Microsoft® Office 365 Caso de Éxito

Microsoft Office 365: Una solución de excelencia para una Universidad de vanguardia.

Cliente: Universidad Autónoma de Querétaro. Página web: www.uaq.mx País: México Industria: Educación. Perfil del cliente La educación universitaria en Querétaro data de la época colonial. En 1625 se fundó el Colegio de San Ignacio de Loyola, administrado por monjes jesuitas. Tras la expulsión de esta orden de la Nueva España, se abrieron dos nuevos colegios en 1772, pero ahora bajo los nombres de Colegio de San Ignacio y de San Javier. Con esta tradición se refundó en 1951 la Universi-dad Autónoma de Querétaro, UAQ, y se nombró como rector al Lic. Fernando Díaz Ramírez. Actualmente alberga a 20 mil alumnos y 4 mil personas entre docentes y administrativos. Su misión es: “Participar positivamente en el desarrollo del estado de Querétaro y del país, a través de impartir educación en sus distintos tipos y modalidades del nivel medio superior y superior.” Solución − Microsoft Office 365

Beneficios − Servicio provisto por especialistas en

manejo de soluciones de comunicación en la nube, acompañado por un soporte técnico de 7x24.

− Reducción de costos de operación y mantenimiento en servidores para correo electrónico

− Capacidad de almacenamiento de hasta 50 GB en buzón y 25 GB en SkyDrive.

− Herramientas de comunicación adicionales al servicio de correo electrónico: Lync, SharePoint, SkyDrive, calendario, Directorio Activo.

− Mayor seguridad en el uso resguardo de la información de la Universidad.

Para más información sobre otros casos de éxito, visite: www.microsoft.com/casestudies

“La experiencia ha sido muy favorable, esta nueva tecnología nos viene a dar un soporte, un servicio, como lo es el correo electrónico, nos viene a mejorar este servicio institucional, nos viene a dar también otro tipo de aplicaciones”.

Dra. Teresa Guzmán Flores. Directora de Innovación y Tecnologías de Información.

Universidad Autónoma de Querétaro.

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Soluciones fáciles para problemas complejos La educación universitaria en Querétaro data de la época colonial. En 1625 se fundó el Colegio de San Ignacio de Loyola, admi-nistrado por monjes jesuitas. Tras la expul-sión de esta orden de la Nueva España, se abrieron dos nuevos colegios en 1772, pero ahora bajo los nombres de Colegio de San Ignacio y de San Javier. Con esta tradición se refundó en 1951 la Universidad Autónoma de Querétaro, UAQ, y se nombró como rector al Lic. Fernando Díaz Ramírez. Actualmente alberga a 20 mil alumnos y 4 mil personas entre docentes y administrativos. Su misión es: “Participar positivamente en el desarrollo del estado de Querétaro y del país, a través de impartir educación en sus distintos tipos y modalida-des del nivel medio superior y superior.”

“Afortunadamente Microsoft estuvo muy de la mano con nosotros en todo el pro-ceso. Vinieron a evaluar antes la tecnología que teníamos y la compatibilidad que pudiésemos tener al migrar. Se nos explicó todo lo que íbamos a hacer, los tiempos y todo lo necesario” Lic. Alma Ortiz González.

Administradora del correo electrónico. Universidad Autónoma de Querétaro.

