Modelo de Gestión de Adquisiciones para la Unidad Estratégica de Negocios de ... ·...

UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL

(UCI)

Modelo de Gestión de las Adquisiciones para la Unidad Estratégica de Negocio de Transporte de Electricidad, según

estándares PMI.

LUIS DIEGO MAROTO SEGURA

PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE MASTER

EN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

San José, Costa Rica

Abril de 2006 Febrero de 2007

iii

UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL

(UCI)

Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como Requisito Parcial para optar al grado de Master en Administración de Proyectos.

Ing. Luis Diego Maroto Segura

SUSTENTANTE

Ing. Federico Vargas Ugaza, MSc, PMP

LECTOR No.2

Ing. Jorge Villalobos Astorga, MBA

LECTOR No.1

Lic. Luis Diego Villalobos Yock, MBA

PROFESOR TUTOR

v

DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL

Todos los derechos son reservados. Este trabajo de investigación no puede

ser reproducida, ni del todo ni en parte, ni registrada o transmitida por ningún sistema de recuperación de información, forma o medio, sea mecánico, fotoquímico, electrónico, magnético, electrónico, por fotocopiadora o cualquier otro, sin el permiso previo del autor. La solicitud del permiso puede ser enviada a la dirección electrónica:

[email protected]. La marca “PMBOK” está registrada por el Project Mangement Institute, Inc., en los Estados Unidos de Norte América y/o otras naciones.

mailto:[email protected]

vii

DEDICATORIA:

Dedico el fruto de este esfuerzo a mi esposa Silvia, por darme todo su apoyo y

comprensión, y por ser quien es.

A mi hermano Fernando, para que nunca

deje de soñar y perseverar en convertir sus sueños en realidad.

A mi Madre (V), por seguir

acompañándome en el camino de la vida.

ix

AGRADECIMIENTOS ESPECIALES

Deseo agradecer a las siguientes personas: Lic. Luis Diego Villalobos Yock por su apoyo como Profesor de Tesis (Profesor de la Maestría en Administración de Proyectos, UCI); Ing. Diego Sánchez Rodríguez y su conocimiento sobre el Tratado Marco (Proceso Expansión de la Red, UEN

Transporte Electricidad); Lic. José Antonio Solera Víquez por mantenerme informado de los cambios en la Reforma a la Ley de Contratación Administrativa (Arisol Consulting Group); Lic. Raúl Mercau y su conocimiento sobre LEAN Management, necesario para el análisis de los

procesos de las adquisiciones (Profesor de Especialización en Project Management, ADEN Business School); Ing. Alexander Orozco y su apoyo en la revisión de los procedimientos propuestos para los procesos de gestión de las adquisiciones (Gestión de la Calidad, UEN Transporte Electricidad); a

los lectores del trabajo, ingenieros Jorge Villalobos Astorga (UEN Transporte Electricidad) y Federico Vargas Ugaza (Profesor de Maestría en Administración de Proyectos, UCI) y al Ing. Marco Vinicio Rodríguez Calzada por su apoyo.

Las ideas expuestas en este trabajo, no necesariamente son de las personas antes mencionadas o son compartidas por ellas.

xi

PENSAMIENTOS

Si el tiempo es lo más caro, la pérdida de tiempo

es el mayor de lo derroches. Benjamín Franklin (1706 – 1790)

Estadista y Científico estadounidense

Los que se enamoran de la práctica sin la teoría son como los pilotos sin timón ni brújula, que

nunca podrán saber adónde van. Leonardo Da Vinci (1452 – 1519)

Pintor, escultor e inventor italiano

Cuando las calamidades caen, se olvidan los dioses y nadie se preocupa de honrarlos.

Eurípides (480 – 406 a.C.)

Poeta trágico griego

xiii

INDICE DE CONTENIDO

CAPÍTULO I: INTRODUCCIÓN...............................................................................1

1.1 Antecedentes .................................................................................................1

1.2 Problemática que da origen al PFG y su justificación ....................................2

1.3 Objetivos Generales.......................................................................................6

1.4 Objetivos Específicos.....................................................................................6

CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO ...........................................................................9

2.1 Marco referencial ...........................................................................................9

2.1.1 Descripción del ICE .................................................................................9

2.1.2 Descripción de la UEN Transporte Electricidad.....................................12

2.1.3 Compromiso Regional por la Competitividad.........................................16

2.1.4 Realidad Actual de la Contratación Administrativa ................................19

2.2 Teoría de la administración de proyectos.....................................................23

2.2.1 Introducción a la Administración de Proyectos ......................................23

2.2.2 Ciclo de vida del proyecto......................................................................24

2.2.3 Grupos de procesos de la Dirección de Proyectos................................26

2.2.4 Áreas del Conocimiento de la Dirección de Proyectos ..........................38

2.2.5 Gestión de las Adquisiciones del Proyecto según PMI..........................39

2.2.6 Procesos de la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto ...................46

2.3 Teoría de la Cadena de Abastecimiento ....................................................101

2.3.1 Estrategias para el desarrollo de la Estructura de la Cadena de

Abastecimiento .............................................................................................102

2.3.2 El Ciclo de Abastecimiento ..................................................................109

2.3.3 Compras ..............................................................................................110

2.4 Teoría de la Contratación Administrativa ...................................................117

2.4.1 Principios Generales de la Contratación Administrativa ......................117

2.4.2 Clases de Procedimientos ...................................................................122

xiv

2.4.3 Recursos .............................................................................................124

2.5 Teoría de la Administración LEAN de Proyectos .......................................125

2.5.1 Principios del LEAN Thinking ..............................................................125

2.5.2 Baches de Tiempo...............................................................................129

2.5.3 Costos de Transacción y Teoría de la Información..............................133

CAPÍTULO III: MARCO METODOLÓGICO.........................................................139

3.1 Tipo de Investigación .................................................................................139

3.2 Método de investigación.............................................................................140

3.3 Técnicas y Herramientas............................................................................142

3.3.1 Técnicas y Herramientas blandas (cualitativas) de uso general ..........143

3.3.2 Técnicas y Herramientas duras (cuantitativas) de uso general ...........145

3.3.3 Técnicas y Herramientas para la Administración de Proyectos...........146

3.3.4 Herramientas de Cómputo...................................................................149

CAPÍTULO IV: DESARROLLO DE RESULTADOS.............................................151

4.1 Presentación de hallazgos .........................................................................155

4.1.1 Estructura de la Cadena de Abastecimiento (ECA) de la UENTE.......155

4.1.2 Proceso de Contratación Administrativa..............................................175

4.1.3 Reglamento Interno de la Contratación Administrativa del ICE ...........205

4.1.4 Impacto en la UENTE por la Reforma de la Ley de Contratación

Administrativa ...............................................................................................209

4.1.5 Brechas entre la Gestión Actual de Adquisiciones y el Proceso de

Planificación de las Compras y Adquisiciones de la Guía PMBOK ..............221


Planificación de la Contratación de la Guía PMBOK ....................................228


Solicitud de Respuesta de Vendedores de la Guía PMBOK ........................237


Selección de Vendedores de la Guía PMBOK .............................................241

xv


Administración de Contratos de la Guía PMBOK .........................................248


Cierre del Contrato de la Guía PMBOK........................................................259

4.2 Propuestas o mejoras ................................................................................265

4.2.1 Estructura de la Cadena de Abastecimiento de la UENTE..................265

4.2.2 Propuesta de mejora al Proceso de Contratación Administrativa........270

4.2.3 Análisis del Reglamento Interno de la Contratación Administrativa del

ICE................................................................................................................286

4.2.4 Medidas a tomar respecto a la reforma de la Ley de Contratación

Administrativa ...............................................................................................335

4.2.5 Planificación de las Compras y Adquisiciones.....................................337

4.2.6 Planificación de la Contratación...........................................................375

4.2.7 Solicitud de Respuestas de Vendedores .............................................403

4.2.8 Selección de Vendedores....................................................................423

4.2.9 Administración del Contrato.................................................................463

4.2.10 Cierre del Contrato ............................................................................473

CAPITULO V: CONCLUSIONES.........................................................................489

CAPITULO VI: RECOMENDACIONES ...............................................................499

CAPITULO VII: BIBLIOGRAFÍA...........................................................................503

CAPITULO VIII: ANEXOS....................................................................................507

7.1 Acta de Constitución del PFG ....................................................................507

7.2 Declaración del Alcance del PFG...............................................................510

7.3 Descripción del Alcance del PFG...............................................................514

7.4 Cronograma del PFG .................................................................................515

7.5 Reglamento de Contratación Administrativa del Instituto Costarricense de

Electricidad.......................................................................................................517

7.6 Reforma a la Ley de Contratación Administrativa ......................................543

7.7 Plazos en los procesos licitatorios, nota GG-0719-2006............................560

xvi

7.8 Expediente No. 15583 - Proyecto de Ley: Reforma de la Ley General de

Contratación Administrativa .............................................................................566

xvii

INDICE DE FIGURAS

Figura 1: Estructura Organizacional del ICE (ICE, 2005) ......................................11

Figura 2: Estructura Organizacional de la UENTE (UENTE, 2005) .......................13

Figura 3: Demarcación Regional de la Red Nacional de Transporte de Electricidad

(RNTE)...................................................................................................................15

Figura 4: Ciclo de vida del proyecto de acuerdo al porcentaje de terminación

(Morris, 2005) ........................................................................................................24

Figura 5: Ciclo de vida del proyecto de acuerdo a las entradas y salidas (PMI,

2004) .....................................................................................................................25

Figura 6: Relación entre los Grupos Procesos de la Dirección de Proyectos (PMI,

2004) .....................................................................................................................26

Figura 7: Grupo de Proceso de Iniciación (PMI, 2004) ..........................................27

Figura 8: Grupos de Procesos de Planificación (PMI, 2004) .................................29

Figura 9: Grupo de Procesos de Ejecución (PMI, 2004)........................................32

Figura 10: Grupo de Procesos de Seguimiento y Control (PMI, 2004) ..................34

Figura 11: Grupo de Procesos de Cierre (PMI, 2004) ...........................................36

Figura 12: Flujo de Procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto (PMI,

2004) .....................................................................................................................39

Figura 13: Relación entre Comprador y Vendedor ................................................42

Figura 14: Denominaciones del Comprador y Vendedor .......................................44

Figura 15: Fenómeno dinámico de la Cadena de Abastecimiento (Monterroso,

2001). ..................................................................................................................106

Figura 16: Estrategias de la Estructura de la Cadena de Abastecimiento ...........106

Figura 17: El Ciclo de Abastecimiento (Monterroso, 2002)..................................109

Figura 18: Correspondencia entre los hallazgos y las propuestas o mejoras del

Capítulo IV – Desarrollo de Resultados...............................................................152

xviii

Figura 19: Correspondencia entre los hallazgos y las propuestas o mejoras del

Capítulo IV – Desarrollo de Resultados...............................................................153

Figura 20: Factores de Cambio de la ECA del ICE..............................................156

Figura 21: Estructura de la Cadena de Abastecimiento de la UENTE.................158

Figura 22: Transacciones de la ECA de la UENTE .............................................159

Figura 23: Naturaleza de las Adquisiciones de la UENTE...................................162

Figura 24: Esquemas usuales de adquisiciones para obras nuevas y ampliaciones

.............................................................................................................................163

Figura 25: Diagrama PERT del PCA ...................................................................176

Figura 26: Distribución de las actividades del entregable: “La publicación del

cartel”...................................................................................................................187

Figura 27: Distribución del flujo de valor de las tareas a cargo del ICE que

conforma el entregable: “La Publicación del Cartel”. ...........................................188

Figura 28: Distribución de las actividades del entregable: “El recibo de ofertas”. 189


conforma el entregable: “El recibo de Ofertas”. ...................................................190

Figura 30: Distribución de las actividades del entregable: “El estudio y selección de

ofertas”.................................................................................................................191


conforma el entregable: “El Estudio y Selección de Ofertas”...............................192

Figura 32: Distribución de las actividades del entregable: “La adjudicación de

Ofertas”................................................................................................................193


conforma el entregable: “La Adjudicación de Ofertas”.........................................198

Figura 34: Distribución de las actividades del entregable: “La Contratación del

Proveedor”. Alternativa 1: Con Refrendo Externo................................................199

Figura 35: Distribución de las actividades del entregable: “La Contratación del

Proveedor”. Alternativa 2: Con Refrendo Interno.................................................201

xix

Figura 36: Distribución del flujo de valor de las tareas que conforma el entregable:

“La Contratación del Proveedor”..........................................................................203

Figura 37: Distribución del flujo de valor del PCA................................................204

Figura 38: Porcentaje de relación de los artículos del RICA con los procesos de

Gestión de las Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004)............................207

Figura 39: Áreas del “Business Core” de la UENTE............................................266

Figura 40: Estructura organizacional propuesta de la UENTE.............................267

Figura 41: Ciclo de Vida del Proceso de Contratación Administrativa (PCA) ......272

Figura 42: Diagrama PERT del PCA propuesto...................................................284

Figura 43: EDT del PCA propuesto .....................................................................285

Figura 44: Estructura de Desglose del Trabajo del Proyecto PFG ......................514

xxi

INDICE DE CUADROS

Cuadro 1: Correspondencia entre Área de Negocio y UEN en el Sector Eléctrico

del ICE...................................................................................................................10

Cuadro 2: Entradas, Técnicas y Herramientas, y Salidas del Proceso: Planificar las

Compras y Adquisiciones (PMI, 2004)...................................................................47

Cuadro 3: Entradas, Técnicas y Herramientas, y Salidas del Proceso: Planificar las

Contratación (PMI, 2004).......................................................................................61

Cuadro 4: Entradas, Técnicas y Herramientas, y Salidas del Proceso: Solicitar

Respuestas de Vendedores (PMI, 2004)...............................................................69

Cuadro 5: Entradas, Técnicas y Herramientas, y Salidas del Proceso: Selección de

Vendedores (PMI, 2004)........................................................................................75

Cuadro 6: Entradas, Técnicas y Herramientas, y Salidas del Proceso:

Administración del Contrato (PMI, 2004) ...............................................................86

Cuadro 7: Entradas, Técnicas y Herramientas, y Salidas del Proceso: Cierre del

Contrato (PMI, 2004) .............................................................................................96

Cuadro 8: Principios Básicos de la Licitación Pública (BCIE, 1999). ...................118

Cuadro 9: Principios Constitucionales aplicables a la Contratación Administrativa

(Romero, 2003)....................................................................................................119

Cuadro 10: Procedimientos Ordinarios de la Contratación Administrativa ..........122

Cuadro 11: Distintos medios para distintas transacciones (Lledó, P.; Rivarola, G.;

Mercau, R.; Cucchi, D.H.; Esquembre J.F.; 2006)...............................................135

Cuadro 12: Resumen de Técnicas y Herramientas implementadas en el PFG...142

Cuadro 13: Fases para elaborar un proceso de Lluvia de Ideas (Cianfrani y West,

2004). ..................................................................................................................143

Cuadro 14: Simbología de un Flujograma (Cianfrani y West, 2004)....................144

Cuadro 15: Relación entre el Esquema de “Auto-abastecimiento” y el Ciclo de Vida

de las nuevas obras o ampliaciones....................................................................165

xxii

Cuadro 16: Relación entre el Esquema de “Adquisición de materiales y

contratación de mano de obra” y el Ciclo de Vida de las nuevas obras o

ampliaciones........................................................................................................169

Cuadro 17: Relación entre el Esquema “Proyectos Llave en Mano” y el Ciclo de

Vida de las nuevas obras o ampliaciones............................................................171

Cuadro 18: Actual Cronograma del PCA .............................................................175

Cuadro 19: Distribución del Flujo de Valor de los responsables del entregable: “La

Publicación del Cartel de Licitación”. ...................................................................188

Cuadro 20: Distribución del Flujo de Valor de los responsables del entregable: “El

Recibo de Ofertas”...............................................................................................190

Cuadro 21: Distribución del Flujo de Valor de los responsables del entregable: “El

Estudio y Recomendación de Ofertas” ................................................................192


Adjudicación de Ofertas” cuando la adjudicación se realiza por el Consejo

Directivo...............................................................................................................194


Adjudicación de Ofertas” cuando la adjudicación se realiza por la Gerencia

General................................................................................................................195


Adjudicación de Ofertas” cuando la adjudicación se realiza por la Subgerencia. 196


Adjudicación de Ofertas” cuando la adjudicación se realiza por la UEN. ............197


Contratación del Proveedor” si el Refrendo del Contrato es Externo. .................200


Contratación del Proveedor” si el Refrendo del Contrato es Interno....................202

Cuadro 28: Porcentaje de relación de los artículos del RICA con los procesos de

Gestión de las Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004)............................206

Cuadro 29: Descripción de los entregables del PCA...........................................271

xxiii

Cuadro 30: Cronograma del PCA adaptado ........................................................273

Cuadro 31: Mapa de Flujo de Valor del PCA.......................................................276

Cuadro 32: Cronograma del PCA propuesto .......................................................283

Cuadro 33: Cronograma del Proyecto Final de Graduación ................................515

xxv

INDICE DE ABREVIACIONES.

AC Administrador de Contratos BOT Siglas del inglés que significa: Construir, Operar y Transferir. CCA Coordinador de Contratación Administrativa CENPE Centro Nacional de Planificación Eléctrica CGR Contraloría General de la República. CNFL Compañía Nacional de Fuerza y Luz S.A. CRIE Comisión Regional de Interconexión Eléctrica ECA Estructura de la Cadena de Abastecimiento EOR Ente Operador Regional ICE Instituto Costarricense de Electricidad LCA Ley de Contratación Administrativa MER Mercado Eléctrico Regional OBS Organizational Breakdown Structure, conocido como Estructura de Desglose de

la Organización (Organigrama). PCA Proceso de Contratación Administrativa PFG Proyecto final de graduación PMBOK Project Management Body of Knowledge, conocido como Fundamentos de la

Dirección de Proyectos. PMI Instituto de Administración de Proyectos (Project Management Institute) PRN Programa de Refuerzos Nacionales RACSA Radiográfica Costarricense S.A. RGCA Reglamento General de Contratación Administrativa RICA Reglamento Interno de Contratación Administrativa RNTE Red Nacional de Transporte de Electricidad RTR Red de Transporte Regional SEN Sistema Eléctrico Nacional SER Sistema Eléctrico Regional SIEPAC Sistema de Interconexión Eléctrica de los Países de América Central

xxvi

Tratado Marco Tratado Marco del Mercado Eléctrico de América Central. TLC Tratado de Libre Comercio con los Estados Unidos y Centro América. UENPYSA UEN Proyectos y Servicios Asociados UEN Unidad Estratégica de Negocio UENTE UEN Transporte de Electricidad WBS Work Breakdown Structure, conocido como Estructura de Desglose del Trabajo

xxvii

RESUMEN EJECUTIVO La presente investigación se realizó en la Unidad Estratégica de Negocio de Transporte de Electricidad (UENTE) del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), empresa estatal costarricense, que posee el monopolio de los servicios de la industria de la energía y de las telecomunicaciones. La misión de la UENTE es planificar, desarrollar, operar y mantener la Red Nacional de Transporte de Electricidad (RNTE). El ICE actualmente se encuentra ante grandes cambios globales del mercado. Particularmente el Sector de Energía del ICE, ha puesto su atención en: 1. La demanda creciente del mercado, 2. Las consecuencias originadas por la aprobación del Tratado de Libre Comercio con los Estado Unidos y 3. El Tratado Marco del Mercado Eléctrico de América Central (Tratado Marco). Estos retos exigen al ICE una transformación para ser más competitivo, sin embargo los cambios internos necesarios para encarar estos retos presentan un gran obstáculo: el exceso de la burocracia. Hoy por hoy la Gestión de Adquisiciones es un área muy poco atendida como en muchas organizaciones, el cual representa un gran potencial de mejora, en vista que los costos, la calidad y la velocidad de respuesta hacia el cliente, están fuertemente condicionados con los costos, la calidad y el tiempo de entrega de los bienes adquiridos (Monterroso, 2002). Dado que el exceso de burocracia dentro del ICE resta eficiencia a los procesos de abastecimiento, aumenta los costos (costos operativos) y disminuyen la capacidad de respuesta oportuna hacia los clientes sin ninguna garantía de la calidad, se consideró que mejorar la Gestión de las Adquisiciones del ICE beneficiaría a la institución, sobre todo a los Proyectos de Inversión de Transporte de Energía, los cuales son de interés de la UENTE, dentro del contexto de los grandes cambios globales, dado que en la ejecución de los proyectos se requiere de una componente de Gestión de Adquisiciones. Por tanto se ha propuesto desarrollar un Modelo de Gestión de Adquisiciones para Unidad Estratégica de Negocio de Transporte de Electricidad del ICE, basado en los estándares del Project Management Institute (PMI), de manera que sirva de vehículo para mejorar los procesos de abastecimiento de la UENTE y represente el modelo de mejora a seguir por el resto del ICE. Este modelo consiste de una serie de políticas, normas y procedimientos orientados a resultados, los cuales permitirán mejorar el proceso de abastecimiento de la UENTE. Los objetivos desarrollados en el presente trabajo son: 1. Analizar la Estructura de la Cadena de Abastecimiento de la UENTE para formar un claro entendimiento del Área de Aplicación (PMI, 2004) en la que están inmersos los proyectos del ICE, 2. Analizar el Proceso de Contratación Administrativa y el Reglamento Interno de Contratación Administrativa desde una óptica de la Guía PMBOK (PMI, 2004), para sustentar las brechas entre las prácticas y procedimiento actuales de

xxviii

adquisiciones y las recomendadas por la Guía PMBOK (PMI, 2004), 3. Analizar la Reforma a la Ley de Contratación Administrativa y su potencial impacto en las adquisiciones de la UENTE, para considerarlo dentro de la definición del modelo propuesto, 4. Señalar las brechas entre las prácticas y procedimientos actuales de adquisiciones y las recomendadas por la Guía PMBOK (PMI, 2004) para sustentar el modelo propuesto, 5. Definir políticas, normas y procedimientos a la UENTE, para cada uno de los procesos del Área del Conocimiento de las Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004), para conformar el Modelo de Gestión de Adquisiciones para Unidad Estratégica de Negocio de Transporte de Electricidad, 6. Identificar estrategias o soluciones para reducir las brechas entre las prácticas y procedimientos actuales de adquisiciones y el modelo propuesto. El modelo propuesto se basa en los Fundamentos de la Dirección de Proyectos, norma nacional americana para la Administración de Proyectos (Guía PMBOK, ANSI/PMI 99-001-2004), particularmente en los aspectos relativos a la Gestión de las Adquisiciones para los Proyectos. Se empleó como metodología, la Investigación Documental para sustentar los hallazgos y aportes presentados. Aparte se usó la Metodología Analítico – Inductivo para descomponer los elementos de estudio en componentes más simples, y examinar cada uno por separado, volviendo a agrupar las partes para considerarlas de nuevo en un conjunto, como por ejemplo el Análisis al Proceso de Contratación Administrativa y el Reglamento Interno de la Contratación Administrativa. Igualmente se usó la Metodología Sintético – Deductivo, para observar hechos particulares y proponer conclusiones generales, como por ejemplo el Análisis a la Estructura de la Cadena de Abastecimiento. De los resultados obtenidos figura la necesidad de “Externalizar” la Estructura de la Cadena de Abastecimiento de ICE - UENTE, por medio del Outsourcing, como respuesta a un mejor posicionamiento de la empresa frente al mercado. Por otro lado, las actividades que conforman el Proceso de Contratación Administrativa, carecen de un vínculo con Entregables, de manera que se pierde el foco de atención de la actividad de la adquisición, permitiendo la aparición de actividades redundantes, que aumentan los Costos de Transacción del Proceso de Contratación Administrativa. Un hallazgo encontrado reveló que de las actividades del Proceso de Contratación Administrativa para la Adjudicación del Contrato en el Consejo Directivo, solo el 1% genera valor al proceso, un 25% corresponde a actividades que pueden ser optimizadas y el 75% restante corresponde a actividades innecesarias. Se analizó el Reglamento Interno de Contratación Administrativa del ICE, y se encontró que de la totalidad de sus artículos, un 20% están orientados al Proceso de Gestión de las Adquisiciones, y el restante 80% no tienen ninguna orientación a la Gestión de las Adquisiciones. Del 20%, no existe ningún artículo que trate el tema de Planificación de las Adquisiciones, tal como lo define la Guía PMBOK. Por último, se señalaron las brechas existentes entre la Gestión Actual de las Adquisiciones y el Proceso de Gestión de las Adquisiciones de la Guía PMBOK, los cuales permitieron definir el modelo propuesto.

1

CAPÍTULO I: INTRODUCCIÓN

1.1 Antecedentes

La presente investigación se realizó en la Unidad Estratégica de Negocio de

Transporte de Electricidad (UENTE) del Instituto Costarricense de Electricidad

(ICE).

El ICE es una empresa estatal costarricense, el cual posee el monopolio de los

servicios de la industria de la energía y de las telecomunicaciones. Su misión es

servir a estos mercados con los mejores niveles de competitividad internacional,

para satisfacer las crecientes y variadas necesidades de los clientes

costarricenses.

La UENTE es la encargada de planificar, desarrollar, operar y mantener la Red

Nacional de Transporte de Electricidad (RNTE), según los requerimientos de los

diferentes segmentos de clientes, de manera que la electricidad pueda llegar de

los centros de generación (ejemplo: plantas hidroeléctricas, térmicas, eólicas) a los

centros de consumo.

2

1.2 Problemática que da origen al PFG y su justificación

El ICE actualmente se encuentra ante grandes cambios globales, los cuales

pondrán de manifiesto las capacidades de cambio de la institución para adaptarse

a las nuevas reglas del mercado.

El Sector de Energía del ICE, ha puesto sus ojos en grandes retos: 1. La demanda

creciente del mercado, 2. Las consecuencias originadas por la aprobación del

Tratado de Libre Comercio con los Estado Unidos y 3. El Tratado Marco del

Mercado Eléctrico de América Central (Tratado Marco).

La demanda del mercado: Aún cuando Costa Rica presenta un patrón de consumo

de energía eléctrica predominantemente doméstico, el sector industrial

experimentó de marzo de 2004 a marzo de 2005, un crecimiento del consumo de

energía de 12,6 veces el crecimiento en el consumo de energía del sector

residencial en ese mismo periodo. De mantenerse esa tendencia, el segmento

industrial tomará cada vez más importancia, obligado al ICE a invertir en

infraestructura que permita mejorar la confiabilidad y calidad de la energía, tal

como lo exige este segmento del mercado. (CENPE, 2005)

Tratado de Libre Comercio con los Estados Unidos: El ICE mantuvo hasta el año

2002, una práctica donde el Sector de Telecomunicaciones financiaba al Sector de

Energía. Sin embargo la crisis económica del gobierno central obligó al ICE a

eliminar dicha práctica, provocó que el Sector de Energía atrasara algunos

proyectos y postergara otros. Con la aprobación del Tratado de Libre Comercio

(TLC) y la apertura de las Telecomunicaciones, la eliminación de dicha práctica

será permanente. A pesar que la UENTE trabaja con costos marginales de

3

operación, la eliminación del apoyo financiero del Sector de Telecomunicaciones,

representa hoy por hoy un obstáculo para cumplir con los compromisos que el

mercado le exige.

Así mismo, si el TLC estimula la inversión industrial en Costa Rica, podría

incrementar aún más la demanda eléctrica del segmento industrial, como antes se

mencionó.

Tratado Marco: Este tratado restringe a las empresas eléctricas estatales a

construir obras de infraestructura eléctrica, si las mismas representan un interés

estratégico para el desarrollo regional. Este panorama pone en veto la existencia

de la UEN Proyectos y Servicios Asociados (UENPYSA) del ICE, responsable de

la construcción de toda la infraestructura para la generación y transmisión de

energía eléctrica del país. Por otro lado, la UENTE mantiene aún hoy una

dependencia con la UENPYSA, en cuanto a servicios de ingeniería y apoyo

logístico para responder con la construcción de nuevas obras o ampliaciones de la

infraestructura eléctrica existente. Además el Tratado Marco obliga a mejorar los

estándares de calidad eléctrica del ICE, lo que implica la necesidad de realizar

más inversión en la infraestructura existente.

Sin embargo los cambios necesarios para hacer frente a estos retos de forma

eficiente y económica, presentan un gran obstáculo: el exceso de la burocracia

Ronald Coase, premio novel de economía en 1991 (galardonado por su teoría

sobre los “Costos de Transacción”), planteó que el tamaño óptimo de las

empresas productivas era consecuencia del Costo de Comunicación y

Negociación entre las distintas etapas de cualquier proceso productivo. A mayor el

costo, más integradas deberían ser las empresas; mientras menor fuera, en

cambio, más desagregadas podían ser (Schneider, 2004). Esto implica que al

haber exceso de burocracia en el ICE, resultado de la dificultad de comunicación y

4

negociación, la organización tiende a integrar más servicios y recurso humano

(contratar más cantidad de empleados) y no precisamente porque el mercado así

lo demande, de tal manera que aumenta la dificultad de comunicación y

negociación, y finalmente se requiera de más burocracia para su control. Esta

situación cíclica sin retorno, resta cada vez eficiencia a los cambios requeridos.

Hoy por hoy la Gestión de Adquisiciones es un área muy poco atendida en

muchas organizaciones y representa un gran potencial de mejora, en vista que los

costos, la calidad y la velocidad de respuesta hacia el cliente, están fuertemente

condicionados con los costos, la calidad y el tiempo de entrega de los bienes

adquiridos (Monterroso, 2002). Dado que el exceso de burocracia dentro del ICE

resta eficiencia a los procesos de abastecimiento, aumentando los costos (costos

operativos) y disminuyendo la capacidad de respuesta oportuna hacia los clientes

sin ninguna garantía de la calidad, se considera que mejorar la Gestión de las

Adquisiciones del ICE beneficiaría a la institución, sobre todo a los Proyectos de

Inversión de Transporte de Energía, los cuales son de interés de la UENTE, donde

el componente de las adquisiciones es fundamental para la ejecución de los

proyectos.

Por último, la Asamblea Legislativa está tramitando un proyecto de ley para

reformar la actual legislación en materia de contratación administrativa,

instrumento que regula la adquisición de los bienes y servicios necesarios para el

cumplimiento de los objetivos y metas de tanto el ICE como las demás

instituciones del estado (CPAJ-ALCR, 2006). Esta reforma busca la eficiencia y la

rendición de cuentas, por lo que traerá consigo cambios en los procesos de

adquisiciones de las instituciones públicas.

En resumen, la demanda energética acompañado de un creciente segmento

industrial y los cambios en las reglas del mercado (el TLC y el Tratado Marco),

5

exigen al ICE a transformarse para ser más competitivo, pero el exceso de

burocracia impide los cambios necesarios. La reforma a la Ley de Contratación

Administrativa obliga tanto al ICE como las instituciones públicas a una mayor

eficiencia y rendición de cuentas en los procesos de adquisiciones, de manera tal

que será obligatorio mejorar los procesos de adquisiciones.

Por lo tanto, se propone mejorar la Gestión de las Adquisiciones, presentado un

Modelo de Gestión de Adquisiciones para Unidad Estratégica de Negocio de

Transporte de Electricidad del ICE, basado en la Guía PMBOK del Project

Management Institute (PMI). Esta guía contiene una serie de fundamentos de la

Dirección de Proyectos, generalmente reconocidos como buenas prácticas, donde

el concepto de Generalmente Reconocido significa que los conocimientos y las

prácticas descritos son aplicables a la mayoría de los proyectos, la mayor parte del

tiempo y existe un amplio consenso sobre su utilidad y valor; el concepto de

Buenas Prácticas significa que existe un acuerdo general en que la correcta

aplicación de estas habilidades, herramientas y técnicas pueden aumentar la

posibilidades de éxito de una amplia variedad de proyectos distintos.

En este modelo se consideró la reciente reforma a la Ley de Contratación

Administrativa, de manera que sirva de vehículo para mejorar los procesos de

abastecimiento de la UENTE y represente el modelo de mejora a seguir por el

resto del ICE.

6

1.3 Objetivos Generales

Presentar un Modelo de Gestión de Adquisiciones para la Unidad Estratégica de

Negocio de Transporte de Electricidad, según la Guía PMBOK del PMI, que sirva

de guía para mejorar los procesos de abastecimiento.

1.4 Objetivos Específicos

Analizar la Estructura de la Cadena de Abastecimiento de la UENTE para formar

un claro entendimiento del Área de Aplicación (PMI, 2004) en la que están

inmersos los proyectos del ICE.

Analizar el Proceso de Contratación Administrativa y el Reglamento Interno de

Contratación Administrativa desde una óptica de la Guía PMBOK (PMI, 2004),

para sustentar las brechas entre las prácticas y procedimiento actuales de

adquisiciones y las recomendadas por la Guía PMBOK (PMI, 2004).

Analizar la Reforma a la Ley de Contratación Administrativa y su potencial impacto

en las adquisiciones de la UENTE, para considerarlo dentro de la definición del

modelo propuesto.

Señalar las brechas entre las prácticas y procedimiento actuales de adquisiciones

y las recomendadas por la Guía PMBOK (PMI, 2004) para sustentar el modelo

propuesto

7

Definir políticas, normas y procedimientos a la UENTE, para cada uno de los

procesos del Área del Conocimiento de las Adquisiciones de la Guía PMBOK

(PMI, 2004), para conformar el Modelo de Gestión de Adquisiciones para Unidad

Estratégica de Negocio de Transporte de Electricidad.

Identificar estrategias o soluciones para reducir las brechas entre las prácticas y

procedimientos actuales de adquisiciones y el modelo propuesto.

9

CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO

2.1 Marco referencial

2.1.1 Descripción del ICE

El Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) es una empresa estatal

costarricense y tiene como misión servir a los mercados de la industria nacional

eléctrica y de las telecomunicaciones e información, con los mejores niveles de

competitividad internacional, para satisfacer las crecientes y variadas necesidades

de los clientes.

Fue creado por el Decreto - Ley No.449 del 8 de abril de 1949 como una

institución autónoma, con personalidad jurídica y patrimonio propio. Constituyó el

resultado de una larga lucha de varias generaciones de costarricenses que

procuraron solucionar, definitivamente, los problemas de la escasez de energía

eléctrica presentada en los años 40.

Posteriormente, en 1963 y por medio de la Ley No. 3226, la Asamblea Legislativa

le confirió al ICE un nuevo objetivo: el establecimiento, mejoramiento, extensión y

operación de los servicios de comunicaciones telefónicas, radiotelegráficas y

radiotelefónicas en el territorio nacional.

10

Con el devenir de los años, ha evolucionado como un grupo corporativo de

empresas estatales, integrado por el propio ICE (Sectores Electricidad y

Telecomunicaciones) y sus empresas: Radiográfica Costarricense S.A. (RACSA) y

la Compañía Nacional de Fuerza y Luz S.A. (CNFL).

En 1998, después de un proceso de dos años de reingeniería, el ICE puso en

operación, una estructura empresarial basado en Unidades Estratégicas de

Negocio (UEN). Para el sector de energía, se definieron seis áreas de negocio:

1. La generación de electricidad,

2. El transporte de electricidad,

3. La distribución de electricidad,

4. La construcción de obras y gestión de proyectos,

5. La planificación del mercado eléctrico,

6. El control y despacho de la electricidad.

Cada una de estas áreas de negocio es administrada por una UEN en particular,

tal como se indica a continuación.

Cuadro 1: Correspondencia entre Área de Negocio y UEN en el Sector Eléctrico del ICE

Área de Negocio Unidad Estratégica de Negocio

La Generación de Electricidad UEN Producción de Electricidad

El Transporte de Electricidad UEN Transporte de Electricidad La Distribución de Electricidad UEN Servicio al Cliente

La construcción de obras y gestión de proyectos UEN Proyectos y Servicios Asociados

La Planificación del Mercado Eléctrico UEN Centro Nacional de Planificación Eléctrica

El Control y Despacho de la Electricidad UEN Centro Nacional de Control de Energía

11

La estructura global institucional del ICE y la ubicación de cada una de las UEN

del Sector Eléctrico, Administrativo y Telecomunicaciones es la siguiente:

CONSEJO DIRECTIVO

GERENCIA GENERAL

SECRETARÍA CONSEJO

FONDO GAR. Y AHORRO

PRESIDENCIA EJECUTIVA

AUDITORÍA

ASESORESPLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

PROGRAMA P/ CALIDAD

ASESORÍA LEGAL INSTITUC.

MERCADEO PRENSA Y RELAC. PUBLIC.

GESTIÓ N INTEGRAL DEL RIESGO

GESTIÓ N DOCUMEN. E INFORMACIÓ N

SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA

SUBGERENCIA TELECOM.

SUBGERENCIA ELECTRICIDAD

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

Proyectos y Servicios Asoc.

Producción de Electricidad

Servicio al Cliente

Transporte Electricidad

Centro Nal. Plaific. Eléctrica

Centro Nal. Control Energía

Recursos Humanos

Tecnologías de Información

Logística

Finanzas

Adm. Bienes Inmuebles

Proveeduría

Telefonía Pública

Servicio al Cliente

Servicios Empresariales

Servicios Internacionales

Des. Y Ejecución Proyectos

Servicios Móviles

Información y Valor Agregado

Gestión y Mantenimiento de Red

Planificación y Mercadeo de Telecom.

Unidad organizacional permanente

Línea de autoridad formal

Línea de asesoría (staff)

Línea de asistencia o subordinación

Línea de coordinación

Área de Modernización del Estado. Aprobado por MIDEPLAN en Oficio DM-079-2001 de 27 de julio de 2001 y modificado con oficio D.V.M.047-02 de 9 de abril, 2002

INSTANCIA OPERATIVAS

NIVEL GERENCIAL

NIVEL DIRECTIVO

INSTANCIAS ASESORAS

NIVEL POLÍTICO

Figura 1: Estructura Organizacional del ICE (ICE, 2005)

12

2.1.2 Descripción de la UEN Transporte Electricidad

La Unidad Estratégica de Negocio de Transporte Electricidad (UENTE) es la

encargada de planificar, desarrollar, operar y mantener la Red Nacional de

Transporte de Electricidad (RNTE), según los requerimientos de los diferentes

segmentos de clientes. Además, le corresponde realizar estudios de alternativas

de red asociadas a los proyectos de generación que optimicen las inversiones,

mismas que serán analizadas por la Centro Nacional de Planificación Eléctrica

(CENPE).

También, la UENTE se encarga de llevar a cabo una serie de actividades

relacionadas con el proceso de integración eléctrica de Centroamérica.

Por otro lado le corresponde planificar y gestionar la red de cables de fibra, que

serán instalados en todas las regiones del país, aprovechando las servidumbres

de paso de las líneas de alta tensión, con el fin de garantizar un mejor servicio de

comunicaciones de la RNTE, y aumentar la confiabilidad de los esquemas de

protecciones.

La UENTE trabaja con costos marginales que le permiten cubrir su operación y

expansión de acuerdo a las necesidades del país, de los clientes y de la calidad

del servicio. Las inversiones garantizan la confiabilidad del sistema de manera que

no hay fines de lucro para los servicios regulados que ofrece.

13

Figura 2: Estructura Organizacional de la UENTE (UENTE, 2005)

La UENTE está compuesta por Áreas de Apoyo y Áreas de Proceso. De acuerdo

con el concepto del PMI (2004), la estructura organizacional de la UENTE es del

tipo Funcional, donde los miembros que la componen, se agrupan según su

especialidad, se mantiene una jerarquía donde cada empleado tiene un superior

claramente establecido, la comunicación entre los centros funcionales se realiza

pasando por los mandos de cada centro funcional, y el alcance de los proyectos

de la organización se ven restringidos por los límites funcionales.

En la estructura organizacional de la UENTE, las Áreas de Apoyo son centros

funcionales simples, donde el mando cae en manos de un coordinador del área en

tanto que las Áreas de Proceso corresponden a una estructura más compleja,

compuesta por varios centros funcionales. El Área de Proceso esta al mando de

un Director de Proceso.

14

El área de Gestión Recursos Materiales y Adquisiciones, es responsable del

proceso de suministro de recursos, bienes y servicios de la UENTE. Está a cargo

por un Coordinador de Área, el cual a la vez es el Coordinador de Contratación

Administrativa (CCA) de la UENTE ante el ICE. En esta área se administra los

Procesos de Contratación Administrativa de la UEN por medio de los

Administradores de Contrato (AC), que a diferencia de otras UEN, en la UENTE el

personal nombrado a tiempo completo. Además esta área alberga la gestión de

inventarios, actividad complementaria para llevar una adecuada gestión de

compras.

El Proceso Gestión de la Red fue descentralizado en tres zonas: Región

Chorotega, Región Central y Región Huetar Brunca, para formar procesos

independientes entre si.

15

En la siguiente figura, se muestra el mapa de Costa Rica, junto con un diagrama

superpuesto del RNTE y la demarcación de las regiones antes mencionadas.

Figura 3: Demarcación Regional de la Red Nacional de Transporte de Electricidad (RNTE)

16

2.1.3 Compromiso Regional por la Competitividad

En 1995 los gobiernos centroamericanos acordaron: 1. Crear y poner en marcha

un mercado eléctrico centroamericano mayorista y 2. Desarrollar el primer sistema

regional de transporte de energía, en donde cualquier agente calificado pueda

vender o comprar electricidad, independiente de su ubicación geográfica. Esta

intención fue conocida como Proyecto SIEPAC (Sistema de Interconexión

Eléctrica de los Países de América Central).

El Tratado Marco del Mercado Eléctrico de América Central (Tratado Marco) fue

suscrito por los presidentes de los gobiernos centroamericanos, el día 28 de

diciembre de 1996 en la ciudad de Guatemala, y consiste de un mecanismo

jurídico que compromete a los seis países a determinadas reglas comunes,

necesarias para asegurar el éxito del desarrollo del mercado eléctrico

centroamericano. Posteriormente el Tratado Marco y su primer protocolo fueron

ratificados por los Congresos Nacionales.

El Tratado Marco crea dos figuras regionales, el Ente Operador Regional (EOR) y

la Comisión Regional de Interconexión Eléctrica (CRIE).

El EOR es una entidad regional con personería jurídica propia y capacidad de

derecho público internacional, situado en El Salvador. Es responsable de dirigir y

coordinar la operación técnica del Sistema Eléctrico Regional (SER), y realizar la

gestión comercial del Mercado Eléctrico Regional (MER) con criterio técnico y

económico de acuerdo con la regulación regional aprobada por la CRIE. (CRIE,

2005).

17

La CRIE es ente regulador del MER (Gobiernos Centroamericanos, 1996), con

personalidad jurídica propia y capacidad de derecho público internacional,

domiciliado en Guatemala.

Además el Tratado Marco impulsa paralelamente la construcción de la primera

línea de transmisión regional, conocida como Línea SIEPAC (Línea del Sistema de

Interconexión Eléctrica de los Países de América Central).

En 1999, entró en vigencia el Tratado Marco, con lo que obligó al ICE a tomar

nuevos estándares de calidad y confiabilidad definidos por el mismo mercado

mayorista.

Para lograr tal objetivo, la UENTE preparó el Programa de Refuerzos Nacionales

(PRN), el cual consiste de una serie de proyectos para la mejora de la

infraestructura de la RNTE, con el fin disminuir la brecha entre los actuales índices

de desempeño de la red (parámetros eléctricos), y los índices de desempeño

propuestos por el mercado regional. Esto proyectos abarcan la construcción de

nuevas subestaciones y líneas de transmisión, reconstrucción de líneas de

transmisión existentes para aumentar su capacidad de transporte, modificación de

los esquemas de barras de subestaciones existentes y la implementación de

sistemas de comunicación digital entre las subestaciones. Al final permitirá a la

RNTE poder convivir operar con la Red de Transporte Regional (RTR).

Sin embargo, el Tratado Marco fue concebido para incentivar la inversión del

capital privado (Gobiernos Centroamericanos, 1996), de manera que cuando entre

a operar la Línea SIEPAC en el año 2008, los proyectos de inversión de las

empresas eléctricas estatales en Centroamérica (como por ejemplo: construcción

de plantas hidroeléctricas, subestaciones y de líneas de transmisión), cuyo interés

estratégico sea regional, serán administrados por el EOR.

18

Ante este panorama, se pone en riesgo la existencia de la UEN Proyectos y

Servicios Asociados (UENPYSA), encargada de la cuarta área de negocio del

sector eléctrico del ICE, y de los servicios que brinda la UENPYSA a las demás

UEN del Sector Eléctrico.

Esto obligará a la UENTE a considerar subcontratar servicios a terceros, que

actualmente son brindados por la UENPYSA, por lo que colocará la Gestión de las

Adquisiciones en una posición de estrategia vital para las futuras operaciones, no

solo de la UENTE, sino del Sector de Electricidad del ICE.

19

2.1.4 Realidad Actual de la Contratación Administrativa

El modelo de desarrollo económico centroamericano hace décadas atrás, se

orientaba a la sustitución de las importaciones y a la expansión de las funciones

del Estado como catalizador del proceso de desarrollo económico.

Hoy día el modelo de desarrollo económico se ha sustituido por la liberación

económica y la inserción de las economías nacionales en los mercados

internacionales como resultado de la globalización, y por la tendencia hacia la

modernización del Estado para contraerse y descentralizarse. (Lizano, 2000).

En Costa Rica, el cambio del modelo de desarrollo económico obliga a analizar y

adaptar los procesos para las adquisiciones del sector público a las nuevas

circunstancias. Según Bellanger (2006), las adquisiciones en el sector público,

más que procesos mecánicos, son importantes factores políticos que pueden

convertirse en valiosas oportunidades económicas para el desarrollo; pues el

Gobierno tiene poderes que lo capacitan para obtener ciertas cosas a un costo

menor que una organización privada (una sin los poderes especiales del

Gobierno) (Coase, 1960).

Sin embargo, los paises pierden de vista valiosas oportunidades económicas

cuando mantienen antiguos esquemas y procedimientos de adquisición, los cuales

llegan a convertirse con el tiempo en obsoletos e incongruentes (Bellanger, 2006).

La maquinaria administrativa del Gobierno no es en sí misma, exenta de costo.

Ronald Coase (1960) señala que no hay razón para suponer que las regulaciones

zonales y restrictivas, realizadas por una administración falible sujeta a presiones

políticas y operando sin el aliciente competitivo, será necesariamente siempre

aquella que incremente la eficiencia con que opera el sistema económico.

20

A pesar que los cambios y reformas mundiales han dejado su huella en la

Administración Pública en Centroamérica, las adquisiciones del sector público en

términos generales, no han sido ajustadas como parte de ese proceso de cambio.

(Bellanger, 2006)

Por tradición, en la Administración Pública Centroamericana no han existido

instituciones especializadas que se dediquen a vigilar y/o administrar los procesos

de adquisición de forma prioritaria y sistemática, dando lugar a inconsistencias en

la aplicación de las normas que rigen las adquisiciones, así como deficiencias en

los sistemas de control. (Bellanger, 2006)

En Costa Rica desde hace ya algunos años funciona la Proveeduría Nacional

como ente técnico y consultivo de los procesos de adquisición del Estado. Pero el

Estado todavía tiene grandes dificultades en lograr una interacción entre diferentes

instituciones adquirientes debido a que las responsabilidades de los procesos de

las adquisiciones, por lo general, se han encontrado fragmentadas o diluidas,

provocando que la administración central del Estado no tenga una visión integral.

(Bellanger, 2006)

Desde el siglo pasado, los sistemas de control de compras públicas se centraban

en la fiscalización detallada y la aprobación previa de los actos administrativos

(Herrero, 2005)

Fernando Herrero (2005), Exministro de Hacienda, señala que el Control de las

Compras Estatales, se ha convertido en un peso excesivo para el desarrollo de las

instituciones estatales, a pesar que desde hace 60 años, existe en el mundo

sistemas industriales de control de calidad – fundamentados en el análisis de

riesgo y el uso de métodos estadísticos – y la experiencia adquirida de la

21

transferencia de las aprobaciones previas por parte de los órganos externos hacia

los responsables de la toma de decisiones, impulsada por la imposibilidad de

fiscalizar las decisiones detalladas durante la Segunda Guerra Mundial.

La tendencia a descentralizar provoca que la mayor parte de las entidades

públicas no cuenten con personal capaz y experimentado en el campo de las

adquisiciones, de manera que las probabilidades de cumplir adecuadamente los

procesos de adquisiciones sean pocas. (Bellenger, 2006).

Así mismo la descentralización de las adquisiciones deja de lado los beneficios

que brinda la Economía de Escala, al no concebir las compras y los proyectos

dentro de una Visión Integral Estratégica del Estado.

Herrero (2005) propone la necesidad de redoblar la marcha en 3 direcciones:

a. La Contraloría debe superar los métodos arcaicos del control previo y

sustituirlos por un sistema avanzado de control estratégico.

b. El Sistema de Control debe descentralizarse, fortaleciendo las instituciones, su

capacidad de decidir y su responsabilidad por sus actuaciones.

c. El Marco Normativo debe ajustarse para dar un papel protagónico al interés

colectivo y eliminar los incentivos perversos para apelaciones injustificadas.

22

En Costa Rica, la compras administradas por el Estado se encuentran reguladas

por la Ley de Contratación Administrativa, Ley Nº 7494, de 2 de mayo de 1995, y

acompañada por otras leyes en el plano del control: Ley Orgánica de la

Contraloría General de la República, la Ley de Administración Financiera de la

República y Presupuestos Públicos y la Ley General de Control Interno.

El 4 de julio de 2006, salió publicada en el diario oficial La Gaceta la Ley Nº 8511,

que reforma la Ley de Contratación Administrativa la cual se tramitaba en el

Expediente Legislativo 15583 (CPAJ-ALCR, 2006).

23

2.2 Teoría de la administración de proyectos

2.2.1 Introducción a la Administración de Proyectos

Según Gido y Clements (2003), un proyecto es un esfuerzo para lograr un objetivo

específico mediante una serie especial de actividades interrelacionadas y la

utilización eficiente de los recursos.

Sobre dicha definición podemos comentar que una vez que se logra tal objetivo

específico el esfuerzo cumple su cometido.

Igualmente el PMI (2004) define también el proyecto como un esfuerzo temporal

que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.

En ambas definiciones se encuentran implícitas tres importantes características de

cualquier proyecto: 1. Es temporal, porque encierra al proyecto dentro de un

marco temporal específico. 2. Es único, la singularidad de los productos o

servicios obtenidos a través de los proyectos, resaltan esta característica. 3. Es

secuencial, el cual es una característica de los proyectos que acompaña a los

conceptos temporal y único (PMI, 2004), como ejemplo la ejecución gradual de la

etapas de un proyecto.

24

2.2.2 Ciclo de vida del proyecto

Una forma práctica de poder administrar los proyectos, es dividir a los mismos por

etapas, dado que las etapas respetan las tres características importantes de los

proyectos antes mencionadas. El conjunto de esas fases se conoce como Ciclo de

Vida del Proyecto (PMI, 2004).

A continuación se muestran dos ejemplos del Ciclo de Vida del Proyecto.

Etapa IFACTIBILIDADFormulación del proyectoEstudios básicos de factibilidadDiseño estratégico y evaluación

Decisión de continuar con el proyecto

IEtapa IIDISEÑODiseño básicoCosteo y calendarizaciónCondiciones y términos contractualesPlaneación detallada

Contratos principales de arrendamiento

IIEtapa IIIPRODUCCIÓNFabricaciónExpediciónObra civilInstalaciónPruebas

III IVEtapa IVCULMINACIÓN Y PUESTA EN MARCHAPruebas finalesMantenimiento

InstalaciónOperación sustancialmente completa

Porc

enta

je d

e te

rmin

ació

n

Figura 4: Ciclo de vida del proyecto de acuerdo al porcentaje de terminación (Morris, 2005)

25

INICIAL INTERMEDIA FINAL

Acta

Enunciado del Alcance

Plan

Línea Base

Avance

Aceptación

IdeaEquipo de dirección del proyecto

Aprobación

Entrega

Producto

Entradas

Fase

Salidas de la dirección de

proyectos

Producto entregable del proyecto

Figura 5: Ciclo de vida del proyecto de acuerdo a las entradas y salidas (PMI, 2004)

En ambos ejemplos, se observa como el Ciclo de Vida del Proyecto esta

caracterizado por los entregables generados durante la ejecución del proyecto.

En ningún momento hay que confundir las fases del Ciclo de Vida del Proyecto

con los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos, descritos con detalle en

el apartado 2.2.3.

26

2.2.3 Grupos de procesos de la Dirección de Proyectos

Los procesos de la Dirección de Proyectos se dividen en cinco grupos:

• Procesos de Iniciación.

• Procesos de Planificación

• Procesos de Ejecución

• Procesos de Seguimiento y Control

• Procesos de Cierre.

Procesos deSeguimiento y Control

Procesosde Iniciación

Procesosde Planificación

Procesosde Ejecución

Procesosde Cierre

Figura 6: Relación entre los Grupos Procesos de la Dirección de Proyectos (PMI, 2004)

Seguidamente se explica cada grupo de procesos de la Dirección de Proyectos.

27

Grupo de Procesos de Iniciación:

En la siguiente figura, se muestra el Grupo de Procesos de Iniciación y sus

interrelaciones:

Desarrollar el Acta de Constitución

del Proyecto 3.2.1.1 (4.1)

Desarrollar el Enunciado del Alcance del

Proyecto (Preliminar) 3.2.1.2 (4.2)

GRUPO DE PROCESOS DE PLANIFICACIÓN

GRUPO DE PROCESOS DE EJECUCIÓN

GRUPO DE PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

Figura 7: Grupo de Proceso de Iniciación (PMI, 2004)

El Grupo de Procesos de Iniciación facilitan la autorización formal para comenzar

un nuevo proyecto o fase del mismo. Durante el proceso de iniciación se refina la

descripción del alcance inicial y los recursos que la organización está dispuesta a

invertir. Además se documentan las restricciones y asunciones iniciales, los cuales

se reflejaran en el Acta de Constitución del Proyecto. (PMI, 2004)

28

El grupo lo componen los siguientes procesos:

• Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto.

• Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto (Preliminar).

Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto:

El Acta de Constitución del Proyecto corresponde al documento que autoriza

formalmente un proyecto, además que confiere al director del proyecto la

autoridad para aplicar recursos de la organización a las actividades del proyecto.

(PMI, 2004)

Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto (Preliminar):

El Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar, es la definición del proyecto, y

trae con sigo los objetivos que deberán cumplirse en el proyecto, los requisitos o

características de los productos obtenidos, criterios de aceptación, límites del

proyecto, restricciones y asunciones del proyecto, EDT inicial, estimación de

costes de orden de magnitud. (PMI, 2004)

29

Grupo de Procesos de Planificación:

En la siguiente figura, se muestra el Grupo de Procesos de Planificación y sus

interrelaciones:

Planificación del A lcance 3 .2.2.2

(5.1)

Planificación del A lcance 3 .2.2.2

(5.1)

Definic ión del Alcance 3.2.2 .3

(5.2)

Definic ión del Alcance 3.2.2 .3

(5.2)

Definición de las A ctiv idades 3.2.2.5

(6.1)

Definición de las A ctiv idades 3.2.2.5

(6.1)

Crear EDT 3.2.2.4 (5.3)Crear EDT

3.2.2.4 (5.3)

E stimación de Recursos de las

Actividades 3.2.2.7 (6 .3)

E stimación de Recursos de las

Actividades 3.2.2.7 (6 .3)

Estimación de la Duración de las

A ctiv idades 3.2.2.8 (6.4)

Estimación de la Duración de las

A ctiv idades 3.2.2.8 (6.4)

Estimación de Costes 3.2.2 .10

(7.1)

Estimación de Costes 3.2.2 .10

(7.1)

Planificación de la Gestión de

Riesgos 3 .2 .2.15 (11.1)

Planificación de la Gestión de

Riesgos 3 .2 .2.15 (11.1)

Estab lecimiento de la Secuencia de las Actividades

3.2 .2 .6 (6 .2)

Estab lecimiento de la Secuencia de las Actividades

3.2 .2 .6 (6 .2)

Identificación de R iesgos 3 .2.2.16

(11.2)

Identificación de R iesgos 3 .2.2.16

(11.2)

Aná lis is C ualitativo de R iesgos

3.2 .2 .17 (11.3)

Aná lis is C ualitativo de R iesgos

3.2 .2 .17 (11.3)

Preparación del Presupuesto de Costes 3.2.2 .11

(7.2)

Preparación del Presupuesto de Costes 3.2.2 .11

(7.2)

Desarro llo del Cronograma 3.2 .2 .9 (6 .5)

Desarro llo del Cronograma 3.2 .2 .9 (6 .5)

Plan ificación de los Recursos

Humanos 3.2.2.13 (9.1)

Plan ificación de los Recursos

Humanos 3.2.2.13 (9.1)

Plan ificación de C alidad 3.2.2.12

(8.1)

Plan ificación de C alidad 3.2.2.12

(8.1)

A nálisis Cuantita tivo de

Riesgos 3 .2 .2.18 (11.4)

A nálisis Cuantita tivo de

Riesgos 3 .2 .2.18 (11.4)

Planificación de las

Comunicaciones 3 .2 .2 .14 (10.1)

Planificación de las

Comunicaciones 3 .2 .2 .14 (10.1)

P lanificar la Contra tación

3.2.2.21 (12.2)

Plan ificar las Com pras y

Adquisiciones 3 .2 .2.20 (12.1)

P lanificación de la Respuesta a los Riesgos 3.2.2 .19

(11.5)

P lanificación de la Respuesta a los Riesgos 3.2.2 .19

(11.5)

Desarrollar el Plan de Gestión


Desarrollar el Plan de Gestión


GRUPO DE PROCESOS DE

SEGUIMIENTO Y CONTROL


SEGUIMIENTO Y CONTROL


INICIACIÓN


INICIACIÓN


EJECUCIÓN


EJECUCIÓN


CIERRE


CIERRE

Proceso de Gestión de las Adquisiciones del ProyectoProceso de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

Figura 8: Grupos de Procesos de Planificación (PMI, 2004)

30

El Grupo de Procesos de Planificación ayudan a recoger información de varias

fuentes para planificar y gestionar con éxito un proyecto para la organización. Los

procesos de planificación desarrollan el Plan de Gestión del Proyecto, además que

identifican, definen y maduran el alcance del proyecto, el costo y planifican las

actividades del proyecto. (PMI, 2004)

Este grupo está compuesto por 21 procesos, los cuales son:

• Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto

• Planificación del Alcance

• Definición del Alcance

• Crear EDT

• Definición de las Actividades

• Establecimiento de la Secuencia de las Actividades

• Estimación de Recursos de las Actividades

• Estimación de la Duración de las Actividades

• Desarrollo del Cronograma

• Estimación de Costes

• Preparación del Presupuesto de Costes

• Planificación de Calidad

• Planificación de los Recursos Humanos

• Planificación de las Comunicaciones

• Planificación de la Gestión de Riesgos

• Identificación de Riesgos

31

• Análisis Cualitativo de Riesgos

• Análisis Cuantitativos de Riesgos

• Planificación de la Respuesta a los Riesgos

• Planificar las Compras y Adquisiciones

• Planificar la Contratación

De la anterior lista, los procesos: Planificar las Compras y Adquisiciones, y

Planificar la Contratación, pertenecen al Área del Conocimiento de la Gestión de

las Adquisiciones según el PMI (2004).

32

Grupo de Procesos de Ejecución:

En la siguiente figura, se muestra el Grupo de Procesos de Ejecución y sus

interrelaciones:

Realizar Aseguramiento

de Calidad 3.2.3.2 (8.2)

Dirigir y Gestionar la

Ejecución del Proyecto 3.2.3.1

(4.4)

Adquirir el Equipo del

Proyecto 3.2.3.3 (9.2)

Desarrollar el Equipo del

Proyecto 3.2.3.4 (9.3)

Solicitar Respuestas de

Vendedores 3.2.3.6 (12.3)

Distribución de la Información 3.2.3.5 (10.2)

Selección de Vendedores

3.2.3.7 (12.4)

GRUPO DE PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y

CONTROL

GRUPO DE PROCESOS DE CIERRE



INICIACIÓN


de Calidad 3.2.3.2 (8.2)


de Calidad 3.2.3.2 (8.2)



(4.4)



(4.4)


Proyecto 3.2.3.3 (9.2)


Proyecto 3.2.3.3 (9.2)


Proyecto 3.2.3.4 (9.3)


Proyecto 3.2.3.4 (9.3)








3.2.3.7 (12.4)


3.2.3.7 (12.4)

GRUPO DE PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y

CONTROL

GRUPO DE PROCESOS DE CIERRE



INICIACIÓN


Figura 9: Grupo de Procesos de Ejecución (PMI, 2004)

El grupo está conformado por procesos utilizados para completar el trabajo

definido en el Plan de Gestión del Proyecto a fin de cumplir con los requisitos del

proyecto. En estos procesos se realiza la coordinación de personas y recursos,

como también la integración y ejecución del proyecto.

33

El Grupo de Procesos de Ejecución lo componen los siguientes siete procesos:

• Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto

• Realizar Aseguramiento de Calidad

• Adquirir el Equipo del Proyecto

• Desarrollar el Equipo del Proyecto

• Distribución de la Información.

• Solicitar Respuestas de Vendedores

• Selección de Vendedores

De la anterior lista, los procesos: Solicitar Respuesta de Vendedores y Selección

de Vendedores, pertenecen al Área del Conocimiento de la Gestión de las

Adquisiciones según el PMI (2004).

34

Grupo de Procesos de Seguimiento y Control:

En la siguiente figura, se muestra el Grupo de Procesos de Seguimiento y Control,

y sus interrelaciones:

Verificación del Alcance 3.2.4.3

(5.4)

Control del Alcance 3.2.4.4

(5.5)

Control del Cronograma 3.2.4.5 (6.6)

Control de Costes 3.2.4.6

(7.3)

Realizar Control de Calidad

3.2.4.7 (8.3)

Gestionar el Equipo del

Proyecto 3.2.4.8 (9.4)

Informar el Rendimiento 3.2.4.9 (10.3)

Gestionar a los Interesados

3.2.4.10 (10.4)

Seguimiento y Control de Riesgos

3.2.4.11 (11.6)

Administración del Contrato

3.2.4.12 (12.5)

Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto

3.2.4.1 (4.5)

Control Integrado de

Cambios 3.2.4.2 (4.6)


INICIACIÓN



EJECUCIÓN


CIERRE

Verificación del Alcance 3.2.4.3

(5.4)

Control del Alcance 3.2.4.4

(5.5)

Control del Cronograma 3.2.4.5 (6.6)


(7.3)


(7.3)


3.2.4.7 (8.3)


3.2.4.7 (8.3)


Proyecto 3.2.4.8 (9.4)


Proyecto 3.2.4.8 (9.4)




3.2.4.10 (10.4)


3.2.4.10 (10.4)


3.2.4.11 (11.6)


3.2.4.11 (11.6)


3.2.4.12 (12.5)


3.2.4.12 (12.5)

Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto

3.2.4.1 (4.5)

Control Integrado de

Cambios 3.2.4.2 (4.6)


INICIACIÓN


INICIACIÓN




EJECUCIÓN


EJECUCIÓN


CIERRE


CIERRE


Figura 10: Grupo de Procesos de Seguimiento y Control (PMI, 2004)

35

Este grupo esta compuesto por 12 procesos, indicados a continuación:

• Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto

• Control Integrado de Cambios

• Verificación del Alcance

• Control del Alcance

• Control del Cronograma

• Control de Costes

• Realizar Control de Calidad

• Gestionar el Equipo del Proyecto

• Informar el Rendimiento

• Gestionar a los Interesados

• Seguimiento y Control de Riesgos

• Administración del Contrato

De la anterior lista, el proceso: Administración del Contrato pertenecen al Área del

Conocimiento de la Gestión de las Adquisiciones según el PMI (2004).

36

Grupo de Procesos de Cierre:

En la siguiente figura, se muestra el Grupo de Procesos de Cierre y sus

interrelaciones:

Cerrar Proyecto 3.2.5.1 (4.7)

Cierre del Contrato 3.2.5.2

(12.6)




Cerrar Proyecto 3.2.5.1 (4.7)

Cierre del Contrato 3.2.5.2

(12.6)





Figura 11: Grupo de Procesos de Cierre (PMI, 2004)

El grupo lo componen los siguientes procesos:

• Cerrar el Proyecto

• Cierre del Contrato

37

Cerrar Proyecto:

Este proceso supone realizar la parte del cierre del proyecto del plan de gestión

del proyecto. Incluye finalizar todas las actividades completadas a lo largo de

todos los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos para cerrar

formalmente el proyecto o fase del proyecto (PMI, 2004)

Además se establecen procedimientos para coordinar las actividades requeridas

para verificar y documentar los productos entregables del proyecto, coordinar e

interactuar para formalizar la aceptación de estos productos entregables por parte

del cliente o del patrocinador, e investigar y documentar las razones por las cuales

se realizaron ciertas acciones si un proyecto se da por finalizado antes de

completarlo. (PMI, 2004)

Cierre del Contrato:

Da un respaldo al proceso de Cerrar Proyecto, pues incluye la verificación de que

todo el trabajo y todos los productos entregables han sido aceptables. Además

incluye actividades administrativas como: actualización de registros para reflejar

los resultados finales y archivo de dicha información para uso en el futuro. (PMI,

2004). Este último proceso pertenece al Área del Conocimiento de la Gestión de

las Adquisiciones según el PMI (2004).

38

2.2.4 Áreas del Conocimiento de la Dirección de Proyectos

Otra forma de visualizar los procesos de la Dirección de Proyectos, de acuerdo

con el PMI (2004), es clasificándolos en Áreas del Conocimiento. Según PMI

(2004) existen nueve áreas del conocimiento de la Dirección de Proyectos, los

cuales son:

• Gestión de la Integración del Proyecto

• Gestión del Alcance del Proyecto

• Gestión del Tiempo del Proyecto

• Gestión del Costo del Proyecto

• Gestión de la Calidad del Proyecto

• Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto

• Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

• Gestión de los Riesgos del Proyecto

• Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

39

2.2.5 Gestión de las Adquisiciones del Proyecto según PMI

En esta figura observamos las interrelaciones entre los procesos del Área del

Conocimiento de las Adquisiciones del Proyecto:

Planificar las Compras y

Adquisiciones 12.1 (3.2.2.20)

Control Integrado de Cambios 4.6

(3.2.4.2)

Condiciones del mercado Plan de gestión del proyecto

Planificar la Contratación 12.2

(3.2.2.21)


Vendedores 12.3 (3.2.3.6)

Selección de Vendedores 12.4

(3.2.3.7)

Administración del Contrato 12.5

(3.2.4.12)

Cierre del Contrato 12.6

(3.2.5.2)

Desarrollar el Plan de

Gestión del Proyecto 4.3

(3.2.2.1)

Definición del Alcance 5.2

(3.2.2.3) Crear EDT 5.3 (3.2.2.4)

Estimación de Recursos de las Actividades 6.3

(3.2.2.7) Desarrollo del Cronograma 6.5

(3.2.2.9)

Estimación de Costes 7.1 (3.2.2.10)

Preparación del Presupuesto de

Costes 7.2 (3.2.2.11)

Identificación de Riesgos 11.2

(3.2.2.16) Planificación de la Respuesta a los

Riesgos 11.5 (3.2.2.19)

Informar el Rendimiento 10.3 (3.2.4.9)


Ejecución del Proyecto 4.4

(3.2.3.1)

Cerrar Proyecto 4.7

(3.2.5.1)

Activos de los procesos de la organización

Factores Ambientales de la

Empresa

Habilidades de compra

Políticas, procedimientos y guíasLecciones aprendidasBase de datos de conocimientos

Plan de gestión de las adquisicionesEnunciado del trabajo del contratoDecisiones de fabricación propia o compra

Solicitudes de cambio aprobadasAcciones correctivas aprobadas

Enunciado del alcance del proyecto

Estructura de desglose del trabajoDiccionario de la EDT

Estimación de recursos de las actividades

Cronograma del proyecto

Documentos de la adquisiciónCriterios de evaluaciónEnunciado del trabajo del contrato (actualizaciones)

Lista de vendedores calificadosPaquete de documentos de la adquisiciónPropuestas

Cambios solicitados

Estimación de costes de las actividades

Preparación del presupuesto de costes

Registro de riesgos

Acuerdos contractuales relacionados con el riesgo

Vendedores SeleccionadosContratoPlan de gestión del contratoDisponibilidad de recursos

Informes de rendimientoPlan de gestión de las adquisiciones (actualizaciones)

Cambios solicitadosAcciones correctivas recomendadas

Información sobre el rendimiento del trabajo

Documentación del contrato

Plan de gestión de las adquisiciones

Plan de gestión del contratoActivos de los procesos de la organización (actualizaciones)

Contratos cerrados

Procedimiento de cierre de los contratos






(3.2.4.2)


(3.2.4.2)

Condiciones del mercado Plan de gestión del proyecto


(3.2.2.21)


(3.2.2.21)






(3.2.3.7)


(3.2.3.7)


(3.2.4.12)


(3.2.4.12)


(3.2.5.2)


(3.2.5.2)



(3.2.2.1)



(3.2.2.1)


(3.2.2.3) Crear EDT 5.3 (3.2.2.4)


(3.2.2.3) Crear EDT 5.3 (3.2.2.4)



(3.2.2.9)



(3.2.2.9)



Costes 7.2 (3.2.2.11)



Costes 7.2 (3.2.2.11)



Riesgos 11.5 (3.2.2.19)



Riesgos 11.5 (3.2.2.19)





(3.2.3.1)



(3.2.3.1)

Cerrar Proyecto 4.7

(3.2.5.1)

Cerrar Proyecto 4.7

(3.2.5.1)




Empresa


Empresa

Habilidades de compra

Políticas, procedimientos y guíasLecciones aprendidasBase de datos de conocimientos

Plan de gestión de las adquisicionesEnunciado del trabajo del contratoDecisiones de fabricación propia o compra

Solicitudes de cambio aprobadasAcciones correctivas aprobadas

Enunciado del alcance del proyecto

Estructura de desglose del trabajoDiccionario de la EDT

Estimación de recursos de las actividades

Cronograma del proyecto

Documentos de la adquisiciónCriterios de evaluaciónEnunciado del trabajo del contrato (actualizaciones)

Lista de vendedores calificadosPaquete de documentos de la adquisiciónPropuestas

Cambios solicitados

Estimación de costes de las actividades

Preparación del presupuesto de costes

Registro de riesgos

Acuerdos contractuales relacionados con el riesgo

Vendedores SeleccionadosContratoPlan de gestión del contratoDisponibilidad de recursos

Informes de rendimientoPlan de gestión de las adquisiciones (actualizaciones)

Cambios solicitadosAcciones correctivas recomendadas

Información sobre el rendimiento del trabajo

Documentación del contrato

Plan de gestión de las adquisiciones

Plan de gestión del contratoActivos de los procesos de la organización (actualizaciones)

Contratos cerrados

Procedimiento de cierre de los contratos

Figura 12: Flujo de Procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto (PMI, 2004)

40

La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos para comprar o

adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del

proyecto para realizar el trabajo. Este capitulo presenta dos perspectivas de

adquisición. La organización puede ser la compradora o la vendedora del

producto, servicio o resultados bajo un contrato. (PMI, 2004)

La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de gestión del

contrato y de control de cambios necesarios para administrar contratos u órdenes

de compra emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto. (PMI,

2004)

La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto también incluye la administración de

cualquier contrato emitido por una organización externa (el comprador) que esté

adquiriendo el proyecto a la organización ejecutante (el vendedor), y la

administración de las obligaciones contractuales que corresponden al equipo del

proyecto en virtud del contrato. (PMI, 2004)

Según el PMI (2004), los procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

son:

1. Planificar las Compras y Adquisiciones: determinar qué comprar o adquirir,

y cuando y cómo hacerlo.

2. Planificar la Contratación: documentar los requisitos de los productos,

servicios y resultados, e identificar a los posibles vendedores.

3. Solicitar Respuestas de Vendedores: obtener información, presupuestos,

licitaciones, ofertas o propuestas según corresponda.

41

4. Selección de Vendedores: revisar ofertas, elegir entre posibles vendedores,

y negociar un contrato por escrito con cada vendedor.

5. Administración del Contrato: gestionar el contrato y la relación entre el

comprador y el vendedor, revisar y documentar cuál es o fue el rendimiento

de un vendedor a fin de establecer las acciones correctivas necesarias y

proporcionar una base para relaciones futuras con el vendedor, gestionar

cambios relacionados con el contrato y, cuando corresponda, gestionar la

relación contractual con el comprador externo del proyecto.

6. Cierre del Contrato: completar y aprobar cada contrato, incluida la

resolución de cualquier tema abierto, y cerrar cada contrato aplicable al

proyecto o a una fase del proyecto.

Estos procesos interactúan entre sí y también con los procesos de las demás

Áreas de Conocimiento. Cada proceso puede implicar el esfuerzo de una o más

personas o grupos de personas, dependiendo de los requisitos del proyecto. Cada

proceso tiene lugar por lo menos una vez en cada proyecto y se realiza en una o

más fases del proyecto, si el proyecto se encuentra dividido en fases. (PMI, 2004)

Cabe resaltar que si bien los procesos se presenta el PMI son como componentes

discretos con interfaces bien definidas, en la realidad, estos se solapan e

interactúan de formas que no se muestran en la Guía PMBOK (PMI, 2004).

42

Los procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto se encargan de

contratos, que son documentos legales entre un comprador y un vendedor. Un

contrato es un acuerdo vinculante para las partes en virtud del cual el vendedor se

obliga a proveer los productos, servicios o resultados especificados, y el

comprador se obliga a proporcionar dinero u otra contraprestación válida.

Comprador VendedorContrato

Figura 13: Relación entre Comprador y Vendedor

Un contrato e un vínculo legal sujeto a resolución en los juzgados. El acuerdo

puede ser simple o complejo, y puede reflejar la simplicidad o complejidad de los

productos entregables. Un contrato incluye términos y condiciones, y puede incluir

otros temas, tales como la propuesta del vendedor o literatura de marketing, y

cualquier otra documentación en la que el comprador se base para establecer lo

que el vendedor debe realizar o proporcionar. Es responsabilidad del equipo de

dirección del proyecto ayudar a adaptar el contrato a las necesidades específicas

del proyecto. Según el área de aplicación, los contratos también pueden

denominarse acuerdo, subcontrato u orden de compra. La mayoría de las

43

organizaciones cuentan con políticas y procedimientos documentados que definen

específicamente quién puede firmar y administrar dichos acuerdos en nombre de

la organización. (PMI, 2004)

Aunque todos los documentos del proyecto están sujetos a algún tipo de revisión y

aprobación, la naturaleza legalmente vinculante de un contrato generalmente

significa que estará sujeto a un proceso de aprobación más amplio. En todos los

casos, el objetivo principal del proceso de revisión y aprobación es asegurar que la

redacción del contrato describa los productos, los servicios o los resultados que

satisfarán la necesidad del proyecto identificada. En el caso de grandes proyectos

emprendidos por agencias públicas, el proceso de revisión puede incluir una

revisión pública del acuerdo. (PMI, 2004)

El equipo de dirección del proyecto puede buscar respaldo temprano de

especialistas en las disciplinas de contratación, adquisiciones y legislación. Dicha

participación puede venir exigida por una política de la organización. (PMI, 2004)

Las diferentes actividades implicadas en los procesos de Gestión de las

Adquisiciones del Proyecto forman el ciclo de vida de un contrato. Al gestionar

activamente el ciclo de vida del contrato y redactar cuidadosamente los términos y

condiciones del contrato, se pueden evitar o mitigar algunos riesgos identificables

del proyecto. Celebrar un contrato por productos o servicios es uno de los

métodos para asignar la responsabilidad de gestionar o asumir posibles riesgos.

(PMI, 2004)

44

Un proyecto complejo puede involucrar la gestión de múltiples contratos o

subcontratos de forma simultánea o secuencial. En tales casos, cada ciclo de vida

de contrato puede finalizar durante cualquier fase del ciclo de vida del proyecto

(…). La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto es tratada dentro de la

perspectiva de la relación comprador-vendedor. La relación comprador-vendedor

puede existir a muchos niveles en cualquier proyecto, y entre organizaciones

internas y externas a la organización que compra. (PMI, 2004)

Dependiendo del área de aplicación, la parte vendedora puede ser denominada

contratista, subcontratista, vendedor, proveedor de servicios o proveedor.

Dependiendo de la posición de la parte compradora en el ciclo de adquisición del

proyecto, ésta puede denominarse cliente, contratista principal, contratista,

organización que compra, agencia gubernamental, solicitante de servicios o

comprador. (PMI, 2004)

VendedorComprador

Solicitante de Servicios Proveedor de Servicios

ClienteOrganización que compraAgencia GubernamentalComprador

Vendedor

Contratista Principal Contratista

Contratista Sub-contratista

VendedorVendedorCompradorComprador

Solicitante de Servicios Proveedor de Servicios

ClienteOrganización que compraAgencia GubernamentalComprador

Vendedor

Contratista Principal Contratista

Contratista Sub-contratista

Figura 14: Denominaciones del Comprador y Vendedor

45

Durante el Ciclo de Vida del Contrato, el vendedor puede ser considerado primero

como licitador, luego como fuente seleccionada, y finalmente como proveedor o

vendedor contratado.

De acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), generalmente, el vendedor

gestionará el trabajo como un proyecto si la adquisición no se limita a materiales,

bienes o productos comunes. En dichos casos:

• El comprador se transforma en el cliente, y por lo tanto es un interesado

clave en el proyecto para el vendedor.

• El equipo de dirección del proyecto del vendedor debe ocuparse de todos

los procesos de dirección de proyectos, no sólo de los de esta Área de

Conocimiento.

• Los términos y condiciones del contrato se convierten en entradas clave de

muchos de los procesos de gestión del vendedor. El contrato puede

efectivamente contener las entradas (por ejemplo, principales productos

entregables, hitos clave, objetivos de coste) o puede limitar las opciones del

equipo del proyecto (por ejemplo, a menudo, en los proyectos de diseño se

requiere que el comprador apruebe las decisiones de personal). (PMI,

2004)

La Guía PMBOK (PMI, 2004) supone dos situaciones: 1. el comprador de artículos

para el proyecto está dentro del equipo del proyecto y que el vendedor no

pertenece al equipo del proyecto, 2. que entre el comprador y el vendedor se

desarrolla y existe una relación contractual formal.

46

2.2.6 Procesos de la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

a. Planificar las Compras y Adquisiciones.

El proceso Planificar las Compras y Adquisiciones identifica qué necesidades del

proyecto pueden satisfacerse de mejor manera comprando o adquiriendo los

productos, servicios o resultados fuera de la organización del proyecto, y qué

necesidades del proyecto puede satisfacer el equipo del proyecto durante la

ejecución del proyecto. Este proceso implica considerar si es conveniente adquirir,

qué y cuánto adquirir, y cómo y cuándo hacerlo. (PMI, 2004)

Cuando el proyecto obtiene los productos, servicios y resultados necesarios para

el rendimiento del proyecto fuera de la organización ejecutante, se realizan los

procesos desde Planificar las Compras y Adquisiciones hasta Cierre del Contrato

para cada artículo que se va a comprar o adquirir. (PMI, 2004)

El proceso Planificar las Compras y Adquisiciones también incluye la

consideración de posibles vendedores, especialmente si el comprador desea

ejercer algún tipo de influencia o control sobre las decisiones de contratación.

También se deberá considerar quién es el responsable de obtener o mantener los

permisos y licencias profesionales relevantes que la legislación, alguna regulación

o la política de la organización puedan requerir al ejecutar el proyecto. (PMI, 2004)

El cronograma del proyecto puede influir significativamente en el proceso

Planificar las Compras y Adquisiciones. Las decisiones que se toman al desarrollar

el plan de gestión de las adquisiciones también pueden influir en el cronograma

47

del proyecto, y están integradas con el Desarrollo del Cronograma (…), la

Estimación de Recursos de las Actividades (…) y las decisiones de fabricación

propia o compra. (PMI, 2004)

El proceso Planificar las Compras y Adquisiciones comprende la revisión de los

riesgos involucrados en cada decisión de fabricación propia o compra; también

incluye la revisión del tipo de contrato que se planea usar con respecto a mitigar

los riesgos y transferir riesgos al vendedor. (PMI, 2004)

Cuadro 2: Entradas, Técnicas y Herramientas, y Salidas del Proceso: Planificar las Compras y Adquisiciones (PMI, 2004)

Entradas Herramientas y Técnicas Salidas

1. Factores ambientales de la

empresa. 2. Activos de los procesos de la

organización. 3. Enunciado del alcance del

proyecto. 4. Estructura de desglose del

trabajo. 5. Diccionario de la EDT 6. Plan de gestión del proyecto:

a. Registro de riesgos, b. Acuerdos contractuales relacionados con el riesgo, c. Requisitos de recursos, d. Cronograma del proyecto, e. Estimaciones de costes de las actividades, f. Línea base de coste.

1. Análisis de fabricación directa o

compra. 2. Juicio de expertos. 3. Estimación paramétrica. 4. Tipos de contratos.

1. Plan de gestión de las

adquisiciones. 2. Enunciado del trabajo del

contrato. 3. Decisiones de fabricación

directa o compra. 4. Cambios solicitados.

48

a.1 Entradas del Proceso: Planificar las Compras y Adquisiciones.

a.1.1 Factores Ambientales de la Empresa

Los factores ambientales de la empresa (…) que se consideran incluyen las

condiciones del mercado, y qué productos, servicios y resultados están

disponibles en el mercado, quién los tiene, y bajo qué términos y condiciones. Si la

organización ejecutante no tiene grupos formales de compra o contratación,

entonces el equipo del proyecto tendrá que proporcionar los recursos y la

experiencia para realizar las actividades de adquisición del proyecto. (PMI, 2004)

a.1.2 Activos de los Procesos de la Organización

Los activos de los procesos de la organización (…) proporcionan las políticas,

procedimientos, guías y sistemas de gestión formales e informales existentes

relacionados con la adquisición, que se tienen en cuenta al desarrollar el plan de

gestión de las adquisiciones y seleccionar los tipos de contrato que se han de

usar. Las políticas de la organización a menudo restringen las decisiones de

adquisición. Estas restricciones de las políticas pueden incluir limitar el uso de

órdenes de compra simples y exigir que todas las compras que superen un

determinado valor usen una forma de contrato más larga, exigir formas específicas

de contratos, limitar la capacidad para tomar decisiones de fabricación propia o

compra específicas, y limitar o exigir tipos o tamaños específicos de vendedores.

Las organizaciones en algunas áreas de aplicación también cuentan con un

sistema establecido de proveedores de múltiples niveles, compuesto por

vendedores seleccionados y precalificados, para reducir el número de vendedores

directos de la organización y establecer una cadena de suministro extendida.

(PMI, 2004)

49

a.1.3 Enunciado del Alcance del Proyecto

El enunciado del alcance del proyecto (…) describe los límites, requisitos,

restricciones y asunciones del proyecto relacionados con el alcance del proyecto.

Las restricciones son factores específicos que pueden limitar las opciones tanto

del comprador como del vendedor. Una de las restricciones más comunes en

muchos proyectos es la disponibilidad de fondos. Otras restricciones pueden

incluir fechas de entrega requeridas, recursos especializados disponibles y

políticas de la organización. Las asunciones son factores que se considerarán

verdaderos, y que pueden incluir temas tales como la disponibilidad asumida de

múltiples vendedores o de un vendedor único. Los requisitos con implicaciones

contractuales y legales pueden incluir la salud, la seguridad personal y material, el

rendimiento, el medioambiente, los seguros, los derechos de propiedad intelectual,

igualdad de oportunidades de trabajo, licencias y permisos. El enunciado del

alcance del proyecto proporciona información importante sobre las necesidades y

estrategias del proyecto que se consideran durante el proceso Planificar las

Compras y Adquisiciones.

El enunciado del alcance del proyecto también proporciona la lista de productos

entregables, y los criterios de aceptación para el proyecto y sus productos,

servicios y resultados. También se consideran todos los factores que puede ser

necesario incluir en la documentación de adquisición y que deben ser transmitidos

a los vendedores dentro de un contrato.

El componente descripción del alcance del producto, del enunciado del alcance

del proyecto, proporciona información importante acerca de temas o aspectos

técnicos relacionados con los productos, servicios y resultados del proyecto, que

se consideran durante el proceso Planificar las Compras y Adquisiciones.

La estructura de desglose del trabajo (EDT) y los componentes del diccionario de

la EDT del enunciado del alcance del proyecto proporcionan el plan estructurado y

detallado para el alcance del proyecto. (PMI, 2004)

50

a.1.4 Estructura de Desglose del Trabajo

La estructura de desglose del trabajo (…) proporciona la relación entre todos los

componentes del proyecto y los productos entregables del proyecto (…). (PMI,

2004).

a.1.5 Diccionario de la EDT

El diccionario de la EDT (…) proporciona enunciados del trabajo detallados que

proporcionan una identificación de los productos entregables y una descripción del

trabajo en cada componente de la EDT necesario para producir cada producto

entregable. (PMI, 2004)

a.1.6 Plan de Gestión del Proyecto

El plan de gestión del proyecto (…) suministra el plan general para gestionar el

proyecto e incluye planes subsidiarios, como por ejemplo, un plan de gestión del

alcance, un plan de gestión de las adquisiciones, un plan de gestión de calidad y

planes de gestión de contratos, que proporcionan orientación e instrucciones para

la planificación de gestión de las adquisiciones. En la medida en que estén

disponibles otras salidas de planificación, esas otras salidas de planificación se

considerarán durante el proceso Planificar las Compras y Adquisiciones. (PMI,

2004).

51

De acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), otras salidas de planificación que se

consideran frecuentemente son:

• Registro de riesgos (…). Contiene información relacionada con los riesgos,

tal como los riesgos identificados, los propietarios de los riesgos y las

respuestas a los riesgos.

• Acuerdos contractuales relacionados con el riesgo (…). Incluye acuerdos

por seguros, servicios y otros temas, según corresponda, que se preparan

para especificar la responsabilidad de cada parte en cuanto a los riesgos

específicos, en caso de que ocurran.

• Requisitos de recursos de las actividades (…).

• Cronograma del proyecto (…).

• Estimaciones de costes de las actividades (…).

• Línea base de coste (…)

52

a.2 Herramientas y Técnicas del Proceso: Planificar las Compras y Adquisiciones

a.2.1 Análisis de Fabricación Propia o Compra.

El análisis de fabricación directa o compra es una técnica de dirección general y

una parte del proceso Planificar las Compras y Adquisiciones del proyecto que

puede usarse para determinar si el equipo del proyecto puede producir un

producto o servicio determinado, o puede ser comprado. Todas las restricciones al

presupuesto del proyecto se tienen en cuenta en las decisiones de fabricación

propia o compra. Si se va a tomar una decisión de compra, entonces se deberá

decidir, además, si es conveniente comprar o alquilar. El análisis incluye tanto los

costes directos como los indirectos. Por ejemplo, el análisis de la alternativa de

compra incluye tanto los costes reales de compra del producto como los costes

indirectos de la gestión del proceso de compra.

En un análisis de fabricación propia o compra, el hecho de que vaya a tomarse

una decisión de compra también refleja la perspectiva de la organización del

equipo del proyecto y las necesidades inmediatas del proyecto. Por ejemplo,

comprar un artículo (cualquier cosa, desde una grúa para la construcción hasta un

ordenador personal) en vez de alquilarlo o hacer un "leasing" puede ser o no

rentable desde la perspectiva del proyecto. Sin embargo, si la organización del

equipo del proyecto tiene una necesidad continuada de dicho artículo, la porción

del coste de compra asignada al proyecto puede ser menor que el coste del

alquiler. La asignación del coste puede basarse en un análisis del margen.

La estrategia de largo alcance de la organización del equipo del proyecto es

también un componente en el análisis de fabricación propia o compra. Es posible

que los artículos necesarios para el rendimiento del proyecto no estén disponibles

dentro de la organización. Sin embargo, la organización puede anticipar la

necesidad futura de dichos artículos, y los planes de la organización también

pueden basarse en la fabricación propia de los artículos en el futuro. Dichas

53

consideraciones pueden llevar a una decisión de fabricación a pesar de las

restricciones y los requisitos del proyecto actual. Cuando ocurre esto, los costes

cargados al proyecto pueden ser menores que los costes reales, representando la

diferencia la inversión de la organización para el futuro. (PMI, 2004)

a.2.2 Juicio de Expertos

El juicio de expertos técnicos es a menudo requerido para evaluar las entradas y

las salidas de este proceso. El juicio de expertos en compras también puede

usarse para desarrollar o modificar los criterios que se aplicarán para evaluar las

ofertas o las propuestas hechas por los vendedores. El juicio de expertos legales

puede involucrar los servicios de un abogado para ayudar con los términos y

condiciones de las adquisiciones que no se ajusten a las normas. Dicho juicio y

experiencia, incluida la experiencia en negocio y técnica, pueden aplicarse tanto a

los detalles técnicos de los productos, servicios o resultados adquiridos como a los

diferentes aspectos de los procesos de gestión de las adquisiciones. (PMI, 2004)

a.2.3 Tipos de Contrato

Según la Guía PMBOK (PMI, 2004), hay diferentes tipos de contratos, que serán

más o menos apropiados para los diferentes tipos de compras. El tipo de contrato

usado y los términos y condiciones específicos del contrato determinan el grado

de riesgo asumido tanto por el comprador como por el vendedor. Generalmente,

los contratos se dividen en tres grandes categorías:

54

• Contratos de precio fijo o de suma global. Esta categoría de contrato

implica un precio total fijo para un producto bien definido. Los contratos de

precio fijo pueden incluir también incentivos para quienes cumplan o

superen objetivos del proyecto seleccionados, tales como los objetivos del

cronograma. La forma más simple de contrato de precio fijo es una orden

de compra por un artículo específico que debe ser entregado en una fecha

específica por un precio determinado.

• Contrato de costes reembolsables. Esta categoría de contratos implica el

pago (reembolso) al vendedor de sus costes reales, más un honorario que,

por lo general, representa la ganancia del vendedor. Los costes se

clasifican generalmente en directos e indirectos. Los costes directos son

aquellos incurridos para beneficio exclusivo del proyecto (por ejemplo,

salarios del personal del equipo con dedicación completa). Los costes

indirectos, también denominados gastos generales y costes administrativos

y generales, son costes asignados al proyecto por el equipo del proyecto

como coste de hacer negocio (por ejemplo, salarios de la dirección

indirectamente involucrada en el proyecto y el coste de los servicios

públicos de electricidad para la oficina). Generalmente, los costes indirectos

se calculan como un porcentaje de los costes directos. Los contratos de

costes reembolsables incluyen a menudo cláusulas de incentivos en virtud

de las cuales, si el vendedor cumple o supera determinados objetivos del

proyecto, como los objetivos del cronograma o coste total, recibe del

comprador un incentivo o pago de bonificación. Hay tres tipos comunes de

contrato de costes reembolsables: CPF, CPFF y CPIF.

55

o Coste Más Honorarios (CPF) o Coste Más Porcentaje del Coste

(CPPC). Al vendedor se le reembolsan los costes permitidos por

realizar el trabajo del contrato y recibe un honorario calculado como

un porcentaje de los costes previamente acordado. El honorario

varía en función del coste real.

o Coste Más Honorarios Fijos (CPFF). Al vendedor se le reembolsan

los costes permitidos por realizar el trabajo del contrato y recibe un

honorario fijo calculado como un porcentaje de los costes estimados

del proyecto. El honorario fijo no varía con los costes reales a menos

que se modifique el alcance del proyecto.

o Coste Más Honorarios con Incentivos (CPIF). Al vendedor se le

reembolsan los costes permitidos por realizar el trabajo del contrato y

recibe un honorario predeterminado y una bonificación de incentivo,

dependiendo de que logre ciertos niveles de objetivos de rendimiento

establecidos en el contrato. En algunos contratos de CPIF, si los

costes finales son menores que los costes esperados, tanto el

comprador como el vendedor se benefician de los ahorros sobre la

base de una fórmula de distribución prenegociada.

• Contratos por Tiempo y Materiales (T&M). Los contratos por tiempo y

materiales son un tipo híbrido de acuerdo contractual que contiene

aspectos tanto de los contratos de costes reembolsables como de los

contratos de precio fijo. Estos tipos de contratos se asemejan a los

acuerdos de costes reembolsables en que son abiertos. El valor total del

acuerdo y la cantidad exacta de artículos a ser entregados no son definidos

por el comprador en el momento de la adjudicación del contrato. Por tanto,

los contratos por tiempo y materiales pueden crecer en valor contractual

como si fueran acuerdos del tipo de costes reembolsables. Por otro lado,

56

los acuerdos por tiempo y materiales también se asemejan a los acuerdos

de precio fijo. Por ejemplo, el comprador y el vendedor establecen por

anticipado las tarifas unitarias cuando ambas partes acuerdan las tarifas

para una categoría específica de recurso.

Los requisitos (por ejemplo, una versión estándar o personalizada del producto,

informes de rendimiento, presentaciones de datos de costes) que un comprador le

impone a un vendedor, junto con otras consideraciones de planificación, como el

grado de competencia del mercado y el grado de riesgo, también determinarán

qué tipo de contrato se usará. Además, el vendedor puede considerar algunos de

esos requisitos específicos como artículos que tienen costes adicionales. Otra

consideración se relaciona con la posible compra futura del producto o servicio

que va a ser adquirido por el equipo del proyecto. Cuando dicha posibilidad pueda

ser significativa, los vendedores pueden preferir o sentirse inducidos a cobrar

precios menores de los que cobrarían sin esa posible venta futura. Aunque esto

puede reducir los costes del proyecto, existen derivaciones legales si el comprador

promete dicha posibilidad y, de hecho, no se cumple. (PMI, 2004)

57

a.3 Salidas del Proceso: Planificar las Compras y Adquisiciones.

a.3.1 Plan de Gestión de las Adquisiciones

Según la Guía PMBOK (PMI, 2004), el plan de gestión de las adquisiciones

describe cómo serán gestionados los procesos de adquisición, desde el desarrollo

de la documentación de adquisición hasta el cierre del contrato. El plan de gestión

de las adquisiciones puede incluir:

• Los tipos de contratos que serán usados.

• Quién preparará estimaciones independientes y si son necesarias como

criterios de evaluación.

• Las acciones que el equipo de dirección del proyecto puede llevar a cabo

por sí mismo, si la organización ejecutante tiene un departamento de

adquisiciones, contratación o compras.

• Documentos de adquisición estandarizados, si fueran necesarios.

• Gestión de múltiples proveedores.

• Coordinación de las adquisiciones con otros aspectos del proyecto, como

establecer el cronograma e informar el rendimiento.

• Restricciones y asunciones que podrían afectar a las compras y

adquisiciones planificadas.

• Manejo de los períodos de adelanto requeridos para comprar o adquirir

artículos a los vendedores, y coordinación de los mismos con el desarrollo

del cronograma del proyecto.

• Manejo de las decisiones de fabricación propia o compra, y vinculación de

las mismas en los procesos Estimación de Recursos de las Actividades y

Desarrollo del Cronograma.

58

• Determinación de las fechas planificadas en cada contrato para los

productos entregables del contrato y coordinación con los procesos de

desarrollo y control del cronograma.

• Identificación de garantías de cumplimiento o de contratos de seguros para

mitigar algunas formas de riesgos del proyecto.

• Determinación de las instrucciones que se proporcionarán a los vendedores

para desarrollar y mantener una estructura de desglose del trabajo del

contrato.

• Determinación de la forma y el formato que se usarán en el enunciado del

trabajo del contrato.

• Identificación de vendedores seleccionados precalificados, si los hubiera,

que se utilizarán.

• Métricas de adquisiciones que se usarán para gestionar contratos y evaluar

vendedores.

El plan de gestión de las adquisiciones puede ser formal o informal, sumamente

detallado o ampliamente esbozado, y se basa en las necesidades del proyecto. El

plan de gestión de las adquisiciones es un componente subsidiario del plan de

gestión del proyecto (…). (PMI, 2004)

a.3.2 Enunciado del Trabajo del Contrato

Cada enunciado del trabajo del contrato define, para aquellos artículos que se van

a comprar o adquirir, sólo la parte del alcance del proyecto que está incluida

dentro del contrato relacionado. El enunciado del trabajo (SOW) correspondiente a

cada contrato se desarrolla a partir del enunciado del alcance del proyecto, de la

estructura de desglose del trabajo del proyecto (EDT) y del diccionario de la EDT.

El SOW del contrato describe el artículo a adquirir con suficiente detalle como para

permitir que los potenciales vendedores determinen si podrán suministrar el

artículo. El alcance del término “suficiente detalle” puede variar, dependiendo de la

59

naturaleza del artículo, de las necesidades del comprador o de la forma esperada

del contrato. Un SOW del contrato describe los productos, los servicios o los

resultados que el vendedor suministrará. La información contenida en un SOW del

contrato puede incluir: las especificaciones, la cantidad deseada, los niveles de

calidad, los datos de rendimiento, el período de rendimiento, el lugar del trabajo y

otros requisitos.

El SOW del contrato se redacta de manera clara, completa y concisa. Incluye una

descripción de cualquier servicio complementario requerido, tal como informes de

rendimiento o el soporte operativo para el artículo adquirido después de finalizado

el proyecto. En algunas áreas de aplicación, existen requisitos específicos acerca

del contenido y formato correspondientes a un SOW del contrato. Cada artículo

individual a adquirir requiere un SOW del contrato. Sin embargo, varios productos

o servicios pueden agruparse como un único artículo a adquirir dentro de un solo

SOW del contrato.

El SOW del contrato puede revisarse y refinarse, según sea necesario, a medida

que se avanza en el proceso de adquisición hasta que se incorpora a un contrato

firmado. Por ejemplo, un vendedor potencial puede sugerir un enfoque más

eficiente o un producto más económico que el originalmente especificado. (PMI,

2004)

a.3.3 Decisiones de Fabricación Propia o Compra

Son las decisiones documentadas acerca de qué productos, servicios o resultados

del proyecto serán adquiridos o desarrollados por el equipo del proyecto. Esto

puede incluir decisiones para comprar pólizas de seguros o contratos de garantía

de rendimiento con el fin de tratar algunos de los riesgos identificados. El

documento de decisiones de fabricación propia o compra puede consistir

simplemente en una lista que incluya una justificación breve de la decisión. Estas

decisiones pueden ser iterativas a medida que las actividades de adquisición

subsiguientes indiquen la necesidad de un enfoque diferente. (PMI, 2004)

60

a.3.4 Cambios Solicitados

El proceso Planificar las Compras y Adquisiciones puede generar cambios

solicitados (…) en el plan de gestión del proyecto y sus planes subsidiarios y otros

componentes. Los cambios solicitados se procesan para su revisión y disposición

a través del proceso Control Integrado de Cambios (…). (PMI, 2004)

61

b. Planificar la Contratación

El proceso Planificar la Contratación prepara los documentos necesarios para

respaldar el proceso Solicitar Respuestas de Vendedores y el proceso Selección

de Vendedores.

Cuadro 3: Entradas, Técnicas y Herramientas, y Salidas del Proceso: Planificar las Contratación (PMI, 2004)



adquisiciones. 2. Enunciado del tratado del

contrato. 3. Decisiones de fabricación

directa o compra. 4. Plan de gestión del proyecto:

a. Registro de riesgos, b. Acuerdos contractuales relacionados con el riesgo, c. Requisitos de recursos, d. Cronograma del proyecto, e. Estimaciones de costes de las actividades, f. Línea base de coste.

1. Formularios estándar. 2. Juicio de expertos.

1. Documentos de la adquisición. 2. Criterios de evaluación. 3. Enunciado del trabajo del

contrato (actualizaciones).

62

b.1 Entradas del Proceso: Planificar la Contratación

b.1.1 Plan de Gestión de las Adquisiciones

Descrito en el punto a.3.1.

b.1.2 Enunciado del Trabajo del Contrato

Descrito en el punto a.3.2

b.1.3 Decisiones de Fabricación Propia o Compra

Las decisiones de fabricación propia o compra (…) se documentan en la lista

emitida de artículos que se comprarán o se adquirirán, y artículos que el equipo

del proyecto producirá. (PMI, 2004)

2.1.4 Plan de Gestión del Proyecto

El plan de gestión del proyecto (…) proporciona otros documentos de salida de

planificación, que pueden haberse modificado y puede ser necesario revisar

nuevamente como parte del desarrollo de la documentación de adquisición. En

particular, el desarrollo de la documentación de adquisición está estrechamente

alineado con las fechas de entrega planificadas en el cronograma del proyecto

(…). (PMI, 2004)

• Registro de riesgos. Contiene información relacionada con los riesgos, tal

como los riesgos identificados, causas de los riesgos, propietarios de los

riesgos, resultados de los análisis de los riesgos, priorización de riesgos,

categorización de riesgos y las respuestas a los riesgos generadas por los

procesos de gestión de riesgos.

63

• Acuerdos contractuales relacionados con el riesgo (…). Incluye acuerdos

por seguros, servicios y otros temas, según corresponda, que se preparan

para especificar la responsabilidad de cada parte en cuanto a riesgos

específicos, en caso de que ocurran.

• Requisitos de recursos de las actividades (…).

• Cronograma del proyecto (…).

• Estimaciones de costes de las actividades (…).

• Línea base de coste (…). (PMI, 2004).

64

b.2 Herramientas y Técnicas del Proceso: Planificar la Contratación.

b.2.1 Formularios Estándar

Los formularios estándar incluyen contratos estándar, descripciones estándar de

artículos a adquirir, acuerdos de no divulgación, listas de control de criterios de

evaluación de propuestas o versiones estandarizadas de todas las partes de los

documentos necesarios para solicitar ofertas. Las organizaciones que realizan una

cantidad considerable de adquisiciones pueden tener muchos de estos

documentos estandarizados. Las organizaciones de compradores y vendedores

que realizan transacciones de propiedad intelectual se aseguran de que los

acuerdos de confidencialidad sean aprobados y aceptados antes de revelar

cualquier información específica sobre la propiedad intelectual del proyecto a la

otra parte. (PMI, 2004)

b.2.2 Juicio de Expertos


65

b.3 Salidas del Proceso: Planificar la Contratación.

b.3.1 Documentos de la Adquisición.

Los documentos de la adquisición se usan para pedir propuestas de los

potenciales vendedores. Los términos licitación, oferta o presupuesto

generalmente se usan cuando la decisión de selección del vendedor se basa en el

precio (como cuando se compran artículos estándar o comerciales), mientras que

el término propuesta se usa generalmente cuando otras consideraciones, tales

como habilidades o enfoques técnicos, son las más importantes. Sin embargo, los

términos a menudo se usan indistintamente, y se debe tener cuidado de no hacer

asunciones injustificadas sobre la base del término usado. Los nombres más

comunes de los diferentes tipos de documentos de la adquisición son: invitación a

licitación, solicitud de propuesta, solicitud de presupuesto, aviso de oferta,

invitación a la negociación y respuesta inicial del contratista.

El comprador estructura los documentos de la adquisición para facilitar una

respuesta exacta y completa de cada vendedor potencial y facilitar una evaluación

sencilla de las ofertas. Estos documentos incluyen una descripción del formato de

respuesta deseado, el enunciado del trabajo del contrato relevante y cualquier

especificación contractual requerida (por ejemplo, una copia del modelo de

contrato, disposiciones de confidencialidad). Cuando el contratista es el gobierno,

parte o todo el contenido y estructura de los documentos de la adquisición puede

estar definido por regulaciones.

