MODELO DE CONTROL INTEGRAL INSTITUCIONAL PARA ESTANDARIZAR LOS MECANISMOS DE FISCALIZACION...

MODELO DE CONTROL INTEGRAL

INSTITUCIONAL PARA ESTANDARIZAR LOS

MECANISMOS DE FISCALIZACION

EXISTENTES EN LAS EMPRESAS DE

SERVICIOS PUBLICOS DE ACUEDUCTO Y

ALCANTARILLADO

INTEGRANTES

MARGARITA ARIAS VALENCIAHECTOR AUGUSTO CAMACHO F.GLADIS STELLA CAPACHO C.FREDDY ALEXANDER DELGADO B.ROBERT HERNANDEZ T.ELIZABETH JAIMES PARDOLIBIA ANDREA JURADO R.GLORIA EDITH LOPEZ R.KENLLY ERISNEIDA MAGONES N.ISLEINI MARTINEZ VILLAMIZARLUZ STELLA MAYORGA M.MARIA YADIRA MEDINA T.CLARA ELIBETH OSORIO R.

ERIKA PABON CHARAGUAAMPARO PARRA SANABRIAMARIO ANDRES PEÑA D.YAMEL JOHANNA PEÑA S.JONNY MIGUEL PEREZ WILCHESLUDWING QUINTERO GORDILLONILSON RAMOS HERNANDEZLUISA MILENA ROJAS G.CLAUDIA TABORDA RESTREPOCHIRISTIAN VARGAS HERNANDEZMARTHA HELENA VILLAMIZARMARIA GEORGINA VILLEGAS U.BERTHA PATRICIA YEPES

Primer Semestre: Sector Solidario

Segundo Semestre: Sector Salud (IPS)

PRODUCTOS DE LA LINEA DE CONTROL Y FISCALIZACION

2001

2002

2003

Entes Territoriales

Primer Semestre: Diseño de EPS

Segundo Semestre: Sector Servicios Públicos

OBJETIVO GENERAL

Proponer un modelo de control integral para las Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios del sector de Acueducto y Alcantarillado, que permita organizar, verificar y evaluar cada uno de los procedimientos que se realizan en las diferentes áreas, con el fin de garantizar la eficiencia en el desarrollo de las operaciones y en la prestación del servicio.

PresentaciónGeneral

Luz Stella Mayorga

5 Min.

Normatividad Claudia Taborda 10 Min.

C O N T E N I D O

Diagnóstico y Propuesta Acueducto

Yadira MedinaGeorgina Villegas

15 Min.

Conclusiones y Recomendaciones Elizabeth Jaimes 5 Min.

Matriz de Evaluación

Christian VargasJonny Perez W. 10 Min.

C O N T E N I D O

Diagnóstico yPropuestaAlcantarillado

Amparo ParraIsleini Martínez 15 Min.

Preguntas 5 Min.Asistentes-

N O R M A T I V I D A D

JERARQUIA DE CONTROL Y FISCALIZACION

PROCURADURIA CONTRALORIASSPD CRA

PRESIDENTE

RAMA ORGANOS

CORP.AUTONOMASCONTADURIA

EJECUTIVA

MINISTERIOS

DESARROLLO ECONOMICO

HACIENDA Y CREDITO PUBLICO

MEDIO AMBIENTE

DE CONTROL

LEYES Y DECRETOS

CONSTITUCION

DEC.115/96

LEY 298/96

LEY 87/94

LEY 715/02

DEC.849/02

LEY 756/02

LEY 99/93

LEY 734/02

LEY 80/93

DEC.2170/02 PART.CIUDAD.

