Ministerio de Defensa Nacional · 2012-03-13 · Dirección de Finanzas. No está autorizada su...

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PROCEDIMIENTO No. 19 Página 1 de 28

EJECUCION PARTIDA VIATICOS

Código: 33.2.GF- MDSGDF-M001-01

Vigente a partir de: 26 ENE 2010

OBJETIVO: Efectuar el procedimiento de Ejecución partida Viáticos para ser aplicado por las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional y Entidades del Sector Defensa cuando así lo requieran.

ALCANCE: Funcionarios Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional y Sector cuando así lo requieran. Se inicia con unas generalidades posteriormente, se trata lo atinente a la cadena presupuestal para adelantar el procedimiento con los correspondientes registros contables y los puntos de control.

Fecha de emisión: Responsable del documento: Ubicación:

26 ENE 2010

Director Financiero

Ruta: Suite Visión Empresarial > Módulos > SGC > Documentos Página Web Ruta: www.mindefensa.gvo.co/Sobre el Ministerio/Dirección de Finanzas/Normatividad Financiera/Procedimientos/Ministerio de Defensa Nacional/Procedimientos SIIF Nación I.

HISTÓRICO DE CAMBIOS

VERSIÓN No.

FECHA DE EMISIÓN

CAMBIOS REALIZADOS

01 26 ENE 2010 Emisión inicial. Se actualizó el procedimiento en cuanto a la identificación de las entidades bancarias de acuerdo con la Circular Externa No. 0010 de 2009 de la Administración del SIIF Nación y se aclaró sobre las acciones a seguir cuando en la opción “Múltiples Beneficiarios” para uno sólo de los beneficiarios el pago no fue exitoso, dándose a conocer con la Circular No. 23-MDSGDFGAD-13.3 del 26 de Enero de 2010.

DEPENDENCIAS PARTICIPANTES

Dirección Finanzas

Elaborado por: PD. Edilse Martínez Castillo

Revisado por: PD. Martha Lucía Ramírez G.

Revisado por: CR. Diego E. Becerra Cornejo

Aprobado por: Alejandro Arbeláez Arango

Cargo: Profesional de Defensa

Cargo: Coordinadora Grupo Análisis y Difusión

Cargo: Director Financiero

Cargo: Viceministro para la Estrategia y Planeación

Fecha: 21 ENE 2010 Fecha: 22 ENE 2010 Fecha: 26 ENE 2010

Fecha: 26 ENE 2010

Firma:

Firma:

Firma: Firma: No Aplica

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

República de Colombia

http://www.mindefensa.gvo.co/Sobre










MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS

TABLA DE CONTENIDO PAG.

PROCEDIMIENTO No. 19

“EJECUCIÓN PARTIDA VIATICOS”

1. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL 3

2. BENEFICIARIO CUENTA 5

3. REGISTRO PRESUPUESTAL DEL COMPROMISO 5

4. OBLIGACIÓN 10

5. CONFIRMACIÓN Y CAUSACIÓN DE DEDUCCIONES 20

6. ORDEN DE PAGO 22

7. CONFIRMACIÓN ORDEN DE PAGO 23

8. CONTROLES 26










PROCEDIMIENTO No. 19

EJECUCIÓN PARTIDA VIATICOS El pago a beneficiario final se efectuará únicamente al beneficiario registrado en el acto administrativo o en la relación contractual por medio de la cual se afectan las apropiaciones presupuestales excepto en los casos que expresamente determine el Comité de Seguridad del SIIF Nación, dentro de los cuales no está contemplado el pago de planillas por concepto de Viáticos. Por lo tanto, la figura del endoso no aplica. Es pertinente aclarar, que únicamente cuando el pago corresponda a Viáticos y los mismos deben ser pagados en dólares adquiridos en el sistema cambiario, se procederá a utilizar la figura del endoso. Así mismo éste (endoso) se efectuará exclusivamente a las cuentas autorizadas de la Unidad o Regional en Línea por cuanto esta instancia es quien debe efectuar el pago al beneficiario final. Cabe señalar, que si la Unidad Ejecutora o Regional en Línea tiene constituida Caja Menor para el pago de Viáticos debe seguir el Procedimiento No. 7 “Apertura, Reembolso y Legalización de Cajas Menores Unidades en Línea con el SIIF Nación”. En consecuencia, a continuación se describe el Procedimiento para la Ejecución de la Partida de Viáticos al Interior en el Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF Nación, haciéndose la aclaración que cuando el número de los funcionarios a viaticar es mínimo se debe adelantar para cada uno la cadena presupuestal y si por el contrario, el número es significativo se debe en primera instancia, dejar en el Registro Presupuestal del Compromiso como beneficiario a la Unidad Ejecutora o Regional en Línea pero posteriormente, en la Obligación utilizar la Carpeta de Múltiples Beneficiarios y cargar la información bien sea en forma manual o a través de archivo plano. 1. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Es el documento expedido por el Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y para su expedición lo debe solicitar el Ordenador del Gasto o el delegado contractual, para lo cual el perfil Presupuesto lo debe adelantar a través










