AGSP/SA-01-694-2015

20 de julio, 2015

Licenciado

Gustavo Mata Vega

MINISTRO

Estimado señor:

Remitimos informe de control interno Nº 01-36-2015 CI/SA, contemplado en el Plan Anual de Labores del año 2014, relacionado con la auditoría realizada a una muestra de “contrataciones de alquileres de bienes inmuebles”, tramitados por la Proveeduría Institucional y el Subprograma 090-03 Dirección General de la Fuerza Pública”.

Se consideró el análisis de las contrataciones administrativas N° 01-2001, Delegación Policial Catedral; N° 2013 CD-001069-09003 Dirección de Unidades Especializadas; CD-0059-09003, Unidad Especial de Apoyo; 2008-CD-004778-090.03, Delegación Policial de Alajuela; 2013-CD-000925-09003, Dirección de Policía Turística; CD-5249-2005, Dirección Regional Uno; 2012 CD-000019-09003 Delegación Policial de Barranca; 2013CD-000281-09003, Delegación Policial de San Pedro de Montes de Oca; 2011 CD-000245-09003, Delegación Policial de Curridabat; todas promovidas por la Dirección General de la Fuerza Pública, para el arrendamiento de bienes inmuebles.

Durante el desarrollo de la auditoría se detectaron debilidades en cuanto a la conformación de los expedientes de arrendamientos que constan en la Dirección General de la Fuerza Pública, asimismo se comprobó que algunos arrendadores no cumplieron con el debido mantenimiento de los edificios y que la Administración en algunas ocasiones no ha documentado debidamente las acciones que se desarrollan para solicitar el mantenimiento de los edificios.

Cabe destacar que los resultados del presente estudio fueron discutidos el día 02 de julio con los señores Nils Ching Vargas, Sub-Director General de la Fuerza Pública; Raymond Madrigal Jara, Analista Presupuestario; María José Alonso Vega, Gestión Legal de la Subdirección General de la Fuerza Pública, y la señora Ivonne Calderón Monge, Asesora del Despacho Viceministra Administrativa.

Es preciso informar que las actividades de la auditoría interna fueron realizadas de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público.

1. RESULTADOS OBTENIDOS

El Ministerio presupuestó ₡ 1.970.114.733,00 (₡ 1.571.470.000,00 pertenecían al Subprograma Presupuestario 090-03, Seguridad Ciudadana) para el alquiler de bienes inmuebles durante el año 2014, de los cuales ejecutó ₡1.702.955.000,17; correspondientes a un 86,44% del monto presupuestado (Anexo N°1).

Esta Auditoría General examinó una muestra de 9 contratos de alquiler tramitados por la Dirección General de la Fuerza Pública (Anexo N° 2). Producto de la verificación realizada se obtuvieron los siguientes resultados:

0. Deficiencias en los expedientes de alquileres de la Dirección General de la Fuerza Pública

A diciembre del 2014, los expedientes físicos que tiene en poder la Dirección General de la Fuerza Pública para el control de los arrendamientos de edificios no se encontraban foliados, el orden cronológico de los documentos se encontraba alterado y la mayoría de las carpetas que los contenían estaban arrugadas y rotas. Asimismo, la documentación que evidencia algunas acciones importantes como el acta de recibo del edificio y el acta de aval de las mejoras por los Departamentos de Obras Civiles y Salud Ocupacional no se encontraban archivadas en los referidos expedientes.

Posteriormente, el 27 de mayo del presente año; mediante acta N° 90 los funcionarios Raymond Madrigal Jara y María José Alonso Vega; funcionarios de la Dirección General de la Fuerza Pública; comunicaron a esta Auditoría General que se está trabajando en una reestructuración física de los expedientes, de manera que ya fueron ordenados en carpetas nuevas, en orden cronológico y está en proceso el foliado de los documentos que los conforman.

De no continuarse con los esfuerzos indicados en el párrafo anterior, se corre el riesgo de no contar con material de referencia confiable, sobre los procesos de alquiler de edificios que permita su debida ejecución; por otra parte la documentación suficiente es requerida para efectos de transparencia de la gestión realizada y con la finalidad de que sirva de insumo ante una posible fiscalización interna o externa de las Instancias correspondientes.

Cabe señalar que lo anterior está indicado en la norma Nº 4.4.1 de las “Normas de control interno para el Sector Público” sobre la documentación y registro de la gestión institucional.

0. Sobre el procedimiento utilizado para contratar los arrendamientos de edificios

Esta Auditoría General examinó el procedimiento utilizado por la Administración para la elección de las edificaciones que se toman en arriendo con los siguientes resultados:

a) Inmueble arrendado a la Empresa Bienes Quizarrá y Pájara Bobo S.A. para albergar a la Dirección de Unidades Especializadas, por un monto mensual de ₡4.711.800,00; según pedido de compra N° 4500165684 del 20 de diciembre del 2013, Contratación Directa N° 2013CD-001069-09003.

