Modelo de negocio bienes.

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DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES 1 Proyecto: Actualización del Sistema de Información de Bienes Muebles MODELO DE NEGOCIO William J. Montilva C. Enoch Vasquez S. Enero, 2007

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DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

1

Proyecto:

Actualización del Sistema de Información de Bienes Muebles

MODELO DE NEGOCIO

William J. Montilva C. Enoch Vasquez S.

Enero, 2007

Page 2: Modelo de negocio bienes.

Tabla de Contenido Página

Introducción 1

1. Definición del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . 2

2. Modelo de Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . 3

2.1. Visión del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . . 3

2.2. Misión del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . 3

2.3. Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . 3

3. Modelo de Procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . 5

3.1. Procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . 6

3.2. Procesos Fundamentales del Sistema de Registro y Control de Bienes . 6

3.2.1. Procesos de Registro de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

3.2.1.1. Proceso de Incorporación de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . 7

3.2.1.2. Proceso de Traslado de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

3.2.1.3. Proceso de Desincorporación de Bienes . . . . . . . . . . . 26

3.2.1.4. Proceso Modificación Características Físicas de Bienes 42

3.2.2. Procesos de Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

3.2.2.1. Proceso de Inventario Físico de Bienes . . . . . . . . . . . 45

3.3. Procesos de Apoyo del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . 48

3.3.1. Proceso de Planificación y Control de la Gestión de Bienes . . . 48

3.3.2. Proceso Rendición Mensual de la Gestión de Bienes . . . . . . . . . 50

4. Modelo de Actores y Estructura Organizativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

5. Modelo de Reglas de Negocio del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

61

6. Modelo de Eventos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . 66

7. Modelo de Objetos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . 68

Anexo A: Planillas y Formatos A-1

Anexo B: Glosario B-1

Bibliografía C-1

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Introducción Con miras a dar cumplimiento al macro proyecto institucional para la automatización e integración administrativa de la Universidad de Los Andes y específicamente en lo relativo a la gestión administrativa para el registro y control de los bienes muebles, se presenta a continuación un documento que resume el trabajo realizado en la primera etapa del proyecto para la Actualización del Sistema de Información de Bienes Muebles de la ULA. El Sistema de Registro y Control de Bienes de la Universidad de Los Andes constituye el sistema de actividades administrativas que permiten realizar el control físico de los bienes muebles propiedad de la universidad. Este sistema de actividades representa el ambiente o contexto donde el Sistema de Información de Bienes Muebles de la ULA opera, permitiendo que este último proporcione los servicios de información requeridos para cumplir con tan importante misión dentro de la administración universitaria. Este documento denominado Modelo de Negocios del Sistema de Registro y Control de Bienes de la Universidad de Los Andes, servirá para representar tanto gráficamente como textualmente diferentes aspectos relacionados con la administración de los activos fijos de la universidad. Dicho modelo permitirá describir los objetivos que el área financiera debe alcanzar para el control físico de estos bienes. Los procesos y actividades que serán realizados para lograr estos objetivos. Los recursos o entidades requeridos para ejecutar estos procesos, así como el marco legal que regula dichos procesos. Así mismo, la identificación de actores (personas o máquinas) responsables de la ejecución de estos procesos y la definición de la estructura organizacional que los agrupa, tal como se describe en el método de Modelado de Negocios (Business Modeling Method: BMM), propuesta por J. Montilva y J. Barrios [1]. El documento ha sido estructurado en 8 secciones y un anexo en los que se describen los principales elementos de dicho modelo, tal como se muestra a continuación:

La sección 1, define en términos generales el sistema de registro y control de bienes y su contexto.

La sección 2, describe los objetivos generales y específicos de este sistema de actividades (modelo de objetivos).

La sección 3, detalla los diferentes procesos y actividades llevados a cabo para cumplir dichos objetivos (modelo de procesos).

La sección 4, describe los diferentes actores y sus respectivos roles, así como la estructura organizacional donde se encuentra asignados estos actores (modelo de actores/unidades).

La sesión 5, señala las reglas de negocio que regulan la ejecución de estos procesos, las cuales están representadas en las principales leyes, reglamentos y normas para el control interno de bienes (modelo de reglas de negocio).

La sección 6, muestra los eventos asociados a este sistema de negocio y el flujo de trabajo asociado a cada evento (modelo de eventos).

La sección 7, define las principales entidades o recursos que son requeridos para ejecutar estos procesos (modelo de objetos).

Page 4: Modelo de negocio bienes.

1 Definición del Sistema de Registro y Control de Bienes Se entiende como Sistema de Registro y Control de Bienes al conjunto de principios, políticas, normas, procesos y procedimientos administrativos que permiten el registro de las adquisiciones, traslados o traspasos y desincorporaciones de los activos fijos tangibles, propiedad de la Universidad de Los Andes. Así como también, el control sobre el uso, conservación, mantenimiento, reemplazo y custodia de los mismos. Entiéndase por ACTIVOS FIJOS TANGIBLES, todos los bienes muebles y/o equipos, mobiliario, semovientes, colecciones u otros objetos, de largo uso y duración que no estén adheridos físicamente a edificaciones y terrenos propiedad de la Universidad de Los Andes. Dentro del contexto universitario, el Sistema de Registro y Control de Bienes se encuentra ubicado dentro del sistema financiero de la ULA, vinculado y relacionado directamente con los sistemas de Compras y Contabilidad , tal como se muestra en la figura 1.

Figura 1. Contexto del Sistema de Registro y Control de Bienes

El vinculo con el Sistema de Compras se da a través de los procesos de solicitud, adquisición y posterior entrega de los bienes, cuando estos son adquiridos, donados o producidos internamente en la institución. Una vez que estos bienes son adquiridos por la dependencia administrativa, estos deben ser registrados como bienes muebles de la universidad. Para ello, los procesos de control perceptivo, verificación de comprobantes, asignación de códigos de inventario y rotulación de los bienes adquiridos son realizados por el Sistema de Registro y Control de Bienes, creándose un registro único de identificación por cada bien registrado en el inventario. Así mismo, se crea un registro de asiento contable de acuerdo al Plan de Cuentas contenidos en el Sistema de Contabilidad, con la finalidad de incluir en la cuenta de activos fijos de la institución todos los bienes muebles adquiridos.

Sistema de RegistroSistema de Registroyy

Control de BienesControl de Bienes

Sistema Sistema de de

ComprasCompras

SistemaSistemadede

ContabilidadContabilidad

Sistema Financiero de la ULASistema Financiero de la ULA

Sistema de RegistroSistema de Registroyy

Control de BienesControl de Bienes

Sistema Sistema de de

ComprasCompras

SistemaSistemadede

ContabilidadContabilidad

Sistema Financiero de la ULASistema Financiero de la ULA

Page 5: Modelo de negocio bienes.

2 Modelo de Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes Según lo establecido en el Reglamento Interno del Sistema de Inventario de la Universidad de Los Andes [2], artículo 1, donde hace mención que el principal objetivo de esta área administrativa es la de practicar el control físico de los bienes muebles propiedad de la Universidad de Los Andes. Entendiéndose como control físico de bienes el registrar y controlar las incorporaciones, desincorporaciones, traslados, conservación, mantenimiento y custodia de los activos fijos tangibles de la Universidad. Basados en este objetivo principal, así como de la misión y visión que se tiene de esta área administrativa, se ha derivado el siguiente modelo de objetivos.

2.1 Visión del Sistema de Registro y Control de Bienes

Llegar a convertirse en un sistema eficaz y eficiente para una adecuada administración y control de los bienes muebles, con apego a las leyes y normativas vigentes, con la finalidad de garantizarle a la comunidad universitaria y a los entes contralores del estado, de toda la información oportuna, veraz y precisa sobre el patrimonio de bienes muebles propiedad de la Universidad de los Andes.

2.2 Misión del Sistema de Registro y Control de Bienes

Garantizar un registro permanente, efectivo y actualizado de los bienes muebles de la Universidad de los Andes mediante la aplicación de las normativas legales que rigen la materia.

2.3 Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes

1. Mantener el control físico de los bienes mediante el registro y control de las incorporaciones, desincorporaciones, traslados, conservación, mantenimiento, custodia y actualización del inventario físico de los bienes muebles de la ULA con apego a las leyes y normativas vigentes.

1.1. Efectuar un registro oportuno y veraz de los movimientos de bienes que

reflejen las adquisiciones, traslados y desincorporaciones de bienes muebles.

1.1.1. Llevar un registro de todos los bienes que sean adquiridos por la Universidad, ya sean por compra, donación o producción institucional.

Page 6: Modelo de negocio bienes.

1.1.2. Mantener un registro del cambio de ubicación física y de responsables de los bienes muebles cuando estos son trasladados de un recinto universitario a otro.

1.1.3. Conservar un registro de todos los bienes que sean desincorporados

de los activos fijos de la Universidad, ya sean por venta, donación, permuta, robo o inservibilidad.

1.1.4. Mantener actualizado el registro de bienes debido a cualquier

cambio en las características físicas de un bien, así como de la ubicación y responsable del mismo.

1.2. Efectuar un control sobre el uso, conservación, mantenimiento, reemplazo y

custodia de los bienes muebles propiedad de la Universidad.

1.2.1. Verificar el estado, uso y conservación de los bienes mediante el levantamiento del inventario físico de los bienes muebles de la Universidad.

1.2.1.1. Ejecutar la revisión física de los bienes muebles de cada

dependencia universitaria. 1.2.1.2. Cotejar los resultados arrojados por la verificación física

contra los registros llevados en forma automatizada.

1.2.1.3. Realizar los ajustes requeridos en los registros tanto manuales como automatizados por las diferencias encontradas.

1.2.2. Asignar responsabilidades para la custodia de los bienes al personal

que los utiliza en la ejecución de sus funciones. 1.2.3. Realizar mantenimiento periódico tanto preventivo como correctivo

a los bienes muebles de la Universidad. La figura 2 presenta un diagrama jerárquico donde se resumen los objetivos generales y específicos del Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles de la ULA.

Page 7: Modelo de negocio bienes.

Figura 2. Modelo de Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles de la ULA. 3 Modelo de Procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes Con la finalidad de alcanzar los fines propuestos, un sistema de negocios se organiza en un conjunto estructurado de actividades llamados procesos de negocio. Los procesos de negocio son modelados como una jerarquía de procesos con varios niveles de abstracción. Tomando como base algunas reglas de modelado extraídas del método BMM [1], el nivel más alto de la jerarquía de procesos se modela usando una cadena de valor. Posteriormente, cada proceso de negocio de la cadena de valor se descompone en subprocesos representados mediante Diagramas de Jerarquía de Procesos de UML Business. Alternativamente, cada proceso del Diagrama de Jerarquía de Procesos puede ser descrito usando Diagramas de Procesos en UML Business, donde se resume el objetivo que persigue dicho proceso, sus entradas y salidas, las reglas de negocio que aplican, los actores que ejecutan dicho proceso y los objetos de negocio involucrados. Por último, cada uno de los procesos de más bajo nivel del Diagrama de Jerarquía de Procesos se describe separadamente usando Diagramas de Actividad de UML (2.0).

OBJETIVO 1:Mantener el control físico de los bienes muebles de la ULA mediante el registro y control de sus incorporaciones, desincorporaciones, traslados, conservación, mantenimiento, custodia y actualización del inventario físico con apego a las leyes y normativas vigentes.

OBJETIVO 1.1:Efectuar el registro de los movimientos de bienes que reflejen las incorporaciones, desincorporaciones y traslados de bienes muebles.

OBJETIVO 1.1.1:Llevar un registro de los bienes muebles adquiridos por la Universidad ya sea por compra, donación o producción institucional.

OBJETIVO 1.1.2:Mantener un registro del cambio de ubicación física y responsables de los bienes muebles cuando estos son trasladados de un recinto universitario a otro.

OBJETIVO 1.2:Efectuar el Control sobre el uso, conservación, mantenimiento, reemplazo y custodia de los bienes muebles de la ULA.

OBJETIVO 1.1.3:Conservar un registro de todos los bienes muebles desincorporados de los activos fijos de la Universidad, ya sean por venta, donación, permuta, robo o inservibilidad.

OBJETIVO 1.1.4:Mantener actualizado cualquier cambio en las características físicas de los bienes muebles, así como de su ubicación y responsable.

OBJETIVO 1.2.1:Verificar el estado, uso y conservación de los bienes mediante el levantamiento del inventario físico de bienes muebles de la Universidad.

OBJETIVO 1.2.2:Asignar responsabilidades para la custodia de los bienes al personal que lo utiliza en la ejecución de sus funciones.

OBJETIVO 1.2.3:Realizar mantenimiento periódico tanto preventivo como correctivo a los bienes muebles de la Universidad.

OBJETIVO 1:Mantener el control físico de los bienes muebles de la ULA mediante el registro y control de sus incorporaciones, desincorporaciones, traslados, conservación, mantenimiento, custodia y actualización del inventario físico con apego a las leyes y normativas vigentes.

OBJETIVO 1.1:Efectuar el registro de los movimientos de bienes que reflejen las incorporaciones, desincorporaciones y traslados de bienes muebles.

OBJETIVO 1.1.1:Llevar un registro de los bienes muebles adquiridos por la Universidad ya sea por compra, donación o producción institucional.

OBJETIVO 1.1.2:Mantener un registro del cambio de ubicación física y responsables de los bienes muebles cuando estos son trasladados de un recinto universitario a otro.

OBJETIVO 1.2:Efectuar el Control sobre el uso, conservación, mantenimiento, reemplazo y custodia de los bienes muebles de la ULA.

OBJETIVO 1.1.3:Conservar un registro de todos los bienes muebles desincorporados de los activos fijos de la Universidad, ya sean por venta, donación, permuta, robo o inservibilidad.

OBJETIVO 1.1.4:Mantener actualizado cualquier cambio en las características físicas de los bienes muebles, así como de su ubicación y responsable.

OBJETIVO 1.2.1:Verificar el estado, uso y conservación de los bienes mediante el levantamiento del inventario físico de bienes muebles de la Universidad.

OBJETIVO 1.2.2:Asignar responsabilidades para la custodia de los bienes al personal que lo utiliza en la ejecución de sus funciones.

OBJETIVO 1.2.3:Realizar mantenimiento periódico tanto preventivo como correctivo a los bienes muebles de la Universidad.

Page 8: Modelo de negocio bienes.

3.1 Procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes Tomando como base el modelo de objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes de la ULA y específicamente en la misión de este sistema, se muestra a través de una cadena de valor los procesos que son llevados a cabo para cumplir con los objetivos de este sistema de negocios, tal como se ilustra en la figura 3.

Figura 3. Cadena de Valor del Sistema de Registro y Control de Bienes de la ULA

3.2 Procesos Fundamentales del Sistema de Registro y Control de Bienes Tal como se indica en el gráfico anterior, los procesos fundamentales o claves del sistema de Registro y Control de Bienes de la ULA son:

• Proceso de Registro de Bienes y • Proceso de Control de Bienes.

3.2.1 Procesos de Registro de Bienes El registro de bienes agrupa a todos los procesos y actividades que mantienen registros permanentes y detallados de las entradas (incorporaciones), salidas (desincorporaciones) y traspasos (traslados) de los activos fijos de la ULA. La figura 4 muestra el siguiente nivel de descomposición del proceso de Registro de Bienes.

<<proceso>>

1. Registro de Bienes

<<proceso>>

2. Control de Bienes

Procesos Fundamentales

Procesos de Apoyo<<proceso>>

1. Planificación y Control de la Gestión de Bienes

<<proceso>>

2. Rendición Mensual de la Gestión de Bienes

<<proceso>>

1. Registro de Bienes

<<proceso>>

1. Registro de Bienes

<<proceso>>

2. Control de Bienes

<<proceso>>

2. Control de Bienes

Procesos Fundamentales

Procesos de Apoyo<<proceso>>

1. Planificación y Control de la Gestión de Bienes

<<proceso>>

1. Planificación y Control de la Gestión de Bienes

<<proceso>>

2. Rendición Mensual de la Gestión de Bienes

<<proceso>>

2. Rendición Mensual de la Gestión de Bienes

Page 9: Modelo de negocio bienes.

Figura 4. Subprocesos del proceso de Registro de Bienes

3.2.1.1 Proceso de Incorporación de Bienes

• Objetivo del proceso: Registrar el ingreso de bienes muebles a la Universidad, cuando estos sean adquiridos por concepto de compra, donación o producción institucional.

• Diagrama general del proceso:

Figura 5. Diagrama del proceso de Incorporación de Bienes

Proveedor

<<regla>>

• Ley de Universidades• Reglamento del Sistema de Inventario• Circular vigente número 01-2003• Manuales o catálogos de cuentas

contables para el sistema de contabilidad pública elaborado por Programa de Modernización de la Administración Financiera del Estado

• Publicación número 9 actualizada de la Contraloría General de la República.

<<actor>>• Director de Finanzas• Jefe de la Oficina Central

de Control de Bienes

<<objetivo>>Registrar la incorporación de bienes muebles s de la Universidad de los Andes por compra, donación y producción institucional.

<<objeto>>Bienes muebles marcados

<<actor>>• Administrador de la

Dependencia• Jefe de la OCCB• Secretaria de la OCCB• Registrador de Bienes• Consejo Universitario

<<información>>• Sistema de Control de Bienes

Muebles Versión Junio 2005• Sistema de Reportes. • Sistema de Correspondencia.• Formatos Preelaborados

(F-I-20 y F-I-21)

<<proceso>>

1.1 INCORPORACIÓNDE BIENES<<Información>>

• Solicitud de incorporación de bienes muebles

• Comprobante de adquisición de bienes( - Factura de compra,- Recibo de producción o- Acta de aceptación de bienes )

• Orden de Compra o nota de entrega• Carta del ente externo que dona los bienes• Cualquier otro documento que avale

la adquisición licita de los bienes

Archivo de la OCCB

Bien identificado

Dependencia Universitaria

<<regula>>controla

cumple

<<suple>>

<<requiere>>

• F-I-20: Recolección de datos bienes muebles.• F-I-21: Formas de control de flujo.

<<evento>>Entrega de

bienes muebles

<<Información>>Expediente de bienes conformado por:• Fotocopia del comprobante de

adquisición de bienes • Formatos F-I-21• Formatos F-I-20 de cada

bien incorporado

<<ejecuta>>

<<Información>>Comprobante original de adquisición(codificado con códigos contablesy números de inventario)

Proveedor

<<regla>>

• Ley de Universidades• Reglamento del Sistema de Inventario• Circular vigente número 01-2003• Manuales o catálogos de cuentas

contables para el sistema de contabilidad pública elaborado por Programa de Modernización de la Administración Financiera del Estado

• Publicación número 9 actualizada de la Contraloría General de la República.

<<actor>>• Director de Finanzas• Jefe de la Oficina Central

de Control de Bienes

<<objetivo>>Registrar la incorporación de bienes muebles s de la Universidad de los Andes por compra, donación y producción institucional.

