Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. … · producto. Fija fecha de entrega del...

DIRECCIÓN

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ===

* === Dirección de Recursos Humanos Procedimiento: Coordinación de agenda, bitácora y reuniones

Código: 210-1

Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 2015 === * === Páginas: 2

1. NORMATIVA NORMAS La agenda de la Dirección deberá ser actualizada

diariamente para atender de forma eficiente todos los compromisos adquiridos por las autoridades.

BASE LEGAL Reglamento Orgánico Interno, Minex, 2011 Ley de Servicio Civil y su Reglamento

2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE

Paso ACCIÓN

Asistente 1 2 3 4 5

Recibe la solicitud de convocatoria para la reunión. Envía comunicación escrita o electrónica a los funcionarios convocados para la reunión. Realiza una solicitud de Salón y equipo de cómputo. Confirma la participación del personal convocado a dicha reunión. Verifica que todo esté listo para cuando inicie la reunión.


* === Dirección de Recursos Humanos Procedimiento: Elaboración de pedidos y órdenes de compra Código:

210-2


1. NORMATIVA NORMAS Todos los pedidos y órdenes de compra deben

realizarse con la anticipación necesaria para obtener los productos o servicios en el tiempo requerido y poder cumplir con los compromisos adquiridos de forma eficiente.



Paso ACCIÓN

Asistente 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Recibe la solicitud de pedidos y órdenes de compra. Cotiza dicho pedido, se llena el formulario correspondiente. Traslada dicho pedido a la Dirección General para su autorización. Entrega al departamento de compras para que se realice dicho pago. Envía la cotización a la empresa ya autorizado para la entrega del

producto. Fija fecha de entrega del pedido. Recibe el pedido, la empresa entrega la factura. Razona y firma la factura del pedido de recibido de conformidad. Entrega al departamento de compras para el pago correspondiente.


* === Dirección de Recursos Humanos Procedimiento: Procedimientos Disciplinarios Código: 210-3


1. NORMATIVA NORMAS Acciones administrativas que corresponde aplicar al

personal por diversas circunstancias. Si es llamada de atención verbal o escrita la sanción la impondrá el Jefe Inmediato Superior. Suspensión o despido o cancelación laboral la impondrá la máxima autoridad. Despido con causa justifica. La Dirección de Recursos Humanos deberá integrar el expediente histórico de cada procedimiento disciplinario corrido.

BASE LEGAL Constitución Política de la República de Guatemala, Artículo 108. Ley de Servicio Civil, Decreto No. 1748 del Congreso de la República. Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo No. 18-98. Ley de Salarios de la Administración Pública, Decreto No. 11-73 del Congreso de la República de Guatemala. Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores. Acuerdo Gubernativo No. 628-2007 de fecha 27 de diciembre de 2007, que regula la creación de puestos directivos temporales, renglón presupuestario 022. Ley de Probidad y Responsabilidad de Funcionarios y Empleados Públicos, Decreto No. 89-2002 del Congreso de la República. Código Penal, Decreto 17-73 Congreso de la república de Guatemala, artículos 429 y 432.


Paso ACCIÓN

Jefe Inmediato Director y/o Subdirector de Recursos Humanos Analista Jefe Inmediato Director y/o Subdirector de Recursos Humanos Analista Jefe Inmediato Director y/o Subdirector de Recursos Humanos

1 2 3 4 1 2 3 1 2

AMONESTACION VERBAL Procede imponer al Jefe Inmediato por haber incurrido en una falta leve, que es considerada de poca trascendencia, cuyo perjuicio es mínimo pero afecta el buen funcionamiento de la organización administrativa de la dependencia. Procede a amonestar verbalmente al servidor público y envía a la Dirección de Recursos Humanos constancia con firma de recibido por parte del servidor para ser archivada al expediente. Recibe constancia de amonestación verbal y traslada al Jefe del Departamento de Planta Central. Archiva el documento en al expediente. AMONESTACION ESCRITA Procede imponerla el Jefe Inmediato cuando el servidor incurra en una falta de cierta gravedad que no merezca una suspensión de trabajo sin goce de sueldo, o cuando un servidor haya merecido en un mismo mes calendario dos o más amonestaciones verbales y la envía con firma de recibido del servidor público amonestado a la Dirección de Recursos Humanos. Recibe constancia de amonestación verbal y traslada al Jefe del Departamento de Planta Central. Procede a archivarla en el expediente respectivo. SUSPENSIÓN SIN GOCE DE SUELDO El Jefe inmediato ante la falta cometida por un servidor público, debe suscribir el acta administrativa respectiva, enviando de inmediato debidamente certificada a la Dirección de Recursos Humanos. Notifica al trabajador de los cargos imputados, corriéndole audiencia para que dentro de 3 días hábiles, contados a partir del día siguiente de la notificación, evacúe la audiencia conferida aportando sus justificaciones y pruebas de descargo.

3 4 5 6 7 8 9 1 2 3 4 5 6

Prepara informe resumido del caso al Ministro. Resuelve si procede o no la suspensión, si procede se emite la resolución respectiva. Notifica al trabajador del contenido de la resolución, e instruye al Jefe del Departamento de Planta Central. Suscribe el acta respectiva y prepara el Formulario Único de Movimiento de Personal –FUMP- para ser enviado a ONSEC. Recibe, analiza y regresa el FUMP. Analiza y lo registra en el sistema, notificando a la Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas. Procede a suspender el pago por el tiempo indicado. DESPIDO Procede cuando el trabajador incurra en una falta que se enmarca en las causales de despido de conformidad con la Ley de Servicio Civil y su Reglamento. El Director o Jefe de Departamento ante la falta cometida por un servidor público, debe suscribir el acta administrativa respectiva, enviando inmediatamente debidamente certificada a la Dirección de Recursos Humanos. Notifica por escrito al trabajador de los cargos imputados, corriéndole audiencia para que dentro de 3 días hábiles, contados a partir del día siguiente de la notificación. Evacúa la audiencia conferida aportando sus justificaciones y pruebas de descargo. Preparar informe resumido del caso al Ministro. Resuelve si procede el despido con causa justificada y emite la resolución respectiva.

Director (a) de Recursos Humanos Analista de Nómina

7 8 9 10 11

Notificar al trabajador del contenido de la resolución, e instruye al Jefe del Departamento de Planta Central para que suscriba el acta respectiva y prepare el Formulario Único de Movimiento de Personal –FUMP- para ser enviado a ONSEC. Recibir el FUMP, lo analiza y lo registra en el sistema, notificando a

la Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas. Procede a operar la acción de destitución y cesar en sus funciones inmediatamente. Proceder a excluir al trabajador de la nómina de pago. Archiva expediente de lo actuado.


* === Dirección de Recursos Humanos Procedimiento: Recepción y registro de la correspondencia que

ingresa y egresa de la Dirección Código: 210-4 Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 2015 === * === Páginas: 2

1. NORMATIVA NORMAS Toda correspondencia recibida o por enviar de la Dirección debe ser registrada en los diferentes medios establecidos para tener un control efectivo de la misma y poder dar respuesta a las solicitudes o gestiones de forma eficiente.



Paso ACCIÓN

Asistente Director o Subdirector de Recursos Humanos Asistente

1 2 3 4 5 6 7

Recibe los documentos. Sella e ingresa en el sistema de control de correspondencia. Según sea el tema se margina al departamento para su trámite correspondiente. Se traslada por medio de carpeta para el Director o Subdirector para conocimiento y efectos correspondientes. El Director o Subdirector rubrica los documentos. Se traslada la carpeta a la asistente para la distribución de la correspondencia a donde corresponde. Se entrega al Jefe del Departamento para conocimiento y efectos correspondientes.


* === Dirección de Recursos Humanos Procedimiento: Ascenso de personal 011 Código: 210-5


1. NORMATIVA NORMAS El (la) Ministro(a) del Ministerio de Relaciones

Exteriores tiene la facultad para ascender a los servidores a un puesto de grado, categoría o clase superior, siempre y cuando los servidores satisfagan los requisitos mínimos de preparación académica, legales y de experiencia laboral establecidos por la ley. El jefe inmediato debe enviar el expediente de ascenso de su personal debidamente completado y con su visto bueno y de la autoridad nominadora a la Dirección de Recursos Humanos para proceder con el trámite correspondiente. En ningún momento el incremento de salario por concepto de ascenso será inferior al devengando por el servidor que será ascendido.

BASE LEGAL Constitución Política de la República de Guatemala, Artículo 108. Ley de Servicio Civil, Decreto 1748 del Congreso de la República de Guatemala. Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo 18-98. Ley de Salarios de la Administración Pública, Decreto 11-73 del Congreso de la República de Guatemala. Acuerdo Gubernativo No. 628-2007 de fecha 27 de diciembre de 2007, que regula la creación de puestos directivos temporales, renglón presupuestario 022. Ley de Probidad y Responsabilidad de Funcionarios y Empleados Públicos, Decreto No. 89-2002 del Congreso de la República.


Paso ACCIÓN

Directo/Subdirector de Recursos Humanos Jefe inmediato/ Interesado Interesado Asistente de Planta Central Directo/Subdirector de Recursos Humanos Jefe de Planta Central

1 2 3 4 5 6 7

Publica vacante por los medios oficiales y siguiendo las normas internas y lo establecido en el Manual respectivo. Propone candidatura. Presenta documentos que acredite que llena los requisitos mínimos para el cargo (preparación, legales y experiencia) para el puesto a ascender. Recibe la documentación en fechas programadas. Analiza y califica el expediente presentado por el candidato, tomando en cuenta la preparación académica, legales y experiencia laboral. Dar a conocer los resultados al jefe inmediato. Inicia proceso de nombramiento por ascenso, tomando en cuenta las normas establecidas para otorgar los ascensos.


* === Dirección de Recursos Humanos Procedimiento: Asignación de Complemento Personal 011 Código:

210-6


1. NORMATIVA NORMAS La Dirección de Recursos Humanos con fundamento

en los informes de desempeño de los servidores públicos, presentados por los jefes inmediatos, autorizados por la autoridad nominadora correspondiente, podrá solicitar la asignación del complemento personal al salario, cuando el servidor haya cumplido como máximo de seis meses el período de prueba, por lo que se comenzará el trámite a partir de los 3 meses de haber ingresado a la institución; o a los tres meses al haber sido ascendido o reasignado el puesto; siempre y cuando la respectiva calificación del desempeño sea satisfactoria y exista disponibilidad financiera. En ambos casos el plazo debe ser computado a partir de la fecha de toma de posesión del cargo.

BASE LEGAL Ley de Servicio Civil, Decreto 1748 del Congreso de la República de Guatemala. Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo 18-98. Ley de Salarios de la Administración Pública, Decreto 11-73 del Congreso de la República de Guatemala.

Acuerdo Gubernativo No. 543-2013 “Plan Anual de Salarios y Otras Disposiciones relacionadas con la Administración de Recursos Humanos” Decreto No. 30-2012 del Congreso de la República “Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal 2014”. Acuerdo Gubernativo No. 416-2003 “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores.


Paso ACCIÓN

Jefe de Planta Central Jefe de Capacitación Director(a) de Área o Jefe de Departamento Subdirector de Recursos Humanos Jefe de Capacitación Director/Subdirector de Recursos Humanos Jefe de Capacitación Subdirector de Recursos Humanos Analista de Nóminas Director(a) Financiera Analista de Nómina

1 2 3 4 5 6 7 8 9 9.1 10 11

Lleva control mensual del personal de primer ingreso y del personal que es ascendido y traslada el listado al Jefe(a) de Capacitación Solicita vía telefónica o correo electrónico la evaluación del desempeño (adjunta formato) a los Directores y jefes con un mes de anticipación de finalizar el período de prueba para que evalúen al personal de primer ingreso o reingreso. Elabora las evaluaciones de desempeño de su personal y traslada a la Dirección de Recursos Humanos. Revisa las evaluaciones del desempeño y traslada a la Jefa de Capacitación para que realice las ponderaciones a los factores evaluados. Realiza las ponderaciones correspondientes y traslada con conocimiento a la Directora de Recursos Humanos. Recibe las evaluaciones y traslada a la Unidad de Nóminas para que inicie el trámite de la asignación del complemento personal. Simultáneamente, vía correo electrónico envía el Cuadro Actualizado de la provisión del bono, para efectos de estimar la disponibilidad financiera a Subdirector de Recursos Humanos. Revisa y elabora los cuadros financieros y solicita a la Dirección Financiera el aval de la disponibilidad financiera, de los renglones que serán afectos. Recibe y Revisa que las calificaciones del desempeño sean satisfactorias y que haya cumplido el tiempo de servicio (3 meses de servicio) primer ingreso y 3 meses en caso de haber sido promovido o reasignado al puesto. Si el desempeño no es satisfactorio, devolver los formularios al jefe inmediato Envía la opinión sobre la disponibilidad financiera por medio de un Memo.

Conforma y prepara expediente adjuntando la evaluación del desempeño, acta de toma de posesión o cuadro de toma de posesión, justificación y disponibilidad financiera.

Subdirector de Recursos Humanos Analista de Nómina Director de Recursos Humanos Subdirector de Recursos Humanos Jefe de Planta Central

12 13 14 15 16 17 18 19 20

Elabora oficio dirigido al Director de la DTP del Ministerio de Finanzas Públicas con copia al Director de ONSEC, solicitando el análisis financiero y traslada para firma del Ministerio(a). Fotocopia, folea y envía el expediente completo a la DTP del Min.Finanzas. Recibe copia del oficio con sello de recibido de la DTP y ONSEC y archiva el expediente. Da seguimiento al expediente en la DTP y ONSEC. Recibe copia del Dictamen y/o Resolución de opinión técnica de la ONSEC y trasladar a Unidad de Gestión. Recibe Providencia que indica fecha de vigencia de la acción solicitada y expediente original, por parte de la Dirección Técnica del Presupuesto –DTP- y trasladar a Unidad de Gestión. Ingresa en la Nómina Guatenóminas) la cantidad y la fecha a partir de la cual se les pagará el Complemento Personal al Salario al servidor. Notifica al interesado que a partir de tal fecha obtendrá un incremento en su salario y que de ser necesario debe presentar a la Contraloría de Cuentas su formulario de Probidad. Archiva expediente.


* === Dirección de Recursos Humanos Procedimiento: Asignación de Puestos 011 Código: 210-7


1. NORMATIVA NORMAS La Dirección de Recursos Humanos es la responsable de llevar a cabo los estudios de Clasificación y Asignación de Puestos. Todos los Directores de Área son los responsable del llenado de los Cuestionarios Oficiales de Clasificación de Puestos. El Ministro(a) debe autorizar la estructura organizacional y de puestos.



Paso ACCIÓN

Directo/Subdirector de Recursos Humanos Ministro(a) Directo/Subdirector de Recursos Humanos DTP/MINFIN APRA/ONSEC DTP/MINFIN Analista de Nómina Asistente de Planta Central

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Realiza el estudio de clasificación de puestos que incluye el llenado de los cuestionarios oficiales, estructura organizacional de la institución y de puestos así como las justificaciones respectivas. Autoriza el contenido de los cuestionarios de clasificación de puestos. Envía estudios de clasificación de puestos nuevos a la Dirección Técnica de Presupuesto. Estudia la solicitud y efectuar las evaluaciones presupuestarias para establecer la disponibilidad financiera. Providencia el expediente a la ONSEC indicando que existe o no la disponibilidad financiera. Realiza el estudio técnico y las auditorías correspondientes. Determina la procedencia o improcedencia emitiendo la resolución respectiva. Notifica a la DTP/MINFIN y al Ministerio. Establece la vigencia de la asignación solicitada. Envía resolución estableciendo la vigencia a la ONSEC y al Ministerio. Ingresa los puestos nuevos al Sistema de Guatenóminas dándole vigencia a los mismos. Resguarda en archivo los papeles de trabajo que dieron vigencia a los puestos nuevos.


* === Dirección de Recursos Humanos Procedimiento: Permuta entre Diferentes Clases de Puestos 011 Código: 210-

8


1. NORMATIVA NORMAS Personal contratado en renglón presupuestario 011.

Cambio voluntario entre dos servidores que desempeñan puestos de igual clase, especialidad y salario. Cambio voluntario entre dos servidores entre diferentes puestos y especialidad.


Paso ACCIÓN

Interesado Jefe inmediato Interesado Ministro(a) Director(a) de Recursos Humanos ONSEC Director(a) de Recursos Humanos Asistente de Planta Central ONSEC Analista de Nómina Asistente de Planta Central

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Acuerda permuta con otra persona con diferente clase de puesto, y especialidad. Solicita la aprobación de su jefe inmediato para permutar. Analiza la solicitud y dictamina al respecto. Presenta solicitud de permuta por escrito a la autoridad nominadora, luego de la opinión favorable de su jefe inmediato. Emite opinión sobre la permuta y trasladar a la Dirección de Recursos Humanos. Analiza el expediente, garantizando el cumplimiento de los requisitos de Ley y lo traslada a ONSEC para el dictamen correspondiente. Dictamina sobre la permuta solicitada, devolviendo el expediente a la autoridad nominadora. Notifica a los interesados el dictamen de ONSEC. Emite los nombramientos respectivos dando aviso a la ONSEC por medio del Formulario Único de Movimiento de Personal –FUMP-. Recibe FUMP, analiza y registra el movimiento de personal. Hace el movimiento en el Sistema de Nóminas (Guatenóminas). Archiva el expediente.