Mediante Resolución N° 010-2013-DGFP-B-ALQ del 28 de noviembre del 2013, el Comisario Juan José Andrade Morales; Director General de la Fuerza Pública; solicitó a la Proveeduría Institucional que se realizara procedimiento para contratar de forma directa el arrendamiento del inmueble localizado en San José, distrito Hospital. Adicionalmente, mencionó que su personal pudo ubicar tres inmuebles de los cuales únicamente uno cumplía con los requerimientos de la Dirección de Unidades Especializadas.

b) Edificación arrendada a la empresa Importadora de Equipos Beta S.A., para ubicar a la Delegación Policial de Montes de Oca por un monto mensual de ₡2.730.000,00; según pedido de compra N° 4500154832, del 19 de junio del 2013, Contratación Directa N° 2013CD-000281-09003.

Por medio de la Resolución N° 005-2013-DGFP-B-ALQ del 18 de febrero del 2013, el Comisario Juan José Andrade Morales; Director General de la Fuerza Pública; solicitó a la Proveeduría Institucional que se realizara procedimiento para contratar de forma directa el arrendamiento del inmueble ubicado en Barrio los Yoses en Montes de Oca. Adicionalmente, mencionó que su personal pudo ubicar tres inmuebles, de los cuales únicamente la propiedad del señor Manuel Polini Montero resultó idónea para el cumplimiento de los fines institucionales en la zona y que los otros edificios considerados no contaban con la infraestructura mínima o se encontraban en pésimo estado.

c) Propiedad perteneciente al señor Carlos Noé Sauceda Rodríguez, alquilada para albergar a la Dirección de Policía Turística, por un monto de ₡3.250.000,00; según pedido de compra N° 4500165012 del 09 de diciembre del 2013, contratación Directa N° 2013CD-000925-09003.

En la Resolución N° 009-2013-DGFP-B-ALQ del 10 de setiembre del 2013 el Comisario Juan José Andrade Morales, Director General de la Fuerza Pública solicitó a la Proveeduría Institucional que se realizara procedimiento para contratar de forma directa el arrendamiento del inmueble ubicado en la provincia de San José, calle 11 entre avenidas 10 y 12, para ubicar la Dirección de Policía Turística. Adicionalmente, en dicho documento mencionó el Sr. Andrade Morales, que su personal pudo ubicar tres inmuebles de los cuales únicamente uno cumplía con los requerimientos de la Dirección de la Policía Turística, los otros dos no contaban con la infraestructura mínima o se encontraban en pésimo estado.

Como se puede observar en los puntos a), b) y c) anteriores, en todos los documentos de justificación para el arrendamiento de los inmuebles, se señaló la ubicación de parte de los funcionarios del subprograma 090-03 de tres edificios, argumentando que en todos los casos solamente uno de ellos reunía las condiciones adecuadas para ser contratado directamente.

En las cláusulas dos y tres de las referidas resoluciones se indicó que se contaba con un avalúo positivo de los Departamentos de Obras Civiles y Salud Ocupacional sobre el edificio que se decidió arrendar; sin embargo no consta que se haya realizado un avalúo similar a las otras dos edificaciones que en cada caso se contemplaron como posibles opciones, que sustentara el criterio de considerarlas como no aptas para las necesidades de cada Unidad Policial. Asimismo no se tiene documentación que evidencie cuales son los requisitos previos que se consideran para identificar los posibles inmuebles a arrendar.

En cuanto al procedimiento para contratar directamente el arrendamiento de bienes inmuebles, los artículos N° 131 inciso j) y N° 159 del “Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa”, Decreto Ejecutivo Nº 33411; disponen lo siguiente:

Artículo Nº 131:

“La Administración podrá tomar en arrendamiento bienes inmuebles, con o sin opción de compra, mediante el procedimiento de licitación pública, licitación abreviada o contratación directa, según corresponda, de acuerdo con el monto estimado; sin perjuicio de lo establecido en relación con el arrendamiento o compra de bienes únicos de este Reglamento.”

Artículo N° 159:

“La administración podrá contratar de forma directa los siguientes bienes o servicios que, por su naturaleza o circunstancia concurrentes, no se puede o no conviene adquirirse por medio de un concurso…

…j) La compra o arrendamiento de bienes que en razón de su ubicación, naturaleza, condiciones y situación se configuren como el más apto para la finalidad propuesta”.

