Microsoft Excel para la optimización del trabajo en...
32
Microsoft Excel para la optimización del trabajo en la empresa
Transcript of Microsoft Excel para la optimización del trabajo en...
Microsoft Excel para la optimización
del trabajo en la empresa
Introducción al entorno de trabajo > 2
-2-
Contenido
Contenido .......................................................................................................... 2
Introducción ....................................................................................................... 3
Tema 9 – Funciones adicionales y auditoría de fórmulas ................................... 4
Tema 10 - Administración de los datos de la hoja de cálculo.............................. 6
Tema 11 – Tablas y gráficos dinámicos ............................................................. 15
Tema 12 – Personalización de libros ................................................................ 27
Introducción al entorno de trabajo > 3
-3-
Introducción
El curso ha sido realizado tomando como eje la Versión 2016 de
Excel. Vemos a continuación referencias a versiones anteriores
de la aplicación (2007, 2010 y 2013), para las herramientas
descritas en los Temas del Módulo 3 – Características
avanzadas: tablas dinámicas, auditoría, personalización y más…
Al igual que para el Módulo 1, le recordamos que, si bien en cada versión se producen cambios en la
aplicación, estos básicamente tienden a mejorar la performance, el rendimiento y facilidad de uso de
las herramientas que tenemos disponibles. En las últimas versiones las actualizaciones se alinean
fuertemente a la integración con los servicios en la nube. No obstante, los recursos que se tratan y
describen en el presente curso, se pueden utilizar en su totalidad, independientemente de la versión
Microsoft Excel que tengamos instalada (2003, 2007, 2010, 2013 o 2016).
Introducción al entorno de trabajo > 4
-4-
Tema 9 – Funciones adicionales y
auditoría de fórmulas
Excel 2007
Como indicáramos en el Anexo del Módulo 2, si tenemos instalada la versión 2007 de Excel, los
procedimientos para la construcción de Fórmulas y la utilización de Funciones se realizan de la misma
forma que las descritas para la versión 2016, eje del presente curso.
Tendremos también disponibles las herramientas de auditoría de fórmulas, como se describió en el
curso, la cuales se muestran de la siguiente forma:
Excel 2010
Para crear fórmulas y utilizar funciones que se proponen en el tema, si contamos con la versión 2010
de Excel, seguiremos los mismos procedimientos que se describieron para la versión 2016.
Las herramientas de auditoría de fórmulas, se utilizan de igual forma y se encuentran disponible en la
cinta de opciones de la Ficha Fórmulas.
Herramientas de auditoría
Herramientas de auditoría
Introducción al entorno de trabajo > 5
-5-
Excel 2013
Como lo indicáramos en el Anexo del Módulo 2, en la versión 2013, la construcción de fórmulas y
funciones sigue la misma línea y procedimientos que para la versión descrita en el curso.
La auditoría de fórmulas cuenta con las mismas herramientas, tal como se muestra en la imagen
siguiente:
Herramientas de auditoría
Introducción al entorno de trabajo > 6
-6-
Tema 10 - Administración de los datos de
la hoja de cálculo
Excel 2007
Si tenemos instalada la versión 2007, de Excel las operaciones descritas para el tema se realizan de la
misma forma que en la versión 2016.
Para la búsqueda y reemplazo de datos utilizamos las opciones correspondientes del menú del botón
Buscar y seleccionar de la cinta de opciones de la ficha Inicio.
Realizaremos las acciones a través del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.
Para filtrar información utilizaremos la opción Filtro del menú del botón Ordenar y filtrar de la cinta
de opciones de la ficha Inicio.
Opciones de búsqueda y reemplazo
Introducción al entorno de trabajo > 7
-7-
La ejecución de la orden mostrará las mismas opciones que en la versión 2016.
Para utilizar la prestación que nos permite establecer que datos se admiten en un rango de celdas
utilizaremos de igual modo la orden Validación de datos, de la cinta de opciones de la ficha Datos.
Herramienta Filtro
Opciones de filtrado
Validación de datos
Introducción al entorno de trabajo > 8
-8-
Realizaremos la corrección ortográfica utilizando la orden Ortografía de la cinta de opciones de la
Ficha Revisar.
