN 07: ACCESO A DATOS EXTERNOS 7.1 Introduccin 7.2 El Origen de datos 7.3 Crear la consulta 7.4 Trabajar ms query 7.5 Actualizar los datos 7.6 Consultas con parmetros LECCIN 08: TABLAS Y GRFICOS DINMICOS 8.1 Creacin de tablas 8.2 Personalizacin de tablas 8.3 Actualizacin y grficos 8.4 Ocultar datos de detalle 8.5 Consolidacin de datos LECCIN 09: ANLISIS DE DATOS Y OTROS TEMAS 9.1 Bsqueda de objetivos 9.2 Escenarios 9.3 Solver 9.4 Macros 9.5Niveles de proteccin Proteccin del libro Proteger la hoja de calculo LECCIN 10: COLOCAR DATOS EN LA WEB 10.1 Insertar hipervnculos 10.2 La barra Web 10.3 Colocar datos estticos 10.4 Colocar datos interactivos 10.5 Publicar en el servidor Web

36,37 38 39,40 41 42 43 44,45 46,47 48-50 51,52 53 54,55 56,57 58,59 60,61 62 63-65 66 66,67 68 69 69 70 71,72 73,74 75,76 77-79 80,81

EJERCICIOS PRACTICOS MICROSOFT EXCEL MODULO AVANZADO

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Matrices y Clculos1.1. FRMULAS MATRICIALES Las frmulas que realizan clculos de valor mltiple se denominan Frmulas matriciales y se diferencian de las frmulas de valor individual en que pueden producir ms de un resultado, ocupando varias celdas. Las frmulas matriciales pueden producir un ahorro considerable del tiempo de escritura de frmulas. Por ejemplo, en una hoja de clculo puede necesitar aplicar una misma frmula sobre distintos datos. Al utilizar frmulas matriciales, nicamente tendr que seleccionar el rango donde se situarn los resultados (rango matricial) y escribir la frmula, aceptndola con [Ctrl]+[Mays]+[lntro].Una frmula matricial queda encerrada entre llaves ({}). Excel automticamente coloca

las llaves en la frmula cuando es aceptada como frmula matricial. Al trabajar con frmulas matriciales, deber tener en cuenta que todas las celdas comparten una misma frmula. Si se edita una celda de un rango matricial, se edita todo el rango como si se tratase de una sola celda. As pues no se pueden realizar operaciones como: - Cambiar el contenido de las celdas que forman parte de la matriz. - Eliminar o mover celdas que forman parte de la matriz. - Insertar celdas en un rango matricial Sin embargo, s que podr dar formato a cada una de las celdas del rango de forma individual o copiar y pegar celdas correspondientes al rango matricial. Para editar una matriz completa, deber utilizar el men Edicin y seleccionar la opcin Ir a; a continuacin deber pulsar sobre el botn Especial, con lo que aparecer un nuevo cuadro de dilogo en el que podr seleccionar la matriz que se desea editar.

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1.2. CONSTANTES MATRICIALES

E

n las frmulas simples es posible introducir los argumentos en forma de

referencias a celdas o en forma de valores constantes. Tambin en las frmulas matriciales existe un modo de introducir estos valores constantes, que son denominados constantes matriciales. Para introducir constantes matriciales, deber escribir los valores directamente en la frmula encerrados entre llaves ({ }). Como separador de columnas deber utilizar el punto y coma ( ; ) y para separar la filas el carcter (\ ). Por ejemplo la matriz: 10 20 30 40 Deber introducirse en una frmula matricial como: {10;20\30;40} - Las constantes matriciales pueden ser nmeros, texto, valores lgicos o incluso valores de error. - Si se introduce texto, debe estar entrecomillado. - En una misma constante matricial se pueden incluir distintos tipos de valores. - No pueden estar formadas por frmulas. - Todas las filas y todas las columnas deben tener la misma longitud. - No pueden contener smbolos de moneda, parntesis ni smbolos de porcentaje.

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Si una constante matricial se introduce en una frmula no matricial, slo el primer elemento de la constante matricial ser utilizado en los clculos. Debe tener en cuenta que las frmulas matriciales no tienen nada que ver con las operaciones matemticas para matrices, ya que aqu las operaciones se realizan celda a celda dentro del rango matricial seleccionado. De forma que es posible multiplicar una matriz de 2x3 por otra de 2x3 produciendo un resultado de 2x3. Cuando se trabaja con elementos matriciales, cada elemento involucrado en la frmula debe tener el mismo nmero de filas y de columnas. De no ser as, Excel expande las constantes matriciales. Por ejemplo, la frmula ={1;2;3}*{2\3} se transformara en = {1;2;3\1;2;3}*{2,2;2\3;3;3}. Recuerde que deber introducir las frmulas matriciales en un rango de celdas con las mismas dimensiones que la matriz resultante producida por la frmula para que cada valor resultante sea introducido en una celda del rango matricial. Si el resultado matricial excede el rango seleccionado, los valores sobrantes no se visualizan en la hoja de clculo.