de la RUTA: Egresos / Ejecución / Certificado de Disponibilidad Presupuestal, donde se obtiene la siguiente pantalla:

Sobre esta pantalla se debe tener en cuenta: Año fiscal: El sistema trae el año de la conexión. Vigencia: El sistema siempre trae la vigencia 1 esto debido a que sólo se puede realizar certificado de disponibilidad en la vigencia actual. Licitación o Concurso: No Aplica. Fecha CDP: Corresponde a la fecha en que se elabora el certificado de disponibilidad presupuestal. Tipo de CDP: Se debe seleccionar “Gasto” para afectar la apropiación. Valor Operación: Corresponde al valor por el cual se va a expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal. En la carpeta de Datos Financieros se deben diligenciar los siguientes campos:










Se debe seleccionar o digitar la asignación interna así como el rubro presupuestal a nivel de Decreto de Liquidación, es decir el rubro 2 0 4 11 Viáticos y Gastos de Viaje. Valor Operación: Registrar el valor de la apropiación a afectar. Objeto: Texto libre en el cual se identifique el motivo de la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Una vez grabada la transacción, el sistema asigna el número del Certificado de Disponibilidad Presupuestal único por Unidad Ejecutora o Regional en Línea, el cual debe ser impreso y firmado por el Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces como documento soporte. 2. BENEFICIARIO CUENTA Una vez expedido el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, se deben incluir en el Sistema SIIF Nación los datos de los funcionarios a quienes se les van a pagar Viáticos al Interior como beneficiarios cuenta, para lo cual se debe solicitar a cada uno de ellos la certificación bancaria donde se estipule el Nombre, el tipo y número de documento de identidad, el tipo y número de cuenta, y constancia de que se encuentre activa. Para el manejo de esta transacción, intervienen dos perfiles uno para la creación del beneficiario cuenta Perfil Presupuesto y el otro, para enviarla a validación Perfil Beneficiario Cuenta, para el efecto se debe ver el “Procedimiento No. 26 Beneficiario Cuenta”.

3. REGISTRO PRESUPUESTAL DEL COMPROMISO El área de presupuesto efectúa el Registro Presupuestal del Compromiso, para ello ingresa a la transacción por la RUTA: Egresos/ Ejecución/ Compromiso, el sistema despliega la siguiente pantalla:










Sobre esta pantalla se debe tener en cuenta:

Año Compromiso: El Sistema automáticamente trae el año de la vigencia.

Vigencia: Digitar uno (1) ya que corresponde a Vigencia Actual.

Unidad Ejecutora: El Sistema automáticamente trae los datos de la Unidad Ejecutora o Regional en Línea.

No Compromiso: Este número lo genera el sistema una vez grabada la transacción, único por Asignación Interna, Año de Conexión y Tipo de Registro.

Fecha Compromiso: El Sistema trae los datos de la fecha en que se está realizando la operación.

Compromiso Vigencia Futura: No aplica.

Operación: Esta transacción permite adicionar, reducir o anular el compromiso, así como modificar el texto.

No. CDP: Registrar o seleccionar el número del Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP que se generó y que respalda el proceso.

Ordenador del Gasto: El Sistema permite seleccionar el Ordenador del Gasto creado con anterioridad.