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Para poder atender a este universo de usuarios, la Universidad requiere de miles de cuentas de correo electrónico, que aparentemente eran complicadas de administrar, tal como nos describe la Lic. Alma Ortiz, administradora de esta herramienta para la institución: “Teníamos un servidor para ofrecer el servicio de correo electrónico, pero era un tanto obsoleto y no muy útil para abastecer la cantidad de usuarios que teníamos. El tamaño de almacenamiento era muy reducido: de 200 a 400 MB por bandeja. Entonces el usuario tuvo que elegir otras opciones porque no era suficiente el espacio y tenía muchas vulnerabilidades”. Por esta razón las autoridades de la insti-tución decidieron buscar una plataforma más confiable y que pudiera ofrecer algunas otras herramientas que facilitaran la comu-nicación remota entre sus integrantes. “Previamente en la institución hicimos un análisis de nuestro servicio de correo electrónico y de las soluciones que había en el mercado. Hicimos un comparativo y nos quedamos con Microsoft porque nos ofreció la seguridad y la pertenencia de la información, afirma la Dra. Teresa Guzmán Flores, directora de Innovación y Tecnologías de Información de la Universidad. “También nos brinda un soporte técnico directo, constante y un contacto inme-diato con la gente de Microsoft. Todo eso nos llevó a la decisión que Office 365 para nosotros era la solución”, agrega. Por su parte, la responsable de la adminis-tración de la herramienta añade: “Nos in-clinamos por Microsoft principalmente

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por el espacio en almacenamiento que nos daban, el tener varias herramientas integradas al correo electrónico, la garantía del envío y recepción, el apoyo que nos dieron en la migración de información y la posibilidad de ampliar las posibilidades en cualquier momento”. El objetivo de incorporar una solución como Microsoft Office 365 en la UAQ no sólo se enfocaba en resolver el problema de servicio del correo electrónico, además la institución tomó en cuenta otras posibilidades: “Originalmente buscamos Office 365 con esta intención de mejorar el servicio. También temíamos que hubiera una pér-dida de información durante la migración de contactos o cuentas y era lo que más nos interesaba que Microsoft garantizara. Así fue, se migraron todas las cuentas y no tuvimos pérdida alguna”, explica Alma Ortiz. “Además queríamos dar la confianza al usuario de que su información estaría segura y, de manera paralela, ofrecerle al profesor una serie de herramientas que le permitieran generar actividades de apren-dizaje en el aula. El verdadero reto es que el correo electrónico sea usado como herra-mienta educativa, más allá del servicio tradicional, explica la Dra. Guzmán.

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Fácil acceso a las posibilidades de la nube El proceso de implementación inició en noviembre del 2013 y para ejecutarlo, la UAQ contó con el apoyo del socio de negocios de Microsoft, Unika: “Afortunadamente Microsoft estuvo muy de la mano con nosotros en todo el proceso. Vinieron a evaluar antes la tecnología que teníamos y la compatibilidad que pudiése-mos tener al migrar. Se nos explicó todo lo que íbamos a hacer, los tiempos y todo lo necesario”, indica la directora de Innovación de la UAQ. A su vez, la otra funcionaria entrevistada comenta; “Estuvieron muy atentos a ‘si ya migraron, ¿cómo van?’ Siempre estuvo de la mano apoyando. Ante alguna duda técnica nos contactaban con quien nos pu-diese apoyar y quedamos muy satisfechos. Afortunadamente migramos en dos días, aproximadamente mil 300 cuentas de correo, tanto individuales como depar-tamentales y, si posteriormente teníamos que migrar algo adicional del usuario, se pudo hacer sin riesgo alguno.”

El propósito de este caso es brindar información. MICROSOFT NO OFRECE GARANTÍAS EXPLÍCITAS O IMPLÍCITAS EN ESTE RESUMEN. Documento publicado en Marzo de 2014

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Tras la implementación, los usuarios de la Universidad han percibido los primeros resultados: “La experiencia ha sido muy favorable, esta nueva tecnología nos da soporte que mejora el servicio del correo institucional y funciona de manera trans-versal para atender tanto a docentes como a todos los administrativos que involucren su trabajo con una computadora”, explica la directora. “Además SkyDrive, como complemento de Office 365 es un apoyo muy importan-te en materia educativa. Es una herramienta en la que se pueden dinamizar estrategias de aprendizaje y con esto, el aula se beneficia con una herramienta como éstas. Porque el maestro puede utilizar-las en actividades de aprendizaje con sus alumnos”. Otro beneficio, de acuerdo a la opinión de la Lic. Alma Ortiz, es la movilidad que aportan las soluciones a los usuarios: “Tener Lync en tu teléfono y que puedas tener un videochat o transferir archivos, nos ayuda para dar soporte técnico y pre-tendemos que los maestros lo exploten. Con SharePoint hoy ayudamos a que más de una persona que necesite editar el mis-mo documento, pueda hacerlo y compartir información en tiempo real y además apro-vechamos la libreta de direcciones para encontrar contactos fácilmente, organizar nuestras reuniones con el calendario y avisar a las personas a través de los recordatorios”.

