INFORME FIN DE GESTIÓN

Para: Dina Víquez EsquivelDirectora Administrativa y Financiera

De: Sonia Monge Delgado

Copia: MBA. Wilbert Cordero F., Jefe Depto. Gestión de Potencial Humano Licda. Jenny Xiomara Lee, Gestora Adm. Y Financiera DGT-DGH

Asunto: Presentación de Informe de Fin de Gestión del cargo de Jefatura de la Gestoría Adm. Y Financiera DGT-DGH

Fecha: 31 de mayo del 2018

De conformidad con lo establecido en por la Contraloría General de la República en la Resolución R- CO-61 del 24 de junio del 2005 y la Circular DAF-007-2009 ¨Lineamientos para la confección y presentación de Informes de Fin de Gestión¨, emitida en fecha 19 de agosto del 2009, me permito adjuntar el referido informe para los efectos pertinentes.

Sin otro particular, suscribe,

ANEXO 1

INFORME FIN DE GESTIÓN

1. INFORMACIÓN DEL FUNCIONARIO

Nombre de quien deja el cargo:MONGE DELGADO SONIA1º Apellido 2º Apellido Nombre

Número de cédula:107300513

Número de puesto ocupado:

008776

Cargo ocupado:Gestora Adm. Y Financiera, DGT-DGH

Ubicación:Gestoría Administrativa y Financiera DGT, DGH

Fecha de inicio de la labor:04/06/2006

Fecha de fin de la labor: 30-05-2018

Motivo de separación del cargo:Ascenso en Propiedad, Departamento Financiero

2. CONTENIDO

2.1 Presentación

A fin de cumplir con lo dispuesto en el artículo 12 inciso e) de la Ley N° 8292 de Control Interno, Resolución R-CO-61 de las doce horas del veinticuatro de junio del dos mil cinco emitida por la Contraloría General de la República y la Circular N° DAF-007-2009 del 19 de agosto del 2009 suscrita por el Lic. Fabricio Chavarría Bolaños, en su momento Director Administrativo y Financiero del Ministerio de Hacienda, seguidamente se presenta el Informe de Gestión por efectos del ejercicio del cargo de Gestora Adm. Y Financiera de la Gestoría Administrativa y Financiera que atiende la Gestión de la Dirección General de Tributación y de la Dirección General de Hacienda.

Con fecha de rige 08 de mayo del 2006, la suscrita regresa al puesto en propiedad al Ministerio de Hacienda a ocupar la Jefatura del Área Administrativa que atendía a la Dirección General de Tributación, es en fecha 01 de enero del año 2008 y hasta el 31/05/2018 ocupé el cargo de Gestora Adm. Y Financiera de la Gestoría Administrativa y Financiera atendiendo la gestión de la Dirección

General de Tributación. Desde el 01/03/2013 y hasta el 31/12/2017 se atiende también el Programa Dirección de Presupuesto Nacional y la Secretaria Técnica de la Autoridad Presupuestaria. Y a partir del 01 de enero del 2018 se atiende a la Dirección General de Hacienda.

La Gestoría Administrativa Y Financiera, tiene como misión: “Gestionar las actividades administrativas y financieras, el uso eficiente y transparente de los recursos asignados a la Dirección General de Tributación y la Dirección General de Hacienda. Mediante la adecuada y oportuna administración de recursos humanos, materiales, financieros, de servicios, de asesoría jurídica y de control interno con lo cual coadyuve al logro de los objetivos propuestos”. Mediante la Resolución DAF-1334-2007 del 28 de setiembre del 2007 y sus adendas se establecen las funciones y tareas asignadas a las Gestorías.

Mediante oficio DM-715-17, el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN), aprueba parcialmente la propuesta de reorganización de la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Hacienda, de conformidad con los Lineamientos Generales sobre Reorganizaciones Administrativas (LGRA), lo cual fue comunicado el 01 de noviembre de 2017 con oficio DIPI-186- 2017.

Actualmente cuenta con la siguiente estructura organizacional:

UNIDAD DEPOTENCIAL HUMANO

UNIDAD DEALMACENAMIENTO Y CONTROL DE BIENES

UNIDAD ASESORIALEGALUNIDAD DE SERVICIOS

UNIDAD FINANCIERAY CONTRATACION ADMINISTRATIVA

GESTORIA ADM.FINAC.DGT-DGH

2.2 Resultados de la gestión.

2.2.1 Referencia sobre la labor de la Gestorías

La Resolución DAF-1334-2007 del 28 de setiembre de 2007 y sus adendas, establece las funciones y los trámites que serán atendidos desde las gestorías y sus respectivas Unidades:

a) Del Departamento de Gestión del Potencial Humano:

a.1) Detección, registro, recuperación y aprobación de las sumas de más. a.2) Elaboración y registro de los arreglos de pago.a.3) Registro y aprobación de las Horas Extras. a.4) Registro y aprobación de las incapacidades. (*)a.5) Registro y aprobación de las rebajas salariales (asuntos disciplinarios o bien por

rebajas de deudas). (*)a.6) Registro y aprobación de Otros Ingresos.a.7) Elaboración y emisión de las constancias de salarios. (*)a.8) Determinación y actualización en el Sistema de la Contraloría General de la República

de los funcionarios que están afectos a la Ley de Enriquecimiento Ilícito.a.9) Mantenimiento de las bases de datos de puestos afectos a la declaración de bienes y

de nombramientos interinos en puestos afectos para controlar los períodos de nombramiento.

a.10) Control de pólizas de fidelidad suscritas por los funcionarios que ocupan puestos afectos.

a.11) Control de asignación de funciones por períodos iguales o superiores a sesenta días, por artículo 120 del Reglamento al Estatuto del Servicio Civil. (*)

a.12) Control de recargos de funciones que se den en la Dependencia, a efecto de revisar los requisitos.

a.13) Cálculo de promedios salariales para la tramitación de pago de prestaciones legales. (*)

a.14) Trámite de licencias superiores a un mes (permisos sin goce de salario). (*)a.15) Trámite de transferencias presupuestarias necesarias para garantizar el contenido

económico en las diferentes subpartidas de salarios del programa o programas a cargo.

