PINTOS S.A.

MANUAL PARA LA UTILIZACION DE TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL.Este manual tiene como objetivo desarrollar polticas de manejo documental relacionando los temas tratados en un formato de retencin documental, esto aplicado a las diferentes dependencias productoras de documentos.

TABLA DE CONTENIDO.Organigrama Circular Introduccin Glosario Manejo, importancia y clases de archivo Ordenacin documental Descripcin documental Clasificacin archivstica Depuracin Limpieza Foliacin Inventario documental Elementos para la organizacin Muebles utilizados en la labor de archivo Rotulacin Formato de tabla de retencin documental Instructivo del formato de tabla de retencin documental Cuadro de secciones y subsecciones Cuadro de clasificacin de series y subseries Presentacin total T.R.D. Transferencias documentales Conclusiones Anexos Bibliografa Pg. 3. 4. 5. 6. 8. 10. 15. 17. 20. 23. 25. 29. 31. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 42. 43. 44. 46.

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ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

JUNTA DIRECTIVA.

AUDITORIA

GERENCIA

ASISTENTE DE GERENCIA

DIRECCION DESARROLLO DE PRODUCTO.

DIRECCION DE OPERACIONES

ESCALADO Y PATRONAJE

PLANEACION Y PRODUCCION.

BODEGA DE INSUMOS.

COORDINACION DE SATELITES.

BODEGA PRODUCTO TERMINADO.

AREA DE SUPERVICION Y CORTE

EXTERNOS

PROPIOS.

FACTURACION.

AUXILIARES

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CIRCULAR

Bogot, 8 de agosto de 2011.

PARA PERSONAL AREA DE ARCHIVO ASUNTO: Dar capacitacin sobre el manejo de tabla de retencin documental.

Cordial saludo, seores rea de archivo les comunicamos la implementacin de un formato de tabla de retencin documental, la anterior para dar agilidad y certeza a la bsqueda de informacin, desarrollando esto para cada una de las dependencias u oficios productores de documentacin.

Las capacitaciones para el manejo de la tabla de retencin documental se har peridicamente .y se le informara al personal de manera anticipada para su participacin.

Gracias por su atencin.

CRISTHIAN RAMIREZ Director general.

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INTRODUCCION

El siguiente manual est basado de acuerdo de acuerdo a la reglamentacin generada por el AGN sostenidos en la norma N.039 de 2002 la cual regula los procesos de aplicacin y elaboracin de las tablas de retencin documental segn el artculo 24 de la ley 594 de 2000. Se tiene como objetivo servir de consulta a los funcionarios de archivo de la administracin sealar las bases legales, pautas y procedimientos para su elaboracin. Se quiere dar apoyo a los funcionarios de archivo y productores de documentacin en cuanto a facilitar los labora de organizacin en cuanto a la documentacin, promover la aplicacin y la elaboracin de los TRD permitir a la administracin proporcional un servicio eficaz y diferente la seleccin y conservacin de los documentos que tienen carcter permanente. El concepto archivo total abarca la gestin documental y comprende los procesos de produccin, distribucin consulta organizacin, recuperacin y disposicin de los documentos esto hace referencia a la implementacin de una TRD instrumento archivstico que identifica de acuerdo a las funciones y procedimientos de cada dependencia, los documentos que produce recibe y debe conservar.

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GLOSARIO.

Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Ciclo Vital del Documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente. Asunto. Tema, motivo, argumento, materia, cuestin, negocio o persona de que trata una unidad documental y que genera, en consecuencia, una accin administrativa. Asiento. Es el conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripcin de un instrumento de consulta y recuperacin . Clasificacin Documental. Labor mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin) de acuerdo a la estructura orgnico-funcional de la entidad. Comit de archivo. Grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las polticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos. Depuracin. Operacin por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados, constancias, etc.). Es anlogo a la seleccin natural. Expediente. Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una Unidad Archivstica. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente por una oficina productora en la resolucin de un mismo asunto. Gestin Documental. Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin. Pieza Documental. Unidad mnima que rene todas las caractersticas necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe. Produccin Documental. Recepcin o generacin de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.

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Registro de entrada. Instrumento que controla el ingreso de documentos a un archivo, siguiendo el orden cronolgico de entrada. Seleccin Documental. Proceso mediante el cual se determina la conservacin parcial de la documentacin, por medio de muestreo. Serie Documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros. Subseries Documental. Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varan de acuerdo con el trmite de cada asunto. Tablas de Retencin. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Las Tablas de Retencin pueden ser generales o especficas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institucin, tambin conocidos como documentos facilitativos, por ejemplo: Circulares, Memorandos o Directivas Presidenciales. Las especficas hacen referencia a documentos caractersticos de cada organismo, por ejemplo: Historias Clnicas, Actas de Sesiones del Congreso. Tipo documental. Unidad documental simple. Unidad Archivstica. Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivstica, entre otras: un expediente. Valor Primario. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institucin productora y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir, a los involucrados en el asunto. Valor Secundario. Es el que interesa a los investigadores de informacin retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.

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MANEJO E IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS.

El objetivo esencial de los archivos es el de ubicar la documentacin organizada a tal forma que la informacin institucional sea recuperable para su uso, como fuente de la historia. El servicio de organizacin de archivo se brinda y se garantiza en un ciclo de administracin documental exitoso y eficaz desarrollado a partir de la elaboracin de tablas de retencin documental, como instrumento de trabajo archivstico para establecer las etapas y el tratamiento de los documentos desde su creacin hasta su eliminacin o conservacin aplicando metodologas apoyadas en procesos de calidad.

CLASES DE ARCHIVO. Las tcnicas archivsticas se enfocan hacia la creacin de archivo total en las siguientes etapas:

ARCHIVO DE GESTION. Es el que establece y aplica los criterios para la produccin, recepcin, distribucin, organizacin, conservacin y custodia de los documentos en la primera etapa del ciclo documental por parte de cada dependencia; recoge los documentos recin entregados en la entidad o de consulta frecuente. Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otros que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados. RECOMENDACIN: Es de resaltar que el manejo del archivo de gestin sea regulado peridicamente en cuanto a la documentacin acumulada, revisndolo continuamente para hacer una seleccin de los documentos a depurar y los documentos que sern transferidos al archivo central.