<<objeto>>Bienes muebles marcados

<<actor>>• Administrador de la

Dependencia• Jefe de la OCCB• Secretaria de la OCCB• Registrador de Bienes• Consejo Universitario

<<información>>• Sistema de Control de Bienes

Muebles Versión Junio 2005• Sistema de Reportes. • Sistema de Correspondencia.• Formatos Preelaborados

(F-I-20 y F-I-21)

<<proceso>>

1.1 INCORPORACIÓNDE BIENES<<Información>>

• Solicitud de incorporación de bienes muebles

• Comprobante de adquisición de bienes( - Factura de compra,- Recibo de producción o- Acta de aceptación de bienes )

• Orden de Compra o nota de entrega• Carta del ente externo que dona los bienes• Cualquier otro documento que avale

la adquisición licita de los bienes

Archivo de la OCCBArchivo de la OCCB

Bien identificadoBien identificado

Dependencia UniversitariaDependencia Universitaria

<<regula>>controla

cumple

<<suple>>

<<requiere>>

• F-I-20: Recolección de datos bienes muebles.• F-I-21: Formas de control de flujo.

<<evento>>Entrega de

bienes muebles

<<evento>>Entrega de

bienes muebles

<<Información>>Expediente de bienes conformado por:• Fotocopia del comprobante de

adquisición de bienes • Formatos F-I-21• Formatos F-I-20 de cada

bien incorporado

<<ejecuta>>

<<Información>>Comprobante original de adquisición(codificado con códigos contablesy números de inventario)

<<proceso>>

1. Registro de Bienes

<<proceso>>

2. Control de Bienes

<<proceso>>

1.1 Incorporación

de Bienes

<<proceso>>

1.2 Traslado de

Bienes

<<proceso>>

1.3 Desincorporación

de Bienes

<<proceso>>

1.4. Modificación

Características Físicas

<<proceso>>

1. Registro de Bienes

<<proceso>>

1. Registro de Bienes

<<proceso>>

1. Registro de Bienes

<<proceso>>

2. Control de Bienes

<<proceso>>

2. Control de Bienes

<<proceso>>

1.1 Incorporación

de Bienes

<<proceso>>

1.1 Incorporación

de Bienes

<<proceso>>

1.2 Traslado de

Bienes

<<proceso>>

1.2 Traslado de

Bienes

<<proceso>>

1.3 Desincorporación

de Bienes

<<proceso>>

1.3 Desincorporación

de Bienes

<<proceso>>

1.4. Modificación

Características Físicas

<<proceso>>

1.4. Modificación

Características Físicas

<<proceso>>

1. Registro de Bienes

Page 10: Modelo de negocio bienes.

• Subprocesos asociados:

Figura 6. Subprocesos del Proceso de Incorporación de Bienes

3.2.1.1.1 Subproceso de Control Perceptivo

• Objetivo del subproceso: Verificar que los bienes adquiridos y sus respectivas facturas, recibo de producción o acta de aceptación correspondan con lo especificado en las ordenes de compra o nota de pedido.

• Fronteras: Inicia: Cuando el proveedor entrega los bienes que son adquiridos

por una dependencia universitaria. Termina: Cuando el Administrador de la Dependencia solicita la

incorporación de los bienes adquiridos. • Actores:

Administrador de la Dependencia

<<proceso>>

1. Registro de Bienes

<<proceso>>

2. Control de Bienes

<<proceso>>

1.1 Incorporación

de Bienes

<<proceso>>

1.2 Traslado de

Bienes

<<proceso>>

1.3 Desincorporación

de Bienes

<<proceso>>

1.4. Modificación

Características Físicas

<<proceso>>

1. Registro de Bienes

<<proceso>>

1.1.1 Control

Perceptivo

<<proceso>>

1.1.2 Verificación de Recaudos

<<proceso>>

1.1.3 Asignación de

Códigos

<<proceso>>

1.1.4 Rotulación de

Bienes

<<proceso>>

1.1 Incorporación de Bienes

<<proceso>>

1. Registro de Bienes

<<proceso>>

1. Registro de Bienes

<<proceso>>

2. Control de Bienes

<<proceso>>

2. Control de Bienes

<<proceso>>

1.1 Incorporación

de Bienes

<<proceso>>

1.1 Incorporación

de Bienes

<<proceso>>

1.2 Traslado de

Bienes

<<proceso>>

1.2 Traslado de

Bienes

<<proceso>>

1.3 Desincorporación

de Bienes

<<proceso>>

1.3 Desincorporación

de Bienes

<<proceso>>

1.4. Modificación

Características Físicas

<<proceso>>

1.4. Modificación

Características Físicas

<<proceso>>

1. Registro de Bienes

<<proceso>>

1.1.1 Control

Perceptivo

<<proceso>>

1.1.1 Control

Perceptivo

<<proceso>>

1.1.2 Verificación de Recaudos

<<proceso>>

1.1.2 Verificación de Recaudos

<<proceso>>

1.1.3 Asignación de

Códigos

<<proceso>>

1.1.3 Asignación de

Códigos

<<proceso>>

1.1.4 Rotulación de

Bienes

<<proceso>>

1.1.4 Rotulación de

Bienes

<<proceso>>

1.1 Incorporación de Bienes

Page 11: Modelo de negocio bienes.

• Diagrama de Actividades:

Figura 7. Diagrama de Actividades del Subproceso de Control Perceptivo

• Procedimiento:

Actividades Actores 1. Entrega los bienes muebles con factura original, recibo de

producción o acta de aceptación. Proveedor

2. Recibe del proveedor los bienes adquiridos con la nota de entrega, orden de compra y/o factura y deberá verificar que las características y las cantidades de los bienes sean iguales a las especificadas en la nota de entrega, orden de compra y/o factura. 2.1. Si los datos de la Nota de Entrega y/o factura no

coinciden con la orden de compra, elabora comunicación con las observaciones, notificando las diferencias encontradas en el bien recibido y se notifica al proveedor.

2.2. Si los datos de la Nota de Entrega y/o factura coinciden con la orden de compra, se procesa entrada de los bienes y se solicita a la Oficina de Control de Bienes la incorporación de estos bienes adquiridos.

Administrador de Dependencia

3.2.1.1.2 Subproceso de Verificación de Recaudos

• Objetivo del subproceso: Verificar que los comprobantes de adquisiciones capitalizables tales como: la factura original de compra, recibo de producción, acta de aceptación especifiquen claramente el precio, cantidad y características

Proveedor Administrador Dependencia Jefe Oficina Central Control Bienes

[pedido correcto][pedido incorrecto]

Bien mueble[Entrega] Verificar Factura/Nota de Entrega

Procesar entrada de bienes

Solicitar registro de BienesSolicitud de incorporación

[Solicitada]

Informar proveedorBien mueble[Nota Devolución]

Page 12: Modelo de negocio bienes.

físicas de los bienes adquiridos por compra, donación o producción institucional.

• Fronteras: Inicia: Cuando la Secretaria de la Oficina Central de Control de

Bienes recibe la solicitud de incorporación de bienes y sus respectivos recaudos.

Termina: Cuando el Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes entrega al Registrador de Bienes (Interno) los respectivos recaudos para la incorporación de estos bienes.

• Sub subprocesos asociados:

Figura 8. Sub-subprocesos del Subproceso de Verificación de Recaudos

3.2.1.1.2.1 Sub-subproceso de Verificación de Recaudos por Compra

• Objetivo del sub-subproceso: Verificar que la factura original de compra especifique el precio, cantidad y características físicas de los bienes adquiridos.

• Actores:

o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

<<proceso>>

1.1.1 Control

Perceptivo

<<proceso>>

1.1.2 Verificación de Recaudos

<<proceso>>

1.1.3 Asignación de

Códigos

<<proceso>>

1.1.4 Rotulación de

Bienes

<<proceso>>

1.1 Incorporación de Bienes

<<proceso>>

1.1.2.1 Verificación

de Recaudos por Compra

<<proceso>>

1.1.2.2 Verificación

de Recaudos por Donación

<<proceso>>

1.1.2.3 Verificación de Recaudos por

Producción

<<proceso>>

1.1.2 Verificación de Recaudos

<<proceso>>

1.1.1 Control

Perceptivo

<<proceso>>

1.1.1 Control

Perceptivo

<<proceso>>

1.1.2 Verificación de Recaudos

<<proceso>>

1.1.2 Verificación de Recaudos

<<proceso>>

1.1.3 Asignación de

Códigos

<<proceso>>

1.1.3 Asignación de

Códigos

<<proceso>>

1.1.4 Rotulación de

Bienes

<<proceso>>

1.1.4 Rotulación de

Bienes

<<proceso>>

1.1 Incorporación de Bienes

<<proceso>>

1.1.2.1 Verificación

de Recaudos por Compra

<<proceso>>

1.1.2.1 Verificación

de Recaudos por Compra

<<proceso>>

1.1.2.2 Verificación

de Recaudos por Donación

<<proceso>>

1.1.2.2 Verificación

de Recaudos por Donación

<<proceso>>

1.1.2.3 Verificación de Recaudos por

Producción

<<proceso>>

1.1.2.3 Verificación de Recaudos por

Producción

<<proceso>>

1.1.2 Verificación de Recaudos

Page 13: Modelo de negocio bienes.

• Diagrama de Actividades:

Administrador Dependencia

Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes

Registrador de Bienes (interno)

[incompletos]

[completos]

[no válido] [válido]

Revisar recaudos

Verificar factura

Elaborar nota de devolución

Solicitud de incorporación[Rechazada]

Solicitud de incorporación

[solicitada]

Solicitud de incorporación

[por asignación]

Figura 9. Diagrama de Actividades del Sub-subproceso de Verificación de Recaudos por Compra

• Procedimiento:

Actividades Actores 1. Recibe del Administrador de la Dependencia un oficio de

solicitud de incorporación de bienes. 2. Revisa si la solicitud de incorporación de bienes viene

acompañada de la factura original de compra y su respectiva orden de compra o nota de entrega.

3. Si los recaudos están incompletos los devuelve a la dependencia universitaria.

4. Si los recaudos están completos, los remite al Jefe de la Oficina.

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

5. Verifica la legalidad de los recaudos que avalan dicha solicitud, chequeando que la factura original contenga explícitamente los datos de: marca, modelo, serial, cédula y nombre del responsable, así como la ubicación física del bien. Así como también, que esta venga a nombre de la unidad organizativa que adquirió dichos bienes y no a titulo de una persona natural.

6. Si los recaudos están correctos, entrega al Registrador de Bienes (Interno) dichos recaudos para la incorporación de bienes al inventario.

7. Si alguno de estos recaudos está incorrecto, solicita a la Secretaria de la Oficina que elabore la nota de devolución.

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

8. Elabora nota de devolución, la cual lleva la firma del Jefe de la Oficina y devuelve los recaudos a la dependencia universitaria que solicitó la incorporación.

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

Page 14: Modelo de negocio bienes.

3.2.1.1.2.2 Sub-subproceso de Verificación de Recaudos por Donación

• Objetivo del sub-subproceso: Verificar que el acta de aceptación o carta de donación indique que los bienes están siendo donados a la Universidad de Los Andes, especificando además las características de los bienes donados.

• Actores: o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Dirección de Finanzas o Vicerrectorado Administrativo o Consejo Universitario

• Diagrama de Actividades:

Administrador Dependencia

Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes Dirección de Finanzas

Registrador de Bienes (interno)

[incompletos]

[completos]

[incorrecta]

[correcta]

Realizar inspección física de bienes donados

Elaborar informe sobre la donación

Revisar solicitud de donación bienes

Enviar Solicitud al CU

Entregar recaudosSolicitud de incorporación

[por asignación]

Revisar recaudosde donación

Verificar acta de aceptación

Elaborar nota de devolución a institución

Solicitud de incorporación[Rechazada]

Solicitud de incorporación

[solicitada]

Enviar solicitud e informe al CU

Recibir resolución de incorporación por

donaciónSolicitud de incorporación[Resolución]

Figura 10. Diagrama de Actividades del Sub-subproceso de Verificación de Recaudos por Donación

Page 15: Modelo de negocio bienes.

• Procedimiento:

Actividades Actores 1. Recibe del Administrador de la Dependencia un oficio

donde se notifica que la dependencia ha recibido bienes donados, para lo cual solicita su incorporación, previa aprobación del Consejo Universitario.

2. Remite la solicitud de incorporación de bienes por donación y sus respectivos recaudos al Jefe de la Oficina.

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

3. Revisa que la solicitud de incorporación venga acompañada de un acta de aceptación o una carta del ente externo que dona los bienes a la ULA. Opcionalmente, puede consignar si la hubiere, la factura original de compra a nombre del ente o institución que dona los bienes.

4. Verifica que el acta de aceptación o la carta de donación exprese claramente que los bienes están siendo donados a la Universidad y que refleje dentro de la misma, las características de los bienes donados, tales como: marca, modelo, serial, entre otros.

5. Visita la dependencia universitaria y realiza inspección física a los bienes donados.

6. Elabora informe donde se detallan las características de los bienes, su estado físico y el costo unitario de cada uno de ellos. En caso de no poseer costo unitario, se realiza un justiprecio.

7. Remite el informe al Director de Finanzas, quien a su vez lo debe enviar al Vicerrector Administrativo y éste al Consejo Universitario para su estudio y aprobación según consta en el artículo 20 del Reglamento de Inventario.

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

8. Revisa informe de incorporación de bienes por donación y lo remite al Vicerrectorado Administrativo.

9. Recibe la resolución del Consejo Universitario, aprobando o negando la incorporación de los bienes donados y la remite a la Oficina Central de Control de Bienes.

Director de Finanzas

10. Recibe y verifica la resolución del Consejo Universitario de bienes donados.

11. Notifica a la dependencia universitaria la aceptación o rechazo para la incorporación de bienes donados.

12. Entrega recaudos para la incorporación de bienes al Registrador de Bienes (Interno), si estos fueron aceptados.

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

Page 16: Modelo de negocio bienes.

Sub-subproceso de Verificación de Recaudos por Producción

• Objetivo del sub-subproceso: Verificar que el recibo de producción detalle claramente la cantidad de bienes producidos, desglose los costos por mano de obra y material utilizado, así como el costo unitario de cada bien elaborado.

• Actores:

o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

• Diagrama de Actividades:

Administrador Dependencia

Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes

Registrador de Bienes (interno)

[incompletos]

[completos]

[no válido][válido]

Revisar recaudos de producción

Verificar recibo de producción

Elaborar nota de devolución a dependencia

Solicitud de incorporación[Rechazada]

Solicitud de incorporación[solicitada]

Solicitud de incorporación

[por asignación]

Figura 11. Diagrama de Actividades del Sub-subproceso de Verificación de Recaudos por Producción

• Procedimiento:

Actividades Actores 1. Recibe oficio de solicitud de incorporación de bienes por

parte del Administrador de la Dependencia. 2. Revisa si la solicitud de incorporación de bienes viene

acompañada del respectivo recibo de producción de los bienes que han sido fabricados dentro de la institución.

3. Si los recaudos están incompletos, devuelve estos recaudos a la dependencia universitaria.

4. Si los recaudos están completos, los remite al Jefe de la Oficina.

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

Page 17: Modelo de negocio bienes.

Actividades Actores 5. Verifica que el recibo de producción incluya la cantidad

de producidos, el desglose de costos por mano de obra y el material utilizado, así como el costo unitario de producción de cada uno de los bienes.

6. Si los recaudos están correctos, entrega al Registrador de Bienes (Interno) dichos recaudos para la incorporación de estos bienes al inventario.

7. Si alguno de estos requisitos está incorrecto, solicita a la Secretaria de la Oficina que elabore la nota de devolución respectiva.

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

8. Elabora nota de devolución, la cual lleva la firma del Jefe de la Oficina y devuelve los recaudos a la dependencia universitaria que solicitó la incorporación.

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

3.2.1.1.3 Subproceso de Asignación de Códigos

• Objetivo del subproceso: Registrar cada uno de los bienes que ingresan al inventario de bienes de la ULA mediante la generación y asignación de un código único de identificación.

• Fronteras:

Inicia: Cuando el Registrador de Bienes (Interno) recibe los recaudos necesarios para efectuar la incorporación de bienes.

Termina: Cuando la Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes distribuye a los Registradores de Bienes (Externos) los expedientes de bienes para su rotulación.

• Actores:

o Registrador de Bienes (Interno) o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Sistema de Control de Bienes Muebles

Page 18: Modelo de negocio bienes.

• Diagrama de Actividades:

Figura 12. Diagrama de Actividades del Subproceso de Asignación de Códigos

• Procedimiento:

Actividades Actores

1. Recibe los recaudos requeridos para la incorporación de bienes (oficio con hoja de seriales, factura original /recibo de producción /acta de aceptación de bienes).

2. Consulta en el sistema automatizado y en la sección de Manual de Códigos, si cada uno de los bienes a incorporar tiene una descripción de bienes ya definida en el sistema.

3. Si la descripción de un bien no esta registrada dentro del sistema, se crea un registro donde se introduce el código y la descripción que haga referencia a este nuevo bien.

Registrador de Bienes (Interno)

3.1. Agrega los datos de descripción del nuevo artículo. Sistema de Control de Bienes Muebles

4. Introduce en el sistema automatizado los datos de cada bien, proporcionando la marca, modelo, serial, dependencia, concepto de adquisición, fecha de adquisición, número de factura y precio unitario del bien.

Registrador de Bienes (Interno)

5. Asigna automáticamente el número de unidad que se encuentre disponible dentro del sistema y que corresponda al tipo de descripción de cada bien a registrar.

6. Agrega los datos básicos de cada uno de los bienes que se están incorporando al inventario.

Sistema de Control de Bienes Muebles

Secretaria Oficina Central de Control de Bienes

Jefe Oficina Central Control Bienes Registrador de Bienes (interno)

Sistema de Control de Bienes Muebles

Registrador de Bienes (externo)

[bien definido] [bien no definido]

Consultar manual de códigosSolicitud de incorporación[por asignación]

Consultar códigos

¿ Existe ?

Registrar datos del bien (Formato F-1- 20)

Agregar nuevo código

Almacenar datos del bien

Calcular número de unidad

Emitir planil la Formato FI20

Transcribir códigos en factura

Conformar expediente de bienes

Asignar expedientes para rotulación

Solicitud de incorporación[por rotulación]

Archivar expediente

Entregar recaudos originales

Recaudos Originales[entrega a

dependencia]

Imprimir Reporte

Registrar manualmente formato F-1-21

Enviar asignación de trabajo mensual

Solicitud de incorporación[expediente]

Notificar registrador

Page 19: Modelo de negocio bienes.

Actividades Actores 7. Emite para cada bien incorporado, la planilla para la

recolección de datos (Formato F-I-20) a través del sistema automatizado.

Registrador de Bienes (Interno)

8. Imprime el formato F-I-20 para cada uno de estos bienes. Sistema de Control de Bienes Muebles

9. Anota los códigos de identificación de cada bien (código o número de inventario) ya asignados, en el dorso de la factura original, recibo de producción o acta de aceptación.

10. Estampa mediante sello numérico los códigos contables que hacen referencia a los bienes reflejados en la factura original, recibo de producción o acta de aceptación.