Para agregar y editar Comentarios utilizamos las opciones correspondientes de la cinta de opciones de
la Ficha Revisar.
Excel 2010
Si tenemos instalada la versión 2010, de Excel las operaciones descritas para el tema se realizan de la
misma forma que en la versión 2016.
Herramienta Ortografía
Opciones para crear y editar comentarios
Introducción al entorno de trabajo > 9
-9-
Para buscar y reemplazar datos utilizamos las opciones correspondientes del menú del botón Buscar
y seleccionar de la cinta de opciones de la ficha Inicio.
Realizaremos las acciones a través del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.
Para filtrar información utilizaremos la opción Filtro del menú del botón Ordenar y filtrar de la cinta
de opciones de la ficha Inicio.
Opciones de búsqueda y reemplazo
Herramienta Filtro
Introducción al entorno de trabajo > 10
-10-
La ejecución de la orden mostrará las mismas opciones que en la versión 2016.
Para utilizar la prestación que nos permite establecer que datos se admiten en un rango de celdas
utilizaremos de igual modo la orden Validación de datos, de la cinta de opciones de la ficha Datos.
Realizaremos la corrección ortográfica utilizando la orden Ortografía de la cinta de opciones de la
Ficha Revisar.
Opciones de filtrado
Validación de datos
Introducción al entorno de trabajo > 11
-11-
Para agregar y editar Comentarios utilizamos las opciones correspondientes de la cinta de opciones de
la Ficha Revisar.
Excel 2013
En la versión 2013, de Excel las operaciones descritas para el tema se realizan de la misma forma que
en la versión 2016.
Herramienta Ortografía
Herramientas de Comentarios
Introducción al entorno de trabajo > 12
-12-
Para la búsqueda y reemplazo de datos utilizamos las opciones correspondientes del menú del botón
Buscar y seleccionar de la cinta de opciones de la ficha Inicio.
Tenemos las mismas opciones en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.
Para filtrar información utilizaremos la opción Filtro del menú del botón Ordenar y filtrar de la cinta
de opciones de la ficha Inicio.
Opciones de búsqueda y reemplazo
Herramienta Filtro
Introducción al entorno de trabajo > 13
-13-
La orden Filtro mostrará las mismas opciones que en la versión 2016.
Para utilizar la prestación que nos permite establecer que datos se admiten en un rango de celdas
utilizaremos de igual modo la orden Validación de datos, de la cinta de opciones de la ficha Datos.
Opciones de filtrado
Validación de datos
Introducción al entorno de trabajo > 14
-14-
Realizaremos la Corrección ortográfica utilizando la orden Ortografía de la cinta de opciones de la
Ficha Revisar.
Para agregar y editar Comentarios también utilizamos las opciones correspondientes de la cinta de
opciones de la Ficha Revisar.
Herramienta Ortografía
Herramientas de Comentarios
Introducción al entorno de trabajo > 15
-15-
Tema 11 – Tablas y gráficos dinámicos
Excel 2007
Si tenemos instalada la versión 2007, de Excel podremos crear tablas y gráficos dinámicos en forma
similar. En esta versión no existe aún la herramienta Tablas dinámicas recomendadas, por lo que
deberemos crearla en forma manual, como se describió en el curso.
Para crear una tabla dinámica, luego de tener una tabla de origen, utilizamos la orden Tabla dinámica
de la Ficha Insertar.
En el cuadro de diálogo que se muestra veremos seleccionado el rango correspondiente a la tabla de
origen, por lo que lo único que debemos indicar es, si la tabla se creará en una Nueva hoja, o en una
ya existente.
Orden Tabla dinámica
Introducción al entorno de trabajo > 16
-16-
La tabla se mostrará vacía, tal como se indicó en la creación de Tablas dinámicas manuales, por lo que
utilizaremos el Panel Lista de campos de tabla dinámica para determinar los campos a mostrar en la
misma.