La complejidad y el nivel de detalle de los documentos de la adquisición deberán

ser coherentes con el valor y el riesgo asociado de la compra o adquisición

planificada. Los documentos de la adquisición deben ser lo suficientemente

rigurosos como para asegurar respuestas coherentes y similares, pero con

suficiente flexibilidad como para permitir la consideración de las sugerencias de

los vendedores de mejores formas de satisfacer los requisitos. Esto puede

66

lograrse invitando a los vendedores a presentar una propuesta que responda

completamente a la solicitud de licitación y a proporcionar una solución alternativa

en una propuesta independiente.

La emisión de una solicitud para que los posibles vendedores presenten una

propuesta u oferta se realiza formalmente conforme a las políticas de la

organización del comprador, lo cual puede incluir la publicación de la solicitud en

periódicos públicos, revistas, registros públicos o en Internet. (PMI, 2004)

b.3.2 Criterios de Evaluación.

Los criterios de evaluación se desarrollan y usan para calificar o puntuar las

propuestas. Pueden ser objetivos (por ejemplo, “El director del proyecto propuesto

debe ser un Profesional de la Dirección de Proyectos, PMP®, certificado”) o

subjetivos (por ejemplo, “El director del proyecto propuesto debe tener experiencia

previa documentada en proyectos similares”). Los criterios de evaluación a

menudo se incluyen como parte de los documentos de la adquisición.

Los criterios de evaluación pueden limitarse al precio de compra si el artículo a

adquirir está inmediatamente disponible a través de una cantidad de vendedores

aceptables. El precio de compra en este contexto incluye tanto el coste del artículo

como los gastos secundarios tales como la entrega. (PMI, 2004)

Según la Guía PMBOK (PMI, 2004), se pueden identificar y documentar otros

criterios de selección para respaldar la evaluación de un producto o servicio más

complejo. Por ejemplo:

67

• Entender la necesidad. ¿En qué medida la propuesta del vendedor

responde al enunciado del trabajo del contrato?

• Coste total o del ciclo de vida. ¿Producirá el vendedor seleccionado el coste

total más bajo (coste de compra más coste de operación)?

• Capacidad técnica. ¿Tiene el vendedor las habilidades y conocimientos

técnicos necesarios, o puede esperarse razonablemente que los adquiera?

• Enfoque de gestión. ¿Tiene el vendedor los procesos y procedimientos de

gestión para asegurar el éxito del proyecto, o puede esperarse

razonablemente que los desarrolle?

• Enfoque técnico. ¿Cumplen las metodologías, técnicas, soluciones y

servicios técnicos propuestos por el vendedor con los requisitos de la

documentación de adquisición, o es probable que proporcionen más que los

resultados esperados?

• Capacidad financiera. ¿Tiene el vendedor los recursos financieros

necesarios, o puede esperarse razonablemente que los obtenga?

• Capacidad e interés de producción. ¿Tiene el vendedor la capacidad y el

interés para cumplir con los posibles requisitos futuros?

• Tamaño y tipo de negocio. ¿Responde la empresa del vendedor a un

tamaño o tipo de negocio específico, como por ejemplo, una pequeña

empresa, una empresa dirigida por mujeres o una pequeña empresa

desfavorecida, según la definición del comprador o de acuerdo con lo

establecido por una agencia gubernamental y determinado como una

condición para que se le adjudique un contrato?

• Referencias. ¿Puede el vendedor proporcionar referencias de clientes

anteriores que verifiquen la experiencia laboral y el cumplimiento de los

requisitos contractuales por parte del vendedor?

68

• Derechos de propiedad intelectual. ¿Reivindica el vendedor los derechos de

propiedad intelectual en los procesos de trabajo o servicios que usarán o en

los productos que producirán para el proyecto?

• Derechos de propiedad exclusiva. ¿Reivindica el vendedor los derechos de

propiedad exclusiva en los procesos de trabajo o servicios que usarán o en

los productos que producirán para el proyecto?

b.3.3 Enunciado del Trabajo del Contrato (Actualizaciones).

Las modificaciones en uno o más enunciados del trabajo del contrato (…) pueden

identificarse durante el desarrollo de la documentación de adquisición. (PMI, 2004)

69

c. Solicitar Respuestas de Vendedores.

De acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), el proceso Solicitar Respuestas de

Vendedores obtiene respuestas, tales como ofertas y propuestas, de potenciales

vendedores, acerca de la forma en que puede cumplirse con los requisitos del

proyecto. La mayor parte del esfuerzo real en este proceso es realizado por los

vendedores potenciales, normalmente sin coste directo para el proyecto ni para el

comprador.

Cuadro 4: Entradas, Técnicas y Herramientas, y Salidas del Proceso: Solicitar Respuestas de Vendedores (PMI, 2004)

Entradas Herramientas y Técnicas Salidas 1. Activos de los procesos de la

organización. 2. Plan de gestión de las

adquisiciones. 3. Documentos de la

adquisición.

1. Conferencias de los

oferentes. 2. Publicidad. 3. Desarrollar lista de

vendedores calificados.

1. Lista de vendedores

calificados. 2. Paquete de documentos de la

adquisición. 3. Propuestas.

70

c.1 Entradas del Proceso: Solicitar Respuestas de Vendedores.

c.1.1 Activos de los Procesos de la Organización

Algunas organizaciones, como parte de sus activos de los procesos de la

organización, mantienen listas o archivos con información sobre vendedores

potenciales previamente calificados, que algunas veces se denominan oferentes, a

quienes se les puede solicitar que presenten una oferta, propuesta o presupuesto

sobre el trabajo. Estas listas generalmente tienen información sobre experiencia

anterior relevante y otras características de los potenciales vendedores. Algunas

organizaciones mantienen listas de vendedores preferidos que incluyen sólo a

vendedores previamente seleccionados a través de algún tipo de metodología de

calificación. (PMI, 2004)

c.1.2 Plan de Gestión de las Adquisiciones


c.1.3 Documentos de la Adquisición

Descritos en el punto b.3.1.

71

c.2 Herramientas y Técnicas del Proceso: Solicitar Respuestas de Vendedores.

c.2.1 Conferencias de Oferentes

Las conferencias de oferentes (también llamadas conferencias de contratistas,

conferencias de proveedores y conferencias previas a la licitación) son reuniones

con los potenciales vendedores previas a la preparación de una oferta o

propuesta. Estas son usadas para asegurar que todos los vendedores potenciales

tengan un entendimiento claro y en común de las adquisiciones (por ejemplo,

requisitos técnicos y requisitos del contrato). Las respuestas a las inquietudes

planteadas pueden ser incorporadas a los documentos de la adquisición como

modificaciones. Durante esta interacción inicial entre comprador y vendedor, todos

los posibles vendedores son colocados en un plano de igualdad para generar la

mejor oferta. (PMI, 2004)

c.2.2 Publicidad

Las listas existentes de posibles vendedores pueden a menudo ampliarse

poniendo anuncios en publicaciones de circulación general, como periódicos, o en

publicaciones especializadas, como revistas de profesionales. Algunas

jurisdicciones gubernamentales exigen la publicidad de ciertos tipos de artículos a

adquirir; la mayoría de las jurisdicciones gubernamentales exigen la publicidad de

los contratos gubernamentales pendientes. (PMI, 2004)

72

c.2.3 Desarrollar una Lista de Vendedores Calificados

Se pueden desarrollar listas de vendedores calificados a partir de los activos de la

organización si dichas listas o información están fácilmente disponibles. Tanto si la

información está disponible como si no, el equipo del proyecto también puede

desarrollar sus propias fuentes. Existe información general ampliamente disponible

a través de Internet, guías de bibliotecas, asociaciones locales relevantes,

catálogos comerciales y otras fuentes similares. Obtener información más

detallada de fuentes específicas puede requerir esfuerzos adicionales, tales como

visitas en el lugar o ponerse en contacto con clientes anteriores. También pueden

enviarse documentos de la adquisición (…) para determinar si algunos o todos los

potenciales vendedores están interesados en convertirse en posibles vendedores

calificados. (PMI, 2004)

73

c.3 Salidas del Proceso: Solicitar Respuestas de Vendedores.

c.3.1 Lista de Vendedores Calificados

En la lista de vendedores calificados se incluye a aquellos vendedores a quienes

se les solicita que presenten una propuesta o presupuesto. (PMI, 2004).

c.3.2 Paquete de Documentos de la Adquisición

El paquete de documentos de la adquisición es una solicitud formal preparada por

el comprador y enviada a cada vendedor, que es la base sobre la cual el vendedor

prepara una oferta para los productos, servicios o resultados solicitados que se

definen y describen en la documentación de adquisición. (PMI, 2004)

c.3.3 Propuestas

Las propuestas son documentos preparados por el vendedor que describen su

capacidad y disposición para suministrar los productos, servicios o resultados

solicitados descritos en la documentación de adquisición. Las propuestas se

preparan de acuerdo con los requisitos de los documentos de la adquisición

pertinentes y reflejan la aplicación de los principios aplicables del contrato. La

propuesta del vendedor constituye una oferta formal y legal en respuesta a la

solicitud de un comprador. Después de que se presenta una propuesta

formalmente, el comprador a veces solicita al vendedor que complemente sus

propuestas con una presentación oral. La presentación oral tiene por objeto

suministrar información adicional acerca del personal propuesto, de la propuesta

de gestión y de la propuesta técnica del vendedor, que el comprador puede usar

para evaluar la propuesta del vendedor. (PMI, 2004)

74

d. Selección de Vendedores

De acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), el proceso Selección de Vendedores

recibe ofertas o propuestas y aplica criterios de evaluación, según corresponda,

para seleccionar uno o más vendedores calificados y aceptables como tales. En el

proceso de decisión de selección de vendedores se pueden evaluar muchos

factores, a saber:

• El precio o coste puede ser el determinante principal para un artículo listo

para vender, pero el menor precio propuesto puede no ser el menor coste si

el vendedor se demuestra incapaz de entregar los productos, servicios o

resultados a tiempo.

• Las propuestas a menudo son divididas en secciones técnicas (enfoque) y

comerciales (precio), y cada una se evalúa por separado. A veces, se

requieren secciones de gestión como parte de la propuesta, que también

tienen que ser evaluadas.

• Pueden requerirse múltiples fuentes para productos, servicios y resultados

críticos, para poder mitigar los riesgos que pueden estar asociados a temas

tales como cronogramas de entrega y requisitos de calidad. Se tienen en

cuenta el coste potencialmente superior asociado a esos múltiples

vendedores, incluida toda pérdida de posibles descuentos por cantidad, y

los temas de reemplazo y mantenimiento. (PMI, 2004)

Las herramientas y técnicas descritas aquí pueden usarse solas o en combinación

para seleccionar vendedores. Por ejemplo, un sistema de ponderación puede ser

usado para:

75

• Seleccionar un solo vendedor al que se le solicitará que firme un contrato

estándar.

• Establecer una secuencia de negociación clasificando todas las propuestas

por medio de puntuaciones de evaluación ponderadas asignadas a cada

propuesta.

En las adquisiciones importantes, el proceso total de requerir respuestas por parte

de los vendedores y evaluarlas puede repetirse. Se puede establecer una lista

corta de vendedores calificados basándose en una propuesta preliminar. Luego

puede realizarse una evaluación más profunda basándose en una propuesta más

detallada y completa que se les solicita a los vendedores de la lista corta. (PMI,

2004)

Cuadro 5: Entradas, Técnicas y Herramientas, y Salidas del Proceso: Selección de Vendedores (PMI, 2004)


1. Activos de los procesos de la

organización. 2. Plan de gestión de las

adquisiciones. 3. Criterios de evaluación. 4. Paquetes de documentos de

la adquisición 5. Propuestas 6. Lista de vendedores

calificados 7. Plan de gestión del proyecto:

a. Registro de riesgos, b. Acuerdos contractuales relacionados con el riesgo.

1. Sistema de ponderación. 2. Estimaciones independientes. 3. Sistema de selección. 4. Negociación del contrato. 5. Sistemas de calificación de

vendedores. 6. Juicio de expertos. 7. Técnicas de evaluación de

propuestas.

1. Vendedores seleccionados. 2. Contrato. 3. Plan de gestión del contrato. 4. Disponibilidad de recursos. 5. Plan de gestión de las

adquisiciones (actualizaciones)

6. Cambios solicitados.

76

d.1 Entradas del Proceso: Selección de Vendedores.

d.1.1 Activos de los Procesos de la Organización

Los activos de los procesos de la organización de las organizaciones involucradas

en las adquisiciones del proyecto normalmente tienen políticas formales que

afectan a la evaluación de las propuestas. (PMI, 2004)

d.1.2 Plan de Gestión de las Adquisiciones


d.1.3 Criterios de Evaluación

Los criterios de evaluación (…) pueden incluir muestras de los productos, servicios

o resultados producidos anteriormente por el proveedor que permiten evaluar sus

capacidades y la calidad de los productos. Los criterios de evaluación también

pueden incluir una revisión del historial del proveedor con la organización

contratante y otros. (PMI, 2004)

d.1.4 Paquete de Documentos de la Adquisición

Descrito en el punto c.3.2.

d.1.5 Propuestas

Las propuestas del vendedor preparadas en respuesta a un paquete de

documentos de la adquisición (…) forman el conjunto de información básica que

será usada por un cuerpo de evaluación para seleccionar uno o más oferentes

(vendedores) exitosos. (PMI, 2004)

77

d.1.6 Lista de Vendedores Calificados

Descrito en el punto c.3.1.

d.1.7 Plan de Gestión del Proyecto

El plan de gestión del proyecto proporciona el plan general para gestionar el

proyecto, e incluye planes subsidiarios y otros componentes. En la medida en que

estén disponibles documentos de otros componentes, éstos serán considerados

durante el proceso Selección de Vendedores. (PMI, 2004)

Según la Guía PMBOK (PMI, 2004), otros documentos que a menudo se tienen en

cuenta son:

• Registro de riesgos (…).

• Acuerdos contractuales relacionados con el riesgo (…).

78

d.2 Herramientas y Técnicas del Proceso: Selección de Vendedores.

d.2.1 Sistema de Ponderación

Un sistema de ponderación es un método para cuantificar información cualitativa

con el fin de minimizar el efecto de los prejuicios personales en la selección de

vendedores. Muchos de estos sistemas implican asignar un valor numérico a cada

uno de los criterios de evaluación, calificar a los potenciales vendedores respecto

a cada criterio, multiplicar el valor numérico por la calificación y sumar los

productos resultantes para calcular una puntuación global. (PMI, 2004)

d.2.2 Estimaciones Independientes

Para muchos artículos a adquirir, la organización que compra puede preparar sus

propias estimaciones independientes de los costes, o solicitar la preparación de

una estimación independiente, como forma de verificar los precios propuestos.

Esta estimación independiente a veces se denomina estimación de lo que “debería

costar”. La existencia de diferencias significativas con respecto a estas

estimaciones de costes puede indicar que el enunciado del trabajo del contrato no

ha sido el adecuado, que el vendedor potencial no ha comprendido o no ha podido

responder totalmente al enunciado del trabajo del contrato, o que el mercado ha

cambiado. (PMI, 2004)

d.2.3 Sistema de Selección

Un sistema de selección establece los requisitos mínimos de rendimiento para uno

o más criterios de evaluación, y puede emplear un sistema de ponderación y

estimaciones independientes. Por ejemplo, a un vendedor potencial se le podría

requerir que proponga un director del proyecto con calificaciones específicas antes

de que sea considerada el resto de la propuesta. Estos sistemas de selección se

79

usan para proporcionar una clasificación ponderada, de mejor a peor, de todos los

vendedores que han presentado una propuesta. (PMI, 2004)

d.2.4 Negociación del Contrato

La negociación del contrato aclara la estructura y los requisitos del contrato, de

manera que se pueda llegar a un acuerdo mutuo antes de firmar el contrato. La

redacción del contrato final refleja todos los acuerdos alcanzados. Entre los temas

incluidos se encuentran: responsabilidades y autoridades, términos y legislación

aplicable, enfoques de gestión técnico y de negocio, derechos de propiedad

exclusiva, financiación del contrato, solución técnica, cronograma general, forma

de pago y precio. Las negociaciones del contrato concluyen con un documento

que pueden firmar el comprador y el vendedor, es decir, el contrato. El contrato

final puede ser una oferta revisada por el vendedor o una contraoferta propuesta

por el comprador.

Para adquisiciones complejas, la negociación del contrato puede ser un proceso

independiente con entradas (por ejemplo, una lista de temas o artículos abiertos) y

salidas (por ejemplo, decisiones documentadas) propias. Para adquisiciones

simples, los términos y condiciones del contrato pueden ser fijos y no negociables,

y sólo deben ser aceptados por el vendedor.

Es posible que el director del proyecto no sea el negociador principal del contrato.

El director del proyecto y demás miembros del equipo de dirección del proyecto

pueden estar presentes durante las negociaciones para proporcionar, si fuera

necesario, alguna aclaración sobre los requisitos técnicos, de calidad y de gestión

del proyecto. (PMI, 2004)

80

d.2.5 Sistemas de Calificación de Vendedores

Muchas organizaciones desarrollan sistemas de calificación de vendedores y usan

información que incluye el rendimiento anterior del vendedor, las calificaciones de

calidad, el rendimiento en la entrega y el cumplimiento contractual. La

documentación de evaluación del rendimiento del vendedor generada durante el

proceso Administración del Contrato para vendedores anteriores constituye una

fuente de información relevante. Estos sistemas de calificación se usan para la

selección de vendedores además del sistema de selección de evaluaciones de

propuestas. (PMI, 2004)

d.2.6 Juicio de Expertos

El juicio de expertos se usa para evaluar las propuestas del vendedor. Un equipo

de revisión multidisciplinario con experiencia en cada una de las áreas cubiertas

por los documentos de la adquisición y el contrato propuesto realiza la evaluación

de las propuestas. Esto puede incluir experiencia en disciplinas funcionales, tales

como contratos, legal, finanzas, contabilidad, ingeniería, diseño, investigación,

desarrollo, ventas y fabricación. (PMI, 2004)

d.2.7 Técnicas de Evaluación de Propuestas

Para calificar y puntuar las propuestas, pueden usarse muchas técnicas

diferentes, pero todas ellas emplearán el juicio de expertos en alguna medida y

alguna forma de criterios de evaluación (…). Los criterios de evaluación pueden

incluir componentes objetivos y subjetivos.

81

En general, cuando se usan criterios de evaluación para una evaluación de

propuestas formalizada, se les asigna ponderaciones predefinidas. La evaluación

de propuestas luego usa entradas de múltiples revisores que se obtienen durante

el proceso Selección de Vendedores, y se resuelven todas las diferencias

significativas de puntuación. Entonces, se puede realizar una evaluación general y

la comparación de todas las propuestas usando un sistema de ponderación que

determina la puntuación ponderada total para cada propuesta. Estas técnicas de

evaluación de propuestas también pueden emplear un sistema de selección y usar

datos provenientes de un sistema de calificación de vendedores. (PMI, 2004)

82

d.3 Salidas del Proceso: Selección de Vendedores.

d.3.1 Vendedores Seleccionados

Los vendedores seleccionados son aquellos que se considera que están dentro de

un rango competitivo basándose en el resultado de la evaluación de la propuesta u

oferta, y que han negociado un borrador de contrato, que se convertirá en el

contrato real cuando se realice la adjudicación. (PMI, 2004)

d.3.2 Contrato

Se adjudica un contrato a cada vendedor seleccionado. El contrato puede tener el

formato de un documento complejo o una simple orden de compra.

Independientemente de la complejidad del documento, un contrato es un acuerdo

legal vinculante para las partes en virtud del cual el vendedor se obliga a proveer

los productos, servicios o resultados especificados, y el comprador se obliga a

pagarle al vendedor. Un contrato es un vínculo legal sujeto a resolución en los

juzgados. Los componentes principales del documento de un contrato incluyen,

entre otros, los títulos de sección, el enunciado del trabajo, el cronograma, el

período de rendimiento, los roles y responsabilidades, los precios y la forma de

pago, los ajustes por inflación, los criterios de aceptación, la garantía, el soporte

del producto, la limitación de responsabilidad, los honorarios, la retención, las

sanciones, los incentivos, el seguro, las garantías de cumplimiento, la aprobación

del subcontratista, el manejo de las solicitudes de cambio, y un mecanismo de

finalización y resolución de conflictos. (PMI, 2004)

83

d.3.3 Plan de Gestión del Contrato

Para compras o adquisiciones significativas, se prepara un plan para administrar el

contrato basándose en los temas específicos determinados por el comprador

dentro del contrato, tales como la documentación, y los requisitos de entrega y

rendimiento con los que el comprador y el vendedor deben cumplir. El plan cubre

las actividades de administración del contrato durante su vigencia. Cada plan de

gestión del contrato es un subconjunto del plan de gestión del proyecto. (PMI,

2004)

d.3.4 Disponibilidad de Recursos

Se documentan la cantidad y disponibilidad de recursos, y las fechas en que cada

recurso específico puede estar activo o inactivo. (PMI, 2004)

d.3.5 Plan de Gestión de las Adquisiciones (Actualizaciones)

El plan de gestión de las adquisiciones (…) se actualiza para reflejar las

solicitudes de cambio aprobadas (…) que afectan la gestión de las adquisiciones.

(PMI, 2004)

d.3.6 Cambios Solicitados

El proceso Selección de Vendedores puede generar cambios solicitados en el plan

de gestión del proyecto y sus planes subsidiarios y otros componentes, como por

ejemplo, el cronograma del proyecto (…) y el plan de gestión de las adquisiciones.

Los cambios solicitados se procesan para su revisión y disposición a través del

proceso Control Integrado de Cambios (…). (PMI, 2004)

84

e. Administración del Contrato.

Tanto el comprador como el vendedor administran el contrato con finalidades

similares. Cada parte se asegura de que ambas partes cumplan con sus

obligaciones contractuales y de que sus propios derechos legales se encuentren

protegidos. El proceso Administración del Contrato asegura que el rendimiento del

vendedor cumplirá con los requisitos contractuales y que el comprador actuará

conforme a los términos del contrato. En proyectos más grandes con varios

proveedores de productos, servicios y resultados, un aspecto clave de la

administración del contrato es gestionar las interfaces entre los diversos

proveedores.

La naturaleza legal de la relación contractual hace imperativo que el equipo de

dirección del proyecto sea muy consciente de la importancia de las implicancias

legales de las acciones llevadas a cabo al administrar un contrato. Por motivos

legales, muchas organizaciones tratan la administración del contrato como una

función administrativa independiente de la organización del proyecto. Aunque el

administrador del contrato pertenezca al equipo del proyecto, en general, esta

persona dependerá de un supervisor de un departamento diferente. Esto en

general es así cuando la organización ejecutante es también la vendedora del

proyecto a un cliente externo.

La Administración del Contrato incluye la aplicación de los procesos de dirección

de proyectos apropiados a las relaciones contractuales, y la integración de las

salidas de estos procesos en la gestión general del proyecto. Esta integración se

produce a menudo a múltiples niveles cuando hay múltiples vendedores y

múltiples productos, servicios o resultados involucrados. (PMI, 2004)

85

Según la Guía PMBOK (PMI, 2004), los procesos de dirección de proyectos que

se aplican incluyen, entre otros:

• Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto (…) para autorizar el trabajo

del contratista en el momento oportuno

• Informar el Rendimiento (…) para supervisar el coste, el cronograma y el

rendimiento técnico del contratista

• Realizar Control de Calidad (…) para inspeccionar y verificar la conformidad

del producto del contratista

• Control Integrado de Cambios (…) para asegurar que los cambios estén

correctamente aprobados y que todas las personas que necesiten

conocerlos estén enteradas de esos cambios

• Seguimiento y Control de Riesgos (…) para asegurar que se mitiguen los

riesgos.

La administración del contrato también tiene un componente de gestión financiera

que involucra el seguimiento de los pagos al vendedor. Esto asegura que los

plazos de pago definidos dentro del contrato se cumplan y que la compensación

del vendedor se corresponda con sus avances, según lo establecido en el

contrato.

El proceso Administración del Contrato revisa y documenta cuál es o ha sido el

rendimiento de un vendedor basándose en el contrato y en las acciones

correctivas establecidas. Asimismo, el rendimiento se documenta como base para

relaciones futuras con el vendedor. La evaluación del rendimiento del vendedor

por parte del comprador se lleva a cabo principalmente para confirmar la

competencia o incompetencia del vendedor, en relación con el rendimiento en un

trabajo similar dentro del proyecto o en otros proyectos. También se llevan a cabo

evaluaciones similares cuando se debe confirmar que un vendedor no está

cumpliendo con sus obligaciones contractuales, y cuando el comprador contempla

86

la posibilidad de aplicar acciones correctivas. La administración del contrato

incluye gestionar la finalización anticipada (…) del trabajo contratado (por justa

causa, conveniencia o incumplimiento) de acuerdo con la cláusula de finalización

del contrato.

Los contratos pueden ser modificados en cualquier momento con anterioridad al

cierre del contrato por mutuo consentimiento, de acuerdo con los términos

relativos al control de cambios incluidos en el contrato. Es posible que dichas

modificaciones no siempre beneficien por igual al vendedor y al comprador. (PMI,

2004)

Cuadro 6: Entradas, Técnicas y Herramientas, y Salidas del Proceso: Administración del Contrato (PMI, 2004)

Entradas Herramientas y Técnicas Salidas 1. Contrato. 2. Plan de gestión del contrato. 3. Vendedores seleccionados. 4. Informes de rendimiento. 5. Solicitudes de cambio

aprobadas 6. Información sobre el

rendimiento del trabajo.

1. Sistema de control de

cambios del contrato. 2. Revisiones del rendimiento

realizada por el comprador. 3. Inspecciones y auditorías. 4. Informar el rendimiento 5. Sistema de pago. 6. Administración de

reclamaciones. 7. Sistema de gestión de

registros. 8. Tecnología de la información.

1. Documentación del contrato. 2. Cambios solicitados. 3. Acciones correctivas

recomendadas. 4. Activos de los procesos de la

organización (actualizaciones). 5. Plan de gestión del proyecto

(actualizaciones): a. Plan de gestión de las adquisiciones; b. Plan de gestión del contrato.

87

e.1 Entradas del Proceso: Administración del Contrato.

e.1.1 Contrato

Descrito en el punto d.3.2.

e.1.2 Plan de Gestión del Contrato


e.1.3 Vendedores Seleccionados


e.1.4 Informes de Rendimiento

Según la Guía PMBOK (PMI, 2005), la documentación relacionada con el

rendimiento del vendedor incluye:

• Documentación técnica desarrollada por el vendedor y otra información

sobre los productos entregables suministrada en virtud de los términos del

contrato

• Informes de rendimiento del vendedor (…) .

e.1.5 Solicitudes de Cambio Aprobadas

Las solicitudes de cambio aprobadas pueden incluir modificaciones en los

términos y condiciones del contrato, incluidos el enunciado del trabajo del contrato,

los precios, y la descripción de los productos, servicios o resultados que se

suministrarán. Todos los cambios se documentan formalmente por escrito y se

aprueban antes de ser implementados. Todo cambio discutido oralmente, pero no

documentado, no necesita ser procesado o implementado. (PMI, 2004)

88

e.1.6 Información sobre el Rendimiento del Trabajo.

La información sobre el rendimiento del trabajo (…), incluido la medida en que se

está cumpliendo con los estándares de calidad, los costes incurridos o

comprometidos, las facturas del vendedor, etc., se recoge como parte de la

ejecución del proyecto. Los informes de rendimiento del vendedor indican qué

productos entregables se han completado y cuáles no. El vendedor también debe

presentar facturas (a veces denominadas cuentas o solicitudes de pago) de forma

oportuna para solicitar el pago por el trabajo realizado. Los requisitos de

facturación, incluida la documentación de respaldo necesaria, están definidos en el

contrato. (PMI, 2004)

89

e.2 Herramientas y Técnicas del Proceso: Administración del Contrato.

e.2.1 Sistema de Control de Cambios del Contrato.

Un sistema de control de cambios del contrato define el proceso por el cual el

contrato puede ser modificado. Incluye los formularios, sistemas de seguimiento,

procedimientos de resolución de conflictos y niveles de aprobación necesarios

para autorizar los cambios. El sistema de control de cambios del contrato está

integrado con el sistema de control integrado de cambios. (PMI, 2004)

e.2.2 Revisión del Rendimiento realizada por el Comprador.

Una revisión del rendimiento de las adquisiciones es una revisión estructurada del

progreso realizado por el vendedor para cumplir con el alcance y la calidad del

proyecto, dentro del coste y del cronograma, tomando el contrato como referencia.

Puede incluir una revisión de la documentación preparada por el vendedor y las

inspecciones del comprador, así como también auditorías de calidad realizadas

durante la ejecución del trabajo del vendedor. El objetivo de una revisión del

rendimiento es identificar los éxitos o fracasos en el rendimiento, el avance con

respecto al enunciado del trabajo del contrato, y el incumplimiento del contrato, lo

cual le permite al comprador cuantificar la capacidad o incapacidad demostrada

por el vendedor para realizar el trabajo. (PMI, 2004)

e.2.3 Inspecciones y Auditorías.

Las inspecciones y auditorías (…), solicitadas por el comprador y respaldadas por

el vendedor según lo establecido en la documentación del contrato, pueden

realizarse durante la ejecución del proyecto para identificar las debilidades en los

procesos de trabajo o en los productos entregables del vendedor. Si el contrato lo

autoriza, algunos equipos de inspección y auditoría podrán incluir al personal de

adquisición del comprador. (PMI, 2004)

90

e.2.4 Informar el Rendimiento.

El proceso de informar el rendimiento proporciona información a la dirección sobre

la efectividad del vendedor para alcanzar los objetivos contractuales. El proceso

de informar el rendimiento del contrato está integrado en el proceso de informar el

rendimiento (…). (PMI, 2004)

e.2.5 Sistema de Pago.

Los pagos al vendedor son normalmente manejados por el sistema de cuentas a

pagar del comprador. En proyectos más grandes con muchos o complejos

requisitos de adquisición, el proyecto puede desarrollar su propio sistema de pago.

En cualquiera de los dos casos, el sistema de pago incluye las revisiones y

aprobaciones correspondientes por parte del equipo de dirección del proyecto, y

los pagos se realizan de acuerdo con los términos del contrato (…). (PMI, 2004)

e.2.6 Administración de Reclamaciones.

Los cambios impugnados y los cambios constructivos son aquellos cambios

solicitados (…) respecto de los cuales el comprador y el vendedor no pueden

ponerse de acuerdo sobre la compensación correspondiente o incluso sobre si un

cambio ha tenido lugar. Estos cambios impugnados se denominan reclamaciones,

conflictos o apelaciones. Las reclamaciones se documentan, procesan, supervisan

y gestionan a lo largo del ciclo de vida del contrato, en general de acuerdo con los

términos del contrato. Si las partes no resuelven una reclamación por sí solas, es

posible que tenga que ser gestionada conforme a los procedimientos de resolución

de conflictos establecidos en el contrato. Estas cláusulas del contrato pueden

disponer que las reclamaciones sean sometidas a arbitraje o litigio, y pueden ser

invocadas antes o después del cierre del contrato. (PMI, 2004)

91

e.2.7 Sistema de Gestión de Registros.

Un sistema de gestión de registros es un conjunto específico de procesos,

funciones de control relacionadas y herramientas de automatización que se

consolidan y combinan en un todo, como parte del sistema de información de la

gestión de proyectos (…). El director del proyecto usa un sistema de gestión de

registros para gestionar la documentación y los registros de un contrato. El

sistema se usa para llevar un índice de los documentos y de la correspondencia

del contrato, y para ayudar a recuperar y archivar esa documentación. (PMI, 2004)

e.2.8 Tecnología de la Información.

El uso de las tecnologías de la información y de la comunicación puede mejorar la

eficiencia y la efectividad de la administración del contrato, automatizando partes

del sistema de gestión de registros, del sistema de pago, de la administración de

reclamaciones o del proceso de informar el rendimiento, y proporcionando un

intercambio de información electrónica entre el comprador y el vendedor. (PMI,

2004)

92

e.3 Salidas del Proceso: Administración del Contrato.

e.3.1 Documentación del Contrato

La documentación del contrato incluye, entre otros, el contrato (…), junto con

todos los cronogramas de respaldo, los cambios del contrato solicitados no

aprobados y las solicitudes de cambio aprobadas. La documentación del contrato

también incluye toda la documentación técnica desarrollada por el vendedor y otra

información sobre el rendimiento del trabajo, tal como productos entregables,

informes de rendimiento del vendedor, garantías, documentos financieros,

incluidas las facturas y los registros de pago, y los resultados de las inspecciones

relacionadas con el contrato. (PMI, 2004)

e.3.2 Cambios Solicitados.

El proceso Administración del Contrato puede generar cambios solicitados en el

plan de gestión del proyecto y sus planes subsidiarios y otros componentes, como

por ejemplo, el cronograma del proyecto (…) y el plan de gestión de las

adquisiciones (...). Los cambios solicitados se procesan para su revisión y

aprobación a través del proceso Control Integrado de Cambios (…).

Los cambios solicitados pueden incluir instrucciones suministradas por el

comprador, o acciones llevadas a cabo por el vendedor, que la otra parte

considere un cambio constructivo en el contrato. Dado que estos cambios

constructivos pueden ser objetados por una de las partes y pueden llevar a una

reclamación contra la otra parte, cada uno de estos cambios se identifica y

documenta de forma exclusiva por medio de la correspondencia del proyecto.

(PMI, 2004)

93

e.3.3 Acciones Correctivas Recomendadas.

Una acción correctiva recomendada es cualquier cosa que deba realizarse para

hacer que el vendedor cumpla con los términos del contrato. (PMI, 2004)

e.3.4 Activos de los Procesos de la Organización (Actualizaciones).

• Correspondencia. Los términos y condiciones del contrato a menudo

requieren documentación escrita de ciertos aspectos de las comunicaciones

entre comprador y vendedor, tales como avisos de rendimiento no

satisfactorio, y solicitudes de cambios o aclaraciones del contrato. Esto

puede incluir los resultados informados de las auditorías e inspecciones

realizadas por el comprador que indican las debilidades que el vendedor

debe corregir. Además de los requisitos específicos del contrato en cuanto

a la documentación, ambas partes deben llevar un registro por escrito

completo y exacto de todas las comunicaciones escritas y orales del

contrato, así como de las acciones llevadas a cabo y las decisiones

tomadas. (PMI, 2004)

• Cronogramas y solicitudes de pago. Esto supone que el proyecto usa un

sistema de pago externo. Si el proyecto tiene su propio sistema de pago

interno, la salida aquí sería simplemente “pagos”. (PMI, 2004)

• Documentación de evaluación del rendimiento del vendedor. El comprador

prepara la documentación de evaluación del rendimiento del vendedor.

Dichas evaluaciones del rendimiento documentan la capacidad del

vendedor para seguir realizando el trabajo del contrato actual, indican si se

le permitirá al vendedor realizar trabajos en proyectos futuros, o califican el

rendimiento del vendedor en el trabajo del proyecto. Estos documentos

pueden constituir la base para la finalización anticipada del contrato del

vendedor o para determinar cómo se administran las sanciones, honorarios

o incentivos del contrato. Los resultados de estas evaluaciones del

94

rendimiento también pueden incluirse en las listas de vendedores

calificados apropiadas (…). (PMI, 2004)

e.3.5 Plan de Gestión del Proyecto (Actualizaciones).

• Plan de gestión de las adquisiciones. El plan de gestión de las

adquisiciones (…) se actualiza para reflejar las solicitudes de cambio

aprobadas que afectan a la gestión de las adquisiciones. (PMI, 2004)

• Plan de gestión del contrato. Cada plan de gestión del contrato (Sección

12.4.3.3) se actualiza para reflejar las solicitudes de cambio aprobadas que

afectan a la administración del contrato. (PMI, 2004)

95

f. Cierre del Contrato.

El proceso Cierre del Contrato respalda al proceso Cerrar Proyecto (…), ya que

incluye la verificación de que todo el trabajo y todos los productos entregables han

sido aceptables. El proceso Cierre del Contrato también incluye actividades

administrativas, como por ejemplo, actualización de registros para reflejar los

resultados finales y archivo de dicha información para su uso en el futuro. El cierre

del contrato aborda cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del proyecto.

En proyectos de múltiples fases, el plazo de un contrato puede ser aplicable sólo a

una fase determinada del proyecto. En estos casos, el proceso Cierre del Contrato

cierra los contratos aplicables a esa fase del proyecto. Las reclamaciones sin

resolver pueden quedar sujetas a litigio después del cierre del contrato. Los

términos y condiciones del contrato pueden prescribir procedimientos específicos

para el cierre del contrato.

96

La finalización anticipada de un contrato es un caso especial de cierre del

contrato, y puede resultar de un acuerdo mutuo entre las partes o del

incumplimiento de una de las partes. Los derechos y responsabilidades de las

partes en caso de finalización anticipada están incluidos en una cláusula de

finalización del contrato. Basándose en esos términos y condiciones del contrato,

el comprador puede tener derecho a dar por finalizada la totalidad del contrato o

una parte del proyecto, por justa causa o conveniencia, en cualquier momento. Sin

embargo, de acuerdo con dichos términos y condiciones del contrato, es posible

que el comprador tenga que compensar al vendedor por los preparativos de este

último, y por todo trabajo completado y aceptado relacionado con la parte del

contrato que se da por finalizada. (PMI, 2004)

Cuadro 7: Entradas, Técnicas y Herramientas, y Salidas del Proceso: Cierre del Contrato (PMI, 2004)



adquisiciones. 2. Plan de gestión del contrato. 3. Documentación del contrato. 4. Procedimiento de cierre del

contrato.

1. Auditorias de adquisiciones. 2. Sistema de gestión de registros.

1. Contratos completados. 2. Activos de los procesos de la

organización (actualizaciones).

97

f.1 Entradas del Proceso: Cierre del Contrato.

f.1.1 Plan de Gestión de las Adquisiciones.


f.1.2 Plan de Gestión del Contrato.


f.1.3 Documentación del Contrato.

Descrita en el punto e.3.1.

f.1.4 Procedimiento de Cierre del Contrato.

Este procedimiento se desarrolla para proporcionar una metodología paso a paso

que aborde los términos y condiciones de los contratos y todos los criterios de

conclusión o salida requeridos para el cierre del contrato. Comprende todas las

actividades y responsabilidades relacionadas de los miembros del equipo del

proyecto, de los clientes y de los demás interesados involucrados en el proceso de

cierre del contrato. Las acciones realizadas cierran formalmente todos los

contactos relacionados con el proyecto completado. (PMI,2004).

98

f.2 Herramientas y Técnicas del Proceso Cierre del Contrato:

f.2.1 Auditorias de Adquisición.

Una auditoria de adquisición es una revisión estructurada del proceso de

adquisición, desde el proceso Planificar las Compras y Adquisiciones (…) hasta la

Administración del Contrato (…). El objetivo de una auditoria de adquisición es

identificar los éxitos y fracasos que merecen ser reconocidos en la preparación o

administración de otros contratos de adquisición en el proyecto, o en otros

proyectos dentro de la organización ejecutante. (PMI, 2004)

f.2.2 Sistema de Gestión de Registros.

Descrito en el punto e.3.7

99

f.3 Salidas del Proceso: Cierre del Contrato.

f.3.1 Contratos Cerrados.

El comprador, generalmente a través del administrador autorizado del contrato, le

entrega al vendedor una notificación formal por escrito informándole que el

contrato ha sido completado. Habitualmente, los requisitos para el cierre formal del

contrato se definen en los términos del contrato, y si se hubiera preparado un plan

de gestión del contrato, se incluirían en él. (PMI, 2004)

f.3.2 Activos de los Procesos de la Organización (Actualizaciones).

• Archivo del contrato. Se prepara un juego completo indexado con la

documentación del contrato, incluso el contrato cerrado, para su

incorporación en los archivos finales del proyecto (…).

• Aceptación del producto entregable. El comprador, generalmente a través

del administrador autorizado del contrato, le entrega al vendedor una

notificación formal por escrito informándole que los productos entregables

han sido aceptados o rechazados. En general, los requisitos para la

aceptación formal de los productos entregables, y cómo tratar los productos

entregables que no cumplen con los requisitos, se definen en el contrato.

• Documentación sobre lecciones aprendidas. El análisis de las lecciones

aprendidas y las recomendaciones para la mejora del proceso se

desarrollan para la planificación e implementación de compras y

adquisiciones en el futuro. (PMI, 2004)

101

2.3 Teoría de la Cadena de Abastecimiento

Es usual asociar la Cadena de Abastecimiento con un proceso de compra de

bienes o servicios, sin embargo la Cadena de Abastecimiento va más allá, al

enmarcar todo un proceso productivo.

Monterroso (2002) afirma que todo Sistema Productivo, para asegurarse su

funcionamiento, necesita obtener del exterior una serie de insumos y materiales a

partir de los cuales se realizarán los procesos de transformación.

El Pan es un claro ejemplo, donde la unión de insumos y materiales a través de un

Sistema Productivo, logra convertirse en un producto terminado.

Sin caer en una estricta regla taxonomática, consideremos que la fabricación del

pan comenzó con alguien que primeramente sembró y cosechó el trigo, y luego

fue vendido a la molienda para fabricar la harina. Por último la harina fue vendida

a una panadería, la cual junto con otros insumos se fabricó el Pan. Evidentemente

el Proceso Productivo para la fabricación del Pan, está enmarcado dentro de una

Cadena de Abastecimiento, donde cada proceso (Cosechar Trigo, Fabricar Harina,

Producir Pan), abastece de insumos a procesos posteriores.

La función de abastecimiento es fundamental en el desempeño de no sólo la

organización, sino del Proceso Productivo, de forma que condiciona los costos

productivos y la capacidad de respuesta al consumidor. (Monterroso; 2002). Esto

convierte a la Administración de la Cadena de Abastecimiento en un arma

competitiva, la cual muchas organizaciones no le prestan su debida atención.

102

2.3.1 Estrategias para el desarrollo de la Estructura de la Cadena de

Abastecimiento

Según Monterroso (2002), los costos, la calidad y la velocidad de respuesta al

cliente quedan fuertemente condicionados por los costos, calidad y tiempos de

entrega de los bienes adquiridos, por lo que se ha convertido la Cadena de

Abastecimiento en un arma competitiva clave para las empresas. Aún hoy la

Gestión de Adquisiciones es un área muy poco atendida en muchas

organizaciones, por lo cual representa un gran potencial de mejora. Por tanto se

debe establecer estrategias para realizar el abastecimiento de forma eficaz.

Antes es necesario identificar que bienes serán adquiridos externamente y cuales

serán provistos internamente (Monterroso; 2002). Este paso es también

mencionado en el proceso Planificar las Compras y Adquisiciones de la Gestión de

las Adquisiciones del Proyecto, de la Guía PMBOK (PMI, 2004).

Existen dos tipos de estrategias para el Gestión del Abastecimiento y el desarrollo

de la Estructura de la Cadena de Abastecimiento: La Internalización y la

Externalización.

a. Internalización

Según Sapag (2003), la Internalización corresponde a la ejecución de tareas

internas o procesos que hasta ahora se contrataban externamente. Se

fundamenta en la conveniencia de aumentar la productividad mediante el

desarrollo de más actividades con los mismos recursos. También es conocido

103

como Integración Vertical. De acuerdo con Monterroso (2002), esta estrategia se

relaciona con la propiedad y el control de los procesos productivos hacia atrás o

hacia adelante en la Cadena de Abastecimiento.

La Integración Vertical hacia Atrás (hacia las fuentes de aprovisionamiento o

aguas arriba en la Cadena de Abastecimiento), se refiere a la habilidad de una

empresa de producir internamente, las materias primas, materiales e insumos que

podría adquirir de terceros (Monterroso, 2002). Siguiendo el ejemplo de la

fabricación del pan, podríamos suponer que la panadería ante un crecimiento en la

demanda de sus productos, determina que adquirir una empresa de molienda del

trigo o adquirir maquinaria para fabricar trigo, aumentará la productividad y

rentabilidad de la elaboración de sus productos de pan.

La Integración Vertical hacia Adelante (hacia el mercado), se refiere a la

adquisición de procesos aguas abajo en la Cadena de Abastecimiento

(Monterroso, 2002). Continuando con el caso ilustrativo, la panadería extiende sus

actividades más allá de la fabricación de sus productos de pan, incluyendo un

nuevo el proceso de distribución de sus productos a supermercados, hoteles y

restaurantes.

b. Externalización

También es conocida como Adquisición a Proveedores, y es opuesta a la

Internalización. Se fundamenta que es más fácil comprar en forma inteligente que

producir en forma económica (Monterroso, 2002). Según Sapag (2003), consiste

en reducir recursos, manteniendo las mismas actividades. En este caso la

panadería pudo haber decidido especializarse en la producción de pan para

diversificar sus productos y presentaciones, contratando a otros la fabricación de

104

sus materias primas, como también su distribución. Según Monterroso (2002), la

mayoría de las empresas tienden a concentrarse en aquello que mejor saben

hacer, especializándose solamente en la sección de la cadena productiva y

adquiriendo los insumos necesarios en forma externa.

Además es importante mencionar, tal como lo señala Moterroso (2002), la

adquisición a terceros no sólo involucra la Gestión de Abastecimiento de materias

primas para el proceso de transformación: los proveedores pueden proporcionar

una variedad de servicios tales como estudios de mercado, diseño de productos,

publicidad y promociones, contratación de personal, liquidación de haberes,

servicios de consultoría, asesoramiento legal, gestión contable, servicios de

comercio exterior, servicios informáticos, mantenimiento, limpieza, disposición de

residuos, seguridad, almacenamiento y distribución de los productos, entre otros.

Hay varios tipos de alternativas de abastecimiento relacionadas con la estrategia

de Adquisiciones a Proveedores:

b.1 Compras tradicionales: se refiere a las adquisiciones basadas en múltiples

proveedores, y la relación entre el proveedor y el cliente es exclusivamente

transaccional, buscando beneficios propios a corto plazo. (Monterroso; 2002).

b.2 Outsourcing (tercerización, subcontratación): es un término genérico, aplicado

a la adquisición externa de bienes o servicios con una reducción en el número de

proveedores y una mayor interacción proveedor-cliente (Monterroso; 2002).

Opuesto a la Integración Vertical, se desarrolla como respuesta a los altos costos

que supone mantener una infraestructura material y humana que, por no estar

directamente relacionada con las actividades distintivas de la empresa, resulta

innecesaria. (Schneider; 2004).

105

b.3 Partnership: se refiere a una relación proactiva de integración entre proveedor

y cliente, donde la empresa proveedora se convierte en un socio exclusivo del

cliente (Monterroso; 2002).

b.4 Alianza estratégicas: Similar a la alternativa de Partnership, sin embargo

puede abarcar además la generación de negocios conjuntos basados en la

especialización. En este caso la empresa proveedora no sólo puede transformarse

en el único proveedor de otra sino, además desarrollar en forma conjunta

mercados (Monterroso; 2002).

b.5 Redes Keiretsu: corresponde a un punto de equilibrio entre la estrategia de

Integración Vertical y Adquisición a Proveedores. Fue concebida por los

japoneses, donde los proveedores forman parte de una asociación de empresa,

garantizado a largo plazo. Por ejemplo un fabricante podría asistir de forma

financiera a sus proveedores.

La escogencia de la estrategia de Gestión de Abastecimiento (Internalización o

Externalización), obedece al posicionamiento de la empresa frente al mercado y

sus competidores. Según Monterroso (2002), la estructura de una Cadena de

Abastecimiento no es estable, es un fenómeno dinámico visualizado como una

doble hélice, donde el patrón de la estructura de la Cadena de Abastecimiento,

oscila entre una forma integral/vertical y una modular/horizontal.

106

Producto integral

Industria Vertical

Producto modular Industria horizontal

Presiones para la

integración

Avances tecnológicos

Poder de los proveedores

Rentabilidad del sistema

de propiedad

para la desintegración

Presiones

Competidores de nichos

Alta complejidad

Rigidez organizacional

Figura 15: Fenómeno dinámico de la Cadena de Abastecimiento (Monterroso, 2001).

Dependiendo de la estructura de la Cadena de Abastecimiento, y de las presiones

que obligan a esta a una integración o desintegración vertical, la Gestión de

Abastecimiento puede optar por una estrategia de Internalización o

Externalización.

Actividades o Procesos del “Business Core”

Actividades o Procesos de “Soporte”

Adquisición de materiales, bienes y servicios a Terceros (Proveedores)


Adquisición de materiales, bienes y servicios a Terceros (Proveedores)


Estructura “INTERNALIZADA” Estructura “EXTERNALIZADA”

Estrategia de Externalización

Estrategia de Internalización

Procesos o recursos “Internalizados”.

Procesos o recursos “Externalizados”.

Procesos o recursos “Internalizados”.

Procesos o recursos “Externalizados”.

Figura 16: Estrategias de la Estructura de la Cadena de Abastecimiento

Materiales, bienes y servicios de Terceros (Proveedores)


107

Según Monterroso (2001), una industria altamente integrada verticalmente puede

estar sujeta a distintas fuerzas que presionan hasta lograr su desintegración; como

la proliferación de competidores en determinados segmentos, nichos o etapas de

producción, que obligan a la empresa a abandonar su estructura vertical para

conformar una estructura modular – a través de la tercerización de la producción,

subcontratación. Sin embargo en una industria modular con el tiempo, aquellas

empresas que son más competitivas en costo, calidad, tecnología o servicio; van

ganando mayor participación en el mercado. Una vez que dicha empresa es

suficientemente grande y adquiere alta participación en el mercado, ve la

oportunidad de expandirse de forma vertical.

Las fuerzas que obligan a la Desintegración Vertical de la Cadena de

Abastecimiento, entre otras son: (Monterroso; 2001)

• Entrada de competidores que intentan capturar segmentos de la Cadena de

Abastecimiento.

• Rigidez burocrática y organizacional que aparece en las grandes

estructuras.

• Desafío de mantener a la competencia lejos de las etapas de producción.

108

Por otro lado, las fuerzas que obligan a la Integración Vertical de la Cadena de

Abastecimiento, entre otras son: (Monterroso; 2001)

• Los Avances Tecnológicos en una de las etapas de la Cadena de

Abastecimiento, donde modifica la cuota de poder, entre las empresas

participantes y la empresa más innovadora.

• El Poder de los Proveedores, donde algunos de ellos modifican la

estructura de la Cadena de Abastecimiento, por medio de la fusión,

adquisición, joint venture con otras empresas que pertenecen a la Cadena

de Abastecimiento.

• Rentabilidad del Sistema de Propiedad, donde varios subsistemas de la

Cadena de Abastecimiento se integran para desarrollar soluciones

integrales, obteniendo ventajas diferenciales derivadas de su propiedad.

109

2.3.2 El Ciclo de Abastecimiento

Se pueden nombrar la siguientes actividades vinculantes con la adquisición de

bienes y servicios necesarios para el Proceso Productivo: (Monterroso, 2002)

• Compras

• Recepción

• Almacenamiento

• Gestión de Inventarios

Estas actividades interactúan dinámicamente entre si, dando origen al Ciclo de

Abastecimiento. El ciclo comienza con la recepción de necesidades de

requerimientos de bienes y/o servicios.

Figura 17: El Ciclo de Abastecimiento (Monterroso, 2002)

110

2.3.3 Compras

La función de compra se ocupa del proceso de abastecimiento de bienes y

servicios necesarios para el Proceso Productivo. Dada la variedad y

características específicas de los bienes y servicios que se consumen, el área de

compras debe realizar diferentes gestiones ante múltiples proveedores bajo

distintas modalidades (Monterroso, 2002).

Por eso es necesario establecer claras políticas de compra que den respuesta a

las siguientes preguntas:

• ¿Qué comprar?

• ¿Cuánto comprar?

• ¿Cuándo comprar?

• ¿Cómo comprar?

• ¿Dónde comprar?

a. Actividades típicas del Área de Compras

El rol del Área de Compras no solo se limita a ejecución de las compras, sino

además una serie de tareas que contribuyen al mejoramiento en la administración

de recursos los recursos de la organización (Moterroso, 2002). Estos son según

Monterroso (2002):

111

• Investigar los mercados: condiciones de los mismos, número, tamaño y

localización de proveedores, su confiabilidad de los mismos, fuentes

alternativas de suministros, sustitutos de materias primas, materiales e

insumos, clases y costos de transportes factibles de utilizar.

• Asesorar a los clientes internos acerca de nuevos productos, nuevos

materiales, precios y calidades alternativos.

• Asesorar en cuanto a la conveniencia de hacer o comprar.

• Confeccionar y actualizar un registro de proveedores.

• Seleccionar proveedores.

• Negociar precios, calidad, fechas y modalidades de entrega, servicios pos-

venta, fechas y formas de pago.

• Pedir cotizaciones de un modo tal que permita su posterior comparación

• Efectuar un análisis de valor de las diferentes propuestas.

• Armar pliegos de licitación cuando correspondiere, publicar los anuncios

correspondientes, abrir las ofertas y proceder a su estudio.

• Confeccionar contratos ú órdenes de compra.

• Registrar los pedidos, agruparlos por ítems y elaborar cronogramas de

entregas.

• Realizar seguimiento de los pedidos, activar las compras.

• Efectuar el control de cantidades recibidas, realizar o colaborar en el control

de calidad de las mercaderías enviadas por los proveedores, rechazar o

aceptar las entregas.

• Vigilar e informar del éxito o fracaso de pruebas realizadas con nuevos

materiales o productos.

• Administrar la devolución de productos fallados, entregas de diferente

calidad a la solicitada y/ o cantidades equivocadas.

112

• Evaluar a los proveedores (cumplimiento de fechas de entrega, de calidad,

de cantidades entregadas, de devoluciones, de servicios posventa

realizados efectivamente, de tiempo de respuesta, entre otros parámetros).

• Analizar, junto con el proveedor, el mal desempeño de los artículos

comprados o de la gestión de provisión.

• Efectuar la recepción e ingreso de los pedidos a los almacenes o despachar

a los lugares de utilización.

• Intervenir en el control y venta de rezagos.

• Confeccionar y actualizar un archivo del estado de inventarios.

• Intervenir en las auditorías de los almacenes.

• Administrar las normas de embalaje.

• Administrar los transportes y los envíos a otras plantas, sucursales o

centros de distribución.

• Dirigir la contratación, la supervisión y la evaluación del personal del área.

• Formular y presentar estadísticas relacionadas con su función.

Monterroso (2002) considera que el encargado de las compras no solo debe

conocer si las características específicas son realmente esenciales o meramente

estéticas; también debe conocer qué materiales, productos, o servicios sustitutos

pueden ser igualmente funcionales, de manera que el encargado de compras esté

en mejores condiciones para la búsqueda, selección, negociación y asesoramiento

a las partes interesadas.

Dado que en ocasiones los solicitantes de las compras desconocen las

implicaciones de una pequeña diferencia del diseño, o calidad sobre los costos, es

recomendable mantener una fluida comunicación entre el área de compras y los

usuarios finales. Lo ideal es que el encargado de la compra posea también

experiencia técnica de los bienes o servicios por adquirir.

113

b. Tipos de Compras

Dada la diversidad de recursos que requiere un Proceso Productivo, no existe un

procedimiento universal o modalidad de compra que cubra la adquisición de la

totalidad de los recursos. Se puede hablar de formas o tipos de compras basados

en algunas consideraciones.

b.1 Según la concentración de la función.

b.1.1 Compras centralizadas: Las adquisiciones son realizadas desde un solo

departamento central para todas las demás áreas funcionales y/o sucursales de la

empresa. Según Monterroso (2002), una modalidad creciente que responde al tipo

de compras centralizadas es el denominado pool de compras, en donde varios

solicitantes con idénticas necesidades conforman un solo pedido único, con la

intención de obtener importantes descuentos por volumen.

b.1.2 Compras descentralizadas: las solicitudes son efectuados desde distintos

centros productivos o comerciales.

b.2 De acuerdo a la Filosofía de gestión.

b.2.1 Compras tradicionales: caracterizado por la existencia de múltiple

proveedores para un mismo tipo de bien o servicio, relaciones a corto plazo entre

el comprador y el proveedor, un ambiente de desconfianza y basado en la

conveniencia individual de cada uno de los participantes. (Monterroso, 2002)

114

b.2.2 Compras Justo a Tiempo: caracterizado por la existencia de fuentes únicas

de abastecimiento y las relaciones de asociación a largo plazo con proveedores.

(Monterroso, 2002)

b.3 Según el tipo de bien que se adquiere

La compra se clasifica en dos tipos, compras de bienes físicos y compras de

servicios. Particularmente la compra de servicios presenta mayores dificultades en

el aprovisionamiento, ya que no es posible una evaluación previa a su prestación.

b.4 Según los mercados implicados

Se clasifican en Compras Locales o Compras Internacionales. Las compras

locales se refieren a las contrataciones de servicios nacionales o nacionalizados y

a las adquisiciones de materias primas, materiales o insumos que se fabrican en el

mismo país en donde opera la firma compradora, independientemente que las

firmas proveedoras sean de origen nacional o extranjero.

En las Compras Internacionales, estas se realizan en mercados del mundo a

trasvés de proveedores con oficinas comerciales en el mismo país que la firma

compradora o a través de diferentes agentes de comercio internacional

(corredores, representantes, distribuidores, u otros intermediarios). (Monterroso,

2002).

115

b.5 Según la naturaleza de las compras

b.5.1 Compras de economato: corresponde a compras de pequeña importancia

económica, y usualmente no se justifica la emisión de órdenes de compra para

este tipo de adquisiciones. (Monterroso, 2002).

b.5.2 Compras de mediana magnitud: se refiere básicamente a compras que

involucra mayores montos de dinero. (Monterroso, 2002).

b.5.3 Compras de elementos críticos: son aquellos esenciales para garantizar la

continuidad de la producción, debido por su escacez, sus características, su costo

o fragilidad. (Monterroso, 2002).

b.5.4 Licitaciones: corresponde a un proceso por medio del cual se efectúa un

pedido de presentación de ofertas de bienes o servicios a proveedores, se evalúan

las ofertas y se escoge la mejor de acuerdo a las condiciones requeridas.

(Monterroso, 2002).

b.6 Según a la frecuencia de adquisiciones

Se puede clasificar en dos tipos, compras recurrentes donde se realizan en forma

constante y relativamente uniforme y compras spot, donde se efectúa la compra

por única vez. (Monterroso, 2002).

117

2.4 Teoría de la Contratación Administrativa

2.4.1 Principios Generales de la Contratación Administrativa

Según Bellanger (2006), el concepto de Contratación Administrativa, que abarca

todos los procesos de selección, contratación y ejecución en el desarrollo de

proyectos de orden público, conlleva para las instituciones una importante

responsabilidad comunitaria, ya que dichas instituciones y los mismos funcionarios

que administran tales procesos, tienen que rendir cuentas tanto desde el punto de

vista técnico como económico, a los habitantes y autoridades de un determinado

sector o región, del funcionamiento y costo de los proyectos a su cargo, así como

de los procedimientos empleados para contratar y ejecutar tales proyectos.

La Contratación Administrativa está basada en Principios, los cuales son el

espíritu que inspira al legislador al momento de dictar las normas. Son el

fundamento de todo Ordenamiento Jurídico. Los Principios vienen a restringir y

limitar las Potestades de Imperio que posee el Estado frente al Administrado, de

manera que el Estado al desplegar su poder, no se convierta arbitrario ni violatorio

contra los derechos a quienes gobierna.

En un Estado de Derecho como el nuestro, la Administración se encuentra

sometida necesariamente a cumplir con los preceptos de ley, con el fin de limitar

las Potestades de Imperio del Estado y resguardar igualmente los derechos y

garantías de los ciudadanos.

118

Es así como la Administración debe actuar apegado al fundamento previo y

necesario de su actividad. Esto implica que en todo momento requiere de

habilitación normativa que previamente justifique y autorice la conducta

desplegada por el Estado para que esta pueda considerase lícita, y más que lícita

prohibida. La Constitución Política resguarda este principio en el artículo 11, y es

ratificado en el artículo 11 de la Ley General de la Administración Pública (Ley

6227).

El Banco Centroamericano de Integración Económica (1999), señala principios

básicos de excelencia y equidad que deben de estar presentes en todo proceso de

licitación pública local o internacional, los cuales cumplen con los parámetros

normales de calidad y competitividad reconocidos internacionalmente. Estos

principios básicos son:

Cuadro 8: Principios Básicos de la Licitación Pública (BCIE, 1999).

Principio Descripción

1. Competencia

Persigue asegurar la participación en los procesos de adquisición o licitación, del mayor número posible de oferentes calificados, para que exista una verdadera y efectiva competencia en el negocio, que asegure que los participantes en dichos procesos, realizarán sus mayores esfuerzos para ofrecer las mejores condiciones de contratación para el propietario.

2. Debido Proceso

Se refiere a que los procedimientos que se apliquen en todos los procesos de adquisición deben ser correctos y estar de conformidad con la correspondiente legislación y normativas aplicables, y que además los participantes puedan con toda facilidad, hacer sus consultas e impugnaciones, o defenderse si fuese el caso.

3. Igualdad

Requiere que los contratistas participantes en la licitación, sean tratados y considerados bajo las mismas condiciones técnicas, administrativas, o de cualquier otra índole, sin preferencia o discriminación de ningún tipo.

119

4. Publicidad

Requiere que la información relativa a una adquisición o licitación, debe ser debidamente divulgada, para que todo interesado pueda enterarse con facilidad de las oportunidades existentes y pueda participar en el proceso que se abra.

5. Transparencia

Se refiere a que toda la información relativa al proceso de licitación debe estar disponible y accesible para todos los contratistas que existen en el medio, así como para el público en general que pueda estar interesado en dicho proceso.

El jurista costarricense Jorge Enrique Romero Pérez, en su libro “Contratación

Pública” (Romero, 2003), señala en Costa Rica los principios constitucionales en

los que se basa la Contratación Administrativa, los cuales serán aplicables en la

medida que resulten razonables y proporcionados a los fines que se persiguen.

Estos principios constitucionales son los siguientes:

Cuadro 9: Principios Constitucionales aplicables a la Contratación Administrativa (Romero, 2003)

Principio Descripción

1. Buena Fe Convencimiento de que el negocio que se realiza es lícito, verdadero y justo. En el campo de los negocios, la buena fe es esencial.

2. Competencia o Libre Concurrencia.

A las contrataciones del Estado, deben tener acceso todas las personas naturales o jurídicas que cumplan con el ordenamiento jurídico establecido.

120

3. Control de los Procedimientos.

Los procedimientos operativos bajo los cuales debe ser ejercido un control eficiente son: a.- Contables. Formulación, examen y manejo de cuentas, técnicamente adecuado de los recursos públicos. b.- Financieros. Administración financiera correcta de los recursos e ingresos y verificación de la legalidad del acto público. c.- Económicos o de Resultados. Eficiencia y eficacia de la gestión financiera. Cumplimiento de metas y óptimo aprovechamiento de los recursos. d.- Apego a Disponibilidad Presupuestaria. El Estado debe contar con la disponibilidad presupuestaria necesaria y suficiente antes de iniciar un proceso de licitación.

4. Eficiencia. Administración eficiente de las ofertas recibidas, conforme el interés público perseguido.

5. Eficacia. La actuación administrativa, debe ser encaminada al cumplimiento del fin público asignado al Estado.

6. Equilibrio de Intereses.

Debe existir siempre un equilibrio entre los deberes y derechos de las partes contratantes.

7. Formalismo de los procedimientos licitatorios.

Cumplimiento de los requisitos formales de la contratación administrativa, como recurso de fiscalización del buen uso de los recursos públicos.

8. Igualdad. Tratamiento igualitario para los interesados en la participación, proceso y oportunidades, en los negocios con el Estado.

9. Intangibilidad Patrimonial.

El Estado está obligado a mantener la equivalencia de la negociación, en protección al interés público.

10. Interés Público. La actuación del Estado debe estar encaminada hacia el logro del bien común, bien público o interés público.

11. Legalidad o Transparencia de los procedimientos.

Los procedimientos de selección de contratistas a aplicarse, deben ser definidos a priori, en forma precisa, cierta y concreta.

12. Licitación Pública. La Licitación Pública es definida como el medio idóneo para realizar la contratación administrativa, en la selección de los contratistas para ejecutar labores públicas.

13. Lesividad. La Contratación Administrativa, solo puede ser declarada nula, si se comprueba que es lesiva a los intereses del Estado.

121

14. Mutabilidad del Contrato.

El Contrato debe ser susceptible a sufrir variaciones de acuerdo al fin público de la negociación.

15. Publicidad. Los negocios públicos deben ser debidamente publicitados, para difundir las oportunidades y controlar el empleo de los recursos de la comunidad.

16. Razonabilidad. El Estado debe restringir o limitar, el ejercicio abusivo del derecho, pero vigilando que la norma jurídica se adecue en todos sus elementos.

17. Reajuste de Precios. El ajuste de precios no es facultativo, sino que es una obligación del Estado, formando parte integral del precio pactado.

18. Seguridad Jurídica. Las obligaciones contractuales deben estar bien definidas, para que las partes sepan a que atenerse, garantizándose de este modo la correcta aplicación del derecho.

122

2.4.2 Clases de Procedimientos

Los procedimientos se pueden dividir en dos categorías generales: 1. Los

Procedimientos Ordinarios y 2. Los Procedimientos No Ordinarios.

La actividad ordinaria es aquella que está normada por la Ley de Contratación

Administrativa y su Reglamento.

Entre los procedimientos ordinarios se encuentra:

Cuadro 10: Procedimientos Ordinarios de la Contratación Administrativa

Procedimiento Descripción

a. Licitación Pública

Invitación abierta al público, aplicable en obras públicas, suministro de bienes, contrato de servicios, enajenación de bienes inmuebles, concesión instalaciones públicas, y gestión de servicios públicos, arrendamiento de inmuebles y equipo. Es el procedimiento de contratación obligatorio para los supuestos previstos la LCA y su Reglamento, así como en los procesos de concesión. La Ley establece la estructura mínima que debe cumplir este procedimiento. La Licitación Pública Internacional es una variante, cuya aplicación se recomienda cuando convenga a los intereses públicos o por haberlo acordado así con el ente público internacional que financia la contratación.

b. Licitación por Registro

Se invitan a todos los proveedores calificados acreditados en el Registro. Para este caso, la Ley establece la estructura mínima que debe cumplir este procedimiento, así como las disposiciones que correspondan de conformidad al número de proveedores registrados

c. Licitación Restringida

Se realiza una invitación a un número limitado de proveedores debidamente registrados, sin ser inferior a cinco, salvo casos especiales.

e. Remate

Utilizado para vender o arrendar bienes muebles o inmuebles, al mejor postor, de conformidad a un precio base preestablecido. La ley detalla el correspondiente procedimiento.

123

A estos procedimientos ordinarios se puede aplicar las siguientes modalidades

complementarias:

Modalidad Descripción

a. Precalificación

Consiste en incorporar una etapa de precalificación, como parte de la licitación pública o de la licitación por registro, a fin de seleccionar previamente a los participantes, de acuerdo con sus condiciones particulares.

b. Subasta a la Baja Cuando se requiera adquirir productos genéricos, la Administración podrá emplear la adjudicación por subasta a la baja.

c. Licitación con financiamiento

Se utiliza la licitación con financiamiento cuando, dentro de las condiciones generales del concurso, se requiera el otorgamiento, por cuenta o gestión del contratista, de una línea de crédito para respaldar los gastos derivados de la contratación.

124

2.4.3 Recursos

a. Recurso de Objeción al Cartel

Es el medio que tiene un oferente para lograr la modificación de especificaciones o

requisitos del pliego de condiciones, que de alguna manera le resultan limitantes

de sus posibilidades de participación en una licitación.

b. Recursos de Apelación

Corresponde a un Acto Administrativo mediante el cual la parte recurrente puede

apelar al acto de adjudicación. Se interpone ante la Contraloría General de la

República. Cuando el monto no proceda el Recurso de Apelación, podrá la parte

recurrente solicitar la Revocatoria del acto de adjudicación.

c. Recurso de Revocatoria

Corresponde al mismo fin anterior, solo que se interpone ante la Administración.

125

2.5 Teoría de la Administración LEAN de Proyectos

2.5.1 Principios del LEAN Thinking

El Pensamiento Lean consiste en una serie de métodos y herramientas orientados

a:

• Eliminar las pérdidas por demoras e ineficiencias en los procesos internos.

• Prevenir y eliminar fallas de equipos, interrupciones y otras pérdidas de

producción.

• Buscar de manera continua la perfección y las mejoras de calidad.

Esta corriente de pensamiento tiene origen en 1995 y se basa en gran parte, en

algunas prácticas implementadas por TOYOTA en Japón. (Lledó, P.; Rivarola, G.;

Mercau, R.; Cucchi, D.H.; Esquembre J.F.; 2006)

De acuerdo con Lledó, Rivarola, Mercau, Cucchi y Esquembre (2006), el

Pensamiento Lean es una actitud frente a los proyectos. Esta actitud puede verse

desde el lado positivo como una búsqueda permanente de la perfección en los

proyectos. Por el lado negativo, como la sospecha permanente de la existencia de

desperdicios en los proyectos. Otra forma de verlo es como la actitud de tolerancia

cero con los desperdicios. Los desperdicios no agregan valor y disminuyen la

rentabilidad.

126

Esta corriente postula cinco principios básicos:

• Definir el valor desde la perspectiva del cliente.

• Identificar el flujo de valor.

• Optimizar el flujo de valor, o permitir que fluya sin obstáculos.

• Permitir que el cliente extraiga el valor.

• Buscar permanentemente la perfección.

a. Definir el valor desde la perspectiva del cliente.

El primer principio consiste en ponerse del lado del cliente para evaluar si una

actividad crea valor. Esto es una prueba crítica para cualquier actividad, en vista

que el cliente paga por las cosas que cree que tiene valor. Se considera valor

cualquier cosa por la cual un cliente estará dispuesto a pagar. Cualquier otra

actividad que no incremente el precio que pagaría el cliente, solo agrega costos al

proyecto (Lledó, P.; Rivarola, G.; Mercau, R.; Cucchi, D.H.; Esquembre J.F.;

2006).

Sin embargo hay actividades que no queda más remedio que realizarlas, con el fin

de llevar adelante el proyecto. Estas actividades las clasifica el Pensamiento Lean

en dos tipos:

• Desperdicio tipo 1: Actividad parcialmente sin valor agregado, pero

necesaria para completar las tareas. Solo agrega costos al proyecto.

• Desperdicio tipo 2: Actividad que carece de valor agregado y podrían

eliminarse de la corriente del valor.

127

b. Identificar el flujo de valor.

El segundo principio consiste en identificar el flujo de valor, el cual se compone de

todas las tareas necesarias que deben ser completadas para entregar el producto.

De esas tareas, muchas no agregan ningún valor adicional al cliente, por el que

estaría dispuesto a pagar. Para identificar el flujo de valor, se crea un mapa donde

se identifican las tareas que agregan valor de aquellas que no lo agregan.

Un aspecto importante a considerar durante la identificación del flujo de valor, es

que cada tarea debería orientarse hacia la creación de entregables. (Lledó, P.;

Rivarola, G.; Mercau, R.; Cucchi, D.H.; Esquembre J.F.; 2006).

c. Optimizar el flujo de valor.

El tercer principio considera que no basta con definir el valor del proyecto e

indetificar por donde fluye ese valor hacia el cliente. Requiere trabajar

intensamente en remover aquellos obstáculos que tradicionalmente distorsionan

este valor hasta que llega a su destinatario final (Lledó, P.; Rivarola, G.; Mercau,

R.; Cucchi, D.H.; Esquembre J.F.; 2006). Significa que se debe reducir los tiempos

de demora en el flujo de valor al quitar obstáculos innecesarios en el proceso.

Según Lledó, Rivarola, Mercau, Cucchi y Esquembre (2006), algunos obstáculos

típicos a remover del flujo de valor son:

• Rigidez de los departamentos funcionales.

• Ciclos de aprobación recurrentes

• Cambios constantes en los requerimientos del proyecto

• Interferencia innecesaria de la gerencia general.

128

d. Permitir que el cliente extraiga el valor.

A parte de los anteriores principios, es necesario que el cliente pueda reconocer

este valor y hacerlo suyo. Una manera eficaz de lograrlo es a través de la

generación de entregables.

Para que estos entregables tengan verdaderamente el valor exacto que el cliente

reclama, los equipos de proyectos deberían permitir a sus consumidores que se

involucren en el proceso del proyecto a fin de poder extraer valor de ellos. El

involucrar temprano a los clientes en el proceso de diseño e implementación de un

proyecto permite no generar desperdicios (Lledó, P.; Rivarola, G.; Mercau, R.;

Cucchi, D.H.; Esquembre J.F.; 2006).

e. Buscar permanentemente la perfección

La base fundamental de este principio es que nunca hay que abandonar la

búsqueda de las fuentes de ineficiencias.

129

2.5.2 Baches de Tiempo

Según Lledó, Rivarola, Mercau, Cucchi y Esquembre (2006), en la teoría y práctica

del Pensamiento Lean, los baches e tiempo se relacionan con los Desperdicios de

Tipo 2, y generalmente ocurren al interior de la organización.

Los baches están constituidos por el conjunto de procesos, procedimientos,

prácticas gerenciales, estilos de liderazgo, elementos organizacionales y culturales

que son un obstáculo para que el valor del proyecto fluya adecuadamente, los

cuales están muy arraigados en los usos y costumbres de la organización (Lledó,

P.; Rivarola, G.; Mercau, R.; Cucchi, D.H.; Esquembre J.F.; 2006).

Entre los baches de tiempo más comunes se encuentran:

• Parálisis en la toma de decisiones.

• Múltiples ciclos de aprobación.

• Procedimientos erróneos respecto a la remisión “formal” de documentos.

• Abundancia de reuniones regulares innecesarias.

• Colas de espera sin ninguna racionalidad o falta de priorización.

• Cultura inadecuada en cuanto al manejo de la información.

130

a. Parálisis en la toma de decisiones.

Es la detención de cualquier actividad, funcionamiento o proceso. Según Lledó,

Rivarola, Mercau, Cucchi y Esquembre (2006), en la mayoría de los casos es peor

aún que la toma errada de decisiones, debido a que una decisión equivocada

puede corregirse, en cambio frente al parálisis en la toma de decisión, nada se

puede hacer, salvo esperar.

b. Múltiple ciclos de aprobación.

Se relacionan con los procedimientos repetitivos y ordenados que existen en las

organizaciones para la aceptación y validación de un documento, proyecto, etc.

Mientras más largos los recorridos, mayor es el tiempo consumido (Lledó, P.;

Rivarola, G.; Mercau, R.; Cucchi, D.H.; Esquembre J.F.; 2006).

c. Remisión Formal de Documentos

Corresponde a la mala interpretación o abuso de la remisión formal de

documentos, pues la remisión formal de documentos no debería ser un obstáculo

para los cambios necesarios exigidos por el proyecto.

131

d. Reuniones regulares

Son unas de las prácticas que más ineficientemente son llevadas a cabo en la

mayoría de los proyectos. Generalmente no hay una minuta de temas a tratar, los

temas son propuestos durante la misma reunión, no se establecen prioridades y

son más largas de lo necesario (Lledó, P.; Rivarola, G.; Mercau, R.; Cucchi, D.H.;

Esquembre J.F.; 2006).

e. Colas de espera

Son baches de tiempo que ocurre cuando las organizaciones han adoptado como

método aceptable el PEPS (primero entra, primero sale), donde los individuos de

la organización no están preparadas para entender razones respecto a las

prioridades (Lledó, P.; Rivarola, G.; Mercau, R.; Cucchi, D.H.; Esquembre J.F.;

2006).

f. Cultura inadecuada en cuanto al manejo de la información

Ocurre en las organizaciones donde se considera que la información es poder, de

manera que si algun individuo tiene la posibilidad de tener una información y

retenerla (al menos durante un cierto tiempo) frente al resto de la organización,

esto le otorga una situación de ventaja que puede aprovechar a su favor (Lledó,

P.; Rivarola, G.; Mercau, R.; Cucchi, D.H.; Esquembre J.F.; 2006).

132

Entre las consecuencias de los baches de tiempo se encuentran:

• Aumento de la duración del proyecto.

• Aumento de costos derivados de las demoras

• Aumento de los costos, en que se debe incurrir para “apurar el proyecto”.

• Pérdidas ocasionadas por malas decisiones, debido a que la información no

llega a tiempo.

• Dificultad en obtener la información justo a tiempo.

133

2.5.3 Costos de Transacción y Teoría de la Información

EL concepto de Costo de Transacción fue originalmente acuñado por el

economista Ronald Coase (1937) y posteriormente desarrollado por Oliver

Williamson (1989) y Douglass North (1990).

Nace de las ciencias económicas y el concepto tradicional de Costo de

Transacción, se aplicaba a la organización industrial, conocida también como

organización de los mercados.

Los Costos de Transacción se originan durante la interacción entre los individuos

de una organización (antes sólo los clientes externos de la organización de

acuerdo con el concepto original de Costo de Transacción), de manera que a

mayor sea la cantidad de transacciones y a demás más complejas o burocráticas,

mayor serán los costos asociados a ellas (Lledó, P.; Rivarola, G.; Mercau, R.;

Cucchi, D.H.; Esquembre J.F.; 2006).

Actualmente el concepto de Costo de Transacción, evalúa también las

transacciones existentes al interior de las organizaciones.

Una transacción puede ser desde algo sencillo como una transferencia electrónica

de dinero por Internet o utilizar la tarjeta de crédito para hacer una compra hasta

algo bastante complejo como negociar y acordar un tratado de libre comercio. Lo

cierto es que en ambos casos, los costos asociados a ellas son completamente

distintos.

134

Entre las principales fuentes de costos de transacción en los proyectos, de

acuerdo con Lledó, Rivarola, Mercau, Cucchi y Esquembre (2006), se pueden

mencionar:

• Pobre elección de medios de comunicación.

• Falta de un lenguaje común.

• Formalidad excesiva.

• Repetición sin final.

• Exceso o falta de información.

• Grandes distancias entre las partes comunicantes.

a. Pobre elección de medios de comunicación.

La comunicación es una de las principales transacciones que ocurren en los

proyectos. Si bien la abundancia de medios ha facilitado las comunicaciones

(ejemplos: Llamadas telefónicas, teleconferencias, faxes, envíos expresos, correo

electrónico, páginas web, celulares, teleconferencias, etc), se ha generado el

problema que la mayoría de las personas no conocen cuales son los más

adecuados para cada una de las circunstancias.

En el siguiente cuadro se presentan los medios más adecuados acorde con el tipo

de transacción dado.

135

Cuadro 11: Distintos medios para distintas transacciones (Lledó, P.; Rivarola, G.; Mercau, R.; Cucchi, D.H.; Esquembre J.F.; 2006)

Dirección de la comunicación

Cantidad de interlocutores Ancho de Banda Primera

alternativaSegunda

Alternativa

Reuniones de coordinación Bidireccional Pocos a pocos Moderado Cara a cara Breve

teleconferenciaReuniones de colaboración Bidireccional Pocos a pocos Alto Cara a cara Video-

conferencia

Distribución de documentos Unidireccional Uno a muchos Bajo Anuncio pagina

InternetAttachment en e-

mailRevisión y/o aprobación de documentos

Bidireccional Uno a muchos Moderado Mail prioritario Fotocopia prioritaria

Memos de rutina Unidireccional Uno a uno Bajo E-mail FaxPedidos formales Unidireccional Uno a uno Bajo Carta formal FaxTransferencia de información detallada

Unidireccional Uno a uno Moderado Fotocopia y cara a cara

E-mail o fax más tele-conferencia

Negociaciones Bidireccional Uno a uno Alto Cara a cara Video-conferencia

Entrenamiento de equipos Unidireccional Uno a uno o uno a

muchos Alto Cara a cara Video-conferencia

Documentos

Flujo de Información

Negociaciones

Recursos humanos

TIPO DE TRANSACCIÓN

SUGERENCIASCARACTERÍSTICAS DEMANDADAS DEL MEDIO

Reuniones

La dirección de la comunicación se refiere al sentido de la información a través de

los medios. Puede ser en un solo sentido (unidireccional) o en ambos

(Bidireccional).

El ancho de banda se entiende a la capacidad que tiene el medio para transportar

información.

136

b. Falta de lenguaje común

El lenguaje se caracteriza por tener dos elementos: Conjunto de símbolos y

Significado comúnmente aceptado. Este segundo en particular es importante

porque de él depende la eficacia del lenguaje, pues es necesario que el significado

de la simbología sea conocido y aceptado por aquellos que tienen contacto o

acceso a él (Lledó, P.; Rivarola, G.; Mercau, R.; Cucchi, D.H.; Esquembre J.F.;

2006).

Según Lledó, Rivarola, Mercau, Cucchi y Esquembre (2006), los problemas no se

generan solamente cuando existe ignorancia del idioma que se habla, sino cuando

los interlocutores le dan un significado distinto. Esto es quizás más grave que no

entender, porque ello moviliza la compresión; en cambio el error inmoviliza las

acciones correctivas y lleva a resultados y costos de transacción realmente

elevados.

c. Formalidad excesiva

La formalidad excesiva esta relacionada principalmente a los sistemas de

controles burocráticos e innecesarios, implementados en las empresas con el fin

de reducir costos. Son una fuente de una gran cantidad de ineficiencias o

desperdicios (Lledó, P.; Rivarola, G.; Mercau, R.; Cucchi, D.H.; Esquembre J.F.;

2006).

137

d. Repeticiones sin final.

Tal como señalan Lledó, Rivarola, Mercau, Cucchi y Esquembre (2006), uno de

los problemas que suelen aparecer los proyectos es el excesivo sometimiento a

procesos repetitivos sin fin. Un ejemplo claro de esta situación son las revisiones.

Generalmente las versiones finales deben ser sometidas a un proceso de revisión

por parte de un superior encargado de validar o aprobar el documento.

Las razones pueden ser múltiples, pero se puede señalar algunas (Lledó, P.;

Rivarola, G.; Mercau, R.; Cucchi, D.H.; Esquembre J.F.; 2006):

• No incluir correcciones puede ser una señal de que no hay control.

• Las correcciones justifican la existencia de instancias superiores de

supervisión o aprobación.

• Procesos repetitivos sin fin debido a una cultura heredada en la

organización.

e. Exceso o falta de información

El exceso de información como la falta del mismo es fuente de futuros errores de

interpretación.

Excederse de información puede estar relacionado a varias causas (Lledó, P.;

Rivarola, G.; Mercau, R.; Cucchi, D.H.; Esquembre J.F.; 2006):

138

• La sensación de que se ha trabajado mucho.

• Justificar lo que se cobra.

• Necesidad de incluir toda la información.

• La información demás será siempre valorado.

Por otro lado el no entregar la información suficiente atenta con una información

adecuada y oportuna, restando valor a la información.

f. Grandes distancias

Es otra fuente habitual de costos de transacción, es está relacionada con las

distancias físicas entre los miembros del equipo de trabajo. A mayor distancia

entre los miembros del equipo de trabajo, es menor la probabilidad de

comunicarse una vez por semana. Esto está basado en un estudio realizado por

Allen, T. J., llamado Managing the Flow of Technology, y publicado por el MIT

Press en 1994. (Lledó, P.; Rivarola, G.; Mercau, R.; Cucchi, D.H.; Esquembre J.F.;

2006).

139

CAPÍTULO III: MARCO METODOLÓGICO

3.1 Tipo de Investigación

El tipo de investigación se determinó con base en el aspecto que se pretende

afrontar respecto al objeto de estudio. (Ortiz y García. 2005).

El objeto de estudio es el “Modelo de Gestión de Adquisiciones para la Unidad

Estratégica de Negocio de Transporte de Electricidad”, y se pretende de él, la

preparación de una propuesta para la alta dirección institucional del ICE, de tal

forma que se ha seleccionado para el desarrollo de este trabajo la Investigación

Aplicada como tipo de investigación principal y la Investigación Documental para

sustentar los hallazgos y aportes presentados.

Según Ortiz y García (2005), la investigación aplicada tiene como objetivo

específico satisfacer necesidades relativas al bienestar de la sociedad. En este

sentido, su función se orienta a la búsqueda de fórmulas que permitan aplicar los

conocimientos científicos en la solución de problemas de producción de bienes y

servicios.

140

3.2 Método de investigación

La metodología de investigación de este trabajo, está basado en el método

científico, que en sí es un conjunto de métodos particulares o modalidades. (Ortiz

y García. 2005)

Del método científico, se implementaron las siguientes modalidades:

Método Inductivo:

Es el proceso de razonamiento de una parte de un todo; va de lo particular a lo

general, (Rosas y Riveros. 1990) y toma la información obtenida de otros métodos

para tratar de inducir una relación que incluya no solo los casos particulares, sino

que permita su generalización. (Ortiz y García. 2005)

Método Deductivo:

Corresponde al procedimiento de razonamiento que va de lo general a lo

particular, y se parte del hecho que las conclusiones obtenidas son solo validas, si

sus premisas también lo son. Tanto el método Inductivo como el Deductivo, son

formas de inferencia, y como indica Rosas y Riveros (1990), es un error

considerarlas como formas de razonamiento diferentes, ya que ambas alcanzan el

mismo propósito en diferentes puntos de partida.

Método Analítico:

Consiste en desagregar el todo, descomponiéndolo en elementos inferiores para

observar los efectos, causas o naturaleza. El análisis es la observación y exámen

de un hecho en particular. Es necesario conocer la naturaleza del fenómeno y

objeto que se estudia para comprender su esencia. (Ortiz y García. 2005)

141

Método Sintético:

Es el proceso de razonamiento que reconstruye un todo, a partir de elementos

inferiores distinguidos por el análisis, es decir que la síntesis es un procedimiento

mental que tiene como meta la comprensión cabal de la esencia de lo que ya

conocemos en todas sus partes y particularidades.(Ortiz y García. 2005)

142

3.3 Técnicas y Herramientas

A continuación se muestra un resumen de las técnicas y herramientas en este

estudio.

Cuadro 12: Resumen de Técnicas y Herramientas implementadas en el PFG

Grupo de Técnicas y Herramientas Técnicas y Herramientas

1 Técnicas y herramientas blandas de uso general Lluvia de Ideas Diagrama de Flujo

2 Técnicas y herramientas duras de uso general Gráfico de Pastel Mapa de la Corriente de Valor

3 Técnicas y herramientas para la Administración de Proyectos

Juicio Experto Acta de Constitución (Charter) Declaración del Alcance Estructura de Desglose del Trabajo (WBS) Diagrama Organizacional (OBS) Diagrama GANTT

4 Herramientas de Cómputo Microsoft Project Microsoft Excel PERT Chart EXPERT WBS Chart Pro

143

3.3.1 Técnicas y Herramientas blandas (cualitativas) de uso general

a. Lluvia de Ideas

La lluvia de ideas es una técnica o proceso disciplinario que se emplea con grupos

pequeños de personas, con el propósito de obtener ideas. (Cianfrani y West,

2004).

Consiste de las siguientes fases:

Cuadro 13: Fases para elaborar un proceso de Lluvia de Ideas (Cianfrani y West, 2004).

Fase Actividades

Definir el tema 1. Preparar una descripción clara y por escrito del tema. 1. Cada miembro del grupo enumera en silencio las alternativas que se

le ocurren. Enumerar alternativas 2. Recorrer el grupo y enumerar un punto de cada participante; continuar

hasta que todos los temas se enumeran; enumerar cada uno de ellos que no haya sido cuestionado.

1. Siempre que sea apropiado, combinar los temas. Ordenar y combinar 2. Si el número de temas es demasiado grande, clasificarlos en grupos

lógicos. 1. Analizar los participantes y asegurar que cada uno de ellos es claro. Aclarar 2. Escribir una descripción concisa de cada artículo, o grupo de artículos. 1. Cada miembro del grupo clasifica los puntos. 2. Las clasificaciones se tabulan. Desarrollar consenso 3. El grupo resume y revisa los resultados, haciendo énfasis en los

puntos en los que existe un fuerte consenso.

144

b. Diagramas de Flujo

El diagrama manifiesta una secuencia de eventos que ocurren en el proceso.

Según Cianfrani y West (2004), los flujogramas pueden ser de alto nivel,

mostrando sólo los principales elementos de un proceso o sistema, o por lo

contrario detallados.

Usualmente puede utilizarse la siguiente simbología:

Cuadro 14: Simbología de un Flujograma (Cianfrani y West, 2004)

Símbolo Nombre Interpretación

Óvalo Inicio o terminación de proceso

Rectángulo Actividad o paso en un proceso

Rombo Punto de decisión

Símbolo de espera o demora Punto de retención o espera en el proceso

Línea de flujo, o flecha Muestra la dirección del flujo

Documento Para indiciar la necesidad de crear un documento o registro

El diagrama de flujo de implementará en donde se requiera entender los

elementos de los procesos.

145

3.3.2 Técnicas y Herramientas duras (cuantitativas) de uso general

a. Gráfico de Pastel

Es una herramienta muy útil para mostrar visualmente las proporciones de

distintas categorías sobre un total. Presenta claramente las categorías importantes

del desempeño.

b. Mapa de la corriente de Valor

Es una herramienta que se emplea para clasificar de forma tabular, las actividades

de un proceso. Se clasifican las actividades en 3 tipos: 1. Actividades que generan

valor, 2. Actividades de desperdicio tipo 1, 3. Actividades de desperdicio tipo 2.

La clasificación se basa en el primer principio del Pensamiento Lean.

146

3.3.3 Técnicas y Herramientas para la Administración de Proyectos

a. Juicio Experto:

Es una técnica utilizada para evaluar las entradas requeridas para el desarrollo de

un determinado proceso. En ella aplica el juicio y experiencia a todos los detalles

técnicos y de gestión durante el proceso (PMI, 2004).

Esta experiencia es proporcionada por cualquier persona o grupos de personas

con conocimientos o formación especializada, y puede obtenerse de numerosas

fuentes. (PMI, 2004)

b. Acta de Constitución (Charter):

De acuerdo a Chamoun (2002), esta herramienta permite formalizar el inicio del

proyecto, asignar al gerente y otorgarle autoridad y responsabilidades requeridas.

Facilita la comprensión del proyecto, el porqué y sus riesgos (restricciones y

supuestos). Además permite documentar las expectativas y capitaliza experiencias

al revisar la información histórica relevante de proyectos anteriores de similar

naturaleza.

147

c. Declaración del Alcance

Consiste en una descripción detallada de los productos entregables del proyecto y

el trabajo necesario para crear tales productos entregables, además proporciona

un entendimiento común del alcance entre los interesados del proyecto y una

descripción de los objetivos principales.

d. Estructura de Desglose del Trabajo (WBS):

Sirve para organizar y definir el alcance total de un proyecto, mediante una

estructura lógica orientada a entregables. Se utiliza durante el desarrollo del plan y

es actualizado a lo largo de la ejecución del proyecto cuando surja cambio en el

alcance (Chamoun, 2002). Esta herramienta será utilizada en la definición del

alcance del Proyecto PFG.

e. Diagrama Organizacional (OBS):

Es una representación gráfica que se utilizará para definir la línea de autoridad, la

dependencia organizacional y la toma de decisiones. Además se muestra el orden

jerárquico de las organizaciones involucradas y personal a cargo (Chamoun,

2002).

148

f. Diagrama GANTT:

El Diagrama GANTT es una herramienta para programar una serie de tareas o

eventos. De acuerdo a Cianfrani y West (2004), se enumeran las tareas que

deberán realizarse en el eje vertical y el tiempo en el horizontal. Se trata de una

herramienta para ilustrar con claridad los elementos o tareas de un proyecto o

programa, así como la cantidad de tiempo que se prevé para llevar a cabo cada

uno de ellos.

Esta herramienta será de utilidad para la programación de las actividades del

cronograma del presente estudio de investigación.

149

3.3.4 Herramientas de Cómputo

a. Microsoft Project

Microsoft Project es un software comercial de Administración de Proyectos

desarrollado y vendido por Microsoft Corporation.

b. Microsoft Excel

Es una aplicación comercial de una Hoja Electrónica desarrollado y vendido por

Microsoft Corporation.

c. WBS Chart Pro

Es una aplicación comercial para crear y visualizar el alcance de un proyecto

usando una Estructura de Desglose del Trabajo (WBS), y es desarrollado por

Critical Tools, Inc.

d. PERT Chart EXPERT

Es una aplicación comercial para crear y visualizar diagramas PERT y es

desarrollado por Critical Tools, Inc.

151

CAPÍTULO IV: DESARROLLO DE RESULTADOS

El presente capítulo lo componen dos secciones:

• 4.1 Presentación de hallazgos.

• 4.2 Propuestas o mejoras.

En la primera sección, se exponen los hallazgos obtenidos del análisis de la

Gestión Actual de las Adquisiciones y los hallazgos encontrados en la preparación

del Modelo de Gestión de las Adquisiciones Propuesto.

En ambos casos, los elementos de investigación tomados fueron: a. La Estructura

de la Cadena de Abastecimiento, b. El Proceso de Contratación Administrativa, c.

El Reglamento Interno de la Contratación Administrativa, d. La Reforma a la Ley

de Contratación Administrativa, e. El Proceso de Gestión de las Adquisiciones de

la Guía PMBOK, f. Los Costos de Transacción y la Teoría de la Información.

Además, a lo largo de este sub-capítulo, se va mostrando las vías en que la

Gestión Actual de las Adquisiciones destruye valor al negocio de la UENTE.

En el segundo sub-capítulo, se exhiben aportes, propuestas o mejoras de acuerdo

con los hallazgos expuestos en el sub-capítulo anterior.

Para una mejor compresión del capítulo entero, se presenta a continuación en las

siguientes figuras, la correspondencia entre los puntos que conforman tanto la

primera sección sobre hallazgos de la investigación, como la segunda sección

sobre propuestas o mejoras, a manera de entradas y salidas.

152

Capítulo IV: Desarrollo de Resultados4.1 Presentación de hallazgos 4.2 Propuestas o mejoras

4.1.1 Estructura de la Cadena de Abastecimiento (ECA) de la UENTE


4.1.2 Proceso de Contratación Administrativa

4.2.2 Propuesta de mejora al Proceso de Contratación Administrativa.

4.1.3 Reglamento Interno de la Contratación Administrativa del ICE.

4.2.3 Análisis del Reglamento Interno de la Contratación Administrativa del ICE.

4.1.4 Impacto en la UENTE por la Reforma de la Ley de Contratación Administrativa.

4.2.4 Medidas a tomar respecto a la reforma de la Ley de Contratación Administrativa.

4.1.5 Brechas entre la Gestión Actual de Adquisiciones y el Proceso de Planificación de las Compras y Adquisiciones de la Guía PMBOK.

4.2.5 Planificación de las Compras y Adquisiciones.

4.1.6 Brechas entre la Gestión Actual de Adquisiciones y el Proceso de Planificación de la Contratación de la Guía PMBOK.

4.2.6 Planificación de la Contratación.

4.1.7 Brechas entre la Gestión Actual de Adquisiciones y el Proceso de Solicitud de Respuesta de Vendedores de la Guía PMBOK.

4.2.7 Solicitud de Respuestas de Vendedores.

4.1.8 Brechas entre la Gestión Actual de Adquisiciones y el Proceso de Selección de Vendedores de la Guía PMBOK.

4.2.8 Selección de Vendedores.

4.1.9 Brechas entre la Gestión Actual de Adquisiciones y el Proceso de Administración de Contratos de la Guía PMBOK.

4.2.9 Administración del Contrato.

4.1.10 Brechas entre la Gestión Actual de Adquisiciones y el Proceso de Cierre del Contrato de la Guía PMBOK.

4.2.10 Cierre del Contrato.





4.2.2 Propuesta de mejora al Proceso de Contratación Administrativa.

4.1.3 Reglamento Interno de la Contratación Administrativa del ICE.

4.2.3 Análisis del Reglamento Interno de la Contratación Administrativa del ICE.

4.1.4 Impacto en la UENTE por la Reforma de la Ley de Contratación Administrativa.

4.2.4 Medidas a tomar respecto a la reforma de la Ley de Contratación Administrativa.

4.1.5 Brechas entre la Gestión Actual de Adquisiciones y el Proceso de Planificación de las Compras y Adquisiciones de la Guía PMBOK.

4.2.5 Planificación de las Compras y Adquisiciones.

4.1.6 Brechas entre la Gestión Actual de Adquisiciones y el Proceso de Planificación de la Contratación de la Guía PMBOK.

4.2.6 Planificación de la Contratación.

4.1.7 Brechas entre la Gestión Actual de Adquisiciones y el Proceso de Solicitud de Respuesta de Vendedores de la Guía PMBOK.

4.2.7 Solicitud de Respuestas de Vendedores.

4.1.8 Brechas entre la Gestión Actual de Adquisiciones y el Proceso de Selección de Vendedores de la Guía PMBOK.

4.2.8 Selección de Vendedores.

4.1.9 Brechas entre la Gestión Actual de Adquisiciones y el Proceso de Administración de Contratos de la Guía PMBOK.

4.2.9 Administración del Contrato.

4.1.10 Brechas entre la Gestión Actual de Adquisiciones y el Proceso de Cierre del Contrato de la Guía PMBOK.

4.2.10 Cierre del Contrato.

Figura 18: Correspondencia entre los hallazgos y las propuestas o mejoras del Capítulo IV – Desarrollo de Resultados.

153


4.1.2 Proceso de Contratación Administrativa. 4.2.2 Proceso de Contratación Administrativa.

a. Actual cronograma del PCA. a. Definición del Ciclo de Vida del PCA.

b. Cronograma del PCA adaptado.b. Hallazgos en la definición del valor del PCA.

c. Mapa de flujo de valor del PCA.

d. Optimización del flujo de valor.

e. Cronograma propuesto para el PCA.

c. Análisis del grado de valor del PCA.


4.1.2 Proceso de Contratación Administrativa. 4.2.2 Proceso de Contratación Administrativa.

a. Actual cronograma del PCA. a. Definición del Ciclo de Vida del PCA.

b. Cronograma del PCA adaptado.b. Hallazgos en la definición del valor del PCA.

c. Mapa de flujo de valor del PCA.

d. Optimización del flujo de valor.

e. Cronograma propuesto para el PCA.


Figura 19: Correspondencia entre los hallazgos y las propuestas o mejoras del Capítulo IV – Desarrollo de Resultados

155

4.1 Presentación de hallazgos


El tema de adquisiciones del estado, es sin duda bastante complejo, en relación

con las adquisiciones que se rigen por el derecho privado. Podemos señalar con

toda seguridad, que en Costa Rica las adquisiciones son más dinámicas en la

empresa privada que en la empresa pública.

Para abordar el análisis de la Estructura de la Cadena de Abastecimiento (ECA)

de la UENTE, se debe comenzar en un plano más general, reconocer cuál ha sido

la estrategia en torno a la ECA del ICE.

a. Estrategia de la ECA del ICE

Desde el inicio, el ICE se caracterizó por tener una ECA “Internalizada”. La

estrategia de “Internalización” de su ECA, se vio favorecida gracias a factores

como:

• Rentabilidad del sistema de propiedad.

• Poder de los proveedores

• Avances Tecnológicos

Adicionalmente, la ideología del Estado Benefactor y el modelo de desarrollo

económico de Costa Rica, basado en la sustitución de las importaciones, concibió

156

en la Administración Pública, un ambiente propicio para mantener “Internalizada”

la ECA del ICE.

En la siguiente figura, se observan dentro de un marco de tiempo, los factores

relevantes que favorecen a la “Internalización” o a la “Externalización” de la ECA

del ICE.

1949 20061982

Cadena de abastecimiento “Internalizada”

Presiones para la

integración

Avances tecnológicos

Poder de los proveedores

Rentabilidad del sistema

de propiedad

Cadena de abastecimiento “Externalizada”

Presiones para la desintegración

Competidores de nichos

Alta complejidad

Rigidez Organizacional

1990

Estado Benefactor Estado Neoliberal(Globalización de la Economía)(Modelo Económico de Sustitución de las Importaciones)

Transición

Figura 20: Factores de Cambio de la ECA del ICE

Con la llegada de las ideas neoliberales, las tendencias de globalización (que

comienzan a aparecer dentro del periodo de transición comprendido por las

legislaturas de los expresidentes Monge y Arias) y las políticas económicas

actuales que dan mayor espacio a las fuerzas del mercado (PEN, 2004), se

desfavorece la ECA “Internalizada” del ICE.

157

Por otro lado, surgen factores predominantes que presionan para cambiar la ECA

del ICE. Factores como: 1. Competidores en nichos de mercado estratégicos, 2.

Alta complejidad relacionada a la gestión de los proyectos y 3. Rigidez

Organizacional, que obligan a desintegrar la ECA.

Aún con estos factores que presionan para Externalizar la ECA del ICE, ésta se

mantiene actualmente “Internalizada”.

Dado que la UENTE es parte de la misma estructura corporativa del ICE, se puede

inferir que la ECA de la UENTE también guarda la misma condición (Estructura

“Internalizada”).

De acuerdo con la teoría sobre la Dinámica de la Cadena de Abastecimiento, la

escogencia de la estrategia de la ECA, obedece al posicionamiento de la empresa

frente al mercado y sus competidores, de manera que la “Externalización” de la

ECA del ICE (o el de la UENTE) propondría una mejor alternativa como respuesta

al mercado.

No obstante dicha estrategia se contrapone a lo que tradicionalmente la

Administración Pública ha reconocido como bueno o conveniente y además su

implementación presentaría dos grandes obstáculos: 1. Las normas jurídicas

vigentes y 2. La gestión administrativa.

158

b. ECA de la UENTE.

En la siguiente figura se presenta la ECA de la UENTE, donde lo único que se

encuentra “Externalizado” son los materiales, bienes y servicios provenientes de

proveedores externos. La proporción de las partes es meramente ilustrativa.




Estructura de la Cadena de Abastecimiento “Internalizada”.

Estructura de la Cadena de Abastecimiento “Externalizada”. Figura 21: Estructura de la Cadena de Abastecimiento de la UENTE

El color gris representa la ECA de la UENTE que se encuentra “Externalizada” y el

color blanco, la que está “Internalizada”. Las actividades o proceso del “Business

Core” (procesos estratégicos o centrales de la UENTE) y las actividades o

procesos de soporte (procesos de apoyo como inventarios, compras, contabilidad

y finanzas entre otros), forman parte de la región blanca de la ECA.

Los procesos de soporte de otras organizaciones del ICE fuera de la organización

de la UENTE, (como por ejemplo la Dirección de Proveeduría o la Dirección

Jurídica Institucional) aunque no son considerados en la anterior figura, son parte

de la región blanca de la ECA del ICE.

159

En vista que los materiales, bienes y servicios obtenidos de los proveedores,

forman parte de la ECA “Externalizado”, no debe dar pie para entender que el

Proceso de Gestión de las Adquisiciones forma también parte de la ECA

“Externalizado”, pues dicho proceso es una “Actividad o Proceso de Soporte”, el

cual reside dentro de la ECA “Internalizado”.

c. Transacciones en la ECA de la UENTE.