11. Señala además, el responsable de la codificación mediante firma y sello producidos.

12. Llena manualmente la Forma de Control de Flujo (Formato F-I-21) para cada grupo de bienes que tengan la misma ubicación física, anotando la fecha y responsable de cada actividad en las secciones de codificación de planillas, asignación de unidades y registro de unidades respectivamente.

13. Reproduce 2 fotocopias del original de la factura de compra, recibo de producción o acta de recepción de bienes.

14. Entrega a la Secretaria los recaudos originales para ser devueltos a la dependencia y una fotocopia de los mismos para ser guardados en el archivo general de la oficina.

15. Arma un expediente de los bienes a incorporar con la copia restante, el formato de control de flujo (Formato F-I-21) y las planillas de recolección de datos (Formato F-I-20) de cada bien a incorporar, el cual es enviado al Jefe de la Oficina.

Registrador de Bienes (Interno)

16. Recibe del Registrador de Bienes (Interno) los recaudos originales de la incorporación de bienes y una copia de los mismos.

17. Archiva el oficio original de la solicitud de incorporación y las fotocopias de los recaudos.

18. Elabora oficio para notificar a la dependencia que se dio inicio al trámite de la incorporación de bienes, entregando los recaudos originales debidamente codificados con los códigos contables y de inventario al Jefe de la Oficina.

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

19. Firma oficio de notificación y revisa que la asignación de unidades corresponda con lo adquirido en las facturas, recibos o actas, así como sus respectivos códigos contables y devuelve a la Secretaría para su envío.

20. Revisa que el expediente de los bienes entregados por el Registrador de Bienes (Interno) contenga todos los

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

Page 20: Modelo de negocio bienes.

Actividades Actores formatos debidamente llenados.

21. Asigna para cada expediente de bienes y de acuerdo a la ubicación física de la dependencia un Registrador de Bienes (Externo), el cual se encargará de la rotulación y marcado de estos bienes. Dicha asignación es asentada en la hoja “asignación de trabajo mensual”.

22. Envía a la Secretaria la hoja asignación de trabajo mensual y los respectivos expedientes, para que sean distribuidos a los Registradores de Bienes (Externos).

23. De acuerdo a la hoja asignación de trabajo mensual, elabora oficio para notificar a los Registradores de Bienes (Externos) su carga de trabajo, el cual es firmada por el Jefe de la Oficina.

24. Entrega a cada Registrador de Bienes (Externo) el original y copia de los oficios y expedientes de bienes a rotular junto con la hoja de asignación de trabajo.

25. Devuelve al Jefe de la Oficina la hoja de asignación de trabajo para su archivo y posterior control.

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

3.2.1.1.4 Subproceso de Rotulación de Bienes

• Objetivo del subproceso: Marcar físicamente los bienes que han sido incorporados al inventario de bienes de la ULA mediante la elaboración y posterior pegado de las placas o etiquetas, adhesivas o metálicas para la identificación de cada uno de ellos.

• Fronteras: Inicia: Cuando el Registrador de Bienes (Externo) recibe los

expedientes de los bienes a rotular. Termina: Cuando el Registrador de Bienes (Externo) registra en el

sistema los datos de ubicación de cada uno de los bienes rotulados y archiva el expediente de bienes con las planillas F-I-20 y F-I-21 debidamente llenadas.

• Actores:

o Registrador de Bienes (Externo) o Sistema de Control de Bienes Muebles

Page 21: Modelo de negocio bienes.

• Diagrama de Actividades:

Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Registrador de Bienes (externo)

Sistema de Control de Bienes Muebles

[No]

[hay diferencias]

[no hay dferencias]

Solicitud de incorporación[por rotulacion]

Elaborar placas de identificación

Programar visita dependencia

Ubicar físicamente el bien

Colocar placa de identificación

Completar datos en formatos FI20 y FI21

Registrar datos de ubicación del bien

Emitir planillas Formatos FI20 y FI21

Revisa registro de datos del bien

Actalizar expediente de bienes

Agregar datos de ubicación

¿ Existe ?Preparar Acta

Faltantes[Acta de bienes faltantes]

Imprimir listados

Solicitud de incorporación[Incorporada]

Buscar código del bien

Imprimir etiquetas

Verificar datos en recaudos con características físicas del bien

Preparar acta de diferencias físicas

[Acta de diferencias bien/factura]

Figura 13. Diagrama de Actividades del Subproceso de Rotulación de Bienes

Page 22: Modelo de negocio bienes.

• Procedimiento:

Actividades Actores 1. Recibe el expediente de bienes por parte de la Secretaria y

verifica que lo indicado en la factura original, recibo de producción o acta de aceptación coincida con lo especificado en los formatos F-I-20 y F-I-21.

2. Ingresa al sistema automatizado y específicamente en el módulo de impresión e introduce los códigos de inventario de cada bien, a fin de generar sus placas o etiquetas de identificación.

Registrador de Bienes (Externo)

3. Imprime las etiquetas de identificación de cada bien mueble.

Sistema de Control de Bienes Muebles

4. Programa visita a la Dependencia donde se encuentran los bienes a marcar.

5. Ubica físicamente los bienes según la localización reflejada en el formato F-I-21.

6. Verifica que los datos reflejados en la factura de compra, recibo de producción o acta de aceptación y en los formatos F-I-20 coincida con lo percibido físicamente en los bienes.

7. Completa datos dentro del formato F-I-20 donde indique la localización física (conjunto, edificio, nivel y recinto) y la cédula del responsable de cada bien.

8. Coloca la placa o etiqueta de identificación a cada bien mueble y estampa con marcador en un sitio visible el código de inventario correspondiente.

9. Transcribe los datos que fueron completados en los formatos F-I-20 mediante el sistema automatizado de inventario.

Registrador de Bienes (Externo)

10. Agrega los datos de ubicación y responsable de cada uno de los bienes rotulados.

Sistema de Control de Bienes Muebles

11. Emite para cada uno de los bienes rotulados la planilla definitiva de recolección de datos de un bien (F-I-20), la cual será anexada al expediente de bienes.

Registrador de Bienes (Externo)

12. Imprime el formato F-I-20 para cada uno de estos bienes rotulados.

Sistema de Control de Bienes Muebles

13. Anota en el Formato F-I-21 y en las secciones de elaboración de placas, colocación de placas y trascripción de los datos, la fecha de realización de la actividad y el nombre y firma del responsable.

14. Revisa y archiva los expedientes de bienes ya rotulados.

Registrador de Bienes (Externo)

Page 23: Modelo de negocio bienes.

3.2.1.2 Proceso de Traslado de Bienes

• Objetivo del proceso: Mantener actualizado el traspaso de los bienes cuando estos sean cambiados de ubicación física y responsable dentro de los recintos universitarios.

• Fronteras: Inicia: Cuando la Dependencia Universitaria envía a la Oficina

Central de Control de Bienes la autorización de traslado de bienes.

Termina: Cuando el Jefe de la oficina Central de Control de Bienes actualiza los datos de ubicación y responsable en el sistema automatizado y archiva original de la autorización de traslado.

• Actores: o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Sistema de Control de Bienes Muebles

• Diagrama general del proceso:

Figura 14. Diagrama del Proceso de Traslado de Bienes

<<actor>>• Director de Finanzas• Jefe de la Oficina Central

de Control de Bienes

<<objetivo>>Mantener un registro del cambio de ubicación física y responsables de los bienes muebles cuando estos son trasladados de un reciento universitario a otro

<<actor>>• Secretaria de la OCCB• Jefe de la OCCB

<<Información>>• Sistema de Control de Bienes

Muebles Versión Junio 2005• Sistema de Reportes• Sistema de Correspondencia

<<proceso>>

1.2. TRASLADODE BIENES

<<Información>>

• Planilla de Autorización de Traslado de Bienes

Dependencia Universitaria

Archivo de la OCCB<<regula>><<controla>> <<alcanza>>

<<requiere>>

<<regla>>• Reglamento del Sistema de Inventario de

la ULA• Manual de procedimientos para el control

de activos fijos.• Publicación número 9 actualizada de la

Contraloría General de la República.

Dependencia que cede el bien

Dependencia que recibe el bien /

Depósito de Bienes

<<evento>>Solicitud de traslado

de bienes

<<ejecuta>> <<suple>>

<<Información>>

• Autorización de Traslado de Bienescertificada

<<objeto>>

Bienes muebles trasladados

<<actor>>• Director de Finanzas• Jefe de la Oficina Central

de Control de Bienes

<<objetivo>>Mantener un registro del cambio de ubicación física y responsables de los bienes muebles cuando estos son trasladados de un reciento universitario a otro

<<actor>>• Secretaria de la OCCB• Jefe de la OCCB

<<Información>>• Sistema de Control de Bienes

Muebles Versión Junio 2005• Sistema de Reportes• Sistema de Correspondencia

<<proceso>>

1.2. TRASLADODE BIENES

<<Información>>

• Planilla de Autorización de Traslado de Bienes

Dependencia Universitaria

Archivo de la OCCBArchivo de la OCCB<<regula>><<controla>> <<alcanza>>

<<requiere>>

<<regla>>• Reglamento del Sistema de Inventario de

la ULA• Manual de procedimientos para el control

de activos fijos.• Publicación número 9 actualizada de la

Contraloría General de la República.

Dependencia que cede el bien

Dependencia que cede el bien

Dependencia que recibe el bien /

Depósito de Bienes

Dependencia que recibe el bien /

Depósito de Bienes

<<evento>>Solicitud de traslado

de bienes

<<evento>>Solicitud de traslado

de bienes

<<ejecuta>> <<suple>>

<<Información>>

• Autorización de Traslado de Bienescertificada

<<objeto>>

Bienes muebles trasladados

Page 24: Modelo de negocio bienes.

• Subprocesos asociados:

Figura 15. Subprocesos del Proceso de Traslado de Bienes

3.2.1.2.1 Subproceso de Traslado de Bienes entre Dependencias

• Objetivo del subproceso: Registrar formalmente el traslado de bienes entre dependencias universitarias.

• Actores:

o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Sistema de Control de Bienes Muebles

<<proceso>>

1. Registro de Bienes

<<proceso>>

2. Control de Bienes

<<proceso>>

1.1 Incorporación

de Bienes

<<proceso>>

1.2 Traslado de

Bienes

<<proceso>>

1.3 Desincorporación

de Bienes

<<proceso>>

1.4. Modificación

Características Físicas

<<proceso>>

1. Registro de Bienes

<<proceso>>

1.2.1 Traslado de Bienes entre

Dependencias

<<proceso>>

1.2.2 Traslado de Bienes a los Depósitos

<<proceso>>

1.2 Traslado de Bienes

<<proceso>>

1. Registro de Bienes

<<proceso>>

1. Registro de Bienes

<<proceso>>

2. Control de Bienes

<<proceso>>

2. Control de Bienes

<<proceso>>

1.1 Incorporación

de Bienes

<<proceso>>

1.1 Incorporación

de Bienes

<<proceso>>

1.2 Traslado de

Bienes

<<proceso>>

1.2 Traslado de

Bienes

<<proceso>>

1.3 Desincorporación

de Bienes

<<proceso>>

1.3 Desincorporación

de Bienes

<<proceso>>

1.4. Modificación

Características Físicas

<<proceso>>

1.4. Modificación

Características Físicas

<<proceso>>

1. Registro de Bienes

<<proceso>>

1.2.1 Traslado de Bienes entre

Dependencias

<<proceso>>

1.2.1 Traslado de Bienes entre

Dependencias

<<proceso>>

1.2.2 Traslado de Bienes a los Depósitos

<<proceso>>

1.2.2 Traslado de Bienes a los Depósitos

<<proceso>>

1.2 Traslado de Bienes

Page 25: Modelo de negocio bienes.

• Diagrama de Actividades:

Administrador Dependencia

Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes

Sistema de Control de Bienes Muebles

Enviar solicitud de traslado

Verificar AutorizaciónEnviar al Jefe de la OCCB

no válidaAutorización Traslado F-13

[Nota Devolución]

Registrar traslado

Preparar reporte de traslado

Archivar Autorización de traslado

Informar DependenciaAutorización Traslado

F-13[Copia]

válida

Autorización Traslado F-13[Solicitud]

Modificar ubicación / responsable

Figura 16. Diagrama de Actividades del Subproceso de Traslado de Bienes entre Dependencias

• Procedimiento:

Actividades Actores 1. Recibe por triplicado la autorización de traslado de bienes

por parte de la dependencia universitaria que desea ceder bienes y la remite al Jefe de la Oficina.

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

2. Verifica que la autorización de traslado lleve la firma de los representantes de las dependencias que ceden y reciben los bienes, así como también una descripción de los bienes a trasladar con su respectivo número de inventario.

3. Si no cumple con los requisitos, devuelve autorización de traslado a la dependencia origen y da por terminado el proceso.

4. Si cumple con los requisitos, firma los triplicados de la autorización de traslado, entregando las dos copias a la dependencia universitaria que cede los bienes, la cual se encargará posteriormente de entregar una copia a la dependencia que recibe los bienes.

5. Registra en el sistema automatizado el traslado de bienes, reflejando el cambio de ubicación física y responsable del uso directo de estos bienes.

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

Page 26: Modelo de negocio bienes.

Actividades Actores 6. Modifica los datos de ubicación física y responsable de los

bienes trasladados. Sistema de Control de Bienes Muebles

7. Archiva original de la autorización de traslado en el archivo de traslados.

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

3.2.1.2.2 Subproceso de Traslado de Bienes a los Depósitos

• Objetivo del subproceso: Realizar el traslado de bienes muebles en desuso o inservibles de una dependencia a los depósitos de bienes adscritos a la Oficina Central de Control de Bienes.

• Actores: o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Sistema de Control de Bienes Muebles

• Diagrama de Actividades:

Figura 17. Diagrama de Actividades del Subproceso de Traslado de Bienes a los Depósitos

Administrador DependenciaSecretaria Oficina Central de

Control de Bienes Jefe Oficina Central Control BienesSistema de Control de

Bienes Muebles

Enviar solicitud de traslado

Verificar AutorizaciónEnviar al Jefe de la oficina

no válidoAutorización Traslado F-13

[Nota Devolución]

Registrar traslado

Trasladar bienes a deposito

Archivar Autorización de traslado

Autorización Traslado F-13

[Copia]

válido

Autorización Traslado F-13[Solicitud / 3 copias]

Modificar ubicación/responsable

Ejecutar inspección física

Clasificar bien: desuso / inservible

Firmar y sellar autotización

Page 27: Modelo de negocio bienes.

• Procedimiento:

Actividades Actores 1. Recibe la autorización de traslado de bienes (triplicado)

por parte de la dependencia universitaria que desea trasladar bienes al depósito de la Oficina Central de Control de Bienes y la remite al Jefe de la oficina.

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

2. Verifica que la autorización de traslado lleve la firma de del representante de la dependencia que entrega los bienes, así como la descripción exacta de los bienes a trasladar con sus respectivos números de inventarios y características de cada uno de ellos.

3. Si no cumple con los requisitos, devuelve autorización de traslado a la dependencia que entrega a depósito los bienes y da por terminado el proceso.

4. Si cumple con los requisitos, visita la dependencia donde se encuentran los bienes a trasladar.

5. Realiza una inspección ocular con la finalidad de constatar el estado físico y las características de los bienes.

6. Firma los triplicados de la autorización de traslado, entregando una copia a la dependencia universitaria que entrega los bienes.

7. Clasifica los bienes a trasladar de acuerdo al estado físico de los mismos: bienes en desuso o bienes inservibles.

8. Traslada los bienes a cada uno de los depósitos de bienes adscritos a la Oficina Central de Control de Bienes. El depósito de bienes en desuso o inservibles ubicado en la Av. Universidad, antigua Facultad de Humanidades y Educación y el depósito de bienes inservibles ubicado en el galpón de producción de medicamentos en San Juan de Lagunillas.

9. Registra el traslado de bienes al depósito dentro del sistema automatizado, quedando estos bienes adscritos a la Oficina Central de Control de Bienes bajo la responsabilidad directa del Jefe de dicha oficina.

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

10. Modifica los datos de ubicación física y responsable de cada uno de los bienes traslados.

Sistema de Control de Bienes Muebles

11. Archiva original y copia de la autorización de traslado en el archivo de traslados.

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

Page 28: Modelo de negocio bienes.

3.2.1.3 Proceso de Desincorporación de Bienes

• Objetivo del proceso: Mantener un registro detallado de las condiciones por las cuales los bienes de la Universidad son desincorporados del inventario de activos fijos bien sean por venta, donación, permuta, robo o inservibilidad.

• Fronteras: Inicia: Cuando el Administrador de la Dependencia solicita la

desincorporación de una serie de bienes adscritos a su dependencia. También, cuando por decisión de la jefatura de la Oficina Central de Control de Bienes existan dentro de la institución bienes en estado de obsolescencia, deterioro total o inservibilidad o si un ente o institución externa solicita la donación de bienes a la ULA.

Termina: Cuando el Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes remite copia del Acta de Desincorporación de Bienes a la Dependencia interesada, al Departamento de Contabilidad y a la propia Oficina de Control de Bienes.

• Diagrama general del proceso:

Figura 18. Diagrama del Proceso de Desincorporación de Bienes

<<regla>>• Reglamento de Sistema de Inventario de

la ULA, Sección 3 De la Desincorporación, artículos 28 al 41.

• Publicación número 9 actualizada de la Contraloría General de la República.

• Manual de procedimientos para el control de activos fijos.

<<actor>>• Director de Finanzas• Jefe de la Oficina Central

de Control de Bienes

<<objetivo>>Llevar un registro de los bienes muebles que han sido desincorporados de los activos fijos de la Universidad en caso de venta, donación, permuta, robo o inservibilidad.

<<actor>>• Secretaria de la OCCB• Jefe de la OCCB• Director de Finanzas• Vicerrector Administrativo• Consejo Universitario

<<información>>• Sistema de Control de Bienes

Muebles• Sistema de Reportes• Sistema de Correspondencia

<<proceso>>

1.3 DESINCORPORACIÓNDE BIENES

<<Información>>• Solicitud de desincorporación

de bienes muebles• Solicitud de donación de bienes• Informes de soporte

Dependencia Universitaria

<<evento>>Solicitud de

desincorporación de bienes

<<requiere>>

<<ejecuta>> <<suple>>

<<regula>> <<controla>> <<alcanza>>

Ente externo a la ULA

<<evento>>Solicitud de

donación de bienes

<<Información>>• Acta de desincorporación

de bienes• Informes técnicos• Resolución del Consejo

Universitario

Archivo de la OCCB

Dependencia,Vicerrectorado Administrativo,

Dpto. Contabilidad

Ente externo a la ULA

<<objeto>>

Bienes muebles desincorporados oBienes muebles donados

<<regla>>• Reglamento de Sistema de Inventario de

la ULA, Sección 3 De la Desincorporación, artículos 28 al 41.

• Publicación número 9 actualizada de la Contraloría General de la República.

• Manual de procedimientos para el control de activos fijos.

