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  Microsoft® Office 365 Caso de Éxito

   

 

    Microsoft Office 365 lleva la educación a la Nube.    

Cliente: Colegio de Bachilleres del estado de Sonora Página web: www.cobachsonora.edu.mx País: México. Industria: Educación    Perfil del cliente El Colegio de Bachilleres del estado de Sonora (COBACH), es un organismo público, que impar-te educación de nivel medio superior, en una de las entidades de mayores dimensiones y com-plejidad geográfica en nuestro país. Cuenta con 23 planteles y 46 escuelas incorpo-radas, distribuidos en 20 ciudades. Ofrece sus servicios a 28 mil alumnos en el sistema escola-rizado y mil más en el modelo en línea. Es aten-dida por 2 mil empleados, de los cuales la mitad son docentes y para todos ellos existen mil 400 equipos.  Solución − Microsoft Office 365  

Beneficios − Migración fácil, muy rápida y con su

información intacta.

− Comunicación instantánea y unificada. Reducción de costos de operación, traslados y consumibles.

− Herramientas de comunicación al correo electrónico innovadoras como: Lync, SharePoint, SkyDrive, Directorio Activo.

− Amplio almacenamiento en buzones y en la nube con 50 y 25 GB respectivamente.

− Interfaces muy fáciles e intuitivas. − Seguridad total de su información.

 

Para más información sobre otros casos de éxito, visite: www.microsoft.com/casestudies  

“Sin que lo hubiéramos planeado, Office 365 maximizó la eficiencia de todas las áreas de nuestro colegio, redujo los costos e hizo más eficiente el canal de comunicación. De hecho no pensábamos que la vida del colegio evolucionaría a raíz de las estas tecnologías y menos tan rápido”. “Nos apoyamos mucho en la tecnología de Microsoft porque confiamos plenamente en ella. Nuestro proyecto no piensa en compatibilidades, porque la mayoría está concebida con tecnología de Microsoft”.

Lic. Barakiel Valdez Mendívil. Responsable del Proyecto de Tecnología Educativa.

Colegio de Bachilleres del estado de Sonora.  

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El organismo fue fundado en 1975 y actualmente ha adoptado un Modelo Educativo Basado en Competencia, el cual busca que los estudiantes utilicen los conocimientos adquiridos en su vida cotidiana de manera eficiente, por ello, es que están vinculados con los procesos educativos y a la vanguardia tecnológica, lo que es un elemento fundamental en su proceso de enseñanza.

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Educación para la excelencia. El Colegio de Bachilleres del estado de Sonora (COBACH), es un organismo público, que imparte educación de nivel medio superior, en una de las entidades de mayores dimensiones y complejidad geográfica en nuestro país. Cuenta con 23 planteles y 46 escuelas incorporadas, distribuidos en 20 ciudades. Ofrece sus servicios a 28 mil alumnos en el sistema escolarizado y mil más en el modelo en línea. Es atendida por 2 mil empleados, de los cuales la mitad son docentes y para todos ellos existen mil 400 equipos.

 

 

 

 

     

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“Somos una institución de calidad”, explica el Lic. Barakiel Valdez, responsable del Proyecto de Tecnología Educativa de la institución, “la visión que nos ha transmitido la Dirección General ha sido de mantener una institución emblema a nivel nacional y lo hemos logrado. Obtuvimos el primer lugar en la prueba Enlace en varias disciplinas, nos preocupamos por mantener la brecha educativa lo más cerrada posible y buscamos incorporar todo tipo de proyectos que beneficien a docentes o alumnos. Somos un semillero de alumnos talentosos y nos caracterizamos por fomen-tarlos. Buscamos una educación integral, una formación completa de excelentes ciudadanos”. Todos estos objetivos académicos obligaron al Colegio a buscar una mejora de sus procesos de comunicación, con el enfoque de optimi-zar recursos. Sobre todo, en un estado como Sonora, donde las ciudades están separadas por largos recorridos. “Enviar personal a cada una de las ciudades del estado para capacitar a los empleados es un proceso muy caro y lento”, explica el en-trevistado. “En un momento en el que se necesita ahorrar en la administración del colegio, se volvió casi imposible. Por eso, cuando nosotros aprobábamos un proyecto financieramente, teníamos que pensar en el cronograma y en cómo el personal lo iba a ejecutar. También teníamos problemas con nuestra infraestructura de comunicación: Se iba la luz, el internet, el servidor se quedaba ‘atorado’ porque no era de alto rendimiento; pero era