Cuadro de diálogo Crear tabla dinámica
Panel Lista de campos de tabla dinámica
Introducción al entorno de trabajo > 17
-17-
En lo que refiere a los Gráficos dinámicos, también podremos crearlos a partir de la tabla de origen,
opción que creará automáticamente una tabla dinámica junto al Gráfico, o hacerlo a partir de una
Tabla dinámica existente.
Para el primer caso, posicionados en la tabla de origen, seleccionamos la opción Gráfico dinámico del
menú del botón Tabla dinámica de la Ficha Insertar.
La ejecución de la orden mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica con el gráfico dinámico.
Este es igual que el que utilizamos para crear la tabla dinámica.
Insertar Gráfico dinámico
Introducción al entorno de trabajo > 18
-18-
Al insertar el gráfico, la tabla se muestra vacía al igual que el gráfico.
Una vez que seleccionamos los campos a mostrar en la tabla, el gráfico visualizará los valores de la
misma.
Cuadro de diálogo Crear tabla dinámica con el gráfico dinámico
Tabla dinámica Gráfico dinámico
Introducción al entorno de trabajo > 19
-19-
En esta versión los gráficos dinámicos no muestran los controles interactivos, por lo que, para filtrar y
seleccionar los datos a visualizar, utilizaremos las opciones del Panel de filtros del gráfico dinámico.
Para crear un gráfico a partir de una Tabla dinámica existente, simplemente nos posicionamos en ella
y seleccionamos el tipo de gráfico en la Ficha Insertar.
Panel de filtros del gráfico dinámico
Tabla dinámica Tipos de gráfico
Introducción al entorno de trabajo > 20
-20-
Excel 2010
Si tenemos instalada la versión 2010, de Excel podremos crear tablas y gráficos dinámicos en forma
similar. Al igual que en la versión 2007, no existe aún la herramienta Tablas dinámicas recomendadas,
por lo que deberemos crearla en forma manual, como se describió en el curso.
Para crear una tabla dinámica, luego de tener la tabla de origen, utilizamos la orden Tabla dinámica
de la Ficha Insertar.
Orden Tabla dinámica
Introducción al entorno de trabajo > 21
-21-
En el cuadro de diálogo que se muestra veremos seleccionado el rango correspondiente a la tabla de
origen, por lo que lo único que debemos indicar es, si la tabla se creará en una Nueva hoja, o en una
ya existente.
La tabla se mostrará vacía, tal como se indicó en la creación de Tablas dinámicas manuales, por lo que
utilizaremos el Panel Lista de campos de tabla dinámica para determinar los campos a mostrar en la
misma.
En lo que refiere a los Gráficos dinámicos, también podremos crearlos a partir de la tabla de origen,
opción que creará automáticamente una tabla dinámica junto al Gráfico, o hacerlo a partir de una
Tabla dinámica existente.
Para el primer caso, posicionados en la tabla de origen, seleccionamos la opción Gráfico dinámico del
menú del botón Tabla dinámica de la Ficha Insertar.
Cuadro de diálogo Crear tabla dinámica
Panel Lista de campos de tabla dinámica
Introducción al entorno de trabajo > 22
-22-
La ejecución de la orden mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica con el gráfico dinámico.
Este es igual que el que utilizamos para crear la tabla dinámica.
Al insertar el gráfico, la tabla se muestra vacía al igual que el gráfico.
Insertar Gráfico dinámico
Cuadro de diálogo Crear tabla dinámica con el gráfico dinámico
Introducción al entorno de trabajo > 23
-23-
Una vez que seleccionamos los campos a mostrar en la tabla, el gráfico visualizará los valores de la
misma.
En esta versión los gráficos dinámicos ya muestran controles interactivos que nos permitirán filtrar y
seleccionar los datos a visualizar, como se describiera en la versión 2016.
Para crear un gráfico a partir de una Tabla dinámica existente, simplemente nos posicionamos en ella
y seleccionamos el tipo de gráfico en la Ficha Insertar.