Número de Cédula del Ordenador del Gasto: Se debe digitar el número de la cédula del Ordenador del Gasto de la Unidad Ejecutora o Regional en Línea. Registro de Adquisición de Bienes/ Servicios: No aplica. Valor Compromiso

Valor Inicial: Este campo se llena automáticamente una vez grabada la transacción. Valor Actual: Este campo muestra el valor del compromiso después de que se efectúe alguna transacción de adición o reducción.

Operaciones: Indica el saldo neto después de efectuar bien sea una adición o reducción. Se llena automáticamente una vez grabada la transacción.

Saldo por obligar: Este campo se llena automáticamente una vez grabada la transacción y presenta el saldo pendiente de afectar del compromiso.

Valor Operación: Digite el valor a comprometer el cual debe corresponder al monto indicado en la Resolución de Viáticos.

Moneda pago: Seleccionar pesos.

En la Carpeta Datos Financieros se deben diligenciar los siguientes campos:

Asignación Interna: Digite o seleccione la asignación interna correspondiente.

Rubro Presupuestal: Digite o seleccione los rubros presupuestales al máximo nivel de desagregación, es decir, 2 0 4 11 1 si corresponde a Viáticos y Gastos de Viaje al Exterior o 2 0 4 11 2 si corresponde a Viáticos y Gastos de Viaje al interior.

Valor Operación: Digite el valor a afectar. En la Carpeta Datos Administrativos se deben diligenciar los siguientes campos:










Documento Soporte Tipo: Resolución. Número: Digite el Número de la Resolución. Fecha: Digite la fecha de la Resolución de Viáticos. Beneficiario: Es importante tener en cuenta las siguientes situaciones:

a) Si la comisión es al interior y el número de funcionarios a viajar es mínimo, se

debe adelantar la cadena presupuestal por cada uno de ellos. b) Si la comisión es al interior y el número de funcionarios a viajar es significativo,

se debe dejar inicialmente como beneficiario la Unidad Ejecutora o Regional en Línea, toda vez, que en la Obligación se debe efectuar la carga de los Múltiples Beneficiarios.

Tipo Doc. Id: Seleccione el tipo de documento correspondiente.

Número: Digite o seleccione el número según corresponda.

Nombre/Razón Social: El sistema trae automáticamente de acuerdo a los datos ingresados.










Pago

Cheque: No se encuentra habilitado.

Cuenta: Seleccione esta opción haciendo clic en el campo correspondiente. Entidad Financiera

Nombre: Seleccione el nombre de la entidad financiera correspondiente.

Cuenta No: Digite o seleccione el número de la cuenta.

Si se da directamente un clic sobre el campo de cuenta, el sistema muestra tanto la cuenta como el nombre de la entidad financiera para ser seleccionada, sin necesidad de llenar primero dicho campo. Lo anterior, por cuanto se tiene una relación directa entre el beneficiario y la entidad financiera ya que esta información es heredada de la transacción beneficiario cuenta. NOTA: El Sistema SIIF Nación no habilita los campos de Entidad Financiera en aquellos casos donde se solicitó la no validación de cuenta bancaria. Objeto: Texto libre, el sistema trae la información incluida en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal pero permite cambiarla.

En la Carpeta Plan de Pagos se deben diligenciar los siguientes campos:

Nivel de Agrupación: Seleccione el nivel de agrupación PAC que presenta el Sistema, el cual debe ser A0022C o A0022S dependiendo de si son recursos Con o Sin Situación de Fondos.

Fecha: Antes de digitar la fecha, se debe constatar que se cuente con cupo de PAC para el mes respectivo y tener en cuenta, que el compromiso corresponde a una fecha variable ya que son Gastos Generales, por lo tanto, el giro se debe programar para los días lunes o martes y cuando el lunes es festivo se correrá a martes o miércoles. Valor: Digite el valor a girar. Condición Pago: Texto libre donde se describe la forma de pago del acto administrativo.