1.3. VNCULOS

E

n una leccin anterior aprendimos cmo se referenciaban celdas que se

encontraban en hojas de clculo distintas de un mismo libro de trabajo. Pero, adems, Excel tambin permite la creacin de vnculos entre dos o ms libros, de forma que la informacin de un libro refleje los cambios que ocurren en los datos de otro libro. Por ejemplo, es interesante incluir los resultados de varios libros en un libro resumen, de forma que se puedan contrastar los resultados de cada uno de ellos e incluso que cualquier cambio en los libros fuente se refleje en el libro de resultados. Al establecer vnculos, se pueden tener libros ms pequeos ya que algunos libros se pueden dedicar a almacenar datos y otros a mantener resultados estableciendo vnculos con los libros fuente. Tener libros ms pequeos significa que sern ms fciles de editar y ms rpidos de abrir, guardar y calcular.

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Existe una serie de conceptos para trabajar con vnculos: - Referencia externa: es cualquier referencia a una celda, a un rango de celdas o a un nombre de otro libro de trabajo. - Libro de trabajo dependiente: es aquel libro que contiene vnculos con otro libro y que, por lo tanto, depende de los datos de este ltimo. - Libro de trabajo origen: es aquel libro que contiene los datos a los que hace referencia una frmula de un libro de trabajo dependiente mediante una referencia externa. Para crear referencias externas, en primer lugar deber indicar la posicin del archivo en el disco precedido de un apstrofo; a continuacin deber indicar el nombre del libro entre corchetes seguido del nombre de la hoja, un apstrofo y un signo de exclamacin y por ltimo deber indicar la referencia de la celda o celdas fuente. Puesto que la sintaxis utilizada para este tipo de referencias es bastante complicada, un modo fcil para incluir las referencias externas es mediante el uso del ratn evitando as la posibilidad de cometer errores al escribir las referencias a las celdas. Para seleccionar celdas de otros libros mediante el ratn, podr tener abiertos los libros fuente y vinculado y organizarlos en ventanas dentro del escritorio. Al tener el libro fuente abierto, la referencia externa se muestra sin la ruta de acceso; si el libro fuente no est abierto, la referencia externa se muestra en la barra de frmulas con la ruta de acceso completa. Podr utilizar datos vinculados como argumentos de funciones y crear as informes que muestren diversos resultados procedentes de los mismos datos.

1.4. TRABAJO CON VNCULOS

C

uando se trabaja con vnculos, tambin se pueden utilizar nombres de

referencias. La sintaxis utilizada es la misma que la usada para referencias externas, que ya hemos visto, salvo que las referencias a la celda o celdas son sustituidas por el nombre de la referencia. Por ejemplo: ='C:\Mis Documentos\[WEXCEL.XLS]HOJA3'!Total_Este7

Al trabajar con libros vinculados, deber guardar el libro origen antes de guardar el vinculado para asegurar de esta forma que todos los datos del libro vinculado estn actualizados. Si se cambia el nombre del libro de trabajo origen, se debe tener el libro vinculado abierto para que el cambio se refleje de forma automtica en la referencia externa. En el men de Edicin se dispone del comando Vnculos, con el cual podemos cambiar o actualizar los vnculos de un libro dependiente en el caso de realizar modificaciones en el libro origen mientras el dependiente estaba cerrado.

Podremos cambiar el libro origen, para lo cual deber pulsar sobre Cambiar origen, una vez seleccionado Edicin / Vnculos, seleccionando en el cuadro de dilogo el nombre del archivo que ser el nuevo fichero origen al cual el libro dependiente estar vinculado. En el cuadro de dilogo Vnculos se enumeran el libro de trabajo y el nombre de cada hoja para cada una de las referencias externas utilizadas en el libro de trabajo activo. Mediante el botn Abrir origen podr abrir el libro de trabajo origen. El botn Actualizar ahora permite realizar una actualizacin manual de la informacin vinculada. Mientras trabaje con libros vinculados, deber intentar no perder los vnculos establecidos guardando los libros vinculados en las mismas carpetas. Sin embargo, si los libros estn en carpetas diferentes, bastar con guardar el libro origen antes de guardar los dependientes. Si al abrir un libro dependiente Excel no encuentra el libro origen, mostrara un mensaje indicndolo. En ocasiones un libro de trabajo vinculado puede necesitar una cantidad de espacio8

en disco muy grande debido a que se guardan las copias de los valores contenidos en el libro de trabajo origen junto con los datos del libro vinculado. Puede indicar que esto no suceda seleccionando Herramientas / Opciones y seleccionando la ficha Calcular y en ella desactivando la casilla de verificacin Guardar valores de vnculos externos. 1.5. CONTROL DEL CLCULO