Dentro de la ECA de la UENTE se dan Transacciones. Estas se practican tanto a

lo interno de la organización de la UENTE como hacia el exterior.

En la siguiente figura se muestran algunas de las transacciones de la ECA de la

UENTE.

ECA “Internalizada”.

ECA “Externalizada”.

UENTE ⇓ ◊ ProveedoresMateriales,

bienes y servicios$

UENTE ⇓ ◊ ProveedoresMateriales,

bienes y servicios$

UENTE ⇓ ◊ UENTERelacionados con las




UENTE ⇓ ◊ ProveedoresRelacionados con la

Gestión de las Adquisiciones

UENTE ⇓ ◊ ProveedoresRelacionados con la


UENTE ⇓ ◊ CLIENTESRelacionados con las




Transacciones de la UENTE con el exterior.

Transacciones internas de la UENTE.


Actividades o Procesos de Soporte







1

2

3

4

5

6

Figura 22: Transacciones de la ECA de la UENTE

160

De la porción de la ECA de la UENTE que se encuentra “Externalizada”, vemos la

transacción entre la UENTE y sus proveedores (transacción 1 de la figura

anterior), donde la UENTE a cambio de dinero, recibe materiales, bienes y

servicios de sus proveedores. El flujo que se dan entre ambos son las mercancías,

servicios y dinero.

Por otra parte, también se dan otras transacciones entre la UENTE y sus

proveedores (transacción 2 de la figura anterior), donde el flujo que se dan entre

ambos es Información. Esta Información está relacionada propiamente con la

Gestión de las Adquisiciones, proceso que pertenece a la porción de la Estructura

de la Cadena de Abastecimiento que se encuentra “Internalizada” (Actividades o

Procesos de Soporte).

También, se dan transacciones entre la UENTE y sus “clientes” (clientes

corporativos), sean estos relacionados con Procesos de Soporte o Procesos del

“Business Core” de la UENTE (transacciones 3 y 4 de la figura anterior), donde el

flujo es igualmente la Información. Estos “clientes” pueden ser: clientes externos

de la UENTE u otras organizaciones que pertenecen al ICE.

Así mismo, se dan transacciones a lo interno de la UENTE, relacionados con

Procesos de Soporte o Procesos de su “Business Core” (transacciones 5 y 6 de la

figura anterior).

En todos los casos, siempre hay costos asociados a las transacciones. Sin

embargo, si la suma total de todos los Costos de Transacción del ICE son

mayores a la suma total de todos los Costos de Transacción de alternativas o

iniciativas privadas que brindan al mercado servicios iguales o equivalentes a los

161

del ICE, existirán presiones para desintegrar o “Externalizar” la ECA del ICE y de

la UENTE.

Por tanto resulta difícil que la UENTE (o en su defecto el ICE) pueda ser

competitivo cuando la Estructura de la Cadena de Abastecimiento no pueda ser

“Externalizada” o no se controlen los factores que ejercen presión en la

desintegración de la ECA.

A partir de aquí, se da comienzo al análisis de las Adquisiciones de la UENTE.

162

d. Análisis de las Adquisiciones de la UENTE

Las adquisiciones la UENTE se caracterizan por relaciones de corto plazo entre

los proveedores y el ICE. Además, obedecen principalmente a dos naturalezas de

origen:

• Adquisiciones para obras nuevas y ampliaciones.

• Adquisiciones para operación y mantenimiento.

La primera naturaleza corresponde a las compras de materiales, bienes y servicios

con el fin de responder a las necesidades de ampliación de la infraestructura

existente o creación de nuevas obras de la RNTE (Relacionadas con Proyectos).

La segunda naturaleza corresponde a adquisiciones de materiales, bienes y

servicios necesarios para atender el mantenimiento y la operación de la RNTE

(Relacionadas con Actividades de Operación).

ADQUISICIONES DE LA UENTE

2. Adquisiciones para Mantenimiento y Operación

1. Adquisiciones para Obras Nuevas y Ampliaciones

Figura 23: Naturaleza de las Adquisiciones de la UENTE

163

d.1 Adquisiciones para Obras Nuevas y Ampliaciones.

El ICE por tradición ha tenido el rol de diseñar, planear, construir, y operar sus

obras con recurso propio. Esta concepción de la administración derivada de una

ECA “Internalizada”, planteó un esquema de adquisición a la que llamaremos:

“Auto-abastecimiento”.

Sin embargo, este esquema no ha sido el único utilizado hasta la fecha. Para

responder a las necesidades de la RNTE y su mercado, se ha recurrido a otros

esquemas:

• Adquisición de materiales y contratación de la mano de obra.

• Proyectos “Llave en Mano”.

• Concesiones de Obra Pública (Proyectos BOT)

Si bien estos esquemas son los más utilizados, el ICE no está limitado a utilizar

únicamente estos esquemas de adquisiciones.

Esquemas de Adquisiciones para

Obras Nuevas y Ampliaciones

Auto-abastecimiento

Adquisición de materiales y contratación de la mano de obra

Proyectos "Llave en Mano"

Concesiones de Obra Pública (BOT)

Figura 24: Esquemas usuales de adquisiciones para obras nuevas y ampliaciones

164

A continuación se examinan los tres primeros esquemas, los cuales ya la UENTE

cuenta con experiencia. Los aspectos observados son:

• La implementación de la Gestión de los Proyectos

• La Estructura de Cadena de Abastecimiento utilizada

• El tipo de Organización.

Con el fin de examinar los aspectos antes señalados, se describieron cada uno de

los esquemas en etapas o fases, los cuales conforman el Ciclo de Vida de las

Nuevas Obras o Ampliaciones.

El último esquema, sólo se explicará brevemente en que consiste, en vista que la

UENTE no tiene experiencia en el mismo.

165

d.1.1. Esquema: Auto-abastecimiento

Este esquema parte de la suposición que la UENTE tiene todo el recurso humano

(o acceso al mismo dentro del ICE) para llevar adelante las Nuevas Obras o

Ampliaciones de la RNTE.

Cuadro 15: Relación entre el Esquema de “Auto-abastecimiento” y el Ciclo de Vida de las nuevas obras o ampliaciones

FASE 1 FASE 5 FASE 6

- X -- - -

INT INT INT

UENTE UENPYSA UENTEFUNC FUNC FUNC


Esquema: Auto-abastecimiento

B. Estructura de Cadena de Abastecimiento

A. Implementación de la Gestión de ProyectosX X XGestión del Proyecto

Proc.3Proc.2

FASE 5: Construcción de las ObrasFASE 6: Operación de las Obras Nuevas y/o Ampliaciones

Proc. 4: Selección de vendedoresProc. 5: Administración del ContratoProc. 6: Cierre del Contrato

Fases del Ciclo de Vida del Proyecto

Proc. 2: Planificar la ContrataciónProc. 3: Solicitar respuesta de Vendedores

FASE 4: Post-adjudicación

FASE 1: Formulación y Evaluación de ProyectosFASE 2: PreadjudicaciónFASE 3: Adjudicación

Procesos de la Gestión de las Adquisiciones

INT: InternalizadoEXT: ExternalizadoFUNC: Funcional

TérminosUENTE: UEN Transporte ElectricidadUENPYSA: UEN Proyectos y Servicios Aso.PROV: Dirección de Proveeduría ICE

FASE 4

Principal responsables de la faseFUNC FUNC FUNC

Proc.1 Proc. 5

UENTE UENTEPROV

INT (EXT los materiales y bienes)Tipo de ECA

Proc. 1: Planificar las Compras y Adquisiciones

Ciclo de Vida de la Nuevas Obras o Ampliaciones

FASE 2 FASE 3

Proc. 4

C. Organización

Tipo de Organización

Proc. 6

Del cuadro anterior, la Fase 1 es la etapa en donde se realiza la formulación y

evaluación de las Nuevas Obras o Ampliaciones. La formulación y evaluación de

los proyectos para las Nuevas Obras o Ampliaciones de la RNTE, está cargo del

Proceso de Expansión de la Red de la UENTE. Excepciones a la regla ocurren

cuando el proyecto es formulado y evaluado por otro centro funcional de la

UENTE.

166

Los principales entregables en la Formulación de los Proyectos de la Fase 1 son:

el Planeamiento del Sistema de Transmisión, y Estudio de Desempeño de la Red.

Los principales entregables en la Evaluación de los Proyectos de esta fase son:

Análisis de Soluciones, Análisis de Prefactibilidad (Estudios técnicos, económicos,

financieros, ambientales) y la Priorización de Proyectos.

La mayoría de los entregables como los estudios preliminares, permiten llegar a la

conclusión de ejecutar o no los proyectos formulados. Pero hasta este momento

no se inicia el proceso de Gestión de Proyectos, por tanto se indica en el cuadro

anterior, la ausencia de la Gestión de Proyectos en esta primera fase.

Por otro lado, en esta etapa a veces se contratan servicios externos (fuera del

ICE) como por ejemplo los Estudios de Impacto Ambiental, por medio de la

contratación directa.

Las compras de los Estudios de Impacto Ambiental como cualquier otro contrato

necesario para el proceso de Formulación y Evaluación de Proyectos, no se

consideraran parte de la Gestión de las Adquisiciones de los Proyectos, por dos

razones: 1. Corresponde a una contratación de escasa cuantía que no requiere de

una planificación previa significativa y 2. Corresponde a un “Costo Hundido”, que

se pagara independientemente si se hace o no, la Nueva Obra o Ampliación de la

RNTE. Por tanto se considera que en la fase 2 no hay un Gestión de

Adquisiciones del Proyecto (PMI, 2004) tal como ocurre en la fases 2, 3 y 4.

El tipo de estructura de la Cadena de Abastecimiento es “Internalizada” el principal

responsable de esta fase es la UENTE, y el tipo de organización implementado es

la “Funcional”.

167

La Fase 2, es la etapa de Preadjudicación. Comienza una vez que se identificó un

proyecto específico y se da luz para iniciarlo. En esta etapa comienza la Gestión

de los Proyectos como también la Gestión de las Adquisiciones de los Proyectos.

En esta fase se realizan los siguientes procesos de la Gestión de las

Adquisiciones del Proyecto (PMI, 2004):

• Planificar las Compras y Adquisiciones.

• Planificar la Contratación.

• Solicitar respuesta a Vendedores.

Esto no quiere decir, que en esta fase se llevan a cabo apropiadamente los

procesos de la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto, de acuerdo con la Guía

PMBOK (PMI, 2004), al menos elementos que ocurren en esta fase, se relacionan

con los procesos antes mencionados. El análisis de las brechas entre la Gestión

Actual de las Adquisiciones y los Procesos de Gestión de las Adquisiciones del

Proyecto (PMI, 2004), se presentará posteriormente en este capítulo.

El tipo de estructura de la Cadena de Abastecimiento es “Internalizada”. No hay un

responsable principal en esta fase, al menos la UENTE responde a los procesos

de Planificar las Compras y Adquisiciones y Planificar la Contratación, y la

Proveeduría del ICE responde por el proceso de Solicitar respuesta a vendedores.

El tipo de organización implementado en esta fase es la “Funcional”.

La Fase 3, es la etapa de Adjudicación, y precisamente se lleva a cabo el proceso

de Selección de Vendedores. El tipo de ECA es “Internalizada”, la organización

utilizada corresponde al tipo “Funcional”. El principal responsable de esta fase en

la Proveeduría del ICE.

168

La Fase 4, es la etapa de Post-Adjudicación, y se llevan acabo los procesos de:

Administración del Contrato y Cierre del Contrato.

El tipo de ECA en esta fase es la “Internalizada”, a excepción de los materiales,

bienes y servicios adquiridos durante la Administración del Contrato, en cuyo caso

pertenecen a una ECA “Externalizado”. El principal responsable de esta fase es la

UENTE, y el tipo de organización aplicado en esta fase es del tipo “Funcional”.

La Fase 5, es la etapa de Construcción de Obras, y consiste en la construcción de

las nuevas obras o ampliaciones de la RNTE con los recursos adquiridos en la

fase anterior. El tipo de ECA en esta fase es la “Internalizada”, el tipo de

organización aplicado es la “Funcional”. El principal responsable de esta fase es la

UENPYSA (UEN Proyectos y Servicios Asociados).

Por último, la Fase 6 es la etapa de Operación de las Obras Nuevas y/o

Ampliaciones. Ocurre cuando la UENTE recibe las obras o ampliaciones de la

UENPYSA. A partir de ese momento, la UENTE se encarga de la operación y

mantenimiento de las mismas.

Sin embargo, este esquema presenta un motivo de preocupación para la UENTE,

ante la incertidumbre de lo que pueda ocurrirle a la UENPYSA por el Tratado

Marco debido a la dependencia que tiene la UENTE con la UENPYSA, en cuanto

a servicios de ingeniería y apoyo logístico para la ejecución de la construcción de

proyectos como nuevas obras o ampliaciones.

169

d.1.2. Esquema: Adquisición de materiales y contratación de la mano de obra

Este esquema es similar al anterior, sin embargo luego de la adquisición de los

materiales o bienes, se realiza posteriormente una contratación de Servicio de

Mano de Obra para la construcción o ampliación. Suele ocurrir por una mala

planificación debido que el recurso humano no logra estar disponible dentro del

ICE, por lo que se requiere contratar en otra licitación posterior la mano de obra.

Cuadro 16: Relación entre el Esquema de “Adquisición de materiales y contratación de mano de obra” y el Ciclo de Vida de las nuevas obras o ampliaciones

FASE 1 F.3 F.6 FASE 8

- X X -- P1. P2. P3. P4. P5. P6. P1. P2. P3. P4. P5. P6. -

INT INT

UENTE UENTEFUNC FUNC

Procesos de la Gestión de las AdquisicionesUENTE: UEN Transporte ElectricidadUENPYSA: UEN Proy.y Serv.Asoc.PROV: Dirección de Proveeduría ICEINT: InternalizadoEXT: ExternalizadoFUNC: Funcional

INT (EXT los materiales, bienes y servicios)

PROV UENTE UENTE PROV

A. Implementación de la Gestión de Proyectos

Fases del Ciclo de Vida del ProyectoFASE 1: Formulación y Evaluación de ProyectosFASE 2: Preadjudicación de la Adq. Materiales

UENTE

TérminosP1: Planificar las Compras y AdquisicionesP2: Planificar la Contratación

Principal responsables de la fase UENTE

FASE 4 FASE 5 FASE 7

Esquema: Adquisición de materiales y contratación de

mano de obra

FASE 3: Adjudicación de la Adq. Materiales


P3: Solicitar respuesta de Vendedores

FUNC FUNC FUNC FUNC FUNC FUNC

FASE 2

FASE 8: Operación de las Obras Nuevas y Ampliaciones

FASE 5: Preadjudicación de la Mano de ObraFASE 6: Adjudicación de la Mano de ObraFASE 7: Post-adjudicación de la Mano de Obra

P4: Selección de vendedoresP5: Administración del ContratoP6: Cierre del Contrato

FASE 4: Post-adjudicación de la Adq. Materiales

Tipo de ECAC. Organización

Tipo de Organización

X X


Gestión del ProyectoGestión de las Adquisiciones

X X

La Fase 1 es idéntica a la Fase 1 del esquema anterior (Auto-abastecimiento).

Las fases del 2 al 4, se realizan los procesos de gestión de las adquisiciones para

la compra de materiales o bienes necesarios de la nueva obra o ampliación.

En la fases del 5 al 7, se realizan los procesos de gestión de las adquisiciones

para la contratación de servicios para la ejecución de la nueva obra o ampliación .

170

En todas las fases, el tipo de organización visto es el “Funcional” y la ECA

utilizada es la “Internalizada” con excepción de los materiales, bienes y servicios

contratados para la construcción o ampliación de las nuevas obras.

El principal inconveniente es que la contratación de la mano de obra pudo haber

sido solicitado dentro de proceso de adquisición de los materiales y bienes, de

manera que al haber dos procesos de compra, se duplica el tiempo necesario para

la adquisición de los recursos requeridos. Esto genera más costos de transacción,

y encarece el costo total del proyecto.

Además, si llega a ocurrir que no se tiene el recurso económico para poder hacer

la contratación del servicio de mano de obra, el activo inmovilizado de los

materiales y bienes genera un costo financiero que también contribuye a aumentar

el costo total del proyecto.

Un caso real corresponde al Proyecto de Instalación de Cable OPGW de la

UENTE, donde por medio de la licitación 7084-E se recibió cerca de 550

kilómetros de cable para hilo guarda tipo OPGW en el año 2003, y no se incluyó la

contratación de la mano de obra para la instalación de dicho cable. La instalación

del cable se estima se realizará en el año 2008.

Sin duda alguna este esquema encarece los proyectos.

171

d.1.3. Esquema: Proyectos “Llave en Mano”.

Este esquema ha mostrado claras ventajas para la UENTE.

Cuadro 17: Relación entre el Esquema “Proyectos Llave en Mano” y el Ciclo de Vida de las nuevas obras o ampliaciones

FASE 1 FASE 5

- -- -

INT INTC. Organización

UENTE UENTEFUNC FUNC

UENTE: UEN Transporte ElectricidadUENPYSA: UEN Proy.y Serv. Asoc.PROV: Dirección de Proveeduría ICEINT: InternalizadoEXT: ExternalizadoFUN: Funcional

Procesos de la Gestión de las Adquisiciones Términos

FUNC FUNC FUNC FUNC

FASE 2: PreadjudicaciónFASE 3: AdjudicaciónFASE 4: Post-adjudicación

FUNC

Proceso 2: Planificar la ContrataciónProceso 3: Solicitar respuesta de VendedoresProceso 4: Selección de vendedores

Fases del Ciclo de Vida del ProyectoFASE 1: Formulación y Evaluación de Proyectos Proceso 1: Planificar las Compras y Adquisiciones

FASE 5: Operación de las Obras Nuevas y Ampliaciones Proceso 5: Administración del ContratoProceso 6: Cierre del Contrato


Proc. 5

Esquema: Proyectos "Llave en Mano"

Principal responsables de la fase

Tipo de ECA INT (EXT los materiales, bienes y servicios)

UENTE PROV

Proc.1 Proc.2

FASE 4FASE 2 FASE 3

Proc. 6Proc.3 Proc. 4

Tipo de OrganizaciónUENTE

A. Implementación de la Gestión de ProyectosGestión del ProyectoGestión de las Adquisiciones

X XX

FUNC


Por un lado, se elimina la dependencia de la UENPYSA, requerida para la

ejecución de las nuevas obras o ampliaciones.

Por otro lado, con la participación de varios oferentes en el proceso de licitación, la

competencia obliga a los mismos a optimizar sus costos, beneficiándose el ICE.

El tipo de organización empleada a lo largo del Ciclo de Vida de la Nuevas Obras

o Ampliaciones de este esquema es la “Funcional” y la ECA utilizada es la

“Internalizada” con excepción de los materiales, bienes y servicios contratados.

La Fase 1 es idéntica a la Fase 1 del esquema anterior (Auto-abastecimiento). La

Fase 5 es igual a la Fase 6 del esquema anterior (Auto-abastecimiento).

172

El proceso 5 de la Fase 4 del presente esquema y el proceso 5 de la Fase 4 del

esquema “Auto-abastecimiento”, se diferencian en que uno administra un contrato

para la recepción de una obra completa para operar, y en el otro se administra un

contrato para la recepción de materiales y equipos necesarios para la construcción

de una obra.

d.1.4. Esquema: Concesiones de Obra Pública (BOT)

Más que un esquema de adquisición, es una figura de financiamiento. Se apoya

en la leyes 7200 (Ley de Generación Autónoma o Paralela) y 7508 (Reforma a la

Ley de Generación Autónoma o Paralela), y define a la generación autónoma o

paralela como la energía producida por centrales eléctricas de capacidad limitada,

pertenecientes a empresas privadas o cooperativas que puedan ser integradas al

sistema eléctrico nacional.

Se faculta al Servicio Nacional de Electricidad a otorgar las respectivas

concesiones de explotación a las centrales eléctricas que el ICE adjudique

contrato para adquirir energía eléctrica

La concesión de obra pública es del tipo BOT (siglas en ingles de Construir,

Operar y Transferir), pues el concesionario se encarga de construir y operar la

obra hasta que finalice el período de concesión, donde finalmente traslada la obra

al ICE.

Se dice que es una figura de financiamiento, pues el contrato no corresponde a la

compra de una obra, sino a la compra de energía, es decir lo que interesa es

finalmente un flujo de caja.

173

Para la UENTE, este esquema no es de utilidad, por cuanto requiere de una ley

que de respaldo para la dar en concesión, obras como subestaciones de energía,

líneas de transporte o bien cualquier otra infraestructura de la RNTE.

174

d.2 Adquisiciones para operación y mantenimiento.

Estas adquisiciones corresponden a materiales, bienes y servicios necesarios para

atender el mantenimiento y la operación de la RNTE.

Las adquisiciones para operación y mantenimiento son similares al esquema

llamado “Auto-abastecimiento”. La diferencia se encuentra en que las

adquisiciones para operación y mantenimiento no presentan una fase de

formulación y evaluación de proyectos.

Sin embargo, algunas adquisiciones representan montos significativos dentro del

presupuesto anual de compra de la UENTE, por lo que cabe la necesidad de

incluir tales adquisiciones dentro de la priorización de los proyectos de la UENTE.

Esta observación se ampliará en el punto 4.1.5 del presente capítulo (Brechas

entre la Gestión Actual de Adquisiciones y el Proceso de Planificación de las

Compras y Adquisiciones de la Guía PMBOK).

175


a. Actual Cronograma del PCA

El siguiente cronograma muestra las diferentes tareas que conforman el Proceso

de Contratación Administrativa (PCA) del ICE, basado en la disposición de la

Gerencia General del ICE del 31 de mayo de 2006 (nota GG-0719-2006, adjunto

en los anexos). Esta disposición es de acatamiento obligatorio para todo el ICE.

Cuadro 18: Actual Cronograma del PCA

Item Tarea Duración Predesesoras Responsable1 Envío del proyecto a la Proveeduría 0 días UEN2 Revisión del proyecto por Proveeduría 5 días 1 Proveeduría3 Corrección y envío del cartel definitivo a la Proveeduría 3 días 2 UEN4 Envío de publicación del cartel 2 días 3 Proveeduría5 Publicación y recepción de ofertas 38 días 4 Proveeduría6 Apertura de ofertas 1 día 5 Proveeduría7 Digitalización y foliado de expedientes 5 días 6 Proveeduría8 Envío de ofertas a la UEN y legal 1 día 7 Proveeduría9 Estudio legal de las ofertas 10 días 8 Legal

10 Estudio técnico y elaboración de recomendación de adjudicación 22 días 8 UEN

11 Confección recomendación de adjudicación 10 días 9;10 UEN12 Recomendación de adjudicación Proveeduría 5 días 11 Proveeduría13 Revisión de la Subgerencia 9 días 12 Sub-Gerencia / UEN14 Adjudicación 21 días 13 Consejo Directivo15 Publicación de la Adjudicación 2 días 14 Proveeduría16 Publicación en la Gaceta 8 días 15 Proveeduría17 Recurso 0 días? 16 Proveeduría18 Adjudicación firme 10 días 17 Proveeduría

19 Solicitud de garantía de cumplimiento y certificación presupuestaria para refrendo 1 día 18 Proveeduría

20 Rendimiento de la garantía de cumplimiento, certificación de la CCSS y especies fiscales 10 días 19 Proveeduría

21 Emisión de certificación presupuestaria 3 días 20 Finanzas22 Envío de expediente para elaboración del contrato 2 días 21 Proveeduría23 Elaboración del contrato UEN 10 días 18 UEN

24 Revisión de borrador de contrato 15 días 23;22 Legal / Sub-Gerencia / Contratista

25 Firma de contrato Adjudicatario 5 días 24 Legal26 Firma de contrato Subgerencia 3 días 25 Sub-Gerencia27 Refrendo Interno 5 días 26 Legal28 Envío a refrendo 3 días 27 Proveeduría29 Refrendo externo 30 días 28 Proveeduría30 Elaboración de la orden de compra / servicio 5 días 29 Proveeduría

176

Basado en el cuadro anterior, se preparó la secuencia de actividades del

cronograma del PCA, el cual se muestra en el siguiente diagrama PERT:

Figura 25: Diagrama PERT del PCA

177

Lo primero que se observó del cronograma del PCA fue la carencia de un vínculo

entre las tareas y la entrega de resultados (entregables) del Proceso de

Contratación Administrativa.

Además no se encontró dentro del Reglamento Interno de Contratación

Administrativa del ICE, ni en ningún otro documento institucional (como directrices

o procedimientos), la mención o descripción del Ciclo de Vida del PCA, que

permitiera de forma clara y comprensible relacionar las actividades del

cronograma del PCA con la entrega de resultados, por lo que se supone que el

Ciclo de Vida del PCA no ha sido definida aún de forma oficial.

Comparando el grupo de procesos que conforma la Gestión de las Adquisiciones

del Proyecto, presentado en la Guía PMBOK del PMI (2004) y el PCA del ICE, se

observó que el PCA carecía de:

• La Planificación de las Compras y Adquisiciones

• La Planificación de la Contratación.

• La Administración del Contrato.

• El Cierre del Contrato.

De manera que el PCA sólo se enfoca en dos procesos de la Gestión de las

Adquisiciones del Proyecto según el PMI (2004):

• Solicitud de Respuesta a Vendedores.

• Selección de Vendedores.

178

b. Hallazgos en la definición del valor del PCA.

Una vez definido el Ciclo de Vida del PCA y preparado el Cronograma del PCA

adaptado, en el punto 4,2,2 literal a de este capítulo, se encontraron los siguientes

hallazgos:

• Tarea ID 3, Envío del proyecto a proveeduría: Consiste en enviar la

Solicitud de Inicio de Trámite de Licitación (con todos los documentos

adicionales que solicita el Reglamento Interno de Contratación

Administrativa – RICA) a la Dirección de Proveeduría (Proveeduría) para la

verificación de la inclusión de la adquisición dentro del programa de

compras. Se considera como Actividad de Valor, pues corresponde el

formalismo para iniciar el proceso de adquisición. Además la Proveeduría

está encargada de realizar las publicaciones de los carteles de licitación y

custodia de los expedientes públicos de las licitaciones de todo el ICE. El

nombre de la tarea se presta a confusión en vista que la administración del

proyecto que origina la necesidad de compra, pertenece a la dependencia

que solicitan bienes y servicios.

• Tarea ID 4, Revisión del proyecto por la proveeduría: Consiste en la

revisión de los documentos que conforma la Solicitud de Inicio de Trámite

de Licitación por parte de la Proveeduría. Además la Proveeduría prepara

una solicitud de respuesta con las correcciones para la dependencia

solicitante de la compra (UEN). Se considera como Actividad de

Desperdicio Tipo 2, en vista que el cronograma supone de ante mano, que

todas las Solicitudes de Inicio de Trámite de Licitación vienen defectuosas

en forma. Se tiene como práctica administrativa la revisión de las

condiciones y términos de todos los carteles de licitación en la Proveeduría.

El PCA podría mejorarse eliminando esta actividad y obligando a todas las

179

dependencias solicitantes (Coordinadores de Contratación Administrativa –

CCA y Administradores de Contrato – AC) a responsabilizarse de los

resultados derivados de carteles mal confeccionados o datos erróneos en la

Solicitud de Inicio de Trámite de Licitación. Los tipos de baches de tiempo

ocasionados por esta actividad, producto de la Actividad de Desperdicio

Tipo 2 son: 1. Parálisis en la toma de decisión, 2. Remisión formal de

documentos.

• Tarea ID 5, Corrección y envío del cartel definitivo a la proveeduría: Es la

entrega de los documentos corregidos a la Proveeduría por parte de la

dependencia solicitante de la compra (UENTE). Se considera como

Actividad de Desperdicio Tipo 2, pues su haber esta sujeto a la Tarea ID 4.

• Tarea ID 6, Envío de publicación del cartel: Consiste en la entrega de la

carta a la Imprenta Nacional para la publicación del cartel en el diario oficial

La Gaceta. Se considera como Actividad de Valor, pues sin la publicación

del cartel, no es posible continuar con el PCA y se violenta el principio de

Publicidad.

• Tarea ID 7, Publicación del cartel: Son las actividades propias de la

Imprenta Nacional para la publicación del cartel en el diario oficial La

Gaceta. Se considera como Actividad de Valor, pues sin la publicación del

cartel, no es posible continuar con el PCA y se violenta el principio de

Publicidad.

• Tarea ID 9, Recepción de ofertas: Corresponde a la recepción de

Solicitudes de Aclaración de los potenciales oferentes y de ofertas de

licitación. Generalmente las ofertas llegan hasta el día de la apertura de

ofertas. La responsabilidad de esta actividad está en manos de la

180

dependencia solicitante de la compra (UEN) y la Proveeduría. La

dependencia solicitante tiene la obligación de contestar todas las

aclaraciones de los potenciales oferentes, y la Proveeduría de custodiar el

expediente público de la licitación. Además la Proveeduría centraliza tanto

la recepción de las Solicitudes de Aclaración de los potenciales oferentes

como las respuestas de las dependencias solicitantes de la compra (UEN).

Se considera como Actividad de Valor en un 80%, a cargo de la

dependencia solicitante (UEN) por generar valor al aclarar las dudas de los

potenciales oferentes. Se considera como Actividad de Desperdicio Tipo 1

en un 10% a cargo de la Proveeduría, por la custodia del expediente

público de la licitación y Actividad de Desperdicio Tipo 2 en un 10% a cargo

de la Proveeduría, por mantener centralizado las comunicaciones entre el

proveedor y la dependencia solicitante de la compra (UENTE). El tipo de

baches de tiempo relacionado a la Actividad de Desperdicio Tipo 2 es: la

cola de espera.

• Tarea ID 10, Apertura de ofertas: Es el acto formal de la apertura de las

ofertas. La coordinación de la actividad esta en manos de la Proveeduría.

Es considerada como Actividad de Valor, pues marca el punto final para la

recepción de las ofertas.

• Tarea ID 13, Digitalización y foliado de ofertas: Consiste en foliar las ofertas

y documentos adicionales que se reciben en la apertura para adjuntarlos

físicamente al expediente público de la licitación. Adicionalmente se

digitalizan para el expediente digital. Es considerado como Actividad de

Desperdicio Tipo 2, por dos razones: 1. No genera valor en la obtención del

entregable. 2. Aunque esta actividad es necesaria dado que el expediente

público es el documento oficial de consulta del proceso de licitación, su

181

relación de dependencia discrecional con sus tareas predecesoras (Lledó y

Rivarola, 2005), genera un bache de tiempo del tipo: Cola de espera.

• Tarea ID 14, Envío de ofertas a la UEN y legal: Corresponde a despachar

las ofertas recibidas en la apertura a la UEN y a la División de Contratación

Administrativa de la Dirección Jurídica Institucional. Es considerado como

Actividad de Desperdicio Tipo 2, y el tipo de bache de tiempo es: Cola de

espera.

• Tarea ID 15, Estudio Legal de Ofertas: Es el estudio de las ofertas desde el

punto de vista legal. Es considerado como Actividad de Valor.

• Tarea ID 16, Estudio Técnico y elaboración de Recomendación de

Adjudicación: Corresponde al estudio de las ofertas desde el punto de vista

técnico. Es considerado como Actividad de Valor.

• Tarea ID 17, Confección Recomendación de Adjudicación: Es la

preparación del documento de Recomendación de Adjudicación. Es

considerado como Actividad de Valor.

• Tarea ID 19, Recomendación de Adjudicación Proveeduría: Corresponde a

la recepción de la Recomendación de Adjudicación en la Proveeduría y

posteriormente reenviarla al Sugerencia respectiva (Subgerencia de

Telecomunicaciones o Subgerencia de Energía). Es considerada como

Actividad de Desperdicio Tipo 2, por cuanto el documento de

Recomendación de Adjudicación lo puede enviar directamente la

dependencia solicitante de la compra (UEN) a la Subgerencia, con copia a

la Proveeduría. El tipo de bache de tiempo ocasionado al PCA es: Cola de

espera.

182

• Tarea ID 20, Revisión de la subgerencia: Consiste en la recepción de los

documentos de la recomendación y solicitud de documentos adicionales no

incluidos en la recomendación. Posteriormente sigue la entrega de los

documentos corregidos a la Subgerencia por parte de la dependencia

solicitante de la compra (UEN). Se considera una Actividad de Desperdicio

Tipo 2, pues el cronograma supone de ante mano, que todas las

Recomendaciones de Adjudicación vienen defectuosas en forma. Se

asigna un 50% a cargo de la Subgerencia y un 50% a cargo de la UEN. Los

tipos de baches de tiempo ocasionados por esta actividad, producto de la

Actividad de Desperdicio Tipo 2 son: 1. Parálisis en la toma de decisión, 2.

Remisión formal de documentos.

• Tarea ID 21, Adjudicación: Es la adjudicación del contrato a la oferta

recomendada. Dependiendo los tipos de montos, la adjudicación puede ser

realizada por: El Consejo Directivo, la Gerencia General, la Subgerencia o

la dependencia solicitante de la compra (UENTE). Si la adjudicación lo

realiza el Consejo Directivo, esta actividad es considerada como Actividad

de Valor en un 5% y como Actividad de Desperdicio Tipo 2 en un 95%,

pues de los 21 días de duración de esta actividad, sólo 1 le toma para hacer

el acto de adjudicación. Los tipos de baches de tiempo encontrados son: 1.

Parálisis en la toma de decisión, 2. Remisión formal de documentos y 3.

Cola de Espera. Si la adjudicación de lo realiza la Gerencia General, esta

actividad es considerada como Actividad de Valor en un 20% y como

Actividad de Desperdicio Tipo 2 en un 80%, pues de los 5 días de duración

de esta actividad, sólo 1 le toma para hacer el acto de adjudicación. Los

tipos de baches de tiempo encontrados son: 1. Parálisis en la toma de

decisión, 2. Remisión formal de documentos y 3. Cola de Espera. Si la

183

adjudicación de lo realiza la Subgerencia, esta actividad es considerada

como Actividad de Valor en un 20% y como Actividad de Desperdicio Tipo 2

en un 80%, pues de los 5 días de duración de esta actividad, solo 1 le toma

para hacer el acto de adjudicación. Los tipos de baches de tiempo

encontrados son: 1. Parálisis en la toma de decisión, 2. Remisión formal de

documentos y 3. Cola de Espera. Si la adjudicación de lo realiza la UEN,

esta actividad es considerada como Actividad de Valor en un 33% y como

Actividad de Desperdicio Tipo 2 en un 67%, pues de los 3 días de duración

de esta actividad, sólo 1 le toma para hacer el acto de adjudicación. Los

tipos de baches de tiempo encontrados son: 1. Parálisis en la toma de

decisión, 2. Remisión formal de documentos y 3. Cola de Espera.

• Tarea ID 22, Publicación de la Adjudicación: Consiste en la entrega de la

carta de notificación de la adjudicación a la Imprenta Nacional para la

publicación en el diario oficial La Gaceta. Se considera como Actividad de

Desperdicio Tipo 1, dado que La Gaceta es el medio oficial para la

publicación de las contrataciones. Dicha actividad es necesaria pero no

genera valor.

• Tarea ID 23, Publicación en la Gaceta: Son las actividades propias de la

Imprenta Nacional para la publicación del la adjudicación en el diario oficial

La Gaceta. Se considera como Actividad de Valor, pues sin la publicación

de la adjudicación, no es posible continuar con el PCA y se violenta el

principio de Publicidad.

• Tarea ID 24, Recurso: Corresponde a la presentación de la apelación de

adjudicación por parte del oferente u oferentes no adjudicados. Los

recursos utilizados son: 1. Recurso de Apelación y 2. Recurso de

184

Revocatoria. Esta actividad es considerada Actividad de Desperdicio Tipo 2,

y el tipo de bache de tiempo encontrado es: Cola de Espera.

• Tarea ID 25, Adjudicación firme: Corresponde al periodo que comprende

desde la publicación de la adjudicación y la firmeza del acto. Es

considerado Actividad de Desperdicio Tipo 1, pues aunque no genera valor

en la obtención de su entregable, este periodo de espera es obligatorio por

ley.

• Tarea ID 27, Solicitud de Garantía de Cumplimiento y certificación

presupuestaria para refrendo: Consiste en solicitar la garantía de

cumplimiento al proveedor elegido y una certificación presupuestaria a

Financiero. Esta actividad es considerada Actividad de Desperdicio Tipo 2,

y el tipo de bache de tiempo encontrado es: Remisión formal de

documentos.

• Tarea ID 28, Rendimiento de la Garantía de Cumplimiento, certificación de

la CCSS y especies fiscales: Consiste en el rendimiento de la garantía de

cumplimiento y demás documentos para formalizar la contratación entre le

proveedor y el ICE. Esta actividad es considerada Actividad de Desperdicio

Tipo 1, pues aunque esta no genera valor para la obtención del entregable,

es necesaria la presentación de la garantía de cumplimiento y documentos

adicionales de formalización.

• Tarea ID 29, Emisión de Certificación presupuestaria: Esta tarea consiste

en la presentación de la certificación presupuestaria por parte de Dirección

de Planificación Financiera Institucional a la Dirección de Proveeduría. Es

considerada Actividad de Desperdicio Tipo 2, por las siguientes dos

razones: 1. No genera valor en la obtención del entregable. 2. Aunque esta

185

actividad es necesaria como control del presupuesto, su relación de

dependencia discrecional con su tarea predecesora (Lledó y Rivarola,

2005), genera un bache de tiempo del tipo: Cola de espera.

• Tarea ID 30, Envío del Expediente para elaboración del Contrato: Es el

envío del expediente de la Dirección de Proveeduría a la Dirección Jurídica

para la confección del contrato. Es considerada Actividad de Desperdicio

Tipo 2, porque no genera valor para la obtención del entregable y el tipo de

bache de tiempo ocasionado es: Cola de espera.

• Tarea ID 31, Elaboración del Contrato: Es la elaboración del borrador del

contrato por parte de la dependencia solicitante de la compra (UENTE) y su

posterior presentación a la Dirección Jurídica. Es considerada Actividad de

Valor.

• Tarea ID 32, Revisión del borrador de Contrato: Corresponde la revisión del

contrato en la Dirección Jurídica del ICE y la revisión del mismo en la

Subgerencia. Es considerada como Actividad de Desperdicio Tipo 1, por

dos razones: 1. No genera valor para la obtención del entregable, 2. Es

necesario debido a que tanto la Dirección Jurídica como la Subgerencia

asumen su responsabilidad del contrato, una vez que el mismo entre en

ejecución.

• Tarea ID 33, Firma de Contrato por el Adjudicatario y Tarea ID 34, Firma de

Contrato por la Subgerencia: Ambas tareas consisten en la firma del

contrato, una por parte del adjudicatario y la otra por parte de la

subgerencia. Estas dos tareas son consideradas como Actividades de

Valor.

186

• Tarea ID 35, Refrendo Interno: Consiste en el acto de refrendar el contrato

firmado entre el proveedor y el ICE y presentarlo en la Dirección de

Proveeduría. Es considerada como Actividad de Desperdicio Tipo 1, por

cuanto no genera valor para la obtención del entregable.

• Tarea ID 36, Envío a refrendo: Consiste en enviar el expediente a la

Contraloría General de la República para el refrendo del contrato. Es

considerada como Actividad de Desperdicio Tipo 1, por cuanto no genera

valor para la obtención del entregable.

• Tarea ID 37, Refrendo Externo: Consiste en el trámite interno propio de la

Contraloría General de la República para el refrendo del contrato. Es

considerada como Actividad de Desperdicio Tipo 1, por cuanto no genera

valor para la obtención del entregable.

• Tarea ID 38, Elaboración de la Orden de Compra / Servicio: Es la

elaboración de la Orden de Compra o la Orden de Servicio. Es considerada

Actividad de Valor.

187


De los hallazgos anteriores se determina la siguiente información de cada uno de

los entregables del cronograma del PCA adaptado:

Entregable 1: “La publicación del cartel”.

El 80% de las actividades es ejecutado por la organización del ICE y el 20%

restante fuera de la organización del ICE.

80%

20%

ICE Otros Figura 26: Distribución de las actividades del entregable: “La publicación del cartel”.

Del 80% de las actividades que están en manos del ICE, el 50% de ellas generan

valor para la obtención del entregable, y el 50% restante corresponde a

actividades de desperdicio tipo 2, que son innecesarias para la obtención del

entregable.

188

El cuadro muestra la distribución del esfuerzo total de cada uno de los

responsables del entregable en los distintos tipos de actividad (de valor,

desperdicio tipo 1 o desperdicio tipo 2).

Cuadro 19: Distribución del Flujo de Valor de los responsables del entregable: “La Publicación del Cartel de Licitación”.

TIPO DE ACTIVIDAD RESPONSABLE

Valor Desperdicio Tipo 1 Desperdicio Tipo 2

UENTE 50% 0% 50%

Proveeduría 50% 0% 50%

Otros 100% 0% 0%

La figura muestra la distribución del flujo de valor de las actividades que

conforman el entregable.

0%

50% 50%

VALOR TIPO 1 TIPO 2 Figura 27: Distribución del flujo de valor de las tareas a cargo del ICE que conforma el entregable: “La Publicación del Cartel”.

189

Entregable 2: “El recibo de ofertas”.

El 100% de las actividades es ejecutado por la organización del ICE.

100%

0%

ICE Otros Figura 28: Distribución de las actividades del entregable: “El recibo de ofertas”.

Un 90% de ellas generan valor para la obtención del entregable. Un 5%

corresponde a actividades de desperdicio tipo 1 que no generan valor pero son

necesarias para la obtención del entregable y el 5% restante corresponde a

actividades de desperdicio tipo 2, que son innecesarias para la obtención del

entregable.




190

Cuadro 20: Distribución del Flujo de Valor de los responsables del entregable: “El Recibo de Ofertas”



UENTE 100% 0% 0%



conforman el entregable.

90%

5%5%

VALOR TIPO 1 TIPO 2 Figura 29: Distribución del flujo de valor de las tareas a cargo del ICE que conforma el entregable: “El recibo de Ofertas”.

191

Entregable 3: “El estudio y selección de ofertas”.

El 100% de las actividades es ejecutado por la organización del ICE

100%

0%

ICE Otros Figura 30: Distribución de las actividades del entregable: “El estudio y selección de ofertas”.

El 40% de ellas generan valor para la obtención del entregable. El 60% restante

corresponde a actividades de desperdicio tipo 2, que son innecesarias para la

obtención del entregable




192

Cuadro 21: Distribución del Flujo de Valor de los responsables del entregable: “El Estudio y Recomendación de Ofertas”



UENTE 100% 0% 0%

Legal 100% 0% 0%



conforman el entregable

40%

0%

60%

VALOR TIPO 1 TIPO 2 Figura 31: Distribución del flujo de valor de las tareas a cargo del ICE que conforma el entregable: “El Estudio y Selección de Ofertas”

193

Entregable 4: “La Adjudicación de Ofertas”.


restante fuera de la organización del ICE.

57%

43%

ICE Otros Figura 32: Distribución de las actividades del entregable: “La adjudicación de Ofertas”.

Para la adjudicación de ofertas se presenta cuatro posibles situaciones, pues

dependiendo del monto de la adjudicación, esta se llevará acabo en: 1. La UEN, 2.

La Subgerencia, 3. La Gerencia General o 4. El Consejo Directivo.

Se analizó cada alternativa de forma separada.

194

Adjudicación en el Consejo Directivo:


valor para la obtención del entregable. Un 25% corresponde a actividades de

desperdicio tipo 1 que no generan valor pero son necesarias para la obtención del

entregable y el 74% restante corresponde a actividades de desperdicio tipo 2, que

son innecesarias para la obtención del entregable. En el siguiente cuadro se

observa la distribución del esfuerzo total de cada uno de los responsables del

entregable en los distintos tipos de actividad (de valor, desperdicio tipo 1 o

desperdicio tipo 2).

Cuadro 22: Distribución del Flujo de Valor de los responsables del entregable: “La Adjudicación de Ofertas” cuando la adjudicación se realiza por el Consejo Directivo.



UENTE 0% 0% 100%


Subgerencia 0% 0% 100%

Consejo Directivo 5% 0% 95%

Otros 33% 33% 33%

195

Adjudicación en la Gerencia General:









Cuadro 23: Distribución del Flujo de Valor de los responsables del entregable: “La Adjudicación de Ofertas” cuando la adjudicación se realiza por la Gerencia General.



UENTE 0% 0% 100%



Gerencia General 20% 0% 80%

Otros 33% 33% 33%

196

Adjudicación en la Subgerencia:









Cuadro 24: Distribución del Flujo de Valor de los responsables del entregable: “La Adjudicación de Ofertas” cuando la adjudicación se realiza por la Subgerencia.



UENTE 0% 0% 100%



Otros 33% 33% 33%

197

Adjudicación en la UEN:









Cuadro 25: Distribución del Flujo de Valor de los responsables del entregable: “La Adjudicación de Ofertas” cuando la adjudicación se realiza por la UEN.



UENTE 17% 0% 83%



Otros 33% 33% 33%

198

En la siguiente figura, se muestra la distribución del flujo de valor de las

actividades que conforman el entregable “La Adjudicación de Oferta”, para cada

una de las posibles situaciones de adjudicación.

1%25%

74%

VALOR TIPO 1 TIPO 2

(Adjudicación por el Concejo Directivo)

5%

25%

70%

VALOR TIPO 1 TIPO 2

(Adjudicación por la Gerencia General)

5%

25%

70%

VALOR TIPO 1 TIPO 2

(Adjudicación por la Subgerencia)

8%

25%

67%

VALOR TIPO 1 TIPO 2

(Adjudicación por la UEN)

Figura 33: Distribución del flujo de valor de las tareas a cargo del ICE que conforma el entregable: “La Adjudicación de Ofertas”

199

Entregable 5: “La Contratación del Proveedor”

La contratación del proveedor puede tomar dos alternativas posibles si el Refrendo

del Contrato se realiza a lo interno (en el ICE) o externo (en la Contraloría General

de la República). Cada alternativa se analizó de forma separada.

Contratación del proveedor con refrendo externo.


restante fuera de la organización del ICE

75%

25%

ICE Otros Figura 34: Distribución de las actividades del entregable: “La Contratación del Proveedor”. Alternativa 1: Con Refrendo Externo.





son innecesarias para la obtención del entregable.

200

En el siguiente cuadro se observa la distribución del esfuerzo total de cada uno de

los responsables del entregable en los distintos tipos de actividad (de valor,


Cuadro 26: Distribución del Flujo de Valor de los responsables del entregable: “La Contratación del Proveedor” si el Refrendo del Contrato es Externo.



UENTE 100% 0% 0%


Finanzas 0% 0% 100%

Legal 0% 100% 0%


Otros 33% 67% 0%

201

Contratación del proveedor con refrendo interno:


restante fuera de la organización del ICE

80%

20%

ICE Otros Figura 35: Distribución de las actividades del entregable: “La Contratación del Proveedor”. Alternativa 2: Con Refrendo Interno





son innecesarias para la obtención del entregable.

202

En el siguiente cuadro se observa la distribución del esfuerzo total de cada uno de

los responsables del entregable en los distintos tipos de actividad (de valor,


Cuadro 27: Distribución del Flujo de Valor de los responsables del entregable: “La Contratación del Proveedor” si el Refrendo del Contrato es Interno.



UENTE 100% 0% 0%


Finanzas 0% 0% 100%

Legal 0% 100% 0%


Adjudicatario 50% 50% 0%

203

En la siguiente figura, se muestra la distribución del flujo de valor de las

actividades que conforman el entregable “La Contratación del Proveedor”, para

cada una de los dos tipos de refrendos.

34%

33%33%

VALOR TIPO 1 TIPO 2

(Refrendo Externo)Alternativa 1

37%

25%38%

VALOR TIPO 1 TIPO 2

(Refrendo Interno)Alternativa 2

Figura 36: Distribución del flujo de valor de las tareas que conforma el entregable: “La Contratación del Proveedor”

204

De todas las tareas que tiene a cargo el ICE, tal como está definido el PCA, el

47% de ellas generan valor para obtener los materiales, bienes y servicios

requeridos. Un 13% corresponde a actividades de desperdicio tipo 1 que no

generan valor pero son necesarias y el 40% restante corresponde a actividades de

desperdicio tipo 2, que son innecesarias.

47%

13%

40%

VALOR TIPO 1 TIPO 2 Figura 37: Distribución del flujo de valor del PCA.

Eliminando las Actividades Tipo 2 y optimizando las Actividades Tipo 1, el

cronograma del Cuadro 30: Cronograma del PCA adaptado se reduce de 224 días

hábiles (aproximadamente 10 meses) a 153 días hábiles (aproximadamente 7

meses) o 120 días sin el refrendo externo (aproximadamente 5.5 meses).

El entregable que tiene menos desperdicios asociados con actividades tipo 1 y 2

es “El recibo de Ofertas”, y el entregable que tiene más desperdicios asociados

con actividades tipo 1 y 2 es “La Adjudicación de Ofertas”.

205

4.1.3 Reglamento Interno de la Contratación Administrativa del ICE

Una ventaja del Reglamento Interno de la Contratación Administrativa (RICA) es

que es bastante completo para la finalidad que persigue.

No obstante esa misma característica es también una desventaja, pues el

reglamento resulta extenso, por lo que el Administrador de Contratos (AC) debe

tomar un determinado tiempo en la revisión de la totalidad del reglamento para

evacuar alguna duda o consulta. Ese tiempo de revisión en los Administradores de

Contratos con poca experiencia resulta aun mayor.

Si el RICA tuviera una estructura lógica basado en los Procesos de Gestión de las

Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004), se facilitaría en gran medida el

trabajo de los AC, pues rápidamente asociarían la duda o consulta con algún

Proceso de Gestión de las Adquisiciones (PMI, 2004), delimitando la revisión total

del reglamento a un área más particular, para reducir tiempo y esfuerzo.

Por tanto se decidió vincular cada uno de los artículos del RICA con los Procesos

de Gestión de las Adquisiciones de la Guía PMBOK, y determinar en cuales áreas,

del RICA presta más atención a la Gestión de las Adquisiciones. Los hallazgos

fueron los siguientes:

206

Cuadro 28: Porcentaje de relación de los artículos del RICA con los procesos de Gestión de las Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004).

ARTÍCULOS RELACIONADOS CON: PORCENTAJE

Planificación de las Compras 0%

Planificación de la Contratación 1,5%

Solicitud de Respuesta a Vendedores 3,6%

Selección de Vendedores 3,0%

Administración del Contrato 11,0%

Cierre del Contrato 1,1%

Ninguno de los procesos anteriores. 79,6%

Ninguno de los artículos que conforman el RICA, se orientan al proceso de

Planificación de las Compras, un 1,49% de los artículos se orientan al proceso de

Planificación de la Contratación, el 3,6% de los artículos se orientan al proceso de

Solicitud de Respuesta a Vendedores.

El 3,0% de los artículos del RICA, se orientan al proceso de Selección de

Vendedores, el 11,0% al proceso de Administración del Contrato y el 1,1% al

proceso de Cierre del Contrato.

Finalmente el restante 79,6% de los artículos del RICA, no tienen ninguna

orientación o vínculo con los procesos de la Gestión de Abastecimiento del

Proyecto de la Guía PMBOK (PMI, 2004).

207

0,0% Planificación de las Compras

Planificación de la Contratación

1,49%

3,62% Solicitud de

Respuesta a Vendedores

3,07% Selección de Vendedores

11,03%


1,18%

Cierre del Contrato

Artículos relacionados con los Procesos de Gestión de las Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004)

Artículos NO relacionados con los Procesos de Gestión de las Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004)

Figura 38: Porcentaje de relación de los artículos del RICA con los procesos de Gestión de las Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004).

79,6 % 79,6 %

79,6 % 79,6 %

79,6 % 79,6 %

208

De la proporción de los artículos del RICA que están vinculados con algún proceso

de la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto de la Guía PMBOK (PMI, 2004), el

7,3% corresponde a artículos relacionados con la planificación de la gestión de las

adquisiciones, el 32,82% corresponde a ejecución de la gestión de las

adquisiciones, el 54,08% corresponde a seguimiento y control de la gestión de las

adquisiciones, y el 5,80% a cierre de la gestión de las adquisiciones.

El RICA está enfocado particularmente en regular las actividades o procesos que

no están relacionados con la Gestión de las Adquisiciones de la Guía PMBOK

(PMI, 2004), dejando áreas descuidadas importantes como los procesos de

planificación.

Si además, se considera que muchas de las actividades de PCA no generan valor,

tal como se planteó anteriormente en este capítulo, se puede concluir que el RICA

emplea mucho esfuerzo en regular actividades que no se orientan al objetivo final

del proceso de abastecimiento: la obtención de materiales, bienes o servicios

necesarios para la organización.

209

4.1.4 Impacto en la UENTE por la Reforma de la Ley de Contratación

Administrativa

La reforma a la Ley de Contratación Administrativa obedece a un intento de

renovación del papel de la Administración Pública proyectada a futuro. Se

considera un intento de renovación por cuanto la Asamblea Legislativa dentro del

Expediente Legislativo 15583 (ALCR, 2006), consideró que dada la compleja

agenda de proyectos de ley, someter la ley a una revisión integral resultaba

inconveniente y desproporcionado.

Parte de las razones que condujeron la reforma a la ley, son los estudios de

fiscalización elaborados por la Contraloría General de la República sobre algunos

problemas ciertos (ALCR, 2006):

• Deficiencia en la Gestión de las Adquisiciones: La Administración no tiene

procesos bien establecidos que le permitan una adecuada gestión de

compras, acompañado de una ausencia de planificación de los proyectos.

• Debilidades en el diseño legal de los procedimientos: La Administración

tiene problemas para una adecuada gestión debido al exceso de

formalismos o falta de claridad en cuanto a las reglas de funcionamiento.

• Mecanismos de control previo muy reforzados: Los mecanismos de control

resultan excesivos en cantidad y no necesariamente garantizan los plazos

de tiempo a los distintos tipos de procedimientos.

• Énfasis en la tutela de los derechos de los proveedores con exclusión del

interés general: Los procedimientos se han convertido en fines en sí

mismos y se ha perdido de vista que la actividad contractual es el medio

para permitir satisfacer las necesidades públicas.

210

Igualmente otras razones impulsaron el proyecto de ley:

• Normas jurídicas no diseñadas en términos de eficiencia y eficacia.

• Excesos o falta de idoneidad del instrumental de control.

• Insuficiencias en cuanto a normas sobre planificación y elaboración de

proyectos, ejecución contractual.

• Conflicto de intereses surgidos al reducir o fortalecer los mecanismos de

control en la gestión de compras.

El contenido de la reforma está organizado en los siguientes ejes temáticos:

• Principios y parámetros de interpretación normativa.

• Ajustes al esquema de procedimientos de selección del contratista.

• Aspectos relativos a la planificación, tramitación y ejecución.

• Aspectos relativos al control.

A continuación se analizan los aspectos que impactan de forma negativa a la

UENTE, de acuerdo con los ejes temáticos antes señalados.

211

a. Principios y parámetros de interpretación normativa.

En la reforma de ley, se diferencia los principios de eficacia y eficiencia. Eficiencia

como el uso óptimo de los recursos institucionales y Eficacia como el cumplimiento

de los fines, las metas y los objetivos de la administración a través de los actos

relativos a la actividad de contratación administrativa. Antes de la reforma, la Ley

solo contemplaba el principio de Eficiencia.

La interpretación de los actos y actuaciones de las partes será en forma tal que se

permita su conservación, e incluso el de las ofertas en caso de duda.

Sobre la conservación de las ofertas, su aplicación es cuestionable, sobre todo

cuando existan dudas técnicas que compromete la satisfacción de la

administración. En algunos casos como: el estudio de ofertas para Proyectos BOT

(por ejemplo la construcción de Plantas Eléctricas) o Proyectos Llave en Mano

(por ejemplo la construcción de Subestaciones Eléctricas), el tiempo que asigna la

Proveeduría es actualmente corto (ver punto 4.1.2 del presente capítulo), de

manera que obviar aspectos técnicos importantes planteados en las ofertas de

forma dudosa por los oferentes, en aras de cumplir con los plazos del Proceso de

Contratación Administrativa propuesto por la Proveeduría, va sin duda alguna en

contra del mismo principio (Eficacia) que promueve la conservación de las ofertas.

Inclusive puede darse aquellos casos donde se afectan principios constitucionales

como el de Legalidad, pues de acuerdo con el expediente legislativo del proyecto

de ley (ALCR, 2006), se señala: “En este sentido, se pretende equilibrar la

tendencia a resolver las tensiones de principios a favor exclusivamente de los

intereses particulares de los proveedores”.

Este apéndice de la reforma, surge como respuesta a los problemas que el ICE ha

tenido para atender de forma oportuna la adquisición de nuevas líneas celulares y

212

ampliaciones de la plataforma de la red celular, donde los procesos de

contratación administrativa parecen nunca acabar.

Por otro lado, después de diez años de vigencia de la ley anterior de Contratación

Administrativa (Ley 7494), el ICE y particularmente la Proveeduría no han resuelto

los problemas de eficiencia en el Proceso de Contratación Administrativa, sobre el

uso óptimo de los recursos institucionales, pues de acuerdo con los hallazgos en

el punto 4.1.2, el Proceso de Contratación Administrativa es completamente

ineficiente, particularmente la Adjudicación y la Contratación.

Tal como se plantea en la nota GG-0719-2006, sobre los plazos en los procesos

licitatorios, un plazo de estudio de ofertas de 22 días hábiles contra un plazo para

la adjudicación de 55 días hábiles más 82 días hábiles para la Contratación, es sin

duda alguna una muestra de desproporcionalidad.

Distintos estudios de la Proveeduría del ICE han señalado que la Administración

tarda mucho tiempo en proceder a la adjudicación, pues en algunos casos

extremos se toma más de un año para hacerlo (ALCR, 2006), y se señala a los

encargados de los estudios de ofertas, responsables de tales atrasos. No obstante

los estudios señala solo la correlación entre los atrasos con las distintas etapas del

Proceso de Contratación Administrativa y no la causalidad de los atrasos, pues los

atrasos son el resultado de la mala gestión de las adquisiciones y no precisamente

una descontinuada legislación. A lo largo del presente capítulo, se señala que la

Proveeduría es participe y co-autora del sistema de gestión vigente.

213

b. Ajustes al esquema de procedimientos de selección del contratista.

Con la reforma, se reduce a solo tres mecanismos de selección de los contratistas

(ALCR, 2006), debido a que en la anterior ley, el esquema de cuatro mecanismos

no ha dado resultados relevantes.

Los actuales mecanismos de selección son:

• La licitación pública.

• La licitación abreviada.

• La contratación directa.

Con respecto a la estructura de la Licitación Pública, en el artículo 42 bis, se

incorporan plazos de caducidad para la adjudicación y la readjudicación, con la

consecuente responsabilidad administrativa de los funcionarios encargados.

Desde la perspectiva de la reforma, se trata de poner límite a la inacción

administrativa, el cual implica ineficiencia e ineficacia, tal como se manifiesta en el

expediente administrativo del proyecto de ley (ALCR, 2006).

No obstante en la oficina de Gestión Recursos Materiales y Adquisiciones de la

UENTE, se considera que es una percepción errada, pues constantemente la

Proveeduría realiza cambios en la Gestión de las Adquisiciones, las cuales no se

comunican con la suficiente antelación para hacer los cambios pertinentes. Tales

cambios son de acatamiento inmediato, de manera que se cometerán errores en

los procedimientos administrativos. La inacción administrativa representaría la

parálisis total de los procesos de compra de la UENTE.

214

La misma Contraloría General de la República, en sus estudios de fiscalización ha

externado que la Administración Pública no tiene procesos bien establecidos.

Aunque exista un proceso establecido de compras en el ICE, la carencia de un

adecuado proceso de gestión de cambios para comunicar oportunamente las

modificaciones al Proceso de Contratación Administrativa, provoca los mismos

resultados de no disponer un proceso establecido de compras donde

constantemente se realizan cambios al mismo.

Finalmente llevar a cabo un proceso sancionatorio al empleado público a cargo de

la adjudicación, donde el Sistema de Gestión Institucional es per se ineficiente,

como queda demostrado en el presente capítulo, carece de razonabilidad alguna.

Se puede observar inclusive, que en el expediente del proyecto de ley (ALCR,

2006), apoya este razonamiento, de acuerdo con el argumento planteado por la

comisión del proyecto de ley: “…si las normas jurídicas que regulan el accionar de

los agentes públicos no están diseñadas en términos de eficiencia y eficacia,

desde luego que resultaría inconsistente someter a la Administración Pública a

una exigente evaluación de resultados”.

Este último razonamiento del proyecto de ley, nos puede llevar a plantear la

interrogante sobre si la reforma a la ley pretende finalmente solucionar un

problema de gestión de la administración vía modificación de normas jurídicas,

apoyado por instancias encargadas de los procedimientos de compras de las

entidades con mayores niveles presupuestarios para la adquisición de bienes y

servicios (en cual incluye al ICE), responsables directos de sistemas de gestión de

las adquisiciones completamente ineficientes.

215

Con respecto a la Contratación Directa, en el expediente del proyecto de ley

(ALCR, 2006), se señala que uno de los riesgos asociados con la contratación

especial por “escasa cuantía” es el uso ineficiente de los recursos públicos

derivados con desaprovechar oportunidades para hacer Economías de Escala.

La anterior afirmación es unos de los mayores errores de interpretación sobre los

mecanismos que regulan los precios en los procesos de compra, pues es común

confundir el fenómeno de las Economías de Escala con los Costos de

Oportunidad.

Para que se presente el fenómeno de la Economías de Escalas, debe existir un

ahorro o “economía” en los costos de producción de la mercancías que adquiere el

ICE a lo largo de la Cadena de Abastecimiento, de manera que no sólo existe una

tendencia a la baja en los precios de dichas mercancías, sino también una

tendencia a la baja en los precios de sus materias primas de sus proveedores. En

el caso particular, el ICE aunque es una de las instituciones con mayores niveles

presupuestarios para la adquisición de bienes y servicios del estado, no posee la

dimensiones como para alterar de manera significativa y constante los precios del

mercado de las mercancías adquiridas.

En la práctica, lo que efectivamente sucede es una tendencia a la reducción de los

precios asociados con las adquisiciones de mayor volumen, producto con mayores

Costos de Oportunidad en los negocios originados entre el ICE y sus proveedores.

Compras a mayor volumen, son más atractivas para los proveedores, porque

brindan mayor confianza de permanencia en el mercado, sirve de barrera de

entrada a otros competidores y son menos reduce el nivel de riesgo al negocio del

proveedor si logran ganar la adquisición, de manera que el Costo de Oportunidad

de los proveedores es aprovechado por el ICE con menores precios en las

mercancías.

216

Sin embargo si no existe una libre concurrencia en los Proceso de Contratación

Administrativa, como los caso descritos en el Artículo 2 bis de la actual ley, o en

las Contrataciones Directas donde la Administración se limita a considerar única y

exclusivamente las ofertas de los proveedores invitados; los Costos de

Oportunidad se elimina, por más que se aumenten el volumen de compras de las

mercancías adquiridas.

De acuerdo con el nuevo Reglamento General de la Contratación Administrativa,

si se analiza el artículo 10 donde se establece que la Proveeduría es el único

órgano a lo interno de la institución que puede determinar que procedimiento de

contratación se debe seguir en cada caso en particular con el artículo 13 donde las

compras que puedan reportar economías de escala deben efectuarse de forma

centralizada y agrupar los objetos de las compras, obligará que en el Proceso de

Contratación Administrativa se implemente más puntos de control, por

consiguiente más Costos de Transacción, en detrimento de la eficiencia que la

misma ley persigue.

217

c. Aspectos relativos a la planificación, tramitación y ejecución.

De acuerdo con la propuesta del expediente del proyecto de ley (ALCR, 2006), se

mantiene la tesis que los problemas de gestión administrativa se resuelven con

modificaciones en las normas jurídicas.

En este tema se mencionan varios subtemas como: La planificación y

programación, la actualización tecnológica, la readjudicación y orden de inicio, la

garantía de participación y la subcontratación. De estos subtemas, se analiza el

primero.

c.1 La planificación y programación:

Tal como manifiesta el expediente del proyecto de ley (ALCR, 2006), “una de las

debilidades más notorias de la actividad contractual de la Administración Pública,

es la ausencia de planificación, evaluación de proyectos y asignación específica

de responsabilidades”. Siguiendo el razonamiento del expediente, “tales

debilidades inciden en todas las etapas de la actividad contractual, pero

fundamentalmente se aprecian en carteles mal elaborados, procesos de

evaluación de las ofertas extensos e inconsistentes, interminables etapas de

formalización, insuficientes fases de transición y ejecuciones contractuales

truncadas”.

En la práctica, refiriéndose a la elaboración de los carteles de licitación, la UENTE

es uno de los órganos del ICE con menos problemas de carteles mal elaborados,

gracias a la especialización de cinco Administradores de Contratos empleados a

tiempo completo, a cargo de la oficina de Gestión Recursos Materiales y

Adquisiciones. En otras UEN, los Administradores de Contrato son elegidos por

218

criterios como afinidad técnica al objeto contratado, de manera que al no tener las

competencias adecuadas, no logran tener el desempeño de los Administradores

de Contrato cuya actividad es a tiempo completo.

Sin embargo el buen desempeño que ha mantenido la UENTE sobre la confección

de los carteles, no ha sido por una adecuada planificación de las compras o de los

contratos, tal como se analiza a lo largo del desarrollo de este capítulo.

Tampoco la “Evaluación de los Proyectos”, ha influido en la elaboración de los

carteles de licitación o demás elementos mencionados en el expediente del

proyecto de ley (ALCR, 2006).

En la práctica, gran parte de las contrataciones de la UENTE, no disponen de una

“Evaluación de los Proyectos”, y sin embargo la carencia del mismo no se ha

reflejado en problemas en la actividad contractual.

La Evaluación de los Proyectos, es una serie de herramientas aplicadas que

ayudad a la toma de decisiones, a la hora de escoger diversas alternativas de

proyectos. Estas herramientas son inclusive utilizadas mucho antes de incursionar

en las Actividades Contractuales, pues se aplican independientemente si se

realiza o no las Actividades Contractuales.

Parece que la comisión del proyecto de ley, relaciona por error la Evaluación de

los Proyectos con la Evaluación de Ofertas.

Sobre la Evaluación de Ofertas, la UENTE ha mantenido una política de simplificar

la metodología de evaluación, utilizando en la mayoría de lo posible, a aplicación

de aspectos de cumplimiento obligatorio sobre los aspectos de ponderación. Por

su parte sobre las interminables etapas de formalización, son el resultado del

Proceso de Contratación Administrativa que la misma Proveeduría ha sugerido a

al Concejo Directivo aplicar.

219

De acuerdo con la reforma al artículo 7 de la ley (ALCR, 2006), toda decisión

administrativa de promover el concurso de licitación, debe contener una

justificación de su procedencia, una descripción y estimación de costo del objeto,

así como el cronograma con las tareas y los responsables de su ejecución, de

manera que el jerarca o titular subordinado competente, en el inicio de la licitación

de contratación administrativa, debe aportar un cronograma y una matriz de

responsabilidades como se le conoce en la norma de la Guía PMBOK (PMI, 2004).

Recordando que el principio de Eficacia es en realidad buscar alcanzar la metas y

objetivos de manera oportuna, las compras no son por si solas un fin en si mismo

sino insumos importantes para la satisfacción de necesidades generadas por

proyectos o por actividades de operación, de manera que el Proceso de

Contratación Administrativa es una parte del Proceso de Gestión de las

Adquisiciones de los Proyectos y esta a su vez una parte de la Gestión de los

Proyectos de Desarrollo del ICE.

Cuando la ley solicita que en el inicio del Proceso de Contratación Administrativa

se incluya el cronograma y una matriz de responsabilidades, es garantizar que los

proyectos que originan las compras, terminen finalmente por alcanzar las metas y

objetivos de manera oportuna, no que las compras se realicen de forma oportuna

sin importar que el proyecto terminen a la deriva por falta de recursos financieros y

humanos como ha sucedido en el pasado.

Llevar a la práctica la ley, para que la misma dé un valor agregado al Proceso de

Contratación Administrativa tiene sus problemas.

220

Primero, la organización del ICE es muy compleja y variada, y las adquisiones son

insumos que pertenecen y son gestionados por la dependencia usuaria (jerarca o

titular subordinado competente que solicita la adquisición), quien tiene a cargo el

hacer cumplir las metas u objetivos finales; y no la Proveeduría.

Segundo, en materia de Administración de Proyectos, es el Equipo de Proyecto el

responsables de la Gestión de las Adquisiciones (PMI, 2004), de manera que cual

sería la autoridad que tendría el Equipo de Proyecto para llamar a rendir cuenta a

la Proveeduría, si a nivel de reforma al Reglamento General de Contratación

Administrativa, se le ha otorgado a la Proveeduría poderes para llamar a rendir

cuenta al Equipo de Proyecto.

Tercero, cuál es el sentido que tiene el titular gestionante de la compra el

presentar un cronograma que contemple las actividades del Proceso de

Contratación Administrativa (PCA), si es la misma Proveeduría al final, por medio

del Reglamento General de Contratación Administrativa en el artículo 10, la

ordenada a definir los plazos del PCA

La entrega de un cronograma y una matriz de responsabilidades, terminará siendo

finalmente un requisito más dentro de la burocracia institucional, que destruye a si

misma el valor del negocio y la generación de riqueza para la sociedad, no sin

antes afianzar el protagonismo de la Proveeduría, en lo que debiera ser un órgano

meramente tramitador de los procesos de contratación.

221


Planificación de las Compras y Adquisiciones de la Guía PMBOK

De acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), el objetivo principal del Proceso de

Planificación de las Compras es: determinar qué comprar y cuanto; cuando y

como hacerlo.

El Reglamento Interno de la Contratación Administrativa (RICA), como única

normativa oficial del ICE, presenta serias debilidades en materia de planificación

de las compras, algunas de las cuales se mencionaron en el punto 4.1.3 del

presente capítulo.

Sucintamente, el RICA señala que el CCA preparará el Plan Anual de Compras de

la UEN o Dirección Administrativa en colaboración con el Director de UEN o

Director Administrativo, en noviembre de cada año. Este Plan Anual de Compras

debe estar vinculado con el Plan de Desarrollo y los respectivos Planes Anuales

Operativos. Será aprobado por la Subgerencia o Gerencia General según

corresponda, en la primera semana de diciembre de cada año, para su debida

publicación (en el diario oficial La Gaceta) y seguimiento por parte de la

Proveeduría.

En la práctica, el principal objetivo del Plan Anual de Compras ha sido obedecer

los requisitos que establece tanto la Ley de Contratación Administrativa (LCA - Ley

7494) en su artículo 27, como el Reglamento General de Contratación

Administrativa (RGCR - Decreto 25038) en su artículo 7.

222

El CCA de la UENTE, solicita a todos los coordinadores de los centros

funcionales, una lista con todas las necesidades de compra para el año siguiente,

con el fin de preparar el Plan Anual de Compras.

Cada necesidad debe cumplir con la estructura indicada a continuación, de

acuerdo con el artículo 7.3 del RGCA:

• Tipo de bien, servicio u obra por contratar.

• Proyecto o programa dentro del cual se realizará la contratación.

• Monto estimado de la contratación.

• Período estimado del inicio de los procedimientos de contratación.

• Fuente de financiamiento.

• Tipo de Concurso.

Puede parecer que con la estructura anterior, la Administración determina a través

del Plan Anual de Compras, lo que el proceso de Planificar las Compras y

Adquisiciones de la GUÍA PMBOK (PMI, 2004) persigue:

• Determinar qué comprar, por medio de la descripción de tipo de bien,

servicio u obra.

• Determinar cuánto comprar, igualmente por medio de la descripción de tipo

de bien, servicio u obra.

• Determinar cuándo y cómo hacerlo, por medio del periodo estimado del

inicio del procedimiento de contratación y el tipo de concurso utilizado.

Sin embargo, el proceso de desarrollar el Plan Anual de Compras (conocido

también como la lista de intensiones de compra), no es per se el Proceso de

Planificación de las Compras y Adquisiciones, pues de acuerdo con la Guía

PMBOK (PMI, 2004), la Planificación de las Compras y Adquisiciones debe reflejar

223

la conveniencia de qué adquirir y cuanto, cómo y cuándo hacerlo. Además no

contempla el desarrollo del Plan Anual de Compras, la consideración de los

posibles vendedores, necesario para poder ejercer algún tipo de influencia sobre

ellos.

Por tanto la Planificación Anual de las Compras no corresponde a lo que la Guía

PMBOK (PMI, 2004) señala como Planificación de las Compras y Adquisiciones,

de manera que la UENTE no dispone de un Plan de Gestión de las Compras y

Adquisiciones.

Por otro lado, la Administración concibe al desarrollo del Plan Anual de Compras

como un proceso externo y posterior del Plan Operativo Anual, cuando debiera

ser, el Plan Anual de Compras parte del Plan Operativa Anual.

La separación conceptual entre el Plan Operativo Anual y el Plan Anual de

Compras queda revelada claramente en la redacción del artículo 12 del RICA:

Artículo 12 El plan anual de compras deberá estar vinculado con el Plan de Desarrollo y los respectivos planes anuales operativos de cada Subgerencia, y se iniciará con la promulgación de un plan de proyectos el cual deberá estar respaldado financiera y presupuestariamente para su debida ejecución.

Si se observa este artículo, el Plan Anual de Compras inicia después de la

promulgación de un Plan de Proyectos. Aún cuando el Plan Anual de Compras

fuera lo que la Guía PMBOK (PMI, 2004) señala como Plan de Gestión de las

Adquisiciones, este artículo ignora que las decisiones que se toman al planificar la

compras y adquisiciones, influyen fuertemente en los Cronogramas de los

Proyectos (el Plan de Proyectos) e igualmente la planificación de los Cronogramas

224

de los Proyectos influye en la Planificación de las Compras y las Adquisiciones, tal

como lo señala la Guía PMBOK (PMI, 2004).

Par tanto dentro del Plan Operativo Anual debería estar incluido el Plan de Gestión

de las Adquisiciones.

Con la publicación de la lista de intenciones de compra (Plan Anual de Compras),

los centros funcionales de la UENTE que promueven las compras, suelen estar

convencidos que sus necesidades se verán satisfechas dentro del periodo que

contempla este plan, en vista que han delegado toda responsabilidad en la oficina

de Gestión Recursos Materiales y Adquisiciones, responsable del proceso de

abastecimiento de la UENTE.

Sin embargo, los centros funcionales de la UENTE, no están concientes de la

importancia de planificar adecuadamente las adquisiciones en conjunto con la

oficina de Gestión Recursos Materiales y Adquisiciones, pues desconocen que la

Planificación de las Compras y las Adquisiciones y los Cronogramas de los

Proyectos (Plan de Proyectos) se afectan mutuamente (PMI, 2004)

Frecuentemente, estos centros funcionales no entregan la información apropiada,

en tiempo y forma, para que el AC prepare adecuadamente, toda la

documentación que requiere la Proveeduría, necesaria para la publicación de los

carteles de licitación. Esto refleja la inadecuada Planificación de las Compras y las

Adquisiciones, donde no existe un Plan de Gestión de las Adquisiciones y de

Enunciados de Trabajo de los Contratos.

Siguiendo con el Plan Anual de Compras, generalmente vienen combinadas las

necesidades que están relacionadas a los Proyectos (como las Adquisiciones para

Obras Nuevas y Ampliaciones), y las que están relacionadas con Actividades de

Operación (como las Adquisiciones para Operación y Mantenimiento), tal como se

mencionó en el punto 4.1.1 del presente capítulo (Estructura de la Cadena de

Abastecimiento de la UENTE).

225

Podría pensarse que una intención de compra relacionada a un Proyecto, vienen

respaldada por un proceso previo de planificación del propio proyecto. Sin

embargo en la práctica, en ninguno de los dos casos, los centros funcionales

solicitantes de las compras, tienen o presentan un Enunciado del Alcance del

Proyecto, tal como lo describe la Guía PMBOK (PMI, 2004) para realizar una

adecuada planificación de las compras.

Surge la duda si efectivamente una intención de compra relacionada a una

Actividad de Operación y Mantenimiento merece que tenga una Enunciado del

Alcance del Proyecto como lo describe la Guía PMBOK (PMI, 2004), suponiendo

que sea una compra de escasa cuantía como la adquisición del repuesto de un

vehículo. Pero si dicha intención de compra afecta significativamente la estructura

de costos de la UENTE, debería esta ser respaldada por lo menos con un

Enunciado del Alcance del Proyecto, donde se describe los límites, requisitos,

restricciones y asunciones.

Con respecto a la planificación de las compras, dado que puede requerir de meses

de trabajo y recurso humano que usualmente no está disponible, es razón

suficiente para considerar en ampliar el horizonte de observación del Plan Anual

de Compras a un mayor período, con el cual permita tener una visión más amplia

de las necesidades de adquisiciones, dentro del contexto del Plan de Desarrollo.

Con un mayor horizonte, se puede prever variables que influyen significativamente

en la definición de prioridades en el Portafolio de Proyectos. Esto último es

particularmente importante debido a que la definición de prioridades en el

Portafolio de Proyectos, afectan los Cronogramas de los Proyectos y la

Planificación de las Adquisiciones.

La definición de varios escenarios en el Plan de Desarrollo, permitir formar una

base para desarrollar alternativas en los planes de compra.

226

La planificación de las compras según la Guía PMBOK (PMI, 2004), debe incluir

en su proceso, la revisión del Tipo de Contrato a usar para mitigar los riesgos o

transferir los riesgos al vendedor. La única clasificación sobre Tipos de Contrato

que se menciona en los planes de compra del ICE, publicados en el diario oficial la

Gaceta, es la que describe la Ley de Contratación Administrativa (LCA):

• Licitación Restringida.

• Licitación por Registro.

• Licitación Pública.

La definición está basada en los diversos estratos económicos que define la LCA,

en su artículo 27.

Esta definición de tipos de contratos, no está basada en criterios que permiten

valorar el balance de riesgo entre el proveedor y el comprador o criterios que

permitan poder mitigar los riesgos.

La UENTE recientemente ha adquirido experiencia en contratos donde se

considera la transferencia del riesgo al proveedor. El tipo de contrato probado es

la Llave en Mano, uno de los esquemas mencionados en el punto 4.1.1 del

presente capítulo (Estructura de la Cadena de Abastecimiento de la UENTE)

Otro tipo de contrato usado por el ICE (no por la UENTE), donde se considera

también la transferencia del riesgo es la Concesión de Obra Pública del tipo BOT.

Los esquemas mencionados en el punto 4.1.1, pueden servir de base para definir

una nueva lista de tipos de contratos, que valoren más el balance del riesgo entre

el ICE y sus proveedores.

Actualmente la planificación de las compras de la UENTE no considera la revisión

de Tipos de Contrato con respecto a la mitigación del riesgo.

227

La UENTE, no cuenta con un documento que contenga los Factores Ambientales

de la Empresa ni los Activos de los Procesos de la Organización relacionados con

las adquisiciones, que se debe tener en cuenta al desarrollar el Plan de Gestión de

las Adquisiciones. Esto es importante por cuanto los factores externos o políticas

de la organización a menudo restringen las decisiones de las adquisiciones.

Muchas veces se da conflictos en la UENTE, entre el centro funcional

administrativo encargada de las gestión de compras y el centro funcional técnico

solicitante de la compra, en vista que este último considera que por su

conocimiento técnico, le da poder en las decisiones de la gestión de la compra,

cuando en realidad, desconoce por completo de las políticas, normas o

procedimientos de la organización como también de los factores externos, que al

fin y al cabo, influyen mucho más sobre la planificación de las compras que los

criterios técnicos. También se da conflictos entre estos dos centros funcionales

debido a que no están claros los roles o responsabilidades en el proceso de

adquisición.

En resumen, la UENTE no tiene un proceso de Planificación de las Compras de

acuerdo con lo que establece la Guía PMBOK (PMI, 2004), debido a que no se

tiene un Plan de Gestión de las Adquisiciones, no se desarrollan Enunciados de

Trabajo de Contrato para cada uno las intenciones de compra y finalmente no se

documentan las decisiones acerca de qué materiales, bienes o servicios serán

adquiridos.

228


Planificación de la Contratación de la Guía PMBOK


Planificar la Contratación es: preparar los documentos necesarios para respaldar

el proceso Solicitud de Respuesta de Vendedores y el proceso Selección de

Vendedores.

Las salidas de este proceso son:

• Documentos de la Adquisición.

• Criterios de evaluación.

• Actualizaciones al Enunciado del Trabajo del Contrato.

Por su parte, las entradas de este proceso son:

• Plan de Gestión de las Adquisiciones.

• Enunciado del Trabajo del Contrato.

• Decisiones de fabricación directa o compra.

• Plan de Gestión del Proyecto.

En la práctica, el Proceso de Planificación de la Contratación comienza a tener

problemas debido a las entradas que recurre, pues la UENTE no dispone de un

Plan de Gestión de las Adquisiciones, no desarrolla Enunciados de Trabajo de

Contrato para cada uno las intenciones de compra, no se documentan las

decisiones acerca de qué materiales, bienes o servicios serán adquiridos, y por

último el Plan de Gestión del Proyecto no siempre está al alcance (en tiempo o

229

forma) de todos los involucrados a lo largo del todo el proceso de compra. En

resumen, el problema conlleva un manejo inadecuado de la información.

Básicamente, cuando la Guía PMBOK (PMI, 2004) se refiere a Documentos de la

Adquisición, lo hacer para referirse a aquellos que se entregarán a los potenciales

vendedores o proveedores. Entre esos documentos figura el Cartel de Licitación.

También está las Solicitudes de Cotizaciones Pro-forma o Solicitudes de

Presupuesto.

Pero en la realidad, la UENTE debe preparar una serie de documentos que solicita

la Dirección de Proveeduría, como requisitos para publicar el Cartel de Licitación.

Estos documentos son:

• Solicitud de Inicio de Trámite de Licitación.

• Cronograma de Licitación.

• Estudio de Mercado (Estudio de precios) y cotizaciones.

• Cartel de Licitación.

• Certificación de Existencia de Materiales en los Almacenes.

• Copia de la publicación del Plan Anual de Compras en La Gaceta.

Puede parecer que con los documentos anteriores, la Administración respalda el

proceso de Solicitar Respuesta de Vendedores y el Proceso de Selección de

Vendedores, tal como lo indica el proceso de Planificar la Contratación de la Guía

PMBOK (PMI, 2004). Ambos procesos pertenecen al Proceso de Contratación

Administrativa, de acuerdo a lo expuesto en el punto 4.1.2 del presente capítulo.

230

Sin embargo, no todos los documentos anteriores cumplen con la función central

de solicitar propuestas a los potenciales vendedores, objetivo principal de los

Documentos de la Adquisición (PMI, 2004). Veamos detenidamente cada uno de

ellos.

a. La Solicitud de Inicio de Trámite de Licitación.

Este documento es el que oficializa el inicio del Proceso de Contratación

Administrativa (ver punto 4.1.2 del presente capítulo). Es como el equivalente a un

Acta de Constitución del Proyecto (PMI, 2004).

Su razón de ser, se basa principalmente en el cumplimiento del artículo 9 del

Reglamento General de la Contratación Administrativa (RGCA):

9.- Inicio del procedimiento de contratación. 9.1 La decisión inicial que origina los procedimientos ordinarios de contratación administrativa debe adoptarse por el órgano o funcionario competente, una vez verificada la necesidad de su realización y preparadas las condiciones del concurso. Deberá hacerse mención expresa de la finalidad pública que se persigue satisfacer con el procedimiento, y una referencia a su justificación dentro del presupuesto por programas de la Administración respectiva o del Plan Nacional de Desarrollo o el instrumento similar que corresponda. 9.2 Una vez que se adopte la decisión inicial, se formará un expediente al cual se incorporarán los estudios previos que motivaron el inicio de los procedimientos, y original o copia de todas las actuaciones internas o externas que tengan relación con la contratación.

231

9.3 La decisión inicial indicará la unidad administrativa que estará a cargo de la tramitación del procedimiento y ordenará que se realicen los actos de comunicación que correspondan según el tipo de concurso. Esta unidad tendrá bajo su custodia el expediente. Los folios estarán debidamente numerados y se deberá incorporar los documentos en el mismo orden en que se presentan por los oferentes o interesados, o se producen por las unidades administrativas internas. No podrá postergarse la inclusión de documentos en el expediente a la espera de la adopción del acto de adjudicación.

Además, la Dirección de Proveeduría, estandariza los documentos que la UENTE

envía para iniciar el Proceso de Contratación Administrativa, y normaliza los

mecanismos administrativos, tal como lo indican los artículos 3 y 4c del

Reglamento Interno de la Contratación Administrativa (RICA):

Artículo 3 La Dirección de Proveeduría es la dependencia encargada de la conducción y fiscalización de los procesos de contratación administrativa, así como velar porque los mismos sean óptimos, oportunos, estandarizados y cumplan con todos los requisitos establecidos. Artículo 4: (Modificado en la Sesión 5716 del 28-02-2006) Son funciones de la Dirección de Proveeduría, las siguientes: … c. Recibir y custodiar todos los documentos originales que conformen el Registro de Proveedores y establecer los mecanismos administrativos, técnicos e informáticos, necesarios para que éste funcione óptimamente.

Este documento busca el formalismo administrativo del Proceso de la Contratación

Administrativa, pero no concretamente la solicitud de propuestas de potenciales

proveedores, por tanto no está orientado a la obtención del objetivo principal del

Proceso de Planificación de la Contratación.

232

A pesar que la presentación de la Solicitud de Inicio de Trámite de Licitación se

considera como una actividad que genera valor (referirse a la tarea ID 3: “Envío

del Proyecto a la Proveeduría” de la propuesta literal c. “Mapa de Flujo de Valor

del PCA” en el punto 4.2.2 sobre el Proceso de Contratación Administrativa), la

preparación de la solicitud (por no estar orientada la solicitud a la obtención del

objetivo principal del Proceso de Planificación de la Contratación), no está libre de

Baches de Tiempo, asociados a actividades de Desperdicio Tipo 2, los cuales

generan Costos de Transacción.

Los tipos de baches de tiempo asociados a este documento son:


• Múltiple ciclos de aprobación.

• Remisión Formal de Documentos.

Cambios recurrentes al formato de este documento por parte de la Proveeduría,

generan también Baches de Tiempo y más Costos de Transacción.

233

b. Cronograma de Licitación.

Es un documento complementario a la Solicitud de Inicio de Licitación, y sirve de

control por parte de la Proveeduría. No obstante, como no ayuda a la solicitud de

propuestas de los potenciales proveedores, por tanto no está orientado a la

obtención del objetivo principal del Proceso de Planificación de la Contratación.

La preparación del Cronograma de Licitación, no está libre de Baches de Tiempo,

asociados a actividades de Desperdicio Tipo 2, los cuales generan Costos de

Transacción.

En el caso de las Adquisiciones para Obras Nuevas y Ampliaciones (ver punto

4.1.1. sobre Estructura de la Cadena de Abastecimiento de la UENTE), se podría

aportar el Cronograma de Proyecto en sustitución del Cronograma de Licitación,

pero igualmente cualquiera de los dos cronogramas, no son documentos

esenciales para la solicitud de propuestas a los potenciales proveedores.

234

c. Estudio de Mercado (Estudio de precios) y cotizaciones.

Igualmente como el Cronograma de Licitación, el Estudio de Mercado no ayuda a

la solicitud de propuestas de los potenciales proveedores, por tanto no está

orientado a la obtención del objetivo principal del Proceso de Planificación de la

Contratación. Es un requisito heredado de la Contraloría General de la República

(CGR), que solicitó a las instituciones del estado, justificar los montos

presupuestarios asignados a las compras por medio de un estudio de precios (mal

entendido como Estudio de Mercado, porque en definitiva no es un estudio de

mercado). Este requisito se ha mantenido, a pesar que la CGR eliminó los

Estudios de Mercado en los procesos ordinarios.

La preparación del Estudio de Mercado, no está libre de Baches de Tiempo,

asociados a actividades de Desperdicio Tipo 2, los cuales generan Costos de

Transacción.




235

d. Cartel de Licitación.

El Cartel es el documento por medio del cual se solicita las propuestas de los

potenciales vendedores u oferentes. Por tanto sí está orientado a la obtención del

objetivo principal del Proceso de Planificación de la Contratación.

e. Certificación de Existencia de Materiales en los Almacenes.

Tiene la misma situación del documento Cronograma de Licitación. No ayuda a la

solicitud de propuestas de los potenciales proveedores, por tanto no está

orientado a la obtención del objetivo principal del Proceso de Planificación de la

Contratación.

Es un requisito de control que tiene la Gestión de Inventarios, con el fin de

garantizar que no se compre materiales o bienes si estos se encuentran

disponibles en los almacenes. Este requisito no aplica a los servicios.

La preparación de la Certificación de Existencia de Materiales en los Almacenes,

no está libre de Baches de Tiempo, asociados a actividades de Desperdicio Tipo

2, los cuales generan Costos de Transacción.




236

f. Copia de la publicación del Plan Anual de Compras de la Gaceta.

Por último, la Copia de la publicación del Plan Anual de Compras de la Gaceta es

un requisito que solicita la Proveeduría. Le ocurre lo mismo al Cronograma de

Licitación, no ayuda a la solicitud de propuestas de los potenciales proveedores,

por tanto no está orientado a la obtención del objetivo principal del Proceso de

Planificación de la Contratación.

La Dirección de Proveeduría lo utiliza para confirmar en el momento de recibir la

solicitud, que el objeto de contratación se encuentra incluido dentro del programa

de compras del ICE.

En resumen, mucha de la documentación que se genera durante el Proceso de

Planificación de la Contratación (PMI, 2004), no busca el objetivo principal de

dicho proceso.

Estos documentos a la vez, provocan Baches de Tiempo y consecuentemente

mayores Costos de Transacción.

Las causas que obligan a seguir implementando estos documentos son: 1. Las

normas jurídicas vigentes y 2. La gestión administrativa, la mismas que limitan la

implementación de la “Externalización” de la Estructura de la Cadena de

Abastecimiento de la UENTE (ver punto 4.1.1. sobre Estructura de la Cadena de

Abastecimiento de la UENTE).

237


Solicitud de Respuesta de Vendedores de la Guía PMBOK


Solicitud de Respuesta de Vendedores es: obtener información, presupuestos,

licitaciones, ofertas o propuestas, según corresponda.

Las entradas del Proceso de Solicitud de Respuesta de Vendedores (PMI, 2004)

son:

• Activos de los Procesos de la Organización.


• Documentos de la Adquisición.

En vista que la UENTE no dispone de un Plan de Gestión de las Adquisiciones, el

Proceso de Solicitud de Respuesta de Vendedores puede verse afectado, tal

como ocurre con el Proceso de Planificación de la Contratación.

Cuando se habla de Activos de los Procesos de la Organización, dentro del

Proceso de Solicitud de Respuestas de Vendedores, de acuerdo con la Guía

PMBOK (PMI, 2004), se refiere a listas de vendedores potenciales previamente

calificados o a la lista de vendedores previamente seleccionados a través de algún

tipo de metodología de calificación. En la práctica, el ICE mantiene un registro de

proveedores, el cual está administrado por la Dirección de Proveeduría. Como se

observa en el artículo 1 del RICA, el Registro de Elegibles y el Registro de

Proveedores cumplen con la descripción de la Guía PMBOK (PMI, 2004) referente

a los Activos de los Procesos de la Organización.

238

Artículo 1 Para efectos de la aplicación de este Reglamento, se definen los siguientes términos: … Registro de Elegibles: Lista oficial de empresas o personas físicas calificadas para realizar la contratación de bienes o servicios y que han cumplido con los requisitos establecidos para la actividad específica. Registro de Proveedores: Sistema de información que constituye el instrumento en el que se inscriben los potenciales proveedores, ya sean personas físicas o jurídicas, el cual se utiliza como herramienta para cumplir con lo que dispone la Ley de Contratación Administrativa (en adelante llamada LCA) cuando proceda. …

Entre las técnicas y herramientas del proceso de Solicitud de Respuestas de

Vendedores se encuentran:

• Conferencias de Oferentes.

• Publicidad.

• Desarrollar una Lista de Vendedores Calificados.

Las Conferencias de Oferentes se refieren a reuniones con los potenciales

proveedores previos a la presentación de una oferta o propuesta. Se usa para

asegurar que todos tengan un entendimiento claro. En la práctica no es común

esta actividad en el ICE, pero se ha implementado en aquellas licitaciones cuya

complejidad así lo ha requerido.

239

La Publicidad es una herramienta que el ICE aplica por medio de el diario oficial

La Gaceta, con el fin de ampliar el número posible de vendedores o proveedores.

Por último, herramienta conocida como Desarrollar un Lista de Vendedores

Calificados, en la práctica se utiliza sólo en los siguientes procesos ordinarios:

Licitación Restringida y Licitación por Registro. Con base en el Registro de

Proveedores de la Proveeduría, se desarrolla una Lista de Vendedores Calificados

para invitarlos a preparar ofertas.

De acuerdo a la Guía PMBOK (PMI, 2004), las salidas de este proceso son:

• Lista de vendedores calificados.

• Paquete de documentos de la adquisición.

• Propuestas.

En la práctica, la Lista de Vendedores Calificados, no es tan útil en la Licitación

Pública, como sí en las Licitaciones Restringidas o por Registro, pues de acuerdo

con la legislación vigente, la Licitación Pública es una invitación abierta a todo

potencial oferente que tenga interés en presentar oferta alguna. No obstante en

las Licitaciones Restringidas o por Registro, la Lista de Vendedores Calificados

ayuda a invitar a aquellos potenciales oferentes que posean algún grado de

idoneidad.

El Paquete de Documentos de las Adquisiciones, de acuerdo con la Guía PMBOK,

(PMI, 2004), es la solicitud formal preparada por el comprador y enviada a cada

vendedor, que es la basa sobre la cual el vendedor prepara la oferta. En la

práctica, el Paquete de Documentos de las Adquisiciones, corresponde al Cartel

de Licitación. Se diferencia de lo que recomienda la Guía PMBOK (PMI, 2004),

240

que el Cartel no se envía a los oferentes, sino que se avisa por medio de La

Gaceta, que pueden pasar a la Dirección de Proveeduría para retirar la invitación.

Por último las Propuestas, no existe diferencia entre lo que describe la Guía

PMBOK (PMI, 2004), y lo que el ICE recibe de los oferente. Son documentos

preparados por los oferentes, donde describen su disposición para suministrar los

productos, bienes o servicios descritos en los Documentos de Adquisición.

Recapitulando, en la práctica el ICE cumple en buena medida con la

recomendaciones que la Guía PMBOK (PMI, 2004) propone para el proceso de

Solicitar Respuestas de Vendedores. No obstante es conveniente para este

proceso, que la UENTE invierta tiempo y recursos en la preparación del Plan de

Gestión de las Adquisiciones.

241


Selección de Vendedores de la Guía PMBOK


Selección de Vendedores es: revisar ofertas, elegir entre posibles vendedores y

negociar contrato por escrito con cada vendedor.

Como estradas al proceso de Selección de Vendedores, de acuerdo con la Guía

PMBOK (PMI, 2004), se encuentra los siguientes elementos:

• Activos de los procesos de la organización

• Plan de gestión de las adquisiciones

• Criterios de evaluación

• Paquete de documentos de la adquisición

• Propuestas

• Listas de vendedores calificados

• Plan de gestión del proyecto.

Primeramente en este proceso, los Activos de los Procesos de la Organización se

entienden como el conjunto de políticas formales que afectan a la evaluación de

las ofertas. En la práctica, estas políticas formales que menciona la Guía PMBOK

(PMI, 2004) se refieren a una serie de leyes, reglamentos indicados a

continuación:

242

• Ley de Contratación Administrativa.

• Reglamento General de Contratación Administrativa.

• Reglamento Interno de la Contratación Administrativa.

• Directrices de la Contraloría General de la República.

Sin embargo, la oficina de Gestión Recursos Materiales y Adquisiciones de la

UENTE, encargada de los proceso de adquisiciones, no dispone de un expediente

donde se mantenga archivado y actualizado toda política formal que afecta la

evaluación de las ofertas. Además no se tienen claramente definidos los roles y

responsabilidades en relación con la gestión de las adquisición dentro del la

UENTE, pues tal como se indicó en el punto 4.1.5 del presente capítulo (Brechas

entre la Gestión Actual de las Adquisiciones y el Proceso de Planificación de las

Compras y Adquisiciones de la Guía PMBOK), muchas veces se da el conflicto

entre el centro funcional administrativo encargada de las gestión de compras y el

centro funcional técnico solicitante de la compra, en vista que este último

considera que por su conocimiento técnico, le da poder en las decisiones de la

gestión de la compra, cuando en realidad, desconoce las políticas, normas o

procedimientos que pertenecen a los Activos de Procesos de la Organización.

Por otro lado, en vista que la UENTE no dispone de un Plan de Gestión de las

Adquisiciones, el Proceso de Selección de Vendedores puede verse afectado,

como sí ocurre con el Proceso de Planificación de la Contratación.

Los Criterios de Evaluación de acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), en la

práctica suelen estar claramente indicados dentro del cartel de licitación,

documento que pertenece al Paquete de Documentos de la Adquisición según la

Guía PMBOK (PMI, 2004).

243

Una ineficiencia que se ve regularmente sometido el Proceso de Selección de

Vendedores en la práctica, es la indisponibilidad del Plan de Gestión del Proyecto,

pues según la Guía PMBOK (PMI, 2004), dentro del Plan de Gestión del Proyecto

existe información que debe ser considerada durante la selección de los oferentes

como por ejemplo:

• El Registro de Riesgos.

• Acuerdos contractuales relacionados con el riesgo.

Como se indicó en el punto 4.1.6 del presente capítulo (Brechas entre la Gestión

Actual de las Adquisiciones y el Proceso de Planificación de la Contratación de la

Guía PMBOK) el Plan de Gestión del Proyecto no siempre está al alcance (en

tiempo o forma) de todos los involucrados a lo largo del todo el proceso de

compra.

En otro orden de palabras, como técnicas y herramientas del proceso de

Selección de Vendedores, de acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), se

encuentra los siguientes elementos:

• Sistema de Ponderación

• Estimaciones Independientes

• Sistema de Selección

• Negociación del contrato

• Sistema de calificación de vendedores

• Juicio Experto

• Técnicas de evaluación de propuestas.

244

El Sistema de Ponderación es un método para cuantificar información cualitativa

con el fin de minimizar el efecto de los prejuicios personales en la selección de

vendedores. En la práctica, la UENTE no utiliza ningún sistema de ponderación

similar al indicado por la Guía PMBOK (PMI, 2004).

La Estimaciones Independientes es una herramienta que se utiliza en el ICE, en la

preparación de la recomendación de oferta. Se utiliza tanto las ofertas recibidas

durante la licitación, como también de cotizaciones previas antes del proceso de

licitación.

El Sistema de Selección es similar a lo que en el ICE se conoce como una Etapa

de Precalificación o Calificación en dos Etapas. En la primera etapa se evalúan

aspectos ponderables no obligatorios, y se seleccionan aquellas ofertas que

posean una calificación superior a 80%.

La Negociación del Contrato es la herramienta utilizada por el ICE, una vez que

queda en firme la adjudicación de la licitación para la elaboración del contrato (ver

Elaboración del Contrato en el punto 4.1.2 del presente capítulo, “Proceso de

Contratación Administrativa”). No obstante el ICE al dirigirse por el Derecho

Público, no tiene la misma libertad que la empresa privada para negociar aspectos

contractuales publicados en el cartel de licitación. Son pocos los aspectos

negociables como es el caso de la Forma de Pago. Sin embargo en la práctica,

cambios a las condiciones contractuales, provocan retrasos en la firma del

contrato, perdiendo los oferentes el interés de cualquier tipo de negociación del

contrato. A pesar de la poca flexibilidad para negociar, esta herramienta permite

aclarar la estructura y los requisitos del contrato en temas como:

Responsabilidades y autoridades, términos y legislación aplicable, enfoque de

gestión técnico y de negocio, derechos de propiedad exclusiva, financiación del

245

contrato, solución técnica, cronograma general, forma de pago y precio, tal como

lo sugiere la Guía PMBOK (PMI, 2004). Al final la Negociación del Contrato

concluye con un documento que pueden firmar el comprador (el ICE) y el

vendedor (el Adjudicatario), conocido como El Contrato (PMI, 2004).

El Sistema de Calificación de Vendedores, en la práctica no se ha explotado en la

UENTE, como herramienta para la selección de vendedores complementario a

Sistema de Selección de Ofertas, pues la implementación trae inconvenientes

desde el punto de vista de seguridad jurídica, al ponderar aspectos cualitativos de

los oferentes, como por ejemplo el rendimiento del vendedor en otras licitaciones,

aspectos de calificación de la calidad, rendimiento en la entrega y el cumplimiento

contractual.

Sin ahondar mucho en el tema, el Juicio Experto es la herramienta más utilizada

por el ICE durantes el Proceso de Selección de Vendedores, tal como lo define la


Por último, la Técnica de Evaluación de Propuestas, en la práctica no se aplica tal

como lo sugiere la Guía PMBOK (PMI, 2004), pues en tema de Seguridad

Jurídica, debe esta muy claro y predefinido la método de ponderación y evaluación

de las ofertas, en vista que el ICE se dirige por el Derecho Público.

La metodología de evaluación de ofertas, esta normalizado en el ICE, de manera

que sea lo más sencillo, y evitar complicaciones durante el proceso de selección

del vendedor.

246

En otro orden de palabras, como salidas del proceso de Selección de Vendedores,

de acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), se encuentra los siguientes

elementos:

• Vendedores Seleccionados.

• Contrato.

• Plan de Gestión del Contrato.

• Disponibilidad de Recurso.

• Plan de Gestión de las Adquisiciones (Actualizaciones).

• Cambios Solicitados.

Tanto los Vendedores Seleccionados como el Contrato son los entregables o

salidas más obvias del Proceso de Selección de Vendedores, de manera que no

se entrarán en detalles.

Por el contrario, el Plan de Gestión del Contrato, no es un entregable que la

UENTE acostumbre a preparar. De acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), el

plan cubre las actividades de la administración del contrato durante su vigencia, y

temas específicos como la documentación generada, los requisitos de entrega y

rendimiento que deben cumplir tanto el comprador como el vendedor.

De igual forma la Disponibilidad de Recursos tampoco suele ser preparado para

documentar y determinar la disponibilidad de recursos, en las fechas que se

requieran.

247

Finalmente, el proceso de Selección de Vendedores puede generar cambios, tanto

al Plan de Gestión del Proyecto como también al Plan de Gestión de las

Adquisiciones. Tales cambios en la práctica, no suelen ser documentados, por lo

que puede a futuro generar complicaciones no solo en el proceso de adquisición,

como también en el proyecto en si.

En resumen, la falta de un Plan de Gestión de las Adquisiciones, de un expediente

actualizado que almacene toda política formal relacionada con la evaluación de las

ofertas, y la falta de claras definiciones de roles y responsabilidades internas de la

UENTE en relación con la gestión de la adquisiciones, afectan al proceso de

Selección de Vendedores.