Saldo Pendiente por Planear: El Sistema llena automáticamente este campo en el momento de incluir el valor de la operación. Total Pendiente por Planear: El Sistema SIIF Nación en este campo va mostrando el valor que está pendiente por planear, no se puede grabar hasta que este campo no sea igual a cero. Al grabar, el compromiso generará un número por cada asignación interna en línea (Nivel Central y Regional en Línea) y afecta en forma definitiva la apropiación presupuestal disponible. El compromiso debe ser impreso a través de la siguiente RUTA: Egresos/ Procesos/ Reportes Registros de Ejecución/ Registro Presupuestal del Compromiso. 4. OBLIGACIÓN Una vez grabado el compromiso, el Área Contable de la Unidad Ejecutora o Regional en Línea a través del Perfil Contable siguiendo la RUTA: Egresos - Ejecución / Obligación, elaborará la Obligación. El Sistema despliega la siguiente pantalla:

Con fundamento en la anterior pantalla se debe tener en cuenta:

Año Fiscal: El sistema trae automáticamente el año de la vigencia. Vigencia: Digitar Uno (1) que corresponde a Vigencia Actual.










No. Oblig. y OP: El sistema genera automáticamente el No. de Obligación una vez se grabe la transacción.

Fecha Oblig. y Op: El sistema muestra la fecha del día en que se está elaborando la obligación.

Múltiples Beneficiarios: Cuando se va a efectuar la obligación, para la situación descrita en el compromiso como “b) Si la comisión es al interior y el número de funcionarios a viajar es significativo, se debe dejar como beneficiario la Unidad Ejecutora o Regional en Línea”, toda vez, que en la Obligación se efectúa la carga de los Múltiples Beneficiarios. Se debe activar esta opción haciendo clic en el campo múltiples beneficiarios como se indica en la anterior pantalla, con lo cual se deshabilita el campo de Entidad Financiera en la carpeta de Datos Administrativos y se habilita la carpeta correspondiente a Múltiples Beneficiarios, con el propósito de efectuar posteriormente, la carga de los beneficiarios bien sea en forma manual o por archivo plano como se explica más adelante. Se debe tener en cuenta, en las obligaciones para el pago de viáticos cumplir con dos requisitos para su ejecución que son: un sólo rubro presupuestal y no se le aplican deducciones. Unidad Ejecutora: El sistema trae la Unidad Ejecutora o Regional en Línea de conexión.

Operación: Esta transacción permite adicionar, reducir, modificar el texto o anular la obligación. No. Compromiso: Digite o seleccione el número del compromiso que respalda la obligación y orden de pago, con el fin de que el sistema herede los datos contenidos en éste.

Otras Monedas: No aplica.

Anticipo: No aplica.

Fondos en Administración: No aplica.

Registro de Entrada Bienes/Servicios: No aplica. Valor - Operación: Digite el valor correspondiente, el cual debe ser acorde con la Resolución de la Comisión y del Compromiso.










Deducciones: No aplica. Neto: Corresponde al valor de la operación.

En la Carpeta Datos Financieros se debe diligenciar los siguientes campos: Área Geográfica: Se escogerá la zona del país donde se está realizando la transacción.

Código de Crédito: No aplica.

Tipo de Gasto: El sistema trae en forma automática el tipo de gasto que corresponde al compromiso efectuado.

Situación de Fondos: El sistema trae la información que se diligenció en el compromiso.

Asignación Interna: El sistema trae en forma automática la asignación interna seleccionada en el compromiso.

Rubro Presupuestal: El sistema trae los rubros presupuestales asociados al compromiso.

Cuenta Contable: Seleccione de la grilla de consulta haciendo clic sobre el extremo derecho del campo Cuenta Contable.

Valor Operación: Se registrará el valor a pagar. Carpeta Múltiples Beneficiarios: Tal como se indicó anteriormente, cuando se va a efectuar una obligación de una comisión al interior y el número de funcionarios es significativo, al hacer clic en el campo Múltiples Beneficiarios se activa la siguiente carpeta:










Como se puede observar, existen dos maneras de cargar la información de los múltiples beneficiarios, una en forma manual y otra, a través de archivo plano, las cuales se explican a continuación.

A. Tipo Carga Manual

El Perfil Contable debe seleccionar la información correspondiente al Tipo de Beneficiario, Tipo Documento de Identificación, Nombre Entidad Financiera, digitar o seleccionar el Número de Identificación, información que fue incorporada anteriormente en el sistema por la transacción de Beneficiario Cuenta, y digitar el Número de Cuenta y el Valor de cada uno de los funcionarios que van a viaticar. B. Tipo Carga por Archivo Plano La otra forma de realizar la carga es preparando un archivo plano y efectuar su carga seleccionando el tipo de carga por archivo plano con lo cual se activa la siguiente pantalla:










El archivo plano debe cumplir con las siguientes especificaciones: Separador de Campo | Archivo de Extensión txt

Número de Campos Cinco (5) así:

Primer Campo: Tipo de Documento:

1 Cédula de Ciudadanía 2 Si corresponde a NIT 3 Pasaporte 4 Cédula de Extranjería 5 Tarjeta de Identidad 6 Otro tipo de Documento. Segundo Campo: Número del Documento. Tercer Campo: Código del Banco.