* === Dirección de Recursos Humanos Procedimiento: Permuta entre Puestos de Igual Clase 011 Código: 210-9


1. NORMATIVA NORMAS Cambio voluntario entre dos servidores que

desempeñan puestos de igual clase, especialidad y salario, en la misma o distinta unidad administrativa, en igual o diferente localización geográfica. Todas las permutas presentadas al Secretario(a) debe contar con la aprobación del Jefe Inmediato Superior. El servidor debe tener como mínimo un año de servicio en el puesto para poder solicitar una permuta.

BASE LEGAL Constitución Política de la República de Guatemala, Artículo 108. Ley de Servicio Civil, Decreto 1748 del Congreso de la República de Guatemala. Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo 18-98.

Ley de Salarios de la Administración Pública, Decreto 11-73 del Congreso de la República de Guatemala. Acuerdo Gubernativo No. 628-2007 de fecha 27 de diciembre de 2007, que regula la creación de puestos directivos temporales, renglón presupuestario 022. Ley de Probidad y Responsabilidad de Funcionarios y Empleados Públicos, Decreto No. 89-2002 del Congreso de la República.


Paso ACCIÓN

Interesado Interesado Jefe inmediato Interesado Ministro(a) Director(a) de Recursos Humanos Asistente de Planta Central

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Acuerda permuta con otra persona con igual clase de puesto, especialidad y salario. Solicita la aprobación de su jefe inmediato para permutar. Analiza la solicitud y dictaminar al respecto. Presenta solicitud de permuta por escrito a Secretario(a), luego de la opinión favorable de su jefe inmediato. Emite opinión sobre la permuta y trasladar a la Dirección de Recursos Humanos. Analiza el expediente presentado garantizando el cumplimiento de los requisitos de ley. Emite resolución correspondiente y notifica a los interesados y a ONSEC. Emite los nombramiento respectivos dando aviso a la ONSEC por medio del Formulario Único de Movimiento de Personal –FUMP- Archiva expediente.


* === Dirección de Recursos Humanos Procedimiento: Traslado Solicitado por el Trabajador Renglones

Presupuestarios 011 Código: 210-10 Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 2015 === * === Páginas: 2

1. NORMATIVA NORMAS Cuando el traslado lo solicita el trabajador debe contar

con la autorización del Jefe Inmediato Superior. En ningún caso el traslado deberá significar una disminución de salario para los servidores. El servidor solicitante de traslado debe someterse al proceso de selección respectivo.

BASE LEGAL Constitución Política de la República de Guatemala, Artículo 108. Ley de Servicio Civil, Decreto 1748 del Congreso de la República de Guatemala. Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo 18-98.

Ley de Salarios de la Administración Pública, Decreto 11-73 del Congreso de la República de Guatemala. Acuerdo Gubernativo No. 628-2007 de fecha 27 de diciembre de 2007, que regula la creación de puestos directivos temporales, renglón presupuestario 022. Ley de Probidad y Responsabilidad de Funcionarios y Empleados Públicos, Decreto No. 89-2002 del Congreso de la República.


Paso ACCIÓN

Interesado Jefe inmediato Interesado Autoridad Nominadora Director(a) de Recursos Humanos Asistente de Planta Central

1 2 3 4 5 6 7 8

Solicita la aprobación de su jefe inmediato para ser trasladado. Analiza la solicitud y dictamina al respecto, si es negativa aquí finaliza el proceso. Presenta solicitud de traslado por escrito a la autoridad nominadora, luego de la opinión favorable de su jefe inmediato. Emite opinión sobre la solicitud de traslado y traslada a la Dirección de Recursos Humanos. Analiza el expediente presentado garantizando el cumplimiento de los requisitos de ley. Emite resolución correspondiente y notifica a los interesados y a ONSEC. Emite los nombramientos respectivos dando aviso a la ONSEC por medio del Formulario Único de Movimiento de Personal –FUMP-. Archivar el expediente.


* === Dirección de Recursos Humanos Procedimiento: Traslado de personal por solicitud de autoridades Código:

210-11


1. NORMATIVA NORMAS La autoridad nominadora puede acordar el traslado de

un servidor de acuerdo a la evaluación de desempeño. Jefe Superior Inmediato debe presentar el informe al autoridad nominadora acompañando la solicitud del traslado respectivo. El servidor solicitante de traslado debe someterse al proceso de selección respectivo.

BASE LEGAL Constitución Política de la República de Guatemala, Artículo 108. Ley de Servicio Civil, Decreto 1748 del Congreso de la República de Guatemala. Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo 18-98. Ley de Salarios de la Administración Pública, Decreto 11-73 del Congreso de la República de Guatemala. Acuerdo Gubernativo No. 628-2007 de fecha 27 de diciembre de 2007, que regula la creación de puestos directivos temporales, renglón presupuestario 022.

Ley de Probidad y Responsabilidad de Funcionarios y Empleados Públicos, Decreto No. 89-2002 del Congreso de la República.


Paso ACCIÓN

Jefe inmediato Ministro(a) ONSEC Director(a) de Recursos Humanos Asistente de Planta Cental

1 2 3 4 5 6

Presenta informe por escrito a la Autoridad Nominadora en base a la evaluación del desempeño, adjuntando la solicitud de traslado. Analiza el informe recibido y lo traslada a ONSEC solicitando el dictamen correspondiente. Emite el dictamen correspondiente y devuelve el expediente a la Autoridad Nominadora. Analiza el dictamen y proceder a notificar al interesado. Emite los nombramientos respectivos dando aviso a la ONSEC por medio del Formulario Único de Movimiento de Personal –FUMP-. Archiva expediente.

UNIDAD DE NÓMINAS


* === Unidad de Nóminas Procedimiento: Gestión de Bono por Antigüedad Código: 211-1


1. NORMATIVA NORMAS El "Bono por Antigüedad" Es una prestación adicional

al salario, que se otorga mensualmente a los trabajadores del Estado que han cumplido 5 años de servicios ininterrumpidos, con excepción de quienes desempeñen puestos de profesionales. La cantidad a pagar se determina de acuerdo con la escala establecida Tiempo de servicio ininterrumpido Asignación mensual a) De más de (5) años a diez (10) años de servicio: Q. 35.00 b) De más de (10) años a veinte (20) años de servicio: Q. 50.00 c) De más de (20) años de servicio: Q. 75.00

BASE LEGAL Se circunscribe legalmente en la Constitución Política de la República de Guatemala, Decreto 1748 del Congreso de la República, Ley de Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo 18-98, Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo Número 185-2008,

y Resolución No. D-2008-1190. Acuerdo Gubernativo 838-92. Articulo 10 y Decreto 1485 del Congreso de la República, Ley de Catalogación y Dignificación del Magisterio Nacional, se otorgará mensualmente a los servidores públicos del Organismo Ejecutivo con cargo a los renglones presupuestarios 011, 021, 022, 029, 041 y 049,1 una asignación por año de servicios, la cual surtirá efectos a partir del 1 de junio de 1992, y se hará efectivo en el momento que se cuente con la base de datos que permita su aplicación.


Paso ACCIÓN

Jefe de Unidad de Nomina Analista

1

2

3

4

Recibe de la Dirección de Recursos Humanos el Dictamen emitido por la Oficina Nacional de Servicio Civil (ONSEC), del Bono por Antigüedad de funcionarios activos. Elabora un Memorándum a efecto se indique si existe la disponibilidad presupuestaria. Registra en el sistema GUATENOMINAS la primera asignación correspondiente al bono por antigüedad. a) De más de (5) años a diez (10) años de servicio: Q. 35.00 Seguidamente el sistema GUATENOMINAS automáticamente asignará: b) De más de (10) años a veinte (20) años de servicio: Q. 50.00 c) De más de (20) años de servicio: Q. 75.00


* === Unidad de Nóminas Procedimiento: Elaboración de certificaciones laborales Código: 211-2 Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 2015 === * === Páginas: 2

1. NORMATIVA NORMAS Las Certificaciones se solicitarán de la siguiente forma: a) Por escrito b) Vía Correo Electrónico

BASE LEGAL Ley de clases pasivas civiles del estado. Decreto Número 63-88 Del Congreso de la República de Guatemala, párrafo segundo del Artículo 114 de la Constitución Política de la República de Guatemala, comprendidos en los artículos 144, 145 y 146 de la Constitución Política de la República de Guatemala, Artículo 5. PENSIONES POR JUBILACIONES


Paso ACCIÓN

Analista 1 2 3

Recopila y fotocopia las nóminas correspondientes al periodo solicitado por beneficiario. Realiza la Certificación consignando

los Puestos, fechas, ingresos y egresos durante el período laborado. Fotocopia la Certificación para ser archivada con la firma de recibido del beneficiario.


* === Unidad de Nóminas Procedimiento: Elaboración de Constancia de Ingresos Código: 211-3


1. NORMATIVA NORMAS Las constancias salariales se solicitaran de la

siguiente forma: a) Por escrito b) Verbal c) Vía Correo Electrónico

BASE LEGAL Política Interna de la Dirección de Recursos Humanos, Unidad de Nómina del Ministerio de Relaciones Exteriores. Reglamento Orgánico Interno, Minex, 2011


Paso ACCIÓN

Analista 1 2 3 4

Elabora la constancia salarial conforme a la fecha de ingreso al Ministerio de Relaciones Exteriores, el cargo actual, partida presupuestaria, los ingresos y descuentos. Se comunica con el funcionario, vía telefónica, por medio del correo electrónico para hacer entrega de la constancia salarial. Fotocopia la constancia para ser archivada con la firma de recibido del funcionario. Archiva en expediente del empleado.


* === Unidad de Nóminas Procedimiento: Elaboración de Boletas de Pago Código: 211-4


1. NORMATIVA NORMAS El Ministerio de Finanzas Públicas por medio de la

Dirección de Contabilidad del Estado, Dirección Técnica de Presupuesto, Tesorería Nacional y Dirección de Informática establecen el período de los reportes para la generación de las boletas de liquidación de la nómina mensual. El Analista generará las boletas de liquidación de la nómina mensual después de realizado la aprobación y publicación de archivos para Bancos.

BASE LEGAL Reglamento Orgánico Interno, Minex, 2011


Paso ACCIÓN

Analista 1 2 3

Ingresa al sistema GUATENOMINAS para generar el reporte de la boleta de liquidación nómina mensual. Imprime las boletas, firma y sella. Hará entrega de la boleta de liquidación después de realizado la aprobación y publicación de archivos para Bancos.


* === Unidad de Nóminas Procedimiento: Elaboración de Nómina Adicional de Planta Central Código: 211-

5


1. NORMATIVA NORMAS En la Nómina Adicional se incluyen todos los pagos

que por su naturaleza no pueden ser operados en la nómina mensual. Los pagos que se pueden realizar en Nómina Adicional son:

Prestaciones laborales (Bono 14, Aguinaldo y Bono vacacional),

Pago retroactivo por error involuntario o por falla del sistema GUATENOMINAS o por la falta de disponibilidad financiera en el cálculo de las asignaciones de ingreso y egreso de los funcionarios activos en los rubros de la nómina mensual de planta central.

(bono profesional y bono por antigüedad, etc.)

La nómina adicional se liquida en fechas diferentes, de acuerdo al calendario establecido por el MINFIN. El pago se efectuará por medio de depósito bancario.

BASE LEGAL La implementación del Sistema de Nómina Web, tiene como base legal el Acuerdo Gubernativo 36-2005, de fecha 8 de diciembre 2005, mediante el cual se autoriza la aplicación del Sistema de Nómina y Registro de Personal. Actualmente cuenta con los módulos de Ordenamiento Funcional, Puestos, Empleados, Nómina, Servicios, Formulación, Contratos 029, Administración y Ley de Acceso a la Información.


Paso ACCIÓN

Jefe de Planta Central Analista Jefe de Unidad de Nómina Analista Jefe de Unidad de Nómina Analista

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Recibe de la Dirección de Recursos Humanos la opinión jurídica sobre el pago correspondiente a Prestaciones Laborales, así como el Dictamen emitido por la Oficina Nacional de Servicio Civil (ONSEC), por pago retroactivo del Bono por Antigüedad de funcionarios activos. Elabora un Memorándum a efecto se indique si existe la disponibilidad financiera, para el pago de la nómina adicional de planta central. Recibe de la Dirección de Recursos Humanos el memorándum donde nos indican si existe o no disponibilidad financiera. Registra dentro del Sistema GUATENOMINAS los pagos adicionales. Realiza la ejecución de la nómina adicional dentro del Sistema GUATENOMINAS. Genera la nómina adicional para su revisión correspondiente. Aprobación de la nómina adicional dentro del Sistema GUATENOMINAS. Emitir los reportes Orden de Compra, Cuadro de CUR y Resumen Programático General. Envió de CUR a SICOIN. Confirmar dentro del Sistema GUATENOMINAS el estado de la nómina (Histórico). Generar los archivos electrónicos de acreditamiento para el Banco de Desarrollo Rural, S.A. Aprobación y Publicación de archivos para Bancos. Generar, el reporte de las boletas de liquidación nómina adicional.


* === Unidad de Nóminas Procedimiento: Determinación del Impuesto Sobre la Renta Planta Central

Código: 211-6


1. NORMATIVA NORMAS La obtención de toda retribución o ingreso en dinero, cualquiera que sea su denominación o naturaleza, que provenga del trabajo personal prestado en relación de dependencia, por personas individuales residentes en el país

BASE LEGAL Decreto No. 26-92 Ley Impuesto Sobre la Renta del Congreso de la República de Guatemala. Decreto No. 10-2012 Ley de Actualización Tributaria, del Congreso de la República de Guatemala y Decreto No. 4-2012 Disposiciones para el fortalecimiento del Sistema Tributario y el Combate Defraudación Tributaria y el Contrabando.


Paso ACCIÓN

Analista 1 2 3

Determina el monto mensual a retener, si sus ingresos totales anuales no superan los Q 48,000.00 de gastos personales (Q. 4,000.00) mensuales, éste monto no supera la cantidad anual establecida en Ley para que sea objeto de pago de impuesto sobre la renta, ni deberá presentar planilla de IVA. Por tal motivo ante la SAT no debe gestionar el pago de tributos hasta que supere los ingresos como lo indica la ley tributaria actual. Registra el descuento del impuesto sobre la renta a retener dentro del Sistema GUATENOMINAS prorrateado durante los 12 meses del periodo imposición. Modifica y se proyectará si en el transcurso del periodo de imposición el funcionario obtiene un ascenso o un pago adicional obtenido por el tiempo laboral de una jornada extraordinaria.


* === Unidad de Nóminas Procedimiento: Elaboración de la Nómina de Aguinaldo Planta Central Código:

211-7



Dirección de Contabilidad del Estado, Dirección Técnica de Presupuesto, Tesorería Nacional y Dirección de Informática establecen los períodos en el Calendario de Pago correspondientes a fechas de corte, fecha de liquidación, entregas de reportes, así

como el período de pago. El Analista preparará el calendario de liquidación y pago de nómina teniendo en cuenta los días establecidos por ONSEC y las instituciones descritas en el párrafo anterior, para el ingreso de operaciones y fechas de cierre de liquidación. El pago del Aguinaldo se efectuará por medio de depósito bancario.

BASE LEGAL Se circunscribe legalmente en la Constitución Política de la República de Guatemala, Decreto 1748 del Congreso de la República, Ley de Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo 18-98, Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo Número 185-2008, y Resolución No. D-2008-1190. El artículo 102 de la Constitución Política de la República establece que son derechos sociales mínimos que fundamentan la legislación del trabajo: entre otros Por su parte la Ley de Servicio Civil, en su Artículo 61 establece que los servidores públicos gozan, de los derechos establecidos en la Constitución. De fecha 1 de diciembre de 1978. El derecho al pago de Aguinaldo está regulado en el Decreto Número 1633 del Congreso de la República y reglamentado en Acuerdo Gubernativo Número M. de F.P Las disposiciones de las normas anteriores se encuentran contenidas también en los Artículos 1º, 2º, 3º, 4º, 5º, 6º, 7º, 9º y 10º del Acuerdo Gubernativo Número M. de F.P de fecha 1 de diciembre de 1978; y 65, 66, 68, 69, 71 y 72 del Acuerdo Gubernativo 18-98, Reglamento de la Ley de Servicio Civil.

2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Paso Analista 1

2 3 4 5 6 7 8 9 10

Realiza el cálculo del aguinaldo a favor de trabajadores que figuren bajo el renglón 011 al treinta de noviembre de cada año, donde se integra lo devengado, bono por antigüedad y bono profesional. Se pagará total o proporcionalmente a las asignaciones presupuestarias percibidas, computadas del primero de enero al treinta de noviembre. El aguinaldo se pagará en el mes de diciembre, cuando exista o haya existido relación laboral al treinta de noviembre; en la misma forma se procederá en los casos de las personas dejare de prestar servicios antes del treinta de Noviembre, el aguinaldo le será pagado proporcionalmente al tiempo laborado. Se deberá pagarse en la siguiente forma: el cincuenta por ciento (50%) en la primera quincena del mes de diciembre de cada año y el segundo cincuenta por ciento

(50%) restante, durante los períodos de pago correspondientes al mes de enero del año siguiente Realiza la ejecución de la nómina del aguinaldo dentro del Sistema GUATENOMINAS Aprueba Asignación de partida Bolsón dentro del sistema GUATENOMINAS Genera la nómina del aguinaldo dentro del sistema GUATENOMINAS para su revisión conforme al cálculo de sueldos realizadas. Aprueba la nómina del bono 14 dentro del Sistema GUATENOMINAS Emite los reportes Orden de Compra, Cuadro de Cur y Resumen Programático General. Genera el Cur. Envía el Cur a SICOIN Confirma dentro del Sistema GUATENOMINAS el estado de la nómina (Histórico). Generar los archivos electrónicos de acreditamiento para el Banco de Desarrollo Rural, S.A.

