CONCEPTO DE

EXCEL

Excel es un programa del tipoHoja de Cálculo que permiterealizar operaciones connúmeros organizados en unacuadrícula. Es útil pararealizar desde simples sumashasta cálculos de préstamoshipotecarios. Si no hastrabajado nunca con Excelaquí puedes ver con másdetalle qué es y para quésirve una hoja de cálculo

INICIAR EXCEL Desde el botón Inicio situado,normalmente, en la esquinainferior izquierda de lapantalla. Coloca el cursor y hazclic sobre el botón Inicio sedespliega un menú; al colocarel cursor sobre Todos losprogramas , aparece otra listacon los programas que hayinstalados en tu ordenador;coloca el puntero del ratónsobre la carpeta con elnombre Microsoft Office y hazclic sobre Microsoft Excel, y seiniciará el programa.

LA PANTALLA

INICIAL

Al iniciar Excel apareceuna pantalla inicial como ésta,vamos a ver sus componentesfundamentales, asíconoceremos los nombres delos diferentes elementos yserá más fácil entender elresto del curso. La pantallaque se muestra a continuación(y en general todas las de estecurso) puede no coincidirexactamente con la que ves entu ordenador, ya que cadausuario puede decidir quéelementos quiere que se veanen cada momento, comoveremos más adelante.

GUARDAR UN

LIBRO DE TRABAJOCuando empezamos a crear unlibro de trabajo y queremospoder recuperarlo en otraocasión para modificarlo,imprimirlo, en fin, realizarcualquier operación posteriorsobre éste, tendremosque almacenarlo en algunaunidad de disco, esta operaciónse denomina Guardar. Tambiéncuando tengamos un libro yaguardado y lo modifiquemos,para que los cambiospermanezcan deberemosguardar el libro antes de cerrar.

Para almacenar un libro detrabajo, podemos utilizar variosmétodos.

Un método consisteen almacenar el archivoasignándole un nombre:

Haz clic el Botón Office y eligela opción Guardar como...

Aparecerá el siguiente cuadrode diálogo:

SELECCIÓN DE

CELDASPara seleccionar una únicacelda sólo tienes que hacerclic sobre la celda aseleccionar con el botónizquierdo del ratón.

Selección de un rango deceldas

Para seleccionar un conjuntode celdas adyacentes, pulsarel botón izquierdo del ratónen la primera celda aseleccionar y mantenerpulsado el botón delratón mientras se arrastrahasta la última celda aseleccionar, después soltarlo yverás como las celdasseleccionadas aparecen con unmarco alrededor y cambian decolor.

FORMATO DE

CELDASUtilizando los cuadros dediálogo:

En la pestaña Inicio haz clicen la flecha que se encuentraal pie de la sección Fuente.

Del cuadro de diálogo que seabre, Formato de celdas,haciendo clic sobre lapestaña Fuente, aparecerá laficha de la derecha.

Una vez elegidos todos losaspectos deseados, hacemosclic sobre el botón Aceptar.

Conforme vamos cambiandolos valores de la ficha, apareceen el recuadro Vista previa unmodelo de cómo quedaránuestra selección en la celda.

Esto es muy útil a la hora deelegir el formato que más seadapte a lo que queremos.

CREACION DE

ESQUEMAS

La mejor opción para crearesquemas es que lo haga Excelautomáticamente, puesto quetarda mucho menos tiempo quehaciéndolo manualmente.

Existen unos requisitos previospara que Excel 2007 pueda crearautomáticamente el esquema:

- Las filas sumario deben estarpor encima o por debajo de losdatos, nunca entremezclados.

- Las columnas sumario debenestar a la derecha o a laizquierda de los datos, nuncaentremezclados.

Si la disposición de los datos nose corresponde con estascaracterísticas nos veremosobligados a definir el esquemamanualmente.

En la imagen podemos ver elejemplo de datos bienestructurados:

IMPORTAR TEXTOCuando decimos archivos detexto nos estamos refiriendo aarchivos que no tienenformato, los conocidoscomo archivos de textoplano (ASCII); los archivos detexto con formato como los deWord (.doc) o los (.rtf) tienenotra forma de importarse aExcel que veremos másadelante.

Pero para importar archivosde texto con el asistentepodemos hacerlo de dosformas distintas:

- Podemos acceder a lapestaña Datos y seleccionaruno de los tipos de orígenesde datos que podemosencontrar en esta sección.

O acceder mediante el BotónOffice - Abrir y dondepone Tipo dedatos seleccionar Todos losarchivos (*.*).

A continuación en amboscasos se sigue el mismoprocedimiento.

Nos aparece un cuadro dediálogo para seleccionar elarchivo a importar.

Una vez seleccionado elarchivo de texto aparecen unaserie de tres pantallascorrespondientes al asistentepara importar texto.

CREAR UNA TABLA

Para crear una lista tenemosque seguir los siguientespasos:

- Seleccionar el rango deceldas (con datos o vacías) quequeremos incluir en la lista.

- Seleccionar del Tabla en lapestaña Insertar

Si nos hemos saltado el pasode seleccionar previamentelas celdas, lo podemos hacerahora.

- Si en el rango seleccionadohemos incluido la fila decabeceras (recomendado),activaremos la casilla deverificación La lista tieneencabezados.

- Al final hacer clicen Aceptar.

Al cerrarse el cuadro dediálogo, podemos ver que enla banda de opciones aparecela pestaña Diseño,correspondiente a lasHerramientas de tabla:

TABLA DINAMICA

Una tabla dinámica consiste enel resumen de un conjunto dedatos, atendiendo a varioscriterios de agrupación,representado como una tabla dedoble entrada que nos facilita lainterpretación de dichos datos.Es dinámica porque nos permiteir obteniendo diferentes totales,filtrando datos, cambiando lapresentación de los datos,visualizando o no los datosorigen, etc...

Para aquellos que tenganconocimientos de Access es lomás parecido a una consulta dereferencias cruzadas, pero conmás interactividad.

Veamos cómo podemos crearuna tabla dinámica a partir deunos datos que ya tenemos.

Para crear una tabla dinámica,Excel nos proporciona las tablasy gráficos dinámicos.

Vamos a crear una tabladinámica a partir de estosdatos para poder examinarmejor las ventas de cadaartículo en cada mes.

Para ello vamos a lapestaña Insertar y hacemosclic en Tabladinámica (también podemosdesplegar el menú haciendoclic en la flecha al pie delbotón para crear un gráficodinámico).

Aparece el cuadro de diálogode creación de tablasdinámicas. Desde aquípodremos indicar el lugardonde se encuentran los datosque queremos analizar y ellugar donde queremos ubicarla.