Microsoft Project
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M.C. Juan Carlos Olivares Rojas
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Microsoft Project• Es una herramienta que ayuda a la
administración de proyectos.
• Se basa en determinar una serie de actividades y tiempos para realizar una calendarización y obtener un Diagrama de Gantt u otras técnicas como PERT y CPM para levar el seguimiento de un proyecto.
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Microsoft Project• La primera actividad consiste en determinar las
fechas de inicio y fin del proyecto así como especificar opciones del calendario, como días y horas laborales, etc.
• La parte más importante de determinar son las tareas, las cuales se obtienen a través de un diagrama de planeación y un WBS (EDT en español), también se deben considerar los hitos y los recursos.
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Microsoft Project• Los hitos son puntos clave en la línea del
tiempo del proyecto que sirven de puntos de control. Un hito es una actividad sin tiempo.
• Lo más difícil de manejar en esta herramienta son las estimaciones de tareas, hitos y recursos ya que estas dependen de la problemática del proyecto así como de la experiencia del administrador del proyecto
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Microsoft Project• Los recursos pueden ser distintas índoles:
• Grupos de Personas• Equipamiento• Instalaciones• Costos
• De las tareas la parte más importante es la vinculación de las tareas.
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Microsoft Project• La mayoría de las relaciones son de Fin-
Comienzo pero pueden ser de los otros tres tipos.
• Se debe tomar en cuenta que hay actividades que se deben vincular a fechas específicas. Es decir, siempre se deben de validar cada uno de las restricciones del proyecto.
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Microsoft Project• Se pueden tener varias vistas del proyecto, de manera
predeterminada se pone el diagrama de Gantt.
• Para obtener el CPM se puede utilizar el Asistente para Diagrama de Gantt el cual permite especificar la ruta crítica.
• El avance se puede realizar con una curva del proyecto indicando objetivos cumplidos en que tiempo.
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Microsoft Project• Cuando se inserta un recurso se asume que existe
un 100% del recurso, es decir, existe un solo recurso para el proyecto.
• Para asignar recursos se puede utilizar el asistente o la hoja de recursos.
• Existen diversos tipos de costos: por uso (que dependen del tiempo) y fijos (que son constantes en la duración del proyecto).
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Microsoft Project• También se pueden considerar tasas estándar y
tasas por hora extra.
• El project nos permite recalcular tiempos, asignación de recursos e hitos cuando ocurren cambios de manera muy similar a una hoja de cálculo.
• La fórmula mágica de la gestión de proyectos es: Trabajo = Duración * Unidades.
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Microsoft Project• En donde las unidades es el % de uso de un
recurso.
• La programación de las actividades se hace a través del condicionamiento por el esfuerzo.
• Es importante hacer una correcta asignación de recursos con las actividades
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Microsoft Project• Lo importante es llevar un control sobre el %
de las actividades completadas y guiarnos con el tiempo.
• Se pueden realizar informes y reportes más llamativos del proyecto.
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