Jefe de Unidad de Nómina Analista

11 12

Aprobación y Publicación de archivos para Bancos. Generar, el reporte de las boletas de liquidación nómina del aguinaldo.


* === Unidad de Nóminas Procedimiento: Elaboración de la Nómina de Bono 14 Planta Central Código:

211-8



Dirección de Contabilidad del Estado, Dirección Técnica de Presupuesto, Tesorería Nacional y Dirección de Informática establecen los períodos en el Calendario de Pago correspondientes a fechas de

corte, fecha de liquidación, entregas de reportes, así como el período de pago. El Analista preparará el calendario de liquidación y pago de nómina teniendo en cuenta los días establecidos por ONSEC y las instituciones descritas en el párrafo anterior, para el ingreso de operaciones y fechas de cierre de liquidación. El pago del bono 14 se efectuará por medio de depósito bancario.

BASE LEGAL Para el efecto establecen los artículos 25, numeral 1 del Decreto No. 1748 del Congreso de la República, ley de Servicio Civil. 3, inciso a) 7 y 8 del Acuerdo Gubernativo No. 185-2008 de fecha 7 de julio de 2008. La bonificación anual está regulada en el Decreto 42-92 del Congreso de la República, Ley de bonificación anual para trabajadores del sector privado y público, específicamente en los artículos siguientes: Art.1, 2, 3, 5,6


Paso ACCIÓN

Analista Jefe de Unidad de Nómina Analista

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Elabora la tabulación de todos los sueldos percibidos por los funcionarios donde se integra lo devengado, bono por antigüedad y bono profesional, que ha laborado ininterrumpidamente del 01 de Julio de un año al 30 de junio del año siguiente (1 año); si no ha laborado el periodo completo, se calculara en forma proporcional que corresponda. Realiza la ejecución de la nómina del bono 14 dentro del Sistema GUATENOMINAS Genera la nómina del bono 14 dentro del Sistema GUATENOMINAS para su revisión conforme a la tabulación de sueldos realizadas. Aprueba la nómina del bono 14 dentro del Sistema GUATENOMINAS Emite los reportes Orden de Compra, Cuadro de Cur y Resumen Programático General. Genera el Cur. Envía el Cur a SICOIN. Confirma dentro del Sistema GUATENOMINAS el estado de la nómina (Histórico). Genera los archivos electrónicos de acreditamiento para el Banco de Desarrollo Rural, S.A. Aprobación y Publicación de archivos para Bancos. Genera el reporte de las boletas de

liquidación nómina del bono 14.


* === Unidad de Nóminas Procedimiento: Elaboración de Nómina Mensual de Sueldos Planta Central

Código: 211-9



Dirección de Contabilidad del Estado, Dirección Técnica de Presupuesto, Tesorería Nacional y Dirección de Informática establecen los períodos en el Calendario de Pago correspondientes a fechas de corte, fecha de liquidación, entregas de reportes, así como el período de pago. El Analista preparará el calendario de liquidación y pago de nómina teniendo en cuenta los días establecidos por ONSEC y las instituciones descritas en el párrafo anterior, para el ingreso de operaciones y fechas de cierre de liquidación. La inclusión del personal de nuevo ingreso a la nómina de pago se deberá hacer solamente con la autorización de la Directora de Recursos Humanos. El pago de salarios se efectuará por medio de depósito bancario.



Paso ACCIÓN

Jefe de Planta Central Jefe de Unidad de Nomina Director(a) o Subdirector de Recursos Humanos Analista Jefe de Unidad de Nómina

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Traslada instrucciones de acciones de movimiento de personal adjuntando acuerdo respectivo y cuadro único de movimiento de personal. Recepciona instrucciones y cuadro único de movimiento de personal y traslada a analista de sueldos respectivo. Registra movimientos en cuadro de control interno para su revisión Revisa movimientos y documentación de soporte para ser trasladada a autoridades de la Dirección de Recursos Humanos. Recibe, realiza trámites respectivos para su revisión y devuelve. Opera dentro del Sistema GUATENOMINAS los movimientos correspondientes para su aprobación en la Oficina Nacional de Servicio Civil –ONSEC- Realizar la ejecución de la nómina mensual dentro del Sistema GUATENOMINAS Genera la nómina mensual con movimientos aprobados por ONSEC para su revisión correspondiente. Aprobación de la nómina mensual dentro del Sistema GUATENOMINAS Emite los reportes Orden de Compra, Cuadro de CUR y Resumen Programático General. Envía el CUR a SICOIN Confirma dentro del Sistema GUATENOMINAS el estado de la nómina (Histórico). Generar los archivos electrónicos de Acreditamiento para el Banco de Desarrollo Rural, S.A. Aprobación y Publicación de archivos para Bancos.

Analista de Sueldos de Planta Central 15 Genera el reporte de las boletas de liquidación nómina mensual.

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS === *

=== Unidad de Nóminas Procedimiento: Elaboración de Certificaciones de Servicio Exterior Código: 211-10 Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 2015 === * === Páginas: 2

1. NORMATIVA NORMAS Las Certificaciones se solicitaran de la siguiente

forma: a) Por escrito b) Vía Correo Electrónico

BASE LEGAL Ley de clases pasivas civiles del estado. Decreto Número 63-88 Del Congreso de la República de Guatemala, párrafo segundo del Artículo 114 de la Constitución Política de la República de Guatemala, comprendidos en los artículos 144, 145 y 146 de la Constitución Política de la República de Guatemala, Artículo 5. PENSIONES POR JUBILACIONES

2. DESCRIPCION DEL

PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE

NO. ACCION

Analista 1 2 3 4

Recopila y fotocopia las nóminas correspondientes al período solicitado por beneficiario. Realiza la Certificación consignando los Puestos, fechas, ingresos y egresos durante el período laborado. Entrega la Certificación y solicita firma de recibido en la misma. Fotocopia la


* === Unidad de Nóminas Procedimiento: Elaboración de Nómina Adicional de Bono 14 Servicio Exterior

Código: 211-11


1. NORMATIVA NORMA La nómina adicional de Bono 14 del Servicio Exterior

debe ser elaborada y liquidada en las fechas establecidas en la programación general del Ministerio.

BASE LEGAL Para el efecto establecen los artículos 25, numeral 1 del Decreto No. 1748 del Congreso de la República, ley de Servicio Civil. 3, inciso a) 7 y 8 del Acuerdo Gubernativo No. 185-2008 de fecha 7 de julio de 2008. La bonificación anual está regulada en el Decreto 42-92 del Congreso de la República, Ley de bonificación anual para trabajadores del sector privado y público, específicamente en los artículos siguientes: Art.1, 2, 3, 5,6

2. DESCRIPCIÓN DEL

PROCEDIMIENTO Analista Autoridades de Dirección. Analista Dirección Financiera Analista

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

El analista de sueldos crea el archivo digital con la información comprendida del periodo del 01 de julio del año pasado al 30 de junio del presente año tomando en cuenta los siguientes rubros: a) Sueldo Base b) Compensación Salarial c) Bono por Antigüedad d) Bono Profesional Realiza los cálculos correspondientes verificando fechas de ingreso, asensos, traslados y licencia con goce de sueldo del personal activo. Verifica cálculos dividiendo la suma de todos los sueldos dentro de doce. Imprime nómina adjuntando documentación de soporte Revisan y Firman Reproduce una copia de nomina con documentación de soporte y traslada a la Dirección Financiera. Recepciona nómina juntamente con documentación de soporte para la gestión de trámite de transferencia correspondiente. Archiva copia de nómina en correlativo y entrega dos copias al Departamento de Caja de la Dirección Financiera. Genera nomina en Formato PDF por misión la cual es enviada al momento de la compra de divisas por la Dirección Financiera. Archiva de forma digital las nominas según su clasificación interna.


* === Unidad de Nóminas Procedimiento: Elaboración de Nómina Adicional del Servicio Exterior Código:

211-12


1. NORMATIVA NORMAS En la Nómina Adicional se incluyen todos los pagos

que por su naturaleza no pueden ser operados en la nómina mensual. Los pagos que se pueden realizar en Nómina Adicional son:

Prestaciones laborales (Bono 14, Aguinaldo y Bono vacacional),

Otorgamiento de beneficios económicos (bono profesional, complemento personal, bono por antigüedad, Gastos de Representación etc.) La nómina adicional se liquida en fecha acuerdo al calendario establecido por el MINFIN. Preparar mensualmente la nómina para el pago oportuno de Aguinaldo, Bono Vacacional y Bono 14 del personal inactivo del Servicio Exterior. Pago retroactivo del Bono por Antigüedad ( Tiempo de Servicio Ininterrumpido) en los casos siguientes: -De más de (5) años a (10) años de Servicio 35 -De más de (10) años a (20) años de Servicio 50 -De más de (20) años de Servicio 75 Pago retroactivo por error involuntario o por falta de disponibilidad financiera en el cálculo de las asignaciones y egresos de los funcionarios activos en los rubros de la nómina mensual del servicio Exterior. a) Sueldo Base b) Compensación Salarial c) Bono por Antigüedad d) Bono Profesional e) Gastos de Representación f) Bono Presidencial (66-2000) g) Compensación Costo de Vida h) Montepío

BASE LEGAL La implementación del Sistema de Nómina Web, tiene como base legal el Acuerdo Gubernativo 36-2005, de fecha 8 de diciembre 2005, mediante el cual se autoriza la aplicación del Sistema de Nómina y Registro de Personal.

Actualmente cuenta con los módulos de Ordenamiento Funcional, Puestos, Empleados, Nómina, Servicios, Formulación, Contratos 029, Administración y Ley de Acceso a la Información.

2. DESCRIPCIÓN DEL

PROCEDIMIENTO Analista

Dirección Financiera

Analista

A) 1 2 3 B) 1 2 3 4 5 6 7

Prestaciones Laborales Recibe en la Dirección de Recursos Humanos la opinión jurídica sobre el pago de Prestaciones Laborales. Realizan los cálculos para determinar el pago liquido en Aguinaldo, Bono Vacacional y Bono 14 determinando el Tipo de Cambio a la fecha de la acción (Renuncia, por post morten o remoción del cargo). Ingresa a la página del Banco de Guatemala, se imprime el tipo de cambio para realizar la conversión en quetzales tomando como base el día, mes y año de su renuncia, post morten o remoción al cargo. Pago retroactivo del Bono por

Antigüedad funcionarios activos.

Recibe en la Dirección de Recursos Humanos el Dictamen emitido por la Oficina Nacional de Servicio Civil (ONSEC). Realizan los cálculos para determinar el monto de asignación en Dólares, correspondiente al tiempo de servicio ininterrumpido a su ingreso al Ministerio de Relaciones Exteriores. Pago retroactivo por error involuntario o por falta de disponibilidad financiera el cálculo de las asignaciones de ingresos y egresos de los funcionarios activos en los rubros de la nómina mensual del Servicio Exterior. Elabora un memorándum dirigido a Dirección Financiera a efecto se indique si existe la disponibilidad financiera, para el dato de las literales (A y B), donde se integran los cálculos y montos líquidos correspondiente a la nómina adicional. Recibe el Memorándum dirigido por la Dirección de Recursos Humanos. Recibe el Memorándum dirigido por el Departamento de Presupuesto donde determinan Si existe o No disponibilidad financiera. Envía a autoridades superiores para su revisión correspondiente para su firma y visto bueno.

8 9

Archiva e imprime dos copias para el Departamento de Caja de la Dirección Financiera con su documentación de soporte. Genera la nómina del personal activo en formato PDF para ser enviada a la misión correspondiente.


* === Unidad de Nóminas Procedimiento: Elaboración de Nómina de Aguinaldo y Bono Vacacional del

Servicio Exterior Código: 211-13


1. NORMATIVA NORMA La nómina de Aguinaldo y Bono Vacacional del Servicio

Exterior deberá elaborarse y liquidarse en las fechas establecidas en la programación general de la Unidad de Nóminas.

BASE LEGAL Se circunscribe legalmente en la Constitución Política de la República de Guatemala, Decreto 1748 del Congreso de la República, Ley de Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo 18-98, Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo Número 185-2008, y Resolución No. D-2008-1190. El artículo 102 de la Constitución Política de la República establece que son derechos sociales mínimos que fundamentan la legislación del trabajo: entre otros Por su parte la Ley de Servicio Civil, en su Artículo 61 establece que los servidores públicos gozan, de los derechos establecidos en la Constitución. De fecha 1 de diciembre de 1978. El derecho al pago de Aguinaldo está regulado en el Decreto Número 1633 del Congreso de la República y reglamentado en Acuerdo Gubernativo Número M. de F.P Las disposiciones de las normas anteriores se encuentran contenidas también en los Artículos 1º, 2º, 3º, 4º, 5º, 6º, 7º, 9º y 10º del Acuerdo Gubernativo Número M. de F.P de fecha 1 de diciembre de 1978; y 65, 66, 68, 69, 71 y 72 del Acuerdo Gubernativo 18-98, Reglamento de la Ley de Servicio Civil.

2. DESCRIPCION DEL


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

El Analista crea el archivo digital con la información comprendida del periodo del 01 diciembre de del año pasado al 30 de noviembre del presente año tomando en cuenta los siguientes rubros a) Sueldo Base b) Compensación Salarial c) Bono por Antigüedad d) Bono Profesional Realiza los cálculos correspondientes verificando fechas de ingreso, asensos, traslados y licencia sin goce de sueldo del personal activo al 30 de noviembre. Verifica cálculos de las personas que no tienen los 365 días al 30 de noviembre y verificar el primer 50% de aguinaldo, que lleve el Bono Vacacional. Proporcional o completo dependiendo del tiempo Imprime nómina adjuntando documentación de soporte Revisan y Firman Reproduce una copia de nomina con documentación de soporte y traslada a la Dirección Financiera. Recepciona nómina juntamente con documentación de soporte para la gestión de trámite de transferencia correspondiente. Archiva copia de nómina en correlativo y entrega dos copias al Departamento de Caja de la Dirección Financiera. Genera nomina en Formato PDF por misión la cual es enviada al momento de la compra de divisas por la Dirección Financiera. Archiva de forma digital las nominas según su clasificación interna.


* === Unidad de Nóminas Procedimiento: Elaboración de Nómina Mensual de Sueldos de Servicio Exterior

Código: 211-14


1. NORMATIVA NORMAS El Ministerio de Finanzas Públicas por medio de la Dirección de Contabilidad del Estado, Dirección Técnica de Presupuesto, Tesorería Nacional y Dirección de Informática establecen los períodos en el Calendario de Pago correspondientes a fechas de corte, fecha de liquidación, entregas de reportes, así como el período de pago.

BASE LEGAL La implementación del Sistema de Nómina Web, tiene como base legal el Acuerdo Gubernativo 36-2005, de fecha 8 de diciembre 2005, mediante el cual se autoriza la aplicación del Sistema de Nómina y Registro de Personal. Actualmente cuenta con los módulos de Ordenamiento Funcional, Puestos, Empleados, Nómina, Servicios, Formulación, Administración y Ley de Acceso a la Información.

2. DESCRIPCIÓN DEL

PROCEDIMIENTO RESPONSABLE

NO. ACCION

Jefe de Nominas Analista Jefe de la Unidad de Nominas Autoridades de la Dirección Analista Dirección Financiera Analista

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Recibe y entrega al Analista las acciones del personal del personal en el renglón 011 a la nómina de pago: - Aviso de toma de posesión por primer ingreso o reingreso - Aviso de ascenso - Aviso de traslado - Aviso de entrega por remoción o renuncia. - Aviso de Licencias sin Goce de Sueldo Revisa documentación, registra en control interno y asigna los movimientos en la nómina mensual. Crea archivo digital con la información de la nómina del mes la cual incluye (nombre, partida presupuestaria, cargo, misión, fecha de ingreso) Realiza cálculos correspondientes de acuerdo a la fecha de la acción. Verifica datos de salario (bono de antigüedad, bono profesional y descuentos judiciales) Verificar cálculos de salarios y descuentos. Imprimir nómina adjuntando documentación de soporte y traslada. Realiza revisión de nómina, firma y sella junto con el Analista. Firman, realizan trámite para

revisión correspondiente y trasladan.

Reproduce una copia de nómina con documentación de soporte y

traslada a la Dirección Financiera. Recepciona nómina y documentación para la gestión de trámite de depósito. Archiva copia de nómina en correlativo y entra dos copias al Departamento de Caja de la Dirección Financiera. Genera nómina en formato PDF por misión la cual es enviada posteriormente

14 al momento de la compra de divisas por la Dirección Financiera.