Igualmente la no disponibilidad oportuna del Plan de Gestión del Proyecto afecta

al proceso antes mencionado.

Algunas técnicas y herramientas como Sistema de Calificación de Vendedores,

Técnica de Evaluación de Propuestas y Negociación del Contrato, no se aplican

tal como sugiere la Guía PMBOK (PMI, 2004), aunque no significan que esto sea

negativo, pues hay que entender que el ICE, al ser una institución pública del

estado, se rige por el Derecho Público.

El Sistema de Ponderación representa una potencial herramienta aún no utilizada

por la UENTE, para minimizar el efecto de prejuicios personales en la selección de

vendedores.

Por último, el Plan de Gestión del Contrato y la administración de cambios como

los Cambios Solicitados y las Actualizaciones al Plan de Gestión de las

Adquisiciones, son puntos débiles que la UENTE tiene actualmente.

248


Administración de Contratos de la Guía PMBOK

De acuerdo con la guía PMBOK (PMI, 2004), el objetivo principal del Proceso de

Administración del Contrato es: gestionar el contrato y la relación entre el

comprador y el vendedor, revisar y documentar cuál es o fue el rendimiento de un

vendedor a fin de establecer las acciones correctivas necesarias y proporcionar

una base para relaciones futuras con el vendedor, gestionar cambios relacionados

con el contrato y cuando corresponda, gestionar la relación contractual con el

comprador externo del proyecto.

La Administración del Contrato incluye la aplicación de los procesos de dirección

de proyectos apropiados a las relaciones contractuales, y la integración de las

salidas de estos procesos en la gestión general del proyecto.

Los procesos de dirección de proyectos que se aplican incluyen, entre otros:

• Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto (Sección 4.4 de la Guía

PMBOK).

• Informar el Rendimiento (Sección 10.3 de la Guía PMBOK).

• Realizar Control de Calidad (Sección 8.3 de la Guía PMBOK).

• Control Integrado de Cambios (Sección 4.6 de la Guía PMBOK).

• Seguimiento y Control de Riesgos (Sección 11.6 de la Guía PMBOK).

Antes de analizar propiamente el Proceso de Administración de Contratos, se

analizará los procesos de dirección de proyectos mencionados anteriormente,

apropiados a las relaciones contractuales.

249

a. Proceso de Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto.

De acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), este proceso requiere que el equipo

del proyecto (incluyendo al Administrador de Contrato), realice acciones para

ejecutar el plan de gestión del proyecto, con el fin de cumplir el trabajo definido en

el Enunciado del Alcance del Proyecto.

Algunas de las acciones importantes relacionadas con la Administración del

Contrato son:

• Dirigir a los vendedores.

• Gestionar los riesgos e implementar actividades de respuesta al riesgo.

• Establecer y gestionar los canales de comunicación del proyecto, tanto

externos como internos al equipo del proyecto.

• Recoger datos sobre el proyecto e informa sobre el coste, el cronograma, el

avance técnico y de calidad, y la información de la situación para facilitar las

proyecciones.

• Recoger y documentar las lecciones aprendidas, e implementar las

actividades de mejora de los procesos aprobados.

El dirigir a los vendedores, en una de las acciones del Administrador de Contratos

en la UENTE, con el fin que cumplan con lo acordado en el contrato y a la vez

lograr los objetivos del Plan de Gestión del Proyecto.

Sin embargo, a menudo la falta de un Plan de Gestión del Proyecto en la UENTE,

hace que se pierda la dirección de los vendedores, pues las acciones tomadas por

el Administrador de Contratos, debe están orientados al Plan de Gestión del

Proyecto. Por tanto el Plan de Gestión del Proyecto es importante en la dirección

de los vendedores.

250

La Gestión de Riesgo en el proceso de las adquisiciones de la UENTE, debería

comenzar desde la Planificación de la Contratación. Tal como se mencionó en el

punto 4.1.6 del presente capítulo (Brechas entre la Gestión Actual de las

Adquisiciones y el Proceso de Planificación de la Contratación de la Guía

PMBOK), la indisponibilidad del Plan de Gestión del Proyecto y de un adecuado

registro de riesgos, no permite al Administrador de Contratos de hacer una

adecuada gestión de los riesgos e implementar actividades de respuesta a los

riegos.

En cuanto a los canales de comunicación, la UENTE no define estos de manera

clara, entre los proveedores o vendedores y el equipo de proyecto, de manera que

corre el riesgo de que la información pueda perderse o atrasarse.

Por último, durante la Administración del Contrato, no se documenta información

relacionada con el avance del cronograma, control del los costos, lecciones

aprendidas y demás información relacionada con la Administración del Contrato

que permita hacer proyecciones de la Gestión del Proyecto.

251

b. Control Integrado de Cambios

Los objetivos principales del Control Integrado de Cambios, de acuerdo con la

Guía PMBOK (PMI, 2004) son:

• Establecer un método evolutivo para identificar y solicitar de forma

consistente cambios en las líneas base establecidas, y para evaluar el valor

y la efectividad de esos cambios.

• Proporcionar oportunidades para validar y mejorar el proyecto de forma

continua, teniendo en cuenta el impacto de cada cambio.

• Proporcionar el mecanismo para que el equipo de dirección del proyecto

comunique de forma sistemática todos los cambios a los interesados.

Sin embargo en la práctica, la UENTE no implementa Controles Integrados de

Cambio, de manera que cambios originados durantes el proceso de

Administración del Contrato, puede afectar no solo la Gestión de la Adquisiciones,

sino también la Gestión del Proyecto.

252

c. Realizar Control de Calidad

De acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), Realizar Control de Calidad implica

supervisar los resultados específicos del proyecto, para determinar si cumplen con

las normas de calidad relevantes e identificar los modos de eliminar las causas de

resultados insatisfactorios. Desde el punto de vista del Administrador de

Contratos, Realizar Control de Calidad implica supervisar los resultados

específicos de los materiales, bienes o servicios contratados, parta determinar si

cumplen con las condiciones contractuales e identificar los modos de eliminar las

causas de resultados insatisfactorios.

En la práctica, la UENTE realiza un control de calidad básico y no al nivel que

sugiere la Guía PMBOK (PMI, 2004): Los materiales o bienes adquiridos, son

inspeccionados por las dependencias técnicas, para determinar si cumplen con las

condiciones del contrato. Por su parte los servicios adquiridos, requiere de más

atención de parte de las dependencias técnicas e implementar algunas

herramientas que sugiere la Guía PMBOK (PMI, 2004): el Muestreo Estadístico, la

Inspección y la Revisión de Reparación de Defectos.

253

d. Informar el Rendimiento

Este proceso corresponde la recogida de todos los datos de la línea base y la

distribución sobre el rendimiento a los interesados, en aspectos como el alcance,

el cronograma, los costos, la calidad, el riesgo y las adquisiciones.

Como salidas de este proceso están:

• Informes de rendimiento.

• Proyecciones.

• Cambios solicitados.

• Acciones correctivas recomendadas.

• Actualizaciones de los Activos de los procesos de la organización.

En la práctica, la oficina de Gestión Recursos Materiales y Adquisiciones de la

UENTE, sólo se limita a brindar informes mensuales del estado en que se

encuentran las contrataciones administrativas (las licitaciones), sin analizar las

diferencias entre la Línea Base y los resultados obtenidos.

Además, salidas como Proyecciones, Cambios solicitados, Acciones correctivas

recomendadas, y Actualizaciones de los Activos de los procesos de la

organización no han sido parte de las acciones de los Administradores de

Contratos.

254

e. Seguimiento y Control de Riesgos

En materia de Seguimiento y Control de Riesgos, los Administradores de Contrato

en la UENTE, no levan a cabo las siguientes técnicas que sugiere la Guía PMBOK

(PMI, 2004):

• Reevaluación de los riesgos.

• Auditorías de los riesgos.

• Análisis de variación y de tendencias.

• Medición del rendimiento técnico.

• Análisis de reserva.

Además, para un adecuado proceso de Seguimiento y Control de Riesgos, se

requiere de un Plan de Gestión de Riesgos que casi nunca se prepara. Igualmente

no se implementan acciones como el Registro e Riesgos y las Solicitudes de

cambios aprobadas.

255

Continuando con el análisis del proceso de Administración del Contrato, de

acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), entre las entradas al proceso se

encuentran los siguientes elementos:

• El Contrato.


• Vendedores Seleccionados.

• Informes de Rendimiento.

• Solicitudes de Cambios Aprobadas.

• Información sobre el Rendimiento del Trabajo.

De estas entradas al proceso de Administración del Contrato, se puede decir que

la falta de un Plan de Gestión del Contrato, de los Informes de Rendimiento, de las

Solicitudes de Cambio Aprobadas y de la Información sobre el Rendimiento del

Trabajo, son factores que influyen en el rendimiento de la administración

adecuada de los contratos, debido a que no son entregables que la UENTE

acostumbre a preparar.

256

De acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), como técnicas y herramientas del

proceso de Administración del Contrato, se encuentra los siguientes elementos:

• Sistema de control de cambios del contrato.

• Revisión del rendimiento realizada por el comprador.

• Inspecciones y auditorías.

• Informar el rendimiento.

• Sistema de pago.

• Administración de reclamaciones.

• Sistema de gestión de registros.

• Tecnología de la información.

En la práctica, no existe un Sistema de Control de Cambios del Contrato, y las

técnicas de Revisión del Rendimiento Realizada por el Comprador y las

Inspecciones y Auditorías, no se llevan a cabo al grado de detalle que sugiere la


Respecto a la Información del Rendimiento, tal como se dijo anteriormente, en la

práctica, la oficina de Gestión Recursos Materiales y Adquisiciones de la UENTE,

sólo se limita a brindar informes mensuales del estado en que se encuentran las

contrataciones administrativas (las licitaciones), sin analizar las diferencias entre la

Línea Base y los resultados obtenidos.

En la UENTE, el Sistema de Pago es realizada por el mismo Administrador de

Contrato, en ves de un sistema de cuentas a pagar, tal como sugiere la Guía

PMBOK (PMI, 2004).

257

La Administración de Reclamaciones es una de las herramientas que tiene

disponible los Administradores de Contrato, para lo cual existe la ley 7727

(Resolución Alterna de Conflictos y Promoción de la Paz Social - RAC.)

En la práctica la Administración de Reclamaciones procede de forma similar a lo

que sugiere la Guía PMBOK (PMI, 2004).

Sobre el Sistema de Gestión de Registros y Tecnología de la Información, en la

práctica, la UENTE tiene problemas para el manejo y el registro de la información.

En otro orden de palabras, como salidas del proceso de Administración del

Contrato, de acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), se encuentra los

siguientes elementos:

• Documentación del contrato.

• Cambios solicitados.

• Acciones correctivas recomendadas.

• Actualizaciones a los Activos de los procesos de la organización.

• Actualizaciones al Plan de Gestión del Proyecto.

En la práctica, la UENTE aplica de forma similar a lo que recomienda la Guía

PMBOK (PMI, 2004), las siguientes salidas al proceso de Administración del

Contrato: Documentación del Contrato y las Acciones correctivas recomendadas.

También salen de este proceso los Cambios solicitados, sin embargo estos

cambios no suelen ser procesados de la forma como recomienda la Guía PMBOK

(PMI, 2004), a través del proceso de Control Integrado de Cambios, para

actualizar el Plan de Gestión del Proyecto y sus planes subsidiarios u otros

258

componentes como por ejemplo: el Cronograma del Proyecto, el Plan de Gestión

de las Adquisiciones, entre otros.

Por último, cuando se trata de Actualizaciones del Plan de Gestión del Proyecto,

se refiere a los cambios en el Plan de Gestión de las Adquisiciones y al Plan de

Gestión del Contrato. En la práctica, los cambios durante este proceso, pocas

veces se refleja en actualizaciones en el Plan de Gestión de las Adquisiciones o

en el Plan de Gestión del Contrato, ya sea por la falta en la documentación de los

cambios o bien porque no se dispone de ninguno de los dos planes mencionados.

En resumen, el Proceso de Administración de Contratos, involucra procesos de la

Dirección de Proyectos apropiados a las relaciones contractuales, que pertenecen

a otras áreas del conocimiento de la Guía PMBOK (PMI, 2004).

La falta o la indisponibilidad de una Plan de Gestión del Proyecto, y sus planes

subsidiarios como el Plan de Gestión de las Adquisiciones, el Plan de Gestión del

la Calidad, el Plan de Gestión de Riesgos, el Plan de Gestión de las

Comunicaciones, conducen a un descontrol del proyecto.

Propiamente durante el Proceso de Administración de Contratos, se trabaja poco

las técnicas o herramientas que sugiere la Guía PMBOK (PMI, 2004), con lo que

representa una potencial área para mejorar el desempeño del proceso de la

Administración del Contrato.

259


Cierre del Contrato de la Guía PMBOK


Cierre del Contrato es: completar y aprobar cada contrato, incluida la resolución de

cualquier tema abierto, y cerrar cada contrato aplicable al proyecto o a una fase

del proyecto.

Incluye actividades administrativas como la actualización de registros para reflejar

los resultados finales y archivo de dicha información para su uso en el futuro.

Como entradas al Proceso de Cierre del Contrato se encuentran los siguientes

elementos:



• Documentación del Contrato.

• Procedimiento de Cierre del Contrato.

Con respecto al Plan de Gestión de las Adquisiciones, tal como se mencionó en el

punto 4.1.5 del presente capítulo (Brechas entre la Gestión Actual de las

Adquisiciones y el Proceso de Planificación de las Compras y Adquisiciones de la

Guía PMBOK), en la práctica la UENTE no dispone de un Plan de Gestión de las

Adquisiciones. Esta situación afecta al Proceso de Cierre del Contrato, pues al

registrar los resultados finales del contrato, se debe incluir dentro de la evaluación,

los aspectos generales que contempla el Plan de Gestión de las Adquisiciones. Es

parte de la revisión estructurada del proceso de adquisición, según la Guía

PMBOK (PMI, 2004).

260

Por su parte, el Plan de Gestión del Contrato también tiene la misma importancia

que el Plan de Gestión de las Adquisiciones, en el Proceso de Cierre del Contrato.

Como se indicó en el punto 4.1.8 del presente capítulo (Brechas entre la Gestión

Actual de Adquisiciones y el Proceso de Selección de Vendedores de la Guía

PMBOK), en la práctica la UENTE no acostumbra a preparar un Plan de Gestión

del Contrato, el cual contempla las actividades de la administración del contrato

durante su vigencia, de manera que al no disponer de una Plan de Gestión del

Contrato, el Proceso de Cierre del Contrato se verá afectado al no disponer de

elementos de evaluación para realizar una revisión estructurada del proceso de

adquisición, conforme a lo que sugiere la Guía PMBOK (PMI, 2004).

Sobre la Documentación del Contrato, tal como se indicó en el punto 4.1.9 del

presente capítulo (Brechas entre la Gestión Actual de Adquisiciones y el Proceso

de Administración de Contratos de la Guía PMBOK), la UENTE aplica la

Documentación del Contrato de forma similar a lo que recomienda la Guía PMBOK

(PMI, 2004), de manera que se puede considerar que el Proceso de Cierre del

Contrato, no se ve afectado por esta entrada.

Por último, el Procedimiento de Cierre del Contrato, es una entrada proveniente de

la Gestión de la Integración del Proyecto, que según la Guía PMBOK (PMI, 2004),

proporciona una metodología paso a paso que aborde los términos y condiciones

de los contratos y todos los criterios de conclusión o salida requeridos para el

cierre del contrato. Comprende todas las actividades y responsabilidades

relacionadas de los miembros de equipo del proyecto, de los clientes y de los

demás interesados involucrados en el proceso de cierre del contrato.

261

En la práctica, la UENTE no dispone de un Procedimiento de Cierre del Contrato,

de manera que el Proceso de Cierre del Contrato se verá afectado al no disponer

de elementos de evaluación para realizar una revisión estructurada del proceso de


En otro orden de palabras, el Proceso de Cierre del Contrato, según la Guía

PMBOK (PMI, 2004), dispone de las siguientes técnicas y herramientas:

• Auditorías de Adquisición.

• Sistema de Gestión de Registros.

La Auditoría de Adquisición es una revisión estructurada del proceso de

adquisición, desde el proceso de Planificar las Compras y Adquisiciones hasta la

Administración del Contrato, con el fin de identificar los éxitos y fracasos que

merecen ser reconocidos en la preparación o administración de otros contratos.

Sin embargo en la práctica, la UENTE no aplica esta herramienta.

Con respecto al Sistema de Gestión de Registros, tal como se indicó en el punto

4.1.9 del presente capítulo (Brechas entre la Gestión Actual de Adquisiciones y el

Proceso de Administración de Contratos de la Guía PMBOK), la UENTE tiene

problemas para el manejo y el registro de la información, de manera que no existe

un Sistema de Gestión de Registros.

262

Como salidas al Proceso de Cierre del Contrato, según la Guía PMBOK (PMI,

2004), se encuentra los siguientes elementos:

• Contratos Cerrados.

• Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización.

De acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), el Contrato Cerrado generalmente

ocurre cuando el administrador autorizado del contrato, le entrega al vendedor una

notificación formal por escrito ha sido completado. Habitualmente los requisitos de

cierre formal del contrato se definen en los términos del contrato.

En la práctica, la UENTE aplica entrega al vendedor o adjudicatario, una

notificación que se llama Finiquito del Contrato. Hay que tener en cuenta que con

el Finiquito del Contrato, se rompe toda relación entre el contratante (en nuestro

caso el ICE) y adjudicatario, de manera que los reclamos de todo tipo de garantía

se pierden igualmente, cosa que no ocurre en el derecho privado.

Por su parte las Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización,

serán las entradas para el Proceso de Cierre del Proyecto, que pertenece a la

Gestión de la Integración del Proyecto.

De acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), como Activos de Procesos de la

Organización que salen del proceso de Cierre del Contrato, son:

• Archivo del Contrato.

• Aceptación del producto entregable.

• Documentación sobre lecciones aprendidas.

263

El Archivo del Contrato corresponde a un juego completo indexado con la

documentación del contrato, incluso el contrato cerrado, para su incorporación en

los archivos finales del proyecto.

En la práctica, la UENTE no prepara dicho archivo.

La Aceptación del Producto Entregable, de acuerdo con la Guía PMBOK (PMI,

2004), corresponde generalmente cuando el administrador autorizado del contrato,

le entrega al vendedor una notificación formal por escrito informándole que los

productos entregables han sido aceptados o rechazados. En la práctica, la UENTE

entrega una carta de recibo conforme de los materiales a sus proveedores cuando

las condiciones del cartel así lo indiquen. Sin embargo esta práctica no es del todo

utilizada en todas las contrataciones.

Las Documentación sobre Lecciones Aprendidas, corresponde al análisis de las

lecciones aprendidas y las recomendaciones para la mejora del proceso. Se

desarrollan para la planificación e implementación en futuras compras y

adquisiciones. En la práctica, la UENTE no implementa la Documentación sobre

Lecciones Aprendidas.

En resumen, el Proceso de Cierre del Contrato, contempla las actividades

administrativas como la actualización de registros para reflejar los resultados

finales de una contratación, y archivar dicha información para su uso en el futuro.

En la práctica, el proceso se afecta al no disponer de un Plan de Gestión de las

Adquisiciones, de un Procedimiento de Cierre del Contrato, y también de un Plan

de Gestión del Contrato.

264

Además, la falta de implementación de las Auditorías de Adquisición y del Sistema

de Gestión de Registro, como únicas técnicas o herramientas del Proceso del

Cierre del Contrato de acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), nos muestra que

el proceso como tal es inexistente en la práctica.

Finalmente en la práctica, el Finiquito del Contrato y la Aceptación del Producto

Entregable, vienen a ser los únicos entregables en un Cierre de Contrato, dejando

por un lado el objetivo principal que persigue el Proceso de Cierre del Contrato, la

preparación del Archivo del Contrato y la Documentación sobre Lecciones

Aprendidas, salidas que reflejan los resultados finales del proceso de contratación.

265

4.2 Propuestas o mejoras

4.2.1 Estructura de la Cadena de Abastecimiento de la UENTE

A pesar de la polémica que implica “Externalizar” la ECA, la Alta Dirección del ICE

debe reconocer que la Estructura de la Cadena de Abastecimiento es un objeto

cambiante que responde a factores, las cuales muchas son impuestas por el

mercado.

La desición de tomar la estrategia de “Internalizar” o “Externalizar” la ECA, no

debe verse como un asunto político, sino como una respuesta estratégica, para la

generación de mayor valor y riqueza, en beneficio de la sociedad.

No está de más indicar que la rigidez burocrática organizacional aumenta los

Costos de Transacción de la Cadena de Abastecimiento (Lledó; Rivarola; Mercau;

Cucchi; Esquembre, 2006), restando competitividad y eficiencia al ICE. A mayores

Costos de Transacción, mayor es la destrucción del Valor del Negocio de la

institución, lo que se transforma en menos riqueza para la sociedad.

La estrategia de “Externalización”, busca delegar los procesos o servicios de

soporte a terceros, aprovechando que estas organizaciones son especializadas y

poseen menores Costos de Transacción, convirtiendo las relaciones entre el

proveedor y el cliente más duraderas (relaciones de mediano o largo plazo).

266

La primera propuesta referente al tema de la ECA de la UEN consiste en plantear

el Outsourcing como estrategia de “Externalización”. En este caso consistiría en

tercerizar aquellos servicios que no corresponden al “Business Core” de la

UENTE.

Si se define el negocio estratégico de la UENTE como el “Transporte de la

Energía”, el “Business Core” lo conformarían aquellas Áreas de Apoyo o Áreas de

Procesos (tal como se indican en la siguiente figura) que están estrechamente

relacionadas al objetivo estratégico de la UENTE. Estas son las que están

señaladas por medio de un círculo.

Figura 39: Áreas del “Business Core” de la UENTE

267

En vista de la oposición existente en la “Administración Pública” por temas

relacionados a la tercerización de servicios, y los posibles conflictos con

movimientos sindicales, se propone una segunda propuesta: la reestructuración de

la UENTE.

SUB-UNIDAD EMPRESARIALSUB-UNIDAD OPERATIVA

UENTE

SUB-UNIDAD PROYECTOS

Proceso Gestión de la Red

Líneas de Transmisión

Subestaciones

Control, Protección y Medición

Obras Civiles

Comercialización de Servicios

LIMATFibra Óptica

Servicio de Apoyo Empresarial

Contabilidad y FinanzasGestión de la CalidadDirección y Planificación

Oficina de Proyectos

Gestión de InventariosAuditoria Interna

Gestión de Contratos y AdquisicionesDiseño e IngenieríaLogística

Figura 40: Estructura organizacional propuesta de la UENTE

A diferencia de la organización actual, esta nueva organización propone distribuir

todos los centros funcionales de la Unidad Estratégica de Negocio en tres sub-

unidades:

• Sub-unidad operativa: Compuesta por todas las áreas que generan los

ingresos a la UENTE.

• Sub-unidad empresarial: Compuestas por todas las áreas de apoyo

directivo, empresarial o enlace con el grupo corporativo ICE.

• Sub-unidad proyectos: Compuesta por una Oficina de Proyectos “PMO”, a

cargo de la administración de los Programas o Proyectos de la UENTE.

268

La ventaja de esta organización es la simplicidad en su estructura, al reducir los

flancos de Gestión y Administración de la Dirección de la UENTE.

Otra ventaja está en la flexibilización que brindaría una estructura organizacional

“matricial” dentro de la Sub-Unidad Proyectos, comparado con la actual estructura

organizacional “funcional” de la UENTE.

Por último esta segunda propuesta no excluye a la primera, sino que puede dejar

preparada la organización para la implementación del “Outsourcing” en un

posterior futuro.

Refiriéndose propiamente al Análisis de las Adquisiciones de la UENTE, del punto

4.1.1 (Estructura de la Cadena de Abastecimiento), los Esquemas de

Adquisiciones para Obras Nuevas y Ampliaciones debe ser un foco de mayor

atención para el futuro de la UENTE.

El uso del esquema “Auto-abastecimiento” refleja una tendencia de mantener

“Internalizada” la Estructura de la Cadena de Abastecimiento de la UENTE y del

ICE.

Por su parte el uso del esquema “Adquisición de materiales y contratación de la

mano de obra” implica mayores costos de transacción y el encarecimiento de los

proyectos. Sin duda alguno no debe ser tomado más en cuenta.

269

Finalmente el uso de los esquemas de “Proyectos Llave en Mano” y “Concesiones

de Obra Pública BOT” marca un rumbo de la mano con la “Externalización” de la

Estructura de la Cadena de Abastecimiento de la UENTE y del ICE.

Particularmente el esquema de “Proyectos Llave en Mano” elimina gran parte de la

dependencia con la UENPYSA.

270

4.2.2 Propuesta de mejora al Proceso de Contratación Administrativa

a. Definición del Ciclo de Vida del PCA

Resultado del análisis del PCA, en el punto 4.1.2 del presente capítulo, se decidió

definir el Ciclo de Vida del PCA basado en los procesos que conforma la Gestión

de las Adquisiciones según el PMI (2004).

Como el PCA sólo se enfoca en dos procesos de la Gestión de las Adquisiciones

del Proyecto del la Guía PMBOK (PMI, 2004), se definió el Ciclo de Vida del PCA

en dos etapas:

• Etapa 1: Solicitud de Respuesta a Vendedores

• Etapa 2: Selección de Vendedores

Para cada etapa se definió sus entregables más importantes. Se usó el principio 1

del Lean Thinking (Lledó; Rivarola; Mercau; Cucchi; Esquembre, 2006).

Durante la definición de los entregables, se verificó que cada entregable cumpliera

con las siguientes características:

• Esenciales: Donde la no obtención del entregable, impida el desarrollo del

Proceso de Contratación Administrativa.

• Singular: Cada entregable se distinga claramente de los demás.

271

• Generar Valor: La administración encuentre valor en el entregable y esté

dispuesto a pagar por ello.

Los entregables definidos en la etapa 1 fueron:

• La publicación del cartel

• El recibo de ofertas

Los entregables definidos en la etapa 2 fueron:

• El estudio y selección de ofertas

• La adjudicación de ofertas

• La contratación del proveedor

El siguiente cuadro describe cada uno de los entregables propuestos del PCA.

Cuadro 29: Descripción de los entregables del PCA

Etapa Entregables Descripción

La publicación del cartel Consiste en hacer la publicidad del cartel de licitación. Usualmente se hace por medio de la publicación en el diario oficial La Gaceta. 1

El recibo de ofertas Recibo de las ofertas técnicas y económicas presentadas por los oferentes con interés en la licitación.

El estudio y selección de ofertas

Se elabora un estudio de los aspectos legales y técnicos de las ofertas recibidas, y se selecciona la oferta u ofertas más convenientes.

La adjudicación de ofertas Se adjudica a la oferta u ofertas elegidas. 2

La contratación del proveedor

Se contrata al proveedor o proveedores quienes presentaron la oferta u ofertas elegidas.

272

Finalmente, definidos los entregables del PCA, se preparó la siguiente figura, la

cual muestra la propuesta del Ciclo de Vida del Proceso de Contratación

Administrativa.

ETAPA 1 ETAPA 2

La publicación del cartel El recibo de

ofertas El estudio y selección de ofertas

Solicitud de Inicio de Trámite de Licitación

La adjudicación de Ofertas


La Orden de Compra

Entrada

Fase

Entregables del Proceso de Contratación

Administrativa

Salida

Solicitud de respuesta a Vendedores

Selección de VendedoresETAPA 1 ETAPA 2

La publicación del cartel El recibo de

ofertas El estudio y selección de ofertas


La adjudicación de Ofertas


La Orden de Compra

Entrada

Fase

Entregables del Proceso de Contratación

Administrativa

Salida

Solicitud de respuesta a Vendedores


Figura 41: Ciclo de Vida del Proceso de Contratación Administrativa (PCA)

273

b. Cronograma del PCA adaptado.

Con base en el Ciclo de Vida del PCA, el cronograma del PCA luce ahora de la

siguiente forma:

Cuadro 30: Cronograma del PCA adaptado

ID Tarea Duración Predesesoras Responsable0 Proceso de Contratación Administrativa 224 días1 Etapa 1: Solicitud de Respuesta a Vendedores 49 días2 La publicación del cartel 18 días3 Envío del proyecto a la Proveeduría 0 días UEN4 Revisión del proyecto por Proveeduría 5 días 3 Proveeduría5 Corrección y envío del cartel definitivo a la Proveeduría 3 días 4 UEN6 Envío de publicación del cartel 2 días 5 Proveeduría7 Publicación del cartel 0 días 6FC+8 días8 El recibo de ofertas 31 días9 Recepción de ofertas 30 días 7 Proveeduría / UEN

10 Apertura de ofertas 1 día 9 Proveeduría11 Etapa 2: Selección de vendedores 175 días12 El estudio y selección de ofertas 38 días13 Digitalización y foliado de expedientes 5 días 10 Proveeduría14 Envío de ofertas a la UEN y legal 1 día 13 Proveeduría15 Estudio legal de las ofertas 10 días 14 Legal

16 Estudio técnico y elaboración de recomendación de adjudicación 22 días 14 UEN

17 Confección recomendación de adjudicación 10 días 15;16 UEN18 La adjudicación de ofertas 55 días19 Recomendación de adjudicación Proveeduría 5 días 17 Proveeduría20 Revisión de la Subgerencia 9 días 19 Sub-Gerencia / UEN21 Adjudicación 21 días 20 Consejo Directivo22 Publicación de la Adjudicación 2 días 21 Proveeduría23 Publicación en la Gaceta 0 días 22FC+8 días24 Recurso 0 días 2325 Adjudicación firme 0 días 24FC+10 días26 La contratación del proveedor 82 días27 Solicitud de garantía de cumplimiento y certificación

presupuestaria para refrendo 1 día 25 Proveeduría

28 Rendimiento de la garantía de cumplimiento, certificación de la CCSS y especies fiscales 0 días 27FC+10 días

29 Emisión de certificación presupuestaria 3 días 28 Finanzas30 Envío de expediente para elaboración del contrato 2 días 29 Proveeduría31 Elaboración del contrato UEN 10 días 25 UEN

32 Revisión de borrador de contrato 15 días 31;30 Legal / Sub-Gerencia / Contratista

33 Firma de contrato Adjudicatario 0 días 32FC+5 días34 Firma de contrato Subgerencia 3 días 33 Sub-Gerencia35 Refrendo Interno 5 días 34 Legal36 Envío a refrendo 3 días 35 Proveeduría37 Refrendo externo 0 días 36FC+30 días38 Elaboración de la orden de compra / servicio 5 días 37 Proveeduría

274

Para la preparación del cuadro anterior, se realizaron los siguientes ajustes al

cronograma del Cuadro 18: Actual Cronograma del PCA:

• La tarea Ítem 5: “Publicación y recepción de ofertas” se dividió en dos

tareas a saber: a. “Publicación del Cartel” y b. “Recepción de ofertas”, pues

cuando se definieron los entregables relevantes del PCA, esta tarea por su

definición, pertenecía a dos entregables a la vez: a. “La publicación del

Cartel” y b. “El recibo de ofertas”. Además, como la “Publicación del Cartel”,

es realizada por la Imprenta Nacional, el cual es una organización externa

del ICE, se consideró adecuado que la tarea se definiera como actividad

tipo hito, con una posposición igual al tiempo en que se realiza la

publicación del cartel en el diario oficial, en vista que el ICE no aporta

ningún esfuerzo a la ejecución de dicha tarea.

• En la “Recepción de ofertas” se incluyó a la UEN como co-responsable

junto con la Proveeduría, en vista que la UEN tiene la obligación de

responder aclaraciones técnicas o dudas de los potenciales oferentes. Por

tanto, la Proveeduría como la UEN, aportan esfuerzo en la ejecución de

esta tarea.

• En la tarea Ítem 16: “Publicación en la Gaceta”, como la publicación de la

adjudicación la realiza nuevamente la Imprenta Nacional, se consideró

adecuado que la tarea se definiera como actividad tipo hito con una

posposición igual al tiempo en que se realiza la publicación en el diario

oficial. La razón en la misma planteada anteriormente.

• La tarea Ítem 18: “Adjudicación Firme” corresponde al plazo que dicta la ley

(artículo 91.1 del Reglamento General de Contratación Administrativa) para

275

dar firmeza a la adjudicación de la licitación. En vista que el ICE no aporta

esfuerzo para ejecutar tal tarea, se consideró conveniente definir ésta como

actividad tipo hito con posposición igual al plazo que dicta la ley.

• La tarea Ítem 20: “Rendimiento de la garantía de cumplimiento, certificación

de la CCSS y especies fiscales” es ejecutado por el adjudicatario de la

licitación. Por tanto se consideró adecuado que la tarea se definiera como

actividad tipo hito con una posposición igual al tiempo que se indica en la

ley (artículo 35.1 del Reglamento General de Contratación Administrativa).

• La tarea Ítem 25: “Firma de contrato Adjudicatario” es ejecutado por el

adjudicatario de la licitación. Por tanto se consideró adecuado que la tarea

se definiera como actividad tipo hito con una posposición igual al tiempo

que se indica en cronograma del Cuadro 18: Actual Cronograma del PCA.

• La tarea Ítem 29: “Refrendo externo”: es realizado por la Contraloría

General de la República. Como el ICE no aporta esfuerzo para la ejecución

de esta tarea, se consideró adecuado que la tarea se definiera como

actividad tipo hito con una posposición igual al tiempo que la Contraloría

refrenda los contratos.

276

c. Mapa de Flujo de Valor del PCA

A partir del Cuadro 30: Cronograma del PCA adaptado, se definió el Flujo de Valor

del PCA, el cual se compone de todas las tareas necesarias para obtener los

entregables del proceso. En la definición de este flujo de valor se usó el principio 2

del Lean Thinking (Lledó; Rivarola; Mercau; Cucchi; Esquembre, 2006).

En el siguiente cuadro se muestra el Mapa de Flujo de Valor del PCA, el cual

evalúa si tareas agregan o no valor a la obtención del entregable al que

pertenecen.

Cuadro 31: Mapa de Flujo de Valor del PCA

TIPO 1 TIPO 20123 100% UEN4 100% Proveduría5 100% UEN6 100% Proveduría7 100%8

10% 10% Proveeduría80% UEN

10 100% Proveeduría111213 100% Proveduría14 100% Proveduría15 100% Legal

16 100% UEN

17 100% UENConfección recomendación de adjudicación

Etapa 2: Selección de Vendedores

Digitalización y foliado de expedientesEnvío de ofertas a la UEN y legalEstudio legal de las ofertas

Estudio técnico y elaboración de recomendación de adjudicación

Publicación del cartelEl recibo de ofertas

Revisión del proyecto por ProveeduríaCorrección y envío del cartel definitivo a la ProveeduríaEnvío de publicación del cartel

Tarea

Proceso de Contratación AdministrativaEtapa 1: Solicitud de Respuesta a Vendedores

La publicación del cartel

9

ResponsableID VALOR DESPERDICIOS

Recepción de ofertas

Apertura de Ofertas

El estudio y selección de ofertas

Envío del proyecto a la Proveeduría

277

1819 100% Proveeduría

50% Sub-Gerencia50% UEN

5% 95% Consejo Directivo

20% 80% Gerencia General

20% 80% Sub-Gerencia33% 67% UEN

22 100% Proveeduría23 100%24 100%25 100%26

27 100% Proveeduría

28 100%

29 100% Finanzas30 100% Proveeduría31 100% UEN

50% Legal50% Sub-Gerencia

33 100%34 100% Sub-Gerencia35 100% Legal36 100% Proveeduría37 100%38 100% Proveeduría

Emisión de Certificación presupuestaria

Rendimiento de la Garantía de Cumplimiento, certificación de la CCSS y especies fiscales

32

20

21

Solicitud de Garantía de Cumplimiento y certificación presupuestaria para refrendo

La adjudicación de ofertasRecomendación de adjudicación Proveeduría

Revisión de la Subgerencia

Adjudicación

Publicación de la AdjudicaciónPublicación en la GacetaRecursoAdjudicación firme


Envio del Expediente para elaboración del ContratoElaboración del Contrato

Revisión del borrador de Contrato

Firma de Contrato por el AdjudicatarioFirma de Contrato por la SubgerenciaRefrendo InternoEnvío a RefrendoRefrendo ExternoElaboración de la Orden de Compra

De acuerdo con el Mapa de Flujo de Valor del PCA y los hallazgos, se presentan a

continuación las siguientes recomendaciones de mejora:

• Tarea ID 3, Envío del proyecto a proveeduría: Se recomienda cambiar el

nombre de la tarea a: “Presentar solicitud de adquisición” y mantener esta

actividad tal como está definida.

• Tarea ID 4, Revisión del proyecto por la proveeduría: Se recomienda

eliminar esta actividad.

• Tarea ID 5, Corrección y envío del cartel definitivo a la proveeduría: Se

sugiere eliminar esta actividad.

278

• Tarea ID 6, Envío de publicación del cartel: Se recomienda cambiar el

nombre a: “Enviar publicación del cartel” y mantener esta actividad tal como

está definida.

• Tarea ID 7, Publicación del cartel: Se recomienda mantener esta actividad

tal como está definida.

• Tarea ID 9, Recepción de ofertas: Se sugiere: 1. Descentralizar la recepción

de las Solicitudes de Aclaración, de manera que los potenciales oferentes

envíen directamente sus solicitudes al Administrador de Contrato (AC) con

copia a la Proveeduría. 2. El AC responderá directamente al proveedor con

copia a la Proveeduría. En caso que no ocurra de esta forma, el AC deberá

rendir cuentas por no mantener actualizado el expediente público. 3.

Iniciado el período de de recepción de ofertas, la Proveeduría deberá

informar a la División de Contratación Administrativa de la Dirección

Jurídica Institucional, el inicio del concurso de la licitación para se asigne un

abogado responsable del estudio legal, de manera que la división planifique

su recursos. Se recomienda mantener esta actividad tal como está definida,

y cambiar el nombre de la tarea a: “Recibir aclaraciones y ofertas”.

• Tarea ID 10, Apertura de ofertas: Puesto que la actividad dura

aproximadamente una hora, se recomienda convertirla en actividad hito

dentro del cronograma y mantener esta actividad como está definida.

• Tarea ID 13, Digitalización y foliado de ofertas: Se recomienda los

siguientes cambios: 1. Asignar como tarea predecesora la tarea ID: 10 a las

tareas ID: 15 y 16, 2. Que tanto el Administrador de Contrato - AC, como un

abogado designado de la División de Contratación Administrativa de la

Dirección Jurídica Institucional, retiren cada uno un juego de ofertas para el

279

inicio inmediato del estudio legal y técnico. 3. Cambiar el nombre de la tarea

a: “Digitalizar y foliar ofertas”. Una vez aplicado los cambios a las

predecesoras de las tareas ID:15 y 16, esta actividad se consideraría como

Actividad de Desperdicio Tipo 1.

• Tarea ID 14, Envío de ofertas a la UEN y legal: Se recomienda eliminar esta

actividad, y en su lugar el AC y el abogado designado retirarán por sus

propios medios, las ofertas una vez finalizado el acto de apertura.

• Tarea ID 15, Estudio Legal de Ofertas: Se sugiere cambiar el nombre de la

tarea a: “Preparar estudio legal” y mantener la actividad tal como está

definida.

• Tarea ID 16, Estudio Técnico y elaboración de Recomendación de

Adjudicación: Se sugiere mantener la actividad tal como está definida, y

cambiar el nombre de la tarea a: “Preparar estudio técnico”.

• Tarea ID 17, Confección Recomendación de Adjudicación: Se sugiere

mantener la actividad tal como está definida y cambiar el nombre de la

tarea a: “Preparar y presentar recomendación de adjudicación”.

• Tarea ID 19, Recomendación de Adjudicación Proveeduría: Se recomienda

eliminar dicha tarea, y que la dependencia solicitante de la compra (UEN)

envíe la nota de recomendación directamente a la subgerencia con copia a

la Proveeduría.

• Tarea ID 20, Revisión de la subgerencia: Se sugiere eliminar esta actividad.

280

• Tarea ID 21, Adjudicación: Se sugiere que la Adjudicación lo realice el

mismo Administrador de Contratos, con el visto bueno del director de UEN,

responsabilizándose el Administrador de Contratos de los resultados

derivados de una adjudicación mal confeccionada, reducir el periodo de

adjudicación a 3 días hábiles y cambiar el nombre de la tarea a: “Adjudicar

Oferta”.

• Tarea ID 22, Publicación de la Adjudicación: Se sugiere mantener esta

actividad como está definida y cambiar el nombre a: “Enviar publicación de

la adjudicación”.

• Tarea ID 23, Publicación en la Gaceta: Se recomienda mantener esta

actividad tal como está definida y cambiar el nombre de la tarea a:

“Publicación de la Adjudicación”.

• Tarea ID 24, Recurso: Se recomienda eliminar esta actividad pues en el

cronograma está considerando que en todos los procesos de contratación

se presentarán los recursos de apelación.

• Tarea ID 25, Adjudicación firme: Se recomienda mantener esta tarea tal

como esta definida y cambiar su nombre a: “Adjudicación en firme”.

• Tarea ID 27, Solicitud de Garantía de Cumplimiento y certificación

presupuestaria para refrendo: Se recomienda eliminar dicha actividad.

• Tarea ID 28, Rendimiento de la Garantía de Cumplimiento, certificación de

la CCSS y especies fiscales: Se recomienda las siguiente medidas: 1.

Mantener esta actividad tal como está definida, 2. Cambiar el nombre de la

281

tarea a: “Presentar documentos de formalización” y 3. Cambiar su tarea

predecesora de la tarea ID: 27 a la ID: 25.

• Tarea ID 29, Emisión de Certificación presupuestaria: Se recomienda la

siguientes medidas: 1. Cambiar su tarea predecesora de la tarea ID: 28 a la

ID: 25, y cambiar su categoría de Actividad de Desperdicio Tipo 2 al Tipo 1.

2. Cambiar el nombre de la tarea a: “Presentar certificación presupuestaria”.

3. Mantener la tarea tal como esta definida.

• Tarea ID 30, Envío del Expediente para elaboración del Contrato: Se

recomienda eliminar dicha tarea, y que el abogado designado para el

estudio legal, retire el expediente.

• Tarea ID 31, Elaboración del Contrato: Se recomienda mantener la tarea tal

como está definida y cambiar el nombre de la tarea a: “Elaborar borrador

del contrato”.

• Tarea ID 32, Revisión del borrador de Contrato: Se recomienda las

siguientes medidas: 1. Cambiar el nombre a: “Revisar el borrador del

contrato”, 2. Eliminar la predecesora ID: 30 y asignar como predecesoras

las tareas ID: 27 y 29, 3. Cambiar el periodo de 15 días hábiles a 5 días

hábiles en vista que la revisión del borrador duraba más tiempo que la

preparación del mismo.

• Tarea ID 33, Firma de Contrato por el Adjudicatario y Tarea ID 34, Firma de

Contrato por la Subgerencia: Se recomienda unirlas ambas tareas en una

sola tarea, nombrándola como: “Firmar el contrato”.

282

• Tarea ID 35, Refrendo Interno: Se recomienda reducir a 2 días el refrendo

interno del contrato y cambiar su nombre a: “Refrendar el contrato”.

• Tarea ID 36, Envío a refrendo: Se recomienda mantener la tarea tal como

está definida y cambiar el nombre de la tarea a: “Enviar expediente a la

Contraloría”.

• Tarea ID 37, Refrendo Externo: Se recomienda mantener la tarea tal como

está definida.

• Tarea ID 38, Elaboración de la Orden de Adquisición / Servicio: Se sugiere

mantener dicha actividad tal como está definida y cambiar el nombre a:

“Elaborar Orden de Adquisición”.

283

d. Cronograma Propuesto para el PCA

El siguiente cuadro muestra el cronograma del Proceso de Contratación

Administrativa propuesto, basado en las anteriores recomendaciones.

Cuadro 32: Cronograma del PCA propuesto

ID Tarea Duración Predesesoras Responsable0 Proceso de Adquisiciones del ICE 153 días1 Etapa 1: Solicitud de respuesta a vendedores 40 días2 La publicación del cartel 10 días3 Presentar solicitud de adquisición 0 días UEN4 Enviar publicación del cartel 2 días 3 Proveeduría5 Publicación del cartel 0 días 4FC+8 días6 El recibo de ofertas 30 días7 Recibir aclaraciones y ofertas 30 días 5 Proveeduría / UEN8 Apertura de ofertas 0 días 7 Proveeduría9 Etapa 2: Selección de vendedores 113 días

10 El estudio y selección de ofertas 32 días11 Digitalizar y foliar ofertas 5 días 8 Proveeduría12 Preparar estudio legal 10 días 8 Legal13 Preparar estudio técnico 22 días 8 UEN14 Preparar y presentar recomendación de adjudicación 10 días 12;13;11 UEN15 La adjudicación de ofertas 23 días16 Adjudicar oferta 3 días 14 UEN17 Enviar publicación del cartel 2 días 16 Proveeduría18 Publicación de la adjudicación 0 días 17FC+8 días19 Adjudicación en firme 0 días 18FC+10 días20 La contratación del proveedor 58 días21 Presentar documentos de formalización 0 días 19FC+10 días22 Presentar certificación presupuestaria 3 días 19 Finanzas23 Elaborar borrador del contrato 10 días 19 UEN

24 Revisar borrador del contrato 5 días 23;21;22 Legal / Sub-Gerencia / Proveedor

25 Firmar el contrato 3 días 24 Sub-Gerencia / Proveedor

26 Refrendo Interno 2 días 25 Legal27 Enviar expediente a Contraloría 3 días 26 Proveeduría28 Refrendo externo 0 días 27FC+30 días29 Elaborar orde de adquisición 5 días 28 Proveeduría

284

En la siguiente figura se presenta el diagrama PERT del PCA propuesto.

Figura 42: Diagrama PERT del PCA propuesto

285

En la siguiente figura se presenta la estructura de desglose de trabajo (EDT) del

PCA propuesto.

Figura 43: EDT del PCA propuesto

286

4.2.3 Análisis del Reglamento Interno de la Contratación Administrativa del

ICE

a. Determinación de vínculos entre el RICA y los procesos de la gestión de las

adquisiciones del proyecto de la Guía PMBOK.

Consiste en relacionar cada uno de sus artículos del reglamento con los procesos

de la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto de la Guía PMBOK (PMI, 2004).

En los siguientes cuadros, de acuerdo con el enunciado de cada artículo del

reglamento, se marcó con una “X” a la(s) columna(s) donde se considera que

existe relación con el(los) proceso(s) de la Gestión de las Adquisiciones de la Guía

PMBOK (PMI, 2004).

Para tal efecto, se empleo los siguientes criterios:

• Si el artículo corresponde a una acción de una entrada, técnica herramienta

o salida de un proceso de la Gestión de las Adquisiciones de la Guía

PMBOK (PMI, 2004), se marcará en la columna donde corresponda.

• Cualquier artículo puede tener más de una columna marcada.

• Si corresponde a Actividades de Desperdicio Tipo 2, de acuerdo con los

puntos 4.1.2 y 4.2.2 del presente capitulo, se eliminarán del análisis.

287

Plan.Comp. Plan.Cont. Resp.Vend. Sel.Vend Adm.Cont Cierre

2 El Consejo Directivo, la Presidencia Ejecutiva, la Gerencia General, las Subgerencias, las Unidades Estratégicas de Negocios y la Proveeduría adjudicarán la adquisición de bienes y servicios, de acuerdo con los límites económicos que corresponda a cada uno de ellos, según la definición dada por el Consejo Directivo.

- - - x - -

3 La Dirección de Proveeduría es la dependencia encargada de la conducción y fiscalización de los procesos de contratación administrativa, así como velar porque los mismos sean óptimos, oportunos, estandarizados y cumplan con todos los requisitos establecidos.

- - - - - -

(Modificado en la Sesión 5716 del 28-02-2006)Son funciones de la Dirección de Proveeduría, las siguientes:a. Integrar y mantener actualizado el Plan Anual de Compras que deberán publicar en el diario oficial La Gaceta. Adicionalmente al final de cada período presupuestario realizará una evaluación de la gestión de adquisición de bienes y servicios.

- - - - - -b. Emitir mediante una circular los requisitos y procedimientos a cumplir en relación con los programas de compras. - - - - - -c. Recibir y custodiar todos los documentos originales que conformen el Registro de Proveedores y establecer los mecanismos administrativos, técnicos e informáticos, necesarios para que éste funcione óptimamente.

- - x - x -d. Velar porque exista un finiquito de contrato al final de cada proceso licitatorio. - - - - - -e. Revisar y publicar los carteles de licitación y pliegos de condiciones de las contrataciones directas - - x - - -f. Recibir las ofertas y proceder a su apertura. - - - x - -g. Remitir a las instancias respectivas para su evaluación, las ofertas recibidas en cada proceso. - - - - - -h. Adjudicar cuando le corresponda, preparar y remitir su recomendación de adjudicación de las diferentes contrataciones al Órgano que debe resolverlas.

- - - - - -i. Mantener actualizado y debidamente foliado el expediente administrativo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 9.3 del Reglamento General de Contratación Administrativa.

- - - - - -j. Comunicar y coordinar con el CCA la atención de los recursos de objeción a los carteles así como los de revocatoria y apelación contra los actos de adjudicación.

- - - - - -k. Normalizar los sistemas de reajuste de precios a ser incluidos en los diferentes carteles de contrataciones, en coordinación con la Dirección de Finanzas.

- - - - - -l. Servir de enlace oficial en las tramitaciones de los procedimientos de contratación administrativa con la Contraloría General de la República en coordinación con las dependencias que correspondan.

- - - - - -l. Llevar un registro de sanciones e inhabilitaciones de proveedores, para efectos de futuras contrataciones, divulgando apropiadamente a los CCA el nombre de los Proveedores con los cuales la Administración no podrá contratar bienes y servicios.

- - x - x -m. Colaborar con las diferentes áreas para que los funcionarios involucrados en los procesos de contratación reciban una adecuada capacitación en la materia.

- - - - - -n. La recepción, desalmacenaje, custodia temporal, manejo, control, pagos y franquicias tributarias, arancelarias y fiscalización del tráfico internacional de mercancías del ICE, ya sean extranjeras, nacionales o nacionalizadas, en los regímenes aduaneros definitivos y temporales.

- - - - - -

o. Colaborar con el AC y el CCA para mantener a derecho el estado de las Garantías de Participación y Cumplimiento, siguiendo las disposiciones establecidas en el TÍTULO VII del presente reglamento. - - - - - -p. Instruir, a solicitud de las dependencias del ICE, los procesos de cobro de multas, resoluciones, rescisiones, ejecuciones de garantías, procesos sancionatorios, reclamos administrativos y nulidades absolutas, evidentes y manifiestas en materia de contratación administrativa.

- - - - - -

q. Servir de unidad que registre y conserve todos los estudios de mercado realizados en la Institución, dejando constancia del mismo en el expediente administrativo correspondiente.

- - - - - -

Capítulo I- Proveeduría

GESTION DE LAS ADQUISICIONES SEGÚN PMIReglamento Actual Vigente

4

TITULO IIÓRGANOS COMPETENTES INTERNOS

288

Plan.Comp. Plan.Cont. Resp.Vend. Sel.Vend Adm.Cont Cierrer. Verificar, controlar e informar a las instancias correspondientes el cumplimiento de los plazos definidos por la Gerencia General, para las dependencias que participan en la contratación administrativa.

- - - - - -s. Dirigir los procedimientos de donaciones y emitir las recomendaciones que correspondan, para lo cual levantará el expediente respectivo.

- - - - - -

(Modificado en la Sesión 5716 del 28-02-2006)Dependencia perteneciente a la Dirección Jurídica Institucional que tendrá las siguientes funciones:a. Revisar los carteles de licitación que le soliciten, las diferentes dependencias. - - - - - -b.Dictaminar la procedencia de las actividades no sujetas a concurso público. - - - - - -c. Preparar las respuestas de las impugnaciones a los carteles o a las adjudicaciones. - - - - - -d. Hacer el estudio jurídico de todas las ofertas que igualen o superen el monto establecido para el refrendo contralor y las de aquellas contrataciones que por razones especiales así lo soliciten las Subgerencias respectivas, Directores de UEN y Administrativos y CCA.

- - - x - -

e. Otorgar la aprobación o el Visto Bueno de los contratos, según los límites económicos fijados por la Contraloría. - - - - - -f. Asesorar a la Administración ante dudas que se presenten durante el proceso de contratación. - - - - - -g. Rendir dictámenes sobre la imposición de multas o sanciones, ejecuciones de garantías, modificación, ampliación o la finalización de los contratos, recursos y demás aspectos relativos a la interpretación de estos aspectos.

- - - - - -h. Normalizar el procedimiento de refrendos internos de la contratación administrativa en cuanto a sus etapas, requisitos, plazos y responsables, de aquellas contrataciones que por el monto están sujetas a este requisito de eficacia.

- - - - - -i. Servir de enlace oficial desde el punto de vista jurídico con la Contraloría General de la República en materia de procedimientos de contratación administrativa, en coordinación con las dependencias que correspondan.

- - - - - -j. Colaborar con las diferentes áreas para que los funcionarios involucrados en los procesos de contratación reciban una adecuada capacitación en la materia.

- - - - - -k. Dictaminar en atención a las consultas surgidas durante los procesos de contratación administrativa. - - - - - -l. Revisar los borradores de acuerdo de los temas relativos a la contratación administrativa, que le remitan la Presidencia Ejecutiva, la Gerencia General y las Subgerencias.

- - - - - -m. Normalizar los contratos que realiza la Institución en materia de contratación administrativa y revisar aquellos que le sean remitidos por los CCAs.

- - - - - -n. Cualquier otra que le señale la ley y el Consejo Directivo. - - - - - -

6 Funcionarios propuestos por los directores de UEN´s o Direcciones Administrativas cuyo nombramiento deberá ser avalado por la Subgerencia correspondiente. Dependerá directamente del Director de la UEN o la Dirección Administrativa.

- - - - - -(Modificado en la Sesión 5716 del 28-02-2006)Son los responsables de la coordinación administrativa de los procesos de adquisición de los bienes y servicios de las respectivas UEN’s o Direcciones Administrativas y tendrán como funciones principales las siguientes:a. Servir de enlace oficial para efectos de trámites, de las UEN´S y Direcciones Administrativas con la Dirección de Proveeduría, basándose en todo momento en los criterios técnicos de los AC y jefaturas de nivel 1.

- - - - - -b. Preparar en conjunto con los AC el Plan Anual de Compras y sus actualizaciones - - - - - -c. Asesorar a los funcionarios de su UEN para que puedan resolver en forma exitosa, todas aquellas dudas que surjan en los diferentes procesos de Contratación Administrativa.

- - - - - -d. Garantizar que todo proceso de compra, que se genere en su UEN ó Dirección Administrativa, cumpla con la normativa vigente en materia de contratación administrativa.

- - - - - -

Capítulo II- División de Contratación Administrativa

4

5

Capítulo III- Coordinadores de la Contratación Administrativa (CCA)


7

289

Plan.Comp. Plan.Cont. Resp.Vend. Sel.Vend Adm.Cont Cierree. Coordinar la obtención de autorizaciones tanto externas como internas para iniciar las contrataciones que se requieran. - - - - - -f. Canalizar las consultas que a través de la Dirección de Proveeduría planteen los oferentes, a los AC para que se evacuen en tiempo y forma.

- - x - - -g. Proponer a la Dirección de Proveeduría sus recomendaciones a la normalización de los documentos para la adquisición de bienes y servicios de su UEN o Dirección Administrativa.

- x - - - -h. Fiscalizar en su dependencia, que todos los expedientes administrativos que se lleven paralelos a los de la Dirección de Proveeduría, se mantengan actualizados con todos los documentos oficiales generados en cada contratación.

- - - - - -i. Remitir para la incorporación al expediente administrativo que custodia la Dirección de Proveeduría, todos los documentos oficiales que se generen al interno de su dependencia, en torno a una contratación específica.

- - - - x xj. Promover soluciones a las necesidades de capacitación en materia de contratación administrativa para los participantes en el proceso de contratación dentro de su UEN o Dirección Administrativa. - - - - - -k. Elaborar los borradores de contratos para ser presentados a la División de Contratación Administrativa. - - - x x -En aquellas UENs o Direcciones Administrativas en las que sea considerable el volumen o importancia de las compras que realizan, el CCA deberá dedicarse a las labores anteriormente descritas a tiempo completo.

- - - - - -

(Modificado en la Sesión 5716 del 28-02-2006)Funcionario del ICE nombrado por la Presidencia Ejecutiva, la Gerencia General, las Subgerencias, Directores Administrativos ó de UEN´S, que tendrán la responsabilidad de la coordinación, ejecución y fiscalización de las diversas etapas de las contrataciones que se promuevan en su respectiva área, de acuerdo con la competencia y funciones que se le atribuyen en el presente Reglamento. Si el nombramiento lo fuere para sólo una contratación específica, así se deberá señalar en el expediente de la contratación. El nombramiento de cada Administrador del Contrato y los medios para ser localizado, deberán constar en el expediente de la respectiva contratación y deberá cumplir con el perfil establecido para dicho nombramiento.

El Administrador del Contrato ejercerá entre otras las siguientes funciones:a. Preparar en conjunto con el CCA y los técnicos correspondientes, la documentación y las solicitudes pertinentes en los trámites de Contrataciones Administrativas.

- x - - - -b. Atender cualquier consulta técnica que surgiera durante el proceso de una contratación bajo su cargo y remitírsela al CCA. - - - - - -c. Intervenir en el proceso de análisis, valoración de ofertas y recomendación de adjudicación. - - - x - -d. Velar por una correcta ejecución de los contratos que se les asignen en estricto apego al expediente levantado para estos efectos y será responsable de la recepción y aceptación de los bienes y servicios así como de gestionar los trámites de pagos que realice la institución, según lo pactado.

- - - - x -

e. Coordinar con el CCA la respuesta de todos aquellos recursos que les competa, la ejecución de las multas, cláusulas penales, garantías, prórrogas y sanciones a los contratistas hasta la rescisión y resolución contractual, si se diera el caso, para lo cual aplicará el TÍTULO RECURSOS y TÍTULO SANCIONES, Artículo 70 y siguientes del presente reglamento.

- - - - x -

f. Realizar informes de avance de ejecución de los contratos. - - - - x -g. Preparar el informe final que servirá de base para ejecutar el finiquito. - - - - x -

9 Estos equipos se nombrarán, ya sea por el Consejo Directivo, la Presidencia Ejecutiva, la Gerencia General ó la Subgerencia, según sea el monto de la contratación o por lo estratégico de la adquisición, para aquellas compras que a criterio de los Subgerentes sean urgentes o de especial importancia.

- - - - - -

Capítulo IV- Administradores de contratos (AC)8

Capítulo V- Equipos Multidisciplinarios de Gestión de Compras

7


290

Plan.Comp. Plan.Cont. Resp.Vend. Sel.Vend Adm.Cont Cierre10 Estará conformado por un director del equipo quien será el

coordinador, un representante de la Proveeduría, uno de la Dirección Jurídica Institucional, uno de la Dirección de Finanzas, uno del Área Técnica, así como cualquier otra área relacionada con la adquisición.

- - - - - -

11 El director del equipo coordinará con el CCA todo lo relacionado con la gestión de compra. El primero y el AC, puede ser el mismo funcionario. - - - - - -

12 El plan anual de compras deberá estar vinculado con el Plan de Desarrollo y los respectivos planes anuales operativos de cada Subgerencia, y se iniciará con la promulgación de un plan de proyectos el cual deberá estar respaldado financiera y presupuestariamente para su debida ejecución.

- - - - - -

13 Los Programas de compras deben contar con los recursos presupuestarios necesarios, con excepción de lo dispuesto en la legislación de contratación administrativa en cuanto a inicio y adjudicación de procesos de adquisición de bienes y servicios para presupuestos futuros, previa autorización de la Contraloría General de la República.

- - - - - -

(Modificado en la Sesión 5716 del 28-02-2006)El CCA en conjunto con el Director de UEN o Director Administrativo, preparará el Programa Anual de Compras en noviembre de cada año y lo someterá a aprobación del Subgerente respectivo y la Gerencia General según corresponda, en el formato establecido por la Dirección de Proveeduría. Una vez analizado por cada Subgerencia, estas comunicarán a la Proveeduría su decisión de aprobación o solicitarán a las UEN’s o Direcciones Administrativas los ajustes necesarios. Este Programa anual deberá estar aprobado en la primer semana de diciembre de cada año, para su debida publicación y seguimiento por parte de la Proveeduría.

Junto con el Programa Anual de compras, deberá enviarse a la Dirección de Proveeduría un listado de las contrataciones directas de mayor cuantía que tramitarán durante el año.Con la aprobación del programa anual de compras, quedarán autorizados los inicios de trámite de los procesos incluidos en dicho programa, sin detrimento a los requisitos que se deban cumplir para la debida publicación de los mismos y que serán verificados por la Dirección Administrativa de Proveeduría, previo a la publicación.

Cuando surja una necesidad no prevista, el Programa Anual de Compras podrá ser modificado siguiendo el mismo procedimiento que se indica en el artículo anterior, para lo cual deberán adjuntarse las justificaciones pertinentes.

- - - - - -Las contrataciones que no estén amparadas al Programa Anual de Compras original o modificado, no serán tramitadas por la Dirección de Proveeduría. Se excluyen de la publicación de este artículo los casos de emergencia o excepción, que sean autorizados por la Administración Superior.

- - - - - -

16 Si en el momento de iniciar un procedimiento concursal, se determina que el monto estimado y publicado en el Programa Anual de Compras requiere un ajuste, éste podrá realizarse con la debida aprobación de la Dirección Administrativa o de la UEN, siempre y cuando el nuevo monto no sobre pase el 25% de la estimación original y no cambie el procedimiento de contratación ya publicado, sin necesidad de aplicar lo dispuesto en el Artículo 14 del presente reglamento.

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17 Al finalizar cada período presupuestario la Dirección de Proveeduría hará una evaluación de la gestión de adquisición de bienes y servicios por UEN, Dirección Administrativa y Administración Superior relacionándola con el Plan de Compras e informará sobre el particular a los niveles de Director de UEN, Directores Administrativos, Subgerentes, Gerencia General, Presidencia Ejecutiva y Consejo Directivo.

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TITULO IIIPROGRAMA ANUAL DE COMPRAS

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18 El Registro de Proveedores constituye un elemento esencial de consulta para los Administradores de Contratos de las dependencias del ICE, que permitirá mantener actualizados los requisitos y las características de los proveedores en cuanto a bienes y servicios que éstos ofrecen. Tiene por objeto facilitar la consecución de los bienes y servicios necesarios para el ICE, agilizando en lo posible los procedimientos de adquisiciones que se basen en el mismo. Por ello el interesado en registrarse se inscribirá única y exclusivamente en los bienes y servicios que esté en capacidad de suministrar.

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La Dirección de Proveeduría invitará a formar parte del Registro de Proveedores, por lo menos una vez al año, a todos los potenciales oferentes que puedan satisfacer los requerimientos del ICE en cuanto a calidad, oportunidad y costo, procurando que sea en el mes de enero, mediante publicación en el Diario Oficial. "La Gaceta" y dos diarios de circulación nacional. Las personas físicas o jurídicas interesadas podrán asimismo solicitar su incorporación al Registro en cualquier momento.La invitación deberá contener, como mínimo, la siguiente información: lugar y plazo para el retiro y entrega de los formularios respectivos, documentación anexa a presentar y cualquier otra información que considere pertinente la Administración.

20 La documentación que se presente para incorporar al Registro de Proveedores podrá ser utilizada en cualesquiera de los procesos de adquisiciones y deberá ser entregada en la Dirección de Proveeduría. - - - - - -

21 Los interesados en inscribirse en el Registro de Proveedores deberán retirar un formulario suministrado por la Dirección de Proveeduría. Una vez completado el mismo se podrá enviar vía internet, por fax o entregado personalmente. Junto con la Solicitud, o en un plazo máximo de tres días posteriores a la presentación de la misma, deberán anexarse los documentos de respaldo y la información complementaria que se solicita.

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Una vez recibida la solicitud de los interesados para integrar el Registro de Proveedores, la Proveeduría, en un plazo máximo de tres días hábiles verificará el cumplimiento de los requisitos y en el caso de existir un incumplimiento o defecto, concederá un plazo máximo de cinco días hábiles para que se subsane. Si la prevención no es atendida en tiempo y forma, la solicitud no podrá ser aceptada, sin responsabilidad para el ICE.

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Cuando un proveedor deseé participar en un determinado proceso de contratación administrativa y no esté inscrito en el Registro de Proveedores, podrá presentar la información junto con su oferta siempre que cumpla con todos los requisitos que se le solicitan en la contratación y en el Formulario "Registro de Proveedores". Podrá quedar inscrito en dicho Registro por solicitud expresa del oferente y siempre que se cumpla lo establecido en el párrafo anterior.

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23 Todo proveedor inscrito está obligado a verificar y actualizar la información aportada al Registro en el momento de darse un cambio en su situación jurídica o al menos el primer mes de cada año para lo cual debe presentar los documentos legales que demuestren esa situación.

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La exclusión del registro de proveedores se regirá por lo dispuesto en la Ley de Contratación Administrativa y el Reglamento General de Contratación Administrativa en lo que respecta a las inhabilitaciones.

Adicionalmente se podrá dar la exclusión legal de una persona física o jurídica del Registro por los siguientes motivos:a. Muerte o extinción.b. Manifestación expresa del interesado.c. Carencia de interés de la Administración de continuar contratando determinado bien o servicio.d. No actualización de la información según el Artículo 23 del presente reglamento.

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TITULO IVREGISTRO DE PROVEEDORES

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Plan.Comp. Plan.Cont. Resp.Vend. Sel.Vend Adm.Cont Cierre25 Salvo cuando la exclusión se fundamente en la manifestación expresa

del interesado, o en las causas señaladas en los incisos a., b., c. y d. del Artículo 24 anterior, se deberá dar audiencia al proveedor a fin de que ejercite las Garantías Constitucionales que le asisten entre ellas el Debido Proceso y el Derecho de Defensa. En el caso de proveedores extranjeros se les notificará en la dirección indicada en el Formulario de Inscripción en Costa Rica. Para lo anterior se seguirá el procedimiento establecido en el Artículo 75 y siguientes del presente reglamento.

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26 El registro de proveedores será el mecanismo que se utilizará para la invitación a los potenciales proveedores en las licitaciones restringidas y por registro, sin que ello obste para que el ICE utilice otros medios, con el fin de garantizar el cumplimiento de los principios de legalidad, publicidad, igualdad de trato y de oportunidad.

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27 Los funcionarios encargados del manejo de la Contratación Administrativa serán los responsables de velar por la debida aplicación de los procedimientos correspondientes. Cuando se determine el procedimiento a seguir se deberá evitar el Fraccionamiento Ilícito. Aquel funcionario que incurra en esta mala práctica se le aplicará el procedimiento de sanción regulado en el Artículo 83 y siguientes de este reglamento. Será la División de Contratación Administrativa la encargada de dictaminar, ante una solicitud de la Proveeduría, del CCA, o cualquier otro funcionario involucrado en el proceso, si en determinado procedimiento de contratación se configuran las causales del Fraccionamiento Ilícito.

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28 Cuando se deba utilizar el Procedimiento de Registro de Elegibles se aplicará, en todos sus extremos, lo establecido en el reglamento específico vigente en la Institución, para obras pequeñas y repetitivas y de montos iguales o inferiores a los aprobados por la Contraloría General de la República.

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29 Es el medio idóneo para que el ICE adquiera los bienes y servicios que requiere para su normal operación. Acorde con la normativa vigente y según el monto del concurso, se clasifican en restringida, por registro y pública. Las licitaciones inician con la aprobación del Director Administrativo o de UEN y el CCA.

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30 El CCA deberá justificar por escrito la diferencia que se presente entre el monto estimado y el monto recomendado de adjudicación, aportando la información suficiente.

- - - - - -31 Para las adquisiciones que deberá conocer el Consejo Directivo, la

Subgerencia de Gestión Administrativa presentará un informe en la última sesión de cada mes sobre las adquisiciones que se van a publicar en el mes siguiente, especificando el monto, la descripción, fecha aproximada de la apertura de ofertas, contenido presupuestario, justificación de las compras y fecha aproximada a presentar para adjudicación.

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32 El cartel lo confeccionará la UEN o la Dirección Administrativa siguiendo los lineamientos en materia administrativa de la Proveeduría. Perfeccionado éste, deberá ser publicado, cumpliendo especialmente en lo que se refiere a autorizaciones y requisitos previos. Una vez publicado el cartel la proveeduría actuará conforme a lo establecido en el Artículo 4 incisos f., g. y h. del presente Reglamento.

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33 En aquellos casos en que se establezca en la licitación la necesidad de inspección, para evaluar la experiencia y los equipos que se ofrecen, se integrará un solo grupo para que visite todas las empresas que se vayan a evaluar, debiendo estar conformado por un funcionario del Área Técnica, otro de la Dirección de Proveeduría y por uno de la División de Contratación Administrativa. En caso de que la empresa se encuentre fuera del país, la visita se realizará según los lineamientos vigentes para los viajes al exterior.

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TITULO VPROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN

Capítulo I- Licitaciones


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Plan.Comp. Plan.Cont. Resp.Vend. Sel.Vend Adm.Cont Cierre34 En las licitaciones públicas la publicidad del concurso se hará por

medio del Diario Oficial La Gaceta y no será obligatorio estar inscrito en el Registro de Proveedores. El oferente que cumpla con todos los requisitos que se solicitan en la contratación, deberá quedar inscrito en el Registro de Proveedores con su solicitud expresa en la oferta, siempre que cumpla con las obligaciones dispuestas para inscribirse en el Registro de Proveedores. Los trámites y plazos que ocupan este proceso estarán acordes con la legislación nacional.

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35 En la licitación por registro, se utilizará el mecanismo de invitación directa o publicación en "La Gaceta", según el número de proveedores inscritos, cuyo plazo de tramitación estará acorde con las disposiciones que rigen la materia.

- - x - - -36 En la licitación restringida se invitará por lo menos a cinco proveedores

que se encuentran inscritos en el Registro de Proveedores. El ICE podrá utilizar otros medios de invitación garantizando el cumplimiento de los principios de legalidad, publicidad, igualdad de trato y de oportunidad.

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(Modificado en la Sesión 5716 del 28-02-2006)Podrán ser prorrogadas las fechas máximas de adjudicación de las licitaciones o contrataciones, que estén por vencerse, por el Director de UEN o Director Administrativo. Esta prórroga se dará en casos calificados cuando resulte difícil para la Administración resolver en el plazo estipulado en el cartel. Para que se pueda tramitar una prórroga a la fecha máxima de adjudicación la Dependencia Técnica debe solicitar a la Proveeduría, al menos con quince días hábiles y por escrito, la ampliación, adjuntando lo siguiente:a. Tipo y número de contratación, descripción y monto de la compra.

b. La justificación razonada (el motivo por el cual no se puede cumplir con el plazo que se había previsto y la importancia de dar esta prórroga).Un cuadro donde se detalle la vigencia de las ofertas así como las garantías de participación.c. Si la nueva fecha máxima para adjudicar es posterior a cualquiera de las fechas máximas de vigencia o garantías, se debe solicitar a todos los oferentes que las prorroguen. Solo se puede prorrogar licitaciones, si las ofertas y garantías están vigentes o que quede evidencia de que los interesados han desistido de participar en el negociod. De todo lo anterior debe quedar evidencia en el expediente correspondiente(Modificado en la Sesión 5716 del 28-02-2006)Una vez aportada la información indicada en el artículo anterior, la Proveeduría dejará evidencia de la resolución de prorrogar, expresada por el director de la Unidad Estratégica de Negocios o Dirección Administrativa, en el expediente correspondiente, y al menos con ocho días anteriores al vencimiento de la fecha máxima para adjudicar

(Modificado en la Sesión 5716 del 28-02-2006)La contratación directa de escasa cuantía es un procedimiento contractual de excepción que permite al ICE adquirir bienes y/o servicios por montos iguales o menores al límite establecido por la legislación nacional para este tipo de trámite, o bien para contratar aquellas actividades que por su naturaleza y circunstancias no están sujetas a concurso público. Este es un proceso que utilizará el Registro de Proveedores como el medio idóneo para invitar a los participantes inscritos en el registro.Los inicios de trámite se darán mediante la aprobación de un listado mensual de compras por parte de la Subgerencia respectiva, Gerencia General, o Presidencia Ejecutiva según corresponda, el cual deberá ser presentado para su inicio de trámite con un mes de antelación, el primer día hábil del mes y deberá estar respaldado presupuestariamente para su debida ejecución. Analizado dicho listado por parte del órgano correspondiente, estos comunicarán a la Dirección de Proveeduría su decisión de aprobación o solicitarán a las UEN´s o Direcciones Administrativas los ajustes necesariosAnte situaciones imprevisibles o de urgencia debidamente justificadas, los órganos con competencia para aprobar el listado anteriormente indicado, podrán aceptar excepciones a los plazos señalados en este artículo

Capítulo II- Prórroga Fecha Máxima de Adjudicación37

Capítulo III- Contrataciones directas

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Plan.Comp. Plan.Cont. Resp.Vend. Sel.Vend Adm.Cont CierrePara las adquisiciones de bienes y servicios por montos iguales o menores al límite establecido en la Legislación Nacional para este tipo de contratación, se aplicarán los siguientes lineamientos:a. El inicio del trámite debe ser por escrito o por cualquier otro medio idóneo que se establezca. Deberá estar avalado por el Director de UEN, Director Administrativo o a quién designe la Administración Superior

- - - - - -b. La Proveeduría recibirá y abrirá las ofertas, dejando constancia por escrito, en hojas numeradas al menos la siguiente información: el número de contratación, artículo o servicio ofrecido, hora y fecha en que se abrieron las ofertas, nombre de los concursantes, precio cotizado, el nombre del responsable de la apertura y cualquier otra observación que se considere necesaria

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c. Dentro de los dos días siguientes a la apertura, la Proveeduría deberá remitir las ofertas al CCA para su estudio técnico y recomendación de adjudicación

- - - - - -d. El CCA tendrá doce días hábiles para coordinar la preparación y el envío del estudio técnico, así como la recomendación de adjudicación, a la Dirección de Proveeduría. Este podrá solicitar a dicha dependencia, un plazo adicional fundamentando su petición, de acuerdo a la complejidad del asunto

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e. La Dirección de Proveeduría adjudicará, emitirá la respectiva orden de compra o de servicio y comunicará el acuerdo de adjudicación al interesado, todo lo anterior en un plazo máximo de ocho días - - - - - -Para la contratación de los bienes y servicios prevista en los artículos 2 de la Ley de Contratación Administrativa y el 79 de su reglamento, incisos 1, 2, 3, 5 y 6 se deberá contar antes de la presentación a la Proveeduría, con la siguiente información:a. Dictamen positivo de la División de Contratación Administrativa del ICEb. Solicitud del CCA con el VºBº del Director de la UEN ó Director Administrativo donde justifiquen la necesidad de utilizar la excepción y no los procesos ordinarios de contrataciónc. Demostración efectiva, verificación y justificación que el precio es razonabled. Análisis económico donde se establezcan los ingresos o beneficios que el ICE dejaría de percibir si no ejecuta la compra proyectada

e. Cartel de especificaciones o requerimientos técnico-administrativos, con el clausulado mínimo necesario para valorar y asegurar el cumplimiento del objeto a contratarf. Demostrar que el potencial contratista ó adjudicatario sea el idóneo ó el único que se encuentra en la posibilidad material y real de suplir lo solicitado por el ICEg. Garantía de que se cuenta con el contenido económico presupuestario para la erogación correspondienteh. Recomendación técnica de adjudicaciónAdemás, para bienes y servicios genuinos, adjuntar:a. Demostración de que el objeto a contratar es genuino y no tiene sucedáneosb. En casos de servicios profesionales, incluir demostración que el oferente posee conocimientos únicos en su campo de especialización en nuestro medioc. Incluir la oferta del fabricante original ó documento del fabricante autorizando al oferente o al distribuidor exclusivo para que ofrezca su producto, en este último caso debe contar con los trámites consulares

Para los casos de seguridad calificada, adjuntar:a. Demostración de que el bien ó servicio por adquirir se relaciona con materias que requieren seguridades calificadasb. Estudio de mercado donde quede ampliamente demostrado porqué se considera que la empresa ó empresas elegidas como oferentes son las más ventajosas para alcanzar el objetivo de la contratación

c. Incluir la oferta del proveedor ó las ofertas de los proveedores idóneos

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(Modificado en la Sesión 5706 del 06-12-2005)Cuando se requiera una prórroga de un contrato y esté prevista en las condiciones de la contratación, el AC en coordinación con el CCA, deberá solicitar a la Dirección de Proveeduría dicha prórroga, por lo menos con 2 meses de anticipación al vencimiento. Esta prórroga deberá ser autorizada por el órgano que dictó el acto de adjudicación. Cuando no esté contemplada en las condiciones iniciales de la contratación o que se hayan agotado las prórrogas establecidas, el AC deberá iniciar los nuevos trámites por lo menos 12 meses antes del vencimiento del contrato, cumpliendo para ello los requisitos del procedimiento de contratación que correspondaSe exceptúa de lo anterior, con excepción a los plazos, las prórrogas de contrataciones o licitaciones de servicios de limpieza, servicios de vigilancia, arrendamientos de bienes inmuebles, mantenimiento de equipos o software, u otros servicios similares, adjudicadas originalmente por el Consejo Directivo y que no sufran ninguna modificación en las condiciones originales pactadas, salvo reajustes de precios, en cuyo caso podrán ser autorizadas por el Gerente General

De igual forma se exceptúan del primer párrafo de este artículo, con excepción a los plazos, las prórrogas de servicios en las que se mantienen las condiciones originalmente pactadas y que constituyan un ítem de contrataciones o licitaciones adjudicadas originalmente por el Consejo Directivo, cuyo monto no sobrepase el tope establecido según su competencia, por las Subgerencias o la Gerencia General; en tales casos la autorización de esas prórrogas podrá ser realizadas por el órgano que corresponda según sea el monto de la prórroga

43 Para la contratación de arrendamientos de bienes inmuebles, que se requieran constituir en forma continua, se deberá seguir lo que establece la Ley de Contratación Administrativa, su reglamentación y la Ley de Arrendamiento Urbano y Suburbano, en beneficio de la Administración. Para esos efectos el AC en coordinación con la Dirección de Bienes Inmuebles, deberá mantener un registro actualizado con la información necesaria para garantizar que el bien arrendado representa la única opción viable y que el precio es razonable. Si no se cumpliera con los requisitos anteriores, se procederá a iniciar un nuevo concurso de contratación

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En el caso de ejercitarse la potestad de modificación hasta en un 50% de la prestación objeto de la contratación, sea en contratos ejecutados o en ejecución, el AC en coordinación con el CCA deberá plantear la solicitud formal ante la Dirección de Proveeduría, incluyendo al menos la siguiente información:• Para contratos en ejecución, presentar solicitud motivada en la cual se detallen ampliamente la necesidad que se pretende satisfacer, las razones por las cuales se considera que la ampliación obedece a una situación de naturaleza imprevisible al momento de iniciarse el trámite de la contratación original, que la misma es la única forma de satisfacer el interés público perseguido y que el monto total de la contratación (original más la modificación propuesta) no superan el tope establecido en el procedimiento de contratación seguido originalmente• Para contratos ejecutados, presentar la solicitud motivada en la cual se detalle ampliamente la necesidad que se pretende satisfacer, dejando constancia que en el nuevo contrato no se están cambiando las bases bajo las cuales se pactó originalmente, que no han transcurrido más de seis meses de la recepción provisional del primer contrato, además de adjuntar una nota del contratista donde se evidencie su interés en contratar este 50% con la administración, manteniendo las mismas condicionesAdemás de lo anterior, será necesario presentar el dictamen positivo de la División de Contratación Administrativa del ICE, para aquellos casos en que la contratación original haya sido refrendada ya sea internamente ó por la Contraloría General de la RepúblicaLa Dirección de Proveeduría realizará el análisis correspondiente y preparará una recomendación y la elevará al órgano que dictó la adjudicación, para su aprobación o rechazo, según proceda

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Capítulo IV- Prórrogas a los contratos42

Capítulo V- Modificaciones a los contratos (50% adicional)

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Plan.Comp. Plan.Cont. Resp.Vend. Sel.Vend Adm.Cont Cierre(Nuevo aprobado en la Sesión 5716 del 28-02-2006)Se faculta a la Gerencia General, a autorizar las modificaciones de contratos ejecutados dentro del 50% adicional, siempre que se den las siguientes condiciones:Que la adjudicación original haya sido dada por el Consejo DirectivoQue el Consejo Directivo no haya dejado una restricción expresa de no seguir adquiriendo dicho servicio u objetoQue el monto de la ampliación no requiera Refrendo ContralorQue conste que cuenta con el suficiente contenido presupuestarioConstancia de la recepción de los bienes y/o servicios de la contratación original, en forma satisfactoriaLos requisitos y procedimiento a aplicar para este supuesto son los mismos establecidos en el artículo 44(Nuevo aprobado en la Sesión 5716 del 28-02-2006)En aquellas licitaciones o contrataciones directas adjudicadas por el Consejo Directivo, se faculta a la Gerencia General a autorizar mejoras al objeto o servicio contratado. Para estos casos el Contratista deberá mantener el mismo precio ofertado originalmente, para el equipo o servicios a actualizar, y sin variar el objeto ni ser sustancial, el ajuste deberá constituir una evidente mejora en relación con el equipo, material o servicio originalmente adjudicado. Deberá respetarse para estos efectos la jurisprudencia vigente de la Contraloría General de la RepúblicaEl AC en coordinación con el CCA de la dependencia interesada, con el visto bueno del Director de UEN o Administrativo, así como de la Subgerencia respectiva, deberán plantear la solicitud formal ante la Gerencia General con el criterio técnico y legal correspondiente, para su debida aprobación, la cual deberá remitirse a la Dirección de Proveeduría para su archivo y custodia

Cuando se presenten contratos defectuosos se procederá de la siguiente forma:a. La Dirección de Proveeduría solicitará a la División de Contratación Administrativa, el dictamen correspondiente, adjuntándole un resumen de lo acontecido e indicando claramente los supuestos responsables de la contratación irregular en cuestiónb. La Dirección de Proveeduría comunicará a el o los oferentes involucrados la situación irregular presentadac. La Dirección de Proveeduría, una vez analizada la situación, someterá a la Administración Superior su recomendación de las acciones a seguird. Cuando la Administración Superior apruebe el pago de la indemnización, si se diera el caso, comunicará a la Dirección de Finanzas para que proceda con el pago respectivoe. Para el caso de la sanción disciplinaria a funcionarios, la Administración Superior solicitará a la Dirección de Recursos Humanos, el inicio del debido proceso a los funcionarios involucrados

46 Toda contratación que supere el monto establecido por la Contraloría General de la República para refrendo, deberá contar con el visto bueno de la unidad de refrendos de la División de Contratación Administrativa o de la Dirección Jurídica Institucional

- - - - - -47 Los procesos cuyos montos sean superiores a los asignados para

contrataciones directas y menores a las que requieren refrendo de la Contraloría General de la República deberán contar con la aprobación de la unidad de la División de Contratación Administrativa

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48 La División de Contratación Administrativa en conjunto con la Dirección de Proveeduría y las Direcciones Administrativas o UEN's establecerán los contenidos que deben tener los contratos para que junto con el expediente respectivo se remitan a la Contraloría General de la República

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TITULO VIREFRENDOS

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44bisbis

Capítulo VI- Contratos Defectuosos ( irregulares)

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49 En las contrataciones directas y en las licitaciones restringidas, solo se solicitará garantía de participación o de cumplimiento según requerimiento expreso del CCA. Se exceptúa de lo anterior, aquellos casos que por su monto requieran refrendo de la Contraloría, para los cuales será exigido solicitar la garantía de cumplimiento

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50 Corresponde a la Proveeduría la recepción de las garantías de participación y de cumplimiento llevando un adecuado control de quién es el AC responsable y el centro de gestión al que pertenece. El registro, custodia y devolución de las garantías será responsabilidad del Área de Gestión de Liquidez de la Dirección de Finanzas

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51 La Dirección de Proveeduría, velará también por el cumplimiento de la valoración de mercado por parte de un puesto de bolsa de los bonos y certificados dados en garantía, según lo establecido en el artículo 37.5 del Reglamento General de Contratación Administrativa

- - - - - -52 La devolución de las garantías de participación se hará previa

autorización de la Dirección de Proveeduría, a los oferentes no adjudicados y al adjudicatario cuando éste haya rendido la garantía de cumplimiento. Para el caso de las garantías de cumplimiento la devolución se hará previa autorización del CCA y AC, en coordinación con la Proveeduría

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53 Será responsabilidad del CCA mantener a derecho las garantías, por ejemplo en lo referente a la vigencia, monto, devolución o ejecución - - - - - -El AC en coordinación con el CCA, deberá remitir a la Proveeduría toda solicitud de prórroga o devolución de la garantía de cumplimiento, a más tardar con quince días hábiles de anticipación al vencimiento de las mismas. Si se tratare de solicitud de ejecución de garantías, deberá hacerlo dentro del mismo plazo antes mencionado, debidamente fundamentado y razonado para que la Proveeduría realice los trámites correspondientes

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En casos excepcionales, si la Administración se viere en la obligación de ejecutar una garantía, porque no se renovó en tiempo, deberá custodiar el dinero obtenido mediante esa gestión, mientras el contratista se pone a derecho con la garantía. Dicha ejecución podrá hacerla la Dirección de Proveeduría, de oficio o a instancia de la AC, en forma automática

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55 En el caso de prórrogas a las garantías, una vez prevenido el oferente o contratista sobre la misma, y si éste no atendiere oportunamente la prevención, la Proveeduría procederá a la ejecución de las cauciones a más tardar el último día de su vencimiento.

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56 En caso de que proceda la ejecución de las garantías se seguirá el procedimiento establecido en el Artículo 81 y siguientes del presente reglamento

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(Modificado en la Sesión 5716 del 28-02-2006)Corresponderá al órgano que resolvió aplicar una sanción por inhabilitación y apercibimiento o bien al que dictó un acto de adjudicación, resolver los recursos de revocatoria contra los actos mencionados. Los recursos se plantearán ante la Dirección de Proveeduría, quien se encargará de canalizarlos ante el órgano que competa, una vez obtenidos los criterios del Área técnica (CCA-AC) y de la División de Contratación Administrativa del ICE.Cuando el recurrente solicite expresamente que el recurso de revocatoria sea resuelto por el superior jerárquico, lo resolverá el Consejo Directivo; cuando la apelación de un acto de adjudicación sea planteada ante la Contraloría General de la República, se procederá conforme corresponda.

58 Dada la Resolución por el órgano competente, se enviará a la Dirección de Proveeduría para que comunique la respuesta a los recurrentes que plantearon objeción a los carteles, revocatoria y apelación contra los actos de adjudicación.

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GARANTÍAS

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TITULO VIIIRECURSOS

TITULO VII

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59 En el caso de recurso de objeción a los carteles de licitaciones públicas y los pliegos de condiciones en las licitaciones por registro y recibida la notificación de audiencia especial por parte de la Contraloría General de la República, la Proveeduría solicitará el mismo día (al menos por fax ó correo electrónico) el pronunciamiento del Área Técnica (CCA-AC) y de la División de Contratación Administrativa de la Dirección Jurídica Institucional, quienes en un plazo de tres días hábiles, deberán enviar sus alegatos o recomendaciones de modificación a la Proveeduría

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60 Corresponde a la Dirección de Proveeduría integrar y enviar la respuesta a la Contraloría General de la República dentro del plazo de la audiencia

- - - - - -61 Si el recurso es interpuesto en una licitación restringida ante la

Dirección de Proveeduría, ésta en coordinación con el Área Técnica (CCA-AC) y la División de Contratación Administrativa prepararán la recomendación de resolución, remitiéndola al Subgerente correspondiente. La Proveeduría comunicará al recurrente la resolución del Subgerente

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62 Si el recurso es declarado con lugar, la Dirección de Proveeduría, en coordinación con el CCA, se encargará de efectuar las modificaciones y comunicarlas o publicarlas por los mismos medios utilizados para invitar

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63 En los concursos cuyos procedimientos proceda la interposición del recurso de revocatoria, el recurrente se presentará ante la Proveeduría dentro de los plazos establecidos por ley.

- - - - - -64 Una vez presentado el recurso, la Proveeduría en conjunto con la

División de Contratación Administrativa y el Área Técnica (CCA-AC) en un plazo máximo de tres días hábiles analizarán la admisibilidad del recurso y la Proveeduría notificará al recurrente, en caso de que se declare inadmisible. Cuando este resulte admisible para su trámite, la Proveeduría notificará a la parte adjudicada que ha sido recurrida, dentro del mismo plazo señalado anteriormente, concediéndole una audiencia por el término de tres días hábiles para que exprese sus alegatos

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65 Vencida la audiencia concedida y/o recibidos los argumentos del adjudicatario recurrido, la Proveeduría los enviará al Área Técnica (CCA–AC) y la División de Contratación Administrativa del ICE, para que ambos se pronuncien en un plazo de cinco días hábiles.

- - - - - -66 Recibidos los criterios del Área Técnica (CCA-AC) y de la División de

Contratación Administrativa del ICE, la Dirección de Proveeduría contará con un plazo máximo de tres días hábiles siguientes a la recepción de la documentación para emitir su recomendación y elevarla al órgano competente

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67 La Administración deberá resolver el recurso en un plazo máximo de 15 días hábiles siguientes, a la recepción de los argumentos presentados por la parte adjudicataria que ha sido recurrida. Dentro de dicho plazo deberán contabilizarse los señalados en los Artículos 65 y 66, anteriores

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68 Corresponde a la Dirección de Proveeduría notificar la resolución del recurso de revocatoria, dentro de los tres días hábiles siguientes al recibo de la misma

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69 Cuando la Contraloría General de la República solicite un expediente administrativo, en casos de apelaciones, la Dirección de Proveeduría deberá remitirlo dentro del día hábil siguiente y prevenir a los oferentes para que mantengan o restablezcan la vigencia de las ofertas y la garantía de participación. Si en el expediente existieren líneas independientes que no fueron apeladas, se enviará en sustitución del original una copia certificada del expediente administrativo

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70 Una vez notificada la audiencia inicial concedida por la Contraloría General de la República, deberá la Proveeduría en el plazo de un día hábil convocar al Área Técnica (CCA-AC) y a la División de Contratación Administrativa de la Dirección Jurídica Institucional para que se pronuncien en un plazo de tres días hábiles. De considerarlo necesario cualquiera de las tres Áreas, convocará a reunión para coordinar la respuesta de la apelación

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71 Una vez que sean remitidos los respectivos pronunciamientos o cuando el mismo sea conjunto, la Proveeduría deberá enviar la respuesta al Órgano Contralor antes de que se cumplan los cinco días concedidos por éste

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Capítulo I- Objeción al cartel

Capítulo II- Revocatoria

Capítulo III- Apelación

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Plan.Comp. Plan.Cont. Resp.Vend. Sel.Vend Adm.Cont Cierre72 La Proveeduría debe analizar todos los documentos adicionales

existentes en poder de la Contraloría General de la República en conjunto con el Área Técnica (CCA-AC) y la División de Contratación Administrativa del ICE, antes de la audiencia final

- - - - - -73 En las Audiencias finales y las especiales debe seguirse el mismo

procedimiento de la audiencia inicial - - - - - -74 La Proveeduría debe hacer llegar a la División de Contratación

Administrativa del ICE y al CCA la resolución final de la Contraloría, un día hábil siguiente a la recepción de la notificación, para que si quieren solicitar una adición o aclaración sobre el fondo de la resolución, se lo comuniquen a la Proveeduría a más tardar el día hábil siguiente. Será responsabilidad de ésta, enviar la solicitud al Órgano Contralor, antes de que se cumplan los tres días concedidos para ello

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75 Una vez que el AC determine un incumplimiento contractual, donde en apariencia sea aplicable una sanción, la ejecución de la garantía de cumplimiento, o cuando se pretenda resolver o rescindir un contrato, deberá en coordinación con el CCA, iniciar el procedimiento correspondiente ante la Dirección de Proveeduría, proponiendo las sanciones respectivas según la gravedad del caso

- - - - x -

(Modificado en la Sesión 5534 del 22-06-2003)Recibida la solicitud, la Proveeduría tendrá un plazo de tres días hábiles para otorgar la audiencia respectiva al Contratista, de conformidad con los procedimientos que correspondan según Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. Para el trámite del procedimiento y recomendación final, la Proveeduría podrá solicitar la asesoría legal correspondiente de un abogado con experiencia en Contratación Administrativa(Modificado en la Sesión 5534 del 22-06-2003)Una vez recibidos los descargos del contratista, los mismos serán remitidos al AC para que en coordinación con el CCA, se pronuncien con respecto a dichas pruebas, en un plazo de 3 días hábiles

(Modificado en la Sesión 5534 del 22-06-2003)Recibido el dictamen del AC y del CCA, la Proveeduría remitirá en el plazo máximo de 5 días hábiles, su recomendación a la Subgerencia respectiva, para que emita la resolución final(Modificado en la Sesión 5534 del 22-06-2003)La interposición de recursos en contra de la resolución final emitida por la Subgerencia, no suspenderá la aplicación de la sanción; salvo cuando ésta considere que la misma pueda causar perjuicios graves de imposible o difícil reparación

808182

83 Los funcionarios del ICE, que tengan los insumos y la capacitación necesaria, para desempeñar una labor de supervisión de los contratos en forma eficiente, serán responsables en la medida que pueda individualizarse su culpabilidad por las consecuencias provocadas a la Institución en razón de los incumplimientos de los contratistas, si pudiendo prever o denunciar a tiempo las transgresiones contractuales, no lo hicieron o no solicitaron las sanciones, ejecuciones, multas o rescisión o resolución respectivas. Además de la responsabilidad administrativa podrán ser responsables laboral, penal y civilmente, según corresponda y se logre demostrar

- - - - - -

84 Cuando en el trámite de una contratación administrativa se determine que un funcionario no cumplió con las funciones y obligaciones definidas en el presente reglamento por negligencia, culpa grave o dolo, será sancionado de conformidad con lo que al respecto establezca la Ley de Contratación Administrativa y el Estatuto de Personal en forma supletoria, previa demostración de la culpabilidad

- - - - - -

85 Las sanciones a los funcionarios del ICE que puedan llevar al despido sin responsabilidad patronal, se aplicarán con observancia del procedimiento ordinario disciplinario aprobado por la Gerencia General del ICE

- - - - - -

-

-

-

-

- - - x

- - - -

- - x

- - - x

-

-

-

- -


Se eliminan los Artículos 80, 81 y 82 (Sesión 5534 del 22-06-2003)

Capítulo III- Sanciones a los funcionarios

77

78

79

Capítulo II- Procedimiento de rescisión y resolución contractual

TITULO IXSANCIONES

Capítulo I- Sanciones a los contratistas

76

300


Previendo que se presente un desequilibrio económico que contravenga los intereses del solicitante, en los pliegos de especificaciones o carteles se deberá incorporar la ecuación matemática, la fuente de los índices que se utilizarán en ella y los elementos esenciales que debe contener la solicitud del contratista, para revisar los precios y determinar los montos de los reajustesCuando el reajuste de precios se efectúe a solicitud expresa del contratista se aplicará el siguiente procedimiento:•La solicitud se deberá presentar al AC con al menos la siguiente información: el desarrollo de la fórmula matemática, los índices utilizados (oficiales o certificados cuando corresponda), la estructura de costos, el número de contratación, una breve descripción del objeto del contrato y una copia de la orden de compra o servicio vigente al momento de producirse el desequilibrio.•El AC analizará en los cinco días hábiles siguientes a su presentación, los documentos y en coordinación con el CCA, presentará su recomendación ante la Dirección Administrativa de Finanzas para su revisión, esta rendirá en un plazo máximo de ocho días hábiles, un informe final al órgano que hizo la adjudicación para que dicte su resolución.De acuerdo a la complejidad del caso, el AC podrá solicitar un plazo adicional de hasta 10 días hábiles a su Director, para completar el análisis.•De aceptarse el planteamiento hecho por el contratista, el órgano que resolvió, comunicará a la Proveeduría, para que la misma proceda a emitir la orden correspondiente.Los planteamientos de reajustes de aquellas compras adjudicadas por el Consejo Directivo, serán conocidas y resueltas por la Subgerencia o Gerencia General, dependiendo del área organizativa a la que pertenezcan.Será potestad de la Dirección de Finanzas, solicitar al AC, todos aquellos documentos que consideren indispensables para verter su criterio.Todos los documentos que se generen, deberán ser incorporados en forma oportuna, al expediente administrativo que custodia la Dirección de Proveeduría.

87 Una vez finalizada una contratación, el CCA en coordinación con el AC, deberá enviar los informes finales, incluyendo las liquidaciones y el finiquito correspondiente, a la Proveeduría para que pase a formar parte del expediente administrativo. En el caso de contrataciones directas de escasa cuantía, el informe final lo llenará el AC solo cuando se presenten problemas con dicha contratación

- - - - - x

88 Este reglamento deja sin efecto cualquier otra normativa de rango igual o inferior que se le oponga - - - - - -(Nuevo aprobado en la Sesión 5716 del 28-02-2006)En caso de que se presenten diferencias de criterios en algún tópico, propio de la Contratación Administrativa, entre las diferentes dependencias involucradas en un procedimiento de contratación, prevalecerá el criterio de la dependencia especialista según la temática del diferendo. En caso de permanecer la diferencia, el asunto será resuelto en forma definitiva por la Gerencia General.

- -- - - -

- - - - x -

GENERALIDADES

89


86

TITULO XIFINIQUITO DE CONTRATOS

TITULO XII

TITULO XREAJUSTE DE PRECIOS

301

A continuación se presenta para cada uno de los artículos del RICA, las

consideraciones que fundamentan los cuadros anteriores.

Artículo 1:

Este artículo define los términos relevantes del RICA, pero no tiene relación

alguna con los procesos de Gestión de las Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI,

2004). Por tanto no se marca ninguna columna.

Artículo 2:

La adjudicación es parte de la salida del Proceso de Selección de Vendedores,

conocida como Contrato, por lo cual se marca la columna correspondiente a


Artículo 3:

El artículo define a la Proveeduría como responsable de conducir y fiscalizar los

procesos de contratación administrativa. Sobre esta base, se entiende que el rol

de la Proveeduría es de Seguimiento y Control. En vista que el Proceso de

Administración del Contrato es el único proceso de Seguimiento y Control que

tiene la Gestión de las Adquisiciones, según la Guía PMBOK (PMI, 2004), se

analizó este artículo contra este proceso, y se determinó que no detalla suficiente

información como para relacionarla con alguna entrada, técnica o herramienta y

salida del Proceso de Administración del Contrato. Por tanto no se marca ninguna

columna.

302

Artículo 4:

Este artículo se divide en 20 literales, para lo cual se analiza cada una de ellas.

Literal A: Este literal apunta que la Proveeduría tiene el rol de consolidar o integrar

el Plan Anual de Compras, de manera que se analizó este punto del artículo

contra el Proceso de Planificar las Compras y Adquisiciones, y se determino que

no existe correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o

salidas de este proceso. Por tanto no se marca ninguna columna.

Literal B: Dado que este literal no detalla suficiente información como para

relacionarla con algún proceso de la Gestión de las Adquisiciones de la Guía

PMBOK (PMI, 2004), se determinó que no existe correspondencia alguna. Por

tanto no se marca ninguna columna.

Literal C: Este literal esta relacionado con la entrada: Activos de los Procesos de la

Organización del Proceso de Solicitud de Respuesta de Vendedores y la salida:

Activos de los Procesos de la Organización (actualizaciones) del Proceso de

Administración del Contrato. Por tanto se marca las columnas correspondientes a

Solicitar Respuesta a Vendedores y Administración del Contrato.

Literal D: Con base en este literal, se señala que el rol específico de la

Proveeduría es el Seguimiento y Control. En vista que el Proceso de



analizó este literal contra este proceso, y se determinó que no existe

correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas y salidas del

Proceso de Administración del Contrato. Por tanto no se marca ninguna columna.

303

Literal E: Dado que la parte de revisión del cartel, es un rol de Seguimiento y

Control, se revisó que existiera una relación con el Proceso de Administración del

Contrato, y se determinó que no existía relación alguna. No obstante, por la parte

de publicación del cartel, se determinó una relación con la técnicas o herramienta

de Publicidad del Proceso de Solicitud de Respuesta a Vendedores. Por tanto se

marca la columna correspondiente a Solicitar Respuesta a Vendedores.

Literal F: La recepción de ofertas corresponde una acción para obtener la entrada:

Propuestas del Proceso de Selección de Vendedores, según la Guía PMBOK

(PMI, 2004). Por tanto se marca la columna correspondiente a la Selección de

Vendedores.

Literal G: De acuerdo al punto 4.1.2 del presente capítulo (Proceso de

Contratación Administrativa), en los hallazgos sobre el Cronograma del PCA

adaptado, se encontró que en la Tarea ID 14, corresponde a una Actividad de

Desperdicio Tipo 2. En vista que este literal se refiere a esta tarea (Tarea ID 14),

se elimina del análisis. Por tanto no se marca ninguna columna.

Literal H: De acuerdo al punto 4.1.2 del presente capítulo (Proceso de




se elimina del análisis. Por tanto no se marca ninguna columna.

Literal I: Este literal define la responsabilidad de la Proveeduría con respecto al

expediente administrativo, pero no tiene relación alguna con los procesos de

Gestión de las Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004). Por tanto no se

marca ninguna columna.

304

Literal J: En vista de que el Recurso de Objeción al Cartel y la Revocatoria o

Apelación de Adjudicación ocurren durante los proceso de Solicitud de Respuesta

a Vendedores y Selección de Vendedores respectivamente, se analizó este literal

contra estos dos procesos de la Gestión de las Adquisiciones de la Guía PMBOK

(PMI, 2004) y se determinó que no existe correspondencia alguna con las

entradas, técnicas o herramientas o salidas de ambos procesos. Por tanto no se


Literal K: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las

Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe

correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o salidas de

estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.

Literal L: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las




Literal L (Se repite nuevamente la letra): El mantener un registro de sanciones

esta relacionado con la entrada: Activos de los Procesos de la Organización del

Proceso de Solicitud de Respuesta de Vendedores y la salida: Activos de los

Procesos de la Organización (actualizaciones) del Proceso de Administración del

Contrato. Por tanto se marca las columnas correspondientes a Solicitar Respuesta

a Vendedores y Administración del Contrato.

Literal M: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las


305



Literal N: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las




Literal O: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las




Literal P: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las




Literal Q: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las



estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna

Literal R: Con base en este literal, se señala que el rol específico de la

Proveeduría es el Seguimiento y Control. En vista que el Proceso de



analizó este literal contra este proceso, y se determino que no existe

306

correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas y salidas del

Proceso de Administración del Contrato. Por tanto no se marca ninguna columna.