a.16) Elaborar y registrar diversos movimientos de personal en el Sistema Integra de aplicación en cada quincena (de la Dependencia a cargo).

a.17) Elaborar y registrar las boletas de otros ingresos para pagar diferencias salariales dejadas de percibir en el Sistema Integra de aplicación en cada quincena (de la Dependencia a cargo).

a.18) Elaboración de Pedimentos de los puestos de la(s) Dependencias.a.19) Resolución de ternas y nóminas de puestos de las Dependencias y coordinar con

jefaturas las entrevistas.a.20) Trámite de los períodos de prueba de los funcionarios.

a.21) Reporte quincenal a la Dirección General de Servicio Civil sobre los nombramientos y ascensos interinos para la aprobación final por parte de esa Dirección.

a.22) Colaborar en las diferentes etapas, según se requiera, cuando se lleven a cabo concursos internos y externos.

a.23) Suministrar la información de nuevos funcionarios al Departamento de Investigación y Formación Hacendaria, para los procesos de inducción.

a.24) Reajustes de sobresueldo.a.25) Contratos y Adenda de Contratos de Dedicación Exclusiva.a.26) Reclamos administrativos (diferencias salariales dejadas de percibir de funcionarios

activos e inactivos)a.27) Actualización de la Estructura funcional en el Sistema Integra, conforme a la

resolución administrativa del director u oficio del jefe competente.a.28) Actualización de expediente electrónico de los funcionarios en el Sistema Integra. a.29) Actualización de modelo de vacaciones y de saldos de vacaciones legales en el Sistema

Integra.a.30) Cualquier otra función que determine el Departamento.¨

De los trámites transcritos, los que se señalan con (*) no han sido delegados; no obstante, se han encomendado otros trámites no contenidos en la citada Resolución, a saber:

Procesamiento de la evaluación del desempeño de los (las) funcionarios (as) de las Direcciones asignadas.

Trámite de reubicaciones de puestos incluyendo el estudio de las funciones para determinar si conlleva cambio de tareas.

Trámite relacionado con los funcionarios que han sido suspendidos o inhabilitados por los Colegios Profesionales

Elaboración de Recursos de Revocatoria y apelación en subsidio en coordinación con la Asesoría Legal de la Gestoría.

Estudios para la verificación de requisitos para exoneración de marca. Registro de los pedimentos de personal en el Sistema SAGETH de la Dirección General de

Servicio Civil. Atender y/o tramitar hacia la Mesa de Servicios en la DTIC los incidentes que presentan los

funcionarios, incluyendo aquellos relacionados con la clave de acceso al Sistema Integra. Control de puestos afectos de funcionarios designados como contraparte en contratos de

arrendamiento o servicios. Consolidación del Plan Anual de Horas Extras de la Dirección General de Tributación, en

coordinación con el Director General. Elaboración de proyecciones presupuestarias para las coletillas 180 “Reasignaciones” y

201 “Tiempo Extraordinario” en coordinación con los Directores de Subprograma y el Departamento de Gestión de Potencial Humano, así como la proyección para el eventual pago de prestaciones legales a funcionarios con requisitos para acogerse al beneficio de la jubilación.

Elaboración de informes mensuales, trimestrales y aquellos que sean solicitados por los entes superiores y/o los Directores y Subdirectores de los Subprograma, así como de la Presidencia

de la República, Asamblea Legislativa y otros entes externos que se coordinan a través de la Dirección de Gestión Integral Tributaria.

Asimismo, es importante indicar que en la Sección se reciben diversidad de consultas de toda naturaleza relativas a los procesos de recursos humanos, tal es el caso de concursos internos, licencias con y sin goce de salario, reasignación de puestos, incapacidades, incentivos, jornadas laborales, etc. Esta situación, conlleva la revisión constante de normativa y disposiciones atinentes, así como la consulta a los rectores según corresponda, o bien la canalización de las mismas para su atención. Se hace mención de este aspecto, debido a que son actividades que de forma directa inciden en el volumen de trabajo de la Unidad.

b) De la Asesoría Legal

b.1) Trámite para firma del Director de Dependencia de licencias con goce y sin goce de salario menores a un mes que incluyen: licencias por defunción, nacimiento de hijo, casos excepcionales (previa recomendación del Departamento de Gestión del Potencial Humano), matrimonio, antigüedad, lactancia.

b.2) Formalizaciones contractuales o solicitud de dispensa de formalizaciones contractuales para firma del Director de Dependencia, producto de procedimientos de contratación administrativa.

b.3) Exoneración de marca.b.4) Elaboración de resoluciones de reubicaciones de puestos a lo interno de la Dependencia. b.5) Elaboración de resoluciones de recargo de funciones a lo interno de la Dependencia. b.6) Elaboración para firma del Director de contestación de recursos de revocatoria contra

actos administrativos emitidos por dicho jerarca.b.7) Contestación de Recursos de Amparo y mandamientos judiciales.b.8) Asesoría Legal en materia de competencia de la Dirección Administrativa y Financiera

en coordinación con los jefes de Departamento que la conforman, para el Director de Dependencia y funcionarios que la conforman.

b.9) Realizar investigaciones preliminares y conforma órganos directores de procedimientos para investigar asuntos relacionados con la materia disciplinaria y presentar los informes respectivos al Director de Dependencia.

b.10) Cualquier otra función que se determine la Asesoría Legal de la Dirección Administrativa y Financiera.