E

l clculo es el proceso mediante el cual, al aceptar la frmula de una celda, se

presenta en ella el resultado de computar la frmula. Excel actualiza solamente aquellas frmulas afectadas por valores que se han modificado, evitando as clculos innecesarios. El proceso de clculo por defecto en Excel es automtico, de forma que cada vez que se introduce una nueva frmula se vuelven a calcular todas las frmulas del libro de trabajo. Para evitar esta situacin en libros con excesivo tiempo de clculo, puede cambiar el clculo de automtico a manual. Para realizar esto, deber seleccionar Herramientas / Opciones, mostrar la ficha Calcular y seleccionando en ella la opcin Manual, situada en la seccin Clculo. En el mismo cuadro de dilogo podr calcular slo las frmulas de la hoja actual, pulsando el botn Calcular hoja. Si elige el clculo manual, entonces deber ser usted quien indique cundo debe volverse a calcular el resultado de las frmulas. Para ello utilizar la tecla [F9] Normalmente, y a no ser que explcitamente se le indique lo contrario, los clculos se realizan utilizando los valores subyacentes almacenados en las celdas y no los presentados en ellas, esto significa que es posible modificar la apariencia de los datos sin que afecte al control de clculo. En ocasiones puede resultar interesante realizar clculos utilizando slo los valores presentados. Por ejemplo, es posible que no le interese mostrar decimales en pantalla. Si decide utilizar la precisin de pantalla (sin decimales) en lugar de los valores verdaderamente almacenados (hasta 15 dgitos de precisin), entonces los resultados de las frmulas pueden ser errneos. Para utilizar la precisin de pantalla deber activar la casilla Precisin de pantalla de la ficha Calcular del cuadro Opciones (men Herramientas).

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Calcular con precisin de pantalla afecta a los clculos del libro siempre que no estn en formato General. Una vez seleccionada la casilla de verificacin Precisin de pantalla, los valores constantes pasan a ser los valores presentados en pantalla y no se pueden recuperar los originales. 1.6. REEMPLAZO

E

n una hoja de clculo puede interesar en un momento dado reemplazar una

frmula por su valor resultante. Para realizar esto, deber copiar la frmula y despus mediante el Pegado especial del men Edicin seleccionar la opcin Valores. Al pulsar [Intro], la frmula ser reemplazada por su valor resultante. Tambin se puede reemplazar una porcin de una frmula con su valor resultante. En este caso deber seleccionar la porcin de la frmula a calcular en la barra de frmulas y pulsar [F9] (observe cmo es la misma tecla que se utiliza para el clculo manual y es que realmente lo que se hace es calcular el fragmento de la frmula que se tiene seleccionada). Otro aspecto relacionado con los clculos, es la utilizacin de referencias circulares en las frmulas. Estas dependencias aparecen cuando dos frmulas dependen entre s para obtener sus resultados. Cuando Excel detecta una dependencia de este tipo, presenta un mensaje de aviso. Para las frmulas que requieran una referencia circular deber acceder a Herramientas / Opciones seleccionando la ficha Calcular y en ella activar la casilla de verificacin Iteracin. Excel itera los clculos hasta que la diferencia entre una iteracin y la siguiente es menor que 0,001 bien cuando se sobrepasan las 100 iteraciones.

Listas2.1. CONCEPTOS BSICOS

L

as listas permiten almacenar datos en una hola de clculo. Una lista se puede

entender como una base de datos simple, donde las filas de la hoja de clculo seran los registros de la base de datos y las columnas constituiran los campos. Las listas contienen una primera fila de ttulos de columnas que definen los diferentes10

campos de la lista. El resto de filas presentan la informacin particular de cada registro de la lista.

Las listas que Excel manipula tienen algunas caractersticas en comn: - Las celdas de la misma columna tienen datos similares. - En la primera fila de la lista estn situados los ttulos de las columnas. - Las filas de la lista tienen la misma estructura. Excel tiene rdenes para actuar sobre las listas de forma automtica. Por ello, las listas se deben introducir siguiendo unos criterios, de forma que Excel pueda identificar los datos como pertenecientes a una lista. Para introducir una lista: - Debe tener una nica lista en una hoja de clculo. - Deje una fila y una columna en blanco entre la lista y los dems datos de la hoja de clculo. - El tamao de la lista tiene que ser como mximo del tamao de una hoja de clculo. - Los ttulos de las columnas deben situarse en la primera fila de la lista. - Asigne un formato distinto a los ttulos y a los datos de la lista. - Las filas deben tener datos similares en la misma columna. - No se deben dejar espacios en blanco al principio de una celda pues afectara a algunas operaciones sobre la lista. - Utilice el mismo formato para todas las celdas de una misma columna. Al almacenar los datos en forma de lista, podemos realizar ciertas operaciones para facilitar el manejo de la informacin. Por ejemplo, organizar los datos para que se puedan obtener subtotales. Las operaciones que se pueden realizar sobre una lista son: - Utilizacin de un formulario para aadir, editar y eliminar registros de la lista. - Ordenar la lista de forma alfabtica, numrica o cronolgica. - Filtrar los datos, o sea, elegir slo las filas que cumplen unos determinados criterios. - Crear Informes de resumen.11

2.2. AUTOCOMPLETAR

S

i sigue las indicaciones del captulo anterior a la hora de crear una lista, Excel le

ayudar en la introduccin de los datos de la misma. De especial importancia es diferenciar claramente entre la fila de ttulos del resto de la lista. Para ello, deber aplicar a dicha fila alguna caracterstica que no est en el resto: una determinada fuente, alineacin, borde, formato, etc. Adems, es conveniente aplicar dicha caracterstica del formato antes de escribir los rtulos. Excel posee la funcin de Autocompletar. Utilizando tecnologa IntelliSense, Excel, cuando est introduciendo un dato en una determinada celda que pertenece a la lista, le sugiere las entradas que haya hecho anteriormente en la misma columna y que empiecen por las letras que ha introducido. Si la sugerencia es la entrada que quiere realizar, bastar con aceptarla con [Intro] lo que le habr evitado el tener que teclear toda la entrada. Adems, tambin podr elegir de una lista compuesta por todas las entradas anteriores realizadas en la columna en la que se encuentre. De esta forma es posible que no tenga que teclear ningn carcter para completar la nueva entrada de la celda. Para acceder a esta caracterstica, muestre el men contextual de la celda ( clic con el botn derecho del ratn), y aleja la opcin Elegir de la lista. Excel le mostrar la lista adecuada para que usted alija la nueva entrada. Como mtodo alternativo a utilizar el men contextual est la posibilidad de pulsar [Alt] +[Flecha abajo] para mostrar la lista.