LEY 42/93

DEC.1429/95

DEC.548/95

DEC.1905/00

LEY 142/94

PROCURADURIA CONTRALORIASSPD CRA CORP.AUTONOMASCONTADURIA

-

AUDITORIA EXTERNA

AUDITORIA INTERNA

AUDITORIA INTEGRAL

AUDITORIA FINANCIERA

AUDITORIA CUMPLIMIENTO

AUDITORIA GESTION Y

RESULTADOS

AUDITORIA CONTROL INTERNO

REVISORIA FISCAL

DIAGNOSTICO - PROPUESTA SERVICIO DE ACUEDUCTO

DIAGNÓSTICO SERVICIO DE ACUEDUCTO

• Información desactualizada en un 70%

•Elaboración de Flujogramas con información actualizada

•Revisión y análisis detallado de actividades

DIAGNOSTICODIAGNOSTICO

Actividades 1.204

Procedimientos 141

Departamentos 13

Areas 3

Actividades 415

Procedimientos 40

Departamentos 9

Areas 3

PROPUESTAPROPUESTA

-

ELABORACIÒN MENSUAL DE LA FACTURA

ENCARGADO O SUPERVISOR DE

OPERARIOSOPERARIO

ENCARGADO DE FACTURACIÓN ENCARGADO DE

DIGITACIÓN

INICIO

3

Entrega planilla de toma de lectura a

cada operario

Corrige, imprime y entrega a encargado

de facturación

Realiza toma de lectura de acuerdo a

la ruta asignada

Genera preliquidación

Recibe planilla debidamente

verificada

Organiza rutas y el personal

asignado

Recibe planilla y verifica vs.

precrítica

Recibe las planillas de toma de lectura

diligenciadas

Encuentra

diferencias?

Ordena una nueva toma de lectura

SI

3NO

Recibe novedades o solicitud de cambio de

facturas

Es error de la

empresa?

SI

Recibe factura y envía a P.Q.Y R, para

entregar al usuario

FIN

NO

Registra consumos y demás novedades

Recibe, analiza y corrige

preliquidación

Imprime facturas

(usuarios)

Genera liquidación definitiva

Recibe y organiza las

facturas (rutas)

Recibe facturas y entrega a operarios

Firma control de actividades, recibe facturas y entrega a

usuarios

FIN

DIAGNÓSTICODIAGNÓSTICO PROPUESTAPROPUESTA

ACTIVIDADES

260

ACTIVIDADES 18

DEPARTAMENTO DE FACTURACIÓN

PROCEDIMIENTOS

31

DIAGNÓSTICO

Encargado de almacén

Verifica existencias y determina el requerimiento de suministros de acuerdo al consumo promedio.

1.

RESP.ACTIVIDADES

AREA:

DEPARTAMENTO :

OBJETO :

ALCANCE:

DEFINICIONES Y OBSERVACIONES:

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

OBJETO:

a. Recibe el formato de solicitud y despacho de materiales

ACTIVIDADES

ALCANCE:

RESPONSABLES:

PROCEDIMIENTO:

COMPRAS DE CONTADOCOMPRAS DE CONTADO

PROPUESTA

COMPRA DE SUMINISTROSCOMPRA DE SUMINISTROS

RESPONSABLE:

AUXILIAR DE ADQUISICIÓN Y SERVICIOS DE

APOYO

Inicio

Recibe Formato de solicitud y despacho de materiales.

Realiza el trámite de las firmas.

Recibe de tesorería documentación de almacén y copia amarilla de proveed.

Archiva copias

Elabora un De-Para con el formato y envía a la

dependencia solicitante

Recibe la factura de compra y/o la cotización

Elabora orden de compra por l valor de la factura en sistema

Envía a contabilidad y presupuesto copia y original de la orden

Fin

DIAGNOSTICO: COMPRA DE CONTADO

Elabora y envía solicitud de suministros.

FIN

1

Gestiona aprobación del Gerente

Verifica existencias y determina Requerimiento.

SI

Recibe, analiza y evalúa para aprobación

1NO

Envía copia de factura a contabilidad para su causación

Envía factura original y demás documentos al encargado de

presupuestos.

INICIO

Recibe y evalúa cotizaciones.

Solicita cotizaciones

Solicita Certificado de disponibilidad Presupuestal.

Elabora orden de Compra.