En esta Unidad el trámite de resoluciones y reubicaciones de puestos, los informes, las investigaciones preliminares y conformar órganos de procedimientos han sufrido incremento de cantidad y complejidad, de ahí la necesidad de incrementar el personal, al principio solo habían 3 funcionarios incluyendo el coordinador, a pesar que los recursos se han visto limitados se ha logrado incrementar a 5 plantilla en total.

c) del Departamento de Recursos Financieros:c.1) Ejecutar las políticas emanadas por las autoridades superiores en materia de gasto.

c.2) Coordinar y elaborar con el Jefe de Programa o Subprograma, según corresponda y presentar al Departamento de Recursos Financieros, la programación financiera y el flujo efectivo de la ejecución del presupuesto del programa o subprograma en la primera semana del de diciembre de cada año.c.3) Velar por correcta ejecución de la programación financiera definitiva una vez autorizada por la Dirección General de Presupuesto Nacional y la Tesorería Nacional.c.4) Elaborar la solicitud de inicio para los procesos de contratación administrativa y trasladar al Jefe de Programa , Subprograma o funcionario autorizado en el SIGAF para su inclusión y posterior traslado a la Proveeduría Institucional.c.5) Recibir las facturas y analizar y revisar que se cumpla con lo establecido en el instructivo de Visado emitido por la Contraloría General de la República y la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos (Ley 8131) y demás legislación que regula la ejecución presupuestaria, así como el cumplimiento de todos los lineamientos dictados por el ente rector.c.6) Llevar el control de los números de teléfono, medidores de agua y luz, así como verificar que el gasto que se factura corresponda a los números asignados al Programa, Subprograma en estos servicios, así como en todos los servicios públicos.c.7) Elaborar las boletas para publicaciones que deban remitirse a la Imprenta Nacional. c.8) Llevar el control de la facturación por servicios a la Imprenta Nacional.c.9) Coordinar y llevar el control de todas las pólizas de seguros que corresponden a los programas o subprogramas, verificando que las mismas se mantengan al día en su vigencia.c.10) Llevar el control de la vigencia y vencimientos de las Formalizaciones Contractuales originadas en procedimientos de contratación administrativa.c.11) Realizar los cálculos matemáticos correspondientes para el caso de: actualización de precios en obras y presentar adjunto a la solicitud de pago de estos ajustes los cálculos realizados.c.12) Llevar un registro de las operaciones contables que se realicen y que permitan conciliar las cuentas con el Departamento Financiero y con el SIGAF, conciliaciones que deberán ser en forma trimestral.c.13) Realizar estudios para determinar el comportamiento del gasto en las diferentes partidas y subpartidas presupuestarias que afecten el pago de servicios públicos, Imprenta Nacional y determinar posibles faltantes para proponer al Director de Programa o Subprograma traslados de partidas.c.14) Formular en coordinación con el Jefe de Programa o Subprograma el anteproyecto de presupuesto y trasladarlo al Departamento de Recursos Financieros en la fecha que este establezca como ente rector, atendiendo las directrices que se emitan.c.15) Coordinar con el Jefe de Programa o Subprograma la elaboración del informe de evaluación presupuestaria según la metodología que el ente rector emita y presentarlo al Departamento de Recursos Financieros en la fecha que al efecto éste establezca.c.16) Realizar los trámites de contratación que se requieren con cargo a la Caja Chica, de acuerdo con las disposiciones legales, reglamentarias y procedimientos aplicables.c.17) Tramitar de forma oportuna los reintegros de Caja chica que se remitan para la respectiva firma del Jefe de Programa, Subprograma o funcionario autorizado.c.18) Revisar y tramitar oportunamente las solicitudes de viáticos tanto al exterior como al interior del país.c.19) Revisar y tramitar oportunamente las liquidaciones de viáticos tanto al exterior como al interior del país.

c.20) Elaborar las planillas de subvenciones y trasladarlas al Departamento de Recursos Financieros para su trámite ante la Dirección de Presupuesto Nacional.c.21) Cualquier otra función que determine el Departamento.

d) del Departamento de Arquitectura y Servicios: d.1) Autorización de salida de vehículos oficiales.d.2) Control de salida y llegada de vehículos oficialesd.3) Solicitudes de reparación de averías de vehículos oficiales y requerimientos para la adquisición de unidades de transporte.d.4) Prestar servicio de transporte de personas, objetos, materiales y documentos. d.5) Asignación de vehículos para giras, según control establecido.d.6) Control de espacios de parqueos y maximización de su uso. d.7) Soporte vehicular al ente rector en casos especiales.d.8) Participación en acciones conjuntas con el ente rector que permita identificar incumplimientos en la normativa de vehículos oficiales.d.9) Brindar servicio de seguridad y vigilancia de las instalaciones, usuarios, equipos y bienes del Estado.d.10) Velar por la sana administración de los servicios de seguridad interna y privada (cumplimiento de deberes, rotación y roles establecidos.d.11) Dar apoyo a los servicios de seguridad en operativos y acciones específicas.d.12) Realizar operativos conjuntos en materia de seguridad, a fin de fiscalizar las acciones realizadas en los diferentes puestos de seguridad.d.13) Proponer requerimientos y necesidades para la dotación de los servicios de seguridad y vigilancia privada y realizar las gestiones pertinentes para que los equipos de seguridad se reporten a la base central en horas establecidas.d.14) Realizar el monitoreo de los circuitos cerrados de televisión en caso de que estos existan. d.15) Brindar servicios de limpieza, higiene y misceláneos de las instalaciones.d.16) Velar por la sana administración de los servicios internos y privados de la limpieza, higiene y misceláneos en las instalaciones (seguimiento a contratos de servicio).d.17) Proponer requerimientos y necesidades para la dotación de los servicios de limpieza e higiene. d.18) Brindar apoyo al ente rector en casos especiales.d.19) Coordinar con el ente rector la dotación de servicios públicos y privados como telefonía, electricidad, agua, etc., que sean requeridos por las Dependencias.d.20) Brindar servicios de información, atención y orientación del usuario externo o interno de forma integral.d.21) Proveer a los visitantes de la identificación para el ingreso a las instalaciones. d.22) Coordinar con el área de seguridad lo pertinente al ingreso a las instalaciones. d.23) Mantener registros actualizados de visitantes a las instalaciones.d.24) Poseer instrumentos apropiados para la medición objetivo de los servicios brindados. d.25) Coordinar con el ente rector aspectos a mejorar relativos a los servicios de información.d.26) Dar mantenimiento y desarrollo a los equipos de comunicación, radio operación y centrales telefónicas.d.27) Coordinar con el ente rector y órganos competentes aspectos relevantes en materia de comunicación, radio operación, centrales telefónicas y otros servicios asociados.

d.28) Llevar a cabo los trabajos de mantenimiento, remodelación y reparación de las instalaciones físicas.d.29) Coordinar con el ente rector y órganos competentes en materia de mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones físicas.d.30) Brindar soporte cuando lo requiera el ente rector.d.31) Presentar propuestas al ente rector sobre obras y proyectos a realizar.d.32) Comunicar sobre remodelaciones y reparaciones que afecte en forma integral las instalaciones.d.33) Participar en la planeación de los proyectos de obra, diseño de obras para construir, remodelar, mantener y reparar la planta física.d.34) Proponer los requerimientos y necesidades para la confección de carteles, planos y acciones mediatas para la realización de las obras y cuando se requiera la contratación de las obras.d.35) Coordinar aspectos presupuestarios y de contratación administrativa en materias específicas. d.36) Cualquier otra función que determine el departamento.