Literal S: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las




Artículo 5:


Literal A: Este literal señala de función de la Dirección Jurídica Institucional de

revisar los carteles a solicitud, contrario censo significa que no todos los carteles

publicados, son revisados por la Dirección Jurídica Institucional, de manera que

esta función es opcional para la preparación de los Documentos de la Adquisición

(Cartel de Licitación), del Proceso de Planificar la Contratación.

Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las




Literal B: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las




307

Literal C: Esta función de la Dirección Jurídica Institucional ocurre durante el

Proceso de Solicitar Respuesta a Vendedores, por lo que se analizó este literal

contra este proceso y se determinó que no existe correspondencia alguna con sus

entradas, técnicas o herramientas o salidas. Por tanto no se marca ninguna

columna.

Literal D: Este literal esta relacionada con la técnica o herramienta: Sistema de

Selección del Proceso de Selección de Vendedores, por tanto se marca la

columna correspondiente a Selección de Vendedores.

Literal E: De acuerdo al punto 4.1.2 del presente capítulo (Proceso de




no se elimina del análisis. Sin embargo, se analizó este literal con cada uno de los

procesos de la Gestión de las Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se

determinó que no existe correspondencia alguna con las entradas, técnicas o

herramientas o salidas de estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna

Literal F: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las




Literal G: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las




308

Literal H: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las




Literal I: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las




Literal J: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las




Literal K: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las




Literal L: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las




Literal M: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las




309

Literal N: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las




Artículo 6:

Se analizó este artículo con cada uno de los procesos de la Gestión de las




Artículo 7:


Literal A: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las




Literal B: De acuerdo con el punto 4.1.5 del presente capítulo (Brechas entre la

Gestión Actual de Adquisiciones y el Proceso de Planificación de las Compras y

Adquisiciones de la Guía PMBOK), se concluyó que el Plan Anual de Compras no

es el Plan de Gestión de las Adquisiciones. De tal manera que se analizó este

literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las Adquisiciones de la Guía

PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que no existe correspondencia alguna con las

310

entradas, técnicas o herramientas o salidas de estos procesos. Por tanto no se


Literal C: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las




Literal D: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las




Literal E: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las




Literal F: Basado en la definición del literal, se determinó que existe una

correspondencia con la técnica o herramienta: Conferencia de Oferentes del

Proceso de Solicitar Respuestas de Vendedores, puesto que se da una

retroalimentación entre los proveedores y el comprador. Por tanto se marca la

columna correspondiente a Solicitar Respuestas de Vendedores.

Literal G: Basado en la definición del literal, se determinó que existe una

correspondencia con la técnica y herramienta: Juicio de expertos del Proceso de

Planificar la Contratación, en vista que se toma el tema de la normalización de los

documentos para la adquisición de bienes y servicios de las UENs. Por tanto se

marca la columna correspondiente a Planificación de la Contratación.

311

Literal H: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las




Literal I: Este literal esta relacionado con la técnica o herramienta: Sistema de

Gestión de Registros de los procesos: Administración del Contrato y Cierre del

Contrato. Por tanto se marca las columnas correspondientes a Administración del

Contrato y Cierre del Contrato.

Literal J: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las




Literal K: Este literal esta relacionado con la salida: Contrato del Proceso de

Selección de Vendedores y la entrada: Contrato del Proceso de Administración del

Contrato. Por tanto se marca las columnas correspondientes a Selección de

Vendedores y Administración del Contrato.

(Punto sin literal): Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la

Gestión de las Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004) y se determinó que

no existe correspondencia alguna con las entradas, técnicas o herramientas o

salidas de estos procesos. Por tanto no se marca ninguna columna.

Artículo 8:


312

Literal A: Este literal esta relacionado con la salida: Documentos de la Adquisición

del Proceso de Planificar la Contratación y la entrada: Contrato del Proceso de

Administración del Contrato. Por tanto se marca las columnas correspondientes a

Planificar la Contratación.

Literal B: Dado que este literal no detalla suficiente información como para

relacionarla con algún proceso de la Gestión de las Adquisiciones de la Guía

PMBOK (PMI, 2004), se determinó que no existe correspondencia alguna. Por

tanto no se marca ninguna columna.

Literal C: Basado en la definición del literal, se determinó que existe una

correspondencia con la herramienta o técnica: Juicio de Expertos del Proceso de

Selección de Vendedores, en vista que el AC interviene en el proceso de análisis,

valoración de ofertas y recomendación de adjudicación. Por tanto se marca la

columna correspondiente a Selección de Vendedores.

Literal D: Basado en la definición del literal, se determinó que existe una

correspondencia con las herramientas o técnicas: Sistemas de Control de

Cambios del Contrato, Revisión del Rendimiento realizada por el Comprador,

Sistema de Pagos, y Sistema de Gestión de Registros del Proceso de

Administración del Contrato. Por tanto se marca la columna correspondiente a


Literal E: Basado en la definición del literal, se determinó que existe una

correspondencia con la salida: Acciones Correctivas Recomendadas del Proceso

de Administración del Contrato. Por tanto se marca la columna correspondiente a


313

Literal F: Basado en la definición del literal, se determinó que existe una

correspondencia con la técnica o herramienta: Informar el Rendimiento del

Proceso de Administración del Contrato. Por tanto se marca la columna

correspondiente a Administración del Contrato.

Literal G: Basado en la definición del literal, se determinó que existe una

correspondencia con la técnica o herramienta: Informar el Rendimiento del

Proceso de Administración del Contrato. Por tanto se marca la columna

correspondiente a Administración del Contrato.

Artículo 9:





Artículo 10:





314

Artículo 11:





Artículo 12:





Artículo 13:





Artículo 14:





315

Artículo 15:





Artículo 16:





Artículo 17:





Artículo 18:





316

Artículo 19:





Artículo 20:





Artículo 21:





Artículo 22:





317

Artículo 23:





Artículo 24:





Artículo 25:





Artículo 26:





318

Artículo 27:





Artículo 28:





Artículo 29:





Artículo 30:





319

Artículo 31:





Artículo 32:

Este artículo esta relacionado con la salida: Documentos de la Adquisición del

Proceso de Planificar la Contratación y la entrada: Contrato del Proceso de

Administración del Contrato. Por tanto se marca la columna correspondiente a

Planificar la Contratación.

Artículo 33:

Este artículo esta relacionado con la técnica o herramienta: Sistema de Selección

del Proceso de Selección de Vendedores. Por tanto se marca la columna

correspondiente a Selección de Vendedores.

Artículo 34:

Este artículo esta relacionado con la técnica o herramienta: Publicidad del Proceso

de Solicitar Respuestas de Vendedores. Por tanto se marca la columna

correspondiente a Respuesta a Vendedores.

320

Artículo 35:




Artículo 36:




Artículo 37:





Artículo 38:





321

Artículo 39:





Artículo 40:


Literal A: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las




Literal B: Este literal esta relacionado con la entrada: Propuestas del Proceso de

Selección de Vendedores. Por tanto se marca la columna correspondiente a


Literal C: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las




Literal D: Este literal esta relacionado con la salida: Vendedores Seleccionados del

Proceso de Selección de Vendedores. Por tanto se marca la columna

correspondiente a Selección de Vendedores.

322

Literal E: Se analizó este literal con cada uno de los procesos de la Gestión de las




Artículo 41:





Artículo 42:





Artículo 43:





323

Artículo 44:

Este artículo esta relacionado con la salida: Cambios Solicitados del Proceso de

Administración de Contratos. Por tanto se marca la columna correspondiente a

Administración de Contratos.

Artículo 44bis:




Artículo 44bisbis:




Artículo 45:




Artículo 46:





324

Artículo 47:





Artículo 48:





Artículo 49:





Artículo 50:





325

Artículo 51:





Artículo 52:





Artículo 53:





Artículo 54:





326

Artículo 55:





Artículo 56:





Artículo 57:





Artículo 58:





327

Artículo 59:





Artículo 60:





Artículo 61:





Artículo 62:





328

Artículo 63:





Artículo 64:





Artículo 65:





Artículo 66:





329

Artículo 67:





Artículo 68:





Artículo 69:





Artículo 70:





330

Artículo 71:





Artículo 72:





Artículo 73:





Artículo 74:





331

Artículo 75:

Basado en la definición del artículo, se determinó que existe una correspondencia

con la salida: Acciones Correctivas Recomendadas del Proceso de Administración

del Contrato. Por tanto se marca la columna correspondiente a Administración del

Contrato.

Artículo 76:




Contrato.

Artículo 77:




Contrato.

Artículo 78:




Contrato.

332

Artículo 79:





Artículo 80:

Artículo eliminado en la sesión 5534 de 22-06-2003.

Artículo 81:


Artículo 82:


Artículo 83:





333

Artículo 84:





Artículo 85:





Artículo 86:




Artículo 87:

Este artículo esta relacionado con la salida: Activos de los Procesos de la

Organización (Actualizaciones) del Proceso de Administración de Contratos,

particularmente lo que se conoce como Archivo del Contrato. Por tanto se marca

la columna correspondiente a Administración de Contratos.

334

Artículo 88:




Artículo 89:




335

4.2.4 Medidas a tomar respecto a la reforma de la Ley de Contratación

Administrativa

El principio de conservación de ofertas, viene a tener su justificación, al no

cumplirse los plazos en los procesos de contratación administrativa. En los casos

de licitaciones donde se requiere más tiempo para el estudio de ofertas, se

considera necesario negociar con la Proveeduría, justificando correctamente la

extensión del plazo al periodo de estudio de ofertas, sin caer en detrimento del

análisis de los aspectos técnicos.

Otra acción es mantener en capacitación a los Administradores de Contrato, para

prepararlos a los cambios que origina esta ley, esto con el fin de evitar que los

Administradores de Contratos comenten errores en los procedimientos

administrativos que dilaten los plazos del Proceso de Contratación Administrativa.

Aparte se recomienda promover acciones para concienciar a la Proveeduría, que

cambios en la reglamentación interna o de los procesos sin una adecuada gestión

de cambios, provoca que los Administradores de Contrato comentan faltas que

pudieron haber si previstas con tiempo.

Los Administradores de Contrato deben preparar toda la documentación necesaria

para asegurarse que en una eventual sanción por no cumplirse los plazos del

Proceso de Contratación Administrativa, puedan demostrar que las causas

originadas obedecen al sistema de gestión ineficiente.

336

Finalmente, a raíz de la reforma a la ley, se le ha concedido a Proveeduría

potestades autoritarias para solicitar la rendición cuentas y controlar los Procesos

de Contratación Administrativa, como que las compras fueran fines en si mismas.

Por eso se recomienda a la dirección de la UENTE, plantear una estrategia para

llevar a la Gerencia General, donde se indique que le responsabilidad de la

ejecución de los cronogramas son de los Equipos de Proyecto y no la

Proveeduría, igualmente el seguimiento y control.

La Auditoría Interna surge como el candidato ideal responsable de velar la

adecuada ejecución de los proyectos, dado que la Proveeduría participa en el

Proceso de Contratación Administrativa, donde no puede ser juez y parte del

proceso a la vez.

337

4.2.5 Planificación de las Compras y Adquisiciones

a. Propuestas para reducir las brechas entre la Gestión Actual de las

Adquisiciones y el Proceso de Planificación de las Compras de la Guía PMBOK.

De acuerdo a lo señalado en el punto 4.1.5 (Brechas entre la Gestión Actual de

Adquisiciones y el Proceso de Planificación de las Compras y Adquisiciones de la

Guía PMBOK) y el análisis realizado en el punto 4.2.3 (Análisis del Reglamento

Interno de la Contratación Administrativa del ICE) del presente capítulo, se

propone las siguientes acciones de mejora:

• La planificación de las compras debe verse reflejado dentro del Plan

Operativo Anual, y no que el Plan Anual de Compras sea consecuencia del

Plan Operativo Anual. Para tal fin, durante la preparación de los Planes

Operativos Anuales, se debe incluirse el proceso de planificación de las

compras.

• Fomentar la importancia del concepto Desarrollo del Semillero de

Proveedores por medio de la planificación de las compras y adquisiciones,

de manera que desde la Planificación de las Compras y Adquisiciones

contemple la consideración de los posibles vendedores.

• Concientizar que la planificación de las compras es un elemento importante

en el desarrollo de los cronogramas de los proyectos y convertirla en una

práctica común.

338

• Sistematizar el proceso de planificación de las compras por medio de

procedimientos orientados a la obtención de resultados.

• Los Centros Funcionales de la UENTE deben presentan junto con sus

intenciones de compra, el enunciado del alcance del proyecto que lo

respalde cuando el caso lo requiera. Debe contener aspectos como: 1.

Objetivo del proyecto, 2. Descripción del Alcance del Producto, 3.

Requisitos del proyecto, 4. Límites del proyecto, 5. Productos entregables

del proyecto, 6. Criterio de aceptación del producto, 7. Restricciones del

proyecto, 8. Asunciones del proyecto, 9. Organización inicial del proyecto,

10. Riesgos iniciales definidos, 11. Hitos del cronograma, 12. Limitación de

fondos, 13. Estimación del costo, 15. Especificaciones del proyecto, 16.

Requisitos de aprobación.

• Desarrollar un Plan Quinquenal de Compras, con el cual permita tener una

visión más amplia de las necesidades de adquisiciones, dentro del contexto

del Plan de Desarrollo. Será conocido como Plan General de las Compras y

Adquisiciones de la UENTE.

• Incluir en la planificación de las compras, la revisión de tipos de contratos

con respecto a mitigar o transferir el riesgo. La UENTE deberá preparar una

nueva clasificación de contratos que esté acorde con criterios de mitigación

del riesgo.

• Desarrollar documentos que contengan los Factores Ambientales de la

Empresa y los Activos de los Procesos de la Organización para brinde de

apoyo o consulta en el proceso de planificación de las compras y

adquisiciones.

339

• Orientar a los Centros Funcionales de la UENTE, solicitantes de las

compras en los procesos de adquisiciones, y definir claramente sus roles y

responsabilidades.

• En vista de la carencia de aspectos en materia de Planificación de las

Compras y Adquisiciones en el Reglamento Interno de la Contratación

Administrativa del ICE (RICA), presentar una propuesta a la Gerencia

General, señalando las debilidades del RICA, y acciones de mejora. Una

posibilidad es que las UEN´s o Direcciones Administrativas preparen

procedimientos auditábles para corroborar las acciones de planificación en

los procesos de compras y adquisiciones.

340

b. Principios, Políticas, Norma y Procedimientos para la Planificación de las

Compras.

Tomando las consideraciones de los punto 4.1.5 (Brechas entre la Gestión Actual

de Adquisiciones y el Proceso de Planificación de las Compras y Adquisiciones de

la Guía PMBOK) y 4.2.3 (Análisis del Reglamento Interno de la Contratación

Administrativa del ICE) del presente capítulo, se proponen principios, políticas,

norma y procedimientos para la Planificación de las Compras. Estos conformarán

el Modelo de Gestión de Adquisiciones Propuesto.

Los principios fueron escogidos de los Principios Básicos de la Licitación Pública

(BCIE, 1999) y los Principios Constitucionales aplicables a la Contratación

Administrativa (Romero, 2003).

PRINCÍPIOSTodo proceso de Planificación de las Compras y Adquisiciones deberá respetar los siguientes principios:

Buena Fe: Claro convencimiento que las compras o adqusiciones son lícitas, verdaderas y justas.Eficacia: Actuación encaminada al cumplimiento del fin público asignado a la UEN.Eficiencia: Planificación eficiente de las compras y adquisiciones, conforme al interés público perseguido.Interés Público: Actuación encaminada hacia el logro del bien común, bien público o interés público.Seguridad Jurídica: Toda futura obligación contractual, debe ser bien definida, para que las partes sepan a que atenerse, garantizándose de este modo la correcta aplicación del derecho.

341

A continuación se presenta la propuesta de las políticas para la Planificación de

las Compras, y la Norma como marco regulatorio, empleando el método de juicio

experto, de acuerdo a los criterios del área de Gestión Recursos Materiales y


POLÍTICAS1. El Coordinador de Contratación Administrativa tiene autoridad para aprobar o rechazar el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto y sus consecuentes cambios por encima del Equipo de Proyecto.2. El Director de la UEN resolverá cualquier diferencia entre el Coordinador de Contratación Administrativa y el Equipo de Proyecto.3. El Director de la UEN resolverá cualquier diferencia entre el Administrador de Contratos y el Equipo de Técnico, referente a las especificaciones técnicas.

4. El Administrador de Contratos será en enlace de comunicación entre los potenciales proveedores y el equipo de proyecto.5. El Plan General de las Compras y Adquisiciones de la UENTE está por encima del Plan Anual de Compras de la UENTE, de manera que este último estará subordinado al Plan General de Compras y Adquisiciones, siendo necesario mantener siempre actualizado el Plan Anual de Compras de la UENTE.6. El Plan Anual de Compras de la UENTE, es un requisito administrativo para iniciar trámite a cualquier compra, por medio de un proceso ordinario.

342

NORMATITULO IDEFINICIONES

Administrador de contrato (AC): Funcionario encargado de administrar los contratos de suministro de bienes y servicios que suscriba el ICE con particulares o terceros, con el propósito de asegurar el fiel cumplimento del objeto de la contratación, tanto cualitativa como cuantitativamente.

Coordinador de la Contratación Administrativa (CCA): Funcionario o dependencia responsable de coordinar todos los procesos de contratación administrativa de su área, con apego a la normativa vigente y los mejores intereses institucionales, en concordancia con los procedimientos establecidos, siendo el interlocutor entre la Proveeduría y las correspondientes dependencias.Director de Proceso: Funcionario responsable de un área de proceso de la UEN Transporte de Electricidad.Director de UEN: Director de la Unidad Estratégica de Negocio, en este caso corresponde al Director de la UEN Transporte de Electricidad.Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar: La descripción narrativa preliminar del alcance del proyecto, incluidos los principales productos entregables, objetivos del proyecto, hipótesis del proyecto, restricciones del proyecto y una descripción del trabajo, que brinda una base documentada que permite tomar decisiones futuras sobre el proyecto y confirmar o desarrollar un entendimiento común del alcance del proyecto entre los interesados.

Enunciado del Trabajo del Contrato: Descripción del artículo(s) a adquirir con suficiente detalle como para permitir que los potenciales vendedores determinen si podrá suministrar el artículo. Puede incluir especificaciones, cantidad deseada, niveles de calidad, datos de rendimiento, período de rendimiento, lugar de trabajo u otros requisitos.Equipo de Proyecto: equipo multidisciplinario asignado a un proyecto y coordinado por un líder de proyecto.Equipo Técnico: equipo multidisciplinario asignado a un proyecto, responsable de los aspectos técnicos del mismo, y coordinado por un líder técnico.Plan Anual de Compras: Es el plan mediante el cual las Unidades Estratégicas, las Direcciones Administrativas y la Administración Superior proponen las adquisiciones requeridas para el año siguiente a su publicación.

Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: el documento que describe cómo serán gestionado los procesos de adquisición desde la etapa de adquisición de la documentación de adquisición hasta el cierre del contrato.

Plan general de las compras y adquisiciones de la uente: conjunto de planes de gestión de las adquisiciones de los proyectos de la UENTE.Proceso de contratación administrativa: proceso de la administración pública para la contratación de materiales, bienes o servicios.

343

TITULO IIROLES Y RESPONSABILIDADES

Capítulo I: Responsabilidades

Sección 1: Administrador de Contratos

1. Los Administradores de Contratos, tienen las siguientes responsabilidades:

a. Preparar el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto.b. Coordina la preparación del Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto.

Sección 2: Coordinadores de Contratación Administrativa

2. Los Coordinadores de Contratación Administrativa tiene las siguientes responsabilidades:

a. Coordinar con los Directores de Proceso, la elaboración del Plan Anual de Compras de las UENTEb. Coordinar y preparar el Plan General de las Compras y Adquisiciones de la UENTE.c. Custodiar y mantener actualizado el Plan General de las Compras y Adquisiciones de la UENTE.d. Asignar al Equipo de Proyecto un Administrador de Contrato, garantizando su disponibilidad de trabajo.

Sección 3: Director de Proceso

3. Los Directores de Proceso de la UENTE, tienen las siguientes responsabilidades:

a. Preparar el Plan Anual de Compras del proceso correspondiente.b. Preparar los Enunciados del Alcance de Proyecto Preliminares.

Capítulo II: Roles

Sección 1: Equipo Técnico

4. El Equipo Técnico, tiene el rol de:a. Preparar el Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto.

344

TITULO IIIPLAN GENERAL DE LAS COMPRAS Y ADQUISICIONES DE LA UENTE

5. El Plan General de las Compras de la UENTE, consolidará todos los planes de gestión de las adquisiciones de los proyectos o programas de la UENTE.6. Incluye los planes de gestión de las adquisiciones de los proyectos en ejecución y los proyecto por iniciar hasta cinco años a futuro.7. Será revisado todos los años, por el Coordinador de Contratación Administrativa, para una actualización obligatoria. La revisión obligatoria deberá ser finalizada en el mes de julio de cada año.8. El Plan General de las Compras estará subordinado al Plan de Desarrollo del Sector.9. El Plan General de las Compras y Adquisiciones de la UENTE, será un activo más del Plan Operativo Anual de la UENTE,

TITULO IVPLAN ANUAL DE COMPRAS

10. El Plan Anual de Compras de la UENTE está subordinado al Plan General de las Compras y Adquisiciones de la UENTE11. Deberá estar respaldado financiera y presupuestariamente para su debida ejecución.12. Deben contar con los recursos presupuestarios necesarios, con excepción de lo dispuesto en la legislación de contratación administrativa en cuanto a inicio y adjudicación de procesos de adquisición de bienes y servicios para presupuestos futuros, previa autorización de la Contraloría General de la República.13. El Coordinador de Contraración Administrariva en conjunto con el Director de la UENT, preparará el Programa Anual de Compras en noviembre de cada año y lo someterá a aprobación del Subgerecia de Electricidad, en el formato establecido por la Dirección de Proveeduría. Una vez analizado por la subgerencia, esta comunicará a la Proveeduría su decisión de aprobación.14. Junto con el Plan Anual de Compras, se enviará a la Dirección de Proveeduría un listado de las contrataciones directas de mayor cuantía que tramitarán durante el año.15. Con la aprobación del Plan Anual de Compras, quedarán autorizados los inicios de trámite de los procesos incluidos en dicho programa, sin detrimento a los requisitos que se deban cumplir para la debida publicación de los mismos y que serán verificados por la Dirección Administrativa de Proveeduría, previo a la publicación.16. Cuando surja una necesidad no prevista, el Programa Anual de Compras podrá ser modificado siguiendo el mismo procedimiento que se indica en el artículo anterior, para lo cual deberán adjuntarse las justificaciones pertinentes, con la obligación de actualizar el Plan General de Compras y Adquisiciones.

345

17. Las contrataciones que no estén amparadas al Programa Anual de Compras original o modificado, no serán tramitadas por la Dirección de Proveeduría. Se excluyen de la publicación de este artículo los casos de emergencia o excepción, que sean autorizados por la Administración Superior.

18. Si en el momento de iniciar un procedimiento concursal, se determina que el monto estimado y publicado en el Plan Anual de Compras requiere un ajuste, éste podrá realizarse con la debida aprobación de la UENTE, siempre y cuando el nuevo monto no sobre pase el 25% de la estimación original y no cambie el procedimiento de contratación ya publicado.

FIN DE LA NORMA

346

Seguidamente se presentan los siguientes procedimientos internos de la UENTE,

basado en la Guía PMBOK (PMI, 2004) para la Planificación de las Compras:

• Procedimiento para preparar el Plan de Gestión de las Adquisiciones del

Proyecto y el Plan General de las Compras y Adquisiciones de la UENTE.

• Procedimiento para preparar el Enunciado del Trabajo del Contrato.

• Procedimiento para preparar el Plan Anual de Compras.

347

INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD

Código: xx.xx.xxx.xxxx

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Procedimiento para preparar el Plan de Gestión

de las Adquisiciones del Proyecto y el Plan General de las Compras y Adquisiciones de la

UENTE Página: 1/7

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TABLA DE CONTENIDO 1. PROPÓSITO ....................................................................................................2 2. ALCANCE.........................................................................................................2 3. DOCUMENTOS APLICABLES ........................................................................2 4. POLITICAS.......................................................................................................3 5. RESPONSABILIDADES...................................................................................3 6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS. ....................4 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO .....................................................................5 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................7



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Procedimiento para preparar el Plan de Gestión

de las Adquisiciones del Proyecto y el Plan General de las Compras y Adquisiciones de la

UENTE Página: 1/7


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Rige a partir de:

TABLA DE CONTENIDO 1. PROPÓSITO ....................................................................................................2 2. ALCANCE.........................................................................................................2 3. DOCUMENTOS APLICABLES ........................................................................2 4. POLITICAS.......................................................................................................3 5. RESPONSABILIDADES...................................................................................3 6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS. ....................4 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO .....................................................................5 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................7

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Procedimiento para preparar el Plan de Gestión de las Adquisiciones del

Proyecto y el Plan General de las Compras y Adquisiciones de la UENTE Página:

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Código:

1. PROPÓSITO Suministrar una guía para la preparación del Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto y el Plan General de las Compras y Adquisiciones de la UEN Transporte de Electricidad.

2. ALCANCE Aplica a todos los centros funcionales de la UEN Transporte de Electricidad, cuando requieran de la adquisición de: 2.1 Materiales, bienes o servicios para las nuevas obras y/o ampliaciones de la RNTE. 2.2 Materiales, bienes o servicios de mayor cuantía para el mantenimiento y/o la operación de la RNTE (Aquellos por montos mayores al permitido en las Contrataciones Directas).

3. DOCUMENTOS APLICABLES

Código Nombre del Documento Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Enunciado del Alcance del Proyecto Fxx-xx.xx.xxx.xxxx EDT del Proyecto. Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Diccionario del EDT del Proyecto. Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Estimación de Recursos de las Actividades del Proyecto. Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Cronograma del Proyecto Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto. Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Plan General de las Compras y Adquisiciones de la UENTE. Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Plan de Gestión del Proyecto. Ley 7494 Ley de Contratación Administrativa Decreto 25038 Reglamento General de Contratación Administrativa

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Código:

1. PROPÓSITO Suministrar una guía para la preparación del Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto y el Plan General de las Compras y Adquisiciones de la UEN Transporte de Electricidad.



Código Nombre del Documento Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Enunciado del Alcance del Proyecto Fxx-xx.xx.xxx.xxxx EDT del Proyecto. Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Diccionario del EDT del Proyecto. Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Estimación de Recursos de las Actividades del Proyecto. Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Cronograma del Proyecto Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto. Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Plan General de las Compras y Adquisiciones de la UENTE. Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Plan de Gestión del Proyecto. Ley 7494 Ley de Contratación Administrativa Decreto 25038 Reglamento General de Contratación Administrativa

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Código:

4. POLITICAS 4.1 El Coordinador de Contratación Administrativa tiene autoridad para aprobar o rechazar el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto y sus consecuentes cambios por encima del Equipo de Proyecto. 4.2 El Director de la UEN resolverá cualquier diferencia entre el Coordinador de Contratación Administrativa y el Equipo de Proyecto. 4.3 El Administrador de Contratos será en enlace de comunicación entre los potenciales proveedores y el equipo de proyecto.

5. RESPONSABILIDADES 5.1 Director de Proceso de la UENTE 5.1.1 Presentar claramente dentro del Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar, los nombres que conforman el equipo de proyecto inicial y su líder de proyecto. 5.2 Coordinador de Contratación Administrativa 5.2.1 Negociar con el líder de proyecto la disponibilidad del Administrador de Contrato antes de su asignación como miembro del equipo de proyecto (previo a la preparación del Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto). 5.2.2 Tendrá la custodia el Plan General de las Compras y Adquisiciones de la UENTE y lo mantendrá actualizado.

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Código:

4. POLITICAS 4.1 El Coordinador de Contratación Administrativa tiene autoridad para aprobar o rechazar el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto y sus consecuentes cambios por encima del Equipo de Proyecto. 4.2 El Director de la UEN resolverá cualquier diferencia entre el Coordinador de Contratación Administrativa y el Equipo de Proyecto. 4.3 El Administrador de Contratos será en enlace de comunicación entre los potenciales proveedores y el equipo de proyecto.

5. RESPONSABILIDADES 5.1 Director de Proceso de la UENTE 5.1.1 Presentar claramente dentro del Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar, los nombres que conforman el equipo de proyecto inicial y su líder de proyecto. 5.2 Coordinador de Contratación Administrativa 5.2.1 Negociar con el líder de proyecto la disponibilidad del Administrador de Contrato antes de su asignación como miembro del equipo de proyecto (previo a la preparación del Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto). 5.2.2 Tendrá la custodia el Plan General de las Compras y Adquisiciones de la UENTE y lo mantendrá actualizado.

350

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Código:

6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS. administrador de Contratos: Funcionario encargado de administrar los contratos de suministro de bienes y servicios que suscriba el ICE con particulares o terceros, con el propósito de asegurar el fiel cumplimento del objeto de la contratación, tanto cualitativa como cuantitativamente. coordinador de Contratación Administrativa: Funcionario responsable de coordinar todos los procesos de contratación administrativa de su área, con apego a la normativa vigente y los mejores intereses institucionales, en concordancia con los procedimientos establecidos, siendo el interlocutor entre la Proveeduría y las correspondientes dependencias. director de proceso: Funcionario responsable de un área de proceso de la UEN Transporte de Electricidad. enunciado del alcance del proyecto preliminar: La descripción narrativa preliminar del alcance del proyecto, incluidos los principales productos entregables, objetivos del proyecto, hipótesis del proyecto, restricciones del proyecto y una descripción del trabajo, que brinda una base documentada que permite tomar decisiones futuras sobre el proyecto y confirmar o desarrollar un entendimiento común del alcance del proyecto entre los interesados. equipo de proyecto: equipo multidisciplinario asignado a un proyecto y coordinado por un líder de proyecto. estructura detallada de trabajo (EDT): Descomposición jerárquica con orientación hacia el producto entregable relativa al trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los productos entregables requeridos. proceso de contratación administrativa: proceso de la administración pública para la contratación de materiales, bienes o servicios. red nacional de transporte de electricidad (RNTE): infraestructura eléctrica destinada para el transporte de electricidad de los centros de producción como las plantas hidroeléctricas o térmicas y los centros de consumo.

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Código:

6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS. administrador de Contratos: Funcionario encargado de administrar los contratos de suministro de bienes y servicios que suscriba el ICE con particulares o terceros, con el propósito de asegurar el fiel cumplimento del objeto de la contratación, tanto cualitativa como cuantitativamente. coordinador de Contratación Administrativa: Funcionario responsable de coordinar todos los procesos de contratación administrativa de su área, con apego a la normativa vigente y los mejores intereses institucionales, en concordancia con los procedimientos establecidos, siendo el interlocutor entre la Proveeduría y las correspondientes dependencias. director de proceso: Funcionario responsable de un área de proceso de la UEN Transporte de Electricidad. enunciado del alcance del proyecto preliminar: La descripción narrativa preliminar del alcance del proyecto, incluidos los principales productos entregables, objetivos del proyecto, hipótesis del proyecto, restricciones del proyecto y una descripción del trabajo, que brinda una base documentada que permite tomar decisiones futuras sobre el proyecto y confirmar o desarrollar un entendimiento común del alcance del proyecto entre los interesados. equipo de proyecto: equipo multidisciplinario asignado a un proyecto y coordinado por un líder de proyecto. estructura detallada de trabajo (EDT): Descomposición jerárquica con orientación hacia el producto entregable relativa al trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los productos entregables requeridos. proceso de contratación administrativa: proceso de la administración pública para la contratación de materiales, bienes o servicios. red nacional de transporte de electricidad (RNTE): infraestructura eléctrica destinada para el transporte de electricidad de los centros de producción como las plantas hidroeléctricas o térmicas y los centros de consumo.

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Código:

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 7.1 El Director de Proceso de la UENTE, entrega el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx) al Coordinador de Contratación Administrativa. 7.2 El Coordinador de Contratación Administrativa asignará un Administrador de Contratos al Equipo de Proyecto indicado en el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx). 7.3 El Equipo de Proyecto y el Administrador de Contratos, definirán las restricciones y asunciones del proyecto en el Enunciado del Alcance del Proyecto (formulario Fxx.xx.xx.xxx.xxxx) y lo registrarán dentro del Plan de Gestión del Proyecto (formulario Fxx.xx.xx.xxx.xxxx). El Administrador de Contratos deberá mostrar evidencia del aporte de restricciones y asunciones en materia de contratación administrativa. 7.4 El Equipo de Proyecto y el Administrador de Contratos, prepararan la EDT del Proyecto (formulario Fxx.xx.xx.xxx.xxxx) y lo registrarán dentro del Plan de Gestión del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx). El Administrador de Contrato debe incluir las tareas correspondientes al Proceso de Contratación Administrativa. 7.5 El Equipo de Proyecto y el Administrador de Contratos, prepararan el Diccionario del EDT del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx) y lo registrarán dentro del Plan de Gestión del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx). El Administrador de Contrato deberá describir las tareas correspondientes al Proceso de Contratación Administrativa. 7.6 El Equipo de Proyecto y el Administrador de Contratos, prepararan la Estimación de Recursos de las Actividades del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx) y lo registrarán dentro del Plan de Gestión del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx). El Administrador de Contratos deberá informar al Equipo de Proyecto su disponibilidad de tiempo en el proyecto.

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Código:

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 7.1 El Director de Proceso de la UENTE, entrega el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx) al Coordinador de Contratación Administrativa. 7.2 El Coordinador de Contratación Administrativa asignará un Administrador de Contratos al Equipo de Proyecto indicado en el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx). 7.3 El Equipo de Proyecto y el Administrador de Contratos, definirán las restricciones y asunciones del proyecto en el Enunciado del Alcance del Proyecto (formulario Fxx.xx.xx.xxx.xxxx) y lo registrarán dentro del Plan de Gestión del Proyecto (formulario Fxx.xx.xx.xxx.xxxx). El Administrador de Contratos deberá mostrar evidencia del aporte de restricciones y asunciones en materia de contratación administrativa. 7.4 El Equipo de Proyecto y el Administrador de Contratos, prepararan la EDT del Proyecto (formulario Fxx.xx.xx.xxx.xxxx) y lo registrarán dentro del Plan de Gestión del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx). El Administrador de Contrato debe incluir las tareas correspondientes al Proceso de Contratación Administrativa. 7.5 El Equipo de Proyecto y el Administrador de Contratos, prepararan el Diccionario del EDT del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx) y lo registrarán dentro del Plan de Gestión del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx). El Administrador de Contrato deberá describir las tareas correspondientes al Proceso de Contratación Administrativa. 7.6 El Equipo de Proyecto y el Administrador de Contratos, prepararan la Estimación de Recursos de las Actividades del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx) y lo registrarán dentro del Plan de Gestión del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx). El Administrador de Contratos deberá informar al Equipo de Proyecto su disponibilidad de tiempo en el proyecto.

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Código:

7.7 El Equipo de Proyecto y el Administrador de Contratos, prepararan el Cronograma del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx) y lo registrarán dentro del Plan de Gestión del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx). El Administrador de Contratos ayudará a definir los plazos de tiempo de las actividades relacionadas con el Proceso de Contratación Administrativa. 7.8 El Administrador de Contratos, determinará las fechas planificadas en cada contrato con base en el Cronograma del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx) para coordinar su desarrollo. 7.9 El Administrador de Contratos identificará los potenciales proveedores del proyecto. De acuerdo con las necesidades de materiales, bienes o servicios que requiere el proyecto, el Administrador de Contratos buscará aquellos proveedores que suministren dichos recursos o muestren capacidad para suministrarlos. 7.10 El Administrador de Contratos solicita a los potenciales proveedores identificados, cotizaciones pro forma de las necesidades de materiales, bienes o servicios que requiere el proyecto. 7.11 El Administrador de Contratos prepara las Estimaciones Independientes con base en las cotizaciones pro forma obtenidos de los potenciales proveedores del proyecto. 7.12 El Administrador de Contratos evalúa los montos de las garantías de cumplimiento o la obtención de contratos de seguros para la mitigación de algunas formas de riesgo del proyecto. Para tal objetivo, utilizará la Ley 7494 y el Decreto 25038 que tratan sobre las Garantías de Cumplimiento y el juicio experto para evaluar la necesidad de obtener contratos de seguros. 7.13 El Administrador del Contrato prepara el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto (formulario Fxx.xx.xx.xxx.xxxx). 7.14 El Administrador del Contrato entregará al Coordinador de Contratación Administrativa, el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx).

Versión:



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Código:

7.7 El Equipo de Proyecto y el Administrador de Contratos, prepararan el Cronograma del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx) y lo registrarán dentro del Plan de Gestión del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx). El Administrador de Contratos ayudará a definir los plazos de tiempo de las actividades relacionadas con el Proceso de Contratación Administrativa. 7.8 El Administrador de Contratos, determinará las fechas planificadas en cada contrato con base en el Cronograma del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx) para coordinar su desarrollo. 7.9 El Administrador de Contratos identificará los potenciales proveedores del proyecto. De acuerdo con las necesidades de materiales, bienes o servicios que requiere el proyecto, el Administrador de Contratos buscará aquellos proveedores que suministren dichos recursos o muestren capacidad para suministrarlos. 7.10 El Administrador de Contratos solicita a los potenciales proveedores identificados, cotizaciones pro forma de las necesidades de materiales, bienes o servicios que requiere el proyecto. 7.11 El Administrador de Contratos prepara las Estimaciones Independientes con base en las cotizaciones pro forma obtenidos de los potenciales proveedores del proyecto. 7.12 El Administrador de Contratos evalúa los montos de las garantías de cumplimiento o la obtención de contratos de seguros para la mitigación de algunas formas de riesgo del proyecto. Para tal objetivo, utilizará la Ley 7494 y el Decreto 25038 que tratan sobre las Garantías de Cumplimiento y el juicio experto para evaluar la necesidad de obtener contratos de seguros. 7.13 El Administrador del Contrato prepara el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto (formulario Fxx.xx.xx.xxx.xxxx). 7.14 El Administrador del Contrato entregará al Coordinador de Contratación Administrativa, el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx).

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Versión:



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Código:

7.15 El Coordinador de Contratación Administrativa revisa si existe algún error en el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx). Si existe algún error, se pasará a la actividad 7.16, en caso contrario se pasará a la actividad 7.18. Los errores a revisar por el Coordinador de Contratación Administrativa son: 7.15.1 Errores de forma en la preparación del Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx). 7.15.2 Evitar que colisionen las horas de actividades del Administrador de Contratos asignadas al Proyecto con otras horas de actividades previamente asignadas a otros proyectos o trabajos. 7.16 El Coordinador de Contratación Administrativa solicita al Administrador de Contratos, corregir el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto, indicado las razones de la corrección. 7.17 El Administrador de Contratos corrige el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto. 7.18 El Coordinador de Contratación Administrativa autoriza y entrega copia del Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto al Equipo de Proyecto. 7.19 El Equipo de Proyecto registra el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto dentro del Plan de Gestión del Proyecto (formulario Fx-xx.xx.xxx.xxxx). 7.20 El Coordinador de Contratación Administrativa prepara el Plan General de las Adquisiciones de la UENTE (formulario Fx-xx.xx.xxx.xxxx) con base en el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto. En caso que exista uno, lo actualizará. FIN DE PROCEDIMIENTO.

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA PMI (Project Management Institute): Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos. Tercera edición. Newton Square, Pennsylvania, E.U.A., 2004.

Versión:



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Código:

7.15 El Coordinador de Contratación Administrativa revisa si existe algún error en el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx). Si existe algún error, se pasará a la actividad 7.16, en caso contrario se pasará a la actividad 7.18. Los errores a revisar por el Coordinador de Contratación Administrativa son: 7.15.1 Errores de forma en la preparación del Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx). 7.15.2 Evitar que colisionen las horas de actividades del Administrador de Contratos asignadas al Proyecto con otras horas de actividades previamente asignadas a otros proyectos o trabajos. 7.16 El Coordinador de Contratación Administrativa solicita al Administrador de Contratos, corregir el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto, indicado las razones de la corrección. 7.17 El Administrador de Contratos corrige el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto. 7.18 El Coordinador de Contratación Administrativa autoriza y entrega copia del Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto al Equipo de Proyecto. 7.19 El Equipo de Proyecto registra el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto dentro del Plan de Gestión del Proyecto (formulario Fx-xx.xx.xxx.xxxx). 7.20 El Coordinador de Contratación Administrativa prepara el Plan General de las Adquisiciones de la UENTE (formulario Fx-xx.xx.xxx.xxxx) con base en el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto. En caso que exista uno, lo actualizará. FIN DE PROCEDIMIENTO.


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1Diagrama de flujo para preparar el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto y el Plan General de las Compras y Adquisiciones de la UENTE

Coordinador de Contratación Administrativa

Administrador de Contratos Equipo de ProyectoDirector (es) de Proceso de la UENTE

Inicio

Entrega Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar al CCA.

Asigna un Administrador de Contrato al Equipo de Proyecto.

Define las restricciones y asunciones del proyecto.

7.1 7.2 7.3

Prepara el EDT del Proyecto

Prepara el Diccionario del EDT del Proyecto

7.4

7.5

Prepara la Estimación de Recursos de las Actividades del Proyecto.

7.6

Prepara el Cronograma del Proyecto

7.7

7.8

Determinar fechas planificadas en cada contrato para coordinar el desarrollo del cronograma del proyecto.

Solicita a los potenciales proveedores cotizaciones.

Identifica potenciales proveedores.

7.9

7.10

A







InicioInicio





Define las restricciones y asunciones del proyecto.Define las restricciones y asunciones del proyecto.

7.1 7.2 7.3

Prepara el EDT del ProyectoPrepara el EDT del Proyecto

Prepara el Diccionario del EDT del ProyectoPrepara el Diccionario del EDT del Proyecto

7.4

7.5

Prepara la Estimación de Recursos de las Actividades del Proyecto.Prepara la Estimación de Recursos de las Actividades del Proyecto.

7.6

Prepara el Cronograma del ProyectoPrepara el Cronograma del Proyecto

7.7

7.8



Solicita a los potenciales proveedores cotizaciones.



7.9

7.10

AA

355




Prepara Estimaciones Independientes

A

Identifica garantías de cumplimiento o contratos de seguros para mitigar algunas formas de riesgo.

Entrega al CCA Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

Revisa si hay errores en el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

Hay errores en el plan?

SI

NO

Solicita al AC corregir el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

Corrige el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

Preparar o actualiza el Plan General de las Adquisiciones de la UENTE

7.11

7.12

7.13

7.15

7.16

7.18

7.17

Plan General de las Compras y Adquisiciones de la UENTE.

Fin

Prepara Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

7.14

Registra Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto.

Autoriza y Entrega el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto.

7.19

7.20

A

B

A

B









AA





Revisa si hay errores en el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

Hay errores en el plan?

SI

NO Hay errores en el plan?

SI

NO







7.11

7.12

7.13

7.15

7.16

7.18

7.17



FinFin





7.14





7.19

7.20

AA

BB

AA

BB

357


Código:

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Procedimiento para preparar el Enunciado del Trabajo del Contrato (SOW) del Proyecto.

Página: 1/7


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TABLA DE CONTENIDO 1. PROPÓSITO...................................................................................................2 2. ALCANCE.......................................................................................................2 3. DOCUMENTOS APLICABLES .......................................................................2 4. POLITICAS .....................................................................................................2 5. RESPONSABILIDADES .................................................................................3 6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS. ....................3 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ....................................................................5 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................7


Código:

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Procedimiento para preparar el Enunciado del Trabajo del Contrato (SOW) del Proyecto.

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358

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Procedimiento para preparar el Enunciado del Trabajo del Contrato

(SOW) del Proyecto. Página: 2/7

Código:

1. PROPÓSITO Suministrar una guía para la preparación del Enunciado del Trabajo del Contrato (SOW) del Proyecto.



Código Nombre del Documento Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Enunciado del Alcance del Proyecto Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Enunciado del Trabajo del Contrato. Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto.

4. POLITICAS 4.1 El Director de la UEN resolverá cualquier diferencia entre el Administrador de Contratos y el Equipo Técnico, referente a las especificaciones técnicas.

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Código:

1. PROPÓSITO Suministrar una guía para la preparación del Enunciado del Trabajo del Contrato (SOW) del Proyecto.



Código Nombre del Documento Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Enunciado del Alcance del Proyecto Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Enunciado del Trabajo del Contrato. Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto.

4. POLITICAS 4.1 El Director de la UEN resolverá cualquier diferencia entre el Administrador de Contratos y el Equipo Técnico, referente a las especificaciones técnicas.

359

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Código:

5. RESPONSABILIDADES 5.1 Director de Proceso de la UENTE 5.1.1 Presentar claramente dentro del Enunciado del Alcance del Proyecto, los nombres que conforman el equipo de proyecto inicial y su líder de proyecto. 5.2 Coordinador de Contratación Administrativa 5.2.1 Negociar con el líder de proyecto la disponibilidad de un Administrador de Contrato antes de su asignación como miembro del equipo de proyecto (previo a la preparación del Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto). 5.3 Administrador de Contratos 5.3.1 Coordinar la preparación del Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto. 5.3.2 Señalar toda falta a los principios de contratación administrativa que cometa las especificaciones técnicas. 5.3.3 Revisar y escoger el tipo de contrato adecuado para mitigar aspectos de riesgo del proyecto.

6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS. administrador de contratos: Funcionario encargado de administrar los contratos de suministro de bienes y servicios que suscriba el ICE con particulares o terceros, con el propósito de asegurar el fiel cumplimento del objeto de la contratación, tanto cualitativa como cuantitativamente. alcance del proyecto: El trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicios o resultado.

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Código:

5. RESPONSABILIDADES 5.1 Director de Proceso de la UENTE 5.1.1 Presentar claramente dentro del Enunciado del Alcance del Proyecto, los nombres que conforman el equipo de proyecto inicial y su líder de proyecto. 5.2 Coordinador de Contratación Administrativa 5.2.1 Negociar con el líder de proyecto la disponibilidad de un Administrador de Contrato antes de su asignación como miembro del equipo de proyecto (previo a la preparación del Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto). 5.3 Administrador de Contratos 5.3.1 Coordinar la preparación del Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto. 5.3.2 Señalar toda falta a los principios de contratación administrativa que cometa las especificaciones técnicas. 5.3.3 Revisar y escoger el tipo de contrato adecuado para mitigar aspectos de riesgo del proyecto.

6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS. administrador de contratos: Funcionario encargado de administrar los contratos de suministro de bienes y servicios que suscriba el ICE con particulares o terceros, con el propósito de asegurar el fiel cumplimento del objeto de la contratación, tanto cualitativa como cuantitativamente. alcance del proyecto: El trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicios o resultado.

360

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Código:

coordinador de contratación administrativa: Funcionario responsable de coordinar todos los procesos de contratación administrativa de su área, con apego a la normativa vigente y los mejores intereses institucionales, en concordancia con los procedimientos establecidos, siendo el interlocutor entre la Proveeduría y las correspondientes dependencias. director de proceso: Funcionario responsable de la áreas de proceso de la UEN Transporte de Electricidad. director de UEN: Director de la Unidad Estratégica de Negocio, en este caso corresponde al Director de la UEN Transporte de Electricidad. enunciado del trabajo del contrato: Descripción del artículo(s) a adquirir con suficiente detalle como para permitir que los potenciales vendedores determinen si podrá suministrar el artículo. Puede incluir especificaciones, cantidad deseada, niveles de calidad, datos de rendimiento, período de rendimiento, lugar de trabajo u otros requisitos. equipo de proyecto: equipo multidisciplinario asignado a un proyecto y coordinado por un líder de proyecto. equipo técnico: equipo multidisciplinario asignado a un proyecto, y responsable de los aspectos técnicos del mismo, y coordinado por un líder técnico. estructura detallada de trabajo (EDT): Descomposición jerárquica con orientación hacia el producto entregable relativa al trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los productos entregables requeridos. proceso de contratación administrativa: proceso de la administración pública para la contratación de materiales, bienes o servicios. red nacional de transporte de electricidad (RNTE): infraestructura eléctrica destinada para el transporte de electricidad de los centros de producción como las plantas hidroeléctricas o térmicas y los centros de consumo.

Versión:



Código:

coordinador de contratación administrativa: Funcionario responsable de coordinar todos los procesos de contratación administrativa de su área, con apego a la normativa vigente y los mejores intereses institucionales, en concordancia con los procedimientos establecidos, siendo el interlocutor entre la Proveeduría y las correspondientes dependencias. director de proceso: Funcionario responsable de la áreas de proceso de la UEN Transporte de Electricidad. director de UEN: Director de la Unidad Estratégica de Negocio, en este caso corresponde al Director de la UEN Transporte de Electricidad. enunciado del trabajo del contrato: Descripción del artículo(s) a adquirir con suficiente detalle como para permitir que los potenciales vendedores determinen si podrá suministrar el artículo. Puede incluir especificaciones, cantidad deseada, niveles de calidad, datos de rendimiento, período de rendimiento, lugar de trabajo u otros requisitos. equipo de proyecto: equipo multidisciplinario asignado a un proyecto y coordinado por un líder de proyecto. equipo técnico: equipo multidisciplinario asignado a un proyecto, y responsable de los aspectos técnicos del mismo, y coordinado por un líder técnico. estructura detallada de trabajo (EDT): Descomposición jerárquica con orientación hacia el producto entregable relativa al trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los productos entregables requeridos. proceso de contratación administrativa: proceso de la administración pública para la contratación de materiales, bienes o servicios. red nacional de transporte de electricidad (RNTE): infraestructura eléctrica destinada para el transporte de electricidad de los centros de producción como las plantas hidroeléctricas o térmicas y los centros de consumo.

361

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Código:

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 7.1 El Director de Proceso de la UENTE, entrega el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx) al Coordinador de Contratación Administrativa. 7.2 El Coordinador de Contratación Administrativa asigna un Administrador de Contratos al Equipo de Proyecto indicado en el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar. 7.3 El Equipo Técnico prepara la lista de materiales, bienes o servicios a comprar o adquirir, necesarios para lograr el objetivo del proyecto. 7.4 El Equipo Técnico define las cantidades de los materiales o bienes a comprar, de acuerdo a la lista de materiales. 7.5 El Equipo Técnico prepara las especificaciones técnicas de todos los materiales o bienes a comprar, como también las especificaciones requeridas para la adquisición de los servicios. 7.6 El Equipo Técnico entrega al Administrador de Contratos, las especificaciones técnicas de los materiales, bienes y servicios requeridos para el proyecto. 7.7 El Administrador de Contratos revisa las especificaciones técnicas recibidas del Equipo Técnico para determinar si las mismas incumplen alguno de los principios de la Contratación Administrativa. Si existe algún incumplimiento, se pasará a la actividad 7.12, en caso contrario se pasará a la actividad 7.8 7.8 El Administrador de Contrato aprueba las especificaciones técnicas, firmando al final de las especificaciones, y devolverá las especificaciones al Equipo Técnico. 7.9 El Equipo Técnico prepara los datos de rendimiento de los artículos (materiales, bienes o servicios) por adquirir. Corresponde a las especificaciones técnicas o cláusulas del contrato que el vendedor debe de cumplir, al momento de entregar los materiales, bienes o servicios. No corresponde a las especificaciones técnicas o requerimientos que el vendedor debe cumplir en el momento de presentar su oferta.

Versión:



Código:

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 7.1 El Director de Proceso de la UENTE, entrega el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx) al Coordinador de Contratación Administrativa. 7.2 El Coordinador de Contratación Administrativa asigna un Administrador de Contratos al Equipo de Proyecto indicado en el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar. 7.3 El Equipo Técnico prepara la lista de materiales, bienes o servicios a comprar o adquirir, necesarios para lograr el objetivo del proyecto. 7.4 El Equipo Técnico define las cantidades de los materiales o bienes a comprar, de acuerdo a la lista de materiales. 7.5 El Equipo Técnico prepara las especificaciones técnicas de todos los materiales o bienes a comprar, como también las especificaciones requeridas para la adquisición de los servicios. 7.6 El Equipo Técnico entrega al Administrador de Contratos, las especificaciones técnicas de los materiales, bienes y servicios requeridos para el proyecto. 7.7 El Administrador de Contratos revisa las especificaciones técnicas recibidas del Equipo Técnico para determinar si las mismas incumplen alguno de los principios de la Contratación Administrativa. Si existe algún incumplimiento, se pasará a la actividad 7.12, en caso contrario se pasará a la actividad 7.8 7.8 El Administrador de Contrato aprueba las especificaciones técnicas, firmando al final de las especificaciones, y devolverá las especificaciones al Equipo Técnico. 7.9 El Equipo Técnico prepara los datos de rendimiento de los artículos (materiales, bienes o servicios) por adquirir. Corresponde a las especificaciones técnicas o cláusulas del contrato que el vendedor debe de cumplir, al momento de entregar los materiales, bienes o servicios. No corresponde a las especificaciones técnicas o requerimientos que el vendedor debe cumplir en el momento de presentar su oferta.

362

Versión:



Código:

7.10 El Equipo Técnico prepara el Enunciado del Contrato del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx). Debe estar basado en el Enunciado del Alcance del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx), en el EDT del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx) y el Diccionario del EDT del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx). 7.11 El Equipo de Proyecto registra el Enunciado del Contrato del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx) dentro del Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto. 7.12 El Administrador de Contratos solicita al Equipo Técnico corregir las especificaciones técnicas que incumplen con los principios de contratación administrativa. 7.13 El Equipo de Proyecto revisa las correcciones indicadas por el Administrador de Contratos. Si el Equipo de Proyecto acepta modificar las especificaciones técnicas, se pasará a la actividad 7.14, en caso contrario se pasará a la actividad 7.15. 7.14 El Equipo Técnico corrige las especificaciones técnicas que incumple con los principios de contratación administrativa. 7.15 El Equipo Técnico y el Administrador de Contratos presentan juntos al Director de UEN, un resumen de los puntos de las especificaciones técnicas en que están en desacuerdo. Tanto el Equipo Técnico como el Administrador de Contratos deben aportar la suficiente información para que el Director de UEN valore ambos puntos de vista. 7.16 El Director de UEN escoge uno de los criterios presentados por el Equipo Técnico y el Administrador de Contratos. Si el Director de UEN escoge el criterio del Administrador de Contrato, se pasará a la actividad 7.17, en caso contrario se pasará a la actividad 7.18. 7.17 El Director de UEN solicita al Equipo Técnico, corregir las especificaciones técnicas de acuerdo con el criterio del Administrador de Contratos.

Versión:



Código:

7.10 El Equipo Técnico prepara el Enunciado del Contrato del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx). Debe estar basado en el Enunciado del Alcance del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx), en el EDT del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx) y el Diccionario del EDT del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx). 7.11 El Equipo de Proyecto registra el Enunciado del Contrato del Proyecto (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx) dentro del Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto. 7.12 El Administrador de Contratos solicita al Equipo Técnico corregir las especificaciones técnicas que incumplen con los principios de contratación administrativa. 7.13 El Equipo de Proyecto revisa las correcciones indicadas por el Administrador de Contratos. Si el Equipo de Proyecto acepta modificar las especificaciones técnicas, se pasará a la actividad 7.14, en caso contrario se pasará a la actividad 7.15. 7.14 El Equipo Técnico corrige las especificaciones técnicas que incumple con los principios de contratación administrativa. 7.15 El Equipo Técnico y el Administrador de Contratos presentan juntos al Director de UEN, un resumen de los puntos de las especificaciones técnicas en que están en desacuerdo. Tanto el Equipo Técnico como el Administrador de Contratos deben aportar la suficiente información para que el Director de UEN valore ambos puntos de vista. 7.16 El Director de UEN escoge uno de los criterios presentados por el Equipo Técnico y el Administrador de Contratos. Si el Director de UEN escoge el criterio del Administrador de Contrato, se pasará a la actividad 7.17, en caso contrario se pasará a la actividad 7.18. 7.17 El Director de UEN solicita al Equipo Técnico, corregir las especificaciones técnicas de acuerdo con el criterio del Administrador de Contratos.

363

Versión:



Código:

7.18 El Director de UEN autoriza al Equipo Técnico a mantener las especificaciones técnicas. Presentará una nota al Administrador de Contrato de eximiéndolo de toda responsabilidad que se derive de las faltas a los principios de contratación administrativa. FIN DE PROCEDIMIENTO.


Versión:



Código:

7.18 El Director de UEN autoriza al Equipo Técnico a mantener las especificaciones técnicas. Presentará una nota al Administrador de Contrato de eximiéndolo de toda responsabilidad que se derive de las faltas a los principios de contratación administrativa. FIN DE PROCEDIMIENTO.


364

1Diagrama de flujo para preparar el Enunciado del Trabajo del Contrato (SOW) del Proyecto.


Administrador de Contratos

Equipo TécnicoDirector (es) de Proceso de la UENTE

Director de UEN

Inicio


7.1 7.2


Prepara lista de materiales, bienes o servicios a comprar o adquirir.

7.3

Define las cantidades a comprar.

Prepara las especificaciones técnicas.

Entrega las espec. técnicas al Administrador de Contratos.

Revisa si las espec. técnicas incumple algún principio de Contratación Adm.

Incumple los principios?

SI

NO

Solicita al Equipo Técnico corregir las especificaciones técnicas.

Corrige las especificaciones técnicas

Aprueba las especificaciones técnicas y devuelve las espec. tec. al equipo técnico

Acepta las correciones?

SI

NO

Revisa las correcciones y acepta modificar las espec. técnicas.

7.4

7.5

7.6

7.7

Presentan al Director de UEN los puntos en descuerdo.

7.8

A

7.12

7.13

7.14

7.15

Escoge el criterio del Administrador de Contrato o del Equipo Técnico.

7.16

Escoge criterio del

A.C.?

SI

NO

Solicita al Equipo Técnico, corregir las especif. técnicas de acuerdo con el criterio del A.C.

A

A

Autoriza al Equipo Técnico mantener las especificaciones técnicas.

A

7.17

7.18





Director de UEN





Director de UEN

InicioInicio



7.1 7.2





7.3










SI

NO Incumple los principios?

SI

NO





Aprueba las especificaciones técnicas y devuelve las espec. tec. al equipo técnico

Acepta las correciones?

SI

NO



7.4

7.5

7.6

7.7

Presentan al Director de UEN los puntos en descuerdo.Presentan al Director de UEN los puntos en descuerdo.

7.8

AA

7.12

7.13

7.14

7.15



7.16

Escoge criterio del

A.C.?

SI

NO



AA

A



AA

7.17

7.18

365





Director de UEN

7.9

A

Prepara los datos de rendimiento de los artículos por adquirir.

7.10

Prepara el Enunciado del Contrato del Proyecto

Enunciado del Contrato del Proyecto.

Registra el Enunciado del Contrato del Proyecto en el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

Fin

7.11





Director de UEN





Director de UEN

7.9

AA



7.10







FinFin

7.11

367



Versión:

Procedimiento para preparar el Plan Anual de Compras de la UENTE.

Página: 1/6


Elaborado por:

Aprobado por:

Rige a partir de:




Versión:

Procedimiento para preparar el Plan Anual de Compras de la UENTE.

Página: 1/6


Elaborado por:

Aprobado por:

Rige a partir de:


368

Versión:

Procedimiento para preparar el Plan Anual de Compras de la UENTE. Página:

2/6

Código:

1. PROPÓSITO Suministrar una guía para la preparación del Plan Anual de Compras de la UENTE.

2. ALCANCE Aplica a de la UEN Transporte de Electricidad y todos sus centros funcionales, cuando requieran de la adquisición de: 2.1 Materiales, bienes o servicios para las nuevas obras y/o ampliaciones de la RNTE. 2.2 Materiales, bienes o servicios de mayor cuantía para el mantenimiento y/o la operación de la RNTE (Aquellos por montos mayores al permitido en las Contrataciones Directas).


Código Nombre del Documento Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Plan Anual de Compras de la UENTE. Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Plan de Gestión de las Adquisiciones. Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Plan General de las Compras y Adquisiciones de la UENTE.

4. POLITICAS 4.1 El Plan Anual de Compra de la UENTE, es un requisito administrativo para iniciar trámite de cualquier compra por medio de un proceso ordinario.

Versión:


2/6

Código:

1. PROPÓSITO Suministrar una guía para la preparación del Plan Anual de Compras de la UENTE.

2. ALCANCE Aplica a de la UEN Transporte de Electricidad y todos sus centros funcionales, cuando requieran de la adquisición de: 2.1 Materiales, bienes o servicios para las nuevas obras y/o ampliaciones de la RNTE. 2.2 Materiales, bienes o servicios de mayor cuantía para el mantenimiento y/o la operación de la RNTE (Aquellos por montos mayores al permitido en las Contrataciones Directas).


Código Nombre del Documento Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Plan Anual de Compras de la UENTE. Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Plan de Gestión de las Adquisiciones. Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Plan General de las Compras y Adquisiciones de la UENTE.

4. POLITICAS 4.1 El Plan Anual de Compra de la UENTE, es un requisito administrativo para iniciar trámite de cualquier compra por medio de un proceso ordinario.

369

Versión:


3/6

Código:

4.2 El Plan General de las Compras y Adquisiciones de la UENTE está por encima del Plan Anual de Compras de la UENTE, de manera que este último estará subordinado al Plan General de la Compras y Adquisiciones, siendo necesario mantener siempre actualizado el Plan Anual de Compras de la UENTE.

5. RESPONSABILIDADES 5.1 Coordinador de Contratación Administrativa 5.1.1 Coordinar con lo Directores de Proceso de la UENTE, para la elaboración del Plan Anual de Compras de la UENTE.

6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS. coordinador de contratación administrativa: Funcionario responsable de coordinar todos los procesos de contratación administrativa de su área, con apego a la normativa vigente y los mejores intereses institucionales, en concordancia con los procedimientos establecidos, siendo el interlocutor entre la Proveeduría y las correspondientes dependencias. director de proceso: Funcionario responsable de la áreas de proceso de la UEN Transporte de Electricidad. director de UEN: Director de la Unidad Estratégica de Negocio, en este caso corresponde al Director de la UEN Transporte de Electricidad. plan anual de compras: Es el plan mediante el cual la UENTE propone las adquisiciones requeridas para el año siguiente a su publicación. plan de gestión de las adquisiciones del proyecto: el documento que describe cómo serán gestionado los procesos de adquisición desde la etapa de adquisición de la documentación de adquisición hasta el cierre del contrato.

Versión:


3/6

Código:

4.2 El Plan General de las Compras y Adquisiciones de la UENTE está por encima del Plan Anual de Compras de la UENTE, de manera que este último estará subordinado al Plan General de la Compras y Adquisiciones, siendo necesario mantener siempre actualizado el Plan Anual de Compras de la UENTE.

5. RESPONSABILIDADES 5.1 Coordinador de Contratación Administrativa 5.1.1 Coordinar con lo Directores de Proceso de la UENTE, para la elaboración del Plan Anual de Compras de la UENTE.

6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS. coordinador de contratación administrativa: Funcionario responsable de coordinar todos los procesos de contratación administrativa de su área, con apego a la normativa vigente y los mejores intereses institucionales, en concordancia con los procedimientos establecidos, siendo el interlocutor entre la Proveeduría y las correspondientes dependencias. director de proceso: Funcionario responsable de la áreas de proceso de la UEN Transporte de Electricidad. director de UEN: Director de la Unidad Estratégica de Negocio, en este caso corresponde al Director de la UEN Transporte de Electricidad. plan anual de compras: Es el plan mediante el cual la UENTE propone las adquisiciones requeridas para el año siguiente a su publicación. plan de gestión de las adquisiciones del proyecto: el documento que describe cómo serán gestionado los procesos de adquisición desde la etapa de adquisición de la documentación de adquisición hasta el cierre del contrato.

370

Versión:


4/6

Código:

plan general de las compras y adquisiciones de la uente: conjunto de planes de gestión de las adquisiciones de los proyectos de la UENTE. proceso de contratación administrativa: proceso de la administración pública para la contratación de materiales, bienes o servicios. red nacional de transporte de electricidad (RNTE): infraestructura eléctrica destinada para el transporte de electricidad de los centros de producción como las plantas hidroeléctricas o térmicas y los centros de consumo.

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 7.1 El Coordinador prepara lista preliminar de las contrataciones del próximo año. Esta lista estará basada en el Plan General de las Compras y Adquisiciones de la UENTE, y de la lista de proyectos que se encuentren en la etapa de preparación de su Plan de Gestión de las Adquisiciones. 7.2 El Coordinador de Contratación Administrativa solicita a los Directores de Proceso de la UENTE, el Plan Anual de Compras de sus procesos respectivos. 7.3 El Director de Proceso prepara el Plan Anual de Compras de su proceso respectivo. Debe considerar los siguientes puntos: 7.3.1 Tipo de bien, servicio u obra por contratar. 7.3.2 Proyecto o programa dentro del cual se realizará la contratación. 7.3.3 Monto estimado de la contratación. 7.3.4 Período estimado del inicio de los procedimientos de contratación. 7.3.5 Fuente de financiamiento.

Versión:


4/6

Código:

plan general de las compras y adquisiciones de la uente: conjunto de planes de gestión de las adquisiciones de los proyectos de la UENTE. proceso de contratación administrativa: proceso de la administración pública para la contratación de materiales, bienes o servicios. red nacional de transporte de electricidad (RNTE): infraestructura eléctrica destinada para el transporte de electricidad de los centros de producción como las plantas hidroeléctricas o térmicas y los centros de consumo.

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 7.1 El Coordinador prepara lista preliminar de las contrataciones del próximo año. Esta lista estará basada en el Plan General de las Compras y Adquisiciones de la UENTE, y de la lista de proyectos que se encuentren en la etapa de preparación de su Plan de Gestión de las Adquisiciones. 7.2 El Coordinador de Contratación Administrativa solicita a los Directores de Proceso de la UENTE, el Plan Anual de Compras de sus procesos respectivos. 7.3 El Director de Proceso prepara el Plan Anual de Compras de su proceso respectivo. Debe considerar los siguientes puntos: 7.3.1 Tipo de bien, servicio u obra por contratar. 7.3.2 Proyecto o programa dentro del cual se realizará la contratación. 7.3.3 Monto estimado de la contratación. 7.3.4 Período estimado del inicio de los procedimientos de contratación. 7.3.5 Fuente de financiamiento.

371

Versión:


5/6

Código:

7.3.6 Tipo de Concurso. 7.4 Los Directores de Proceso de la UENTE entregan sus planes anuales de compra al Coordinador de Contratación Administrativa. 7.5 El Coordinador de Contratación Administrativa revisa si la información de los planes anuales de compra de los procesos, difiere con la lista preliminar. Debe prestar atención el Coordinador de Contratación Administrativa si existen contratos en la lista preliminar, que los Directores de Proceso no incluyeron en sus Planes de Compra, para advertir que el Plan General de las Compras y Adquisiciones de la UENTE, no se encuentra actualizado o que fueron omitidos en los planes anuales de compra. Si existen diferencias en la información, se pasará a la actividad 7.10, en caso contrario se pasará a la actividad 7.6. 7.6 El Coordinador de Contratación Administrativa firma y consolida todos los planes anuales de compra de los procesos. Lo preparará en un documento llamado: Plan Anual de Compras de la UENTE (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx). 7.7 El Coordinador de Contratación Administrativa entrega el Plan Anual de Compras de la UENTE al Director de la UEN. 7.8 El Director de UEN firma el Plan Anual de Compras de la UENTE. 7.9 El Coordinador de Contratación Administrativa envía el Plan Anual de Compras de la UENTE a la Subgerencia de Electricidad. 7.10 El Coordinador de Contratación Administrativa solicita al Director (es) de Proceso, corregir los planes anuales de compra recibidos. Deberá indicar con suficiente claridad, que puntos debe de corregir del plan anual de compra. 7.11 El Director (es) de Proceso corrige el plan anual de compra, de acuerdo con lo indicado por el Coordinador de Contratación Administrativa. FIN DE PROCEDIMIENTO.

Versión:


5/6

Código:

7.3.6 Tipo de Concurso. 7.4 Los Directores de Proceso de la UENTE entregan sus planes anuales de compra al Coordinador de Contratación Administrativa. 7.5 El Coordinador de Contratación Administrativa revisa si la información de los planes anuales de compra de los procesos, difiere con la lista preliminar. Debe prestar atención el Coordinador de Contratación Administrativa si existen contratos en la lista preliminar, que los Directores de Proceso no incluyeron en sus Planes de Compra, para advertir que el Plan General de las Compras y Adquisiciones de la UENTE, no se encuentra actualizado o que fueron omitidos en los planes anuales de compra. Si existen diferencias en la información, se pasará a la actividad 7.10, en caso contrario se pasará a la actividad 7.6. 7.6 El Coordinador de Contratación Administrativa firma y consolida todos los planes anuales de compra de los procesos. Lo preparará en un documento llamado: Plan Anual de Compras de la UENTE (formulario Fxx-xx.xx.xxx.xxxx). 7.7 El Coordinador de Contratación Administrativa entrega el Plan Anual de Compras de la UENTE al Director de la UEN. 7.8 El Director de UEN firma el Plan Anual de Compras de la UENTE. 7.9 El Coordinador de Contratación Administrativa envía el Plan Anual de Compras de la UENTE a la Subgerencia de Electricidad. 7.10 El Coordinador de Contratación Administrativa solicita al Director (es) de Proceso, corregir los planes anuales de compra recibidos. Deberá indicar con suficiente claridad, que puntos debe de corregir del plan anual de compra. 7.11 El Director (es) de Proceso corrige el plan anual de compra, de acuerdo con lo indicado por el Coordinador de Contratación Administrativa. FIN DE PROCEDIMIENTO.

372

Versión:


6/6

Código:

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA PMI (Project Management Institute): Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos. Tercera edición. Newton Square, Pennsylvania, E.U.A., 2004. Reglamento Interno de la Contratación Administrativa (RICA).

Versión:


6/6

Código:

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA PMI (Project Management Institute): Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos. Tercera edición. Newton Square, Pennsylvania, E.U.A., 2004. Reglamento Interno de la Contratación Administrativa (RICA).

373

1Diagrama de flujo para preparar el Plan Anual de Compras de la UENTE.


Director (es) de Proceso de la UENTEDirector de la UEN

Inicio

Prepara lista preliminar de próximas contrataciones.

7.1

7.2 7.3

7.47.5

7.7

7.6

7.9

7.8

Solicita a los Directores de Procesos, el Plan Anual de Compras de cada proceso

Prepara el Plan Anual de Compras del proceso.

Entrega el Plan Anual de Compras del proceso al CCA.

Revisa si la información difiere entre los planes anuales recibidos y la lista preliminar de próximas contrataciones.

Hay diferencias?

SI

NO

Solicita al Director (es) corregir su Plan Anual de Compras

Corrige el Plan Anual de Compras del proceso

Consolida los Planes Anuales de Compras de todos los procesos y los firma.

Entrega el Plan Anual de Compras de la UENTE al Director de UEN.

Firma el Plan Anual de Compras de la UEN

Envía el Plan Anual de Compras de la UENTE a la Subgerencia de Electricidad.

Plan Anual de Compras de la UENTE.

A

A

Fin

7.10

7.11







InicioInicio

Prepara lista preliminar de próximas contrataciones.Prepara lista preliminar de próximas contrataciones.

7.1

7.2 7.3

7.47.5

7.7

7.6

7.9

7.8



Prepara el Plan Anual de Compras del proceso.Prepara el Plan Anual de Compras del proceso.

Entrega el Plan Anual de Compras del proceso al CCA.Entrega el Plan Anual de Compras del proceso al CCA.



Hay diferencias?

SI

NO Hay diferencias?

SI

NO

Solicita al Director (es) corregir su Plan Anual de ComprasSolicita al Director (es) corregir su Plan Anual de Compras

Corrige el Plan Anual de Compras del procesoCorrige el Plan Anual de Compras del proceso



Entrega el Plan Anual de Compras de la UENTE al Director de UEN.Entrega el Plan Anual de Compras de la UENTE al Director de UEN.

Firma el Plan Anual de Compras de la UENFirma el Plan Anual de Compras de la UEN





AA

AA

FinFin

7.10

7.11

375

4.2.6 Planificación de la Contratación


Adquisiciones y el Proceso de Planificación de la Contratación de la Guía PMBOK.


Adquisiciones y el Proceso de Planificación de la Contratación de la Guía PMBOK)

y el análisis realizado en el punto 4.2.3 (Análisis del Reglamento Interno de la

Contratación Administrativa del ICE) del presente capítulo, se propone las

siguientes acciones de mejora:

• Sistematizar el proceso de Planificación de la Contratación por medio de

procedimientos orientados a la obtención de resultados.

• Crear formularios adecuados para apoyar los procedimientos de


• Convertir la Planificación de la Contratación en una práctica común, en

todos los centros funcionales de la UENTE.

• Llevar a cabo un programa de capacitación en la UENTE, con las personas

involucradas en la preparación de las entradas al Proceso de Planificación

de la Contratación.

• Presentar una propuesta a la Gerencia General y la Proveeduría, para

reducir la cantidad de documentos y simplificarlos, en aras de reducir los

376

Baches de Tiempos y los Costos de Transacción asociados al Proceso de


• Presentar a la Gerencia General una propuesta para cambiar a la

Proveeduría como la única instancia encargada de estandarizar la

documentación relacionada con la contratación administrativa, y en su lugar

la Proveeduría junto con el grupo de Coordinadores de Contratación

Administrativa sean los responsables en estandarizar y/o aprobar los

cambios a los documentos normalizados relacionados con la contratación

administrativa.

• Eliminar el requisito de presentar un Estudio de Mercado a la Proveeduría

como parte de los documentos necesarios para iniciar el trámite interno de

publicación del cartel de licitación. En su lugar, la Auditoría Interna velará

que en cada uno de los proceso de licitación de la UENTE, existan las

Estimaciones Independientes.

• Eliminar el requisito de presentar la Certificación de Existencias de

Materiales en Almacenes como parte de los documentos necesarios para

iniciar el trámite interno de publicación del cartel de licitación. En su lugar, la

Certificación de Existencias estará dentro del Plan de Gestión de las

Adquisiciones del Proyecto como un activo de la organización, y la Auditoria

Interna periódicamente auditará todos los planes de Gestión de las

Adquisiciones de los Proyectos de la UENTE.

377

• Eliminar la copia del la publicación del Plan Anual de Compras en la

Gaceta. En su lugar, el Coordinador de Contratación Administrativa deber

ser responsable que la contratación este contemplado dentro del Plan

Anual de Compras, publicado en el periódico La Gaceta.

• Cambiar el requisito de presentar el cronograma de compra de la licitación

por el cronograma del proyecto.

378

b. Principios, Políticas, Normas y Procedimientos para la Planificación de la

Contratación.

Tomando las consideraciones de los puntos 4.1.6 (Brechas entre la Gestión Actual

de Adquisiciones y el Proceso de Planificación de la Contratación de la Guía

PMBOK) y 4.2.3 (Análisis del Reglamento Interno de la Contratación

Administrativa del ICE) del presente capítulo, se proponen principios, políticas,

normas y procedimientos para la Planificación de la Contratación. Estos

conformarán el Modelo de Gestión de Adquisiciones Propuesto.




379

PRINCÍPIOSTodo proceso de Planificación de la Contratación deberá respetar los siguientes principios:

Buena Fe: Claro convencimiento que las compras o adqusiciones son lícitas, verdaderas y justas.Competencia: Asegurar en los proceso de adquisición, la participación del mayor número posible de oferentes calificados, para que exista una verdadera y efectiva competencia de negocio, que asegure que los participantes en dichos procesos, realizarán sus mayores esfuerzos para ofrecer las mejores condiciones de contratación para el propietario.Debido Proceso: Los procesos que se apliquen en todos los procesos de adquisición deben ser correctos y estar de conformidad con la correspondiente legislación y normativas aplicables.Eficacia: Actuación encaminada al cumplimiento del fin público asignado a la UEN.Eficiencia: Planificación eficiente de las compras y adquisiciones, conforme al interés público perseguido.Formalismo de los procedimientos licitatorios: Cumplimiento de los requisitos formales de la contratación administrativa, como recursos de fiscalización del buen uso de los recursos públicos.Interés Público: Actuación encaminada hacia el logro del bien común, bien público o interés público.Seguridad Jurídica: Toda futura obligación contractual, debe ser bien definida, para que las partes sepan a que atenerse, garantizándose de este modo la correcta aplicación del derecho.

380

A continuación se presenta la propuesta de las políticas para la Planificación de la

Contratación, y la Norma como marco regulatorio, empleando el método de juicio



POLITICAS1. La elaboración de la Documentación de la Adquisición es considerado de actividad prioritaria, sobre las demás actividades ordinarias de todos los funcionarios de la UEN.2. Todas las personas involucradas en la preparación de la Documentación de la Adquisición, prestarán su atención correcta y oportuna.3. El Director de la UEN resolverá cualquier diferencia entre el Administrador de Contratos y el Equipo Técnico, referente a la aprobación o rechazo de las Solicitudes de Cambio del Enunciado del Trabajo del Contrato.

381

NORMASTITULO IDEFINICIONES

Administrador de Contrato (AC): Funcionario encargado de administrar los contratos de suministro de bienes y servicios que suscriba el ICE con particulares o terceros, con el propósito de asegurar el fiel cumplimento del objeto de la contratación, tanto cualitativa como cuantitativamente.Area Gestión Financiera UENTE: Centro funcional encargado de la gestión financiera de la UEN Transporte de Electricidad.Cartel de Licitación: Pliego de condiciones técnicas y legales que dan respaldo jurídico a la administración pública y los oferentes, con el fin de recibir de los oferentes propuestas técnicas y económicas para la adquisición de materiales, bienes y servicios.Coordinador de la Contratación Administrativa (CCA): Funcionario o dependencia responsable de coordinar todos los procesos de contratación administrativa de su área, con apego a la normativa vigente y los mejores intereses institucionales, en concordancia con los procedimientos establecidos, siendo el interlocutor entre la Proveeduría y las correspondientes dependencias.Director de UEN: Director de la Unidad Estratégica de Negocio, en este caso corresponde al Director de la UEN Transporte de Electricidad.División de Contratación Administrativa: Dependencia perteneciente a la Dirección Jurídica Institucional, cuya función es brindar la asesoría jurídica y los servicios que en materia de contratación administrativa requiera la Institución.Documentación de la Adquisición: Documentación utilizada para pedir propuestas a los potenciales proveedores o vendedores y repalden los procesos de Solicitud de Respuest a Vendedores y Selección de Vendedores.

Enunciado del Trabajo del Contrato: Descripción de artículo(s) a adquirir con suficiente detalle como para permitir que los potenciales vendedores determinen su oidrpa suministrar el artículo. Puede incluir especificaciones, cantidad deseada, niveles de calidad, datos de rendimiento, período de rendimiento, lugar de trabajo u otros requisitos.Equipo de Proyecto: Equipo multidiciplinario asignado a un proyecto y coordinado por un líder de proyecto.Equipo Técnico: Equipo multidiciplinario asignado a un proyecto responsable de los aspectos técnicos del mismo y coordinado por un líder técnico.Solicitud de Cambios: Documento donde se presenta los cambios para ampliar o reducir el alcance del proyecto, modificar políticas, planes de gestión del proyecto, procedimientos, costos o presupuestos, el cual requiere de su debida autorización.

382



Sección 1: Administrador de Contratos

1. Los Administradores de Contratos, tienen las siguientes responsabilidades:

a. Coordinar la preparación de la Documentación de la Adquisición del Proyecto.b. Informar a los involucrados en la preparación de la Documentación de la Adquisición, si se presentan situaciones de atraso con las actividades relacionadas a preparación de la Documentación de la Adquisición.

c. Garantizar que se cumplan los principios para la Planificación de la Contratación.d. Verificar que los cambios a tomar en el Enunciado del Trabajo del Contrato, no expongan al proyecto a nuevas condiciones de riesgo sin valorar.d. Tramitar los permisos respectivos para modificar el Plan Anual de Compras de la UEN, para aquellas licitaciones que no fueron incluidas dentro del Programa Anual de Compras del ICE, publicado en el diario oficial La Gaceta.

Sección 2: Equipo de Proyecto

2. El Equipo de Proyecto, tiene la siguientes resposabilidades:a. Preparar la presupuesto de compras del proyecto.b. Definir las estructuras presupuestarias del proyecto.

Sección 3: Equipo de Proyecto

3. El Equipo Técnico, tiene la siguiente responsabilidad:a. Justificar y validar los cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto

Capítulo II: Roles

Sección 1: División de Contratación Administrativa - DJI

4. La División de Contratación Administrativa tiene las siguientes obligaciones:

a. Revisar los carteles de licitación a solicitud de las dependencias del ICE.b. Brindar la asesoría jurídica y los servicios en materia de contratación administrativa.

383

TITULO IIIDocumentación de la Adquisición del Proyecto

5. La Documentación de la Adquisición del Proyecto, será archivada en el expediente de licitación y custodiada por el Administrador de Contratos en la Oficina de Gestión Recursos Materiales y Adquisiciones de la UENTE.6. El expediente estará a disposición de la Auditoría Interna, cuando este la solicite.7. Todos los centros funcionales de la UENTE y el Equipo de Proyecto, garantizarán los recursos necesarios para brindar oportunidad a la información requerida, con el fin de preparar la Documentación de la Adquisición del Proyecto.8. El Director de UEN, definirá las acciones a tomar, en caso que la Subgerencia rechace una modificación al Plan de Compras de la UENTE.9. La preparación de la Documentación de la Adquisición del Proyecto, no deberá extenderse más de 10 días hábiles.

TITULO IVActualización al Enunciado del Trabajo del Contrato

10. La Actualización al Enunciado del Trabajo se presentará por medio de una Solicitud de Cambios, de acuerdo al formato establecido.11. Todas las Solicitudes de Cambio y las Actualizaciones al Enunciado del Alcance del Proyecto se archivarán dentro del Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto.12. Cambios en el Enunciado del Trabajo del Contrato que afecten al Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto, deberá 13. Todos los centros funcionales de la UENTE y el Equipo de Proyecto, garantizarán los recursos necesarios para brindar oportunidad para actualizar el Enunciado del Trabajo del Contrato.14. La Actualización de Enunciado del Trabajo del Contrato no deberá tomar más de 3 días hábiles. Se condecerá 5 días habiles adicionales en caso que el Equipo Técnico y el Administrador de Contratos requieran de tiempo para validar los criterios a presentar al Director de UEN.

384

Seguidamente se presentan los siguientes procedimientos internos de la UENTE,

basado en la Guía PMBOK (PMI, 2004) para la Planificación de la Contratación:

• Procedimiento para preparar la Documentación de la Adquisición del

Proyecto.

• Procedimiento para actualizar el Enunciado del Trabajo del Contrato del

Proyecto.

385


Código:

Versión:

Procedimiento para preparar la Documentación de la Adquisición del Proyecto.

Página: 1/6


Elaborado por:

Aprobado por:

Rige a partir de:


386

Versión:

Procedimiento para preparar la Documentación de la Adquisición del

Proyecto. Página: 2/6

Código:

1. PROPÓSITO Suministrar una guía para la preparación de la Documentación de la Adquisición del Proyecto, utilizados para pedir propuestas a los potenciales proveedores o vendedores, y respalden los procesos de Solicitud de Respuestas a Vendedores y Selección de Vendedores.



Código Nombre del Documento Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Documentación de la Adquisición del Proyecto.

387

Versión:



Código:

4. POLITICAS 4.1 La elaboración de la Documentación de la Adquisición es considerado de actividad prioritaria, sobre las demás actividades ordinarias de todos los funcionarios de la UEN. 4.2 Todas las personas involucradas en la preparación de la Documentación de la Adquisición, prestarán su atención correcta y oportuna.

5. RESPONSABILIDADES 5.1 Administrador de Contratos 5.1.1 Coordinar la preparación de la Documentación de la Adquisición del Proyecto. 5.1.2 Informar a los involucrados en este procedimiento, cuando se presenta una situación de atraso prolongado con la ejecución de alguna de las tareas aquí indicadas. 5.1.3 Garantizar que se cumplan los principios para la Planificación de la Contratación.

388

Versión:



Código:

6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS. administrador de contratos: Funcionario encargado de administrar los contratos de suministro de bienes y servicios que suscriba el ICE con particulares o terceros, con el propósito de asegurar el fiel cumplimento del objeto de la contratación, tanto cualitativa como cuantitativamente. área gestión financiera uente: Centro funcional encargado de la gestión financiera de la UEN Transporte Electricidad. cartel de licitación: Pliego de condiciones técnicas y legales que dan respaldo jurídico a la administración pública y los oferentes, con el fin de recibir de los oferentes propuestas técnicas y económicas para la adquisición de materiales, bienes y servicios. director de UEN: Director de la Unidad Estratégica de Negocio, en este caso corresponde al Director de la UEN Transporte de Electricidad. enunciado del trabajo del contrato: Descripción del artículo(s) a adquirir con suficiente detalle como para permitir que los potenciales vendedores determinen si podrá suministrar el artículo. Puede incluir especificaciones, cantidad deseada, niveles de calidad, datos de rendimiento, período de rendimiento, lugar de trabajo u otros requisitos. equipo de proyecto: equipo multidisciplinario asignado a un proyecto y coordinado por un líder de proyecto. equipo técnico: equipo multidisciplinario asignado a un proyecto, responsable de los aspectos técnicos del mismo, y coordinado por un líder técnico. proceso de contratación administrativa: proceso de la administración pública para la contratación de materiales, bienes o servicios. red nacional de transporte de electricidad (RNTE): infraestructura eléctrica destinada para el transporte de electricidad de los centros de producción como las plantas hidroeléctricas o térmicas y los centros de consumo.

389

Versión:



Código:

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 7.1 El Equipo Técnico entrega al Administrador de Contratos, el Enunciado del Trabajo del Contrato. 7.2 El Administrador de Contratos revisa si la adquisición fue listada dentro del Plan Anual de Compras y publicado en el Programa Anual de Compras del ICE en el diario oficial La Gaceta. Si la adquisición fue publicada en La Gaceta, se parará a la actividad 7.3, en caso contrario se pasará a la actividad 7.11. 7.3 El Administrador de Contratos solicita al Equipo de Proyecto, el monto del presupuesto para la adquisición y la(s) estructura(s) presupuestaria(s). 7.4 El Equipo de Proyecto entregará al Administrador de Contratos el monto del presupuesto para la adquisición y la(s) estructura(s) presupuestaria(s). 7.5 El Administrador de Contratos solicita al Área Gestión Financiera de la UENTE, un número de compromiso. Para tal efecto, el Administrador de Contratos indicará el monto total presupuestado de la adquisición y la(s) estructuras(s) presupuestaria(s) brindadas por el Equipo de Proyecto. 7.6 El Área Gestión Financiera de la UENTE entrega al Administrador de Contratos, un número de compromiso para la adquisición. 7.7 El Administrador de Contratos prepara el Cartel de Licitación basado en el Enunciado de Trabajo del Contrato, de acuerdo al formato oficial establecido. 7.8 El Administrador de Contratos solicita al Equipo de Proyecto una copia del cronograma del proyecto. 7.9 El Equipo de Proyecto entrega al Administrador de Contratos copia del Cronograma del Proyecto. Este cronograma deberá contener los últimos cambios o actualizaciones. 7.10 El Administrador de Contratos archiva el Cartel de Licitación, la copia del Cronograma del Proyecto y copia de las Estimaciones Independientes del Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto en el expediente de Documentación de las Adquisiciones del Proyecto. 7.11 El Administrador de Contratos prepara Solicitud de Modificación al Plan Anual de Compras de la UENTE.

390

Versión:



Código:

7.12 El Director de UEN firma la Solicitud de Modificación al Plan Anual de Compras de la UENTE. 7.13 El Administrador de Contratos envía la Solicitud de Modificación al Plan Anual de Compras de la UENTE a la Subgerencia para la aprobación. 7.14 El Administrador de Contratos recibe la respuesta de la Subgerencia a la Solicitud de Modificación al Plan Anual de Compras de la UENTE y revisa si el subgerente aprobó la modificación. Si el subgerente aprobó la modificación, se pasará a la actividad 7.15, en caso contrario se pasará a la actividad 7.16. 7.15 El Administrador de Contratos archiva nota de respuesta de la subgerencia sobre la Solicitud de Modificación al Plan Anual de Compras de la UENTE, en el expediente de Documentación de la Adquisición. 7.16 El Administrador de Contratos notifica el rechazo a la modificación en el Plan Anual de Compras de la UENTE, al Director de UEN, el Coordinador de Contratación Administrativa y el Equipo de Proyeto. 7.17 El Administrador de Contratos archiva nota de respuesta de la subgerencia sobre la Solicitud de Modificación al Plan Anual de Compras de la UENTE, en el expediente de Documentación de la Adquisición. FIN DE PROCEDIMIENTO


391

1Diagrama de flujo para preparar la Documentación de la Adquisición del Proyecto.

Área Gestión Financiera UENTE


Equipo TécnicoDirector de UEN Equipo de Proyecto





InicioInicio

Entrega al Administrador de Contratos, el Enunciado del Trabajo del Contrato.

Entrega al Administrador de Contratos, el Enunciado del Trabajo del Contrato.

7.1

Revisa si la adquisición fue listada dentro del Plan Anual de Compras y publicado en la Gaceta

Revisa si la adquisición fue listada dentro del Plan Anual de Compras y publicado en la Gaceta

7.2

7.3

Adquisición publicada?

SI NOAdquisición publicada?

SI NO

Solicita al Equipo de Proyecto, el presupuesto y la(s) estructura(s) presupuestaria(s).

Solicita al Equipo de Proyecto, el presupuesto y la(s) estructura(s) presupuestaria(s).

BB

AA

Entrega al Administrador de Contratos, el presupuesto y la(s) estructura(s) presupuestaria(s).

Entrega al Administrador de Contratos, el presupuesto y la(s) estructura(s) presupuestaria(s).

Solicita a Gestión Financiera de UENTE, un número de compromiso.

Solicita a Gestión Financiera de UENTE, un número de compromiso.

7.5

7.4

Entrega número de compromiso al Administrador de Contratos.

Entrega número de compromiso al Administrador de Contratos.

7.6

Prepara el Cartel de LicitaciónPrepara el Cartel de Licitación

7.7

Solicita a Equipo de Proyecto, cronograma del proyecto.

Solicita a Equipo de Proyecto, cronograma del proyecto.

7.8

Entrega al Administrador de Contratos, el Cronograma del Proyecto.

Entrega al Administrador de Contratos, el Cronograma del Proyecto.

7.9

CC

Documentación de la Adquisición.Documentación de la Adquisición.

Archiva Nota de Respuesta de Modificación del Plan de Compras de la Subgerencia.


7.15

392









Prepara Solicitud de Modificación al Plan Anual de Compras

Prepara Solicitud de Modificación al Plan Anual de Compras

Firma Solicitud de Modificación al Plan Anual de Compras

7.117.12

BB

Envía Solicitud de Modificación al Plan Anual de Compras, a la Subgerencia para la aprobación.

Envía Solicitud de Modificación al Plan Anual de Compras, a la Subgerencia para la aprobación.

7.13

Recibe Respuesta de la Subgerencia y revisa si el Subgerente aprobóla solicitud.

Recibe Respuesta de la Subgerencia y revisa si el Subgerente aprobóla solicitud.

7.14


7.17

Modificación Aprobada?

SI

NOModificación Aprobada?

SI

NO

AA

Notifica el rechazo a la modificación del Plan de Compras, al Director de UEN, el CCA y el Equipo de Proyecto.

Notifica el rechazo a la modificación del Plan de Compras, al Director de UEN, el CCA y el Equipo de Proyecto.

7.16

DD



393









7.10

CC

Archiva el Cartel de Licitación, el Cronograma del Proyecto y Estimaciones Independientes en la Documentación de la Adquisición.

Archiva el Cartel de Licitación, el Cronograma del Proyecto y Estimaciones Independientes en la Documentación de la Adquisición.


FinFinDD

395


Código:

Versión:

Procedimiento para preparar la Actualización del Enunciado del Trabajo del Contrato (SOW)

del Proyecto. Página: 1/7


Elaborado por:

Aprobado por:

Rige a partir de:

TABLA DE CONTENIDO 1. PROPÓSITO................................................................................................. 2 2. ALCANCE ..................................................................................................... 2 3. DOCUMENTOS APLICABLES...................................................................... 2 4. POLITICAS.................................................................................................... 3 5. RESPONSABILIDADES................................................................................ 3 6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS. ................... 4 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ................................................................... 5 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA............................................................... 7


Código:

Versión:

Procedimiento para preparar la Actualización del Enunciado del Trabajo del Contrato (SOW)

del Proyecto. Página: 1/7


Elaborado por:

Aprobado por:

Rige a partir de:


396

Versión:

Procedimiento para preparar la Actualización del Enunciado del Trabajo del Contrato (SOW) del


Código:

1. PROPÓSITO Suministrar una guía para la preparar la Actualización del Enunciado del Trabajo del Contrato (SOW) del Proyecto.



Código Nombre del Documento Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Enunciado del Trabajo del Contrato. Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Solicitud de Cambios

Versión:



Código:

1. PROPÓSITO Suministrar una guía para la preparar la Actualización del Enunciado del Trabajo del Contrato (SOW) del Proyecto.



Código Nombre del Documento Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Enunciado del Trabajo del Contrato. Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Solicitud de Cambios

397

Versión:



Código:

4. POLITICAS 4.1 El Director de la UEN resolverá cualquier diferencia entre el Administrador de Contratos y el Equipo Técnico, referente a la aprobación o rechazo de las Solicitudes de Cambio del Enunciado del Trabajo del Contrato.

5. RESPONSABILIDADES 5.1 Administrador de Contratos 5.1.1 Verificar que los cambios a tomar en el Enunciado del Trabajo del Contrato, no expongan al proyecto a nuevas condiciones de riesgo sin valorar. 5.1.2 Garantizar que se cumplan los principios para la Planificación de la Contratación. 5.2 Equipo Técnico 5.2.1 Justificar y validar los cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto.

Versión:



Código:

4. POLITICAS 4.1 El Director de la UEN resolverá cualquier diferencia entre el Administrador de Contratos y el Equipo Técnico, referente a la aprobación o rechazo de las Solicitudes de Cambio del Enunciado del Trabajo del Contrato.

5. RESPONSABILIDADES 5.1 Administrador de Contratos 5.1.1 Verificar que los cambios a tomar en el Enunciado del Trabajo del Contrato, no expongan al proyecto a nuevas condiciones de riesgo sin valorar. 5.1.2 Garantizar que se cumplan los principios para la Planificación de la Contratación. 5.2 Equipo Técnico 5.2.1 Justificar y validar los cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto.

398

Versión:



Código:

6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS. administrador de contratos: Funcionario encargado de administrar los contratos de suministro de bienes y servicios que suscriba el ICE con particulares o terceros, con el propósito de asegurar el fiel cumplimento del objeto de la contratación, tanto cualitativa como cuantitativamente. director de UEN: Director de la Unidad Estratégica de Negocio, en este caso corresponde al Director de la UEN Transporte de Electricidad. enunciado del trabajo del contrato: Descripción del artículo(s) a adquirir con suficiente detalle como para permitir que los potenciales vendedores determinen si podrá suministrar el artículo. Puede incluir especificaciones, cantidad deseada, niveles de calidad, datos de rendimiento, período de rendimiento, lugar de trabajo u otros requisitos. equipo de proyecto: equipo multidisciplinario asignado a un proyecto y coordinado por un líder de proyecto. equipo técnico: equipo multidisciplinario asignado a un proyecto, y responsable de los aspectos técnicos del mismo, y coordinado por un líder técnico. red nacional de transporte de electricidad (RNTE): infraestructura eléctrica destinada para el transporte de electricidad de los centros de producción como las plantas hidroeléctricas o térmicas y los centros de consumo.

Versión:



Código:

6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS. administrador de contratos: Funcionario encargado de administrar los contratos de suministro de bienes y servicios que suscriba el ICE con particulares o terceros, con el propósito de asegurar el fiel cumplimento del objeto de la contratación, tanto cualitativa como cuantitativamente. director de UEN: Director de la Unidad Estratégica de Negocio, en este caso corresponde al Director de la UEN Transporte de Electricidad. enunciado del trabajo del contrato: Descripción del artículo(s) a adquirir con suficiente detalle como para permitir que los potenciales vendedores determinen si podrá suministrar el artículo. Puede incluir especificaciones, cantidad deseada, niveles de calidad, datos de rendimiento, período de rendimiento, lugar de trabajo u otros requisitos. equipo de proyecto: equipo multidisciplinario asignado a un proyecto y coordinado por un líder de proyecto. equipo técnico: equipo multidisciplinario asignado a un proyecto, y responsable de los aspectos técnicos del mismo, y coordinado por un líder técnico. red nacional de transporte de electricidad (RNTE): infraestructura eléctrica destinada para el transporte de electricidad de los centros de producción como las plantas hidroeléctricas o térmicas y los centros de consumo.

399

Versión:



Código:

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 7.1 El Equipo Técnico prepara la Solicitud de Cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto. 7.2 El Equipo Técnico entrega al Administrador de Contratos, la Solicitud de Cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto. 7.3 El Administrador de Contratos revisa la Solicitud de Cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto para determinar si la misma incumple alguno de los principios de la Contratación Administrativa. Si incumple algún principio, se pasará a la actividad 7.7, en caso contrario se pasará a la actividad 7.4. 7.4 El Administrador de Contratos aprueba los cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto. 7.5 El Administrador de Contratos prepara la Actualización al Enunciado del Contrato del Proyecto. 7.6 El Administrador de Contratos registra la Actualización al Enunciado del Contrato del Proyecto dentro del Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto. 7.7 El Administrador de Contratos solicita al Equipo Técnico rectificar la Solicitud de Cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto. 7.8 El Equipo Técnico decide continuar con la Solicitud de Cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto. Si decide continuar, se pasará a la actividad 7.10, en caso contrario se pasará a la actividad 7.9

Versión:



Código:

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 7.1 El Equipo Técnico prepara la Solicitud de Cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto. 7.2 El Equipo Técnico entrega al Administrador de Contratos, la Solicitud de Cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto. 7.3 El Administrador de Contratos revisa la Solicitud de Cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto para determinar si la misma incumple alguno de los principios de la Contratación Administrativa. Si incumple algún principio, se pasará a la actividad 7.7, en caso contrario se pasará a la actividad 7.4. 7.4 El Administrador de Contratos aprueba los cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto. 7.5 El Administrador de Contratos prepara la Actualización al Enunciado del Contrato del Proyecto. 7.6 El Administrador de Contratos registra la Actualización al Enunciado del Contrato del Proyecto dentro del Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto. 7.7 El Administrador de Contratos solicita al Equipo Técnico rectificar la Solicitud de Cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto. 7.8 El Equipo Técnico decide continuar con la Solicitud de Cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto. Si decide continuar, se pasará a la actividad 7.10, en caso contrario se pasará a la actividad 7.9

400

Versión:



Código:

7.9 El Equipo Técnico notificará al Administrador de Contratos que se retira la Solicitud de Cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato. 7.10 El Equipo Técnico acepta rectificar la Solicitud de Cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto. Si acepta rectificar, se pasará a la actividad 7.11, en caso contrario se pasará a la actividad 7.12. 7.11 El Equipo Técnico rectifica la Solicitud de Cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto. 7.12 El Equipo Técnico y el Administrador de Contrato presentan juntos al Director de UEN, un resumen de los puntos en la Solicitud de Cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto, en que están en desacuerdo. Tanto el Equipo Técnico como el Administrador de Contratos deben aportar la suficiente información para que el Director de UEN valore ambos puntos de vista. 7.13 El Director de UEN escoge el criterio del Administrador de Contrato o el Equipo Técnico. Si escoge el criterio del Administrador de Contratos, se pasa a la actividad 7.14, en caso contrario se pasa a la actividad 7.15. 7.14 El Director de UEN solicita al Equipo Técnico, rectificar la Solicitud de Cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto, de acuerdo con el criterio del Administrador de Contratos. 7.15 El Director de UEN autoriza al Equipo Técnico la Solicitud de Cambios del Enunciado del Trabajo del Contrato. Presentará una nota al Administrador de Contratos, eximiéndolo de toda responsabilidad que se derive de la faltas a los principios de contratación administrativa. FIN DE PROCEDIMIENTO.

Versión:



Código:

7.9 El Equipo Técnico notificará al Administrador de Contratos que se retira la Solicitud de Cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato. 7.10 El Equipo Técnico acepta rectificar la Solicitud de Cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto. Si acepta rectificar, se pasará a la actividad 7.11, en caso contrario se pasará a la actividad 7.12. 7.11 El Equipo Técnico rectifica la Solicitud de Cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto. 7.12 El Equipo Técnico y el Administrador de Contrato presentan juntos al Director de UEN, un resumen de los puntos en la Solicitud de Cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto, en que están en desacuerdo. Tanto el Equipo Técnico como el Administrador de Contratos deben aportar la suficiente información para que el Director de UEN valore ambos puntos de vista. 7.13 El Director de UEN escoge el criterio del Administrador de Contrato o el Equipo Técnico. Si escoge el criterio del Administrador de Contratos, se pasa a la actividad 7.14, en caso contrario se pasa a la actividad 7.15. 7.14 El Director de UEN solicita al Equipo Técnico, rectificar la Solicitud de Cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto, de acuerdo con el criterio del Administrador de Contratos. 7.15 El Director de UEN autoriza al Equipo Técnico la Solicitud de Cambios del Enunciado del Trabajo del Contrato. Presentará una nota al Administrador de Contratos, eximiéndolo de toda responsabilidad que se derive de la faltas a los principios de contratación administrativa. FIN DE PROCEDIMIENTO.

401

Versión:



Código:


Versión:



Código:


402

1Diagrama de flujo para preparar la Actualización del Enunciado del Trabajo del Contrato (SOW) del Proyecto.

Equipo Técnico Director de UENAdministrador de Contratos

Inicio

Preparar Solicitud de Cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto.

Entrega la Solicitud de Cambios al Administrador de Contratos.

7.1

7.2

Revisa si los cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto incumple algún principio de Contratación Adm.

7.3


NO

SI

Aprueba los cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto.

7.4

Rectifica la Solicitud de Cambios.

7.11

Acepta rectificar la Solicitud de Cambios al SOW.

7.10

Decide continuar ?

SI

NO

Solicita al Equipo Técnico rectificar la Solicitud de Cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato.

7.5

Decide continuar con la Solicitud de Cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato.

Prepara actualización al Enunciado del Contrato del Proyecto

Actualización del Enunciado del Contrato del Proyecto.

Registra la Actualización del Enunciado del Contrato del Proyecto en el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

7.6

Fin

C

7.7 7.8

Notifican al A.C. que se retira la Solicitud de Cambio al Enunciado del Trabajo del Contrato.

7.9

Acepta?

SI

NO

C

Presentan al Director de UEN los puntos en descuerdo.

7.12

B

A

A

B

B


7.13

Solicita al Equipo Técnico, aplicar los cambios del SOW de acuerdo con el criterio del A.C.

D

Autoriza al Equipo Técnico la Solicitud de Cambio al Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto.

7.14 7.15

Escoge criterio del

A.C.?

SI

NO

D

E

E





InicioInicio

Preparar Solicitud de Cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto.

Entrega la Solicitud de Cambios al Administrador de Contratos.Entrega la Solicitud de Cambios al Administrador de Contratos.

7.1

7.2



7.3


NO

SI

Aprueba los cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto.Aprueba los cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto.

7.4

Rectifica la Solicitud de Cambios.Rectifica la Solicitud de Cambios.

