Ministerio de Relaciones Exteriores - ITS Gestion - inicio · permanencia y retiro de personal, y...

Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: CARACTERIZACIÓN DE PROCESO CODIGO: GH-PR-09

NOMBRE: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO VERSION: 8

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: DIRECCIÓN DEL TALENTO HUMANO, DIRECCIÓN DE LA ACADEMIA DIPLOMÁTICA,

OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO Página 1 de 23

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada

OBJETIVO Suministrar el personal competente para las labores del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, garantizando el desarrollo integral del recurso humano, a través del fortalecimiento de las competencias, actitudes, aptitudes y habilidades necesarias y, de este modo, contribuir al cumplimiento efectivo de los objetivos institucionales, así como ejercer la función disciplinaria sancionatoria y preventiva.

ALCANCE Inicia con la elaboración del plan de acción, los planes propios del proceso y el desarrollo y de las actividades de selección, ingreso, permanencia y retiro de los funcionarios de la entidad y/o aplicación del proceso disciplinario cuando haya lugar y finaliza con el seguimiento y los planes de mejoramiento del proceso

RESPONSABLE DEL PROCESO Director(a) del Talento Humano, Director(a) de la Academia Diplomática, Jefe de Control Disciplinario Interno

PROVEEDOR - PROCESO ENTRADA - INSUMO

ACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO

RESPONSABLE SALIDA -

PRODUCTO Y/O SERVICIO

CLIENTE - PROCESO

EXTERNO INTERNO INTERNO EXTERNO

Proceso de Direccionamiento

Estratégico, formulación y

planificación de la Política Exterior

Plan Estratégico Institucional

PLANEAR

Formular actividades para el Plan de Acción Institucional,

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y/o

formular Proyectos de inversión

Director del Talento Humano

Director de la

Academia Diplomática

Jefe Oficina de

Control Disciplinario Interno

Actividades para el

Plan de Acción

Proceso Gestión del Talento

Humano

Gobierno Nacional

Documentos CONPES



planificación de la Política Exterior,

Proceso Gestión

del Talento Humano

(Dirección de Talento Humano)

Políticas de Desarrollo

Administrativo del Modelo Integrado de

Planeación y Gestión

Entidades del Gobierno Nacional

Proceso de Mejora Continua

Metodología del Plan Anticorrupción

y de Atención al Ciudadano

Actividades para el Plan Anticorrupción y

de Atención al Ciudadano



Plan Estratégico Institucional Proyectos de

Inversión Plan de acción Institucional











CLIENTE - PROCESO


planificación de la Política Exterior

Proceso de seguimiento de la política exterior

Informe de seguimiento a los

Proyectos de inversión.

Direccionamiento Estratégico,

Formulación y Planificación de la Política Exterior.

Plan Estratégico Institucional.

PLANEAR

Elaborar la Planeación Estratégica de Recursos

Humanos.

Director de Talento Humano.

Director de la Academia

Diplomática. Jefe de Control

Interno Disciplinario

Plan Estratégico de Talento Humano


Humano

Todos los Procesos

Vacantes definitivas de Carrera

Administrativa


Plan Anual de Vacantes de Carrera

Administrativa


Humano (Dirección de

Talento Humano)

Departamento Administrativo de la Función

Pública. Comisión

Nacional del Servicio Civil –

CNSC.


Pública.

Lineamientos Plan

Nacional de Capacitación



Diplomática.

Plan Institucional de Capacitación –PIC

Todos los Procesos



Diagnóstico necesidades de

capacitación

Resultado de











CLIENTE - PROCESO


Talento Humano) Evaluación del desempeño Laboral

anterior


Plan de Bienestar Social

Resultados de Proyectos en

Equipo de Trabajo

Solicitudes de Educación Formal

Resultados Encuesta de

Bienestar Social

Resultados medición clima

laboral

Gobierno Nacional

Normatividad vigente de

Seguridad y Salud en el trabajo.

Plan Anual de Trabajo de Seguridad y Salud en el Trabajo



Talento Humano)

Matriz de identificación de

peligros y valoración del riesgo de

Seguridad y Salud en el trabajo.

Matriz de Aspectos e Impactos

Ambientales Plan Anual de

Trabajo de Gestión Ambiental Gobierno

Nacional

Normatividad de Gestión Ambiental

vigente.











CLIENTE - PROCESO


Gobierno Nacional

Normativa vigente

HACER

Actualizar el manual de funciones y competencias

acorde con la del sector público.


Manual Especifico de Funciones y de Competencias

Laborales

Todos los Procesos

Todos los procesos

Requerimiento de Personal o vacantes

HACER

Adelantar los procesos de

selección, vinculación, permanencia y retiro de personal, y mantener

actualizadas las hojas de vida.


Actos administrativos

de vinculación, situaciones

administrativas laborales y retiro de los funcionarios del Ministerio y Fondo

Rotatorio

Todos los procesos

Comisión Nacional del Servicio Civil

Oferta Pública de Empleos Carrera

Administrativa

Proceso Gestión

del Talento Humano

Lista de elegibles para el ingreso en

periodo de prueba a la categoría de

tercer secretario

Archivo Hojas de vida

Solicitud de Inducción Dirección del

Talento Humano



Talento Humano)

Plan Institucional de Capacitación -PIC

HACER

Ejecutar el Plan Institucional de Capacitación –PIC, Plan de

Bienestar Social, Plan Anual de Trabajo de Seguridad y Salud en el Trabajo, Plan Anual de

Trabajo de Gestión Ambiental.