Con la última propuesta de reorganización que sufrió la Dirección Administrativa y Financiera, ésta sección pasó a llamarse Unidad Financiera y Contratación Administrativa. Como se denota en las funciones que anteceden, se tiene un alto volumen de trabajo por ser desde esta Unidad donde se inician todas las compras y contrataciones de Servicios, Materiales, Suministros y Equipo que requiere el programa. Por ser la Dirección de Tributación un Subprograma con gran cantidad de personal y de recursos presupuestarios, las compras por año son muchas y gracias al trabajo de los compañeros siempre se ha logrado sacar la tarea, muy a pesar de que esta Unidad sufrió bajas de personal. Es de mencionar que actualmente está con toda la plantilla completa incluida su coordinadora.

Mediante Resolución DAF-165-2010 DEL 07 de abril del 2010, El Director Administrativo Financiero Resuelve, Modificar la Resolución DAF-1334-2007”Creación De Las Áreas Gestoras De La Dirección Administrativa Financiera” y adicionar..

Artículo 3….d) Del Departamento de Servicios:d.1) Autorización de salida de vehículos oficiales.d.2) Control de salida y llegada de vehículos oficiales.d.3) Solicitudes de reparación de averías de vehículos oficiales y requerimientos para la

adquisición de unidades de transporte.d.4) Prestar servicios de transporte de personas, objetos, materiales y documentos.d.5) Asignación de vehículos para giras, según control establecido. d.6) Control de espacio de parqueos y maximización de su uso. d.7) Soporte vehicular al ente rector en casos especiales.d.8) Participación en acciones conjuntas con el ente rector que permita identificar

incumplimientos en la normativa de vehículos oficiales.d.9) Brindar servicio de seguridad y vigilancia de las instalaciones, usuarios, equipos y bienes

del estado.

d.10) Velar por la sana administración de los servicios de seguridad interna y privada (cumplimiento de deberes, rotación y roles establecidos.

d.11) Dar apoyo a los servicios de seguridad en operativos y acciones específicas.d.12) Realizar operativos conjuntos en materia de seguridad, a fin de fiscalizar las acciones

realizadas en los diferentes puestos de seguridad.d.13) Proponer requerimientos y necesidades para la dotación de los servicios de seguridad y

vigilancia privada y realizar las gestiones pertinentes para que los equipos de seguridad se reporten a la base central en horas establecidas.

d.14) Realizar el monitoreo de los circuitos cerrados de televisión en caso de que estos existan.d.15) Brindar servicios de limpieza, higiene y misceláneos de las instalaciones.d.16) Velar por la sana administración de los servicios internos y privados de la limpieza e higiene.d.17) Proponer requerimientos y necesidades para la dotación de los servicios de limpieza e

higiene.d.18) Brindar apoyo al ente rector en casos especiales.d.19) Brindar apoyo en el cumplimiento de las políticas archivísticas para el resguardo del acervo

documental del Ministerio.d.20) Organizar y brindar el servicio de recepción, distribución y entrega de la correspondencia,

periódicos, revistas y boletines, tanto a lo interno como a lo externo de la Dependencia.d.21) Brindar el servicio de notificación de documentos.d.22) Coordinar con el ente rector la dotación de servicios públicos y privados como telefonía,

electricidad, agua, etc, que sean requeridos por las Dependencias.d.23) Brindar servicios de información, atención y orientación del usuario externo e interno de

forma integral.d.24) Proveer a los visitantes de la identificación para el ingreso de las instalaciones.

d.25) Coordinar con el área de seguridad lo pertinente al ingreso a las instalaciones. d.26) Mantener registros actualizados de visitantes a las instalaciones.d.27) Poseer instrumentos apropiados para la medición objetivo de los servicios brindados.d.28) Coordinar con el ente rector aspectos a mejorar relativos a los servicios de información.

d.29) Dar mantenimiento y desarrollo a los equipos de comunicación, radio operación y centrales telefónicas.

d.30) Coordinar con el ente rector y órganos competentes aspectos relevantes en materia de comunicación, radio operación, centrales telefónicas y otros servicios asociados.

d.31) Cualquier otra información que determine el Departamento.

Con esta modificación que sufrió la Resolución DAF-1334-2007, se legalizan las funciones que en sí ya se venían desarrollando en las gestorías desde su creación, éstas tareas son de gran apoyo logístico a toda la función sustantiva de los programas y subprogramas que se atienden, son funciones diversas y de gran cantidad en la operatividad diaria.