Así las cosas, esta Auditoría General considera que en el caso de los alquileres de edificios, la Administración debe seleccionar responsablemente mediante un sondeo de opciones previo a la contratación, aquellas que cumplan con un mínimo de requisitos previamente establecidos. Asimismo este ejercicio debe quedar debidamente documentado y demostrar bajo criterio técnico si las opciones de inmuebles para arrendar reúnen o no las condiciones físicas y de ubicación que se requieren, de acuerdo a las características de las unidades e instancias que van a efectuar el uso de las mismas.

0. Deficiencias relacionadas con el mantenimiento de los inmuebles arrendados y el recibo de las mejoras

a) Sobre el incumplimiento del arrendador para darle mantenimiento al inmueble.

Con respecto al cumplimiento de la obligación que tiene el arrendador de darle mantenimiento al inmueble, se analizaron los siguientes casos:

a.1) El arrendador IOK IO CHAN WONG; dueño del edificio que desde el 16 de junio del 2011 alberga a la Unidad Policial de Curridabat; no ha dado el mantenimiento establecido de acuerdo con la cláusula quinta del contrato de arrendamiento N° C2011-17, según la cual el arrendador se compromete a dar y cubrir los gastos de mantenimiento que por deterioro normal ocasionado por el transcurso del tiempo, fuerza mayor o caso fortuito se produzca al inmueble y establece que este mantenimiento será mínimo una vez al año en coordinación con el Departamento de Obras Civiles.

Asimismo establece que en el caso de surgir alguna emergencia o eventualidad en alguno de los sistemas (eléctricos, mecánicos, etc.) el propietario deberá atender dicha emergencia o inconveniente de forma inmediata.

En el expediente de la mencionada contratación constan diferentes oficios, mediante los cuales la Administración solicitó al arrendador la reparación de una serie de deficiencias del inmueble, sin lograr respuesta a estas solicitudes, ante lo cual no se han tomado medidas efectivas que corrijan las situaciones señaladas.

De acuerdo con la visita realizada a las instalaciones de la Delegación Policial de Curridabat el día 6 de noviembre de 2014, se pudo verificar que en ese momento el edificio presentaba una serie de irregularidades que podrían achacarse a la falta de mantenimiento por parte de arrendador, señor Iok Io Chan Wong (Anexo N° 3).

Según pudo verificarse en la visita realizada al sitio, las paredes están excesivamente sucias, puertas flojas, faltante de vidrios y celosías, los sanitarios se obstruyen con facilidad, lavamanos en malas condiciones, la instalación eléctrica se encuentra visiblemente dañada, el baño del primer nivel no está acondicionado para efectos de cumplir con lo dispuesto en la Ley 7600, y se observan cables de electricidad sueltos.

Adicional a lo anterior, también se observó que en la cocina los cilindros de gas se encuentran mal ubicados, los extintores no están debidamente instalados y se encuentran vencidos, situaciones que podrían materializar riesgos de incendio con las eventuales consecuencias sobre la integridad física de las personas que pernoctan en el inmueble y los bienes custodiados en el mismo.

a.2) El arrendador del edificio que alberga a la Policía de Proximidad de Alajuela desde el 12 de diciembre del 2008, denominado Centro de Estética Aspectos Limitada; no ha dado el mantenimiento establecido de acuerdo con la cláusula cuarta del contrato de arrendamiento (sin número), según el cual el arrendador se comprometió a dar y cubrir los gastos de mantenimiento mínimo que por deterioro normal ocasionado por el transcurso del tiempo, fuerza mayor o caso fortuito se produjera en el inmueble, incluido el mantenimiento de paredes, el cielo raso y láminas de zinc del techo.

Lo anterior se verificó mediante visita realizada a las instalaciones de la Policía de Proximidad de Alajuela el día 18 de noviembre de 2015 (Anexo N° 4). Se observó que en ese momento el edificio presentaba una serie de deficiencias que podrían achacarse a la falta de mantenimiento por parte del arrendador, sean estas: pésima iluminación, paredes sucias, llaves de los baños dañadas, llavines de algunas puertas en mal estado, estructura de metal de las ventanas rotas, celosías quebradas y marcos de puertas dañados. Asimismo, el Sr. Eduardo Solórzano Bravo; funcionario administrativo de esta Delegación; nos indicó que la instalación eléctrica presenta problemas por constantes circuitos que queman los bombillos, canoas en mal estado, tomacorrientes mal distribuidos e insuficientes.

De acuerdo con oficios N° Delta 27-0846-12 del 21 de mayo del 2012, Oficio N° D27-1754-12 del 5 de octubre del 2012, N° ORA-0238-12 del 5 de junio del 2012, se le ha comunicado a la dueña del edificio y a la Dirección General de la Fuerza Pública sobre la falta de mantenimiento; sin que a la fecha se le haya dado solución al problema. Asimismo según manifestó el señor Eduardo Solórzano Bravo, funcionario administrativo de esta Delegación, constantemente se le solicita por teléfono a la dueña del inmueble la reparación de daños, sin que se hayan realizado trabajos de buena calidad.