Gestiona aprobación del Gerente

Remite orden de compra al proveedorRecibe materiales y verifica cantidades

Recibe factura de compra y copia de entrada a almacén

AREA: ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

DEPARTAMENTO: BIENES, INSUMOS Y SERVICIOS

COMPRA DE SUMINISTROS

SUPERVISOR O JEFE DE COMPRAS

ENCARGADO DE ALMACEN GEREN TE

-

RIESGO APROBAR INGRESO DE CANTIDADES MAYORES A LAS SOLICITADAS

CONTROL EXIGIR DOCUMENTO ENTRADA A ALMACEN

AREA: ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

DEPARTAMENTO: BIENES, INSUMOS Y SERVICIOS

1 2

COMPRA DE SUMINISTROS

Realizar análisis de laboratorio a muestras de agua durante el tratamiento

AREA OPERATIVA

CONTROLES

Atentar contra la salud humana

Deterioro del medio ambiente

Verificar la correcta dosificación de aditivos

Entrenar y capacitar al personal

RIESGOS

Realizar pruebas de selección de personal

AREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

CONTROLES

Selección inadecuada del personal

Fraudes en el manejo del inventario

Toma fisica de inventarios

Analizar el proyecto de presupuesto para aprobación de la Junta Directiva

RIESGOS

Inadecuada distribución de los rubros presupuestales

Revisar consumo actual vs. Planilla precrítica

AREA COMERCIAL

CONTROLES

Pérdidas por errores en la toma de lectura

Pérdidas por conexiones fraudulentas

Realizar seguimiento a usuarios con desconexión del servicio

RIESGOS

-

DIAGNOSTICO - PROPUESTA

SERVICIO DE ALCANTARILLADO

SANEAMIENTO DE

CORRIENTES

PLAN MAESTRO SANITARIO Y

PLUVIAL

OPERACIÓN DE REDES Y

MANTENIMIENTO PTAR

PROYECTOS EXTERNOS

CONTROL INTERNO

REVISORIA FISCAL

ASAMBLEA GENERAL

CONSEJO DIRECTIVO

DIRECCION GENERAL

SECRETARIA GENERAL

ADMINISTRACION DE RECURSOS

NATURALES

NORMATIZACION Y CALIDAD

AMBIENTAL

CONSERVACION DE

SUELOS

PLANEACION Y

SISTEMAS

ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA

PROGRAMAS Y PROYECTOS

EDUCACION AMBIENTAL

EVALUACION Y ORDENAMIENTO

SEGUIMIENTO Y MONITOREO

LABORATORIOS DE AGUA SUELO Y AIRE

OBRAS DE ESTABILIZACION

PROYECTOS AMBIENTALES

SISTEMA DE INFORMACION

CENTROS DE INFORMACION

GESTION HUMANA

CONTABILIDAD DKLS

PRESUPUESTO

COMPRAS Y SERVICIOS

GENERALES

ESTRUCTURA ORGANICA CDMB

CONTRALORIA

GENERAL

AUDITORIA

EXTERNADE GESTION Y

RESULTADOS

SANEAMIENTO DE

CORRIENTES

PLAN MAESTRO

SANITARIO Y

PLUVIAL

DISEÑOS - OBRAS

OPERACIÓN DE REDES Y

MANTENIMIENTO DE PTAR

REPARACIONES Y REPOSICIONES

PROYECTOS

EXTERNOS

AUTORIZA Y APRUEBA

• Contrato Directo sin Formalidades Plenas

• Contrato Directo con Formalidades Plenas Mínimo 2 Invitaciones

• Contrato Directo tres Invitaciones y Cartelera Pública

• Contrato con Licitación o Convocatoria Pública

• Interventoría de Obra

• Estudio o Diseño de Proyectos

• Contrato Directo con Formalidades Plenas Mínimo 3 Invitaciones

PLAN MAESTRO SANITARIO Y PLUVIAL

• Venta de Productos y Servicios - Reparaciones y/o Reposiciones Domiciliarias

• Venta de Productos y Servicios - Alquiler de Maquinaria

• Atención al Cliente, Quejas y Reclamos

• Atención de Peticiones y Solicitudes

• Cuota de Red de Alcantarillado

OPERACIÓN DE REDES Y PLANTAS DE TRATAMIENTO

• Disponibilidad del Servicio de Alcantarillado para Conexiones Directa con Red Pública