Artículo 2. Se adiciona un inciso e) el artículo 3 para que se lea de la siguiente manera:

e) De la Proveeduría Institucional:

e.1) Aprobación de requisitos mediante el sistema SIPI, que solicitan las diferentes dependencias de los Programas; la finalidad es que la Proveeduría entregue a los Programas los suministros y bienes que se encuentren almacenados de acuerdo a sus necesidades.

e.2) tramitar la firma y sello de las facturas con el recibido conforme el Jefe de Programa, de aquellos bienes y suministros que se han recibido en el Área de Almacenamiento y posteriormente trasladar las facturas a la Proveeduría Institucional para se ingresen a MIGO- SIGAF.

e.3) Realizar el inventario físico de los suministros y bienes almacenados por el área una vez al año, junto con personal de la Proveeduría Institucional en las fechas que se le soliciten.

e.4) Participar junto con el personal de la Proveeduría Institucional en las destrucciones de suministros que han expirado su vida útil cuando se les solicita.

e.5) Reportar cada vez que suceda un movimiento en la asignación de bienes, traslado, préstamo, desuso o cualquier cambio del estado de uso o físico, responsable a cargo, entre otros, de los bienes en los Programas a cargo.

e.6) Realizar y enviar un informe trimestral a la Proveeduría Institucional de los cambios en los bienes del Programa a cargo, de lo contrario se asume que no se han dado cambios.

e.7) Participar en la destrucción de bienes y donaciones del Programa cuando así se solicite por parte de la Proveeduría Institucional.

e.8) Reportar a la Proveeduría Institucional cada vez que reciban bienes por medio de compras o donación, que por alguna razón especial se reciben en las instalaciones de los Programas y no en el Almacén, para que se procedan a patrimonear y registrar en el SIBINET.

e.9) Llevar el control y seguimiento actualizado a través de un Inventario permanente a todos los bienes del Programa, para informar a la Proveeduría Institucional cualquier cambio que se realice.

e.10) Velar que todos los bienes del Programa estén debidamente registrados como activos del Ministerio, de acuerdo con su identificación y asignación.

e.11) Enviar a la Proveeduría Institucional la documentación completa que demuestre el cumplimiento de los requisitos para la baja de bienes, de conformidad con el artículo 27 y subsiguiente del “Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central”, decreto N°30720-H y sus reformas.

e.12) Cualquiera otra función que determine el Departamento.

Con estas funciones que fueron descentralizadas de la Proveeduría Institucional también se legaliza las tareas que se venían realizando en la Unidad de Almacenamiento y control de Bienes. En esta Unidad por ser Tributación y actualmente la Dirección de Hacienda, los subprogramas que se tienen

a cargo en la Gestoría, es muy elevado la cantidad de transacciones, bajas, movimientos físicos y de sistema, inventarios en todas las Administraciones Tributarias regionales que se realizan día con día, de ahí la necesidad de fortalecer esta Unidad con mayor personal de apoyo.

2.2.2 Estado de la autoevaluación del sistema de control interno.

En relación con la autoevaluación del sistema de control interno, para reforzar el trabajo y la continuidad que debe existir en este tema, la gestoría y sus Unidades participaron activamente en charlas de capacitación a todos los funcionarios y también en capacitaciones impartidas por el Departamento de Planificación Institucional y el Centro de Información Hacendaria.

De igual forma, se realizó el seguimiento y análisis de los resultados mediante reuniones realizadas, logrando poner en práctica el seguimiento de los procesos, y los planes de mejora necesarios, lo cual ha repercutido positivamente en los resultados de la autoevaluación de los últimos años.

En el año 2011 se elaboraron los procedimientos de las gestorías, se aprobaron y fueron comunicados a los funcionarios de las Unidades y se mantienen al alcance en archivos en forma impresa, se hizo entrega a cada funcionario la descripción de las funciones específicas a desarrollar según su respectivo puesto.

En el año 2015 se realizaron las primeras valoraciones de riesgo a los siguientes procesos:

1. Proceso Contratación Administrativa.2. Compras por caja chica con énfasis en reparación de vehículo.3. Nombramiento por Ascenso Directo.4. Investigación Preliminar5. Asignación y devolución de bienes

Los resultados fueron de conocimiento de la Directora Administrativa, y las acciones y recomendaciones encontradas se les dieron el proceso correspondiente.

Continuamente, se hizo énfasis en el equipo de trabajo, tanto vía correo electrónico como en reuniones realizadas sobre la relevancia del control interno y la responsabilidad de mantener debidamente actualizados los controles implementados.

En la Gestoría no ha visto relevante realizar una evaluación acerca de clima organizacional, debido a que en ningún momento, se han presentado situaciones de roces y problemas que lo amerite. La Gestoría cuenta con un clima laboral que se caracteriza por ser multidimensional, es decir que se compone por una serie de factores entre los cuales se encuentran: la estructura de la organización, responsabilidad de los funcionarios y coordinadores de áreas, relaciones entre los funcionarios y coordinadores, cooperación, identidad y orgullo que se sienta con la organización, entre otros factores de esta manera se brinda una influencia estable y relativamente perdurable sobre el comportamiento de las personas que forman la organización, se potenció la camaradería y se insta a trabajar en

equipos de trabajo. Mediante correos electrónicos a la dirección _Tributacion - Administración y Presupuesto <Tributacion-AdministracionyPresupuesto@hacienda.go.cr comunica a cada funcionario sobre cualquier cambio en normativa, procedimientos o controles, circulares o cual comunicación para que todos estén enterados del quehacer institucional

Por otra parte, se les mantuvo informados sobre la normativa y demás disposiciones atinentes, complementado de igual forma con reuniones que se realizaron para el estudio de las mismas a fin de aclarar dudas o inquietudes.

Para la encuesta realizada en marzo 2018, los resultados fueron los siguientes:

MATRIZ DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL 2018

Compromiso Ética Personal EstructuraAMBIENTE DE

CONTROL 95% 90% 88% 98%

Marco orientador Herramienta para la administración Funcionamiento del SEVRIDocumentación y comunicación

de la informaciónVALORACIÓN

DEL RIESGO

88% 90% 75% 88%

Características de las actividades de Alcance de las actividades de Formalidad de las actividades de Aplicación de las actividades de controlcontrol control control

ACTIVIDADES DE CONTROL

93% 93% 93% 98%

Alcance de los sistemas de Calidad de la información Calidad de la comunicación Control de los sistemas de información

informaciónSISTEMAS

DE INFORMACIÓN

95% 90% 98% 93%

Participantes en el seguimiento del Formalidad del seguimiento del Alcance del seguimiento delContribución del seguimiento a la

sistema de control interno sistema de control interno sistema de control interno mejora del sistema de control interno

SEGUIMIENTO 93% 95% 95% 88%

A continuación se extrae el informe brindado sobre este resultado

Informe de los Resultados obtenidos en la Autoevaluación de Control Interno 2018 Gestoría Administrativa y Financiera de la DGT-DGH

La Gestoría de la DGT-DGH ha realizado un gran esfuerzo en priorizar el Control Interno, lo cual es un reflejo en la recién encuesta realizada. Se ha fortalecido el tema de Control Interno, identificando debilidades, trabajando en ellas, lo que da como resultado el éxito en las respuestas dadas.Normalmente en reuniones tanto la Gestora como los Coordinadores de Unidades externan la importancia del Control Interno en las funciones que ejecuta cada funcionario. En cada Unidad de la Gestoría se cuenta con los procedimientos establecidos y cada uno tiene la asignación formal de sus funciones de manera escrita; igualmente tanto en digital como en físico los procedimientos están disponibles para consulta de cualquier persona que los requiera.