<<actor>>• Director de Finanzas• Jefe de la Oficina Central

de Control de Bienes

<<objetivo>>Llevar un registro de los bienes muebles que han sido desincorporados de los activos fijos de la Universidad en caso de venta, donación, permuta, robo o inservibilidad.

<<actor>>• Secretaria de la OCCB• Jefe de la OCCB• Director de Finanzas• Vicerrector Administrativo• Consejo Universitario

<<información>>• Sistema de Control de Bienes

Muebles• Sistema de Reportes• Sistema de Correspondencia

<<proceso>>

1.3 DESINCORPORACIÓNDE BIENES

<<Información>>• Solicitud de desincorporación

de bienes muebles• Solicitud de donación de bienes• Informes de soporte

Dependencia Universitaria Dependencia Universitaria

<<evento>>Solicitud de

desincorporación de bienes

<<evento>>Solicitud de

desincorporación de bienes

<<requiere>>

<<ejecuta>> <<suple>>

<<regula>> <<controla>> <<alcanza>>

Ente externo a la ULA

Ente externo a la ULA

<<evento>>Solicitud de

donación de bienes

<<evento>>Solicitud de

donación de bienes

<<Información>>• Acta de desincorporación

de bienes• Informes técnicos• Resolución del Consejo

Universitario

Archivo de la OCCBArchivo de la OCCB

Dependencia,Vicerrectorado Administrativo,

Dpto. Contabilidad

Dependencia,Vicerrectorado Administrativo,

Dpto. Contabilidad

Ente externo a la ULA

Ente externo a la ULA

<<objeto>>

Bienes muebles desincorporados oBienes muebles donados

Page 29: Modelo de negocio bienes.

• Subprocesos asociados:

Figura 19. Subprocesos del Proceso de Desincorporación de Bienes

3.2.1.3.1 Subproceso de Desincorporación por Venta

• Objetivo del subproceso: Registrar las desincorporaciones de activos fijos para aquellos bienes que por su obsolescencia, deterioro, desuso hayan sido objeto de venta.

• Actores:

o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Unidad de Auditoria Interna o Dirección de Finanzas o Vicerrectorado Administrativo o Consejo Universitario o Sistema de Control de Bienes Muebles

<<proceso>>

1. Registro de Bienes

<<proceso>>

2. Control de Bienes

<<proceso>>

1.1 Incorporación

de Bienes

<<proceso>>

1.2 Traslado de

Bienes

<<proceso>>

1.3 Desincorporación

de Bienes

<<proceso>>

1.4. Modificación

Características Físicas

<<proceso>>

1. Registro de Bienes

<<proceso>>

1.3 Desincorporación de Bienes

<<proceso>>

1.3.1 Desincorporación

por Venta

<<proceso>>

1.3.2 Desincorporación

por Donación

<<proceso>>

1.3.3 Desincorporación

por Permuta

<<proceso>>

1.3.4 Desincorporación

por Robo

<<proceso>>

1.3.5 Desincorporaciónpor Inservibilidad

<<proceso>>

1. Registro de Bienes

<<proceso>>

1. Registro de Bienes

<<proceso>>

2. Control de Bienes

<<proceso>>

2. Control de Bienes

<<proceso>>

1.1 Incorporación

de Bienes

<<proceso>>

1.1 Incorporación

de Bienes

<<proceso>>

1.2 Traslado de

Bienes

<<proceso>>

1.2 Traslado de

Bienes

<<proceso>>

1.3 Desincorporación

de Bienes

<<proceso>>

1.3 Desincorporación

de Bienes

<<proceso>>

1.4. Modificación

Características Físicas

<<proceso>>

1.4. Modificación

Características Físicas

<<proceso>>

1. Registro de Bienes

<<proceso>>

1.3 Desincorporación de Bienes

<<proceso>>

1.3.1 Desincorporación

por Venta

<<proceso>>

1.3.2 Desincorporación

por Donación

<<proceso>>

1.3.3 Desincorporación

por Permuta

<<proceso>>

1.3.4 Desincorporación

por Robo

<<proceso>>

1.3.5 Desincorporaciónpor Inservibilidad

<<proceso>>

1.3.1 Desincorporación

por Venta

<<proceso>>

1.3.1 Desincorporación

por Venta

<<proceso>>

1.3.2 Desincorporación

por Donación

<<proceso>>

1.3.2 Desincorporación

por Donación

<<proceso>>

1.3.3 Desincorporación

por Permuta

<<proceso>>

1.3.3 Desincorporación

por Permuta

<<proceso>>

1.3.4 Desincorporación

por Robo

<<proceso>>

1.3.4 Desincorporación

por Robo

<<proceso>>

1.3.5 Desincorporaciónpor Inservibilidad

<<proceso>>

1.3.5 Desincorporaciónpor Inservibilidad

Page 30: Modelo de negocio bienes.

• Diagrama de Actividades:

Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes Auditoria Interna Dirección de Finanzas Comisisón de Licitaciones

Sistema de Control de Bienes Muebles

Realizar inspección en Deposito de Bienes

Elaborar Informe de Desincorporación por Venta

Informe Desincorporación[Resolución]

Elaborar acta de Desincorporación por Venta

Desincorporar Bienes por Venta en el sistema automatizado

Archivar Acta Desincorporación por venta, informe y resolución, acta de

apertura de sobres (copia)

hay bienes inservibles

no hay bienes inservibles

Acta Desincorporación[firmada / 4 copias]

Informe Desincorporación[sol icitud de auditor]

Asignar auditor

Enviar Informe de Recomendaciones

Informe Desincorporación[Recomendaciones]

Enviar Solicitud de Desincorporación al CU

Informe Desincorporación[Solicitud informe técnico y

recomendaciones]

Revisar Informe de Desincorporación por Venta

Enviar informe al CU de Desincorporación por Venta

Envíar Resolución del CU Desincorporación por Venta

Acta Desincorporación[Solicitud de firma / 4 copias]

Firmar acta Desincorporación por Venta

Archivar resolución Desincorporación por Venta

Enviar oficio notificación

Acta Desincorporación[notificación, informe,

resolución (copia 1)]

Acta Desincorporación[notificación, informe, resolución (

original Contabilidad)]

Acta Desincorporación[notificación, informe y

resolución (copia 2)]

[Acta apertura de sobres, informe y avisos de

prensa]

Enviar acta del proceso de apertura de sobresRevisar documentación

Acta Desincorporación[creación]

Modificar estado de un bien

Figura 20. Diagrama de Actividades del Subproceso de Desincorporación de Bienes por Venta

• Procedimiento:

Actividades Actores 1. Recibe solicitud de desincorporación de bienes por parte

de una dependencia universitaria o la Jefatura de la Oficina de Control Bienes decide desincorporar bienes por venta.

2. Realiza la inspección física de los bienes a desincorporar en los depósitos adscritos a la Oficina Central de Control de Bienes, tomando fotografías para dejar constancia del estado físico de cada uno de los bienes.

3. Elabora informe técnico donde especifica las características generales de los bienes (marca, modelo, serial y color), sus características contables (fecha de adquisición, costo de adquisición, justiprecio y número de inventario), así como su estado físico.

4. Elabora oficio dirigido a la Unidad de Contraloría Interna solicitando a un auditor para que evalúe los bienes a desincorporar por remate o venta, anexando el informe técnico.

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

Page 31: Modelo de negocio bienes.

Actividades Actores 5. Recibe oficio y asigna un Auditor para que realice la

inspección física de dichos bienes, elaborando un informe de recomendaciones, el cual es remitido a la Oficina Central de Control de Bienes.

Unidad de Auditoria Interna

6. Recibe informe de recomendaciones y lo remite al Jefe de la Oficina.

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

7. Elabora oficio de desincorporación dirigido al Dirección de Finanzas, quien a su vez lo debe remitir al Consejo Universitario a través del Vicerrectorado Administrativo para su debido estudio y aprobación, anexando el informe técnico y el informe de recomendaciones.

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

8. Revisa informe de desincorporación de bienes por venta y lo remite al Vicerrectorado Administrativo.

9. Recibe resolución del Consejo Universitario, aprobando o negando la desincorporación de bienes por venta y lo remite a la Oficina Central de Control de Bienes.

Dirección de Finanzas

10. Recibe resolución del Consejo Universitario y la entrega al Jefe de la Oficina.

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

11. Revisa la resolución del Consejo Universitario y solicita a la Secretaria la elaboración del acta de desincorporación por venta.

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

12. Elabora el acta de desincorporación por venta, especificando las características de los bienes involucrados, así como el procedimiento seguido para realizar dicha desincorporación.

13. Envía a la Dirección de Finanzas cuatro (4) ejemplares del acta de desincorporación para las firmas de las partes involucradas: Director de Finanzas, Vicerrector Administrativo, Jefe de la Oficina Central de Bienes, un representante de la unidad de Auditoria Interna y un representante de la dependencia universitaria.

14. Recibe copias del acta de desincorporación debidamente firmadas y las remite al Jefe de la Oficina.

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

15. Anexa a cada acta de desincorporación, copias del informe técnico, del informe de recomendaciones y de la resolución del Consejo Universitario.

16. Archiva copia del acta de desincorporación, informes y resolución del Consejo Universitario.

17. Elabora oficio dirigido al Departamento de Contabilidad, Comisión de Licitaciones de la Dirección de Servicios Generales y a la unidad de Auditoria Interna notificando la desincorporación de bienes por remate o venta.

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

Page 32: Modelo de negocio bienes.

Actividades Actores 18. Recibe de la Comisión de Licitaciones la copia del acta

del proceso de apertura de sobres, informe de la Comisión de Licitación y recortes de los avisos publicados en los periódicos y lo remite al Jefe de la Oficina.

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

19. Revisa los documentos enviados por la Comisión de Licitación.

20. Registra en el sistema automatizado la desincorporación de bienes por venta, introduciendo el concepto de desincorporación, fecha de desincorporación y número de resolución del Consejo Universitario.

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

21. Agrega los datos de concepto, fecha y número de resolución a cada uno de los bienes desincorporados.

Sistema de Control de Bienes Muebles

22. Archiva los documentos que avalan la desincorporación por venta.

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

3.2.1.3.2 Subproceso de Desincorporación por Donación

• Objetivo del subproceso: Llevar un registro de las desincorporaciones de bienes de la ULA que por su obsolescencia, deterioro o desuso pudieran ser donados a cualquier ente o institución.

• Actores:

o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Dirección de Finanzas o Vicerrectorado Administrativo o Consejo Universitario o Sistema de Control de Bienes Muebles

Page 33: Modelo de negocio bienes.

• Diagrama de Actividades:

Figura 21. Diagrama de Actividades del Subproceso de Desincorporación de Bienes por Donación

• Procedimiento:

Actividades Actores 1. Recibe solicitud de un ente o institución (externa) que

requiere la donación de bienes propiedad de la ULA. Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

2. Verifica disponibilidad y existencia de bienes en los depósitos de bienes adscrito a la Oficina de Control de Bienes en desuso y/o inservibles.

3. Si no existe disponibilidad de bienes a donar, lo notifica mediante oficio al ente o institución solicitante y finaliza el procedimiento.

4. En caso de existir disponibilidad de bienes en el depósito, elabora informe de desincorporación de bienes por donación, el cual especifica las características generales de los bienes (marca, modelo, serial y color), características contables (fecha y costo de adquisición, justiprecio y número de inventario) y el estado físico de los bienes a ser donados.

5. Remite el informe técnico a la Dirección de Finanzas,

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

Administrador Dependencia Secretaria Oficina Central Control Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes Consejo Universitario Contabilidad

Solicitar desincorporación

Verificar de solicitud donación/Empresa

Verificar informe técnico

de lo contrario

es donación

Notificar Dependencia

válida

no válido válido

no válida

Solicitud Desincorporación[Nota devolución]

Realizar inspección

Solicitud Desincorporación[solicitada]

Informe Desincorporación[Solicita Autorización]

Elaborar Informe

Estudiar

Aprobar

Informe Desincorporación[Resolución]

Elaborar Acta

Desincorporar Bienes

Archivar Acta (copia)

Remitir Acta

Acta Desincorporación[Copia 2]

Acta Desincorporación[Original]

donación válida

donación no válida

Page 34: Modelo de negocio bienes.

Actividades Actores quien a su vez lo debe enviar al Consejo Universitario a través del Vicerrectorado Administrativo para su debido estudio y aprobación.

6. Revisa informe de desincorporación de bienes por donación y lo remite al Vicerrectorado Administrativo.

7. Recibe resolución del Consejo Universitario, aprobando o negando la desincorporación de bienes por donación y lo remite a la Oficina Central de Control de Bienes.

Dirección de Finanzas

8. Recibe resolución del Consejo Universitario y la entrega al Jefe de la Oficina.

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

9. Revisa la resolución del Consejo Universitario. 9.1. Si la resolución es aprobatoria, solicita a la Secretaria

la elaboración del acta de desincorporación por donación con cuatro (4) ejemplares.

9.2. En caso contrario, notifica vía oficio la no aprobación de la misma a la institución que solicita la donación.

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

10. Elabora el acta de desincorporación por donación, especificando las características de los bienes a ser donados, anexando carta de solicitud de donación por parte de la institución y la resolución del Consejo Universitario.

11. Envía a la Dirección de Finanzas los ejemplares del acta de desincorporación para sus respectivas firmas por parte del Director de Finanzas, Vicerrector Administrativo, Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes, un representante de la unidad de Auditoria Interna, un representante de la dependencia universitaria que posee los bienes y un representante de la institución solicitante.

12. Recibe copias del acta de desincorporación debidamente firmadas y las remite al Jefe de la Oficina.

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

13. Anexa a cada acta de desincorporación, copias del informe técnico y de la resolución del Consejo Universitario.

14. Elabora oficio dirigido al Departamento de Contabilidad notificando la desincorporación de bienes por donación.

15. Registra en el sistema automatizado la desincorporación de bienes, especificando que el concepto de desincorporación es por donación, su fecha de desincorporación y el número de resolución del Consejo Universitario.

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

16. Agrega los datos de cada uno de los bienes desincorporados: concepto, fecha y número de resolución.

Sistema de Control de Bienes Muebles

17. Distribuye los ejemplares del acta de desincorporación de bienes, de la siguiente manera: una copia a la institución que recibe la donación, una copia al Vicerrectorado

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

Page 35: Modelo de negocio bienes.

Actividades Actores Administrativo, una copia a la Oficina de Control de Bienes y la restante al Departamento de Contabilidad.

18. Archiva el acta de desincorporación de bienes por donación en el archivo principal de la oficina.

19. Procede a la entrega formal de los bienes a ser donados a la institución solicitante.

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

3.2.1.3.3 Subproceso de Desincorporación por Permuta

• Objetivo del subproceso: Registrar las desincorporaciones de los bienes muebles que por concepto de permuta son retirados de los activos fijos de la ULA, para ser intercambiados por otros bienes.

• Actores:

o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Dirección de Finanzas o Vicerrectorado Administrativo o Consejo Universitario o Sistema de Control de Bienes Muebles

Page 36: Modelo de negocio bienes.

• Diagrama de Actividades:

Figura 22. Diagrama de Actividades del Subproceso de Desincorporación de Bienes por Permuta

• Procedimiento:

Actividades Actores 1. Recibe de una dependencia universitaria una solicitud de

desincorporación de bienes por permuta con los siguientes recaudos: informe técnico de los bienes a desincorporar, cotización de los nuevos bienes, carta de aceptación del proveedor donde se especifica los bienes que recibe de la ULA y su respectivo monto. 1.1. Si cumple con los requisitos, envía dicha solicitud al

Jefe de la Oficina. 1.2. En caso contrario, devuelve dicha solicitud con sus

respectivos recaudos.

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

Administrador DependenciaSecretaria Oficina Central de Control

de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes Dirección de FinanzasSistema de Control de Bienes Muebles

Verificar datos de desincorporación por

permuta

Notificar Dependencia

no válido válido

Solicitud Desincorporación[Nota devolución]

Realizar inspección en Dependencia

Solicitud Desincorporación[solicitada]

Informe Desincorporación[Solicita Autorización]

Elaborar Informe técnico desincorporación por permuta Revisar Informe

técnico / permuta

Enviar informe técnico al CU

Informe Desincorporación[Resolución]

Elaborar acta de desincorporación por permuta

Desincorporar Bienes por permuta

Archivar copia de Acta, informe y resolución

Enviar Acta de desincorporación

Acta Desincorporación[Copia+informe+resolución]

Acta Desincorporación[Original+informe+

resolución]

válida

no válida

Envíar Resolución desincorporación por

permuta del CU

Acta Desincorporación[sin Firma]

Firmar acta desincorporación por permuta / traslado

Acta Desincorporación[firmada]

aprobadano aprobada

Modificar Estado de un bien

Page 37: Modelo de negocio bienes.

Actividades Actores 2. Verifica que los recaudos consignados detallen las

características físicas de los bienes (marca, modelo, serial, color, descripción, precio unitario y estado físico).

3. Realiza una inspección ocular de los bienes en la dependencia que solicitó la desincorporación de bienes por permuta, verificando que dichos bienes coincidan con lo especificado en los recaudos.

4. Elabora informe de desincorporación de bienes por permuta, dando fe que los datos reflejados en el oficio coinciden con las características generales de los bienes, señalando además la fecha y costo de adquisición de los bienes a desincorporar y el costo de los nuevos bienes a recibir por permuta y la diferencia a cancelar por parte de la dependencia universitaria, si la hubiere.

5. Remite el informe técnico a la Dirección de Finanzas, quien a su vez lo debe enviar al Consejo Universitario a través del Vicerrectorado Administrativo para su debido estudio y aprobación.

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

6. Revisa informe de desincorporación de bienes por permuta y lo remite al Vicerrector Administrativo.

7. Recibe resolución del Consejo Universitario, aprobando o negando la desincorporación de bienes por permuta y lo remite a la Oficina Central de Control de Bienes.

Dirección de Finanzas

8. Recibe resolución del Consejo Universitario y la entrega al Jefe de la Oficina.

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

9. Revisa la resolución del Consejo Universitario. 9.1. Si la resolución es aprobatoria, solicita a la Secretaria

la elaboración del acta de desincorporación por permuta.

9.2. En caso contrario, notifica vía oficio la no aprobación a la dependencia que solicita la desincorporación.

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

10. Elabora el acta de desincorporación por permuta, anexando la resolución del Consejo Universitario.

11. Envía a la Dirección de Finanzas los ejemplares del acta de desincorporación para sus respectivas firmas por parte del Director de Finanzas, Vicerrector Administrativo, Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes, un representante de la unidad de Auditoria Interna y un representante de la dependencia universitaria que posee los bienes a permutar.

12. Recibe copias del acta de desincorporación debidamente firmadas y las remite al Jefe de la Oficina.

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

13. Anexa a cada acta de desincorporación, copias del informe técnico y de la resolución del Consejo Universitario.

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

Page 38: Modelo de negocio bienes.

Actividades Actores 14. Elabora oficio dirigido al Departamento de Contabilidad

notificando la desincorporación de bienes por permuta. 15. Registra en el sistema automatizado la desincorporación

de bienes por permuta, introduciendo el concepto y fecha de desincorporación y el número de resolución del Consejo Universitario.