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ARCHIVO CENTRAL. Contiene documentos provenientes de archivos activos por haberse realizados sobre ellos el trabajo. El Archivo Central se define como una unidad que administra, custodia y conserva los documentos en cualquier soporte con valor administrativo, legal, permanente e histrico que son transferidos por las diferentes oficinas. RECOMENDACIN: es recomendable generar una continuidad en cuanto al manejo de la continuacin de la segunda fase del ciclo archivstico dado que all se concentraran los documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva. ARCHIVO HISTRICO. Contiene documentacin que contiene informacin sobre acciones pasadas utilizados muy raramente y que no ofrece a la empresa sino un inters jurdico e histrico. Esta documentacin est ubicada frecuentemente lejos del sitio de trabajo. La documentacin en espera de destruccin se conserva por una parte, de acuerdo con los textos legales en vigor, y por otra, segn las leyes internas de la empresa. RECOMENDACIN: Disposicin y organizacin final de la documentacin del archivo central o del archivo de gestin que por decisin del correspondiente comit de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura, en otras palabras por valor cultural y patrimonio histrico.

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ORDENACION DOCUMENTAL.

En cuanto a la ordenacin documental debe hacerse a partir de las series documentales, para efectuar tales propsitos, en los archivos se utilizan varios sistemas de ordenacin que materializan la idea de secuencia:

Numricos ( simples y cronolgicos) Alfabticos (onomsticos , toponmicos y temticos) Mixtos o alfanumricos. Es importante resaltar que el sistema de ordenacin est subordinado a las caractersticas de cada serie. Ejemplos: NUMRICOS: 1. Ordinal: este sistema de ordenacin es quizs el ms fcil de aplicar, consiste en disponer los documentos de forma consecutiva, progresivamente obedeciendo a la numeracin que los identifica. Ejemplo: GRUPO 1. Viajes Nacionales. Viajes al Extranjero. Viajes de Empresa. El grupo 1 podra subdividirse en un subgrupo 1, quedando de la siguiente forma: 1. Costa. 2. Interior. 3. Montaa. Si subdividimos el subgrupo 1.1 lo podramos clasificar en: 110. Norte. 111. Este.

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112. Oeste Es decir, el cdigo 110. Representara la documentacin relativa a: Viajes Nacionales --> Costa --> Norte. CRONOLGICO: Este sistema de ordenacin consiste en colocar un documento detrs del otro en forma secuencial de acuerdo a la fecha con que la documentacin a sido tramitada, se debe tener en cuenta el ao, seguido del mes y por ltimo el da. Las unidades documentales simples con ordenacin cronolgica se presentan en las series. Ejemplo: consecutivo de correspondencia despachada cuya ordenacin se puede representar as: 2002, 03, 28. 2002, 04, 01 2002, 04, 02 2002,04, 03 2002, 04, 04. ALFABETICOS: 1. Onomsticos: se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por grandes periodos de tiempo. Ejemplo: historias laborales, historias clnicas, expedientes acadmicos de alumnos; en este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido, segundo apellido, y el nombre para finalizar. 1. ACOSTA BEJARANO, Pedro. 2. MARTINEZ, Jos.

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TOPONIMICOS (ALFABETICOS GEOGRAFICOS): Se ordena la serie documental alfabticamente por nombres de lugares; este tipo de ordenacin puede basarse en el pas, departamento, municipio, localidad, etc.; siempre teniendo en cuenta el criterio que ms se ajusta a la documentacin y necesidades administrativas. Ejemplo: se ordenaran por nombre de los departamentos las unidades de conservacin que contengan los expedientes de la serie asistencia tcnica que presta el ministerio de interior y de justicia a las gobernaciones: Amazonas. Arauca. Boyac. Cauca. Cesar.

TEMATICO: Se ordenan las series y Subseries por el asunto o tema de su contenido. Ejemplo: Estadsticas. Informes. Informes de control. rdenes de pago.

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SISTEMAS DE ORDENACIN MIXTOS:ALFANUMERICO. Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabtico y numrico cronolgico, en este sistema de ordenacin, los datos no sern separables, siempre estarn asociados. Ejemplo: los Contratos de Prestacin de servicios cuya ordenacin se basa en el ao de celebracin del contrato y el nombre del contratista, as: 2001 MONROY LOPEZ, Susana 2001 TORRES GODOY, Guillermo Se puede ordenar de forma mixta (numrica por documento de identificacin y alfabtica por el nombre). Se utiliza para facilitar el acceso a series documentales de gran volumen y tienen que ver con expedientes de personas en entidades con un nmero elevado de empleados o entidades que prestan servicios a nmeros elevados de usuarios, como Historias Clnicas y Expedientes Acadmicos de Alumnos.

24125767 GMEZ LPEZ, Juan 24345678 ACOSTA ROJAS, Luis Mario. Este sistema se puede utilizar en la ordenacin de las series de una dependencia cuando estn representadas con las letras del alfabeto que identifican a la oficina productora, seguido de los dgitos de series y subseries. Por ejemplo: en la oficina de Secretara General: SG-01 Actas SG-01-01 Actas Consejo Directivo SG-02 Acuerdos SG-04 Informes De esta manera se evidencia la ordenacin por oficina como la propia serie, permitiendo ubicar fsicamente por procedencia y por series documentales. Ordinal Cronolgico: Aplica este sistema de ordenacin tambin a series documentales cuyas unidades son numricas simples y a la vez cronolgicas (Resoluciones, Acuerdos y Decretos), las cuales se controlan en primer lugar por el nmero de la unidad documental y despus por el cronolgico, as:

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0001 2002, 01, 31 0002 2002, 01, 31 0003 2002, 02, 02 0004 2002, 03, 04.

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DESCRIPCIN DOCUMENTAL.

Podemos especificar descripcin como aquel proceso que busca transmitir la informacin y los rasgos ms destacados presentes en un documento a travs de una idea general, producto del anlisis y la sntesis, que nos permitir ver sus partes o propiedades por medio de palabras y trminos normalizados. De esta manera el archivista, al iniciar el proceso de descripcin en un fondo documental, debe seguir ciertos pasos primordiales, como la recoleccin del material, su debida clasificacin, y un anlisis que permita determinar tanto su valor archivstico como su origen. Estos pasos son importantes porque nos permiten conocer el documento y la institucin productora y a la vez determinar las caractersticas internas y externas ms sobresalientes, las cuales son indispensables para una buena descripcin de las series documentales. Es recomendable que para realizar un programa descriptivo debemos tener en Cuenta cuatro elementos fundamentales: La descripcin de los documentos debe ser concreta, breve y contener las ideas bsicas. Se deben describir factores internos y externos. Se adoptara una sola poltica descriptiva para el fondo documental. Se desarrollara el sistema descriptivo de manera que el usuario pueda buscar por si solo la informacin (ficheros, bases de datos, catlogos), todo esto sin depender del archivista. Lo anterior es logrado por el archivista a travs de distintos instrumentos descriptivos como guas, inventarios, ndices y catlogos. Estos instrumentos tienen una doble misin que radica en crear un contexto que permita orientar al usuario que ingresa por primera vez a un archivo y facilita la bsqueda a los que ya lo conocen, adems permiten al archivista conocer el contenido, cantidad y series que custodia, adems de su localizacin en el espacio fsico. Las guas nos permiten describir el fondo a nivel general reflejando sus secciones y temticas, facilitando informacin como procedencia, origen funcional, fechas extremas, formatos, volumen, formas e indicando el contenido de las series.