Ejecución Plan Institucional de

Capacitación –PIC

Todos los procesos Plan de Bienestar Social

Ejecución del Plan de Bienestar Social

Plan Anual de Trabajo de

Seguridad y Salud

Ejecución del Plan Anual de Trabajo de

Seguridad y Salud en











CLIENTE - PROCESO


en el Trabajo el Trabajo

Plan Anual de Trabajo de Gestión

Ambiental

Ejecución del Plan Anual de Trabajo de Gestión Ambiental



Talento Humano)

Ingreso de Funcionarios a

Planta Interna o a Planta Externa

HACER

Adelantar los procesos de Inducción y Reinducción.


Aprobación de la Inducción



Talento Humano)

Todos los procesos

Diagnóstico necesidades de

capacitación Lista de Asistencia Todos los procesos

Ente Judicial Notificación HACER Atender las solicitudes que

afecten o no la nómina Elaborar nómina


Reporte de nómina Proceso de Gestión

Financiera

Ente Judicial Empresas Públicas o Privadas

Empresas Públicas o Privadas

Todos los procesos

Novedades de nómina y otras

solicitudes

Comisión Nacional del Servicio Civil

Directrices para la realización de la Evaluación del

Desempeño Laboral a los Funcionarios

de Carrera Administrativa

HACER

Enviar los insumos para la Evaluación del desempeño laboral a los evaluadores de Carrera Administrativa y de

Carrera Diplomática.


Evaluación del desempeño laboral

Todos los procesos











CLIENTE - PROCESO


Comisión de Personal de

Carrera Diplomática y

Consular

Directrices para la realización de la Evaluación del

Desempeño Laboral a los Funcionarios

de Carrera Diplomática


Pública

Directrices para la realización de la

Evaluación de los Acuerdos de

Gestión

HACER

Suministrar los instrumentos adoptados para la concertación y formalización de los acuerdos

de gestión, a los Gerentes Públicos y los Superiores

Jerárquicos.


Acuerdos de Gestión Todos los procesos

Todos los Procesos

(Funcionario)

Solicitud de Reconocimiento

Pensional. HACER

Asesorar en el trámite de

asuntos pensionales.


Comunicado de Actos Administrativo de Reconocimiento

Pensional.

Todos los Procesos (Funcionario)

Peticionario (Persona Natural o Jurídica).

Solicitud de Certificado de Bono

Pensional o Formato CLEBP.

Certificado de Bono Pensional o Formato

CLEBP.

Peticionario (Persona Natural o Jurídica).

Proceso Gestión

del Talento Humano

Decreto Ley sobre el Servicio Exterior

HACER

Adelantar el proceso de selección (concurso y curso de capacitación) de aspirantes a la Carrera Diplomática y Consular


Diplomática

Lista de elegibles para el ingreso en

periodo de prueba a la categoría de

Tercer Secretario



Talento Humano)

Aspirantes a la Carrera

Diplomática y Consular de

Colombia

Actos Administrativos











CLIENTE - PROCESO


Direccionamiento Estratégico

(Despacho del Ministro de Relaciones Exteriores)


HACER Efectuar el curso y las pruebas

de ascenso


Diplomática

Lista de funcionarios que aprobaron o reprobaron los exámenes de

ascenso


Humano (Dirección de la

Academia Diplomática. Dirección de

Talento Humano)

Acto Administrativo

Todos los procesos

(Funcionarios de Carrera

Diplomática y Consular)

Solicitudes de exámenes de

idoneidad profesional

Direccionamiento Estratégico

(Despacho del Ministro de Relaciones Exteriores)


HACER

Realizar actividad académica de actualización de

Embajadores


Diplomática

Lista de Embajadores que aprobaron o

reprobaron la actualización



Talento Humano)

Acto Administrativo



Talento Humano)

Lista de Embajadores para

actualización

Gobiernos Extranjeros



Academia Diplomática)

Convocatoria a programas

académicos

HACER Realizar difusión de programas

académicos


Diplomática

Documento informativo sobre el

programa académico Todos los procesos

Instituciones académicas y

similares











CLIENTE - PROCESO






Ofrecimientos de becas

HACER Realizar la convocatoria para

selección de funcionarios para becas


Diplomática

Acta del Comité de Becas

Funcionario(s) elegido(s)



similares

Proceso de Gestión del Talento

Humano (Dirección de Talento Humano).


similares





Instrumentos de cooperación académica

HACER Realizar eventos académicos


Diplomática Evento académico Todos los procesos Instituciones

académicas y similares

Todos los Procesos

(funcionarios)

Solicitud de concepto para comisión de

estudios

HACER

Emitir concepto sobre solicitud de comisión de estudios


Diplomática

Concepto sobre solicitud de comisión

de estudios

Funcionario solicitante

Proceso de Gestión

del Talento Humano (Dirección

de Talento Humano).

Todos los Procesos

Instrumentos de cooperación académica

HACER

Realizar estudios o investigaciones que apoyen al

Canciller en la formulación de la Política Exterior y Migratoria


Diplomática

Investigación Académica

Todos los Procesos Grupos de

Interés Temas a estudiar o

investigar


similares



Convocatorias a programas

académicos que impliquen

HACER

Realizar difusión de programas académicos que impliquen


Diplomática

Documento informativo sobre el

programa académico

Todos los Procesos











CLIENTE - PROCESO



investigación investigación




Convenio constitutivo del

Instituto de Altos Estudios para el Desarrollo IAED

HACER

Coordinar la Maestría del Instituto de Altos Estudios para

el Desarrollo IAED


Diplomática

Programa académico denominado Maestría

en análisis de problemas políticos,

económicos e internacionales

contemporáneos del Instituto de Altos Estudios para el Desarrollo IAED

Funcionarios estudiantes del

Instituto de Altos Estudios para el Desarrollo IAED

Otros estudiantes

Particulares

Todos los procesos

Queja o reclamo.