7.11



7.10

Decide continuar ?

SI

NO

Solicita al Equipo Técnico rectificar la Solicitud de Cambios al Enunciado del Trabajo del Contrato.

7.5



Prepara actualización al Enunciado del Contrato del ProyectoPrepara actualización al Enunciado del Contrato del Proyecto



Registra la Actualización del Enunciado del Contrato del Proyecto en el Plan de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

7.6

FinFin

C

7.7 7.8



7.9

Acepta?

SI

NOAcepta?

SI

NO

C

Presentan al Director de UEN los puntos en descuerdo.Presentan al Director de UEN los puntos en descuerdo.

7.12

B

A

A

B

B

Escoge el criterio del Administrador de Contrato o del Equipo Técnico.Escoge el criterio del Administrador de Contrato o del Equipo Técnico.

7.13



D

Autoriza al Equipo Técnico la Solicitud de Cambio al Enunciado del Trabajo del Contrato del Proyecto.

7.14 7.15

Escoge criterio del

A.C.?

SI

NO

D

E

E

403

4.2.7 Solicitud de Respuestas de Vendedores


Adquisiciones y el Proceso de Solicitud de Respuestas de Vendedores de la Guía

PMBOK.

Si bien en la práctica se cumple en buena medida con las recomendaciones que la

Guía PMBOK (PMI, 2004) propone para el Proceso de Solicitar Respuesta de

Vendedores, de acuerdo a lo señalado en el punto 4.1.7 del presente capítulo

(Brechas entre la Gestión Actual de Adquisiciones y el Proceso de Solicitud de

Respuesta de Vendedores de la Guía PMBOK), en el punto 4.1.2 (Proceso de

Contratación Administrativa) existen actividades conocidas como Actividades de

Desperdicio Tipo 2, que no aportan a la generación de valor.

Siguiendo con las recomendaciones del punto 4.2.2 del presente capítulo

(Propuestas de mejora al Proceso de Contratación Administrativa) y considerando

el análisis del punto 4.2.3 (Análisis del Reglamento Interno de la Contratación

Administrativa del ICE), se recomiendan las siguientes acciones de mejora:

• Sistematizar el proceso de Solicitud de Respuesta a Vendedores por medio

de procedimientos orientados a la obtención de resultados.

• Eliminar las Actividades de Desperdicio Tipo 2, de la Gestión Actual de las

Adquisiciones.

404

b. Principios, Políticas, Normas y Procedimientos para el Proceso de Solicitud de

Respuestas de Vendedores.

Tomando las consideraciones de los puntos 4.1.2 (Proceso de Contratación

Administrativa), 4.2.2 (Propuesta de mejora al Proceso de Contratación

Administrativa), 4.2.3 (Análisis del Reglamento Interno de la Contratación

Administrativa del ICE) y 4.1.7 (Brechas entre la Gestión Actual de Adquisiciones y

el Proceso de Solicitud de Respuesta de Vendedores de la Guía PMBOK) del

presente capítulo, se proponen principios, políticas, normas y procedimientos para

la Solicitud de Respuestas de Vendedores. Estos conformarán el Modelo de

Gestión de Adquisiciones Propuesto.




405

PRINCIPIOSTodo proceso de Solicitud de Respuesta a Vendedores deberá respetar los siguientes principios:

Buena Fe: Claro convencimiento que las compras o adqusiciones son lícitas, verdaderas y justas.Competencia: Asegurar en los proceso de adquisición, la participación del mayor número posible de oferentes calificados, para que exista una verdadera y efectiva competencia de negocio, que asegure que los participantes en dichos procesos, realizarán sus mayores esfuerzos para ofrecer las mejores condiciones de contratación para el propietario.Debido Proceso: Los procesos que se apliquen en todos los procesos de adquisición deben ser correctos y estar de conformidad con la correspondiente legislación y normativas aplicables.Eficacia: Actuación encaminada al cumplimiento del fin público asignado a la UEN.Eficiencia: Administración eficiente para la obtención de ofertas, conforme al interés público perseguido.Formalismo de los procedimientos licitatorios: Cumplimiento de los requisitos formales de la contratación administrativa, como recursos de fiscalización del buen uso de los recursos públicos.Interés Público: Actuación encaminada hacia el logro del bien común, bien público o interés público.Seguridad Jurídica: Toda futura obligación contractual, debe ser bien definida, para que las partes sepan a que atenerse, garantizándose de este modo la correcta aplicación del derecho.

406

A continuación se presenta la propuesta de las políticas para la Solícitud de

Respuesta de Vendedores, y la Norma como marco regulatorio, empleando el

método de juicio experto, de acuerdo a los criterios del área de Gestión Recursos

Materiales y Adquisiciones de la UENTE.

POLITICAS1. Las actividades que conformar el Proceso de Solicitud de Respuestas a Vendedores son consideradas actividades prioritarias, sobre las demás actividades ordinarias de todos los funcionarios de la UEN.2. Todas las personas involucradas de la UEN, en el Proceso de Solicitud de Respuestas a Vendedores, prestarán su atención correcta y oportuna.3. El Administrador de Contrato es responsable de la condiciones dictadas en el Cartel de Licitación, salvo aquellas que el Director de UEN o la Administración Superior lo hayan liberado.4. La Dirección de Proveeduría es un órgano conductor y facilitador del Proceso de Contratación Administrativa, responsable de obtener los recursos necesarios para brindar un servicio correcto y oportuno5. La Proveeduría está en la posición de notificar al Administrador de Contratos, sobre condiciones contractuales del cartel, que ponen en riesgo el curso natural de la Contratación Administrativa, sin impedir el mismo por exceso de formalismos, aprobaciones múltiples, remisión formal de documentos, o condiciones que provoquen pérdida de tiempo.6. Todo cambio que promueva la Proveeduría, en cuanto a reglamentos, políticas, procedimientos o cualquier índole que afecte el desempeño de las adquisiciones de las UEN´s, deberá ser aprobado por la mayoría de los CCA´s de la institución.

407


Administrador de contrato (AC): Es el encargado de administrar los contratos de suministro de bienes y servicios que suscriba el ICE con particulares o terceros, con el propósito de asegurar el fiel cumplimento del objeto de la contratación, tanto cualitativa como cuantitativamente.Area Gestión Financiera UENTE: Centro funcional encargado de la gestión financiera de la UEN Transporte de Electricidad.Auditoría Interna: Es la dependencia encargada de velar que los procesos de contratación administrativa sean óptimos, oportunos, estandarizados y cumplan con todos los requisitos establecidos.Cartel de licitación: Pliego de condiciones técnicas y legales que dan respaldo jurídico a la administración pública y los oferentes, con el fin de recibir de los oferentes propuestas técnicas y económicas para la adquisición de materiales, bienes y servicios.

Coordinador de la Contratación Administrativa (CCA): Funcionario o dependencia responsable de coordinar todos los procesos de contratación administrativa de su área, con apego a la normativa vigente y los mejores intereses institucionales, en concordancia con los procedimientos establecidos, siendo el interlocutor entre la Proveeduría y las correspondientes dependencias.

Director de UEN: Director de la Unidad Estratégica de Negocio, en este caso corresponde al Director de la UEN Transporte de Electricidad.Documentación de la Adquisición: Documentación utilizada para pedir propuestas a los potenciales proveedores o vendedores y respalden los procesos de Solicitud de Respuestas a Vendedores y Selección de Vendedores.Equipo de Proyecto: Equipo multidiciplinario asignado a un proyecto y coordinado por un líder de proyecto.Expediente Administrativo: Archivo histórico de determinado proceso, que físicamente estará permanentemente ubicado en la Proveeduría, la cual lo mantendrá actualizado.

Oferente: Toda persona física o jurídica que somete una propuesta al ICE dentro del procedimiento de contratación, en apego a los términos establecidos vía cartel, especialmente en lo que se refiere a especificaciones técnicas, calidad, oportunidad y costo así como a las leyes que la regulan.Paquete de Documentos de la Adquisición: Corresponde al Cartel de Licitación, y es la base sobre la cual el Oferente prepara una oferta para los productos, servicios o resultados solicitados que se definen en la Documentación de la Adquisición.Proceso de Contratación Administrativa: Proceso que abarca las actividades de selección, contratación y ejecución en el desarrollo de proyectos de orden público.Proveeduría (Dirección de Proveeduría): Es la dependencia encargada de la conducción de los procesos de contratación administrativa.Registro de Proveedores: Sistema de información que constituye el instrumento en el que se inscriben los potenciales proveedores, ya sean personas físicas o jurídicas, el cual se utiliza como herramienta para cumplir con lo que dispone la Ley de Contratación Administrativa (en adelante llamada LCA) cuando proceda.

Solicitud de Inicio de Trámite de Licitación: Solicitud a la Proveeduría para iniciar el Proceso de Contratación Administrativa. Contiene el Paquete de Documentos de la Adquisición.

408



Sección 1: Administrador de Contrato

1. El Administrador de Contrato tienen las siguientes responsabilidades:a. Revisar los carteles de licitación antes de entregarlo a Proveeduría para su publicación.b. Preparar la Solicitud de Inicio de Trámite de Licitación.a. Los procesos de contratación administrativa son oportunos y estandarizados.c. Responsable de las condiciones dictadas en el Cartel de Licitación, salvo aquellas que el Director de UEN o la Administración Superior lo hayan liberado.

Sección 2: Auditoría Interna

2. La Auditoría Interna tiene las siguientes responsabilidades:a. Verificar la idoneidad de los AC en materia de constratación administrativa.b. Velar que los procesos de contratación administrativa sean óptimos, oportunos, estandarizados y cumplan con todos los requisitos establecidos.


3. Los Coordinadores de Contratación Administrativa tiene la siguiente responsabilidad:

a. Atender los recursos de objeción de los carteles.b. Canalizar las consultas que a través de la Dirección de Proveeduría planteen los oferentes, a los AC para que se evacuen en tiempo y forma.

Sección 4: Proveeduría

4. La Proveeduría tiene la siguientes responsabilidades:a. Custodiar el Expediente Administrativo.b. Conducir y se facilitador del Proceso de Contratación Administrativa.c. Notificar al Administrador de Contratos, sobre condiciones contractuales del cartel, que ponen en riesgo el curso natural de la Contratación Administrativad. Recibir las ofertas y hacer apertura de las mismas.

409

Capítulo II: Roles


5. La División de Contratación Administrativa tiene las siguientes obligaciones:a. Responder las respuestas de las impugnaciones a los carteles.b. Revisar los carteles de licitación a solicitud de las dependencias del ICE.c. Brindar la asesoría jurídica y los servicios en materia de contratación administrativa.


6. La Proveeduría tiene las siguientes obligaciones:a. Capacitar y certificar la idoneidad de los AC en materia de contratación administrativab. Coordinar los procesos de estandarización de los procedimientos de adquisiciones junto con los CCAc. Comunicar la estandarización de los procedimientos de adquisiciones a todos los CCA y ACd. Publicar los carteles de licitacion y los pliegos de condiciones de las contrataciones directas.e. Informar a los CCA sobre la presentación de recursos de objeción de los carteles.

410

TITULO IIIPROCEDIMIENTO DE CONTRATACION

Capítulo I: Licitaciones

7. Es el medio idóneo para que la institución adquiera los bienes y servicios que requiere para su normal operación. Las licitaciones inician con la aprobación del Director Administrativo o de UEN y el CCA.8. En las licitaciones públicas la publicidad del concurso se hará por medio del Diario Oficial La Gaceta y no será obligatorio estar inscrito en el Registro de Proveedores. El oferente que cumpla con todos los requisitos que se solicitan en la contratación, deberá quedar inscrito en el Registro de Proveedores con su solicitud expresa en la oferta, siempre que cumpla con las obligaciones dispuestas para inscribirse en el Registro de Proveedores.9. En la licitación por registro, se utilizará el mecanismo de invitación directa o publicación en "La Gaceta", según el número de proveedores inscritos, cuyo plazo de tramitación estará acorde con las disposiciones que rigen la materia.10. En la licitación restringida se invitará por lo menos a cinco proveedores que se encuentran inscritos en el Registro de Proveedores. El ICE podrá utilizar otros medios de invitación garantizando el cumplimiento de los principios de legalidad, publicidad, igualdad de trato y de oportunidad.

TITULO IIIRECURSOS

Capítulo I: Objeción al Cartel

11. En el caso de recurso de objeción a los carteles de licitaciones públicas y los pliegos de condiciones en las licitaciones por registro y recibida la notificación de audiencia especial por parte de la Contraloría General de la República, la Proveeduría solicitará el mismo día (al menos por fax ó correo electrónico) el pronunciamiento del Área Técnica (CCA-AC) y de la División de Contratación Administrativa de la Dirección Jurídica Institucional, quienes en un plazo de tres días hábiles, deberán enviar sus alegatos o recomendaciones de modificación a la Proveeduría.12. Corresponde a la Dirección de Proveeduría integrar y enviar la respuesta a la Contraloría General de la República dentro del plazo de la audiencia.13. Si el recurso es interpuesto en una licitación restringida ante la Dirección de Proveeduría, ésta en coordinación con el Área Técnica (CCA-AC) y la División de Contratación Administrativa prepararán la recomendación de resolución, remitiéndola al Subgerente correspondiente. La Proveeduría comunicará al recurrente la resolución del Subgerente14. Si el recurso es declarado con lugar, la Dirección de Proveeduría, en coordinación con el CCA, se encargará de efectuar las modificaciones y comunicarlas o publicarlas por los mismos medios utilizados para invitar

411

Seguidamente se presenta un procedimiento cuyo ámbito cubre las siguientes

áreas del ICE: a. UENs o Direcciones Administrativas, b. la Dirección de

Proveeduría, c. Administración Superior, y d. la División de Contratación

Administrativa de la Dirección Jurídica Institucional, basado en los criterios de la

Guía PMBOK (PMI, 2004) para la Solicitud de Respuesta a Vendedores, y las

consideraciones de los puntos 4.1.2, 4.1.7, 4.2.2 y 4.2.3 del presente capítulo:

• Procedimiento para Solicitar Propuestas a Oferentes.

413


Código:

Versión:

Procedimiento para la Solicitud de Propuestas a Oferentes.

Página: 1/8


Elaborado por:

Aprobado por:

Rige a partir de:

TABLA DE CONTENIDO 1. PROPÓSITO................................................................................................. 2 2. ALCANCE ..................................................................................................... 2 3. DOCUMENTOS APLICABLES...................................................................... 2 4. POLITICAS.................................................................................................... 3 5. RESPONSABILIDADES................................................................................ 4 6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS. ................... 5 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO................................................................... 7 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA............................................................... 8

414

Versión:

Procedimiento para la Solicitud de Propuestas a Oferentes. Página:

2/8

Código:

1. PROPÓSITO Suministrar una guía para la Solicitud de Propuestas a Oferentes, con el fin de obtener respuestas tales como ofertas, cotizaciones y propuestas.

2. ALCANCE Aplica a la Proveeduría y a todos los centros funcionales de la UEN Transporte de Electricidad, cuando requieran de la adquisición de: 2.1 Materiales, bienes o servicios para las nuevas obras y/o ampliaciones de la RNTE. 2.2 Materiales, bienes o servicios de mayor cuantía para el mantenimiento y/o la operación de la RNTE (Aquellos por montos mayores al permitido en las Contrataciones Directas).


Código Nombre del Documento Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Solicitud de Inicio de Tramite de Licitación.

415

Versión:


3/8

Código:

4. POLITICAS 4.1 Las actividades que conforman el Proceso de Solicitud de Respuestas a Vendedores son consideradas actividades prioritarias, sobre las demás actividades ordinarias de todos los funcionarios de la UEN. 4.2 Todas las personas involucradas de la UEN, en el Proceso de Solicitud de Respuestas a Vendedores, prestarán su atención correcta y oportuna. 4.3 El Administrador de Contrato es responsable de la condiciones dictadas en el Cartel de Licitación, salvo aquellas que el Director de UEN o la Administración Superior lo hayan liberado. 4.4 La Dirección de Proveeduría es un órgano conductor y facilitador del Proceso de Contratación Administrativa, responsable de obtener los recursos necesarios para brindar un servicio correcto y oportuno. 4.5 La Proveeduría está en la posición de notificar al Administrador de Contratos, sobre condiciones contractuales del cartel, que ponen en riesgo el curso natural de la Contratación Administrativa, sin impedir el mismo por exceso de formalismos, aprobaciones múltiples, remisión formal de documentos, o condiciones que provoquen pérdida de tiempo. 4.6 Todo cambio que promueva la Proveeduría, en cuanto a reglamentos, políticas, procedimientos o cualquier índole que afecte el desempeño de las adquisiciones de las UEN´s, deberá ser aprobado por la mayoría de los CCA´s de la institución.

416

Versión:


4/8

Código:

5. RESPONSABILIDADES 5.1 Administrador de Contratos 5.1.1 Preparar la Solicitud de Inicio de Trámite de Licitación. 5.1.2 Informar a Equipo de Proyecto, cuando surgen cambios al cronograma de las adquisiciones y las fechas planificadas en cada contrato para coordinar el desarrollo del Cronograma del Proyecto. 5.2 Auditoría Interna 5.2.1 Velar que los Procesos de Contratación Administrativa sean óptimos, oportunos, estandarizados y cumplan con todos los requisitos establecidos. 5.2.2 Velar que el Procesos de Contratación Administrativa sea gestionado sin un exceso de formalismos, aprobaciones múltiples, remisión formal de documentos o condiciones que provoquen pérdida de tiempo. 5.3 Proveeduría 5.3.1 Conducir y facilitar el Procesos de Contratación Administrativa.

417

Versión:


5/8

Código:

6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS. administrador de contratos: Funcionario encargado de administrar los contratos de suministro de bienes y servicios que suscriba el ICE con particulares o terceros, con el propósito de asegurar el fiel cumplimento del objeto de la contratación, tanto cualitativa como cuantitativamente. área gestión financiera uente: Centro funcional encargado de la gestión financiera de la UEN Transporte Electricidad. auditoría interna: Es la dependencia encargada de velar que los procesos de contratación administrativa sean óptimos, oportunos, estandarizados y cumplan con todos los requisitos establecidos. cartel de licitación: Pliego de condiciones técnicas y legales que dan respaldo jurídico a la administración pública y los oferentes, con el fin de recibir de los oferentes propuestas técnicas y económicas para la adquisición de materiales, bienes y servicios. coordinador de la contratación administrativa (CCA): Funcionario o dependencia responsable de coordinar todos los procesos de contratación administrativa de su área, con apego a la normativa vigente y los mejores intereses institucionales, en concordancia con los procedimientos establecidos, siendo el interlocutor entre la Proveeduría y las correspondientes dependencias. director de UEN: Director de la Unidad Estratégica de Negocio, en este caso corresponde al Director de la UEN Transporte de Electricidad. documentación de la adquisición: Documentación utilizada para pedir propuestas a los potenciales proveedores o vendedores y respalden los procesos de Solicitud de Respuesta a Vendedores y Selección de Vendedores.

418

Versión:


6/8

Código:

expediente administrativo: Archivo histórico de determinado proceso, que físicamente estará permanentemente ubicado en la Proveeduría, la cual lo mantendrá actualizado. oferente: Toda persona física o jurídica que somete una propuesta al ICE dentro del procedimiento de contratación, en apego a los términos establecidos vía cartel, especialmente en lo que se refiere a especificaciones técnicas, calidad, oportunidad y costo así como a las leyes que la regulan. paquete de documentos de la adquisición: corresponde al Cartel de Licitación, y es la base sobre la cual el Oferente prepara una oferta para los productos, servicios o resultados solicitados que se definen en la Documentación de la Adquisición. proceso de contratación administrativa: proceso de la administración pública para la contratación de materiales, bienes o servicios. proveeduría (dirección de proveeduría): Es la dependencia encargada de la conducción de los procesos de contratación administrativa. registro de proveedores: Sistema de información que constituye el instrumento en el que se inscriben los potenciales proveedores, ya sean personas físicas o jurídicas, el cual se utiliza como herramienta para cumplir con lo que dispone la Ley de Contratación Administrativa (en adelante llamada LCA) cuando proceda. red nacional de transporte de electricidad (RNTE): infraestructura eléctrica destinada para el transporte de electricidad de los centros de producción como las plantas hidroeléctricas o térmicas y los centros de consumo. solicitud de inicio de trámite de licitación: Solicitud a la Proveeduría para iniciar el Proceso de Contratación Administrativa. Contiene el Paquete de Documentos de la Adquisición.

419

Versión:


7/8

Código:

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 7.1 El Administrador de Contratos prepara la Solicitud de Inicio de Trámite de Licitación. 7.2 El Administrador de Contratos solicita la firma del Coordinador de Contratación Administrativa en la Solicitud de Inicio de Trámite de Licitación. 7.3 El Coordinador de Contratación Administrativa firma la Solicitud de Inicio de Trámite de Licitación. 7.4 El Administrador de Contratos solicita el Sello de Contenido Presupuestario al Área Gestión Financiera UENTE. 7.5 El Área Gestión Financiera UENTE sella la Solicitud de Inicio de Trámite de Licitación. 7.6 El Administrador de Contratos solicita la firma del Director de UEN en la Solicitud de Inicio de Trámite de Licitación. 7.7 El Director de UEN firma la Solicitud de Inicio de Trámite de Licitación. 7.8 El Administrador de Contratos entrega a la Proveeduría la Solicitud de Inicio de Trámite de Licitación. 7.9 La Proveeduría crea el Expediente Administrativo de la Licitación. 7.10 La Proveeduría programa una fecha de apertura de ofertas. 7.11 La Proveeduría invita a los potenciales oferentes. 7.12 La Proveeduría notifica al Administrador de Contratos, la fecha de publicación de la licitación y la fecha y hora de apertura de ofertas. 7.13 El Administrador de Contratos verifica si las fechas de publicación de licitación y apertura de oferta afecta al cronograma del proyecto. Si afecta el cronograma del proyecto, se pasará a la actividad 7.18, en caso contrario se parará a la actividad 7.14.

420

Versión:


8/8

Código:

7.14 El Administrador de Contratos informa al Equipo de Proyecto y al Coordinador de Contratación Administrativa, las fechas de publicación y apertura de ofertas. 7.15 La Proveeduría hace la apertura de ofertas recibidas y las garantías de participación. 7.16 El Administrador de Contratos determina las nuevas fechas planificadas en cada contrato para coordinar el desarrollo del cronograma del proyecto. 7.17 El Administrador de Contratos informa al Equipo de Proyecto y al Coordinador de Contratación Administrativa, las fechas de publicación de la licitación y apertura de ofertas, como también la forma en que se ve afectado el cronograma del proyecto. FIN DE PROCEDIMIENTO.


421

1Diagrama de flujo para solicitar Propuestas a Oferentes


Coordinador de Contratación Adm.


Director de UEN Proveeduría

Inicio

Firma Solicitud de Inicio de Trámite de Licitación.

7.7 7.5

Entrega la Solicitud a la Proveeduría.

Prepara la Solicitud de Inicio de Trámite de Licitación.


7.17.3

Sella la Solicitud de Inicio de Trámite de Licitación.


7.6

F

D

Crea el Expediente Administrativo de la Licitación.

7.9

Programa la fecha de apertura de ofertas.

7.10

Notifica al Administrador de Contratos, la fecha de publicación de la licitación y la fecha y hora de apertura de ofertas.

7.11

Solicita la firma del CCA

7.2

Solicita el Sello de Contenido Presupuestario al Área de Gestión Financiera UENTE

7.4

Solicita la firma del Director de UEN

A

B

G

A

B

C

C

D

E

E

F7.8

G

Invita a los potenciales oferentes.

7.12

A






InicioInicio



7.7 7.5

Entrega la Solicitud a la Proveeduría.Entrega la Solicitud a la Proveeduría.




7.17.3





7.6

F

D



7.9



7.10



7.11

Solicita la firma del CCASolicita la firma del CCA

7.2



7.4

Solicita la firma del Director de UENSolicita la firma del Director de UEN

A

B

G

A

B

C

C

D

E

E

F7.8

G



7.12

AA

422






AA 7.15

Hace apertura de ofertas recibidas y las garantías de participación.

Hace apertura de ofertas recibidas y las garantías de participación. Verifica si las

fechas de: publicación de la licitación y apertura de ofertas afecta al cronograma del proyecto.

Verifica si las fechas de: publicación de la licitación y apertura de ofertas afecta al cronograma del proyecto.

Afecta el Cronograma del Proy.?

SI

NO

Afecta el Cronograma del Proy.?

SI

NO

7.13

Informa al Equipo de Proyecto y al CCA, las fechas de: publicación de la licitación y apertura de ofertas.

Informa al Equipo de Proyecto y al CCA, las fechas de: publicación de la licitación y apertura de ofertas.

B

A

B

A

Determina fechas nuevas planificadas en cada contrato para coordinar el desarrollo del cronograma del proyecto.

Determina fechas nuevas planificadas en cada contrato para coordinar el desarrollo del cronograma del proyecto.

7.14

Informa al Equipo de Proyecto y al CCA, las fechas de: publicación de la licitación y apertura de ofertas; y la forma en que se ve afectado el cronograma del proyecto.

Informa al Equipo de Proyecto y al CCA, las fechas de: publicación de la licitación y apertura de ofertas; y la forma en que se ve afectado el cronograma del proyecto.

B

FinFin

7.16

7.17

423

4.2.8 Selección de Vendedores


Adquisiciones y el Proceso de Selección de Vendedores de la Guía PMBOK.

Si bien en la práctica se cumple en buena medida con las recomendaciones que la

Guía PMBOK (PMI, 2004) propone para el Proceso de Selección de Vendedores,

de acuerdo a lo señalado en el punto 4.1.8 del presente capítulo (Brechas entre la

Gestión Actual de Adquisiciones y el Proceso de Selección de Vendedores de la

Guía PMBOK), en el punto 4.1.2 (Proceso de Contratación Administrativa), existen

actividades conocidas como Actividades de Desperdicio Tipo 2, que no aportan a

la generación de valor.

Siguiendo con las recomendaciones del punto 4.2.2 del presente capítulo

(Propuestas de mejora al Proceso de Contratación Administrativa) y considerando

el análisis del punto 4.2.3 (Análisis del Reglamento Interno de la Contratación

Administrativa del ICE), se recomiendan las siguientes acciones de mejora:

• Utilizar el Plan de Gestión de las Adquisiciones como referencia en el

proceso de Selección de Vendedores.

• Explotar más la herramienta de Sistema de Ponderación para el proceso de

Selección de Vendedores, tal como lo propone la Guía PMBOK (PMI,

2004).

• Preparar un Plan de Gestión del Contrato para cada proceso de

adquisición.

424

• Implementar Procesos de Gestión de Cambios para actualizar en tiempo y

forma los planes de Gestión del Proyecto y Gestión de las Adquisiciones

propuestos.

• Preparar un expediente en la oficina de Gestión Recursos Materiales y

Adquisiciones que mantenga actualizado los Activos de los Procesos de la

Organización referentes a la Gestión de las Adquisiciones.

• Sistematizar el proceso de Solicitud de Respuesta a Vendedores por medio

de procedimientos orientados a la obtención de resultados.

• Eliminar las Actividades de Desperdicio Tipo 2, de la Gestión Actual de las

Adquisiciones.

425

b. Principios, Políticas, Normas y Procedimientos para el Proceso de Selección de

Vendedores.

Tomando las consideraciones de los puntos 4.1.2 (Proceso de Contratación

Administrativa), 4.2.2 (Propuesta de mejora al Proceso de Contratación

Administrativa), 4.2.3 (Análisis del Reglamento Interno de la Contratación

Administrativa del ICE) y 4.1.8 (Brechas entre la Gestión Actual de Adquisiciones y

el Proceso de Selección de Vendedores de la Guía PMBOK) del presente capítulo,

se proponen principios, políticas, normas y procedimientos para la Selección de

Vendedores. Estos conformarán el Modelo de Gestión de Adquisiciones

Propuesto.




426

PRINCIPIOSTodo proceso de Selección de Vendedores deberá respetar los siguientes principios:

Buena Fe: Claro convencimiento que las compras o adqusiciones son lícitas, verdaderas y justas.Debido Proceso: Los procesos que se apliquen en todos los procesos de adquisición deben ser correctos y estar de conformidad con la correspondiente legislación y normativas aplicables.Eficacia: Actuación encaminada al cumplimiento del fin público asignado a la UEN.Eficiencia: Administración eficiente para la obtención de ofertas, conforme al interés público perseguido.Equilibrio de Intereses: Debe existir siempre un equilibrio entre los deberes y derechos de las partes contratantes.Formalismo de los procedimientos licitatorios: Cumplimiento de los requisitos formales de la contratación administrativa, como recursos de fiscalización del buen uso de los recursos públicos.Igualdad: Requiere que los contratistas participantes en la licitación, sean tratados y considerados bajo las mismas condiciones técnicas, administrativas, o de cualquier otra índole, sin preferencia o discriminación de ningún tipo.Intangibilidad Patrimonial: El Estado está obligado a mantener la equivalencia de la negociación, en protección al interés público.Interés Público: Actuación encaminada hacia el logro del bien común, bien público o interés público.Legalidad: Los procedimientos de selección de contratistas a aplicarse, deben ser definidos a priori, en forma precisa, cierta y concreta.Lesividad: La Contratación Administrativa, solo puede ser declarada nula, si se comprueba que es lesiva a los intereses del Estado.Publicidad: La información relativa a una adquisición o licitación, debe ser debidamente divulgada, para que todo interesado pueda enterarse con facilidad de las oportunidades existentes y pueda participar en el proceso que se abra.Razonabilidad: El Estado debe restringir o limitar, el ejercicio abusivo del derecho, pero vigilando que la norma jurídica se adecue en todos sus elementos.Seguridad Jurídica: Toda futura obligación contractual, debe ser bien definida, para que las partes sepan a que atenerse, garantizándose de este modo la correcta aplicación del derecho.Transparencia: Toda la información relativa al proceso de licitación debe estar disponible y accesible para todos los contratistas que existen en el medio, así como para el público en general que pueda estar interesado en dicho proceso.

427

A continuación se presenta la propuesta de las políticas para la Selección de

Vendedores, y la Norma como marco regulatorio, empleando el método de juicio



POLITICAS1. Las actividades que conforman el Proceso de Selección de Vendedores son consideradas actividades proritarias sobre las demás actividades ordinarias.2. Todas las personas involucradas en el Proceso de Selección de Vendedores, prestarán su atención correcta y oportuna.3. La Dirección de Proveeduría es un órgano conductor y facilitador del Proceso de Contratación Administrativa, responsable de obtener los recursos necesarios para brindar un servicio correcto y oportuno.4. El Administrador de Contrato es responsable de la coordinación del estudio y selección de ofertas.5. La Proveeduría esta en la posición de notificar al Administrador de Contratos, condiciones de la Nota de Recomendación riesgosas para el curso natural de la Contratación Administrativa, sin impedir el mismo por exceso de formalismos, aprobaciones múltiples, remisión formal de documentos, o condiciones que provoquen pérdida de tiempo.6. El Coordinador de Contratación Administrativa es responsable de la coordinación y preparación de la Adjudicación de Ofertas.7. La División de Contratación Administrativa de la Direción Juridica Institucional, es responsable de la coordinación y preparación del contrato.8. Todo cambio que promueva la Proveeduría, en cuanto a reglamentos, políticas, procedimientos o cualquier índole que afecte el desempeño de las adquisiciones de la UEN´s, deberá ser aprobado por la mayoría de los CCA´s de la institución.

428


Administrador de Contratos: Funcionario encargado de administrar los contratos de suministro de bienes y servicios que suscriba el ICE con particulares o terceros, con el propósito de asegurar el fiel cumplimento del objeto de la contratación, tanto cualitativa como cuantitativamenteAuditoría Interna: Es la dependencia encargada de velar que los procesos de contratación administrativa sean óptimos, oportunos, estandarizados y cumplan con todos los requisitos establecidos.Coordinador de la Contratación Administrativa (CCA): Funcionario o dependencia responsable de coordinar todos los procesos de contratación administrativa de su área, con apego a la normativa vigente y los mejores intereses institucionales, en concordancia con los procedimientos establecidos, siendo el interlocutor entre la Proveeduría y las correspondientes dependencias.Dirección UENTE: El área funcional a cargo del Director de la Unidad Estratégica de Negocio.Director de UEN: Director de la Unidad Estratégica de Negocio, en este caso corresponde al Director de la UEN Transporte de Electricidad.División de Contratación Administrativa: Dependencia perteneciente a la Dirección Jurídica Institucional, cuya función es brindar la asesoría jurídica y los servicios que en materia de contratación administrativa requiera la InstituciónDocumentación de la Adquisición: Documentación utilizada para pedir propuestas a los potenciales proveedores o vendedores y respalden los procesos de Solicitud de Respuesta a Vendedores y Selección de Vendedores.

Equipo de Proyecto: Equipo multidisciplinario asignado a un proyecto y coordinado por un líder de proyecto. Equipo Técnico: equipo multidisciplinario asignado a un proyecto, responsable de los aspectos técnicos del mismo, y coordinado por un líder técnico.Expediente Administrativo: Archivo histórico de determinado proceso, que físicamente estará permanentemente ubicado en la Proveeduría, la cual lo mantendrá actualizado.Oferente: Toda persona física o jurídica que somete una propuesta al ICE dentro del procedimiento de contratación, en apego a los términos establecidos vía cartel, especialmente en lo que se refiere a especificaciones técnicas, calidad, oportunidad y costo así como a las leyes que la regulan.Proceso de Contratación Administrativa: proceso de la administración pública para la contratación de materiales, bienes o servicios.

429

Proveedor: Conocido también como adjudicatario, es toda persona física o jurídica que sometió una propuesta al ICE dentro del procedimiento de contratación, en apego a los términos establecidos vía cartel, el cual se le ha adjudicado una adquisición.Proveeduría (dirección de proveeduría): Es la dependencia encargada de la conducción de los procesos de contratación administrativa.Red Nacional de Transporte de Electricidad (RNTE): infraestructura eléctrica destinada para el transporte de electricidad de los centros de producción como las plantas hidroeléctricas o térmicas y los centros de consumo.Sub-gerente: Corresponde al subgerente del sector electricidad.




1. Los Administradores de Contrato tienen las siguientes responsabilidades:a. Retirar oportunamente las ofertas de la Proveeduría para su estudio técnico.b. Coordinar el Estudio Técnico de Ofertas.c. Informar al Equipo de Proyecto, cuando surgen cambios al cronograma de las adquisiciones y las fechas planificadas en cada contrato para coordinar el desarrollo del Cronograma del Proyectod. Preparar la Nota de Recomendación de Adjudicación de Ofertas.


2. La Auditoría Interna tiene las siguientes responsabilidades:a. Velar que los Procesos de Contratación Administrativa sean óptimos, oportunos, estandarizados y cumplan con todos los requisitos establecidos.b. Velar que los Procesos de Contratación Administrativa sean gestionados sin un exceso de formalismo, aprobaciones múltiples, remisión formal de documentos o condiciones que provoquen pérdida de tiempo.

º

430



a. Atender las revocatorias o apelaciones contra los actos de adjudicaciónb. Mantener a derecho el estado de las Garantías de Participación.c. Coordinar y preparar la Adjudicación de Ofertas

Sección 4: Director de UEN

4. El Director de UEN tiene las siguientes responsabilidades:a. El Director de UEN tiene la responsabilidad de adjudicar las adquisiciónes de bienes y servicios.


5. La División de Contratación Administrativa tiene las siguientes responsabilidades:

a. Preparar el Estudio Legal de las ofertas.b. Preparar el Contrato y coordinar la firma del mismo.c. Otorgar la aprobación o el Visto Bueno de los contratos, según los límites económicos fijados por la Contraloría.

Capítulo II: Roles


6. El Administrador de Contrato tiene las siguientes obligaciones:a. Intervenir en el proceso de análisis, valoración de ofertas y recomendación de adjudicación.


7. La Auditoría tiene las siguientes obligaciones:a. Verificar la idoneidad de los AC en materia de constratación administrativa

431


8. Los Coordinadores de Contratación Administrativa tiene las siguientes obligaciones:

a. Elaborar los borradores de contratos para ser presentados a la División de Contratación Administrativa.

Sección 4: Dirección de la UENTE

9. La Dirección de la UENTE tiene las siguientes obligaciones:a. Obtener la Certificación de Contenido Presupuestario.b. Notificar a la División de Contratación Administrativa la preparación del Contrato.c. Preparar el borrador del Contrato.


10. La División de Contratación Administrativa tiene las siguientes obligaciones:

a. Responder las respuestas de las impugnaciones a las adjudicaciones.


11. La Proveeduría tiene las siguientes obligaciones:a. Capacitar y certificar la idoneidad de los AC en materia de contratación administrativa.b. Coordinar los procesos de estandarización de los procedimientos de adquisiciones junto con los CCA.c. Informar la llegada de ofertas al AC, al CCA y la Dirección Juridica Institucional.d. Verificar la inclución de la adjudicación dentro del expediente público.e. Informar a los CCA sobre la presentación de revocatorias o apelaciones contra los actos de adjudicación.f. Colaborar con el CCA para mantener a derecho el estado de las Garantías de Participación.g. Conducir y facilitar el Proceso de Contratación Administrativa

432

TITULO IIIREFRENDOS

12. Toda contratación que supere el monto establecido por la Contraloría General de la República para refrendo, deberá contar con el visto bueno de la unidad de refrendos de la División de Contratación Administrativa de la Dirección Jurídica Institucional13. Los procesos cuyos montos sean superiores a los asignados para contrataciones directas y menores a las que requieren refrendo de la Contraloría General de la República deberán contar con la aprobación de la unidad de la División de Contratación Administrativa14. La División de Contratación Administrativa en conjunto con la Dirección de Proveeduría y las Direcciones Administrativas o UEN's establecerán los contenidos que deben tener los contratos para que junto con el expediente respectivo se remitan a la Contraloría General de la República

TITULO IVRECURSOS

Capítulo I: Revocatoria

15. En los concursos cuyos procedimientos proceda la interposición del recurso de revocatoria, el recurrente se presentará ante la Proveeduría dentro de los plazos establecidos por ley.16. Una vez presentado el recurso, la Proveeduría en conjunto con la División de Contratación Administrativa y el Área Técnica (CCA-AC) en un plazo máximo de tres días hábiles analizarán la admisibilidad del recurso y la Proveeduría notificará al recurrente, en caso de que se declare inadmisible. Cuando este resulte admisible para su trámite, la Proveeduría notificará a la parte adjudicada que ha sido recurrida, dentro del mismo plazo señalado anteriormente, concediéndole una audiencia por el término de tres días hábiles para que exprese sus alegatos17. Vencida la audiencia concedida y/o recibidos los argumentos del adjudicatario recurrido, la Proveeduría los enviará al Área Técnica (CCA–AC) y la División de Contratación Administrativa del ICE, para que ambos se pronuncien en un plazo de cinco días hábiles.18. Recibidos los criterios del Área Técnica (CCA-AC) y de la División de Contratación Administrativa del ICE, la Dirección de Proveeduría contará con un plazo máximo de tres días hábiles siguientes a la recepción de la documentación para emitir su recomendación y elevarla al órgano competente.

19. La Administración deberá resolver el recurso en un plazo máximo de 15 días hábiles siguientes, a la recepción de los argumentos presentados por la parte adjudicataria que ha sido recurrida. Dentro de dicho plazo deberán contabilizarse los señalados en los Artículos 65 y 66, anteriores

433

20. Corresponde a la Dirección de Proveeduría notificar la resolución del recurso de revocatoria, dentro de los tres días hábiles siguientes al recibo de la misma

Capítulo II: Apelación

21. Cuando la Contraloría General de la República solicite un expediente administrativo, en casos de apelaciones, la Dirección de Proveeduría deberá remitirlo dentro del día hábil siguiente y prevenir a los oferentes para que mantengan o restablezcan la vigencia de las ofertas y la garantía de participación. Si en el expediente existieren líneas independientes que no fueron apeladas, se enviará en sustitución del original una copia certificada del expediente administrativo22. Una vez notificada la audiencia inicial concedida por la Contraloría General de la República, deberá la Proveeduría en el plazo de un día hábil convocar al Área Técnica (CCA-AC) y a la División de Contratación Administrativa de la Dirección Jurídica Institucional para que se pronuncien en un plazo de tres días hábiles. De considerarlo necesario cualquiera de las tres Áreas, convocará a reunión para coordinar la respuesta de la apelación.23. Una vez que sean remitidos los respectivos pronunciamientos o cuando el mismo sea conjunto, la Proveeduría deberá enviar la respuesta al Órgano Contralor antes de que se cumplan los cinco días concedidos por éste.24. La Proveeduría debe analizar todos los documentos adicionales existentes en poder de la Contraloría General de la República en conjunto con el Área Técnica (CCA-AC) y la División de Contratación Administrativa del ICE, antes de la audiencia final.25. En las Audiencias finales y las especiales debe seguirse el mismo procedimiento de la audiencia inicial.26. La Proveeduría debe hacer llegar a la División de Contratación Administrativa del ICE y al CCA la resolución final de la Contraloría, un día hábil siguiente a la recepción de la notificación, para que si quieren solicitar una adición o aclaración sobre el fondo de la resolución, se lo comuniquen a la Proveeduría a más tardar el día hábil siguiente. Será responsabilidad de ésta, enviar la solicitud al Órgano Contralor, antes de que se cumplan los tres días concedidos para ello.

434

TITULO VPROCEDIMIENTO DE CONTRATACION

Capítulo I: Licitaciones

27. El CCA deberá justificar por escrito la diferencia que se presente entre el monto estimado y el monto recomendado de adjudicación, aportando la información suficiente.

Capítulo II: Prorroga a fecha máxima de adjudicación.

28. Podrán ser prorrogadas las fechas máximas de adjudicación de las licitaciones o contrataciones, que estén por vencerse, por el Director de UEN o Director Administrativo. Esta prórroga se dará en casos calificados cuando resulte difícil para la Administración resolver en el plazo estipulado en el cartel. Para que se pueda tramitar una prórroga a la fecha máxima de adjudicación la Dependencia Técnica debe solicitar a la Proveeduría, al menos con quince días hábiles y por escrito, la ampliación, adjuntando lo siguiente:

a. Tipo y número de contratación, descripción y monto de la compra.b. La justificación razonada (el motivo por el cual no se puede cumplir con el plazo que se había previsto y la importancia de dar esta prórroga).Un cuadro donde se detalle la vigencia de las ofertas así como las garantías de participación.c. Si la nueva fecha máxima para adjudicar es posterior a cualquiera de las fechas máximas de vigencia o garantías, se debe solicitar a todos los oferentes que las prorroguen. Solo se puede prorrogar licitaciones, si las ofertas y garantías están vigentes o que quede evidencia de que los interesados han desistido de participar en el negocio.d. De todo lo anterior debe quedar evidencia en el expediente correspondiente.

29. Una vez aportada la información indicada en el artículo anterior, la Proveeduría dejará evidencia de la resolución de prorrogar, expresada por el director de la Unidad Estratégica de Negocios o Dirección Administrativa, en el expediente correspondiente, y al menos con ocho días anteriores al vencimiento de la fecha máxima para adjudicar.

435

Seguidamente se presentan los procedimientos para la Selección de Vendedores,

cuyo ámbito cubre las siguientes áreas del ICE: a. UENs o Direcciones

Administrativas, b. la Dirección de Proveeduría, c. Administración Superior, y d. la

División de Contratación Administrativa de la Dirección Jurídica Institucional,

basado en los criterios de la Guía PMBOK (PMI, 2004), y los hallazgos del punto

4.1.2 (Proceso de Contratación Administrativa) y propuestas del punto 4.2.2

(Propuesta de mejora al Proceso de Contratación Administrativa):

• Procedimiento para el Estudio y Selección de Ofertas.

• Procedimiento para la Adjudicación de Ofertas.

• Procedimiento para la Contratación de los Proveedores.

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Código:

Versión:

Procedimiento para el Estudio y Selección de Ofertas.

Página: 1/8


Elaborado por:

Aprobado por:

Rige a partir de:


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Procedimiento para el Estudio y Selección de Ofertas. Página:

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Código:

1. PROPÓSITO Suministrar una guía para el Estudio y Selección de Ofertas, con el fin de preparar la Nota de Recomendación de Adjudicación.

2. ALCANCE Aplica a la Proveeduría, la División de Contratación Administrativa de la Dirección Jurídica Institucional y a todos los centros funcionales de la UEN Transporte de Electricidad, cuando requieran de la adquisición de: 2.1 Materiales, bienes o servicios para las nuevas obras y/o ampliaciones de la RNTE. 2.2 Materiales, bienes o servicios de mayor cuantía para el mantenimiento y/o la operación de la RNTE (Aquellos por montos mayores al permitido en las Contrataciones Directas).


Código Nombre del Documento Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Estudio Legal de Ofertas. Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Nota de Recomendación de Adjudicación de Ofertas.

439

Versión:


3/8

Código:

4. POLITICAS 4.1 Las actividades que conforman el Proceso de Selección de Vendedores son consideradas actividades prioritarias, sobre las demás actividades ordinarias. 4.2 Todas las personas involucradas en la preparación del Estudio y Selección de Ofertas, prestarán su atención correcta y oportuna. 4.3 El Administrador de Contrato es responsable de la coordinación del estudio y selección de ofertas. 4.4 La Dirección de Proveeduría es un órgano conductor y facilitador del Proceso de Contratación Administrativa, responsable de obtener los recursos necesarios para brindar un servicio correcto y oportuno. 4.5 La Proveeduría está en la posición de notificar al Administrador de Contratos, sobre condiciones en la Nota de Recomendación de Adjudicación, que ponen en riesgo el curso natural de la Contratación Administrativa, sin impedir el mismo por exceso de formalismos, aprobaciones múltiples, remisión formal de documentos, o condiciones que provoquen pérdida de tiempo. 4.6 Todo cambio que promueva la Proveeduría, en cuanto a reglamentos, políticas, procedimientos o cualquier índole que afecte el desempeño de las adquisiciones de las UEN´s, deberá ser aprobado por la mayoría de los CCA´s de la institución.

440

Versión:


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Código:

5. RESPONSABILIDADES 5.1 Administrador de Contratos 5.1.1 Coordinar el Estudio Técnico de Ofertas. 5.1.2 Informar a Equipo de Proyecto, cuando surgen cambios al cronograma de las adquisiciones y las fechas planificadas en cada contrato para coordinar el desarrollo del Cronograma del Proyecto. 5.1.3 Retirar oportunamente las Ofertas para su estudio respectivo. 5.1.4 Preparar la Nota de Recomendación de Adjudicación de Ofertas. 5.2 Auditoría Interna 5.2.1 Velar que los Procesos de Contratación Administrativa sean óptimos, oportunos, estandarizados y cumplan con todos los requisitos establecidos. 5.2.2 Velar que el Procesos de Contratación Administrativa sea gestionado sin un exceso de formalismos, aprobaciones múltiples, remisión formal de documentos o condiciones que provoquen pérdida de tiempo. 5.3 Proveeduría 5.3.1 Conducir y facilitar el Procesos de Contratación Administrativa. 5.4 División de Contratación Administrativa 5.4.1 Preparar el Estudio Legal de Ofertas.

441

Versión:


5/8

Código:

6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS. administrador de contratos: Funcionario encargado de administrar los contratos de suministro de bienes y servicios que suscriba el ICE con particulares o terceros, con el propósito de asegurar el fiel cumplimento del objeto de la contratación, tanto cualitativa como cuantitativamente. auditoría interna: Es la dependencia encargada de velar que los procesos de contratación administrativa sean óptimos, oportunos, estandarizados y cumplan con todos los requisitos establecidos. coordinador de la contratación administrativa (CCA): Funcionario o dependencia responsable de coordinar todos los procesos de contratación administrativa de su área, con apego a la normativa vigente y los mejores intereses institucionales, en concordancia con los procedimientos establecidos, siendo el interlocutor entre la Proveeduría y las correspondientes dependencias. división de contratación administrativa: Dependencia perteneciente a la Dirección Jurídica Institucional, cuya función es brindar la asesoría jurídica y los servicios que en materia de contratación administrativa requiera la Institución. documentación de la adquisición: Documentación utilizada para pedir propuestas a los potenciales proveedores o vendedores y respalden los procesos de Solicitud de Respuesta a Vendedores y Selección de Vendedores. equipo de proyecto: Equipo multidisciplinario asignado a un proyecto y coordinado por un líder de proyecto.

442

Versión:


6/8

Código:

equipo técnico: equipo multidisciplinario asignado a un proyecto, responsable de los aspectos técnicos del mismo, y coordinado por un líder técnico. expediente administrativo: Archivo histórico de determinado proceso, que físicamente estará permanentemente ubicado en la Proveeduría, la cual lo mantendrá actualizado. oferente: Toda persona física o jurídica que somete una propuesta al ICE dentro del procedimiento de contratación, en apego a los términos establecidos vía cartel, especialmente en lo que se refiere a especificaciones técnicas, calidad, oportunidad y costo así como a las leyes que la regulan. proceso de contratación administrativa: proceso de la administración pública para la contratación de materiales, bienes o servicios. proveeduría (dirección de proveeduría): Es la dependencia encargada de la conducción de los procesos de contratación administrativa. red nacional de transporte de electricidad (RNTE): infraestructura eléctrica destinada para el transporte de electricidad de los centros de producción como las plantas hidroeléctricas o térmicas y los centros de consumo.

443

Versión:


7/8

Código:

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 7.1 La Proveeduría digitaliza y folia las ofertas recibidas en el Expediente Administrativo. 7.2 La Proveeduría notifica al Administrador de Contratos, pasar a retirar copias de las ofertas recibidas para el estudio técnico de las mismas. 7.3 La Proveeduría envía el Expediente Administrativo a la División de Contratación Administrativa para el estudio legal de las ofertas. 7.4 La División de Contratación Administrativa prepara el Estudio Legal de las Ofertas. 7.5 La División de Contratación Administrativa envía copia del Estudio Legal de las Ofertas al Administrador de Contratos. 7.6 La División de Contratación Administrativa envía el Expediente Administrativo a la Dirección de Proveeduría para su custodia. 7.7 El Administrador de Contratos retira copia de las ofertas recibidas en la Proveeduría. 7.8 El Administrador de Contratos y el Equipo Técnico preparan el estudio de los aspectos técnicos de las ofertas recibidas. 7.9 El Administrador de Contratos prepara Nota de Recomendación de Adjudicación de Ofertas. 7.10 El Administrador de Contratos entrega Nota de Recomendación de Adjudicación de Ofertas al Coordinador de Contratación Administrativa para su aprobación. 7.11 El Coordinador de Contratación Administrativa verifica su la Nota de Recomendación de Adjudicación de Ofertas posee errores de forma. Si hay errores pasará a la actividad 7.16, en caso contrario se pasará a la actividad 7.11. 7.12 El Coordinador de Contratación Administrativa firma la Nota de Recomendación de Adjudicación de Ofertas. 7.13 El Coordinador de Contratación Administrativa entrega la Nota de Recomendación de Adjudicación de Ofertas al Administrador de Contratos.

444

Versión:


8/8

Código:

7.14 El Administrador de Contratos entrega copia de la Nota de Recomendación de Adjudicación de Ofertas al Director de la UEN. 7.15 El Administrador de Contratos entrega original de la Nota de Recomendación de Adjudicación de Ofertas a la Proveeduría. 7.16 La Proveeduría archiva la Nota de Recomendación de Adjudicación de Ofertas en el Expediente Administrativo. 7.17 El Coordinador de Contratación Administrativa solicita al Administrador de Contratos corregir la Nota de Recomendación de Adjudicación de Ofertas de acuerdo a lo que se le indica. 7.18 El Administrador de Contratos corrige la Nota de Recomendación de Adjudicación de Ofertas de acuerdo a lo que el Coordinador de Contratación Administrativa le ha indicado. FIN DE PROCEDIMIENTO.


445

1Diagrama de flujo para preparar el Estudio y Selección de Ofertas

Proveeduría Administrador de Contratos

Equipo TécnicoDivisión de Contratación Administrativa


Inicio

Digitaliza y folia las ofertas recibidas.

7.1

7.2

Notifica al Administrador de Contratos, pasar a retirar copias de las ofertas.

Envía el expediente administrativo a la División de Contratación Administrativa para estudiar las ofertas recibidas.

7.3

Prepara el estudio de los aspectos legales de las ofertas recibidas

A

A

7.4

Envía copia del Estudio Legal de las Ofertas al Administrador de Contratos.

7.5

Envía el expediente administrativo a la Dirección de Proveeduría.

7.6

B

Retira copia de las ofertas recibidas en la Proveeduría.

B

7.7

Prepara el estudio de los aspectos técnicos de las ofertas recibidas.

7.8

Prepara nota de Recomedación de Adjudicación de Ofertas.

7.9

C

Verifica si la Nota de Recomendación de Adjudicación posee errores de forma.

C

7.11

Hay errores en la Nota?

NO

SI

Firma la Nota de Recomendación de Adjudicación de Ofertas.

Nota de Recomendación de Adjudicación de Ofertas.

Entrega Nota de Recomendación de Adjudicación al Administrador de Contratos

D

Solicita al Administrador de Contratos, corregir la Nota de Recomendación de Adjudicación de Ofertas, de acuerdo a lo que se le indica.

F

Corrige la Nota de Recomendació de Adjudicación de Ofertas, de acuerdo a lo indicado por el Coordinador de Contratación Administrativa

F

Entrega copia de Nota de Reco. de Adj. de Ofertas al Director de UEN

D

7.14

7.12

7.13

Entrega original de Nota de Reco. de Adj. a la Dirección de Proveeduría.

Fin

7.15

7.17

7.18

Estudio Legal de Ofertas.

E

E

Archiva la Nota de Recomendación de Adjudicación en el Expediente Adm.

7.16

Entrega Nota de Reco. al CCA.

7.10

1Diagrama de flujo para preparar el Estudio y Selección de Ofertas

Proveeduría Administrador de Contratos

Equipo TécnicoDivisión de Contratación Administrativa


InicioInicio

Digitaliza y folia las ofertas recibidas.Digitaliza y folia las ofertas recibidas.

7.1

7.2





7.3



AA

AA

7.4



7.5



7.6

BB



BB

7.7

Prepara el estudio de los aspectos técnicos de las ofertas recibidas.

7.8



7.9

CC



CC

7.11

Hay errores en la Nota?

NO

SI







DD



FF



FF



DD

7.14

7.12

7.13



FinFin

7.15

7.17

7.18

Estudio Legal de Ofertas.Estudio Legal de Ofertas.

EE

EE



7.16

Entrega Nota de Reco. al CCA.Entrega Nota de Reco. al CCA.

7.10

447


Código:

Versión:

Procedimiento para la Adjudicación de Ofertas. Página:

1/7


Elaborado por:

Aprobado por:

Rige a partir de:

TABLA DE CONTENIDO 1. PROPÓSITO................................................................................................. 2 2. ALCANCE ..................................................................................................... 2 3. DOCUMENTOS APLICABLES...................................................................... 2 4. POLITICAS.................................................................................................... 3 5. RESPONSABILIDADES................................................................................ 4 6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS. ................... 5 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO................................................................... 6 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA............................................................... 7

448

Versión:


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Código:

1. PROPÓSITO Suministrar una guía para la Adjudicación de Ofertas.

2. ALCANCE Aplica a la Proveeduría y a todos los centros funcionales de la UEN Transporte de Electricidad, cuando requieran de la adquisición de: 2.1 Materiales, bienes o servicios para las nuevas obras y/o ampliaciones de la RNTE. 2.2 Materiales, bienes o servicios de mayor cuantía para el mantenimiento y/o la operación de la RNTE (Aquellos por montos mayores al permitido en las Contrataciones Directas).


Código Nombre del Documento Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Adjudicación de Ofertas.

449

Versión:


3/7

Código:

4. POLITICAS 4.1 Las actividades que conforman el Proceso de Selección de Vendedores son consideradas actividades prioritarias, sobre las demás actividades ordinarias. 4.2 Todas las personas involucradas en la preparación de la Adjudicación de Ofertas, prestarán su atención correcta y oportuna. 4.3 El Cordinador de Contratación Administrativa es responsable de la coordinación y preparación de la Adjudicación de Ofertas. 4.4 La Dirección de Proveeduría es un órgano conductor y facilitador del Proceso de Contratación Administrativa, responsable de obtener los recursos necesarios para brindar un servicio correcto y oportuno. 4.5 Todo cambio que promueva la Proveeduría, en cuanto a reglamentos, políticas, procedimientos o cualquier índole que afecte el desempeño de las adquisiciones de las UEN´s, deberá ser aprobado por la mayoría de los CCA´s de la institución.

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Versión:


4/7

Código:

5. RESPONSABILIDADES 5.1 Auditoría Interna. 5.1.1 Velar que los Procesos de Contratación Administrativa sean óptimos, oportunos, estandarizados y cumplan con todos los requisitos establecidos. 5.1.2 Velar que el Procesos de Contratación Administrativa sea gestionado sin un exceso de formalismos, aprobaciones múltiples, remisión formal de documentos o condiciones que provoquen pérdida de tiempo. 5.2 Coordinador de Contratación Administrativa. 5.2.1 Coordinar la Adjudicación de Ofertas. 5.2.4 Preparar la Adjudicación de Ofertas. 5.3 Director de UEN 5.3.1 Aprobar la Adjudicación de las Ofertas. 5.4 Proveeduría 5.4.1 Conducir y facilitar el Procesos de Contratación Administrativa.

451

Versión:


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Código:

6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS. auditoría interna: Es la dependencia encargada de velar que los procesos de contratación administrativa sean óptimos, oportunos, estandarizados y cumplan con todos los requisitos establecidos. coordinador de la contratación administrativa (CCA): Funcionario o dependencia responsable de coordinar todos los procesos de contratación administrativa de su área, con apego a la normativa vigente y los mejores intereses institucionales, en concordancia con los procedimientos establecidos, siendo el interlocutor entre la Proveeduría y las correspondientes dependencias. director de UEN: Director de la Unidad Estratégica de Negocio, en este caso corresponde al Director de la UEN Transporte de Electricidad. expediente administrativo: Archivo histórico de determinado proceso, que físicamente estará permanentemente ubicado en la Proveeduría, la cual lo mantendrá actualizado. oferente: Toda persona física o jurídica que somete una propuesta al ICE dentro del procedimiento de contratación, en apego a los términos establecidos vía cartel, especialmente en lo que se refiere a especificaciones técnicas, calidad, oportunidad y costo así como a las leyes que la regulan. proceso de contratación administrativa: proceso de la administración pública para la contratación de materiales, bienes o servicios.

452

Versión:


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Código:

proveeduría (dirección de proveeduría): Es la dependencia encargada de la conducción de los procesos de contratación administrativa. red nacional de transporte de electricidad (RNTE): infraestructura eléctrica destinada para el transporte de electricidad de los centros de producción como las plantas hidroeléctricas o térmicas y los centros de consumo.

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 7.1 El Coordinador de Contratación Administrativa prepara la Adjudicación de Ofertas. 7.2 El Coordinador de Contratación Administrativa entrega la Adjudicación de Ofertas al Director de la UEN. 7.3 El Director de UEN revisa si hay errores en la Adjudicación de Ofertas. Si hay errores, se pasará a la actividad 7.10. En caso contrario se pasará a la actividad 7.4. 7.4 El Director de UEN firma la Adjudicación de Ofertas. 7.5 El Director de UEN entrega la Adjudicación de Ofertas al Coordinador de Contratación Administrativa. 7.6 El Coordinador de Contratación Administrativa entrega una copia de la Adjudicación de Ofertas a la Gerencia. 7.7 El Coordinador de Contratación Administrativa entrega el original de la Adjudicación de Ofertas a la Proveeduría.

453

Versión:

Procedimiento para la Adjudicación de Ofertas.

Página: 7/7

Código:

7.8 La Proveeduría archiva la Adjudicación de Ofertas en el Expediente Administrativo. 7.9 La Proveeduría envía a publicar la Adjudicación de Ofertas al Diario La Gaceta. FIN DE PROCEDIMIENTO.


454

1Diagrama de flujo para preparar la Adjudicación de Ofertas


ProveeduríaDirector de la UEN

Inicio

Prepara la de Adjudicación de Ofertas.

7.1

Entrega la Adjudicación de Ofertas al Director de UEN.

7.2

Revisa si hay errores en la Adjudicación de Ofertas.

7.3

Hay errores en la Adj.

SI

NO

Solicita al CCA corregir la Adjudicación de Ofertas.

7.10

Corrige la Adjudicación de Ofertas.

7.11

Firma la Adjudicación de Ofertas

7.4

Entrega la Adjudicación de Ofertas al CCA.

Entrega copia de la Adjudicación de Ofertas a la Gerencia.

7.5 7.6

Entrega original de la Adjudicación de Ofertas a la Proveeduría.

7.7

Archiva la Adjudicación de Ofertas en el Expediente Administrativo.

7.8

Envía a publicar la Adjudicación de Ofertas al Diario La Gaceta.

7.9

Fin

1Diagrama de flujo para preparar la Adjudicación de Ofertas


ProveeduríaDirector de la UEN

InicioInicio

Prepara la de Adjudicación de Ofertas.Prepara la de Adjudicación de Ofertas.

7.1

Entrega la Adjudicación de Ofertas al Director de UEN.Entrega la Adjudicación de Ofertas al Director de UEN.

7.2

Revisa si hay errores en la Adjudicación de Ofertas.Revisa si hay errores en la Adjudicación de Ofertas.

7.3

Hay errores en la Adj.

SI

NO Hay errores en la Adj.

SI

NO

Solicita al CCA corregir la Adjudicación de Ofertas.Solicita al CCA corregir la Adjudicación de Ofertas.

7.10

Corrige la Adjudicación de Ofertas.Corrige la Adjudicación de Ofertas.

7.11

Firma la Adjudicación de OfertasFirma la Adjudicación de Ofertas

7.4

Entrega la Adjudicación de Ofertas al CCA.Entrega la Adjudicación de Ofertas al CCA.

Entrega copia de la Adjudicación de Ofertas a la Gerencia.Entrega copia de la Adjudicación de Ofertas a la Gerencia.

7.5 7.6

Entrega original de la Adjudicación de Ofertas a la Proveeduría.Entrega original de la Adjudicación de Ofertas a la Proveeduría.

7.7

Archiva la Adjudicación de Ofertas en el Expediente Administrativo.Archiva la Adjudicación de Ofertas en el Expediente Administrativo.

7.8

Envía a publicar la Adjudicación de Ofertas al Diario La Gaceta.Envía a publicar la Adjudicación de Ofertas al Diario La Gaceta.

7.9

FinFin

455


Código:

Versión:

Procedimiento para la Contratación del Proveedor.

Página: 1/7


Elaborado por:

Aprobado por:

Rige a partir de:


456

Versión:

Procedimiento para la Contratación del Proveedor. Página:

2/7

Código:

1. PROPÓSITO Suministrar una guía para la Contratación del Proveedor.

2. ALCANCE Aplica a la Proveeduría, la Sub-Gerencia, la División de Contratación Administrativa de la Dirección Jurídica Institucional y a todos los centros funcionales de la UEN Transporte de Electricidad, cuando requieran de la adquisición de: 2.1 Materiales, bienes o servicios para las nuevas obras y/o ampliaciones de la RNTE. 2.2 Materiales, bienes o servicios de mayor cuantía para el mantenimiento y/o la operación de la RNTE (Aquellos por montos mayores al permitido en las Contrataciones Directas).


Código Nombre del Documento Fxx-xx.xx.xxx.xxxx El Contrato. Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Orden de Adquisición

457

Versión:


3/7

Código:

4. POLITICAS 4.1 Las actividades que conforman el Proceso de Selección de Vendedores son consideradas actividades prioritarias, sobre las demás actividades ordinarias. 4.2 Todas las personas involucradas en la preparación del Contrato, prestarán su atención correcta y oportuna. 4.3 La División de Contratación Administrativa es responsable de la coordinación y preparación del Contrato. 4.4 La Dirección de Proveeduría es un órgano conductor y facilitador del Proceso de Contratación Administrativa, responsable de obtener los recursos necesarios para brindar un servicio correcto y oportuno. 4.5 Todo cambio que promueva la Proveeduría, en cuanto a reglamentos, políticas, procedimientos o cualquier índole que afecte el desempeño de las adquisiciones de las UEN´s, deberá ser aprobado por la mayoría de los CCA´s de la institución.

458

Versión:


4/7

Código:

5. RESPONSABILIDADES 5.1 Auditoría Interna. 5.1.1 Velar que los Procesos de Contratación Administrativa sean óptimos, oportunos, estandarizados y cumplan con todos los requisitos establecidos. 5.1.2 Velar que el Procesos de Contratación Administrativa sea gestionado sin un exceso de formalismos, aprobaciones múltiples, remisión formal de documentos o condiciones que provoquen pérdida de tiempo. 5.2 Dirección de la UENTE 5.2.1 Obtener la Certificación de Contenido Presupuestario. 5.2.2 Notificar a la División de Contratación Administrativa la preparación del Contrato. 5.2.3 Preparar borrador del Contrato. 5.3 División de Contratación Administrativa. 5.3.1 Preparar el Contrato. 5.3.2 Coordinar la firma del Contrato. 5.3.3 Obtener las firmas del Sub-gerente y los proveedores. 5.4 Proveeduría 5.4.1 Conducir y facilitar el Procesos de Contratación Administrativa.

459

Versión:


5/7

Código:

6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS. auditoría interna: Es la dependencia encargada de velar que los procesos de contratación administrativa sean óptimos, oportunos, estandarizados y cumplan con todos los requisitos establecidos. dirección UENTE: El área funcional a cargo del Director de la Unidad Estratégica de Negocio. división de contratación administrativa: Dependencia perteneciente a la Dirección Jurídica Institucional, cuya función es brindar la asesoría jurídica y los servicios que en materia de contratación administrativa requiera la Institución. expediente administrativo: Archivo histórico de determinado proceso, que físicamente estará permanentemente ubicado en la Proveeduría, la cual lo mantendrá actualizado. proceso de contratación administrativa: proceso de la administración pública para la contratación de materiales, bienes o servicios. proveedor: Conocido también como adjudicatario, es toda persona física o jurídica que sometió una propuesta al ICE dentro del procedimiento de contratación, en apego a los términos establecidos vía cartel, el cual se le ha adjudicado una adquisición.

460

Versión:


6/7

Código:

proveeduría (dirección de proveeduría): Es la dependencia encargada de la conducción de los procesos de contratación administrativa. red nacional de transporte de electricidad (RNTE): infraestructura eléctrica destinada para el transporte de electricidad de los centros de producción como las plantas hidroeléctricas o térmicas y los centros de consumo. sub-gerente: Corresponde al subgerente del sector electricidad.

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 7.1 La Dirección UENTE solicita la Certificación de Contenido Presupuestario al Área Gestión Financiera de la UENTE. 7.2 La Dirección UENTE prepara y envia el borrador del Contrato junto con la Certificación de Contenido Presupuestario a la División de Contratación Administrativa. 7.3 La División de Contratación Administrativa prepara el Contrato. 7.4 La División de Contratación Administrativa envía el Contrato al Sub-Gerente. 7.5 El Sub-Gerente revisa el Contrato. Si existen errores pasará a la actividad 7.13. En caso contrario pasará a la actividad 7.6. 7.6 El Sub-Gerente firma el Contrato. 7.7 El Proveedor revisa el Contrato. Si existen errores pasará a la actividad 7.13. En caso contrario pasará a la actividad 7.8.

461

Versión:


7/7

Código:

7.8 El Proveedor firma el Contrato. 7.9 El Sub-Gerente envía el Contrato a la Proveeduría. 7.10 La Proveeduría archiva el Contrato en el Expediente Administrativo. 7.11 La Proveeduría obtiene el Refrendo del Contrato. 7.12 La Proveeduría elabora la Ordenes de Adquisición. 7.13 El Sub-Gerente solicita corregir el contrato a la División de Contratación Administrativa. 7.14 La División de Contratación Administrativa corrige el Contrato. FIN DE PROCEDIMIENTO.


462

1Diagrama de flujo para la Contratación del Proveedor

División de Contratación Adm.

Sub-Gerente ProveedorDirección UENTE Proveeduría.

Inicio

Solicita Certificación de Contenido Presupuestario al Área Gestión Financiera UENTE

7.1

7.2

7.3

Prepara y envía borrador del Contrato a DCA.

Revisa el Contrato

7.4

Hay errores en el Cont.?

SI

NO

Solicita corregir el Contrato.

Envía el Contrato al Sub-Gerente

B

B

C

Corrige el Contrato.

C

7.5

7.6

D

7.7


NO

SI

D

Envía el Contrato Firmado a la Proveeduría

A

Prepara el Contrato

A

Firma el Contrato

Revisa el Contrato

Firma el Contrato

E

E

F

F

7.11

Obtiene el refrendo del Contrato

7.8

Elabora la Orden de Adquisición.

7.12

Fin

7.9

Archiva el Contrato en el Expediente Administrativo

7.10

7.13

7.14

1Diagrama de flujo para la Contratación del Proveedor

División de Contratación Adm.

Sub-Gerente ProveedorDirección UENTE Proveeduría.

InicioInicio

Solicita Certificación de Contenido Presupuestario al Área Gestión Financiera UENTE

7.1

7.2

7.3



Revisa el ContratoRevisa el Contrato

7.4


SI

NO Hay errores en el Cont.?

SI

NO

Solicita corregir el Contrato.Solicita corregir el Contrato.

Envía el Contrato al Sub-GerenteEnvía el Contrato al Sub-Gerente

BB

BB

CC

Corrige el Contrato.Corrige el Contrato.

CC

7.5

7.6

DD

7.7


NO

SI Hay errores en el Cont.?

NO

SI

DD



AA

Prepara el ContratoPrepara el Contrato

AA

Firma el ContratoFirma el Contrato

Revisa el ContratoRevisa el Contrato

Firma el ContratoFirma el Contrato

EE

EE

FF

FF

7.11

Obtiene el refrendo del ContratoObtiene el refrendo del Contrato

7.8

Elabora la Orden de Adquisición.Elabora la Orden de Adquisición.

7.12

FinFin

7.9

Archiva el Contrato en el Expediente Administrativo

7.10

7.13

7.14

463

4.2.9 Administración del Contrato

a. Propuesta para reducir las brechas entre la Gestión Actual de las Adquisiciones

y Proceso de Administración del Contrato de la Guía PMBOK.

En la práctica, se presenta deficiencias sobre el Proceso de Administración del

Contrato, de acuerdo a lo señalado en el punto 4.1.9 (Brechas entre la Gestión

Actual de Adquisiciones y el Proceso de Administración del Contrato de la Guía

PMBOK) y el análisis realizado en el punto 4.2.3 (Análisis del Reglamento Interno

de la Contratación Administrativa del ICE) del presente capítulo, por lo que se

propone las siguientes acciones de mejora:

• Sistematizar los procesos de dirección de proyectos aplicados a la

relaciones contractuales como el 4.4, 4.6, 8.3, 10.3 y 11.6 de la Guía

PMBOK.

• Definir los siguientes roles al Administrador de Contratos: a. Dirigir a los

vendedores, b. Gestionar los riesgos e implementar actividades de

respuesta al riesgo, c. Establecer y gestionar los canales de comunicación

del proyecto, tanto externos como internos al equipo del proyecto, d.

Recoger datos sobre el proyecto e informa sobre el coste, el cronograma, el

avance técnico y de calidad, y la información de la situación para facilitar las

proyecciones, e. Recoger y documentar las lecciones aprendidas, e

implementar las actividades de mejora de los procesos aprobados., f.

Supervisar los resultados específicos de los materiales, bienes o servicios

contratados, parta determinar si cumplen con las condiciones contractuales

e identificar los modos de eliminar las causas de resultados insatisfactorios,

464

g. Preparar informes de rendimiento de los proveedores, h. Llevar un

seguimiento y control de riesgos del Proceso de Administración del

Contrato.

• Definir los siguientes roles al Equipo de Proyecto en el Proceso de

Administración del Contrato: a. Establecer un método evolutivo para

identificar y solicitar de forma consistente cambios en las líneas base

establecidas, y para evaluar el valor y la efectividad de esos cambios, b.

Proporcionar oportunidades para validar y mejorar el proyecto de forma

continua, teniendo en cuenta el impacto de cada cambio, c. Proporcionar el

mecanismo para que el equipo de dirección del proyecto comunique de

forma sistemática todos los cambios a los interesados.

• Utilizar el Plan de Gestión de las Adquisiciones, el Plan de Gestión del

Proyecto y el Plan de Gestión del Contrato como referencia en las acciones

tomadas por el Administrador de Contratos en el Proceso de Gestión del

Contrato.

• Diseñar un sistema de Gestión de Cambios para el Proceso de

Administración de Contratos, que permita ser referencia para incluirlo

dentro de la planificación del contrato.

465

b. Principios, Políticas, y Normas para el Proceso de Administración del Contrato.

Tomando las consideraciones del punto 4.1.9 (Brechas entre la Gestión Actual de

Adquisiciones y el Proceso de Administración del Contrato de la Guía PMBOK) y

4.2.3 (Análisis del Reglamento Interno de la Contratación Administrativa del ICE)

del presente capítulo, se proponen principios, políticas, y normas para la

Planificación de la Contratación. Estos conformarán el Modelo de Gestión de

Adquisiciones Propuesto.

Respecto a la definición de procedimientos para el proceso de Administración del

Contrato, se consideró conveniente que las acciones del equipo de proyecto

fueran la indicadas por los planes del proyecto (Plan de Gestión del Proyecto, Plan

de Gestión de la Adquisiciones y Plan de la Contratación), en vista que este

proceso es parte del grupo de procesos de seguimiento y control de la Guía

PMBOK.




466

PRINCIPIOSTodo proceso de Administración del Contrato deberá respetar los siguientes principios:

Buena Fe: Claro convencimiento que las compras o adqusiciones son lícitas, verdaderas y justas.Debido Proceso: Los procesos que se apliquen en todos los procesos de adquisición deben ser correctos y estar de conformidad con la correspondiente legislación y normativas aplicables.Eficacia: Actuación encaminada al cumplimiento del fin público asignado a la UEN.Eficiencia: Administración eficiente para la obtención de ofertas, conforme al interés público perseguido.Equilibrio de Intereses: Debe existir siempre un equilibrio entre los deberes y derechos de las partes contratantes.Formalismo de los procedimientos licitatorios: Cumplimiento de los requisitos formales de la contratación administrativa, como recursos de fiscalización del buen uso de los recursos públicos.Intangibilidad Patrimonial: El Estado está obligado a mantener la equivalencia de la negociación, en protección al interés público.Interés Público: Actuación encaminada hacia el logro del bien común, bien público o interés público.Legalidad: Los procedimientos de selección de contratistas a aplicarse, deben ser definidos a priori, en forma precisa, cierta y concreta.Lesividad: La Contratación Administrativa, solo puede ser declarada nula, si se comprueba que es lesiva a los intereses del Estado.Razonabilidad: El Estado debe restringir o limitar, el ejercicio abusivo del derecho, pero vigilando que la norma jurídica se adecue en todos sus elementos.Seguridad Jurídica: Toda futura obligación contractual, debe ser bien definida, para que las partes sepan a que atenerse, garantizándose de este modo la correcta aplicación del derecho.Transparencia: Toda la información relativa al proceso de licitación debe estar disponible y accesible para todos los contratistas que existen en el medio, así como para el público en general que pueda estar interesado en dicho proceso.

467

A continuación se presenta la propuesta de las políticas para la Administración del

Contrato, y la Norma como marco regulatorio, empleando el método de juicio



POLITICAS1. Las actividades que conforman del Proceso de Administración del Contrato son consideradas actividades proritarias sobre las demás actividades ordinarias.2. Todas las personas involucradas en el Proceso de Administración del Contratro, prestarán su atención correcta y oportuna.3. La Dirección de Proveeduría es un órgano conductor y facilitador del Proceso de Contratación Administrativa, responsable de obtener los recursos necesarios para brindar un servicio correcto y oportuno.4. El Administrador de Contrato es responsable de la coordinación de la Administración del Contrato, el vinculo entre el equipo de proyecto y los contratistas sobre los aspectos contractuales y de negociación.5. Todo cambio que promueva la Proveeduría, en cuanto a reglamentos, políticas, procedimientos o cualquier índole que afecte el desempeño de las adquisiciones de la UEN´s, deberá ser aprobado por la mayoría de los CCA´s de la institución.

468


Administrador de contrato (AC): Es el encargado de administrar los contratos de suministro de bienes y servicios que suscriba el ICE con particulares o terceros, con el propósito de asegurar el fiel cumplimento del objeto de la contratación, tanto cualitativa como cuantitativamente.Auditoría Interna: Es la dependencia encargada de velar que los procesos de contratación administrativa sean óptimos, oportunos, estandarizados y cumplan con todos los requisitos establecidos.Contratista: Es la persona física o jurídica que ha sido seleccionada por la Administración para la ejecución de un contrato.Coordinador de la Contratación Administrativa (CCA): Funcionario o dependencia responsable de coordinar todos los procesos de contratación administrativa de su área, con apego a la normativa vigente y los mejores intereses institucionales, en concordancia con los procedimientos establecidos, siendo el interlocutor entre la Proveeduría y las correspondientes dependencias.Debido proceso: Cumplimiento de una garantía constitucional consistente en asegurar al contratista, oferente o proveedor, el derecho a ser escuchado ya sea por él o su abogado, en el proceso en que se juzga su conducta, con oportunidad de exponer y probar sus derechos.División de Contratación Administrativa: Dependencia perteneciente a la Dirección Jurídica Institucional, cuya función es brindar la asesoría jurídica y los servicios que en materia de contratación administrativa requiera la Institución.Equipo de Proyecto: Equipo multidisciplinario asignado a un proyecto y coordinado por un líder de proyecto. Expediente Administrativo: Archivo histórico de determinado proceso, que físicamente estará permanentemente ubicado en la Proveeduría, la cual lo mantendrá actualizado.Órgano Director Administrativo: Órgano encargado de instruir los procesos sancionatorios por incumplimiento de los proveedores siguiendo el debido procedimiento.Reajuste de Precios: Mecanismo por el cual se mantiene las condiciones o nivel económico pactado originalmente, ajustando a los contratistas o proveedores según las variaciones que ocurran en la economía y que afecten los costos que conforman los precios del contrato.Rescisión contractual: Acción de la Administración que se presenta cuando se deja sin efecto un contrato por causas de interés público, caso fortuito o fuerza mayor.Resolución contractual: Acción de la Administración que consiste en ponerle fin a un contrato en forma unilateral, por incumplimiento imputable al contratista o bien cuando por acuerdo de ambas partes, se decide ponerle fin al contrato en forma anticipada.

469




1. Los Administradores de Contrato tienen las siguientes responsabilidades:a. Dirigir a los vendedores,b. Gestionar los riesgos e implementar actividades de respuesta al riesgo,

c. Establecer y gestionar los canales de comunicación del proyecto, tanto externos como internos al equipo del proyecto,d. Recoger datos sobre el proyecto e informa sobre el coste, el cronograma, el avance técnico y de calidad, y la información de la situación para facilitar las proyecciones,e. Recoger y documentar las lecciones aprendidas, e implementar las actividades de mejora de los procesos aprobados.,f. Supervisar los resultados específicos de los materiales, bienes o servicios contratados, parta determinar si cumplen con las condiciones contractuales e identificar los modos de eliminar las causas de resultados insatisfactorios, g. Preparar informes de rendimiento de los proveedores,h. Llevar un seguimiento y control de riesgos del Proceso de Administración del Contrato.i. Realizar informes de avance de ejecución de los contratos.j. Velar por una correcta ejecución de los contratos que se les asignen en estricto apego al expediente levantado para estos efectos y será responsable de la recepción y aceptación de los bienes y servicios así como de gestionar los trámites de pagos que realice la institución, según lo pactado.



a. Mantener a derecho el estado de las Garantías de Cumplimiento.


3. La Proveeduría tiene la siguientes responsabilidades:a. La recepción, desalmacenaje, custodia temporal, manejo, control, pagos y franquicias tributarias, arancelarias y fiscalización del tráfico internacional de mercancías del ICE, ya sean extranjeras, nacionales o nacionalizadas, en los regímenes aduaneros definitivos y temporales.

470

Capítulo II: Roles


4. La Proveeduría tiene las siguientes obligaciones:a. Colaborar con el CCA para mantener a derecho el estado de las Garantías de Cumplimiento.

TITULO IIIPROCEDIMIENTO DE CONTRATACION

Capítulo I: Prorroga a los Contratos

5. Cuando se requiera una prórroga de un contrato y esté prevista en las condiciones de la contratación, el AC en coordinación con el CCA, deberá solicitar a la Dirección de Proveeduría dicha prórroga, por lo menos con 2 meses de anticipación al vencimiento. Esta prórroga deberá ser autorizada por el órgano que dictó el acto de adjudicación. Cuando no esté contemplada en las condiciones iniciales de la contratación o que se hayan agotado las prórrogas establecidas, el AC deberá iniciar los nuevos trámites por lo menos 12 meses antes del vencimiento del contrato, cumpliendo para ello los requisitos del procedimiento de contratación que corresponda.Se exceptúa de lo anterior, con excepción a los plazos, las prórrogas de contrataciones o licitaciones de servicios de limpieza, servicios de vigilancia, arrendamientos de bienes inmuebles, mantenimiento de equipos o software, u otros servicios similares, adjudicadas originalmente por el Consejo Directivo y que no sufran ninguna modificación en las condiciones originales pactadas, salvo reajustes de precios, en cuyo caso podrán ser autorizadas por el Gerente General.De igual forma se exceptúan del primer párrafo de este artículo, con excepción a los plazos, las prórrogas de servicios en las que se mantienen las condiciones originalmente pactadas y que constituyan un ítem de contrataciones o licitaciones adjudicadas originalmente por el Consejo Directivo, cuyo monto no sobrepase el tope establecido según su competencia, por las Subgerencias o la Gerencia General; en tales casos la autorización de esas prórrogas podrá ser realizadas por el órgano que corresponda según sea el monto de la prórroga6. Para la contratación de arrendamientos de bienes inmuebles, que se requieran constituir en forma continua, se deberá seguir lo que establece la Ley de Contratación Administrativa, su reglamentación y la Ley de Arrendamiento Urbano y Suburbano, en beneficio de la Administración. Para esos efectos el AC en coordinación con la Dirección de Bienes Inmuebles, deberá mantener un registro actualizado con la información necesaria para garantizar que el bien arrendado representa la única opción viable y que el precio es razonable. Si no se cumpliera con los requisitos anteriores, se procederá a iniciar un nuevo concurso de contratación

471

Capítulo II: Reajuste de Precios

7. Previendo que se presente un desequilibrio económico que contravenga los intereses del solicitante, en los pliegos de especificaciones o carteles se deberá incorporar la ecuación matemática, la fuente de los índices que se utilizarán en ella y los elementos esenciales que debe contener la solicitud del contratista, para revisar los precios y determinar los montos de los reajustes.Cuando el reajuste de precios se efectúe a solicitud expresa del contratista se aplicará lo siguiente:a. La solicitud se deberá presentar al AC con al menos la siguiente información: el desarrollo de la fórmula matemática, los índices utilizados (oficiales o certificados cuando corresponda), la estructura de costos, el número de contratación, una breve descripción del objeto del contrato y una copia de la orden de compra o servicio vigente al momento de producirse el desequilibrio.b. El AC analizará en los cinco días hábiles siguientes a su presentación, los documentos y en coordinación con el CCA, presentará su recomendación ante la Dirección Administrativa de Finanzas para su revisión, esta rendirá en un plazo máximo de ocho días hábiles, un informe final al órgano que hizo la adjudicación para que dicte su resolución.c. De acuerdo a la complejidad del caso, el AC podrá solicitar un plazo adicional de hasta 10 días hábiles a su Director, para completar el análisis.

d. De aceptarse el planteamiento hecho por el contratista, el órgano que resolvió, comunicará a la Proveeduría, para que la misma proceda a emitir la orden correspondiente.e. Los planteamientos de reajustes de aquellas compras adjudicadas por el Consejo Directivo, serán conocidas y resueltas por la Subgerencia o Gerencia General, dependiendo del área organizativa a la que pertenezcan.

f. Será potestad de la Dirección de Finanzas, solicitar al AC, todos aquellos documentos que consideren indispensables para verter su criterio.Todos los documentos que se generen, deberán ser incorporados en forma oportuna, al expediente administrativo que custodia la Dirección de Proveeduría.

472

Capítulo III: Sanciones

Sección 1: Sanciones a los Contratistas

8. Una vez que el AC determine un incumplimiento contractual, donde en apariencia sea aplicable una sanción, la ejecución de la garantía de cumplimiento, o cuando se pretenda resolver o rescindir un contrato, deberá en coordinación con el CCA, iniciar el procedimiento correspondiente ante la Dirección de Proveeduría, proponiendo las sanciones respectivas según la gravedad del caso

9. Recibida la solicitud, la Proveeduría tendrá un plazo de tres días hábiles para otorgar la audiencia respectiva al Contratista, de conformidad con los procedimientos que correspondan según Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. Para el trámite del procedimiento y recomendación final, la Proveeduría podrá solicitar la asesoría legal correspondiente de un abogado con experiencia en Contratación Administrativa.10. Una vez recibidos los descargos del contratista, los mismos serán remitidos al AC para que en coordinación con el CCA, se pronuncien con respecto a dichas pruebas, en un plazo de 3 días hábiles.11. Recibido el dictamen del AC y del CCA, la Proveeduría remitirá en el plazo máximo de 5 días hábiles, su recomendación a la Subgerencia respectiva, para que emita la resolución final.12. La interposición de recursos en contra de la resolución final emitida por la Subgerencia, no suspenderá la aplicación de la sanción; salvo cuando ésta considere que la misma pueda causar perjuicios graves de imposible o difícil reparación.

Sección 2: Sanciones a los Funcionarios

13. Los funcionarios del ICE, que tengan los insumos y la capacitación necesaria, para desempeñar una labor de supervisión de los contratos en forma eficiente, serán responsables en la medida que pueda individualizarse su culpabilidad por las consecuencias provocadas a la Institución en razón de los incumplimientos de los contratistas, si pudiendo prever o denunciar a tiempo las transgresiones contractuales, no lo hicieron o no solicitaron las sanciones, ejecuciones, multas o rescisión o resolución respectivas. Además de la responsabilidad administrativa podrán ser responsables laboral, penal y civilmente, según corresponda y se logre demostrar.14. Cuando en el trámite de una contratación administrativa se determine que un funcionario no cumplió con las funciones y obligaciones definidas en el presente reglamento por negligencia, culpa grave o dolo, será sancionado de conformidad con lo que al respecto establezca la Ley de Contratación Administrativa y el Estatuto de Personal en forma supletoria, previa demostración de la culpabilidad.15. Las sanciones a los funcionarios del ICE que puedan llevar al despido sin responsabilidad patronal, se aplicarán con observancia del procedimiento ordinario disciplinario aprobado por la Gerencia General del ICE.

473

4.2.10 Cierre del Contrato

a. Propuesta para reducir las brechas entre la Gestión Actual de las Adquisiciones

y el Proceso de Cierre del Contrato de la Guía PMBOK.


Adquisiciones y el Proceso de Cierre del Contrato de la Guía PMBOK) y el análisis

realizado en el punto 4.2.3 (Análisis del Reglamento Interno de la Contratación

Administrativa del ICE) del presente capítulo, se propone las siguientes acciones

de mejora:

• Sistematizar el proceso de Cierre del Contrato por medio de procedimientos

orientados a la obtención de resultados.

• Registrar los resultados finales del contrato y evaluar el Proceso de Gestión

de las Adquisiciones.

• Implementar las Auditorías de las Adquisiciones.

• Registrar las lecciones aprendidas del Proceso de Gestión de las

Adquisiciones.

474

b. Principios, Políticas, Normas y Procedimientos para el Proceso de Cierre del

Contrato.

Tomando las consideraciones del punto 4.1.10 (Brechas entre la Gestión Actual de

Adquisiciones y el Proceso de Cierre del Contrato de la Guía PMBOK) del

presente capítulo, se propone los principios para el Cierre del Contrato.




475

PRINCIPIOSTodo proceso de Cierre de Contrato deberá respetar los siguientes principios:

Buena Fe: Claro convencimiento que las compras o adqusiciones son lícitas, verdaderas y justas.Debido Proceso: Los procesos que se apliquen en todos los procesos de adquisición deben ser correctos y estar de conformidad con la correspondiente legislación y normativas aplicables.Eficacia: Actuación encaminada al cumplimiento del fin público asignado a la UEN.Eficiencia: Administración eficiente para la obtención de ofertas, conforme al interés público perseguido.Equilibrio de Intereses: Debe existir siempre un equilibrio entre los deberes y derechos de las partes contratantes.Formalismo de los procedimientos licitatorios: Cumplimiento de los requisitos formales de la contratación administrativa, como recursos de fiscalización del buen uso de los recursos públicos.Intangibilidad Patrimonial: El Estado está obligado a mantener la equivalencia de la negociación, en protección al interés público.Interés Público: Actuación encaminada hacia el logro del bien común, bien público o interés público.Legalidad: Los procedimientos de selección de contratistas a aplicarse, deben ser definidos a priori, en forma precisa, cierta y concreta.Lesividad: La Contratación Administrativa, solo puede ser declarada nula, si se comprueba que es lesiva a los intereses del Estado.Razonabilidad: El Estado debe restringir o limitar, el ejercicio abusivo del derecho, pero vigilando que la norma jurídica se adecue en todos sus elementos.Seguridad Jurídica: Toda futura obligación contractual, debe ser bien definida, para que las partes sepan a que atenerse, garantizándose de este modo la correcta aplicación del derecho.Transparencia: Toda la información relativa al proceso de licitación debe estar disponible y accesible para todos los contratistas que existen en el medio, así como para el público en general que pueda estar interesado en dicho proceso.

476

A continuación se presenta la propuesta de las políticas para el Cierre del

Contrato, y la Norma como marco regulatorio, empleando el método de juicio



POLITICAS1. Las actividades que conforman del Proceso de Cierre del Contrato son consideradas actividades prioritarias sobre las demás actividades ordinarias.

2. Todas las personas involucradas en el Proceso de Cierre del Contratro, prestarán su atención correcta y oportuna.3. La Dirección de Proveeduría es un órgano conductor y facilitador del Proceso de Contratación Administrativa, responsable de obtener los recursos necesarios para brindar un servicio correcto y oportuno.4. El Administrador de Contrato es responsable de la coordinación del Cierre del Contrato, el vinculo entre el equipo de proyecto y los contratistas sobre los aspectos contractuales y de negociación.5. Todo cambio que promueva la Proveeduría, en cuanto a reglamentos, políticas, procedimientos o cualquier índole que afecte el desempeño de las adquisiciones de la UEN´s, deberá ser aprobado por la mayoría de los CCA´s de la institución.

477


Administrador de contrato (AC): Es el encargado de administrar los contratos de suministro de bienes y servicios que suscriba el ICE con particulares o terceros, con el propósito de asegurar el fiel cumplimento del objeto de la contratación, tanto cualitativa como cuantitativamente.Auditoría Interna: Es la dependencia encargada de velar que los procesos de contratación administrativa sean óptimos, oportunos, estandarizados y cumplan con todos los requisitos establecidos.Contratista: Es la persona física o jurídica que ha sido seleccionada por la Administración para la ejecución de un contrato.Coordinador de la Contratación Administrativa (CCA): Funcionario o dependencia responsable de coordinar todos los procesos de contratación administrativa de su área, con apego a la normativa vigente y los mejores intereses institucionales, en concordancia con los procedimientos establecidos, siendo el interlocutor entre la Proveeduría y las correspondientes dependencias.Debido proceso: Cumplimiento de una garantía constitucional consistente en asegurar al contratista, oferente o proveedor, el derecho a ser escuchado ya sea por él o su abogado, en el proceso en que se juzga su conducta, con oportunidad de exponer y probar sus derechos.División de Contratación Administrativa: Dependencia perteneciente a la Dirección Jurídica Institucional, cuya función es brindar la asesoría jurídica y los servicios que en materia de contratación administrativa requiera la Institución.Equipo de Proyecto: Equipo multidisciplinario asignado a un proyecto y coordinado por un líder de proyecto. Expediente Administrativo: Archivo histórico de determinado proceso, que físicamente estará permanentemente ubicado en la Proveeduría, la cual lo mantendrá actualizado.Finiquito del Contrato: Documento suscrito por representantes debidamente acreditados del ICE, como del contratista, mediante el cual, se da por finalizada su relación contractual a satisfacción plena de ambas partes, una vez efectuados o entregados los bienes y servicios y el ICE haber realizado todos los pagos.Órgano Director Administrativo: Órgano encargado de instruir los procesos sancionatorios por incumplimiento de los proveedores siguiendo el debido procedimiento.Rescisión contractual: Acción de la Administración que se presenta cuando se deja sin efecto un contrato por causas de interés público, caso fortuito o fuerza mayor.Resolución contractual: Acción de la Administración que consiste en ponerle fin a un contrato en forma unilateral, por incumplimiento imputable al contratista o bien cuando por acuerdo de ambas partes, se decide ponerle fin al contrato en forma anticipada.

478




1. Los administradores de Contrato tienen la siguiente responsabilidad:a. Hacer los finiquitos de los contratos de cada proceso de adquisición.


2. Los Coordinadores de Contratación Administrativa tiene la siguiente responsabilidad:

a. Preparar el Informe de Evaluación de la Gestión de las Adquisiciones al final de cada periodo presupuestario.


3. La Proveeduría tiene la siguientes responsabilidades:a. Mantener el expediente administrativo actualizado y debidamente foliado

Capítulo II: Roles


4. El Administrador de Contrato tiene la siguiente obligación:a. Preparar el informe final que servirá de base para ejecutar el finiquito.


5. La Auditoría Interna tiene la siguiente obligación:a. Realizar la Auditoría de la Adquisición, el cual consiste en una revisión estructurada del proceso de adquisición, desde el proceso de Planificar las Compras y Adquisiciones hasta la Administración del Contrato.


6. La Proveeduría tiene las siguientes obligaciones:a. Verificar el finiquito de los contratos de cada proceso de adquisición.b. Consolidar los Informes de Evaluación de los CCA.

479

TITULO IIIFINIQUITO DE CONTRATO

7. Una vez finalizada una contratación, el CCA en coordinación con el AC, deberá enviar los informes finales, incluyendo las liquidaciones y el finiquito correspondiente, a la Proveeduría para que pase a formar parte del expediente administrativo. En el caso de contrataciones directas de escasa cuantía, el informe final lo llenará el AC solo cuando se presenten problemas con dicha contratación

480

Seguidamente se presentan el siguiente procedimiento internos de la UENTE,

basado en la Guía PMBOK (PMI, 2004) para el Cierre del Contrato:

• Procedimiento para el Cierre del Contrato.

481


Código:

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Procedimiento para el Cierre de Contratos. Página:

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TABLA DE CONTENIDO 1. PROPÓSITO ....................................................................................................2 2. ALCANCE.........................................................................................................2 3. DOCUMENTOS APLICABLES ........................................................................2 4. POLITICAS.......................................................................................................3 5. RESPONSABILIDADES...................................................................................4 6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS. ....................5 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO .....................................................................7 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.................................................................8

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Código:

1. PROPÓSITO Suministrar una guía para el Cierre de Contratos, que permita de respaldo para el proceso de Cierre del Proyecto.

2. ALCANCE Aplica a la Proveeduría, a la Auditoria Interna y a todos los centros funcionales de la UEN Transporte de Electricidad, cuando requieran de la adquisición de: 2.1 Materiales, bienes o servicios para las nuevas obras y/o ampliaciones de la RNTE. 2.2 Materiales, bienes o servicios de mayor cuantía para el mantenimiento y/o la operación de la RNTE (Aquellos por montos mayores al permitido en las Contrataciones Directas).


Código Nombre del Documento Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Finiquito del Contrato. Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Plantilla de revisión del Plan de Gestión de las Adquisiciones Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Plantilla de revisión del Plan del Contrato Fxx-xx.xx.xxx.xxxx Nota de recibo conforme de materiales, bienes y servicios

483

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3/7

Código:

4. POLITICAS 4.1. Las actividades que conforman del Proceso de Cierre del Contrato son consideradas actividades prioritarias sobre las demás actividades ordinarias. 4.2. Todas las personas involucradas en el Proceso de Cierre del Contratro, prestarán su atención correcta y oportuna. 4.3. La Dirección de Proveeduría es un órgano conductor y facilitador del Proceso de Contratación Administrativa, responsable de obtener los recursos necesarios para brindar un servicio correcto y oportuno. 4.4. El Administrador de Contrato es responsable de la coordinación del Cierre del Contrato, el vinculo entre el equipo de proyecto y los contratistas sobre los aspectos contractuales y de negociación.. 4.5. Todo cambio que promueva la Proveeduría, en cuanto a reglamentos, políticas, procedimientos o cualquier índole que afecte el desempeño de las adquisiciones de la UEN´s, deberá ser aprobado por la mayoría de los CCA´s de la institución.

484

Versión:


4/7

Código:

5. RESPONSABILIDADES 5.1 Administrador de Contratos 5.1.1 Hacer los finiquitos de los contratos de cada proceso de adquisición. 5.1.2 Informar a Equipo de Proyecto, sobre los finiquitos presentados a los contratistas. 5.2 Coordinadores de Contratación Administrativa 5.2.1 Preparar el Informe de Evaluación de la Gestión de las Adquisiciones al final de cada periodo presupuestario.. 5.3 Proveeduría 5.3.1 Mantener el expediente administrativo actualizado y debidamente foliado.

485

Versión:


5/7

Código:

6. DEFINICIONES, TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS. administrador de contratos: Funcionario encargado de administrar los contratos de suministro de bienes y servicios que suscriba el ICE con particulares o terceros, con el propósito de asegurar el fiel cumplimento del objeto de la contratación, tanto cualitativa como cuantitativamente. auditoría interna: Es la dependencia encargada de velar que los procesos de contratación administrativa sean óptimos, oportunos, estandarizados y cumplan con todos los requisitos establecidos. contratista: Es la persona física o jurídica que ha sido seleccionada por la Administración para la ejecución de un contrato. coordinador de la contratación administrativa (CCA): Funcionario o dependencia responsable de coordinar todos los procesos de contratación administrativa de su área, con apego a la normativa vigente y los mejores intereses institucionales, en concordancia con los procedimientos establecidos, siendo el interlocutor entre la Proveeduría y las correspondientes dependencias. debido proceso: Cumplimiento de una garantía constitucional consistente en asegurar al contratista, oferente o proveedor, el derecho a ser escuchado ya sea por él o su abogado, en el proceso en que se juzga su conducta, con oportunidad de exponer y probar sus derechos. división de contratación administrativa: Dependencia perteneciente a la Dirección Jurídica Institucional, cuya función es brindar la asesoría jurídica y los servicios que en materia de contratación administrativa requiera la Institución.

486

Versión:


6/7

Código:

equipo de proyecto: Equipo multidisciplinario asignado a un proyecto y coordinado por un líder de proyecto. expediente administrativo: Archivo histórico de determinado proceso, que físicamente estará permanentemente ubicado en la Proveeduría, la cual lo mantendrá actualizado. finiquito del contrato: Documento suscrito por representantes debidamente acreditados del ICE, como del contratista, mediante el cual, se da por finalizada su relación contractual a satisfacción plena de ambas partes, una vez efectuados o entregados los bienes y servicios y el ICE haber realizado todos los pagos. organo director administrativo: Órgano encargado de instruir los procesos sancionatorios por incumplimiento de los proveedores siguiendo el debido procedimiento. rescisión contractual: Acción de la Administración que se presenta cuando se deja sin efecto un contrato por causas de interés público, caso fortuito o fuerza mayor. resolución contractual: Acción de la Administración que consiste en ponerle fin a un contrato en forma unilateral, por incumplimiento imputable al contratista o bien cuando por acuerdo de ambas partes, se decide ponerle fin al contrato en forma anticipada. proveeduría (dirección de proveeduría): Es la dependencia encargada de la conducción de los procesos de contratación administrativa.

487

Versión:


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Código:

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 7.1 El Administrador de Contratos prepara la Revisión Estructurada del Plan de Gestión de las Adquisiciones. 7.2 El Administrador de Contratos prepara la Revisión Estructurada del Plan de Gestión del Contrato. 7.3 El Administrador de Contratos prepara las Notas de Recibo Conforme de los Materiales, Bienes y Servicios Adquiridos. 7.4 El Administrador de Contratos prepara el Finiquito del Contrato. 7.5 El Coordinador de Contratación Administrativa aprueba el Finiquito del Contrato. 7.6 El Administrador de Contratos entrega el Finiquito del Contrato, a la Proveeduría. 7.7 La Proveeduría archiva el Finiquito al Expediente Administrativo. 7.8 La Proveeduría entrega copia del Finiquito del Contrato al contratista. 7.9 La Auditoria Interna implementa la Auditoria de Adquisición con el fin de identificar los éxitos y fracasos que merecen ser reconocidos en la preparación o administración de otros contratos de adquisición en el proyecto o en otros proyectos. FIN DE PROCEDIMIENTO.


489

CAPITULO V: CONCLUSIONES

A continuación se presentan las conclusiones más importantes de cada uno

elementos de investigación mencionados en el capítulo IV:

a. La Estructura de la Cadena de Abastecimiento.

De acuerdo a la teoría sobre la Dinámica de la Cadena de Abastecimiento, la

escogencia de la estrategia de la ECA, obedece al posicionamiento de la empresa

frente al mercado y sus competidores, de manera que la “Externalización” de la

ECA del ICE (o el de la UENTE) propondría una mejor alternativa como respuesta

al mercado. No obstante dicha estrategia se contrapone a lo que tradicionalmente

la Administración Pública ha reconocido como bueno o conveniente y además su

implementación presentaría dos grandes obstáculos: 1. Las normas jurídicas

vigentes y 2. La gestión administrativa.

Resulta difícil que la UENTE (o en su defecto el ICE) pueda ser competitivo

cuando la Estructura de la Cadena de Abastecimiento no pueda ser

“Externalizada” o no se controlen los factores que ejercen presión en la

desintegración de la ECA.

El proceso de Contratación Administrativa presenta graves problemas de

ineficiencia, resultado de exceso burocrático. Si bien hay etapas del PCA muy

eficientes como “El Recibo de Ofertas”, otras como “El Estudio y Selección de

Ofertas” y “La Adjudicación” revelan exceso de formalismos, y duplicidades.

490

b. El Proceso de Contratación Administrativa

El actual cronograma del Proceso de Contratación Administrativa (PCA) carece de

un vínculo entre las tareas y la entrega de resultados, en vista que no se ha

definido el Ciclo de Vida del PCA, con el que permita de forma clara y

comprensible relacionar las actividades del cronograma del PCA con la entrega de

resultados o con las etapas del PCA. Esto dificulta distinguir las tareas que

aportan valor al proceso de las que son simplemente actividades de desperdicio,

las cuales agregan costos al proceso (Costos de Transacción).