• Disponibilidad del Servicio de Alcantarillado para Urbanizaciones

• Revisión y Aprobación de Proyectos de Alcantarillado para Urbanizaciones

• Supervisión a la Construcción de Proyectos de Urbanizaciones

PROYECTOS EXTERNOS

ANALISIS DE LA INFORMACION

ESTADO PORCENTAJE

DESACTUALIZADA

DESORGANIZADA

NO DOCUMENTADA

50%

80%

40%

ANALISIS GENERAL DE PROCEDIMIENTOS

• DUPLICIDAD Y ATRIBUCION

DE FUNCIONES

• TRAMITOLOGÍA

• APLICACIÓN INEFICIENTE DE

RECURSOS

• ASIGNACION DE FUNCIONES

RESPECTO AL CARGO

• TIEMPOS LIMITADOS PARA

TRAMITE DE DOCUMENTOS

• ANALISIS METODOLOGICO DE LA INVERSION DE RECURSOS

RIESGOS CONTROLES

DIAGNOSTICO

Solicita CDP Asigna Recursos

Elige contratista

Firma contrato

Determinar obras y estudios

Envía Documentos al

SubdirectorElabora Contrato

RIESGO

CONTROL

PROPUESTA

GRUPO DE CONTRATACION

COORDINADOR SUBDIRECTOR PRESUPUESTO COORDINADOR SUBDIRECTOR PRESUPUESTO

Revisa analiza y evalúa ppto.

Verifica prioridad Banco de

Proy.

Asigna recursos

Envia a Grupo de Contrataci

ón

Solicita CDP

Determinar obras y estudios ejecutar

Evalúa y Elige

contratista

Elabora Contrato

Envia el Cotrato

Revisa Contrato

Firma Contrato

RIESGO

• Ejecutar obras o estudios que no cuentan con la prioridad necesaria.

• Verificar la debida continuidad que debe tener la obra a desarrollar

CONTROL

RIESGO

• Fuga de Recursos de la Institución.

• Revisar y evaluar el Presupuesto antes de asignar recursos.

CONTROL

RIESGO

• Elegir al contratista inadecuado, obedeciendo intereses personales.

• Crear un grupo de contratación para evaluar y elegir el contratista.

CONTROL

RIESGO

• Retraso en el inicio de labores, perjuicios legales y económicos.

• Revisar el documento contractual.

CONTROL

-

MATRIZ DE EVALUACIÓN

EJEMPLO 1

AREAAREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERAADMINISTRATIVA Y FINANCIERADEPARTAMENTO:DEPARTAMENTO: BIENES INSUMOS Y SERVIICOS BIENES INSUMOS Y SERVIICOS PROCESOPROCESO REGISTRO DE ENTRADA DE MATERIALES E INSUMOS AL ALMACENREGISTRO DE ENTRADA DE MATERIALES E INSUMOS AL ALMACEN

100%RESULTADORESULTADO

Técnicas y métodos adecuados para archivar y conservar el mismo.

Especificar las observaciones sobre las novedades encontradas.

Confrontación de las cantidades recibidas con las solicitadas (orden de compra).

Los Documentos (facturas) estén completamente diligenciados y firmados. Verificar los materiales y cantidades recibidas con lo registrado en las facturas

Archivar formato de entrada al almacén.

Enviar al Departamento de compras los documentos soportes (facturas, comprobantes y copias de entrada al almacen

Registrar las cantidades recibidas de insumos, en el formato de entrada al almacén

Recibir los materiales con los debidos soportes enviados por el Proveedor.

Extravío de documentos y facturas

Entregar información errónea al departamento de compras y contabilidad.

Recibir materiales y cantidades no solicitadas.

Que los materiales y cantidades recibidas no concuerden con lo relacionado en las facturas.Información incorrecta e incompleta en las facturas.