Archiva de Forma digital las nóminas según clasificación interna.


* === Unidad de Nóminas Procedimiento: Pago de Tiempo Extraordinario Código: 211-15


1. NORMATIVA NORMAS El pago de horas extras al personal del Ministerio de

Relaciones Exteriores se hará solamente con la autorización del señor(a) Ministro(a) a través del Acuerdo Interno correspondiente. Para que el tiempo extraordinario sea procesado en tiempo y forma, la comprobación de las horas extras trabajadas por cada empleado se presentarán en el formato “Formulario de Horas Extras”. Todo empleado a quien se le requiera trabajar horas extras, deberá utilizar el formato respectivo y presentarlo al Analista de Nóminas de la Dirección de Recursos Humanos en los primeros 5 días hábiles del mes. Además debe adjuntar el formato “Informe de Actividades Fuera de Horario y Jornada Laboral”, y/o solicitud de vehículo si así procediera. La Dirección de Recursos Humanos será el área responsable de establecer los mecanismos necesarios para el Registro y Control de Horas Extras del Personal del ministerio de Relaciones Exteriores.

BASE LEGAL El marco jurídico regulador se encuentra regido por: Ley de Servicio Civil, Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto 101-97 y su Reglamento Acuerdo Gubernativo 240-88; Código de Trabajo, Decreto 1441-2006. Acuerdo Ministerial No. 6 de fecha 3 de enero del

2014, autorización de pago de horas extras al personal.


Paso ACCIÓN

Funcionario de Planta central Analista Jefe de Unidad de Nomina Autoridades de la Dirección de Recursos Humanos Analista Dirección Financiera Analista

1 2 2.1 3 4 5 6 7 8 9

Presenta el formulario de control interno de jornadas extraordinarias con la documentación correspondiente (Reporte de biométrica, Informe de actividades que ejecuto durante la jornada extraordinaria y la solicitud de vehículo si fuera el caso) firmado por el interesado y avalado por su jefe inmediato. Recibe, revisa y tabula en los primeros cinco días hábiles de cada mes, la Documentación Correspondiente. Si no cumple con los requisitos y no está correcto el reporte lo regresa al solicitante para que realice las correcciones Firma y traslada los formularios de los puestos administrativos que están sujetos a la Dirección General de la Cancillería para firma de la Directora Administrativa. Revisa y verifica la hoja de liquidación los datos siguientes: la sumatoria de horas, la cuenta bancaria, el coeficiente de cálculos, el puesto nominal y el renglón presupuestario. Revisa y Confirma la siguiente Información: Tabulación, Control de Asistencia y hoja de liquidación, la cual se le traslada a las autoridades de la Dirección de Recursos Humanos Recibe y Realiza trámites respectivos para su revisión y devuelve. Traslada a la Dirección Financiera copias de los formularios de control interno junto a la nómina original, con firmas de quien la elaboro, reviso y con el visto bueno de las autoridades de la Dirección de Recursos Humanos. Recibe los formularios de control interno de jornadas extraordinarias y Nomina original para la acreditación correspondiente. Archivo de Nomina y formularios internos de Jornadas extraordinarias para acciones futuras.


* === Unidad de Nóminas Procedimiento: Pago de honorarios al personal 029 Código: 211-16


1. NORMATIVA NORMAS Se elabora un compromiso presupuestario, para honra

y pago de las obligación contraídas al contratista/interesado. Para todo pago se debe contar con la disponibilidad financiera. El Especialista de Nóminas prepara el calendario de presentación de factura e informe, así como el de liquidación y pago de nómina 029, teniendo en cuenta los días establecidos por el Ministerio de Finanzas. La inclusión del personal de nuevo ingreso a la nómina de pago se deberá hacer solamente con la autorización de la Directora de Recursos Humanos. Para el pago de honorarios se tiene que ingresar en Guatenóminas el monto y mes a pagar, y se efectúa el pago por medio de depósito bancario. La Modalidad de pago o remuneración que recibe el contratista por servicios técnicos o profesionales que es contratado temporalmente bajo el renglón presupuestario 029.



Paso ACCIÓN

Interesado Analista de Sueldos Jefe de Nominas Director(a) o Subdirector de Recursos Humanos Analista de Sueldos

1 2 2.1 3 4 5 6 7 8 9 10 11

De acuerdo a los plazos convenidos en el contrato, elaborar informe de labores y factura, solicita el aval de la persona que supervisa los resultados esperados, mediante firma de Visto Bueno en el informe; para luego trasladar ambos documentos a la Unidad de Nómina de la Dirección de Recursos Humanos. Recibe y revisa informe y factura presentada, verificando que la factura llene los requisitos legales. Si no llenan los requisitos, lo devuelve al interesado para que haga las correcciones correspondientes. Registra en el sistema de Guatenóminas las facturas correspondientes. Imprime el listado del personal para el pago 029 para su revisión correspondiente. Revisa listado para su liquidación y traslada la nómina a las autoridades de la Dirección de Recursos Humanos. Realiza los trámites correspondientes para su revisión y devuelve. Revisa, firma y devuelve la nómina al Analista de Sueldos. Al recibe la nómina firmada, trasladar a la Dirección Financiera para su aprobación en SICOIN. Realiza la liquidación de nómina conforme el calendario establecido, generando, Cuadro de CUR, Orden de compra y resumen programático General. Una vez aprobado los CUR de Pago en SICOIN, genera los archivos electrónicos de acreditamiento para el Banco Banrural. Carga archivos de acreditamiento de pago en Banco Banrural correspondiente a los honorarios de contratados en el ministerio de Relaciones Exteriores.


* === Unidad de Nóminas Procedimiento: Elaboración de Reintegro de Sueldos Planta Central Código:

211-17 Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 2015 === * === Páginas: 2

1. NORMATIVA NORMAS Los reintegros de sueldos pueden darse por los

siguientes casos: Suspensión del IGSS, Suspensión Disciplinaria, Renuncia, Remoción, Traslado o Ascenso del personal.



Paso ACCIÓN

Analista 1 2 3 4 5 6

Consigna dentro del sistema GUATENOMINA el mes a reintegrar. Registra e Imprime dentro del sistema GUATENOMINA la boleta de liquidación para su reintegro de sueldo. Realiza un memorándum especificando el No. De la boleta de liquidación y el total a reintegrar consignándole la fecha de su pago. Recibe la boleta de depósito monetario firmado y sellado de recibido por el receptor del banco. Opera dentro del sistema GUATENOMINA el número del depósito monetario del Crédito Hipotecario Nacional. Realiza el memorándum y se adjuntan las boletas de depósitos a la Dirección Financiera.

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS === * === Unidad de Nóminas Procedimiento: Elaboración de Nómina de Bono 14 del Servicio Exterior

Código: 211-18


1. NORMATIVA NORMA La nómina de Bono 14 del Servicio Exterior deberá

elaborarse y liquidarse en las fechas establecidas en el calendario anual establecido por el Ministerio.

BASE LEGAL Para el efecto establecen los artículos 25, numeral 1 del Decreto No. 1748 del Congreso de la República, ley de Servicio Civil. 3, inciso a) 7 y 8 del Acuerdo Gubernativo No. 185-2008 de fecha 7 de julio de 2008. La bonificación anual está regulada en el Decreto 42-92 del Congreso de la República, Ley de bonificación anual para trabajadores del sector privado y público, específicamente en los artículos siguientes: Art.1, 2, 3, 5,6.

2. DESCRIPCIÓN DEL


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

El analista de sueldos crea el archivo digital con la información comprendida del periodo del 01 de julio del año pasado al 30 de junio del presente año tomando en cuenta los siguientes rubros: a) Sueldo Base b) Compensación Salarial c) Bono por Antigüedad d) Bono Profesional Realiza los cálculos correspondientes verificando fechas de ingreso, asensos, traslados y licencia con goce de sueldo del personal activo. Verifica cálculos dividiendo la suma de todos los sueldos dentro de doce. Imprime nómina adjuntando documentación de soporte Revisan y Firman Reproduce una copia de nomina con documentación de soporte y traslada a la Dirección Financiera. Recepciona nómina juntamente con documentación de soporte para la gestión de trámite de transferencia correspondiente. Archiva copia de nómina en correlativo y entrega dos copias al Departamento de Caja de la Dirección Financiera. Genera nomina en Formato PDF por misión la cual es enviada al momento de la compra de divisas por la Dirección Financiera. Archiva de forma digital las nominas según su clasificación interna.

PLANTA CENTRAL


* === Departamento de Planta Central Procedimiento: Selección de Personal Código: 212-1


1. NORMATIVA NORMAS La selección del personal se debe centralizar

únicamente en la Dirección de Recursos Humanos. En caso de recibir documentación falsa durante el proceso, el aspirante queda automáticamente fuera del mismo. No son afectos a calificación de ONSEC, los puestos Ejecutivos: Directores Ejecutivos del III; Subdirectores Ejecutivos III; Directores Técnico II al III y Subdirectores Técnico del II al III. Así como los Puestos Diplomáticos de la Planta Central.

BASE LEGAL Ley de Servicio Civil, Decreto 1748 del Congreso de la República de Guatemala. Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo 18-98. Acuerdo Gubernativo No. 628-2007 de fecha 27 de diciembre de 2007, que regula la creación de puestos directivos temporales, renglón presupuestario 022. Acuerdo Gubernativo No. 543-2013 “Plan Anual de Salario y Otras Disposiciones relacionadas con la Administración de Recursos Humanos para el ejercicio fiscal 2014. Reglamento Orgánico Interno, MINEX, 2011.


Paso ACCIÓN

Analista Especialista de Planta Central y Director Solicitante Director Solicitante Analista Especialista Analista

1 2 3 4 5 6 7 8 9 9.1 10

Contacta a los candidatos preseleccionados, para citarlos a entrevista; en algunos casos se hace evaluación. Se efectúan entrevistas a candidatos preseleccionados y se procede a seleccionar al candidato idóneo. Envía memo para contratación del candidato seleccionado a la Dirección de Recursos Humanos. Verificar referencia labores del candidato seleccionado. Solicita al candidato seleccionado la documentación que es requisito para ocupar un puesto y que llene la solicitud de empleo correspondiente. Solicita a la Unidad de Nómina la partida presupuestaria correspondiente. Prepara expediente con propuesta 011 ó 022 para que sea enviado a calificación en la Oficina Nacional de Servicio Civil –ONSEC. Da seguimiento al expediente en ONSEC y recibirlo con la calificación de ONSEC. Procede a trasladar expediente, si es declarado elegible, para la elaboración del Acuerdo de Nombramiento y el contrato, en caso de renglón 022; indicando la fecha de toma de posesión. Procede a comunicar verbalmente y de inmediato, si el candidato es declarado no elegible por ONSEC, al Director interesado para que proponga otro candidato. El proceso se inicia de nuevo. Reserva y bloquea la partida presupuestaria en el Sistema de Nóminas.


* === Departamento de Planta Central Procedimiento: Renuncia del Personal Renglón 011 y 022 Código: 212-2


1. NORMATIVA NORMAS Cualquier servidor público puede renunciar libremente al puesto que ocupa, mediante notificación por escrito a la Autoridad Nominadora, por conducto de su jefe inmediato. La carta de renuncia debe presentarse con por lo menos 15 días de anticipación, previo a la fecha que desee de retirarse del Ministerio. Cuando se presenta una renuncia, sólo el Ministro(a) puede aceptar dicha renuncia, ningún jefe inmediato, cualquiera sea su jerarquía, puede aceptarla. Cuando el servidor sea trasladado o ascendido en forma ininterrumpida de un puesto a otro, nombrado dentro de cualquier dependencia del Estado o de sus Entidades descentralizadas no se exigirá la presentación de la renuncia. Todos los casos especiales, sin excepción, se dilucidan entre las Direcciones de Recursos Humanos y de Asuntos Jurídicos, quienes deben presentar con prontitud, el dictamen respectivo para aprobación del Ministro(a). En todo trámite de nombramiento, aviso de toma de posesión o de entrega del puesto, se deberá adjuntar fotocopia del carné del IGSS.

BASE LEGAL Acuerdo Gubernativo No. 1222-88, artículo 3, numeral 15.


Paso ACCIÓN

Interesado Director interesado Director(a) de Recursos Humanos Analista Asesor Jurídica Laboral Analista Ministro(a) Analista

1 2 3 4 4.1 5 6 7 8 9 10 11 12

Elabora carta de renuncia dirigida al Ministro(a), en la que conste la firma de enterado del jefe inmediato. Envía la aceptación de la renuncia o la separación del cargo para el trámite correspondiente a la Dirección de Recursos Humanos. Traslada la solicitud al Departamento Planta Central o al Departamento de Servicio Exterior para que elabore el Acuerdo de Rescisión. Revisa y verifica que no haya ningún inconveniente o compromisos pendientes con el Ministerio que impida aceptarla. Avisa de inmediato, Si hubiera inconveniente, al jefe inmediato y al interesado, que no puede retirarse del Ministerio, hasta que su solicitud se resuelva. Envía original al Ministro(a), Independientemente de si hay o no algún inconveniente, anotando en la nota de trámite lo que proceda, previa firma del Director de Recursos Humanos. Notifica a la Unidad de Nóminas la

suspensión de pago. Elabora el Acuerdo Interno de Rescisión y el Acta de Rescisión y traslada a Asesor Jurídico Laboral para su revisión y visto bueno. Revisa el acuerdo interno y el acta de rescisión del contrato y trasladar a Analista. Hace las correcciones correspondientes y procede a imprimir el Acuerdo Interno de Rescisión y el Acta y traslada para firma del Ministro(a). Firma el Acuerdo Interno y trasladar a la directora(a) de Recursos Humanos para que continúe el trámite de remoción. Elabora la notificación para entregar el Acuerdo Interno al empleado. Informa a la Sección de Inventarios, para que realicen la revisión del mismo, y se realice el traspaso de bienes.

Interesado Asistente de Recursos Humanos Analista Analista de Nóminas Analista

13 14 15 16 17 18 19 20 19 20

Saca fotocopia del Acuerdo Interno, cuando regrese con firma del Ministro(a). Elabora las notificaciones correspondientes y acta de entrega del puesto. Firma y recopila las firmas del interesado, Director de Recursos Humanos y Jefe del Departamento de Planta Central. Entrega al interesado notificación, copia del acuerdo interno, y copia acta de entrega de puesto. Entregar la solvencia, para que recopile las firmas. Tramita las firmas de la Solvencia con las Unidades que intervienen; devuelve su gafete y elabora solicitud de prestaciones legales, si fuera el caso, indemnización. Informa al ex empleado de la presentación de la hoja de cierre de Probidad ante la Contraloría General de Cuentas, si aplica. Elabora y firma el Formulario Único de Movimiento de Personal –FUMP- y conforma el expediente que debe ser enviado a ONSEC. Opera los cuadros en nómina de MINEX y los traslada a ONSEC con el expediente completo.

Archiva el expediente en el Archivo de Personal de Baja.


* === Departamento de Planta Central Procedimiento: Renuncia de Personal Renglón 029 Código: 212-3


1. NORMATIVA NORMAS La rescisión de un Contrato bajo el Renglón 029, se da

por mutuo consentimiento entre las partes, a solicitud escrita del contratista, presentada con quince días de anticipación de la fecha de finalización del contrato. Cuando se presenta una renuncia, sólo el Ministro(a) puede aceptar dicha renuncia, ningún jefe inmediato, cualquiera sea su jerarquía, puede aceptarla. Notificar a la Contraloría General de la rescisión de contrato 029, en cumplimiento al Artículo 75 de la ley de Contrataciones del Estado, debe ir acompañado de una copia de la Resolución de Rescisión del Contrato

BASE LEGAL Artículo 76 y 79 de la Ley de Servicio Civil, Decreto 1748 del Congreso de la República de Guatemala. Artículo 80 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo 18-98. Acuerdo Gubernativo No. 628-2007 de fecha 27 de diciembre de 2007, que regula la creación de puestos directivos temporales, renglón presupuestario 022. Acuerdo Gubernativo No. 543-2013 “Plan Anual de Salario y Otras Disposiciones relacionadas con la Administración de Recursos Humanos para el ejercicio fiscal 2014. Reglamento Orgánico Interno, MINEX, 2011.


Paso ACCIÓN

Interesado Jefe Inmediato Ministro(a) Director(a) de Recursos Humanos Analista Asesor Jurídico Laboral Analista Asistente Interesado

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Presenta Presentar carta de renuncia dirigida al Secretario al jefe inmediato. Da su visto bueno y trasladar la carta de Renuncia al (la) Ministro(a) para su aceptación. Traslada solicitud a la Dirección de Recursos Humanos. Traslada la solicitud al Departamento de Planta Central, para que elabore el Acuerdo de Rescisión. Revisa y verifica que no haya ningún inconveniente o compromisos pendientes con el Ministerio que impida aceptarla. Elabora el acuerdo interno y acta de rescisión del contrato, cuidando que toda la información esté correcta y traslada a la Asesoría Jurídica para su revisión y aprobación. Revisa y aprueba Acuerdo Interno y Acta de Rescisión de Contrato, y traslada a la Analista de Planta Central. Traslada el Acuerdo Interno para firma de la Autoridad Nominadora.