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Para disponer de esta til caracterstica, asegrese de que est activada la casilla Habilitar Autocompletar para valores de celda de la ficha Modificar del cuadro Opciones.

2.3. FORMULARIOS

E

xcel permite mostrar las distintas filas (registros) de una lista en un formulario, es

decir, en un cuadro donde cada una de las columnas son tratadas como un campo de la lista. Mediante este cuadro, podemos aadir, buscar, eliminar o editar datos de la lista. Contraste la informacin de la siguiente figura, que representa un formulario, con la del primer captulo, donde se puede ver la lista en la hoja de clculo. Para mostrar la lista como un Formulario, deber seleccionar una celda de la lista y elegir la opcin Formulario del men Datos. Aparecer el cuadro de dilogo que ha podido ver en la figura anterior, cuyo ttulo ser el nombre de la hoja donde est situada la lista. El formulario presentar los campos de la lista y el primer registro en ella. El Formulario consta principalmente de los campos de datos, los cuadros de edicin y los botones de comandos. - Campos del formulario: Los campos con valores constantes se editan, mientras que los campos con valores calculados (resultados de las frmulas) nicamente se muestran y no se podrn editar los campos aparecen en el formulario siguiendo el orden que aparecen de izquierda a derecha en la lista de datos.

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- Nombre de campos: Los nombres de los campos se crean a partir de los ttulos de las columnas de la primera fila de la lista. Si desea modificar algn nombre de campo deber modificarlo en la primera fila de la lista. - Barra de desplazamiento: Est situada a la derecha de los campos del formulario su seleccin permite visualizar registros de la lista. - Indicador de nmero de registro: Est situado en la esquina superior derecha de la fila y muestra el nmero de registro y el nmero de elementos de la lista. Los botones que se muestran en el formulario sirven para modificar los registros de la lista insertando, eliminando o modificando registros ya existentes. - Nuevo: Aade un nuevo registro a la lista. - Eliminar: Elimina el registro que se muestra en el formularlo. - Restaurar: Restaura el contenido de los campos de edicin con los valores Iniciales. - Buscar anterior: Presenta el anterior registro de la lista. Si se ha introducido un criterio de bsqueda, presentar el anterior registro que cumpla el criterio. - Buscar siguiente: Presenta el siguiente registro de la lista. Si se ha introducido un criterio de bsqueda, presentar el siguiente registro que cumpla el criterio. - Criterios: Al ser pulsado, transforma los campos del formularlo en campos de edicin para introducir los criterios de bsqueda. Una vez introducido el criterio, este ltimo botn tiene el nombre de Formulario y, al pulsar sobre l, se mostrar la primera ficha de la lista que cumple el criterio. Los criterios de bsqueda pueden ser una cadena a igualar o bien una expresin de comparacin. Para introducir un nuevo registro desde el formulario, deber pulsar sobre el botn Nuevo y a continuacin rellenar los campos de edicin pulsando [Intro] al finalizar para que el nuevo registro sea introducido en la lista. 2.4. ORDENACIN DE UNA LISTA

P

uede ordenar los registros de una lista de forma que queden estructurados para

su posterior utilizacin. Para ordenar una lista, deber indicar sobre qu columna de datos debe realizarse la ordenacin. Al ordenar una lista, adems de introducir el criterio de ordenacin, se debe indicar el sentido de la ordenacin Ascendente Descendente. Ejemplos de ordenacin ascendente son nmeros del 1 al 9, texto de la A a la Z y fechas en orden cronolgico. Mientras que una ordenacin descendente sera: nmeros del 9 al 1, texto de la Z a la A y fechas de la ms actual a la ms antigua.14

Para ordenar una lista, deber seleccionar como celda activa una celda de la lista y despus elegir en el men Datos la opcin Ordenar. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo: En este cuadro se establecen los criterios y su orden. En ocasiones, los datos del campo elegido como criterio se repiten en varios registros de la lista; por ello es necesario tener la posibilidad de incluir un segundo o un tercer criterio para precisar ms la ordenacin. De no existir ttulos en la lista, en el cuadro Ordenar por se indica Columna A, Columna B, etc. Mediante el botn Opciones se activa un nuevo cuadro de dilogo en el que se puede precisar ms la ordenacin. Si, una vez realizada la ordenacin, sta no es de su agrado, puede deshacerla mediante la opcin Deshacer Ordenar del men Edicin o pulsando sobre el botn Deshacer de la barra de herramientas. En la barra de herramientas estn situados los botones Orden ascendente y Orden descendente que ordenan una lista de forma ascendente o descendente si nicamente necesita ordenar una columna de la lista. Para realizar la ordenacin mediante estos botones, primero tendr que situarse sobre una celda del campo o columna que desee ordenar y despus pulsar sobre uno de los botones. En la ordenacin de listas deber tener cuidado cuando en la columna en la que se establece la ordenacin aparecen nmeros y nmeros con letras, asignando a todos ellos el formato texto ya que, de lo contrario, Excel ordenar los nmeros y despus los nmeros con texto. 2.5. VALIDACIN DE DATOS