Llama la atención que este edificio se contrató en alquiler sin tener parqueo, no tiene salidas de emergencia, ni un lugar apropiado para instalar los cilindros de gas, condiciones que son indispensables para la seguridad y operación de la Delegación.

Sobre las situaciones señaladas en el presente apartado, es preciso traer a relación lo establecido por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa en el oficio N° DGABCA-NP-444-2011 del 23 de mayo del 2011, sobre los deberes y responsabilidades que tienen los Jefes de Programa, subprograma o proyectos para dar seguimiento a los procesos de contratación que les competen:

“…el Jefe de Programa, Subprograma o proyecto antes de realizar una decisión inicial debe realizar toda una planificación de los bienes, obras y servicios que va a contratar… y una vez concluida la contratación verificara que los bienes y servicios sean los que realmente se adjudicaron al contratista, para lo que debe nombrar a un funcionario que realice esta labor, el que revisará que todos los requerimientos técnicos y las condiciones de tiempo, modo, lugar, y precio pactados, se cumplan o de lo contrario debe comunicarlo a la Proveeduría Institucional para que se inicien los procedimientos correspondientes para aplicar las sanciones administrativas y pecuniarias correspondientes al contratista.” (El subrayado no es del original)

Adicionalmente el artículo N° 12 inciso b), de la “Ley General de Control Interno N° 8292”, sobre los deberes del Jerarca y los titulares subordinados, dispone lo siguiente:

“b) Tomar de inmediato las medidas correctivas, ante cualquier evidencia de desviaciones o irregularidades.”

Finalmente posterior a nuestra presentación de resultados (2/7/2015), la Sub-Dirección General de la Fuerza Pública remitió a esta Auditoría General, oficio Nº 2964-2015DGFP-B del 7 de julio del presente año, firmado por el Comisionado Nils Ching Vargas, indicando las acciones realizadas por esa Sub-Dirección, para corregir las situaciones detectadas en la Delegaciones de Curridabat y las acciones correspondientes para prescindir del contrato que alberga la Policía de Proximidad de Alajuela.

b) Sobre las medidas de control para el mantenimiento de edificaciones arrendadas

En la mayoría de los expedientes físicos que tiene en poder la Dirección General de la Fuerza Pública, así como los que se llevan en la Delegación Policial de Alajuela, Dirección de Unidades Especializadas, Delegación Distrital de Barranca y Delegación Policial de Montes de Oca, no consta documentación comprobatoria de las acciones realizadas por la Administración para solicitar los trabajos de mantenimiento a que están obligados los arrendadores de los edificios que albergan estas unidades, sea esta: oficios, correos electrónicos, constancia de visitas realizadas al inmueble por parte del arrendador, bitácoras de reuniones y otras.

Esta documentación debe servir de sustento para comprobar el cumplimiento o no de las cláusulas incluidas en los contratos de arrendamiento sobre el mantenimiento de los edificios que la Administración contrate; y puede servir de base para los procedimientos que la Administración deba instaurar si se da incumplimiento por parte de los contratistas.

Sobre la importancia de documentar adecuadamente los procesos de contratación administrativa, las “Normas de control interno para el Sector Público”, en la norma Nº 4.4.1) sobre Documentación y registro de la gestión institucional, dispone lo siguiente:

“El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda.”(El subrayado no es del original)

Adicionalmente, el artículo 161 del “Reglamento de Organización del Ministerio de Seguridad Pública”; Decreto Nº 36366-SP y sus reformas; señala dentro de las funciones de la Unidad Administrativa de cada Dirección Regional, lo que se detalla a continuación:

“La Unidad Administrativa de cada Dirección Regional tendrá las siguientes funciones generales:

1) Establecer los controles internos necesarios para garantizar la eficiencia del servicio en el cumplimiento de instrucciones, reglamentos, planes establecidos y el mandato del ordenamiento jurídico, así como también los dictados éticos y morales en el ejercicio de la función.

2)…..

9) Ejercer los controles pertinentes para que las edificaciones, vehículos y demás bienes del Ministerio, se mantengan en buen estado de conservación, utilidad y limpieza.”