Notifica al Analista de Nóminas la suspensión de pago. Notifica al interesado que su renuncia ha sido aceptada. Instruye al interesado sobre el trámite del Formulario “Solvencia de Bienes” ante las Unidades Administrativas que intervienen; y de devolver su gafete de identificación. Informar a la Sección de Inventarios, para que realicen la revisión del mismo, y se realice el traspaso de bienes. Saca fotocopia del Acuerdo Interno, cuando regrese con firma del Ministro(a). Comunica a la Dirección de Informática del equipo que va a entregar; y devuelve

Analista Asistente

15 16 17

su gafete de identificación. Archiva la documentación de entrega del puesto en el expediente del ex -empleado, y el Acuerdo Interno en el archivo de Acuerdos Emitidos. Elaborar oficio dirigido al Departamento de Contratos de la Contraloría General de Cuentas para notificar la rescisión de contrato 029, en cumplimiento al artículo 75 de la ley de Contrataciones del Estado, debe ir acompañado de una copia de la Resolución de rescisión del contrato. Archivar el expediente en el Archivo de Baja.


* === Departamento de Planta Central Procedimiento: Remoción de Personal Renglón 011 y 022 Código:

212-4


1. NORMATIVA NORMAS La autoridad nominadora queda facultada para

disponer de la remoción de los servidores públicos del Servicio por Oposición y sin Oposición, en los casos que lo considere necesario. Cuando los servidores públicos son removidos del cargo tienen derecho a recibir indemnización por despido injustificado directo o indirecto.

BASE LEGAL Artículo 82 y 61 de la Ley de Servicio Civil, Decreto 1748 del Congreso de la República de Guatemala. Artículo 80 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo 18-98. Acuerdo Gubernativo No. 628-2007 de fecha 27 de diciembre de 2007, que regula la creación de puestos directivos temporales, renglón presupuestario 022. Acuerdo Gubernativo No. 543-2013 “Plan Anual de Salario y Otras Disposiciones relacionadas con la Administración de Recursos Humanos para el ejercicio fiscal 2014. Reglamento Orgánico Interno, MINEX, 2011.


Paso ACCIÓN

Director(a) de Recursos Humanos Asesor Jurídica Laboral Director(a) de Recursos Humanos Especialista Asesor Jurídico Laboral Especialista Ministro(a) Analista

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Analiza el desempeño del servidor público que debe ser removido y Traslada el expediente a la Asesoría Jurídica laboral para su análisis jurídico. Procede a revisar y analizar el expediente para poder brindar su opinión jurídica y traslada a la Directora de Recursos Humanos. Solicita la elaboración del Acuerdo Interno de Remoción Administrativa al Especialista. Elabora el Acuerdo Interno de Remoción y traslada a Asesor Jurídico Laboral para su revisión y visto bueno. Revisa el acuerdo interno y el acta de rescisión del contrato y trasladar a Especialista. Hace las correcciones correspondientes y procede a imprimir el Acuerdo Interno y trasladar para firma del Ministro(a). Firmar el Acuerdo Interno y trasladar a la directora(a) de Recursos Humanos para que continúe el trámite de remoción. Elaborar la notificación para entregar el Acuerdo Interno al empleado. Informa a la Sección de Inventarios, para que realicen la revisión del mismo, y se realice el traspaso de bienes. Saca fotocopia del Acuerdo Interno, cuando regrese con firma del Ministro(a). Elabora las notificaciones correspondientes y acta de entrega del puesto. Notifica al empleado de su remoción y solicitar la firma del acta. Entregar al interesado copia del acuerdo interno, y copia acta de entrega de puesto. Entregar la solvencia, para que recopile las firmas.

Empleado Asistente de Recursos Humanos Analista Analista de Nóminas Analista

14 15 16 17 18 19

Tramita las firmas de la Solvencia con las Unidades que intervienen; devuelve su gafete y elabora solicitud de prestaciones legales. Informa al ex empleado de la presentación de la hoja de cierre de Probidad ante la Contraloría General de Cuentas, si aplica. Suscribe el acta respectiva y prepara el Formulario Único de Movimiento de Personal –FUMP- para ser enviado a ONSEC. Conforma expediente con la siguiente documentación: - Fotocopia de la cédula de vecindad completa y legible - Fotocopia del Número de Identificación Tributaria NIT - Fotocopia de Afiliación al IGSS o contraseña de trámite - Fotocopia de contrato (en caso del renglón 022) - Fotocopia de Acuerdo Interno de Aprobación de Contrato - Fotocopia de acta de toma de posesión Opera los cuadros en nómina de MINEX y los traslada a ONSEC con el expediente completo. Archiva el expediente en el Archivo de Personal de Baja.


* === Departamento de Planta Central Procedimiento: Despido de Personal Renglón 011 y 022 por Causal

Justificado Código: 212-5


1. NORMATIVA NORMAS Los servidores públicos del Servicio por Oposición y sin

Oposición, sólo pueden ser destituidos de sus puestos, si incurren en causal de despido debidamente comprobado. La cesación definitiva de funciones de los servidores públicos en el Servicio por Oposición, se produce en los siguientes casos: 1. Por renuncia del servidor público; 2. Por destitución o remoción; 3. Por invalidez, cuando fuere absoluta; 4. Por jubilación, de conformidad con la ley de la materia.

BASE LEGAL Artículo 76 y 79 de la Ley de Servicio Civil, Decreto 1748 del Congreso de la República de Guatemala. Artículo 80 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo 18-98. Acuerdo Gubernativo No. 628-2007 de fecha 27 de diciembre de 2007, que regula la creación de puestos

directivos temporales, renglón presupuestario 022. Acuerdo Gubernativo No. 543-2013 “Plan Anual de Salario y Otras Disposiciones relacionadas con la Administración de Recursos Humanos para el ejercicio fiscal 2014. Reglamento Orgánico Interno, MINEX, 2011.


Paso ACCIÓN

Director(a) de Recursos Humanos Asesoría Jurídica Laboral Director(a) de Recursos Humanos Analista Ministro(a) Analista Asistente de Recursos Humanos

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Traslada el expediente a la Asesoría Jurídica con la respuesta del implicado, después de haber corrido un proceso disciplinario a un empleado. Procede a revisar y analizar el expediente para poder brindar su opinión jurídica y trasladar a la Directora de Recursos Humanos. Elaborar un Informe Circunstanciado al Ministro(a) y solicita la firma del proyecto de acuerdo interno. Procede a imprimir el Acuerdo Interno y trasladar para firma del (la) Ministro(a). Firma el Acuerdo Interno y traslada a la Directora(a) de Recursos Humanos para que continúe el trámite de despido. Comunica por escrito la decisión al empleado afectado, expresando las causas legales y los hechos en que se funda para ello. Informa a la Sección de Inventarios, para que realicen la revisión del mismo, y se realice el traspaso de bienes. Saca fotocopia del Acuerdo Interno, cuando regrese con firma del Ministro(a). Elabora las notificaciones correspondientes. Levantar el acta de entrega de puesto. Notificar al empleado de su remoción y solicitar la firma del acta. Entregar al interesado copia del acuerdo interno, y copia acta de entrega de puesto. Entregar la solvencia, para que recopile las firmas. Instruir al ex-empleado sobre el trámite del Formulario “Solvencia de Bienes” ante las Unidades Administrativas que intervienen; y del proceso para devolver el gafete de identificación.

Analista Analista de Nóminas Analista

15 16 17 18 19

Informar al ex empleado de la presentación de la hoja de cierre de Probidad ante la Contraloría General de Cuentas, si aplica. Suscribe el acta respectiva y prepara el Formulario Único de Movimiento de Personal –FUMP- para ser enviado a ONSEC. Conforma expediente con la siguiente documentación: - Fotocopia de la cédula de vecindad completa y legible - Fotocopia del Número de Identificación Tributaria NIT - Fotocopia de Afiliación al IGSS o contraseña de trámite - Fotocopia de contrato (en caso del renglón 022) - Fotocopia de Acuerdo Interno de Aprobación de Contrato - Fotocopia de acta de toma de posesión Opera los cuadros en nómina de MINEX y los traslada a ONSEC con el expediente completo. Archivar el expediente en el Archivo de Personal de Baja.


* === Departamento de Planta Central Procedimiento: Gestión de Bono por Antigüedad Personal Renglón

011 Código: 212-6


1. NORMATIVA NORMAS La Dirección de Recursos Humanos deberá tramitar

ante ONSEC el bono de antigüedad a los trabajadores que en forma ininterrumpida han trabajado en la institución por más de cinco años. La Dirección de Recursos Humanos, es la encargada de la liquidación y control de las nóminas y su documentación de soporte. La escala a otorgar es la autorizada en el artículo 3 del Acuerdo Gubernativo 838-92.

BASE LEGAL Ley de Servicio Civil, Decreto 1748 del Congreso de la República de Guatemala. Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo 18-98. Ley de Salarios de la Administración Pública, Decreto 11-73 del Congreso de la República de Guatemala. Acuerdo Gubernativo No. 543-2013 “Plan Anual de Salarios y Otras Disposiciones relacionadas con la Administración de Recursos Humanos” Decreto No. 30-2012 del Congreso de la República “Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos

del Estado para el Ejercicio Fiscal 2014”. Decreto 114-97 del Congreso de la República “Ley del Organismo Ejecutivo”. Acuerdo Gubernativo No. 628-2007 de fecha 27 de diciembre de 2007, que regula la creación de puestos directivos temporales, renglón presupuestario 022.


Paso ACCIÓN

Técnico de Planta Central Director (a) de Recursos Humanos Técnico de Planta Central Directora(a) de Recursos Humanos Técnico de Planta Central ONSEC Directora(a) de Recursos Humanos Analista de Nómina

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Lleva el control del personal que han laborado en forma continua desde la fecha de su inicio hasta la fecha de solicitud del bono por antigüedad. Elabora cuadro resumen de los trabajadores que ya tienen derecho al bono por antigüedad y traslada para su aprobación al Director(a) de Recursos Humanos. Revisa el cuadro resumen, aprueba y traslada para que inicie la gestión. Revisa y certifica el acta de toma de posesión por medio de la cual se establece que los referidos trabajadores han laborado en forma continua en el Ministerio. Elabora oficio dirigido al Director de ONSEC, solicitando la autorización del dictamen del bono de antigüedad de los servidores del Ministerio y traslada a firma del Director(a) de Recursos Humanos. Recibe, Revisa y firma el oficio, y lo devuelve para su envío a la ONSEC. Fotocopia, folea y envía el expediente completo a ONSEC. Elabora el Dictamen correspondiente y lo traslada al Ministerio. Recibe el expediente que contiene Dictamen de la ONSEC y traslada Coordinador de Nóminas y al Jefe del Departamento de Planta Central. Ingresa al Sistema de Guatenóminas el monto y la fecha a partir de la cual se les pagará el Bono por Antigüedad a los trabajadores. Archiva expediente.


* === Departamento de Planta Central Procedimiento: Control de Asistencia y Puntualidad del Personal

Código: 212-7


1. NORMATIVA NORMAS La Dirección de Recursos Humanos se encargará de

establecer y operar el sistema electrónico de asistencia de personal y velará por su funcionamiento adecuado y llevará los reportes correspondientes. Generar los cuadros de control de asistencia en los primeros 8 días hábiles de cada mes y trasladar al (la) Director(a) de Recursos Humanos.

BASE LEGAL Ley de Servicio Civil, Decreto 1748 del Congreso de la República de Guatemala. Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo 18-98. Acuerdo Gubernativo No. 543-2013 “Plan Anual de Salarios y Otras Disposiciones relacionadas con la Administración de Recursos Humanos” Acuerdo Gubernativo No. 628-2007 de fecha 27 de diciembre de 2007, que regula la creación de puestos directivos temporales, renglón presupuestario 022.


Paso ACCIÓN

Director(a) de Recursos Humanos Empleado Analista Empleado Analista Jefe del Departamento de Planta Central Técnico

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Norma la asistencia del personal y lleva el registro respectivo en medios electrónicos. Registra diariamente su asistencia, marcando con la huella dactilar de la mano e ingresando su código personal en el sistema electrónico, para lo cual deben tener las manos limpias y libres de cualquier substancia que impida un registro eficaz. Comprueba que el trabajador registre diariamente el inicio de labores (9:00 horas) y el final de la jornada laboral (17:30 horas) de lunes a viernes. El personal Ejecutivo se regirá por las disposiciones emitidas por el Ministerio. Justifica la llega tarde por escrito o electrónico a la Dirección de Recursos Humanos. Registra en el sistema las excusas de inasistencia, de llegadas tarde y de los marcajes de salidas antes de tiempo. Genera los reportes generales de marcajes de entradas y salidas del personal, el tercer día hábil del mes siguiente, verificando si hay excusas para ingresar en el sistema. Traslada los reportes de asistencia al Jefe del Departamento de Planta Central. Procede a solicitar las justificaciones correspondientes o aplica la sanción disciplinaria según corresponda. Archiva.


* === Departamento de Planta Central Procedimiento: Autorización de Practicantes Código: 212-8


1. NORMATIVA NORMAS Toda solicitud para prácticas supervisadas deben

ingresar a la Dirección de Recursos Humanos, durante los meses de enero a marzo, con la debida nota del Colegio de solicitud de prácticas y su hoja de vida, para ubicar a los estudiantes de nivel diversificado en las diferentes áreas del Ministerio



Paso ACCIÓN

Asistente Interesado Asistente Directora de Recursos Humanos Jefe de Departamento Analista Jefe de Departamento Directora de Recursos Humanos Asistente Solicitante Analista

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Solicita listado de necesidades de practicantes por área de diversificado a los Directores y Jefes de Departamento. Recibe requerimientos y traslada. Elabora el listado de control de practicantes en el cual se anota: Nombre completo del estudiante, Institución Educativa, Carrera, Ubicación física, fecha de inicio de la práctica. Presenta carta de solicitud de Práctica Supervisada de nivel medio del establecimiento donde realiza sus estudios, adjuntando su hoja de vida. Recibe y traslada a la Directora de Recursos Humanos. Recibe y margina cartas de solicitud de práctica, traslada. Recibe y margina. Elabora carta de confirmación de práctica a las diferentes instituciones educativas. Revisa y traslada a la Directora de Recursos Humanos. Revisa y firma oficios. Saca fotocopias y entrega al estudiante. Firma de recibido. Elabora memoranda a las Directores y Jefes de Departamento en donde se ubicarán a los practicantes. Ubica a los practicantes y entrega gafetes de identificación. Archiva expediente.


* === Departamento de Planta Central Procedimiento: Calificación de Credenciales Código: 212-9


1. NORMATIVA NORMAS Verificar la autenticidad de hoja de vida de los

candidatos que optan a una plaza dentro del Ministerio.

BASE LEGAL Artículos 43 y 44 de la Ley de Servicio Civil.


Paso ACCIÓN

Director(a) de Recursos Humanos Jefe de Departamento Interesado Jefe de Departamento Director(a) de Recursos Humanos Jefe de Departamento Jefe de Departamento Asistente Director(a) de Recursos Humanos Jefe de Departamento

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Instruye al Jefe de Departamento, para proceder a la revisión del expediente de la persona propuesta, según plaza vacante. Verifica que el expediente contenga los documentos que son requisitos para el puesto propuesto, en caso falte algún documento lo requiere al interesado. Presenta la documentación requerida. Confronta documentación con originales. Firma y sella toda la documentación confrontada y trasladas para la firma del Director(a) de Recursos Humanos. Traslada la documentación firmada y sellada. Traslada el expediente a la ONSEC, con el expediente del candidato para la respectiva evaluación. Estar pendiente ante ONSEC, por las certificaciones de evaluación. Recibe de ONSEC las boletas de calificación donde se establece si es elegible o inelegible el candidato. Revisa las boletas de calificación e instruye para dar seguimiento. Recibe expediente con la calificación respectiva para continuar con el trámite según instrucciones del Director(a) de Recursos Humanos o para archivo.


* === Departamento de Planta Central Procedimiento: Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales

con cargo al Renglón 029 Código: 212-10


1. NORMATIVA NORMAS La contratación bajo el renglón 029 se lleva a cabo

mediante contrato no prorrogable, por servicios técnicos y/o profesionales, la persona contratada no es considerada como servidor público.

BASE LEGAL Decreto No. 1748 del Congreso de la República, artículos 35, 36. 37, 38 y 82. Acuerdo Gubernativo No. 543-2013 “Plan Anual de Salarios y Otras Disposiciones Relacionadas con la Administración de Recursos Humanos del Organismo Ejecutivo, para el Ejercicio Fiscal 2014. Ley de Presupuesto


Paso ACCIÓN

Director de área solicitante Asesoría Jurídica-Laboral Director de área solicitante Especialista Departamento de Planta Central Director(a) de Recursos Humanos Terna Entrevistadora Especialista Depto. de Planta Central Departamento de Presupuesto Especialista Depto. de Planta Central Asistente DIGRAJUTT

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Elabora solicitud de contratación y adjunta términos de referencia. Revisa los términos de referencia y devuelve a Director de área solicitante aprobados o con sugerencias de cambio. Realiza los cambios a los términos de referencia, los firma y envía a la Dirección de Recursos Humanos impresos para iniciar el proceso de contratación. Elabora convocatoria externa en la página web de la institución por espacio de 5 hábiles, si los servicios a contratar son técnicos. Recibe la currícula de solicitantes, analiza y depura para la preselección de los candidatos que cumplen con los requisitos solicitados. Realiza la preselección de los candidatos que cumplen con los requisitos solicitados. Nombra a la terna calificadora de los candidatos. Procede a elaborar la calificación de los candidatos a fin de elegir al idóneo para el puesto. Solicita constancia de disponibilidad financiera al Departamento de Presupuesto de la Dirección Financiera. Elabora constancia de disponibilidad financiera y traslada a Dirección de Recursos Humanos. Solicita a la Dirección General de Asuntos Jurídicos, Tratados Internacionales y Traducciones, número de correlativo de contrato. Envía por medio de correo electrónico, el número de correlativo de contrato.