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Los inventarios son instrumentos que se levantan una vez que la documentacin est organizada y ordenada, en ellos se incluyen la procedencia, el origen funcional, la clase y tipo documental, las fechas, formatos, volumen, adems de una descripcin que puede ser a nivel de fondo, serie, o pieza documental cuyo detalle queda sujeto a la disposicin del archivista. Su principal funcin es comprobar la existencia o ausencia de un documento, adems permite realizar recuentos del fondo y garantizar la permanencia y recuperacin fcil de la organizacin natural de los documentos a travs de la signatura topogrfica. El ndice es un instrumento que brinda informacin en forma extensa la cual nos permite localizar diversos datos de tipo geogrfico, onomstico, o cronolgicos entre otros. Este instrumento le permite al usuario localizar en forma directa por medio de palabras de personas, lugares o temas que lo remitir a una signatura topogrfica. Por ltimo se encuentran los catlogos que ponen su aplicacin en el contenido del documento a un alto nivel de detalle, centrndose en la procedencia, fechas, lugares, personas y asuntos que figuren en l. En este instrumento la descripcin es pieza por pieza, con informacin substancial exhaustiva, tanto de sus caracteres internos como externos. Otro instrumento que est ganando mucha aceptacin en el campo archivstico es la Lista de Remisin, por ser un instrumento muy sencillo el cual proporciona informacin concreta, junto a una fcil adaptabilidad a cualquier tipo de archivo. Se compone de un nmero de orden que indica la cantidad de documentos custodiados por una serie, la signatura que lo ubica en el espacio fsico, una casilla para contenido en donde se anota un resumen del documento, otra casilla para anotar las fechas extremas y finalmente una en donde se indica el nmero de folios. La Lista de Remisin tiene la gran ventaja de ser modificada de acuerdo a las necesidades del fondo o con aquellas caractersticas que el archivista desea manifestar. Otro instrumento descriptivo que ha surgido a nivel mundial es la Norma Internacional General de Descripcin Archivstica, la cual consiste en un conjunto de reglas generales encaminadas a asegurar la creacin de descriptores coherentes, apropiados e comprensibles por s mismas. Tambin pretende facilitar la recuperacin y el intercambio de informacin entre archivos, normalizar

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los encabezamientos autorizados y posibilitar la integracin de descriptores de diferentes archivos en un sistema unificado de informacin.

CLASIFICACION ARCHIVISTICA. Se basa en las ordenaciones y rangos administrativos de la institucin con base en el organigrama funcional de la misma. La organizacin de los documentos se realiza de acuerdo al mismo orden en que se dividen y subdividen las diversas dependencias, llegando hasta su grado inferior, respetando el principio de procedencia: cada documento debe estar colocado en el fondo de que provienen y en ese fondo en su lugar de origen, es decir, conservar el orden establecido por la persona fsica o moral que creo los documentos. Debido a que las estructuras administrativas se modifican con el tiempo, no es posible contar con un organigrama permanente y por ende el cuadro de clasificacin se tiene que ir adaptando a los cambios estructurales de la entidad generadora. El cuadro de clasificacin se organiza por fondo, secciones y series.

El fondo es el conjunto documental procedente de una institucin o persona, conservado en el archivo de dicha institucin o de una institucin de archivo, es el resultado natural de la actividad que la institucin realiza.

La seccin es la primera divisin en que se ordena un fondo, las cuales conforme al principio de procedencia y orden original se organizan conforme a la estructura orgnica o por la funcin de la institucin u organismo.

La serie es la divisin de una seccin, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma funcin o actividad administrativa reglamentados por la misma norma de procedimiento, se refieren a un tema especfico.

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PASOS A SEGUIR: Clasificar los documentos segn el Cuadro de Clasificacin Documental.

Los documentos propios de cada dependencia, se separarn y organizaran segn el Cuadro de Clasificacin Documental (CCD), siendo una herramienta que permite la codificacin e identificacin de cada una de las series, subseries y tipologas documentales en cada dependencia. Ejemplo:

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Ordenacin La ordenacin de cada carpeta se har segn sea el caso cronolgico o numrico. Ordenacin Cronolgica se ubicaran los documentos dentro de la carpeta en forma ascendente por DIA, MES, AO. Ordenacin Numrica se ordenaran en forma numrica ascendente, donde el primer nmero corresponde al primer documento almacenado en la unidad de conservacin, generalmente se realiza para documentos contables o que lleven un nmero consecutivo asignado. Preparacin Fsica Las carpetas deben ir con la documentacin completa, estar primeramente seleccionadas sin borradores, notas marginales, formatos sin diligenciar, recortes de prensa, manuscritos, sobres de correo, material bibliogrfico, documentos duplicados, ganchos de grapadora, clips, autoadhesivos, cinta pegante o elementos que puedan causar deterioro fsico.