Informe, Anónimo y Oficios.

HACER Adelantar procesos

disciplinarios

Jefe Oficina de Control

Disciplinario Interno

Acto Administrativo (Auto).

Todos los procesos

Procuraduría

Entes de control

Entes de control

Ciudadanía Ciudadanía

Otras Entidades

Otras Entidades

Connacionales y extranjeros

que residen en el Exterior

Connacionales y extranjeros

que residen en el Exterior


Formulación y Planificación de la Política Exterior

Plan de Acción Institucional

HACER

Realizar autoevaluación de

control y gestión

Directores y Coordinadores del

Proceso de Gestión de Talento Humano

Reportes de avance de las actividades del

Plan de Acción Institucional

Proceso de Seguimiento de la Política Exterior


Indicadores de Gestión

Resultados de indicadores de

gestión












CLIENTE - PROCESO



Formulación y Planificación de la Política Exterior

Plan Anticorrupción y de Atención al

Ciudadano

Reportes de avance de las actividades del Plan Anticorrupción y

de Atención al Ciudadano

Proceso de Seguimiento de la Política Exterior

VERIFICAR ACTUAR

- Indicadores - Encuestas de Percepción de clientes, usuarios, beneficiarios - Auditorías Internas - Auditorías Externas - Autoevaluación del control y gestión - Evaluación independiente del sistema de control interno - Revisión por la Dirección - Derechos de petición, quejas y reclamos - Seguimiento al plan de acción - Seguimiento al Mapa de riesgos

- Plan de Mejoramiento - Acciones de Corrección - Acciones Correctivas - Acciones Preventivas - Acciones de mejora

RECURSOS REQUISITOS

Físicos: Puestos y elementos de Trabajo

NTCGP 1000, ISO 9001, MECI, consultar en el manual de Calidad los requisitos. Talento Humano: Personal de planta, provisionales y contratista

Tecnológicos: Equipo de cómputo y aplicativos (Office 365, e-learning, aplicativo Formación Virtual Cancillería)

Financieros: Presupuesto







INDICADORES

Ver Matriz de indicadores del Proceso.

DOCUMENTOS APLICABLES

Ver Listado Maestro de Documentos del Proceso.

LISTADO MAESTRO DE REGISTROS

Ver Tablas de Retención Documental.

RIESGOS Y CONTROLES

Ver Mapa de Riesgos Integrado (Riesgos de Gestión y Corrupción)

NORMOGRAMA

Consultar el aplicativo Normograma.

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Adopción de la caracterización

2 Modificación de la caracterización de acuerdo con las funciones del decreto 3355 de 2009

3 Actualización versión de la norma NTC GP 1000, actualización nombre de las dependencias (Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional)









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Se elimina la identificación de las entradas y salidas como información primaria o secundaria. Se refleja la unificación del proceso de Proceso de Direccionamiento Estratégico con el proceso de formulación y planificación de la política exterior (proceso eliminado) Actualización del Formato: Se incluye el control de cambios para asegurar la trazabilidad. Actualización del Hacer: Inclusión de las actividades “Solicitudes requerimientos de conceptos o revisión de actos administrativos”, “Solicitud de requerimientos de divulgación de mensajes” y “Atención de PQRS”. Actualización del Hacer: “Ejecutar el Plan de Capacitación, el Plan de Bienestar, el Plan de Incentivos, el Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo y el Programa de Gestión Ambiental” Modificación del Verificar y Actuar: Articulación de la caracterización y sus aspectos generales de acuerdo con los lineamientos de MECI 1000:2014. Se remite al manual de calidad para consultar los requisitos que cumple el proceso.

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Se actualiza el objetivo del proceso “Suministrar personal competente para las labores del Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio y adelantar el proceso disciplinario a que haya lugar” por “Suministrar el personal competente para las labores del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, garantizando el desarrollo integral del recurso humano, a través del fortaleciendo de competencias, actitudes, aptitudes y habilidades necesarias y, de este modo, contribuir al cumplimiento efectivo de los objetivos institucionales, así como adelantar el proceso disciplinario a que haya lugar”. Dirección de Talento Humano: Se actualiza la actividad de PLANEAR “Elaborar el Plan de Acción y/o Proyectos de Inversión” por “Elaborar Programas y Planes de Acción y/o Proyectos de Inversión”, se modifica la salida de esta misma actividad “Plan de Acción” por “Programas y Planes de Acción”. Se incluye el PLANEAR “Elaborar la Planeación Estratégica de Recursos Humanos”, se relaciona los proveedores, entrada-insumo, salida-producto y/o servicio, y cliente –proceso respectivamente. Se actualiza la actividad de PLANEAR “Actualizar el manual de funciones y competencias acorde con la normatividad de planta y elaborar el Plan de Capacitación, Plan de Bienestar Social, Plan de Incentivos y el Programa de Salud Ocupacional” donde se clasifica la actividad en el HACER por su naturaleza y se actualiza esta actividad quedando así: “Actualizar el manual de funciones y competencias acorde con la normatividad de planta.”, a su vez se actualizan los proveedores, entrada-insumo, salida-producto y/o servicio, y cliente –proceso