El propósito de este caso es brindar información. MICROSOFT NO OFRECE GARANTÍAS EXPLÍCITAS O IMPLÍCITAS EN ESTE RESUMEN. Documento publicado en Marzo de 2014

El propósito de este caso es brindar información. MICROSOFT NO OFRECE GARANTÍAS EXPLÍCITAS O IMPLÍCITAS EN ESTE RESUMEN.

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“Otra de las razones por las que optamos Office 365 fue la de tener un mayor espacio de almacenamiento. Tenemos un buzón de 50 GB, suficiente espacio para no preocupar-se por que se sature el buzón y en SkyDrive tenemos 25 GB para guardar”, destaca la Lic. Alma Ortiz. “También disminuimos el riesgo de recibir correos spam y fishing”, continúa la Lic. Ortiz, “y herramientas adicionales que no teníamos y queríamos conseguir (considerábamos SkyDrive, pero no SharePoint) y ha habido grandes beneficios.”. En cuanto a los beneficios económicos que ha traído Microsoft Office 365 a la UAQ po-demos considerar un ahorro en la compra de tecnología antispam y “en tener a una per-sona dedicada al 100% en cuidar que no se contamine el servidor, darle mantenimiento, actualizarlo, etc.; todo por el expertise de la gente de Microsoft”, indican las responsables del proyecto. A sólo unos pocos meses de la implementa-ción de Microsoft Office 365 en la UAQ, los resultados son tangibles, los usuarios están complacidos con sus nuevas herramientas de trabajo y el potencial para ser explotado en el futuro es enorme. Eso ocurre normalmente cuando Microsoft entra en escena: “Usar un correo electrónico como Office 365 permite a la institución tener una comunica-ción completa, entre todos sus usuarios. De-finitivamente la recomiendo porque es un beneficio a la educación”, concluye la res-ponsable de Innovación y Tecnologías de Información en la Universidad.

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Por su parte la percepción que tienen las funcionarias de la UAQ sobre los usuarios y su adopción de las herramientas de Office 365, indican que la asimilación fue sencilla, sin grandes sobresaltos y ayudó a mejorar la productividad de los trabajadores: “Hemos visto que el usuario es más pro-ductivo, porque terminaron las limitaciones que teníamos en cuanto al correo electró-nico; entonces es más eficiente el servicio y además les permite utilizar todas estas tecnologías paralelas, para uso educativo”, explica la Dra. Guzmán. “Ha sido favorable. Al inicio implemen-tamos un proceso de sensibilización para que al migrar a Office 365, conocieran me-jor los servicios”, continúa la entrevistada. “Además la solución está en la nube y el usuario tiene contacto con dichos servicios, entonces esto permitió que rápidamente le encontraran sus potencialidades”. Otros beneficios que las funcionarias destacan de la solución son: “La posibilidad de almacenamiento con SkyDrive y tener toda la información disponible en distintos lugares: dispositi-vo móvil, computadora, etc., dice el Lic. Fernando Rodríguez, coordinador de videoconferencia. “La herramienta más utilizada en la edu-cación es SkyDrive. Hoy los profesores pueden ocupar su correo electrónico institucional también como herramienta de comunicación con el estudiante y el tener una base de datos propia. SharePoint, SkyDrive, impactan en el mo-delo educativo de la Institución, porque se utiliza de manera muy natural. El usua-rio está familiarizado, el estudiante de cierta manera ya tiene una cuenta en Hotmail, pero la diferencia es que con el convenio de Microsoft con la universidad, manejamos una cuenta institucional, agrega la Dra. Teresa Guzmán.