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DEPURAR. DEPURACIN DE DOCUMENTACIN VENCIDA Depurar un archivo significa separar la documentacin que debe guardarse de la que ya no es necesaria (vencida). Slo se debe guardar en el archivo la documentacin que: - Legalmente debe preservarse durante determinado tiempo - Es necesaria para ser consultada Es recomendable conocer el plazo de retencin de los documentos y la necesidad de consulta. En ese mismo proceso se registra la documentacin que quedar en el archivo para que no sea necesario en el futuro volver a revisarla. Consultando los auxiliares anualmente se podr determinar qu documentos pueden destruirse. "La depuracin dentro de la administracin documental" determina: esta fase consiste por un lado en seleccionar testimonios documentales que despus de su utilidad administrativa renan valores que por su carcter pueden considerarse como histricos, y del otro. La depuracin consiste a la vez en seleccionar y destruir determinada documentacin". Las clases ms usuales de documentos depurables son: Formatos en blanco no utilizados- y que ya se encentran en desuso o desactualizados (de encuestas, de estudios, para surtir trmites). Portafolios de publicidad de empresas privadas (ofreciendo productos, seminarios, congresos, eventos, bienes y servicios). Siempre y cuando estos documentos son se encuentren asociados a contratos u rdenes contractuales. Copias de normatividad interna y externa (Leyes, Decretos, Circulares, Acuerdos, Resoluciones) si bien es cierto que estos documentos son un apoyo muy valioso para la gestin de muchas unidades pues orientan e informan sobre los procedimientos, requisitos, formas de adelantar aspectos de la gestin , cada oficina y/ o unidad debe tener absoluta claridad respecto a que estos documentos no se registran en la Tabla de Retencin Documental (TRD), no se organizan por tanto de la misma

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manera que los Archivos de Gestin y lo ms importante, deben ser revisados peridicamente Ej. mensual, semestral o anualmente por el jefe y/ o director y el personal de la oficina para seleccionar cules de ellos han perdido vigencia y por tanto valor para la consulta y pueden ser destruidos. Fotocopias de artculos y extractos de libros duplicados varias veces. Documentos de carcter social (invitaciones, tarjetas de felicitacin). Documentos en borrador cuya versin definitiva se encuentre en alguna (s) de las series de la oficina. Responsabilidad de efectuar la depuracin: Lo normaliza el Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nacin de Colombia y no requiere autorizacin del Comit de Archivo ni de otra oficina. Asesora: En razn a la novedad del proceso de organizacin de archivos de oficina con base en las TRD, es imprescindible que las unidades de archivo de sede (Divisin o Seccin) asesoren a las oficinas y unidades de la sede en el procedimiento de identificacin de documentos depurables. Es requisito indispensable para efectuar depuraciones de documentos, que la oficina y/ o unidad se encuentre adelantando el procedimiento de aplicacin de TRD. La Unidad de Archivo de Sede debe identificar las clases de documentos facilitativos y/ o depurables ms comunes en las oficinas de la Sede e incluir en sus estadsticas los volmenes de estos que se identifiquen y traten a lo largo de la aplicacin de TRD. Disposicin de los documentos depurables: Los documentos carentes de todo valor (depurables) pueden ser objeto de dos acciones:

a) Si se encuentran escritos o usados por sus dos caras, se destruirn mediante el picado manual o con mquina en caso de ser ello posible. b) Si los documentos solo ocupan una cara de la hoja, pueden utilizarse para impresin de borradores por su cara limpia en las mismas oficinas (como

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papel reciclado) o para elaborar laminas de proteccin para el grapado de los documentos de gestin. (aislante entre el gancho de cosedora o clip y los documentos). Para este uso se recomienda antes de la reutilizacin trazar lneas con lpiz o esfero en la cara escrita del documento a efectos de evitar que se confundan con documentos de la unidad u oficina y sean fcilmente identificables como papel de reciclaje. Importancia del procedimiento de depuracin documental La depuracin es un procedimiento indispensable para la racionalizacin en la conservacin de documentos de las oficinas ya que la ausencia histrica de una tradicin y disciplina de seleccin y destruccin de documentos informativos y de mera consulta ha llevado a la recoleccin de extensos volmenes de estos documentos, ocupando valiosos espacios (estanteras, archivadores), generando gastos innecesarios (carpetas, cajas) en detrimento de mejores condiciones para los documentos de gestin de las unidades y legando un problema de dimensiones exorbitantes a las unidades de archivo.

DOCUMENTOS FACILITATIVOS.

La destruccin de documentos facilitativos o de apoyo no requiere autorizacin de Comit ni de la Seccin de Archivo, pero si de un control por parte de la misma unidad u oficina. Para este control la Unidad Nacional de Archivo enviar el instrumento respectivo. Es conveniente que hasta tanto dicho instrumento no sea definido, estas destrucciones sean asesoradas por la Seccin de Archivo a efectos de evitar que errneamente se eliminen documentos de TRD y garantizar que las oficinas y funcionarios comprendan correctamente cual es el concepto de los documentos facilitativos.

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LIMPIEZA. Estas actividades se inclinan por el control de las cargas de polvo y de contaminantes biolgicos que son los causales de un buen nmero de deterioros en los bienes documentales. Se hace necesario que estos temas y las actividades derivadas de ellos, sean abordados por profesionales y personal debidamente capacitado en el campo de la conservacin del patrimonio, dado que la aplicacin de tcnicas y productos inadecuados pueden generar un dao mayor sobre los soportes. Por esta razn los custodios del archivo siempre deben conocer el efecto que cualquier sustancia y procedimiento pueden generar sobre los soportes, materiales de almacenamiento y la salud de los funcionarios. LIMPIEZA DE LA DOCUMENTACIN. Esta labor debe adelantarse en un espacio con buenas condiciones de ventilacin, iluminacin e higiene. - El personal dedicado a esta tarea deber disponer de elementos de trabajo apropiados como: overol, gorra, mascarilla y guantes. - Para realizar esta labor se debe contar con un equipo mnimo que comprende: aspiradora, brochas, telas de algodn, bayetilla. La aspiradora debe estar dotada de una boquilla de succin protegida con tela suave, las brochas deben ser de cerda suave y las telas de algodn preferiblemente blancas. Emplear la aspiradora slo para las partes externas de los libros, tomos y dems encuadernaciones. Para la parte interna y el interior del pliegue de los cuadernillos, utilizar la brocha de cerdas suaves. Eliminacin de material metlico Este proceso no debe realizarse independiente ni aisladamente. Debe efectuarse con extremo cuidado para evitar la mezcla indiscriminada de documentos que pueda afectar la foliacin y descripcin correspondiente. - Eliminar el material metlico: clips, ganchos de cosedora, legajadores, etc. procurando no ocasionar deterioros de tipo fsico a la documentacin. - Con el fin de no separar la unidad documental de los expedientes, se puede cambiar el material metlico por elementos elaborados en material plstico o con recubrimientos que eviten su oxidacin. En su defecto puede emplearse un

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fragmento o trozo de papel, como barrera entre el material metlico y la documentacin. - Reemplazar las carpetas tradicionales por materiales desacidificados o de cartulina blanca.