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para lo que nos alcanzaba. Los correos se perdían en el camino, nunca llegaban y se generó un muy mal sabor de boca en los usuarios”. Fue justamente durante esta coyuntura, que el COBACH Sonora integró a su infraes-tructura informática, Microsoft Office 365. Originalmente sólo fue considerado como un factor para solucionar sus problemas de comunicación institucional; sin embargo la solución resultó una agradable sorpresa para su modelo educativo: “Cuando llegué a COBACH Sonora, prime-ro me encomendaron estabilizar el correo electrónico y luego que implementara proyectos tecnológicos que facilitaran las clases”, explica el Lic. Barakiel Valdez. “El objetivo principal era que obtuviéramos un Colegio de vanguardia, con acceso a equipos y software de primer nivel, que sea ejemplo para el mundo de lo que es imple-mentar tecnología con fines educativos. Para esto buscamos que las cuentas @cobachsonora.edu.mx sean la llave para acceder a todos los servicios electrónicos del docente. Eso es algo que Microsoft Office 365 nos ofrecía y que nadie más en el mercado lo hace”. El éxito de la implementación de Microsoft Office 365 en la institución, se debe a la versa-tilidad de los elementos que ofrece y la com-patibilidad que tienen entre sí y con otras herramientas. Un ejemplo es SharePoint, del cual habla el funcionario entrevistado: “Necesitábamos desarrollar una plataforma en la que los usuarios pudieran compartir

El propósito de este caso es brindar información. MICROSOFT NO OFRECE GARANTÍAS EXPLÍCITAS O IMPLÍCITAS EN ESTE RESUMEN. Documento publicado en Mayo de 2014  

 

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información, para mejorar nuestros procesos de administración escolar que pudieran desencadenar una deserción y llegamos a la conclusión de basarnos en SharePoint. A cambio obtuvimos una plataforma segu-ra, eficiente, que combinara todos los ele-mentos que nos agradaban: la facilidad para compartir un documento, un contacto, in-formación en el instante con todos los miembros; además que se integró con las herramientas que pudiéramos necesitar”. Tecnología de vanguardia con posibilidades ilimitadas “Aun cuando ya se trabajaba con herramientas de Microsoft para la comunicación institucio-nal, antes de la llegada de Microsoft Office 365, el entrevistado explica que hicieron comparaciones en el mercado, para cercio-rarse que estaban en el camino correcto: “Evaluamos otras soluciones para saber si mi-grábamos a la mejor tecnología o pasábamos por alto otras. Básicamente el resultado no fueron tanto las carencias de las demás opcio-nes, sino ‘los plus’ de Office 365, los que nos convencen de mantenernos con ellos. Por ejemplo: la integridad, tenerlo todo con una sola cuenta. Ahora nos apoyamos mucho en la tecnología de Microsoft porque confiamos plenamente en ella. Nuestro proyecto no piensa en compatibilidades, porque la mayoría está concebida con tecnología de Microsoft”. El proceso de migración inició en el 2012 y arrancó su operación formalmente para agosto de este año. En términos generales, el personal del COBACH califica el proceso

   

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como algo sumamente sencillo y transpa-rente; ya que el apoyo de Microsoft facilitó muchas de las tareas. Mientras tanto los usuarios, lo han recibido con beneplácito: “Tal es el éxito que los mismos empleados nos exigieron que les instaláramos Lync, porque es un programa muy intuitivo muy fácil de manejar. ‘Imagínate lo que puedes hacer con Lync’ ”, asegura el Lic. Barakiel Valdez. “También empezamos una campaña de ‘te garantizo y te lo compruebo’, en la que con Microsoft Office 365 en la nube, gene-ramos una sensación de seguridad al usua-rio final, increíble. Hemos recuperado su confianza en el uso del correo electrónico institucional porque el servicio en la nube está garantizado, así se cayera el internet en el colegio, los co-rreos no se pierden. Es un servicio de punta, no ha habido una falla y es muy importante que nos mantengan el servicio garantizado para pensar en proyectos más grandes”. Esta situación ha generado un ‘efecto dominó’ en el que los mismos usuarios convencen a otros, más renuentes, a pro-bar las soluciones. Además, según afirma el funcionario, el manejo de las interfaces, son mucho más amigables y transparentes, tanto para usuarios expertos como ajenos al uso de tecnología. Ahora todos los procesos de comunicación remota, así como los académicos, se han modificado con el apoyo de Microsoft: “Hemos madurado un sistema donde los alumnos envían su tarea por correo y los docentes se comunican con ellos. También