Especialista Depto. de Planta Central Asesor Jurídico Laboral Especialista Depto. de Planta Central Autoridad Nominadora Especialista Depto. de Planta Central

13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

Contacta al consultor que será contratado para solicitarle los documentos legales que debe presentar. Elabora el contrato y acuerdo de aprobación del contrato, contando con todos los documentos legales para su contratación y trasladas al Asesor Jurídico Laboral para su revisión. Revisa, analiza y devuelve para que continúe el trámite. Cita al contratado para que firme el contrato y compre la fianza respectiva. Traslada el contrato para firma de la Directora General y el acuerdo de aprobación de contrato para su visto bueno. Traslada contrato y acuerdo de aprobación de contrato al Despacho Ministerial para la firma respectiva de la Autoridad Nominadora. Firma acuerdo de aprobación de contrato y traslada a la Dirección de Recursos Humanos. Certifica copias de contrato y acuerdos para entregar a Dirección Financiera, Unidad de Auditoría Interna, Dirección General de Asuntos Jurídicos, Tratados Internacionales y Traducciones, Oficina Nacional de Servicio Civil y Contraloría General de Cuentas. Ordena expediente personal de la persona contratada. Archiva en orden alfabético.


* === Departamento de Planta Central Procedimiento: Contratación de Servicios Técnicos y Profesionales

con cargo al Subgrupo 18 Código: 212-11


1. NORMATIVA NORMAS La contratación bajo el Subgrupo 18 se lleva a cabo

mediante contrato no prorrogable, por servicios técnicos y/o profesionales, la persona contratada no es considerada como servidor público.

BASE LEGAL Acuerdo Gubernativo No. 543-2013 “Plan Anual de Salarios y Otras Disposiciones Relacionadas con la Administración de Recursos Humanos del Organismo Ejecutivo, para el Ejercicio Fiscal 2014. Ley de Contrataciones del Estado Decreto número 57-92 del Congreso de la República y 26 del Acuerdo

Gubernativo 1056-92.


Paso ACCIÓN

Director de área solicitante Asesor Jurídica Laboral Director de área solicitante Especialista Departamento de Planta Central Departamento de Presupuesto Especialista Depto. de Planta Central Asistente DIGRAJUTT Especialista Depto. de Planta Central Director Jurídico Laboral Especialista Depto. de Planta Central

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Envía la solicitud de contratación y adjunta términos de referencia a la Dirección de Recursos Humanos. Revisa los términos de referencia y devuelve a Director de área solicitante aprobados o con sugerencias de cambio. Realiza los cambios a los términos de referencia, firma y envía a la Dirección de Recursos Humanos impresos para iniciar el proceso de contratación. Solicita constancia de disponibilidad financiera al Departamento de Presupuesto de la Dirección Financiera. Elabora constancia de disponibilidad financiera y traslada a Dirección de Recursos Humanos. Solicita a la Dirección General de Asuntos Jurídicos, Tratados Internacionales y Traducciones, número de correlativo de contrato. Envía por medio de correo electrónico, el número de correlativo de contrato. Contacta al consultor que será contratado para solicitarle los documentos legales que debe presentar. Elabora el contrato y acuerdo de aprobación del contrato, contando con todos los documentos legales para su contratación y traslada a Asesor Jurídico Laboral. Revisa, analiza y devuelve para que continúe el trámite. Cita al contratado para que firme el contrato y comprar la fianza respectiva. Traslada el contrato para firma de la Directora General y visto bueno del acuerdo de aprobación de contrato. Traslada contrato y acuerdo de aprobación de contrato al Despacho Ministerial para la firma respectiva de la Autoridad Superior.

Autoridad Nominadora Especialista Depto. de Planta Central

14 15 16 17

Firma acuerdo de aprobación de contrato y traslada a la Dirección de Recursos Humanos. Certifica copias de contrato y acuerdos para entregar a Dirección Financiera, Unidad de Auditoría Interna, Dirección General de Asuntos Jurídicos, Tratados Internacionales y Traducciones, Oficina Nacional de Servicio Civil y Contraloría General de Cuentas. Ordena expediente personal de la persona contratada. Archiva en orden alfabético.


* === Departamento de Planta Central Procedimiento: Notificación de Instrucciones al personal Código:

212-12


1. NORMATIVA NORMAS La instrucción se elabora por órdenes del Director (a)

de Recursos Humanos, para informar a funcionarios diplomáticos o bien de clasificación de puestos del sector público, las decisiones emanadas por las autoridades superiores. La instrucción se elabora según Acuerdo Gubernativo o Ministerial, para notificar al interesado la acción que se va a dar.

BASE LEGAL Ley de servicio Civil y su Reglamento


Paso ACCIÓN

Jefe de Departamento Director(a)/Subdirector de Recursos Humanos Jefe de Departamento Funcionario a quien se le instruye Jefe de Departamento Asistente Jefe de Departamento

1 2 3 4 5 5 6 7 8 9

Elabora instrucción por parte de autoridad de Recursos Humanos, y procede a notificar el Acuerdo Ministerial o Gubernativo. Verifica status laboral según expediente personal (es decir que no se encuentre de vacaciones o licencia, o bien que dicha Misión no haya feriado oficial al momento de la toma o entrega del puesto) y traslada a la Dirección de Recursos Humanos. Revisa y firma y devuelve al Jefe de Departamento. Notifica la instrucción al interesado. Firma de enterado (a) Traslada la instrucción vía electrónica al país donde va el funcionario (Servicio Exterior). Entrega la instrucción firmada y el expediente a Jefe de Departamento del Servicio Exterior. Reparte las copias a las diferentes Unidades involucradas. Archiva instrucción en expediente y copia en correlativo de instrucciones Traslada a la Unidad de Nóminas copias certificadas del Acuerdo (cuando la instrucción es para personal que va al Servicio Exterior).


* === Departamento de Planta Central Procedimiento: Notificación a Contraloría General de Cuentas de

movimientos del personal Código: 212-13


1. NORMATIVA NORMAS Los movimientos de personal que se dan el 1 ó 16 de

cada mes, se deben informar a la Contraloría General de Cuentas, siempre que el funcionario o el empleado público tenga un salario de o más de Q.8,000.00, para el registro de la Declaración Jurada Patrimonial, en la Dirección de Probidad. Todo empleado público tiene la obligación de realizar ante la Contraloría General de Cuentas, su Declaración Jurada Patrimonial, en la Dirección de Probidad.

BASE LEGAL Artículos 22 de la Ley de Probidad y 4 del Reglamento de la misma Ley


Paso ACCIÓN

Jefe de Departamento Analista de Nóminas Jefe de Departamento Directora de Recursos Humanos Analista

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Elabora matriz de movimiento de personal, según formato Solicita a la Unidad de Nóminas las constancias salariales de los funcionarios o empleados que se detallan en la matriz. Elabora constancias salariales y traslada para firma del Subdirector de Recursos Humanos. Traslada las constancias debidamente firmadas al Departamento de Planta Central. Recibe y adjunta las constancias a la matriz. Certifica las actas suscritas en Planta Central y/o en el Servicio Exterior, debidamente certificadas por la Misión. Elabora oficio para enviar la información a la CGC, y traslada para firma a la Directora de Recursos Humanos. Revisa, firma el oficio y la matriz y traslada al Departamento correspondiente para su envío a la CGC. Entrega la documentación en forma escrita y digital a la Contraloría General de Cuentas Archiva la documentación


* === Departamento de Planta Central Procedimiento: Pago de prestaciones laborales Código: 212-14


1. NORMATIVA NORMAS Todo funcionario o empleado público que es removido

de sus labores tiene derecho a solicitar se les gestione el pago de Prestaciones labores e indemnización. El funcionario o empleado público que es destituido de sus labores o que renuncia de su cargo, tienen derecho a solicitar se les gestione el pago de Prestaciones labores.

BASE LEGAL Ley de Servicio Civil y su Reglamento, Constitución Política de la República, Ley de Aguinaldo, Bono 14, Resolución No. D-2013-0206 de fecha 01 de marzo de 2013.


Paso ACCIÓN

Asistente Directora de Recursos Humanos Jefe de Departamento Analista Jefe de Departamento Director de Recursos Humanos Analista DIGRAL DIGRAJUTT DIGRAL Secretaria Analista de Nóminas Asesor Jurídico Laboral Analista de Nóminas

1 2 3 4 5 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Recibe solicitud de pago de prestaciones labores del interesado con la solvencia debidamente firmada, para pago de prestaciones e indemnización según el caso: Remoción, Destitución, Renuncia. Revisa, y margina al Departamento de Planta Central. Recibe y traslada al Analista. Elabora providencia con la documentación de soporte, firma y traslada para revisión. Revisa y firma Providencia , traslada Revisa, firma y devuelve a Planta Central. Traslada a la Dirección General de la Cancillería. Traslada a la Dirección General de Asuntos Jurídicos, Tratados Internacionales y Traducciones, para el análisis correspondiente. Analiza el expediente y dictamina procedente o improcedente el pago de prestaciones laborales s e indemnización si es el caso y traslada a DIGRAL. Traslada a la Dirección de Recursos Humanos el dictamen. Recibe y traslada a la Unidad de Nóminas. Procede a elaborar el finiquito correspondiente y traslada para su revisión al Asesor Jurídico Laboral. Revisa, analiza y devuelve para que continúe el trámite de pago de prestaciones e indemnización si fuera el caso. Inicia el trámite de pago de prestaciones e indemnización y procede a convocar al interesado para que firme la documentación.

Analista Planta Central 14 15

Traslada copia del expediente cuando ha finalizado el proceso al Departamento de Planta Central. Archiva en el expediente personal del interesado.


* === Departamento de Planta Central Procedimiento: Rescisión de Contratos Subgrupo 018 y Renglón 029

Código: 212-15


1. NORMATIVA NORMAS La rescisión de un contrato por servicios técnicos o

profesionales del Subgrupo 18 o Renglón 029 se deberá realizar por las razones que indica el contrato respectivo.

BASE LEGAL Ley de Contrataciones del Estado, Decreto No. 57-92 del Congreso de la República. Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores.


Paso ACCIÓN

Director y/o Subdirector de Recursos Humanos Jefe del Departamento de Planta Central Asesor Jurídico Laboral Jefe de Planta Central

1 2 3 4 5 6 7 8

Recibe la instrucción de la Directora General de la Cancillería con indicación de la fecha de finalización del mismo. Informa a Nóminas para suspensión de honorarios técnicos o profesionales. Procede a elaborar proyecto de rescisión de contrato y de acuerdo ministerial de rescisión de contrato y traslada al asesor jurídico laboral para su revisión. Revisa los términos legales de dichos documentos, los imprime, autoriza y traslada a Planta Central para la gestión de las firmas correspondientes. Gestiona firmas de contrato de rescisión y del Acuerdo Ministerial

de Recisión de Contrato. Elabora oficio para la Contraloría General de Cuentas para cumplir con lo que estipula el Artículo 75 de la Ley de Contrataciones del Estado. Gestiona la firma del mismo y lo envía a la Contraloría General de Cuentas. Archiva el expediente.


* === Departamento de Planta Central Procedimiento: Retiro Obligatorio del Personal Código: 212-16


1. NORMATIVA NORMAS El presente procedimiento es aplicable a las personas

que han cumplido 65 años de edad y 10 años de servicios en la administración pública.

BASE LEGAL Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado, Decreto No. 63-88 del Congreso de la República. Reglamento de la Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado, Acuerdo Gubernativo No. 1220-88. Reglamento Orgánico Interno, Minex, 2011


Paso ACCIÓN

Jefe del Departamento de Planta Central Director y/o Subdirector de Recursos Humanos Ministro Director y/o Subdirector de Recursos Humanos Jefe del Departamento de Planta Central Asesor jurídico laboral Director y/o Subdirector de Recursos Humanos Jefe del Departamento de Planta Central

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Realiza registro de los trabajadores que hayan cumplido 60 años de edad, con indicación de la fecha de nacimiento, número de años de servicios públicos prestados tanto a la dependencia o entidad respectiva, como a las otras en donde haya laborado y contribuido al régimen. Revisa mensualmente dicho registro y si algún trabajador ha cumplido los 64 años de edad, deberá informar a la Directora de Recursos Humanos. Informa al Ministro para que autorice el trámite. Autoriza el trámite y devuelve a la Dirección de Recursos Humanos. Traslada a Departamento de Gestión de Personal, el expediente autorizado para realizar el trámite. Elabora el oficio y lo traslada al asesor jurídico laboral para revisión de la base legal y demás aspectos de redacción. Revisa, imprime y traslada a Directora de Recursos Humanos para firma del mismo. Firma y notifica al servidor para que inicie sus gestiones de pensión por jubilación. Solicita informe a ONSEC, al transcurridos 6 meses de la notificación, para establecer si el trabajador inició los trámites de pensión por jubilación. Da seguimiento en ONSEC al expediente, si a los 10 días no se ha obtenido el informe de la ONSEC sobre el estado del expediente y si hiciera falta algún requisito necesario o información para continuar o concluir el trámite, envía la respuesta a ONSEC. Si de la información proporcionada por la Oficina se estableciere que ya fue concluido el expediente, la autoridad nominadora procederá a sustituir al trabajador al cumplir 65 años de edad. Si por la consulta a que se refiere el inciso anterior, se establece que el trabajador

Asesor Jurídico Laboral Directora de Recursos Humanos

13 14 15

no ha realizado gestión o hiciere falta algún requisito o documento, deberá efectuar proyecto de oficio para fijarle al trabajador un plazo perentorio de 3 meses para que cumpla con la gestión respectiva o aporte los documentos. Si transcurridos los 3 meses no efectuó la gestión, la autoridad nominadora procede a sustituir al trabajador que cumpla 65 años de edad sin responsabilidad, para el efecto elaborara proyecto de acuerdo ministerial de remoción por retiro obligatorio y lo trasladara a revisión del asesor jurídico laboral. Revisa acuerdo ministerial, lo imprime y traslada a la Directora de Recursos Humanos para la gestión de la firma correspondiente. Notifica al servidor público e informa a nóminas para la cancelación del pago del salario.


* === Departamento de Planta Central Procedimiento: Ingreso o ascenso en la Carrera Diplomática Código:

212-17


1. NORMATIVA NORMAS Las solicitudes de Ingreso, ascenso o incorporación a la

Carrera Diplomática van dirigidas al Ministro pero se entregan en la Dirección de Recursos Humanos para el respectivo trámite y anotaciones en el Libro del Escalafón Diplomático Todo funcionario tiene derecho a solicitar ingreso a la Carrera Diplomática, siempre que cumpla con los requisitos que establece la Ley Orgánica del Servicio Diplomático La Incorporación a la Carrera Diplomática corresponde únicamente al Ministro y Viceministros

BASE LEGAL Artículos 2o. inciso a) y 3o. de las Disposiciones Transitorias de la Ley Orgánica del Servicio Diplomático de Guatemala, Decreto Ley 148.


Paso ACCIÓN

Funcionario Asistente Director(a) de Recursos Humanos Jefe de Departamento Analista Jefe de Departamento Director(a) de Recursos Humanos Analista DIGRAJUTT Analista Director(a) de Recursos Humanos Analista

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Presenta solicitud de ingreso, ascenso y/o incorporación en la Carrera Diplomática, adjuntando la documentación de soporte. Recibe y traslada al director(a) de Recursos Humanos. Revisa y traslada al Departamento de Planta Central y/o Servicio Exterior. Asigna a Analista. Elabora constancia laboral si es primer ingreso y si fuera ascenso elabora constancia de tiempo en el escalafón diplomático. Elabora memorándum dirigido a DIGRAJUTT, solicitando opinión jurídica, adjuntando el expediente. Revisa, firma y traslada al Director(a) de Recursos Humanos. Firmar y devuelve. Envía el expediente para opinión jurídica a DIGRAJUTT. Elabora la opinión jurídica y traslada a la Dirección de Recursos Humanos. Elabora acuerdo de ingreso o ascenso. Elabora memorándum y traslada a Director(a) de Recursos Humanos para firma. Revisa, firma y traslada. Traslada memorándum a DIGRAL para elevar a Autoridad Superior para firma y registro del Acuerdo.