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S

i los datos que se sitan en la lista van a ser introducidos por ms de una

persona, es conveniente asegurarse de que todos lo harn de la misma forma. Excel permite definir las entradas vlidas que puede tener una determinada celda. Esta caracterstica no se utiliza slo cuando trabaja con listas, sino que puede validar la informacin que contiene cualquier celda de su hoja de clculo. Con la validacin de datos usted podr: - Restringir entradas a rangos especficos, como nmeros enteros y decimales, horas y fechas. - Mostrar en las celdas listas desplegables con posibles entradas de forma que el usuario tenga que elegir una de dichas entradas. - Limitar el nmero de caracteres de las celdas. - Mostrar mensajes de ayuda cuando se seleccionen celdas o mensajes de error cuando las entradas realizadas sean incorrectas. Debe situarse en la celda donde se introducirn los datos y elegir el comando Validacin del men Datos. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo. En este cuadro de dilogo podr establecer cules son los valores vlidos de las celdas y adems, tendr la posibilidad de mostrar mensajes que ayuden a conseguir estos valores o que adviertan al usuario de que ha introducido un valor incorrecto para la celda. En la ficha Configuracin se indican los valores que puede contener la celda o conjunto de celdas. Puede indicar su naturaleza: nmero entero, texto, flecha, etc. As como caractersticas propias del tipo de informacin permitida: rango de valores vlidos, longitud en caracteres, etc. En la ficha Mensaje entrante se introduce el mensaje le que debe aparecer cuando se site en la celda, antes de introducir un valor en la misma. Finalmente, en la ficha Mensaje de error especificar el mensaje que aparece cuando el usuario introduce un valor no vlido (segn la ficha Configuracin) en la celda. Si no indica ningn mensaje e en esta ficha, Excel mostrar el mensaje que tenga predeterminado cuando ocurra una entrada incorrecta. Tenga en cuenta que es en la ficha Configuracin donde realmente se establece el conjunto de valores vlidos para la celda. Si no establece ninguna limitacin, el mensaje de error no tendr sentido, mientras que el mensaje entrante slo tendr carcter informativo, pero no para limitar las posibles entradas en la celda. 2.6. FUNCIONES DE BSQUEDA16

L

as funciones de bsqueda proporcionan informacin a partir de los valores que se

les pasan como argumentos, de forma que se puede utilizar una frmula de la hoja de clculo para buscar valores en las celdas que estn asociados con otros dentro de la misma lista. El elemento de informacin utilizado para buscar otro elemento de informacin se denomina valor de bsqueda. Las funciones de bsqueda ms utilizadas en una lista son BUSCARV, COINCIDIR e INDICE. Todas ellas se basan en el valor de bsqueda, ofreciendo cada una de ellas un resultado: - BUSCARV: compara el valor de bsqueda con la primera columna de la lista y luego devuelve un valor asociado en la misma fila. - COINCIDIR: Compara el valor de bsqueda con el contenido de cierta columna que se le pasa como parmetro y devuelve el ndice del registro en la lista. - INDICE: A partir del ndice de la lista proporciona el dato del campo o columna que se le pasa como parmetro. Para utilizar estas funciones de bsqueda, es aconsejable que utilice el comando Pegar funcin, buscando en la categora Bsqueda y referencia. En el asistente se muestran todas las funciones de bsqueda as como todos los argumentos que se le deben pasar a la funcin y el resultado que sta produce.

2.7. FRMULAS Y FORMATOS EXTENDIDOS

U

na nueva caracterstica de Excel permite extender el formato y las frmulas

utilizadas en una lista al aadir nuevas filas al final de sta. Por ejemplo, observe como en esta hoja de clculo tenemos una lista con 6 elementos que mantienen un mismo formato.

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Adicionalmente, la ltima columna obtiene su valor a partir de una sencilla frmula: multiplicar el valor de la celda de la izquierda por la constante 350,25. Esta frmula es la misma para toda la columna D. Si ahora usted contina aadiendo elementos a la lista, lo lgico es que desee mantener tanto el formato como la frmula de la ltima columna, Excel coincide en este pensamiento y extender el formato y las frmulas de las filas anteriores al aadir nuevas filas al filial de la lista. De esta forma, al incorporar filas al final de una lista, se mantiene la coherencia con el resto de sus elementos. Puede activar o desactivar esta nueva caracterstica de Excel a travs de la casilla de verificacin Extender formatos de lista y frmulas de la ficha Modificar del cuadro Opciones. Adems, para que se puede aplicar esta caracterstica automtica de Excel, tres de las anteriores cinco filas de la lista deben incorporar el formato y las frmulas que desea extender. En otro caso, Excel no extender el formato o las frmulas ya que entender que no es un formato o frmula que usted desee tener en toda la lista. Finalmente, tenga en cuenta que si las celdas disponen de algn formato personalizado, seguramente Excel no ser capaz de extenderlo en las nuevas filas.