El propósito de este caso es brindar información. MICROSOFT NO OFRECE GARANTÍAS EXPLÍCITAS O IMPLÍCITAS EN ESTE RESUMEN. Documento publicado en Mayo de 2014  

 

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es el medio de comunicación oficial de la administración central. Entre los edificios man-tenemos una comunicación directa con Lync”, explica el funcionario. “También disparamos la aplicación de capacitaciones, comunicaciones oficiales, reunio-nes de las direcciones académicas y entre directores de planteles, quienes antes debían trasladarse desde las ciudades de sus planteles a Hermosillo. Con Lync se volvió posible”. “Microsoft Office 365 es el elemento que unió las herramientas que teníamos. Hoy todos los proyectos son posibles y los beneficios indirectos que recibirán los jóvenes, vaya que les darán herramientas en el mundo real. Es la ‘punta del iceberg’, implementaremos capacitación para los empleados, pero dirigidos a alumnos. También la comunicación oficial, que antes se enviaba por valija, se escanea y envía por el correo”. Otros beneficios relevantes, se relacionan con el ahorro de recursos y la agilidad para tomar decisiones, con implicaciones para todos los usuarios a nivel estatal: “En los últi-mos meses el colegio ha vivido una reestructuración presupuestal, basada en el ahorro de recursos. Lo primero que se afectó fueron los viajes, por las separaciones geográficas entre las ciudades”, explica el Lic. Valdez. “Sin que lo hubiéramos planeado, Office 365 maximizó la eficiencia de todas las áreas de nuestro colegio, redujo los costos e hizo más eficiente el canal de comunicación. De hecho no pensábamos que la vida del colegio evolucionaría a raíz de las estas tecnolo-gías y menos tan rápido. Tenemos a las academias comunicándose en minutos sin nece-sitar de nuestro apoyo, que es lo más importante. Los procesos que antes llevaban meses, ahora requieren de una semana: entre que libe-ramos el sistema, hacemos la convocatoria, la capacitación y el usuario lo utiliza. Ahora los integrantes del Colegio han evolucionado, en cuestión de tecnología, al grado que no nos necesitan; sino que ellos mismos caminaran solos”. En cuanto a la resolución de problemas, ha mejorado la oportunidad con que son atacados por la gente de TI del organismo. Esto ha provocó que se resuelvan desde origen: “Tenemos centros de cómputo altamente eficientes. El número de equipos que se descomponen al año ahora son mínimos, porque los problemas se atienden con antelación y todo es gracias a una comunicación electrónica instantánea”. Toda esta efectividad, repercutió, según el entrevistado, en “la posibilidad de tomar de-cisiones más específicas y más a tiempo”. El futuro de Microsoft Office 365 en el COBACH Sonora considera un importante número de proyectos nuevos y de adap-taciones a solicitudes específicas de los usuarios. Este proceso ha explotado, gracias a la confianza que despertó la solución en los usuarios: “Le diría a otras instituciones: ‘¿Qué están esperando para implementar?’, recomendaría Office 365, porque más allá de la seriedad de la empresa, de la efectividad que tiene, es la garantía de sus tecnologías. Implementar un proyecto con Microsoft se ha convertido en un ‘proyecto garantizado.’ Tan es así que un proyecto tan grande e importante como el de tecnología educativa, esté soportado, en su gran mayoría, por Microsoft. Y seguimos confiando en ellos porque ya implementamos, funcionó y vimos los resultados. Si buscan a alguien en quien confiar, yo recomendaría a Microsoft sin pensarlo”, concluye el funcionario.