respectivamente para cada una de las actividades del Hacer mencionadas anteriormente. En la actividad del HACER “Adelantar los procesos de selección, vinculación, permanencia y retiro de personal y mantener actualizadas las hojas de vida” se incluye el insumo “Lista de elegibles para el ingreso en periodo de prueba a la categoría de tercer secretario” cuyo proveedor es el proceso de Gestión del Talento Humano, se incluye la salida de “Solicitud de Inducción” y se asocia el Cliente Interno “Dirección del Talento Humano”. Se actualiza la actividad del HACER “Ejecutar el Plan de Capacitación, el Plan de bienestar, el Plan de Incentivos, el Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo y el Programa de Gestión Ambiental” por “Ejecutar el Plan Institucional de Capacitación –PIC, Plan de Clima Organizacional, Plan de Bienestar e Incentivos, Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo, Plan de Gestión Ambiental”, a su vez se actualizan los proveedores, entrada-insumo, salida-producto y/o servicio, y cliente –proceso respectivamente para la actividad del Hacer mencionada anteriormente. Se incluye la actividad del HACER “Adelantar los procesos de Inducción y Reinducción”, se relaciona los proveedores, entrada-insumo, salida-producto y/o servicio, y cliente –proceso respectivamente. Se incluye la actividad del HACER “Realizar Asesoría y Trámite de Asuntos Pensionales” con sus respectivos proveedores, entrada-insumo, salida-producto y/o servicio, responsable y cliente –proceso respectivamente. Se actualiza la Entrada de “Directrices para la realización de la Evaluación del Desempeño Labora” para la actividad del hacer “Realización de la Evaluación del desempeño laboral a los funcionarios de Carrera Administrativa y de Carrera Diplomática” por “Directrices para la realización de la Evaluación del Desempeño Laboral a los Funcionarios de Carrera Administrativa” y “Directrices para la realización de la Evaluación del Desempeño Laboral a los Funcionarios de Carrera Diplomática”, y se incluye el proveedor interno “Comisión de Personal de Carrera Diplomática y Consular”. Se actualiza la actividad del HACER “Suscribir los acuerdos de gestión” por “Solicitar y recibir los acuerdos de gestión.” Dirección de la Academia Diplomática:









Se incluye a la Dirección de la Academia Diplomática como responsable de la actividad del PLANEAR “Elaborar la Planeación Estratégica de Recursos Humanos”. En la actividad “Adelantar el proceso de selección (concurso y curso de capacitación) de aspirantes a la carrera diplomática y consular” se incluye la entrada o insumo “Acto Administrativo”, se actualiza el cliente interno “Todos los Procesos” por “Proceso Gestión del Talento Humano (Dirección de Talento Humano)” y se incluye el cliente externo “Aspirantes a la Carrera Diplomática y Consular de Colombia”. En la actividad “Efectuar el curso y las pruebas de ascenso” se actualiza el proveedor interno de “Funcionarios de Carrera Diplomática” a “Todos los procesos (Funcionarios de Carrera Diplomática y Consular)”; el producto “Lista de funcionarios que aprobaron los exámenes de ascenso” por “Lista de funcionarios que aprobaron o reprobaron los exámenes de ascenso”; y por último el cliente pasa de “Todos los procesos” a “Proceso Gestión del Talento Humano (Dirección de la Academia Diplomática. Dirección de Talento Humano)”. Se incluye la actividad del Hacer “Realizar actividad académica de actualización de Embajadores”, se define: proveedor interno “Proceso Gestión del Talento Humano (Dirección de Talento Humano)”, entrada o insumo “Lista de Embajadores para actualización”, responsable “Director de la Academia Diplomática”, salida o producto “Lista de embajadores que aprobaron o reprobaron la actualización” y cliente interno “Proceso Gestión del Talento Humano (Dirección de Talento Humano)”. Se actualiza la actividad “Realizar la selección de funcionarios para los cursos” por “Adelantar el proceso de selección a programas académicos / Realizar la selección de funcionarios para becas / Realizar eventos académicos”, los proveedores pasan de “Gobiernos Extranjeros” y “Solicitantes de Becas (Cursos)” a “Gobiernos Extranjeros”, “Partes de convenios de cooperación académica” y “Proceso Gestión del Talento Humano”. La entrada pasa de “Ofrecimientos de becas y cursos” a “Convocatoria a programas académicos y Ofrecimientos de becas y participación en eventos académicos”. El producto pasa de “Funcionario elegido para adelantar el curso” a “Lista de funcionarios admitidos a los programas académicos / Funcionario elegido para tomar la beca o participar en el evento académico” y se actualizan los clientes, pasando de “Proceso de Gestión del Talento Humano” y “Gobiernos Extranjeros” a “Todos los procesos” y “Nacionales y Extranjeros”. Se incluye la actividad el Hacer “Emitir conceptos sobre solicitudes de comisión de estudios”, se define: proveedor interno “Todos los Procesos (funcionarios)”, entrada o insumo “Solicitud de Concepto para comisión de estudios”, responsable “Director de la Academia Diplomática”, salida