Con respecto al cuidado que deben tener las Instituciones Públicas sobre la eficiencia, eficacia y transparencia en la Gestión Presupuestaria de la Administración Pública cuando de arrendamientos se trate, el Poder Ejecutivo emitió el pasado 20 de abril la Directriz N° 023-H que dice textualmente lo siguiente:

“Artículo 25.- A partir de la emisión de esta Directriz toda entidad que requiera ejecutar las siguientes sub-partidas:

1.1.1 Alquiler de edificios, locales y terrenos, …

… Consideradas en los Presupuestos del año 2015, deberá contar con una resolución del jerarca institucional que indique: razón de la necesidad, relación con el PAO programático o institucional y la programación física, costos totales, un informe que demuestre que dentro de la organización no existen los recursos para suplir la necesidad...”

c) Sobre el recibo de las mejoras en el edificio de la Dirección de Unidades Especializadas

El contrato N° 2011-17 del 16 de junio del 2011 en la cláusula quinta estableció que el arrendador (IOK IO CHAN WONG) se comprometía a cumplir con las recomendaciones del Departamento de Obras Civiles, de conformidad con lo indicado en informe pericial N° 1-251369-2011 F.U. de fecha 3 de febrero de 2011; así como lo establecido en el oficio Nº D.S.SO.0198-2011 de fecha 5 de febrero del 2011 del Departamento de Salud Ocupacional.

Lo anterior referente a que debían colocarse dos puertas en servicios sanitarios de cuartos del primer nivel, pintura externa en los colores que identifican a las dependencias del Ministerio de Seguridad Pública, cinta antideslizante en las gradas, lámparas de emergencia, 6 extintores ABC de 4.54 Kilogramos de polvo químico multipropósito y acondicionamiento de un servicio sanitario para cumplir con la Ley Nº 7600 Igualdad de Oportunidades para las personas con Discapacidad y acceso por la acera y entrada principal de las instalaciones.

No se ubicó un acta o documento de recibo de las mejoras indicadas por los departamentos de Obras Civiles y Salud Ocupacional por lo que no es posible tener la certeza de que la totalidad de estos trabajos se realizaron en su momento, tomando en cuenta que ya transcurrió cerca de 4 años desde su contratación. Con respecto a los trabajos de acondicionamiento del servicio sanitario y el acceso por la acera mencionados anteriormente, en la visita realizada se verificó que no existen.

Sobre el particular la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa en el oficio N° DGABCA-NP-444-2011 del 23 de mayo del 2011, (Ver Párrafo 4 1.3, a.2 anterior) señaló claramente los deberes y responsabilidades que tienen los jefes de Programa, subprograma o proyectos para dar seguimiento a los procesos de contratación que les competen.

Así mismo el Artículo N° 12 inciso b) de la “Ley General de Control Interno N° 8292”, establece entre los deberes del Jerarca y los titulares subordinados, que se deben tomar de inmediato las medidas correctivas, ante cualquier evidencia de desviaciones o irregularidades que se detecten.

Por otra parte las “Normas de control interno para el Sector Público”, en la norma 4.1 sobre actividades de control, señala lo siguiente:

“El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, las actividades de control pertinentes, las que comprenden las políticas, los procedimientos y los mecanismos que contribuyen a asegurar razonablemente la operación y el fortalecimiento del SCI y el logro de los objetivos institucionales. Dichas actividades deben ser dinámicas, a fin de introducirles las mejoras que procedan en virtud de los requisitos que deben cumplir para garantizar razonablemente su efectividad.”

Cabe mencionar que recientemente la Contraloría General de la República, mediante el informe Nº DFOE-PG-IF-10-2015 de fecha 15 de enero 2015 sobre “Resultados de la auditoría de carácter especial sobre las condiciones de infraestructura de las unidades policiales del Ministerio de Seguridad Pública”, señaló la existencia de deficiencias en algunas de las infraestructuras que albergan a diferentes unidades de la Fuerza Pública, sean estas propias del Ministerio o arrendadas, emitiendo varias recomendaciones al respecto, ante lo cual resulta relevante lo indicado en la recomendación Nº 4.5, que a la letra dice:

“4.5 Elaborar e implementar un plan de atención de las mejoras que requiere la infraestructura de las unidades policiales, sean estas propias, alquiladas, donadas o prestadas…”

De no tomar acciones que regulen el cumplimiento de las mejoras establecidas en los contratos de alquiler se corre el riesgo de que la Administración esté pagando por un arrendamiento que no cumple con los requerimientos mínimos esperados, con las eventuales consecuencias sobre la integridad física de las personas y los bienes que pernoctan en dichas edificaciones, en caso de materializarse algún riesgo asociado a la salud ocupacional o la ocurrencia de un siniestro.

1. CONCLUSIONES

Del análisis realizado a una muestra de contrataciones de alquileres de bienes inmuebles tramitadas por la Proveeduría Institucional y el subprograma Seguridad Ciudadana 090-03, se desprenden las siguientes conclusiones:

2.1)Se detectó falta de documentación importante sobre el proceso de contratación de alquileres de edificios para albergar a las diferentes Unidades Policiales, asimismo los expedientes físicos no se encuentran debidamente foliados y el orden cronológico de los documentos se encuentra alterado.