De todas las actividades que comprenden el Proceso de Contratación

Administrativa, aquellas pertenecientes al entregable “La Adjudicación de Ofertas”,

presentan la menor capacidad de generación de valor para la obtención del

entregable. Es un indicativo de que se presentan actividades con altos costos de

transacción, que resta valor al negocio.

c. Reglamento Interno de la Contratación Administrativa

Tal como se mencionó en el anterior capítulo, una de las principales dificultades

que tiene el Reglamento Interno de la Contratación Administrativa (RICA) del ICE,

es la carencia de una estructura lógica, que permita tanto a los Administradores de

Contrato como a cualquier otra persona, el consultar un aspecto en particular en

un determinado momento del proceso de la contratación administrativa. Con una

estructura lógica basado en los Procesos de Gestión de las Adquisiciones de la

Guía PMBOK (PMI, 2004), se facilitaría en gran medida la consultas, pues la

persona rápidamente se ubicaría en el proceso de interés, sin tener que repasar

por todos los artículos del reglamento para buscar alguna respuesta.

491

De acuerdo al estudio realizado se determinó que ninguno de los artículos que

conforman el RICA, se orientan al proceso de Planificación de las Compras, el

1,49% del RICA se orientan al proceso de Planificación de la Contratación, el 3,6%

se orientan al proceso de Solicitud de Respuesta a Vendedores, el 3,0% se

orientan al proceso de Selección de Vendedores, el 11,0% al proceso de

Administración del Contrato y el 1,1% al proceso de Cierre del Contrato.

El restante 79,6% del RICA, no tiene ninguna orientación o vínculo con los

procesos de la Gestión de Abastecimiento del Proyecto de la Guía PMBOK (PMI,

2004).

Si además, se considera que muchas de las actividades de PCA no generan valor,

tal como se planteó, se puede concluir que el RICA emplea mucho esfuerzo en

regular actividades que no se orientan al objetivo final del proceso de

abastecimiento: la obtención de materiales, bienes o servicios necesarios para la

organización.

d. Reforma a la Ley de Contratación Administrativa

El principio de conservación de las ofertas que trae la reforma a la Ley de

Contratación Administrativa es completamente irresponsable, sobre todo cuando

existen dudas técnicas que compromete la satisfacción de la administración.

Casos particulares como: el estudio de ofertas para Proyectos BOT (por ejemplo la

construcción de Plantas Eléctricas) o Proyectos Llave en Mano (por ejemplo la

construcción de Subestaciones Eléctricas), el tiempo que asigna la Proveeduría es

actualmente muy corto (ver punto 4.1.2 del capítulo IV), de manera que obviar

aspectos técnicos importantes planteados en las ofertas de forma dudosa por los

oferentes, en aras de cumplir con los plazos del Proceso de Contratación

Administrativa propuesto por la Proveeduría, va sin duda alguna en contra del

mismo principio (Eficacia) que promueve la conservación de las ofertas.

492

Por otro lado, después de diez años de vigencia de la ley anterior de Contratación

Administrativa (Ley 7494), el ICE y particularmente la Proveeduría no han resuelto

los problemas de eficiencia en el Proceso de Contratación Administrativa, sobre el

uso óptimo de los recursos institucionales, pues de acuerdo con los hallazgos en

el punto 4.1.2 del capítulo IV, el Proceso de Contratación Administrativa es

completamente ineficiente es aspectos como la Adjudicación y la Contratación.

Existe una clara desproporcionalidad en los plazos actuales del Proceso de

Contratación Administrativa, donde para el estudio de las ofertas se le concede a

las dependencias técnicas sólo 22 días hábiles y para el resto de las actividades

de adjudicación y contratación, 137 días hábiles. Esto es un indicativo de excesivo

control en el Proceso de Contratación Administrativa.

La carencia de un Proceso de Gestión de Cambios en la Proveeduría, provoca

que constantemente las dependencias técnicas constantemente cometan errores

de procedimientos administrativos, en virtud que la Proveeduría dictamina acatar

los cambios de forma inmediata en el momento que comunica los mismos.

Llevar a cabo un proceso sancionatorio del empleado público a cargo de la

adjudicación por no lograr cumplir los plazos del Proceso de Contratación

Administrativa, donde el Sistema de Gestión Institucional es per se ineficiente,

como queda demostrado en el presente capítulo IV, carece de razonabilidad

alguna. Se puede observar inclusive, que en el expediente del proyecto de ley

(ALCR, 2006), apoya este razonamiento en vista del siguiente argumento

planteado por la comisión del proyecto de ley: “…si las normas jurídicas que

regulan el accionar de los agentes públicos no están diseñadas en términos de

eficiencia y eficacia, desde luego que resultaría inconsistente someter a la

Administración Pública a una exigente evaluación de resultados”.

493

Lo anterior nos llevar a plantear la interrogante sobre la conveniencia que persigue

la reforma a la ley sobre dar solución a los problemas de gestión de la

administración vía modificación de normas jurídicas.

Uno de los más grandes errores de interpretación es el riesgo asociado con la

contratación especial por “escasa cuantía” por el uso ineficiente de los recursos

públicos derivados con desaprovechar oportunidades de hacer Economías de

Escala, pues para que se presente el fenómeno de la Economías de Escalas,

debe existir un ahorro o “economía” en los costos de producción de la mercancías

que adquiere el ICE a lo largo de la Cadena de Abastecimiento (la Cadena de

Abastecimiento del Mercado), de manera que no sólo existe una tendencia a la

baja en los precios de dichas mercancías, sino también una tendencia a la baja en

los precios de sus materias primas. En el caso particular, el ICE aunque es una

de las instituciones con mayores niveles presupuestarios para la adquisición de

bienes y servicios del estado, no posee la dimensiones como para alterar de

manera significativa y constante los precios del mercado de las mercancías

adquiridas.

En la práctica lo que efectivamente sucede es una tendencia a la reducción de los

precios asociados con las adquisiciones de mayor volumen, producto de mayores

Costos de Oportunidad en los negocios originados entre el ICE y sus proveedores.

Compras a mayor volumen son más atractivas a los proveedores, porque brindan

mayor confianza de permanencia en el mercado, sirve de barrera de entrada a

otros competidores y reduce el riesgo al negocio del proveedor si logran ganar la

adquisición, de manera que el Costo de Oportunidad de los proveedores lo

aprovecha el ICE con menores precios en las mercancías.

494

e. Brechas entre la Gestión Actual de las Adquisiciones y el Proceso de Gestión

de las Adquisiciones de la Guía PMBOK

En este elemento de investigación, se presenta las conclusiones de acuerdo a las

brechas encontradas entre la Gestión Actual de las Adquisiciones y cada uno de

los procesos de Gestión de de las Adquisiciones de la Guía PMBOK:

e1. Proceso de Planificación de las Compras y Adquisiciones

La Planificación Anual de las Compras no corresponde a lo que la Guía PMBOK

(PMI, 2004) señala como Planificación de las Compras y Adquisiciones, de

manera que la UENTE no dispone de un Plan de Gestión de las Compras y

Adquisiciones

La planificación de las compras según la Guía PMBOK (PMI, 2004), debe incluir

en su proceso, la revisión del Tipo de Contrato a usar, para mitigar los riesgos o

transferir los riesgos al vendedor. La única clasificación sobre Tipos de Contrato

que se menciona en los planes de compra del ICE, publicados en el diario oficial la

Gaceta, es la que describe la Ley de Contratación Administrativa (LCA). Estos

tipos de contratos, no están basada en criterios que permiten valorar el balance de

riesgo entre el proveedor y el comprador o criterios que permitan poder mitigar los

riesgos.

En resumen, la UENTE no tiene un proceso de Planificación de las Compras de

acuerdo con lo que establece la Guía PMBOK (PMI, 2004), debido a que no se

tiene un Plan de Gestión de las Adquisiciones, no se desarrollan Enunciados de

Trabajo de Contrato para cada uno las intenciones de compra y finalmente no se

495

documentan las decisiones acerca de qué materiales, bienes o servicios serán

adquiridos.

e2. Proceso de Planificación de la Contratación.

En la práctica, el Proceso de Planificación de la Contratación comienza a tener

problemas debido a las entradas que recurre, pues la UENTE no dispone de un

Plan de Gestión de las Adquisiciones, no desarrolla Enunciados de Trabajo de

Contrato para cada uno las intenciones de compra, no se documentan las

decisiones acerca de qué materiales, bienes o servicios serán adquiridos dentro

de la UENTE o fuera de ella, y por último el Plan de Gestión del Proyecto no

siempre está al alcance (en tiempo o forma) de todos los involucrados a lo largo

del todo el proceso de compra. En resumen, el problema conlleva un manejo

inadecuado de la información.

Mucha de la documentación que se genera durante el Proceso de Planificación de

la Contratación (PMI, 2004), no busca el objetivo principal de dicho proceso, el

cual es respaldar el proceso Solicitud de Respuesta de Vendedores y el proceso

Selección de Vendedores. Estos documentos a la vez, provocan Baches de

Tiempo y consecuentemente mayores Costos de Transacción. Las causas que

obligan a seguir implementando estos documentos son: 1. Las normas jurídicas

vigentes y 2. La gestión administrativa actual.

496

e3. Proceso de Solicitud de Respuesta de Vendedores.

En la práctica el ICE cumple en buena medida con la recomendaciones que la

Guía PMBOK (PMI, 2004) propone para el proceso de Solicitar Respuestas de

Vendedores. No obstante es conveniente para este proceso, que la UENTE

invierta tiempo y recursos en la preparación del Plan de Gestión de las

Adquisiciones.

e4. Proceso de Selección de Vendedores.

La falta de un Plan de Gestión de las Adquisiciones, de un expediente actualizado

que almacene toda política formal relacionada con la evaluación de las ofertas, y

la falta de claras definiciones de roles y responsabilidades internas de la UENTE

en relación con la gestión de la adquisiciones, afectan al proceso de Selección de

Vendedores.

Algunas técnicas y herramientas como Sistema de Calificación de Vendedores,

Técnica de Evaluación de Propuestas y Negociación del Contrato, no se aplican

tal como sugiere la Guía PMBOK (PMI, 2004), aunque no significan que esto sea

negativo, pues hay que entender que el ICE, al ser una institución pública del

estado, se rige por el Derecho Público.

El Sistema de Ponderación representa una potencial herramienta aún no utilizada

por la UENTE, para minimizar el efecto de prejuicios personales en la selección de

vendedores.

497

Finalmente, el Plan de Gestión del Contrato y la administración de cambios como

los Cambios Solicitados y las Actualizaciones al Plan de Gestión de las

Adquisiciones, son puntos débiles que la UENTE tiene actualmente

e5. Proceso de Administración del Contrato.

El Proceso de Administración de Contratos, involucra procesos de la Dirección de

Proyectos apropiados a las relaciones contractuales, que pertenecen a otras áreas

del conocimiento de la Guía PMBOK (PMI, 2004).

La falta o la indisponibilidad de una Plan de Gestión del Proyecto, y sus planes

subsidiarios como el Plan de Gestión de las Adquisiciones, el Plan de Gestión del

la Calidad, el Plan de Gestión de Riesgos, el Plan de Gestión de las

Comunicaciones, conducen a un descontrol del proyecto.

Propiamente durante el Proceso de Administración de Contratos, se trabaja poco

las técnicas o herramientas que sugiere la Guía PMBOK (PMI, 2004), con lo que

representa una potencial área para mejorar el desempeño del proceso de la


498

e.6 Proceso de Cierre del Contrato

En la práctica, la UENTE no dispone de un Procedimiento de Cierre del Contrato,

de manera que el Proceso de Cierre del Contrato se verá afectado al no disponer

de elementos de evaluación para realizar una revisión estructurada del proceso de


Tampoco se implementa la Auditoría de Adquisición para hacer una revisión

estructurada del proceso de adquisición, desde el proceso de Planificar las

Compras y Adquisiciones hasta la Administración del Contrato, con el fin de

identificar los éxitos y fracasos que merecen ser reconocidos en la preparación o

administración de otros contratos

f. Los Costos de Transacción y la Teoría de la Información

Los Costos de Transacción dentro de Proceso de Contratación Administrativa es

la principal razón de destrucción de valor al negocio de la UENTE, pues a mayor

sea la cantidad de transacciones y a demás más complejas o burocráticas, mayor

serán los costos asociados a ellas. Entre las principales causas de los Costos de

Transacción son: 1. Pobre elección de medios de comunicación, 2. Falta de un

lenguaje común, 3. Formalidad excesiva, 4. Repetición sin final, 5. Exceso o falta

de información y 6. Grandes distancias entre las partes comunicantes.

499

CAPITULO VI: RECOMENDACIONES

Cuando comenzó el presente trabajo, no se incluyó como referencia, la norma:

Extensión de la Guía PMBOK para el Área de Aplicación en el Gobierno, en vista

que la norma disponible estaba basada en la edición de la Guía PMBOK 2000, y

no en la edición actual en la que se basó esta investigación (PMBOK Tercera

edición, conocida también como edición 2004).

Poco antes de finalizar el desarrollo de este trabajo, el PMI liberó la actualización

de la Extensión de la Guía PMBOK para el Área de Aplicación en el Gobierno, el

cual incluye aspectos únicos o inusuales del entorno de los proyectos como

también conocimientos y prácticas que no son generalmente aceptados en todo

tipo de proyectos, pero que sí son comunes en los proyectos del gobierno. En el

caso particular, la Extensión de la Guía PMBOK incluye aspectos de la

Contratación Administrativa, como: Impugnación de las adjudicaciones, aspectos

de legalidad, apertura de ofertas y otras más que no son aplicables fuera de la

Administración Pública.

En vista de lo anterior se recomienda volver a realizar nuevamente la metodología

de investigación desarrollada en el capítulo IV, considerando la Extensión de la

Guía PMBOK. El PMI, tiene anunciado liberar una actualización de todos sus

estándares para final del año 2008, por lo que convendría esperar la liberación de

esta próxima revisión de normas para aplicar esta recomendación.

500

Por otro lado, de acuerdo con la Guía PMBOK (PMI, 2004), comprender y aplicar

los conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas generalmente reconocidas

como buenas prácticas no es suficiente por sí solo para la dirección de proyectos

efectiva, de manera que el Modelo de Gestión de las Adquisiciones propuesto, es

tan solo un primer paso para mejorar los procesos de las adquisiciones.

Tal como menciona la Guía PMBOK (PMI, 2004), la dirección efectiva de

proyectos (incluyendo la gestión de las adquisiciones) requiere de un

entendimiento y uso de conocimientos y habilidades correspondientes de al menos

cinco áreas de experiencia:

• Fundamentos de la Dirección de Proyectos.

• Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación.

• Comprensión del entorno del proyecto.

• Conocimientos y habilidades de dirección gerencial.

• Habilidades interpersonales.

El modelo propuesto se enfoca particularmente en la primera área de experiencia,

sobre todo en los aspectos relativos a la gestión de las adquisiciones para los

proyectos.

Aparte del modelo propuesto, el trabajo de investigación trató aspectos de la

segunda área de experiencia, como la Reforma a la Ley de Contratación

Administrativa y el Reglamento Interno de Contratación Administrativa. Cabe

mencionar que estos aspectos son particulares del Área de Aplicación en la que

están inmersos los proyectos del gobierno o los proyectos de las instituciones

públicas.

501

Además, se trató elementos como la Estructura de la Cadena de Abastecimiento,

el Proceso de Contratación Administrativa del ICE, los Costos de Transacción y la

Teoría de la Información que se ubican en la tercera área de experiencia.

Dado los límites que se fijaron a este trabajo de investigación, no se trató ningún

elemento relativo a la cuarta y quinta área de experiencia. Sin duda alguna

existirán puntos a mejorar en este trabajo por los que se recomienda lo siguiente

de acuerdo a las áreas de experiencia mencionadas:

a. Fundamentos de la Dirección de Proyectos:

Investigar el nivel de madurez en la dirección de proyectos de la cultura

organizacional de la UENTE, como complemento del Modelo de Gestión de las

Adquisiciones propuesto, por medio del estándar del PMI llamado OPM3 (Modelo

de Madurez Organizacional en la Administración de Proyectos). Esta

recomendación revelará mucho más brechas entre la gestión actual de los

proyectos y lo que la Guía PMBOK recomienda, con el fin de convertir las

estrategias de la organización en proyectos exitosos, consistentes y predecibles.

Se recomienda volver a revisar detenidamente los procedimientos del Modelo de

Gestión, para determinar aspectos de inconformidades no encontrados durante la

preparación del presente trabajo, con el fin de utilizarlos en las auditorias de

calidad. Además, desarrollar las plantillas o documentos mencionados en los

procedimientos descritos.

502

b. Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación.

Al término de este trabajo, se encontraba aprobada la reforma de la Ley de

Contratación Administrativa (Ley 8511), el nuevo Reglamento General de

Contratación Administrativa (Decreto 33411) y el nuevo Reglamento Interno de

Contratación Administrativa. Se recomienda analizar el impacto del nuevo

Reglamento General de Contratación Administrativa en la UENTE, y analizar el

nuevo Reglamento Interno de Contratación Administrativa con la misma

metodología de investigación.

c. Comprensión del entorno del proyecto.

Se recomienda investigar con más profundidad el tema de la Estructura de la

Cadena de Abastecimiento, de manera que se logre una descripción de los

procesos involucrados más definido, con el fin de determinar cuales procesos dan

más valor a la generación de riqueza (generación de valor). El tocar el tema de la

Estructura de la Cadena de Abastecimiento en el trabajo de investigación, no tenía

un fin más allá de lograr una comprensión del entorno de los proyectos de la

UENTE, y de los proyectos que originan necesidades de compras. Similarmente

ocurre con el tema de los Costos de Transacción y la Teoría de la Información.

Se recomienda investigar más detenidamente el Proceso de Contratación

Administrativa, para poder cuantificar los Costos de Transacción asociados al

proceso, como complemento al presente trabajo.

503

CAPITULO VII: BIBLIOGRAFÍA ALCR (Asamblea Legislativa de la República de Costa Rica): Proyecto de Ley:

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Rosas L.; Riveros, H.: Iniciación al Método Científico Experimental. Segunda

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http://www.calidad.org

507

CAPITULO VIII: ANEXOS

7.1 Acta de Constitución del PFG

Información Principal y autorización de proyecto

Fecha: 25 de febrero de 2006

Nombre de Proyecto: Modelo de Gestión de Adquisiciones de la Unidad Estratégica de Negocio de Transporte de Electricidad, según estándares PMI.

Áreas del conocimiento: Adquisiciones.

Área de aplicación: Mejora del los Procesos de Abastecimiento, en el sector público.

Fecha de inicio del proyecto: 3 de marzo de 2006

Fecha de finalización del proyecto: 31 de enero de 2007

Objetivos del proyecto: General: Presentar un Modelo de Gestión de Adquisiciones para la Unidad Estratégica de Negocio de Transporte de Electricidad, según la Guía PMBOK del PMI, que sirva de guía para mejorar los procesos de abastecimiento. Específicos: Analizar la Estructura de la Cadena de Abastecimiento de la UENTE para formar un claro entendimiento del Área de Aplicación (PMI, 2004) en la que están inmersos los proyectos del ICE. Analizar el Proceso de Contratación Administrativa y el Reglamento Interno de Contratación Administrativa desde una óptica de la Guía PMBOK (PMI, 2004), para sustentar las brechas entre las prácticas y procedimiento actuales de adquisiciones y las recomendadas por la Guía PMBOK (PMI, 2004). Analizar la Reforma a la Ley de Contratación Administrativa y su potencial impacto en las adquisiciones de la UENTE, para considerarlo dentro de la definición del modelo propuesto.

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Señalar las brechas entre las prácticas y procedimiento actuales de adquisiciones y las recomendadas por la Guía PMBOK (PMI, 2004) para sustentar el modelo propuesto Definir políticas, normas y procedimientos a la UENTE, para cada uno de los procesos del Área del Conocimiento de las Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004), para conformar el Modelo de Gestión de Adquisiciones para Unidad Estratégica de Negocio de Transporte de Electricidad. Identificar estrategias o soluciones para reducir las brechas entre las prácticas y procedimientos actuales de adquisiciones y el modelo propuesto. Descripción del producto: Modelo de Gestión de Adquisiciones, basado en la Guía PMBOK (norma americana ANSI/PMI 99-001-2004). Consiste de Políticas, Normas y Procedimientos, los cuales permitirán mejorar proceso de abastecimiento de la UENTE. Necesidad del proyecto: Factores externos como la demanda energética, acompañado de una creciente segmento industrial; cambios en las reglas del mercado (el Tratado Marco del Mercado Eléctrico de América Central y la aprobación del Tratado de Libre Comercio con los Estados Unidos), exigen al ICE a transformarse para ser más competitivo, pero la ineficiencia burocrática impide ese cambio. El vínculo entre los costos, la calidad y la velocidad de respuesta al cliente y los costos, calidad y tiempos de entrega de los bienes adquiridos, convierte al Proceso de Abastecimiento en un arma competitiva clave para las empresas. El mejorar el proceso de abastecimiento del ICE puede coadyuvar el inicio de este cambio necesario. Por lo tanto, se propone presentar un Modelo de Gestión de Adquisiciones para Unidad Estratégica de Negocio de Transporte de Electricidad del ICE, basado en los estándares del Project Management Institute (PMI), de manera que sirva de vehículo para mejorar el proceso de abastecimiento de la UENTE y represente el modelo de mejora a seguir para el resto del ICE.

509

Caso del negocio: La Unidad Estratégica de Negocio de Transporte Electricidad (UENTE) es la encargada de planificar, desarrollar, operar y mantener la Red Nacional de Transporte de Electricidad (RNTE), según los requerimientos de los diferentes segmentos de clientes. Además, le corresponde realizar estudios de alternativas de red asociadas a los proyectos de generación que optimicen las inversiones, mismas que serán analizadas por la Centro Nacional de Planificación Eléctrica. La UENTE trabaja con costos marginales que le permiten cubrir su operación y expansión de acuerdo a las necesidades del país, de los clientes y de la calidad del servicio. Las inversiones garantizan la confiabilidad del sistema de manera que no hay fines de lucro para los servicios regulados que ofrece. Restricciones: El plazo de entrega del primer borrador del producto final será el 22 de diciembre de 2006. Identificación de grupos de interés (stakeholders): Patrocinadores: Ing. Edwin Bogantes Villegas, Director UENTE. Clientes Directos: Ing. Jorge Villalobos Astorga, Coordinador Gestión Recursos Materiales y Adquisiciones, UENTE. Aprobado por: Luis Diego Maroto Segura

Firma:

510

7.2 Declaración del Alcance del PFG

Declaración del Alcance del Proyecto

Proyecto: Modelo de Gestión de Adquisiciones para la Unidad Estratégica de Negocios de Transporte de Electricidad, según estándares PMI. Fecha: 25 de febrero de 2006 Planteo de la necesidad y justificación del proyecto: El ICE actualmente se encuentra ante grandes cambios globales, los cuales pondrán de manifiesto las capacidades de cambio de la institución para adaptarse a las nuevas reglas del mercado. El Sector de Energía del ICE, ha puesto sus ojos en grandes retos: 1. La demanda creciente del mercado, 2. Las consecuencias originadas por la aprobación del Tratado de Libre Comercio con los Estado Unidos y 3. El Tratado Marco del Mercado Eléctrico de América Central (Tratado Marco). La demanda del mercado: Aún cuando Costa Rica presenta un patrón de consumo de energía eléctrica predominantemente doméstico, el sector industrial experimentó de marzo de 2004 a marzo de 2005, un crecimiento del consumo de energía de 12,6 veces el crecimiento en el consumo de energía del sector residencial en ese mismo periodo. De mantenerse esa tendencia, el segmento industrial tomará cada vez más importancia, obligado al ICE a invertir en infraestructura que permita mejorar la confiabilidad y calidad de la energía, tal como lo exige este segmento de mercado. (CENPE, 2005) Tratado de Libre Comercio con los Estados Unidos: El ICE mantuvo hasta el año 2002, una práctica donde el Sector de Telecomunicaciones financiaba al Sector de Energía. Sin embargo la crisis económica del gobierno central obligó al ICE a eliminar dicha práctica, atrasando en el Sector de Energía, algunos proyectos y paralizando otros. Con la aprobación del Tratado de Libre Comercio (TLC) y la apertura de las Telecomunicaciones, la eliminación de dicha práctica se volvería permanente. A pesar que la UENTE trabaja con costos marginales de operación, la eliminación del apoyo financiero del Sector de Telecomunicaciones, representa hoy por hoy un obstáculo para cumplir con los compromisos que el mercado le exige. Además, el TLC podría estimular la inversión industrial en Costa Rica, por lo que podría acelerar el crecimiento del segmento industrial, acrecentado aún más el reto antes mencionado. Tratado Marco: Este tratado restringe a las empresas eléctricas estatales a construir obras de infraestructura eléctrica, si las mismas representan un interés estratégico para el desarrollo regional. Este panorama pone en veto la existencia de la UEN Proyectos y Servicios Asociados (UENPYSA) del ICE, responsable de la construcción de toda la infraestructura para la generación y transmisión de energía eléctrica del país. Por aparte, la UENTE mantiene aún una dependencia con la UENPYSA, en cuanto a servicios de ingeniería y apoyo logístico para responder con nuevas obras o ampliaciones de la infraestructura eléctrica existente, de

511

acuerdo a las necesidades del mercado. Además el Tratado Marco obliga a mejorar los estándares de calidad eléctrica del ICE, lo que implica realizar más inversión en la infraestructura existente. Sin embargo, la ineficiencia burocrática tiene un efecto negativo en el ICE, para hacer frente estos retos de manera eficaz y económica. Ronald Coase, premio novel de economía en 1991 (galardonado por su teoría sobre “Costos de Transacción”), planteó que el tamaño óptimo de las empresas productivas era consecuencia del costo de comunicación y negociación entre las distintas etapas de cualquier proceso productivo. A mayor el costo, más integradas deberían ser las empresas; mientras menor fuera, en cambio, más desagregadas podían ser (Schneider, 2004). Según Monterroso (2002) los costos, la calidad y la velocidad de respuesta al cliente, quedan fuertemente condicionados por los costos, calidad y tiempo de entrega de los bienes adquiridos (Monterroso, 2002). Dado que el exceso de burocracia dentro del ICE resta eficiencia a los procesos de abastecimiento, aumentando los costos (costos operativos) y disminuyendo la capacidad de respuesta oportuna hacia los clientes sin ninguna garantía de la calidad, se considera que mejorar la Gestión de las Adquisiciones del ICE beneficiaría a la institución, sobre todo a los Proyectos de Inversión de Transporte de Energía, los cuales son de interés de la UENTE, dentro del contexto de los grandes cambios globales, dado que para la ejecución de los proyectos, se requiere de un componente de Gestión de Adquisiciones. De esta manera, la ineficiencia burocrática del ICE conduce no solo a incrementar su tamaño, aumentando sus costos operativos; además un proceso ineficiente de abastecimiento aumenta los costos y disminuye la calidad y la capacidad de respuesta oportuna hacia los clientes. En resumen, la demanda energética, acompañado de una creciente segmento industrial y los cambios en las reglas del mercado, exigen al ICE a transformarse para ser más competitivo, pero la ineficiencia burocrática impide ese cambio. Mejorar el proceso de abastecimiento puede coadyuvar el inicio de este cambio necesario. Por lo tanto, se propone presentar un Modelo de Gestión de Adquisiciones para Unidad Estratégica de Negocios de Transporte de Electricidad del ICE, basado en los estándares del Project Management Institute (PMI), de manera que sirva de vehículo para mejorar el proceso de abastecimiento de la UENTE y represente el modelo de mejora a seguir por el resto del ICE. Objetivos del proyecto: General: Presentar un Modelo de Gestión de Adquisiciones para la Unidad Estratégica de Negocios de Transporte de Electricidad, según la Guía PMBOK del PMI, que sirva de guía para mejorar los procesos de abastecimiento.

512

Específicos: Analizar la Estructura de la Cadena de Abastecimiento de la UENTE para formar un claro entendimiento del Área de Aplicación (PMI, 2004) en la que están inmersos los proyectos del ICE. Analizar el Proceso de Contratación Administrativa y el Reglamento Interno de Contratación Administrativa desde una óptica de la Guía PMBOK (PMI, 2004), para sustentar las brechas entre las prácticas y procedimiento actuales de adquisiciones y las recomendadas por la Guía PMBOK (PMI, 2004). Analizar la Reforma a la Ley de Contratación Administrativa y su potencial impacto en las adquisiciones de la UENTE, para considerarlo dentro de la definición del modelo propuesto. Señalar las brechas entre las prácticas y procedimiento actuales de adquisiciones y las recomendadas por la Guía PMBOK (PMI, 2004) para sustentar el modelo propuesto Definir políticas, normas y procedimientos a la UENTE, para cada uno de los procesos del Área del Conocimiento de las Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004), para conformar el Modelo de Gestión de Adquisiciones para Unidad Estratégica de Negocio de Transporte de Electricidad. Identificar estrategias o soluciones para reducir las brechas entre las prácticas y procedimientos actuales de adquisiciones y el modelo propuesto. Producto Principal del Proyecto: Modelo de Gestión de Adquisiciones, basado en la Guía PMBOK (norma americana ANSI/PMI 99-001-2004). Consiste de Políticas, Normas y Procedimientos, los cuales permitirán mejorar proceso de abastecimiento de la UENTE.

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Entregables del proyecto: Brechas entre las prácticas y procedimiento actuales de adquisiciones y la recomendación de la Guía PMBOK (PMI, 2004). Políticas, normas y procedimientos de la UENTE, para cada uno de los procesos del Área del Conocimiento de las Adquisiciones de la Guía PMBOK (PMI, 2004). Estrategias y soluciones para reducir las brechas entre las prácticas y procedimientos actuales de adquisiciones y el modelo propuesto. Análisis de la Estructura de la Cadena de Abastecimiento de la UENTE. Análisis del Proceso de Contratación Administrativa. Análisis del Reglamento Interno de la Contratación Administrativa del ICE. Análisis del Impacto de la Reforma de la Ley de Contratación Administrativa.

514

7.3 Descripción del Alcance del PFG

Figura 44: Estructura de Desglose del Trabajo del Proyecto PFG

515

7.4 Cronograma del PFG

Cuadro 33: Cronograma del Proyecto Final de Graduación

IDNúmero

de Esquema

Nombre de Tarea Duración Comienzo Fin Prodecesoras

1 1 Proyecto Final de Graduación 250 días 14/01/2006 19/12/20062 1.1 Etapa I: Preparación de la Propuesta del PFG 32,03 días 14/01/2006 25/02/20063 1.1.1 Seminario de Graduación 26,69 días 14/01/2006 18/02/20064 1.1.1.1 Inicio de entrega de borrador PFG 0 días 14/01/2006 14/01/20065 1.1.1.2 Preparar avance del Charter del PFG y Declaración del Alcance 5 díast 16/01/2006 21/01/2006 4FC+2 díast6 1.1.1.3 Preparar avance de Descripción del Alcance, WBS y Cronograma 5 díast 23/01/2006 28/01/2006 57 1.1.1.4 Preparar Introducción, Marco Teórico y Marco Metodológico 5 díast 30/01/2006 04/02/2006 68 1.1.1.5 Preparar avance de Estructura de Contenido y Resumen Ejecutivo 5 díast 06/02/2006 11/02/2006 79 1.1.1.6 Preparar borrador completo de PFG 5 díast 13/02/2006 18/02/2006 8

10 1.1.1.7 Fin de entrega de borrador PFG 0 días 18/02/2006 18/02/2006 911 1.1.2 Aprobación de PFG 5,34 días 20/02/2006 25/02/200612 1.1.2.1 Aprobar PFG y asignar profesor tutor 5 díast 20/02/2006 25/02/2006 1013 1.1.2.2 Autorización del PFG 0 días 25/02/2006 25/02/2006 1214 1.2 Etapa II: Trabajo de Investigación de Campo 206,98 días 27/02/2006 04/12/200615 1.2.1 Planificación del Trabajo de Investigación 9,61 días 27/02/2006 09/03/200616 1.2.1.1 Revisar borrador del PFG 9,61 días 27/02/2006 09/03/2006 1317 1.2.1.2 Reunión con el Profesor Tutor 0 días 09/03/2006 09/03/2006 1618 1.2.2 Cambios del PFG 46,98 días 10/03/2006 19/05/200619 1.2.2.1 Correcciones acordadas (reunión 9/3/06) 12,81 días 10/03/2006 27/03/2006 1720 1.2.2.2 Correciones al Marco Teórico 34,16 días 28/03/2006 19/05/2006 1921 1.2.2.3 Aprobación de Cambios del PFG 0 días 27/04/2006 27/04/2006 1922 1.2.2.4 Inicio del Trabajo de Investigación 0 días 09/05/2006 09/05/2006 2123 1.2.3 Brechas entre gestión actual y la Guía PMBOK 18 días 09/05/2006 31/05/2006

24 1.2.3.1Preparar inventario de Factores Ambientales y Activos de Procesos de la Organización. 10 días 09/05/2006 22/05/2006 22

25 1.2.3.2 Analizar Procesos de la Guia PMBOK 3 días 22/05/2006 25/05/2006 2426 1.2.3.3 Señalar brechas 5 días 25/05/2006 31/05/2006 2527 1.2.4 Modelo para la Planificación de las Compras y Adquisiciones 32 días 31/05/2006 12/07/200628 1.2.4.1 Analizar Proceso de Planificación de las Compras de la Guía PMBOK 2 días 31/05/2006 02/06/2006 2629 1.2.4.2 Revisar el Procedimiento de Compras de la UENTE 2 días 02/06/2006 06/06/2006 2830 1.2.4.3 Señalar Brechas 5 días 06/06/2006 13/06/2006 2931 1.2.4.4 Preparar Politicas, Normas y Proc. Internos 10 días 13/06/2006 26/06/2006 3032 1.2.4.5 Plantear estrategias y soluciones para reducir las brechas 5 días 13/06/2006 19/06/2006 3033 1.2.4.6 Preparar Activos del Proceso Planificación de las Compras 3 días 26/06/2006 29/06/2006 31;3234 1.2.4.7 Entrega de Avance 0 días 29/06/2006 29/06/2006 3335 1.2.4.8 Revisión y corrección de avance 10 días 29/06/2006 12/07/2006 34

516

36 1.2.5 Modelo para Planificar la Contratación 32 días 29/06/2006 10/08/200637 1.2.5.1 Analizar Proceso de Planificación de la Contratación de la Guía PMBOK 2 días 29/06/2006 03/07/2006 3438 1.2.5.2 Revisar el Procedimiento de Compras de la UENTE 2 días 03/07/2006 05/07/2006 3739 1.2.5.3 Señalar Brechas 5 días 05/07/2006 11/07/2006 3840 1.2.5.4 Preparar Politicas, Normas y Proc. Internos 10 días 11/07/2006 25/07/2006 3941 1.2.5.5 Plantear estrategias y soluciones para reducir las brechas 5 días 11/07/2006 18/07/2006 3942 1.2.5.6 Preparar Activos del Proceso Planificación de la Contratación 3 días 25/07/2006 28/07/2006 40;4143 1.2.5.7 Entrega de Avance 0 días 28/07/2006 28/07/2006 4244 1.2.5.8 Revisión y corrección de avance 10 días 28/07/2006 10/08/2006 4345 1.2.6 Modelo para Solicitud de Respuestas de Vendedores 45 días 28/07/2006 26/09/200646 1.2.6.1 Analizar Proceso de Solicitud de Respuestas de Vendedores 2 días 28/07/2006 31/07/2006 4347 1.2.6.2 Revisar Reglamento de la Contratación Administrativa del ICE 10 días 31/07/2006 14/08/2006 4648 1.2.6.3 Señalar Brechas 5 días 14/08/2006 18/08/2006 4749 1.2.6.4 Preparar Politicas, Normas y Proc. Internos 10 días 18/08/2006 01/09/2006 4850 1.2.6.5 Plantear estrategias y soluciones para reducir las brechas 5 días 01/09/2006 08/09/2006 4951 1.2.6.6 Preparar Activos del Proceso Solicitud de Resp. Vendedores 3 días 08/09/2006 12/09/2006 5052 1.2.6.7 Entrega de Avance 0 días 12/09/2006 12/09/2006 5153 1.2.6.8 Revisión y corrección de avance 10 días 12/09/2006 26/09/2006 5254 1.2.7 Modelo para la Selección de Vendedores 37 días 12/09/2006 31/10/200655 1.2.7.1 Analizar Proceso de Selección de Vendedores 2 días 12/09/2006 14/09/2006 5256 1.2.7.2 Revisar Reglamento de la Contratación Administrativa del ICE 2 días 14/09/2006 18/09/2006 5557 1.2.7.3 Señalar Brechas 5 días 18/09/2006 25/09/2006 5658 1.2.7.4 Preparar Politicas, Normas y Proc. Internos 10 días 25/09/2006 06/10/2006 5759 1.2.7.5 Plantear estrategias y soluciones para reducir las brechas 5 días 06/10/2006 13/10/2006 5860 1.2.7.6 Preparar Activos del Proceso Selección de Vendedores 3 días 13/10/2006 18/10/2006 5961 1.2.7.7 Entrega de Avance 0 días 18/10/2006 18/10/2006 6062 1.2.7.8 Revisión y corrección de avance 10 días 18/10/2006 31/10/2006 6163 1.2.8 Modelo para la Administración del Contrato y Cierre 39 días 13/10/2006 04/12/200664 1.2.8.1 Analizar Proceso de Adm. Contrato y Cierre 2 días 13/10/2006 17/10/2006 5965 1.2.8.2 Revisar el Procedimiento de Compras de la UENTE 2 días 17/10/2006 19/10/2006 6466 1.2.8.3 Señalar Brechas 5 días 19/10/2006 25/10/2006 6567 1.2.8.4 Preparar Politicas, Normas y Proc. Internos 10 días 25/10/2006 08/11/2006 6668 1.2.8.5 Plantear estrategias y soluciones para reducir las brechas 5 días 08/11/2006 14/11/2006 6769 1.2.8.6 Preparar Activos del Proceso Selección de Vendedores 5 días 14/11/2006 21/11/2006 6870 1.2.8.7 Entrega de Avance 0 días 21/11/2006 21/11/2006 6971 1.2.8.8 Revisión y corrección de avance 10 días 21/11/2006 04/12/2006 7072 1.3 Etapa III: Sustentación del PFG 11 días 04/12/2006 19/12/200673 1.3.1 Presentar PFG y Carta de Aprobación del PFG 10 días 04/12/2006 18/12/2006 35;44;53;62;7174 1.3.2 Sustentar el PFG 1 día 18/12/2006 19/12/2006 73

517

7.5 Reglamento de Contratación Administrativa del Instituto

Costarricense de Electricidad

518

REGLAMENTO DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA DEL

INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD (Aprobado en la Sesión 5460 del 20-11-2002)

1. Aprobar el Reglamento de Contratación Administrativa del Instituto Costarricense de Electricidad, el cual textualmente dice:

TITULO I DEFINICIONES

Artículo 1 Para efectos de la aplicación de este Reglamento, se definen los siguientes términos: Administración Superior: Estará constituida, según sea el caso, por cualquiera de los siguientes Órganos: Consejo Directivo, Presidencia Ejecutiva, Gerencia General y Subgerencias. Administrador de contrato (AC): Es el encargado de administrar los contratos de suministro de bienes y servicios que suscriba el ICE con particulares o terceros, con el propósito de asegurar el fiel cumplimento del objeto de la contratación, tanto cualitativa como cuantitativamente. Contratación defectuosa (conocida como irregular por la Contraloría): Es aquella adquisición que se hace en contra de los procedimientos establecidos en la Ley, de tal modo que se afecten formalidades sustanciales. Contratista: Es la persona física o jurídica que ha sido seleccionada por la Administración para la ejecución de un contrato. Coordinador de la Contratación Administrativa (CCA): Funcionario o dependencia responsable de coordinar todos los procesos de contratación administrativa de su área, con apego a la normativa vigente y los mejores intereses institucionales, en concordancia con los procedimientos establecidos, siendo el interlocutor entre la Proveeduría y las correspondientes dependencias. Debido proceso: Cumplimiento de una garantía constitucional consistente en asegurar al contratista, oferente o proveedor, el derecho a ser escuchado ya sea por él o su abogado, en el proceso en que se juzga su conducta, con oportunidad de exponer y probar sus derechos. División de Contratación Administrativa: Dependencia perteneciente a la Dirección Jurídica Institucional, cuya función es brindar la asesoría jurídica y los servicios que en materia de contratación administrativa requiera la Institución.

519

Equipo multidisciplinario de Gestión de Compras: Equipo de trabajo encargado de coordinar procesos estratégicos de adquisición de bienes y servicios para un determinado proyecto, formado por disposición de la Administración Superior. Expediente Administrativo: Archivo histórico de determinado proceso, que físicamente estará permanentemente ubicado en la Proveeduría, la cual lo mantendrá actualizado. Finiquito del Contrato: Documento suscrito por representantes debidamente acreditados del ICE, como del contratista, mediante el cual, se da por finalizada su relación contractual a satisfacción plena de ambas partes, una vez efectuados o entregados los bienes y servicios y el ICE haber realizado todos los pagos. Fraccionamiento ilícito: Es la fragmentación de la adquisición de bienes y servicios o de contratación de obras, con el propósito específico de evadir el procedimiento concursal que correspondería seguir de acuerdo con una estimación adecuada del negocio, para atender una necesidad prevista y dotada de respaldo presupuestario, acudiendo a procedimientos menos gravosos y con menor observancia de los principios procedimentales en contratación administrativa como son el de publicidad, libre participación e igualdad de trato. Oferente: Toda persona física o jurídica que somete una propuesta al ICE dentro del procedimiento de contratación, en apego a los términos establecidos vía cartel, especialmente en lo que se refiere a especificaciones técnicas, calidad, oportunidad y costo así como a las leyes que la regulan. Órgano Director Administrativo: Órgano encargado de instruir los procesos sancionatorios por incumplimiento de los proveedores siguiendo el debido procedimiento. Programa anual de compras: Es el plan mediante el cual las Unidades Estratégicas, las Direcciones Administrativas y la Administración Superior proponen las adquisiciones requeridas para el año siguiente a su publicación. Reajuste de Precios: Mecanismo por el cual se mantiene las condiciones o nivel económico pactado originalmente, ajustando a los contratistas o proveedores según las variaciones que ocurran en la economía y que afecten los costos que conforman los precios del contrato. Registro de Elegibles: Lista oficial de empresas o personas físicas calificadas para realizar la contratación de bienes o servicios y que han cumplido con los requisitos establecidos para la actividad específica. Registro de Proveedores: Sistema de información que constituye el instrumento en el que se inscriben los potenciales proveedores, ya sean personas físicas o jurídicas, el cual se utiliza como herramienta para cumplir con lo que dispone la Ley de Contratación Administrativa (en adelante llamada LCA) cuando proceda.

520

Rescisión contractual: Acción de la Administración que se presenta cuando se deja sin efecto un contrato por causas de interés público, caso fortuito o fuerza mayor. Resolución contractual: Acción de la Administración que consiste en ponerle fin a un contrato en forma unilateral, por incumplimiento imputable al contratista o bien cuando por acuerdo de ambas partes, se decide ponerle fin al contrato en forma anticipada.

TITULO II ÓRGANOS COMPETENTES INTERNOS

Artículo 2 El Consejo Directivo, la Presidencia Ejecutiva, la Gerencia General, las Subgerencias, las Unidades Estratégicas de Negocios y la Proveeduría adjudicarán la adquisición de bienes y servicios, de acuerdo con los límites económicos que corresponda a cada uno de ellos, según la definición dada por el Consejo Directivo.

Capítulo I- Proveeduría Artículo 3 La Dirección de Proveeduría es la dependencia encargada de la conducción y fiscalización de los procesos de contratación administrativa, así como velar porque los mismos sean óptimos, oportunos, estandarizados y cumplan con todos los requisitos establecidos. Artículo 4: (Modificado en la Sesión 5716 del 28-02-2006) Son funciones de la Dirección de Proveeduría, las siguientes: a. Integrar y mantener actualizado el Plan Anual de Compras que deberán publicar en

el diario oficial La Gaceta. Adicionalmente al final de cada período presupuestario realizará una evaluación de la gestión de adquisición de bienes y servicios.

b. Emitir mediante una circular los requisitos y procedimientos a cumplir en relación con los programas de compras.

c. Recibir y custodiar todos los documentos originales que conformen el Registro de Proveedores y establecer los mecanismos administrativos, técnicos e informáticos, necesarios para que éste funcione óptimamente.

d. Velar porque exista un finiquito de contrato al final de cada proceso licitatorio. e. Revisar y publicar los carteles de licitación y pliegos de condiciones de las

contrataciones directas f. Recibir las ofertas y proceder a su apertura. g. Remitir a las instancias respectivas para su evaluación, las ofertas recibidas en cada

proceso. h. Adjudicar cuando le corresponda, preparar y remitir su recomendación de

adjudicación de las diferentes contrataciones al Órgano que debe resolverlas.

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i. Mantener actualizado y debidamente foliado el expediente administrativo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 9.3 del Reglamento General de Contratación Administrativa.

j. Comunicar y coordinar con el CCA la atención de los recursos de objeción a los carteles así como los de revocatoria y apelación contra los actos de adjudicación.

k. Normalizar los sistemas de reajuste de precios a ser incluidos en los diferentes carteles de contrataciones, en coordinación con la Dirección de Finanzas.

l. Servir de enlace oficial en las tramitaciones de los procedimientos de contratación administrativa con la Contraloría General de la República en coordinación con las dependencias que correspondan.

l. Llevar un registro de sanciones e inhabilitaciones de proveedores, para efectos de futuras contrataciones, divulgando apropiadamente a los CCA el nombre de los Proveedores con los cuales la Administración no podrá contratar bienes y servicios.

m. Colaborar con las diferentes áreas para que los funcionarios involucrados en los procesos de contratación reciban una adecuada capacitación en la materia.

n. La recepción, desalmacenaje, custodia temporal, manejo, control, pagos y franquicias tributarias, arancelarias y fiscalización del tráfico internacional de mercancías del ICE, ya sean extranjeras, nacionales o nacionalizadas, en los regímenes aduaneros definitivos y temporales.

o. Colaborar con el AC y el CCA para mantener a derecho el estado de las Garantías de Participación y Cumplimiento, siguiendo las disposiciones establecidas en el TÍTULO VII del presente reglamento.

p. Instruir, a solicitud de las dependencias del ICE, los procesos de cobro de multas, resoluciones, rescisiones, ejecuciones de garantías, procesos sancionatorios, reclamos administrativos y nulidades absolutas, evidentes y manifiestas en materia de contratación administrativa.

q. Servir de unidad que registre y conserve todos los estudios de mercado realizados en la Institución, dejando constancia del mismo en el expediente administrativo correspondiente.

r. Verificar, controlar e informar a las instancias correspondientes el cumplimiento de los plazos definidos por la Gerencia General, para las dependencias que participan en la contratación administrativa.

s. Dirigir los procedimientos de donaciones y emitir las recomendaciones que correspondan, para lo cual levantará el expediente respectivo.

Capítulo II- División de Contratación Administrativa Artículo 5: (Modificado en la Sesión 5716 del 28-02-2006) Dependencia perteneciente a la Dirección Jurídica Institucional que tendrá las siguientes funciones: a. Revisar los carteles de licitación que le soliciten, las diferentes dependencias. b.Dictaminar la procedencia de las actividades no sujetas a concurso público. c. Preparar las respuestas de las impugnaciones a los carteles o a las adjudicaciones. d. Hacer el estudio jurídico de todas las ofertas que igualen o superen el monto establecido para el refrendo contralor y las de aquellas contrataciones que por razones

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especiales así lo soliciten las Subgerencias respectivas, Directores de UEN y Administrativos y CCA. e. Otorgar la aprobación o el Visto Bueno de los contratos, según los límites económicos fijados por la Contraloría. f. Asesorar a la Administración ante dudas que se presenten durante el proceso de contratación. g. Rendir dictámenes sobre la imposición de multas o sanciones, ejecuciones de garantías, modificación, ampliación o la finalización de los contratos, recursos y demás aspectos relativos a la interpretación de estos aspectos. h. Normalizar el procedimiento de refrendos internos de la contratación administrativa en cuanto a sus etapas, requisitos, plazos y responsables, de aquellas contrataciones que por el monto están sujetas a este requisito de eficacia. i. Servir de enlace oficial desde el punto de vista jurídico con la Contraloría General de la República en materia de procedimientos de contratación administrativa, en coordinación con las dependencias que correspondan. j. Colaborar con las diferentes áreas para que los funcionarios involucrados en los procesos de contratación reciban una adecuada capacitación en la materia. k. Dictaminar en atención a las consultas surgidas durante los procesos de contratación administrativa. l. Revisar los borradores de acuerdo de los temas relativos a la contratación administrativa, que le remitan la Presidencia Ejecutiva, la Gerencia General y las Subgerencias. m. Normalizar los contratos que realiza la Institución en materia de contratación administrativa y revisar aquellos que le sean remitidos por los CCAs. n. Cualquier otra que le señale la ley y el Consejo Directivo.

Capítulo III- Coordinadores de la Contratación Administrativa (CCA). Artículo 6 Funcionarios propuestos por los directores de UEN´s o Direcciones Administrativas cuyo nombramiento deberá ser avalado por la Subgerencia correspondiente. Dependerá directamente del Director de la UEN o la Dirección Administrativa. Artículo 7: (Modificado en la Sesión 5716 del 28-02-2006) Son los responsables de la coordinación administrativa de los procesos de adquisición de los bienes y servicios de las respectivas UEN’s o Direcciones Administrativas y tendrán como funciones principales las siguientes: a. Servir de enlace oficial para efectos de trámites, de las UEN´S y Direcciones Administrativas con la Dirección de Proveeduría, basándose en todo momento en los criterios técnicos de los AC y jefaturas de nivel 1. b. Preparar en conjunto con los AC el Plan Anual de Compras y sus actualizaciones. c. Asesorar a los funcionarios de su UEN para que puedan resolver en forma exitosa, todas aquellas dudas que surjan en los diferentes procesos de Contratación Administrativa.

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d. Garantizar que todo proceso de compra, que se genere en su UEN ó Dirección Administrativa, cumpla con la normativa vigente en materia de contratación administrativa. e. Coordinar la obtención de autorizaciones tanto externas como internas para iniciar las contrataciones que se requieran. f. Canalizar las consultas que a través de la Dirección de Proveeduría planteen los oferentes, a los AC para que se evacuen en tiempo y forma. g. Proponer a la Dirección de Proveeduría sus recomendaciones a la normalización de los documentos para la adquisición de bienes y servicios de su UEN o Dirección Administrativa. h. Fiscalizar en su dependencia, que todos los expedientes administrativos que se lleven paralelos a los de la Dirección de Proveeduría, se mantengan actualizados con todos los documentos oficiales generados en cada contratación. i. Remitir para la incorporación al expediente administrativo que custodia la Dirección de Proveeduría, todos los documentos oficiales que se generen al interno de su dependencia, en torno a una contratación específica. j. Promover soluciones a las necesidades de capacitación en materia de contratación administrativa para los participantes en el proceso de contratación dentro de su UEN o Dirección Administrativa. k. Elaborar los borradores de contratos para ser presentados a la División de Contratación Administrativa. En aquellas UENs o Direcciones Administrativas en las que sea considerable el volumen o importancia de las compras que realizan, el CCA deberá dedicarse a las labores anteriormente descritas a tiempo completo.

Capítulo IV- Administradores de contratos (AC).

Artículo 8: (Modificado en la Sesión 5716 del 28-02-2006) Funcionario del ICE nombrado por la Presidencia Ejecutiva, la Gerencia General, las Subgerencias, Directores Administrativos ó de UEN´S, que tendrán la responsabilidad de la coordinación, ejecución y fiscalización de las diversas etapas de las contrataciones que se promuevan en su respectiva área, de acuerdo con la competencia y funciones que se le atribuyen en el presente Reglamento. Si el nombramiento lo fuere para sólo una contratación específica, así se deberá señalar en el expediente de la contratación. El nombramiento de cada Administrador del Contrato y los medios para ser localizado, deberán constar en el expediente de la respectiva contratación y deberá cumplir con el perfil establecido para dicho nombramiento. El Administrador del Contrato ejercerá entre otras las siguientes funciones: a. Preparar en conjunto con el CCA y los técnicos correspondientes, la documentación y las solicitudes pertinentes en los trámites de Contrataciones Administrativas. b. Atender cualquier consulta técnica que surgiera durante el proceso de una contratación bajo su cargo y remitírsela al CCA.

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c. Intervenir en el proceso de análisis, valoración de ofertas y recomendación de adjudicación. d. Velar por una correcta ejecución de los contratos que se les asignen en estricto apego al expediente levantado para estos efectos y será responsable de la recepción y aceptación de los bienes y servicios así como de gestionar los trámites de pagos que realice la institución, según lo pactado. e.Coordinar con el CCA la respuesta de todos aquellos recursos que les competa, la ejecución de las multas, cláusulas penales, garantías, prórrogas y sanciones a los contratistas hasta la rescisión y resolución contractual, si se diera el caso, para lo cual aplicará el TÍTULO RECURSOS y TÍTULO SANCIONES, Artículo 70 y siguientes del presente reglamento. f. Realizar informes de avance de ejecución de los contratos. g. Preparar el informe final que servirá de base para ejecutar el finiquito.

Capítulo V- Equipos Multidisciplinarios de Gestión de Compras. Artículo 9 Estos equipos se nombrarán, ya sea por el Consejo Directivo, la Presidencia Ejecutiva, la Gerencia General ó la Subgerencia, según sea el monto de la contratación o por lo estratégico de la adquisición, para aquellas compras que a criterio de los Subgerentes sean urgentes o de especial importancia. Artículo 10 Estará conformado por un director del equipo quien será el coordinador, un representante de la Proveeduría, uno de la Dirección Jurídica Institucional, uno de la Dirección de Finanzas, uno del Área Técnica, así como cualquier otra área relacionada con la adquisición. Artículo 11 El director del equipo coordinará con el CCA todo lo relacionado con la gestión de compra. El primero y el AC, puede ser el mismo funcionario.

TITULO III PROGRAMA ANUAL DE COMPRAS

Artículo 12 El plan anual de compras deberá estar vinculado con el Plan de Desarrollo y los respectivos planes anuales operativos de cada Subgerencia, y se iniciará con la promulgación de un plan de proyectos el cual deberá estar respaldado financiera y presupuestariamente para su debida ejecución. Artículo 13 Los Programas de compras deben contar con los recursos presupuestarios necesarios, con excepción de lo dispuesto en la legislación de contratación administrativa en cuanto

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a inicio y adjudicación de procesos de adquisición de bienes y servicios para presupuestos futuros, previa autorización de la Contraloría General de la República. Artículo 14: (Modificado en la Sesión 5716 del 28-02-2006) El CCA en conjunto con el Director de UEN o Director Administrativo, preparará el Programa Anual de Compras en noviembre de cada año y lo someterá a aprobación del Subgerente respectivo y la Gerencia General según corresponda, en el formato establecido por la Dirección de Proveeduría. Una vez analizado por cada Subgerencia, estas comunicarán a la Proveeduría su decisión de aprobación o solicitarán a las UEN’s o Direcciones Administrativas los ajustes necesarios. Este Programa anual deberá estar aprobado en la primer semana de diciembre de cada año, para su debida publicación y seguimiento por parte de la Proveeduría. Junto con el Programa Anual de compras, deberá enviarse a la Dirección de Proveeduría un listado de las contrataciones directas de mayor cuantía que tramitarán durante el año. Con la aprobación del programa anual de compras, quedarán autorizados los inicios de trámite de los procesos incluidos en dicho programa, sin detrimento a los requisitos que se deban cumplir para la debida publicación de los mismos y que serán verificados por la Dirección Administrativa de Proveeduría, previo a la publicación. Artículo 15 Cuando surja una necesidad no prevista, el Programa Anual de Compras podrá ser modificado siguiendo el mismo procedimiento que se indica en el artículo anterior, para lo cual deberán adjuntarse las justificaciones pertinentes. Las contrataciones que no estén amparadas al Programa Anual de Compras original o modificado, no serán tramitadas por la Dirección de Proveeduría. Se excluyen de la publicación de este artículo los casos de emergencia o excepción, que sean autorizados por la Administración Superior. Artículo 16 Si en el momento de iniciar un procedimiento concursal, se determina que el monto estimado y publicado en el Programa Anual de Compras requiere un ajuste, éste podrá realizarse con la debida aprobación de la Dirección Administrativa o de la UEN, siempre y cuando el nuevo monto no sobre pase el 25% de la estimación original y no cambie el procedimiento de contratación ya publicado, sin necesidad de aplicar lo dispuesto en el Artículo 14 del presente reglamento. Artículo 17 Al finalizar cada período presupuestario la Dirección de Proveeduría hará una evaluación de la gestión de adquisición de bienes y servicios por UEN, Dirección Administrativa y Administración Superior relacionándola con el Plan de Compras e informará sobre el particular a los niveles de Director de UEN, Directores

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Administrativos, Subgerentes, Gerencia General, Presidencia Ejecutiva y Consejo Directivo.

TITULO IV

REGISTRO DE PROVEEDORES Artículo 18 El Registro de Proveedores constituye un elemento esencial de consulta para los Administradores de Contratos de las dependencias del ICE, que permitirá mantener actualizados los requisitos y las características de los proveedores en cuanto a bienes y servicios que éstos ofrecen. Tiene por objeto facilitar la consecución de los bienes y servicios necesarios para el ICE, agilizando en lo posible los procedimientos de adquisiciones que se basen en el mismo. Por ello el interesado en registrarse se inscribirá única y exclusivamente en los bienes y servicios que esté en capacidad de suministrar. Artículo 19 La Dirección de Proveeduría invitará a formar parte del Registro de Proveedores, por lo menos una vez al año, a todos los potenciales oferentes que puedan satisfacer los requerimientos del ICE en cuanto a calidad, oportunidad y costo, procurando que sea en el mes de enero, mediante publicación en el Diario Oficial. "La Gaceta" y dos diarios de circulación nacional. Las personas físicas o jurídicas interesadas podrán asimismo solicitar su incorporación al Registro en cualquier momento. La invitación deberá contener, como mínimo, la siguiente información: lugar y plazo para el retiro y entrega de los formularios respectivos, documentación anexa a presentar y cualquier otra información que considere pertinente la Administración. Artículo 20 La documentación que se presente para incorporar al Registro de Proveedores podrá ser utilizada en cualesquiera de los procesos de adquisiciones y deberá ser entregada en la Dirección de Proveeduría. Artículo 21 Los interesados en inscribirse en el Registro de Proveedores deberán retirar un formulario suministrado por la Dirección de Proveeduría. Una vez completado el mismo se podrá enviar vía internet, por fax o entregado personalmente. Junto con la Solicitud, o en un plazo máximo de tres días posteriores a la presentación de la misma, deberán anexarse los documentos de respaldo y la información complementaria que se solicita. Artículo 22 Una vez recibida la solicitud de los interesados para integrar el Registro de Proveedores, la Proveeduría, en un plazo máximo de tres días hábiles verificará el cumplimiento de los requisitos y en el caso de existir un incumplimiento o defecto, concederá un plazo máximo de cinco días hábiles para que se subsane. Si la prevención no es atendida en tiempo y forma, la solicitud no podrá ser aceptada, sin responsabilidad para el ICE.

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Cuando un proveedor deseé participar en un determinado proceso de contratación administrativa y no esté inscrito en el Registro de Proveedores, podrá presentar la información junto con su oferta siempre que cumpla con todos los requisitos que se le solicitan en la contratación y en el Formulario "Registro de Proveedores". Podrá quedar inscrito en dicho Registro por solicitud expresa del oferente y siempre que se cumpla lo establecido en el párrafo anterior. Artículo 23 Todo proveedor inscrito está obligado a verificar y actualizar la información aportada al Registro en el momento de darse un cambio en su situación jurídica o al menos el primer mes de cada año para lo cual debe presentar los documentos legales que demuestren esa situación. Artículo 24 La exclusión del registro de proveedores se regirá por lo dispuesto en la Ley de Contratación Administrativa y el Reglamento General de Contratación Administrativa en lo que respecta a las inhabilitaciones. Adicionalmente se podrá dar la exclusión legal de una persona física o jurídica del Registro por los siguientes motivos:

a. Muerte o extinción. b. Manifestación expresa del interesado. c. Carencia de interés de la Administración de continuar

contratando determinado bien o servicio. d. No actualización de la información según el Artículo 23 del

presente reglamento. Artículo 25 Salvo cuando la exclusión se fundamente en la manifestación expresa del interesado, o en las causas señaladas en los incisos a., b., c. y d. del Artículo 24 anterior, se deberá dar audiencia al proveedor a fin de que ejercite las Garantías Constitucionales que le asisten entre ellas el Debido Proceso y el Derecho de Defensa. En el caso de proveedores extranjeros se les notificará en la dirección indicada en el Formulario de Inscripción en Costa Rica. Para lo anterior se seguirá el procedimiento establecido en el Artículo 75 y siguientes del presente reglamento. Artículo 26 El registro de proveedores será el mecanismo que se utilizará para la invitación a los potenciales proveedores en las licitaciones restringidas y por registro, sin que ello obste para que el ICE utilice otros medios, con el fin de garantizar el cumplimiento de los principios de legalidad, publicidad, igualdad de trato y de oportunidad.

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TITULO V PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN

Artículo 27 Los funcionarios encargados del manejo de la Contratación Administrativa serán los responsables de velar por la debida aplicación de los procedimientos correspondientes. Cuando se determine el procedimiento a seguir se deberá evitar el Fraccionamiento Ilícito. Aquel funcionario que incurra en esta mala práctica se le aplicará el procedimiento de sanción regulado en el Artículo 83 y siguientes de este reglamento. Será la División de Contratación Administrativa la encargada de dictaminar, ante una solicitud de la Proveeduría, del CCA, o cualquier otro funcionario involucrado en el proceso, si en determinado procedimiento de contratación se configuran las causales del Fraccionamiento Ilícito. Artículo 28 Cuando se deba utilizar el Procedimiento de Registro de Elegibles se aplicará, en todos sus extremos, lo establecido en el reglamento específico vigente en la Institución, para obras pequeñas y repetitivas y de montos iguales o inferiores a los aprobados por la Contraloría General de la República.

Capítulo I- Licitaciones Artículo 29 Es el medio idóneo para que el ICE adquiera los bienes y servicios que requiere para su normal operación. Acorde con la normativa vigente y según el monto del concurso, se clasifican en restringida, por registro y pública. Las licitaciones inician con la aprobación del Director Administrativo o de UEN y el CCA. Artículo 30 El CCA deberá justificar por escrito la diferencia que se presente entre el monto estimado y el monto recomendado de adjudicación, aportando la información suficiente. Artículo 31 Para las adquisiciones que deberá conocer el Consejo Directivo, la Subgerencia de Gestión Administrativa presentará un informe en la última sesión de cada mes sobre las adquisiciones que se van a publicar en el mes siguiente, especificando el monto, la descripción, fecha aproximada de la apertura de ofertas, contenido presupuestario, justificación de las compras y fecha aproximada a presentar para adjudicación. Artículo 32 El cartel lo confeccionará la UEN o la Dirección Administrativa siguiendo los lineamientos en materia administrativa de la Proveeduría. Perfeccionado éste, deberá ser publicado, cumpliendo especialmente en lo que se refiere a autorizaciones y requisitos previos. Una vez publicado el cartel la proveeduría actuará conforme a lo establecido en el Artículo 4 incisos f., g. y h. del presente Reglamento.

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Artículo 33 En aquellos casos en que se establezca en la licitación la necesidad de inspección, para evaluar la experiencia y los equipos que se ofrecen, se integrará un solo grupo para que visite todas las empresas que se vayan a evaluar, debiendo estar conformado por un funcionario del Área Técnica, otro de la Dirección de Proveeduría y por uno de la División de Contratación Administrativa. En caso de que la empresa se encuentre fuera del país, la visita se realizará según los lineamientos vigentes para los viajes al exterior. Artículo 34 En las licitaciones públicas la publicidad del concurso se hará por medio del Diario Oficial La Gaceta y no será obligatorio estar inscrito en el Registro de Proveedores. El oferente que cumpla con todos los requisitos que se solicitan en la contratación, deberá quedar inscrito en el Registro de Proveedores con su solicitud expresa en la oferta, siempre que cumpla con las obligaciones dispuestas para inscribirse en el Registro de Proveedores. Los trámites y plazos que ocupan este proceso estarán acordes con la legislación nacional. Artículo 35 En la licitación por registro, se utilizará el mecanismo de invitación directa o publicación en "La Gaceta", según el número de proveedores inscritos, cuyo plazo de tramitación estará acorde con las disposiciones que rigen la materia. Artículo 36 En la licitación restringida se invitará por lo menos a cinco proveedores que se encuentran inscritos en el Registro de Proveedores. El ICE podrá utilizar otros medios de invitación garantizando el cumplimiento de los principios de legalidad, publicidad, igualdad de trato y de oportunidad.

Capítulo II- Prórroga Fecha Máxima de Adjudicación Artículo 37: (Modificado en la Sesión 5716 del 28-02-2006)

Podrán ser prorrogadas las fechas máximas de adjudicación de las licitaciones o contrataciones, que estén por vencerse, por el Director de UEN o Director Administrativo. Esta prórroga se dará en casos calificados cuando resulte difícil para la Administración resolver en el plazo estipulado en el cartel. Para que se pueda tramitar una prórroga a la fecha máxima de adjudicación la Dependencia Técnica debe solicitar a la Proveeduría, al menos con quince días hábiles y por escrito, la ampliación, adjuntando lo siguiente:

a. Tipo y número de contratación, descripción y monto de la compra. b. La justificación razonada (el motivo por el cual no se puede cumplir con el plazo que

se había previsto y la importancia de dar esta prórroga).Un cuadro donde se detalle la vigencia de las ofertas así como las garantías de participación.

c. Si la nueva fecha máxima para adjudicar es posterior a cualquiera de las fechas máximas de vigencia o garantías, se debe solicitar a todos los oferentes que las prorroguen. Solo se puede prorrogar licitaciones, si las ofertas y garantías están

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a. vigentes o que quede evidencia de que los interesados han desistido de participar en el negocio.

b. De todo lo anterior debe quedar evidencia en el expediente correspondiente. Artículo 38: (Modificado en la Sesión 5716 del 28-02-2006) Una vez aportada la información indicada en el artículo anterior, la Proveeduría dejará evidencia de la resolución de prorrogar, expresada por el director de la Unidad Estratégica de Negocios o Dirección Administrativa, en el expediente correspondiente, y al menos con ocho días anteriores al vencimiento de la fecha máxima para adjudicar.

Capítulo III- Contrataciones directas Artículo 39: (Modificado en la Sesión 5716 del 28-02-2006) La contratación directa de escasa cuantía es un procedimiento contractual de excepción que permite al ICE adquirir bienes y/o servicios por montos iguales o menores al límite establecido por la legislación nacional para este tipo de trámite, o bien para contratar aquellas actividades que por su naturaleza y circunstancias no están sujetas a concurso público. Este es un proceso que utilizará el Registro de Proveedores como el medio idóneo para invitar a los participantes inscritos en el registro. Los inicios de trámite se darán mediante la aprobación de un listado mensual de compras por parte de la Subgerencia respectiva, Gerencia General, o Presidencia Ejecutiva según corresponda, el cual deberá ser presentado para su inicio de trámite con un mes de antelación, el primer día hábil del mes y deberá estar respaldado presupuestariamente para su debida ejecución. Analizado dicho listado por parte del órgano correspondiente, estos comunicarán a la Dirección de Proveeduría su decisión de aprobación o solicitarán a las UEN´s o Direcciones Administrativas los ajustes necesarios. Ante situaciones imprevisibles o de urgencia debidamente justificadas, los órganos con competencia para aprobar el listado anteriormente indicado, podrán aceptar excepciones a los plazos señalados en este artículo. Artículo 40 Para las adquisiciones de bienes y servicios por montos iguales o menores al límite establecido en la Legislación Nacional para este tipo de contratación, se aplicarán los siguientes lineamientos:

a. El inicio del trámite debe ser por escrito o por cualquier otro medio idóneo que se establezca. Deberá estar avalado por el Director de UEN, Director Administrativo o a quién designe la Administración Superior.

b. La Proveeduría recibirá y abrirá las ofertas, dejando constancia por escrito, en hojas numeradas al menos la siguiente información: el número de contratación, artículo o servicio ofrecido, hora y fecha en que se abrieron las ofertas, nombre de los concursantes, precio

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cotizado, el nombre del responsable de la apertura y cualquier otra observación que se considere necesaria.

c. Dentro de los dos días siguientes a la apertura, la Proveeduría deberá remitir las ofertas al CCA para su estudio técnico y recomendación de adjudicación.

d. El CCA tendrá doce días hábiles para coordinar la preparación y el envío del estudio técnico, así como la recomendación de adjudicación, a la Dirección de Proveeduría. Este podrá solicitar a dicha dependencia, un plazo adicional fundamentando su petición, de acuerdo a la complejidad del asunto.

e. La Dirección de Proveeduría adjudicará, emitirá la respectiva orden de compra o de servicio y comunicará el acuerdo de adjudicación al interesado, todo lo anterior en un plazo máximo de ocho días.

Artículo 41 Para la contratación de los bienes y servicios prevista en los artículos 2 de la Ley de Contratación Administrativa y el 79 de su reglamento, incisos 1, 2, 3, 5 y 6 se deberá contar antes de la presentación a la Proveeduría, con la siguiente información:

a. Dictamen positivo de la División de Contratación Administrativa del ICE.

b. Solicitud del CCA con el VºBº del Director de la UEN ó Director Administrativo donde justifiquen la necesidad de utilizar la excepción y no los procesos ordinarios de contratación.

c. Demostración efectiva, verificación y justificación que el precio es razonable.

d. Análisis económico donde se establezcan los ingresos o beneficios que el ICE dejaría de percibir si no ejecuta la compra proyectada.

e. Cartel de especificaciones o requerimientos técnico-administrativos, con el clausulado mínimo necesario para valorar y asegurar el cumplimiento del objeto a contratar.

f. Demostrar que el potencial contratista ó adjudicatario sea el idóneo ó el único que se encuentra en la posibilidad material y real de suplir lo solicitado por el ICE.

g. Garantía de que se cuenta con el contenido económico presupuestario para la erogación correspondiente.

h. Recomendación técnica de adjudicación. Además, para bienes y servicios genuinos, adjuntar: a. Demostración de que el objeto a contratar es genuino y no tiene sucedáneos. b. En casos de servicios profesionales, incluir demostración que el oferente posee conocimientos únicos en su campo de especialización en nuestro medio.

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c. Incluir la oferta del fabricante original ó documento del fabricante autorizando al oferente o al distribuidor exclusivo para que ofrezca su producto, en este último caso debe contar con los trámites consulares. Para los casos de seguridad calificada, adjuntar: a. Demostración de que el bien ó servicio por adquirir se relaciona con materias que requieren seguridades calificadas. b. Estudio de mercado donde quede ampliamente demostrado porqué se considera que la empresa ó empresas elegidas como oferentes son las más ventajosas para alcanzar el objetivo de la contratación. c. Incluir la oferta del proveedor ó las ofertas de los proveedores idóneos.

Capítulo IV- Prórrogas a los contratos

Artículo 42: (Modificado en la Sesión 5706 del 06-12-2005) Cuando se requiera una prórroga de un contrato y esté prevista en las condiciones de la contratación, el AC en coordinación con el CCA, deberá solicitar a la Dirección de Proveeduría dicha prórroga, por lo menos con 2 meses de anticipación al vencimiento. Esta prórroga deberá ser autorizada por el órgano que dictó el acto de adjudicación. Cuando no esté contemplada en las condiciones iniciales de la contratación o que se hayan agotado las prórrogas establecidas, el AC deberá iniciar los nuevos trámites por lo menos 12 meses antes del vencimiento del contrato, cumpliendo para ello los requisitos del procedimiento de contratación que corresponda. Se exceptúa de lo anterior, con excepción a los plazos, las prórrogas de contrataciones o licitaciones de servicios de limpieza, servicios de vigilancia, arrendamientos de bienes inmuebles, mantenimiento de equipos o software, u otros servicios similares, adjudicadas originalmente por el Consejo Directivo y que no sufran ninguna modificación en las condiciones originales pactadas, salvo reajustes de precios, en cuyo caso podrán ser autorizadas por el Gerente General. De igual forma se exceptúan del primer párrafo de este artículo, con excepción a los plazos, las prórrogas de servicios en las que se mantienen las condiciones originalmente pactadas y que constituyan un ítem de contrataciones o licitaciones adjudicadas originalmente por el Consejo Directivo, cuyo monto no sobrepase el tope establecido según su competencia, por las Subgerencias o la Gerencia General; en tales casos la autorización de esas prórrogas podrá ser realizadas por el órgano que corresponda según sea el monto de la prórroga. Artículo 43 Para la contratación de arrendamientos de bienes inmuebles, que se requieran constituir en forma continua, se deberá seguir lo que establece la Ley de Contratación Administrativa, su reglamentación y la Ley de Arrendamiento Urbano y Suburbano, en beneficio de la Administración. Para esos efectos el AC en coordinación con la Dirección de Bienes Inmuebles, deberá mantener un registro actualizado con la información

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necesaria para garantizar que el bien arrendado representa la única opción viable y que el precio es razonable. Si no se cumpliera con los requisitos anteriores, se procederá a iniciar un nuevo concurso de contratación.

Capítulo V- Modificaciones a los contratos (50% adicional) Artículo 44 En el caso de ejercitarse la potestad de modificación hasta en un 50% de la prestación objeto de la contratación, sea en contratos ejecutados o en ejecución, el AC en coordinación con el CCA deberá plantear la solicitud formal ante la Dirección de Proveeduría, incluyendo al menos la siguiente información:

• Para contratos en ejecución, presentar solicitud motivada en la cual se detallen ampliamente la necesidad que se pretende satisfacer, las razones por las cuales se considera que la ampliación obedece a una situación de naturaleza imprevisible al momento de iniciarse el trámite de la contratación original, que la misma es la única forma de satisfacer el interés público perseguido y que el monto total de la contratación (original más la modificación propuesta) no superan el tope establecido en el procedimiento de contratación seguido originalmente. • Para contratos ejecutados, presentar la solicitud motivada en la cual se detalle ampliamente la necesidad que se pretende satisfacer, dejando constancia que en el nuevo contrato no se están cambiando las bases bajo las cuales se pactó originalmente, que no han transcurrido más de seis meses de la recepción provisional del primer contrato, además de adjuntar una nota del contratista donde se evidencie su interés en contratar este 50% con la administración, manteniendo las mismas condiciones. Además de lo anterior, será necesario presentar el dictamen positivo de la División de Contratación Administrativa del ICE, para aquellos casos en que la contratación original haya sido refrendada ya sea internamente ó por la Contraloría General de la República. La Dirección de Proveeduría realizará el análisis correspondiente y preparará una recomendación y la elevará al órgano que dictó la adjudicación, para su aprobación o rechazo, según proceda.

Artículo 44 Bis: (Nuevo aprobado en la Sesión 5716 del 28-02-2006) Se faculta a la Gerencia General, a autorizar las modificaciones de contratos ejecutados dentro del 50% adicional, siempre que se den las siguientes condiciones: - Que la adjudicación original haya sido dada por el Consejo Directivo - Que el Consejo Directivo no haya dejado una restricción expresa de no seguir adquiriendo dicho servicio u objeto - Que el monto de la ampliación no requiera Refrendo Contralor. - Que conste que cuenta con el suficiente contenido presupuestario.

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- Constancia de la recepción de los bienes y/o servicios de la contratación original, en forma satisfactoria. Los requisitos y procedimiento a aplicar para este supuesto son los mismos establecidos en el artículo 44.

Artículo 44 Bis-bis: (Nuevo aprobado en la Sesión 5716 del 28-02-2006) En aquellas licitaciones o contrataciones directas adjudicadas por el Consejo Directivo, se faculta a la Gerencia General a autorizar mejoras al objeto o servicio contratado. Para estos casos el Contratista deberá mantener el mismo precio ofertado originalmente, para el equipo o servicios a actualizar, y sin variar el objeto ni ser sustancial, el ajuste deberá constituir una evidente mejora en relación con el equipo, material o servicio originalmente adjudicado. Deberá respetarse para estos efectos la jurisprudencia vigente de la Contraloría General de la República. El AC en coordinación con el CCA de la dependencia interesada, con el visto bueno del Director de UEN o Administrativo, así como de la Subgerencia respectiva, deberán plantear la solicitud formal ante la Gerencia General con el criterio técnico y legal correspondiente, para su debida aprobación, la cual deberá remitirse a la Dirección de Proveeduría para su archivo y custodia.

Capítulo VI- Contratos Defectuosos ( irregulares) Artículo 45 Cuando se presenten contratos defectuosos se procederá de la siguiente forma:

a. La Dirección de Proveeduría solicitará a la División de Contratación Administrativa, el dictamen correspondiente, adjuntándole un resumen de lo acontecido e indicando claramente los supuestos responsables de la contratación irregular en cuestión.

b. La Dirección de Proveeduría comunicará a el o los oferentes involucrados la situación irregular presentada.

c. La Dirección de Proveeduría, una vez analizada la situación, someterá a la Administración Superior su recomendación de las acciones a seguir.

d. Cuando la Administración Superior apruebe el pago de la indemnización, si se diera el caso, comunicará a la Dirección de Finanzas para que proceda con el pago respectivo.

e. Para el caso de la sanción disciplinaria a funcionarios, la Administración Superior solicitará a la Dirección de Recursos Humanos, el inicio del debido proceso a los funcionarios involucrados.

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TITULO VI REFRENDOS

Artículo 46 Toda contratación que supere el monto establecido por la Contraloría General de la República para refrendo, deberá contar con el visto bueno de la unidad de refrendos de la División de Contratación Administrativa o de la Dirección Jurídica Institucional. Artículo 47 Los procesos cuyos montos sean superiores a los asignados para contrataciones directas y menores a las que requieren refrendo de la Contraloría General de la República deberán contar con la aprobación de la unidad de la División de Contratación Administrativa. Artículo 48 La División de Contratación Administrativa en conjunto con la Dirección de Proveeduría y las Direcciones Administrativas o UEN's establecerán los contenidos que deben tener los contratos para que junto con el expediente respectivo se remitan a la Contraloría General de la República.

TITULO VII GARANTÍAS

Artículo 49 En las contrataciones directas y en las licitaciones restringidas, solo se solicitará garantía de participación o de cumplimiento según requerimiento expreso del CCA. Se exceptúa de lo anterior, aquellos casos que por su monto requieran refrendo de la Contraloría, para los cuales será exigido solicitar la garantía de cumplimiento. Artículo 50 Corresponde a la Proveeduría la recepción de las garantías de participación y de cumplimiento llevando un adecuado control de quién es el AC responsable y el centro de gestión al que pertenece. El registro, custodia y devolución de las garantías será responsabilidad del Área de Gestión de Liquidez de la Dirección de Finanzas. Artículo 51 La Dirección de Proveeduría, velará también por el cumplimiento de la valoración de mercado por parte de un puesto de bolsa de los bonos y certificados dados en garantía, según lo establecido en el artículo 37.5 del Reglamento General de Contratación Administrativa. Artículo 52 La devolución de las garantías de participación se hará previa autorización de la Dirección de Proveeduría, a los oferentes no adjudicados y al adjudicatario cuando éste haya rendido la garantía de cumplimiento. Para el caso de las garantías de

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cumplimiento la devolución se hará previa autorización del CCA y AC, en coordinación con la Proveeduría. Artículo 53 Será responsabilidad del CCA mantener a derecho las garantías, por ejemplo en lo referente a la vigencia, monto, devolución o ejecución. Artículo 54 El AC en coordinación con el CCA, deberá remitir a la Proveeduría toda solicitud de prórroga o devolución de la garantía de cumplimiento, a más tardar con quince días hábiles de anticipación al vencimiento de las mismas. Si se tratare de solicitud de ejecución de garantías, deberá hacerlo dentro del mismo plazo antes mencionado, debidamente fundamentado y razonado para que la Proveeduría realice los trámites correspondientes. En casos excepcionales, si la Administración se viere en la obligación de ejecutar una garantía, porque no se renovó en tiempo, deberá custodiar el dinero obtenido mediante esa gestión, mientras el contratista se pone a derecho con la garantía. Dicha ejecución podrá hacerla la Dirección de Proveeduría, de oficio o a instancia de la AC, en forma automática. Artículo 55 En el caso de prórrogas a las garantías, una vez prevenido el oferente o contratista sobre la misma, y si éste no atendiere oportunamente la prevención, la Proveeduría procederá a la ejecución de las cauciones a más tardar el último día de su vencimiento. Artículo 56 En caso de que proceda la ejecución de las garantías se seguirá el procedimiento establecido en el Artículo 81 y siguientes del presente reglamento.

TITULO VIII RECURSOS

Artículo 57: (Modificado en la Sesión 5716 del 28-02-2006) Corresponderá al órgano que resolvió aplicar una sanción por inhabilitación y apercibimiento o bien al que dictó un acto de adjudicación, resolver los recursos de revocatoria contra los actos mencionados. Los recursos se plantearán ante la Dirección de Proveeduría, quien se encargará de canalizarlos ante el órgano que competa, una vez obtenidos los criterios del Área técnica (CCA-AC) y de la División de Contratación Administrativa del ICE. Cuando el recurrente solicite expresamente que el recurso de revocatoria sea resuelto por el superior jerárquico, lo resolverá el Consejo Directivo; cuando la apelación de un acto de adjudicación sea planteada ante la Contraloría General de la República, se procederá conforme corresponda.

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Artículo 58 Dada la Resolución por el órgano competente, se enviará a la Dirección de Proveeduría para que comunique la respuesta a los recurrentes que plantearon objeción a los carteles, revocatoria y apelación contra los actos de adjudicación.

Capítulo I- Objeción al cartel Artículo 59 En el caso de recurso de objeción a los carteles de licitaciones públicas y los pliegos de condiciones en las licitaciones por registro y recibida la notificación de audiencia especial por parte de la Contraloría General de la República, la Proveeduría solicitará el mismo día (al menos por fax ó correo electrónico) el pronunciamiento del Área Técnica (CCA-AC) y de la División de Contratación Administrativa de la Dirección Jurídica Institucional, quienes en un plazo de tres días hábiles, deberán enviar sus alegatos o recomendaciones de modificación a la Proveeduría. Artículo 60 Corresponde a la Dirección de Proveeduría integrar y enviar la respuesta a la Contraloría General de la República dentro del plazo de la audiencia. Artículo 61 Si el recurso es interpuesto en una licitación restringida ante la Dirección de Proveeduría, ésta en coordinación con el Área Técnica (CCA-AC) y la División de Contratación Administrativa prepararán la recomendación de resolución, remitiéndola al Subgerente correspondiente. La Proveeduría comunicará al recurrente la resolución del Subgerente. Artículo 62 Si el recurso es declarado con lugar, la Dirección de Proveeduría, en coordinación con el CCA, se encargará de efectuar las modificaciones y comunicarlas o publicarlas por los mismos medios utilizados para invitar.

Capítulo II- Revocatoria Artículo 63 En los concursos cuyos procedimientos proceda la interposición del recurso de revocatoria, el recurrente se presentará ante la Proveeduría dentro de los plazos establecidos por ley. Artículo 64 Una vez presentado el recurso, la Proveeduría en conjunto con la División de Contratación Administrativa y el Área Técnica (CCA-AC) en un plazo máximo de tres días hábiles analizarán la admisibilidad del recurso y la Proveeduría notificará al recurrente, en caso de que se declare inadmisible. Cuando este resulte admisible para su trámite, la Proveeduría notificará a la parte adjudicada que ha sido recurrida, dentro del

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mismo plazo señalado anteriormente, concediéndole una audiencia por el término de tres días hábiles para que exprese sus alegatos. Artículo 65 Vencida la audiencia concedida y/o recibidos los argumentos del adjudicatario recurrido, la Proveeduría los enviará al Área Técnica (CCA–AC) y la División de Contratación Administrativa del ICE, para que ambos se pronuncien en un plazo de cinco días hábiles. Artículo 66 Recibidos los criterios del Área Técnica (CCA-AC) y de la División de Contratación Administrativa del ICE, la Dirección de Proveeduría contará con un plazo máximo de tres días hábiles siguientes a la recepción de la documentación para emitir su recomendación y elevarla al órgano competente. Artículo 67 La Administración deberá resolver el recurso en un plazo máximo de 15 días hábiles siguientes, a la recepción de los argumentos presentados por la parte adjudicataria que ha sido recurrida. Dentro de dicho plazo deberán contabilizarse los señalados en los Artículos 65 y 66, anteriores. Artículo 68 Corresponde a la Dirección de Proveeduría notificar la resolución del recurso de revocatoria, dentro de los tres días hábiles siguientes al recibo de la misma.

Capítulo III- Apelación Artículo 69 Cuando la Contraloría General de la República solicite un expediente administrativo, en casos de apelaciones, la Dirección de Proveeduría deberá remitirlo dentro del día hábil siguiente y prevenir a los oferentes para que mantengan o restablezcan la vigencia de las ofertas y la garantía de participación. Si en el expediente existieren líneas independientes que no fueron apeladas, se enviará en sustitución del original una copia certificada del expediente administrativo. Artículo 70 Una vez notificada la audiencia inicial concedida por la Contraloría General de la República, deberá la Proveeduría en el plazo de un día hábil convocar al Área Técnica (CCA-AC) y a la División de Contratación Administrativa de la Dirección Jurídica Institucional para que se pronuncien en un plazo de tres días hábiles. De considerarlo necesario cualquiera de las tres Áreas, convocará a reunión para coordinar la respuesta de la apelación.

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Artículo 71 Una vez que sean remitidos los respectivos pronunciamientos o cuando el mismo sea conjunto, la Proveeduría deberá enviar la respuesta al Órgano Contralor antes de que se cumplan los cinco días concedidos por éste. Artículo 72 La Proveeduría debe analizar todos los documentos adicionales existentes en poder de la Contraloría General de la República en conjunto con el Área Técnica (CCA-AC) y la División de Contratación Administrativa del ICE, antes de la audiencia final. Artículo 73 En las Audiencias finales y las especiales debe seguirse el mismo procedimiento de la audiencia inicial. Artículo 74 La Proveeduría debe hacer llegar a la División de Contratación Administrativa del ICE y al CCA la resolución final de la Contraloría, un día hábil siguiente a la recepción de la notificación, para que si quieren solicitar una adición o aclaración sobre el fondo de la resolución, se lo comuniquen a la Proveeduría a más tardar el día hábil siguiente. Será responsabilidad de ésta, enviar la solicitud al Órgano Contralor, antes de que se cumplan los tres días concedidos para ello.

TITULO IX SANCIONES

Capítulo I- Sanciones a los contratistas Artículo 75 Una vez que el AC determine un incumplimiento contractual, donde en apariencia sea aplicable una sanción, la ejecución de la garantía de cumplimiento, o cuando se pretenda resolver o rescindir un contrato, deberá en coordinación con el CCA, iniciar el procedimiento correspondiente ante la Dirección de Proveeduría, proponiendo las sanciones respectivas según la gravedad del caso. Artículo 76: (Modificado en la Sesión 5534 del 22-06-2003) Recibida la solicitud, la Proveeduría tendrá un plazo de tres días hábiles para otorgar la audiencia respectiva al Contratista, de conformidad con los procedimientos que correspondan según Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. Para el trámite del procedimiento y recomendación final, la Proveeduría podrá solicitar la asesoría legal correspondiente de un abogado con experiencia en Contratación Administrativa. Artículo 77: (Modificado en la Sesión 5534 del 22-06-2003) Una vez recibidos los descargos del contratista, los mismos serán remitidos al AC para que en coordinación con el CCA, se pronuncien con respecto a dichas pruebas, en un plazo de 3 días hábiles.

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Artículo 78: (Modificado en la Sesión 5534 del 22-06-2003) Recibido el dictamen del AC y del CCA, la Proveeduría remitirá en el plazo máximo de 5 días hábiles, su recomendación a la Subgerencia respectiva, para que emita la resolución final. Artículo 79: (Modificado en la Sesión 5534 del 22-06-2003) La interposición de recursos en contra de la resolución final emitida por la Subgerencia, no suspenderá la aplicación de la sanción; salvo cuando ésta considere que la misma pueda causar perjuicios graves de imposible o difícil reparación.

Capítulo II- Procedimiento de rescisión y resolución contractual Se eliminan los Artículos 80, 81 y 82 (Sesión 5534 del 22-06-2003)

Capítulo III- Sanciones a los funcionarios. Artículo 83 Los funcionarios del ICE, que tengan los insumos y la capacitación necesaria, para desempeñar una labor de supervisión de los contratos en forma eficiente, serán responsables en la medida que pueda individualizarse su culpabilidad por las consecuencias provocadas a la Institución en razón de los incumplimientos de los contratistas, si pudiendo prever o denunciar a tiempo las transgresiones contractuales, no lo hicieron o no solicitaron las sanciones, ejecuciones, multas o rescisión o resolución respectivas. Además de la responsabilidad administrativa podrán ser responsables laboral, penal y civilmente, según corresponda y se logre demostrar. Artículo 84 Cuando en el trámite de una contratación administrativa se determine que un funcionario no cumplió con las funciones y obligaciones definidas en el presente reglamento por negligencia, culpa grave o dolo, será sancionado de conformidad con lo que al respecto establezca la Ley de Contratación Administrativa y el Estatuto de Personal en forma supletoria, previa demostración de la culpabilidad. Artículo 85 Las sanciones a los funcionarios del ICE que puedan llevar al despido sin responsabilidad patronal, se aplicarán con observancia del procedimiento ordinario disciplinario aprobado por la Gerencia General del ICE.

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TITULO X REAJUSTE DE PRECIOS

Artículo 86 Previendo que se presente un desequilibrio económico que contravenga los intereses del solicitante, en los pliegos de especificaciones o carteles se deberá incorporar la ecuación matemática, la fuente de los índices que se utilizarán en ella y los elementos esenciales que debe contener la solicitud del contratista, para revisar los precios y determinar los montos de los reajustes. Cuando el reajuste de precios se efectúe a solicitud expresa del contratista se aplicará el siguiente procedimiento: • La solicitud se deberá presentar al AC con al menos la siguiente información: el desarrollo de la fórmula matemática, los índices utilizados (oficiales o certificados cuando corresponda), la estructura de costos, el número de contratación, una breve descripción del objeto del contrato y una copia de la orden de compra o servicio vigente al momento de producirse el desequilibrio. • El AC analizará en los cinco días hábiles siguientes a su presentación, los documentos y en coordinación con el CCA, presentará su recomendación ante la Dirección Administrativa de Finanzas para su revisión, esta rendirá en un plazo máximo de ocho días hábiles, un informe final al órgano que hizo la adjudicación para que dicte su resolución.

De acuerdo a la complejidad del caso, el AC podrá solicitar un plazo adicional de hasta 10 días hábiles a su Director, para completar el análisis.

• De aceptarse el planteamiento hecho por el contratista, el órgano que resolvió, comunicará a la Proveeduría, para que la misma proceda a emitir la orden correspondiente.

Los planteamientos de reajustes de aquellas compras adjudicadas por el Consejo Directivo, serán conocidas y resueltas por la Subgerencia o Gerencia General, dependiendo del área organizativa a la que pertenezcan. Será potestad de la Dirección de Finanzas, solicitar al AC, todos aquellos documentos que consideren indispensables para verter su criterio.Todos los documentos que se generen, deberán ser incorporados en forma oportuna, al expediente administrativo que custodia la Dirección de Proveeduría.

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TITULO XI FINIQUITO DE CONTRATOS

Artículo 87 Una vez finalizada una contratación, el CCA en coordinación con el AC, deberá enviar los informes finales, incluyendo las liquidaciones y el finiquito correspondiente, a la Proveeduría para que pase a formar parte del expediente administrativo. En el caso de contrataciones directas de escasa cuantía, el informe final lo llenará el AC solo cuando se presenten problemas con dicha contratación.

TITULO XII GENERALIDADES

Artículo 88 Este reglamento deja sin efecto cualquier otra normativa de rango igual o inferior que se le oponga. Artículo 89: (Nuevo aprobado en la Sesión 5716 del 28-02-2006) En caso de que se presenten diferencias de criterios en algún tópico, propio de la Contratación Administrativa, entre las diferentes dependencias involucradas en un procedimiento de contratación, prevalecerá el criterio de la dependencia especialista según la temática del diferendo. En caso de permanecer la diferencia, el asunto será resuelto en forma definitiva por la Gerencia General.

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7.6 Reforma a la Ley de Contratación Administrativa

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LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DE LA REPÚBLICA DE COSTA RICA DECRETA:

REFORMA PARCIAL DE LA LEY DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA,

LEY Nº 7494, DE 2 DE MAYO DE 1995 ARTÍCULO 1.- Modifícanse los textos de los artículos 2 en sus incisos d) y h), 4, 7, 8, 27 en sus incisos a) al j) y su párrafo quinto, 30, 33, 42, 44, 45, 46, 53 en su párrafo primero, 57, 62, 63, 64, 76, 78, 81, 84, 88, 89, 99 en su inciso c) y 101, de la Ley de Contratación Administrativa, Ley Nº 7494, de 2 de mayo de 1995, para que en adelante se lean así:

“Artículo 2.- Excepciones

[...] d) La actividad de contratación que, por su naturaleza o las circunstancias concurrentes, no se pueda o no convenga someterla a concurso público, sea porque solo hay un único proveedor, por razones especiales de seguridad, urgencia u otras igualmente calificadas, de acuerdo con el Reglamento de esta Ley.

[...] h) La actividad que por su escasa cuantía no convenga someterla a los procedimientos ordinarios de concurso, de conformidad con los límites establecidos en el artículo 27 de esta Ley. En estos casos, la Administración consultará a no menos de tres potenciales proveedores idóneos, si los hubiera, y adjudicará a la oferta de menor precio, sin perjuicio de que se valoren otros factores que se estimen relevantes, lo cual deberá ser motivado en cada caso. La Administración no está obligada a considerar ofertas de proveedores a los que no haya cursado invitación.”

“Artículo 4.- Principios de eficacia y eficiencia Todos los actos relativos a la actividad de contratación administrativa deben estar orientados al cumplimiento de los fines, metas y objetivos de la Administración, con el propósito de garantizar la efectiva satisfacción del interés general, a partir de un uso eficiente de los recursos institucionales. Las disposiciones que regulan la actividad de contratación administrativa deberán ser interpretadas de la manera que más favorezca la consecución de lo dispuesto en el párrafo anterior. En todas las etapas de los procedimientos de contratación, prevalecerá el contenido sobre la forma, de manera que se seleccione la oferta más conveniente de conformidad con el párrafo anterior.

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Los actos y las actuaciones de las partes se interpretarán de forma que se permita su conservación y se facilite adoptar la decisión final, en condiciones beneficiosas para el interés general. Los defectos subsanables no descalificarán la oferta que los contenga. En caso de duda, siempre se favorecerá la conservación de la oferta, o en su caso, del acto de adjudicación. Las regulaciones de los procedimientos deberán desarrollarse a partir de los enunciados de los párrafos anteriores.” “Artículo 7.- Inicio del procedimiento El procedimiento de contratación se inicia con la decisión administrativa de promover el concurso, emitida por el jerarca o titular subordinado respetivo. Esta decisión, que encabezará el expediente que se forme, contendrá una justificación de su procedencia, una descripción y estimación de costo del objeto y el cronograma con tareas, así como los responsables de su ejecución. La justificación del inicio del procedimiento de contratación debe estar acorde con lo establecido en los planes de largo y mediano plazos, el Plan Nacional de Desarrollo, cuando sea aplicable, el plan anual operativo, el presupuesto y el programa de adquisición institucional, según corresponda. Para tomar la decisión administrativa de promover el concurso, la Administración deberá realizar los estudios suficientes que demuestren que los objetivos del proyecto de contratación serán alcanzados con eficiencia y seguridad razonable, todo de acuerdo con los términos que se definan en el Reglamento. Artículo 8.- Disponibilidad presupuestaria Para iniciar el procedimiento de contratación administrativa, es necesario contar con recursos presupuestarios suficientes para enfrentar la erogación respectiva. En casos excepcionales y para atender una necesidad muy calificada, a juicio de la Administración, podrán iniciarse los procedimientos de contratación, para lo cual se requiere la seguridad de que oportunamente se dispondrá de la asignación presupuestaria. En esas situaciones calificadas y excepcionales, la Administración deberá advertir expresamente en el cartel que la validez de la adjudicación queda sujeta a la existencia del contenido presupuestario. En las contrataciones cuyo desarrollo se prolongue por más de un período presupuestario, la Administración se encuentra obligada a señalar esa circunstancia en la decisión inicial y a reservar en cada uno de los presupuestos los recursos para amparar las erogaciones que se ejecutarán en el respectivo año.” “Artículo 27.- Determinación del procedimiento

[…]

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a) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el período, específicamente lo que se contempla para respaldar sus necesidades de contratar bienes y servicios no personales, sea superior a treinta y dos mil setecientos millones de colones (¢32.700.000.000,00), utilizarán la licitación pública para las contrataciones superiores a ciento ochenta millones de colones (¢180.000.000,00); la licitación abreviada para las contrataciones entre ciento ochenta millones de colones (¢180.000.000,00) y veinticinco millones de colones (¢25.000.000,00) y la contratación directa para las contrataciones inferiores a veinticinco millones de colones (¢25.000.000,00). b) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el período, específicamente lo que se contempla para respaldar sus necesidades de contratar bienes y servicios no personales, sea inferior a treinta y dos mil setecientos millones de colones (¢32.700.000.000,00), pero superior a veintiún mil ochocientos millones de colones (¢21.800.000.000,00), utilizarán la licitación pública para las contrataciones superiores a ciento sesenta y nueve millones de colones (¢169.000.000,00); la licitación abreviada para las contrataciones entre ciento sesenta y nueve millones de colones (¢169.000.000,00) y ocho millones quinientos mil colones (¢8.500.000,00) y la contratación directa para las contrataciones inferiores a ocho millones quinientos mil colones (¢8.500.000,00). c) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el período, específicamente lo que se contempla para respaldar sus necesidades de contratar bienes y servicios no personales sea inferior a veintiún mil ochocientos millones de colones (¢21.800.000.000,00), pero superior a diez mil novecientos millones de colones (¢10.900.000.000,00), utilizarán la licitación pública para las contrataciones superiores a ciento dieciocho millones quinientos mil colones (¢118.500.000,00); la licitación abreviada para las contrataciones entre ciento dieciocho millones quinientos mil colones (¢118.500.000,00) y siete millones quinientos mil colones (¢7.500.000,00) y la contratación directa para las contrataciones inferiores a siete millones quinientos mil colones (¢7.500.000,00) d) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el período, específicamente lo que se contempla para respaldar sus necesidades de contratar bienes y servicios no personales, sea inferior a diez mil novecientos millones de colones (¢10.900.000.000,00), pero superior a cinco mil cuatrocientos cincuenta millones de colones (¢5.450.000.000,00), utilizarán la licitación pública para las contrataciones superiores a ochenta y cuatro millones quinientos mil colones (¢84.500.000,00); la licitación abreviada para las contrataciones entre ochenta y cuatro millones quinientos mil colones (¢84.500.000,00) y siete millones de colones (¢7.000.000,00) y la contratación directa para las contrataciones inferiores a siete millones de colones (¢7.000.000,00). e) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el período, específicamente lo que se contempla para respaldar sus necesidades de contratar bienes y servicios no personales, sea inferior a cinco mil cuatrocientos cincuenta millones de colones (¢5.450.000.000,00), pero superior a mil noventa millones de colones

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(¢1.090.000.000,00), utilizarán la licitación pública para las contrataciones superiores a cincuenta y nueve millones de colones (¢ 59.000.000,00); la licitación abreviada para las contrataciones entre cincuenta y nueve millones de colones (¢59.000.000,00) y seis millones de colones ( ¢6.000.000,00) y la contratación directa para las contrataciones inferiores a seis millones de colones (¢6.000.000,00). f) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el período, específicamente lo que se contempla para respaldar sus necesidades de contratar bienes y servicios no personales, sea inferior a mil noventa millones de colones (¢1.090.000.000,00), pero superior a quinientos cuarenta y cinco millones de colones (¢545.000.000,00), utilizarán la licitación pública para las contrataciones superiores a cincuenta y un millones de colones (¢51.000.000,00); la licitación abreviada para las contrataciones entre cincuenta y un millones de colones (¢51.000.000,00) y cinco millones de colones (¢5.000.000,00) y la contratación directa para las contrataciones inferiores a cinco millones de colones (¢5.000.000,00). g) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el período, específicamente lo que se contempla para respaldar sus necesidades de contratar bienes y servicios no personales, sea inferior a quinientos cuarenta y cinco millones de colones (¢545.000.000,00), pero superior a trescientos veintisiete millones de colones (¢327.000.000,00), utilizarán la licitación pública para las contrataciones superiores a treinta y cuatro millones de colones (¢34.000.000,00); la licitación abreviada para las contrataciones entre treinta y cuatro millones de colones (¢34.000.000,00) y cuatro millones de colones (¢4.000.000,00) y la contratación directa para las contrataciones inferiores a cuatro millones de colones (¢4.000.000,00). h) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el período, específicamente lo que se contempla para respaldar sus necesidades de contratar bienes y servicios no personales, sea inferior a trescientos veintisiete millones de colones (¢327.000.000,00), pero superior a ciento nueve millones de colones (¢109.000.000,00), utilizarán la licitación pública para las contrataciones superiores a veinticinco millones quinientos mil colones (¢25.500.000,00); la licitación abreviada para las contrataciones entre veinticinco millones quinientos mil colones (¢25.500.000,00) y dos millones quinientos mil colones (¢2.500.000,00) y la contratación directa para las contrataciones inferiores a dos millones quinientos mil colones (¢2.500.000,00). i) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el período, específicamente lo que se contempla para respaldar sus necesidades de contratar bienes y servicios no personales, sea inferior a ciento nueve millones de colones (¢109.000.000,00), pero superior a treinta y dos millones setecientos mil colones (¢32.700.000,00), utilizarán la licitación pública para las contrataciones superiores a diecisiete millones de colones (¢17.000.000,00); la licitación abreviada para las contrataciones entre diecisiete millones de colones (¢17.000.000,00) y un millón quinientos mil colones (¢1.500.000,00) y la contratación directa para las contrataciones inferiores a un millón quinientos mil colones (¢1.500.000,00).

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j) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el período, específicamente lo que se contempla para respaldar sus necesidades de contratar bienes y servicios no personales, sea inferior a treinta y dos millones setecientos mil colones (¢32.700.000,00), utilizarán la licitación pública para las contrataciones superiores a ocho millones quinientos mil colones (¢ 8.500.000,00); la licitación abreviada para las contrataciones entre ocho millones quinientos mil colones (¢8.500.000,00) y un millón de colones (¢1.000.000,00) y la contratación directa para las contrataciones inferiores a un millón de colones (¢1.000.000,00).

[…] En todo caso, la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa se clasificará de acuerdo con el monto que arroje la suma de los presupuestos para respaldar las necesidades de contratar bienes y servicios no personales de los ministerios cuya actividad contractual sea desarrollada por dicha entidad.”