DIGRAL Director(a) de Recursos Humanos Analista Técnico de Reproducciones Analista DIGRAL Director(a) de Recursos Humanos Analista Asistente

15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27

Traslada acuerdo a la Autoridad Superior para la respectiva firma. Recibe de la Autoridad Superior el Acuerdo firmado y traslada a la Dirección de Recursos Humanos. Recibe y traslada. Realiza las anotaciones correspondientes en el Libro del Escalafón Diplomático de Guatemala. Solicita al Departamento de Reproducciones la elaboración de diploma. Elabora diploma y trasladar para su revisión. Revisa la impresión del diploma y traslada a DIGRAL. En caso de tener algún dato incorrecto, se devuelve. Gestiona firma ante las autoridades y traslada a la Dirección de Recursos Humanos el diploma debidamente

firmado, adjuntando el sello dorado para que se coloque en el mismo. Recibe y traslada el Diploma a donde corresponda. Recibe diploma, coloca el sello dorado y traslada al interesado. Archiva copia de los documentos en el expediente de personal. Archiva acuerdo original en correlativo. Actualiza el listado del Escalafón Diplomático.


* === Departamento de Planta Central Procedimiento: Reclutamiento de Personal Código: 212-18


1. NORMATIVA NORMAS Para realizar un proceso de reclutamiento es

necesario presentar a la Dirección de Recursos Humanos el formulario de Requisición de Personal debidamente firmado por el Director solicitante y la máxima autoridad del área funcional.

BASE LEGAL Constitución Política de la República de Guatemala, Artículo 108. Ley de Servicio Civil, Decreto 1748 del Congreso de la República de Guatemala. Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo 18-98. Ley de Salarios de la Administración Pública, Decreto 11-73 del Congreso de la República de Guatemala.


Paso ACCIÓN

Director de Área Solicitante Director(a) de Recursos Humanos Especialista de Reclutamiento y Selección

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Llena el formulario de Requisición de Personal y enviar a la Dirección de Recursos Humanos. Revisa la información de la solicitud y traslada al Departamento de Planta Central. Revisa la información contenida en la Requisición de Personal, así como el perfil del puesto; y verifica las vacantes del área. Elabora la convocatoria interna en formato establecido y envÍa en medio de comunicación interna, estableciendo 5 días hábiles para recibir currícula. Recibe las hojas de vida del personal

interno para su análisis y depuración de los mismos. Elige un mínimo de tres candidatos que cumplan con el perfil y traslada los expedientes al solicitante. Realiza la convocatoria externa si ningún candidato cumple con el perfil y requisitos del puesto. Elabora la convocatoria externa en formato establecido y publicarla en la página web. Recibe las hojas de vida de interesados durante un plazo de 5 días hábiles para su posterior análisis y depuración de los mismos. Contacta a los candidatos preseleccionados para convocarlos a entrevista y posterior evaluación ante la Oficina Nacional de Servicio Civil.


* === Departamento de Planta Central Procedimiento: Aprobación de Vacaciones del personal 011 y 022

Código: 212-19


1. NORMATIVA NORMAS Todos los empleados del Ministerio bajo los renglones

011 y 022, que tengan un año de servicios continuos, disfrutarán sus vacaciones durante los meses de noviembre, diciembre y enero de cada año. Los empleados que no tengan un año de servicios continuos gozarán de vacaciones proporcionales al tiempo laborado, dentro de los meses señalados. Toda solicitud de vacaciones debe ser presentada en recepción de Recursos Humanos, con 3 días de anticipación, y en el Departamento de Planta Central, se autoriza el período vacacional elaborando la Resolución respectiva y se envía al interesado.

BASE LEGAL Artículo 61, de la Ley de Servicio Civil y Artículo 51, del Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Decreto 1748 del Congreso de la República de Guatemala y Acuerdo Gubernativo 18-98.


Paso ACCIÓN

Solicitante (Funcionario de Planta Central ) Secretaria Dirección Autoridades de Dirección Jefe de Planta Central Asistente Jefe de Planta Central Autoridades de Dirección Asistente de Planta Central Secretaria de Dirección Asistente de Planta Central

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Presenta formulario de solicitud de vacaciones debidamente firmado por el interesado y jefe inmediato. Recibir solicitud, revisar y trasladar a autoridades de Dirección. Recibir y marginar para el traslado correspondiente. Recibir y asignar. Revisar el contenido del formulario confirmando la información en el registro respectivo, y verificar la disponibilidad de días para gozar de vacaciones. Buscar expediente del interesado y elaborar resolución de vacaciones en la Base de Datos de Vacaciones y firmar, traslada. Revisar, firmar y trasladar. Revisar que los datos sean correctos, firmar y trasladar. Escanear la resolución y enviar por correo electrónico al interesado, con copia al Jefe inmediato. Imprimir correo electrónico en la parte de atrás de la resolución y archivar en expediente de vacaciones, trasladar Ingresar los datos de las vacaciones en el sistema, para el debido control de ingresos y egresos al Ministerio Archivar en expediente.


* === Departamento de Planta Central Procedimiento: Resoluciones Ministeriales por Licencias Código: 212-20


1. NORMATIVA NORMAS Toda solicitud de Licencia requiere la elaboración de

una Resolución Ministerial, por: Licencia por estudios, por Asuntos Personales, Matrimonio, Lactancia, Beca, suspensiones disciplinarias. Las solicitudes de licencia se dirigen al Ministro y se entregan en la Dirección de Recursos Humanos, para el trámite correspondiente, por lo menos con una semana de anticipación. Se conceden licencias con goce de salario hasta un mes calendario dentro de un mismo ejercicio fiscal y sin goce de salario hasta tres meses calendario improrrogable, siempre que la solicitud se justifique.

BASE LEGAL Artículos, 36 numeral 3 y 60 del Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Decreto 1748 del Congreso de la República y Acuerdo Gubernativo 18-98.


Paso ACCIÓN

Solicitante Secretaria de Dirección Directora de Recursos Humanos Jefe del Departamento de Planta Central Asistente de Planta Central Jefe del Departamento de Planta Central Asistente de Planta Central Jefe del Departamento de Planta Central Directora de Recursos Humanos Asistente de Planta Central Asistente de DIGRAL Asistente de Planta Central

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Presentar la solicitud de licencia debidamente firmado por el interesado y jefe inmediato, con documentación de soporte. Recibir solicitud, revisar y trasladar a autoridades de Dirección. Revisar y marginar para el traslado. Recibir y asignar. Elaborar la Resolución Ministerial, y trasladar a Jefe de Departamento. Revisar y devuelve a Asistente. Elaborar memorándum y trasladar a Jefe de Departamento. Revisar y trasladar a Autoridades de Dirección. Revisar y firmar memorándum o licencia según el caso, devuelve. Sacar fotocopias de los documentos y trasladar a la Dirección General de Cancillería –DIGRAL-. Recibir, firmar y trasladar a las Autoridades Superiores para la firma correspondiente. Devuelve a Recursos Humanos con las firmas de las autoridades. Sacar fotocopias y entregar a interesado.

Interesado Asistente de Planta Central

14 15

Firmar de recibido. Archivar en expediente personal.

SERVICIO EXTERIOR


* === Departamento del Exterior Procedimiento: Control de Vacaciones y Ausencias de Circunscripción de

Embajadas y Consulados Código: 213-1


1. NORMATIVA NORMAS El proceso se deberá iniciar con el envío del

Formulario de solicitud de Vacaciones a la Dirección de Recursos Humanos por parte del personal del Servicio Exterior. La programación de las vacaciones deberá ser remitida por parte de los jefes de Misión, en las fechas solicitadas por la Dirección de Recursos Humanos.

BASE LEGAL Ley del Servicio Diplomático Reglamento Orgánico Interno, MINEX, 2011


Paso ACCIÓN

Interesado Asistente de Dirección Director(a) de Recursos Humanos Jefe del Departamento del Servicio Exterior Analista DIGRACOM Y/O DIGRAL Analista Director o Subdirector de Recursos Humanos Analista

1 2 3 4 5 6 7 7.1 8 9 10 11

Envía la solicitud de vacaciones o ausencia de circunscripción al correo electrónico de DIREHU. Imprime, registra en SISCO y traslada la solicitud al Director de Recursos Humanos. Recibe y traslada al Jefe del Departamento de Servicio Exterior. Recepciona y despacha en Sistema SISCO la solicitud y traslada al Analista. Elabora memorándum para Vo.Bo. de la solicitud a DIGRACOM (en caso de Cónsules Generales y Encargados de Agencias Consulares), a DIGRAL (en caso de Embajadores y Representantes Permanentes) y POLEC y PACIT en caso de Agregados Comerciales. Remite solicitud debidamente autorizada a la Dirección de Recursos Humanos. Revisa el control de asuetos y registro de vacaciones, elabora la notificación y la traslada a firma del Director(a) de Recursos Humanos. En caso de no proceder la autorización se informa al interesado mediante memorándum la negativa de la solicitud. Revisa, firma y devuelve al Departamento de Servicio Exterior. Escanea notificación y traslada vía electrónica a la Misión Diplomática, Consular o Representación Permanente con copia para el interesado. Imprime texto del correo electrónico en la parte de atrás de la notificación. Archiva documento en Sistema SISCO y en expediente personal de vacaciones.


* === Departamento del Exterior Procedimiento: Elaboración de resolución de licencias Código: 213-2


1. NORMATIVA NORMAS Gestionar adecuada y oportunamente las diferentes

licencias solicitadas por los funcionarios o empleados del Servicio Exterior.

BASE LEGAL Ley Orgánica del Servicio Diplomático de Guatemala, Decreto Ley 148 del Congreso de la República, artículo 43 y Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Artículo 60, Numeral 2, inciso a)


Paso ACCIÓN

Funcionario del Servicio Exterior Jefe del Departamento del Servicio Exterior Analista Asesor Jurídico Laboral Jefe del Departamento del Servicio Exterior Director de Recursos Humanos Dirección General de la Cancillería Autoridades Superiores Dirección General de la Cancillería Jefe del Departamento del Servicio Exterior Analista

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Envía solicitud de licencia con o sin goce de salario con la documentación de soporte vía electrónica. Revisa la solicitud y documentación de soporte, recepciona, despacha en Sistema SISCO y asigna al Analista de acuerdo a la Misión correspondiente. Elabora resolución de licencia con o sin goce de salario de acuerdo a formato correspondiente y traslada al Asesor Jurídico Laboral. Recibe, analiza, corrige y traslada al Departamento de Servicio Exterior. Elabora memorándum para firma del Director(a) de Recursos Humanos Recibe, revisa y traslada la documentación a la Dirección General de la Cancillería DIGRAL para firma. Revisa y traslada para firma de las Autoridades Superiores Firman y trasladan la documentación a DIGRAL Traslada la documentación a la Dirección de Recursos Humanos Recepciona, despacha en Sistema SISCO y traslada de acuerdo a la asignación correspondiente. Elabora memorándum de traslado de la resolución respectiva, para revisión y firma de la Dirección de Recursos Humanos Envía al interesado, la Resolución por medio de correo electrónico Imprime correo electrónico en la parte de atrás del memorándum. En caso de licencia sin goce de salario:

15 16 17 18

Entrega copia de resolución de licencia a Analista de Sueldos para Control en Nóminas. Archiva copia de resolución de licencia y realiza los registros en el control respectivo. Archiva original de resolución de licencia y memorándum en expediente personal. Archiva en Sistema SISCO.


* === Departamento del Exterior Procedimiento: Nombramiento y cese de funciones de Agregados Militares,

Comerciales y Otros Código: 213-3


1. NORMATIVA NORMAS El Departamento de Servicio Exterior recibe el

nombramiento y cese de funciones firmado por la autoridad nominadora, el cual debe contar con beneplácito del país, previo a iniciar la gestión de personal.

BASE LEGAL Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores, Artículo 66.


Paso ACCIÓN

Dirección General de Relaciones Internacionales Bilaterales Jefe del Departamento del Servicio Exterior Director(a) de Recursos Humanos Jefe del Departamento del Servicio Exterior Dirección General de la Cancillería Director(a) de Recursos Humanos Jefe del Departamento del Servicio Exterior Analista

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Traslada a la Dirección de Recursos Humanos el expediente de autorización de nombramiento de Agregados que han sido designados para ejercer funciones en las misiones de Guatemala en el exterior. Establece comunicación con las dependencias gubernamentales involucradas, para solicitar la documentación personal faltante de los Agregados, si fuera necesario. Elabora el Acuerdo de Nombramiento o Cese de funciones. Elabora memorándum de traslado de Acuerdo para revisión de autoridades de la Dirección de Recursos Humanos. Recibe, revisa, firma y traslada al Departamento de Servicio Exterior. Recibe y traslada a DIGRAL el Acuerdo de Nombramiento o Cese de Funciones para firma de la autoridad nominadora. Envía el Acuerdo de Nombramiento o Cese de Funciones a la Secretaría General de la Presidencia para firma del Presidente y del Secretario General de la Presidencia de la República. Da seguimiento a la firma del Acuerdo en la Secretaría General y al recibirlo lo traslada a la Dirección de Recursos Humanos. Recibe el Acuerdo y lo traslada al Jefe del Departamento del Servicio Exterior. Recibe Acuerdo de Nombramiento o Cese y procede a establecer comunicación vía electrónica o telefónica para notificar al interesado. Elabora el acta de nombramiento y solicita al Agregado que se presente a firmar de conformidad al Departamento de Servicio Exterior de la Dirección de Recursos Humanos.

12 13

En el caso de Cese de Funciones, se elabora el acta correspondiente y se le solicita que se presente a firmar de conformidad al Departamento de Servicio Exterior de la Dirección de Recursos Humanos.

Archiva en el expediente.


* === Departamento del Exterior Procedimiento: Inducción para Personal del Servicio Exterior Código: 213-4 Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 2015 === * === Páginas: 2

1. NORMATIVA NORMAS Todo el personal de nuevo ingreso al Servicio Exterior del Ministerio, deberá recibir el Programa General de Inducción, de acuerdo a lo establecido en el presente procedimiento, siendo la Dirección de Recursos Humanos la responsable de velar por la realización efectiva del mismo.

BASE LEGAL Reglamento Orgánico Interno, MINEX, 2011 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE

Paso ACCIÓN

Jefe del Departamento del Servicio Exterior Director(a) o Subdirector de Recursos Humanos Jefe del Departamento del Servicio Exterior Jefe del Departamento del Servicio Exterior

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Recibe instrucción de la Dirección de Recursos Humanos para desarrollar la agenda de inducción para funcionarios de primer ingreso, reingreso o que son trasladados de Planta Central al Servicio Exterior. Distribuye la agenda de la inducción a cada persona que participará en la misma por medio de correo electrónico. Gestiona eventualmente salón y equipo, según requerimiento de disertante. Desarrolla el Programa General de inducción. Gestiona impresión de diplomas en el Departamento de Reproducciones. Traslada diplomas a DIGRAL para la firma de la Autoridad Superior. Recibe diplomas firmados para fotocopia de los mismos. Entrega diplomas a participantes en el Curso de Inducción. Archiva copia del diploma en el expediente del funcionario.

CAPACITACIÓN


* === Departamento de Capacitación/Unidad de Desarrollo y Bienestar Laboral Procedimiento: Realización de

actividades motivacionales y de integración para el personal Código: 214-1


1. NORMATIVA NORMAS La Dirección de Recursos Humanos deberá elaborar

anualmente el calendario de actividades motivacionales y de integración para el personal y obtener la autorización de la autoridad nominadora.

BASE LEGAL Ley de Servicio Civil, Decreto 1748 del Congreso de la República de Guatemala. Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo 18-98. Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores, Acuerdo Gubernativo No. 415-2003


Paso ACCIÓN

Jefe de Departamento de Capacitación Director(a) de Recursos Humanos y Director(a) General Jefe de Departamento de Capacitación Analista Jefe de Departamento de Capacitación

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Presenta a la Dirección de Recursos Humanos, propuesta de celebración con dos a tres opciones a considerar, las cuales deben comprender actividad a realizar, lugar y presupuesto, con un mes de antelación a la fecha a celebrar. Evalúa, modifica y/o amplía las opciones presentadas, para someter a aprobación de la Dirección General. Autoriza la actividad a realizar, así como el presupuesto. Coordina la realización de la actividad aprobada. Solicita a la Dirección General de Cancillería, el apoyo logístico y disponibilidad de parqueos, si corresponde. Solicita el apoyo de la Dirección de Informática, para el diseño de los comunicados que se sean necesarios, tarjetas o invitaciones para los participantes Solicita el apoyo de la Dirección de Comunicación Social, para la toma de fotografías oficiales el día del evento. Solicita el apoyo de la Dirección General de Protocolo y Ceremonial Diplomático, para que designen Maestro de Ceremonias y Edecanes si corresponde. Realiza los contactos, reservaciones internas o externas, pagos, etc., que sean necesarios para el desarrollo del evento. Supervisa que la celebración se desarrolle de acuerdo a lo planificado. Presenta informe de la actividad al Director(a) de Recursos Humanos.


* === Departamento de Capacitación/Unidad de Desarrollo y Bienestar Laboral Procedimiento: Aplicación a

becas a nivel Institucional Código: 214-2


1. NORMATIVA NORMAS El Departamento de Capacitación de la Dirección de Recursos Humanos elaborará la Resolución y el Contrato de las personas que fueron favorecidas con una beca; luego de ser seleccionadas por el Comité de Becas.