A continuación se presenta la relación de bancos con su código y dígitos

que requiere en cada caso:










NOMBRE CODIGO DE

BANCO

DIGITOS

SUC CTA TOTAL DIGITOS

BANCO DE BOGOTA 1 3 6 9

BANCO POPULAR 2 3 6 9

BANCO SANTANDER 6 3 6 9

BANCOLOMBIA 7 3 8 11

TSE ROYAL BANK OF SCOTLAND COL.

8 3 6 9

CITIBANK 9 0 10 10

HSBC 10 3 7 10

GNB SUDAMERIS 12 2 6 8

BBVA 13 3 6 9

BANCO DE CREDITO 14 3 6 9

BANCO COLPATRIA 19 3 7 10

BANCO DE OCCIDENTE 23 3 6 9

STANDRAD CHARTERED 24 3 6 9

BANCO CAJA SOCIAL BCSC 30 5 7 12

BANCO DAVIVIENDA 39 4 8 12

BANCO AGRARIO 40 4 7 11

A.V. VILLAS 52 3 6 9

Se debe tener especial cuidado en digitar el número de la cuenta, toda vez, que como se puede observar por cada entidad financiera existe un mínimo de dígitos requeridos.

Es de indicar, que pueden ser creados nuevos códigos y nombres de Bancos de acuerdo a los movimientos del sistema financiero. Cuarto Campo: Número de la Cuenta. Quinto Campo: Valor.

Como ejemplo de esta estructura se tiene:

1|12885174|13|142610804|142500.00










1|12138946|13|142292317|30000.00 1|15987495|13|928095298|180000.00 1|7554186|13|142096213|180000.00 1|13174380|13|142298744|120000.00 1|7561479|02|230160022554|142500.00 Para la conformación del archivo plano se sugiere seguir el siguiente procedimiento: 1. En una hoja de excel incluir los datos solicitados teniendo especial cuidado

en que en cada celda quede situado un dato. Igualmente, incorporarlo sin puntos ni comas, así:

Una vez digitados los datos se guarda el archivo como tipo texto, tal como se indica en la pantalla anterior.

2. Por el explorador abrir el archivo texto.










Efectuar una copia del espacio que se encuentra entre cada tabulación, y

por la barra de herramientas utilizar la opción de Edición – reemplazar, en el campo buscar, copiar el espacio y en reemplazar digitar el pipe | (este comando se consigue al presionar Alt 124 al tiempo) así:

3. Al hacer clic en la opción Reemplazar todo, el archivo plano queda listo para ser cargado en el SIIF Nación, a través de la transacción indicada inicialmente así:










Es importante que antes de hacer la carga del archivo plano se verifique que la codificación sea ANSI, lo cual se puede hacer llamando el archivo e indicando Archivo / Guardar Como.










En la Carpeta Datos Administrativos se debe tener en cuenta: Documento Cobro: Digite los datos correspondientes a la Resolución de Viáticos.

Beneficiario: Como se indicó anteriormente si se seleccionó el campo de Múltiples Beneficiarios esta información no la presenta el sistema SIIF Nación; de lo contrario, se deben digitar los datos correspondientes al Tipo de Documento de Identidad y el Número. Cuenta Entidad Financiera - Nombre: Seleccione el nombre de la entidad financiera cuando no se haya seleccionado el campo de Múltiples Beneficiarios.