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FOLIACIN Tiene dos objetivos principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de conservacin dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta ltima como respeto al principio de orden original y la conservacin de la integridad de la unidad documental o unidad archivstica. Permite ubicar y localizar de manera puntual un documento, la foliacin es necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios, formatos de control de prstamos, TRD, TVD) y de consulta (inventarios, guas, catlogos). De otra parte, la foliacin es requisito necesario para las transferencias tanto primarias (archivo de gestin al archivo central) como secundario (archivo central al archivo histrico).

Requisitos para la foliacin: La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar previamente clasificada. La de las oficinas se encontrar relacionada en la Tabla de Retencin Documental (TRD). En fondos acumulados, se foliar la documentacin que por Tabla de Valoracin Documental (TVD) sea objeto de conservacin en Archivo Central o Archivo Histrico, al igual que aquella que va a ser reproducida en otros soportes. La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar previamente ordenada. La ubicacin correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original, es decir, que est de acuerdo con los trmites que dieron lugar a su produccin. El orden original ms comn es el orden cronolgico. El nmero uno (1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trmite en consecuencia corresponde a la fecha ms antigua. La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar depurada. La depuracin consiste en el retiro de duplicados idnticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestin o de oficina. En fondos acumulados, se har igualmente depuracin. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliacin se ejecutar de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales complejas

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(contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurdicos), cada uno de sus expedientes tendr una sola foliacin de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en ms de una unidad de conservacin (carpeta), la foliacin se ejecutar de forma tal que la segunda ser la continuacin de la primera. La foliacin debe efectuarse utilizando lpiz de mina negra y blanda, tipo HB B. Otra alternativa es el uso de bolgrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso de este elemento dificulta corregir una foliacin mal ejecutada. No se debe foliar con lpiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la mayora de los casos, por las mquinas reprogrficas. Procedimiento para realizar foliaciones: 1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir nmeros. 2. No se debe foliar utilizando nmeros con el suplemento A, B, C, bis. 3. Se debe escribir el nmero en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento. 4. Se debe escribir el nmero de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales. 5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar dao irreversible al soporte papel. 6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco. 7. Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrn el nmero de folio consecutivo que les corresponde, an cuando estn plegados. En el rea de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las caractersticas del documento foliado: tamao, colores, ttulo, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se dejar constancia mediante un testigo de su lugar de destino y en este se indicar la procedencia. Esto es lo que se denomina cruce de referencia.

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8. Los anexos impresos (folletos, boletines, peridicos, revistas.) que se encuentren se numerarn como un solo folio. En el rea de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de ttulo, ao y nmero total de pginas. Si se opta por separar este material se har el correspondiente cruce de referencia. 9. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeo adheridos a una hoja, a sta se le escribir su respectivo nmero de folio, dejando en el rea de notas del instrumento de control o de consulta las caractersticas del documento foliado: cantidad de documentos adheridos, ttulo, asunto y fecha de los mismos. (Para adherir documentos o fotografas a una hoja, debe utilizarse pegante libre de cido). 10. Las fotografas cuando estn sueltas se foliarn en la cara vuelta, utilizando lpiz de mina negra y blanda, tipo HB B, correspondiendo un nmero para cada una de ellas. En el rea de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las caractersticas del documento foliado: tamao, color, ttulo, asunto, fecha y otros que se consideren pertinentes. Si una o varias fotografas se encuentran adheridas a una hoja, a sta se le escribir su respectivo nmero de folio, dejando constancia en el rea de notas del instrumento de control o de consulta, de la cantidad de fotografas adheridas a la hoja, al igual que otras caractersticas: tamao, color, ttulo, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se har el correspondiente cruce de referencia. 11. Las radiografas, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben colocarse en un sobre de proteccin y se har la foliacin al sobre antes de almacenar el material para evitar marcas, dejando constancia en el rea de notas del instrumento de control o de consulta el contenido del sobre: cantidad, tamao, color, ttulo, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. 12. En caso de unidades de conservacin (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fbrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. De todos modos debe registrarse en el rea de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o pginas que contiene.

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13. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejar esta foliacin siempre y cuando en una unidad de conservacin no haya ms de una, en caso contrario, cuando haya ms de una, deber refoliarse toda la unidad de conservacin. 14. Si existen errores en la foliacin, sta se anular con una lnea oblicua, evitando tachones. 15. La foliacin es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripcin o proceso tcnico de reprografa (microfilmacin o digitalizacin). 16. La documentacin que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en Archivos Histricos, cuyos folios estn sueltos y en blanco, se retirarn. Si por el contrario, se encuentran empastados o cosidos debern foliarse y se dejar la anotacin respectiva en el rea de notas del instrumento de control o de consulta que tienen esta condicin. La foliacin de este tipo de documentos debe efectuarse utilizando lpiz de mina negra y blanda, tipo HB o B. 17. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestin o archivos centrales, pero s dejar la constancia en el rea de notas del instrumento de control o de consulta. 18. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando stos cumplen una funcin de conservacin como: aislamiento de manifestacin de deterioro biolgico, proteccin de fotografas, dibujos, grabados u otros, o para evitar migracin de tintas por contacto. 19. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos digitales CDs-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el rea de notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar este material se har el correspondiente cruce de referencia.

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INVENTARIO DOCUMENTAL. De acuerdo con la norma internacional de descripcin archivstica el inventario debe establecer seis elementos esenciales: 1. Signatura/cdigo de referencia: son los cdigos asignados a los pases para identificarlos en el contexto internacional. 2. Titulo: es el nombre del archivo, fondo o coleccin. 3. Fechas extremas: corresponde a la fecha inicial y final del expediente, se puede citar da, mes y ao o solo los aos inicial y final de la documentacin. 4. Nivel de descripcin: se refiere a la necesidad de indicar que al archivo cuenta con otros instrumentos de descripcin como son guas, catlogos (impresos o en bases de datos). Adems se debe se debe explicar en una presentacin o introduccin, si el inventario se refiere a todo el fondo o a algunas secciones o solo a las series documentales. 5. Volumen y soporte: en cuanto al soporte del documento, este se refiere al tipo de material empleado para resguardar la informacin: microfilmes, videos, fotografas, papel, pelculas, compactos, etc. Para finalizar se deber indicar cul es la medida de unidad empleada para cuantificar el volumen documental del archivo ya sean documentos, expedientes y cajas (sealar tipos y medidas de las cajas), esto por ser los ms comunes; cabe resaltar la utilizacin de la unidad de medida denominada metros lineales de documentacin, esta unidad de medida se utiliza nica y exclusivamente cuando no se puede cuantificar el volumen documental del archivo ya sean documentos, expedientes, cajas, archiveros o gavetas que integran un archivo, o bien para convertir al sistema mtrico decima, las cantidades antes descritas, no es una unidad de medida obligatoria para cuantificar el volumen documental. 6. Nombre del productor: es cualquier entidad (institucin, familia o persona) que ha producido, reunido y conservado documentos en el desarrollo de su actividad personal o institucional. Para el caso de las instituciones se debe registrar el nombre de la entidad que se est describiendo, su historia o la historia del fondo, seccin o serie documental, lugares y fechas extremas de su documentacin. Una vez se han desarrollado esta serie de parmetros cabe advertir que la utilidad del inventario es doble:

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Informar acerca del documento y la localizacin del mismo adems de ser un instrumento de de control de la documentacin. Las recientes instrucciones legales en materia de organizacin de archivo establecen entre otras obligaciones, garantizar la localizacin y uso de los documentos que integran los archivos a su cargo; los mismos lineamientos establecen los diferentes tipos de inventarios documentales como los instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo luego que permiten su localizacin (inventario general), transferencias (inventario de transferencias), o baja documental.

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ELEMENTOS PARA LA ORGANIZACIN.

Las unidades de conservacin ms comunes que se encuentran en los archivos son: paquetes, legajos, a-.z, tomos, carpetas, cada una de estas unidades de conservacin se prepararan de una manera especial para la transferencia documental. 1. La documentacin que no est encuadernada ni empastada deber almacenarse en cajas y carpetas. 2. La documentacin empastada o encuadernada cuyos lomos estn desprendidos o deteriorados deber someterse al proceso de empaste o refuerzo del lomo utilizando materiales y procedimientos adecuados. El archivo general de la nacin recomienda que estas unidades de conservacin no se utilicen solo en el momento de una transferencia sino que su utilizacin sea la de conservar documentacin tambin en los archivos centrales e histricos; como cajas y carpetas las cuales tienen la siguiente regulacin: Cajas. - Materiales. Elaboradas en cartn corrugado, recubierto en su cara interna por una pelcula a base de parafina y ceras vegetales. Adicionalmente, cada caja tendr dos fuelles elaborados en el mismo cartn. - Tamao. Las dimensiones ms generalizadas son: alto 27 cts., ancho 40 cts. y profundidad 12.5 cts. Cada entidad podr establecer los tamaos de acuerdo con su documentacin. El diseo con pliegues y lengetas que encajan por presin (a manera de caja y espigo), permiten el ensamblaje sin la utilizacin de materiales metlicos, cintas, y/o adhesivos, fuentes de deterioro para la documentacin. - Capacidad. Se recomienda introducir el nmero de carpetas necesario de manera que no queden ni muy ajustadas ni muy sueltas. Para que conserven la verticalidad se recomienda el uso de fuelles de cartn.

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- Identificacin. Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas laterales, con los siguientes datos generales:

CODIGO (de la entidad) _____________________________ FONDO _________________________________________ SECCION___________________________________________ SUBSECCION_______________________________________ NUMERO DE CARPETAS___________ CAJA N __________ N CONSECUTIVO _______________ N CORRELATIVO _______________ FECHAS EXTREMAS DEL _________ AL __________

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Carpetas - Diseo. Debe adaptarse al volumen y tamao de la documentacin, garantizando la adecuada proteccin de los bordes. En lo posible debe mantenerse la unidad del expediente pero cuando este sobrepase los cien folios, la separacin deber hacerse respetando el contenido de los cuadernos o temas. - Material. Cartulina libre de acidez (neutra), o en su defecto, cartulina bond (blanca). - Identificacin: Se realizar sobre la solapa, en la esquina superior derecha, con los siguientes datos:

FONDO ________________________________________ SECCION ______________ SUBSECCION____________ SERIE _________________ SUBSERIE________________ N DE FOLIOS ___________ N DE CARPETA _________ N DE CAJA _____________

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MUEBLES UTILIZADOS EN LA LABOR DE ARCHIVO.

1. Archivador rodante: serie de estanteras paralelas entre s montadas sobre rieles, los cuales permiten su desplazamiento horizontal. Generalmente se utilizacin carpetas colgantes diseadas para archivador rodante en las cuales se depositan carpetas tipo manila o fibra. 2. Archivador vertical: mueble con gavetas expresamente diseado para colocar en forma ordenada carpetas colgantes que contienen documentos. 3. Estantera: mueble fijo, adosado al suelo y/o paredes elaboradas en metal, con travesaos y entrepaos desmontables y ajustables unidas entre s por medio de tornillos.

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ROTULACIN. Rotulacin de ley del legajo interno en el archivo central. Puede hacerse con rotulo impreso en papel, fotocopia, pegado en las esquinas, y cubierto con papel contac transparente o con stickers hechos mediante aplicacin informtica. 1. Principio de procedencia: se trata de que todos los expedientes o carpetas lleven en el rotulo el nombre de la dependencia productora con el fin de que sean conservados al fondo al que naturalmente pertenecen cuando sean trasladados a cualquier otro archivo. 2. Legajar los documentos en la carpeta desde el primer momento que se abren. 3. Depurar el expediente segn polticas institucionales: consiste en sacar documentos repetidos o que hayan perdido su vigencia. 4. foliar segn polticas institucionales. 5. Identificar la carpeta con el nombre que aparece en la tabla, ya sea vertical u horizontalmente de acuerdo a la orientacin de lectura, pero siempre evitando utilizar el centro de la carpeta que es donde va el rotulo estndar. 6. Rotular la carpeta cuando entre al archivo central 7. Rotular o marcar las carpetas, cajas; las carpetas y dems unidades de conservacin se deben identificar marcar y rotular de tal forma que permita su ubicacin y recuperacin la rotulacin de cajas se da con base al acuerdo 042 de 2002, art. 4 numeral 7.

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INSTRUCTIVO DEL FORMATO DE TABLAS DE RETENCION Entidad Productora. Debe colocarse el nombre completo o Razn social. Oficina Productora. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva la documentacin tramitada en ejercicio de sus funciones. Hoja _ /_. En el primer espacio debe consignarse el nmero que identifica cada hoja, siguiendo un consecutivo que determinar el total de las hojas utilizadas para la elaboracin de las tablas de retencin de la entidad. El segundo corresponde al nmero total de hojas diligenciadas para la entidad. Cdigo. Sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras de documentos como sus series respectivas. Este debe responder al sistema de clasificacin documental establecido en la entidad. Serie. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales, emanadas de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. De ser pertinente, tambin se listarn la Subseries correspondientes. Retencin. Plazo en trminos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central. Esta permanencia est determinada por la valoracin derivada del estudio de la documentacin producida en las oficinas. Archivo de Gestin. Es aquel donde se rene la documentacin en trmite en busca de solucin a los asuntos iniciados, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten. Es el archivo de las oficinas productoras. Archivo Central. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, una vez finalizados su trmite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. Disposicin final. Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoracin con miras permanentes, a su eliminacin, seleccin por muestreo y/o microfilmacin.