Filtros3.1. AUTOFILTRO

C

uando se trabaja con listas de datos extensas, es interesante disponer de algn

mtodo que permita seleccionar un subconjunto de datos dentro de la lista para despus poder realizar operaciones sobre los mismos. Esta herramienta est disponible en Excel y recibe el nombre de Filtro. Las opciones de filtrado estn disponibles a travs del men Datos mediante la opcin Filtro.18

Autofiltro: Esta opcin del men provoca que Excel busque en la lista activa la fila que contiene los ttulos de las columnas y coloque flechas desplegables en cada uno de los campos de la lista. Al pulsar sobre estas flechas se despliega una lista con todos los datos distintos que aparecen en una misma columna. Si se selecciona uno de estos valores en una columna determinada, se ocultaran todas las filas que posean un valor distinto al elegido en esa misma columna Podr restringir todava ms la lista eligiendo otro criterio de otra columna. Cuando trabaja con listas filtradas, Excel indica el modo en el que se est trabajan al cambiar el color de los ttulos de las filas y las flechas de aquellas columnas que se han utilizado como criterios de filtrado. Adems, en la barra de estado se indica la cantidad de filas que cumplen los criterios elegidos.

Si no desea que aparezcan las flechas de las columnas en todos los campos deber seleccionar los campos que desee antes de activar el Autofiltro. En la figura se puede observar un desplegable con las distintas opciones que presenta una columna de lista. Con la opcin vacas seleccionara aquellas filas que tienen celdas vacas en el campo utilizado para el filtrado. Por el contrario, no vacas puede ser utilizado para encontrar filas que contengan datos en una columna en concreto. Estas dos opciones slo estarn disponibles cuando existan celdas vacas en la columna de filtrado. Para eliminar los criterios de filtrado de una columna y que se vuelvan a visualizar todas las filas, deber seleccionar la opcin Todas. La opcin Las 10 ms permite seleccionar de la lista aquellas entradas superiores o inferiores numricamente sin tener que ordenar la lista. Para visualizar la lista completa deber seleccionar en el men Datos la opcin Filtro y despus Mostrar todo. Si desea eliminar las flechas de filtrado, deber seleccionar la orden Filtro y desactivar Autofiltro.

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Con el autofiltro podr especificar criterios personalizados para cada columna. Por ejemplo, para introducir criterios de seleccin doble o mostrar filas con valores pertenecientes a un rango. Para introducir criterios personalizados, deber seleccionar de la lista de opciones de un campo la opcin Personalizar y aparecer el siguiente cuadro de dialogo. En el cuadro de la figura podr seleccionar operadores e introducir datos que conformarn el criterio para el campo seleccionado. Si especifica en el cuadro dos criterios, deber seleccionar el campo Y o el campo O segn desee que los dos criterios se cumplan o que al menos uno de ellos lo haga. Fjese cmo no puede introducir ms de dos condiciones a travs del Autofiltro.

3.2. FILTRO AVANZADO

L

a opcin Autofiltro, an permitiendo introducir criterios personalizados, no ofrece

la posibilidad de introducir criterios complejos o simplemente ms de dos condiciones para una misma columna. Para especificar criterios ms complejos, deber seleccionar las opciones de men Datos / Filtro / Filtro Avanzado. La orden Filtro Avanzado filtra la lista en su sitio tal y como lo hace Autofiltro, pero no muestra las listas desplegables de las columnas. Para introducir los criterios en este tipo de filtrado, es necesario seleccionar un rango de criterios en la hoja de clculo. En primer lugar para utilizar un Filtro Avanzado, deber crear el rango de criterios, se recomienda situar los criterios encima o debajo de la lista para que no queden ocultos cuando se filtre la lista. A continuacin deber seleccionar una celda de lista y seleccionar la orden Filtro avanzado. Existen dos tipos de criterios complejos: Criterios de comparacin: muestran las filas que contienen los valores especificados en el criterio las que se corresponden a los lmites establecidos. - Criterios calculados: evalan una columna seleccionada de la lista contra valores no contenidos en la misma. Se introducen mediante una frmula y, si su resultado es VERDADERO, se muestra la fila correspondiente. Para introducir criterios en un rango de criterios, deber introducir una fila con los ttulos de los criterios que debe coincidir20

con los ttulos de aquellas columnas elegidas sobre las que se realiza el filtro. Bajo los ttulos de criterio deber introducir el criterio en s.