BASE LEGAL Ley de Servicio Civil, Decreto 1748 del Congreso de la República de Guatemala. Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo 18-98. Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores, Acuerdo Gubernativo No. 415-2003 Acuerdo Ministerial Número 734, Reglamento de Becas


Paso ACCIÓN

Secretaria de Comité de Becas de Cancillería Funcionario / Empleado Jefe de Capacitación Secretaria de Comité de Becas de Cancillería Comité de Becas de Cancillería Jefe de Capacitación Asesor Laboral Jefe de Capacitación Jefe de Planta Central Becario

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Publica internamente becas de interés institucional, con los requisitos establecidos por la Fuente Cooperante. Consulta la Convocatoria de la Beca publicada. Documenta los requisitos y gestiona ante su jefe inmediato, la firma de la Carta de Postulación. Entrega a la Secretaría del Comité de Becas, el expediente para postularse a la beca. Elabora los perfiles de los postulantes y los traslada a la Secretaria del Comité de Becas. Convoca a los miembros del Comité de Becas. Evalúa los expedientes y selecciona los candidatos idóneos. Adjudica la beca e informa a la Dirección de Recursos Humanos. Emite la Resolución y el Contrato de Becas y traslada a Asesoría Laboral para revisión. Revisa documentación y realiza cambios si fuera necesario. Gestiona firmas de la Resolución y Contrato de Beca. Escanea los expedientes, realiza el registro correspondiente y entrega documentación original al Jefe del Departamento de Planta Central. Archiva el expediente del Becario. Recibe la autorización de la Beca, informa y entrega copia de la Resolución y Contrato al jefe inmediato.


* === Departamento de Capacitación/Unidad de Desarrollo y Bienestar Laboral Procedimiento: Deceso de un

empleado, funcionario o miembro del núcleo familiar Código: 214-3


1. NORMATIVA NORMAS Brindar apoyo a los deudos en todo momento, al

recibir la notificación del deceso. Informar que la solicitud de prestaciones póstumas de los beneficiarios, debe ser presentada a la Oficina Nacional de Servicio Civil –ONSEC-, por medio de la emisión de un dictamen en el que se establece la procedencia o improcedencia de dicha solicitud. Beneficiarios (en ese orden de prioridad) :

declarada legalmente Hijos mayores o menores de edad o incapaces

declarados legalmente

BASE LEGAL Ley de Servicio Civil, Decreto 1748 del Congreso de la

República de Guatemala. Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo 18-98. Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores, Acuerdo Gubernativo No. 415-2003.


Paso ACCIÓN

Jefe de Departamento de Capacitación Director(a) de Recursos Humanos Jefe de Departamento de Capacitación Director(a) de Recursos Humanos Funcionario Designado Jefe de Departamento de Capacitación Dirección General de la Cancillería Jefe de Departamento de Capacitación

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Recaba información sobre el lugar y dirección del velatorio, así como de los nombres de los deudos. Solicita apoyo a la Dirección de Informática para elaborar la esquela. Recibe, revisa y aprueba la esquela y traslada al Departamento de Capacitación, para coordinar su publicación. Publica la esquela en los medios de comunicación interna. Redacta el Acuerdo de Pésame en nombre de la Cancillería. Da seguimiento a firmas del Acuerdo de Pésame. Nombra una comisión para asistir al sepelio. Entrega del Acuerdo de Pésame a los deudos. Coordina la movilización (transporte) de la Comisión nombrada. Brinda información a los familiares de los beneficios post-mortem a los que tienen derecho (aplica solo cuando el deceso es de un Funcionario o Empleado). Da seguimiento ante ONSEC y La Cancillería, del procedimiento de pago post-mortem (aplica solo cuando el deceso es de un Funcionario o Empleado). Proporciona los medios para la movilización de la Comisión, si el funeral se realizara fuera del perímetro de la ciudad capital, así como los viáticos y vehículo según corresponda.

Archivar el Acuerdo de Pésame.


* === Departamento de Capacitación/Unidad de Desarrollo y Bienestar Laboral Procedimiento: Emisión de

Carné de Recreación Código: 214-4


1. NORMATIVA NORMAS Todo el personal de la Institución debe contar con el Carné de Recreación, que emite la Dirección de Recreación del Trabajador del Estado, dependencia del Ministerio de Trabajo y Previsión Social, cuyo objetivo es fomentar y desarrollar programas a nivel nacional de centros de recreación para los trabajadores del Estado.

BASE LEGAL Decreto No. 81-70, “Ley de Creación y Funcionamiento de los Centros de Recreación de los Trabajadores del Estado”. Ley de Servicio Civil, Decreto 1748 del Congreso de la República de Guatemala. Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo 18-98.


Paso ACCIÓN

Funcionario / Empleado Jefe del Departamento de Capacitación Analista

1 2 3 4 5 6

Solicita al Jefe del Departamento de Capacitación, la documentación necesaria para la gestión de su Carné de Recreación ante el Ministerio de Trabajo y Previsión Social, si cumple con los requisitos exigidos por dicho Ministerio. Traslada solicitud al Analista, para que realice el trámite correspondiente. Solicita a la Unidad de Nóminas el voucher del trabajador del mes de Diciembre del año anterior. Solicita al Departamento de Planta Central fotocopia de DPI del trabajador. Llena el formato establecido por el Ministerio de Trabajo y Previsión Social y redacta la carta de solicitud de emisión de Carné, gestiona la firma ante el Director o Directora de Recursos Humanos. Entrega los documentos al trabajador para que realice el trámite correspondiente ante el Ministerio de Trabajo y Previsión Social y obtenga su Carné de Recreación.


* === Departamento de Capacitación/Unidad de Desarrollo y Bienestar Laboral Procedimiento: Evaluación de

Desempeño Código: 214-5


1. NORMATIVA NORMAS Todo el personal de la institución debe ser evaluado

en el desempeño de sus funciones anualmente, siendo la Dirección de Recursos Humanos responsable de coordinar y velar por la realización efectiva de dicha evaluación. Los factores de ponderación son: A = excelente: Cuando se superan ampliamente los

requerimientos de las funciones, y se logran resultados extraordinarios, sin que se le dirija constantemente. B = muy bueno: Cuando se superan los requerimientos de la función y se logra resultados por encima de lo normal. C = bueno: Cuando alcanza a cubrir los requerimientos de la función y obtiene resultados normales. D = regular: Cuando ocasionalmente alcanza a cubrir los requerimientos de la función y a veces obtiene resultados por debajo de lo normal.

BASE LEGAL Ley de Servicio Civil, Decreto 1748 del Congreso de la República de Guatemala. Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo 18-98. Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores, Acuerdo Gubernativo No. 415-2003


Paso ACCIÓN

Jefe de Capacitación Evaluador Jefe Departamento de Capacitación Director de Recursos Humanos Analista

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Convoca a los evaluadores (directores, subdirectores y jefes de departamento) para la charla informativa y de capacitación sobre el proceso de evaluación del desempeño. Inicia la presentación visual de capacitación a los evaluadores, explicando la base teórica del proceso y la mecánica a realizarse, entregándoles, el material de apoyo. Envía el formato de la evaluación a los evaluadores. Cita al empleado y lo evalúa en forma privada, dándole la oportunidad de aclarar situaciones que generen duda. Solicita al empleado su firma de aceptación, en la última hoja del cuestionario. Si el empleado se negara a firmar la hoja de resultados de evaluación, ésta debe razonarse. Remite el cuestionario a la Dirección de Recursos Humanos. Revisa el cuestionario y asigna la calificación cuantitativa y cualitativa. Elabora un cuadro de calificación final obtenida para cada una de las unidades técnicas y de apoyo de la Cancillería. Identifica las necesidades de capacitación como herramienta para generar el Plan anual de Capacitación Traslada los resultados a la Dirección de Recursos Humanos para su análisis, revisión y posterior entrega a las autoridades superiores de la Cancillería. Traslada los resultados a cada Director General, para que se realicen las acciones pertinentes. Archiva en el expediente del personal resultado cuantificable de la evaluación.


* === Departamento de Capacitación/Unidad de Desarrollo y Bienestar Laboral Procedimiento: Evaluación de

Período de Prueba Código: 214-6


1. NORMATIVA NORMAS Todo el personal de la institución debe ser evaluado en el desempeño de sus funciones anualmente, siendo la Dirección de Recursos Humanos responsable de coordinar y velar por la realización efectiva de dicha evaluación. Los factores de ponderación son: A = excelente: Cuando se superan ampliamente los requerimientos de las funciones, y se logran resultados extraordinarios, sin que se le dirija constantemente. B = muy bueno: Cuando se superan los requerimientos de la función y se logra resultados por encima de lo normal. C = bueno: Cuando alcanza a cubrir los requerimientos de la función y obtiene resultados normales. D = regular: Cuando ocasionalmente alcanza a cubrir los requerimientos de la función y a veces obtiene resultados por debajo de lo normal.

BASE LEGAL Ley de Servicio Civil, Decreto 1748 del Congreso de la República de Guatemala. Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo 18-98. Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores, Acuerdo Gubernativo No. 415-2003. Acuerdo Gubernativo que aprueba el Plan anual de Salarios.


Paso ACCIÓN

Jefe de Departamento de Capacitación Evaluador Jefe de Departamento de Capacitación

1 2 3 4 5 6 7 8

Enviar el formulario de evaluación a los Funcionarios con personal a su cargo, para que evalúen al empleado o funcionario de reciente ingreso o ascenso. Cita al empleado y lo evalúa en forma privada, dándole la oportunidad de aclarar situaciones que generen duda y firman de conformidad. Remite el cuestionario a la Dirección de Recursos Humanos Revisa el cuestionario y asigna la calificación cuantitativa y cualitativa de acuerdo a la tabla de ponderación definida. Solicita actas de toma de posesión del cargo, al Departamento de Planta Central Traslada los expedientes para firma del Director(a) de Recursos Humanos Traslada las evaluaciones con Memorando a la Unidad de Nóminas, para que sea gestionado el

complemento personal al salario correspondiente Archivar en el expediente del personal.


* === Departamento de Capacitación/Unidad de Desarrollo y Bienestar Laboral Procedimiento: Realización de

Jornadas de Medicina Preventiva Código: 214-7


1. NORMATIVA NORMAS Las Jornadas de medicina preventiva se atienden,

tanto a sugerencia del personal, como a raíz de enfermedades crónicas detectadas en las consultas en la Clínica Médica de la Cancillería.

BASE LEGAL Ley de Servicio Civil, Decreto 1748 del Congreso de la República de Guatemala. Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo 18-98. Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores, Acuerdo Gubernativo No. 415-2003. Ley del Servicio Diplomático, Decreto Ley No. 148.


Paso ACCIÓN

Analista Jefe de Capacitación Director(a) de Recursos Humanos / Director(a) General de Cancillería Analista Jefe de Capacitación Analista

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Investiga en centros médicos, patronatos o instituciones afines sobre los servicios que brindan, los precios, y la disposición de atender al personal en las instalaciones de la Cancillería. Traslada las propuestas al Jefe de Capacitación. Analiza las propuestas y convoca a reunión a los proveedores para ampliar la información. Selecciona las mejores propuestas para autorización del (la) directora (a) de Recursos Humanos y Director(a) General. Autoriza la empresa con la que se va a realizar la jornada. Coordina con la empresa a cargo de la Jornada, los detalles sobre horarios, montaje, equipo y personal que traerán Solicita apoyo de la Dirección General de Cancillería para coordinar la logística interna Elabora comunicado interno en cooperación con la Dirección de Informática para socializar la información de la Jornada Brinda información al personal acerca de la Jornada Elabora registro de los interesados en participar. Realiza los trámites internos para el desarrollo de la Jornada, tales como: solicitud de parqueo, aviso del ingreso de equipo, suministros y personal, montaje de la actividad, etc. Apoya al proveedor y participantes durante la realización de la Jornada.

Jefe de Capacitación Analista

13 14 15 16 17

Envía por medios establecidos la Encuesta de Satisfacción a los participantes para evaluar los resultados de la Jornada. Tabula los resultados de la encuesta y elabora el informe respectivo Traslada al Jefe de Capacitación Revisa el informe y lo traslada para su información al (la) Director(a) de Recursos Humanos y Director(a) General. Archiva el expediente.


* === Departamento de Capacitación/Unidad de Desarrollo y Bienestar Laboral Procedimiento: Elaboración

del Plan de Capacitación Código: 214-8


1. NORMATIVA NORMAS El proceso se inicia con la detección de necesidades y

demandas de las dependencias de la Cancillería. BASE LEGAL Ley de Servicio Civil, Decreto 1748 del Congreso de la

República de Guatemala. Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo 18-98. Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores, Acuerdo Gubernativo No. 415-2003.


Paso ACCIÓN

Jefe de Capacitación Director de Recursos Humanos / Director General Jefe de Capacitación Directores Generales de la Cancillería Jefe de Capacitación Director(a) de Recursos Humanos Director(a) General de Cancillería Despacho Ministerial Director de Recursos Humanos Jefe de Capacitación

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Elabora los cuestionarios “Detección de Necesidades de Capacitación” para personal operativo, mandos medios y superiores. Autoriza el formato de cuestionario que será aplicado Remite el cuestionario de detección de necesidades de capacitación a los Directores Generales de la Cancillería. Reciben y remiten los cuestionarios a sus Directores y los devuelven al Departamento de Capacitación y Desarrollo de Personal. Recibe y analiza la información, identificando las necesidades de capacitación; por área administrativa, materia e importancia. Elabora el Programa Anual de Capacitación y Desarrollo de Personal para atender las necesidades del personal. Lo presenta ante la Dirección General de Cancillería. Revisa el Programa Anual de Capacitación y Desarrollo de Personal y lo traslada a las autoridades superiores para su autorización. Autoriza el Programa Anual de Capacitación y Desarrollo de Personal o emite las correcciones que estime convenientes. Emite un Acuerdo Interno. Instruye al personal del Departamento de Capacitación, en el desarrollo de la ejecución del plan anual. Identifica a los instructores que puedan cubrir el programa del plan anual de Capacitación y Desarrollo de Personal, tomando en cuenta el listado de los instructores independientes, así como instructores de las instituciones públicas y privadas. Elabora material informativo de los cursos de capacitación.

Personal participante Analista Personal participante Analista Director de Recursos Humanos Analista

13 14 15 16 17 18 19 20

Recibe designación para asistir al curso, con anuencia de su jefe inmediato. Lleva control y registro de los participantes. Proporciona el material y equipo necesario para el buen desarrollo de los eventos de capacitación. Solicita al instructor que realice la evaluación de aprovechamiento a los participantes y entregue las listas de calificación respectiva y los reconocimientos establecidos. Evalúa al capacitador en el formato de evaluación preparada para el efecto. Actualiza en el sistema destinado para el efecto el aprovechamiento y aprobación de cada asistente al curso. Presentar el informe semestral y anual de la realización del plan anual de capacitación. Archiva el expediente.


* === Departamento de Capacitación/Unidad de Desarrollo y Bienestar Laboral Procedimiento: Elaboración

del Diagnóstico del Clima Laboral Código: 214-9


1. NORMATIVA NORMAS El proceso se inicia con la detección de necesidades

y demandas en materia de Clima Laboral, de las

dependencias de la Cancillería. BASE LEGAL Ley de Servicio Civil, Decreto 1748 del Congreso de

la República de Guatemala.

Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Acuerdo

Gubernativo 18-98. Reglamento Orgánico Interno


Paso ACCIÓN

Jefe de Capacitación

Director de Recursos Humanos /

Director General de la Cancillería Jefe de Capacitación Jefe de Capacitación Jefe de Capacitación Director de Recursos Humanos Director de Recursos Humanos,

Directores Generales y Jefe de

Capacitación Jefe de Capacitación

Director de Recursos Humanos y

Director(a) General de la

Cancillería Director General de la Cancillería Despacho Ministerial

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Elabora el cuestionario

“Diagnóstico de Clima Laboral”

que deberá responder el personal de

todas las áreas. Autoriza el formato de cuestionario

que será aplicado. Remite el cuestionario de

Diagnóstico de Clima Laboral al

personal de la Cancillería. Recibe y analiza la información,

por área administrativa, materia e

importancia. Elabora el Diagnóstico de Clima

Laboral institucional y lo presenta

ante la Dirección de Recursos

Humanos. Convoca a cada Director General

para dar a conocer el diagnóstico de

su área de trabajo. Analizan el Diagnóstico de Clima

Laboral y proponen acciones de

mejora por área de trabajo. Elabora el Plan de Mejora de Clima

Laboral.

Revisa el Plan de Mejora de Clima

Laboral y hace las correcciones

pertinentes. Revisa el Plan de

Mejora de Clima Laboral y lo

traslada a las autoridades superiores

para su autorización. Autoriza el

Plan de Mejora de Clima Laboral o

emite las correcciones que emite

convenientes

Director de Recursos Humanos Jefe de Capacitación

12

13

14

15

16

Emite un Acuerdo Interno.

Instruye al personal del

Departamento de Capacitación, en

el desarrollo de la ejecución del

Plan de Mejora de Clima Laboral. Ejecuta el Plan de Mejora de Clima

Laboral, según disponibilidad

presupuestaria. Lleva control y

registro de las acciones. Presenta

informe de la ejecución del Plan de

Mejora de Clima Laboral a las

autoridades, semestral y

anualmente.

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. … · producto. Fija fecha de entrega del...

Documents

Transcript of Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. … · producto. Fija fecha de entrega del...