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Conservacin total. Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposicin legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de la entidad productora, convirtindose en testimonio de su actividad y trascendencia. Asimismo, son Patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigacin, la ciencia y la cultura. Eliminacin. Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histrico y carecen de relevancia para la investigacin, la ciencia y la tecnologa. Seleccin. Proceso mediante el cual se determina la conservacin parcial de la documentacin por medio de muestreo, entendindose este como la operacin por la cual se conservan ciertos documentos de carcter representativo o especial durante la seleccin con criterios alfabticos, numricos, cronolgicos, topogrficos, temticos, entre otros. Microfilmacin: Tcnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes en pelcula. En esta columna tambin se indican otros soportes electrnicos o magnticos. Procedimientos. En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la modalidad de muestreo, microfilmacin y eliminacin.

CUADRO DE SECCIONES Y SUBSECCIONES:

CODIGO SECCION 1 Junta Directiva 2 Gerencia 3 Auditoria 4 Direccion desar Producto

SUBSECCION

Asistencia de Gerencia

Escalado y Patronaje 5 Direccion de Operaciones

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CLASIFICACIN DE SERIES Y SUBSERIES.

1 60 Fichas Tecnicas 1 2 3 70 Indicadores de Gestion 1 80 Memorando 90 Nomina 1 100 Ordenes 1 2 110 Plan de Consigacion 1 120 Proveedores 1 2 130 Solicitudes 1 2 140 Traslados 1 2

*Facturas de Venta *Muestras Fisicas *Porveedores *Satelites *Lista de Precios

10

15

5

10

1

5

*Contrato de Prestamo *Compra *Produccion *Remision por el almacen *Insumos Nacionales e Internacionales *Maquinaria *Insumos *Sesgo *Bodega *Puntos de Venta

1 1 1 1

5 5 5 5

1

5

1

5

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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL. REA DE PRODUCCIN COD: 203.ENTIDAD PRODUCTORA: Pintos S.A OFICINA PRODUCTORA: Cod. 203 Produccion CODIGO SECCION TIPO DOCUMENTOS RETENCION AG AC 1 5 N: 01 DE:

DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES CT M S E

70 Indicadores de Gestion 1 *Lista de Precios

*Subseries MS series

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL. REA DE COORDINACIN DE SATLITES COD: 204.ENTIDAD PRODUCTORA: Pintos S.A OFICINA PRODUCTORA: Cod. 204 Coordinacion de Satelites RETENCION CODIGO SECCION TIPO DOCUMENTOS AG AC 30 Cuenta de Cobro 1 5 1 *Punto de Venta 2 *Produccion Satelite 10 Costos de Produccion 1 5 1 *Control Orden de Compra 20 Control de Descargue 1 5 110 Plan de Consignacion 1 5 1 Remision por el Almacen N: 02 DE: 02

DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES CT M S E X X X X

*Subseries MS series

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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL. REA DE DIRECCIN DE OPERACIONES COD: 206.ENTIDAD PRODUCTORA: Pintos S.A OFICINA PRODUCTORA: Cod. 206 Direccion de Operacin RETENCION CODIGO SECCION TIPO DOCUMENTOS AG AC 40 Devoluciones 1 *Boutiques 1 5 2 *Satelites 3 *Remisiones 50 Facturas 10 15 1 *Factura de Venta 100 Ordenes 1 5 1 *Compra 2 *Produccion 130 Solicitudes 1 5 1 *Sesgo 2 *Insumo 140 Traslados 1 5 1 *Bodega 2 *Puntos de Venta *Subseries MS series N: 01 DE: 01

DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES CT M S E X

X X

X

X

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL. REA DE DIRECCIN DESARROLLO DE PATRONAJE COD: 202.ENTIDAD PRODUCTORA: Pintos S.A OFICINA PRODUCTORA: Cod. 202 Direccion Desarrollo de Patronaje RETENCION CODIGO SECCION TIPO DOCUMENTOS AG AC 60 Fichas Tecnicas 1 *Muestras Fisicas 1 5 2 *Proveedores 3 *Satelites N: 01 DE: 01 DISPOSICION FINAL OBSERVACIONES CT M S E X

*Subseries MS series

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TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

El objetivo de las transferencias documentales es el de consignar los documentos del archivo de gestin al archivo central, y de este al histrico, todo esto de aprobacin con los plazos establecidos en las tablas de retencin documental. El Departamento de Administracin de Documentos - Archivo General en cumplimiento de sus objetivos y de acuerdo con las polticas de recuperacin, custodia, conservacin y difusin del patrimonio documental de la institucin, Las transferencias documentales nos permiten: - Garantizar el acceso a la informacin. - Evitar la produccin y acumulacin irracional de documentos. - Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentacin. - Solucionar, a nivel fsico y funcional, el problema de la acumulacin de documentos en las dependencias e instituciones productoras. - Concentrar la informacin til, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histrico institucional. - Guardar con precaucin o definitivamente la documentacin, en las mejores condiciones de conservacin. Toda transferencia deber ir acompaada de un inventario en el que se relacionarn las series, Subseries y unidades documentales, consignando las fechas extremas y el nmero de legajos. Con la ejecucin de estas transferencias no slo se descongestionan las oficinas sino que se establecer un vnculo ms estrecho entre los Archivos de Gestin y el Archivo Central.

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CONCLUSIONES. Dada la necesidad que tiene la compaa en cuanto al manejo y organizacin documental se ha generado este manual para lograr as la optimizacin del proceso documental desde su creacin hasta su eliminacin o conservacin dada la importancia de cada tipo documental, serie y anexos a esta. Adems se dejan claros ciertos conceptos importantes en cuanto al manejo de archivo su uso y conservacin, caractersticas generales y la correcta forma de implementar cada uno de los formatos exigidos por ley para el mejoramiento del trabajo en archivo. Siempre y cuando se sigun las reglamentaciones pertinentes es seguro que el trabajo del archivador ser mucho mas efectivo y eficiente dado el compromiso adquirido y el grado de responsabilidad que implica esta labor.