o producto “Concepto sobre solicitud de comisión de estudios” y cliente interno “Proceso de Gestión del Talento Humano (Dirección de Talento Humano)”. Se incluye la actividad el Hacer “Realizar estudios o investigaciones que apoyen al Canciller en la formulación de la Política Exterior y Migratoria”, se define: proveedor interno “Todos los Procesos”, entrada o insumo “Temas a Estudiar o Investigar”, responsable “Director de la Academia Diplomática”, salida o producto “Investigación Académica”, cliente interno “Todos los Procesos” y cliente externo “Grupos de Interés”. Oficina de Control Interno Disciplinario: Se modifica el hacer “Adelantar el proceso de control disciplinario”, por “Adelantar procesos disciplinarios” Se incluye la acción “Elaborar cronogramas para priorizar términos legales cada vez que se requiera” en el planear de la caracterización, con el proveedor Proceso de Gestión del talento Humano; insumos Queja o reclamo / Informe, anónimo y oficios; Salida Cronograma; Cliente Proceso de Gestión del talento Humano

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Dirección de Talento Humano: Se ajusta la descripción de la actividad del Planear “Elaborar Programas y Planes de Acción y/o Proyectos de Inversión” por “Elaborar Planes de Acción y/o Proyectos de Inversión”, se modifica la entrada “Plan Nacional de Desarrollo” por “Plan Estratégico Institucional”, a su vez en esta actividad se elimina la entrada “Compromisos” ya que es un término general, se elimina la entrada “Lineamientos de política exterior” ya que estos están incluidos en el Plan Estratégico Institucional, en la salida se elimina la palabra “Programas” teniendo en cuenta que actualmente se formulan Planes de Acción. Se elimina el proveedor interno “Proceso de seguimiento y evaluación de la política exterior” por “Proceso de seguimiento de la política exterior” teniendo en cuenta los nombres definidos en el mapa de procesos en su versión vigente. En la actividad del planear “Elaborar la Planeación Estratégica de Recursos Humanos” se elimina la entrada “Proyectos de inversión” y “Plan de Acción”, se remplaza por “Lineamientos Plan Nacional de Capacitación” y “Resultado de Evaluación del desempeño Laboral” respectivamente. Se actualiza la salida “Misión y Visión del Proceso de la Dirección de Talento Humano” por “Plan Estratégico de Talento Humano”. Se incluye el Cliente externo “Departamento Administrativo de la Función Pública y Comisión Nacional del Servicio Civil – CNSC.” en la salida del Plan Anual de Vacantes. Se actualiza la salida “Plan de Bienestar Social e Incentivos” por “Plan de Bienestar Social” para esta salida se incluyen las entradas “Resultados de Proyectos en Equipo de Trabajo”, “Necesidades Personales de Educación” y se ajusta la entrada “Diagnóstico Resultados Encuesta de Bienestar Social” por “Resultados Encuesta de Bienestar Social”. Se ajusta el Proveedor externo









“Administradora de Riesgos Laborales” por “Gobierno Nacional” En la actividad del hacer “Actualizar el manual de funciones y competencias acorde con la normatividad de planta” se ajusta su descripción por “Actualizar el manual de funciones y competencias acorde con la normatividad del sector público”. A su vez se actualiza la descripción de la salida “Manual de Funciones y Competencias” por “Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales”. Se ajusta la actividad del hacer “Ejecutar el Plan Institucional de Capacitación –PIC, Plan de Clima Organizacional, Plan de Bienestar e Incentivos, Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo, Plan de Gestión Ambiental.” por “Ejecutar el Plan Institucional de Capacitación –PIC, Plan de Clima Organizacional, Plan de Bienestar Social, Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo, Plan de Gestión Ambiental.” A su vez se ajusta la entrada “Plan de Bienestar e Incentivos” por “Plan de Bienestar Social”. Se ajusta la salida “Ejecución del Plan de Bienestar e Incentivos” por “Ejecución del Plan de Bienestar e Incentivos”. En la actividad del hacer “Adelantar los procesos de Inducción y Reinducción” se elimina la salida “Certificado” ya que esta actividad no se expide certificados. Se ajusta la descripción de la actividad del hacer “Realización de la Evaluación del desempeño laboral a los funcionarios de Carrera Administrativa y de Carrera Diplomática.” por “Solicitar la Evaluación del desempeño laboral a los funcionarios de Carrera Administrativa y de Carrera Diplomática.” Se actualiza la descripción de la actividad del hacer “Solicitar la Evaluación del desempeño laboral a los funcionarios de Carrera Administrativa y de Carrera Diplomática” por “Enviar los insumos para la Evaluación del desempeño laboral a los evaluadores de Carrera Administrativa y de Carrera Diplomática” Se actualiza la descripción de la actividad del hacer “Solicitar y recibir los acuerdos de gestión” por “Suministrar los instrumentos adoptados para la concertación y formalización de los acuerdos de gestión, a los Gerentes Públicos y los Superiores Jerárquicos.” Se actualiza la descripción de la actividad del hacer “Realizar Asesoría y Trámite de Asuntos Pensionales” por “Asesorar en el trámite de asuntos pensionales”.