2.2)El procedimiento utilizado por la Administración para la contratación del arrendamiento del edificio para albergar a la Dirección de Unidades Especializadas, Delegación Policial de Montes de Oca y Dirección de Policía Turística podría no garantizar que el edificio elegido para contratar directamente cumpla con los requerimientos mínimos para el cumplimiento de la necesidad de cada Unidad Policial; asimismo, no se ubicó documentación que evidencie que éstos fueron establecidos de previo a la contratación.

2.3)El edificio que alberga a la Unidad Policial de Curridabat, presenta deficiencias en su infraestructura, por cuanto no ha sido objeto de mantenimiento, en contraposición con lo establecido en los respectivos contratos sobre el mantenimiento que se les debe dar a esas edificaciones por parte de sus arrendadores. Lo anterior puede provocar la eventual materialización de riesgos que afecten la integridad física de las personas que pernoctan en él y de los bienes custodiados.

2.4)El edificio que albergaba la Policía de Proximidad de Alajuela no cumplió con algunos requerimientos mínimos que debieron ser considerados al momento de la contratación, tales como: el parqueo, salidas de emergencia y acondicionamiento apropiado para la cocina, por lo que según oficio Nº2964-2015 DGFP-B del 7 de julio de 2015, suscrito por el Comisionado Nils Ching Vargas, se están realizando las acciones necesarias para desalojar el inmueble en mención.

2.5) En el caso de las edificaciones alquiladas para albergar a las delegaciones policiales de: Alajuela, Distrital de Barranca, Montes de Oca y Dirección de Unidades Especializadas, se determinó carencia de documentación de respaldo sobre las acciones realizadas por la Administración para solicitar a los arrendadores el mantenimiento de estos inmuebles, según las cláusulas establecidas en los contratos; tampoco se ubicó documentación que evidencie si las citadas unidades policiales reportaron a sus superiores las situaciones presentadas con respecto a los referidos mantenimientos.

Asimismo se denota falta de coordinación de las Delegaciones con la Unidad Administrativa de cada Dirección en cuanto al control para la debida ejecución de los contratos de arrendamiento, específicamente sobre el mantenimiento a que está obligado el arrendador.

2.6) No se localizó el acta de recibo de las mejoras indicadas por los Departamentos de Obras Civiles y Salud Ocupacional para el edifico contratado para albergar la Dirección de Unidades Especializadas; por lo que no se tiene la certeza de que estos trabajos se realizaron en su momento, por el contrario se verificó que no hay un baño adecuado que cumpla con los requisitos de la Ley Nº 7600, Igualdad de Oportunidades para las personas con Discapacidad, mejora que fue solicitada en su momento por el Departamento de Salud Ocupacional.

III. RECOMENDACIONES

Para colaborar con la Administración en el fortalecimiento del control interno Institucional en el Área de Contratación Administrativa de la Dirección General de la Fuerza Pública, solicitamos a ese Despacho ordenar a las instancias responsables el cumplimiento de las siguientes acciones:

3.1)Al Comisario Juan José Andrade Morales, Director General de la Fuerza Pública.

3.1.1)Girar instrucciones al Comisionado Nils Ching Vargas; Subdirector General de la Fuerza Pública; para que se realice las siguientes acciones:

a)Implementar los procedimientos que sean necesarios para que toda la documentación que tenga relación con el proceso de contratación de alquileres sea debidamente archivada en el expediente que corresponda, en orden cronológico, además que el expediente esté debidamente foliado.

b) Establecer de previo al inicio de las contrataciones de arrendamiento de edificios, en conjunto con las jefaturas de las unidades correspondientes, y cuando se requiera con los Departamentos de Obras Civiles y Salud Ocupacional, los requerimientos a satisfacer de acuerdo a:

· El área geográfica de cobertura.

· Cantidad de funcionarios que laboran o que van a laborar (en el caso de delegaciones nuevas) para el momento que surge la necesidad y proyección de crecimiento.

· Área estimada requerida.

· Condiciones mínimas deseables de acceso al inmueble y parqueo.

· Cumplimiento de normativa legal en materia de salud ocupacional y discapacidad.