77.50%

8.25%XX444410%

13.00%XX333320%

17.50%XX445520%

38.75%XX334450%

DCCBBAACONTROLCONTROLACCIÓNACCIÓNCALIFICACIONCALIFICACION

RESULTADORESULTADOEVALUACIÓN EVALUACIÓN CONCEPTUALCONCEPTUALFACTOR DE FACTOR DE

RIESGORIESGOFACTOR DE FACTOR DE CONTROLCONTROL

RELEVANCIA RELEVANCIA EN EN

PROCESOPROCESOACTIVIDADESACTIVIDADES

Agilidad en el proceso de consulta.

Realizar un adecuado archivo de acuerdo a las normas archivísticas.

Administrativa

Disminución de errores en el kárdex.

Realizar verificación con el proveedor.Administrativa

Se obtiene información adecuada y al instante.

Coordinar con el Proveedor fecha y hora de entrega.Administrativa

Adecuados procesos de recibo de insumos.

Establecer horarios de recibo de mercancías.Administrativa

OBSERVACIONES OBSERVACIONES GENERALESGENERALES

INSTRUCTIVO DE INSTRUCTIVO DE MEJORAMIENTOMEJORAMIENTORESPONSABILIDADRESPONSABILIDAD

111 – 20 1 – 20 INOPORTUNOINOPORTUNO1 – 20 1 – 20 IRREGULARIRREGULAR

2221 – 5021 – 50INOPERANTEINOPERANTE21 – 5021 – 50INSUFICIENTEINSUFICIENTE

3351 – 7051 – 70ACEPTABLEACEPTABLE51 – 7051 – 70ACEPTABLEACEPTABLE

4471 – 9071 – 90BUENOBUENO71 – 9071 – 90BUENABUENA

5591 – 10091 – 100EFICAZEFICAZ91 – 10091 – 100IDEALIDEAL

RESULTADORESULTADO%%DE CONTROLDE CONTROL%%DE LA ACCIÓNDE LA ACCIÓN

TABLA DE CALIFICACION DE LA EVALUACIÓN CONCEPTUALTABLA DE CALIFICACION DE LA EVALUACIÓN CONCEPTUAL

0% - 25% 0% - 25% IRREGULARIDAD DENUNCIABLEIRREGULARIDAD DENUNCIABLEDD

26% - 50% 26% - 50% ERROR LATENTEERROR LATENTECC

51% - 75% 51% - 75% CONTROL ACEPTABLECONTROL ACEPTABLEBB

76% - 100% 76% - 100% SEGURIDAD EFICIENTESEGURIDAD EFICIENTEAA

MEDICION PORCENTUAL DE RESULTADOSMEDICION PORCENTUAL DE RESULTADOS

REGREREGRE

0% - 25%0% - 25% IRREGULARIDAD DENUNCIABLEIRREGULARIDAD DENUNCIABLEDD

26% - 50%26% - 50% ERROR LATENTEERROR LATENTECC

51% - 75%51% - 75% CONTROL ACEPTABLECONTROL ACEPTABLEBB

76% - 100% 76% - 100% SEGURIDAD EFICIENTESEGURIDAD EFICIENTEAA

MEDICION PORCENTUAL DE RESULTADOSMEDICION PORCENTUAL DE RESULTADOS

ACTIVIDAD 1 (90%+65%/2=77.5%)

ACTIVIDAD 2 (95%+80%/2=87.5%)

ACTIVIDAD 3 (70%+60%/2=65.0%)

ACTIVIDAD 4 (85%+80%/2=82.5%)

ACTIVIDAD: Recibir los materiales con los debidos soportes enviados por el Proveedor.

FACTOR DE CONTROL:

Los Documentos (facturas) estén completamente diligenciados y firmados. Verificar los materiales y cantidades recibidas con lo registrado en las facturas.

FACTOR DE RIESGO:

Que los materiales y cantidades recibidas no concuerden con lo relacionado en las facturas.

Información incorrecta e incompleta en las facturas.