Dirección de la Academia Diplomática: Se incluye a la Dirección de la Academia Diplomática como responsable de la actividad del PLANEAR “Elaborar la Planeación Estratégica de Recursos Humanos”. En la actividad “Adelantar el proceso de selección (concurso y curso de capacitación) de aspirantes a la carrera diplomática y consular” se incluye la entrada o insumo “Acto Administrativo”, se actualiza el cliente interno “Todos los Procesos” por “Proceso Gestión del Talento Humano (Dirección de Talento Humano)” y se incluye el cliente externo “Aspirantes a la Carrera Diplomática y Consular de Colombia”. En la actividad “Efectuar el curso y las pruebas de ascenso” se actualiza el proveedor interno de “Funcionarios de Carrera Diplomática” a “Todos los procesos (Funcionarios de Carrera Diplomática y Consular)”; el producto “Lista de funcionarios que aprobaron los exámenes de ascenso” por “Lista de funcionarios que aprobaron o reprobaron los exámenes de ascenso”; y por último el cliente pasa de “Todos los procesos” a “Proceso Gestión del Talento Humano (Dirección de la Academia Diplomática. Dirección de Talento Humano)”. Se ajusta la descripción de la entra o insumo “Solicitudes de ascenso” por “Solicitudes de Exámenes de Idoneidad Profesional”. Se incluye la actividad del Hacer “Realizar actividad académica de actualización de Embajadores”, se define: proveedor interno “Proceso Gestión del Talento Humano (Dirección de Talento Humano)”, entrada o insumo “Lista de Embajadores para actualización”, responsable “Director de la Academia Diplomática”, salida o producto “Lista de embajadores que aprobaron o reprobaron la actualización” y cliente interno “Proceso Gestión del Talento Humano (Dirección de Talento Humano)”. Se actualiza la actividad “Realizar la selección de funcionarios para los cursos” por “Adelantar el proceso de selección a programas académicos / Realizar la selección de funcionarios para becas / Realizar eventos académicos”, los proveedores pasan de “Gobiernos Extranjeros” y “Solicitantes de Becas (Cursos)” a “Gobiernos Extranjeros”, “Partes de convenios de cooperación académica” y “Proceso Gestión del Talento Humano”. La entrada pasa de “Ofrecimientos de becas y cursos” a “Convocatoria a programas académicos y Ofrecimientos de becas y participación en eventos académicos”. El producto pasa de “Funcionario elegido para adelantar el curso” a “Lista de funcionarios admitidos a los programas académicos / Funcionario elegido para tomar la beca o participar en el evento académico” y se actualizan los clientes, pasando de “Proceso de Gestión del Talento Humano” y “Gobiernos Extranjeros” a “Todos los procesos” y “Nacionales y Extranjeros”.









Se incluye la actividad el Hacer “Emitir conceptos sobre solicitudes de comisión de estudios”, se define: proveedor interno “Todos los Procesos (funcionarios)”, entrada o insumo “Solicitud de Concepto para comisión de estudios”, responsable “Director de la Academia Diplomática”, salida o producto “Concepto sobre solicitud de comisión de estudios” y cliente interno “Proceso de Gestión del Talento Humano (Dirección de Talento Humano)”. Se incluye la actividad el Hacer “Realizar estudios o investigaciones que apoyen al Canciller en la formulación de la Política Exterior y Migratoria”, se define: proveedor interno “Todos los Procesos”, entrada o insumo “Temas a Estudiar o Investigar”, responsable “Director de la Academia Diplomática”, salida o producto “Investigación Académica”, cliente interno “Todos los Procesos” y cliente externo “Grupos de Interés”. Oficina de Control Interno Disciplinario: En la actividad “Elaborar Planes de Acción y/o Proyectos de Inversión” se actualiza el cliente “Proceso Gestión del Talento Humano” por el discriminado de “Dirección de la Academia Diplomática” y “Dirección de Talento Humano”, teniendo en cuenta que la Oficina de Control Interno Disciplinario cuenta con un mecanismo diferente en su planear. En la actividad del Planear “Elaborar cronogramas para priorizar términos legales cada vez que se requiera” ser incluye los Proveedores Externos “Particulares, Entes de control, Ciudadanía, Otras Entidades, Connacionales y extranjeros que residen en el Exterior”, se remplaza el proveedor interno “Proceso de Gestión del talento Humano” por “Todos los Procesos”, se actualiza el cliente interno “” por “Oficina de Control Disciplinario Interno” En la actividad del hacer “Adelantar procesos disciplinarios” se elimina la salida “Providencias” y se incluye la salida “Acto Administrativo (Auto)”. Actualización General: Se actualiza la descripción del planear “Elaborar o actualizar el Plan de Acción y/o Proyectos de inversión” por “Formular actividades para el Plan de Acción Institucional, Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y/o formular Proyectos de inversión”. Se incluye la entrada o insumo “Metodología del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”, con su respectivo proveedor interno “Proceso de Mejora Continua” y externo “Entidades del Gobierno Nacional”. Se incluye la salida “Actividades para el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”. Se









elimina la entrada “Estrategia de rendición de cuentas” Se incluye de manera transversal para todas las direcciones el Hacer “Realizar autoevaluación de control y gestión” con el fin de dar claridad sobre la interacción de todos los procesos con el proceso de Direccionamiento Estratégico. Se ajusta la descripción del verificar “Mapas de riesgos” por “Seguimiento al Mapas de riesgos” Se actualiza el ítem “RIESGOS Y CONTROLES” el nombre de “Ver Mapa de Riesgos y Plan de Manejo de Riesgos.” por “Ver Mapa de Riesgos Integrado (Riesgos de Gestión y Corrupción)”

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Dirección de Talento Humano: Se modifica la entrada del Planear “Requerimiento de Personal o vacantes” por “Vacantes definitivas de Carrera Administrativa”, a su vez en esta actividad se modifica la salida “Plan de Vacantes” por “Plan Anual de Vacantes de Carrera Administrativa”.