16. Agrega los datos de concepto, fecha y número de resolución a cada uno de los bienes desincorporados.

Sistema de Control de Bienes Muebles

17. Distribuye los ejemplares del acta de desincorporación de bienes, de la siguiente manera: una copia a la dependencia que permuta los bienes, una copia al Vicerrectorado Administrativo, una copia a la Oficina de Control de Bienes y la restante al Departamento de Contabilidad.

18. Archiva el acta de desincorporación de bienes por permuta en el archivo principal de la oficina.

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

3.2.1.3.4 Subproceso de Desincorporación por Robo

• Objetivo del subproceso: Mantener un registro de la desincorporación de todos los bienes muebles que han sido retirados del inventario de activos de la ULA, luego de haberse constatado su desaparición física o robo.

• Actores:

o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Dirección de Finanzas o Vicerrectorado Administrativo o Consejo Universitario o Sistema de Control de Bienes Muebles

Page 39: Modelo de negocio bienes.

• Diagrama de Actividades:

Administrador Dependencia

Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes

Sistema de Control de Bienes Muebles Auditoria Interna Dirección de Finanzas

Notificación de Robo[Informa]

Verificar datos de Notificación de robo

no válido válido

Revisar Datos de Notificación de Robo

Notificación de Robo[Devolución]

Cambiar el estado de los bienes muebles

Armar expediente sobre el robo de bienes

Solicitar al CICPC estado de la investigación

Enviar al CU Solicitud de Desincorporación por robo

Elaborar acta de desincorporación por Robo

Desincorporar Bienes por robo

Archivar informe y resolución,acta de desincorporación por robo

Enviar Acta de desincorporación por robo

Notificación de Robo[Informe del CICPC]

Informe Desincorporación[Solicitud al CU, expediente de robo]

Revisar Expediente por Robo

Enviar al CU solicitud de desincorporación por robo

Envíar Resolución del CU sobre Desincorporación por robo

Acta Desincorporación[resolución, expediente de robo.

Dpto Contabil idad]

Acta Desincorporación[Original+informe+resolución]

Firmar acta Desincorporación por Inservibil idad2

Informe Desincorporación[resolución del CU]

Acta Desincorporación[resolución y

expediente de robo (copia 1)]

Acta Desincorporación[resolución y expediente

de robo (copia 2)]

Modificar estado de un bien

Figura 23. Diagrama de Actividades del Subproceso de Desincorporación de Bienes por Robo

• Procedimiento:

Actividades Actores 1. Recibe oficio de una dependencia universitaria

notificando la desaparición de bienes por robo o hurto, consignando con éste los siguientes recaudos: informe del responsable exponiendo los hechos y detallando las características de los bienes hurtados, informe de la denuncia presentada ante el Cuerpo de Investigaciones Científicas, Penales y Criminalísticas (CICPC) y lo remite al Jefe de la Oficina.

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

2. Revisa la documentación consignada con la notificación de robo o hurto de bienes.

3. Busca en el archivo general de la Oficina, los expedientes de los bienes que han sido hurtados, conformando un nuevo expediente con la siguiente información: fotocopia de la planilla F-I-20, fotocopia del comprobante de adquisición (factura de compra, recibo de producción o acta de aceptación), informe del responsable e informe de la denuncia ante el C.I.C.P.C.

4. Ingresa al sistema automatizado y cambia la condición o estado de los bienes hurtados como “desaparecido”.

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

Page 40: Modelo de negocio bienes.

Actividades Actores 5. Modifica la condición o estado actual de los bienes

robados. Sistema de Control de Bienes Muebles

6. Dirige oficio al C.I.C.P.C. solicitando información sobre los resultados de las actuaciones realizadas en torno a los bienes desaparecidos o las recuperaciones que hayan sido efectuadas con los bienes de la Universidad.

7. Archiva los expedientes de los bienes desaparecidos en espera de una respuesta por parte de la C.I.C.P.C. o en su defecto por la dependencia agraviada.

8. Recibe del C.I.C.P.C. oficio de notificación de las acciones realizadas por este cuerpo y las recuperaciones de los bienes robados y lo remite al Jefe de la Oficina.

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

9. Elabora oficio dirigido al Consejo Universitario donde somete a su consideración la desincorporación de los bienes muebles por robo o hurto. Anexando toda la documentación recabada de los bienes y el informe de resultados emitido por el C.I.C.P.C.

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

10. Entrega original y copia del oficio y la documentación recabada del hurto de bienes a la Dirección de Finanzas para su revisión, quien a su vez lo debe remitir al Consejo Universitario a través del Vicerrectorado Administrativo para su estudio y aprobación.

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

11. Revisa la documentación recabada para la desincorporación de bienes por robo y lo remite al Vicerrector Administativo.

12. Recibe resolución del Consejo Universitario, aprobando o negando la desincorporación de bienes por robo y lo remite a la Oficina Central de Control de Bienes.

Dirección de Finanzas

13. Recibe resolución del Consejo Universitario y la entrega al Jefe de la Oficina.

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

14. Revisa la resolución del Consejo Universitario, solicitando a la Secretaria la elaboración del acta de desincorporación por robo, si esta ha sido aprobada. En caso contrario, se da por terminado el trámite de desincorporación.

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

15. Elabora el acta de desincorporación por robo, especificando las características de los bienes involucrados, así como el procedimiento seguido para realizar dicha desincorporación.

16. Envía a la Dirección de Finanzas cuatro (4) ejemplares del acta de desincorporación para las firmas de las partes involucradas: responsable de la dependencia afectada, Director de Finanzas, Vicerrector Administrativo, Jefe de la Oficina Central de Bienes y un representante de la unidad de Auditoria.

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

Page 41: Modelo de negocio bienes.

Actividades Actores 17. Recibe copias del acta de desincorporación debidamente

firmadas y las remite al Jefe de la Oficina. 18. Anexa a cada acta de desincorporación, las copias del

expediente de bienes desaparecidos, la resolución del Consejo Universitario, así como toda la documentada recabada para ese momento.

19. Archiva copia del acta de desincorporación, informes y resolución del Consejo Universitario.

20. Elabora oficio dirigido al Departamento de Contabilidad notificando la desincorporación de bienes por robo.

21. Registra en el sistema automatizado la desincorporación de bienes por robo, introduciendo la fecha y número de resolución del Consejo Universitario.

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

22. Agrega los datos de concepto, fecha y número de resolución a cada uno de los bienes desincorporados.

Sistema de Control de Bienes Muebles

23. Distribuye los ejemplares del acta de desincorporación de bienes por robo, de la siguiente manera: una copia a la dependencia donde fueron hurtado los bienes, una copia al Vicerrectorado Administrativo, una copia a la Oficina de Control de Bienes y la restante al Departamento de Contabilidad.

24. Archiva el acta de desincorporación de bienes en el archivo principal de la oficina.

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

3.2.1.3.5 Subproceso de Desincorporación por Inservibilidad

• Objetivo del subproceso: Llevar un registro de los bienes muebles que son desincorporados del inventario de la ULA por concepto de inservibilidad, cuando estos presenten un estado de deterioro que no sea posible su reparación.

• Actores:

o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Unidad de Auditoria Interna o Dirección de Finanzas o Vicerrectorado Administrativo o Consejo Universitario o Sistema de Control de Bienes Muebles

Page 42: Modelo de negocio bienes.

• Diagrama de Actividades:

Administrador DependenciaSecretaria Oficina Central de

Control de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes Auditoria Interna Dirección de FinanzasSistema de Control de

Bienes Muebles

Inspeccionar Deposito de Bienes

Elaborar Informe de Desincorporación por Inservibilidad

Informe Desincorporación[solicitud de auditor]

Nombrar auditor

Enviar Informe con Recomendaciones

Enviar Solicitud de Desincorporación por Inservibi lidad al CU

Informe Desincorporación[Resolución]

Informe Desincorporación[Recomendaciones]

Informe Desincorporación[Solicitud al CU, informe técnico y

recomendaciones]

Revisar Informe por Inservibi lidad

Enviar informe Desincorporación por Inservibi lidadal C:U:

Envía Resolución Desincorporación por Inservibilidad

Elaborar acta de desincorporación por Inservibil idad

Desincorporar Bienes por Inservibi lidad

Archivar informe y resolución,acta de desincorporación

Enviar Acta de desincorporación por Inservibilidad

Acta Desincorporación[informe, resolución: original dpto

Contabil idad]

Acta Desincorporación[Original+informe+resolución]

Acta Desincorporación[firmada]

hay bienes inservibles

no hay bienes inservibles

Firmar acta Desincorporación por Inservibi lidad

Acta Desincorporación[informe, resolución: copia1]

Solicitud Desincorporación[Solicitada]

Verificar datos de solicitud

Solicitud Desincorporación[Nota de Devolución]

no válida válida

Modificar estado de un bien

Figura 24. Diagrama de Actividades del Subproceso de Desincorporación de Bienes por Inservibilidad

• Procedimiento:

Actividades Actores 1. Recibe oficio de una dependencia universitaria solicitando

la desincorporación de bienes por inservibilidad o cuando la Jefatura de la Oficina de Control Bienes decide desincorporar bienes que se encuentran en los depósitos de bienes adscritos a dicha oficina.

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

2. Realiza la inspección física de bienes en la dependencia que solicita la desincorporación o en los depósitos de bienes en desuso o inservibles de la ULA, fotografiando dichos bienes para dejar constancia de su estado físico.

3. Elabora un informe técnico de desincorporación, donde se describen las características generales de los bienes (marca, modelo, serial y color), sus características contables (fecha de adquisición, costo de adquisición, justiprecio y número de inventario), su estado físico, así como las razones por las cuales se desea desincorporar estos bienes.

4. Elabora oficio dirigido a la Unidad de Contraloría Interna solicitando formalmente la asignación de un representante de esa unidad, con la finalidad de inspeccionar los bienes objeto de desincorporación, anexando el informe técnico.

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

Page 43: Modelo de negocio bienes.

Actividades Actores 5. Recibe oficio y asigna un Auditor para que realice la

inspección física de dichos bienes, elaborando un informe de inspección con sus respectivas recomendaciones, el cual es remitido a la Oficina Central de Control de Bienes.

Unidad de Auditoria Interna

6. Recibe informe de inspección y lo remite al Jefe de la Oficina.

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

7. Elabora oficio de desincorporación de bienes por inservibilidad dirigido al Director de Finanzas, quien a su vez lo debe remitir al Consejo Universitario a través del Vicerrectorado Administrativo para su debido estudio y aprobación, anexando el informe técnico y el informe de inspección.

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

8. Entrega original y copia del oficio de desincorporación a la Dirección de Finanzas para su revisión y posterior envío al Vicerrectorado Administrativo.

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

9. Revisa informe de desincorporación de bienes por inservibilidad y lo remite al Vicerrectorado Administrativo.

10. Recibe resolución del Consejo Universitario, aprobando o negando la desincorporación de bienes por inservibilidad y lo remite a la Oficina Central de Control de Bienes.

Dirección de Finanzas

11. Recibe resolución del Consejo Universitario y la entrega al Jefe de la Oficina.

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

12. Revisa la resolución del Consejo Universitario, solicitando a la Secretaria la elaboración del acta de desincorporación por inservibilidad, si esta ha sido aprobada. En caso contrario, se da por terminado el trámite de desincorporación.

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

13. Elabora el acta de desincorporación por inservibilidad, especificando las características de los bienes involucrados, así como el procedimiento seguido para realizar dicha desincorporación.

14. Envía a la Dirección de Finanzas cuatro (4) ejemplares del acta de desincorporación para sus respectivas firmas: responsable de la dependencia involucrada, Director de Finanzas, Vicerrector Administrativo, Jefe de la Oficina Central de Bienes y un representante de la unidad de Auditoria.

15. Recibe copias del acta de desincorporación debidamente firmadas y las remite al Jefe de la Oficina.

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

16. Anexa a cada acta de desincorporación, el informe técnico de los bienes a desincorporar, el informe de inspección y la resolución del Consejo Universitario.

17. Elabora oficio dirigido al Departamento de Contabilidad notificando la desincorporación de bienes por

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

Page 44: Modelo de negocio bienes.

Actividades Actores inservibilidad.

18. Registra en el sistema automatizado la desincorporación de bienes por inservibilidad, cambiando su estado actual por desincorporación e introduciendo la fecha y número de resolución del Consejo Universitario.

19. Agrega los datos de concepto, fecha y número de resolución a cada uno de los bienes desincorporados.

Sistema de Control de Bienes Muebles

20. Archiva copia del acta de desincorporación, informes y resolución del Consejo Universitario.

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

21. Distribuye los ejemplares del acta de desincorporación de bienes por inservibilidad, de la siguiente manera: una copia a la dependencia que desincorpora los bienes, una copia al Vicerrectorado Administrativo, una copia a la Oficina de Control de Bienes y la restante al Departamento de Contabilidad.

22. Archiva el acta de desincorporación de bienes en el archivo principal de la oficina.

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

3.2.1.4 Proceso de Modificación de Características Físicas de un Bien Mueble.

• Objetivo del proceso: Mantener actualizado tanto en los archivos manuales como automatizados cualquier cambio o alteración de las características físicas de los bienes de la Universidad.

• Fronteras: Inicia: Cuando la Secretaria de la Oficina Central de Control de

Bienes recibe notificación de cambios en las características físicas de bienes por parte de una dependencia universitaria.

Termina: Cuando la Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes informa a la unidad de origen de los cambios realizados y guarda los documentos probatorios de estos cambios en los archivos de la Oficina Central de Control de Bienes.

Page 45: Modelo de negocio bienes.

• Diagrama general del proceso:

Figura 25. Diagrama del Proceso de Modificación de Características Físicas de un Bien • Diagrama de Actividades:

Figura 26. Diagrama de Actividades del Proceso de Modificación de Características Físicas de un Bien

Dependencia Universitaria

<<actor>>• Jefe de la Oficina Central

de Control de Bienes

<<objetivo>>Mantener actualizado el registro de bienes debido a cualquier cambio en las características físicas de un bien, así como el cambio de ubicación y/o responsable de bienes dentro de una dependencia.

<<actor>>• Secretaria de la OCCB• Jefe de la OCCB

<<Información>>• Sistema de Control de Bienes

Muebles Versión Junio 2005• Sistema de Correspondencia

<<proceso>>

1.4 MODIFICACIÓNCARACTERÍSTICAS

FÍSICAS<<Información>>

• Notificación cambio de característica física de bienes

Archivo de la OCCB

<<regula>> <<controla>> <<alcanza>>

<<requiere>>

<<regla>>

• Reglamento del Sistema de Inventario de la ULA, Artículo 7

<<evento>>Notifica cambio de característica física

<<ejecuta>> <<suple>>

<<Información>>

• Planillas F-I-20 de cada uno de los bienes modificados

Dependencia Universitaria

<<actor>>• Jefe de la Oficina Central

de Control de Bienes

<<objetivo>>Mantener actualizado el registro de bienes debido a cualquier cambio en las características físicas de un bien, así como el cambio de ubicación y/o responsable de bienes dentro de una dependencia.

<<actor>>• Secretaria de la OCCB• Jefe de la OCCB

<<Información>>• Sistema de Control de Bienes

Muebles Versión Junio 2005• Sistema de Correspondencia

<<proceso>>

1.4 MODIFICACIÓNCARACTERÍSTICAS

FÍSICAS<<Información>>

• Notificación cambio de característica física de bienes

Archivo de la OCCBArchivo de la OCCB

<<regula>> <<controla>> <<alcanza>>

<<requiere>>

<<regla>>

• Reglamento del Sistema de Inventario de la ULA, Artículo 7

<<evento>>Notifica cambio de característica física

<<evento>>Notifica cambio de característica física

<<ejecuta>> <<suple>>

<<Información>>

• Planillas F-I-20 de cada uno de los bienes modificados

Administrador DependenciaSecretaria Oficina Central de

Control de BienesJefe Oficina Central Control

BienesSistema de Control de Bienes Muebles

Solicitar cambio de características

Solicitud de cambio de caracterísiticas

[solicitada]

Aclualizar características de un

bien

Archivar solicitudInformar dependencia

Información[notifica cambio]

Enviar al jefe de OficinaModificar

Características de un bien

Page 46: Modelo de negocio bienes.

• Procedimiento:

Actividades Actores 1. Recibe una notificación del cambio de características

físicas de bienes por parte de una dependencia universitaria, luego de haberse practicado el mantenimiento o reparación de los mismos.

2. Envía la notificación de cambios al Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes.

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

3. Registra en el sistema automatizado los cambios en las características físicas de los bienes muebles descritos en la notificación y emite una nueva planilla F-I-20 por cada bien modificado.

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

4. Modifica los datos de las características físicas de cada uno de estos bienes.

5. Imprime la planilla F-I-20 de cada bien mueble modificado.

Sistema de Control de Bienes Muebles

6. Archiva la notificación de cambio y las planillas F-I-20 de cada bien.

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

7. Informa a la unidad de origen de los cambios realizados. Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

3.2.2 Procesos de Control de Bienes El control de bienes agrupa a una serie de procesos y actividades dirigidas a la verificación de la existencia y estado físico de los bienes, así como la conservación, mantenimiento y custodia de los activos fijos tangibles de la ULA. Dichos procesos se muestran en la figura 27.

Figura 27. Subprocesos del proceso de Control de Bienes

<<proceso>>

1. Registro de Bienes

<<proceso>>

2. Control de Bienes

<<proceso>>

2.1 Inventario Físico

de Bienes

<<proceso>>

2.2 Custodia de

Bienes

<<proceso>>

2.3 Mantenimiento de

Bienes

<<proceso>>

2. Control de Bienes

<<proceso>>

1. Registro de Bienes

<<proceso>>

1. Registro de Bienes

<<proceso>>

2. Control de Bienes

<<proceso>>

2. Control de Bienes

<<proceso>>

2.1 Inventario Físico

de Bienes

<<proceso>>

2.1 Inventario Físico

de Bienes

<<proceso>>

2.2 Custodia de

Bienes

<<proceso>>

2.2 Custodia de

Bienes

<<proceso>>

2.3 Mantenimiento de

Bienes

<<proceso>>

2.3 Mantenimiento de

Bienes

<<proceso>>

2. Control de Bienes

Page 47: Modelo de negocio bienes.

3.2.2.1 Proceso de Inventario Físico de Bienes

• Objetivo del proceso:

Verificar físicamente la situación o estado actual de los bienes adscritos a una dependencia universitaria, así como el cotejo con los registros de inventario automatizados llevados por la Oficina Central de Control de Bienes.

• Fronteras:

Inicia: Cuando una dependencia universitaria realiza la solicitud para ejecutar el inventario físico de sus bienes o el Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes planifica el levantamiento del inventario de una dependencia para efectos de control.

Termina: Cuando la dependencia universitaria recibe el informe sobre la situación del inventario de sus bienes adscritos.