Las Jefaturas inmediatas mediante correo electrónico comunican a cada funcionario sobre cualquier cambio en la normativa y procedimientos. Se le ha hecho ver a los funcionarios la importancia de una correcta identificación de riesgos.

Con respecto al Ambiente de Control se nota el esfuerzo y apoyo constante que se ha realizado creando una actitud positiva, compromiso en el desarrollo de las actividades por parte de todos los funcionarios que componen la Gestoría, lo cual ha servido para mejorar laboralmente. Se observa que la pregunta con mayor porcentaje es la de ¿Las funciones y actividades de su lugar de trabajo son acordes y consecuentes a la estructura organizativa oficial?, con un resultado de un 97,50%, lo que refleja que las políticas y procedimientos han sido definidos y se encuentran claros.

En cuanto a las Actividades de Control, se denota que los funcionarios conocen las políticas y documentación en manuales de procedimientos, se da una cultura de mejoramiento de controles, se efectúa la revisión y evaluación periódica de los controles; están las descripciones de puestos u otros documentos similares, y se ha convertido en una práctica normal su aplicación. Igualmente los funcionarios están al tanto de la existencia de controles de las funciones diarias que ejecutan, para esta pregunta el porcentaje más bajo fue de un 92,50 %, considerado como Estable.

En el componente de Sistemas de Información, se obtuvo por encima de un 90% , las jefaturas inmediatas propician constantemente mejoras, perfeccionando los controles pertinentes para garantizar la calidad de la información, asegurando una administración responsable a información sensible y confidencial de la información que se maneja; se evidencia que los sistemas actuales son claramente conocidos por los funcionarios y satisfacen las necesidades.

En el rango del Seguimiento de Control Interno igual que los anteriores el porcentaje obtenido está calificado dentro “Estable”, se denota que la capacitación realizada y comunicación permanente ha dado como resultado el reflejo del esfuerzo realizado por parte de toda la Gestoría.

El liderazgo asumido por parte de la Gestora y los coordinadores, así como por los funcionarios ha sido de una participación activa en las labores de seguimiento del sistema de control interno, se han dado actividades permanentes y diarias con la implementación de las mejoras que se determinen y procedan para fortalecer el sistema.

En cuanto a la Valoración del Riesgo, el cual fue el único resultado de “Aceptable”, se planteó la acción de realizar en el I semestre de este año, la valoración de un procedimiento en cada Unidad de la Gestoría por parte de personal experto y comunicar a todos los funcionarios de lo ejecutado.Esta Gestoría Administrativa y Financiera de la Dirección General de Tributación y Dirección General de Hacienda ha enfatizado bastante y de manera consiente en cada uno de los funcionarios que se debe conocer ampliamente de la Ley de Control Interno y del Sistema Específico de Valoración del Riesgos Institucionales.

Gracias el esfuerzo realizado, los funcionarios de la Gestoría han demostrado que tienen un conocimiento amplio en el tema, conociendo responsabilidades y mejoras que se pueden plantear.Por parte de la Gestora y Coordinadores se continúa con la importancia de propiciar espacios de capacitación, donde el funcionario pueda reforzar y ampliar sus conocimientos, sobre la labor que ejecuta.

Para concluir con éste ítem, se informa que desde el año 2008 la gestoría a establecido Planes Anuales Operativos para el cumplimiento de todas las secciones, ahora llamadas Unidades, dando

muy buenos resultados en ejecución de presupuesto, trámites realizados a los subprogramas que se atienden, superando el 100% de la meta establecida en el plan. Se anexa en los archivos adjuntos el Plan Anual Operativo del 2018 de la Gestoría. Por lo que el objetivo de asesorar y brindar un servicio acorde a lo encomendado se cumple en estos años.

2.2.3 Estado de los proyectos más relevantes

Las actividades de mayor relevancia que se encuentran en proceso son las siguientes:

La tabla de plazos sobre la documentación que se mantiene en los archivos de la gestoría, está depurada y con las correcciones solicitadas por la Unidad de Archivos Institucional del Depto. De Servicios, la cual se encuentra en revisión, aprobación y posterior destrucción de documentos que por vigencia se pueden desechar.

Se realizará en el mes de junio del 2018 la valoración de Riesgo a los siguientes procesos: Con la coordinación de la Licda. Ana Julia Salas, funcionaria que se le asignó dicha gestión.

UNIDAD PROCESO RESPONSABLEBienes y

AlmacenamientoLevantamiento Físico de Bienes o Activos Yorleny Abarca

Contratación Administrativa

Elaboración de solicitudes de contratación enprocesos concursados y su coordinación con las Unidades usuarias.

Adriana Cordero

Asesoría Legal Reubicaciones Alejandra RománServicios Pago de Servicios Públicos. Lily Chang

Gestión de Potencial Humano

Trámite para el registro y mantenimiento de funcionarios afectos a la obligación de declarar Bienes Patrimoniales ante la Contraloría General dela República.

Alejandro Corrales

Traslado a la nube de la información más relevante de toda la Gestoría. En la gestoría se cuenta con el Sistema de Correspondencia en la nube, esta actividad es muy importante y urgente para garantizar la integridad de la información, por lo cual se debe continuar paulatinamente con este proceso hasta su conclusión. Es de mencionar que las funcionarias autorizadas para modificar en el sistema son la Licda. Yorleny Abarca y la Licda. Gabriela Cerdas Anchia. Por lo que cualquier trámite debe elaborarse en conjunto con ellas.