“Artículo 30.- Modificación del procedimiento en licitación infructuosa Si se produce una licitación pública infructuosa, la Administración podrá utilizar el procedimiento de licitación abreviada en el nuevo concurso. Si una licitación abreviada resulta infructuosa, la Administración podrá realizar una contratación directa. En el caso de un remate infructuoso, la Administración podrá disminuir la base fijada por el avalúo respectivo, hasta en un veinticinco por ciento (25%) cada vez. En todos los casos, la Administración deberá dejar constancia en el expediente de las razones que motivan su decisión y antes de iniciar el nuevo concurso, deberá mediar autorización de la Contraloría General de la República, la que dispondrá de un plazo de diez días hábiles para resolver, previa valoración de las circunstancias que concurrieron para que el negocio haya resultado infructuoso.” “Artículo 33.- Garantía de participación La Administración estará facultada para solicitar a los oferentes una garantía de participación, entre un uno por ciento (1%) y un cinco por ciento (5%) del monto de la propuesta, el cual se definirá en el cartel o pliego de condiciones respectivo, de acuerdo con la complejidad del contrato. En aquellos casos en que la Administración decida no solicitar la garantía de participación y un oferente retire su propuesta, se procederá conforme a lo previsto en el artículo 100 de esta Ley.”

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“Artículo 42.- Estructura mínima El procedimiento de licitación pública se desarrollará reglamentariamente, respetando los criterios mínimos siguientes:

a) El cumplimiento de los requisitos previos de la contratación. b) La preparación del cartel de licitación, con las condiciones generales así como las especificaciones técnicas, financieras y de calidad, el cual contendrá las bases para calificar y comparar las ofertas, todo lo cual estará orientado a que la Administración escoja la oferta que mejor satisfaga el interés público. La incorporación de otros factores de calificación adicionales al precio deberá quedar debidamente motivada en la decisión inicial. La Administración podrá celebrar reuniones con potenciales oferentes a fin de recibir observaciones al pliego de condiciones y lograr su mejoramiento. El reglamento definirá los términos en que se hará la invitación a dichas reuniones y así como su desarrollo. c) La publicación, en La Gaceta, de la invitación a participar, de las modificaciones al cartel y del acto de adjudicación, para lo cual la Imprenta Nacional estará obligada a hacer las publicaciones dentro de los tres días hábiles siguientes al recibo de la solicitud que le haga la Administración. El incumplimiento de dicha obligación constituirá falta grave por parte del funcionario responsable. El director de la Imprenta deberá ordenar las medidas que garanticen el cumplimiento de esta disposición. Una vez publicado el aviso a concursar, la Administración dispondrá únicamente de dos oportunidades para modificar de oficio el pliego de condiciones o para conferir prórrogas al plazo de recepción de las ofertas. En caso contrario, se deberá iniciar un nuevo llamado a licitación. d) La publicidad de todos los trámites del procedimiento y el acceso a todos los estudios técnicos, preparados por la Administración o para ella. En caso de que se utilicen medios electrónicos o sitios en Internet, se deberá garantizar la seguridad e integridad de la información. e) El plazo mínimo para recibir ofertas, que será de quince días hábiles, contado desde el día siguiente de la publicación del aviso a participar hasta el día de la apertura de las ofertas, inclusive. f) La posibilidad, para cualquier oferente potencial, de objetar el cartel cuando considere que se viola alguno de los principios generales o disposiciones normativas que rigen la contratación, sin perjuicio de lo dispuesto en el párrafo segundo del artículo 82 de esta Ley. g) La presunción del sometimiento pleno del oferente al ordenamiento jurídico costarricense y a las reglas generales y particulares de la licitación. h) La rendición de la garantía de cumplimiento. En el caso de la garantía de participación, deberá otorgarse en los casos en que la Administración lo solicite de conformidad con lo dispuesto en el artículo 33 de esta Ley. i) La posibilidad de subsanar los defectos de las ofertas en el plazo que indique el Reglamento de esta Ley, siempre y cuando con ello no se conceda una ventaja indebida en relación con los demás oferentes.

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Podrán ser objeto de subsanación el plazo de vigencia de la oferta, así como el plazo de vigencia y el monto de la garantía de participación cuando tales extremos no se hayan ofrecido por menos del ochenta por ciento (80%) de lo fijado en el cartel. Los demás extremos de la garantía de participación podrán ser objeto de subsanación conforme lo que disponga el Reglamento. j) La motivación del acto de adjudicación, el cual deberá ser dictado de conformidad con lo previsto en el artículo 42 bis de esta Ley. k) La posibilidad de recurrir el acto de adjudicación, en los términos que señala esta Ley. l) La obligación de readjudicar o declarar desierto el concurso, cuando por la interposición de recursos se anule el acto de adjudicación, todo de conformidad con lo previsto en el artículo 42 bis de esta Ley.”

“Artículo 44.- Supuestos La licitación abreviada será el procedimiento ordinario para contratar en los supuestos previstos en el artículo 27 de esta Ley. Artículo 45.- Estructura mínima En la licitación abreviada se invitará a participar a un mínimo de cinco proveedores del bien o el servicio, acreditados en el registro correspondiente. Si el número de proveedores para el objeto de la contratación es inferior a cinco, la Administración dejará constancia expresa en el expediente e invitará a los proveedores acreditados. La invitación se dirigirá a la dirección indicada por el respectivo proveedor. Cuando así convenga al interés público, podrá realizarse una publicación en La Gaceta. Por la naturaleza abreviada del procedimiento, la Administración únicamente estudiará las ofertas de los proveedores que hayan sido invitados. Cuando medie publicación en La Gaceta, estudiará todas las ofertas presentadas. El plazo para recibir ofertas no podrá ser menor a cinco ni mayor a veinte días hábiles, salvo en casos muy calificados en que la Administración considere necesario ampliarlo hasta un máximo de diez días adicionales, para lo cual deberá dejar constancia en el expediente de las razones que lo justifican. El acto de adjudicación deberá dictarse dentro del plazo establecido en el cartel, que no podrá ser superior al doble del fijado para recibir ofertas. Vencido ese plazo, el procedimiento caducará e impedirá que se adopte el acto de adjudicación, so pena de nulidad absoluta del procedimiento y con la consecuente responsabilidad administrativa de los funcionarios que generaron la caducidad, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 96 bis de esta Ley.

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En lo no previsto en esta sección, el procedimiento de licitación abreviada se regirá por las disposiciones de la presente Ley para la licitación pública, en la medida que sean compatibles con su naturaleza. Artículo 46.- Registro En cada proveeduría institucional se llevará un registro de los proveedores interesados en contratar con la Administración. En el caso del sector municipal, el registro conformado por la Municipalidad de San José podrá ser empleado por las restantes corporaciones. En las entidades descentralizadas que posean régimen desconcentrado de compras, la Junta Directiva decidirá si se consulta el registro del nivel central o si podrá utilizarse el propio que conforme cada unidad de acuerdo con los lineamientos emitidos por la Junta para tales efectos. La administración invitará por lo menos una vez al año, mediante publicación en La Gaceta, a formar parte del registro de proveedores. No obstante, en cualquier tiempo los proveedores interesados podrán solicitar su incorporación al registro. El reglamento definirá las condiciones para la inscripción, su plazo de vigencia, así como las reglas de funcionamiento del registro, que deberán procurar la participación de todos los proveedores inscritos y el acceso de la administración a las mejores ofertas. De igual forma, reglamentariamente se regulará el procedimiento de exclusión del registro y su régimen recursivo.” “Artículo 53.- Precalificación Cuando lo considere favorable para el mejor escogimiento del contratista, la Administración podrá promover una etapa de precalificación, como parte de la licitación pública o de la licitación abreviada, a fin de seleccionar previamente a los participantes, de acuerdo con sus condiciones particulares.” “Artículo 57.- Procedimiento aplicable Las contrataciones de obra pública se efectuarán por licitación pública, licitación abreviada o contratación directa, según su monto.” “Artículo 62.- Límite de la subcontratación El contratista no podrá subcontratar por más de un cincuenta por ciento (50%) del total de la obra, salvo autorización previa y expresa de la administración, cuando circunstancias muy calificadas así lo justifiquen a juicio de esta. Sin embargo, la subcontratación no relevará al contratista de su responsabilidad por la ejecución total de la obra. Asimismo, los subcontratistas estarán sujetos a lo dispuesto en el artículo 22 de esta Ley. Artículo 63.- Procedimiento aplicable

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Las contrataciones de suministros se regirán por los procedimientos de licitación pública, licitación abreviada o contratación directa, según su monto. Artículo 64.- Procedimiento de contratación de servicios Los servicios técnicos o profesionales, a cargo de personas físicas o jurídicas, se contratarán por los procedimientos de licitación pública, licitación abreviada o contratación directa, según su monto.” “Artículo 76.- Procedimiento aplicable Para tomar en arrendamiento bienes inmuebles, con construcciones o sin ellas, la administración deberá acudir al procedimiento de licitación pública, licitación abreviada o contratación directa, según corresponda, de acuerdo con el monto.” “Artículo 78.- Procedimiento aplicable La administración podrá tomar en arriendo equipo o maquinaria con opción de compra o sin ella, para lo cual deberá seguir los procedimientos de licitación pública, licitación abreviada o contratación directa, según su monto.” “Artículo 81.- Plazo y órganos competentes Contra el cartel de la licitación pública y de la licitación abreviada, podrá interponerse recurso de objeción, dentro del primer tercio del plazo para presentar ofertas. El recurso se interpondrá ante la Contraloría General de la República en los casos de licitación pública y en los demás casos ante la administración contratante.” “Artículo 84.- Cobertura del recurso y órgano competente En contra del acto de adjudicación se podrá interponer el recurso de apelación en los siguientes casos:

1) En las administraciones citadas en el inciso a) del artículo 27 de esta Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los noventa millones de colones (¢90.000.000,00). 2) En las administraciones citadas en el inciso b) del artículo 27 de esta Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los sesenta y ocho millones quinientos mil colones (¢68.500.000,00). 3) En las administraciones citadas en el inciso c) del artículo 27 de esta Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los cuarenta y siete millones quinientos mil colones (¢47.500.000,00). 4) En las administraciones citadas en el inciso d) del artículo 27 de esta Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los treinta y cinco millones de colones (¢35.000.000,00).

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5) En las administraciones citadas en el inciso e) del artículo 27 de esta Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los veintiséis millones de colones (¢26.000.000,00). 6) En las administraciones citadas en el inciso f) del artículo 27 de esta Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los veintidós millones quinientos mil colones (¢22.500.000,00). 7) En las administraciones citadas en el inciso g) del artículo 27 de esta Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los quince millones de colones (¢15.000.000,00). 8) En las administraciones citadas en el inciso h) del artículo 27 de esta Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los once millones de colones (¢11.000.000,00). 9) En las administraciones citadas en el inciso i) del artículo 27 de esta Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los siete millones quinientos mil colones (¢7.500.000,00). 10) En las administraciones citadas en el inciso j) del artículo 27 de esta Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los tres millones quinientos mil colones (¢3.500.000,00).

Para efectos de la aplicación de los límites anteriores, se tomará en consideración únicamente el monto impugnado. En el caso de licitaciones compuestas por varias líneas se sumarán los montos adjudicados de las líneas que se impugnen. Si se trata de contratos continuados, se tomará en cuenta el monto adjudicado para el plazo inicial, sin considerar prórrogas eventuales. En licitaciones con cuantía inestimable cabrá el recurso de apelación. En los concursos promovidos de conformidad con lo previsto en el párrafo primero del artículo 1 de esta Ley, resultarán aplicables los límites establecidos en los anteriores incisos. El recurso deberá ser presentado ante la Contraloría General de la República dentro de los diez días hábiles siguientes a la notificación del acto de adjudicación en los casos de licitación pública. Cuando se trate de licitaciones abreviadas o de concursos promovidos de conformidad con el párrafo segundo del artículo 1 de esta Ley, la presentación del recurso deberá hacerse dentro de los cinco días siguientes a la notificación del acto de adjudicación. Los montos de apelación citados en este artículo serán ajustados de conformidad con los criterios establecidos en el artículo 27 de esta Ley. Con el recurso de apelación, el recurrente deberá presentar una constancia de que rindió ante la propia entidad licitante una fianza a favor de aquella, cuyo monto será de hasta un máximo de un uno por cierto (1%) del monto de la propuesta, porcentaje que se definirá en el cartel respectivo, de acuerdo con la complejidad y circunstancias de la contratación. Cuando el objeto de la contratación sea de cuantía inestimable, la Administración establecerá en el cartel el monto fijo de la fianza, el cual deberá ser proporcionado a las circunstancias. A falta de presentación de la fianza, la Contraloría General prevendrá acerca de su presentación en el plazo de dos días hábiles y, en caso de que no se rinda, rechazará de plano el recurso.

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La Contraloría General de la República ordenará la ejecución de la fianza en los casos en que el recurso de apelación sea rechazado de plano por improcedencia manifiesta, o bien cuando sea declarado sin lugar y se haya determinado que el apelante invocó hechos falsos o que procedió con evidente mala fe, con el propósito de demorar injustificadamente la continuación del procedimiento. En caso contrario, la fianza se devolverá al recurrente y así se ordenará en lo resuelto.” “Artículo 88.- Fundamentación del recurso El recurso de apelación deberá indicar, con precisión, la infracción sustancial del ordenamiento jurídico que se alega como fundamento de la impugnación. Cuando se discrepe de las valoraciones técnicas o apreciaciones científicas que sirven de motivo a la Administración para adoptar su decisión, el apelante deberá rebatir de forma razonada esos antecedentes para lo cual deberá aportar los dictámenes y estudios emitidos por profesionales calificados. En aquellos casos donde se apele un acto de readjudicación, la impugnación deberá girar únicamente contra las actuaciones realizadas con posterioridad a la resolución anulatoria, estando precluída cualquier situación que se conociera desde que se dictó el acto de adjudicación. Artículo 89.- Plazo para resolver El recurso de apelación deberá ser resuelto dentro de los cuarenta días hábiles siguientes al auto inicial en los casos de licitaciones públicas. En dicho auto se conferirá a la Administración y a la parte adjudicada un plazo de diez días hábiles para que se manifiesten sobre los alegatos del apelante, en los casos de licitaciones públicas. Cuando se trate de licitaciones abreviadas o de concursos promovidos de conformidad con el párrafo segundo del artículo 1 de esta Ley, el plazo de resolución será de treinta días hábiles y el emplazamiento será por cinco días hábiles. En casos muy calificados, cuando para resolver el recurso haya sido necesario recabar prueba pericial especialmente importante que, por su complejidad no pueda ser rendida dentro del plazo normal de resolución, el período podrá prorrogarse, mediante decisión motivada, hasta por otros veinte días hábiles, en los casos de licitaciones públicas, y por diez días hábiles cuando se trate de licitaciones abreviadas o de concursos promovidos de conformidad con el párrafo segundo del artículo 1 de esta Ley.” “Artículo 99.- Sanción de apercibimiento

[…] c) Que deje sin efecto su propuesta, sin mediar una causa justa, en los casos en que se haya requerido garantía de participación.”

“Artículo 101.- Deber de informar

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La Administración remitirá, cada tres meses, un reporte a la Contraloría General de la República, en el cual informará sobre la actividad contractual desplegada durante ese período. En ese informe, sin perjuicio de los demás datos de interés que defina reglamentariamente la Contraloría General de la República, por lo menos se suministrará un detalle de los procedimientos de contratación iniciados, los actos de adjudicación, las calidades del contratista, el objeto y el monto de las operaciones, así como la partida presupuestaria que respalda la erogación. En los casos de contratación directa, el informe deberá especificar la norma legal que la sustenta.” b) Se modifica el nombre de la sección tercera del capítulo sexto, para que se denomine “Licitación abreviada”.

ARTÍCULO 2.- Adiciones.- Se adicionan a la Ley de Contratación Administrativa, Ley Nº 7494, de 2 de mayo de 1995, un artículo 2 bis; un párrafo final al artículo 3; dos párrafos adicionales al final del artículo 12; un artículo 12 bis; tres párrafos adicionales al final del artículo 32; un artículo 42 bis; un párrafo segundo al artículo 55; dos incisos d) y e) al artículo 96 bis y un inciso h) al artículo 100, que en adelante se leerán así:

“Artículo 2 bis.- Autorizaciones Se excluye de los procedimientos de concurso establecidos en esta Ley los siguientes supuestos autorizados por la Contraloría General de la República:

a) Cuando los bienes, las obras o los servicios, en razón de su gran complejidad o su carácter especializado, solo puedan obtenerse de un número limitado de proveedores o contratistas, de manera que por razones de economía y eficiencia no resulte adecuada la aplicación de los procedimientos ordinarios. b) En los casos en que la Administración, habiendo adquirido ya equipo tecnológico, decida adquirir más productos del mismo contratista por razones de normalización o por la necesidad de asegurar su compatibilidad con los equipos tecnológicos que se estén utilizando, teniendo en cuenta si el contrato original satisfizo adecuadamente las necesidades de la administración adjudicadora, si el precio es razonable y especialmente si se descartó la existencia de mejores alternativas en el mercado. c) Otras actividades o casos específicos en los que se acrediten suficientes razones para considerar que es la única forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos.

La solicitud que dirija la Administración deberá contener una justificación detallada de las circunstancias que motivan la aplicación de las excepciones establecidas en este artículo, así como el detalle de la forma en que se tiene previsto seleccionar al contratista.

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La Contraloría General resolverá la solicitud en el término de diez días hábiles y podrá establecer procedimientos sustitutos a los ordinarios. Asimismo, especificará la vía recursiva que proceda en estos casos, así como los plazos aplicables al trámite respectivo.” “Artículo 3.- Régimen jurídico […] Para el mejor ejercicio de sus potestades de fiscalización en la materia regulada en esta Ley, la Contraloría General de la República podrá requerir el criterio técnico de asesores externos, para lo cual está facultada para recurrir al procedimiento previsto en el inciso h) del artículo 2 de esta Ley, independientemente de la cuantía de la contratación. En el caso de que tal requerimiento se formule ante un ente u órgano público, su atención será obligatoria de conformidad con lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.” “Artículo 12.- Modificación contractual y actualización tecnológica […] La Administración podrá recibir objetos actualizados con respecto al bien adjudicado, en el tanto se cumplan las siguientes condiciones:

a) Que los objetos sean de la misma naturaleza. b) Que se dé un cambio tecnológico que mejore el objeto. c) Que no se incremente el precio ofertado. d) Que se mantengan las demás condiciones que motivaron la adjudicación.

En las contrataciones para la adquisición de equipos tecnológicos, el adjudicatario estará obligado a cumplir con la entrega de la última actualización tecnológica de los bienes adjudicados, siempre y cuando la Administración lo haya dispuesto expresamente en el cartel.” “Artículo 12 bis.- Nueva contratación Si ejecutado un contrato la Administración requiere suministros o servicios adicionales de igual naturaleza, podrá obtenerlos del mismo contratista siempre que se cumpla con los siguientes requisitos:

a) Que el contratista convenga en ello. b) Que el nuevo contrato se concluya sobre las mismas bases del precedente. c) Que el monto del nuevo contrato no sume más del cincuenta por ciento (50%) del contrato anterior. d) Que no hayan transcurrido más de seis meses después de la recepción provisional del objeto del primer contrato.”

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“Artículo 32.- Validez, perfeccionamiento, formalización e inicio del contrato […] La Administración estará facultada para readjudicar de forma inmediata el negocio cuando el adjudicatario no otorgue la garantía de cumplimiento a plena satisfacción o no comparezca a la formalización del contrato. En tales casos, acreditadas dichas circunstancias en el expediente, el acto de adjudicación inicial se considerará insubsistente y la Administración procederá a la readjudicación respectiva en un plazo de veinte días hábiles, el cual podrá ser prorrogado hasta por diez días adicionales siempre que se acrediten en el expediente las razones calificadas que así lo justifican. La Contraloría General de la República deberá resolver la solicitud de refrendo de los contratos, cuando este requisito proceda, dentro de un plazo de veinticinco días hábiles cuando se trate de licitación pública y de veinte días hábiles en los restantes casos. La Administración deberá girar la orden de inicio dentro del plazo establecido en el cartel, y a falta de estipulación especial lo hará dentro de los quince días hábiles contados a partir de la notificación del refrendo o de la aprobación interna, según corresponda, salvo resolución motivada en la que se resuelva extender el plazo por razones calificadas, resolución que deberá emitirse dentro del plazo inicial previsto.” “Artículo 42 bis.- Adjudicación El acto de adjudicación deberá ser dictado dentro del plazo establecido en el cartel, que no podrá ser superior al doble del plazo fijado para recibir ofertas. Dicho plazo podrá ser prorrogado por un tanto igual y por una sola vez mediante resolución motivada en la que se acrediten las razones de interés público que así lo justifiquen. Vencido el plazo, el procedimiento caducará, lo cual impedirá que se adopte el acto de adjudicación, so pena de nulidad absoluta del procedimiento y con la consecuente responsabilidad administrativa de los funcionarios que generaron la caducidad, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 96 bis de esta Ley. De previo al dictado del acto de adjudicación, la Administración deberá otorgar un plazo de cinco días hábiles a los oferentes, para que se refieran a la recomendación técnica de adjudicación u otros estudios o valoraciones periciales incorporadas a los efectos en el expediente, que vayan a servir de base para la adopción del acto respectivo. La Administración se referirá a las observaciones de los oferentes al dictar el acto de adjudicación. La disconformidad del oferente deberá ser alegada al presentar el recurso que proceda contra el acto de adjudicación, de acuerdo con lo previsto en esta Ley.

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Para efectos de la readjudicación o declaratoria de desierto del concurso, derivadas de la anulación del acto de adjudicación, la Administración dispondrá de un plazo de un mes contado a partir del día siguiente al de la notificación de la resolución respectiva, plazo que podrá ser prorrogado por un mes adicional en casos debidamente justificados mediante resolución motivada que deberá constar en el expediente. Vencido este plazo, el procedimiento caducará e impedirá que se adopte el acto de readjudicación, so pena de nulidad absoluta del procedimiento y con la consecuente responsabilidad administrativa de los funcionarios que generaron la caducidad, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 96 bis de esta Ley.” “Artículo 55.- Tipos abiertos […] Los reglamentos que se emitan para tales efectos, deberán ser remitidos previamente a la Contraloría General de la República para que esta haga las recomendaciones que estime procedentes, en relación con los aspectos de su competencia. Dichas recomendaciones no tendrán carácter vinculante.” “Artículo 96 bis.- Suspensión sin goce de salario

[…] d) Propiciar o disponer la fragmentación ilegal de operaciones, tramitando contratos que por su monto implicarían un procedimiento más riguroso que el seguido al dividirlas. e) Propiciar el incumplimiento de los plazos previstos en esta Ley.”

“Artículo 100.- Sanción de inhabilitación

[…] h) Deje sin efecto su propuesta, sin mediar una causa justa, en los casos en que no se haya requerido garantía de participación.”

ARTÍCULO 3.- Derogatorias.- Se derogan los artículos 47, 48, 80, 96 en su inciso f) y 108 de la Ley de Contratación Administrativa, Ley Nº 7494, de 2 de mayo de 1995. ARTÍCULO 4.- Reglamentación.- El Poder Ejecutivo deberá hacer las reformas reglamentarias requeridas para la aplicación de esta Ley, dentro del plazo de los dos meses siguientes a su publicación. ARTÍCULO 5.- TRANSITORIO.- Los procedimientos de contratación iniciados antes de la vigencia de esta Ley de reforma parcial, se concluirán conforme a las disposiciones vigentes en el momento de adoptarse la decisión de iniciar el concurso. Sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 4 y 6 de esta misma Ley, mientras no se publiquen las reformas reglamentarias requeridas para su aplicación, todos los

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procedimientos de contratación administrativa se regirán por las disposiciones vigentes al momento de entrar en vigor. ARTÍCULO 6.- Vigencia.- Esta Ley entrará a regir dos meses después de su publicación. - Última Línea -

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7.7 Plazos en los procesos licitatorios, nota GG-0719-2006

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7.8 Expediente No. 15583 - Proyecto de Ley: Reforma de la Ley

General de Contratación Administrativa

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ASAMBLEA LEGISLATIVA DE LA

REPÚBLICA DE COSTA RICA

PROYECTO DE LEY

REFORMA DE LA LEY GENERAL DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

VARIOS SEÑORES DIPUTADOS

EXPEDIENTE Nº 15.583

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS PARLAMENTARIOS

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PROYECTO DE LEY

REFORMA DE LA LEY GENERAL DE LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

Expediente Nº 15.583 ASAMBLEA LEGISLATIVA: Es indudable que el Estado, y puntualmente la Administración Pública, ha cumplido un papel importante en la creación de las condiciones para el nivel de desarrollo humano del país a lo largo de los años. Pero también es indudable que la Administración Pública debe jugar un papel importante y renovado para proyectarlas hacia el futuro. Si bien está en curso la discusión acerca de los medios de incidencia del Estado, lo cierto es que su participación resulta imprescindible en el marco del diseño constitucional vigente. Ya sea por medio de la prestación directa o indirecta de los servicios, de la construcción y gestión directas o indirectas de la obra pública, o por medio de la regulación de los mercados, entre otros mecanismos que admite el marco constitucional, lo cierto es que el Estado, y especialmente la Administración Pública como su brazo operativo fundamental, deberá desplegar su actividad a partir de renovadas exigencias, entre las que cabe mencionar: Actuar conforme al principio de legalidad. Un accionar acorde al principio de legalidad como límite de la actuación legítima de los agentes públicos. Este principio no cambia, pues es un componente básico del Estado, pero su complejidad es ahora mayor, especialmente si se considera el valor normativo que la Constitución Política adquirió a partir de la creación de la jurisdicción constitucional. Actuar conforme a los principios de eficiencia y eficacia. No solo se trata de un actuar conforme a derecho, sino que ahora más que nunca se requiere que ese accionar responda a principios de eficacia y eficiencia. Es decir, la Administración Pública debe alcanzar los objetivos y metas propuestas, prestar los servicios, satisfacer las necesidades de la comunidad, y lo debe hacer a partir de una aplicación óptima de los escasos recursos disponibles. Esto supone un accionar más planificado, estratégico, coherente y sujeto a la evaluación permanente. Implica también un agudo sentido de la oportunidad y la pertinencia, pues los servicios y las obras necesarias para garantizar la competitividad del país, y por lo tanto el acceso a mayores y mejores oportunidades de desarrollo, deben estar disponibles en el momento en que se requieren, tal y como lo exige el trepidante ritmo de la economía moderna. Actuar de manera transparente y sujeta a la debida rendición de cuentas. No solo exige un accionar apegado al ordenamiento jurídico y que a la vez sea eficiente y eficaz, sino que también debe ser transparente y sujeto a mecanismos reales de rendición de cuentas. Desde luego que este conjunto de exigencias hace compleja la tarea de administrar los asuntos públicos, y por lo tanto debe facilitarse a los funcionarios los insumos necesarios

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para poder sacar la tarea. Para responder a tales exigencias, la Administración Pública ocupa que se den algunas condiciones básicas. En este sentido, interesa mencionar el aspecto del Derecho, pues al margen de otros insumos, para los efectos que nos ocupa es importante señalar que en la medida en que la actuación de la Administración Pública está determinada por el marco jurídico, resulta indispensable una actualización del conjunto normativo y de sus metodologías de interpretación. Si las normas jurídicas que regulan el accionar de los agentes públicos no están diseñadas en términos de eficiencia y eficacia, desde luego que resultaría inconsistente someter a la Administración Pública a una exigente evaluación de resultados. En ese mismo sentido, si una vez diseñadas las normas según los parámetros indicados, los operadores jurídicos, especialmente aquellos cuyos pronunciamientos tienen carácter vinculante, no aplican metodologías de interpretación que conduzcan a buscar soluciones adecuadas a los problemas, tampoco se podrá avanzar significativamente por el camino requerido.

El papel del control

Un aspecto relevante en el nuevo esquema del funcionamiento del Estado, y particularmente de la Administración Pública, es el control. En los últimos años se han aprobado normas novedosas que regulan la materia, tanto en el plano del control externo como del interno. Así, cabe mencionar la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y la Ley General de Control Interno. Ahora, es frecuente que se señale a las instancias y mecanismos de control, fundamentalmente en el plano externo, como los responsables directos del accionar ineficiente de la Administración Pública. Si bien es cierto puede producirse un exceso o falta de idoneidad de los instrumentos de control, cuestión que debe corregirse, no pueden soslayarse dos ángulos básicos del problema: el deficiente diseño de los procedimientos establecidos en la legislación vigente, que simplemente no pueden ser desaplicados por la sola voluntad de los operadores jurídicos, y por otra parte las reales y marcadas deficiencias en la gestión administrativa. Desde esta perspectiva, resulta peligrosa la tesis que se escucha de manera recurrente en algunos sectores de la Administración Pública, en el sentido de justificar y hasta exigir la eliminación de los mecanismos de control externo, como único camino para lograr la eficiencia. No es de extrañar que por esa vía en el corto plazo no solo no desaparezcan, sino que se agraven los problemas derivados de la legislación insuficiente y de la mala gestión administrativa, sin que subsistan los medios para detectarlos y corregirlos. Cuando se trata de la administración de fondos públicos, tal escenario resulta inadmisible en una sociedad democrática. Los excesos o falta de idoneidad del instrumental de control deben corregirse, no por la vía de suprimirlos, sino de actualizarlos y ajustarlos.

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El reto en el ámbito del control está en lograr el desarrollo de un instrumental idóneo, orientado al cumplimiento de los principios de legalidad, eficiencia y eficacia.

La contratación administrativa y el marco normativo actual

Es necesario hacer referencia a la materia objeto de la reforma que aquí se plantea, que es la contratación administrativa. Se trata de un medio para la satisfacción de los intereses de la comunidad. Por esta vía discurre parte importante del presupuesto del Estado, y está orientada a la adquisición de los bienes y servicios necesarios para el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales. Probablemente, la relevancia de esta materia en nuestro ordenamiento jurídico, se refleja en el hecho de que el constituyente incorporara principios básicos expresos en la propia Carta Fundamental. Así lo destacó de manera clara la Sala Constitucional, que en la Resolución Nº 998-98 indicó en relación con el artículo 182:

“El propósito de esta disposición obedeció al interés de los constituyentes de darle solución a los graves problemas económicos de la década de los años cuarenta, motivada en el desequilibrio presupuestario de los Gobiernos de la República, el aumento desmedido en el gasto público, la sensible reducción de ingresos como impacto directo de la Segunda Guerra Mundial, y en especial, para ponerle fin a la práctica generalizada de “los contratos sin licitación”, que se daban en el régimen anterior y que tanto criticara la Oposición (Acta 164 de la Asamblea Nacional Constituyente), de donde nació la necesidad de consignar el principio en la propia Constitución, como expresamente lo indicó el constituyente Castro Sibaja. Por ello, como lo afirma en su informe la Contraloría General de la República y se verifica con el estudio de las actas de la Asamblea Nacional Constituyente, la discusión de la contratación del Estado y la creación y atribución de funciones de la Contraloría General de la República, generó poca discusión en el seno de la Asamblea Nacional Constituyente, dado el consenso nacional de la necesidad de una normativa firme que coadyuvara a solucionar tales problemas.”

De modo tal que se está ante una materia muy relevante en el accionar del Estado, y que determina la posibilidad real de alcanzar los objetivos de un mayor desarrollo humano. La construcción de la infraestructura, su operación, la prestación de servicios públicos y cualquier actividad propia de la función pública, están vinculadas en mayor o menor grado con una adecuada gestión de las adquisiciones de los bienes y servicios que sirven de instrumento para lograr los fines propuestos. En la actualidad, la materia de contratación administrativa se encuentra regulada básicamente por la Ley de Contratación Administrativa, Ley Nº 7494, de 2 de mayo de 1995. Esta Ley ha sido objeto de constantes juicios de constitucionalidad, que desde sus primeros años de vigencia modificaron aspectos relevantes, especialmente el esquema de procedimientos de concurso para la selección de los contratistas.

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Esta legislación tiene muchos aspectos positivos, y en términos generales refleja las principales tendencias del Derecho Comparado. No obstante, también tiene algunas debilidades importantes, algunas generadas, como ya se indicó, por los embates que ha sufrido en la jurisdicción constitucional, que de alguna manera afectaron la lógica del esquema original propuesto. Pero otras debilidades corresponden a insuficiencias en cuanto a normas sobre planificación y elaboración de proyectos, ejecución contractual, entre otros aspectos, u otras disposiciones que en la práctica han probado ser inadecuadas para regular situaciones concretas. Un aspecto importante que debe mencionarse, es que la materia de contratación administrativa está expuesta a una serie intereses que por lo general se contraponen. Por una parte se tiene a la Administración Pública, con las exigencias a las que está sometida para el cumplimiento de sus metas y objetivos. Por otro lado, están los proveedores potenciales, que procuran alcanzar sus propios objetivos comerciales, para los cuales la participación en los contratos del Estado puede resultar de vital importancia. También están otros sectores sociales, interesados por distintas razones en procedimientos concretos. Asimismo, existe una extendida oferta de servicios de asesoría legal especializada en la materia, además de sectores académicos que mantienen procesos de reflexión sobre los temas involucrados. Esta pluralidad de intereses hace que se discuta mucho acerca de los temas de contratación administrativa, lo que contribuye a reforzar su complejidad. En este sentido, por lo general es posible escuchar, por una parte, que los procedimientos de concurso y los mecanismos de control son los responsables de los atrasos en el cumplimiento de los fines institucionales, por lo que se plantea la necesidad de desaplicarlos para garantizar el éxito de la gestión administrativa. En algunos casos, esa postura ha llevado al conocido fenómeno de la “huida” del Derecho Administrativo. En otra línea, es posible encontrar posturas que señalan la necesidad de reforzar los procedimientos para garantizar los derechos de los oferentes. Otros sectores parten de la desconfianza total en los funcionarios públicos, y demandan la adopción de mayores controles previos para prevenir cualquier tipo de irregularidad futura. Es decir, se trata de una materia en la que hay que tener cuidado con el manejo de las percepciones, pues podría resultar imprudente proceder a hacer cambios de fondo en el marco normativo a partir de premisas equivocadas. Ahora bien, la experiencia en la tramitación de asuntos de contratación administrativa generada al interior de diversas instancias, así como la publicación de estudios de fiscalización elaborados por la Contraloría General de la República, dan luz sobre algunos problemas ciertos, entre los que cabe enunciar los siguientes: Insuficiencia en la gestión de los procedimientos de adquisición de bienes y servicios. La Administración no tiene procesos bien establecidos que le permitan una adecuada gestión de compras. Estudios realizados demuestran la ausencia de planificación de los proyectos, que genera por ejemplo carteles mal elaborados expuestos a múltiples cambios o impugnaciones exitosas, falta de definición de instancias responsables de las distintas etapas del procedimiento, ausencia de medidas oportunas para garantizar los

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recursos y condiciones requeridos para una exitosa ejecución contractual, extensos períodos de formalización de los contratos en los que se renegocian varios aspectos, entre otros muchos problemas. Todas esas situaciones, consideradas integralmente, son las que determinan los atrasos en la gestión de compras. Es importante mencionar que incluso instituciones que cuentan con normas de excepción para el trámite de sus contrataciones, muestran importantes grados de atraso, lo que evidencia que la creación de regímenes de excepción no necesariamente contribuye a la solución de los problemas. Debilidades en el diseño legal de los procedimientos. En algunos aspectos, los procedimientos tienen excesos de formalismo o falta de claridad en cuanto a las reglas de funcionamiento, lo cual contribuye a que la Administración tenga problemas para una adecuada gestión. Por ejemplo, en los casos de contrataciones de escasa cuantía o en los procedimientos de licitación por registro o restringida, finalmente se llega a admitir la participación de todo aquel proveedor que someta su oferta, sin matización alguna al principio de libre concurrencia, lo cual complica y encarece procedimientos que están llamados a ser más expeditos. La falta de claridad de las normas permite y obliga a interpretaciones en ese sentido. Asimismo, la ausencia de normas que pongan plazos al accionar de la Administración dentro de los procedimientos, hace que los funcionarios responsables no tengan motivo de preocupación por el tiempo que tarden en hacer las compras, pues dichos atrasos no tienen ninguna consecuencia en el plano de la responsabilidad administrativa, y finalmente se puede transferir la responsabilidad y el juicio del público a los agentes externos de control. Mecanismos de control previo muy reforzados. Los mecanismos de control previo en la actualidad pueden resultar excesivos en cantidad y no necesariamente reflejan una adecuación a los distintos tipos de procedimientos en materia de plazos. Además, tal y como está redactada la legislación, el recurso de apelación es una vía de fácil acceso que en muchos casos conduce a abusos en contra del interés público, sin que existan consecuencias jurídicas para los que así lo utilicen. Énfasis en la tutela de los derechos de los proveedores con exclusión del interés general. En términos generales, tanto la legislación como la jurisprudencia han abordado el tema de los procedimientos de concurso desde una óptica especialmente orientada a la tutela de los derechos de los potenciales oferentes, sin una consideración especial a la obligación que tiene la Administración de satisfacer de manera eficiente y eficaz las necesidades de la comunidad. Los procedimientos se convierten en fines en sí mismos y se pierde de vista que la actividad contractual es un medio para permitir satisfacer las necesidades públicas.

Necesidad de la reforma y consideraciones preliminares A partir de lo expuesto, se concluye que resulta necesario actualizar y corregir la legislación que regula la materia, en aquellos aspectos que permitan subsanar las deficiencias y explotar las potencialidades de la Ley, de forma tal que se brinde a la

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Administración Pública un instrumento normativo que le permita actuar conforme a derecho, pero sobre una base de eficiencia y eficacia, todo a partir de un equilibrio en la tutela de los derechos particulares de los proveedores y los de la comunidad en su conjunto. Se trata de una actualización del marco general, la Ley de Contratación Administrativa, para detener el fenómeno de creación de sistemas de compras hechos, en principio, a la medida de cada entidad pública, pues tal dispersión de ordenamientos solo contribuye a generar mayor confusión e inseguridad jurídica en esta delicada materia. Para efectos de la elaboración de esta propuesta de reforma legal, debe indicarse que se consideró prudente apostar por una reforma parcial a la Ley de Contratación Administrativa. Esto porque dicha Ley es un marco normativo de reciente vigencia, que tiene un esquema y contenido rescatables en muchos sentidos, como ya se mencionó, que constituyen un aporte importante para el país. Desde esta perspectiva, se estimó conveniente concentrarse en los puntos más relevantes, para garantizar una vida útil más extensa a esta legislación. Asimismo, se consideró que la Asamblea Legislativa tiene una compleja agenda de proyectos de ley, por lo que someterla innecesariamente a una revisión integral del marco que regula el sistema de compras del Estado, resulta inconveniente y desproporcionado. Por otra parte, para la elaboración del proyecto se realizaron consultas a instancias encargadas de los procedimientos de compras en las entidades con mayores niveles presupuestarios para la adquisición de bienes y servicios, que coinciden a su vez con los sectores empresariales del Estado. Las respuestas brindadas por dichas instancias permitieron enriquecer el análisis del tema y considerar las necesidades reales. También se valoró la jurisprudencia exhaustiva de la Sala Constitucional, que ha establecido parámetros que por su carácter vinculante determinan el marco de acción del operador jurídico. Está claro que en algunos aspectos es necesario volver a plantear algunas tesis o posturas que en otro momento se consideraron cuestionables desde la óptica de ciertas lecturas de la Constitución Política, especialmente si se toma en cuenta la experiencia acumulada en el tiempo transcurrido, los nuevos elementos de juicio y la verificación en la práctica del impacto negativo o contraproducente de dichas tesis. Asimismo, se consultó la doctrina nacional e internacional especializada en la materia, para identificar experiencias y nuevas propuestas normativas en el Derecho Comparado, lo que no pretende reproducir esquemas sin tomar en consideración el éxito que han tenido en su respectivo medio, así como las diferencias en relación con la realidad del nuestro. La experiencia acumulada por la Contraloría General de la República en el ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, también fue invertida en el proyecto, por medio de la participación de sus funcionarios en equipos de trabajo y grupos de discusión. Finalmente, pero con especial énfasis, debe indicarse que en la elaboración de la propuesta se consideró en todo momento la particularidad de los sectores de la

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Administración Pública que despliegan una actividad de corte empresarial, que de hecho son los principales entes contratantes desde la óptica del volumen presupuestario. La incidencia determinante de dichos sectores en el desarrollo nacional hace que el diseño del marco normativo deba partir de su realidad. Desde esta perspectiva, la actualización y corrección del marco legal que se plantea, se enfoca a la satisfacción de las necesidades administrativas de dichos sectores, aunque desde luego el resto de la Administración Pública se verá beneficiado con los cambios. Es decir, se trata de una reforma pensada para los citados sectores, aunque resultará útil para la generalidad de la Administración Pública.

Contenido de la reforma De conformidad con todo lo señalado, se presenta ahora el contenido de esta propuesta de reforma legal, que está organizada según los ejes temáticos que a continuación se detallan:

PRINCIPIOS Y PARÁMETROS DE INTERPRETACIÓN NORMATIVA Se reforma el artículo 4 para diferenciar los principios de eficacia y eficiencia, al tiempo que se establecen la satisfacción del interés público, a partir de la maximización de los recursos disponibles, como parámetros para la interpretación de las disposiciones contenidas en la Ley. En la actualidad, la Ley solo contempla el principio de eficiencia, pero en realidad lo que se busca es alcanzar las metas y objetivos de manera oportuna (eficacia), haciendo un uso óptimo de recursos (eficiencia). Así, debe procurarse la interpretación que más favorezca la conservación de los actos del procedimiento, e incluso de las ofertas, sin perjuicio de los derechos de los particulares. En este sentido, se pretende equilibrar la tendencia a resolver las tensiones de principios a favor exclusivamente de los intereses particulares de los proveedores. AJUSTES AL ESQUEMA DE PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA La Ley contiene en la actualidad un complejo sistema de cuatro mecanismos de selección de los contratistas: la licitación pública, la licitación por registro, la licitación restringida y la contratación directa. Este esquema no ha dado resultados relevantes en la práctica, por cuanto las diferencias reales entre la licitación por registro y la restringida no son determinantes. Asimismo, la tendencia a aceptar la necesaria evaluación de cualquier oferta que se presente en los procedimientos diferentes de la licitación pública, ha hecho que en algunos casos se llegue a tener multitud de oferentes, con el correspondiente incremento en el costo y la complejidad de la tramitación, sin que la cuantía o naturaleza del objeto contractual así lo amerite. En consecuencia, se varió el esquema a solo tres mecanismos: la licitación pública, la licitación abreviada y la contratación directa. Esta variación se aprecia en primer término en el texto del artículo 27, que se modificó con ese propósito. La licitación abreviada comprende los rangos que en la actualidad se asignan separadamente a la licitación por

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registro y a la licitación restringida, estableciéndose un procedimiento único. Asimismo, se modifican los límites del artículo 27 según el último ajuste propuesto por la Contraloría General de la República, pero manteniendo intacta la metodología y el esquema originales de la reforma introducida mediante la Ley N° 8251, de 29 de abril de 2002. Debe hacerse notar que en realidad no se alteran los límites para la aplicación de la licitación pública ni de la contratación directa, pues simplemente la licitación abreviada pasó a ocupar el rango de las licitaciones por registro y restringida, como ya se indicó. Esto resulta relevante en virtud de que la razonabilidad y proporcionalidad de estos límites se encuentra cuestionada ante la Sala Constitucional, en la acción de inconstitucionalidad que se tramita en el expediente Nº 03-005813-0007-CO. De manera que la reforma que ahora se propone no altera los términos originales del artículo, por lo que no distorsiona la discusión en la sede de la jurisdicción constitucional. Por lo que hace a cada uno de los mecanismos indicados, hay cambios en su estructura que resultan importantes, como por ejemplo: Licitación pública: Se modifica el artículo 42 relativo a la estructura. Los cambios más relevantes son el establecimiento de reglas destinadas a simplificar los sistemas de evaluación de los carteles, que en la actualidad se convierten en un foco de objeciones y complican innecesariamente el acto de adjudicación, pues se abren múltiples flancos de impugnación. Asimismo, se prevé la posibilidad de que se realicen reuniones de discusión con potenciales oferentes, durante el proceso de elaboración del cartel, de forma tal que la Administración pueda recoger inquietudes y observaciones que enriquezcan el diseño del negocio y del pliego de condiciones, de manera que se puedan disminuir modificaciones, aclaraciones y objeciones futuras (inciso b)). Por otra parte, se establecen reglas estrictas para la publicación de los distintos avisos o acuerdos en La Gaceta, para lo que se establecen causales de responsabilidad para los funcionarios de la Imprenta Nacional y su director. Esto por cuanto en la actualidad los atrasos en las publicaciones dilatan innecesariamente el desarrollo de los procedimientos, con el consecuente impacto negativo en la Hacienda Pública. También se establece un número máximo de modificaciones y prórrogas en relación con el cartel y el plazo de recepción de ofertas, respectivamente, una vez que se hace la publicación. Lo anterior con el propósito de evitar la interminable cadena de modificaciones y prórrogas que en la actualidad atrasa meses los procedimientos (inciso c)). En otro orden de cosas, se plantea la posibilidad de subsanar defectos en la oferta, siempre que no implique conceder ventajas indebidas en relación con los demás oferentes. Asimismo, se plantea la posibilidad de subsanar el plazo de vigencia de la oferta, así como el plazo de vigencia y el monto de la garantía de participación, de acuerdo con los límites que se especifican. La experiencia ha demostrado que el exceso de formalismo que se ha introducido en la materia, especialmente en cuanto a la garantía de participación, no implica un valor agregado relevante para los intereses públicos; por el contrario, ha servido para

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crear un foco de impugnación contra los actos de adjudicación, que supone el atraso de la satisfacción de los intereses generales y la pérdida de ofertas idóneas por defectos insignificantes (inciso i)). Por otra parte, se introduce un artículo 42 bis, que incorpora plazos de caducidad para la adjudicación y la readjudicación, con la consecuente responsabilidad administrativa de los funcionarios encargados. Como ya se ha dicho en líneas anteriores, los distintos estudios demuestran que la Administración tarda mucho tiempo en proceder a la adjudicación o readjudicación de los negocios, pues en algunos casos extremos se toma más de un año para hacerlo. Desde esta perspectiva, tiene que ponerse límite a tal situación, pues la inacción administrativa implica ineficiencia, ineficacia y, por lo tanto, un perjuicio para la comunidad. Asimismo, el incumplimiento de dichos plazos debe tener consecuencias relevantes, pues de lo contrario pasará a ser una más de las normas que recogen buenas ideas, pero que están destinadas a la desaplicación. Por otra parte, en dicho artículo se introduce la obligación para la Administración de poner en conocimiento de las partes los estudios técnicos y otros documentos que sirvan de base para la adjudicación, con el propósito de que manifiesten sus observaciones. No se trata de crear un procedimiento de impugnación previo, pues la Administración resolverá lo que corresponda con el dictado del acto de adjudicación y la disconformidad de la parte será conocida en la apelación o la revocatoria que se interpongan contra el acto de adjudicación. El valor de este paso previo está en que la Administración puede anticipar futuras causales de impugnación que tengan asidero legal y fáctico, y hacer las correcciones del caso. Licitación abreviada: Este procedimiento sustituye a las licitaciones por registro y restringida, por lo que se utilizan los artículos 44 al 46, al tiempo que se derogan en consecuencia los numerales 47, 48 y 108. Los cambios fundamentales están relacionados con el número de oferentes que hay que invitar, la introducción de plazos para la recepción de ofertas y para la adjudicación, con las consecuencias jurídicas ya detalladas para el caso de la licitaciónpública. Asimismo, se establece que la Administración estará obligada a evaluar única y exclusivamente las ofertas de aquellos proveedores a los que haya cursado invitación. Esto por cuanto si ya se admite que exista un procedimiento distinto a la licitación pública, en el que se produzca una aplicación matizada del principio de libre concurrencia, entonces la consecuencia directa es que la Administración valorará las ofertas que haya solicitado; ninguna más. Ahora bien, se prevé una regulación más detallada del funcionamiento del registro de proveedores, que deberá ser ampliada por la vía reglamentaria, de manera que se asegure la inscripción de los proveedores idóneos que así lo requieran. En todos los demás aspectos, aplican supletoriamente las reglas de la licitación pública, con las innovaciones que ya se explicaron.

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En relación con la contratación directa, se plantea un primer cambio en el artículo 2, pues se pasa a regular la excepción de escasa cuantía en el inciso h) y ya no en el inciso d). El contenido normativo actual del inciso h) pasa a un artículo 2 bis, sobre el que se comentará más adelante. En cuanto la citada excepción de escasa cuantía, debe indicarse que en la actualidad los encargados de llevar a cabo las compras directas, tienen que enfrentar un sistema que los obliga a recibir un número indiscriminado de oferentes, con lo cual el esfuerzo en un procedimiento de escasa cuantía es muy alto, en relación con lo limitado del monto y las posibilidades que ofrece la contratación. En este sentido, la reforma pretende que las adquisiciones de escasa cuantía tengan un procedimiento expedito, en el que no existan sistemas de evaluación de ofertas complejos, sino que se oriente al precio más bajo en el tanto se cumplan con las condiciones técnicas y de calidad requeridas. Asimismo, se persigue que la Administración se limite a considerar única y exclusivamente las ofertas de los proveedores a los que giró invitación. Esta limitación al principio de libre concurrencia encuentra sustento en la naturaleza misma de la contratación, es decir, la escasa cuantía, pues no resulta acorde con el principio de eficiencia obligar a la Administración a efectuar procedimientos complejos y costosos de selección, para adquirir bienes de escasa cuantía. Debe recordarse, como ya se indicó, que el límite cuantitativo para la aplicación de esta excepción, que se establece en el artículo 27, se mantiene intacto en esta reforma, y en la actualidad se discute en la Sala Constitucional, en una acción de inconstitucionalidad que se tramite en el expediente Nº 03-005813-0007-CO. Será el Tribunal Constitucional el que resuelva acerca de la razonabilidad y proporcionalidad del límite. Es importante destacar que los riesgos asociados con la contratación especial por “escasa cuantía”, pueden ser fundamentalmente dos. En primer término, un problema de uso ineficiente de los recursos públicos, pues pueden desaprovecharse oportunidades de hacer economías de escala. En este sentido, se prevé una acción de fiscalización posterior más concentrada en este rubro, para lo cual se hace el ajuste respectivo en el artículo 101, para que se informe con mayor detalle a la Contraloría General acerca del fundamento de las contrataciones directas, de forma tal que el órgano contralor cuente con las bases de información necesarias para programar los estudios que permitan una acción de fiscalización efectiva, tanto suya, como del sistema de control interno. En segundo término, se corre el riesgo de que se fraccionen ilegalmente compras para no aplicar procedimientos ordinarios. Para tales efectos, se plantea la inclusión de un inciso d) en el artículo 96 bis, destinado a agravar la sanción para los funcionarios que promuevan el fraccionamiento ilegal, sanciónque en la actualidad se regula en el artículo 96 y que consiste solamente en un apercibimiento. De manera que insumos para una fiscalización posterior más concentrada en estas materias, así como un régimen de sanciones reforzado, pueden contribuir a reducir los riesgos en comentario. Se introduce otra reforma en relación con el inciso d) del artículo 2, relativa a la excepción de urgencia. En este sentido, se modifica el supuesto de “urgencia apremiante”,

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para que se lea solo “urgencia”, lo cual permite a su vez derogar el procedimiento especial de “urgencia” previsto en el artículo 80, pues para todos los efectos ahora se trata de un supuesto de contratación directa. Se estima que se trata de situaciones en las que se requiere de una satisfacción inmediata de una necesidad, por lo que no resulta posible una aplicación de los procedimientos ordinarios de selección del contratista. Desde esta perspectiva, lo que se hace es eliminar la diferencia en el grado de calificación de la urgencia, que existía entre este inciso d) y el artículo 80, pues el primero refería a urgencia apremiante y el otro simplemente a urgencia, diferencia conceptual de escaso valor agregado y que por el contrario se prestaba para confusiones en cuanto al mecanismo de adquisición aplicable. Por otra parte, se introduce un nuevo artículo 2 bis, que pasa regular las excepciones que requieren autorización de la Contraloría General de la República. En el inciso c) se mantiene la causal abierta que en la actualidad contiene el inciso h) del artículo 2, cuya conformidad con la Constitución Política ha sido reiterada por la Sala Constitucional, en virtud de la necesidad de que exista la posibilidad de excluir la aplicación de procedimientos ordinarios en situaciones no previstas expresamente por el legislador, dada la imposibilidad de que este prevea todos los casos en que tal excepción se justifica. En este orden de ideas, la Sala ha señalado que es posible aplicar la excepción, previa verificación por parte de la Contraloría General de que se configuran en la especie las condiciones requeridas. La participación del órgano contralor se enmarca en sus funciones de vigilancia de la Hacienda Pública, establecidas en el artículo 183 constitucional. En este nuevo artículo también se prevén dos situaciones concretas de excepción, pero que requieren de autorización previa del órgano contralor en virtud de la necesaria verificación objetiva de que se cumplan los supuestos de procedencia. Se trata de los casos de recontratación por razones de normalización o seguridad en materia de equipos tecnológicos, así como la posibilidad de crear procedimientos especiales debido al escaso número de oferentes en el mercado, en razón de la complejidad o especialidad del bien a contratar. Estos supuestos pueden resultar particularmente útiles en los casos de entidades que desplieguen actividades de corte empresarial en sectores estratégicos. Cabe destacar que estas causales están sugeridas en la Ley Modelo sobre la Contratación Pública de Bienes, Obras y Servicios elaborada por la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional (CNUDMI). Por último, se introduce un nuevo artículo 12 bis en el que se lleva a nivel legal una norma que en la actualidad se encuentra en el Reglamento de la Ley, que consiste en la posibilidad de contratar suministros y servicios adicionales al mismo proveedor, siempre que se cumplan ciertas condiciones concretas. Esta disposición, que en la actualidad carece de una base legal, es un mecanismo más que se pone a disposición de la Administración para permitirle un grado mayor de flexibilidad. Es una norma que parte del principio de eficiencia, en el sentido de que si ya la Administración tuvo un resultado satisfactorio previo y solo ocupa un porcentaje adicional reducido de suministros o servicios de igual naturaleza, no tiene por qué incurrir en los costos de un nuevo procedimiento, sino que estaría facultada para recurrir al mismo proveedor, bajo ciertas condiciones específicas.

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ASPECTOS RELATIVOS A LA PLANIFICACIÓN, TRAMITACIÓN Y EJECUCIÓN La propuesta pretende ampliar y actualizar el marco normativo en temas importantes como la planificación y la ejecución, sin perjuicio de disposiciones adicionales relativas al trámite del procedimiento y la etapa previa a la orden de inicio. Algunos de los temas regulados son: Planificación y programación: Se reforma el artículo 7 y se exige una planificación detallada de la actividad de contratación que se va a desplegar, lo que supone un análisis técnico de su pertinencia y una definición de etapas y funcionarios responsables. Por otra parte, se exige que la actividad contractual responda a su vez a la planificación nacional, cuando corresponda, e institucional. Por último, se introduce la necesaria elaboración y evaluación de los proyectos de contratación. Una de las debilidades más notorias de la actividad contractual de la Administración Pública, es la ausencia de planificación, evaluación de proyectos y asignación específica de responsabilidades. En este sentido, son muchos los ejemplos de contrataciones de suma importancia para el desarrollo nacional, que no logran cumplir sus objetivos por la falta de recursos financieros y humanos, por indefinición de responsabilidades y responsables o por la no realización oportuna de actividades requeridas para acompañar la ejecución o posibilitarla. Tales debilidades inciden en todas las etapas de la actividad contractual, pero fundamentalmente se aprecian en carteles mal elaborados, procesos de evaluación de las ofertas extensos e inconsistentes, interminables etapas de formalización, insuficientes fases de transición y ejecuciones contractuales truncadas, como ya se ha comentado. Todos estos problemas son propios de una incorrecta gestión administrativa, y en ellos recaen los verdaderos atrasos y errores en el desarrollo de la actividad contractual. Estos problemas hacen que en la fase de control los procedimientos o contratos enfrenten serios problemas de legalidad, que desde luego deben ser declarados, con el consecuente perjuicio al interés público. Cabe señalar que las disposiciones que se proponen en este artículo resultan ajustadas a las tendencias de planificación, valoración de riesgos, evaluación de resultados, transparencia, rendición de cuentas y responsabilidad, que introducen la Ley General de Control Interno y la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, entre otras. Actualización tecnológica: Se adiciona al artículo 12 la posibilidad de que la Administración reciba objetos actualizados con respecto al bien adjudicado, siempre que se cumplan las condiciones previstas a los efectos. Asimismo, se plantea la posibilidad de que la Administración exija dicha actualización, para lo cual deberá preverlo desde la elaboración del cartel. Estas

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disposiciones resultan de especial importancia cuando se trata de adquisición de equipo tecnológico, en la que se presenta un problema de obsolescencia acelerada, por lo que no obstante se pretende lograr una agilización de los procedimientos de concurso, en algunos casos esa medida podría resultar insuficiente. Desde esta perspectiva, con estas normas la Administración se asegura una vía para obtener los equipos más actualizados, lo que redundará en un mejor servicio a la ciudadanía. Readjudicación y orden de inicio: Se adicionó el artículo 32, en primer término para facultar a la Administración para que readjudique de forma inmediata el negocio cuando el adjudicatario no otorgue la garantía de cumplimiento o no comparezca oportunamente a la formalización del contrato. Se pretende con ello que la Administración tenga una vía expedita para atender el supuesto de un adjudicatario que complica la formalización del contrato. Asimismo, se establece un plazo, con su respectiva prórroga, para que se gire la orden de inicio. Esta medida se enmarca en la tendencia de la reforma a poner plazos vinculantes al accionar de la Administración, que en la actualidad no existen y permiten que los funcionarios encargados de los trámites dilaten innecesariamente la adopción de las medidas requeridas para el exitoso cumplimiento de los objetivos institucionales. Con la reforma todos los actores del sistema de contratación administrativa tienen plazos vinculantes. Garantía de participación: Se modifica el artículo 33 y se establece que el requerir la garantía de participación es una decisión discrecional de la Administración. Asimismo, se establecen las consecuencias jurídicas del retiro injustificado de las ofertas en los casos en que no se rinde dicha garantía, regulados en un nuevo inciso que se agrega al artículo 100. Se considera que la garantía de participación presenta tres tipos de problemas. En primer término, para efectos prácticos resulta compleja su ejecución, al punto de que no es común encontrar casos en que haya sido posible hacerla efectiva. Por otra parte, la administración de las garantías durante el concurso distrae recursos institucionales, sin que se aprecie un valor agregado relevante. Por último, la garantía se ha convertido en uno de los principales focos de impugnación de los actos de adjudicación. Ahora bien, en algún tipo de negocios, la Administración puede encontrar recomendable asegurar la seriedad de la oferta por la vía de exigir la garantía, dadas las particularidades del negocio concreto. En consecuencia, corresponde a la Administración determinar en qué casos la solicita, según las valoraciones de oportunidad y conveniencia que le corresponde llevar a cabo. En todo caso, debe reiterarse que cuando no se solicita la garantía, el retiro injustificado expone al oferente a una sanción de inhabilitación de uno a cinco años.

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Subcontratación: Se hace un ajuste al texto del artículo 62, para aclarar que el contratista puede subcontratar hasta un 50% de la obra, y en caso de que requiera un porcentaje mayor, deberá contar con la autorización de la Administración. Asimismo, se establece expresamente que a los subcontratistas les aplica el régimen de prohibiciones establecido en el artículo 22. Este ajuste es importante en virtud de que el texto actual solo permite un 50% de subcontratación sin posibilidad de ampliarlo, por lo que con la reforma existirá mayor grado de flexibilidad, que en todo caso depende de la propia Administración. Esta modificación concreta permitirá la mayor participación de pequeñas y medianas empresas nacionales en aquellas obras de gran envergadura y complejidad, por la vía de la subcontratación.

ASPECTOS RELATIVOS AL CONTROL Como ya se ha indicado, en la modernización del accionar de la Administración Pública, y por lo tanto de la gestión de compras de bienes y servicios, es necesario actualizar el instrumental de control vigente. Eso es precisamente lo que se ha hecho en esta oportunidad, por lo que se plantean ajustes importantes en el plano de la jerarquía impropia asignada a la Contraloría General de la República para conocer los recursos contra los actos del procedimiento, así como en relación con otros mecanismos o insumos de control. Entre los aspectos más relevantes que se introducen, cabe mencionar los siguientes: Recurso de objeción: Se reforma el artículo 81 para establecer que los recursos de objeción contra los carteles de los procedimientos, se presentan ante la Contraloría General de la República solo en los casos de licitaciones públicas. En la actualidad también se presentan en casos de licitaciones por registro, las cuales serían absorbidas por la nueva licitación abreviada, cuyos carteles se impugnarán ante la propia Administración. No se lesiona con esto el derecho a la justicia administrativa, pues existe recurso ante la Administración, y se reserva la participación de la Contraloría General para los casos más grandes, los derivados de licitaciones públicas. Recurso de apelación: En este punto se introducen varias reformas importantes. En primer término, en el artículo 84 se hace una actualización de los montos en los distintos incisos, de conformidad con la metodología prevista en el artículo 27, según ya fue comentado. Por otra parte, se establece la necesidad de que se presente una fianza ante la Administración para efectos de apelar el acto de adjudicación. Dicha fianza sería ejecutada a favor de la Administración en caso de rechazo de plano por improcedencia manifiesta, o bien cuando el recurso sea declarado sin lugar y se haya determinado que el apelante

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invocó hechos falsos o que procedió con evidente mala fe, con el propósito de demorar injustificadamente la continuación del procedimiento. En la práctica se ha demostrado una tendencia importante de los oferentes a apelar indiscriminadamente los actos de adjudicación, sin que existan consecuencias jurídicas, con lo cual se generan importantes atrasos en el normal desarrollo de las obras o los servicios públicos. De manera que lo que se pretende es establecer un costo razonable para resarcir patrimonialmente a la Administración por los atrasos derivados de apelaciones improcedentes o mal intencionadas, lo que supone que los oferentes deberán considerar detenidamente si tienen verdaderos argumentos que ameriten dilatar por meses el trámite del procedimiento y poner en marcha la actividad de la Contraloría General, con los costos que todo ello supone. No se considera que se esté ante una limitación del acceso a la justicia administrativa, sino simplemente se trata de establecer algunas consecuencias al litigio irresponsable, que en todo caso no son extrañas por el ejemplo al ordenamiento procesal civil. Por otra parte, se reforma el artículo 88 para establecer que es obligación del recurrente aportar los medios probatorios que rebatan la decisión de la Administración. En la actualidad, el recurrente no está obligado a aportar dictámenes o estudios técnicos, y por lo general se pretende que ese costo lo asuma el órgano contralor en el ejercicio de sus competencias. De manera que la carga de la prueba la tendrá con la reforma el recurrente, y su insuficiencia dará lugar al rechazo de plano. Asimismo, se establece que en la apelación contra actos de readjudicación, no es posible traer a discusión aspectos que se conocían desde que se dictó el acto de adjudicación. Esto por cuanto en la actualidad los oferentes van desgranando poco a poco sus argumentos, lo que genera una cadena de apelaciones: la apelación del acto de adjudicación se liga a las apelaciones contra los actos de readjudicación posteriores, y en todos los casos se debe hacer análisis de argumentos de aspectos que ya se sabían desde la adjudicación. En última instancia, en todo caso, el oferente insatisfecho puede recurrir a la sede jurisdiccional, pero la satisfacción del interés general no puede esperar la culminación de actividades litigiosas interminables. Finalmente, se establece en los artículos 84 y 89 plazos diferenciados para el trámite de las apelaciones en la licitación pública y la abreviada. Si el procedimiento abreviado es más expedito, no se justifica que sus apelaciones sean tratadas con los mismos plazos de la licitación pública. Así es que para la abreviada, se establece que los plazos son de cinco días para apelar, treinta días para resolver, con la posibilidad de una prórroga de diez días. En el caso de la licitación pública, se mantienen los plazos de diez días para apelar, cuarenta para resolver y posibilidad de prórroga por veinte días, aunque se amplió el plazo que tienen la Administración y el adjudicatario para contestar la audiencia inicial, que pasó de cinco a diez días, para que dichas partes puedan elaborar mejor sus respuestas y se equilibre la situación con respecto al plazo de diez días con que cuenta el recurrente. Esos cinco días de más que se confieren no implican un atraso adicional, pues forman parte del

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plazo de cuarenta días con que cuenta la Contraloría General para resolver, por lo que en la realidad el plazo del que dispone el órgano contralor se recortó. Refrendo: En el caso del refrendo de los contratos, se adicionó un párrafo al artículo 32 para establecer plazos más cortos a los previstos en el artículo 20 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Así, para los casos de licitación pública el plazo de refrendo será de veinticinco días hábiles, mientras que en todos los casos restantes será de veinte días hábiles. En la actualidad el plazo es único y de treinta días hábiles, por lo que el recorte que se hace resulta relevante. El resto de reformas sustantivas al refrendo, es una tarea que le corresponde hacer a la Contraloría General, según lo dispone la Constitución y lo resolvió la Sala Constitucional. Dicha tarea se encuentra en curso y los resultados serán visibles en el corto plazo.

OTROS MECANISMOS DE CONTROL Se modifica el artículo 8 para eliminar la autorización de la Contraloría General cuando se deban iniciar procedimientos de contratación administrativa sin contar con el contenido presupuestario. La autorización que se suprime no constituye un control previo relevante por parte del órgano contralor y, en todo caso, ya la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos en su artículo 110 inciso f) dispone como hecho generador de responsabilidad administrativa, “La autorización o realización de compromisos o erogaciones sin que exista contenido económico suficiente, debidamente presupuestado.” Se modifica también el artículo 55, relativo a los tipos abiertos, para establecer que los reglamentos que se emitan para regular las nuevas figuras contractuales, deben ser previamente consultados a la Contraloría General para que esta opine, de manera no vinculante, en las materias de su competencia. En la actualidad, el Reglamento de la Ley prevé la consulta vinculante ante el órgano contralor, lo cual resulta de dudosa constitucionalidad pues la potestad reglamentaria del Poder Ejecutivo no puede estar subordinada a la Contraloría General. Ahora, se mantiene la consulta, en carácter no vinculante, porque la experiencia acumulada por la Contraloría General puede contribuir a mejorar la calidad de la reglamentación de que se trate. También se ajusta el artículo 30, tanto para adecuarlo al nuevo esquema de procedimientos, como para incluir la autorización por parte de la Contraloría General en los casos de modificación de procedimientos por motivo de licitación infructuosa, de conformidad con lo que estableció la Sala Constitucional en la resolución Nº 998-98. Finalmente, se hacen ajustes a los artículos 3 y 101, relativos a la información y asesoría técnica que requiere la Contraloría General para el mejor ejercicio de sus atribuciones.

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ASPECTOS RELATIVOS A LAS SANCIONES Se refuerzan las causales de responsabilidad para adecuarlas a los términos de la reforma. Así, se adicionan incisos al artículo 96 bis para contemplar como causal de suspensión sin goce de salario el propiciar o disponer el fraccionamiento ilegal de operaciones y propiciar el incumplimiento de los plazos previstos en la Ley. En el primer caso, en la actualidad la sanción es de simple apercibimiento, lo que no responde a la gravedad de la falta. En cuanto al segundo supuesto, resulta vital para procurar que se haga efectivo el cumplimiento de los plazos que se introducen en la Ley y que serán determinantes para lograr una gestión más eficiente y eficaz. Dicha sanción, cabe mencionar, es aplicable a los funcionarios de la Contraloría General de la República. Por otra parte, se ajustan los textos de los artículos 99 y 100, para establecer las sanciones correspondientes en el caso de la que se exija o no la garantía de participación.

OTROS ASPECTOS MENORES Por último, se realizan algunos ajustes de nomenclatura en los artículos 53, 57, 63, 64, 76 y 78, al tiempo que se derogan los artículos 47, 48, 80, 96 inciso f) y 108, por las razones que ya han sido comentadas. En el caso del artículo 96 inciso f), se trata de la causal de responsabilidad por fraccionamiento ilegal, que se pasó al artículo 96 bis para agravar su calificación, según ya se indicó en líneas anteriores. Con los propósitos que animan esta reforma de Ley, se somete al conocimiento de los señores diputados el siguiente texto:

LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DE LA REPÚBLICA DE COSTA RICA DECRETA:

REFORMA PARCIAL DE LA LEY DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA,

LEY Nº 7494, DE 2 DE MAYO DE 1995 ARTÍCULO 1.- Modifícanse los textos de los artículos 2 en sus incisos d) y h), 4, 7, 8, 27 en sus incisos a) al j) y su párrafo quinto, 30, 33, 42, 44, 45, 46, 53 en su párrafo primero, 57, 62, 63, 64, 76, 78, 81, 84, 88, 89, 99 en su inciso c) y 101, de la Ley de Contratación Administrativa, Ley Nº 7494, de 2 de mayo de 1995, para que en adelante se lean así:

“Artículo 2.- Excepciones

[...] d) La actividad de contratación que, por su naturaleza o las circunstancias concurrentes, no se pueda o no convenga someterla a concurso público, sea porque solo hay un único proveedor, por razones especiales de seguridad,

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urgencia u otras igualmente calificadas, de acuerdo con el Reglamento deesta Ley.

[...] h) La actividad que por su escasa cuantía no convenga someterla a los procedimientos ordinarios de concurso, de conformidad con los límites establecidos en el artículo 27 de esta Ley. En estos casos, la Administración consultará a no menos de tres potenciales proveedores idóneos, si los hubiera, y adjudicará a la oferta de menor precio, sin perjuicio de que se valoren otros factores que se estimen relevantes, lo cual deberá ser motivado en cada caso. La Administración no está obligada a considerar ofertas de proveedores a los que no haya cursado invitación.”

“Artículo 4.- Principios de eficacia y eficiencia Todos los actos relativos a la actividad de contratación administrativa deben estar orientados al cumplimiento de los fines, metas y objetivos de la Administración, con el propósito de garantizar la efectiva satisfacción del interés general, a partir de un uso eficiente de los recursos institucionales. Las disposiciones que regulan la actividad de contratación administrativa deberán ser interpretadas de la manera que más favorezca la consecución de lo dispuesto en el párrafo anterior. En todas las etapas de los procedimientos de contratación, prevalecerá el contenido sobre la forma, de manera que se seleccione la oferta más conveniente de conformidad con el párrafo anterior. Los actos y las actuaciones de las partes se interpretarán de forma que se permita su conservación y se facilite adoptar la decisión final, en condiciones beneficiosas para el interés general. Los defectos subsanables no descalificarán la oferta que los contenga. En caso de duda, siempre se favorecerá la conservación de la oferta, o en su caso, del acto de adjudicación. Las regulaciones de los procedimientos deberán desarrollarse a partir de los enunciados de los párrafos anteriores.” “Artículo 7.- Inicio del procedimiento El procedimiento de contratación se inicia con la decisión administrativa de promover el concurso, emitida por el jerarca o titular subordinado respetivo. Esta decisión, que encabezará el expediente que se forme, contendrá una justificación de

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su procedencia, una descripción y estimación de costo del objeto y el cronograma con tareas, así como los responsables de su ejecución. La justificación del inicio del procedimiento de contratación debe estar acorde con lo establecido en los planes de largo y mediano plazos, el Plan Nacional de Desarrollo, cuando sea aplicable, el plan anual operativo, el presupuesto y el programa de adquisición institucional, según corresponda. Para tomar la decisión administrativa de promover el concurso, la Administración deberá realizar los estudios suficientes que demuestren que los objetivos del proyecto de contratación serán alcanzados con eficiencia y seguridad razonable, todo de acuerdo con los términos que se definan en el Reglamento. Artículo 8.- Disponibilidad presupuestaria Para iniciar el procedimiento de contratación administrativa, es necesario contar con recursos presupuestarios suficientes para enfrentar la erogación respectiva. En casos excepcionales y para atender una necesidad muy calificada, a juicio de la Administración, podrán iniciarse los procedimientos de contratación, para lo cual se requiere la seguridad de que oportunamente se dispondrá de la asignación presupuestaria. En esas situaciones calificadas y excepcionales, la Administración deberá advertir expresamente en el cartel que la validez de la adjudicación queda sujeta a la existencia del contenido presupuestario. En las contrataciones cuyo desarrollo se prolongue por más de un período presupuestario, la Administración se encuentra obligada a señalar esa circunstancia en la decisión inicial y a reservar en cada uno de los presupuestos los recursos para amparar las erogaciones que se ejecutarán en el respectivo año.” “Artículo 27.- Determinación del procedimiento

[…] a) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el período, específicamente lo que se contempla para respaldar sus necesidades de contratar bienes y servicios no personales, sea superior a treinta y dos mil setecientos millones de colones (¢32.700.000.000,00), utilizarán la licitación pública para las contrataciones superiores a ciento ochenta millones de colones (¢180.000.000,00); la licitación abreviada para las contrataciones entre ciento ochenta millones de colones (¢180.000.000,00) y veinticinco millones de colones (¢25.000.000,00) y la contratación directa para las contrataciones inferiores a veinticinco millones de colones (¢25.000.000,00). b) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el período, específicamente lo que se contempla para respaldar sus necesidades de

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contratar bienes y servicios no personales, sea inferior a treinta y dos mil setecientos millones de colones (¢32.700.000.000,00), pero superior a veintiún mil ochocientos millones de colones (¢21.800.000.000,00), utilizarán la licitación pública para las contrataciones superiores a ciento sesenta y nueve millones de colones (¢169.000.000,00); la licitación abreviada para las contrataciones entre ciento sesenta y nueve millones de colones (¢169.000.000,00) y ocho millones quinientos mil colones (¢8.500.000,00) y la contratación directa para las contrataciones inferiores a ocho millones quinientos mil colones (¢8.500.000,00). c) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el período, específicamente lo que se contempla para respaldar sus necesidades de contratar bienes y servicios no personales sea inferior a veintiún mil ochocientos millones de colones (¢21.800.000.000,00), pero superior a diez mil novecientos millones de colones (¢10.900.000.000,00), utilizarán la licitación pública para las contrataciones superiores a ciento dieciocho millones quinientos mil colones (¢118.500.000,00); la licitación abreviada para las contrataciones entre ciento dieciocho millones quinientos mil colones (¢118.500.000,00) y siete millones quinientos mil colones (¢7.500.000,00) y la contratación directa para las contrataciones inferiores a siete millones quinientos mil colones (¢7.500.000,00) d) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el período, específicamente lo que se contempla para respaldar sus necesidades de contratar bienes y servicios no personales, sea inferior a diez mil novecientos millones de colones (¢10.900.000.000,00), pero superior a cinco mil cuatrocientos cincuenta millones de colones (¢5.450.000.000,00), utilizarán la licitación pública para las contrataciones superiores a ochenta y cuatro millones quinientos mil colones (¢84.500.000,00); la licitación abreviada para las contrataciones entre ochenta y cuatro millones quinientos mil colones (¢84.500.000,00) y siete millones de colones (¢7.000.000,00) y la contratación directa para las contrataciones inferiores a siete millones de colones (¢7.000.000,00). e) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el período, específicamente lo que se contempla para respaldar sus necesidades de contratar bienes y servicios no personales, sea inferior a cinco mil cuatrocientos cincuenta millones de colones (¢5.450.000.000,00), pero superior a mil noventa millones de colones (¢1.090.000.000,00), utilizarán la licitación pública para las contrataciones superiores a cincuenta y nueve millones de colones (¢ 59.000.000,00); la licitación abreviada para las contrataciones entre cincuenta y nueve millones de colones (¢59.000.000,00) y seis millones de colones ( ¢6.000.000,00) y la contratación directa para las contrataciones inferiores a seis millones de colones (¢6.000.000,00). f) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el período, específicamente lo que se contempla para respaldar sus necesidades de contratar bienes y servicios no personales, sea inferior a mil noventa millones

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de colones (¢1.090.000.000,00), pero superior a quinientos cuarenta y cinco millones de colones (¢545.000.000,00), utilizarán la licitación pública para las contrataciones superiores a cincuenta y un millones de colones (¢51.000.000,00); la licitación abreviada para las contrataciones entre cincuenta y un millones de colones (¢51.000.000,00) y cinco millones de colones (¢5.000.000,00) y la contratación directa para las contrataciones inferiores a cinco millones de colones (¢5.000.000,00). g) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el período, específicamente lo que se contempla para respaldar sus necesidades de contratar bienes y servicios no personales, sea inferior a quinientos cuarenta y cinco millones de colones (¢545.000.000,00), pero superior a trescientos veintisiete millones de colones (¢327.000.000,00), utilizarán la licitación pública para las contrataciones superiores a treinta y cuatro millones de colones (¢34.000.000,00); la licitación abreviada para las contrataciones entre treinta y cuatro millones de colones (¢34.000.000,00) y cuatro millones de colones (¢4.000.000,00) y la contratación directa para las contrataciones inferiores a cuatro millones de colones (¢4.000.000,00). h) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el período, específicamente lo que se contempla para respaldar sus necesidades de contratar bienes y servicios no personales, sea inferior a trescientos veintisiete millones de colones (¢327.000.000,00), pero superior a ciento nueve millones de colones (¢109.000.000,00), utilizarán la licitación pública para las contrataciones superiores a veinticinco millones quinientos mil colones (¢25.500.000,00); la licitación abreviada para las contrataciones entre veinticinco millones quinientos mil colones (¢25.500.000,00) y dos millones quinientos mil colones (¢2.500.000,00) y la contratación directa para las contrataciones inferiores a dos millones quinientos mil colones (¢2.500.000,00). i) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el período, específicamente lo que se contempla para respaldar sus necesidades de contratar bienes y servicios no personales, sea inferior a ciento nueve millones de colones (¢109.000.000,00), pero superior a treinta y dos millones setecientos mil colones (¢32.700.000,00), utilizarán la licitación pública para las contrataciones superiores a diecisiete millones de colones (¢17.000.000,00); la licitación abreviada para las contrataciones entre diecisiete millones de colones (¢17.000.000,00) y un millón quinientos mil colones (¢1.500.000,00) y la contratación directa para las contrataciones inferiores a un millón quinientos mil colones (¢1.500.000,00). j) Las administraciones cuyo presupuesto autorizado para el período, específicamente lo que se contempla para respaldar sus necesidades de contratar bienes y servicios no personales, sea inferior a treinta y dos millones setecientos mil colones (¢32.700.000,00), utilizarán la licitación pública para las contrataciones superiores a ocho millones quinientos mil colones (¢ 8.500.000,00); la licitación abreviada para las contrataciones entre ocho millones quinientos mil colones (¢8.500.000,00) y un millón de colones

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(¢1.000.000,00) y la contratación directa para las contrataciones inferiores a un millón de colones (¢1.000.000,00).

[…] En todo caso, la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa se clasificará de acuerdo con el monto que arroje la suma de los presupuestos para respaldar las necesidades de contratar bienes y servicios no personales de los ministerios cuya actividad contractual sea desarrollada por dicha entidad.”

“Artículo 30.- Modificación del procedimiento en licitación infructuosa Si se produce una licitación pública infructuosa, la Administración podrá utilizar el procedimiento de licitación abreviada en el nuevo concurso. Si una licitación abreviada resulta infructuosa, la Administración podrá realizar una contratación directa. En el caso de un remate infructuoso, la Administración podrá disminuir la base fijada por el avalúo respectivo, hasta en un veinticinco por ciento (25%) cada vez. En todos los casos, la Administración deberá dejar constancia en el expediente de las razones que motivan su decisión y antes de iniciar el nuevo concurso, deberá mediar autorización de la Contraloría General de la República, la que dispondrá de un plazo de diez días hábiles para resolver, previa valoración de las circunstancias que concurrieron para que el negocio haya resultado infructuoso.” “Artículo 33.- Garantía de participación La Administración estará facultada para solicitar a los oferentes una garantía de participación, entre un uno por ciento (1%) y un cinco por ciento (5%) del monto de la propuesta, el cual se definirá en el cartel o pliego de condiciones respectivo, de acuerdo con la complejidad del contrato. En aquellos casos en que la Administración decida no solicitar la garantía de participación y un oferente retire su propuesta, se procederá conforme a lo previsto en el artículo 100 de esta Ley.” “Artículo 42.- Estructura mínima El procedimiento de licitación pública se desarrollará reglamentariamente, respetando los criterios mínimos siguientes:

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a) El cumplimiento de los requisitos previos de la contratación. b) La preparación del cartel de licitación, con las condiciones generales así como las especificaciones técnicas, financieras y de calidad, el cual contendrá las bases para calificar y comparar las ofertas, todo lo cual estará orientado a que la Administración escoja la oferta que mejor satisfaga el interés público. La incorporación de otros factores de calificación adicionales al precio deberá quedar debidamente motivada en la decisión inicial. La Administración podrá celebrar reuniones con potenciales oferentes a fin de recibir observaciones al pliego de condiciones y lograr su mejoramiento. El reglamento definirá los términos en que se hará la invitación a dichas reuniones y así como su desarrollo. c) La publicación, en La Gaceta, de la invitación a participar, de las modificaciones al cartel y del acto de adjudicación, para lo cual la Imprenta Nacional estará obligada a hacer las publicaciones dentro de los tres días hábiles siguientes al recibo de la solicitud que le haga la Administración. El incumplimiento de dicha obligación constituirá falta grave por parte del funcionario responsable. El director de la Imprenta deberá ordenar las medidas que garanticen el cumplimiento de esta disposición. Una vez publicado el aviso a concursar, la Administración dispondrá únicamente de dos oportunidades para modificar de oficio el pliego de condiciones o para conferir prórrogas al plazo de recepción de las ofertas. En caso contrario, se deberá iniciar un nuevo llamado a licitación. d) La publicidad de todos los trámites del procedimiento y el acceso a todos los estudios técnicos, preparados por la Administración o para ella. En caso de que se utilicen medios electrónicos o sitios en Internet, se deberá garantizar la seguridad e integridad de la información. e) El plazo mínimo para recibir ofertas, que será de quince días hábiles, contado desde el día siguiente de la publicación del aviso a participar hasta el día de la apertura de las ofertas, inclusive. f) La posibilidad, para cualquier oferente potencial, de objetar el cartel cuando considere que se viola alguno de los principios generales o disposiciones normativas que rigen la contratación, sin perjuicio de lo dispuesto en el párrafo segundo del artículo 82 de esta Ley. g) La presunción del sometimiento pleno del oferente al ordenamiento jurídico costarricense y a las reglas generales y particulares de la licitación. h) La rendición de la garantía de cumplimiento. En el caso de la garantía de participación, deberá otorgarse en los casos en que la Administración lo solicite de conformidad con lo dispuesto en el artículo 33 de esta Ley. i) La posibilidad de subsanar los defectos de las ofertas en el plazo que indique el Reglamento de esta Ley, siempre y cuando con ello no se conceda una ventaja indebida en relación con los demás oferentes. Podrán ser objeto de subsanación el plazo de vigencia de la oferta, así como el plazo de vigencia y el monto de la garantía de participación cuando tales extremos no se hayan ofrecido por menos del ochenta por ciento (80%) de lo fijado en el cartel. Los

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demás extremos de la garantía de participación podrán ser objeto de subsanación conforme lo que disponga el Reglamento. j) La motivación del acto de adjudicación, el cual deberá ser dictado de conformidad con lo previsto en el artículo 42 bis de esta Ley. k) La posibilidad de recurrir el acto de adjudicación, en los términos que señala esta Ley. l) La obligación de readjudicar o declarar desierto el concurso, cuando por la interposición de recursos se anule el acto de adjudicación, todo de conformidad con lo previsto en el artículo 42 bis de esta Ley.”

“Artículo 44.- Supuestos La licitación abreviada será el procedimiento ordinario para contratar en los supuestos previstos en el artículo 27 de esta Ley. Artículo 45.- Estructura mínima En la licitación abreviada se invitará a participar a un mínimo de cinco proveedores del bien o el servicio, acreditados en el registro correspondiente. Si el número de proveedores para el objeto de la contratación es inferior a cinco, la Administración dejará constancia expresa en el expediente e invitará a los proveedores acreditados. La invitación se dirigirá a la dirección indicada por el respectivo proveedor. Cuando así convenga al interés público, podrá realizarse una publicación en La Gaceta. Por la naturaleza abreviada del procedimiento, la Administración únicamente estudiará las ofertas de los proveedores que hayan sido invitados. Cuando medie publicación en La Gaceta, estudiará todas las ofertas presentadas. El plazo para recibir ofertas no podrá ser menor a cinco ni mayor a veinte días hábiles, salvo en casos muy calificados en que la Administración considere necesario ampliarlo hasta un máximo de diez días adicionales, para lo cual deberá dejar constancia en el expediente de las razones que lo justifican. El acto de adjudicación deberá dictarse dentro del plazo establecido en el cartel, que no podrá ser superior al doble del fijado para recibir ofertas. Vencido ese plazo, el procedimiento caducará e impedirá que se adopte el acto de adjudicación, so pena de nulidad absoluta del procedimiento y con la consecuente responsabilidad administrativa de los funcionarios que generaron la caducidad, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 96 bis de esta Ley.

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En lo no previsto en esta sección, el procedimiento de licitación abreviada se regirá por las disposiciones de la presente Ley para la licitación pública, en la medida que sean compatibles con su naturaleza. Artículo 46.- Registro En cada proveeduría institucional se llevará un registro de los proveedores interesados en contratar con la Administración. En el caso del sector municipal, el registro conformado por la Municipalidad de San José podrá ser empleado por las restantes corporaciones. En las entidades descentralizadas que posean régimen desconcentrado de compras, la Junta Directiva decidirá si se consulta el registro del nivel central o si podrá utilizarse el propio que conforme cada unidad de acuerdo con los lineamientos emitidos por la Junta para tales efectos. La administración invitará por lo menos una vez al año, mediante publicación en La Gaceta, a formar parte del registro de proveedores. No obstante, en cualquier tiempo los proveedores interesados podrán solicitar su incorporación al registro. El reglamento definirá las condiciones para la inscripción, su plazo de vigencia, así como las reglas de funcionamiento del registro, que deberánprocurar la participación de todos los proveedores inscritos y el acceso de la administración a las mejores ofertas. De igual forma, reglamentariamente se regulará el procedimiento de exclusión del registro y su régimen recursivo.” “Artículo 53.- Precalificación Cuando lo considere favorable para el mejor escogimiento del contratista, la Administración podrá promover una etapa de precalificación, como parte de la licitación pública o de la licitación abreviada, a fin de seleccionar previamente a los participantes, de acuerdo con sus condiciones particulares.” “Artículo 57.- Procedimiento aplicable Las contrataciones de obra pública se efectuarán por licitación pública, licitación abreviada o contratación directa, según su monto.” “Artículo 62.- Límite de la subcontratación El contratista no podrá subcontratar por más de un cincuenta por ciento (50%) del total de la obra, salvo autorización previa y expresa de la administración, cuando circunstancias muy calificadas así lo justifiquen a juicio de esta. Sin embargo, la subcontratación no relevará al contratista de su responsabilidad por la ejecución total

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de la obra. Asimismo, los subcontratistas estarán sujetos a lo dispuesto en el artículo 22 de esta Ley. Artículo 63.- Procedimiento aplicable Las contrataciones de suministros se regirán por los procedimientos de licitación pública, licitación abreviada o contratación directa, según su monto. Artículo 64.- Procedimiento de contratación de servicios Los servicios técnicos o profesionales, a cargo de personas físicas o jurídicas, se contratarán por los procedimientos de licitación pública, licitación abreviada o contratación directa, según su monto.” “Artículo 76.- Procedimiento aplicable Para tomar en arrendamiento bienes inmuebles, con construcciones o sin ellas, la administración deberá acudir al procedimiento de licitación pública, licitación abreviada o contratación directa, según corresponda, de acuerdo con el monto.” “Artículo 78.- Procedimiento aplicable La administración podrá tomar en arriendo equipo o maquinaria con opción de compra o sin ella, para lo cual deberá seguir los procedimientos de licitación pública, licitación abreviada o contratación directa, según su monto.” “Artículo 81.- Plazo y órganos competentes Contra el cartel de la licitación pública y de la licitación abreviada, podrá interponerse recurso de objeción, dentro del primer tercio del plazo para presentar ofertas. El recurso se interpondrá ante la Contraloría General de la República en los casos de licitación pública y en los demás casos ante la administración contratante.” “Artículo 84.- Cobertura del recurso y órgano competente En contra del acto de adjudicación se podrá interponer el recurso de apelación en los siguientes casos:

1) En las administraciones citadas en el inciso a) del artículo 27 de esta Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los noventa millones de colones (¢90.000.000,00).

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2) En las administraciones citadas en el inciso b) del artículo 27 de esta Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los sesenta y ocho millones quinientos mil colones (¢68.500.000,00). 3) En las administraciones citadas en el inciso c) del artículo 27 de esta Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los cuarenta y siete millones quinientos mil colones (¢47.500.000,00). 4) En las administraciones citadas en el inciso d) del artículo 27 de esta Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los treinta y cinco millones de colones (¢35.000.000,00). 5) En las administraciones citadas en el inciso e) del artículo 27 de esta Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los veintiséis millones de colones (¢26.000.000,00). 6) En las administraciones citadas en el inciso f) del artículo 27 de esta Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los veintidós millones quinientos mil colones (¢22.500.000,00). 7) En las administraciones citadas en el inciso g) del artículo 27 de esta Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los quincemillones de colones (¢15.000.000,00). 8) En las administraciones citadas en el inciso h) del artículo 27 de esta Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los once millones de colones (¢11.000.000,00). 9) En las administraciones citadas en el inciso i) del artículo 27 de esta Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los siete millones quinientos mil colones (¢7.500.000,00). 10) En las administraciones citadas en el inciso j) del artículo 27 de esta Ley, cuando el monto de la adjudicación impugnada supere los tres millones quinientos mil colones (¢3.500.000,00).

Para efectos de la aplicación de los límites anteriores, se tomará en consideración únicamente el monto impugnado. En el caso de licitaciones compuestas por varias líneas se sumarán los montos adjudicados de las líneas que se impugnen. Si se trata de contratos continuados, se tomará en cuenta el monto adjudicado para el plazo inicial, sin considerar prórrogas eventuales. En licitaciones con cuantía inestimable cabrá el recurso de apelación. En los concursos promovidos de conformidad con lo previsto en el párrafo primero del artículo 1 de esta Ley, resultarán aplicables los límites establecidos en los anteriores incisos. El recurso deberá ser presentado ante la Contraloría General de la República dentro de los diez días hábiles siguientes a la notificación del acto de adjudicación en los casos de licitación pública. Cuando se trate de licitaciones abreviadas o de concursos promovidos de conformidad con el párrafo segundo del artículo 1 de esta Ley, la presentación del recurso deberá hacerse dentro de los cinco días siguientes a la notificación del acto de adjudicación.

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Los montos de apelación citados en este artículo serán ajustados de conformidad con los criterios establecidos en el artículo 27 de esta Ley. Con el recurso de apelación, el recurrente deberá presentar una constancia de que rindió ante la propia entidad licitante una fianza a favor de aquella, cuyo monto será de hasta un máximo de un uno por cierto (1%) del monto de la propuesta, porcentaje que se definirá en el cartel respectivo, de acuerdo con la complejidad y circunstancias de la contratación. Cuando el objeto de la contratación sea de cuantía inestimable, la Administración establecerá en el cartel el monto fijo de la fianza, el cual deberá ser proporcionado a las circunstancias. A falta de presentación de la fianza, la Contraloría General prevendrá acerca de su presentación en el plazo de dos días hábiles y, en caso de que no se rinda, rechazará de plano el recurso. La Contraloría General de la República ordenará la ejecución de la fianza en los casos en que el recurso de apelación sea rechazado de plano por improcedencia manifiesta, o bien cuando sea declarado sin lugar y se haya determinado que el apelante invocó hechos falsos o que procedió con evidente mala fe, con el propósito de demorar injustificadamente la continuación del procedimiento. En caso contrario, la fianza se devolverá al recurrente y así se ordenará en lo resuelto.” “Artículo 88.- Fundamentación del recurso El recurso de apelación deberá indicar, con precisión, la infracción sustancial del ordenamiento jurídico que se alega como fundamento de la impugnación. Cuando se discrepe de las valoraciones técnicas o apreciaciones científicas que sirven de motivo a la Administración para adoptar su decisión, el apelante deberá rebatir de forma razonada esos antecedentes para lo cual deberá aportar los dictámenes y estudios emitidos por profesionales calificados. En aquellos casos donde se apele un acto de readjudicación, la impugnación deberá girar únicamente contra las actuaciones realizadas con posterioridad a la resolución anulatoria, estando precluída cualquier situación que se conociera desde que se dictó el acto de adjudicación. Artículo 89.- Plazo para resolver El recurso de apelación deberá ser resuelto dentro de los cuarenta días hábiles siguientes al auto inicial en los casos de licitaciones públicas. En dicho auto se conferirá a la Administración y a la parte adjudicada un plazo de diez días hábiles para que se manifiesten sobre los alegatos del apelante, en los casos de licitaciones públicas. Cuando se trate de licitaciones abreviadas o de concursos promovidos de conformidad con el párrafo segundo del artículo 1 de esta Ley, el plazo de resolución será de treinta días hábiles y el emplazamiento será por cinco días hábiles.

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En casos muy calificados, cuando para resolver el recurso haya sido necesario recabar prueba pericial especialmente importante que, por su complejidad no pueda ser rendida dentro del plazo normal de resolución, el período podrá prorrogarse, mediante decisión motivada, hasta por otros veinte días hábiles, en los casos de licitaciones públicas, y por diez días hábiles cuando se trate de licitaciones abreviadas o de concursos promovidos de conformidad con el párrafo segundo del artículo 1 de esta Ley.” “Artículo 99.- Sanción de apercibimiento

[…] c) Que deje sin efecto su propuesta, sin mediar una causa justa, en los casos en que se haya requerido garantía de participación.”

“Artículo 101.- Deber de informar La Administración remitirá, cada tres meses, un reporte a la Contraloría General de la República, en el cual informará sobre la actividad contractual desplegada durante ese período. En ese informe, sin perjuicio de los demás datos de interés que defina reglamentariamente la Contraloría General de la República, por lo menos se suministrará un detalle de los procedimientos de contratación iniciados, los actos de adjudicación, las calidades del contratista, el objeto y el monto de las operaciones, así como la partida presupuestaria que respalda la erogación. En los casos de contratación directa, el informe deberá especificar la norma legal que la sustenta.” b) Se modifica el nombre de la sección tercera del capítulo sexto, para que se denomine “Licitación abreviada”.

ARTÍCULO 2.- Adiciones.- Se adicionan a la Ley de Contratación Administrativa, Ley Nº 7494, de 2 de mayo de 1995, un artículo 2 bis; un párrafo final al artículo 3; dos párrafos adicionales al final del artículo 12; un artículo 12 bis; tres párrafos adicionales al final del artículo 32; un artículo 42 bis; un párrafo segundo al artículo 55; dos incisos d) y e) al artículo 96 bis y un inciso h) al artículo 100, que en adelante se leerán así:

“Artículo 2 bis.- Autorizaciones Se excluye de los procedimientos de concurso establecidos en esta Ley los siguientes supuestos autorizados por la Contraloría General de la República:

a) Cuando los bienes, las obras o los servicios, en razón de su gran complejidad o su carácter especializado, solo puedan obtenerse de un número limitado de proveedores o contratistas, de manera que por razones de

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economía y eficiencia no resulte adecuada la aplicación de los procedimientos ordinarios. b) En los casos en que la Administración, habiendo adquirido ya equipo tecnológico, decida adquirir más productos del mismo contratista por razones de normalización o por la necesidad de asegurar su compatibilidad con los equipos tecnológicos que se estén utilizando, teniendo en cuenta si el contrato original satisfizo adecuadamente las necesidades de la administración adjudicadora, si el precio es razonable y especialmente si se descartó la existencia de mejores alternativas en el mercado. c) Otras actividades o casos específicos en los que se acrediten suficientes razones para considerar que es la única forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos.

La solicitud que dirija la Administración deberá contener una justificación detallada de las circunstancias que motivan la aplicación de las excepciones establecidas en este artículo, así como el detalle de la forma en que se tiene previsto seleccionar al contratista. La Contraloría General resolverá la solicitud en el término de diez días hábiles y podrá establecer procedimientos sustitutos a los ordinarios. Asimismo, especificará la vía recursiva que proceda en estos casos, así como los plazos aplicables al trámite respectivo.” “Artículo 3.- Régimen jurídico […] Para el mejor ejercicio de sus potestades de fiscalización en la materia regulada en esta Ley, la Contraloría General de la República podrá requerir el criterio técnico de asesores externos, para lo cual está facultada para recurrir al procedimiento previsto en el inciso h) del artículo 2 de esta Ley, independientemente de la cuantía de la contratación. En el caso de que tal requerimiento se formule ante un ente u órgano público, su atención será obligatoria de conformidad con lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.” “Artículo 12.- Modificación contractual y actualización tecnológica […] La Administración podrá recibir objetos actualizados con respecto al bien adjudicado, en el tanto se cumplan las siguientes condiciones:

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a) Que los objetos sean de la misma naturaleza. b) Que se dé un cambio tecnológico que mejore el objeto. c) Que no se incremente el precio ofertado. d) Que se mantengan las demás condiciones que motivaron la adjudicación.

En las contrataciones para la adquisición de equipos tecnológicos, el adjudicatario estará obligado a cumplir con la entrega de la última actualización tecnológica de los bienes adjudicados, siempre y cuando la Administración lo haya dispuesto expresamente en el cartel.” “Artículo 12 bis.- Nueva contratación Si ejecutado un contrato la Administración requiere suministros o servicios adicionales de igual naturaleza, podrá obtenerlos del mismo contratista siempre que se cumpla con los siguientes requisitos:

a) Que el contratista convenga en ello. b) Que el nuevo contrato se concluya sobre las mismas bases del precedente. c) Que el monto del nuevo contrato no sume más del cincuenta por ciento (50%) del contrato anterior. d) Que no hayan transcurrido más de seis meses después de la recepción provisional del objeto del primer contrato.”

“Artículo 32.- Validez, perfeccionamiento, formalización e inicio del contrato […] La Administración estará facultada para readjudicar de forma inmediata el negocio cuando el adjudicatario no otorgue la garantía de cumplimiento a plena satisfacción o no comparezca a la formalización del contrato. En tales casos, acreditadas dichas circunstancias en el expediente, el acto de adjudicación inicial se considerará insubsistente y la Administración procederá a la readjudicación respectiva en un plazo de veinte días hábiles, el cual podrá ser prorrogado hasta por diez días adicionales siempre que se acrediten en el expediente las razones calificadas que así lo justifican. La Contraloría General de la República deberá resolver la solicitud de refrendo de los contratos, cuando este requisito proceda, dentro de un plazo de veinticinco días hábiles cuando se trate de licitación pública y de veinte días hábiles en los restantes casos.

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La Administración deberá girar la orden de inicio dentro del plazo establecido en el cartel, y a falta de estipulación especial lo hará dentro de los quince días hábiles contados a partir de la notificación del refrendo o de la aprobación interna, según corresponda, salvo resolución motivada en la que se resuelva extender el plazo por razones calificadas, resolución que deberá emitirse dentro del plazo inicial previsto.” “Artículo 42 bis.- Adjudicación El acto de adjudicación deberá ser dictado dentro del plazo establecido en el cartel, que no podrá ser superior al doble del plazo fijado para recibir ofertas. Dicho plazo podrá ser prorrogado por un tanto igual y por una sola vez mediante resolución motivada en la que se acrediten las razones de interés público que así lo justifiquen. Vencido el plazo, el procedimiento caducará, lo cual impedirá que se adopte el acto de adjudicación, so pena de nulidad absoluta del procedimiento y con la consecuente responsabilidad administrativa de los funcionarios que generaron la caducidad, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 96 bis de esta Ley. De previo al dictado del acto de adjudicación, la Administración deberá otorgar un plazo de cinco días hábiles a los oferentes, para que se refieran a la recomendación técnica de adjudicación u otros estudios o valoraciones periciales incorporadas a los efectos en el expediente, que vayan a servir de base para la adopción del acto respectivo. La Administración se referirá a las observaciones de los oferentes al dictar el acto de adjudicación. La disconformidad del oferente deberá ser alegada al presentar el recurso que proceda contra el acto de adjudicación, de acuerdo con lo previsto en esta Ley. Para efectos de la readjudicación o declaratoria de desierto del concurso, derivadas de la anulación del acto de adjudicación, la Administración dispondrá de un plazo de un mes contado a partir del día siguiente al de la notificación de la resolución respectiva, plazo que podrá ser prorrogado por un mes adicional en casos debidamente justificados mediante resolución motivada que deberá constar en el expediente. Vencido este plazo, el procedimiento caducará e impedirá que se adopte el acto de readjudicación, so pena de nulidad absoluta del procedimiento y con la consecuente responsabilidad administrativa de los funcionarios que generaron la caducidad, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 96 bis de esta Ley.” “Artículo 55.- Tipos abiertos […] Los reglamentos que se emitan para tales efectos, deberán ser remitidos previamente a la Contraloría General de la República para que esta haga las

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recomendaciones que estime procedentes, en relación con los aspectos de su competencia. Dichas recomendaciones no tendrán carácter vinculante.” “Artículo 96 bis.- Suspensión sin goce de salario

[…] d) Propiciar o disponer la fragmentación ilegal de operaciones, tramitando contratos que por su monto implicarían un procedimiento más riguroso que el seguido al dividirlas. e) Propiciar el incumplimiento de los plazos previstos en esta Ley.”

“Artículo 100.- Sanción de inhabilitación

[…] h) Deje sin efecto su propuesta, sin mediar una causa justa, en los casos en que no se haya requerido garantía de participación.”

ARTÍCULO 3.- Derogatorias.- Se derogan los artículos 47, 48, 80, 96 en su inciso f) y 108 de la Ley de Contratación Administrativa, Ley Nº 7494, de 2 de mayo de 1995. ARTÍCULO 4.- Reglamentación.- El Poder Ejecutivo deberá hacer las reformas reglamentarias requeridas para la aplicación de esta Ley, dentro del plazo de los dos meses siguientes a su publicación. ARTÍCULO 5.- TRANSITORIO.- Los procedimientos de contratación iniciados antes de la vigencia de esta Ley de reforma parcial, se concluirán conforme a las disposiciones vigentes en el momento de adoptarse la decisión de iniciar el concurso. Sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 4 y 6 de esta misma Ley, mientras no se publiquen las reformas reglamentarias requeridas para su aplicación, todos los procedimientos de contratación administrativa se regirán por las disposiciones vigentes al momento de entrar en vigor. ARTÍCULO 6.- Vigencia.- Esta Ley entrará a regir dos meses después de su publicación. José Miguel Córrales Bolaños Rodrigo Alberto Carazo Zeledón Martha Zamora Castillo Laura Chinchilla Miranda

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Álvaro González Alfaro Edwin Patterson Bent Daisy Quesada Calderón Kyra De La Rosa Alvarado Gerardo Vargas Leiva Sigifredo Aiza Campos Carlos Avendaño Calvo Federico Vargas Ulloa

DIPUTADOS 4 de mayo de 2004, gdph. NOTA: Este proyecto pasó a estudio e informe de la Comisión Permanente de Asuntos Jurídicos.

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