Cuenta No: Digite la cuenta correspondiente, la cual deberá estar en estado “ACTIVA”, toda vez, que el sistema no permitirá grabar dicha transacción si la cuenta se encuentra en cualquier otro estado. Objeto: Texto libre, donde se especifique el motivo de la expedición de la obligación. En la Carpeta Valores y Fechas se debe diligenciar los siguientes campos:

Fecha Límite de Pago: Digite la fecha prevista para el giro de los recursos la cual debe ser igual o superior a la del día en que se está efectuando la obligación pero, sin sobrepasar el mes que se definió en el plan de pagos y teniendo presente que el rubro es de Gastos Generales (fecha variable) y por consiguiente, se debe seleccionar lunes o martes para el pago ó martes o miércoles si el lunes es festivo. Una vez grabada la información el sistema diligenciará los campos: Valor de la Operación, Valor Inicial, Operaciones, Valor Actual, Fecha de Giro y Fecha Máxima.

Carpeta Usos por Proyecto: No aplica.

Carpeta Endoso: Esta opción se utilizará exclusivamente cuando el pago corresponda a viáticos que se deben pagar en dólares adquiridos en el sistema cambiario. Una vez grabada la transacción el perfil Contable debe consultar la Obligación generada para que el sistema habilite dicha carpeta, y procede a registrar los datos correspondientes a las cuentas de la Unidad Ejecutora Nivel Central o Regional en Línea.










El endoso se efectuará exclusivamente a las cuentas autorizadas de la Unidad Ejecutora nivel central o Regional en Línea nunca a un beneficiario que tenga cuentas registradas, y como se indicó, sólo aplica para viáticos a pagar en dólares. Así mismo, se recuerda que dicho procedimiento no aplica para recursos sin situación de fondos, debido a que el Tesorero de la Unidad Ejecutora nivel central o Regional en Línea es quien efectúa el pago al beneficiario final. REGISTRO CONTABLE Registro automático con la Causación de la Obligación

CODIGO CONTABLE

NOMBRE CUENTA DEBITO CREDITO

511119/511117 Viáticos y Gastos de Viaje XXX

240101001 Bienes y Servicios XXX

5. CONFIRMACIÓN Y CAUSACIÓN DE DEDUCCIONES Una vez grabada la transacción de Obligación el perfil Contable debe a través de la RUTA: Egresos/Ejecución/Confirmación y Causación de Deducciones, consultar la Obligación con el fin de efectuar la confirmación de las deducciones. Cabe recordar, que la Obligación para el pago de viáticos no lleva deducciones, pero igualmente, se debe efectuar dicha confirmación y grabar. El sistema genera la siguiente pantalla:










Sobre esta pantalla se deben diligenciar los siguientes campos: Vigencia: Digite 1 ya que la Obligación es de vigencia actual. No. Obligación: Digite el número de la Obligación. Una vez consultada el sistema traerá la información de la Obligación desplegando el tipo de operación, es decir: confirmación, adición, reducción y desconfirmación. El perfil Contable debe dar clic en el campo confirmación y guardar. Así mismo, el usuario encargado debe imprimir la obligación a través de la siguiente RUTA: Módulo de Egresos - Procesos / Reportes / Ejecución/ Anexo Dip Múltiples Beneficiarios Obl y OP. En este reporte, se identifica la fecha de elaboración, el número del compromiso, el tipo de beneficiario, número de documento, nombre del beneficiario, valor, entidad financiera y el número de cuenta bancaria, así:










6. ORDEN DE PAGO El perfil Pagador debe efectuar la selección de las obligaciones y ordenar su pago, tanto para recursos financiados Con como Sin Situación de Fondos. Si la Obligación es Con Situación de Fondos, se debe efectuar el siguiente procedimiento: Aprobada la programación por parte de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional de los cupos de giro para las obligaciones de fecha variable, el perfil Pagador a través de la RUTA: Egresos – Ejecución / Orden de Pago / Selección masiva de obligaciones / Fecha Variable efectúa la selección de las Obligaciones que van a ser pagadas. El sistema presenta la siguiente pantalla:

En esta transacción se debe diligenciar los campos de fecha y moneda. En el campo “fecha” se deberá digitar la fecha en que se va a realizar el giro por parte de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. En cuanto al campo de “moneda” debe seleccionarse pesos y posteriormente, consultarlo mediante el ícono “consultar crear”. El sistema desplegará las obligaciones que se encuentran pendientes de selección tomando como rango desde el día seleccionado hacia atrás, para lo cual el funcionario encargado de la transacción deberá seleccionar una a una y verificar contra la documentación soporte.