• Diagrama general del proceso:

Figura 28. Diagrama del proceso de Inventario Físico de Bienes

<<regla>>• Reglamento de Sistema de Inventario de la

ULA, Disposiciones generales, artículos 9, 11 y 15.

• Ley de Universidades, Artículo 73, punto 7.• Circular vigente número 01-2003.• Manual de procedimientos para el control

de activos fijos.• Publicación número 9 actualizada de la

Contraloría General de la República.

<<objetivo>>Verificar el estado, uso y conservación de los bienes mediante el levantamiento del inventario físico y posterior cotejo con los registros automatizados de todos los bienes muebles de la Universidad

<<Información>>• Sistema de Control de Bienes

Muebles• Sistema de Reportes• Sistema de Correspondencia• Formato Preelaborado

(‘F-I-20-B)

<<proceso>>

2.1 INVENTARIO FÍSICODE BIENES

<<Información>>• Solicitud del levantamiento del

inventario físico de una dependencia

• F-I-20-B: Recolección de datos bienes muebles levantamiento físico

<<actor>>• Director de Finanzas• Jefe de la Oficina Central

de Control de Bienes

<<regula>>

<<controla>><<alcanza>>

Dependencia Universitaria o Jefe de la

OCCB

<<evento>>Solicitud levantamiento

inventario físico de bienes

<<requiere>>

<<actor>>• Secretaria de la OCCB• Jefe de la OCCB• Registrador de Bienes

<<ejecuta>> <<suple>>

<<Información>>

• Informe de resultados del levantamiento físico de bienes de una dependencia

Vicerrectorado Administrativo,

Dirección Finanzas,

Auditoria Interna

Archivo de la OCCB

Dependencia

<<objeto>>

Bienes muebles marcados,bienes muebles no identificados,

Bienes muebles faltantes

<<regla>>• Reglamento de Sistema de Inventario de la

ULA, Disposiciones generales, artículos 9, 11 y 15.

• Ley de Universidades, Artículo 73, punto 7.• Circular vigente número 01-2003.• Manual de procedimientos para el control

de activos fijos.• Publicación número 9 actualizada de la

Contraloría General de la República.

<<objetivo>>Verificar el estado, uso y conservación de los bienes mediante el levantamiento del inventario físico y posterior cotejo con los registros automatizados de todos los bienes muebles de la Universidad

<<Información>>• Sistema de Control de Bienes

Muebles• Sistema de Reportes• Sistema de Correspondencia• Formato Preelaborado

(‘F-I-20-B)

<<proceso>>

2.1 INVENTARIO FÍSICODE BIENES

<<Información>>• Solicitud del levantamiento del

inventario físico de una dependencia

• F-I-20-B: Recolección de datos bienes muebles levantamiento físico

<<actor>>• Director de Finanzas• Jefe de la Oficina Central

de Control de Bienes

<<regula>>

<<controla>><<alcanza>>

Dependencia Universitaria o Jefe de la

OCCB

Dependencia Universitaria o Jefe de la

OCCB

<<evento>>Solicitud levantamiento

inventario físico de bienes

<<evento>>Solicitud levantamiento

inventario físico de bienes

<<requiere>>

<<actor>>• Secretaria de la OCCB• Jefe de la OCCB• Registrador de Bienes

<<ejecuta>> <<suple>>

<<Información>>

• Informe de resultados del levantamiento físico de bienes de una dependencia

Vicerrectorado Administrativo,

Dirección Finanzas,

Auditoria Interna

Vicerrectorado Administrativo,

Dirección Finanzas,

Auditoria Interna

Archivo de la OCCBArchivo de la OCCB

DependenciaDependencia

<<objeto>>

Bienes muebles marcados,bienes muebles no identificados,

Bienes muebles faltantes

Page 48: Modelo de negocio bienes.

• Diagrama de Actividades: Administrador Dependencia

Secretaria Oficina Central de Control

de Bienes

Jefe Oficina Central Control Bienes Registrador de Bienes (externo)Sistema de Control de Bienes

Muebles

Programar inventario físico

Elabora oficioEnviar oficio

Asignar Registardor de Bienes

Visitar Dependencia

Recolectar datos Inventario físico

Cotejar Inventario

Planil la F-1-20-B[Registro]

Consultar Bienes

Elaborar Informe Inventario

Registrar Diferencias en F-1-1-20

Planilla F-1-20-B[Cotejada]

Revisar Planil la

[Oficio levantamiento Inventario]

[Informe Inventario]

Cambiar estado a "faltante"

Archiva Planil la F-1-20-B

Verificar bienes registrados sin ubicar

hay diferencias

bien registrado

Actualizar característica física, localización y/o responsable

bien no registrado

Agregar datos del bienRevisar bienes con códigos de inventario sin incluir

Revisar características físicas. ubicación y responsable

Verificar bienes sin identificación

Consultar características

Rotular bienAnexar en F-1-1-20 como "no Identificado"

no hay diferencias

Figura 29. Diagrama de Actividades del proceso de Inventario Físico de Bienes

• Procedimiento:

Actividades Actores 1. Recibe solicitud para obtener el inventario físico

actualizado de una dependencia universitaria o el Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes planifica, para efectos de control, el levantamiento del inventario físico de bienes de una dependencia.

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

2. Programa la realización del levantamiento del inventario físico de bienes de una dependencia, determinando su período de realización, así como, el personal requerido para su ejecución.

3. Asigna un Registrador de Bienes para que realice el levantamiento del inventario físico en la dependencia.

4. Elabora oficio dirigido a la máxima autoridad de la dependencia a fin de notificarle la realización del levantamiento del inventario físico de bienes.

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

Page 49: Modelo de negocio bienes.

Actividades Actores 5. Realiza el levantamiento del inventario físico de los

bienes en la dependencia asignada, usando la planilla que registra los datos de las características físicas del bien, su localización física y el responsable de su uso (Recolección de datos bienes muebles levantamiento físico: Formato F-I-20-B).

6. Coteja cada bien registrado en la planilla F-I-20-B contra los registros automatizados del inventario de bienes de la ULA. 6.1. Si el bien está registrado y existen diferencias en las

características físicas, localización y/o responsable, se actualiza en el sistema automatizado los datos de alguna característica física, localización y/o responsable.

6.2. Si el bien ya tiene asignado un número de inventario y no está registrado en el sistema, se agregan los datos de este bien en el sistema, realizando un justiprecio.

6.3. Si el bien no tiene ninguna identificación, es decir, no está marcado, se verifica si está registrado en el sistema, suministrando algunos datos de sus características físicas, tales como: marca, modelo, color, serial.

6.3.1. Si está registrado en el sistema, se procede a marcar el bien con el número de inventario suministrado por el sistema y se actualizan sus datos en caso de ser necesario.

6.3.2. Si no está registrado en el sistema, se anexan al informe final como “bienes no identificados (no marcados)”.

6.4. Por otra parte, si existen bienes registrados en el sistema que no fueron ubicados físicamente en la dependencia, se cambia la condición o estado de los mismos como “bienes faltantes”, reflejándolos también en el informe final.

Registrador de Bienes (Externo)

7. Modifica los datos que reflejan las características físicas de un bien o agrega los datos de un bien no registrado o modifica la condición o estado de un bien como bienes faltantes.

Sistema de Control de Bienes Muebles

8. Revisa los datos de los bienes registrados en las planillas de recolección de datos de levantamiento físico (Formato F-I-20-B).

9. Elabora informe que será enviado a la dependencia, donde se le indica el tiempo empleado en el levantamiento físico, cantidad de bienes inspeccionados, cantidad de bienes identificados físicamente y no registrados en el

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

Page 50: Modelo de negocio bienes.

Actividades Actores sistema, cantidad de bienes no marcados y cantidad de bienes faltantes. Para el caso de los bienes no marcados, se le solicita a la dependencia la certificación de propiedad de los mismos y una exposición de motivos por los cuales estos bienes no están incorporados al inventario.

10. Envía copia del informe a la Dirección o Jefatura de la dependencia donde se realizó el inventario físico de bienes, al Vicerrectorado Administrativo, a la Dirección de Finanzas y a Auditoria Interna.

11. Archiva el informe original con las planillas de levantamiento físico F-I-20-B.

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

3.3 Procesos de Apoyo Los procesos de apoyo agrupan a todos los procesos y actividades que sirven de soporte a los procesos primarios o fundamentales de una organización o empresa. En este sentido, los procesos de apoyo que fueron identificados dentro del Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles son básicamente procesos de administración y control de bienes, entre ellos están:

• Proceso de Planificación y Control de la Gestión de Bienes y • Proceso de Rendición mensual de la Gestión de Bienes

3.3.1 Planificación y Control de la Gestión de Bienes

• Objetivo del proceso:

Planificar y controlar la ejecución de las actividades de rotulación e inventarios físicos de bienes solicitados por una determinada dependencia, las cuales son realizadas por los Registradores de Bienes (Externos).

• Fronteras:

Inicia: A final de cada mes, cuando los Registradores de Bienes (Externos) elaboran el informe mensual de actividades realizadas.

Termina: Cuando los Registradores de bienes (Externos) reciben la hoja de asignación mensual de trabajo.

Page 51: Modelo de negocio bienes.

• Diagrama general del proceso:

Figura 30. Diagrama del proceso de Planificación y Control de la Gestión de Bienes

• Diagrama de Actividades:

Secretaria Oficina Central de Control

de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes Registrador de Bienes (externo)

Asignación de trabajo mensual[consulta]

Revisar Asignación de trabajo pendientes

Estimar porcentaje de actividades ejecutadas

Planificar actividades de rotulación e inventaio físico

Asignación de trabajo mensual[consulta2]

Recibir planificaión de actividades

Figura 31. Diagrama de Actividades del proceso de Planificación y Control de la Gestión de Bienes

<<actor>>• Director de Finanzas• Jefe de la Oficina Central

de Control de Bienes

<<objetivo>>Planificar y controlar las actividades inherentes al registro y control de los bienes muebles y específicamente para la incorporación de bienes y el levantamiento del inventario físico de bienes en las dependencias

<<actor>>

• Jefe de la OCCB• Registrador de Bienes

<<Información>>• Sistema de Control de Bienes

Muebles• Sistema de Correspondencia

<<proceso>>

1. PLANIFICACIÓN y CONTROLDE LA GESTIÓN DE BIENES

<<Información>>

• Hoja de asignación de trabajo mensual realizado

• Solicitudes de incorporación de bienes muebles

• Solicitudes del levantamiento del inventario físico

<<regula>><<controla>>

<<alcanza>>

<<requiere>>

<<regla>>• Ley Orgánica de procedimientos

Administrativos.• Manual de procedimientos para el control

de activos fijos.• Código de Ética del Funcionario Público.

<<ejecuta>> <<suple>>

<<Información>>

• Hoja de asignación de trabajo mensual

<<actor>>• Director de Finanzas• Jefe de la Oficina Central

de Control de Bienes

<<objetivo>>Planificar y controlar las actividades inherentes al registro y control de los bienes muebles y específicamente para la incorporación de bienes y el levantamiento del inventario físico de bienes en las dependencias

<<actor>>

• Jefe de la OCCB• Registrador de Bienes

<<Información>>• Sistema de Control de Bienes

Muebles• Sistema de Correspondencia

<<proceso>>

1. PLANIFICACIÓN y CONTROLDE LA GESTIÓN DE BIENES

<<Información>>

• Hoja de asignación de trabajo mensual realizado

• Solicitudes de incorporación de bienes muebles

• Solicitudes del levantamiento del inventario físico

<<regula>><<controla>>

<<alcanza>>

<<requiere>>

<<regla>>• Ley Orgánica de procedimientos

Administrativos.• Manual de procedimientos para el control

de activos fijos.• Código de Ética del Funcionario Público.

<<ejecuta>> <<suple>>

<<Información>>

• Hoja de asignación de trabajo mensual

Page 52: Modelo de negocio bienes.

• Procedimiento:

Actividades Actores 1. Elabora el informe mensual de actividades realizadas,

especificando la cantidad de comprobantes de adquisición de bienes codificados, la cantidad de bienes rotulados por comprobante de adquisición, los levantamientos de inventario físico realizados, entre otros.

2. Imprime original y copia del informe y lo remite al Jefe de la Oficina.

Registrador de Bienes (Externo)

3. Revisa el informe mensual de actividades de cada uno de los Registradores de Bienes (Externos) y devuelve copia debidamente firmada a cada Registrador.

4. Calcula el porcentaje de trabajo realizado por cada uno de los Registradores, así como el porcentaje de trabajo pendiente por ejecutar.

5. Elabora la planificación mensual de actividades que será llevada a cabo por la Oficina Central de Control de Bienes, en función de las nuevas solicitudes de incorporación de bienes, del número de bienes pendientes por rotular, así como de los levantamientos de inventario físico a realizar.

6. Envía hoja de “asignación de trabajo mensual” a la Secretaria de la Oficina, para que se las remita a los Registradores de Bienes (Externos).

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

7. Entrega la hoja de “asignación de trabajo mensual” a cada Registrador de Bienes (Externo).

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

3.3.2 Rendición Mensual de la Gestión de Bienes

• Objetivo del proceso:

Rendir informe a la Dirección de Finanzas de las actividades mensuales realizadas por la Oficina Central de Control de Bienes en cuanto a la gestión de bienes muebles.

Page 53: Modelo de negocio bienes.

• Fronteras: Inicia: A final de cada mes, cuando el Jefe de la Oficina Central de

Control de Bienes recibe el informe mensual de actividades realizadas por los Registradores de Bienes (Externos).

Termina: Cuando la Dirección de Finanzas recibe el informe sobre la gestión mensual de Bienes.

• Diagrama general del proceso:

Figura 32. Diagrama del proceso de Rendición Mensual de la Gestión de Bienes

<<actor>>• Director de Finanzas• Jefe de la Oficina Central

de Control de Bienes

<<objetivo>>Elaborar el informe de rendición mensual de las actividades realizadas por el personal de la Oficina Central de Control de Bienes para el registro y control de los bienes muebles de la institución.

<<actor>>

• Jefe de la OCCB• Registrador de Bienes

<<Información>>• Sistema de Control de Bienes

Muebles• Sistema de Correspondencia

<<proceso>>

2. RENDICIÓN MENSUAL DE LA GESTIÓN

DE BIENES

<<Información>>

• Hoja de asignación de trabajo mensual

• Informe mensual de actividades realizadas por un Registrador de Bienes

<<regula>><<controla>> <<alcanza>>

<<requiere>>

<<regla>>• Ley Orgánica de procedimientos

Administrativos.• Manual de procedimientos para el control

de activos fijos.

<<ejecuta>> <<suple>>

<<Información>>

• Informe de la gestión de bienes

<<actor>>• Director de Finanzas• Jefe de la Oficina Central

de Control de Bienes

<<objetivo>>Elaborar el informe de rendición mensual de las actividades realizadas por el personal de la Oficina Central de Control de Bienes para el registro y control de los bienes muebles de la institución.

<<actor>>

• Jefe de la OCCB• Registrador de Bienes

<<Información>>• Sistema de Control de Bienes

Muebles• Sistema de Correspondencia

<<proceso>>

2. RENDICIÓN MENSUAL DE LA GESTIÓN

DE BIENES

<<Información>>

• Hoja de asignación de trabajo mensual

• Informe mensual de actividades realizadas por un Registrador de Bienes

<<regula>><<controla>> <<alcanza>>

<<requiere>>

<<regla>>• Ley Orgánica de procedimientos

Administrativos.• Manual de procedimientos para el control

de activos fijos.

<<ejecuta>> <<suple>>

<<Información>>

• Informe de la gestión de bienes

Page 54: Modelo de negocio bienes.

• Diagrama de Actividades:

Registrador de Bienes (externo)Secretaria Oficina Central de

Control de BienesJefe Oficina Central Control

Bienes Dirección de Finanzas

Enviar al Jefe de la Oficina

Revisar ejecución de actividades

Estimar porcentaje de trabajo realizado

Elaborar Informe de gestión de la Oficina para un periodo determinado

Informe de gestión de la Oficina

[original]

Asignación de trabajo mensual[ejecutado]

Archivar Asignación de trabajo mensual

Informe de gestión de la Oficina

[copia]

Revisar Informe de Gestión

Archivar Informe de gestión

Figura 33. Diagrama de Actividades del proceso de Rendición Mensual de la Gestión de Bienes

• Procedimiento:

Actividades Actores 1. Revisa el informe mensual de actividades realizadas por

cada uno de los Registradores de Bienes (Externos). 2. Calcula el porcentaje de trabajo realizado por los

Registradores de Bienes, tomando como base la hoja de asignación de trabajo mensual y el informe de actividades realizadas por cada uno de ellos.

3. Elabora el informe de la gestión realizado por la Oficina Central de Control de Bienes durante un determinado período, generalmente de un mes, resaltando el número de comprobantes de adquisición codificados, el total de bienes capitalizados, la cantidad de bienes rotulados, las autorizaciones de trasladados procesadas, el total de bienes trasladados, las desincorporaciones tramitadas, así como el número de levantamientos de inventarios físicos realizados, entre otros.

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

Page 55: Modelo de negocio bienes.

Actividades Actores 4. Envía el informe de gestión a la Dirección de Finanzas,

recibiendo copia del mismo, el cual será devuelta al Jefe de la Oficina.

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes

5. Recibe y archiva copia del informe de gestión realizado en la carpeta asignada para ello.

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

4 Modelo de Actores y Estructura Organizativa Dentro de un modelo de negocios o empresarial, los actores son aquellas personas, máquinas o software que ejecutan los procesos de una organización o empresa. Cada uno de estos actores se organizan en estructuras de trabajo llamadas unidades organizativas. El conjunto de unidades organizativas clasificadas en divisiones, departamentos o secciones conforman la estructura organizativa jerárquica de una organización o empresa. Con la finalidad de definir a los diferentes actores que participan en la ejecución del conjunto de procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles de la ULA, así como de la estructura organizativa que los agrupa, se presenta a continuación una lista detallada de cada uno de estos actores (ver Tabla 1).

Tabla 1. Descripción de Actores, Roles y Responsabilidades

Actor Rol Responsabilidades

Verificador

• Llevar el registro y control de los proveedores.

• Realizar el control perceptivo de los bienes que son adquiridos por la dependencia, al momento de recibirlos de su proveedor.

Administrador de la Dependencia Es un actor principal que representa al personal encargado de la administración de los recursos materiales y financieros de una dependencia Solicitante

• Solicitar la incorporación de los bienes adquiridos.

• Solicitar la autorización del traslado de bienes.

• Solicitar la desincorporación de bienes. • Solicitar la actualización de los cambios

de características físicas de un bien, luego de efectuada una reparación o mantenimiento.

• Solicitar el inventario físico de los bienes adscritos a su dependencia.

Page 56: Modelo de negocio bienes.

Actor Rol Responsabilidades

Guardia y custodio

• Llevar el control de los bienes de su dependencia, exigiendo responsabilidad al personal que los utiliza en el uso y custodia de los mismos.

• Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes adscritos a su dependencia.

Verificador

• Verificar que los comprobantes de adquisiciones capitalizables cumplan con lo especificado en los procedimientos administrativos.