Se solicitó excluir del concurso el puesto de profesional 1B 008969 , el cual deberá llenarse mediante concurso externo solicitado al servicio civil. Es de mencionar que este puesto es urgente llenarlo y asignarlo a la Sección de Bienes, la cual está muy atrasada en la realización de inventarios reales, seguimiento e inclusión de bienes en el sistema. Pendiente también varias donaciones de bienes y bajas.

En la primera semana del mes de Julio se deben hacer los informes de evaluaciones del presupuesto del primer semestre del año en curso, de igual forma en los 12 primeros días de enero del 2019 hay que hacer la evaluación anual de la ley de presupuesto del año anterior en este caso del año 2018.

En forma trimestral se deben solicitar las reservas de crédito para la ejecución de las subpartidas: E-10306 “Comis. Y Gastos Por Serv. Financieros Y Comerciales” 603-01 “Prestaciones Legales”, 606-01 Indemnizaciones, 901-01 “Gastos Confidenciales”, además de lar reservas de contratos marco establecidos y vigentes, gastos urgentes de caja chica, reservas para pago de gastos fijos como alquileres, agua, luz, electricidad, correos, etc.

2.2.4 Administración de los recursos financieros asignados durante su gestión.

La asignación de presupuesto y delegación de la firma realizada por los directores de programa, fueron estrictamente utilizadas para el desarrollo normal de operación de los subprogramas que se atienden y las compras de materiales suministros y equipos. En general todos los trámites que se realizaron están respaldados mediante autorización de la ley de presupuesto y normativa vigente, los señores Directores Generales de ambos subprogramas siempre han estado informados de las compras. Los servicios que se brindaron fueron oportunos y eficientes. Dicha delegación estuvo vigente hasta el 31/05/2018.

El programa “Administración de Ingresos” cuenta con 5 subprogramas presupuestarios de conformidad con la estructura programática actual de esta institución, siendo el más representativo el 134-02 “Gestión de Ingresos Internos” el cual alcanzó una ejecución del 91,6% de su presupuesto, cerrando el periodo con recursos no devengados por ¢3.288,5 millones, este subprograma presupuestario posee la asignación de recursos más elevada de esta institución, siendo el encargado de brindar el servicio de recaudación de impuestos internos, así como de facilitar los mecanismos para el cumplimiento voluntario de las obligaciones tributarias (dato tomado del informe de Evaluación Anual del Ministerio de Hacienda, realizado por la Dirección de Presupuesto Nacional.

A continuación se demuestra la ejecución obtenida por los subprogramas que se atendieron en el 2017.

MINISTERIO DE HACIENDA - CONTABILIDAD NACIONAL INFORME DE EJECUCION PRESUPUESTARIA DEL EGRESO POR PERIODO

G O B I E R N O C E N T R A L D E C O S T A R I C ADatos actuales del 1º de Enero al 31 de Diciembre 2017 en colones (*)

Centro Gestor 20613402 GESTIÓN DE INGRESOS INTERNOS

POS.PRE. DESCRIPCIÓN PRESUP. ACTUAL GASTO DEVENGADO % DEEJECUCIÓN

(A) (B) ( B / A )

EGRESOS TOTALES 39.003.491.945 35.714.978.800 92%(*) Datos obtenidos del informe de SIGAF ZINFORME42_NEW - Ejecución Presup. del Gasto Por Período.

Del cuadro anterior, se demuestra que para el año 2017, la ejecución total del presupuesto fue de un 92%. Resultado muy satisfactorio para la ejecución y compras realizadas a la Dirección General de Tributación.

MINISTERIO DE HACIENDAINFORME DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DEL EGRESO POR PERÍODO

G O B I E R N O C E N T R A L D E C O S T A R I C ADatos actuales del 1º de Enero al 31 de Diciembre 2017 en colones (*)

Centro Gestor 20613602 DIRECCIÓN Y COORD. PROCESO PRESUPUESTARIO

POS.PRE. DESCRIPCIÓN PRESUP. ACTUAL(A)

DEVENGADO(B)

% DE EJECUCIÓN( B / A )

EGRESOS TOTALES 3.976.746.494 3.460.136.212 87%(*) Datos obtenidos del informe de SIGAF ZINFORME42_NEW - Ejecución Presup. del Gasto por Período.

De igual manera, fueron los resultados satisfactorios del 87% de la ejecución de la Dirección de Presupuesto Nacional Y la Secretaría Técnica, quién la encargada de dicho subprograma también es esta gestoría, hasta diciembre del 2017.

Los resultados obtenidos en forma satisfactoria se deben a la atención personalizada por parte de los funcionarios y debido al trabajo en equipo y la labor encomendada.

2.2. 5 Sugerencias para la buena marcha de la Gestoría

En razón del alto volumen de trabajo que se genera, se sugiere considerar la opción de incrementar la cantidad de puestos en la Unidad de Potencial Humano, por lo menos en 2 profesional de servicios civil 2, lo cual permitirá la redistribución de las cargas de trabajo y con ello propiciar una respuesta más oportuna a los usuarios y a la vez favorecer el bienestar de los funcionarios de la Unidad. Para la Unidad de Bienes se requiere un profesional Servicio Civil 2 más y reasignar el puesto de la Licda. Yorleny Abarca para que pase a coordinar dicha Unidad, es de mencionar que el Subprograma de

Tributación posee gran cantidad de activos, movimientos de altas y bajas de activos, inventarios reales y actualización del sistema, por lo que la cantidad de funcionarios son muy pocos.De igual forma en la Unidad de servicios se requiere estudiar un puesto de profesional 1B a profesional 2, debido al cambio de tareas que han sufrido las Unidades y el puesto.

A la Unidad de Servicios le falta un puesto (el señor Edwin Vasquez se encuentra incapacitado desde hace un año y medio), por lo que hay que valorar la solicitud de un puesto por sustitución de incapacidad.