Una vez grabada la transacción el sistema genera el número de selección el cual es requerido para proceder a la confirmación del pago. Si la Obligación es Sin Situación de Fondos, el perfil Pagador a través de la RUTA: Egresos – Ejecución / Orden de Pago / Selección Obligaciones sin situación de fondos, seleccionará las obligaciones sin situación de fondos. El sistema traerá la siguiente pantalla:

En esta transacción se debe diligenciar el campo “fecha de giro”, la cual corresponde a la fecha que se tiene programada para pago por la Tesorería de la Unidad Ejecutora nivel central o Regional en Línea y posteriormente, consultarlo mediante el ícono “consultar crear”. El sistema desplegará las obligaciones que se encuentran pendientes de selección tomando como rango desde el día escogido hacia atrás, para lo cual el funcionario encargado de la transacción deberá seleccionar una a una y verificar contra la documentación soporte. Una vez grabada la transacción el sistema genera el número de selección el cual es requerido para proceder a la confirmación del pago. 7. CONFIRMACIÓN ORDEN DE PAGO Las áreas de Tesorería de las Unidades Ejecutoras Nivel Central o Regionales en el Línea a través del perfil Pagador deben proceder a confirmar la selección de las obligaciones para pago. Si a que las Obligaciones son Con Situación de Fondos, se hará mediante la RUTA: Egresos – Ejecución / Orden de pago / Confirmación orden de pago, debiéndose digitar el número de selección y proceder a la consulta por el ícono binóculos, con lo cual el sistema muestra la siguiente pantalla:










Una vez efectuado lo anterior, el sistema despliega las obligaciones seleccionadas y pendientes de confirmar, debiéndose dar clic en el campo de “Confirmar pago” en aquellas que efectivamente va a pagar. NOTA: Si se seleccionan obligaciones para pago y no se confirma el pago el mismo día el sistema desconfirma la selección, por lo tanto, el usuario debe realizar nuevamente la selección para la fecha prevista de pago. Una vez grabada la transacción de confirmación de orden de pago el sistema genera un número de orden de pago por cada obligación. La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional procederá a efectuar la consignación en las cuentas de los beneficiarios o en las cuentas autorizadas según corresponda (en esta instancia el sistema deja las órdenes de pago en estado pagadas). Para recursos Sin Situación de Fondos la Tesorería de la Unidad Ejecutora Nivel Central o Regional en Línea procederá a efectuar el pago al tercero, debiendo culminar la cadena presupuestal con la confirmación de las órdenes de pago sin situación de fondos mediante el Módulo CUN a través de la RUTA: CUN – Pagos / Confirmación / Ordenes de Pago Sin Situación de Fondos. El sistema presenta la siguiente pantalla:










De no efectuarse la confirmación de las órdenes de pago sin situación de fondos en el sistema al cierre de la vigencia se constituirá una Cuenta por Pagar lo cual no sería consistente, toda vez, que al tercero sí se le realizó el pago. REGISTROS CONTABLES Pago con endoso (sólo para pago de viáticos en dólares adquiridos en el mercado cambiario) Registro automático con el giro de los recursos de la DTN

CODIGO CONTABLE


111005XXX Cuenta Corriente XXX

470508 Funcionamiento XXX

Registro Manual con la extinción del pasivo

CODIGO CONTABLE




Pago a Beneficiario Final Registros automáticos con el pago al beneficiario

CODIGO CONTABLE



470508 Funcionamiento XXX










Registros Contables Sin Situación de Fondos

CODIGO CONTABLE




8. CONTROLES A. Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

- Se expide a nivel de Ordinal rubro Viáticos y Gastos de Viaje 2 0 4 11. - Una vez impreso debe ser firmado por el Jefe de Presupuesto o su equivalente en las Unidades Ejecutoras o Regionales en Línea. - Si el Certificado de Disponibilidad Presupuestal es modificado, adicionado o reducido, éste debe ser nuevamente impreso y firmado. B. Beneficiario Cuenta. El sistema inactiva las cuentas que no se han utilizado en 100 días, para

activarlas se debe iniciar nuevamente el proceso de validación. El Sistema SIIF Nación bloquea las cuentas que no están siendo utilizadas,

para activarlas el perfil “beneficiario cuenta” le puede cambiar su estado marcando la casilla registrar, con lo cual la cuenta queda en estado activa.