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Dirección de Talento Humano En la actividad del planear “Elaborar la Planeación Estratégica de Recursos Humanos”, se actualiza la descripción entrada-insumo “Necesidades Personales de Educación” por “Solicitudes de Educación Formal”. En la actividad del planear “Elaborar la Planeación Estratégica de Recursos Humanos”, se actualiza la descripción entrada-insumo “Diagnóstico de clima organizacional” por “Resultados medición clima laboral”. En la actividad del planear “Elaborar la Planeación Estratégica de Recursos Humanos”, se actualiza la descripción salida-producto y/o servicio “Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo” por “Plan Anual de Trabajo de Seguridad y Salud en el Trabajo”. En la actividad del planear “Elaborar la Planeación Estratégica de Recursos Humanos”, se actualiza la descripción salida-producto y/o servicio “Plan de Gestión Ambiental” por “Plan Anual de Trabajo de Gestión Ambiental”. Se actualiza la descripción de la actividad del Hacer “Ejecutar el Plan Institucional de Capacitación –PIC, Plan de Clima Organizacional, Plan









de Bienestar Social, Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo, Plan de Gestión Ambiental” por “Ejecutar el Plan Institucional de Capacitación –PIC, Plan de Bienestar Social, Plan Anual de Trabajo de Seguridad y Salud en el Trabajo, Plan Anual de Trabajo de Gestión Ambiental”. En la actividad del Hacer “Ejecutar el Plan Institucional de Capacitación –PIC, Plan de Bienestar Social, Plan Anual de Trabajo de Seguridad y Salud en el Trabajo, Plan Anual de Trabajo de Gestión Ambiental” se elimina la entrada – insumo “Plan Clima Organizacional” y la salida-producto y/o servicio “Ejecución del Plan Clima Organizacional”, en razón a que las actividades para la mejora del clima organizacional están comprendidas dentro del plan de bienestar social como se indica en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión. En la actividad del Hacer “Ejecutar el Plan Institucional de Capacitación –PIC, Plan de Bienestar Social, Plan Anual de Trabajo de Seguridad y Salud en el Trabajo, Plan Anual de Trabajo de Gestión Ambiental” se actualiza la descripción de la entrada – insumo “Plan de Seguridad y Salud en el trabajo” por “Plan Anual de Trabajo de Seguridad y Salud en el Trabajo”, a su vez se actualiza la salida-producto y/o servicio “Ejecución del Plan Seguridad y Salud en el trabajo” por “Ejecución del Plan Anual de Trabajo de Seguridad y Salud en el Trabajo”. En la actividad del Hacer “Ejecutar el Plan Institucional de Capacitación –PIC, Plan de Bienestar Social, Plan Anual de Trabajo de Seguridad y Salud en el Trabajo, Plan Anual de Trabajo de Gestión Ambiental” se actualiza la descripción de la entrada – insumo “Plan de Gestión Ambiental” por “Plan Anual de Trabajo de Gestión Ambiental”, a su vez se actualiza la salida-producto y/o servicio “Ejecución del Plan de Gestión Ambiental” por “Ejecución del Plan Anual de Trabajo de Gestión Ambiental”. En la actividad del Hacer “Adelantar los procesos de Inducción y Reinducción” se actualizan las descripciones de las entradas – insumos “Solicitud de Inducción” por “Ingreso de Funcionarios a Planta Interna o a Planta Externa” y “Solicitud de reinducción” por “Diagnóstico necesidades de capacitación”. Dirección de la Academia Diplomática En la actividad del Hacer “Adelantar el proceso de selección (concurso y curso de capacitación) de aspirantes a la Carrera Diplomática y Consular” se elimina la entrada – insumo “Convocatoria Carrera Diplomática y Consular de Colombia” y se incluye “Decreto Ley sobre el Servicio Exterior”. En la actividad del Hacer “Efectuar el curso y las pruebas de ascenso” se incluyen las entradas – insumo se incluye “Decreto Ley sobre el









Servicio Exterior” y “Acto Administrativo”, se asocia el proveedor interno “Direccionamiento Estratégico (Despacho del Ministro de Relaciones Exteriores)” para las entradas incluidas. En la actividad del Hacer “Realizar actividad académica de actualización de Embajadores” se incluyen las entradas – insumo se incluye “Decreto Ley sobre el Servicio Exterior” y “Acto Administrativo”, se asocia el proveedor interno “Direccionamiento Estratégico (Despacho del Ministro de Relaciones Exteriores)” para las entradas incluidas. Se actualiza la descripción de la actividad del Hacer “Adelantar el proceso de selección a programas académicos / Realizar la selección de funcionarios para becas / Realizar eventos académicos” por “Realizar difusión de programas académicos”, se remplaza el proveedor externo “Partes de convenios de cooperación académica” por “Instituciones académicas y similares”, se actualiza la descripción de la entrada – insumo “Convocatoria a programas académicos y Ofrecimientos de becas y participación en eventos académicos” por “Convocatoria a programas académicos”, se actualiza la descripción de la Salida “Lista de funcionarios admitidos a los programas académicos / Funcionario elegido para tomar la beca o participar en el evento académico” por “Documento informativo sobre el programa académico” y se elimina el cliente externo “Nacionales y Extranjeros” teniendo en cuenta el alcance de la actividad. Se incluye la actividad del Hacer “Realizar la convocatoria para selección de funcionarios para becas”, se asocia los proveedores externos “Gobiernos Extranjeros” y “Instituciones académicas y similares” e interno “Proceso Gestión del Talento Humano (Dirección de la Academia Diplomática)”, se incluye la entrada – insumo “Ofrecimientos de becas”, se asocia el responsable de la actividad “Director de la Academia Diplomática”, se incluye la salida “Acta del Comité de Becas”, se relaciona los clientes internos “Funcionario(s) elegido(s)”, “Proceso de Gestión del Talento Humano (Dirección de Talento Humano)” y los clientes externos “Gobiernos Extranjeros” y “Instituciones académicas y similares”. Se incluye la actividad del Hacer “Realizar eventos académicos”, se asocia los proveedores externos “Gobiernos Extranjeros” y “Instituciones académicas y similares” e interno “Proceso Gestión del Talento Humano (Dirección de la Academia Diplomática)”, se incluye la entrada – insumo “Instrumentos de cooperación académica”, se asocia el responsable de la actividad “Director de la Academia Diplomática”, se incluye la salida “Evento académico”, se relaciona el cliente interno “Todos los procesos”. Se actualiza la descripción de la actividad “Emitir conceptos sobre solicitudes de comisión de estudios” por “Emitir concepto sobre solicitud de comisión de estudios” y se incluye el cliente interno “Funcionario solicitante”.