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ACTA DE CREACION DE COMIT DE ARCHIVO. (Agosto de 2011) Por la cual se actualiza y reglamenta el Comit de Archivo de la compaa PINTOS S.A. El coordinador general del rea de archivo

En uso de sus facultades legales y en especial de las que se le confieren. CONSIDERANDO Al coordinador de rea de archivo le corresponde crear y organizar los rganos de asesora y coordinacin que considere necesarios, para el desarrollo de las funciones de la Entidad; Que segn lo previsto en el artculo 19 del Reglamento General de Archivos, expedido por la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin mediante Acuerdo N 07 de junio 29 de 1.994, la compaa PINTOS S.A cre y reglament el funcionamiento del Comit de Archivo de la Entidad. Que dicho Comit, conformado como un grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las polticas, programas y normas archivsticas de la Entidad, dadas las modificaciones a la estructura orgnica de la Entidad como consecuencia de la eliminacin, creacin y fusin de Grupos de Trabajo, se hace necesario actualizar su conformacin y funcionamiento; Que en relacin a lo anteriormente expuesto; RESUELVE: PRIMERO: CONFORMACIN.- El Comit de Archivo de la COMPAA PINTOS S.A estar conformada por las siguientes dependencias. El Coordinador del Grupo de Archivo, quien har las veces de Secretario del Comit El gerente general El coordinador de la dependencia de archivo y administracin Tcnicos en organizacin de archivos

Adems, podrn asistir como invitados aquellos funcionarios o particulares que puedan aportar elementos de juicio necesarios en las reuniones correspondientes.

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SEGUNDO. FUNCIONES DEL COMIT.- Son funciones del Comit de Archivo de la Superintendencia de Sociedades las siguientes: Orientar los procesos administrativos y tcnicos relacionados con la administracin documental de la Entidad; Coordinar los programas de gestin documental, racionalizacin de la produccin de documentos, responsabilidad y manejo de archivos; Aprobar los procesos de transferencias documentales primarias y secundarias de los archivos de gestin al archivo central y del archivo central al Archivo General de la nacin; Aprobar los ajustes y actualizaciones a las tablas de Retencin Documental de la Entidad ; Orientar los procesos de consulta y atencin al usuario para garantizar los derechos fundamentales de acceso a los documentos y a la informacin; Servir de instrumento de apoyo en la toma de decisiones por parte de los funcionarios encargados del manejo de archivos; Promover la actualizacin permanente en todos los procesos relacionados con la administracin documental, con la produccin y el manejo de la informacin. TERCERO. REUNIONES. El Comit se reunir ordinariamente cada tres (3) meses y extraordinariamente cuando las necesidades as lo requieran y sea convocado por el Secretario General. CUARTO. SECRETARIO DEL COMIT. El Comit tendr un secretario quien ser la persona encargada del Grupo de Archivo. A falta de sta persona, ejercer la secretara, la persona que el presidente del Comit designe. ARTCULO QUINTO.FUNCIONES DEL SECRETARIO. Son funciones del secretario: Preparar el temario de las reuniones; Comunicar a los integrantes del Comit las convocatorias a las reuniones del mismo. Presentar al Comit los informes relacionados con los procesos adelantados en materia de programas de gestin documental, transferencias, valoracin de fondos documentales acumulados, eliminacin, Tablas de Retencin, etc.; Elaborar las actas de las reuniones efectuadas y someterlas a aprobacin del Comit en la siguiente reunin; Velar por el cuidado y la conservacin de los documentos y actas del Comit

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SEXTO. VIGENCIA. La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin. COMUNIQUESE Y CUMPLASE Dada en Bogot D. C. a GERENTE GENERAL GILBERTO MURILLO RAMIREZ Tramite: 000001 Dependencia: 001

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FORMATO DE INVENTARIO DOCUMENTALFORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL: ____________________ ENTIDAD REMITENTE: ___________________________________________ ENTIDAD PRODUCTORA: _________________________________________ AO UNIDAD ADMINISTRATIVA: _______________________________________ OFICINA PRODUCTORA: _________________________________________ OBJETO: ______________________________________________________

REGISTRO DE ENTRADA MES DIA No T

FECHAS EXTREMAS NUMERO DE ORDEN GODIGO NOMBRE DE LA SERIE, SUBSERIE O ASUNTOS INICIAL FINAL

UNIDADES DE CONSERVACION CAJA CARPETA TOMO OTRO NUMERO DE FOLIOS SOPORTE FRECUENCIA DE CONSULTA NOTAS

ELABORADO POR: ____________ ENTREGADO POR: ___________ RECIBIDO POR: ____________ CARGO: ____________________ CARGO: ___________________ CARGO: ___________________ FIRMA: ____________________ FIRMA: ____________________ FIRMA: ___________________ LUGAR: _________ FECHA: _____ LUGAR: ______ FECHA: _______ LUGAR: ________ FECHA: ___

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FORMULARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMETOS

A. DATOS DE LA UNIDAD REMITENTE unidad seccion nombre del responsable telefono coordinado de archivo

B. DATOS ADMINISTRATIVOS numero de unidades transferidas fecha de transferencia (a complementar por el archivo general) codigo de la unidad remitente numero de transferencia numero de registro

C. DESCRIPCION DE LA DOCUMENTACION A CUMPLIMENTAR POR LA UNIDAD REMITENTE A CUPLIMENTAR POR EL ARCHIVO GENERAL No ORDEN CODIGO CLASIFICASION DESCRIPCION FECHAS EXTREMAS SIGNATURA OBSERVACIONES

JEFE DE LA UNIDAD (FIRMA Y SELLO DE LA UNIDAD REMITENTE)

RECIBI: FECHA: (FIRMA Y SELLO DEL ARCHIVO GENERAL)

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BIBLIOGRAFIA. . Archivo General de la Nacin de Colombia y Ministerio de Educacin y cultura Hacia un diccionario de terminologa Archivstica. Santa fe de Bogot, 1997. . ALBERCH I. FUGUERAS, Ramn. "El tratamiento de la documentacin activa y semiactiva. . VAZQUEZ, Manuel. Manual de Seleccin Documental, 2 edicin actualizada. Santaf de Bogot, A.G.N., 1992. . Terminologa archivstica propuesta por el Grupo Iberoamericano. . Normalizacin de la Gestin Administrativa. Documento de Trabajo en desarrollo del Proyecto de Normatividad Bsica del Archivo General de la Nacin.

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