· Otras características consideradas relevantes para la prestación eficiente de los servicios institucionales.

c) A partir de la definición de los anteriores requerimientos mínimos, identificar las posibles edificaciones idóneas; según los cuales la administración pueda elegir la mejor opción para ser tomada en arrendamiento y de ser necesario, deberá solicitar apoyo de las áreas técnicas (Departamento de Obras Civiles y el Departamento de Salud Ocupacional) para un mejor logro del objeto contractual.

d) Tomar las acciones necesarias para coordinar con la Proveeduría Institucional, la Publicación de “la necesidad de contratar en arrendamiento un bien inmueble” en al menos, en dos medios de comunicación masiva; como una alternativa para darle transparencia al procedimiento de contratación y aprovechar otras opciones que puedan resultar elegibles.

e) Documentar toda gestión tendiente a determinar la existencia de bienes inmuebles disponibles para arrendar y asegurarse que formen parte de requisitos previos de la contratación que posteriormente se tramite.

f) Establecer acciones en coordinación con los Departamentos de Salud Ocupacional y Obras Civiles, para que estas instancias valoren el estado del edificio arrendado que alberga la Delegación Cantonal de Curridabat.

g) Gestionar las acciones que procedan ante los arrendatarios respectivos por el incumplimiento en el mantenimiento oportuno del inmueble que alberga la Unidad Policial de Curridabat.

h) Coordinar con los Departamentos de Salud Ocupacional y Obras Civiles, para que cuando los arrendatarios realicen mejoras a los inmuebles de acuerdo con los contratos establecidos, dichas instancias inspeccionen los trabajos realizados y verifiquen si estos cumplen con lo establecido en los respectivos contratos, documentando adecuadamente los resultados de esa inspección, para los efectos pertinentes.

i) Establecer un procedimiento formal para asegurarse que las jefaturas de las unidades policiales cuyas instalaciones son arrendadas, gestionen oportunamente el mantenimiento de los edificios ante los arrendatarios, y estas acciones se documenten adecuadamente; así como también los casos de incumplimientos por parte de los propietarios de estas edificaciones se informe oportunamente a la Dirección General de la Fuerza Pública, para efectos de que se emprendan las acciones legales que procedan.

El cumplimiento de la recomendación a) y e) se considera un plazo inmediato y permanente, para las recomendaciones b), c), d), f), g), h), i) un plazo de 30 días hábiles a partir del recibo de la instrucción superior, para lo cual se solicita informar a ese Despacho con copia a esta Auditoría Interna de las acciones realizadas para su cumplimiento.

3.2)A la Licda. Bernardita Marín Salazar, Viceministra Administrativa

3.2.1)Girar instrucciones a los Jefes de Programa, Sub-Programa y Actividades Presupuestarias, para el cumplimiento de la siguiente recomendación.

Remitir a la Dirección de Proveeduría Institucional junto con las “Solicitudes de Pedido” para el arrendamiento de edificios, la documentación que evidencie el establecimiento de los requerimientos mínimos para satisfacer las necesidades mediante los criterios técnicos de los Departamentos de Obras Civiles y Salud Ocupacional, el sondeo de posibles opciones y adicionalmente en el caso de los arrendamientos por excepción se documente adecuadamente el análisis técnico para la opción elegida y de considerarse necesario a las que no resultaron técnicamente aceptables.

Lo anterior en complemento a los requisitos para la ejecución de la Sub-partida “Alquiler de edificios, locales y terrenos”, establecidos en la Directriz N° 023-H artículo N° 25 inciso 1.1.2.

Para el cumplimiento de esta recomendación se considera un plazo inmediato después del recibo de la instrucción superior, para lo cual se debe informar a ese Despacho con copia a esta Auditoría de las acciones realizadas para su cumplimiento.

3.2.2)Solicitar al Lic. Rodrigo Villegas Arias, Director General Administrativo y Financiero, el cumplimiento de las siguientes recomendaciones:

a)Ordenar al Lic. Mario Umaña Mora, Director de la Proveeduría Institucional

Girar instrucciones al Jefe de la Sección de Programación y Control para que solicite, junto con las solicitudes de pedido para el arrendamiento de inmuebles, toda documentación tendiente a determinar la existencia de bienes inmuebles disponibles para arrendar y asegurarse que formen parte del expediente digital de la contratación.

Para el cumplimiento de esta recomendación se considera un plazo inmediato después del recibo de la instrucción superior, para lo cual se debe informar a ese Despacho con copia a esta Auditoría de las acciones realizadas para su cumplimiento.

Para concluir, le recordamos que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 37 de la “Ley General de Control Interno” Nº 8292, su Despacho dispone de 30 días hábiles a partir de la fecha de recibo del presente informe, para girar las instrucciones correspondientes, para lo cual solicitamos nos remita copia de las disposiciones que se giren al respecto.

Dejándolo informado, para la toma de decisiones, suscribe.

Atentamente;

Lic. Douglas Elioth Martínez

AUDITOR INTERNO a. i.