38.75%X65390450%DDCCBBAA%%CONTROLCONTROL%%ACCIONACCION%%

CALIFICACIONCALIFICACIONRESULTADORESULTADOEVALUACIÓN CONCEPTUALEVALUACIÓN CONCEPTUALRELEVANCIARELEVANCIA

ACTIVIDAD: Registrar las cantidades recibidas de insumos, en el formato de entrada al almacén

FACTOR DE CONTROL:

Confrontación de las cantidades recibidas con las solicitadas (orden de compra).

FACTOR DE RIESGO:

Recibir materiales y cantidades no solicitadas.



ACTIVIDAD: Enviar al Departamento de compras los documentos soportes (facturas, comprobantes y copias de entrada al almacén) .

FACTOR DE CONTROL:

Especificar las observaciones sobre las novedades encontradas.

FACTOR DE RIESGO:

Entregar información errónea al departamento de compras y contabilidad.



ACTIVIDAD: Archivar formato de entrada al almacén.

FACTOR DE CONTROL:

Técnicas y métodos adecuados para archivar y conservar el mismo.

FACTOR DE RIESGO:

Extravío de documentos y facturas



PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE ENTRADA DE MATERIALES E INSUMOS AL ALMACEN

MEDICION PORCENTUAL DE RESULTADOS

Una vez evaluada cada una de las actividades que conforman el procedimiento en mencion se llega a una calificacion de 77.50%.

Esta calificacion indica según la medicion de resultados que tal proceso se encuentra dentro de un nivel de SEGURIDAD EFICIENTE

MATRIZ DE EVALUACIÓN

EJEMPLO 2

AREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERADEPARTAMENTO: TESORERIA Y COBRANZASPROCESO TRAMITE DE SOLICITUD Y ENTREGA DE CHEQUES

100%RESULTADORESULTADO

El egreso firmado y documentos soportes de pago

Entrega cheque al beneficiario o persona autorizada y hace firmar egreso con sellos

Cheques entregados a beneficiarios no correspondientes.

Las firmas autorizadas y los sellos respectivos

Registrar con la maquina el sello protector y el beneficiario contra el egreso

Egresos sin firmas y sellos.Cheques entregados y no registrados

Verificacion de consecutivos en la radicacion

Diligenciar el formato de solicitud de entrega de cheques

Perdida de solicitud de entrega de cheques

41.50%

X 12.00%2420%

30%

Verificar que cada egreso tenga su cheque

Buscar en el folder de egresos el respectivo cheque por pagar y proceder a retirarlo de la caja fuerte

Extravio del cheque o el egreso

40%

10%

DCBACONTROLACCIÓN

CALIFICACIONRESULTADOEVALUACIÓN

CONCEPTUALFACTOR DE RIESGO

FACTOR DE CONTROL

RELEVANCIA EN

PROCESOACTIVIDADES

X 12.00%12

X 16.50%23

X 1.00%11

El libro debe conservar un orden consecutivo de solicitudes

Llevar libro de solicitudes y verificar radicacionesAdministrativa

Ningun egreso debe estar sin firmas y sellos.Anexar siempre soportes e

informacion documentada en su totalidad

Administrativa

Hacer revisar por parte del beneficiario el cheque en cuanto a firmas y valores

Deben existir firmas registradas al igual que sellos en los bancosAdministrativa

El Dpto. de contabilidad y control interno deben haber dado visto bueno de pago

Los cheques se deben conservar con su respectivo egresoAdministrativa

Penal

OBSERVACIONES GENERALES

INSTRUCTIVO DE MEJORAMIENTO

RESPONSABILIDAD

0% - 25% IRREGULARIDAD DENUNCIABLED

26% - 50% ERROR LATENTEC

51% - 75% CONTROL ACEPTABLEB

76% - 100% SEGURIDAD EFICIENTEA

MEDICION PORCENTUAL DE RESULTADOS

ACTIVIDAD 1 (10%+10%/2=10.0%)

ACTIVIDAD 2 (50%+10%/2=30.0%)

ACTIVIDAD 3 (70%+40%/2=55.0%)

ACTIVIDAD 4 (80%+40%/2=60.0%)

ACTIVIDAD: Diligenciar el formato de solicitud de entrega de cheques

FACTOR DE CONTROL:

Verificacion de consecutivos en la radicacion.