En la actividad del Hacer “Realizar estudios o investigaciones que apoyen al Canciller en la formulación de la Política Exterior y Migratoria” se incluye la entrada – insumo “Instrumentos de cooperación académica” Se incluye la actividad del Hacer “Realizar difusión de programas académicos que impliquen investigación”, se asocia los proveedores externo “Instituciones académicas y similares” e interno “Proceso Gestión del Talento Humano (Dirección de la Academia Diplomática)”, se incluye la entrada – insumo “Convocatorias a programas académicos que impliquen investigación”, se asocia el responsable “Director de la Academia Diplomática”, se incluye la salida “Documento informativo sobre el programa académico”, se relaciona el cliente interno “Todos los procesos”. Se incluye la actividad del Hacer “Coordinar la Maestría del Instituto de Altos Estudios para el Desarrollo IAED”, se asocia el proveedor externo interno “Proceso Gestión del Talento Humano (Dirección de la Academia Diplomática)”, se incluye la entrada – insumo “Convenio constitutivo del Instituto de Altos Estudios para el Desarrollo IAED”, se asocia el responsable “Director de la Academia Diplomática”, se incluye la salida “Programa académico denominado Maestría en análisis de problemas políticos, económicos e internacionales contemporáneos del Instituto de Altos Estudios para el Desarrollo IAED”, se relacionan los clientes interno “Funcionarios estudiantes del Instituto de Altos Estudios para el Desarrollo IAED” y externo “Otros estudiantes”. Control Disciplinario Interno Se actualiza la descripción del objetivo del proceso “Suministrar el personal competente para las labores del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, garantizando el desarrollo integral del recurso humano, a través del fortalecimiento de las competencias, actitudes, aptitudes y habilidades necesarias y, de este modo, contribuir al cumplimiento efectivo de los objetivos institucionales, así como mantener la disciplina al interior de la entidad” por “Suministrar el personal competente para las labores del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, garantizando el desarrollo integral del recurso humano, a través del fortalecimiento de las competencias, actitudes, aptitudes y habilidades necesarias y, de este modo, contribuir al cumplimiento efectivo de los objetivos institucionales, así como ejercer la función disciplinaria sancionatoria y preventiva” de acuerdo al contexto del área de Control Disciplinario Interno. En la actividad del planear “Formular actividades para el Plan de Acción Institucional, Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y/o formular Proyectos de inversión” se incluye en el responsable a “Jefe Oficina de Control Disciplinario Interno”, se actualiza le descripción del Cliente interno “Proceso Gestión del Talento Humano (Dirección de la Academia Diplomática. Dirección de Talento Humano.)” por “Proceso









Gestión del Talento Humano”, teniendo en cuenta que para la presente vigencia la Oficina de Control Disciplinario Interno formulo Plan de Acción. Se elimina el planear “Elaborar cronogramas para priorizar términos legales cada vez que se requiera”, toda vez que el planear estará basado en el Plan de Acción.

Elaboró YASMINE HELENA URRUTIA SANABRIA Cargo: Tercer Secretario Fecha: 09/06/2017

Elaboró ALEJANDRA PAOLA SANCHEZ BOLIVAR Cargo: Contratista – Dirección de la Academia Diplomática

Fecha: 09/06/2017

Elaboró DANIEL FELIPE HERNANDEZ VARGAS Cargo: Auxiliar Administrativo Fecha: 09/06/2017

Revisó Metodológicamente ELIANA PRADA BELTRAN Cargo: Asesor Fecha: 09/06/2017

Revisó SILVIA MARGARITA CARRIZOSA Cargo: Directora del Talento Humano Fecha: 15/06/2017

Revisó EMB. JAIME GIRON DUARTE Cargo: Director (E) Academia Diplomática Fecha: 15/06/2017

Revisó MARIA EUGENIA GAVIRIA Cargo: Jefe Control Disciplinario Interno Fecha: 15/06/2017

Aprobó Metodológicamente LIZ ALEXY JEREZ ARAQUE Cargo: Jefe Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional

Fecha: 20/06/2017

Ministerio de Relaciones Exteriores - ITS Gestion - inicio · permanencia y retiro de personal, y...

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