Cuando se introducen los criterios en la misma fila, se indica que se tiene que cumplir cada uno de ellos, mientras que se sitan en distintas filas, indica que se debe cumplir al menos uno de los criterios de las filas. Si desea introducir dos o ms criterios en los que intervenga la misma columna, deber repetir sta las veces necesarias en el rango de criterios. Para introducir criterios calculados en un rango de criterios, deber: - Introducir una frmula que tenga u resultado de VERDADERO FALSO. - La frmula tendr que referirse por lo menos a una columna de la lista. - El ttulo del criterio calculado, en caso de existir, debe ser un texto que no coincida con el de una columna de la lista a filtrar. Una vez introducidos los criterios en el rango de criterios, deber activar la opcin Filtro avanzado a travs de Datos / Filtro: aparecer un cuadro de dilogo en el que podr introducir el rango donde est situada la lista de rango donde estn situados los criterios. Adems, tambin podr indicar si el filtro se realiza en la misma posicin donde est situada la lista o el resultado del filtrado debe copiarse en otra posicin de la hoja. Si la lista tiene filas repetidas, existe la opcin de no visualizarlas en el filtrado desactivando la casilla de verificacin Slo registros nicos. Por otra parte, debe tener en cuenta que, si cambia los criterios en el rango de criterios y realiza de nuevo el filtrado, ste se realizar sobre todas las filas y no slo sobre las que no haban sido ocultadas tras realizar el anterior filtrado.21

En definitiva, utilice Filtro avanzado si va a establecer criterios en dos o ms columnas, con tres o mas condiciones en alguna columna o si quiere introducir valores calculados en los criterios. En caso contrario, es mas sencillo y rpido el Autofiltro.

3.3. COPIAR DATOS FILTRADOS

U

tilizando el comando Filtro avanzado, podr copiar automticamente las filas de

resultado de una lista filtrada en otro lugar de la hoja de clculo o en la hoja de clculo.Una vez activado el Filtro avanzado, deber seleccionar la accin Copiar a otro lugar

indicando en el cuadro Copiar a la posicin de la hoja de clculo (podra ser una hoja distinta a la actual) donde debern copiarse las filas que cumplan los criterios especificados. A la hora de especificar el rango Copiar a, deber tener en cuenta lo siguiente: - Si especifica slo una celda en blanco, Excel copia todas las filas que cumplen los criterios en un rango que comienza en esa celda incluyendo todos los rtulos de columnas de la lista. - Si se especifica un rango de celdas como el rango Copiar a, copia todas las filas que quepan en el rango. Si no hay espacio suficiente para todas las filas que cumplen los criterios, aparecer un mensaje preguntndole si desea pegar las filas restantes. - Si se especifica un rango en Copiar a que posee un conjunto limitado de ttulos de columnas, Excel copiar slo aquellas columnas de la lista que coinciden con los ttulos de las columnas del rea Copiar a.

Si se filtran listas mediante criterios sencillos, quizs le resulte ms sencillo utilizar Autofiltro y luego copiar el resultado utilizando la orden Copiar del men Edicin. Si esta en modo de filtrado, el comando Copiar slo copia los datos presentados.22

3.4. TRABAJAR CON LISTAS FILTRADAS

E

l filtrado permite realizar operaciones como edicin, impresin, ordenacin, etc.,

en un subconjunto de la lista. Por ejemplo, cuando se imprime una lista con la orden Imprimir del men Archivo, se imprimen solo los datos visibles de la lista. Las operaciones que estn afectadas por el Modo filtrar son: - Celdas del men Formato. Slo asigna el formato seleccionado a las celdas visibles. - Borrar del men Edicin. Slo borra las celdas visibles en la seleccin. - Copiar del men Edicin. Copia solo las celdas visibles de la seleccin. - Eliminar del men Edicin. Se transforma en el comando Eliminar fila y elimina slo las filas visibles. - Insertar del men contextual. Se transforma en el comando Insertar fila e inserta filas enteras en una hoja. - Celdas copiadas. Se transforma en el comando Insertar pegar fila. Podr pegar solo filas enteras en una hoja que contenga una lista filtrada. La orden Autosuma tambin se ve modifica por la presencia de una lista filtrada en la hoja de clculo, ya que al utilizarla slo mostrar el valor total correspondiente a los datos visibles. Si una vez calculado el total se vuelve a visualizar la lista en su totalidad, Excel ajustar el total en base a los nuevos datos presentados. Cuando se ordena una lista filtrada, slo se ordenan las filas visibles, pero las filas o presentes no se desplazan de su posicin inicial. Para ordenar una lista, nicamente tendr que seleccionar la columna y elegir la opcin Ordenar del men Datos o bien utilizar los botones de la barra de herramientas Orden ascendente y Orden descendente.

Subtotales4.1. SUBTOTALES AUTOMTICOS

A

l trabajar con listas en Excel, no es necesario introducir frmulas para calcular23

subtotales, sino que se dispone de una opcin automtica para realizar clculos

parciales y generales. A esta orden accedemos desde el men Datos mediante la opcin Subtotales. Al utilizar subtotales automticos, se insertan y se escriben automticamente los ttulos de las filas de totales. Excel presenta estos resultados en forma de esquema y permite el desplazamiento sobre los distintos niveles de resumen.