FACTOR DE RIESGO:

Perdida de solicitud de entrega de cheques

1.00%X10110110%

DCBA%CONTROL%ACCION%CALIFICACION

RESULTADOEVALUACIÓN CONCEPTUALRELEVANCIA

ACTIVIDAD:Buscar en el fólder de egresos el respectivo cheque por pagar y proceder a retirarlo de la caja fuerte

FACTOR DE CONTROL:

Verificar que cada egreso tenga su cheque.

FACTOR DE RIESGO:

Extravio del cheque o egreso

12.00%X10150240%



ACTIVIDAD: Registrar con la maquina el sello protector y el beneficiario contra el egreso.

FACTOR DE CONTROL:

Las firmas autorizadas y los sellos respectivos.

FACTOR DE RIESGO:

Egresos sin firmas y sellos respectivos.

Cheques entregados y no registrados

16.50%X40270330%



ACTIVIDAD: Entregar cheque al beneficiario o persona autorizada y hace firmar egreso con sellos.

FACTOR DE CONTROL:

El egreso firmado y documentos soportes de pago.

FACTOR DE RIESGO:

Cheques entregados a beneficiarios no correspondientes.

12.00%X40280420%



PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE SOLICITUD Y ENTREGA DE CHEQUES

Realizada la evaluacion de cada una de las actividades del procedimiento se obtiene una calificacion del 41.50%.

Este resultado nos indica que el proceso se encuentra en el nivel de ERROR LATENTE.

Es en este momento donde se encuentran puntos criticos o debilidades concretas que se pueden corregir y asi asegurar una buena administracion.

AGEN

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

-

En las diferentes empresas de acueducto y alcantarillado que hemos estudiado encontramos que existen procedimientos descritos e implementados a medida que las empresas han ido evolucionando, en otras se han desarrollado manuales de procedimientos, los cuales en algunos casos no reflejan la realidad de las actividades ejecutadas.

Igualmente existen falencias y riesgos en algunos procedimientos y actividades, lo cual representa debilidades que impiden el buen funcionamiento de la empresa y afecta la calidad en la prestación del servicio; En otros casos se han implementado controles que han permitido desarrollar con eficiencia las actividades.

Todas estas fallas ocurren debido a la ausencia de un sistema de control bien definido y estructurado y esto hace que en algunos casos los procedimientos se desarrollen erradamente, lo que produce un efecto de desconfianza e inseguridad sobre el patrimonio de la empresa.

En últimas la empresa termina con problemas en todas sus áreas como son la financiera, administrativa, operativa y comercial, hecho que se refleja en una gestión deficiente e irregular

Las actividades y los procedimientos deben ser ordenados y clasificados según su secuencia lógica y en el área al cual corresponda, teniendo en cuenta lo expuesto anteriormente en la propuesta.

El modelo permite identificar y evaluar individualmente cada actividad involucrada en un procedimiento, detectando en que etapa de este sucede una falla que represente un riesgo y al mismo tiempo se puede establecer el control preventivo y correctivo y el instructivo de mejoramiento

El modelo está diseñado para ser aplicado a cualquier tipo de empresa de servicios públicos de acueducto y alcantarillado, sin importar su naturaleza y tamaño independientemente si es del sector público o privado, si los dos servicios en un futuro son prestados por una misma entidad, o se hacen por separado como ocurre actualmente.

Nuestro modelo fue elaborado para subsanar estas debilidades, falencias y riesgos, pues al contar con los respectivos controles y un eficiente sistema de evaluación de los mismos, será posible la optimización de los procedimientos, el buen desempeño de las empresas de acueducto y alcatarillado y la excelencia prestación del servicio.

.

Es viable, adaptable y flexible, en la medida que evolucione la entidad, ya que puede sufrir cambios que deben ser supervisados por los directores de la empresa o del responsable control interno.

PREGUNTAS

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