En la Unidad de Potencial Humano, con motivo de la emisión de nuevas regulaciones, políticas y disposiciones dictadas tanto interna como externamente, en el año 2017 se requirió implementar o ajustar controles y realizar las gestiones necesarias ante el Departamento de Gestión del Potencial Humano, según fuese necesario, para el establecimiento y/o modificación de procedimientos o lineamientos con el propósito de llevar a cabo las funciones encomendadas dentro del marco normativo vigente. Entre las principales disposiciones y directrices que se requirió implementar, se encuentran las emitidas por la Dirección General de Servicio Civil ARSP-008-2013 del 15 de julio de 2013 y el OFICIO CIRCULAR DG-011-2014 del 19 de junio del 2014 y sus modificaciones contenidas en los Oficios Circulares DG-012-2014 y DG-006-2016, fechados 24 de junio del 2014 y 28 de abril del 2016 respectivamente, referidas a los ¨Lineamientos complementarios a la normativa aplicable sobre la conformación y trámite de Nóminas de Candidatos Elegibles¨, la implementación del SAGETH (Sistema Automatizado de Gestión del Empleo y el Talento Humano) para el trámite de pedimentos de personal y la conformación de nóminas y la Resolución DG-155-2015 de fecha 18 de setiembre de 2015 sobre el establecimiento de regulaciones para realizar concurso internos, entre otras no menos importantes.

Por otra parte, surgió la Directriz Presidencial No. 09-H publicada en fecha 17 de julio del 2014 “SOBRE LA EFICIENCIA, EFICACIA Y TRANSPARENCIA EN LA GESTIÓN PRESUPUESTARIA DELA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA” y subsiguientes, emitidas por la Presidencia de la República, que tuvieron impacto en los puestos vacantes de los tres subprogramas que atiende la Sección y un efecto mayor para la Sección en lo que corresponde a los puestos de la Dirección General de Tributación, esto debido a la cantidad de puestos que tiene adscritos esta Dirección.

Asimismo, a lo interno de la Institución, igualmente se emitieron diversas disposiciones relacionadas con los procesos de Recursos Humanos, teniendo entre las más relevantes la Resolución No. 1373- 2014 emitida por el Despacho del Ministro en fecha 19 de diciembre del 2014, relacionada con la designación del Oficial Mayor para la aplicación de los artículos 110 y 118 del Reglamento al Estatuto de Servicio Civil (autorización de cambio de tareas), el Procedimiento sobre Ascensos Directos MH- DAF- DGPH-PRS-06-2015 emitido en el mes de enero del 2016 y la Circular 04-2015 del 13 de mayo de 2015, sustituida posteriormente por la DGPH-06-2016 fecha el 08 de noviembre de 2016 sobre los “Lineamientos técnicos regulatorios para la reubicación temporal o permanente de puestos dentro de un mismo programa o subprograma presupuestario, de un programa a otro de este Ministerio” y más recientemente la Circular 04-2016 del 01 de junio de 2016 “Lineamientos para la atención del Recargo de Funciones”.

Para el 2018 se mantienen las medidas de contención del gasto que se han venido aplicando; por lo que se emite la Directriz 98-P del 11 de enero y sus modificaciones.

Se recomienda capacitación constante a los funcionarios que integran la Gestoría, por actualización y cambios de normativa, específicamente en tema de clasificadores, caja chica, viáticos, Reforma Laboral, contratación administrativa, ya que debido a las múltiples y diversas tareas se deben estar actualizando día con día.

El ambiente físico y de ergonomía para oficina para que los funcionarios se desempeñen bien es primordial en una buena gestión, de ahí la necesidad de redistribuir y acomodar el espacio, solicitud planteada para el diseño al Departamento de Arquitectura. Además siempre se veló porque los compañeros tuvieran sus herramientas de trabajo tales como, computadoras, sillas y estaciones en buen estado, útiles y materiales de oficina, impresoras multifuncionales, ip, etc. Labor acompañada con la Dirección de Tributación y la Dirección Administrativa y Financiera.

2.2.6 Estado actual del cumplimiento de las disposiciones que durante su gestión le hubiera girado la Contraloría General de la República.

No hay pendientes en este aspecto. Las recomendaciones emitidas se les dieron respuesta en conjunto desde la Dirección Administrativa y la Proveeduría Institucional.

2.2.7 Estado actual del cumplimiento de las disposiciones o recomendaciones que durante su gestión le hubiera girado algún otro órgano de control externo.

No hay pendientes en este aspecto 32.2.8 Estado actual de cumplimiento de las recomendaciones que durante su gestión le hubiera formulado la respectiva Auditoría Interna. ´

Los informes y requerimientos que en su momento fueron planteados por la Auditoría Interna, se atendieron de conformidad.

3. COMENTARIOS Y OBSERVACIONES:

Se adjuntan los siguientes informes digitalmente:Informe Unidad de Seguimiento y Contratación Administrativa sobre los procesos que se están llevando a cabo y los realizados al 29/05/2018.Informe de Vehículos y reparaciones de la Flota de DGT Y DGH al 30/04/2018. Informe de viáticos tramitados al 30/05/2018Informe tramites sobre el subprograma de la Dirección de Hacienda y Proyecto de Estudios Económicos.Informe Unidad de Gestión del Potencial Humano Informe Unidad Asesoría LegalInforme de activos de sibinet para trasladar al nuevo gestor.

Se hizo entrega de llaves de la oficina, de la tarjeta de combustible institucional que estaba a cargo del subprograma 134-02.

Se realizó traslado del equipo informático arrendado (monitor, cpu, teclado), teléfono ip patrimonio 206005688 y un Arturito color beis patrimonio 249206 los cuales sigo como responsable en el Sibinet

Hacemos constar que lo indicado en la información consignada en el presente formulario es correcta.

SONIA MONGE

Firmado digitalmente por SONIADELGADO (FIRMA) Fecha: 2018.06.08

16:48:27 -06'00'

MONGE DELGADO (FIRMA)

Sonia Monge DelgadoFuncionaria

Fecha