• Revisar que la asignación de códigos de inventario corresponda con los bienes adquiridos y que los comprobantes de adquisición hayan sido registrados correctamente con su código contable.

• Verifica que el expediente de bienes conformado por el Registrador de Bienes (Interno) contenga los formatos debidamente llenados.

• Verificar las autorizaciones para los traslados de bienes.

• Verificar la disponibilidad de bienes en desuso o inservibles ubicados en los depósitos de la Oficina, para efectos de donación.

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes Es un actor principal encargado de la planificación, organización y ejecución del registro y control físico de los bienes muebles de la Universidad

Perito

• Realizar inspección física con la finalidad de constatar el estado físico y características de los bienes.

• Elaborar informe para el estudio y aprobación de los bienes a incorporarse por donación.

• Elaborar informe técnico donde se describen las características y el estado de los bienes a desincorporar.

• Elaborar informe de los resultados del levantamiento del inventario físico de una dependencia.

• Elaborar el informe de rendición de la gestión realizada por la Oficina durante un determinado período.

Page 57: Modelo de negocio bienes.

Actor Rol Responsabilidades

Operador del sistema automatizado

• Registrar el traslado de bienes en el sistema automatizado modificando los datos de ubicación física y responsable de los bienes.

• Registrar la desincorporación de bienes. • Actualizar el cambio de características

físicas de un bien.

Planificador

• Planificar las actividades de registro de bienes, en función de las nuevas solicitudes de incorporación, traslado y desincorporación de bienes.

• Planificar las actividades de control y específicamente las del levantamiento del inventario físico de bienes en las dependencias.

• Planificar las actividades mensuales de los Registradores.

Asignador

• Asignar a cada Registrador los expedientes de bienes para su rotulación.

• Asignar un Registrador para que efectué el levantamiento del inventario físico en una dependencia.

Archivador

• Archivar la autorización de traslados de bienes de una dependencia a otra o a los depósitos de bienes en desuso o inservibles.

• Archivar la hoja de asignación de trabajo mensual de los Registradores.

• Archivar el informe mensual de actividades realizadas por los Registradores.

Recibidor (Receptor)

• Recibir solicitudes de incorporación, traslado, desincorporación e inventario físico de bienes.

• Recibir las resoluciones emitidas por el Consejo Universitario para la incorporación de bienes donados o la desincorporación de bienes.

Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes Es el personal secretarial que sirve de apoyo en la ejecución de las

Revisor • Revisar recaudos consignados para la

incorporación y desincorporación de bienes.

Page 58: Modelo de negocio bienes.

Actor Rol Responsabilidades

Transcriptor

• Elaborar notas de devolución de solicitudes de incorporación, autorizaciones de traslados, desincorporaciones, cambios de características físicas y levantamientos de inventario físico.

• Elaborar el acta de desincorporación de bienes.

• Elaborar oficio para notificar la realización del levantamiento del inventario físico a una dependencia.

• Elaborar oficios generales dirigidos a las dependencias universitarias e instituciones externas.

actividades de la Oficina Central de Control de Bienes

Archivador

• Archivar las solicitudes de incorporación y los expedientes de bienes incorporados.

• Archivar el acta de desincorporación de bienes con los documentos que lo avalan.

• Archivar informe de los resultados del levantamiento del inventario físico de una dependencia, con las planillas del levantamiento físico F-I-20-B.

Codificador • Identificar, clasificar y codificar los

bienes muebles con un código único de inventario.

Transcriptor

• Transcribir los códigos de inventarios y contables en los comprobantes de adquisición de bienes.

• Transcribir la forma de flujo de control (F-I-21) para cada de grupo de bienes incorporados.

Operador del sistema

• Registrar los datos básicos de un bien en el sistema automatizado.

• Emitir la planilla de recolección de datos (F-I-20) por cada bien incorporado a través del sistema automatizado.

• Emitir cualquier reporte requerido para el control de bienes.

Registrador de Bienes (Interno) Es un actor principal que representa al personal responsable de la identificación, clasificación y codificación de los bienes de la institución

Organizador • Conformar el expediente de bienes incorporados.

Page 59: Modelo de negocio bienes.

Actor Rol Responsabilidades Rotulador

• Elaborar las placas o etiquetas de identificación de los bienes a incorporar en el inventario.

• Ubicar físicamente los bienes y colocar sus placas o etiquetas de identificación.

Transcriptor • Transcribir la forma de flujo de control (F-I-21) para indicar cuando y por quien fue realizado la elaboración de placas o etiquetas y el marcado de bienes.

• Completar manualmente los datos de ubicación y responsable de los bienes en cada planilla F-I-20.

Ejecutor • Ejecutar el levantamiento del inventario

físico de bienes en una dependencia. • Cotejar cada uno de los bienes

inventariados (forma F-I-20-B) contra los registros automatizados.

Operador del sistema automatizado

• Registrar en el sistema automatizado los bienes faltantes producto de la revisión física de bienes de una dependencia.

• Registrar en el sistema automatizado la información recabada en la actividad de marcado de bienes (datos de ubicación y responsable de los bienes).

Registrador de Bienes (Externo) Es un actor principal responsable directo del marcado de bienes, así como de la determinación de la condición y ubicación física de los bienes

Archivador • Archivar los expedientes de bienes

incorporados con las planillas FI20 y FI21 debidamente llenadas.

Consultor

• Mostrar las tablas generales de códigos que permiten identificar, clasificar y describir bienes, así como muchos de sus atributos o características.

Sistema de Control de Bienes Representa al sistema de información que permite capturar, almacenar y recuperar los datos

Actualizador

• Actualizar los datos básicos, contables, ubicación física, responsable y el estado o condición de cada bien.

• Actualizar los datos generales de un bien.

Page 60: Modelo de negocio bienes.

Actor Rol Responsabilidades

Generador

• Generar la planilla de recolección de datos (Forma F-I-20) de cada bien registrado.

• Generar diversos reportes que reflejen características, ubicación, condiciones entre otros de todos los bienes registrados en el inventario.

• Generar reportes que muestren los bienes incorporados, trasladados o desincorporados.

de los distintos bienes muebles que han sido registrados como activos fijos de la universidad.

Procesador

• Asignar automáticamente el código de identificación de cada bien que se va a incorporar por primera vez al inventario.

Dirección de Finanzas Es un actor secundario encargado de dirigir, coordinar y controlar la ejecución de los recursos financieros, así como supervisar los registros contables de las distintas operaciones financieras.

Revisor

• Revisar los informes de incorporación de bienes por donación.

• Revisar los informes para la desincorporación de bienes de los activos fijos de la institución.

• Recibir y revisar las resoluciones que avalan la incorporación de bienes por donación y las desincorporaciones de bienes ya sean por venta, robo, donación, permuta o inservibilidad.

• Revisar el informe de gestión del registro y control de bienes realizado por la Oficina Central de Control de Bienes.

Revisor • Estudiar y revisar informe de

incorporación o desincorporación de bienes para una dependencia.

Consejo Universitario Es un actor secundario que representa al máximo órgano de autoridad de la Institución.

Autorizador

• Aprobar mediante resolución la incorporación de bienes por donación.

• Aprobar mediante resolución la desincorporación de los bienes que son patrimonio de la Institución.

Page 61: Modelo de negocio bienes.

Por otra parte, la estructura organizativa donde se ubican cada uno de estos actores dentro del contexto universitario, es mostrada en la figura 34.

Figura 34. Modelo de Organización del Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles de la ULA

Como complemento a la descripción de cada uno de estos actores y sus unidades organizativas se muestra a continuación una tabla que resume la participación de cada uno estos actores en los diversos procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes de la ULA (ver Tabla 2).

Tabla 2. Matriz Procesos vs. Actores

Actores Procesos

Adm

inis

trado

r de

la

Dep

ende

ncia

Secr

etar

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e la

Ofic

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Con

sejo

Uni

vers

itario

Uni

dad

de A

udito

ria

Inte

rna

PF – 1.1 Incorporación de Bienes

PF - 1.1.1 Control Perceptivo V, S

PF - 1.1.2.1 Verificación de Recaudos por Compra

Re,

Rv, T V

PF - 1.1.2.2 Verificación de Recaudos por Donación

Re, Rv V, Pe Re

Re, Au

PF - 1.1.2.3 Verificación de Recaudos por Producción

Re,

Rv, T V

Page 62: Modelo de negocio bienes.

Actores Procesos

Adm

inis

trado

r de

la

Dep

ende

ncia

Secr

etar

ia d

e la

Ofic

ina

Cen

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la O

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Sist

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Con

sejo

Uni

vers

itario

Uni

dad

de A

udito

ria

Inte

rna

PF – 1.1.3 Asignación de Códigos Ar V, As

Co, T, Op, Or

Cn, Pr, Ac, Ge

PF – 1.1.4 Rotulación de Bienes

Ro, T, Op, Ar

Ac, Ge

PF – 1.2 Traslado de Bienes

PF – 1.2.1 Traslado de Bienes entre Dependencias

Re V, Op

Ar Ac

PF – 1.2.2 Traslado de Bienes al Depósito Re

V, Pe, Op, Ar

Ac

PF – 1.3 Desincorporación de Bienes

PF – 1.3.1 Desincorporación de Bienes por Venta

Re, T,

Ar V, Pe,

Op Ac Rv Re, Au Pe

PF – 1.3.2 Desincorporación de Bienes por Donación

Re, T,

Ar V, Pe,

Op Ac Rv Re, Au

PF – 1.3.3 Desincorporación de Bienes por Permuta

Re, T,

Ar V, Pe,

Op Ac Rv

Re, Au

PF – 1.3.4 Desincorporación de Bienes por Robo

Re, T,

Ar V, Pe,

Op Ac Rv

Re, Au

PF – 1.3.5 Desincorporación de Bienes por Inservibilidad

Re, T,

Ar V, Pe, Op Ac Rv

Re, Au Pe

PF – 1.4 Modificación Características Físicas Re Op

Ac, Ge

PF – 2.1 Inventario Físico de Bienes Re,

Ar Pl, As, Rv, Pe

E, Op

PA – 1 Planificación y Control de la Gestión de Bienes

Rv,

Pl, As T

PA – 2 Rendición Mensual de la Gestión de Bienes

Rv,

Pe, Ar

Donde:

• Ac: Actualizador • Ge: Generador • Ro: Rotulador • Ar: Archivador • Op: Operador • Rv: Revisor • As: Asignador • Or: Organizador • S: Solicitante • Au: Autorizador • Pe: Perito • T: Transcriptor • Cn: Consultor • Pl: Planificador • V: Verificador • Co: Codificador • Pr: Procesador • E: Ejecutor • Re: Recibidor

Page 63: Modelo de negocio bienes.

5 Modelo de Reglas de Negocio del Sistema de Registro y Control de Bienes En un modelo empresarial, las reglas de negocio constituyen toda la colección de políticas y restricciones que son aplicadas en una organización. En este sentido, las reglas restringen, condicionan o controlan la ejecución de los procesos de una empresa. Los diferentes reglamentos, políticas y leyes que regulan el registro y control de los bienes muebles de la institución son resumidos en el gráfico de la figura 35.

Figura 35. Modelo de Reglas de Negocio del Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles de la ULA

La Tabla 3, describe las reglas de negocio que fueron derivadas de la revisión de los procesos que son llevados a cabo dentro del Sistema de Registro y Control de Bienes de la ULA, así como de los diferentes documentos que constituyen la base legal de este sistema de actividades.

Tabla 3. Descripción de las Reglas de Negocio del Sistema de Registro y Control de Bienes

ID. Nombre de la Regla Descripción Fuente Procesos que Regula

RN-1 Tipos de bienes muebles a inventariar

Los bienes muebles que deben ser inventariados lo comprenden todos aquellos equipos, mobiliario, semovientes, colecciones u otros objetos de largo uso y duración y que no se encuentren adheridos

Reglamento de Sistema de Inventario, artículo 3

PF-1.1: Incorporación de Bienes, PF-2.1: Inventario Físico de Bienes

<<regla>>REGLA DEL NEGOCIO

<<regla>>LEYES

• Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos

• Ley de Universidades• Ley para la Administración

Financiera del Sector Público• Ley Orgánica de la Contraloría

General de la República y el Sistema nacional de Control Fiscal (Gaceta Oficial Nº 37.347 del 17-12-2001)

• Ley contra la Corrupción (Gaceta Oficial Nº 5.637 del 07-04-2003)

• Ley del Sistema Venezolano de Calidad

• Ley del Ministerio de Ciencia y Tecnología

• <<regla>>• REGLAMENTO

• Reglamento del Sistema de Inventario de la Universidad de Los Andes

• <<regla>>• CÓDIGOS

• Código de Ética del Funcionario Público

• <<regla>>• PUBLICACIONES

• Publicaciones Nros. 9,10,15,20 y 21 de la Contraloría General de la República

• <<regla>>• MANUALES

• Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genérico de la Administración Central y Descentralizada Funcionalmente (Gaceta Oficial Nº 38.282 del 28-09-2005)

• Manual para el Registro de Bienes Muebles del Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas (SIGECOF-2003)

• Manual de procedimientos para el control de activo fijo.

• Manuales o catálogos de cuentas contables para el sistema de contabilidad pública elaborado por Programa de Modernización de la Administración Financiera del Estado

<<regla>>REGLA DEL NEGOCIO

<<regla>>LEYES

• Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos

• Ley de Universidades• Ley para la Administración

Financiera del Sector Público• Ley Orgánica de la Contraloría

General de la República y el Sistema nacional de Control Fiscal (Gaceta Oficial Nº 37.347 del 17-12-2001)

• Ley contra la Corrupción (Gaceta Oficial Nº 5.637 del 07-04-2003)

• Ley del Sistema Venezolano de Calidad

• Ley del Ministerio de Ciencia y Tecnología

• <<regla>>• REGLAMENTO

• Reglamento del Sistema de Inventario de la Universidad de Los Andes

• <<regla>>• CÓDIGOS

• Código de Ética del Funcionario Público

• <<regla>>• PUBLICACIONES

• Publicaciones Nros. 9,10,15,20 y 21 de la Contraloría General de la República

• <<regla>>• MANUALES

• Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genérico de la Administración Central y Descentralizada Funcionalmente (Gaceta Oficial Nº 38.282 del 28-09-2005)

• Manual para el Registro de Bienes Muebles del Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas (SIGECOF-2003)

• Manual de procedimientos para el control de activo fijo.

• Manuales o catálogos de cuentas contables para el sistema de contabilidad pública elaborado por Programa de Modernización de la Administración Financiera del Estado

Page 64: Modelo de negocio bienes.

ID. Nombre de la Regla Descripción Fuente Procesos que Regula

físicamente a edificaciones o terrenos.

RN-2 Registro y marcado de bienes muebles

Todos los bienes muebles capitalizables propiedad de la ULA, deberán ser registrados, distinguidos y marcados con una placa metálica o plástica que contenga el nombre y el escudo de la Universidad, la frase Control de Bienes y un código que identifique de forma única cada bien.

Reglamento de Sistema de Inventario, artículo 4

PF-1.1: Incorporación de Bienes

RN-3 Código de identificación de los bienes

El código único de identificación de un bien estará conformado por 3 secciones: Grupo, Descripción y Unidad.

Grupo: es un código numérico que indica el tipo de bien (1: bien inmueble, 2: bien mueble). En este caso todos los bienes llevaran el número 2.

Descripción: es un código numérico que describe el nombre genérico del bien (generalmente de 5 posiciones).

Unidad: es un número correlativo que refleja en forma única cada uno de los bienes que han sido inventariados con el mismo nombre genérico (ocupa 5 posiciones).

Instructivo para el Registro de Bienes Muebles

PF-1.1: Incorporación de Bienes

RN-4 Comprobante de adquisición de bienes

Un comprobante de adquisición de bienes puede ser:

Una factura de compra, si la adquisición es por compra.

Un recibo de producción, si la adquisición es por producción.

Un acta de aceptación, si la adquisición es por donación.

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

PF-1.1: Incorporación de Bienes

RN-5

Contenido de un Comprobante de adquisición de bienes

Los comprobantes de adquisición de bienes tales como: facturas de compra, recibos de producción o actas de aceptación de bienes,

Circular Nº 3, Oficina Central de Control de

PF-1.1: Incorporación de Bienes

Page 65: Modelo de negocio bienes.

ID. Nombre de la Regla Descripción Fuente Procesos que Regula

deberán contener explícitamente el precio, cantidad y las características físicas (marca, modelo, serial, color, etc.) de los bienes muebles adquiridos por una dependencia universitaria.

Bienes

RN-6 Recaudos requeridos para incorporar bienes muebles

Toda solicitud de incorporación de bienes muebles debe venir acompañada de los siguientes recaudos: 1. Si la adquisición es por

“compra”, se debe consignar la factura original de compra y la orden de compra o nota de entrega que originó dicha adquisición y una hoja de seriales de los bienes en caso de que no estén descritos en el comprobante de adquisición.

2. Si la adquisición es por “donación”, se debe entregar el acta de aceptación de bienes o una carta enviada por el ente externo que dona los bienes y opcionalmente en caso de poseer la factura original de compra de los bienes donados.

3. Si la adquisición es por “producción”, se debe consignar el recibo de producción de los bienes elaborados.

Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

PF-1.1: Incorporación de Bienes

RN-7 Requisito para aceptar la donación de bienes muebles

Para realizar la incorporación de bienes que han sido donados a la institución se requerirá de la aprobación previa del Consejo Universitario. El informe donde se aprueba mediante resolución los bienes a ser incorporados por donación detalla las características de los bienes, su estado físico y el costo unitario de cada uno de ellos, luego de haberse aplicado un avalúo a los mismos.

Reglamento del Sistema de Inventario de la ULA, artículo 20.

PF-1.1: Incorporación de Bienes

RN-8 Registro del precio de los bienes adquiridos

Los bienes adquiridos por compra, producción o donación deberán ser registrados en el inventario de activos al costo de adquisición, construcción o avalúo

Manual de Normas de Control Interno de la Administració

PF-1.1: Incorporación de Bienes

Page 66: Modelo de negocio bienes.

ID. Nombre de la Regla Descripción Fuente Procesos que Regula

respectivamente. n Central y Descentralizada

RN-9 Requisito para efectuar el traslado de un bien mueble

Para efectuar el traslado de un bien mueble se requiere del consentimiento mutuo entre la unidad que cede y la unidad que recibe el bien.

Reglamento del Sistema de Inventario de la ULA, artículo 22.

PF-1.2: Traslado de Bienes

RN-10 Autorización del traslado de bienes

Para formalizar el traslado de bienes de una dependencia a otra es necesario elaborar la autorización de traslado por parte de la dependencia cedente, la cual será firmada por ambas partes y avalada por la Oficina Central de Control de Bienes.

Reglamento del Sistema de Inventario de la ULA, artículo 23.

PF-1.2: Traslado de Bienes

RN-11 Requisito para desincorporar bienes muebles

Para realizar la desincorporación de bienes muebles del inventario de bienes de la ULA es requerida la previa aprobación del Consejo Universitario.

Reglamento del Sistema de Inventario de la ULA, artículo 28.