Se puede modificar el Tipo y la Clase de Cuenta. Diariamente se corre el proceso de eliminación de cuentas creadas con 15 días

de anticipación y que NO han sido utilizadas en ninguna transacción. Sólo se deben crear beneficiarios que van a recibir pagos a través del SIIF

Nación. C. Registro Presupuestal del Compromiso. Para el registro del Compromiso se requiere la Resolución de Viáticos, el

Certificado de Disponibilidad Presupuestal y los documentos que soportan la ordenación del gasto, con el fin de revisar los datos del beneficiario.

Si la comisión es al interior y el número de funcionarios a viajar es mínimo se debe adelantar la cadena presupuestal por cada uno de ellos, pero si el número de funcionarios a viajar es significativo, se debe dejar inicialmente en el Compromiso como beneficiario la Unidad Ejecutora o Regional en Línea y










posteriormente, en la Obligación utilizar la funcionalidad de Múltiples Beneficiarios.

La cuenta bancaria debe estar en estado distinto a inactiva. Se debe registrar el número de cédula del ordenador del gasto que firmó la

Resolución de Viáticos. D. Registro de la Obligación y de las Deducciones. La oficina de contabilidad es la responsable de registrar la obligación y de hacer

la confirmación de las deducciones. Revisar que el funcionario que aparece registrado sea el mismo que está en la

Resolución de Viáticos. La obligación para el pago de Viáticos no tiene deducciones, sin embargo, se

debe ingresar a la transacción de causación y confirmación de deducciones, confirmar y guardar.

El endoso de las obligaciones de Viáticos aplica únicamente para los viáticos que se van a pagar en dólares siempre y cuando hayan sido adquiridos en el mercado cambiario.

La instancia de confirmación y generación de órdenes de pago debe estar en cabeza del Pagador de la Unidad Ejecutora o Regional en Línea.

Si la obligación es de Múltiples Beneficiarios y se selecciona la opción de carga por archivo plano, es necesario que primero se verifique que las cuentas se encuentren activas en el sistema.

Si por algún motivo se anula una Orden de Pago de Múltiples Beneficiarios, el sistema automáticamente anula la Obligación, por lo tanto, se hace necesario volver a generar una nueva.

E. Registro Orden de Pago. Se debe tener en cuenta, que cuando se surta el proceso de carga de “Múltiples

beneficiarios” para el pago de viáticos si una sola de las cuentas bancarias es rechazada y en consecuencia, no se produce el pago, se debe anular la Orden de Pago por el valor que no fue exitoso con lo cual dicho monto regresa al “Compromiso”. Considerando que el Compromiso está asociado al NIT de la Unidad Ejecutora se debe utilizar este mismo, es decir, en ningún momento se puede hacer a nombre del beneficiario para el cual no fue exitoso el pago. Lo anterior, en atención que con cargo al Compromiso ya se efectuaron pagos.

Con el propósito de ordenar nuevamente el pago del valor pendiente y previa solución de la causal que generó el rechazo de la cuenta se debe para este caso (aplica para cuando no se hizo efectivo el pago de uno sólo de los beneficiarios) se debe elaborar una nueva “Obligación” con la marca de










“Múltiples Beneficiarios” digitando posteriormente, la información del beneficiario al cual no se le hizo efectivo el pago y se debe así mismo, incluir la información de otro de los beneficiarios a quien si se le pagó pero a este último se le debe colocar valor cero pesos en atención a que la misma transacción exige que sea más de un beneficiario. Una vez realizado lo anterior, se debe generar la Orden de Pago y pagada ésta en forma exitosa se debe entrar a anular la Orden de Pago del beneficiario que se seleccionó y se le había colocado valor cero pesos, es decir, que en ningún momento se deben dejar órdenes de pago con valor cero pesos. Se recuerda que este procedimiento sólo aplica para cuando no fue efectivo el pago de uno sólo de los beneficiarios. Por el contrario, si son varios los beneficiarios a los que no se les pudo pagar se hará la Obligación con la marca de “Múltiples Beneficiarios” digitando la información de los beneficiarios para los que no fue exitoso el pago y acá ya no se registrará ninguno con valor cero pesos sino con el monto que le corresponde a cada uno.

Ministerio de Defensa Nacional · 2012-03-13 · Dirección de Finanzas. No está autorizada su...

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