Alvu/jasn

ANEXO N° 1

EJECUCION ALQUILERES 2014

Centro gestor

Presupuesto aprobado₡

Devengado₡

Disponible₡

Ejecución

08900 Actividad Central

136.500.000,00

134.151.628,50

2.348.371,50

98,28%

09000 GEST.OPER. CUERPOS POLICIALES

1.833.614.773,00

1.568.803.371,67

264.811.401,33

85,56%

09001 P.C.D

15.315.757,00

13.349.230,61

1.966.526,39

87,16%

09002 E.N.P

218.437.050,00

218.437.049,25

0,75

100,00%

09003 SEGURIDAD CIUDADANA

1.571.470.000,00

1.314.197.851,41

257.272.148,59

83,63%

09004 S.N.G

25.391.966,00

22.819.240,40

2.572.725,60

89,87%

09006 POLICIA DE FRONTERAS

3.000.000,00

-

3.000.000,00

0,00%

TOTAL

1.970.114.773,00

1.702.955.000,17

267.159.772,83

86,44%

Fuente: Informe de la Dirección Financiera a enero 2015

ANEXO N° 2

ESTUDIO SOBRE ALQUILERES DE EDIFICIOS

VIGENTE A JULIO DEL AÑO 2014

MUESTRA SELECCIONADA

UNIDAD POLICIAL

UBICACIÓN

ARRENDADOR

TRÁMITE N°

FECHA RIGE

Delegación Policial Catedral

San José

Analva S.A.

CD 01-2001

6 de abril 2001

Dirección Unidades Especializadas

S. J., 200 metros al norte de la Estación del Pacífico, av. 16 c 0.

Bienes Quizarrá y Pájaro Bobo

2013 CD-001069-09003

18 de dic. 2013

Unidad Especial de Apoyo

Distrito San Rafael, Escazú

Española de Escazú

CD-0059-09003

29 julio 2008

Delegación Policial de Alajuela

Casco Central

Centro de Estética Aspectos

2008-CD-004778-090.03

12 de dic. 2008

Dirección de Policía Turística

Calle 11 entre av. 10 y 11, 100 metros al este y 50 al sur del AyA

Carlos Noé Sauceda Rodríguez. Actualmente INS

2013-CD-000925-09003

4 de dic. 2013

Dirección Regional Uno

Hatillo

Flor de Loto del Lago

CD-5249-2005

21 de feb. 2006

Delegación Policial de Barranca

Barranca Puntarenas

Gerardo Antonio Sequeira

2012 CD-000019-09003

09 marzo 2012

Delegación Policial de San Pedro de Montes de Oca

Barrio los Yoses de la SUBARU 300 mts sur Hotel Fabrique

Importadora Beta Equipos Médicos S.A.

2013CD-000281-09003

14 junio 2013

Delegación Policial Curridabat

Residencial Hacienda Vieja, del Ebais 75 m. este, sobre Av.14

Iok Chan Wong

2011 CD-000245-09003

16 junio 2011

Fuente: Dirección General de la Fuerza Pública

ANEXO N° 3

FALTA DE MANTENIMIENTO

DELEGACIÓN POLICIAL DE CURRIDABAT

Foto N° 1: Cerrajería en mal estado Foto N° 2:

Llaves de las duchas en mal estado

Foto N° 3: Pintura en verjas deteriorada Foto N°4: Pared de la cocina sin pintura y pila quebrada.

Foto N° 5: piso del patio quebrado y escaleras

de emergencia sin una de las barandas. Foto N° 6: Pintura frontal deteriorada.

Foto N° 7: caja de breakers al descubierto. Foto N° 8: Ausencia de los extintores.

Foto N° 9: ventana de la cocina en mal estado. Foto N° 10: cables descubiertos en la cocina

Foto: N° 11: cilindro de gas ubicado dentro de la cocina Foto N° 12:

Instalación para los bombillos de alumbrado en mal estado.

Foto N° 13: Tomacorrientes y apagadores

en mal estado. Foto N° 14: Instalación eléctrica de las ducha en pésimo estado.

Foto N° 15: Marcos de puertas y ventanas deterioradas Foto N° 16: Instalación eléctrica al descubierto

ANEXO N° 4

FALTA DE MANTENIMIENTO

POLICIA DE PROXIMIDAD DE ALAJUELA

Foto N° 1: Instalación eléctrica en pésimo estado. Foto N° 2: Instalación eléctrica al descubierto

Foto N° 3: Marcos de puertas en mal estado. Foto N° 4: Paredes sucias

Foto N° 5: Sistema de alumbrado dañado.

Foto N° 6: Instalaciones eléctricas al descubierto

Foto N° 4: Gradas en pésimo estado y sin medidas

de seguridad como cinta antideslizante y baranda.

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