PF-1.3: Desincorporación de Bienes

RN-12 Causas para la desincorporación de bienes del inventario

La desincorporación de bienes muebles del patrimonio universitario puede hacerse por venta, donación, permuta, robo o inservibilidad. Los cuales serán aplicados a los bienes cuando estos presenten desuso, obsolescencia o deterioro o sea declarada su desaparición física.

Reglamento del Sistema de Inventario de la ULA, artículo 30.

PF-1.3: Desincorporación de Bienes

RN-13 Recaudos para desincorporar bienes muebles por venta

Para desincorporar bienes del inventario por venta, la dependencia deberá efectuar un avaluó de los bienes, el cual podría ser realizado por un perito evaluador designado por la Dirección de Servicios de la ULA.

Reglamento del Sistema de Inventario de la ULA, artículo 32.

PF-1.3.1: Desincorporación por Venta

RN-14

Recaudos para desincorporar bienes muebles por robo o perdida

Para desincorporar bienes por robo, la dependencia afectada deberá rendir un informe dirigido a la Oficina Central de Control de Bienes, donde se dejará constancia de las investigaciones realizadas para establecer las responsabilidades a que diere lugar la perdida o robo de bienes.

Reglamento del Sistema de Inventario de la ULA, artículo 37.

PF-1.3.4: Desincorporación por Robo

RN-15 Recaudos para desincorporar bienes muebles por

Para desincorporar bienes por donación, la dependencia donante presentará un informe a la Oficina

Reglamento del Sistema de Inventario de

PF-1.3.2: Desincorporación por Donación

Page 67: Modelo de negocio bienes.

ID. Nombre de la Regla Descripción Fuente Procesos que Regula

donación. Central de Control de Bienes indicando en él, los bienes donados, así como las características y condiciones de dicha operación.

la ULA, artículo 36.

RN-16

Recaudos para desincorporar bienes muebles por permuta

Para desincorporar bienes por permuta, la dependencia rendirá un informe dirigido a la Oficina Central de Control de Bienes, identificando y detallando las características de los bienes a desincorporar, consignando además la cotización de los nuevos bienes recibidos a cambio y la carta de aceptación por parte del proveedor donde se especifican los bienes que se reciben y sus respectivos montos.

Reglamento del Sistema de Inventario de la ULA, artículo 36.

PF-1.3.3: Desincorporación por Permuta

RN-17

Recaudos para desincorporar un bien mueble por inservibilidad

Para desincorporar bienes por inservibilidad, la dependencia rendirá un informe dirigido a la Oficina Central de Control de Bienes, identificando y detallando las características de los bienes y argumentando los motivos por los cuales dichos bienes deben desincorporarse.

Reglamento del Sistema de Inventario de la ULA, artículo 38.

PF-1.3.5: Desincorporación por Inservibilidad

RN-18 Acta de desincorporación de bienes

La formalización de la desincorporación de bienes en la Universidad, será registrada a través de un Acta, en la cual se deja constancia de los bienes desincorporados, del procedimiento establecido y de las decisiones tomadas para ello, además de anexar la aprobación del Consejo Universitario. Dicha acta deberá llevar la firma del Vicerrector Administrativo, Contraloría Interna, el Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes y Representantes de la dependencia que desincorpora los bienes.

Reglamento del Sistema de Inventario de la ULA, artículo 39.

PF-1.3: Desincorporación de Bienes

Page 68: Modelo de negocio bienes.

6 Modelo de Eventos del Sistema de Registro y Control de Bienes Otro de los aspectos fundamentales que puede ser capturado en un modelo de negocio, es el modelo de eventos. Dicho modelo permite representar el flujo de trabajo que es llevado a cabo cuando ocurre un evento que proviene desde dentro o fuera del sistema de negocio. Por lo general, un evento es una acción de muy corta duración y que señala el inicio o fin de la ejecución de un proceso o actividad. Un evento puede también, cambiar el estado de uno o más de los objetos o conceptos presentes en un sistema de negocio. Los eventos pueden ser clasificados como externos o internos, programados o no programados, frecuentes o casuales, entre otros. Los diferentes eventos que fueron identificados dentro del Sistema de Registro y Control de Bienes de la ULA son resumidos en la tabla 4.

Tabla 4. Matriz Eventos vs. Procesos Procesos Eventos

PF -

1.1.

1 C

ontro

l Per

cept

ivo

PF -

1.1.

2.1

Ver

ifica

ción

de

Rec

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Com

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PF -

1.1.

2.2

Ver

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de

Rec

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Don

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Cód

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PF

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1.2

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1.3

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Bie

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Inve

ntar

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ísic

o de

Bie

nes

Entrega de bienes muebles √ √ √ √ √ √

Solicitud de incorporación de bienes √ √ √ √ √

Solicitud de traslado de bienes √

Solicitud de desincorporación de bienes √ √ √ √

Solicitud de donación de bienes √

Notifica cambio de característica física

Solicitud de levantamiento de inventario físico

Con la finalidad de modelar el flujo de trabajo asociado a cada uno de los eventos identificados en la tabla 4, se muestra a continuación una serie de diagramas de eventos que modelan la secuencia de ejecución de procesos luego de la aparición de un evento (véase Figuras 36-41).

Page 69: Modelo de negocio bienes.

Figura 36. Flujo de Trabajo asociado a los Eventos: Entrega de Bienes y Solicitud de Incorporación de Bienes

Figura 37. Flujo de Trabajo asociado al Evento: Solicitud de Traslado de Bienes

Figura 38. Flujo de Trabajo asociado al Evento: Solicitud de Desincorporación de Bienes

<<proceso>>

1.3.3 Desincorporación

por Permuta

<<evento>>

Solicitud de desincorporación

de bienes

<<Información>>

Solicitud de desincorporación

de Bienes,Informes de soporte

<<Información>>

Acta de desincorporación,Informes técnicos,

Resolución Consejo Universitario

<<proceso>>

1.3.1 Desincorporación

por venta

<<proceso>>

1.3.4 Desincorporación

por Robo

<<proceso>>

1.3.5 Desincorporaciónpor Inservibilidad

<<objeto>>Bienes

desincorporados

[Venta]

[Permuta]

[Robo]

[Inservibilidad]

<<proceso>>

1.3.3 Desincorporación

por Permuta

<<proceso>>

1.3.3 Desincorporación

por Permuta

<<evento>>

Solicitud de desincorporación

de bienes

<<evento>>

Solicitud de desincorporación

de bienes

<<Información>>

Solicitud de desincorporación

de Bienes,Informes de soporte

<<Información>>

Acta de desincorporación,Informes técnicos,

Resolución Consejo Universitario

<<proceso>>

1.3.1 Desincorporación

por venta

<<proceso>>

1.3.1 Desincorporación

por venta

<<proceso>>

1.3.4 Desincorporación

por Robo

<<proceso>>

1.3.4 Desincorporación

por Robo

<<proceso>>

1.3.5 Desincorporaciónpor Inservibilidad

<<proceso>>

1.3.5 Desincorporaciónpor Inservibilidad

<<objeto>>Bienes

desincorporados

[Venta]

[Permuta]

[Robo]

[Inservibilidad]

<<proceso>>

1.1.1 Control

Perceptivo

<<evento>>

Entrega de bienes

muebles

<<Información>>

Comprobantes de Adquisición

de Bienes

<<proceso>>

1.1.2.1 Verificación de Recaudos por Compra

<<proceso>>

1.1.2.2 Verificación de Recaudos por Donación

<<proceso>>

1.1.2.3 Verificación de Recaudos por

Producción

<<Información>>

Solicitud de Incorporación,Comprobantes

<<proceso>>

1.1.3 Asignación de

Códigos

<<proceso>>

1.1.4 Rotulación de

Bienes

[Compra]

[Donación]

[Producción]

<<Información>>

Expediente de bienes a incorporar

<<Información>>

Expediente de bienes incorporados,

Comprobantes de adquisición codificados

<<objeto>>Bienes marcados

<<evento>>

Solicitud de incorporación

de bienes

<<proceso>>

1.1.1 Control

Perceptivo

<<proceso>>

1.1.1 Control

Perceptivo

<<evento>>

Entrega de bienes

muebles

<<evento>>

Entrega de bienes

muebles

<<Información>>

Comprobantes de Adquisición

de Bienes

<<proceso>>

1.1.2.1 Verificación de Recaudos por Compra

<<proceso>>

1.1.2.1 Verificación de Recaudos por Compra

<<proceso>>

1.1.2.2 Verificación de Recaudos por Donación

<<proceso>>

1.1.2.2 Verificación de Recaudos por Donación

<<proceso>>

1.1.2.3 Verificación de Recaudos por

Producción

<<proceso>>

1.1.2.3 Verificación de Recaudos por

Producción

<<Información>>

Solicitud de Incorporación,Comprobantes

<<proceso>>

1.1.3 Asignación de

Códigos

<<proceso>>

1.1.3 Asignación de

Códigos

<<proceso>>

1.1.4 Rotulación de

Bienes

<<proceso>>

1.1.4 Rotulación de

Bienes

[Compra]

[Donación]

[Producción]

<<Información>>

Expediente de bienes a incorporar

<<Información>>

Expediente de bienes incorporados,

Comprobantes de adquisición codificados

<<objeto>>Bienes marcados

<<evento>>

Solicitud de incorporación

de bienes

<<evento>>

Solicitud de incorporación

de bienes

<<proceso>>

1.2.1 Traslado de Bienes entre

dependencias

<<Información>>

Autorizaciónde Traslado de

Bienes Certificada

<<objeto>>Bienes

trasladados

<<evento>>

Solicitud de traslado de

bienes

<<Información>>

Planilla de Autorizaciónde Traslado de Bienes

<<proceso>>

1.2.2 Traslado de

Bienes al Depósito

[Dependencia]

[Depósito]

<<proceso>>

1.2.1 Traslado de Bienes entre

dependencias

<<proceso>>

1.2.1 Traslado de Bienes entre

dependencias

<<Información>>

Autorizaciónde Traslado de

Bienes Certificada

<<objeto>>Bienes

trasladados

<<evento>>

Solicitud de traslado de

bienes

<<evento>>

Solicitud de traslado de

bienes

<<Información>>

Planilla de Autorizaciónde Traslado de Bienes

<<proceso>>

1.2.2 Traslado de

Bienes al Depósito

<<proceso>>

1.2.2 Traslado de

Bienes al Depósito

[Dependencia]

[Depósito]

Page 70: Modelo de negocio bienes.

Figura 39. Flujo de Trabajo asociado al Evento: Solicitud de Donación de Bienes

Figura 40. Flujo de Trabajo asociado al Evento: Notifica cambio de característica física

Figura 41. Flujo de Trabajo asociado al Evento: Solicitud de Levantamiento Inventario Físico

7 Modelo de Objetos del Sistema de Registro y Control de Bienes Un modelo de objetos representa el conjunto de entidades (objetos o conceptos), concretas o abstractas que están presentes y son de interés a un sistema de negocio. Cada una de estas entidades denominadas objetos de negocio, fungen como recursos para la ejecución de las diferentes actividades asociadas a los procesos de negocio ejecutados en una empresa. En este sentido, un modelo de objetos es representado gráficamente a través de uno o más diagramas de clases en UML, donde se describen los diferentes objetos del negocio y sus relaciones.

<<evento>>

Solicitud de donación de

bienes

<<Información>>

Solicitud de donación de bienes

<<proceso>>

1.3.5 Desincorporación

por Donación

<<Información>>

Acta de desincorporación,Informes técnicos,

Resolución Consejo Universitario

<<objeto>>Bienes donados

<<evento>>

Solicitud de donación de

bienes

<<evento>>

Solicitud de donación de

bienes

<<Información>>

Solicitud de donación de bienes

<<proceso>>

1.3.5 Desincorporación

por Donación

<<proceso>>

1.3.5 Desincorporación

por Donación

<<Información>>

Acta de desincorporación,Informes técnicos,

Resolución Consejo Universitario

<<objeto>>Bienes donados

<<Información>>

Solicitud de levantamiento inventario físico

<<proceso>>

2.1 Inventario Físico

de Bienes

<<evento>>

Solicitud de levantamiento

inventario físico

<<Información>>

Informe de resultados del inventario físico

de bienes

<<objeto>>Bienes marcados,

Bienes no identificados, Bienes faltantes

<<Información>>

Solicitud de levantamiento inventario físico

<<proceso>>

2.1 Inventario Físico

de Bienes

<<proceso>>

2.1 Inventario Físico

de Bienes

<<evento>>

Solicitud de levantamiento

inventario físico

<<evento>>

Solicitud de levantamiento

inventario físico

<<Información>>

Informe de resultados del inventario físico

de bienes

<<objeto>>Bienes marcados,

Bienes no identificados, Bienes faltantes

<<Información>>

Notificación cambiocaracterística física

de bienes

<<proceso>>

1.4 Modificación

Características Físicas

<<evento>>

Notifica cambio de característica

física<<Información>>

Planillas F-I-20de cada uno de los bienes

modificados<<Información>>

Notificación cambiocaracterística física

de bienes

<<proceso>>

1.4 Modificación

Características Físicas

<<proceso>>

1.4 Modificación

Características Físicas

<<evento>>

Notifica cambio de característica

física

<<evento>>

Notifica cambio de característica

física<<Información>>

Planillas F-I-20de cada uno de los bienes

modificados

Page 71: Modelo de negocio bienes.

Para el Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles, el modelo de objetos de negocio lo constituye un conjunto de diagramas de clase en UML, tal como se muestra en las figuras 42-46, donde en cada uno de ellos, se modelan los objetos de negocio que son utilizados, creados, producidos o transformados por un proceso de negocio particular de este sistema.

Figura 42. Modelo de Objetos de Negocio para el proceso de Incorporación de Bienes Muebles

Page 72: Modelo de negocio bienes.

Figura 43. Modelo de Objetos de Negocio para el proceso de Traslado de Bienes Muebles

Figura 44. Modelo de Objetos de Negocio para el proceso de Desincorporación de Bienes Muebles

Page 73: Modelo de negocio bienes.

Figura 45. Modelo de Objetos de Negocio para el proceso de Modificación de Características Físicas

Figura 46. Modelo de Objetos de Negocio para el proceso de Inventario Físico de Bienes

Page 74: Modelo de negocio bienes.

Finalmente, la Tabla 5 muestra la matriz Objetos de Negocio vs. Procesos de Negocio, que indica los objetos de negocio que son utilizados como recursos en cada uno de los procesos principales y de apoyo de alto nivel. Adicionalmente, en dicha matriz se señala cuando un objeto de negocio es creado (C), usado (U) o actualizado (A).

Tabla 5. Matriz Objetos de Negocio vs. Procesos de Negocio

Procesos de Negocio Objetos de Negocio PF

- 1.

1 In

corp

orac

ión

de B

iene

s

PF -

1.2

Tras

lado

de

Bie

nes

PF -

1.3

Des

inco

rpor

ació

n de

Bie

nes

PF -

1.4

Mod

ifica

ción

Car

acte

rístic

as

Físi

cas

PF –

2.1

In

vent

ario

Fís

ico

de B

iene

s

PF –

2.2

C

usto

dia

de B

iene

s

PF –

2.3

M

ante

nim

ient

o de

Bie

nes

Dependencia U U U U U Solicitud de Incorporación CU Nota de Devolución C Recaudo de Incorporación U Orden de Compra U Nota de Entrega U Comprobante de Adquisición U U Factura de Compra U Recibo de Producción U Acta de Aceptación U Proveedor U Manual de Códigos U Bien Mueble CUA UA UA UA UA Etiqueta de Identificación C UA Personal U U U Registrador de Bienes U U Control Registro Bienes C A Forma de Control de Flujo (F-I-21) CUA Forma Recolección Datos (F-I-20) CUA U UA Expediente de Bienes CU Localidad U U Informe Resolución Consejo Universitario CU CU

Autorización de Traslado U Notificación de Robo U Recaudo por Robo U Informe de Hechos U Informe Denuncia CICPC U Informe Desincorporación por Robo CU

Notificación Acciones del CICPC CU Expediente Bienes Hurtados CU Solicitud Desincorp. por Venta U Informe Desincorp. por Venta CU

Page 75: Modelo de negocio bienes.

Procesos de Negocio Objetos de Negocio PF

- 1.

1 In

corp

orac

ión

de B

iene

s

PF -

1.2

Tras

lado

de

Bie

nes

PF -

1.3

Des

inco

rpor

ació

n de

Bie

nes

PF -

1.4

Mod

ifica

ción

Car

acte

rístic

as

Físi

cas

PF –

2.1

In

vent

ario

Fís

ico

de B

iene

s

PF –

2.2

C

usto

dia

de B

iene

s

PF –

2.3

M

ante

nim

ient

o de

Bie

nes

Solicitud Desincorp. por Inservibilidad U

Informe Desincorp. por Inservibilidad CU

Solicitud Desincorp. por Permuta U Recaudo por Permuta U Informe Técnico U Cotización Bienes U Carta Aceptación Proveedor U Informe Desincorp. por Permuta CU Informe de Recomendaciones CU Ente Externo ULA U Solicitud Donación de Bienes U Informe Desincorp. Por Donación CU Acta de Desincorporación CU Solicitud Cambio Características U Notificación Cambio Realizado C Solicitud Inventario Físico U Jefe Oficina Central Control Bienes U Levantamiento Inventario Físico CUA Forma F-I-20-B CUA Informe Resultado Inventario Físico C

Page 76: Modelo de negocio bienes.

Anexo A

Planillas y Formatos

Page 77: Modelo de negocio bienes.
Page 78: Modelo de negocio bienes.

Anexo B

Glosario de Términos

Page 79: Modelo de negocio bienes.
Page 80: Modelo de negocio bienes.

Referencias Bibliográficas

1. Montilva, J., Barrios, J.: BMM: A Business Modeling Method for Information Systems Development. Universidad de Los Andes, Mérida, Venezuela (2005).

2. Reglamento del Sistema de Inventario, Oficina Central de Control de Bienes, Universidad de Los Andes, Mérida, Venezuela.

3. Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genérico de la Administración Central y Descentralizada Funcionalmente. Publicado en Gaceta Oficial Nº 38.282 de fecha 28 de septiembre de 2005.

4. Publicación Nº 9 Actualizada (Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de Bienes nacionales). Contraloría General de la República (1988).

5. Manual para el Registro de Bienes Muebles. Programa de Modernización de las Finanzas Públicas. República Bolivariana de Venezuela, Ministerio de Finanzas (2003).

6. Montilva, J., Curso de Ingeniería de Requisitos. Programa de Actualización Profesional en Ingeniería de Software. CEISoft, Mérida, Venezuela (2005).

7. Montilva, J., Besembel, I., Curso de Modelado de Sistemas usando UML 2.0. Programa de Actualización Profesional en Software Empresarial basado en Componentes. CEISoft, Mérida, Venezuela (2005).

8. Barrios, J., Besembel, I., Taller Modelado de Negocios Orientado por Objetos. Facultad de Ingeniería, Escuela de Sistemas, Mérida, Venezuela (2005).