Tabla dinámica Gráfico dinámico
Controles interactivos
Introducción al entorno de trabajo > 24
-24-
Excel 2013
Para la creación de Tablas dinámicas, utilizamos las mismas recomendaciones y órdenes que las
descritas en el curso. Es en esta versión que se incorpora la herramienta Tablas dinámicas
recomendadas.
Tabla dinámica Tipos de gráfico
Introducción al entorno de trabajo > 25
-25-
La edición de la tabla se realiza a través del panel Campos de tabla dinámica.
Opción Tablas dinámicas recomendadas
Panel Campos de tabla dinámica
Introducción al entorno de trabajo > 26
-26-
Para la creación y edición de gráficos dinámicos utilizamos las acciones descrita en el curso, podremos
crear un gráfico a partir de una tabla dinámica o a partir de una tabla de origen.
El cambio que presenta el gráfico dinámico con respecto a la versión 2016 es que no cuenta aún con
la herramienta de Zoom.
Introducción al entorno de trabajo > 27
-27-
Tema 12 – Personalización de libros
Excel 2007
Si tenemos instalada la versión 2007 de Excel, las herramientas que nos permiten, crear listas
personalizadas, proteger areas de una hoja de cálculo y guardar nuestras propias plantillas se realizan
de forma similar que las descritas para la versión 2016.
Para crear o editar una lista personalizada, accedemos a la orden Opciones de Excel del menú del
botón Office.
En la categoría Más frecuentes del cuadro de diálogo hacemos clic en el botón Modificar listas
personalizadas.
Opciones de Excel
Introducción al entorno de trabajo > 28
-28-
Las acciones de protección de la hoja de cálculo se realizan del mismo modo, siguiendo los
procedimientos descritos para la versión 2016 y utilizando las órdenes de la cinta de opciones de la
ficha Revisar.
Para guardar un libro como plantilla, lo hacemos creando previamente el diseño y seleccionando la
opción Plantilla de Excel de la lista desplegable Tipo del cuadro de diálogo Guardar como.
Excel 2010
Si tenemos instalada la versión 2010, de Excel, las herramientas que nos permiten, crear listas
personalizadas, proteger areas de una hoja de cálculo y guardar nuestras propias plantillas, se realizan
de forma similar que las descritas para la versión 2016.
Herramientas de protección
Lista desplegable Tipo
Introducción al entorno de trabajo > 29
-29-
Para crear o editar una lista personalizada, accedemos a la orden Opciones, del menú de la Ficha
Archivo.
En la categoría Avanzadas del cuadro de diálogo Opciones de Excel, hacemos clic en el botón Modificar
listas personalizadas.
Orden Opciones
Introducción al entorno de trabajo > 30
-30-
Las acciones de protección de la hoja de cálculo se realizan del mismo modo, siguiendo los
procedimientos descritos para la versión 2016 y utilizando las órdenes de la cinta de opciones de la
ficha Revisar.
Para guardar un libro como plantilla, lo hacemos creando previamente el diseño y seleccionando la
opción Plantilla de Excel de la lista desplegable Tipo del cuadro de diálogo Guardar como.
Herramientas de protección
Introducción al entorno de trabajo > 31
-31-
Excel 2013
En la versión 2013 de Excel, las herramientas que nos permiten, crear listas personalizadas, proteger
areas de una hoja de cálculo y guardar nuestras propias plantillas, se realizan de la misma forma y
utilizando las mismas herramientas que las descritas para la versión 2016.
Para crear o editar una lista personalizada, accedemos a la orden Opciones del menú de la Ficha
Archivo y en la categoría Avanzadas del cuadro de diálogo Opciones de Excel hacemos clic en el botón
Modificar listas personalizadas.
Las acciones de protección de áreas de la hoja de cálculo se realizan del mismo modo, siguiente los
procedimientos descritos para la versión 2016 y utilizando las opciones de la cinta de opciones de la
ficha Revisar.
Herramientas de protección
Introducción al entorno de trabajo > 32
-32-
Para guardar un libro como plantilla, lo hacemos creando previamente el diseño y seleccionando la
opción Plantilla de Excel de la lista desplegable Tipo del cuadro de diálogo Guardar como.
Lista desplegable Tipo