Cuando se utilizan subtotales, se debe elegir una funcin de resumen como por ejemplo SUMA PROMEDIO. Antes de utilizar la opcin de subtotales, deber agrupar los elementos cuyo subtotal va a calcular. Recuerde que se puede ordenar la lista mediante Datos / Ordenar. Una vez ordenada la lista, deber seleccionar la opcin Subtotales que mostrar el

siguiente cuadro de dilogo: Deber seleccionar en el campo Para cada cambio en la columna que se utiliza para clasificar los diferentes grupos. En el campo Usar funcin, deber indicar la funcin utilizada para realizar los subtotales. Las columnas a partir de las cuales se realizan los clculos deber sealarlas en el campo Agregar subtotal a. Al seleccionar la opcin subtotales, automticamente Excel incorpora los campos de la lista al cuadro anterior seleccionando algunas opciones por defecto que usted podr modificar si lo considera oportuno. Es posible anidar subtotales, lo que significa incluir grupos de subtotales ms pequeos dentro de otros mayores. Para incluir estos subtotales anidados, deber incluir otro campo a calcular en Para cada cambio en y desactivar la casilla de verificacin Reemplazar24

subtotales actuales. Deber tener ordenada como segundo criterio la columna que utilice como subtotal anidado. Por ejemplo, podra tener una lista en la que se guarde informacin de clientes y desear obtener subtotales por provincias y dentro de stas, por poblaciones. Debera tener la lista ordenada primero por provincias y luego por poblaciones. Posteriormente aplicara el comando subtotales por dos veces, desactivando en la segunda vez la casilla indicada. Si desea elegir ms de una columna de resumen, deber seleccionar ms de un ttulo de columna en el campo Agregar subtotal a. Siempre que la casilla de verificacin Reemplazar subtotales actuales est activa, se cambiarn todos los clculos al elegir una nueva funcin de resumen y aceptar el cuadro. Adems, si desea utilizar dos funciones de resumen deber ejecutar dos veces la orden Subtotal eligiendo cada vez una funcin distinta y desactivando la casilla de verificacin Reemplazar subtotales actuales la segunda vez que se llama a la orden. Al desplegar la lista de Usar funcin, encontrar la funcin CUENTA, que calcula el nmero de filas presentes en cada subtotal. Para eliminar los subtotales, deber ejecutar la orden Subtotales y pulsar el botn Quitar todos. Tenga en cuenta que los valores de totales generales siempre se calculan a partir de datos detallados y no de las filas de subtotales. Por ejemplo, si usa la funcin de resumen PROMEDIO, la fila de totales mostrar el promedio de todos los datos detallados (no incluye las filas de subtotales), y no el promedio de los valores de subtotales. Adems los valores de subtotales y totales se vuelven a calcular automticamente al editar datos detallados.

25

4.2. ORGANIZACIN DE SUBTOTALES

C

uando se muestran los subtotales automticos, Excel esquematiza la lista

agrupando las filas de detalle con cada fila de subtotal asociada y las filas de subtotales con la fila de Total General. Como puede observar en la imagen adjunta, en la parte superior del rea de datos de la hoja de clculo se sitan tres botones para seleccionar el nivel de esquema deseado. Bajo los botones se presenta un esquema del estado actual de la hoja. Los botones con smbolo + y - en su interior indican que se puede ampliar o disminuir respectivamente el contenido del subtotal al que representa, visualizando la totalidad de las filas que lo forman. La siguiente figura presenta un resumen con el mnimo nivel de detalle de una lista la que se le ha aplicado un subtotal.

Cuando se trabaja con subtotales, se pueden ordenar los resultados como con cualquier otra lista, para ello deber seleccionar el nivel de detalle que presente nicamente los resultados de subtotales y seleccionar en el men Datos la opcin Ordenar. Al ordenar la lista de subtotales con las filas de mayor detalle ocultas, stas se ordenan con las filas de subtotales asociadas. 4.3. INFORMES DE SUBTOTALES

L

os subtotales automticos permiten dar formato e imprimir con rapidez un informe

a partir de una lista. Por ejemplo, una vez que se ha aplicado un subtotal sobre una lista, se le puede asignar un autoformato para obtener de forma rpida un aspecto ms legible de los datos. Tambin es interesante, al crear informes aadir grficos para mostrar la totalidad de los datos de un modo sencillo.26

Al imprimir una lista a la que se le ha aplicado un subtotal, tiene la opcin de insertar saltos de pgina entre grupos mediante la casilla de verificacin correspondiente en el cuadro de dilogo Subtotales. Una vez aceptado el cuadro de dilogo, podr imprimir el informe mediante Archivo/ Imprimir.

Los grficos y los formatos slo se aplican sobre el nivel de detalle visible en la hoja, es decir, los datos que se presentan en los grficos son los de las filas visibles en la hoja. As pues, realizar un informe utilizando todas las posibilidades que proporciona Excel puede convertirse en una tarea fcil.

4.4. TOTALES AVANZADOS En los captulos anteriores se ha visto cmo realizar clculos de forma automtica, pero en ocasiones necesitar realizar clculos de celdas que satisfagan slo ciertos criterios. Estos clculos se pueden realizar mediante el uso de funciones en las frmulas y, por tanto, se pueden ubicar en cualquier posicin de la hoja de clculo para ver los resultados. A continuacin se describen dos funciones para realizar totales avanzados mediante el uso de funciones: - SUMAR.SI (rango;criterio;sum_rango). Esta funcin puede ser utilizada para sumar27

slo aquellos valores de una lista que satisfacen un cierto criterio. En el argumento rango deber introducir el rango de la columna a evaluar, el argumento criterio es el criterio que deber aplicarse sobre el rango especificado y el argumento sum_rango es el rango que contiene los valores a resumir. Por ejemplo: =SUMAR.SI (D2:D8;